Úvod Hospodaření organizace, v našem případě neziskové, podléhá platným zákonným normám, ze kterých se zmíníme především o Zákoně o účetnictví: (zákon č. 563/1991 Sb v aktuálním znění). Tento zákon ukládá všem daňovým poplatníkům (kam patříme, § 1a) vést účetnictví a to ve formě zjednodušené, nebo “v plném rozsahu” (dříve jednoduché a podvojné účetnictví). O zařazení, způsobech vedení a rozdílech se zmiňovat nebudeme – potřebujeme spíše základy společné oběma systémům. Zákon o účetnictví vyžaduje, aby vedení účetních záznamů bylo - Průkazné – obsahuje neměnné identifikátory účetního případu - Průběžné – sekvenční záznamy, pořadí dokladů je dáno datem v průběhu účetního období, ne přeházeně - Úplné – obsahuje originály všech potřebných dokladů k účetnímu případu (např. Výdajový doklad + paragon, obojí se všemi náležitostmi) - Přehledné - (mimo jiné zakazuje tzv. Pomocnou evidenci mimo oficiální účetní dokumentaci – rozumněj tomu tak, že pokud si během dvoudenní výpravy vedeš přehled o pohybu prostředků a archivuješ doklady, musíš při nejbližší příležitosti tyto doklady zavést do účetní evidence v konečné formě, tedy tak, jak budou uloženy v účetní dokumentaci). Mějte na paměti, že v účetní evidenci lze provádět opravy pouze za následujících podmínek: o původní záznam zůstává čitelný (zneplatní se např. přeškrtnutím), nesmí se tedy začmárat, vyzmizíkovat, zabělit či začernit. o nový záznam se provede na vhodné volné místo (co nejblíže k původnímu, přípdně se vztažkou) a uvede se u něho datum opravy a podpis autora opravy
V naší organizaci je k uvedeným zásadám doplněn ještě požadavek HOSPODÁRNOSTI a ÚČELNOSTI (uvědomme si, že spravujeme svěřený majetek – tedy ne svůj – a tím pádem jsme vázáni odpovědností k lidem, kteří nám tento majetek do správy svěřili. V další části se zaměříme na evidenci pokladní hotovosti (nejčastější případ pro účely krátkodobých akcí, táborů a jednotlivých nákupů), přesněji na jednotlivé fáze od rozpočtu, přes průběh vedení až po vyúčtování a předání do hospodaření střediska.
-
Činnost organizace se neobejde bez toku peněz. Hospodaření je stejné, jako používá každý. V organizaci jde však většinou i o správu svěřeného (tedy cizího) majetku, je tedy nutné dodržovat přísněji jstá pravidla. Hospodaření akce začíná plánováním, kdy se zjistí předpokládané náklady a najdou se zdroje, ze kterých budeme náklady krýt (tzv. Rozpočet akce) V průběhu akce dochází k toku prostředků, který je dobré - v rámci možností (a uvědomnění si případných rizik) - průběžně sledovat. Na závěr akce získáte reálnou hodnotu nákladů, kterou zaúčtujete a provedete ekonomické vyhodnocení akce (pokud je to užitečné, tak i rozbor plánu (rozpočzu) a skutečnosti (vyúčtování) – může výrazně pomoci při příští podobné akci, nebo dalšímu hospodáři... Co to bude stát? Kde na to vzít?
Jak to dopadlo?
Rozpočet
Jednotlivé položky rozpočtu se obvykle člení do skupin, které potřebuje jednotka sledovat. Základ dělení je v tzv. „Účtové osnově“ (pro účely fin. úřadu), další dělení pak závisí na organizaci (jejich vnitřních předpisech) nebo na hospodáři (podrobnější členění). Výše částek se stanovuje např. výpočtem (potraviny=počet účastníků x částka na den, doprava osob=jízdenka), ze zkušenosti dle podobných akcí (spotřební materiál-předpoklad), odhadem (poštovné, ostatní služby), případně kombinací metod.
