Útmutató a központosított közbeszerzési rendszerhez történő csatlakozáshoz
1
Üdvözöljük Önt leendő ügyfeleink között!
A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által lefolytatott „Mobilszolgáltatás 2013” eljárás során a Vodafone Magyarország Zrt. ajánlotta a legkedvezőbb mobilszolgáltatási díjtételeket az elkövetkező 24 hónapos időtartamra, és lett ezáltal mobilszolgáltató partnere a központosított közbeszerzésre kötelezett, illetve ahhoz önkéntesen csatlakozó intézményeknek 2014-től.
A szerződéskötés menetét elősegítendő tekintse át részletes útmutatónkat!
2
A csatlakozási folyamat áttekintése MÁR REGISZTRÁLT INTÉZMÉNYEK SZÁMÁRA:
1. Intézménynek terv/igény összeállítást kell végeznie a KEF portálon (1.a.)
Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon – tervet/igényt csak a már regisztrált intézmények tudnak küldeni Terv/Igények igénykosárba helyezése Terv/ Igények jóváhagyásra küldése Igénybejelentés megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra (nyomtatási útmutatóval)
2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után)
A szerződéskötési adatlap (1. számú melléklet) eljuttatása a Vodafone-hoz
3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről
A szerződést a Vodafone elkészíti eljuttatja az intézménynek A Vodafone visszaigazolja a megrendelést - megfelelő szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) esetén
4. Kiszállítás, aktiválás a. Normál kiszállítás, aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás megtörténik b. Számhordozásos kiszállítás és aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás után megtörténik a számhordozás
MÉG NEM REGISZTRÁLT INTÉZMÉNYEK SZÁMÁRA:
0. Intézményi regisztráció
A regisztráció pontos menetét megtalálja folyamat részletes leírásánál (1.b.)
1. Intézménynek terv/igény összeállítást kell végeznie a KEF portálon (1.b.)
Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon – tervet/igényt csak a már regisztrált intézmények tudnak küldeni Terv/Igények igénykosárba helyezése Terv/ Igények jóváhagyásra küldése Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra (nyomtatási útmutatóval)
2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után)
A szerződéskötési adatlap (1. számú melléklet) eljuttatása a Vodafone-hoz
3
3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről
A szerződést a Vodafone elkészíti eljuttatja az intézménynek A Vodafone visszaigazolja a megrendelést - megfelelő szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) esetén
4. Kiszállítás, aktiválás a. Normál kiszállítás, aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás megtörténik b. Számhordozásos kiszállítás és aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás után megtörténik a számhordozás
KÉSZÜLÉKEK Jelen eljárás keretein belül kizárólag előfizetés megrendelése lehetséges, készülékvásárlás nem. A meglévő készülékparkot –amennyiben hálózatfüggő készülékekkel rendelkeznek- az aktiválásig hálózat-függetleníteni kell, különben nem tudja a Vodafone SIM kártyát és a szolgáltatást használni.
FLOTTA LEHETŐSÉGEK Ügyfelei igényeit felismerve a Vodafone, az intézményi ajánlaton felül, külön kidolgozott egy kedvezményes, un. hozzátartozói (flotta) ajánlatot is az Önök munkavállalói számára, mely díjmentes beszélgetést biztosít az intézményi és hozzátartozói előfizetések között, továbbá kedvezményes internet- és készülékvásárlási lehetőségeket, valamint igény szerint kamatmentes részletfizetést, kényelmes online megrendelést és még számos előnyt kínál. Az ajánlat részleteiről bővebben az alábbiakban olvashat.
