V. SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER (TANULMÁNY) SPECIFIKÁCIÓJA. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása projekt 1

V. SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER SPECIFIKÁCIÓJA

(TANULMÁNY)

E-közigazgatás keretrendszer kialakítása projekt

1

A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az „Elektronikus közigazgatási keretrendszer” tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett:


2

1. Metaadat-táblázat Megnevezés Cím (dc:Title) Kulcsszó (dc:Subject) Leírás (dc:Description)

Típus (dc:Type) Forrás (dc:Source) Kapcsolat (dc:Relation) Terület (dc:Coverage) Létrehozó (dc:Creator) Kiadó (dc:Publisher) Résztvevı (dc:Contributor) Jogok (dc:Rights) Dátum (dc:Date) Formátum (dc:Format) Azonosító (dc:Identifier) Nyelv (dc:Language) Verzió (dc:Version) Státusz (State) Fájlnév (FileName) Méret (Size) Ár (Price) Felhasználási jogok (UserRights)

Leírás Szakmai monitoring keretrendszer specifikációja Szakmai monitoring keretrendszer specifikációja A tanulmány meghatározza, hogy milyen követelményeknek kell egy projektmenedzsment szoftvernek tejesíteni ahhoz, hogy a Szakmai monitoring keretrendszer részeként a lehetı leghatékonyabban legyen képes támogatni a projektek megvalósítását, a projekt-célok elérését, továbbá milyen követelményeknek kell egy dokumentum-menedzsment szoftvernek tejesíteni ahhoz, hogy a Szakmai monitoring keretrendszer részeként, a projekt dokumentumai tárolása, nyilvántartása, visszakeresése révén a lehetı leghatékonyabban legyen képes támogatni a projekt-célok elérését.

e-Közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Miniszterelnöki Hivatal KOPINT-DATORG Infokommunikációs Zártkörően Mőködı Részvénytársaság (Kopint-Datorg Zrt.) 2008.08.13. MS-Word Magyar V2 Végleges EKK_ekozig_V_PM_keretrendszer_spec_080801_V2


3

2. Verziókövetési táblázat A dokumentum neve A dokumentum készítıjének neve A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma Verziószám Összes oldalszám A projekt azonosítója

2.1. Verzió V1 V2 V3

Dátum 2008.07.31. 2008.08.13.

Szakmai monitoring keretrendszer specifikációja KOPINT-DATORG Infokommunikációs Zártkörően Mőködı Részvénytársaság (Kopint-Datorg Zrt.) 2008.08.13. V2 88 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

Változáskezelés A változás leírása MeH-nek átadott végleges verzió. Minıségbiztosító javaslatainak átvezetése.


4

3. Szövegsablon Megnevezés 1. Elıszó (Foreword) 2. Bevezetés (Preamble) 3. Alkalmazási terület (Scope) 4. Rendelkezı hivatkozások (References) 5. Fogalom-meghatározások (Definitions) 6. A szabvány egyedi tartalma (UniqueContent) 7. Bibliográfia 8. Rövidítésgyőjtemény 9. Fogalomtár 10. Ábrák 11. Képek

Leírás

Van Van Van Van Van Van Van Van Van Van Nincs


5

4. Tartalomjegyzék 1.

METAADAT-TÁBLÁZAT ........................................................................................................... 3

2.

VERZIÓKÖVETÉSI TÁBLÁZAT .............................................................................................. 4

2.1.

VÁLTOZÁSKEZELÉS ..................................................................................................................... 4

3.

SZÖVEGSABLON ........................................................................................................................ 5

4.

TARTALOMJEGYZÉK ............................................................................................................... 6

5.

ELİSZÓ ......................................................................................................................................... 8

6.

BEVEZETÉS................................................................................................................................ 10

6.1. 6.2.

MEGKÖZELÍTÉS - A TANULMÁNY CÉLJA ................................................................................. 10 MÓDSZERTAN – A TANULMÁNY-KÉSZÍTÉS MÓDSZERTANA .................................................... 10

7.

ALKALMAZÁSI TERÜLET (SCOPE) .................................................................................... 11

8.

RENDELKEZİ HIVATKOZÁSOK (REFERENCES)........................................................... 12

9.

FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK (DEFINITIONS) .......................................................... 13

9.3. 9.4.

MI A SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER?..................................................................... 13 MELYEK A SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER FİBB RÉSZEI? .................................... 13

10.

KÖVETELMÉNYEK................................................................................................................ 14

10.1.

A PROJEKTVEZETÉSI A DOKUMENTUM-KEZELÉSI FUNKCIÓK EGYÜTTMŐKÖDÉSÉNEK KÖVETELMÉNYE................................................................................................................................... 14 10.2. A PROJEKTVEZETÉSI ALRENDSZERREL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK................................ 14 10.2.1. KÖVETELMÉNY-CSOPORTOK .................................................................................................. 15 10.2.2. FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK ......................................................................................... 15 10.2.3. TECHNIKAI KÖVETELMÉNYEK................................................................................................ 17 10.3. A PIACON RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ PROJEKTVEZETÉST TÁMOGATÓ SZOFTVEREK ............. 18 10.3.1. MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007........................................................................................ 18 10.3.2. MICROSOFT OFFICE PROJECT SERVER 2007 .......................................................................... 22 10.3.3. HP PROJEKT ÉS PORTFOLIÓKEZELİ CENTER (PPMC)........................................................... 24 10.3.4. GOAL DIRECTOR (GDPM MÓDSZERTAN SAJÁT TÁMOGATÓ SZOFTVERE)............................. 28 10.3.5. DOTPROJECT.NET NYÍLT FORRÁSKÓDÚ PROJEKTMENEDZSMENT KERETRENDSZER .............. 33 10.3.6. TUTOS NYÍLT FORRÁSKÓDÚ PROJEKTMENEDZSMENT RENDSZER ........................................ 35 10.4. A PIACON RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ PROJEKTVEZETÉST TÁMOGATÓ SZOFTVEREK TÁBLÁZATOS ÖSSZEHASONLÍTÁSA ..................................................................................................... 39


6

11. A PROJEKTDOKUMENTÁCIÓ-KEZELÉSI ALRENDSZERREL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK ......................................................................................................................... 42 11.1. 11.2. 11.3. 11.4.

KÖVETELMÉNY-CSOPORTOK .................................................................................................. 42 FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK ......................................................................................... 43 TECHNIKAI KÖVETELMÉNYEK ............................................................................................... 44 A SZÁLLÍTÓVAL SZEMBENI, FİBB KÖVETELMÉNYEK, VALAMINT A SZERVEZET ALKALMAZKODÓKÉPESSÉGÉNEK SZEREPE........................................................................................ 44 11.5. A PIACON RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ, PROJEKT DOKUMENTUM-KEZELÉST TÁMOGATÓ SZOFTVEREK ÖSSZEVETÉSE ................................................................................................................ 46 11.5.1. MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 ................................................................... 46 11.5.2. ELO IRAT- ÉS DOKUMENTUM-KEZELİ MEGOLDÁSOK ........................................................... 63 11.5.3. MONDOC INTEGRÁLT, TELJES ÉLETCIKLUSÚ DOKUMENTUMKEZELİ ÉS FOLYAMATTÁMOGATÓ RENDSZER ........................................................................................................ 68 11.5.4. KNOWLEDGETREE (NYÍLT FORRÁSKÓDÚ) DOKUMENTUM MENEDZSMENT RENDSZER .......... 72 11.6. A PIACON RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ, A PROJEKT DOKUMENTUM-KEZELÉST TÁMOGATÓ SZOFTVEREK TÁBLÁZATOS ÖSSZEHASONLÍTÁSA .............................................................................. 76 12.

BIBLIOGRÁFIA........................................................................................................................ 79

13.

RÖVIDÍTÉSGYŐJTEMÉNY................................................................................................... 80

14.

FOGALOMTÁR ........................................................................................................................ 82

15.

ÁBRÁK ....................................................................................................................................... 88

16.

MELLÉKLETEK ...................................................................................................................... 89


7

5. Elıszó A kormány egyik kiemelt célja a közigazgatási folyamatok ügyfélközpontúságának növelése, a szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának javítása. Az „Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt (röviden: Projekt) az Új Magyarország Fejlesztési Terv (2007 – 2013) Államreform Operatív Programja kiemelt projektje. A kiemelt projekt fejlesztéseit 897 millió forint európai uniós és hazai társfinanszírozásban hajtják végre. A fejlesztés kedvezményezettje a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága. A fenti, kiemelt kormányzati célhoz a Projekt úgy járul hozzá, hogy megteremti az informatikai és szabályozási feltételeket, kidolgozza a szükséges módszertani hátteret, hozzájárul a szolgáltatásokban és az infrastruktúrában meglévı, szükségtelen párhuzamosságok felszámolásához és a deregulációhoz. A Projekt feladata, sok más egyéb mellett, az interoperabilitás és a biztonságos e-közigazgatási rendszer létrehozásához minimálisan szükséges szabványok, követelmények, eljárásrendek meghatározása, módszertani útmutatók készítése, illetve a további e-közigazgatási fejlesztésekhez a projektmenedzsment módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása. A Projekt keretében kidolgozott szabványokat egy, az összes fejlesztı által elérhetı szabványtárban teszik majd közzé. Mivel a késıbbi projektek résztvevıinek alkalmazniuk kell az e-közigazgatási keretrendszer elıírásait, ezért a projektmenedzsment-módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása is a projekt részét képezi Az ÚMFT Államreform Operatív Program „Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" kiemelt alprojektjei: ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása Interoperabilitási követelmények meghatározása IT biztonsági követelmények meghatározása Alkalmazásfejlesztési keretrendszer kidolgozása Szabványtár kidolgozása E-közigazgatási pilot projektek indítása Projektmenedzsment módszertan kidolgozása A koordinációs elısegítése Termékek, szolgáltatások értékelésének, auditjának elıkészítése

A projekt megteremti az e-közigazgatási rendszerfejlesztés központi koordinációjához és irányításához szükséges tudáshátteret.


8

Az „E-közigazgatási keretrendszer kialakítása” projekt (Projekt) „9. Projektmenedzsment módszertan és szakmai monitoring keretrendszer kialakítása és mőködtetése megkezdése” alprojekt (Alprojekt) célja komplex támogatás, segítségnyújtás az ÚMFT Közigazgatási Operatív Programok (Programok) projektjei s ennek révén a programok és az ÚMFT sikeres megvalósításához, a célok eléréséhez. Az E-közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt Projektmenedzsment módszertan és szakmai monitoring keretrendszer kialakítása és mőködtetése megkezdése alprojektje keretében hat, tartalmában egymással szorosan összefüggı tanulmány dokumentum készül: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

I. kötet: A jelenlegi projektirányítási rendszerek és érintett szervezetek elemzése II. kötet: A jövıbeli projektmenedzsment rendszer víziója III.kötet: Jelenlegi projektmenedzsment módszertani ajánlások IV. kötet: A projektmenedzsment ajánlások adaptációja V. kötet: A szakmai monitoring keretrendszer specifikációja VI. kötet:A szakmai monitoring keretrendszer architektúra terve

A szakmai monitoring keretrendszer tehát egy olyan szoftvercsomag, amely támogatja az I.IV. kötetben szereplık megvalósítását a gyakorlatban, a konkrét projektek megvalósítása során. A Szakmai monitoring keretrendszernek koncepcionális szinten két fı komponense van: ─ projektmenedzsment (tervezés, követés) ─ projekt dokumentációk kezelése A két komponens természetesen szorosan együttmőködik, együtt alkotják az integrált rendszert. A támogató szoftvercsomagra azért van feltétlenül szükség, mert az ÚMFT Közigazgatási Operatív Programok projektjei, méretüknél, összetettségüknél, jelentıségüknél fogva nem valósíthatók meg sikeresen nem csak a megfelelı módszertanok, módszerek, technikák szakszerő és hatékony alkalmazása nélkül, de megfelelı szoftver-támogatás nélkül sem eredményesen (lásd az I. kötetben a ”projekt-háromszög” – határidı, minıség, költség – összefüggéseit bemutató fejezetet). A jelen Tanulmányban specifikálásra és logikai szinten felvázolásra kerülı rendszerbıl a Projekt 3., következı fázisa során egy pilot rendszer kerül majd összeállításra. A „Szakmai monitoring keretrendszer – specifikáció” címő Tanulmány tehát egyrészt szoros kapcsolatot biztosít az I. - IV. kötet és a Szakmai monitoring keretrendszer között, másrészt megalapozza, elısegíti a pilot rendszer létrehozását, ami viszont magát a Szakmai monitoring keretrendszert alapozza meg.


9

6. Bevezetés 6.1.

Megközelítés - A tanulmány célja

A „Szakmai monitoring keretrendszer – specifikáció” címő tanulmány (Tanulmány) célja, szoros összefüggésben a Projekt céljával, hogy ─ A jelen Alprojekt keretében készült, négy másik Tanulmányban foglaltakra alapozza, kidolgozza a Szakmai monitoring keretrendszerre, annak két fı komponensére (projektmenedzsment, illetve projekt dokumentációk kezelése) vonatkozó, részletes követelményspecifikációt A Tanulmánynak választ kell adni az alábbi kérdésekre: ─ Milyen követelményeknek kell egy projektmenedzsment szoftvernek tejesíteni ahhoz, hogy a Szakmai monitoring keretrendszer részeként a lehetı leghatékonyabban legyen képes támogatni az ÚMFT Közigazgatási Operatív Programok projektjeinek megvalósítását, a projekt-célok elérését? ─ Milyen követelményeknek kell egy dokumentum-menedzsment szoftvernek tejesíteni ahhoz, hogy a Szakmai monitoring keretrendszer részeként, a projekt dokumentumai tárolása, nyilvántartása, visszakeresése révén a lehetı leghatékonyabban legyen képes támogatni az ÚMFT Közigazgatási Operatív Programok projektjeinek megvalósítását, a projekt-célok elérését?

6.2.

Módszertan – a tanulmány-készítés módszertana

A Tanulmány elkészítése során a nemzetközi legjobb mőszaki gyakorlat (best engineering practice) technikáit, módszereit, és dokumentációs formáit fogjuk alkalmazni. A piacon rendelkezésre álló projektmenedzsment, illetve dokumentum-menedzsment rendszerek bemutatása esetében a rendelkezésre álló idı nem elegendı sem ahhoz, hogy a teljes piaci kínálatot bemutassuk, sem pedig ahhoz, hogy a bemutatásra a forgalmazóktól kérjünk be információt (például tájékoztató ajánlatot), s nem is ez volt a feladat. Törekedtünk arra, hogy a bemutatással lehetıleg minél szélesebb keresztmetszetet adjunk a hazai kínálatról, mind a projektmenedzsment, mind pedig a projekt dokumentumkezelı szoftverek vonatkozásában, s így, a követelményeknek való megfelelésen túl, figyelmet fordítottunk arra is, hogy a bemutatásra kerülı mintába, ha csak lehet, kerüljenek be ne csak külföldi, de hazai fejlesztéső rendszerek is, illetve mind nyílt, mind pedig zárt forráskódú alkalmazások is. Ezen túl szempont volt az is, hogy lehetıleg minél szélesebb körben használt, ismert alkalmazásokat mutassunk be. A jelen Tanulmány a Szakmai monitoring keretrendszer pilot rendszere összeállításakor csak iránymutatásul szolgál, tehát a pilot rendszer összeállításakor természetesen bármely szoftver figyelembe vehetı, nem csak azok, amelyek a Tanulmányban bemutatásra kerültek.


10

7. Alkalmazási terület (scope) A „Szakmai monitoring keretrendszer – specifikáció” címő Tanulmányban, a jelen Alprojekt keretében készült, két másik tanulmányban foglaltakra alapozva kidolgozzuk a Szakmai monitoring keretrendszerre, annak két fı komponensére (projektmenedzsment, illetve projekt dokumentációk kezelése) vonatkozó, részletes követelményspecifikációt. A következı kötetben pedig bemutatjuk azon rendszerek egy jelentıs részét, amelyek a piacon, e két területen rendelkezésre állnak, és amelyeket a pilot rendszer kialakításánál is figyelembe lehet, illetve kell majd venni. A jelen Tanulmányban foglaltak célközönségét elsısorban az a szervezet, szakemberek alkotják, akik a pilot rendszert majd összeállítják, vagyis azon szervezet vezetıi és munkatársai, akik a Programok megvalósításáért, illetve annak támogatásáért átfogóan felelısek (MeH Informatikai Államtitkárság és velük munka-kapcsolatban álló szervezetek). A Tanulmány célközönségbe tágabb értelem beleértendık az ÚMFT Közigazgatási Operatív Programok projektjeinek projektgazda-szervezetei, azok vezetıi és munkatársai, valamint a projektek közremőködıi (beszállítók, szolgáltatók, tanácsadók, szakértık stb.) is. Még tágabb értelemben ide számíthatók mindazon szervezetek és személyek is, amelyek, illetve akik a z ÚMFT Közigazgatási Operatív Programok projektjei eredményeként létrejövı termékek (pl. információs rendszerek) és szolgáltatások (pl. elektronikus ügyintézés felhasználói s így az e termékek, szolgáltatások által biztosított elınyök (pl. tér és idı korlátok nélküli ügyintézés) élvezıi lesznek.


11

8. Rendelkezı hivatkozások (references) „Szakmai monitoring keretrendszer – specifikáció” c. tanulmány (Tanulmány) kidolgozására az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Programja „Eközigazgatási keretrendszer kialakítása” kiemelt projekt (Projekt) „9. Projektmenedzsment módszertan és szakmai monitoring keretrendszer kialakítása és mőködtetése megkezdése” alprojektje (Alprojekt) keretében készül. A Tanulmány a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága és az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Operatív Programjai (Elektronikus Közigazgatás Operatív Program, Államreform Operatív Program) projektgazda-szervezetei számára készült. Kidolgozására annak érdekében került sor, hogy támogassa, elısegítse a program projektjeinek sikeres, eredményes végrehajtását, különös tekintettel a projektmenedzsment és a projekt dokumentációkezelési feladatok ellátására. A Tanulmány a Projekt, illetve az Alprojekt keretében készült, másik négy Tanulmányban foglaltakra épül, az azokban foglaltakból indul ki: 1. I. kötet: A jelenlegi projektirányítási rendszerek és érintett szervezetek elemzése 2. II. kötet: A jövıbeli projektmenedzsment rendszer víziója 3. III.kötet: Jelenlegi projektmenedzsment módszertani ajánlások 4. IV. kötet: A projektmenedzsment ajánlások adaptációja


12

9. Fogalom-meghatározások (definitions) 9.1.

Mi a szakmai monitoring keretrendszer?

A szakmai monitoring keretrendszer egy olyan, komplex szoftvercsomag, amely támogatja az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Operatív Programjai keretében megvalósuló projektek tervezését, megvalósítását, annak irányítását, elısegítve ezzel e projektek sikeres, hatékony megvalósítását, és ezen keresztül a Közigazgatási Operatív Program és az ÚMFT céljai elérését.

9.2. Melyek a szakmai monitoring keretrendszer fıbb részei? A szakmai monitoring keretrendszer két legfıbb funkciója, illetve alrendszere: ─ A nagy, összetett projektek tervezésének, irányításának, elszámolásának komplex, magas színvonalú támogatása (projektvezetési alrendszer) ─ A nagy, összetett projektek dokumentációk kezelésének komplex, magas színvonalú támogatása (projekt dokumentációkezelési alrendszer)

ELEKTRONIKUS KÖZIGAZGATÁSI KERETRENDSZER

PROJEKTMENEDZSMENT MÓDSZERTAN

SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER

PROJEKTVEZETÉSI ALRENDSZER


DOKUMENTÁCIÓKEZELÉSI ALRENDSZER

13

10.

Követelmények

Ebben a fejezetben rögzítjük az e-közigazgatás fejlesztési projektet támogató rendszerrel (szoftverekkel) szembeni, legfontosabb követelményeket. A követelmények elsısorban a projektszerő mőködésbıl (projektként történı végrehajtásból), a projektek informatikai és ahhoz kapcsolódó szakmai tartalmából és abból a körülménybıl következnek, hogy ezek a projektek az EU alapok (mindenekelıtt a regionális és a szociális alapok) támogatásával valósulnak meg, amely követelmény befolyásolja mind a projektek megvalósítását, mind azok dokumentálását, illetve elszámolását. A projekt támogató rendszer két alrendszerbıl épül fel, a projektmenedzsment támogatásból és a projekt dokumentáció-kezelés támogatásából, így a követelmények is természetesen erre a két rendszerre vonatkoznak.

10.1. A projektvezetési a dokumentum-kezelési funkciók együttmőködésének követelménye A projektvezetési és a dokumentum-menedzsment funkciók együttesen képesek támogatni a projektszerő, a kiválasztott projekt módszertanban foglaltaknak megfelelı mőködést. Erre tekintettel fontos, mind a projektmenedzsment, mint pedig a dokumentum-menedzsment alrendszert érintı követelmény a két alrendszer közötti információáramlás, integráció. Minimális követelmény, hogy a dokumentum-kezelı alrendszer képes legyen fogadni, tárolni, nyilvántartani, több szempont szerint visszakeresni a projektvezetési alrendszerben keletkezı legkülönbözıbb dokumentumokat, beleértve természetesen az azokhoz kapcsolható meta-adatokat is. A projektvezetési és dokumentumkezelési alrendszernek, további követelményként, célszerően együtt kell tudni mőködni a Szakmai monitorig keretrendszert, annak projektvezetési és dokumentum-kezelési alrendszerét használó szervezet (projektgazda és esetleg más további, érintett szervezetek) további, a projekt megvalósítása, elszámolása tekintetében érintett alrendszereivel, mint például pénzügy, humánerıforrás-gazdálkodás vagy a beszállítói, alvállalkozói szerzıdés-kezelést, -követést támogató modulok. A minimális követelmény, a logikai szinten történı együttmőködés.

10.2. A projektvezetési alrendszerrel szembeni követelmények Ebben a fejezetben azt vizsgáljuk, mely (fontos) tényezık támasztanak követelményeket a szakmai monitorig keretrendszer projektvezetési alrendszerével szemben, és melyek ezek a követelmények. Ebben a fejezetben az E-közigazgatási keretrendszer részeként megvalósuló Szakmai monitoring keretrendszer Projektvezetési alrendszerével kapcsolatos követelményeket specifikáljuk.


14

A Szakmai monitoring keretrendszer – projektvezetési alrendszer egy olyan, komplex szoftver, amelynek feladata az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) Közigazgatási Reform Programjai és a további programok, tervek keretében megvalósuló nagy, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projektvezetési feladatok átfogó, hatékony informatikai támogatása és ennek révén e projektek, valamint ezen keresztül a Közigazgatási Reform Programok, az ÚMFT, illetve a további programok, tervek sikeres megvalósításának elısegítése. A cél olyan rendszer (szoftver) kiválasztásának elısegítése, amely rendszer komplex módon és hatékonyan támogathatja a projektvezetési feladatokat az alábbi, fıbb projekt-területeken: ─ tervezés, elıkészítés, ─ irányítás, ellenırzés ─ elszámolás, zárás ─ 10.2.1.

Követelmény-csoportok

A projektvezetési alrendszerrel szemben támasztott fıbb követelményeket az alábbiakban foglalhatjuk össze: - funkcionális követelmények - technikai követelmények 10.2.2.