Prvotní doklady Prvotní doklady (ve vztahu k jednorázovým platbám menšího rozsahu v hotovosti či kartou) Povinné náležitosti peněžního dokladu: - Jednoznačné označení prodávajícího tj. u organizace Obchodní název fIrmy, vč. sídla a identifikačních čísel (IČO, příp. DIČ) u soukromníka podnikatele totéž u fyzické osoby nepodnikatele jméno a příjmení, bydliště (příp. č. OP) - Označení předmětu nákupu tj. název zboží, služby nebo jiné komodity a to rozepsané na jednotlivé druhy a počty mj (kusů, litrů, kg atd). U jednotlivých řádků pak musí být uvedena minimálně cena součtová (tj. např. kusy x jednotk. cena), účetně - Datum (resp. okamžik) vystavení účetního dokladu tj. datum, nebo + hodina minuta vystavení - Podpis (resp. podpisový záznam, parafa) osoby, která doklad vystavila tj. dle zákona nestačí pouze jméno uvedené na dokladu, musí být i parafa - Celková cena uhrazená v hotovosti tj. součet cen jednotlivých položek, v případě platby v hotovosti včetně zaookrouhlení U dokladů, na nichž není zřejmé, že prokazují úhradu v hotovosti (např. dodací listy, faktury atd.) je nezbytné, aby byl na dokladu uveden způsob úhrady, tedy např. „Zaplaceno“, „Zaplaceno v hotovosti“ nebo podobným způsobem.
Prvotní doklady
Druhotné doklady a vedení evidence pokladní hotovosti Zákonné náležitosti účetního dokladu: - Jednoznačné označení účetního dokladu tj. příjmový / výdajový, očíslování v časovém sledu, forma není předepsána. Obvyklé značení je např: V1, VD1 VPD1 pro výdajové doklady, P1, PD1, PPD1 pro příjmové doklady Jiné druhy účetních dokladů se obvykle u vedení pokladní evidence nevyskytují (viz skripta pro čekatele, část hospodaření) - Datum (resp. okamžik) vyhotovení účetního dokladu tj. datum, nebo + hodina minuta vystavení (bývá u dokumentů vystavených přes účetní SW) - Označení účastníků obchodu tj. např. razítko nebo data organizace (název, sídlo, IČO), která doklad vystavuje / jméno, příjmení a bydliště druhého účastníka (kdo hotovost přijme / předá) - Peněžní částku zapsáno nezaměnitelným způsobem dvěma formami – číslem a slovy, (přičemž při sporu je nadřazena částka slovy) - Účel platby vyjádřený slovně - Podpis pokladníka - nebo podpisový záznam - Podpis příjemce (výdajový doklad) / výdejce (příjmový doklad) - nebo podpisový záznam - Podpis schvalovatele – přesněji osoby, která je oprávněna (z pozice funkce nebo pověření) účetní operaci schválit *** Tyto údaje se obvykle vyplňují v okamžiku předání hotovosti proti prvotnímu dokladu, tzv. zjednodušený účetní doklad *** - Zaúčtování Slovně položku, záznam zaúčtování dle účtové osnovy, částku, datum a podpis osoby, která zaúčtování provedla. Tato část se obvykle využívá při vedení plného účetnictví a obvykle ji vyplňuje až hospodář nebo účetní při zaúčtování částek do účetní evidence střediska.
Čekatelská zkouška, skripta, 4. vydání 2008, TDC
Příklad pokladní knihy s dělením na vyžadované položky
Levá strana Slouží k evidenci druhotných dokladů a částek, dává přehled o příjmech a výdajích, případně o stavu v pokladně. Pravá strana Slouží k roztřídění nákladů pro účely zaúčtování do nákladových položek (aby se vědělo, kolik bylo na kterou kategorii utraceno). Částky dole (v kolonce celkem) se pak používají pro vyúčtování akce. Názorné použití knihy pro účetnictví samostatné malé akce je součástí semináře – praktické části.
