ÚTMUTATÓ AZ ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKHEZ
A MAGYARORSZÁG- SZLOVÁKIA HATÁRON ÁTNYÚLÓ EGYÜTTMŰKÖDÉSI PROGRAM 2007- 2013
2. számú pályázati felhívásához
Közzététel dátuma: 2009. június 29. A pályázati felhívás hivatkozási száma: HUSK 09/01
TARTALOM 1
A KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI 1.1 Elszámolhatósági időszak 1.2 Jogosult területek 1.3 Dokumentálás és számviteli elszámolás
3 4 4 4
2
AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG JOGI HÁTTERE
6
3
A KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGA KATEGÓRIÁK SZERINT 3.1 Személyi jellegű költségek 3.2 Utazási költségek és napidíj 3.3 Rezsiköltségek 3.4 Külső szolgáltatások költségei 3.5 Eszközök 3.6 Beruházás 3.7 Pénzügyi költségek
7 7 8 9 10 11 12 14
4
SPECIÁLIS ELSZÁMOLHATÓSÁGI SZABÁLYOK 4.1 Előkészítési költségek
15 15
5
A PROJEKTBŐL SZÁRMAZÓ JÖVEDELMEK
16
6
NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK
17
2
1
A KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI
A költségek elszámolhatóságát a program végrehajtásának teljes, 7 éves időszaka alatt Magyarországon a VÁTI Kht. (Technikai Segítségnyújtás esetén a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség, Budapesten), Szlovákiában pedig a Szlovák Köztársaság Építésügyi és Régiófejlesztési Minisztériuma ellenőrzi a kedvezményezett által benyújtott, ténylegesen felmerült és kifizetett költségek listája, a kifizetési kérelmek és a kifizetett költségeket igazoló számlák vagy azonos bizonyító erejű számviteli bizonylatok alapján. A projektköltségek vizsgálata az ún. első szintű ellenőrök által történik, az alábbi szervezetekben:
Magyarország - a VÁTI non-profit Kft területi irodái (Sopron, Budapest, Eger, Mátészalka)
Szlovákia - Szlovák Köztársaság Építésügyi és Régiófejlesztési Minisztériuma.
Az első szintű ellenőrzés során a bejelentett költségek elszámolhatóságának értékelésére kerül sor. A pályázatban számszerűsített, és a Közös Monitoring Bizottság (KMB) által elfogadott költségek elszámolása, és a támogatás folyósítása addig nem kérvényezhető, amíg az első szintű ellenőrzést el nem végzik. Mindkét tagállamban az ellenőrzés a projekt megvalósítása során felmerült költségek jogosultsági ellenőrzésére, a jogosultság igazolására, a költségek helyességére, gazdaságossági és hatékonysági vizsgálatára, valamint az elszámolhatósági feltételek ellenőrzésére terjed ki. Az elszámolhatóság feltételei A költségek kizárólag abban az esetben elszámolhatók, ha: a) ténylegesen felmerültek és a teljesülést a kedvezményezettek eredeti számlával, vagy más hiteles számviteli vagy egyéb belső dokumentummal (átvételi elismervények, utalványok stb.) igazolják, és a költségek a projekt támogatási szerződésben rögzített elszámolhatósági időszakában merültek fel; b) közvetlenül a támogatott projekthez kapcsolódnak, azaz a projekt tevékenységeihez tartoznak, a végrehajtásukhoz nélkülözhetetlenek, és a projekt célkitűzéseinek eléréséhez szükséges tevékenységek alapján a KMB által elfogadott részletes költségvetésben szerepelnek; csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak; c) minden tevékenységre vonatkozóan betartják a hatékonyság, gazdaságosság és célszerűség elveit. A költség/haszon megfelelő arányát kiemelten kell biztosítani. d)
összhangban állnak a nemzeti és EU szabályozással.
Azon költségeket, melyek nem teljesítik az elszámolhatósági feltételeket, és/vagy a projekt megvalósítása során merültek fel és elszámolhatók, de az alkalmazási körön kívül esnek, vagy nem szerepelnek az elszámolható költségek listáján, a partnereknek a saját pénzügyi forrásaikból kell biztosítaniuk, kivéve, ha a KMB másképpen határoz. Módosítást kizárólag írásbeli kérelemre lehet végrehajtani.