Funkcionális követelmények

A projektvezetési alrendszerrel szemben támasztott funkcionális követelmények a következık. Alapvetı követelmények: ─ Adjon lehetıséget egyszerő és összetett projektek feladatainak létrehozására, tervezésére, kölcsönzésére; ─ Adjon lehetıséget a projekten belül tevékenységi terv kidolgozására; ─ Támogassa az egyes feladatokhoz erıforrások hozzárendelését (személy, eszköz, materiál); ─ Támogassa az egyes részfeladatok függıségének megadását; ─ Adjon lehetıséget a projekt során a készültségi szintek nyomonkövetésére; ─ Biztosítson költségtervezési funkciót; ─ Adjon lehetıséget projektek közötti kapcsolatok definiálására; ─ Adjon lehetıséget projektek közzétételére; ─ Támogassa a tartalék idık adminisztrálását; ─ Adjon lehetıséget a részfeladatok átfutási idejének megadására; ─ Támogassa megosztott resource pool-ok kezelését, amelyek a projektek közt megoszthatóak; ─ Minden erıforrás rendelkezzen saját naptárral, melyben a foglaltsága nyomon követhetı; ─ Tökéletes együttmőködés, kétirányú „átjárhatóság” legyen a projektvezetési alrendszer és a projektdokumentáció-kezelési alrendszer között; ─ Adjon lehetıséget az elkészült projektterv mentésére, nyomtatására;


15

─ Biztosítson többféle nézetet a projekt tervezése során (naptár típusú nézet, Gantt diagramm, hálózati diagramm, feladatok munkaóra-felhasználása, erıforrások kihasználtsága stb.); ─ Támogassa ismétlıdı feladatok létrehozását; ─ Központi relációs adatbázisban tárolja a projekt adatokat; ─ Adjon lehetıséget az elkészült projektek webes felületen való megtekintésére; ─ Az ismétlıdı feladatokat támogassa varázslókkal (projekt létrehozás, feladatok létrehozása, erıforrás hozzárendelés, riporting, stb.); ─ Biztosítson integrációs lehetıséget az alapvetı Office alkalmazásokhoz (Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Visio); ─ Adjon lehetıséget a projektek portál rendszerben való megjelenítésére (pl.: Microsoft Sharepoint); ─ Legyen megfelelı mértékben skálázható; ─ Mutassa ki az esetleges erıforrás túlterheléseket; ─ Adjon lehetıséget a projektek elırehaladásának követésére, változásaira; ─ Adjon lehetıséget a projekt korábbi állapotához viszonyított eltérések elemzésére; ─ Támogassa a dokumentumok, kockázatok, problémák rögzítését a projektfeladatokhoz; ─ Támogassa a tevékenység tervezés során a listázást, szakaszolást, ütemezést, valamint határidık, korlátok és kritikus út megadását; ─ Biztosítsa a szervezet erıforrás készleteinek központi nyilvántartását; ─ Támogassa sablonok kialakítását; ─ Erıforrások kezelésénél különböztessen meg emberi és anyagi erıforrásokat; ─ Adjon lehetıséget kockázatok, problémák kezelésére, amelyek tevékenységekhez kapcsolhatóak, valamint felelısök rendelhetıek hozzá; ─ Tartalmazzon vezetıi nézeteket, jelentéseket (pl.: központi nézetek, projekt nézetek, erıforrás központi nézetek, portfolióelemzı OLAP nézetek); ─ A nézetek kialakítása során adjon lehetıséget jogosultsági szintek megadására. Manapság a projektmenedzsment szervezetek idı-, költség- és erıforrás-kezelı kihívásokkal küzdenek, különösen a vezetıi szinteken. Ezért a vezetık számára nehézséget okoz a projektek és az operatív tevékenységek összevetése a költségvetéssel, az erıforrások kapacitásszintjével, valamint ezeknek az adott szervezeti igényekhez történı igazítása. A modern projektmenedzsment támogató eszközök ezekhez nyújtanak segítséget, melyeknek a következı felsıbb szintő igényeket is ki kell tudniuk elégíteni: ─ tegyék láthatóvá a projektmenedzsment szervezetek számára mind a stratégiai és operatív igényeket, mind a már folyó projekteket és programokat; ─ nyújtsanak olyan felülrıl-lefelé tervezı szolgáltatásokat, amelyeket az alulról építkezı részletes projekttervek támogatnak; ─ segítsék a szervezetet abban, hogy gyorsan alkalmazkodni tudjon az elıre nem látható változásokhoz – miközben folyamatosan igazodik a szervezeti elvárásokhoz is; ─ segítsék elı, hogy a munka szervezeti eredményhez vezetı módon folyjon; ─ növeljék az átláthatóságot, és tegyék lehetıvé a követelményeknek való megfelelést fenntartó vezérlést. További (opcionális) követelmények ─ projektkövetelmények (requirements) kezelése


16

projektcélok (scope) kezelése kockázatok kezelése változási kérelmek kezelése figyelmeztetés küldése az eszközök és az erıforrások tekintetében, amikor egy elvégzendı feladat közeleg (annak megkezdése esedékessé válik) ─ az elvégzett feladatról jelentés készítése (opcionális, kérhetı szolgáltatás) ─ ─ ─ ─

Itt azokat az igényeket vesszük sorra, amelyek ugyan projekt-szakmailag jogos, fontos elvárások, de a széles körben használatos, elterjed projektmenedzsment szoftverek ezeket a funkciókat nem „tudják”, nem támogatják (eltekintve néhány kivételtıl, mint pl. a Project Kickstart, amely a projektkövetelményeket és a projektcélokat kezeli), így ezeket a rendszerkiválasztásnál nem tekintjük alapvetı követelménynek, inkább fejlesztési igénynek: Felsıbb szintő követelmények Manapság a projektmenedzsment szervezetek idı-, költség- és erıforrás-kezelı kihívásokkal küzdenek, különösen a vezetıi szinteken. Ezért a vezetık számára nehézséget okoz a projektek és az operatív tevékenységek összevetése a költségvetéssel, az erıforrások kapacitásszintjével, hogy mindezt az adott szervezet igényeihez igazítsák. A modern projektmenedzsment támogató eszközök ezekhez nyújtanak segítséget, melyeknek a következı felsıbb szintő igényeket is ki kell tudniuk elégíteni: ─ tegyék láthatóvá a projektmenedzsment szervezetek számára mind a stratégiai és operatív igényeket, mind a már folyó projekteket és programokat; ─ nyújtsanak olyan felülrıl-lefelé tervezı szolgáltatásokat, amelyeket az alulról építkezı részletes projekttervek támogatnak; ─ segítsék a szervezetet abban, hogy gyorsan alkalmazkodni tudjon az elıre nem látható változásokhoz – miközben folyamatosan igazodik a szervezeti elvárásokhoz is; ─ segítsék elı, hogy a munka szervezeti eredményhez vezetı módon folyjon; ─ növelje az átláthatóságot, és tegye lehetıvé a követelményeknek való megfelelést fenntartó vezérlést.

10.2.3.

Technikai követelmények

A projektvezetési alrendszerrel szemben támasztott technikai követelmények a következık: ─ Teljeskörő együttmőködés, kétirányú „átjárhatóság” a projektvezetési alrendszer és a projektdokumentáció-kezelési alrendszer között; ─ Külsı (interneten keresztüli) hozzáférés is biztosított legyen a rendszerhez, dokumentumokhoz (külsıs projekttagok, illetve belsıs projekttagok otthoni munkavégzése, valamint távmunkavégzés lehetısége); ─ A browser-en keresztül történı használat preferált, de ennek hiánya nem kizáró ok; ─ Legalább logikai szintő kapcsolat a projektgazda szervezet által használt pénzügyi rendszerrel; ─ Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı alkalmazói rendszer szállítása; ─ Platform-függetlenség (multi-platformos támogatás);


17

─ Központi relációs adatbázis használata.

10.3. A piacon rendelkezésre álló projektvezetést támogató szoftverek A következı pontokban bemutatunk néhány, a piacon elérhetı, széles körben alkalmazott megoldást, és ismertetjük azokat. A jelen Tanulmány (dokumentum) méretére való tekintettel a közös tulajdonságokat nem ismertetjük minden egyes terméknél, ezek összehasonlítását a fejezet végén található táblázat tartalmazza. A bemutatott rendszerek között, szándékosan, mind zárt, mind nyílt forráskódú szoftverek, megoldások megtalálhatók. Mind a zárt, mind a nyílt forráskodú rendszerek használatának természetesen számos elınye és hátránya is van. A nyílt forráskódú rendszereknek használatának több elınye is lehet a közigazgatás számára, azonban ezek kihasználásához nagyon körültekintıen és szakszerően kell eljárnunk. A nyílt forráskódú eszközökkel kapcsolatban ugyanakkor meg kellene említeni például azt is, hogy ezek ingyenes eszközök (nem kell licenc-díjat fizetni), ezért az eszközök hibáira nincs javítási garancia sem (abban az értelemben, mint a zárt forráskódú – licencdíjas – termékek esetében), a bevitt tartalom sérülhet, és nincs (a zárt forráskódú szoftvereknél megszokott értelemben vett) felelısségvállalás sem a problémákra. Ezeket minden esetben szakszerően, körültekintıen, sokoldalúan kell tudni mérlegelni, összevetni egy-egy adott szituációban, s meghozni a közigazgatás számára legmegfelelıbb döntést.

10.3.1.

Microsoft Office Project 2007

A Microsoft Office Project 2007 projektvezetési eszközöket biztosít a projektek irányíthatósága érdekében. Naprakész információkat szolgáltat, amelyekkel felügyelhetıvé válnak a projektek munkafolyamatai, fázisai. Az ütemtervekben összehangolhatók a csoportok munkafázisai, pénzügyi és erıforrás paraméterei. Az MS Office programok teljesen integráltan mőködnek az MS Project-tel, így azok a (megszokott alkalmazások) projektfeladatok kapcsán is használhatóak. Az MS Office Project 2007 ütemezési funkciói révén tervezhetık, irányíthatók a projektek és humán erıforrások - A problémák forrásának azonosítása: A Kritikus elıfeltételek funkció használatával meghatározható a kijelölt feladat kezdési dátumát befolyásoló elıfeltételek és erıforráskorlátok. A funkció segítségével könnyen végigkövethetı a projektterv kritikus útvonala egy adott késés eredeti okának megtalálásához.


18

1. ábra: MS Project 2007 - kritikus elıfeltételek megadása

─ Változtatások visszavonása: A többszintő visszavonási lehetıség révén vizsgálhatóak a feltételes esetek, és visszavonhatóak vagy újból kérhetıek az egyes nézetek, adatok és beállítások megváltoztatásai. A makrók vagy külsı megoldások segítségével végrehajtott mőveletek és mőveletsorozatok is visszavonhatóak az egyes változtatások jelentıségének teljes megértése érdekében.

2. ábra: Projekt feladatok ütemezése és függıségének megadása


19

─ A változtatások hatásának felmérése: A változások kiemelésével megállapítható egy adott változtatás hatása a tıle függı összes feladatra. Az MS Project alkalmazás automatikusan kiemeli az összes elemet, amely megváltozik a legutóbb végzett módosítás eredményeként.

3. ábra: A módosítások hatását zöld színnel kiemelt területek jelzik

─ A projektek pénzügyeinek ellenırzése: A felülrıl lefelé mőködı költségvetési funkcióval az egyes projektekhez és programokhoz költségvetés rendelhetı, így magas szinten definiálható a források elosztása és a tényleges költségek tervvel való összevetése. ─ Költségek hozzárendelése a feladatokhoz: Az új Költség erıforrástípus használatával több, tetszıleges (munkaidıtıl független) költség rendelhetı az egyes feladatokhoz. A költségadatok tárolására szolgáló új mezık a projektekkel kapcsolatos számviteli feladatok hatékonyabb végrehajtását teszik lehetıvé. A projektek pénzügyei így pontosabban nyomon követhetık, és összhangban tarthatók a könyvelési rendszerben szereplı adatokkal. Tájékoztatás a projektekkel kapcsolatos információkról ─ Elıre definiált jelentések: Kiválaszthatók, megjeleníthetık, vagy akár kinyomtathatók azok a leggyakrabban használt adatok, amelyek a projektvezetéshez, az erıforrások nyomon követéséhez, a költségek nyilvántartásához és a munkacsoport tájékoztatásához szükségesek. ─ Az információk megjelenítése az MS Project nézeteiben: A nézetek és vizuális lehetıségek révén még jobb jelentések készíthetık. A cellaháttér-színezési funkció lehetıvé teszi az egyes cellák vagy teljes sorok színének megváltoztatását további jelentés megvilágítása érdekében.


20

4. ábra: Példa a cellák hátterének kiemelésére

─ Diagramok és szerkezeti diagramok használata: Az Illusztrált jelentések funkció használatával egyszerően készíthetık Microsoft Office Excel és Microsoft Office Visio diagramok az MS Project programban tárolt adatok alapján. A funkcióval olyan jelentéssablonok állíthatók elı, amelyek más projektadatokkal késıbb ismét felhasználhatók.

5. ábra: Az Illusztrált jelentések ablak egy Excel-jelentésben

Idımegtakarítás Az erıforrások kiosztása, a pénzügyek ellenırzése és a költségbecslések pontosítása egyszerően elvégezhetı a program segítségével. ─ Idımegtakarítás sablonok segítségével: Az Office Project program különféle sablonokat biztosít a projektvezetés meggyorsítása érdekében. Az Office Projectsablonokban a feladatok és az erıforrások adatai, formázás, makrók és a projektre vonatkozó egyéb beállítások is tárolhatók. Az egységesebb projekt dokumentumok érdekében ajánlott a sablonokat más felhasználókkal való megosztása.


21

─ Saját sablonok létrehozása: Saját gyakorlati tapasztalataink jobb kihasználása érdekében egyéni sablonok is készíthetıek, amelyek lehetıvé teszik a meglévı projektek újrafelhasználását a késıbbi projektek során. 10.3.2.

Microsoft Office Project Server 2007

A Microsoft Office Project 2007 alapfunkcióinak egyike, hogy az elkészített projektfájlokat a Microsoft Office Project Server 2007-re feltöltve a projektvezetık megoszthatják a projektekkel és erıforrásokkal kapcsolatos információkat a projektcsapat tagjaival, illetve a projektgazda szervezet vezetıivel. A projektcsapat tagjai, a menedzserek és az erıforráskezelık a Project Web Access révén böngészın keresztül érhetik el, és frissíthetik a számukra fontos információkat. A feltöltést követıen a projektfájlok egy webkiszolgálón keresztül mások számára is elérhetıvé válnak, illetve MS Project program nélkül is megtekinthetıek. A projekt során lehetıség van a webes felületen változtatásokat eszközölni, elırehaladásokat rögzíteni, vagy éppen ütemtervet változtatni. Egyéb integrációk révén a projekteket integrálhatjuk magasabb szintő portálrendszerekbe is, mint például a Sharepoint portál. Amikor a csapattagok a Project Server kiszolgálón közzétett hozzárendelési adataikat frissítik, a projektvezetı erre az MS Project, vagy a webes felületen reagálhat, majd az MS Project programban beépítheti a változásokat a projekt ütemtervébe. A Project Server 2007 hatékony együttmőködést biztosíthat a projekttagok között. Az együttmőködés tipikusan 3 fı lépésben zajlik, melyek a következık: 5. A projektvezetı a Project programból közzéteszi a hozzárendelési adatokat A projektvezetı közzéteszi a Project programban az újonnan beírt vagy megváltozott hozzárendeléseket. Ezek adatait a rendszer továbbküldi a Project Server kiszolgálónak. 6. A csapattagok a Project Web Access programon keresztül kapják meg és frissítik hozzárendeléseiket A csapattagok web böngészın keresztül bejelentkeznek a Project Server kiszolgálóra, és megtekinthetik hozzárendeléseiket, válaszolhatnak a megbízásra, és szükség esetén elutasíthatják azt. A csapattagok hozzárendeléseiket közvetlenül idırendben is megjeleníthetik, ahol folyamatosan beírhatják a ténylegesen elkészült munkákat, elküldhetik a frissítéseket a vezetınek és így tovább. Ha a csapattagok e-mail levelezırendszeren keresztül tartják a kapcsolatot, a Project értesítést küldhet nekik, valahányszor a Project Server kiszolgálón tárolt hozzárendelési adataikban változás következik be. 7. A projektvezetı megkapja a frissített hozzárendelési adatokat, melyeket a Project programban nyilvántartásba vesz


22

A projektvezetı bejelentkezik a Project Server kiszolgálóra, és ellenırzi a csapattagoktól a Project vagy a Project Web Access programból érkezı válaszokat és adatváltozásokat. A válaszok alapján a projektvezetı frissítheti a projekt ütemtervét. A Microsoft Office Project Server 2007 használatának fıbb következményei: ─ Az Office Project Server 2007 lehetıvé teszi a teljesítmény követését, a trendek kimutatását, a kockázatok elemzését és a befektetési hézagok észlelését. A jelentésadat-győjtı szolgáltatásokkal történı információmegosztást közös jelentéskészítı eszközök segítik, például a Microsoft Office SharePoint Server 2007 alkalmazás. Az elıre épített adatkockák bıvíthetık, és eredménylapok, illetve irányítópultok építésére szolgáló adatkapcsolatot is nyújthatnak, így a meglévı projekteket, az átszervezéseket és az új lehetıségeket egyaránt a szükséges információk birtokában lehet kezelni. ─ A nagyobb projektek esetében igen fontos, hogy az egymástól távol esı munkacsoportok hatékonyan dolgozzanak együtt, és a célok tekintetében is osztozzanak egymással. A Project Web Access program webes hozzáférést kínál az Office Project Server 2007 rendszer által tárolt közigazgatás, üzleti tartalmakhoz, így a csoportok egyszerően megoszthatják tudásukat, könnyedén együttmőködhetnek egymással a közös célok megvalósítása érdekében, illetve a projektváltozásokhoz igazíthatják a tevékenységeiket. ─ Sok szervezet nélkülözi a megfelelı erıforrás-elosztási rendszert, melynek következtében költségeik gyakorta magasabbra rúgnak, és a projektek is késedelmet szenvednek. Az Office Project Server 2007 segítségével pontosan megbecsülhetık az igények az erıforrások hatékony elosztásához, továbbá teljes szervezetet érintı tervek dolgozhatók ki – így a lényeges projektekhez az eredmény elérése érdekében a megfelelı személyeket lehet beosztani. Az idırendekkel emellett az elérhetıség, a kihasználtság és a munkafolyamatok elırehaladása is nyomon követhetı. ─ A Project Web Access programmal projektjavaslatok kezdeményezhetık, majd ezek a javaslatok mőködı projektekké alakíthatók, a mőködı projektek pedig egészen azok befejezéséig karbantarthatók és kezelhetık. A projektek valamennyi fázisa alatt áttekinthetı a szervezet által végzett munka, így a döntéshozatal még hatékonyabbá válhat. ─ Az egyszerőbb projektekhez használható a Microsoft Windows SharePoint Services vagy Project Web Access program. Majd ahogy a projekt kibıvül, vagy stratégiai fontosságúvá növekszik, továbbléptethetı a központosított Office Project Server 2007 rendszerbe, melyben nyomon követhetık azok a költségvetési és erıforrásértékek is, amelyek egyébként esetleg kikerülnének a figyelem középpontjából. A szoftverrel a nagyobb kiterjedéső projektek és azok számos alprojektje is kezelhetık, beleértve az egyes alprojektek függıségi viszonyait is. ─ Az Office Project Server 2007 segítségével sablonként lehet implementálni az ismétlıdı folyamatokat. Ezek az eredmény elérése érdekében testre szabhatóak, és egyéni projektútmutatóként is használhatók. Az automatizált munkafolyamatok


23

alkalmazásával csökkenthetık a költségek, gyorsítható a projektkezelés és növelhetı a végtermékek minısége. ─ Az Office Project Server 2007 lehetıvé teszi, a humánerıforrás-igény, felhasználás és a tartalékok részleteinek megjelenítésével, hogy a szervezet erıforrásterveken alapuló, stratégiai munkaerı-beszerzést végezzen, illetve hogy az alvállalkozók bevonását a hosszabb távú szervezeti céloknak megfelelıen hajtsa végre. ─ Az Office Project Server 2007 a Microsoft Windows Server, a Microsoft SQL Server és a Windows SharePoint Services szoftverrel együtt használható, így e Microsofttechnológiákból a dolgozók szaktudásához mérten a legtöbbet hozhatja ki. Az Office Project Server 2007 emellett integrációt kínál a Microsoft Office rendszerrel, az erıforrás-tervezési alkalmazásokkal, a Microsoft együttmőködési platformjával és a Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 szoftverrel. Az átfogó szolgáltatásokat nyújtó Office Project Server API, az eseménykezelı modell és a számos egyéb funkció egy bıvíthetı projektkezelési eszközzé teszi ezt a megoldást. ─ A kétirányú projektátjáró révén a teljes Office EPM megoldás további projektportfóliókezelési funkcionalitással bıvíthetı; az Office Project Portfolio Server 2007 szoftvert az Office Project Server 2007 ilyen értelmő kiegészítésére készítették. 10.3.3.

HP Projekt és Portfoliókezelı Center (PPMC)

A HP a PPMC Projekt és Portfoliókezelı Center nevő terméket a Mercury szoftvercég felvásárlásával szerezte meg, így a Mercury cég sokéves tapasztalatát és tudását is magáénak tudhatja. A PPMC termék olyan nagy szervezetek számára nyújt átfogó megoldást, ahol fontos, hogy a menedzsment tagjai vezetıi nézetekben bármikor átlássák a futó projekteket és azok státuszát, valamint a projektvezetık automatizált módon tudják kezelni a projektek egymásra hatását (például azt, hogy egy új projekt elindítása a meghatározott erıforrásokkal a többi projektben milyen módosításokat idéz majd elı). A HP Projekt- és portfoliómenedzsment megoldás alkalmazásának fıbb következményei Egy nagy szervezet különbözı egységei számára fontos, hogy ─ a projektek sikeres kivitelezéséhez, a projektcélok eléréséhez szükséges erıforrásokat (mind pénzügyi, mind emberi, mind eszköz) a megfelelı arányokban osszák meg; ─ láthatóvá tegyék a követelményeket, a projektek státuszait és egyéb jellemzıit; valamint ─ elkerüljék, hogy esetleg szükségtelen, az szervezeti célok szempontjából nem döntı vagy nem releváns beruházásokra költsenek el pénzt és használjanak fel emberi erıforrást. A projekt- és portfoliómenedzsment (PPM) megoldás ebben fontos szerepet játszhat azáltal, hogy folyamatos kommunikációs platformot biztosít a kollaboratív, konszolidált tervezéshez. A valósidejő, online rendelkezésre álló információkhoz való hozzáférés a reaktív, elégtelen információval meghozott döntések felıl a szervezetet a proaktivitás felé mozdíthatja el.


24

A HP Projekt- és Portfoliómenedzsment megoldása szabályokkal és automatizmusokkal segíti elı azt, hogy minden érdekelt részt vehessen a döntéshozatali folyamatban, s ezzel azt is, hogy minden területen lehetıleg a leginkább megfelelı beruházási és fejlesztési döntések szülessenek. A HP projekt és portfolió menedzsment megoldások átláthatóvá és irányíthatóvá tehetik a program- és/vagy projektirodák vonatkozásában támasztott igények kezelését, a különféle projektek levezénylését, valamint a stratégiai változások megvalósítását az egész szervezet szintjén, vagy akár annak határain túl is. Lehetıvé teszik továbbá, hogy: ─ a szabályozottság növekedjen; ─ legyen pénzügyi betekintés és nyomon követés a portfolióelemek teljes életciklusán keresztül; ─ menedzselhetık legyenek a költségek az elvárások tükrében; ─ javulhasson a tervezések/becslések pontossága; ─ automatizált folyamatok mentén mőködhessen a projektek implementálása; ─ egy integrált projekt-módszertani megközelítést lehessen alkalmazni; ─ az informatikai, közigazgatási, üzleti, hatósági, auditori és egyéb követelményeknek való megfelelési folyamatok automatizáltak legyenek az igény-felmerüléstıl kezdve az megvalósításig

6. ábra: Projekt- és portfoliómenedzsment folyamatok, módszertanok, követelmények

A HP projektek központi kezelésének, pénzügyi és szervezési folyamatainak automatizálásához fejlesztett PPMC projekt- és portfoliómenedzsment megoldása az alábbi funkciókat nyújtja: Igénymenedzsment


25

─ Közös igénytár: az igénymenedzsment konszolidálja és tárolja az összes szervezeti igényt egy központi tárhelyen az egyszerőbb riportolhatóság, átláthatóság és kontroll érdekében; ─ Tetszıleges számú igény kategória: igény kategória lehet szervezeti kezdeményezés, szervezeti egység, fıosztály, alkalmazás, csoport, felhasználóhoz rendelés stb. Tetszılegesen konfigurálható a szervezet igényeinek megfelelıen riportolhatóság, idızítés és bármilyen fontos információ kezelése érdekében; ─ Igények idızítése és rangsorolása: a kérések idızíthetıek prioritásuk, dátumuk, szükséges erıforrások, vagy egyéb paraméterek alapján. A prioritások változtathatóak, melynek köszönhetıen tudják tükrözni a jelenlegi vagy elvárt szervezeti igényeket; ─ Drag-and-drop folyamatmodellezés: nagyon egyszerően testre szabhatók az out-ofthe-box folyamatok, vagy újak is készíthetık a szervezeti igényeknek megfelelıen; ─ Teljes audit követés: minden igényen, minden változtatás rögzül egy teljes és részletes audit követés érdekében. Portfolió menedzsment ─ Átláthatóság és kontrol a szervezet projektportfoliója felett a beruházások rangsorolásához és nyomon követéséhez, amely jelentıs értéket nyújt a szervezet számára; ─ Segíti a hatékonyságot és a folyamatok megfelelését a standardizáció és az automatikus audit követés által; ─ Gyorsan implementálható a best-practice-eken alapuló out-of-the-box tartalomnak köszönhetıen; ─ Valósidejő menedzsment: az IT státuszokat valós idıben, automatikusan rögzíti, így pontos, naprakész információk állnak mindig rendelkezésre a bonyolult portfolió döntésekhez; ─ Szabályozott, automatizált folyamatok: irányítja a teljes portfolió életciklust, amely az ajánlatkérés, kiértékelés, felmérés, projektindítás és futtatás, éles használatbavétel és elınyök realizálása szakaszokból áll; ─ “Mi történik – ha“ szkenárió tervezés: projektek, ajánlatok, eszközök optimális kombinációjának megtervezése, a szervezeti céloknak történı megfelelés érdekében; ─ Fejlett portfolió irányítás: a portfolió illesztése a szervezeti stratégiához.