Vyúčtování
Závěr
Začali jsme tím, že dokážete rozpoznat paragon, který půjde zaúčtovat bez problémů, paragon, který půjde opravit, paragon, který není radno zaúčtovávat a bude lépe využít nějakou jinou legitimní opravnou metodu (z probraných nebo vlastních). V průběhu semináře jsme se naučili najít souvislosti v účetní evidenci a využít jich ke zjednodušení práce a zpřehlednění evidence. V závěru semináře jsme se poučili, jak naložit se získanými daty, aby vlastní vedení účetnictví k něčemu bylo – zpětná vazna o nákladech, možnost přesnějšího plánování, představa co co stojí… A hlavně – nemít z účetnictví strach. To, co jsme probrali, jsou skutečně jenom základy – ale s ohledem na to, že velké procento účetních operací se jich týká, máte náskok nad obyčejnými „nosiči paragonů“, víte co jim poradit, víte, co chtít. Pokuste se těchto základů využít ve prospěch dalších lidí, kterých se hospodaření týká, vám nadřazených hospodářů a akonec i ve svůj.
Autor
Doplněk ze semináře Fundraising Nemá český ekvivalent, význam je asi: ZÍSKÁVÁNÍ PROSTŘEDKŮ PRO ČINNOST Zásady: 1. Nedostanete nic, pokud si o to neřeknete 2. Nezískáváte peníze, ale lidi 3. Poděkujte Metody: • Veřejná sbírka • Benefiční akce (např, plesy) Modré praktikujeme … • Inzerce • “Direct mail” (obálka+složenka) • Písemná žádost o grant (obec, státní správa, EU ... – nutno zjistit možnosti)) • Osobní dopis či telefonický rozhovor • Osobní setkání, • Členství (členské příspěvky) • Vlastní příjmy (brigády, reklama, vedlejší činnost) • „Testament – fundraising“ (ne příliš obvyklé) .... další Pravidlo: Čím osobnější přístup, tím efektivnější výsledek Mějte na paměti, že existují i NEFINANČNÍ ZDROJE (např. Kapr do tomboly na maškarní dětský ples)
Důvody, proč obvykle darují lidé (fyzické osoby): • zájem o oblast činností organizace, • lidská solidarita, • osobní zkušenost s oblastí, kterou se organizace zabývá, • zvýšení osobní prestiže, • byly osloveni/ požádáni, • tlak okolí, • daňové úlevy ... Důvody, proč obvykle darují firmy (právnické osoby): • zlepšení image společnosti, • propagace produktů a služeb společnosti, • podpora zájmů zaměstnanců společnosti, • spojování určitých cílů (například ropné společnosti podporují životní prostředí, farmaceutické společnosti podporují zdraví …), • byly osloveni/ požádáni, • zájem hlavních představitelů společnosti o danou oblast činností organizace, • daňové úlevy ...
Otázky - odpovědi 1) Rozpočet - podrobněji Druhy podle hospodářského výsledku: - Ziskový – v případě např. plánované investice (i na jednorázové rozsáhlejší akce), potřeba vyšší částky prostředků - Vyrovnaný – obvyklý pro běžnou činnost - Schodkový – např. v případě živelné katastrofy, náprava se musí rozložit na delší časové období, nutné investice však potřeba ihned Druhy podle typu rozpočtu: - Programový – sestavuje se dle plánu činnosti na základě jednotlivých položek - Zdrojový – pro jednorázové a samostatné akce, náklady jsou přímo pokrývány z konkrétních zdrojů - Kombinovaný – obě složky, nejběžnější způsob pro činnost (během roku vznikají různé další nároky, případně přebytky)
2) Náležitosti účetního dokladu tyu “paragon” Nutné razítko? Ne, jsou-li skutečnosti jednoznačné identifikovatelnosti prodejce uvedeny jinak (např. hlavička na paragonu) – viz doklady ze supermarketů. Nutný podpis (příp. podpisový záznam)? Ano, zákon o účetnictví řeší v par. 11, odst. 1 písmeno f) – přičemž podpisový záznam je definován v par. 6.33a, odst. 4 jako “vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis”. Proto se případy dokladu bez podpisového vzoru osoby odpovědné za účetní případ mohou stát sporné a neprůkazné – to může způsobit potíže.