3
1.1 Elszámolhatósági időszak A HU-SK Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében 2007. január 1-je és 2015. június 30-a között ténylegesen felmerült és kifizetett költségek számolhatók el. Jelen felhívás keretében megvalósított projektek költsége csak abban az esetben számolható el, ha az a támogatott projektre vonatkozó Támogatási Szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merült fel, mely a támogatott projekt elszámolhatósági időszaka. Jelen felhívás keretében azon költségek jogosultak támogatásra program költségvetéséből, melyek ténylegesen 2007. január 1-jét követően merültek fel és fizették ki. Általános szabályként a projekt elszámolható összköltségének maximum 50%-a számolható el a pályázat benyújtását megelőzően. A projekt elszámolhatósági időszakának kezdete és vége az ERFA Támogatási Szerződésben kerül rögzítésre. Minden költségnek, beleértve a pályázat hivatalos benyújtása előtt felmerülő költségeket is, a projekt elszámolhatósági időszakába kell esnie, kivéve az előkészítési költséget, amely a projekt partnerenként elszámolható összköltségének maximum 10%-a lehet (az előkészítési költségekről részletesebb információ a 4.1. fejezetben található). Következésképpen, a projekt elszámolhatósági időszaka megkezdődhet a pályázat benyújtásának időpontja előtt vagy az ERFA Támogatási Szerződés aláírása előtt, de nem lehet a pályázat benyújtását követő 12 hónapnál később. Ha az számviteli okokból szükséges, a pénzügyi elszámolás végső időpontja eshet a projekt fizikai befejezése utáni időpontra, de ez a lehetőség külön elbírálást igényel. 1.2 Jogosult területek Általános szabályként kizárólag a Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott programterületen felmerült és ténylegesen kifizetett költségek számolhatók el. A jogosult programterületeken kívül felmerült költségek nem elszámolhatók, kivéve, ha bizonyítottan olyan, a programterületen kívül megvalósított tevékenységek kapcsán merültek fel, melyek a projekt sikeres végrehajtásához szükségesek,, a program céljait szolgálják, s pozitív hatással bírnak a programterületre. Kivételes és indokolt esetben, amennyiben a projekt tervezett eredményeinek elérése érdekében a jogosult területen kívül eső területeken is szükséges bizonyos számú tevékenységet megvalósítani, e tevékenységek költsége nem haladhatja meg a projekt elszámolható összköltségének 10%-át. Az ilyen típusú projektek esetében a támogatási döntést meghozó szerv (Közös Monitoring Bizottság) fenntartja azt a jogát, hogy e, a jogosult területen kívüli tevékenységek szükségességét és relevanciáját megvizsgálja, s ez alapján döntsön a támogatásról. 1.3 Dokumentálás és számviteli elszámolás Az ERFA közösségi támogatásból finanszírozott projektek költségeinek elszámolhatósági ellenőrzéséhez az EU általános rendelet rendelkezései, valamint a résztvevő országok hatályos pénzügyi rendelkezései, továbbá a program Irányító Hatósága és Igazoló Hatósága által meghatározott rendelkezései szerinti pénzügyi dokumentumok benyújtása kötelező.
A költség elszámolhatóságának értékelése során nemcsak a költség típusa, hanem a felmerülés időpontja is ellenőrzés tárgyát képezi. A partnereknek bizonyítaniuk kell, hogy a kérdéses költség a projekt elszámolhatósági időszakában merült fel és ténylegesen, a projekt elszámolhatósági időszakában fizették ki.
Nem számolhatók el az olyan számlákkal alátámasztott költségek, amelyeket nem a Vezető partnernek vagy a Projekt partnernek címeztek, vagy az olyan kifizetéseken alapuló költségek, amelyeket nem ők kezdeményeztek, valamint
4
azok a költségek, amelyeket végül nem maga a Vezető partner vagy a Projekt partner visel.
5
2
AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG JOGI HÁTTERE
ERFA rendeletek Az ERFA közösségi finanszírozásra jogosult költségek elszámolhatóságát a következő EKrendeletek szabályozzák a 2007-2013 közé eső időszakban: 1) Általános rendelkezések: A Tanács 1083/2006/EK rendeletén belül (különösen az 54., 55. és 56. cikkek); 2) ERFA rendelet: Az Európai Parlament és a Tanács 1080/2006/EK rendeletén belül (különösen a 3., 6., 7. és 13. cikkek); 3) Végrehajtásra vonatkozó szabályok: A Bizottság 1828/2006/EK végrehajtási rendelete (különösen a 48-53. cikkek).