26

7. ábra: Portfolió információk megjelenítése, valós idejő betekintést nyújtva a szervezeti vezetık számára a portfolióba, segítve ezzel a döntéshozást

Projekt menedzsment ─ Valósidejő monitorozás és kontroll: valósidejő betekintést nyújt a projekt erıforrásokba, folyamatokba, státuszokba és függıségekbe (ami javíthatja a kommunikációt és a hatékonyságot); ─ Integrált projektek és folyamatok: a standard alapadatok, mérföldkövek, kritikus útvonalak és projekt template képességeken túl, digitalizált best-practice folyamatok (feladat szintő workflow-k) képesek kikényszeríteni a feladatokat, így a résztvevıknek biztosítani lehet a szükséges idıt a szükséges információval. Projekt menedzserek használhatják a meglévı folyamatokat, vagy készíthetnek újakat saját igényeiknek megfelelıen; ─ Projekt együttmőködés: támogatja a projektközi függıségeket, hogy kezelhetık legyenek külsı feladatok és projektek. A státusz információk folyamatosan, valósidıben frissülnek, így nem tolódnak el a határidık a résztvevık tudta nélkül. A projektmenedzsereknek lehetısége van meglévı szoftver befektetések és ismeretek kihasználására rugalmas API-kkal és kétirányú interfésszel a Microsoft Project felé; ─ Részletes erıforrás és pénzügyi menedzsment; ─ Optimalizált stratégia és mőködtetés: a legmagasabb prioritású elemekre lehet fókuszálni és biztosítható, hogy az erıforrások a legfontosabb és a leginkább stratégiai projektekhez legyenek allokálva.


27

Program menedzsment ─ Automatizált komplex PMO folyamatok: szabályozott folyamatokat biztosít a változások, kockázatok, minıség, kérdések, problémák, idızítések, erıforrások, kiadások és költségek kezeléséhez. ─ Out-of-the-box best-practice folyamatok: Out-of-the-box best-practice folyamatoknak köszönhetıen azok gyorsan implementálhatók. Továbbá könnyen testre szabhatóak és kiegészíthetıek ezek a folyamatok egyszerően használható drag-and-drop módszerrel. ─ Átláthatóság és kontroll a projektek felett: a valósidejő információk lehetıvé teszik a vezetık számára, hogy monitorozzák a komplex, multi-projekt programokat és bármikor le lehessen fúrni a projekt részletekbe. ─ Együttmőködés és a résztvevık összehangolása: erıforrás és költség átláthatóság a programokon és projekteken át. Tevékenységek nyomon követése, életciklus kezelése a döntések meghozásához. Részletes költség és idızítés metrikák a program kezdeményezéstıl az implementációig, így a résztvevık folyamatosan hozzáférnek a szükséges információkhoz, és összhangban lesznek a költségek, idızítések, elvárt és elért eredmények. Erıforrás menedzsment ─ Erıforrás betekintés: ellátás-és-igény átláthatóságot biztosít az erıforrások és szakértelem szintek tekintetében. ─ Erıforrás modellezés: könnyen modellezhetı erıforrás ellátás és igénylés, hogy gyorsan kiértékelhetı legyen, hogy egy új projekt igény és budget milyen nevesített erıforrást és szakértelmet igényel. ─ Erıforrás keresés: az erıforrás attribútumok és erıforrás keresés segít megtalálni a legmegfelelıbb erıforrást, amely hozzárendelhetı egy konkrét projekthez vagy feladathoz. ─ Optimalizált erıforrás hatékonyság: betekintést és folyamatokat biztosít az erıforrások allokálásához az egyes csoportok legmagasabb prioritású tevékenységeihez. ─ Valós idejő tranzakciók: figyeli a projektállapot változásokat, tranzakciókat valós idıben, így az erıforrás kihasználtság és státusz információk mindig aktuálisak. ─ LDAP integráció: összerendelhetıek az erıforrás attribútumok, mint a szakértelmek, tapasztalatok, szintek, menedzserek, szervezeti egységek és egyéb információk. 10.3.4.

Goal Director (GDPM módszertan saját támogató szoftvere)

A Goal Director, hasonlóan a HP PPMC nevő, elıbbiekben bemutatott megoldásához, nem csak egyszerő projekttervezési eszközt nyújt, hanem számos összetett projekt és erıforrás egységes kezelését segíti. A Goal Director szoftverrel támogatott környezetben biztosítható az, hogy a menedzsment az szervezeti eredményekre koncentráljon, míg a munkát végzı csoportok tisztán látják, hogy milyen teljesítmény szinten kell dolgozni, hogy a kívánt eredményt elérjék. A Goal Director a GDPM projektvezetési metodológiára épül. Ez a módszertan 1984 óta számos európai országban elterjedt. A Goal Director projektmenedzsment tervezı és szabályozó eszközei a CPM technikára épülnek, melyet az elmúlt 30 évben folyamatosan fejlesztettek az USA-ban. A GDPM új gondolata, más projektvezetési módszertanokhoz


28

viszonyítva a célra fókuszálás kiemelése, s annak következetes végig vitele a projektmunka során, illetve a technikákban. Számos olyan sikertelen projektet ismerünk, amiben a projekt tervezésekor nem lettek világosan definiálva a „ki?”, „mit?”, „miért?” kérdések, de vannak példák arra is, ami a másik véglet, amikor a projekt dokumentálása nagyobb terhet ró a csapatra, mint maga a projekt megvalósítása. A Goal Director ezekben a helyzetekben különösen hatékony, mivel eredmény és felelısségorientált megoldást ad, valamint a tervezési és ellenırzési feladatok strukturálásával magas projekteredményeket is hoz. A GDPM módszertan megközelítés teljesen összeegyeztethetı a többi standard módszertannal, úgy mint PRINCE2, SUMMIT, V-Model vagy HERMES. A GDPM magas szemlélető projekt célokat definiál (milestone plan), melyet a késıbbiekben ellenırzı eszközként is használ és ezeket folyamatosan szem elıtt tartja. A GDPM nem helyettesíti a megszokott részletes termék és/vagy feladat alapú szemléletet, hanem kiegészíti azt. Ennek tükrében a GDPM egy menedzsment filozófia, mely számos eszközt és alapelvet tartalmaz a projektek tervezéshez, szervezéshez és vezetéshez. A GDPM használatával a projekt szponzor is és a projekt tagoknak is lehetısége van, hogy ne a különbözı projektmódszertanok eszközeit használva kövessék nyomon a projekt elırehaladását, hanem mindenki a saját feladatára koncentrálva éri el a csapat az eredményeket. A módszertan használatakor három alapvetı kérdés megválaszolása szükséges: ─ Miért? – Projekt nézet: Tisztázza a projekt és az elvárt célok közti kapcsolatot, továbbá szervezeti általános szabályokat és folyamatokat definiál a projekt vezetéséhez. ─ Mit? – Szállítási nézet: Mérföldkövek meghatározása, mely rövid, egyszerő és átfogó képet ad a projekt egészérıl feltüntetve a határidıket és szerepköröket egyaránt. ─ Hogyan? – Tevékenység nézet: Felelısségi mátrix kerül kialakításra, melyben a részfeladatok és felelısök kerülnek megnevezésre. 10.3.4.1. A GDPM fı komponensei (a Goal Directorban) ─ Milestone – mérföldkı a GDPM alapeleme, mely egy elérendı célt rögzít, mely alatt az összes projekt tag ugyanazt érti és egyértelmően definiálja, hogy mikor számít elértnek a cél. ─ Milestone plan – a mérföldkı terv tartalmazza a mérföldkövek függıségeit, a mérföldkövek rövid leírását és a határidıket.


29

8. ábra: Goal Director – a GDPM mérföldkı terv

─ Responsibility chart – A felelısségi mátrix megmutatja, hogy az egyes mérföldkövek elérésében mely csoportok érintettek és milyen szerepkörben.


30

9. ábra: Goal Director - GDPM felelısségi mátrix

─ Principle chart – a felelısségi mátrixhoz hasonlóan, a projekt egészére vonatkozó általános szabályokat fekteti le (pl.: XY tartja karban a mérföldkıterveket). ─ Activity plan – a tevékenység lista tartalmazza a mérföldkövek eléréséhez szükséges összes tevékenységet. A terv információkat tartalmaz az ütemezéssel, az erıforrás felhasználással és felelısséggel kapcsolatban minden tevékenység esetében.

10. ábra: Goal Director - GDPM tevékenységek tervezése

.


31

11. ábra: Goal Director - GDPM projektterv áttekintı nézete


32

10.3.5.

dotProject.net nyílt forráskódú projektmenedzsment keretrendszer

A dotProject.net egy nyílt forráskódú, web alapú projekt menedzsment keretrendszer, amely moduláris felépítésének köszönhetıen rugalmasan tud alkalmazkodni az adott szervezet (projektgazda, közremőködı stb.) igényeihez. A dotProject.net képes kezelni számos projektet, projekt feladatot (Gantt diagrammokkal), fórumot, a projektekhez kapcsolódó naptárat, névjegyeket, feltöltött fájlokat. A szoftver rendelkezik egy ún. ticketing (helpdesk) rendszerrel is, mely a projektekkel kapcsolatos hibákat, panaszokat rögzíti és követi nyomon a hiba nyitásától a megoldásáig, közben a felhasználót minden eseményrıl tájékoztatva. A rendszert felkészítették a többnyelvőségre (jelenleg 17 nyelvi modul érhetı el, beleértve a magyar nyelvőt is), valamint a témakezelésnek köszönhetıen pillanatok alatt átalakítható a weboldal kinézete is. A szoftver jogosultságkezelése is igen szofisztikált, melyben modulonként határozható meg, hogy egyes felhasználók mely komponensekhez milyen jogosultsági szinten férhetnek hozzá. A moduláris felépítésnek köszönhetıen a felhasználók saját modulokat készítenek a rendszerhez, melyben számos, igen gyakori igényeket kielégítı megoldást készítettek már, úgy mint leltár vagy munkaidı nyilvántartó rendszer.


33

12. ábra: dotProject projektadatlap

10.3.5.2. dotProject alap modulok A dotProject rendszer a következı alap modulokat tartalmazza: ─ Backup Module – konfigurációk mentése ─ Calendar – naptár funkció ─ Companies, Departments and Contacts – szervezetek, szervezeti egységek és szerzıdések nyilvántartása ─ File Module – fájlkezelı modul ─ Forums – fórum funkció ─ Gantt Charts – projektek grafikus megjelenítése Gantt diagrammon ─ History Module – változások nyomon követése ─ Links Module – hivatkozások kezelése ─ Project Reports – projekt riport funkciók ─ Projects – projektek kezelése ─ Resources Module – erıforrások kezelése ─ Smartsearch Module – keresı modul ─ Table of Contents - tartalomjegyzék ─ Tasks – feladatok kezelése ─ The Basics – alap modul ─ Where Do You Find – súgó funkció


34

10.3.5.3. Fıbb kiegészítı modulok a dotProject rendszerhez ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

─ ─

Help Desk Module – helpdesk rendszer DPNews – RSS modul Hosting Module – domain-ek regisztrációját nyilvántartó modul Import-Export Module – különbözı formátumok importálásához és exportálásához. Támogatott formátumok: XML, CSV, SQL, MS Project Mantis Module – Mantis bugtracker hibajegykezelı integráció Postnuke Module – Postnuke portálrendszerrel való integráció Project Importer – Microsoft Project 98-2003 verziókban készített projektek importálását támogatja. (Átvett információk: dátumok, átfutási idık, erıforrás hozzárendelések, százalékos elırehaladás) Risk Management Modul – Kockázatkezelı modul, a kockázatok és projekt feladatokra gyakorolt hatását követhetjük nyomon TimeCard Module – a felhasználók munkaidejét teszi mérhetıvé 10.3.5.4. dotProject roadmap

A dotProject jelenlegi verziója a fenti modulok által nyújtott szolgáltatásokat viszonylag stabilan nyújtja, ám mivel nincs fix, dedikált fejlesztı csapat a projekt mögött, ezért csak tervezett idıpontok vannak a más projektmenedzsment szoftverek által nyújtott további szolgáltatások implementálására. A hivatalos weboldal szerint a következı új szolgáltatások lesznek elérhetıek: Verzió dotProject 2.1.2 dotProject 3.0 dotProject 4.0 dotProject 5.0 dotProject 6.0

10.3.6.

Új szolgáltatások Jelentıs hibajavítások Resource Management Project Budgeting Project Reporting és Risk Management Collaborative Element és Workflow

Kitőzött dátum Jelenleg nincs kitőzött dátum nincs kitőzött dátum nincs kitőzött dátum nincs kitőzött dátum

TUTOS nyílt forráskódú projektmenedzsment rendszer

A TUTOS szoftver szintén opensource megoldás, mely a projekttervezésen kívül számos csoportmunkát támogató funkciót foglal magába, ezért az opensource megoldások közül, hasonlóan a dotProject.net-hez, szintén igen népszerő a felhasználók körében. A rendszer a következı funkciókat támogatja: ─ felhasználók és csoportok számára naptárfunkció o csoport vagy egyéni események tervezése o e-mail alapú meghívás o különbözı tevékenységek színkódokkal ellátása o szükséges erıforrások megjelenítése eseményenként o ünnepnapok tervezhetıek


35

─ névjegyzék o szokásos elérhetıségi adatok megadása (teljes név, elérhetıségek, címek, feladatkör, stb.) o dokumentumok, fényképek csatolhatóak ─ bug tracking rendszer o státuszok nyomon követése o history funkció o hiba statisztikák o automatikus értesítés a hibajegy kezelésérıl o idıkezelés rögzített hibajegyenként ─ task menedzsment o állapotok, idı, átfutási idı nyomon követése o grafikus megjelenítés o automatikus e-mail riasztás változások esetén

13. ábra: Feladatok nyomon követése a TUTOS rendszerben


36

14. ábra: Feladatok Gantt nézete a TUTOS rendszerben

─ dokumentumkezelés o verziókezelés o lock-olás o korábbi verziók o kiegészítı dokumentum információk


37

15. ábra: TUTOS szoftver - Dokumentumkezelı felület

─ jogosultságkezelés o különbözı feladatkörök meghatározása, jogosultsági szinten hozzárendelése ─ idınyilvántartás projektfeladatonként ─ többnyelvőség támogatott (magyar nyelvő verzió elérhetı)


38

Microsoft Office Project Server 2007

HP PPMC

Goal Director

dotProject.net

TUTOS

1

Adjon lehetıséget egyszerő és összetett projektek feladatainak létrehozására, tervezésére

2

Adjon lehetıséget a projekten belül tevékenységi terv kidolgozására

3

Támogassa az egyes feladatokhoz erıforrások hozzárendelését (személy, eszköz)

4

Támogassa az egyes részfeladatok függıségének megadását

5

Adjon lehetıséget a projekt során a készültségi szintek nyomon követésére

6

Biztosítson integrált költségtervezési funkciót



7

Adjon lehetıséget projektek közötti kapcsolatok definiálására







8

Adjon lehetıséget projektek közzétételére





9

Támogassa tartalék idık adminisztrálását

No

Funkció

Microsoft Office Project 2007

10.4. A piacon rendelkezésre álló projektvezetést támogató szoftverek táblázatos összehasonlítása


39

10 Adjon lehetıséget a részfeladatok átfutási idejének megadására

11 Támogassa megosztott resource pool-ok kezelését, melyeket projektek közt megoszthatóak









12 Minden erıforrás rendelkezzen saját naptárral, melyben a foglaltsága nyomon követhetı







Biztosítson többféle nézetet a projekt tervezése során (naptár típusú nézet, Gantt diagram, hálózati diagramm, feladatok munkaóra-felhasználása, erıforrások kihasználtsága, stb.)



16 Támogassa ismétlıdı feladatok létrehozását

17 Központi relációs adatbázisban tárolja a projekt adatokat









19

Az ismétlıdı feladatokat támogassa varázslókkal (Projekt létrehozás, feladatok létrehozása,  erıforrás hozzárendelés, riporting, stb.)



20

Biztosítson integrációs lehetıséget az alapvetı Office alkalmazásokhoz (Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Visio)

21 Adjon lehetıséget a projektek portál rendszerben való megjelenítésére (pl.: Microsoft Sharepoint)





22 Legyen megfelelı mértékben skálázható



23 Mutassa ki az esetleges erıforrás túlterheléseket



24 Adjon lehetıséget a projektek elırehaladásának követésére, változásaira

13

Tökéletes együttmőködés, kétirányú „átjárhatóság” projektdokumentáció-kezelési alrendszer között

a

projektvezetési

alrendszer

és

14 Adjon lehetıséget az elkészült projektterv mentésére, nyomtatására

15

Riportok készítésekor adjon lehetıséget tevékenységek kiemelésére (cellaszínezés) 18 Adjon lehetıséget az elkészült projekteket webes felületen való megtekintésére


a

40

25 Adjon lehetıséget a projekt korábbi állapotához viszonyított eltérések elemzésére



26 Támogassa a dokumentumok, kockázatok, problémák rögzítését a projektfeladatokhoz





Támogassa a tevékenység tervezés során a listázást, szakaszolást, ütemezést, valamint határidık, korlátok és kritikus út megadását

28 Biztosítsa a szervezet erıforrás készleteinek központi nyilvántartását







29 Támogassa sablonok kialakítását



30 Erıforrások kezelésénél különböztessen meg emberi és anyagi erıforrásokat

31

Adjon lehetıséget kockázatok, problémák kezelésére, melyek tevékenységekhez kapcsolhatóak,  valamint felelısök rendelhetıek hozzá



32

Tartalmazzon vezetıi nézeteket, jelentéseket (pl.: központi nézetek, projekt nézetek, erıforrás központi nézetek, portfolióelemzı OLAP nézetek)



33 A nézeteknél kialakítása során adjon lehetıséget jogosultsági szintek megadására



34 Biztosítsa az erıforrások kihasználtságának vizsgálatát

35 Adjon lehetıséget szerep és tudás alapú erıforrás allokációra











36 Rendelkezzen értesítési rendszerrel







37 Adjon lehetıséget web alapú projektfájl szerkesztésre





38 Folyamatos support, hibajavítások, gyártói támogatás

27

A fentebb bemutatott és a követelményeknek történı megfelelés vonatkozásában értékelt rendszerek közül ma Magyarországon az informatikai (és a kapcsolódó) projektek végrehajtása során a közigazgatásban (de a versenyszférában is) egyértelmően a legelterjedtebb az MS-Projekt rendszer használata (azon eseteket tekintve, ahol egyáltalán projektszerő mőködésrıl beszélhetünk és még projektmenedzsment szoftvert is használnak – ezen esetek száma ma még viszonylag kevés, s szinte csak a legnagyobb projektekre jellemzı).


41

11. A projektdokumentáció-kezelési alrendszerrel szembeni követelmények Ebben a fejezetben az E-közigazgatási keretrendszer részeként megvalósuló Szakmai monitoring keretrendszer projektdokumentáció-kezelési alrendszerével kapcsolatos követelményeket specifikáljuk. A Szakmai monitoring keretrendszer – projektdokumentáció-kezelési alrendszer egy olyan, komplex szoftver, amelynek feladata az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) Közigazgatási Operatív Programjai (EKOP, ÁROP) keretében megvalósuló nagy, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projektdokumentációkezelési feladatok átfogó, hatékony informatikai támogatása és ennek révén e projektek, valamint ezen keresztül a Közigazgatási Operatív Programok és az ÚMFT sikeres megvalósításának elısegítése. A cél olyan rendszer (szoftver-csomag) kiválasztásának elısegítése, amely rendszer komplex módon és hatékonyan támogathatja a projektdokumentációs feladatokat az alábbi, fıbb projekt-területeken: ─ projekttervezés, projektirányítás ─ projekt pénzügyi tervezése, elszámolása ─ az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, Európai Szociális Alapra és Kohéziós Alapra, illetve az ezen alapok pályázatai támogatásával megvalósuló projektekre vonatkozó szabályozásból adódó dokumentálási feladatok támogatása (pályázatírás, riportok, elszámolások stb.)

11.5.

Követelmény-csoportok

Az elektronikus dokumentumkezelı rendszerek legkézenfekvıbb elınye, hogy a dokumentumok és a velük elvégzendı munkafolyamatok követhetıvé, visszakereshetıvé, átláthatóvá és ez által hatékonyabbá válnak. Nem elhanyagolható elıny, hogy a dokumentumok rendszerezetten, strukturáltan kerülnek tárolásra és integrált keresık segítségével visszakereshetıvé válnak. A projektdokumentáció-kezelési alrendszerrel szemben támasztott fıbb követelményeket az alábbi csoportokba foglalva elemezzük: ─ funkcionális követelmények; ─ technikai követelmények; ─ a szállítóval szembeni, fıbb követelmények, valamint a szervezet alkalmazkodóképességének szerepe.


42

11.6.

Funkcionális követelmények

A projektdokumentáció-kezelési alrendszerrel szemben támasztott funkcionális követelmények a következık: ─ A projektek teljes életciklusa alatt kezelje a keletkezı dokumentációkat, dokumentumokat (mind az elektronikus, mind pedig a papír alapú dokumentumokat, utóbbiakat természetesen elektronikus formában – szkennelve, digitalizálva) ─ Lehessen a különbözı dokumentumokat mind projekthez, mind pedig konkrét projektfeladathoz hozzárendelni ─ Kövesse és tartsa nyilván a projekt során keletkezı dokumentumok verzióit, azok változásait, jelölje külön a dokumentumok végleges verzióját (megkülönböztetés a munkaverzióktól) ─ Biztosítsa, hogy egy adott dokumentáción egyidıben csak egy projekttag dolgozhasson (kikölcsönzés / visszacsatolás, check in/check out) ─ Biztosítsa az alábbi keresési lehetıségeket: o kulcs-indexek alapján o meta-adatok alapján o tartalom szerint (opcionális) ─ Tartalmazzon rövid szöveges leírási lehetıséget a fájl tartalmát illetıen ─ Adjon lehetıséget a fájl-jelölı kulcsszavak megadására ─ Adjon lehetıséget azonos nevő fájlok tárolására ─ Adjon lehetıséget egy dokumentum „véglegessé nyilvánítására” ─ Adjon lehetıséget egy „véglegessé nyilvánított” dokumentum ismételt kikölcsönözhetıvé tételére ─ Különböztesse meg a legfrissebb, és megelızı verziókat ─ Adjon lehetıséget fı, és alverzió számok megadására ─ Tartalmazzon automatikus (félautomatikus) verziókövetést ─ Tartalmazzon áttekintı nézetet egy fájlhoz tartozó megelızı verziók áttekintésére ─ Tartsa nyilván, hogy ha a fájlt kikölcsönözték, kinél van az utolsó verzió ─ Adjon lehetıséget kapcsolódó (ügyfél/alvállalkozó) cég, és a fájl összerendelésére ─ Adjon lehetıséget a fájlok kategorizálására ─ Hozzáférés, jogosultságkezelés o a dokumentum-hozzáférés legyen összhangban a projekthez, projektfeladathoz történı hozzáféréssel, és ne legyen túlbonyolított o tegye lehetıvé különbözı hozzáférési jogosultságú felhasználók (projekttagok, alvállalkozók és további szereplık) o valósítson meg kiegészítı jogosultságkezelést per file jelleggel ─ Tegye lehetıvé könyvtárak kezelését ─ Akadályozza meg a véletlen felülírást ─ Lehessen szőrni a projektekhez/feladatokhoz csatolt fájlokra ─ Legyen lehetıség automatikus dokumentumgenerálásra (projekt / feladat / határidı, pl. automatikus riport a határidı elérésekor vagy más esemény bekövetkezésekor) ─ Biztosítson automatikus e-mail küldést esemény bekövetkezésekor - fájlmozgás, kikölcsönzés, új feladat, feladat változása (az e-mail küldés opcionális lehetıség legyen) ─ Támogassa dokumentum sablonok használatát (pl. pályázatíráshoz) ─ Legyen egyszerő a felhasználói felület, minél egyszerőbb struktúrájú legyen („minél kevesebb kattintással lehessen dolgozni”)


43

─ legyen a felhasználók által könnyen elfogadható

11.7.

Technikai követelmények

A projektdokumentáció-kezelési alrendszerrel szembeni technikai követelményeket az alábbiakban foglalhatjuk össze. ─ Teljeskörő együttmőködés, kétirányú „átjárhatóság” a projektvezetési alrendszer és a projektdokumentáció-kezelési alrendszer között. ─ Külsı (interneten keresztüli) hozzáférés a dokumentumokhoz (külsıs projekttagok, illetve belsıs projekttagok otthoni munkavégzése, valamint távmunkavégzés lehetısége). ─ A browser-en keresztül történı használat preferált, de ennek hiánya nem kizáró ok. ─ Legalább logikai szintő kapcsolat a projektgazda szervezet által használt pénzügyi rendszerrel. ─ Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı alkalmazói rendszer szállítása. ─ Platform-függetlenség (multi-platformos támogatás). ─ Open Source megoldás elıny, de nem követelmény.

11.8. A szállítóval szembeni, fıbb követelmények, valamint a szervezet alkalmazkodóképességének szerepe A (nagy szervezetek számára készült) tartalomkezelı rendszerek bevezetésének talán legkritikusabb pontja, hogy a felhasználók hogyan fogadják az új rendszert. Még ha a tartalomkezelés valamennyi egyéb célja is megvalósul, az ebbıl a szempontból eredménytelen rendszerek csak korlátozott sikereket érhetnek el. Ugyanakkor, a felhasználók rendkívül elégedettek lesznek a munkájukat gördülékenyebbé tevı, hatékonyságukat növelı és a feladataikat megkönnyítı rendszerrel. A tapasztalatok szerint a felhasználók azokat a rendszereket fogják elfogadni, amelyek minimális betanulást igényelnek, és lehetıvé teszik a dolgozók számára a szándékuknak megfelelı munkavégzést. Az ismerıs és ösztönösen használható kezelıfelületek abban is segítenek, hogy a felhasználók a rendszert pusztán a jelenlegi munkafolyamat kiterjesztéseként fogadják el, ne pedig egy teljesen új eljárásként kezeljék. A webes tartalom létrehozására, valamint a közzétételi folyamat automatizálására szolgáló, könnyen használható eszközök a tartalomkezelési megoldás elfogadására ösztönzik a közigazgatási, üzleti stb. felhasználókat, és elısegítik azt is, hogy a weben keresztül kommunikáljanak az ügyfelekkel. Összegezve, a felhasználói elfogadottság akkor lesz a leggyorsabb, ha a felhasználók valóban a személyes munkájuk hatékonyságát és korszerősítését segítı eszközként tekintenek a tartalomkezelési rendszerre. A felhasználók a dokumentumok gyorsabb megtalálását elısegítı, a jóváhagyási folyamatokat meggyorsító, valamint a feladatok felesleges ismétlését minimálisra csökkentı rendszereket fogják elfogadni és támogatni.


