1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése

A Várpalotai Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése Megbízó: Várpalota Város Önkormányzata

1. A döntési mechanizmus korszerűsítése 1e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása

I. Fejlesztési javaslat II. Programterv III. Akcióterv

A VÁRPALOTAI POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETFEJLESZTÉSE

I. Fejlesztési javaslat 1. A fejlesztési javaslatokat alátámasztó információk forrásai A fejlesztési javaslatok kidolgozását egy több hónapos helyzetfeltárás előzte meg, melynek eredményeit a Felmérés c. dokumentumban összegeztük. Azt követően az alábbi egyeztetések, műhelymunkák valósultak meg, melyek során a hivatal vezetése az EX ANTE tanácsadóinak segítségével kidolgozta a következőkben bemutatott fejlesztési javaslatokat, akcióterveket és programterveket: Program megnevezése

Dátuma

Témája

Résztvevők Németh Árpád, polgármester Katona Csaba, alpolgármester Somogyi J. Lászlóné, Aljegyző, Önkormányzati Szervezési Iroda Pál Károly, Kabinetvezető

PIB ülés

2009. okt. 21.

A felmérés eredményeinek ismeretében a fő fejlesztési fókuszok kijelölése

Vezetői értekezlet

2009. nov. 2.

Vezetői műhelymunka

2009. nov. 16.

A felmérés eredményeinek ismertetése, a következő lépések egyeztetése, műhelymunkák tartalma és időpontjai Fejlesztési javaslatok, akciótervek, programtervek kidolgozása a következő területen: 1e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása

Katona Csaba, alpolgármester Máténé Dr. Ignácz Anita Éva, Jegyző, Polgármesteri Kabinet Iroda Somogyi J. Lászlóné, Aljegyző, Önkormányzati Szervezési Iroda Pál Károly, Kabinetvezető Fülöp Zoltánné, Pénzügyi és Adóügyi Iroda Dr. Bita József, Hatósági Iroda Drágánné Fülöp Éva, Szociális és Gyámügyi Iroda Tavasziné Engi Marianna, Ügyfélszolgálati és Okmányiroda

2. Fejlesztési célok A szervezetfejlesztési tevékenység egyik legfontosabb célja a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása révén a szervezet működési hatékonyságának növelése, annak érdekében, hogy a polgármesteri hivatal által nyújtott szolgáltatások minősége emelkedjen. A várpalotai polgármesteri hivatalban végzett felmérés alátámasztja a szervezeti egységek közötti együttműködés javításának szükségességét, mivel vannak olyan területek, amelyeken az együttműködés jelenleg nem teljes mértékben valósul meg. A

2


szervezetfejlesztési munka keretében a legfontosabb feladat az irodák közötti együttműködés javítása, ezáltal a polgármesteri hivatal működési hatékonyságának növelése, és annak elősegítése, hogy a kialakított együttműködési rendszer hosszú távon is működjön a gyakorlatban. A javasolt stratégia központi eleme egy olyan átgondolt kapcsolati struktúra kialakítása, amelynek eredményeként áttekinthetővé és nyomonkövethetővé válik az egyes szervezeti egységek közötti együttműködések tartalma, gyakorisága, érintett szereplői. A jól kidolgozott mechanizmus elősegíti a hivatal hatékonyabb működését, és ezáltal hozzájárul a vevők felé nyújtott szolgáltatások minőségének javításához.

3. Fejlesztési javaslatok A helyzetfeltárás az alábbi fő hiányosságokra mutatott rá: -

-

-

A szakmai együttműködés az egymással szorosan együttműködő irodák között közepesen jó, az információcsere a szükséges területeken megtörténik. Ezzel együtt is előfordult már, hogy az adatátadás nem volt zökkenőmentes. A szakmai kapcsolattartás ellenére is előfordul, hogy az információáramlás nem működik megfelelően minden esetben (például sokszor nem tudják meg időben az érintett irodák az őket is érintő problémákat). Az irodák közötti együttműködésnek kiemelt szerepe van a projekt jellegű fejlesztések, pályázatok kidolgozása terén, ahol műszaki, pénzügyi, szakmai, üzemeltetési szempontok egyidejű figyelembevételére van szükség. A feladat – legalábbis a nagyobb volumenű, településfejlesztési vonatkozású pályázatokat illetően - a Polgármesteri Kabinet Irodához tartozik, de a többi iroda szoros együttműködése is szükséges, amely jelenleg nincs szabályozva. A kérdőíves felmérésből az is kiderül, hogy az egyes irodákon belüli együttműködés sokkal jobb, mint az irodák közötti. A megkérdezettek 45%-a mondta kiválónak, 34%a pedig megfelelőnek az együttműködést. Tizenkilenc százalék szerint elfogadható, de lehetne javítani és csupán 2% véleménye, hogy rossz az irodán belüli együttműködés.