6
3
A KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGA KATEGÓRIÁK SZERINT
3.1 Személyi jellegű költség Bármilyen fizetés és/vagy díjazás költsége, amelyet a Vezető Partner vagy a Projekt Partner alkalmazásában álló munkavállalónak, vagy a rendszeresen illetve ismételten foglalkoztatott, a projekt menedzseléséhez kapcsolódó adminisztratív és koordinatív feladatokat ellátó személynek (pl. projektkoordinátor, projektmenedzser, pénzügyi menedzser, könyvelő, stb.) fizetnek ki. A munkatársak kizárólag a fenti funkciókhoz tartozó foglalkoztatásának személyi jellegű költségei számolhatók el. Elszámolható költségek:
Teljes bérköltség és személyi jellegű ráfordításai – olyan munkavállalók esetében, amelyek munkaidejük teljes részét az adott projekt menedzselésére fordítják. A teljes bérköltség elszámolása magában foglalja: -
munkabér
-
járulékok– társadalombiztosítási, egészségügyi stb. (kizárólag a nemzeti jogszabályok szerint fizetendő járulékok)
-
adók – (kizárólag a nemzeti jogszabályok szerint fizetendő adók)
Arányos bérköltség és személyi jellegű ráfordításai – a projekt menedzselésére fordított munkaidővel arányos rész számolható el olyan munkavállalók esetében, amelyek munkaidejüknek csak egy bizonyos részét fordítják az adott projekt menedzselésére.
Jogosult juttatások – a munkavállaló túlórában, nemzeti ünnepen, vagy hétvégén végzett munkájának költsége elszámolható, amennyiben a munkavállaló közvetlenül a projekttel kapcsolatos feladatokat végzett.
Egyéb kifizetések vagy juttatások – abban az esetben elszámolhatók, amennyiben a munkavállalót szerződése alapján megilletik.
Olyan munkatárs esetében, mely közvetlenül nem a Vezető Partner vagy a Projekt Partner alkalmazásában áll, a következő szabályokat kell betartani:
amennyiben a munkatárs köztisztviselő (pl. egyetemi alkalmazott), s díjazás ellenében vesz részt a projektben, a munkájának költsége csak abban az esetben számolható el, ha kizárható, hogy az párhuzamosan az állami költségvetést is terheli. A munkatársnak bizonyítania kell, hogy a közszolgáltató szervezet engedélyezte a köztisztviselő részmunkaidős tevékenységet, és a projekthez kapcsolódó feladatok elvégzése köztisztviselői munkaidején kívül esik (pl. hétvégén vagy munkaszüneti napokon). Abban az esetben, ha a projekthez kapcsolódó feladatokat a köztisztviselőnek rendes munkaidejében kell elvégeznie, a közszolgáltató szervezet mentesíti a munkavállalót a köztisztviselői munka alól, de cserébe arányos ellentételezésben részesül a társfinanszírozott projekt forrásaiból.
Pénzügyi keret a személyi jellegű költségeknél – a személyi jellegű költségek jogosultsága a kifizetési kérelem ellenőrzése során lesz megvizsgálva, mindkét tagország elsőszintű ellenőrei révén. A konkrét limitek, végrehajtási eljárások és pénzügyi mechanizmusok a Végrehajtási útmutatóban lesznek feltüntetve.
7
Szükséges dokumentumok:
3.2
A fizetések összegzése Munkaszerződés Érvényes munkaszerződés melléklete – a projektre fordított munka százalékos meghatározása azoknak a tevékenységeknek a leírásával, amelyekben a munkavállaló részt vesz a projekt megvalósítása során. Munkaidő-beosztás részletes kimutatása - a projektben részt vevő munkatársak munkaidejéről, a finanszírozott tevékenységek leírásával együtt Bérlap - a bér részletes adataival (pl. túlóra fizetése és társadalombiztosítási hozzájárulás, adók, teljes ledolgozott munkaidő, nettó bér) A társadalombiztosítási hozzájárulás fizetésének igazolása Az egészségügyi hozzájárulás fizetésének igazolása Adófizetési kötelezettségek teljesítésének igazolása A bér kifizetését igazoló bankszámlakivonat
Utazási költség és napidíj
Mindazon költség, mely a Vezető Partner/Projekt Partner alkalmazásában lévő - a projekt tevékenységeihez közvetlenül kapcsolódó feladatokat végző - személyek utazásához, szállásához és ellátásához kapcsolódik. Az utazási költségek köre magában foglalja a helyközi vonat/busz/hajó/autó/repülő közlekedés költségeit az indulási ponttól a megérkezési pontig; valamint a helyi közlekedési költségeket (pl. tömegközlekedés, taxi). Ezen felül e kategóriába tartozik a szállásköltségek, biztosítási díj, az ellátás költségei, napidíj. Valamennyi költség a Magyarországra és a Szlovák Köztársaságra vonatkozó nemzeti jogszabályok szerint számolható el. Az utazásra vonatkozó általános szabályként a közlekedés leggazdaságosabb módját kell választani. Elszámolható költségek:
Utazás autóval – magángépjárművel (saját vagy vállalati autó) és bérelt autóval való utazás költségei. Bérelt autó esetén az olyan ésszerű kölcsönzési díj számolható el, amely nem haladja meg az adott országra érvényes átlagos kölcsönzési díjat. Baleset esetén az autón keletkezett kárra térítés nem kérhető.