44

Mindezeket figyelembe véve elengedhetetlen, hogy a bevezetést végzı szállító rendelkezzen hasonló szektorban és méretben szerzett tapasztalattal és gyakorlattal. A szállító feladata nem csupán a rendszer leszállítása, hanem a szervezet leghatékonyabb mőködését elısegítı „best practice” technikák átadása is. Ennek megfelelıen a projekt sikeressége már a tervezési fázisban gyökerezik, mivel kiemelten fontos, hogy a szállító a megrendelı igényeit helyesen mérje fel és ezen igényeket a legmegfelelıbb formában valósítsa meg. Ajánlott, hogy a szervezet rendelkezzen kijelölt kulcsfelhasználóval, aki az átlag felhasználónál mélyebben ismeri a rendszer elemeit, képes az átlagfelhasználó ismeretein túlmenı konfigurációs módosításokra is. A szállító és a megrendelı közti tudástranszfer hatékony módja az on-the-job training, vagyis a tervezés pillanatától a projektzárásig javasolt a kulcsfelhasználók részvétele az implementáció során. A dokumentumkezelı rendszerek sikertelen bevezetésének oka legtöbbször nem valamilyen technikai probléma, hanem az, hogy nem felel meg maradéktalanul a szervezeti igényeknek. A dokumentummenedzsment rendszer bevezetések több mint felében nem teljesülnek a szervezetek elızetes várakozásai ezek közül is a leggyakoribb probléma, hogy nem térül meg a projekt, mivel a bevezetett rendszert a munkatársak nem hajlandók a terveknek megfelelıen használni. Elıfordul, hogy egy dokumentummenedzsment-rendszer a felhasználókon bukik meg, mivel nem tartják ergonomikusnak, nem felel meg az igényeiknek, nem tetszik a felhasználói felület, vagy egyszerően túl bonyolultnak találják a szoftver mőködését. Ilyen esetekben a munkatársak hamar megtanulják, milyen módon kerülhetik meg a dokumentumkezelı rendszert, és e-mailben vagy akár egy pendrive-on cserélik ki egymás között a dokumentumokat. Ennek következtében a munkavégzés hatékonysága nem javul, vagyis hiába történt meg a befektetés; emellett biztonsági szempontból is rendkívül aggályos lehet a dokumentumok megkerülı csatornákon keresztüli cseréje. A rendszer bevezetése kapcsán a felhasználókat négy csoportba lehet sorolni abból a szempontból, hogy a változásokra hogyan reagálnak: ─ a támogatók nyitottak a változásra, és egészen biztosan használni fogják az új rendszert; ─ a tanácstalanoknak nincsen kialakult véleményük, így jó kommunikációval könnyen meg lehet gyızni ıket az alkalmazás elınyeirıl; ─ az elutasítók csoportjába tartozó dolgozók úgy érzik, hogy a változások egzisztenciájukban érintik ıket, ezért ellenállnak azoknak; ─ az elfogadók vegyes csoportot alkotnak: ık nem fogják elszabotálni a rendszer bevezetését, de nem is érdekli ıket különösebben annak sikere; különbözı indokokkal, de elfogadják a változásokat. A gyakorlat szerint a támogatókat szükségtelen gyızködni, az elutasítókat pedig nem mindig lehet, illetve nem feltétlenül érdemes, ezért elsısorban a tanácstalanok és az elfogadók felé kell irányítani a kommunikációt, hogy pozitív várakozás alakuljon ki bennük a rendszerrıl. Ha a dokumentumkezelı rendszert használók kerülnek többségbe, akkor az ellenzıket is könnyebben elfogadókká lehet tenni. Mindehhez hatékony belsı marketingre van szükség,


45

valamint a projekt bevezetése elıtt már szükséges az alkalmazottak fele a megfelelı kommunikáció.

11.9. A piacon rendelkezésre álló, projekt dokumentumkezelést támogató szoftverek összevetése Az elmúlt évek során óriási mennyiségő kevésbé rendszerezett, vagy teljesen rendszerezetlen tartalom halmozódott fel a szervezeteknél: e-mailek, dokumentumok, képanyagok, videofelvételek, képek, weboldalak, stb. formájában. Ezek az anyagok gyakran rendezetlen káoszt alkotnak, és ez megakadályozza, hogy a szervezet megfelelıen hasznosítani tudja ezeket az értékes információkat és segítségükkel javítsa a tudás megosztását, tökéletesítse a kommunikációt az ügyfelekkel, és növelje a folyamatok hatékonyságát. Az ECM megoldások segítségével az ilyen szervezetek szembe tudnak nézni ezen kihívásokkal. Mivel nem csak szöveges dokumentumokról beszélhetünk, hanem számos más képi, vagy akár multimédia formátumról, ezért a szoftvereket szokás tartalomkezelıként is említeni. A következı pontokban áttekintjük a piacon található nagyobb tartalomkezelı megoldásokat, majd a fejezet végén összegezzük a szoftverek által nyújtott funkcionalitásokat táblázatos formában. A dokumentum korlátos terjedelme miatt az azonos funkcionalitásokat nem emeltük ki minden fejezetpontban, ezeket a fejezet végén található táblázatban összegeztük. 11.9.1.

Microsoft Office SharePoint Server 2007

A Microsoft nagy szervezetek számára készült tartalom- és dokumentumkezelési rendszere olyan integrált megoldást nyújt a szervezetek számára, amely különféle tartalomtípusok, például dokumentumok, őrlapok, képek, multimédia dokumentumok, e-mailek, azonnali üzenetek és sok más tartalomtípus teljes életciklusának kezelésére alkalmas. A felhasználói elfogadottság, – ami kulcsfontosságú a dokumentumkezelı rendszerek bevezetése során - a már jól ismert Microsoft-alkalmazásoknak (például a Word és az Outlook programmal), valamint a megszokott webböngészıknek köszönhetıen igen magas lesz. Az ismerıs eszközökkel való együttmőködés lehetıvé teszi a felhasználók számára, hogy a tartalomkezelési rendszert megszokott munkamenetük kiegészítéseként alkalmazzák munkamódszereik megváltoztatása nélkül. Az eszközök széles tárháza áll rendelkezésre az elektronikus tartalom, dokumentumok kezelésére és szabályozására. Ezek segítségével a szabályokat egyszerőbb betartani és betartatni, illetve a közigazgatási, üzleti stb. adatokat is könnyebb megvédeni. Egyszerősíthetık a napi, mőködési folyamatok is, amelyhez elektronikus őrlapok és kész munkafolyamat-mőveletek állnak rendelkezésre. Mindez általában növeli a szervezet hatékonyságát. Az említett munkafolyamatokat a felhasználók a megszokott Microsoft Office-alkalmazások, az e-mail és a webböngészık segítségével kezdeményezhetik, követhetik nyomon. A Microsoft tartalomkezeléssel kapcsolatos elképzelésének lényege a különbözı komponensek és technológiák közös keretrendszerén alapuló integrált tartalomkezelési megoldás létrehozása, amelynek kialakításánál a méretezhetıség, az együttmőködı-képesség és a stabilitás a cél. Az egységes architektúra közös szolgáltatáskészletet (kijelzı-


46

keretrendszer, integrált keresési funkciók, integrált felhasználókezelés és felhasználói jogosultságok, digitális jogkezelés, munkafolyamatok, biztonsági modell és együttmőködés) nyújt, továbbá egységes tárolási infrastruktúrát biztosít tetszıleges típusú és mérető tartalomkezelési objektum, többek között dokumentumok, e-mailek, őrlapok, képek, webtartalom-objektumok, vitafórumok, listák, hivatkozások és egyebek tárolásához. Ez biztosítja a különbözı tartalomkezelési összetevık, például a dokumentumok, a rekordok, a webes tartalom és az őrlapok kezelésére szolgáló területek együttmőködését és egységességét. A Microsoft egységes ECM-architektúrája ezenkívül belsı és külsı hálózati, valamint internetes webhelyek segítségével támogatja az egyének, a munkacsoportok és a szervezeti egységek munkáját, anélkül, hogy az eltérı helyzetekben külön rendszereket kellene használni. A rendszer fokozatosan és egyszerően bıvíthetı új funkciókkal az alapját képezı infrastruktúra architektúrájának módosítása nélkül. A közös architektúrának köszönhetıen a felhasználók újrahasznosíthatják az alkalmazásokat, a programkódokat és a webhelyek tartalmát, ami a fejlesztık és az informatikai szakemberek számára egyaránt univerzális fejlesztési és rendszerbe állítási lehetıséget nyújt, továbbá gyors üzembe helyezést és alacsony képzési költségeket jelent, és az informatikai személyzet részérıl is csak minimális beavatkozást igényel a különbözı közigazgatási, üzleti stb. funkcióknak megfelelı többféle megoldás bevezetéséhez és karbantartásához. A Microsoft Office SharePoint Server 2007 a szerver szolgáltatások olyan integrált eszköztára, amely átfogó tartalomkezelési keresırendszerrel rendelkezik, valamint hatékonyan segíti a szervezeten belüli információáramlást, csoportmunkát. Ezen kívül átláthatóságot, automatizmusokat biztosít az egyes mőködési területek között, így segíti a hatékonyabb munkavégzésben a felhasználókat. Az Office SharePoint Server 2007 a cég intranetes, extranetes és webalkalmazásait részekre osztott rendszerek helyett egyetlen integrált platformon támogatja. Emellett ez az együttmőködési és tartalomkezelési kiszolgáló a kiszolgálófelügyelethez, az alkalmazások bıvítéséhez és a közös munkához szükséges eszközöket is biztosítja az informatikai szakemberek és fejlesztık számára. A MOSS környezet 6 fı területen segíti a szervezet munkáját: együttmőködés, portálok, keresés, tartalomkezelés, folyamatok és őrlapok, kapcsolati adatok. Ezek közül a fejezetben a tartalom és dokumentum menedzsmentre fókuszálunk. 11.9.1.1. A (nagy szervezetekre kidolgozott) tartalom menedzsment ─ Dokumentumok központi tárolása, kezelése és elérése az egész szervezeten belül A szervezeten belül minden dokumentum és tartalom egy központi helyen tárolható és strukturálható. A felhasználók egységes módon navigálhatnak az adatok között, és egységes módon kereshetik meg a számukra érdekes információt. A tárház alapértelmezett beállításai módosíthatók is: lehetıség van munkafolyamat-kezelés hozzáadására, visszatartási házirend létrehozására, illetve új sablonok és tartalomtípusok felvételére. ─ A dokumentumok szabályozása részletes és teljes házirend-felügyelet segítségével


47

Lehetıség van testreszabott dokumentumkezelési házirend kialakítására. A dokumentumokhoz való hozzáférés az elemek szintjén szabályozható; emellett megadhatók visszatartási idıszakok és lejárati mőveletek, a tartalom pedig dokumentumnaplózási beállítások segítségével követhetı nyomon. A házirend a megszokott ügyfélalkalmazásokban is mőködik, ezzel a szabályoknak való megfelelés minden munkatárs számára automatikus és egyszerő. A tartalomvédelmi szolgáltatással (IRM) való együttmőködés pedig biztosítja, hogy a titkos és bizalmas adatok akkor is hatékonyan védve legyenek, ha nem kiszolgálón találhatók. ─ Idımegtakarítás és az adatok egyszerő újrahasznosítása A tartalmakat egy központi dokumentumtárban rendezve és osztályozva egységes módszer alkalmazható a rendezéshez, kategorizáláshoz, tallózáshoz és a megfelelı adatok gyors megkereséséhez. ─ A bizalmas adatok védelmének elısegítése A dokumentummal – bárhova is menjen – együtt mozgó integrált jogosultságkezelés segíti az adatok védelmét. A felhasználók hozzáférési jogosultsága megadható egyedi elemekhez, és a metaadatok a végleges közzétételt megelızıen eltávolíthatók a dokumentumokból. ─ A dokumentumok közös létrehozásának egyszerősítése A beépített dokumentum-munkafolyamatokkal közvetlenül a Microsoft Office rendszer asztali programjaiból dokumentum-orientált eljárások kezdeményezhetık, tarthatók nyilván, illetve ilyenekben folytatható együttmőködés. A fontos figyelmeztetések és a feladatokra vonatkozó adatok megjeleníthetık a dokumentumokban; ez segít annak biztosításában, hogy a munkafolyamat lépéseit a részvevık megfelelıen kövessék. ─ A webes tartalom kezelésének egyszerősítése Könnyen kezelhetı szolgáltatások állnak rendelkezésre a webes tartalom létrehozásához, jóváhagyásához és közzétételéhez. A mesterlapok és a lapelrendezések újrahasznosítható sablonokat, illetve egységes megjelenést és mőködést biztosítanak. Az új szolgáltatások lehetıvé teszik, hogy a különféle szervezetek egy adott területrıl egy másikon tegyenek közzé tartalmat (az együttmőködési célú webhelyek tartalma például felkerülhet egy portálra), emellett költséghatékony módot adnak többnyelvő tartalom közzétételére egyszerre több intranetes, extranetes és internetes webhelyen. ─ A folyamatok kiterjesztése a teljes szervezetre A Forms Services programra épülı megoldások lehetıvé teszik a biztonságos és a pontos adatgyőjtést a szervezeten belül és kívül, méghozzá anélkül, hogy szükség lenne egyéni alkalmazások írására. Az így győjtött adatok azután könnyen bevihetık a különbözı (közigazgatási, üzleti stb.) rendszerekbe; dokumentumkönyvtárakban tárolhatók, munkafolyamat-mőveletek indítására használhatók, illetve elküldhetık webszolgáltatásoknak – mindezzel elkerülhetık a kézi adatbevitellel járó fölösleges mőveletek és költséges hibák.


48

─ A napi tevékenység egyszerősítése A munkafolyamatok segítségével a napi tevékenység – például a dokumentumok áttekintése és jóváhagyása, a problémakövetés és az aláírások összegyőjtése – automatizálhatóvá és jobban átláthatóvá válik. A felhasználók munkáját egyszerősíti a Microsoft Officeügyfélalkalmazásokkal, a levelezırendszerrel és a webböngészıkkel való együttmőködés. A készen kapott folyamatok könnyen módosíthatók, de saját folyamatok is létrehozhatók a megszokott Microsoft-eszközökkel, például a Microsoft Office SharePoint Designer 2007 programmal (amely a Microsoft Office FrontPage következı generációja) vagy a Microsoft Visual Studio fejlesztırendszerrel. A Sharepoint dokumentumtárak használata a következı elınyöket nyújtja: ─ A jogi és hatósági elıírások fokozott betartása Az adatok megırzésére, definiálhatók.

védelmére

és

naplózására

vonatkozó

házirendek

─ A kiemelkedı fontosságú rekordok védelmének elısegítése Fokozott biztonságú adattár segíti elı annak biztosítását, hogy a rekordok zárolva legyenek rendeltetési helyükön. ─ A hatósági vizsgálatok megkönnyítése A hatósági vizsgálatokhoz szükséges adatok költséghatékony keresését, illetve zárolását a vizsgálatban megkövetelt módon biztosítja. ─ Verziószámozás A verziószámozással egy tárban együttesen tárolhatók a listák és fájlok különbözı verziói, nyomon követhetık és visszaállíthatók. ─ Fájl kikölcsönzése (kivétele, check in) Egy fájl kikölcsönzésekor (kivételekor) a Microsoft Windows SharePoint Services azt biztosítja, hogy mialatt szerkesztik a kikölcsönzött fájlt, mások ne tudják azt módosítani. Amíg a fájl ki van véve (kikölcsönözve), addig az, aki kikölcsönözte, módosíthatja, mentheti, bezárhatja és újra megnyithatja. A többi felhasználó viszont csak akkor módosíthatja azt és tekintheti meg a végrehajtott módosításokat, ha a fájlt visszacsatolásra (check out) került (azaz aki kikölcsönözte, az vissza is helyezte). ─ Tartalomtípusok Egyetlen projekt folyamán egy adott szervezet többféle tartalmat állíthat elı, így például ajánlatkéréseket, szerzıdéseket, jelentéseket és így tovább. Bár ezek a dokumentumok együtt is tárolhatók, hiszen egy projekthez tartoznak, létrehozásuk, felhasználásuk, megosztásuk és megırzésük eltérı módon történhet. Az adott


49

szervezet (projektgazda, közremőködı stb.) rögzítheti és karbantarthatja az egyes tartalomtípusok különbözı metaadatait. A Microsoft Office SharePoint Server 2007 lehetıvé teszi, hogy a szervezet tartalomtípusként definiálja ezeket a különféle dokumentumcsoportokat. A tartalomtípus olyan újrafelhasználható beállításokat tartalmaz, amelyek körülírják egy meghatározott tartalomtípus megosztott tulajdonságait. Az Office SharePoint Server 2007 bármely elemtípusára vonatkozóan definiálni lehet tartalomtípusokat, így például a dokumentumokra, a listaelemekre és a mappákra. A tartalomtípusok segítségével tudják a szervezetek (projektgazdák, közremőködık, szállítók stb.) a webhelycsoporton belül egységesen megszervezni, irányítani és kezelni a tartalmat. A dokumentumok vagy az információs termékek különbözı típusainak megfelelıen definiált tartalomtípusok révén garantálható, hogy a szervezet következetesen kezelje az egyes tartalomcsoportokat. ─ Adatkezelési házirendek Az adatkezelési házirend egy adott tartalomtípusra vonatkozó szabályok győjteménye. Az adatkezelési házirendek lehetıvé teszik a különféle szervezetek számára, hogy ellenırizhessék és nyomon követhessék a történéseket, például, hogy meddig kell megırizni egy tartalmat, vagy milyen mőveleteket végezhetnek a felhasználók az adott tartalommal. Az adatkezelési házirendek segítik a különbözı szervezeteket abban, hogy megfeleljenek a jogi vagy kormányzati szabályozásnak vagy abban, hogy saját, belsı folyamatokat alkalmazzanak. Az adatkezelési házirendekkel a következı szolgáltatások érhetıek el: o Naplózás: A naplózás házirend segít a különbözı szervezeteknek abban, hogy elemezzék, hogyan használják a tartalomkezelési rendszereket események naplózása és dokumentumokon és listaelemeken végrehajtott mőveletek segítségével. Az egyes szervezetek beállíthatják a naplózás házirendszolgáltatást úgy, hogy az adott eseményeket, például dokumentum vagy elem szerkesztését, megtekintését, beadását (visszacsatolás, check out), kivételét (kikölcsönzés, check in), törlését vagy az engedélyek változását naplózza. A naplózás összes adata egyetlen naplóban tárolódik a kiszolgálón és a webhelygazdák jelentéseket futtathatnak azokon. A különféle szervezetek az Office SharePoint Server 2007-objektummodell segítségével írhatnak és adhatnak hozzá egyéni eseményeket a naplóhoz. o Elévülés: Az elévülés házirend segíti az intézményeket, vállalatokat abban, hogy weblapjaikról töröljék vagy távolítsák el az elavult tartalmat következetes, nyomon követhetı módon. Ez a házirend-szolgáltatás segít a különbözı szervezeteknek abban, hogy kezeljék az elavult tartalom megırzésébıl adódó költségeket és kockázatot is. Az egyes szervezetek beállíthatják úgy az elévülési házirendet, hogy megadható legyen milyen


50

tartalomtípusok évülnek el adott dátumon vagy adott dokumentummővelettıl (például létrehozás, szerkesztés) számított idıtartam letelte után. o Vonalkód: A vonalkód házirend lehetıvé teszi a különbözı szervezetek számára, hogy nyomon kövessék egy adott webhelyrıl kinyomtatott dokumentumok vagy listaelemek fizikai példányait. A vonalkód házirendszolgáltatás egyedi azonosító értéket hoz létre a dokumentumokhoz. A felhasználók ezután beilleszthetik az adott érték vonalkódját a létrehozott Microsoft Office-dokumentumokba. Használhatók vonalkódok dokumentumok fizikai példányán is, hogy a dokumentum eredeti példánya kereshetı legyen a kiszolgálón. Alapértelmezésben a vonalkódok megfelelnek az általános Code 39 szabványnak (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39). A különbözı szervezetek az Office SharePoint Server 2007-objektummodell segítségével telepíthetnek más vonalkód-szolgáltatót. o Címkék: A címkék házirend is lehetıvé teszi a különbözı szervezetek számára, hogy nyomon kövessék egy adott webhelyrıl kinyomtatott dokumentumok vagy listaelemek fizikai példányait. A címkék házirendszolgáltatás automatikusan szövegcímkéket hoz létre dokumentumtulajdonságok alapján és formázza azt a webhelygazda vagy listakezelı által megadott módon. Mikor a felhasználók címkéket szúrnak be Microsoft Office dokumentumokba, a címkék automatikusan frissülnek a dokumentumtulajdonságok adatai alapján. 11.9.1.2. Dokumentumkezelés A szervezet valamennyi felhasználója tisztában van a dokumentumkezeléssel kapcsolatos bizonyos kérdésekkel, függetlenül attól, hogy melyik részlegben dolgozik. Vegyük például egy átlagos dokumentum életciklusát: a felhasználó elıször létrehozza, majd menti a dokumentumot, késıbb esetleg megosztja másokkal, egy másik felhasználó pedig módosításokat végez az anyagon. A dokumentumból egyre újabb verziók keletkeznek, amelyeket rendszerezett formában kell nyilvántartani. A Microsoft nagy szervezetek számára készült tartalomkezelési megoldása lehetıvé teszi a megfelelı házirendek alkalmazását a dokumentum életciklusának minden egyes szakaszában, s ezzel elısegíti, hogy a szervezetek megvalósítsák dokumentumkezelési céljaikat. A központi adattárak fejlettebb adatfelderítési lehetıséget biztosítanak, és olyan házirendek is beállíthatók, amelyek címkék és vonalkódok segítségével könnyítik meg a dokumentumok nyomon követését a szervezetnél. A központosított, felügyelt tárolási módszer az elızıek mellett a tárolási követelmények pontosabb elırejelzését eredményezi, az elemek szintjén megadható biztonsági beállítások és a kiszolgáló-oldali tartalomvédelmi szolgáltatás révén pedig az információk jogosulatlan felhasználással és véletlen adatvesztéssel szembeni hatékonyabb védelmét is biztosítja. Az Office SharePoint Server 2007 és a Windows SharePoint Services dokumentumkezelési lehetıségei összefogják a szervezet együttes tudását, és megkönnyítik az együttmőködést a dokumentumok beadása és kivétele, a verziókövetés, valamint a jóváhagyási és a


51

véleményezési folyamatok automatizálására szolgáló azonnal rendelkezésre munkafolyamatok révén. Ezek a lehetıségek többek között a következık:

álló

A tartalom rögzítése A sikeres tartalomkezelési megoldások lényege a papíralapú és az elektronikus formátumú tartalom rögzítése és felügyelt környezetbe helyezése. A képolvasással és képkezeléssel foglalkozó más gyártók termékeivel való együttmőködés lehetıvé teszi a papíralapú tartalom, például az ajánlatkérések, beérkezı ajánlatok vagy a szerzıdések és más dokumentumok elektronikus formátumban való mentését a dokumentumtárba, a megfelelı feldolgozásukhoz szükséges metaadatokkal együtt. A szervezet – hogy a felhasználókat ösztönözze a tartalom központilag felügyelt helyen történı tárolására és visszakeresésére – testre szabhatja a Microsoft Office 2007-programok Fájl megnyitása és Fájl mentése párbeszédpanelét e tárolóhelyek „népszerősítése” érdekében.