A fejlesztési javaslatokat a fenti fő problémákra fókuszálva azonosítottuk: -

1.e.1. Kapcsolati térkép összeállítása egy mintaterületre A fejlesztés keretében javasolható egy kapcsolati térkép készítése, amely tartalmazza, hogy melyik iroda melyik irodával áll kapcsolatban, milyen gyakorisággal milyen tájékoztatási, információadási szükséglet merül fel a szervezeten belül. Első lépésként egy kiválasztott szervezeti egységre – a Kabinet Irodára – vonatkozóan mintaként javasolt végrehajtani a folyamatot: összegyűjteni az iroda pályázatelőkészítéssel, -menedzsmenttel kapcsolatos feladatait, és az adott iroda kapcsolatait a többi irodával. A módszertan kialakítását követően a tapasztalatok alapján célszerű valamennyi irodára vonatkozóan elkészíteni a kapcsolati térképet.

-

1.e.2. A szervezeti egységek közötti együttműködés rendezvények ill. csapatépítő tréningek révén

javítása

hivatali

Az irodák közötti együttműködés javítható a személyes kapcsolatok erősítése révén is irodavezetői, illetve dolgozói szinten: ennek érdekében javasolható csapatépítő – konfliktuskezelő – tréningek (indoor vagy outdoor tréningek), illetve éves szinten megrendezésre kerülő hivatali rendezvények szervezésével (pl „hivatali nap”, „hivatali kirándulás”, „családi nap”).

3


-

1.e.3. Átfogó, többéves képzési terv kidolgozása, a területek szakmai tudásának továbbfejlesztésére A munkatársak szakmai tudásának illetve készségeinek, képességeinek fejlesztésére – amely a belső együttműködésre is pozitívan hat - egységes képzési koncepció kidolgozását javasoljuk. Szükséges egy olyan megalapozott, végiggondolt, személyre szabott képzési terv, minden munkatársra vonatkozóan, amely egységes rendszerbe foglalja a jelenleg ad-hoc működő továbbképzéseket.

4


II.Programterv Összefoglaló táblázat a fejlesztési célokról (programterv, akcióterv) Fejlesztési javaslat

1.e.1. Kapcsolati térkép összeállítása egy mintaterületre

Konkrét tevékenység Kapcsolati mátrix struktúrájának, módszertanának kidolgozása

2009.12.15

A Kabinet Iroda pályázat-előkészítéssel, menedzsmenttel kapcsolatos feladatainak összegyűjtése

2010.01.15

Eljárási kidolgozása az együttműködések leszabályozására (kapcsolati mátrix alapján)

2010.02.28

Eljárás elfogadása

2010.03.31

A kapcsolati mátrix kiterjesztése az önkormányzat intézményeire, gazdasági társaságaira

2010.12.31

1.e.2. A szervezeti egységek közötti együttműködés javítása hivatali Hivatali rendezvények ill. csapatépítő tréningek rendezvények ill. csapatépítő tréningek révén

1.e.3. Átfogó, többéves képzési terv kidolgozása, a területek szakmai tudásának továbbfejlesztésére

Határidő

2010.10.31

Igények begyűjtése a szakterületekről

2009.12.31

Egységes képzési koncepció kidolgozása 2010-re

2010.02.28

Koncepció elfogadása

2010.03.31

Felelős

Kabinetvezető (koordináció)

Akcióterv / Programterv (A/P)

A

P Jegyző (szervezés)

P

Személyzeti és szakoktatási szakreferens

A

5


A programtervek megvalósításának előzetes ütemezése Programterv

2009/2

2010/1

2010/2

2011/1

2011/2

2012/1

2012/2

1.e.1. Kapcsolati térkép kiterjesztése az önkormányzat intézményeire, gazdasági társaságaira 1.e.2. A szervezeti egységek közötti együttműködés javítása hivatali rendezvények, ill. csapatépítő tréningek révén

6


III.

Akcióterv

Fejlesztési javaslat


Konkrét tevékenység

Output

Határidő

Kapcsolati mátrix struktúrájának, módszertanának kidolgozása

2009.12.15

A Kabinet Iroda pályázatelőkészítéssel, menedzsmenttel kapcsolatos feladatainak összegyűjtése

2010.01.15

Eljárási kidolgozása az együttműködések leszabályozására (kapcsolati mátrix alapján)


Leírás

Eljárás kidolgozása a minta területre összeállított kapcsolati mátrix egész szervezetre történő bevezetésére

Kapcsolati térkép a Kabinet Irodára a hivatalon belül; Eljárási utasítás

Kabinetvezető (koordináció) 2010.02.28

Eljárás elfogadása

2010.03.31

Igények begyűjtése a szakterületekről

2009.12.31

Egységes képzési koncepció kidolgozása 2010-re Koncepció elfogadása

Képzési koncepció

Felelős

2010.02.28

Személyzeti és szakoktatási szakreferens

2010.03.31

7


Az akciótervek megvalósításának előzetes ütemezése Akcióterv

2009 Nov.

2010 Dec.

Jan.

Febr.

Márc.

Ápr.

Máj.

Jún.



Jelmagyarázat: Megvalósítás Nyomonkövető értékelés (audit)

8

1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

Recommend Documents