Utazás vonattal/busszal/hajóval/repülővel – a távolságtól és a megközelítés módjától függően a leggazdaságosabb és leghatékonyabb közlekedési módot kell választani.
Ellátás – napi ellátás (étkezés) költsége. A munkaadó állapítja meg a nemzeti jogszabályokkal összhangban.
Szállás – a szállásdíjak az előzetes foglalás alapján fogadhatók el, elfogadható ár mellett.
Helyi közlekedés – busz, taxi, metró stb.
Biztosítási díjak – az utazó biztosításának fedezésére az út teljes időtartamára.
A magánfogyasztás költségei nem elszámolhatók. Szükséges dokumentumok: a) Utazás autóval - magángépjármű (saját vagy vállalati autók) és bérelt autó:
8
Utazási kérelem – munkáltató és a munkavállaló aláírásával Az autó felelősségbiztosítása A gépjármű forgalmi engedélye Számla – üzemanyagról (Magyarországra nem vonatkozik, ha benyújtják az APEH által megállapított üzemanyagárat) Utazási költségek igénylése – a teljes költség kiszámítása Útijelentés
Az utazási időt indokolni kell (pl. a rendezvény időtartamával) – meghívó és napirend. b) Utazás vonattal, busszal, hajóval, repülővel:
Utazási kérelem – munkáltató és munkavállaló aláírásával Az eredeti utazási dokumentumok – vonatjegy, buszjegy, repülőjegy. Nyugta vagy számla –. Számla esetén a kifizetés igazolása szükséges. Utazási költségek igénylése – a teljes költség kiszámítása Útijelentés
c) Napidíj:
A vonatkozó nyomtatvány a napidíj összegének kiszámításával A kifizetés igazolása – bankszámlakivonat vagy készpénzutalvány a kifizetés végrehajtásának igazolására
d) Szállás:
Utazási kérelem – munkáltató és munkavállaló aláírásával Foglalás/megrendelőlap Nyugta/számla – az időpont, időtartam és a teljes összeg feltüntetésével A kifizetés igazolása – bankszámlakivonat vagy készpénzutalvány a kifizetés végrehajtásának igazolására
e) Helyi közlekedés költségei: f)
Biztosítási díjak:
3.3
Eredeti utazási dokumentumok – villamosjegy, buszjegy stb. Nyugta vagy számla – az utazó nevének és a biztosítás időtartamának feltüntetésével A kifizetés igazolása – bankszámlakivonat vagy készpénzutalvány a kifizetés végrehajtásának igazolására
Rezsiköltségek
Az érintett projekt végrehajtásával kapcsolatos valós költségeken vagy az ugyanolyan típusú projektekre számított átlagos valós költségeken alapuló rezsiköltségek a következő szabályok alapján számolhatók el:
A Vezető Partner és a Projekt Partner hivatalosan nyilatkoznak a szervezet általános költségeiről és az átalánydíjak számítási módszeréről a projektre vonatkozóan.
A rezsiköltség kiszámításának átláthatónak és elfogadhatónak kell lennie. A helyszíni ellenőrzések esetén a számítás módszerét igazoló releváns számviteli dokumentumokat a Vezető Partnernek vagy a Projekt Partnereinek az ellenőrzést végző szervek rendelkezésére kell bocsátaniuk.
9
A számítás módszerét évente felül kell vizsgálni.
A társfinanszírozott projekt rezsiköltségei nem tartalmazhatják azokat a költségeket, amelyek általában nem számolhatók el (pl. finanszírozási költségek, számítási költségek)
Azok a költségek, amelyeket közvetlenül a projekt más költségeihez rendelnek, nem képezhetik egyszerre a rezsiköltségek részét is.
A rezsiköltségek nem haladhatják meg projektenként a ráfordítások 25%-át.
személyi jellegű
Elszámolható költségek:
Energia, fűtés, víz és szolgáltatási díjak
Napi kommunikáció – Telefon, fax, internet, posta stb.