16. ábra: A felügyelt dokumentumtárat, azaz a szervezeti tartalom tárolására szolgáló központi helyet

ábrázoló képernyıfotó

A tartalom kategorizálása és rendszerezése Annak érdekében, hogy a tartalom hasznos legyen a szervezet felhasználói számára, megfelelıen kategorizálni, menteni és rendszerezni kell. A felügyelt dokumentumtár egy olyan különleges sablon, amely egy részleg vagy akár a teljes szervezet központi adattáraként használható. A nagyszámú felhasználó és dokumentum kezelésére alkalmas webhelyek kialakítását, üzembe helyezését és felügyeletét általában szakképzett informatikai személyzet


52

végzi, és segítségükkel minden kategorizálhatja információit.

szervezeti

egység

egységesen

rendszerezheti

és

A legtöbb szervezet olyan dokumentumokat hoz létre, amelyek jól meghatározható szerepet játszanak az intézmény vagy vállalat mőködésében, valamint közös jellemzıkkel rendelkeznek. Ide értendık például a dokumentumokat jellemzı tulajdonságok, illetve a kezelésükre vonatkozó házirendek és folyamatok. A tartalomtípusok révén a felhasználók dokumentumcsoportokat definiálhatnak a közös „viselkedés” alapján, és egységes metaadatokat alkalmazhatnak a kategorizálás érdekében. Minden egyes tartalomtípushoz saját dokumentumsablon, séma, szerkesztési és megjelenítési őrlap, házirendek, munkafolyamateljárások és akár testre szabott viselkedési beállítások is tartozhatnak. A tartalomtípusok használata nemcsak az említett jellemzık szabványosítására nyújt megoldást a különbözı szervezeti dokumentumtárakban és webhelyeken, hanem a tartalom egységes módon történı kategorizálására is. Ennek ellenére az eljárás csak akkor lesz sikeres, ha a végfelhasználók egységesen adják meg az adott tartalomtípushoz tartozó metaadatokat. Ennek elımozdítása érdekében a dokumentumok felett a testre szabható Dokumentum adatai munkaablak jelenik meg, amely lehetıvé teszi a metaadatok és az adott tartalomtípusra vonatkozó egyéb szükséges adatok megadását. A szükséges adatok megkeresése és lekérése Az információk felügyelt környezetbe történı helyezésének egyik célja az, hogy a rendszer lehetıvé tegye a felhasználók számára a szükséges információk fellelését a szervezeti tudás újrafelhasználásának elısegítéséhez. A Microsoft nagy szervezetekre kidolgozott tartalomkezelési megoldása olyan integrált keresımotorral rendelkezik, amely a Microsoft kutatási részlegének legújabb keresési algoritmusait alkalmazza a keresési eredmények gyors és pontos megjelenítése érdekében. A felhasználók nemcsak a Microsoft tartalomtárában, hanem számos egyéb forrásban, például az erıforrás-tervezı (ERP) rendszerekben és a fájlmegosztásokban is kereshetnek információkat, mégpedig közvetlenül az integrált szervezeti portál fejlett, a teljes szövegre kiterjedı keresési funkciója segítségével. A keresési szolgáltatás a bıvíthetıségi mechanizmusoknak köszönhetıen számos fájltípusból és adatforrásból képes eredményeket biztosítani, továbbá nemcsak az információk és az adatok, hanem a keresett témakörben járatos szakemberek fellelésére is alkalmas. A „szakemberek” a keresést végzı felhasználó ismert kapcsolatai alapján meghatározott közelségi szint szerint rendezve jelennek meg. Dokumentumok strukturált létrehozása A Microsoft Office új, az Office 2007-ügyfélprogramok által támogatott nyílt XMLformátuma, valamint a tartalomtípusok meghatározására alkalmas kiszolgálóoldali funkciók segítségével a szervezet egységes megjelenéső dokumentumok készítésére alkalmas környezetet biztosíthat a szerzıknek, ugyanakkor a tartalom újrahasznosítását is elımozdíthatja. Az Office nyílt XML-formátuma lehetıvé teszi a szervezetek számára, hogy az szervezeti követelményeknek leginkább megfelelı XML-séma használatával definiálhassák a használt sablonokat. A séma a dokumentum különbözı szakaszainak megfelelı címkékbıl áll, például: , <Szövegtörzs/>, <Összefoglalás/> stb. Az egyes dokumentumtípusokhoz tartozó sablonok az elıre definiált XML-sémára való


53

hivatkozással, valamint a különbözı megjelenésének beállításával hozhatók létre.

dokumentumszakaszok

elrendezésének

és

A sablont a rendszer ezután hozzárendeli a kívánt tartalomtípushoz, a dokumentumtár megfelelı munkafolyamat- és adatkezelési házirendjeivel együtt. Ha a szerzı ilyen típusú új dokumentum létrehozását kezdi meg, megjelenik az ehhez használható, az elızıekben leírt módon létrehozott sablon. Ezzel a megközelítéssel a szervezet azt is meghatározhatja, hogy az egyes dokumentumok mely szakaszai módosíthatók, és melyek nem (utóbbiak lehetnek például a jogi nyilatkozatok). A tartalom újrafelhasználása is lehetséges, mert a rendszer automatikusan ellátja a dokumentumokat a megfelelı XML-címkékkel, így a tartalom programok segítségével is feldolgozható a dokumentumok összeállítása, terjesztése és átalakítása érdekében. Közös munkavégzés a dokumentumokon Ha feltehetıen több szerzı is fog dolgozni ugyanazon a dokumentumon, a kivételi és a verziókövetési funkciók segíthetnek a gördülékeny együttmőködés megvalósításában. A Microsoft tartalomkezelési megoldása különféle dokumentumtár-funkciók, például a beadás és a kivétel, valamint a fı- és az alverziók támogatásával segíti elı az együttmőködést. Ha elıírják, hogy a dokumentumokat módosítás elıtt ki kell venni az adott tárból, a közös munkában részt vevı összes felhasználó tudni fogja, hogy az adott idıben ki szerkeszti éppen a dokumentumot. A fı- és alverziók segítségével a szerzık megkülönböztethetik a lényeges módosításokat tartalmazó új fıverziókat a csak nyelvi és helyesírási javításokat tartalmazó új alverzióktól. A verziók összevetésének lehetısége további ellenırzési pontokkal bıvíti a folyamatot, mert a felhasználók a dokumentum bármely két verzióját összehasonlíthatják. Az elemek szintjén megadható biztonsági beállítások révén a dokumentumon együttmőködı különbözı személyekhez a megfelelı jogosultságok (például módosítási vagy olvasási jog stb.) rendelhetık. A kedvezıbb együttmőködés érdekében számos azonnal rendelkezésre álló munkafolyamat érhetı el. Ezek közé tartoznak például a jóváhagyási/véleményezési és az aláírásgyőjtési munkafolyamatok. Véleményezési vagy jóváhagyási folyamat kezdeményezéséhez a felhasználónak ki kell választania a megfelelı munkafolyamatot a Microsoft Office Word 2007 Fájl menüjében, majd az őrlap kitöltésével jeleznie kell, hogy kik vegyenek részt a munkafolyamatban, és milyen határidıvel hajtsák végre a hozzájuk rendelt feladatot. A folyamat feltölti a dokumentumot a kiszolgálóra (ha eddig még nem ott tárolták), létrehoz egy-egy feladatot az egyes résztvevık számára, majd e-mailben értesíti a résztvevıket a hozzájuk rendelt feladatról. Amikor a résztvevık megkapják az értesítést és megnyitják a dokumentumot, a munka végeztével dokumentumban lévı munkafolyamat-feladatra kattintva tölthetik ki a véleményezés vagy jóváhagyás befejezését jelzı őrlapot. A munkafolyamat végrehajtása közben a szervezı az állapotjelzı lapon követheti nyomon az elırehaladást.


54

17. ábra: A véleményezési, illetve jóváhagyási munkafolyamat nyomon követése

Házirendek beállítása a használat ellenırzéséhez és az információk nyomon követéséhez Amikor a dokumentumok kikerülnek az adattárból (például nyomtatott anyagok vagy emailben elküldött fájlok formájában), fontos, hogy a dokumentumok tartalmazzák a szükséges környezetfüggı tulajdonságokat is. A címkékre és a vonalkódokra vonatkozó házirendek lehetıvé teszik a fontos információkra, például a jóváhagyásokra és a kapcsolódó dokumentumokra való hivatkozást közvetlenül a dokumentumból. A címkében foglalt dokumentumtulajdonságok körének, valamint a címke formázási módjának meghatározásához címkeházirendek beállítására is lehetıség van. Ha a felhasználó olyan dokumentumot hoz létre, amelyre ezek a házirendek vonatkoznak, az Office-alkalmazás közvetlenül elhelyezi a címkét a dokumentum tartalmában, és a tulajdonságok változása esetén azt szükség szerint frissíti is. A Microsoft dokumentumkezelési megoldása a dokumentumokhoz egyedi vonalkódok automatikus hozzárendelésével segít a felhasználóknak a felügyelt dokumentumok és a nyomtatott másolatok összekapcsolásában. Ha a felhasználók a dokumentumok nyomtatott, vonalkóddal ellátott változatával dolgoznak, a vonalkód alapján történı kereséssel egyszerően megtalálhatják az eredeti dokumentumot. Az eredeti dokumentum visszakeresése után megállapíthatják, hogy a nyomtatott példány elavult-e vagy sem, és megtekinthetik a SharePoint-tárban tárolt további információkat is a dokumentumról.


55

Számos szervezet esetén kritikus fontosságú, hogy a szervezet dokumentumkezelési kiszolgálóján a tartalommal kapcsolatos eseményeket ellenırizni és rögzíteni lehessen. A Microsoft dokumentumkezelési megoldása több olyan szolgáltatást kínál, amelyek eseménynaplók létrehozását és elemzését teszik lehetıvé a különféle szervezetek tartalomkezelı rendszereiben. Ide sorolhatók a naplózási házirendek, valamint a különféle eseményeket (a tartalom megtekintését, szerkesztését, közzétételét stb.) rögzítı biztonságos napló is. A webhelygazdák által végzett mőveletek szintén naplózhatók, így nyomon követhetık a számítógép-konfigurációk helyi változásai, amelyek esetlegesen kártékony tevékenységekre használhatók fel. Az auditálási naplókról történı jelentéskészítés elısegítheti a szervezeteknél a dokumentumokkal kapcsolatos elıírások betartását, valamint az esetleges problémák kivizsgálását. Az egységes adatkezelési irányelvek megvalósítása kihívást jelenthet a számos különbözı webhellyel rendelkezı, kiterjedt szervezetek esetében. E kihívás leküzdése érdekében a Microsoft a házirendek megalkotói – az informatikai személyzet, a rekordkezeléssel foglalkozó munkatársak és a törvényességi ellenırök – számára lehetıvé teszi olyan webhelyházirendek létrehozását, amelyeket az infomunkások anélkül alkalmazhatnak, hogy törıdniük kellene a házirend konkrét részleteivel. Bár a megoldásban azonnal rendelkezésre álló házirend-kezelési lehetıségekkel számos gyakori házirend megvalósítható, a szervezetek egyéni igényei további házirend-kezelési funkciókat is megkövetelhetnek. Elıfordulhat például, hogy egy szervezetnél olyan házirend van érvényben, amely a fájlok meghatározott formátumban történı mentését írja elı. A házirend-keretrendszer lehetıvé teszi a felhasználó szervezetek és a független szoftvergyártók számára olyan egyéni adatkezelési házirendek elkészítését és üzembe helyezését, amelyek a házirend-beállításokat tartalmazó lapon is megjelennek. Az információ védelme Az adattárban tárolt információk védelme érdekében a dokumentumtárak tulajdonosai olyan speciális biztonsági engedélyeket alkalmazhatnak az egyes mappákra vagy fájlokra, amelyek biztosítják, hogy csak az arra jogosult felhasználók legyenek jogosultak az adott tárban tárolt tartalom megtekintésére, módosítására vagy törlésére. A dokumentumok utólagos védelme érdekében a rendszergazdák olyan tartalomvédelmi (IRM) házirendeket alkalmazhatnak az egyes tárakra, amelyek azután válnak érvényessé, hogy a dokumentum elhagyta az adattárat (példa erre, ha egy felhasználó letölti az egyik fájlt a hordozható számítógépére). Ezzel biztosítható, hogy semmilyen bizalmas információt ne lehessen véletlenül a szervezeten kívülre küldeni, sem ellopni a hordozható számítógépekrıl. A lomtár lehetıvé teszi a végfelhasználóknak a véletlenül törölt dokumentumok visszaállítását. A szervezet folyamatainak automatizálása A Microsoft tartalomkezelési megoldása a tartalomtárba integrált munkafolyamat-kezelési lehetıségekkel, valamint az őrlapkezelés támogatásával biztosítja az közigazgatási, üzleti stb. folyamatok automatizálását. A feladatokat a résztvevık egyidejő értesítésével lehet létrehozni és hozzárendelni az egyes résztvevıkhöz. A résztvevık a munkafolyamathoz tartozó állapotjelzı lapon követhetik a munkafolyamat elırehaladását. A szokásos állapotinformációk, például a befejezetlen feladatok mellett az állapotjelzı lap a munkafolyamat szerzıje által meghatározott elızményadatokat is tartalmazza.


56

A különbözı szervezetek a Visual Studio vagy a FrontPage alkalmazás segítségével egyéni munkafolyamatokat is létrehozhatnak. Miután a munkafolyamatot üzembe helyezik a webhelycsoportban, megjelenik abban a listában, amely a listakezelık által az egyes tartalomtípusokhoz, listákhoz és tárakhoz hozzárendelhetı munkafolyamatokat tartalmazza. Ha a rendszergazda új munkafolyamatot társít egy dokumentumtárhoz vagy listához, a munkafolyamat máris elérhetı lesz, így a végfelhasználók a lista bármely elemével kapcsolatban elindíthatják. 11.9.1.3. Munkafolyamatok és őrlapok A Microsoft Office SharePoint Server 2007 beépített munkafolyamat-sablonjaival automatizálhatók a jóváhagyási, az áttekintési és az archiválási folyamatok. Egyéni munkafolyamatok is létrehozhatók, karbantarthatók és elemezhetık, ezáltal hatékonyabbá tehetık az együttmőködési folyamatok. Az ilyen munkafolyamatok szerves részét képezik az InfoPath Forms Services programon keresztül nyújtott elektronikus őrlapok. Az InfoPath elıre elkészített elektronikus őrlapjai egyszerősítik azoknak az adatoknak az összegyőjtését és érvényesítését, amelyek a közigazgatási, üzleti stb. folyamatok alapját képezik. Ráadásul ezeket az adatokat éppen azokból a Microsoft Office-ügyfélalkalmazásokból győjtheti a felhasználó és érvényesítheti, amelyeket nap mint nap használ. ─ Munkafolyamatok: A munkafolyamatok segítik a személyeket abban, hogy együtt tudjanak dolgozni dokumentumokon és projekttevékenységeket kezeljenek. A munkafolyamatok segítenek abban, hogy az egyes szervezetek következetes folyamatokat követhessenek, és javítsák a szervezeti hatékonyságot és termelékenységet a közigazgatási, üzleti folyamatok feladatainak és lépéseinek kezelése révén. Ez lehetıvé teszi, hogy a feladatokat végrehajtó személyek a munkára tudjanak összpontosítani ahelyett, hogy a munkafolyamat kezelésével kellene foglalkozniuk. ─ Őrlapok: Az őrlaptár segítségével könnyen és egységes formátumban begyőjthetık adatok, melyek a késıbbiekben dokumentumokban, vagy akár kalkulációkban és kimutatásokban is felhasználhatók. Az őrlapok sablonon alapulnak, a kitöltendı őrlap egy xml fájl, amely az őrlapban megadott adatokat fogja tartalmazni - ilyen például egy kiadás dátuma vagy összege. Minden más, az őrlappal kapcsolatos információt az őrlapsablon tartalmaz. Miután az őrlapot kitöltötték, az adatok összekapcsolhatóak más adatokkal vagy kiexportálhatók késıbbi analízis céljából. A MOSS 2007 alkalmazással munkafolyamatok kezdeményezhetık és kezelhetık interaktív módon egyenesen valamely Microsoft Office-alkalmazásból, ezenfelül fontos metaadatok győjthetık és érvényesíthetık a dokumentumadat-panelen keresztül. A metaadatok között olyan információk szerepelhetnek, mint a munkafolyamat állapota, a tartalom határideje, a továbbítási adatai vagy egyéb, a dokumentum életciklusával összefüggı tulajdonságok. 11.9.1.4. Áttekinthetı folyamatok ─ A létfontosságú adatok megjelenítése egy központi helyen


57

Lehetıség van élı, interaktív kapcsolatiadat-portálok létrehozására, amelyek egyesítik és megjelenítik a különbözı forrásokból származó adatokat. Ehhez számos kapcsolatiadatszolgáltatást igénybe lehet venni: irányítópultokat, webkijelzıket, fı teljesítménymutatókat (KPI), illetve adatkapcsolati technológiákat. A központosított kimutatásközpont-webhelyek segítségével a felhasználók egyetlen helyen megtalálhatják a legfrissebb táblázatokat, kimutatásokat és fı teljesítménymutatókat. ─ Azonnali adatszolgáltatás Az Office SharePoint Server 2007 intézményi, vállalati környezetekben való keresést lehetıvé tévı szolgáltatása egyesíti a személyi és közigazgatási, üzleti adatokat, a dokumentumokat és a webhelyeket, hogy a lehetı legteljesebb eredményeket adhassa. A keresıközpont olyan közös hely, ahol a munkatársak megtalálhatják a munkájukhoz szükséges tartalmat, folyamatokat, személyeket és az adatokat. Ez lehetıvé teszi, hogy a személyek és a szervezetek gyorsabban, illetve mindig naprakész adatok és tények alapján hozzanak döntéseket. ─ Az adatok széles körő megosztása és a bizalmas adatok védelmének segítése Az Office SharePoint Server 2007 platformon futó Excel-szolgáltatások segítségével webböngészıbıl lehet hozzáférni adatokhoz és elemzésekhez valós idejő, interaktív Microsoft Excel-táblák formájában. E táblázatok révén elég egyetlen központosított és naprakész példányt fenntartani az adatokból, amely hatékonyan megosztható, miközben megvédhetık a dokumentumokba ágyazott bizalmas vagy titkos adatok (például pénzügyi modellek) is. ─ A strukturálatlan hálózatok kihasználása jobb döntések kialakításához A munkatársak az új tudáskezelı eszközök segítségével hatékonyabban kihasználhatják kiterjedt strukturálatlan hálózataikat, a szervezeten belül és kívül egyaránt. Ennek révén a személyek között a kapcsolat hatékonyabban és gyorsabban létrejön. A felhasználók rövidebb idı alatt jobb döntéseket hozhatnak, ha át tudják tekinteni ezeket a nem dokumentált kapcsolatokat, illetve meg tudják keresni a megfelelı szakértıket. ─ Az adatok felszabadítása Az adatkatalógus lehetıvé teszi, hogy a legfontosabb közigazgatási, üzleti stb. alkalmazásokban, például az SAP- vagy a Siebel-rendszerekben tárolt strukturált adatok megjelenjenek az Office SharePoint Server 2007 platformon, például kijelzıkben, listákban, személyi profilokban, a keresési eredményekben vagy programozási szinten. A központilag felügyelt háttérrendszer-kapcsolatokat elég egyszer definiálni: azokat a végfelhasználók, külön programkód írása nélkül, újra és újra felhasználhatják, amikor a háttéradatokhoz hozzáférnek, ezáltal a közigazgatási, üzleti stb. adatok egyszerően felvehetık a portál tartalmába. Az adatkatalógus révén a keresıprogram beépíti a háttérrendszereken levı közigazgatási, üzleti stb. adatokat a keresésekbe anélkül, hogy protokollkezelıket, iFilter szőrıket vagy egyéni kódot kellene írni.


58

11.9.1.5. Az együttmőködés hatékonyabbá tétele Lehetıvé válik a tudás megosztása, az adatok keresése, illetve a könnyebb és biztonságosabb együttmőködés a szervezeti határokon belül és kívül. A személyi kapcsolatok könnyebben létrehozhatók a partnerek és ügyfelek hálózata, illetve a személyes hálózatok kiaknázásával. ─ Az ügyfél- és partnerkapcsolatok fejlesztése Az intelligens, szabványos, elektronikus őrlapokra épülı megoldások segítségével az ügyfelektıl és a partnerektıl webböngészın keresztül lehet adatokat győjteni. Az LDAP protokollon keresztül további hitelesítésszolgáltatók is bekapcsolhatók a rendszerbe: ez megkönnyíti az Active Directory-tól eltérı címtárrendszerek elérését, egyszerősítve ezzel az extranetek kiépítését, illetve lehetıvé téve az ügyfelekhez, partnerekhez és beszállítókhoz való hatékonyabb kapcsolódást. ─ Mindenütt jelenlevı keresés Az Office SharePoint Server 2007 platform intézményi, vállalati környezetekben való keresést lehetıvé tévı szolgáltatása rendkívül nagy jelentıségő: egyesíti a különbözı intézményi, vállalati tartalomelemeket (személyi és közigazgatási, üzleti stb. adatokat, dokumentumokat és weblapokat), és ezzel teljesebb eredményt nyújt. Az intézményi, vállalati keresési szolgáltatás az Office SharePoint Server 2007 platform minden pontján elérhetı, szorosan egybeépül egyebek mellett a SharePoint-webhelyekkel, kijelzıkkel, SharePoint-listákkal és személyi profilokkal. Ez lehetıvé teszi a felhasználók számára, hogy mindig megkereshessék a szükséges adatokat, a portál bármely pontján tartózkodjanak is. A keresési szolgáltatás bármilyen adat megkeresésére képes, az eredmények pedig sokféleképpen testreszabhatók: megadható például, hogy a háttérrekordok meghatározott metaadatai is megjelenjenek. ─ Munkavégzés tetszıleges helyen és idıben A Microsoft Office Outlook 2007 révén a SharePoint-listák és -dokumentumtárak kapcsolat nélkül is elérhetık. Ezzel a felhasználók megszabadulhatnak az intézményi, vállalati hálózati kapcsolat jelentette kötöttségektıl. A Microsoft Office Groove Server 2007 programmal való szoros együttmőködés tovább könnyíti a felhasználók kapcsolat nélküli munkáját. ─ A tudás összekapcsolása és megosztása Az új ismeretgazdálkodási eszközök képessé teszik a munkatársakat arra, hogy személyi hálózatokat hozzanak létre, és azokat fel is használják a szervezeten belül és kívül egyaránt. Ismereteiket ezáltal a korábbiaknál gyorsabban és hatékonyabban cserélhetik ki másokkal. ─ A mőveletek személyre szabása A „Saját webhelyek” funkció minden felhasználónak testreszabott felületet kínál, amennyiben mindenkinek külön webhelyet biztosít. Minden webhelyen lehetıség van tartalmak, adatok és alkalmazások szabályozott tárolására, megjelenítésére, megtekintésére és kezelésére. Az egyes webhelyeken a felhasználóval kapcsolatos adatok is megjelenhetnek, például a képesítés, a munkakör, a munkatársak és felettesek neve, vagy hogy milyen csoportokhoz és


59

terjesztési listákhoz tartozik az illetı, milyen dokumentumokon dolgozik. A webhelyeken ugyanakkor szigorú adatvédelmi ellenırzés és fejlett biztonsági mechanizmusok érvényesülnek, így minden felhasználó megválaszthatja, mennyi és milyen adatot kíván megjeleníteni, illetve kinek is szeretné azokat közzétenni. A saját webhelyek az egyéni igényeknek megfelelıen teljesen testreszabhatók.

11.9.1.6. Platform konszolidáció és az informatika stratégiai kapcsolatainak fejlesztése Az Office SharePoint Server 2007 rendszer minden intranetet, extranetet és webalkalmazást a teljes szervezet szintjén, egyetlen integrált platformon támogat: ezzel javítja az informatikai rendszer kapcsolódását a közigazgatási, üzleti stb. szükségletekhez, és csökkenti a fenntartandó platformok számát. ─ A hálózati együttmőködés hatékonyabb támogatása Az Office SharePoint Server 2007 méretezhetı architektúrára épül, a webszolgáltatások mellett olyan együttmőködési szabványokat is támogat, mint az XML nyelv vagy a SOAP protokoll. Az Office SharePoint Server 2007 platform emellett sokoldalú nyílt alkalmazásfejlesztési felületekkel (API), a listákhoz és dokumentumokhoz pedig megfelelı eseménykezelıkkel rendelkezik. Ez lehetıvé teszi a meglévı rendszerekhez való kapcsolódást, valamint megfelelı rugalmasságot biztosít az új, nem Microsoft-alapú informatikai beruházásokkal való együttmőködéshez is. Az LDAP protokoll segítségével további hitelesítés-ellenırzıkhöz lehet kapcsolódni, ami megkönnyíti az együttmőködést a nem Active Directory-alapú forrásokkal. A WSRP-szolgáltatásokat megjelenítı beépített kijelzı lehetıvé teszi az együttmőködést más WSRP-kompatibilis portálmegoldásokkal. ─ Az informatikai részleg bevonása a stratégiai feladatokba A felhasználók immár webhelyeket hozhatnak létre, munkafolyamatokat kezdeményezhetnek, elláthatják magukat alkalmazásokkal, hozzáférhetnek a háttérrendszerbeli adatokhoz, szabályozhatják a hozzáférést az egyes elemek szintjén, helyreállíthatják a törölt elemeket, és más feladatokat is elvégezhetnek informatikai szaktudás nélkül. Mivel kevésbé függenek az informatikai szolgáltatásoktól, nagyobb a termelékenységük, és az informatikai részleg is jobban összpontosíthat arra, hogy valódi értéknövelı szolgáltatásokat nyújtson a szervezet számára. Az adatkatalógus révén lehetıség van olyan konfigurációk megadására és telepítésére, amelyekkel elérhetık a háttérrendszereken tárolt adatok. Ezt a szolgáltatást a közigazgatási, üzleti stb. felhasználók újból felhasználhatják, és adataikból személyre szabott nézeteket alakíthatnak ki anélkül, hogy külön programkódot kellene írniuk. ─ A telepítés, a kezelés és a rendszerfelügyelet egyszerősítése Lényegesen egyszerőbbé vált a webkiszolgálófarmok felügyelete, az új tartalmi elemek közzététele, illetve a webhelyek közötti szinkronizálás. A telepítés „felülrıl lefelé” vagy „alulról felfelé” megközelítéssel történhet. A webhelyek létrehozása is egyszerőbb a beépített webhelykészítı sablonok alapján, amelyek terület- és lapelrendezést, illetve elıre beállított navigációt biztosítanak a gyakran használt webhelyek létrehozásához. A tartalom biztonsági


60

mentésére és visszaállítására szolgáló fejlettebb lehetıségek pedig az informatikusoknak segítenek a mentések ütemezésében, több webhely együttes mentésében és a webhelyek egyenkénti visszaállításában. ─ Nagy teljesítményő rendszerfigyelı, látogatottságkövetı és figyelıeszközök Ezekkel az eszközökkel gyorsabban el lehet szigetelni és meg lehet oldani a problémákat, ezzel javítva a rendszer infrastruktúrájának mőködési hatékonyságát.

