1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése

A Várpalotai Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése Megbízó: Várpalota Város Önkormányzata

1. A döntési mechanizmus korszerűsítése 1b) a polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében

I. Fejlesztési javaslat II. Programterv III. Akcióterv

A VÁRPALOTAI POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETFEJLESZTÉSE

I. Fejlesztési javaslat 1. A fejlesztési javaslatokat alátámasztó információk forrásai A fejlesztési javaslatok kidolgozását egy több hónapos helyzetfeltárás előzte meg, melynek eredményeit a Felmérés c. dokumentumban összegeztük. Azt követően az alábbi egyeztetések, műhelymunkák valósultak meg, melyek során a hivatal vezetése az EX ANTE tanácsadóinak segítségével kidolgozta a következőkben bemutatott fejlesztési javaslatokat, akcióterveket és programterveket: Program megnevezése

Dátuma

Témája

Résztvevők Németh Árpád, polgármester Katona Csaba, alpolgármester Somogyi J. Lászlóné, Aljegyző, Önkormányzati Szervezési Iroda Pál Károly, Kabinetvezető

PIB ülés

2009. okt. 21.

A felmérés eredményeinek ismeretében a fő fejlesztési fókuszok kijelölése

Vezetői értekezlet

2009. nov. 2.

Vezetői műhelymunka

2009. nov. 30.

A felmérés eredményeinek ismertetése, a következő lépések egyeztetése, műhelymunkák tartalma és időpontjai Fejlesztési javaslatok, akciótervek, programtervek kidolgozása a következő területen: 1b) a polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében

Katona Csaba, Alpolgármester Fülöp Zoltánné, Pénzügyi és Adóügyi Iroda Drágánné Fülöp Éva, Szociális és Gyámügyi Iroda Tavasziné Engi Marianna, Ügyfélszolgálati és Okmányiroda

2. Fejlesztési célok A felmérés alapján egyértelműen meghatározhatók a fejlesztési részterület céljai. Az elsődleges cél az ügyintézési folyamatok eredményességének javításával a hivatali működés hatékonyságnövelése, és ezáltal az állampolgári elégedettség növelése. A fejlesztés két fő területre fókuszál: az elektronikus ügyintézés bevezetésének elősegítése érdekében első lépésként egy e-hivatali koncepció kidolgozására, másrészt olyan belső átszervezésekre, amelyek javítják az ügyintézési folyamatok hatékonyságát. A fejlesztés fő céljainak megvalósulásával, az e-hivatali koncepció kidolgozása és az ügyintézési folyamatokra optimalizált szervezeti működés bevezetésével minőségileg javul a hivatali munkavégzés eredményessége elsősorban, az ügyintézési folyamatok esetében, aminek hatására az állampolgárok/ügyfelek elégedettebbek lesznek a polgármesteri hivatal által nyújtott szolgáltatásokkal.

3. Fejlesztési javaslatok A helyzetfeltárás az alábbi fő hiányosságokra mutatott rá:

2


-

-

Az elektronikus ügyintézés még nem elterjedt a hivatalban, jelenleg az elektronikus ügyintézés első és második szintje valósul meg. Az első szint (információközlés) nem interaktív, csupán online információközlés a közigazgatási szolgáltatásokról, ügyintézésről, egyéb információkról az önkormányzat honlapján. A második szint (egyirányú kommunikáció) lehetővé teszi az ügyintézéshez használt formanyomtatványok letöltését. A harmadik ill. negyedik szintek alkalmazását, amikor már a kérelmek elektronikus benyújtása is megvalósulhat, az elektronikus ügyintézésről szóló helyi rendelet jelenleg nem engedi. A 2009. első felében lefolytatott felméréshez képest új fejleményként merült fel, hogy a 2009 novemberétől hatályba lépett KET az ügyintézési határidőkkel kapcsolatos túllépések statisztikájának nyilvánossá tételét írja elő. Ennek teljesítéséhez a jelenlegi iktatási rendszer átalakítása szükséges.

A fejlesztési javaslatokat a fenti fő problémákra fókuszálva azonosítottuk: -

1.b.1. Működéstámogató informatikai (e-hivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához Ennek első lépése lehetne a jelenlegi eszközök (hardver, szoftver) felülvizsgálata, a dolgozói szoftverismeret áttekintése, ezek alapján a fejlesztések pénzügyi vonzatának megvizsgálása, a 2010-es költségvetési kerettel való összevetés, illetve a pályázati lehetőségek megvizsgálása.

-

1.b.2. Irodák közötti információnyújtási rendszer kialakítása A jelenlegi ügyintézéssel, hatósági ügyekkel foglalkozó irodák közötti információáramlás fejlesztésre szorul, amely az ügyintézési folyamatokra is jelentős hatással lesz. Ilyen javaslat pl. hogy a hatósági iroda tájékoztassa az adócsoportot a telephelyengedélyek kiadásáról, és ezáltal az adócsoport hatékonyabban fel tudjon készülni a helyi adók beszedésére. Az ehhez hasonló javaslatok összegyűjtése és dokumentálása, bevezetése nagyban elősegítené a hivatal hatékonyabb működését.