Fénymásolás
Iroda bérleti díja (arányos rész )
Irodafelszerelés/irodaszerek (pl. kis irodaszerek, mint papír, tollak, tűzőgép)
Irodai cikkek (pl. floppy lemezek, DVD/CD-romok, toner)
Szükséges dokumentumok:
3.4
Szerződés vagy megállapodás – energia, telekommunikáció, bérleti stb. Visszafizetési ütemezés (ha szükséges) Számla Energia/telekommunikáció vagy más költségarányos számítás a projekt működésével kapcsolatban (ha szükséges) A kifizetés igazolása- bankszámlakivonat vagy készpénzutalvány a kifizetés végrehajtásának igazolására, számla (irodafelszerelés)
Külső szolgáltatások
Általában, ha a Vezető partner vagy a projekt partnerek nem rendelkeznek a projekt végrehajtásához szükséges képzett személyzettel, lehet külső szakértőt szerződtetni pl. a projekt koordinálására, adminisztrációra, pénzügyek kezelésére, könyvelésre stb. A projekthez közvetlenül kapcsolódó és harmadik szervezetnek/személynek alvállalkozásban kiadott szolgáltatások elszámolhatók a kategóriák alábbi listáján. A projekt partnerek sem külső szakértőként, sem alvállalkozóként nem szerződtethetők. A költségek a következő feltételek mellett számolhatók el:
Az ERFA-ból kapott pénzügyi támogatás leghatékonyabb felhasználásához bármilyen áruk vagy szolgáltatások beszerzése esetén a projekt partnereknek az országuk közbeszerzési törvénye szerint kell eljárniuk (amennyiben alkalmazza). Abban az esetben, ha a közbeszerzési törvény nem vonatkozik a nyújtott szolgáltatásra, akkor is garantálni kell, hogy a költségek a szokásos piaci árakat és a költséghatékonyság elvét tükrözzék. Ha a szerződés becsült értéke 5 000 euró alatti, összehasonlító árajánlat nem szükséges. E felett legalább három összehasonlító árajánlat szükséges.
Kis értékű szerződés megkötésekor a szerződő hatóság (Vezető partner vagy projekt partner) köteles bizonyítani az áruk és szolgáltatások beszerzésének értelmes, hatékony és gazdaságos módját. Ha a szerződés becsült értéke áruk és szolgáltatások vásárlása esetén legalább 8 249 EUR vagy több (250 000 SKK – a számítás alapja az EKB 2008. szeptemberi 10
árfolyama), vagy építési munka végrehajtása esetén, legalább 16 498 EUR vagy több (500 000 SKK) akkor 3 versenyképes piaci árajánlat csatolása szükséges. A következő költségek számolhatók el:
A projekt menedzsmentjével kapcsolatos szolgáltatások (projekt/pénzügyi menedzser)
Tanulmányok
Kutatás
Képzések és rendezvények (konferenciák, szemináriumok, megbeszélések, workshopok, ellátás stb., ideértve a nem a projekt teamhez tartozó résztvevők utazási költségét)
Fordító- és tolmácsszolgáltatások
Bérlés – eszközök, helyiség
Áru- és személyszállítás
Hirdetés (pl. szórólap, hirdetés, promóciós anyag, sajtóközlemény, weblap, tájékoztatók) a projekthez kapcsolódóan, de csak akkor, ha a tevékenységek összhangban vannak a Bizottság 1159/2000/EK rendeletével.
Külső szakértők – építési és mérnöki tevékenységekhez, engedéllyel rendelkező ellenőrök épületszerkezeti és statikai munka felügyelete, a projekttel összhangban levő teljes koncepció megfelelése, építési ellenőr stb.), állandó projekt felügyelők (a projekt egyes dokumentációs részeinek/csomagjainak koordinálása), közbeszerzési szakértők, könyvvizsgáló stb.
Egyéb szolgáltatások – a költség típusát meg projektpályázatban és közvetlenül a projekthez kell ingatlanbiztosítás, ha az ERFA-ból vették, közbeszerzés).
kell határozni a kapcsolódnia. (pl.
Szükséges dokumentumok: 3.5
Szerződés/megállapodás és megrendelő Teljes közbeszerzési dokumentáció (ha még nem nyújtották be) Számla Munkanapló (munkavállalási szerződés – egyénileg dolgozó személy) A kifizetés igazolása – bankszámlakivonat a kifizetés végrehajtásának igazolására Átadási jegyzőkönyv Garanciaszerződés Termékminták – tanulmányok, szórólapok, brosúrák, prezentációk stb.
Eszközök
Az elszámolhatóság általános szabálya az, hogy a költségnek közvetlenül kell kapcsolódnia a projekthez, és a megvalósításhoz szükségesnek kell lennie. Olyan eszköz esetén, amelynek szokásos élettartama meghaladja az eszköz üzembe helyezésének és a projekt zárásának + az utánkövetési időszak 5 év időtartamát (ERFA szerződés értelmében), csak az említett időszakba eső (eszköz) értékcsökkenése számolható el. A vagyontárgyak értékcsökkenésére vonatkozó számítási módszereket a nemzeti jogszabályok szerint kell alkalmazni.