11.9.1.7. A Microsoft Office Sharepoint Server 2007 alkalmazásának következményei -

Egyszerő, megszokott és egységes felhasználói élmény: Az Office SharePoint Server 2007 platform szorosan kapcsolódik a megszokott asztali ügyfélalkalmazásokhoz, levelezırendszerekhez és webböngészıkhöz. Ezzel egységes felhasználói környezetet biztosít, amely egyszerősíti a személyek és a tartalom, a folyamatok és az adatok közötti kommunikációt. Ez a szoros integráció, a számos készen kapott funkcióval együtt, segíti a szolgáltatások alkalmazását és megkönnyíti a termékekhez való alkalmazkodást.

-

A munkatársak munkavégzése hatékonyságának növelése a mindennapi mőveletek egyszerősítésével: A napi közigazgatási, üzleti stb. tevékenységek kezdeményezését, követését, illetve a róluk szóló kimutatások készítését készen kapott munkafolyamatok segítik. Ilyenek a dokumentumok áttekintése és jóváhagyása, a problémakövetés és az aláírások győjtése. Ezek a mőveletek programozás nélkül elvégezhetık. A jól ismert ügyfélalkalmazásokkal, levelezırendszerekkel és webböngészıkkel való szoros kapcsolat egyszerő és egységes környezetet nyújt, a készen kapott munkafolyamatok pedig könnyen módosíthatók és bıvíthetık. Ennek lehetséges eszköze például a Microsoft Office SharePoint Designer 2007 (a Microsoft Office FrontPage következı kiadása).

-

A szabályok betartásának elısegítése a tartalom teljes ellenırzésével: A biztonsági beállítások, a tárolási és naplózási házirend, illetve a közigazgatási, üzleti stb. rekordok lejáratával kapcsolatos mőveletek szabályoknak megfelelı beállításával biztosítható, hogy a titkos adatok hatékonyan ellenırizhetık és kezelhetık legyenek. Emellett csökkenthetı a jogi eljárások kockázata is. Az Office SharePoint Server 2007 platform szorosan kapcsolódik a megszokott asztali alkalmazásokhoz: ez azt jelenti, hogy a házirend-beállítások a Microsoft Office rendszer alkalmazásaiban is érvényre jutnak. A munkatársak így könnyebben értesülhetnek a szabályokról, és könnyebben be is tarthatják azokat.

-

Nagyobb értékteremtés a tartalom hatékony kezelése és újrahasznosítása révén: Miután az intézményi, vállalati felhasználók és a tartalomfejlesztık létrehozták a megfelelı tartalmat, elküldhetik azt jóváhagyásra, illetve intranetes vagy internetes webhelyeken való ütemezett közzétételre. A többnyelvő tartalom kezelését új dokumentumkönyvtárak segítik, amelyek kimondottan azzal a céllal készültek, hogy


61

fenntartsák a kapcsolatot a dokumentumok eredeti változata és különbözı fordításai között. -

Egyszerő szervezeti szintő hozzáférés a különbözı forrásokból származó strukturált és strukturálatlan adatokhoz: Az Office SharePoint Server 2007 segítségével a felhasználók hozzáférhetnek a legfontosabb alkalmazói rendszerek – köztük az SAP és a Siebel – keretén belül tárolt adatokhoz. A felhasználók emellett a webböngészın keresztül személyre szabott nézeteket és kapcsolatokat is létrehozhatnak ezekkel az üzleti rendszerekkel: ehhez elég húzással a megfelelı helyre helyezni néhány konfigurálható háttérrendszer-kapcsolatot. A szervezeti szintő felügyelt dokumentumtárházak segítségével a szervezetek egy központi helyen tárolhatják és rendezhetik el a különbözı dokumentumokat.

-

A személyek hozzásegítése adatokhoz és szakértelemhez: Az Office SharePoint Server 2007 intézményi, vállalati környezetekben való keresést lehetıvé tevı szolgáltatása egyesíti a közigazgatási, üzleti stb. adatokat a dokumentumokról, a személyekrıl és a webhelyekrıl szóló adatokkal, hogy minél teljesebb és pontosabb eredményt adhasson. A több példányban megjelenı elemek összevonása, a helyesírás javítása és a riasztások alkalmazása tovább növeli az eredmények relevanciáját, vagyis a felhasználó könnyen megtalálhatja, amire szüksége van.

-

A közös folyamatok gyorsítása a szervezeti egységek között: Egyéni alkalmazások programozása nélkül is rendelkezésre állnak olyan intelligens, elektronikus őrlapokra épülı megoldások, amelyekkel a webböngészın keresztül létfontosságú közigazgatási, üzleti stb. adatokat lehet győjteni ügyfelektıl, partnerektıl és beszállítóktól. A beépített adat-ellenırzési szabályok biztosítják, hogy a győjtött adatok pontosak és egységesek legyenek, és közvetlenül bevihetık legyenek a háttérrendszerekbe, elkerülve a kézi adatbevitel okozta ismétlıdéseket és hibákat.

-

A különbözı adatok megosztása a bizalmas adatok kiadása nélkül: Lehetıség van arra, hogy a dolgozók webböngészıjében élı, interaktív Microsoft Office Excelszámolótáblák jelenjenek meg, amelyek tartalma az Office SharePoint Server 2007kiszolgálón mőködı Excel-szolgáltatásokból származik. E táblázatok lehetıvé teszik, hogy az adatokat csak egyetlen központi helyen legyen szükséges tárolni és fenntartani. Az adatok megosztása innen történik, miközben a rendszer segít megvédeni a dokumentumokba ágyazott titkos adatokat (például a pénzügyi modelleket).

-

A létfontosságú adatok központi helyen történı együttes megjelenítése révén megalapozottabb döntések hozhatók: Az Office SharePoint Server 2007 platform megkönnyíti élı, interaktív kapcsolati adat-portálok létrehozását, amelyek egyesítik és megjelenítik a különbözı forrásokból származó fontos adatokat. Ehhez számos kapcsolati adat-szolgáltatást igénybe lehet venni: irányítópultokat, kijelzıket, eredménylapokat, fı teljesítménymutatókat (KPI), illetve adatkapcsolati technológiákat. A központosított kimutatásközpont-webhelyek segítségével a felhasználók egy adott helyen találhatják meg a legfrissebb kimutatásokat, táblázatokat és fı teljesítménymutatókat.


62

-

Egységes, integrált platform az intranetes, extranetes és internetes alkalmazások kezelésére az egész szervezetnél: Az Office SharePoint Server 2007 platform nyílt, méretezhetı architektúrára épül, amely támogatja a webszolgáltatásokat és az olyan együttmőködési szabványokat, mint az XML nyelv vagy a SOAP protokoll. A kiszolgáló sokoldalú, nyílt alkalmazásfejlesztési felületekkel (API), valamint listák és dokumentumok számára eseménykezelıkkel rendelkezik. E szolgáltatások lehetıvé teszik a szoros kapcsolódást a meglevı rendszerekhez, és kellı rugalmasságot biztosítanak az új, nem Microsoft-alapú informatikai szoftverek rendszerbe illesztéséhez is. 11.9.2.

ELO irat- és dokumentum-kezelı megoldások

A német ELO Digital Office GmbH által fejlesztett ELO irat- és dokumentumkezelı megoldások igen kedveltek több szektorban is. Elterjedésüket az igen nagy testreszabhatóságnak és a változatos igényeket is kielégítı szoftvereknek köszönhetik. Az ELOprofessional a közepes mérető szervezetek számára készült, míg az ELOenterprise a nagy szervezetek tartalomkezelését is széles körben támogató dokumentumkezelı rendszer. Az ELOenterprise kiemelkedı jellemzıje, hogy a központi centralizált irattáron alapuló rendszer nyújtja az Enterprise Content Management szolgáltatást. A szoftver komponenseit teljes egészében Java alapokon fejlesztették, ezért gyakorlatilag platformonfüggetlen megoldásként használhatók, úgy mint Windows, Linux, UNIX, Solaris operációs rendszereken. A technológia a magas fokú skálázhatóságot, a moduláris és fürtözhetı kiszolgáló architektúra kialakítását is biztosítja. Az ELOenterprise szolgáltatás-orientált felépítése lehetıvé teszi a tartalmak, a folyamatok és a szolgáltatások egyszerő integrációját a meglevı alkalmazásokkal. Az ELOenterprise használatával lehetıvé válik, hogy a hálózati szolgáltatásokat integrálják a meglévı folyamatokkal, minden releváns adattal és dokumentummal együtt más alkalmazásokkal, méghozzá gyorsan és költség-hatékonyan. Nagy teljesítményő komponensei, például az ELO DocXtractor, nagyszámú strukturálatlan információ – e- mailek és számlák - automatikus, intelligens osztályozását képes elvégezni. A rendkívül hatékony ELO Workflow modul ellenırzi a teljes folyamatot, szünet és holtidı nélkül, míg az ELO Archiváló Szerver gondoskodik az aláírás és a dokumentumok, illetve adatok hosszú távú archiválásának jogi kívánalmainak teljesítésérıl. A modern intézményi, vállalati környezetben különösen fontos, hogy a megfelelı információ megfelelı idıben a megfelelı helyre érkezzen meg. A hagyományos módszerekkel ezt ma már nem mindig lehet garantálni. Az információáramlás és az életciklus hatékony és gazdaságos menedzsmentje megkívánja egy hatékony ECM rendszer meglétét, mely szerepnek az ELOenterprise tökéletesen megfelel. Az ELOenterprise intelligens adatrögzítést és az azt követı teljes adat adminisztráció lehetıségét nyújtja, mindezt egyetlen közös tárhelyen. Mindegy, hogy az információ e-mailen vagy postán érkezik, belsı munkatárstól, egy speciális szoftvertıl vagy alkalmazástól, az ELOenterprise nem pusztán archiválja, de


63

analizálja is az információ tartalmát, aztán pedig automatikusan vagy beállítás szerint, elérhetıvé teszi az információt a késıbbi folyamatok számára. Hatékony dokumentumtárolás Függetlenül attól, hogy a dokumentumok digitalizált formában vannak, Microsoft Office-ban mentették-e el ıket vagy egyenesen az archívumba kerültek, az ELO DMS szoftver képes rá, hogy egy adott folyamatba beillessze azokat (indexbe, fájlba vagy mappába) a testreszabható szőrık és archiváló parancssorok segítségével. A Microsoft Explorer struktúrái könnyen átmásolhatók vontatással (drag and drop). A besorolási sémák automatikusan feltöltıdnek munkánk során, bármikor lehetıvé téve a késıbbi visszakeresést vagy szőrık alkalmazását. Az ELOenterprise beépített globális és egyéni őrlap-kezelıvel rendelkezik, megkönnyítve dokumentumok automatikus létrehozását. Ez teszi lehetıvé egy-egy folyamat során a folyamatra jellemzı dokumentumok – pl. megrendelés – létrehozását, mely aztán közvetlenül elküldhetı az ELO DMS-bıl e-mailekként. Másolatok ellenırzése Általános jelenség az e-mailek elterjedése miatt a fájlok felesleges raktározása. Nem ritka, hogy egy dokumentumot százszor vagy akár ezerszer elmentünk a cég rendszereiben, mely jelentıs többletköltséget jelent jó néhány szempontból. Az ELO-ba integrált másolatellenırzı funkció megoldást kínál erre a dokumentum digitális „ujjlenyomatát” használva annak ellenırzésére, hogy az már szerepel-e az archívumban. Ha igen, akkor az ELO felajánlja, hogy létrehoz egy logikai kapcsolatot ahelyett, hogy újra tárolná a dokumentumot. Ezzel nemcsak pénz takarítható meg, de biztosítható, hogy mindig a dokumentum megfelelı verzióját használjuk. Strukturált és jól szervezett A különbözı folyamatokban fontos, hogy egyszerre teljes rálátásunk, illetve meghatározott hozzáférésünk legyen a dokumentumokhoz és adatokhoz. Az ELOenterprise ezt a célt nem csupán irattári tervek segítségével oldja meg, hanem lehetıséget ad egyéni beállítások, nézetek meghatározására is. Az irattári terv grafikai megjelenítése biztosítja bármilyen jellegő munkafolyamat (úgy, mint call center-jellegő megoldások, projektek vagy CRM stb.) ábrázolását. Egy folyamat adott pillanatban lévı állapota (mint folyamatban lévı ügyek) így valós idıben lekérdezhetı az úgynevezett „dinamikus mappák” segítségével. Ismételt elıterjesztés és teendık listája Gyakran bizonyos folyamatokat nem lehet azonnal befejezni, és szükség van más kollégák közremőködésére is. Az ELO rendelkezik egy integrált ismételt-elıterjesztés menedzsment funkcióval, hogy ezt a problémát kezelje. A felhasználók ennek segítségével határidıket tőzhetnek ki adott dokumentumok elkészítésére maguk, illetve mások számára. Ez gondoskodik arról, hogy kritikus határidıket ne mulasszanak el, például szerzıdések megújítását. Néha egészen meglepı, hogy a PC technológia használata helyett rutinszerően kevésbé hatékony megoldásokat alkalmaznak, megszakítva az elektromos média vonalát, a dokumentumokat kinyomtatják és kézzel szállítják az információt, melynek eredménye, hogy a szükséges információt nagy fáradsággal kell kikeresni. Az ELO DMS szoftver automatizált megoldásokat kínál ezeknek a helyzeteknek az optimalizálására.


64

Integrált dokumentum megjelenítés Az integrált betekintı programot különösen könnyő használni. Segítségével könnyen böngészhetı egy mappa tartalma, legyen az bármilyen formátumú, a dokumentumot közvetlenül az ELO környezetben jeleníti meg. Az ELO rendelkezik további bıvítı modulokkal is, hogy kiterjessze ezt a funkcióját speciális fájlokra is, például CAD-re. Van benne egy ikon-nézet is, mely a gyors navigációt segíti. Az egyes oldalak gyorsan böngészhetıek, illetve a mappa tartalma megtekinthetı és rendezhetı, virtuális diákként megjelenítve azokat egy áttekinthetı táblán, mely a munkát még inkább megkönnyíti. Munka közben megjegyzéseket és feldolgozási utasításokat főzhetünk a dokumentumokhoz. Verzió és revízió menedzsment Tervezéskor, projektek menedzselésekor vagy szerzıdések írásakor mindig fontos, hogy könnyen áttekinthessük munkánkat. Nagyon fontos, hogy tudjuk a választ olyan kérdésekre, mint például „Melyik a legkésıbbi verzió?” vagy „Ki mit változtatott a dokumentumon?”. Az ELO-nak része az automatikus verzió menedzsment, kezeli egy dokumentum összes változtatását, és feljegyzi, hogy ki, mikor és melyik dokumentumban változtatott. A korábbi verziók is bármikor megtekinthetık. Sıt, nem csak az egyes dokumentumok, hanem teljes folyamatok, mappák és irattárak is kikérhetık és „offline” módon elérhetık. Tevékenység-menedzsment A verzió-menedzsment kiegészítıjeként az ELO rendelkezik tevékenységek nyomonkövetési lehetıségével is. Ez különösen akkor hasznos, amikor külsı partnereknek küldenek e-mailt, mert az ELO automatikusan figyeli, hogy a szükséges iratok teljes terjedelmükben vannak-e csatolva, nem hiányosak-e, illetve, hogy mindent visszaküldtek-e egy meghatározott idıtartam után. Az érkezı dokumentumok automatikusan visszakerülnek a megfelelı munkafolyamatokba, így biztosítva a gördülékeny munkát. Magas adatáteresztı képesség Az ELOenteprise archiváló szerver része egy aszinkron csatorna, amely biztosítja a magas adatáteresztı képességet és stabilitást még a legnagyobb igénybevétel mellett is, ezzel különösen alkalmas igen nagy mennyiségő dokumentumok archiválására. Ráadásul a rendkívül hatékony kezelıfelület lehetıvé teszi a speciális adatátvitelt és az integrációs modulok használatát, amennyiben igény van rá. Például az XML import modul egy egyszerő mővelettel áthelyezi a dokumentumokat és a leíró metaadatokat. Ráadásul az XML szabvány használata biztosítja az adatátvitel folyamán, hogy külsı alkalmazások is könnyen kapcsolódni tudjanak az ELOenteprise archiváló szerverhez. Már léteznek standard, integráló és kapcsolódó eszközök a legnépszerőbb alkalmazásokhoz (mint például Microsoft Office és e-mail kliensek, ERP integráció stb.). Biztonságos és digitális archiválás Az archiváló szerver az ELOenterprise lelke. A cég központi adminisztrációjának integráns részeként az összes fontos cégdokumentum és adat hosszú távú megırzését biztosítja és villámgyorsan gondoskodik ezek rendelkezésére állásáról. Bizalmas dokumentumok és adatvesztés elleni védelem Az ELOenteprise 128 bites titkosítással képes a kiválasztott archívum részeket, különösen az érzékeny adatokat levédeni. Ez biztosítja, hogy az adatokat nem tudja elolvasni vagy elérni arra felhatalmazással nem rendelkezı személy.


65

Az ELOenteprise egy sor adatmentési módszert támogat. Van lehetıség hosszú távú mentésre úgymint jukebox-ok, automatizált szalagon rögzített könyvtárak vagy a mágneses médiaalapú WORM megoldásként az EMC Centera integrálására. Magas rendelkezésre állás Kiemelkedı tulajdonsága az ELOenterprise rendszernek, hogy közvetítı és sokszorosító modulok alkalmazásával létrehozhat egy fizikailag másik „készenléti” szervert. Ha a fı szerver meghibásodna, a felhasználók egyszerően átkapcsolódnak a készenléti szerverre. Auditáló és aláíró technológiákkal kiegészítve az ELOenterprise archiváló szerver rendelkezik a dokumentumok illegális módosítása vagy megtekintése elleni védelemmel. A legkorszerőbb digitális ujjlenyomat és titkosítási technikákat alkalmazva, azonnal felderíthetı a dokumentumok idıközi manipulálása. A digitális aláírás modul megfelel az idevágó rendelkezéseknek, és használható egyéni, illetve csoportos aláírásokhoz. LDAP kapcsolódás és egyszerő bejelentkezés (SSO) Különösen nagyobb implementációk esetén fontos, hogy a meglévı felhasználók és csoportok struktúráját közvetlenül át lehessen mozgatni egy létezı könyvtárrendszerbıl. Lehetıség van az Active Directory és az ELO folyamatos összehasonlítására. Annak érdekében, hogy a hozzáférési jelszavak számát minimalizálni lehessen, az ELOenterprise egyszeri bejelentkezéssel (Single Sign-on) is mőködhet. Automatizált szoftver disztribúció és központosított felhasználói profil karbantartás Az ELOenterprise támogatja az összes hagyományos szoftverterjesztı eszközt a Windows alapú PC-ken. A felhasználók beállításainak és profiljának központi szabályozási lehetısége igen hasznos lehet. Minden fontos programbeállítást a központi adatbázisban lehet elvégezni, ami leegyszerősíti az egyes felhasználói csoportok beállításait. Összetett funkciók felhasználóbarát adminisztrációja Grafikus felületek és varázslók segítik az adminisztrátorokat az olyan összetett feladatok végrehajtásában, mint lapolvasó profilok, vonalkód definíciók vagy dokumentum felismerés beállításában. A rendkívül hatékony jogosultság kezelı segítségével a dokumentumok, kulcsszavak, illetve struktúra elemekhez adott jogok megadhatóak, vagy akár örökíthetıek. Az ELOenterprise rendszer ezáltal mind a szerep-, mind a csoport- meghatározásokat támogatja. A dokumentumok hozzáférési jogai egyénileg is megadhatók vagy általánosságban hozzárendelhetık adott dokumentum típusokhoz. Rendszerfigyelés A rendszer érzékenysége a külsı zavarokra fontos kérdéssé teszi a rendelkezésre állást. Ebben a hibás mőködés- és hibák korai felismerése játssza a legfontosabb szerepet. Erre a célra az ELOenterprise számos belsı beállítási és lekérdezési lehetıséget kínál. Ezen felül a nevesebb monitorozó rendszerhez személyre szabható felületeken lehet kapcsolódni.


66

Workflow kezelés Az ELOenterprise workflow modulja a program egyik leghasznosabb része. Azok a folyamatok, amelyeket régebben papíron végeztek el és nagyrészt kézzel ellenıriztek, most reprodukálhatók digitalizálva is. Az eredmény: a folyamatok egy szempillantás alatt elvégezhetık, s számtalan lehetıség nyílik az automatizálásra. A szállítási és a várakozási idıszakok, amelyek gyakran elıfordulnak a hagyományos papír alapú dokumentumokkal, így teljesen elmaradnak. Az ELOenterprise Workflow-szerver ellenırzi az információ automatikus, illetve szabályozott áramlását – az adott szervezetnél alkalmazott módszerektıl, eljárásoktól függıen. A tárhelyek hatékony keresési képességén túl biztosítja az adatok és tudás rendelkezésre állását is. Mindezt a beépített, intelligens ELOenterprise Archiváló és Tartalom szerver végzi. Az ELOenterprise ECM rendszer lehetıvé teszi a gazdaságos adatkezelést, mely különbözı tárolási technikákat alkalmaz, függıen az információ életciklusától és az adatokhoz való gyors hozzáférés kívánalmaitól. Ez magába foglalja az információ automatikus tárolását és az információ végsı törlésének ellenırzését, a jogi kívánalmaknak megfelelıen. Az ELOenterprise ILM stratégia biztosítja, hogy a szükséges, elvárt információ a felhasználó számára rendelkezésre álljon, a vállalkozásnak pedig mindez minél kevesebbe kerüljön. Egyszerő modellezés Az ELO rendszer egy grafikus tervezı programot kínál, amellyel létrehozható a munkafolyamat. Ezzel az eszközzel a meglévı folyamatok gyorsan feldolgozhatók és dokumentálhatók, ráadásul hozzáadott logikai megoldásokkal (összeghatártól függı felelıs munkatárs, tárolási periódus stb.) korlátlanul összetett struktúrák hozhatók létre. Több workflow egymásba ágyazható és külsı munkatársak kapcsolhatók hozzá e-mailen keresztül. A meglévı workflow funkciók mellett az ELO lehetıvé teszi szkriptek integrálását minden egyes workflow elemhez, amely számtalan további funkcióval bıvíti ki a már meglevı workflow logikai hálózatot. Az ad-hoc workflow lehetıvé teszi a gyorsabb feldolgozást Gyakran elıállhat olyan helyzet, amelyben egy munkafolyamat nincs leírva standard workflow-val, viszont nem éri meg egy újabb standard workflow létrehozása erre az egyedi esetre. Ennek megoldására az ELO rendelkezik egy ad-hoc workflow lehetıséggel, amelyben gyorsan és spontán módon létrehozhatók munkafolyamatok. Drag and drop módszerrel pillanatok alatt mentesítı folyamatokat lehet generálni vagy folyamat sorozatot létrehozni. Az elıre megírt sablonok tovább könnyítik munkánkat. Ábrázoló szolgáltatások torlódások elkerülésére Az optimális folyamatokban problémamentesen zajlanak a worflow-k. Mégis elıfordulhatnak elháríthatatlan zavarok szabadságolás, betegség vagy túlterheltség esetén. A szükséges rugalmasság biztosítása érdekében az ELOenterprise rendelkezik egy helyettesítés kezelıvel, mely tartalmaz egy listát, amelynek alapján automatikusan meghatároz valakit, aki el tudja látni az adott feladatot. Postafiókok és speciális dokumentum nézetek is szolgálják ezt a célt. Tökéletes átláthatóságot is nyújt az ELO rendszer: melyik dokumentumon ki, milyen folyamat részeként, kinek a megbízásából dolgozott.


67

11.9.3. MONDOC integrált, teljes életciklusú dokumentumkezelı és folyamattámogató rendszer A Montana Zrt. által fejlesztett MonDoc System integrált, teljes életciklusú dokumentumkezelı és folyamattámogató rendszert nyújt, mely moduláris felépítésének köszönhetıen az igényeknek megfelelıen vezethetı be, illetve a késıbbi igények szerint bıvíthetı. Az alap-termék magában foglalja a MonDoc alapját képezı keretrendszert, melyet az almodulokkal kiegészítve teljesen automatizált workflow kezelı rendszerré fejleszthetı. A MonDoc iktatási funkciókat is ellátó, szélesebb területet lefedı megoldást nyújt a felhasználóknak.