4
A csatlakozási folyamat részletes leírása
1. Intézmények terv/igény-összeállításának elvégzése a KEF portálon a) A KEF portálon már regisztrált intézmény esetén: Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon: Terv/igény bejelentést csak a már regisztrált intézmények tudnak elektronikusan küldeni. Bejelentkezés után a bal oldali menü sávon elhelyezett „Terv/Igény Kezelés” menü alatti „Terv/Igények összeállítása” menüpontot kiválasztva az adott negyedévet egy legördülő menü segítségével lehet megadni. Az adott negyedévre, és az azt követő 3 negyedévre lehet igénybejelentést rögzíteni, a szerződés hatálya alatt. A keretszerződést/keretmegállapodást a „Kiválaszt” gombra kattintva lehet megadni, úgy, hogy a szerződés azonosítóját (KM0101MTEL13), vagy tárgyszavát beírva, illetve a „Keres” funkciót használva az adott szerződés elérhetővé válik. A szerződés nevére kattintva kiválasztható az adott keretszerződés/keretmegállapodás. A „Rendben” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon a szerződéshez tartozó terméklista lapozhatóan jelenik meg. A „Vissza a kereséshez” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon, más időszakot, vagy másik keretszerződést/keretmegállapodást is meg lehet adni, így egyszerre több szerződéshez lehet igénybejelentést rögzíteni. Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon:: Amennyiben az intézmény pontosan tudja, hogy melyik terméket/termékeket szeretné megjelölni, akkor a darabszám megadása után az „Igénykosárba helyezés” menüpont kiválasztásával a kosárba kerülnek a termékek. Abban az esetben, ha az intézmény nem tudja pontosan megjelölni igényként a termékeket, akkor az „Összeg” mezőbe lehet megadni az adott összeget forintban. Az igénybejelentésben a bruttó (nettó + közbeszerzési díj + ÁFA) összeget kell megjelölni. A terv/igény nyomtatható verziója: A menü sáv „Terv/Igények kezelés” ikon alatt elhelyezkedő „Igénykosár kezelése” menüpontot, valamint az adott negyedévet kiválasztva megjelenik az intézmény által megjelölt szerződéshez tartozó igénykosár tartalma, melyből ebben a nézetben a Keretszerződés/Keret-megállapodás tárgya, azonosítója, és az „összes” érték jelenik meg. A nyomtató ikon kiválasztva a terv/igény bejelentési adatlap aláírható, kinyomtatható formában jelenik meg. Ezen formátumban a terv/igények bruttó összegei láthatóak. Terv/ Igények jóváhagyásra küldése: A portálon az utolsó lépést a „Küldés jóváhagyásra” gomb kiválasztásával teheti meg az intézmény. A jóváhagyásra küldés csak akkor hajtható végre, amennyiben a szerződés tárgya menüpont melletti kocka kijelölésre kerül (pipa megjelenése)! (A kötelezett intézmények igénybejelentésének folyamata itt véget ér.) Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra A kinyomtatott igénybejelentő lapo(ka)t minden esetben meg kell küldeni postai úton, vagy faxon a KEF részére. Az igénybejelentéshez a bal oldali „Dokumentumok” menüpont 3.6. pontja alatt található „Nyilatkozat”-ot és kísérőlevelet kell mellékelni. (Az önként csatlakozó intézmények igénybejelentése abban az esetben elutasításra kerül, ha az igénybejelentéssel érintett keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott mennyiség nyolcvan százaléka teljesült, továbbá, ha a teljesülési adatokat figyelembe véve, az veszélyezteti a kötelezett intézményi kör ellátását.) Tájékoztatjuk Önöket, hogy az igénybejelentés önmagában nem keletkeztet megrendelési, illetve vásárlási kötelezettséget.
5
A visszaigazolást/jóváhagyást az intézmény a portálon tudja ellenőrizni a leadott igény/terv összeállítását követő 1-2 munkanap után (a KEF-nek nincs határideje a visszaigazolás/jóváhagyás megtételére).
b) A KEF portálon még nem regisztrált intézmény esetén: A nem regisztrált szervezet a bal oldali, függőleges menü regisztrációs részének segítségével regisztrálhatja az általa képviselt szervezetet. Az „Intézményi regisztráció” választása után a rendszer ellenőrzés céljából adatokat kér. Célszerű, az első körben csak az intézmény adószámát megadni. A „Keresés” gombra kattintás után a rendszer ellenőrzi, hogy az intézmény rendelkezik-e már korábbi regisztrációval vagy sem. Ha nincsen találat, akkor a rendszer a Regisztráló természetes személy (későbbi adminisztrátor) nevét és e-mail címét kéri. Továbblépve megjelenik az Intézményi regisztrációs adatlap, mely tartalmazza a rögzítendő adatok bevitelére szolgáló mezőket. Ha rendszer kitöltés után mindent rendben talál, a regisztrációt végző felhasználónak, valamint az általa intézményvezetőként megadott felhasználó részére a regisztráció írásbeli megerősítésére felhívó emailt küld. Az email-t kinyomtatása és annak a szervezet vezetője által történő (cégszerű) aláírását követően a +36-1-795-0432-as fax számra kell megküldeni. A Portálon történő regisztráció a KEF jóváhagyásával és a felhasználói jelszó regisztrációt kezdeményező e-mail címre való megküldésével zárul le. Felhívjuk a figyelmet, hogy a jelszót az első belépéskor szíveskedjenek megváltoztatni! Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon: Terv/igény bejelentést csak a már regisztrált intézmények tudnak elektronikusan küldeni. Bejelentkezés után a bal oldali menü sávon elhelyezett „Terv/Igény Kezelés” menü alatti „Terv/Igények összeállítása” menüpontot kiválasztva az adott negyedévet egy legördülő menü segítségével lehet megadni. Az adott negyedévre, és az azt követő 3 negyedévre lehet igénybejelentést rögzíteni, a szerződés hatálya alatt. A keretszerződést/keretmegállapodást a „Kiválaszt” gombra kattintva lehet megadni, úgy, hogy a szerződés azonosítóját, vagy tárgyszavát beírva, illetve a „Keres” funkciót használva az adott szerződés elérhetővé válik. A szerződés nevére kattintva kiválasztható az adott keretszerződés/keretmegállapodás. A „Rendben” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon a szerződéshez tartozó terméklista lapozhatóan jelenik meg. A „Vissza a kereséshez” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon, más időszakot, vagy másik keretszerződést/keretmegállapodást is meg lehet adni, így egyszerre több szerződéshez lehet igénybejelentést rögzíteni. Igénykosárba helyezés: Amennyiben az intézmény pontosan tudja, hogy melyik terméket/termékeket szeretné megjelölni, akkor a darabszám megadása után az „Igénykosárba helyezés” menüpont kiválasztásával a kosárba kerülnek a termékek. Abban az esetben, ha az intézmény nem tudja pontosan megjelölni igényként a termékeket, akkor az „Összeg” mezőbe lehet megadni az adott összeget forintban. Az igénybejelentésben a bruttó (nettó + közbeszerzési díj + ÁFA) összeget kell megjelölni. A terv/igény nyomtatható verziója: A menü sáv „Terv/Igények kezelés” ikon alatt elhelyezkedő „Igénykosár kezelése” menüpontot, valamint az adott negyedévet kiválasztva megjelenik az intézmény által megjelölt szerződéshez tartozó igénykosár tartalma, melyből ebben a nézetben a Keretszerződés/Keret-megállapodás tárgya, azonosítója, és az „összes” érték jelenik meg. A nyomtató ikon kiválasztva a terv/igény bejelentési adatlap aláírható, kinyomtatható formában jelenik meg. Ezen formátumban a terv/igények bruttó összegei láthatóak.
6
Terv/ Igények jóváhagyásra küldése: A portálon az utolsó lépést a „Küldés jóváhagyásra” gomb kiválasztásával teheti meg az intézmény. A jóváhagyásra küldés csak akkor hajtható végre, amennyiben a szerződés tárgya menüpont melletti kocka kijelölésre kerül (pipa megjelenése)! (A kötelezett intézmények igénybejelentésének folyamata itt véget ér.) Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra A kinyomtatott igénybejelentő lapo(ka)t minden esetben meg kell küldeni postai úton, vagy faxon a KEF részére. Az igénybejelentéshez a bal oldali „Dokumentumok” menüpont 3.6. pontja alatt található „Nyilatkozat”-ot és kísérőlevelet kell mellékelni. (Az önként csatlakozó intézmények igénybejelentése abban az esetben elutasításra kerül, ha az igénybejelentéssel érintett keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott mennyiség nyolcvan százaléka teljesült, továbbá, ha a teljesülési adatokat figyelembe véve, az veszélyezteti a kötelezett intézményi kör ellátását.) Tájékoztatjuk Önöket, hogy az igénybejelentés önmagában nem keletkeztet megrendelési, illetve vásárlási kötelezettséget. A visszaigazolást/jóváhagyást az intézmény a portálon tudja ellenőrizni a leadott igény/terv összeállítását követő 1-2 munkanap után (a KEF-nek nincs határideje a visszaigazolás/jóváhagyás megtételére).
2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) Első lépés e dokumentum 1. számú melléklete szerinti szerződéskötési adatlap elküldése a Vodafonenak. Kizárólag előfizetés megrendelés lehetséges, készülékvásárlás a KEF által biztosított módon. Fontos, hogy a meglévő készülékparkot –amennyiben hálózatfüggő készülékekkel rendelkeznek- az aktiválásig hálózat függetleníteni kell, különben nem tudja a Vodafone SIM kártyát és a szolgáltatást használni. Elérhetőségek, ahova a szerződéskötési adatlapot várjuk: Fax: +36/1-288-3486 Email:
[email protected]
3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről A szerződést a megadott adatok alapján a Vodafone elkészíti és igény szerint nyomtatva vagy emailben eljuttatja az intézménynek. A hiánytalanul kitöltött, aláírt, lepecsételt szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) rendelkezésre állásakor visszaigazoljuk a partnernek a megrendelését (e-mailben vagy faxon).