11
A beszerzett áruk teljes ára elszámolható, ha a projekt végrehajtásához kapcsolódik. Amennyiben releváns, akkor a vonatkozó közbeszerzési törvény szerint kell eljárni. Ha a közbeszerzési törvény nem vonatkozik a beszerzésre, akkor azt is garantálni kell, hogy a költségek tükrözzék a szokásos piaci árat és a költséghatékonyság elvét. Ha a szerződés becsült értéke:
5 000 € alatt van, akkor összehasonlító árajánlat nem szükséges,
e felett legalább három versenyképes piaci árajánlat szükséges.
A KSZT-nak és az első szintű ellenőröknek jogában áll, hogy összehasonlítsa a benyújtott árajánlatokat a piaci árakkal, és ennek megfelelően korrigálja az érintett költségvetési sort. A következő költségek számolhatók el:
Eszközök beszerzése, számítógépek, nyomtatók, szoftver, USB flash drive, irodai bútor, amelyek a projekt végrehajtásához szükségesek stb. Kapcsolódó rendelkezések: Lízing – ingóságok vagy ingatlanok megszerzésének vagy finanszírozásának módja egy meghatározott időszakra és meghatározott bérleti díjért. A következő típusú lízing számolható el:
Pénzügyi lízing – A pénzügyi lízing ingatlanok vagy ingóságok bérlése, ahol a meghatározott időszak és a meghatározott vételár végén a lízingbe vevő lesz a tulajdonos. A pénzügyi lízing általános szabálya dönti el, hogy a pénzügyi lízing csak akkor elszámolható költség, ha a lízing tárgya is elszámolható költség az ERFA-ból kapott finanszírozáshoz.
Szükséges dokumentumok:
3.6
Szerződés és megrendelő Teljes közbeszerzési dokumentáció (ha még nem nyújtották be) Számla Átadási jegyzőkönyv A kifizetés igazolása- bankszámlakivonat a kifizetés végrehajtásának igazolására Értékcsökkenés módszere Értékcsökkenés terve Könyvelési bizonylatok Fényképes dokumentáció (ingatlanok), adatbázisminták, szoftver stb. (ingóságok) Szakértői vélemény (föld, épület, eszközök stb.) Fizetési terv A beszerzett (vagy lízingelt) eszközök nyilvántartásba való vétele – a lízingtárgy nyilvántartásba való felvételéről szóló dokumentum, iktatási számmal
Beruházás
Földek, épületek megvétele, épületek építése vagy átalakítása csak abban az esetben jogosultak, ha szükségesek és közvetlenül kapcsolódnak a projekt végrehajtásához, és szerepelnek a projekt jóváhagyott költségvetésében. A következő költségek számolhatók el: 12
Föld vétele elszámolható költség a következő feltételek mellett:
A megvásárolt föld csak akkor szerepelhet az elszámolható költségek között, ha nem haladja meg a teljes elszámolható költségek 10%-át.
A földet szakértő becsüli fel (a föld árára vonatkozó szakértői vélemény nem lehet 6 hónapnál régebbi).
Elszámolható költség a vételi ár, amely nem haladhatja meg a föld árára vonatkozó szakértői véleményben meghatározott árat.
Ha a jelenlegi vagy bármelyik előző tulajdonos az elmúlt 5 évben nem kapott semmiféle EU pénzügyi forrásból támogatást az adott föld megvásárlásához.
Épület vétele elszámolható költség a következő feltételek mellett:
Az épületet szakértő értékeli fel (az épület árára vonatkozó szakértői vélemény nem lehet 6 hónapnál régebbi).
Elszámolható költség a vételi ár és nem haladhatja meg az épület árára vonatkozó szakértői véleményben meghatározott árat.
Az épület megfelel minden törvényi előírásnak/szabályzatnak – építési, egészségügyi és biztonsági előírásnak.
Az épület rendelkezik minden jogi dokumentációval és tanúsítvánnyal, amelyek bizonyítják a felhasználásra való alkalmasságát, valamennyi hibáját a véglegesítés előtt megszüntették.
Ha a jelenlegi vagy bármelyik előző tulajdonos az elmúlt 5 évben nem kapott semmiféle EU pénzügyi forrásból támogatást az adott épület megvásárlásához.