18. ábra: A MonDoc felépítése

A MonDoc System bevezetésének két módja van: ─ Keretrendszerként történı bevezetés esetén a MonDoc System meglévı funkcióinak felhasználásával pontosan a felhasználó igényeire szabott, a speciális helyi igényeket is mindenben kielégítı megoldást vezethetı be. Ez a verzió - egy egyedi fejlesztéssel szemben - biztonságos, kiszámítható bevezetést eredményez, mely ráadásul jóval gyorsabb és költséghatékonyabb választás. ─ Dobozos termékként (MonDoc System Standard), mely tartalmazza a keretrendszer egy konkrét konfigurációját, mely mindenben kielégíti az általános iktatási, iratkezelési és irattárazási igényeket, valamint teljes mértékben megfelel a törvényi elıírásoknak. 11.9.3.1. A MonDoc keretrendszer funkciói A keretrendszer minden almodul esetében biztosítja az alábbi alapvetı funkciókat: ─ A feladatok elvégzéséhez nem szükséges vastag kliens, a funkciók mindegyike elérhetı webes felületen keresztül, így ez nem igényel a kliensek esetében telepítést. ─ Dokumentumtípusonként és felhasználói területenként egyedi leíróadatok rögzíthetık. ─ Részletes, hatékony keresési lehetıség a dokumentumtárban mind a tartalmi részekre, mind pedig a dokumentumok metaadatai alapján. ─ Single Sign-On ─ Csoport és egyén alapú jogosultsági beállítások. ─ Dokumentum hozzáférési és módosítási adatok auditálása. ─ Beépített varázslók a rendszerparaméterek, jogosultsági rendszerek adminisztrálásához


68

─ Beépített és testreszabható riportok. ─ SOAP alapú integrációs felület külsı alkalmazások integrációjához. 11.9.3.2. A MonDoc rendszer részei A MonDoc System olyan moduláris felépítéső keretrendszer, mely a funkciókat 4 fımodulba csoportosítva valósítja meg. Ezen modulok a következık: ─ ─ ─ ─

Nyilvántartó modul Irattári modul Portál modul Munkafolyamat-kezelı modul (MonFlow)

Az egyes modulok igény szerint külön-külön is bevezetésre kerülhetnek, illetve funkcióikat egymásra építve, egyszerre is telepíthetıek. A teljes keretrendszer egyben biztosítja az iktatással kapcsolatos összes ügyviteli feladatot, folyamatot. Az iktatás leíró - és dokumentumtípustól függı – adatait, attribútumait valamint az ügykezelés során keletkezı egyéb adatokat (szignálás, határidık, kölcsönzés stb.) a rendszer SQL, vagy igény szerint Oracle (relációs) adatbázisban tárolja. Az iktatási munkával kapcsolatos dokumentumok a Dokumentumtárban kerülnek elhelyezésre. A Nyilvántartó modul a levelezı rendszer segítségével értesítési, figyelmeztetési üzeneteket juttat el a felhasználókhoz elıre definiált események bekövetkezésekor. Az egyes modulokhoz további kiegészítı almodulok kapcsolhatók, még teljesebbé téve a megvalósított szolgáltatások körét. A lehetséges almodulok: ─ Dokumentumtár almodul - Megvalósítja az elektronikus formátumú, illetve azzá alakított papíralapú dokumentumok tárolását és biztosítja a dokumentumok tartalom szerinti kereshetıségét. A MonDoc System-ben a Dokumentumtár modulárisan illeszthetı, több megoldás közül: SPS2003; MOSS 2007; MS SQL 2005, ORACLE 10g, IBM Content Manager, Fájlrendszer, stb. Ezt a lehetıséget felhasználva a MonDoc rendszer rendelkezik mindazon tulajdonságokkal, mely a 11.9.1 fejezetben a Microsoft Office Sharepoint 2007 pontban kifejtésre került. ─ Digitalizáló (szkennelı) almodul – Segítségével a felhasználó speciális igényei alapján biztosítható a papír alapú dokumentumok rendszerbe kerülése, mely opcionális lehetıségként karakterfelismerı funkcióval is kiegészíthetı. ─ Archiváló almodul - Nagy mennyiségő elektronikusan tárolt dokumentum esetén felmerülhet olyan igény, hogy ezen dokumentumok egy biztonságos és az aktív adatbázist nem terhelı központ archívumban (IXOS, IBM Content Manager, stb.) és/vagy háttértárolón (JukeBox, Magnet-optikai disk) kerüljenek elhelyezésre. Ezen funkció megvalósítására szolgál az Archiváló almodul, mely egy speciális interfész segítségével integrálja ezen megoldásokat a MonDoc System-hez és a Dokumentumtárhoz.


69

─ Hitelesítés kezelı almodul - Amennyiben szeretnénk biztosak lenni abban, hogy a MonDoc System-ben tárolt információk hitelesek és tartalmuk nem lett informatikai eszközökkel megváltoztatva, lehetıség van digitális aláírás és idıpecsét használatára. A MonDoc System képes kapcsolódni bármely szabványos hitelesítési infrastruktúrához a Hitelesítés kezelı almodul segítségével, ily módon biztosítva mind a leíró, mind pedig a tárolt dokumentumok - akár jogi értelemben vett - hitelességét is. ─ Számviteli almodul - Ha a MonDoc System a hagyományos levelezés mellett szerzıdéseket, számlákat is nyilvántart, illetve az általa támogatott folyamatok között pénzügyi természetőek is vannak, kézenfekvı elvárás a számviteli rendszert használó szervezeteknél a két rendszer szoros integrációja (pl. SAP, vagy Forrás rendszerek) ─ Faxkezelı almodul – Ez az almodul lehetıvé teszi, hogy a beérkezett és kimenı elektronikus faxok (pl. Faxination alkalmazás használatával) automatikusan kerüljenek iktatásra és jussanak el a címzetthez. Iktató, nyilvántartó modul Az Iktató modul a napi mőködéshez szorosan illeszkedı operatív iktatási és ügykezelési funkciókat valósítja meg. Ezen modul feladata az alapvetı érkeztetı, iktató és ügynyilvántartások létrehozása illetve a kapcsolódó funkciók biztosítása. A modul által megvalósítható fı funkciók: ─ Érkeztetı könyvek kezelése ─ Iktatókönyvek kezelése (fıszámos/alszámos iktatás, elızménykeresés, elı- és utóiratkezelés) ─ Ügynyilvántartások kezelése ─ Irattári terv nyilvántartás ─ Elektronikus dokumentumtár kapcsolásával dokumentumok tárolása a leírókhoz ─ Átadókönyv/kézbesítılap funkció ─ Éves iktatókönyv nyomtatás ─ Postai feladójegyzés kezelés ─ Dokumentumok digitalizálása, igény esetén karakterfelismerés (OCR) alkalmazásával ─ Központi és/vagy decentralizált érkeztetést valósít meg a papír alapú dokumentumokra ─ Központi és/vagy decentralizált iktatással támogatja az elektronikus dokumentumokkal való munkát, és lehetıséget biztosít papír alapú dokumentumok decentralizált csatolására ─ Központi vagy elosztott szkenneléssel és a szkennelt kép iratleíróhoz való kapcsolásával csökkenti az eredeti papírokkal való munka iránti igényt ─ Lehetıség van az MS Office programokból (Word, Excel és Outlook) iktatási funkciót kezdeményezni ─ Az ügyletek lezárását követıen a rendszerben tárolt adatok archiválása biztosított ─ Listák készítése (pl. postaforgalmi költségek, győjtı költségek) megoldott Irattári modul Az irattári modul biztosítja az operatív- az aktív dokumentumok- és a napi szintő munkavégzésbıl már kimaradó, lezárt ügyiratok kezelésére szolgáló központi irattárat. Az


70

Irattári modul az érvényben lévı Levéltári törvényben foglaltaknak megfelelıen látja el a következı funkciókat: Raktározás (doboz illetve irat alapú irattárazást is biztosít) Kölcsönzés Az operatív és központi irattár különálló kezelése Automatikus irattári terv készítése Selejtezési és levéltárba adási funkciók (papír alapú és elektronikus dokumentumokra is) ─ Elektronikus irat selejtezése ─ Átadás-átvételi, levéltárba adási, és selejtezési jegyzıkönyvek készítése és nyomtatása ─ ─ ─ ─ ─

Portál modul A portál modul használatával az egyirányú e-mail kapcsolatok egyszerősíthetık, vagyis automatikus érkeztetés, visszaigazolás és az ehhez kapcsolódó feladatok automatizálhatók. ─ Elektronikus irat (e-mail) benyújtásának automatikus érkeztetése, arról – digitálisan aláírt - elektronikus visszaigazolás küldése. Amennyiben olyan e-mail címre érkezik a levél, amelyhez automatikus iktatás is be van állítva, akkor a levél automatikusan iktatódik is. ─ Elektronikus visszaigazolás küldése az iktatásokról, amennyiben ezt az ügyintézı az iktatáson jelezte. ─ Hiánypótlás támogatása az elektronikus beérkezı iratoknál. ─ Ügyek (formanyomtatványok) portálon keresztül történı beküldése, majd azok életútjának nyomonkövetése.

11.9.3.3. A MonFlow munkafolyamat kezelı modul A modul bevezetése lehetıvé teszi a menedzsment számára, hogy automatizálja és ezáltal könnyen átláthatóvá tegye a meglévı ügyviteli és további folyamatait. Az elektronikusan támogatott folyamatok a beépített folyamatszabályozásnak köszönhetıen gyorsabban, kevesebb hibalehetıséggel, minimális emberi élımunkával mőködtethetık. Az Iktatórendszerhez kapcsolva a folyamatkezelı az ügyintézés jellegő tevékenységek (szignálás, továbbszignálás, véleményeztetés, köröztetés) esetében lehetıvé teszi az egyes mőveletekhez határidı, idıintervallum rendelését, illetve a határidı figyelését idızített figyelmeztetı üzenetek küldését. Részletes funkcióleírás: ─ Sablonok készítésével felépíthetı és modellezhetı a támogatott munkafolyamat. ─ Minden sablonnál megadható, hogy milyen feladatokból tevıdik össze a munkafolyamat és ezek milyen sorrendben követik egymást. ─ Feladatlisták készítése, esedékesség idıpontjában értesítés a felhasználónak. ─ Külsı és belsı határidı is egyaránt nyilvántartható.


71

─ A levelezırendszer integrációjával minden lényeges eseményrıl (feladatkiosztás, határidı lejárta) értesítı e-mail-t küld a rendszer. ─ Helyettesítı funkció biztosításával megoldott, hogy a szabadságon lévı kollégáknál ne álljanak le az elkezdett folyamatok. ─ Lehetıvé teszi a munkafolyamatok, iratok élettörténetének központi áttekinthetıségét, az ügyintézés egyes részfeladatainak nyomon követését. A MonDoc System a felhasználó igényeinek megfelelıen különbözı szinteken képes a folyamatok elektronikus támogatására. Így lehetıség van egyszerősített munkafolyamatkezelés megvalósítására, vagy a konfigurálható - sablon alapú - folyamatkezelı bevezetésére, melynél az adminisztrátorok programozói tudás nélkül önállóan megtervezhetik és leképezhetik a szervezet folyamatait. 11.9.4. Knowledgetree (nyílt forráskódú) dokumentum menedzsment rendszer A Knowledgetree egy web alapú dokumentum menedzsment rendszer. Nyílt forráskódú és a szokásos LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) technológiára épülı megoldás, mely rendelkezik a nagy gyártók dokumentumkezelı rendszereinek összes tulajdonságával. Az opensource megoldások közül a(z egyik) legnépszerőbb és legszélesebb körben használt. A megoldás 3 különbözı formában érhetı el: ─ Saját telepítés – saját szerverre telepíthetı megoldás, elérhetı verziók: KnowledgeTree Premium, KnowledgeTree Plus, KnowledgeTree Basic, KnowledgeTree Community ─ Software-as-a-Service – szolgáltatásként igénybevehetı, mely a világ bármely pontjáról elérhetı, nincs szükség a szoftver vagy az operációs rendszer karbantartására. (KnowledgeTreeLive) ─ Software Appliance – virtualizált környezetbe, vagy célhardverre telepíthetı verzió, melyhez nem szükséges operációs rendszer. Ezen környezet karbantartására szintén nincs szükség, a rendszer automatikusan frissíti magát. (KnowledgeTree Community Edition)


72

19. ábra: Knowledgetree (opensurce) dokumentum-menedzsment rendszer szolgáltatásai

A Knowledgetree szolgáltatásai elérhetıek webböngészın keresztül, Windows kliensekrıl, Microsoft Office alkalmazásokból és egyéb WebDAV kliensekbıl.


73

20. ábra: A Knowledgetree Office alkalmazásokba integrálódó plugin-jei


74

21. ábra: Dokumentumok feltöltése a Knowledgetree (nyílt forráskódú) dokumentumkezelı rendszerébe


75

No

Követelmény

Microsoft Office Sharepoint Server 2007

ELO

MONDOC

KNOWLEDGETREE

11.10. A piacon rendelkezésre álló, a projekt dokumentum-kezelést támogató szoftverek táblázatos összehasonlítása

1

A projektek teljes életciklusa alatt kezelje a keletkezı dokumentációkat, dokumentumokat (mind az elektronikus, mind pedig a papír alapú dokumentumokat, utóbbiakat természetesen elektronikus formában – szkennelve, digitalizálva)

2

Lehessen a különbözı dokumentumokat mind projekthez, mind pedig konkrét projektfeladathoz hozzárendelni

3

Kövesse és tartsa nyilván a projekt során keletkezı dokumentumok verzióit, azok változásait, jelölje külön a dokumentumok végleges verzióját (megkülönböztetés a munkaverzióktól);

4

Korrektúra nyomon követése (változáskezelés)

5

Biztosítsa, hogy egy adott dokumentáción egy idıben csak egy projekttag dolgozhasson (kikölcsönzés / visszacsatolás, check in/check out)

Biztosítsa az alábbi keresési lehetıségeket:

- kulcs-indexek alapján

- meta-adatok alapján

- tartalom szerint (opcionális)

7

Változások esetén riasztás küldése (esetleg RSS)



8

Tartalmazzon rövid szöveges leírási lehetıséget a fájl tartalmát illetıen

9

Adjon lehetıséget a fájl-jelölı kulcsszavak megadására

10

Adjon lehetıséget azonos nevő fájlok tárolására

11

Adjon lehetıséget egy dokumentum „véglegessé nyilvánítására”

6


76

13

Adjon lehetıséget egy „véglegessé nyilvánított” kikölcsönözhetıvé/módosíthatóvá tételére Különböztesse meg a legfrissebb, és megelızı verziókat

14

Adjon lehetıséget fı, és alverzió számok megadására

15

Tartalmazzon automatikus (fél automatikus) verziókövetést

16

Tartalmazzon áttekintı nézetet egy fájlhoz tartozó megelızı verziók áttekintésére

17

Tartsa nyílván, hogy ha a fájlt kikölcsönözték, kinél van az utolsó verzió

18

Adjon lehetıséget egy, több fájl feltöltésére



19

Adjon lehetıséget több fájl feltöltésére tömörített formátumban







20

Adjon lehetıséget kapcsolódó (ügyfél/alvállalkozó) cég, és a fájl összerendelésére

21

Adjon lehetıséget a fájlok kategorizálására

22

Hozzáférés, jogosultságkezelés:

12

23 24

dokumentum

ismételt

- A dokumentum hozzáférés legyen összhangban a projekthez és a projektfeladathoz történı hozzáféréssel, és ne legyen túlbonyolított - Tegye lehetıvé a különbözı hozzáférési szintő felhasználók (projekttagok, alvállalkozók és a további szereplık) elérését

25

- Valósítson meg kiegészítı jogosultságkezelést per file jelleggel

26

Tegye lehetıvé könyvtárak kezelését

27

Akadályozza meg a véletlen felülírást

28

Lehessen szőrni a projektekhez/feladatokhoz csatolt fájlokra

Legyen lehetıség automatikus dokumentumgenerálásra (projekt / feladat / határidı pl. automatikus riport a határidı elérésekor vagy más esemény bekövetkezésekor) Biztosítson automatikus e-mail küldést esemény bekövetkezésekor - fájlmozgás, kikölcsönzés, új feladat, feladat változása (az e-mail küldés opcionális lehetıség legyen)



31

Támogassa sablonok használatát (pl. pályázatíráshoz)

32

Legyen egyszerő a felhasználói interfész, könnyő a kezelhetıség, minél egyszerőbb struktúrája („minél kevesebb kattintással lehessen dolgozni”)

33

Issue tracking (opcionális lehetıség)





34

A browseren keresztül történı használat preferált, de ennek hiánya nem kizáró ok



35

Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı alkalmazói rendszer szállítása

36

Mentés és archiválás, felhasználó által definiálható szabályok alapján

29 30


77

37

Moduláris felépítés/bevezethetıség, skálázhatóság, bıvíthetıség

38

Csoporton belüli kommunikáció támogatása (fórum)







39 40

Varázsló megoldásokkal támogassa a nyomtatott dokumentumok digitalizálását és feltöltését (TWAIN kompatibilis eszközök) Igény esetén valósítson meg teljes auditálást a dokumentumon végzett mőveletekkel kapcsolatban

41

Kliens kommunikáció esetén legyen lehetıség titkosított csatorna (SSL/TLS) használatára

42

Legyen lehetıség LDAP címtárral való integrációra



43

Adjon lehetıséget alapvetı bonyolultságú workflow-k létrehozására (pl.: jóváhagyási folyamat, aláírások összegyőjtése)

44

Portál felület biztosítása





45

Iktatórendszer tulajdonságok





46

Beérkezı/kimenı faxok kezelése



47

MS Office 2007 és MS Project kétirányú kapcsolat és integráció követelmény;



48

Külsı adatforrások indexelése a keresı motorban (odbc)





49

24/7 használhatóság.

A fentebb bemutatott és a követelményeknek történı megfelelés vonatkozásában értékelt rendszerek közül ma Magyarországon az informatikai (és a kapcsolódó) projektek végrehajtása során a közigazgatásban még egyik sem tekinthetı igazán elterjedtnek. Ennek a legvalószínőbb magyarázata az, hogy Magyarországon eddig még viszonylag kevés olyan közigazgatás-fejlesztési projekt indult el, illetve valósult meg, amelyek nagysága, komplexitása, bonyolultsága, összetettsége, EU alapok által történı finanszírozása stb. szükségessé és indokolttá tette volna széles körő funkcionalitást nyújtó, korszerő, megbízható, nagy teljesítményő dokumentum-kezelı rendszer használatát.


78

12.

Bibliográfia

Görög Mihály - Ternyik László: Informatikai projektek vezetése. Kossuth Kiadó, Budapest, 2001 Doss - McDermott: IS Project Management Handbook. Prentice Hall Direct, London, 2000 D.I.Cleland: Project Management. Strategic Design and Implementation. 2nd Edition. McGrawe-Hill, New York (1994) Jason Charvat: Project Management Methodologies. Selecting, implementig, and supporting methologies and processes for projects. John Wiklley & Sons, Inc., Hoboken, New Yersey, 2003 Colin Bently: Prince 2 - a practical handbook. 2nd Edition. Linacre House, Jordan Hill, Oxford, 2003. Andersen – Grude – Haug: Goal Directed Project Management. 3rd Edition. Kogan Page, London and Sterling, 2004 Slack - Chambers - Harland - Harrison - Johnston: Operations Management. Second Edition. pitman Publishing, London, 1998 Dick Leonard: Guide to the European Union. The Economist Books Limited, London, 2002 Mitzberg - Quinn - Ghoshal: The Strategy Process. Pearson Education Limited, 1998 John Ward: Principles of Information System Management. Routledge London - New York, 1998 Poór József és szerzıgárdája: Menedzsment tanácsadási kézikönyv. Akadémiai Kiadó, Budapest, 2003 Hetyei József: Pénzintézetek és állami intézmények információs rendszerei Magyarországon. ComputerBooks, Budapest. 2003 Hetyei József: Vezetıi döntéstámogató és elektronikus üzleti rendszerek Magyarországon. ComputerBooks, Budapest, 2001 http://www.microsoft.com/hun/office/office2007/project.aspx http://www.dotproject.net/ http://www.tutos.org/ http://www.microsoft.com/Sharepoint/ http://www.gartner.com/ http://www.goaldirector.com/ http://www.elodigital.hu/ http://www.montana.hu/


79

13.

Rövidítésgyőjtemény

Rövidítés AI ÁROP CASE CCTA CMM CMMI CPM DAOP DDOP DMS EAOP ECM EKOP E-közigazgatás EMOP EPM ERDF ERFA ESZA EU GDPM GOP HW IEC IH IKT IPMA IS ISO ISS IT ITB ITIL ITS IVB J2EE Kbt. KDOP KEOP KESZR KIB KIETB KITKH KKM KMOP Korm. KÖZOP

Jelentése Application Integration, alkalmazásintegráció Államreform Operatív Program (ÚMFT, 6. prioritás) Computer Aided Software Engineering, számítógéppel támogatott szoftverfejlesztés Central Computer and Telecommunications Authority Capability Maturity Modell, képesség érettségi modell (szoftverek) Capability Maturity Model Integration, egy szoftverfolyamat-fejlesztési modell Critical Path Method, Kritikus út módszer (hálótervezési eljárás) Dél-Alföldi Operatív Program (ÚMFT) Dél-Dunántúli Operatív Program (ÚMFT) DMS – Document Management System Észak-Alföldi Operatív Program (ÚMFT) ECM – Enterprise Content Management Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (ÚMFT, 6. prioritás) Elektronikus Közigazgatás Észak-Magyarországi Operatív Program (ÚMFT) EPM – Enterprise Project Management European Regional Development Fund, Európai Regionális Fejlesztési Alap (ERFA) Európai Regionális Fejlesztési Alap Európai Szociális Alap European Union, Európai Unió Goal Directed Projekt Management, célirányos projektvezetési módszertan Gazdaságfejlesztés Operatív Program (ÚMFT) Hardware, hardver (IT) International Electrotechnical Commission, nemzetközi elektronikai szabványügyi és értékelı testület Irányító hatóság (ÚMFT, operatív programok) Információs és kommunikációs technológia International Project Management Association, Nemzetközi Projektmenedzsment Szövetség Information System, információs rendszer International Standards Organization Information System (IS) Strategy, információrendszer-stratégia Informatika, információtechnológia Informatikai Tárcaközi Bizottság IT Infrastructure Library; informatikai rendszerek (infrastruktúra) üzemeltetésére és fejlesztésére szolgáló módszertan, illetve szabvány- és ajánlás-győjtemény Information Technology (IT) Strategy, információtechnológiai stratégia Informatikai Végrehajtó Bizottság Java2 Platform, Enterprise Edition A közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény Közép-Dunántúli Operatív Program (ÚMFT) Környezet és Energia Operatív Program (ÚMFT) Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer Közigazgatási Informatikai Bizottság Kormányzati Informatikai Egyeztetı Bizottság Kormányzati Informatikai és Társadalmi Kapcsolatok Hivatala Konfiguráció-kezelési módszer Közép-Magyarországi Operatív Program (ÚMFT) Kormány Közlekedés Operatív Program (ÚMFT)


80

Rövidítés KOP KSZ KÜK LBMS MÁK MeH MeH EKK MOSS MSZ NFT NFÜ NFÜ KRPIH NYDOP OA OAG OD OO OP PERT PMBOK PMI PRINCE, PRINCE2 PROMPT Ref. SOA SSADM SW TÁMOP TESTA TIOP TQM ÚMFT UML VOP VPOP WAP WBS XML

Jelentése Közigazgatási Operatív Programok (l.: EKOP, ÁROP) Közremőködı szervezet (ÚMFT, operatív programok) Kormányzati Ügyfél-tájékoztató Központ Learmonth and Burchett Management Systems', egy cég neve (PROMPT, PRINCE projektirányítási módszertan) Magyar Államkincstár Miniszterelnöki Hivatal Miniszterelnöki Hivatal Elektronikus Kormányzat-központ MOSS - Microsoft Office Sharepoint Server Magyar Szabvány Nemzeti Fejlesztési Terv Nemzeti Fejlesztési Ügynökség a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Közigazgatási Operatív Programok Irányító Hatósága Nyugat-Dunántúli Operatív Program (ÚMFT) Object-Orinted Analysis, objektum-orientált elemzés (módszertan) Open Application Group (AI technológiák szabványosításával foglalkozó nemzetközi szervezet) Object-Oriented Design, objektum-orientált tervezés (módszertan) Object-Oriented, objektum-orientált (módszertan) Object-Oriented Programming, objektum-orientált programozás (módszertan) Program Evaluation and Review Technique – program kiértékelési és felülvizsgálati technika (hálótervezési módszer) Project Management Body of Knowledge Project Management Institute Projects in Controlled Environments, egy projektvezetési módszertan Project Reporting, Organization & Management Planning Technique projektirányítási módszertan, a PRINCE „elıdje” (LBMS cég) Referencia, hivatkozás Service Oriented Architecture Structured System Analysis and Desing Method, strukturált rendszerelemzési és tervezési módszer (módszertan) Software, szoftver (IT) Társadalmi Megújulás Operatív Program (ÚMFT) Trans European Services for Telematics Between Administrations, az EU hálózata Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program (ÚMFT) Total Quality Mangement, teljeskörő minıségbiztosítás Új Magyarország Fejlesztési Terv Universal Modelling Language, folyamatmodellezı nyelv Végrehajtás Operatív Program (ÚMFT) Vám- és Pénzügyırség Országos Parancsnoksága Wireless Application Protocol Work Breakdown Structure, feladat-lebontási struktúra (projekttervezés) eXtensible Markup Language, kiterjeszthetı leíró nyelv


81

14.