-

1.b.3. Az iktatási rendszer felülvizsgálata, szükség szerint átalakítása a módosított KET-ben rögzített közzétételi kötelezettségnek való megfelelés érdekében Ennek keretében megtörténik a jelenlegi iktatási rendszer felülvizsgálata, a folyamatok, felelősök áttekintése, majd javaslatok kerülnek megfogalmazásra a hatékonyság növelése érdekében. A javaslatok alapján egy olyan eljárás kidolgozása, amely alapján a ügyintézési határidőkkel kapcsolatos túllépések statisztikájának negyedévenkénti nyilvánossá tételi kötelezettségnek a hivatal eleget tudjon tenni.

3


II.Programterv Összefoglaló táblázat a fejlesztési célokról (programterv, akcióterv) Fejlesztési javaslat

1.b.1. Működéstámogató informatikai (ehivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához

1.b.2. Irodák közötti információnyújtási rendszer kialakítása

1.b.3. Az iktatási rendszer felülvizsgálata, szükség szerint átalakítása a módosított KET-ben rögzített közzétételi kötelezettségnek való megfelelés érdekében

Konkrét tevékenység

Határidő

Informatikai állapotfelmérés elvégzése

2010.01.31

Rövid távú fejlesztési javaslatok kidolgozása

2010.02.15

Felelős

Aljegyző (koordináció)

A rövid távú fejlesztések pénzügyi megvalósíthatóságának vizsgálata

2010.02.28

Javaslatok elfogadása

2010.03.31

Hosszú távú fejlesztési javaslatok kidolgozása

2010.12.31

Jelenlegi szabályozás áttekintése

2010.01.31

Javaslatok megfogalmazása

2010.02.28

Pénzügyi iroda vezetője (koordináció)


2010.03.31

Képviselő testület

Jelenlegi iktatási rendszer felülvizsgálata

2010.01.31


2010.02.15


2010.02.28

Akcióterv / Programterv (A/P)

A

Képviselő testület P


A

A


4


A programtervek megvalósításának előzetes ütemezése Programterv

2009/2

2010/1

2010/2

2011/1

2011/2

2012/1

2012/2

1.b.1. Működéstámogató informatikai (e-hivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához

5


III.

Akcióterv

Fejlesztési javaslat

Konkrét tevékenység Informatikai állapotfelmérés elvégzése

1.b.1. Működéstámogató informatikai (e-hivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához

Rövid távú fejlesztési javaslatok kidolgozása A rövid távú fejlesztések pénzügyi megvalósíthatóságának vizsgálata

Leírás Jelenlegi eszközök (hardver, szoftver) felülvizsgálata, dolgozói szoftverkezelési ismeretek felmérése Fejlesztési javaslatok kidolgozása különös tekintettel az ügyintézés nyomon követésére, ügyfélirányítási rendszerre és az irodák közötti elektronikus adatszolgáltatásra. 2010 évi költségvetési keret, pályázati és egyéb finanszírozási lehetőségek megvizsgálása

Javaslatok elfogadása Jelenlegi szabályozás áttekintése

1.b.2. Irodák közötti információnyújtási rendszer kialakítása



Output

Határidő

2010.01.31 Rövidtávon megvalósítható informatikai fejlesztési javaslatok

2010.02.15


2010.02.28 2010.03.31

A hatósági és egyéb ügyintézéssel foglalkozó irodák közötti adatszolgáltatási kapcsolatok áttekintése Javaslatok kidolgozása az irodák közötti adatszolgáltatás hatékonyabbá tétele érdekében (pl. ha a hatósági iroda telephelyengedélyt ad ki, akkor ezt automatikusan továbbítsa az adócsoport felé, amely a helyi adók kivetéséért felelős)

Felelős


2010.01.31

Eljárás az irodák közötti adatszolgáltatás 2010.02.28 rendjére

2010.03.31

Pénzügyi iroda vezetője (koordináció)


6


1.b.3. Az iktatási rendszer felülvizsgálata, szükség szerint átalakítása a módosított KET-ben rögzített közzétételi kötelezettségnek való megfelelés érdekében

A módosított KET szerint az ügyintézési határidő túllépéseket negyedévente közzé kell tenni a honlapon, melyet a jelenlegi iktatási rendszer nem tesz lehetővé.

Jelenlegi iktatási rendszer felülvizsgálata Javaslatok megfogalmazása

2010.01.31 Eljárás az ügyiratok iktatásának szabályozására



2010.02.15


2010.02.28

Az akciótervek megvalósításának előzetes ütemezése Akcióterv

2009 Nov.

2010 Dec.

Jan.

Febr.

Márc.

Ápr.

Máj.

Jún.

1.b.1. Működéstámogató informatikai (e-hivatali) koncepció kidolgozása az ügyintézési folyamatok támogatásához 1.b.2. Irodák közötti információnyújtási rendszer kialakítása 1.b.3. Az iktatási rendszer felülvizsgálata, szükség szerint átalakítása a módosított KET-ben rögzített közzétételi kötelezettségnek való megfelelés érdekében

Jelmagyarázat: Megvalósítás Nyomonkövető értékelés (audit)

7

1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

Recommend Documents