Építési vagy felújítási költségek – a következő költségek számolhatók el:
Az építés vagy felújítás megvalósításához szükséges technikai dokumentáció kidolgozása. Az érdekelt területen levő építési munkával kapcsolatos földtani felmérés és szakvélemények. A terület részletes felszíni építéstörténeti, építéstechnikai és archeológiai vizsgálata. A használatbavételi engedély megszerzéséhez szükséges dokumentáció kidolgozása. Engedély az előzetes-, próba-, szokványos működésre. A projekt tevékenységeihez közvetlenül kapcsolódó építés és felújítás költsége.
Szükséges dokumentumok
Szerződés és megrendelő Teljes közbeszerzési dokumentáció (ha még nem nyújtották be) Szakértői vélemény (föld, épület stb.) Számla Átadási jegyzőkönyv A kifizetés igazolása- bankszámlakivonat a kifizetés végrehajtásának igazolására Az előző tulajdonos nyilatkozata, hogy az érintett földre vagy épületre az elmúlt 5 évben nem kapott EU-s pénzügyi támogatást (ha releváns). 13
3.7
A beszerzett föld/épület nyilvántartásba való vétele – nyilvántartásba való felvételéről szóló dokumentum, iktatási számmal Értékcsökkenés módszere Értékcsökkenés terve Könyvelési bizonylatok Fényképes dokumentáció
Pénzügyi költségek
A következő költségek számolhatók el:
Adók – Általánosságban érvényes, hogy az adók nem elszámolható költségek. A nem elszámolható költségek jellemzően a közvetlen adók, az ingatlanadók, az ingatlanszerzési adó, az ajándékozási adó, az örökösödési adó, az útadó és a vám illetékek. Az egyedüli kivétel a vissza nem igényelhető általános forgalmi adó (DPH, ÁFA). A teljes elszámolható költségek csak akkor foglalják magukban az adót, ha a kedvezményezett nem jogosult az adó (ÁFA) visszaigénylésére. A visszaigényelhető adó nem számolható el, még akkor sem, ha ezt valójában nem igénylik vissza, így nem szerepelhet a projektben igényelt teljesen elszámolható költségek között.
Banki szolgáltatási díjak – számlavezetési díj, bankszámlakivonat – olyan projektek esetén, ahol önálló számlát kell használni a projekt végrehajtásához. Országok közötti pénzügyi tranzakciók díjai.
Garancia költségek – amelyeket bankok és más pénzintézetek nyújtanak, ha a nemzeti vagy a közösségi jogszabályok megkövetelik az ilyen garanciákat.
Jogi tanácsadás díjai, közjegyzői díj – ha közvetlenül kapcsolódnak a projekt megvalósításához.
Szükséges dokumentumok:
Nyilatkozat, hogy a végső kedvezményezett nem adófizető Bankszámlakivonat Szerződés Nyugta/számla
14
4
SPECIÁLIS ELSZÁMOLHATÓSÁGI SZABÁLYOK
4.1 Előkészítési költségek Azok a költségek, amelyek a projekt előkészítésekor merültek fel, csak a következő feltételek mellett elszámolható költségek az ERFA kedvezményezettek számára:
Az előkészítési költségek csak akkor számolhatók el, ha 2007. január 1-jén vagy azt követően, és a pályázati formanyomtatvány benyújtásának időpontja előtt merültek fel. Az előkészítési költségeket az első előrehaladási jelentés beadása előtt kell kifizetni.
Az előkészítési költségeknek közvetlen kapcsolatot kell mutatniuk a jóváhagyott projekttel, és szerepelniük kell a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban.
A jóváhagyott projekt előkészítési költségei nem haladhatják meg projekt partnerenként a teljes elszámolható költség 10%-át.
A következő költségek számolhatók el:
A tervdokumentáció és az építkezéshez szükséges további dokumentumok elkészítésének költségei – az építkezés költségvetési terve, építési terv és pénzügyi terv előkészítési költségei, új szabályokon és követelményeken alapuló építési és megvalósítási projektdokumentáció elkészítése – energiahatékonysági vizsgálat, tervek és engedélyek költségei, , stb.
Előzetes tanulmányok – megvalósíthatósági tanulmány, környezeti hatásvizsgálat, költség-haszonelemzés, közbeszerzési eljárás költségei, kereslet előzetes felmérése, célcsoport elemzés, piackutatás, igények felmérése, állásfoglalás, stb.
Fordítás – angol nyelvre, magyarról szlovák nyelvre és fordítva.
Megbeszélések – a projekt partnerek közötti találkozók megszervezésével kapcsolatos költségek.
Utazás – utazási költségek, napidíjak és szállás (a projekt előkészítéséhez kapcsolódóan).