Fogalom Információ Információmenedzsment

Információrendszer-, illetve informatikai stratégiai tervezés

Fogalomtár

Fogalom magyarázata Az információ új ismeret, amely csökkenti a bizonytalanságot, s ezáltal elısegíti a szervezetekben a különbözı döntések meghozatalát. Információ-menedzsment tevékenység a stratégiai információrendszer- és informatikai menedzsment, környezeti és technikai tényezık kezelése, az informatikai szervezet létrehozása, irányítása, munkatársak toborzása, kiválasztása, fejlesztése, informatikai kompetenciák fejlesztése, a megfelelı, a változásokra reagálni, azokat követni képes informatikai és kommunikációs infrastruktúra kiépítése, menedzselése, az informatikai erıforrások menedzselése, az informatika által lehetıvé tett szervezeti változások menedzselése, az informatikai rendszerek szervezetbe integrálása, támogató jellegő információrendszer / informatikai kultúra, légkör kialakítása. Az információ-menedzsment feladata informatikai projektek definiálása, irányítása, az informatikai fejlesztési programok, projektek finanszírozása, az informatikai költségek tervezése, a rendelkezésre bocsátott keretek felhasználásának irányítása, a szervezet informatikai tudásának menedzselése, az információrendszer / informatikai partner-kapcsolatok megalapozása, kiaknázása. Az információ-menedzsment által kezelt témák, problémák nagy hatással vannak mind a szervezet átfogó stratégiájára, mind annak egyes részterületeire. Az információ-menedzsment szerepet játszik a szervezeti stratégia megfogalmazásában, realizálásában, magában foglalja az információk értelmezését és használatát a stratégiai tervezésben, az információs rendszerek komplex, dinamikus szervezeteken belül történı megvalósítását, integrálását, az informatikai stratégia tervezése során a szükséges döntések meghozatalát, a kockázatok elemzését. A stratégiai tervezés során elemzik a szervezet külsı és belsı környezetét. Az elemzés kiterjed a szervezet külsı gazdasági, társadalmi, politikai, technológiai környezetére, valamint a szervezet belsı környezetére, úgymint szervezeti célok, stratégiák, erıforrások, tevékenységek, szervezeti kultúra és így tovább. Az elemzés ugyancsak kiterjed a külsı informatikai környezetre, úgymint aktuális informatikai fejlıdési irányok, más szervezetek informatikai helyzete, alkalmazásai stb. A belsı informatikai környezet elemzésének tárgya pedig az adott szervezet jelenlegi információrendszer / informatikai alkalmazásai (az aktuális alkalmazásportfolió), technológiái, meglévı erıforrások, azok kihasználása, a szervezet informatikai kultúrája, tudására vonatkozó információk és további területek. A külsı és belsı környezet elemzése A külsı és a belsı (nem informatikai) környezet elemzésével elsısorban a szervezeti stratégiai elemzés (a szervezet átfogó stratégiája kidolgozása során végrehajtásra kerülı elemzés) foglalkozik. Az informatikai stratégia-készítés során ez a vizsgálat (sok minden más egyéb szempont mellett) kiterjed arra, hogy milyen szerepet tölt be vagy tölthet be az információrendszer és az informatikai a szervezet külsı környezetben elfoglalt helye, helyzete, pozíciója, a beszállítókkal szembeni alku-pozíció, a különbözı veszélyek elhárítása vonatkozásában, hogy az alkalmazás a szervezet erısségei vagy gyengéi közé tartozik-e, illetve hogy mely alkalmazások tartoznak az elıbbi és melyek az utóbbi kategóriába és így tovább. Szükség lehet az adott ágazat információ- rendszer-szemlélető elemzésére is. A külsı és belsı környezet elemzése alapján határozható meg az is, hogy milyen információkra van szükség, azokat milyen rendszerek képesek szolgáltatni, s e rendszerek használatához milyen informatikai és kommunikációs infrastruktúrára van szükség.


82

Fogalom

Fogalom magyarázata Az informatikai környezet elemzése Ezen elemzések elvégzése már teljes egészében az információrendszer / informatikai stratégiai elemzés feladata. A külsı informatikai környezet elemzésének választ kell adnia arra a kérdésre, hogy milyen választási lehetıségeket biztosít számára az információrendszer / informatikai kínálat és annak trendjei, azok hogyan használhatók fel szervezeti céljaikhoz, mennyire gazdaságos az alkalmazásuk, milyen hosszú távú stratégiai elınyöket, biztosíthat az új technológiák alkalmazása, melyek lehetnek a szervezeti igényeit legjobban kielégítı megoldások, illetve ajánlatok. Ehhez természetesen tudni kell, hogy a más szervezetek hol tartanak a különbözı alkalmazások és technológiát bevezetése, alkalmazása tekintetében, továbbá azt is, hogy milyen igényeik vannak vagy várhatók e téren a már meglévı vagy a megcélzott ügyfélkörnek, más, az adott szervezettel együttmőködı szervezeteknek (pl. a helyi közigazgatás esetében a központi közigazgatásnak és megfordítva) stb. A belsı információrendszer / informatikai környezet elemzése az adott intézmény szervezeti célkitőzéseibıl, stratégiáiból adódó jövıbeni elvárásoknak történı megfelelés szempontjából vizsgálja a már használatban lévı, illetve az éppen megvalósítás alatt álló információs rendszereket, az alkalmazási portfolió elemeit, az informatikai eszközöket, erıforrásokat, a szervezet informatikai kultúráját, tudását, az információrendszer / informatikai szervezet ügyfél / szolgáltatásközpontúságát, humán erıforrásait és így tovább. Az elemzések során gyakran alkalmazott módszer többek között az alkalmazási portfolió-elemzés, illetve a SWOT-mátrix. Az elemzések eredményeként a szervezet menedzsmentje megismerheti, hogy a rendelkezésre álló alkalmazási portfolió, informatikai eszközök, erıforrások mennyire használhatók a jövıbeni szervezeti célok elérése szempontjából, milyen jelentıséggel bírnak, az kitőzött szervezeti teljesítmény-célok elérése vonatkozásában, hol találhatók az erısségek, gyengeségek, mely lehetıségek és veszélyek léteznek. Az elemzések révén megállapítható, hogy mely területeken, milyen fejlesztésekre van szükség, melyek a szükséges intézkedések és így tovább. A stratégia elkészítése

Információs rendszer

Informatika stratégiai szintő kezelése

Ezután tervezhetı meg az az alkalmazásportfolió, informatikai infrastruktúra és szükséges erıforrások, amelyek képesek kielégíteni a szervezet jövıbeni igényeit. Szintén meg kell határozni és ütemezni kell azokat a konkrét feladatokat, amelyek végrehajtása révén a stratégiai célkitőzések és iránymutatások megvalósulnak. Az információs rendszerek összegyőjtik, feldolgozzák, tárolják, visszakeresik, továbbítják a különbözı szervezetek mőködésével kapcsolatos adatokat, információkat állítanak elı, segítik az e mőködéshez szükséges erıforrások meghatározását, a rendelkezésre álló erıforrások feladatokhoz történı allokálását, a vezetıi döntéshozatalt. Az információs rendszerek és az informatika közigazgatási szervek, intézmények életében betöltött, fentiekben vázolt jelentıségére, valamint az információs rendszerek és az informatikai eszközök fentiekben szintén említett, rohamos fejlıdésére tekintettel, belátható, hogy az IT stratégiai szintő kezelést igényel. A közigazgatási szervek, intézmények közül is többnek a vezetése ismeri fel az információs rendszerek, az informatika és az internet stratégiai szerepét. A sikeres szervezeteknél a stratégiai kérdés, hogy hogyan tegyenek szert az minél több elınyre, az IKT lehetıségeinek minél jobb kihasználása, az újabb és újabb megoldások alkalmazása révén. Informatika stratégiai kérdés az informatikai költség-hatékonyság növelése, a szolgáltató informatika megvalósítása, illetve az IT különbözı területeinek kiszervezése (az outsourcing, a hosting, az ASP). Stratégiai kérdés az átfogó (széles funkcionalitást megvalósító), integrált alkalmazások folyamatokkal, mőködési hatékonysággal kapcsolatos, illetve üzemeltetés terén jelentkezı elınyeinek minél jobb kihasználása, s ezzel


83

Fogalom

Informatika szerepe

Informatikai

Informatikai stratégia felülvizsgálata,

Fogalom magyarázata kapcsolatban az az alkalmazás-integráció (AI), Az AI változó környezetben, például intézmények összevonása, átszervezése során is képes biztosítani az integrált alkalmazások elınyeit. A közigazgatás folyamatos fejlıdése, átalakulása, új szolgáltatások megjelenése a szolgáltató, ügyfélbarát közigazgatás megteremtése új IT szolgáltatások bevezetését igényelheti, az egyre gyorsabb fejlıdés, újabb és újabb technológiák megjelenése pedig azok alkalmazására készteti a szervezeteket, ami szükségessé teszi alkalmazás-portfolió folyamatos (vagy legalábbis gyakori) változtatása. Informatikai stratégiai kérdés az eszköz-konszolidáció, vagyis az informatikai, hálózati, kommunikációs eszközök különbözı okokra visszavezethetı, túlzott mértékő „változatossága” csökkentése is, amely mőszaki-szakmai és költségelınyökkel is jár. Az egyik legfontosabb stratégiai kérdés az IKT kockázatok felismerése, kezelése, a biztonság növelése. Ennek oka, hogy a közigazgatásban is egyre inkább alapvetı szerephez jut az információs rendszer, az internet, s ezek alapvetı tényezıvé váltak. A legkülönbözıbb szervezetek ma már nem képesek operatív mőködésre sem, ha nem tudják elég pontosan, hogy mennyire számíthatnak IKT rendszereikre, eszközeikre, azok rendelkezésre állására, az információk, az adatok a szakmai legjobb gyakorlatnak megfelelı, biztonságos kezelésére. A szervezetek irányítóinak, mindezekre tekintettel, minél pontosabban kell ismerni az esetleges zavarok kockázatait, azok bekövetkezési valószínőségét a hibaelhárítás lehetıségeit és költségeit. Az informatikai biztonsági felmérés és beállítás, a megfelelı biztonsági szabályzatok elkészítése, betartása, érvényesítése segíthet az informatikai rendszerek mőködését fenyegetı kockázatok, természeti, logikai, fizikai, humán veszélyforrások felderítésében, elemzésében, hatásuk felmérésben, fellépésük bekövetkezési esélyének csökkentésében. A biztonsági felmérés és az azt követı beállítás csak egy pillanatnyi állapotot tükröz egy gyorsan változó környezetben, így ezen túl szükség van a rendszerek folyamatos felügyeletére és rendszeres ellenırzésére. Napjainkban a rohamos és nagyon agresszív technológiai fejlıdés egyrészt folyamatos innovációra készteti a különbözı szervezeteket, másrészt egyúttal egyre újabb és újabb lehetıségeket is nyújt a folyamatos fejlıdéshez, az üzleti, közigazgatási, oktatási és egyéb tevékenységek minél hatékonyabb végzéséhez. Ma már közhelynek számít, hogy e rohamos technológiai fejlıdés egyik legszembetőnıbb területe az informatika, amely, egyre inkább összefonódva a telekommunikációval, nagyon erıs és pozitív hatást gyakorol nem csak az üzleti életre, de a kormányzati, az államigazgatási, a közigazgatási, oktatási stb. szférára, sıt mindennapjainkra is, kierıszakolja és egyben lehetıvé teszi az elırelépést. A mai információtechnológiai lehetıségeknek köszönhetıen a kormányzati és egyéb szervek, intézmények egész mőködése egyre nagyobb és nagyobb mértékben ráépült információs és kommunikációs rendszereikre, azok technológiai hátterére. Ennek köszönhetıen a rendszerek alapvetı tényezıvé váltak a szervek, intézmények küldetésének teljesítése, céljaik, stratégiáik megvalósítása tekintetében. Informatikai, információs rendszerek nélkül ezek a szervek, intézmények ma már nemcsak hosszú vagy középtávú céljaikat nem képesek elérni, de a napi operatív mőködésre sem képesek. Informatika (információtechnológia) alatt a hardver, a hálózati és a kommunikációs eszközöket, rendszereket és az e rendszereken futó szoftvereket értjük. Az informatikai erıforrásokba ezen túl beleértjük a munkatársak felkészültségét, a szervezet informatikai tudását, informatikai kultúráját és egyéb tényezıit is. Az informatika küldetése a (központi, helyi) közigazgatásban az állami, önkormányzati intézmények támogatása céljai elérésében. Céljai, mégpedig mind hosszú, mind rövidebb távú célkitőzései minden egyes szervezetnek vannak, nem csak a vállalkozásoknak, de a közigazgatási szerveknek, intézményeknek is. Tekintettel arra, hogy a különbözı szervezetek külsı és belsı környezete rendkívül dinamikusa változik, az információrendszer / informatikai stratégiáknak


84

Fogalom aktualizálása

Informatikai stratégia

Informatikai stratégiai tervezés szervezeti kerete

Informatikai stratégiák fajtái

Multiprojektmenedzsment, programmenedzsment

Projekt

Projekt monitoring eszközök

Fogalom magyarázata aktualizálhatónak kell lenni abban a pillanatban, amikor valamely környezeti tényezı megváltozik. Ehhez az szükséges, hogy a különbözı külsı, belsı környezeti változásokból viszonylag gyorsan megállapíthatóak legyenek az informatikai erıforrások szempontjából várható hatások vagyis az, hogy mely tekintetben / vonatkozásban növekedhet az információs igény, ill. az egyéb informatikai szolgáltatások iránti igény (újabb, további elemzések, kimutatások készítése, a vezetıi információs rendszer kiterjesztése újabb területekre, elektronikus beszerzés és / vagy értékesítés bevezetése és így tovább) Az informatikai stratégia keretében rögzítik, hogy, figyelembe véve az információrendszer-stratégiában meghatározott prioritásokat, hogyan valósítják meg az egyes alkalmazásokat, az azokhoz szükséges technológiai eszközöket, hogyan szervezzék meg és hajtsák végre a szükséges tevékenységeket, hogyan biztosítsák a szükséges erıforrásokat Az információrendszer-stratégia, illetve informatikai stratégia elkészítése, felülvizsgálata, aktualizálása nem az informatikai szakterület kizárólagos feladata, hanem érinti a szervezet egészét. Az informatikai stratégia tervezése, felülvizsgálata, aktualizálása projekt feladat, amelyet a projekt-tervezés és irányítás módszereivel, eszközeivel kell tervezni és megvalósítani (feladatok, határidık, költségek; kockázatok kezelése, projekt-minıségbiztosítás). Az információs rendszerek és az informatika feladata a különbözı szervezetek sokoldalú, hatékony támogatása szervezeti céljaik elérésében. Ezt a feladatot akkor képes teljesíteni, ha biztosított a szervezeti célok, a stratégiák, a felhasználói igények, valamint az informatika lehetıségeinek és a szervezet erıforrásainak összhangja. Az információrendszer-stratégia a szervezeti stratégiával, az informatikai stratégia pedig az információrendszer-stratégiával áll közvetlenül kölcsönhatásban. Az információrendszer-stratégia és az informatikai stratégia rögzíti a szervezet irányítása által elfogadott azon törekvéseket, irányokat, feladatokat, prioritásokat és így tovább, melyek biztosíthatják, hogy az információrendszerek és az informatika be tudja tölteni a szervezeten belüli, jelentıs feladatát. Az információrendszer-stratégia tervezése során, a szervezet tervei és stratégia elemzése alapján megállapítják az információrendszer-alkalmazások irányi igényt, vagyis azt, hogy mire, milyen szolgáltatásokra van a szervezetnek hosszú távon információrendszerek vonatkozásában szüksége, s meghatározza a prioritásokat. Egyre gyakrabban jelennek meg olyan jelentıs, összetett feladatkoordinálást igénylı célok is, amelyek elérését csak számos egymással összehangolt projekt keretében lehet elérni. Ezekben az esetekben már nem is csak egyszerően projektmenedzsmentrıl, hanem inkább multi-projektmenedzsmentrıl, vagy programmenedzsmentrıl beszélünk. A program-menedzsment a CCTA meghatározása szerint olyan projekt-együttes koordinált menedzselése, a szervezeti célok egy adott csoportjának elérése érdekében. Egy adott szervezet stratégiája (pontosabban stratégiai jövıképe) például alapul szolgál egy program (a stratégiai program) kidolgozásához, amely programot azután olyan projektekké (projekt portfolióvá) transformálnak át, amelyek feladata azon változások megvalósítása, amelyek a stratégia céljai elérését támogatják A 21.század elejére az intézményi, vállalati mőködés mindennapjainak egyre inkább részévé válnak a projektek. Már nem csak egyes kiemelt nagyberuházások vagy különleges feladatok megoldása történik projektszerő keretek között. A célok elérésével, a tevékenységek irányításával, és az eredmények nyomon követésével szemben támasztott fokozott követelmények arra vezetik a különbözı szervezetek vezetıit, hogy egyre nagyobb számban nyúljanak a projektmenedzsment eszköztárához. Azok a mutatók, mérıszámok, melyek elızetes rögzítése kerülnek, majd a végrehajtás során a mutatókhoz tartozó tényadatokat az értékelést végrehajtó


85

Fogalom

Projektmenedzsment

Fogalom magyarázata személyek rendelkezésére bocsátják. Egyértelmően meg kell határozni, hogy kik és milyen gyakorisággal biztosítják az adatokat. A projektmenedzsment az erıforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület, melynek célja, hogy az erıforrások felhasználásával végzett munka eredményeként egy adott idı- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai. A projekt idıszaki vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket vagy szolgáltatást hozzon létre. "Idıszaki" abban az értelemben, hogy a projektnek van kezdete és vége (nem összetévesztendı az átfutási idıvel). "Egyedi" abban az értelemben, hogy a termék vagy szolgáltatás a projekt végén valamilyen módon eltér a jelenlegitıl. Az egyediség azt is jelenti, hogy a projekt alapjaiban különbözik a folyamatoktól és az üzemeltetéstıl, amelyek állandóak vagy csaknem állandóak abban az értelemben, hogy gyakorlatilag azonos terméket vagy szolgáltatást eredményeznek, akármikor és akárhányszor is hajtják ezeket végre. Az ismétlıdı tevékenységek (folyamatok vagy üzemeltetés) és az egyszeri tevékenységek (projektek) menedzselése alapvetıen más technikai ismereteket és megközelítést igényel. A projektmenedzsment elsı kihívása, hogy az eredményt adott, elıre meghatározott korlátok figyelembevételével kell elérnie. A második, még komolyabb kihívás, hogy a projekt az elıre definiált célok eléréséhez a szükséges eszközöket optimálisan és integrált módon használja fel. A projekt tehát az elıre definiált célok elérése érdekében tett ésszerően megválasztott, erıforrások (idı, pénzügyi, humán, technikai erıforrások) felhasználással járó tevékenységek sorozata.

Projektmenedzsment alkalmazásának elınyei

A módszertannal, szoftver eszközökkel is támogatott projektmenedzsment forintosítható elınyt jelenthet a nemzetgazdaság számára, mert a megfelelıen elıkészített projektek esetén több pályázati pénzt lehet „lehívni”, maguk a projektek pedig gyorsabban, zökkenı-mentesebben zajlanak le. A módszertannal, szoftver eszközökkel támogatott projektmenedzsment elınye leginkább akkor mutatkozik meg, amikor váratlan esemény történik. S egy nagy projektnél pedig mindig adódnak elıre nem látható események. De ha a krízishelyzeteket kész forgatókönyvvel várhatjuk, akkor gyorsan fel lehet mérni az új helyzetet, pontos információk alapján lehet kidolgozni és a döntéshozók elé terjeszteni az javaslatot, illetve alternatívákat. S a gyors döntés egy milliárdos költségvetéső projektnél akár százmillós megtakarítást is eredményezhet (azaz máris megtérülhet a projektmenedzsment és az eszközök költsége)

Projektmenedzsment kompetenciák

Az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjei (és természetesen minden más projekt) sikeres megvalósításához feltétlenül szükség van a projektmenedzsment szakma (és a többi érintett szakterület) naprakész ismeretére, a változások követésére. Ez folyamatos képzéssel, továbbképzéssel, a szakirodalom naprakész ismeretével érhetı el. A projektek sikeres végrehajtásához ezen túl gyakran szükség van még független szakértıi, tanácsadói támogatás igénybe vételére is (amely szintén együtt jár tudástranszferrel, azaz a tudás és a tapasztalatok átadás-átvételével is). A független tanácsadók, szakértık a projekt menedzsment támogatás keretében a projekt menedzsment módszertani ismeretek alapján támogatást adnak a projekt teljes életciklusára vonatkozóan. A tanácsadói, szakértıi támogatás kiterjed a végrehajtandó projekt tervezési elvek alkalmazására, a projekt szervezet kialakítására, tervezést és végrehajtást segítı és ellenırzı eszközök kiválasztására, a tervezés és végrehajtás alatti kockázatkezelési és elkerülési technikák kiválasztására, használatára. A tanácsadói, szakértıi tevékenység ugyancsak


86

Fogalom

Fogalom magyarázata kiterjed a tervezés és végrehajtás alatti projekt minıségellenırzésére és minıségbiztosítására, a projekt dokumentációs rendszerének kialakítására, a végrehajtással kapcsolatos jelentési rendszerek kidolgozására, megvalósítására, kiértékelésére, a projekt tervezett és valóságos helyzete közötti eltérés mértékének, jelzési és jelentési rendszerének kialakítására, az eltérések miatti korrekciók módszereinek kiválasztására, megvalósítására, ellenırzésére, a projekt zárásával összefüggı folyamatok kialakítására. A projekt méretétıl függıen javaslatot tétele olyan kiegészítı tevékenységek végrehajtására, vagy szolgáltatások igénybevételére, amelyek a projekt szervezeti és gazdasági célkitőzéseinek megvalósulását elısegítik. A folyamatos képzés, továbbképzés, a szakirodalom naprakész ismerete és a szakértıi, tanácsadói támogatás három, egymással szorosan összefüggı, egymást kiegészítı és a sikert nagyban elısegítı tényezı.

Szervezeti stratégia

A projektek sikeres végrehajtását, a sikeres projektvezetést nemzetközi és hazai szervezetek is támogatják. A szervezeti stratégia alatt egy adott szervezet legátfogóbb stratégiáját értjük, mely stratégia rögzíti a fıbb hosszú távú szervezeti célokat, azt, hogy merre kíván haladni az adott szerv vagy intézmény, s meghatározza a szükséges változásokat. A szervezeti stratégia az adott szervezet legátfogóbb döntéseinek vezérfonalául szolgál. A szervezeti stratégia megvalósítását támogatják a különbözı ágazati stratégiák (az adott szervezet által lefedett szakmai területek stratégiái), valamint a különbözı funkcionális stratégiák, mint. pl. a marketing, a pénzügyi, a humánerıforrásgazdálkodási vagy az információrendszer-, illetve az informatikai stratégia is. A szervezeti stratégiából olyan igények következnek, amelyeket az információrendszer-stratégiák, illetve informatikai stratégiának kell megvalósítani, amely stratégiák viszont a segítik a szervezeti stratégia megvalósítását, tehát a kapcsolat két irányú.


87

15.

Ábrák

1. ábra: MS Project 2007 - kritikus elıfeltételek megadása..................................................... 19 2. ábra: Projekt feladatok ütemezése és függıségének megadása ........................................... 19 3. ábra: A módosítások hatását zöld színnel kiemelt területek jelzik....................................... 20 4. ábra: Példa a cellák hátterének kiemelésére......................................................................... 21 5. ábra: Az Illusztrált jelentések ablak egy Excel-jelentésben................................................. 21 6. ábra: Projekt- és portfoliómenedzsment folyamatok, módszertanok, követelmények......... 25 7. ábra: Portfolió információk megjelenítése, valós idejő betekintést nyújtva a szervezeti vezetık számára a portfolióba, segítve ezzel a döntéshozást................................................... 27 8. ábra: Goal Director – a GDPM mérföldkı terv.................................................................... 30 9. ábra: Goal Director - GDPM felelısségi mátrix .................................................................. 31 10. ábra: Goal Director - GDPM tevékenységek tervezése ..................................................... 31 11. ábra: Goal Director - GDPM projektterv áttekintı nézete ................................................. 32 12. ábra: dotProject projektadatlap........................................................................................... 34 13. ábra: Feladatok nyomon követése a TUTOS rendszerben ................................................. 36 14. ábra: Feladatok Gantt nézete a TUTOS rendszerben ......................................................... 37 15. ábra: TUTOS szoftver - Dokumentumkezelı felület ......................................................... 38 16. ábra: A felügyelt dokumentumtárat, azaz a szervezeti tartalom tárolására szolgáló központi helyet ábrázoló képernyıfotó .................................................................................... 52 17. ábra: A véleményezési, illetve jóváhagyási munkafolyamat nyomon követése ................ 55 18. ábra: A MonDoc felépítése ................................................................................................ 68 19. ábra: Knowledgetree (opensurce) dokumentum-menedzsment rendszer szolgáltatásai .... 73 20. ábra: A Knowledgetree Office alkalmazásokba integrálódó plugin-jei ............................. 74 21. ábra: Dokumentumok feltöltése a Knowledgetree (nyílt forráskódú) dokumentumkezelı rendszerébe............................................................................................................................... 75


88

16.

Mellékletek


89

V. SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER (TANULMÁNY) SPECIFIKÁCIÓJA. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása projekt 1

Recommend Documents