3) Objednávka přes internet Objednávat na “FAKTURAČNÍ ADRESU” střediska. E-obchody obvykle dovolí výběr firma/osoba a v kategorii firma dovolí rúzné adresy Fakturační (středisko) a Dodací (adresa objednatele, resp. dodání). Platby přes internet: - Dobírkou (vyžadovat doklad o zaplacení od doručovací organizace (Pošta, PPL atd., kdo přebírá hotovost) - Kartou – pro uplatnění nároku (proplacení) doložit výpisem z účtu nabo potvrzením transakce od banky - Převodem z účtu – zaslat hospodáři data k zaplacení (přímo ze střediska - nejjednodužší), nebo proplatit ze svého účtu a doložit potvrzením úhrady (= uskutečněním bankovní operace) nebo výpisem z účtu.
Otázky - odpovědi 4) Úhrada nákupu v hotovosti pomocí karty Při proplácení paragonu s necelou korunovou částkou (např. při platbě kartou) zaokrouhlovat částku k proplacení dle legislativy, tj. 0,50 až 0,99 nahoru, 0,01 až 0,49 dolů. Zaokrouhlení se uvede do poznámky při proplácení (na vhodné místo druhotného účet. dokladu nebo na součetce)
5) Podpisy na druhotných dokladech VÝDAJOVÝ - podpis PŘÍJEMCE - podpis osoby odpovědné za účetní případ = HOSPODÁŘE - u naší organizace musí odpovědná nebo pověřená osoba prokázat oprávněnost a účelnost vynaložených nákladů, tj. Podpis SCHVÁLIL. Toto schválení výdaje nemusí být obsaženo přímo na výdajovém dokladě, ale múže být uvedeno např. v zápise ze střediskové rady. PŘÍJMOVÝ - podpis osoby odpovědné za účetní případ = HOSPODÁŘE - podpis SCHVÁLIL (nebo Zápis = schválení stř. radou) Podpis účastníka předávajícího hotovost zákon nevyžaduje (i když na některých formulářích je předtištěn – není chybou, pokud je vyplněn)
6) Pořadí (datové) paragonů pod jedním druhotným dokladem Pokud proplácí hospodář více paragonů jednoho druhu najednou, příp. Postupně, a v účetnictví je zahrne pod jeden výdajový doklad, NEMUSÍ tyto doklady být v časovém sledu tak, jak byly nákupy uskutečněny. Mohou být založeny v evidenci tak, jak byly dodány do účetní evidence. Pokud je to však možné, časovou posloupnost v evidenci dodržujte. Známá omezení: Nelze zaúčtovat doklady z jiných účetních období (tj. z jiného roku) Pro druhotné doklady (příjmové / výdajové) toto pravidlo NEPLATÍ – dle zákona o účetnictví musí být tyto doklady v časové posloupnosti.
7) Vyúčtování krátkodobé akce (pro formulář vz.94)
Platí nová vyhláška KRJ MSK 2013 / 01.
Podmínky KA: - max. 6 dní (jinak “tábor”), počet účastníků výslovně neomezen (ani dolů), věk – poměr 6-26 let / všem >70% (v textu však uvedeno “dětí”, proto raději počítejte s poměrem 6-18let/všichni>70%.) - Seznam účastníků musí být uložen v případě dvou a vícedenních akcí a/nebo v případě výběru účastníckých poplatků (u jednodenní akce nemusí být, pokud každému vystavíte příjmový doklad = složitější operace)