Szükséges dokumentumok
Számla és megrendelő A kifizetés igazolása- bankszámlakivonat Teljes/befejezett dokumentáció Fordított dokumentumok A megbeszélés, utazás és szállás költségeinek elszámolhatóságát igazoló dokumentumok (lásd a fenti 3.2. pontot)
15
5
A PROJEKTBŐL SZÁRMAZÓ JÖVEDELMEK
A Tanács 1083/2006/EK rendelete 55. cikkével összhangban, ha egy projekt jövedelmet termel, akkor azt teljes mértékben vagy részarányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy teljesen vagy részben származott-e a támogatott tevékenységből. Az ERFA támogatást a teljes elszámolható költségek alapján számítják ki a projekt időszakában és a projekt lezárását követő 5 éven belül termelt jövedelem levonása után. A projekteknél – ahol objektíven előre megállapítható a jövedelem – fel kell tüntetni a lehetséges jövedelem összegét a pályázati formanyomtatványban. A projekt által termelt jövedelmeket a vezető partnernek és a projekt partnereknek rendszeresen jelenteniük kell az előrehaladási jelentésben és a zárójelentésben, és a kijelölt ellenőröknek partneri szinten ellenőrizniük kell. A projekt által termelt jövedelmeket a projekt partnereknek folyamatosan könyvelniük kell. A következő kategóriák tekinthetők jövedelemnek:
értékesítésből (brosúrák vagy könyvek stb.), lízingből, szolgáltatásokból és díjakból (konferencia részvételi díjak) származó jövedelmek, vagy
más hasonló tevékenységek
a pénztől eltérő más formájú jövedelmek.
16
6
NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK
A következő költségek nem számolhatók el a program során: • Minden olyan költség, amely nem közvetlenül kapcsolódik a projekthez; • Bármilyen költség, amely a támogatási szerződés szerint a projekt elszámolhatósági időszakát megelőzően vagy azon túl merült fel; • Reprezentációs költségek (pl. virágok, ajándékok, üdvözlőkártyák); • Pályázatírás költsége; • Számlák ki nem fizetett részösszegei (pl. kártérítés, garanciális kifizetések, készpénzfizetési engedmények, árengedmények); • Nem igényelt engedmények (pl. készpénzfizetési engedmények, árengedmények); • Veszteségek vagy tartozások miatti tartozások és céltartalékok; • Fizetendő kamatok költségei, hiteltúllépés; • Adók és vámok általánosságban, kivéve a vissza nem igényelhető általános forgalmi adót (DPH/ÁFA); • Bírságok, pénzbüntetések, és jogviták költségei; • Árfolyamveszteségek és jutalékok; • Jövőbeni veszteségekre vagy más lehetséges jövőbeni kötelezettségekre képzett céltartalék; • Jutalékok és osztalék, nyereségfizetés; • Üzleti részesedés és tőzsdei részvény vétele; • Tisztviselők díjazása, ha a szokásos napi ügyviteli feladataikhoz és törvényi kötelezettségeikhez kapcsolódik; • Lakhatási kiadások; • Természetbeni hozzájárulások – in kind (pl. helyiség, eszköz vagy más berendezés díjmentes használata, nem fizetett önkéntes munka, általában minden, pénzmozgás nélküli hozzájárulás); • Átalánydíjas kifizetések - lump sum; • Alvállalkozásba adott tevékenységek, amelyek arányos érték hozzáadása nélkül növelik a működés költségét; • Olyan alvállalkozói szerződések, amelyekben a fizetést a működés teljes költségének százalékában határozták meg, kivéve, ha az ilyen fizetést a Vezető partner vagy a projekt partnerek igazolják a nyújtott munka vagy szolgáltatások tényleges értékére való hivatkozással (pl. sikerdíj); • Bármilyen költségek, amelyeket harmadik fél felé tovább számláznak és így nem a Vezető partner vagy a projekt partnerek viselik; • Bármilyen szolgáltatások, áruk vétele, építési munkálatok vagy ingó eszközök, amelyek a projekthez közvetlenül nem kapcsolódnak (pl. kávé, dekorációs anyag, mobiltelefon, gépjármű); • Bármilyen költségek, amelyek a Vezető partnerrel vagy a projekt partnerrel közvetlenül nem állnak kapcsolatban; • Föld vagy épületek vétele, kivéve, ahol a projekt közvetlen végrehajtásához szükséges, amely esetben a tulajdonjogot át kell ruházni a végső kedvezményezettekre és/vagy a helyi partnerekre legkésőbb a projekt végéig; • Más EU támogatás vagy pénzügyi eszközök által már finanszírozott tételek.
17
Kérjük, vegye figyelembe, hogy a nem elszámolható költségek listája nem teljes.
18