7
4. Kiszállítás, aktiválás a) Normál kiszállítás, aktiválás Egyeztetett időpontban a megrendelt előfizetések kiszállítása megtörténik. Amennyiben nem igényelnek számhordozást a folyamat véget ér.
b) Számhordozásos kiszállítás és aktiválás Számhordozás esetén a kiszállítás után kollégáink egyeztetik az Önök számára legkényelmesebb számhordozási időpontot, melyet rögzítenek. A megadott napon SMS értesítést küldünk a számhordozás sikerességének átadó szolgáltató általi megerősítéséről.
A portál használatával, illetve az önkéntes csatlakozással kapcsolatos információkat a következő linken talál:
http://www.kozbeszerzes.gov.hu/portal/Default.aspx?content=WebParts\BasicServices\Docu ments\CADocuments.ascx&DocumentFolderID=467 További elérhetőségek:
http://www.kozbeszerzes.gov.hu/portal/Default.aspx?content=WebParts\BasicServices\FreeT ext\CAFreeText.ascx&menuID=4
FLOTTA LEHETŐSÉGEK A Vodafone, az intézményi ajánlaton felül, külön kidolgozott egy kedvezményes, un. hozzátartozói (flotta) ajánlatot is az Önök munkavállalói számára.
Miért érdemes a KEF egyedi flotta előfizetésére váltani?
Díjmentesen beszélgethet az intézmény összes munkatársával, sőt, családtagjainak is vásárolhat akár 5 db flotta előfizetést, így velük is díjmentesen beszélhet, és ők is egymással. Kiegészítő flotta internetcsomagjainkat kedvezményes áron veheti igénybe. A készülék választékunkban minden népszerű gyártótól és minden árkategóriában talál készülékeket, az alap telefonoktól az egészen profi, mindentudó csúcsmodellekig. Hogy még kényelmesebb legyen a vásárlás, az egyedi flotta-tarifát és kedvezményes árú készüléket online is megrendelheti a Vodafone Flotta Online Shopban, ahol további
8
árkedvezmény vár Önre: 2000 forint kedvezményt kap minden 2000 forint feletti előfizetéses termék vásárlásakor. Készülékeinket kamatmentes részlettel is megveheti.
A különleges díjszabású flotta tarifacsomagot kizárólag csak a KEF keretmegállapodáshoz csatlakozott intézmények munkatársai és családtagjai vehetik igénybe magánszemélyként. Az előfizető és a számlafizető egyaránt a flotta tag maga, így az adott intézménynek nincs előfizetői felelőssége (a felelősség teljes mértékben a számlafizetőé, azaz a dolgozóé). KEF Flotta ajánlatunkról érdeklődjön kapcsolattartójánál!
9
1. számú Melléklet: Szerződéskötési Adatlap
SZERZŐDÉSKÖTÉSI ADATLAP ELŐFIZETŐI ADATOK
Kérjük a sikeres számhordozás érdekében ellenőrizze, hogy a 1 jelenlegi szolgáltatónál is ezen adatok szerepeljenek.
Intézmény neve és rövidített neve (ez fog a számlán szerepelni, max 32 karakter) Székhelye Levelezési címe Kiszállítási címe Adószáma Alapító okirat vagy intézmény azonosító száma Bankszámlaszáma
2 Választott ügyfélbiztonsági kód (vagy 4 vagy 5 vagy 6 db számjegy) 3 Vállalt előfizetői darabszám (intézményi) 4 Munkavállalók száma 5 Rendelkeznek-e Vodafone vállalati előfizetéssel? 6 Rendelkeznek-e Vodafone dolgozói/flotta előfizetéssel? 7 Intézmény aláírásra jogosult képviselője/vezetője 8 Intézmény telefonszáma 9 Intézmény faxszáma 10 Intézmény e-mail címe 11 Kapcsolattartó személy (meghatalmazott) neve 12 Kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma 13 Kapcsolattartó e-mail címe 14 Kapcsolattartó születési ideje, helye 15 Kapcsolattartó lakóhelye 16
Számlázási kapcsolattartó személy (meghatalmazott) neve (amennyiben különbözik a kapcsolattartótól)
17 Számlázási kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma 18 Számlázási kapcsolattartó e-mail címe 19 Számlázási kapcsolattartó születési ideje, helye 20 21 22 23
Számlázási kapcsolattartó lakóhelye Dolgozói csomag kapcsolattartó személy neve Dolgozói csomag kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma Dolgozói csomag kapcsolattartó e-mail címe Igényelt extra szolgáltatások a keretmegállapodás alapján(pl.: bérelt vonali bekötés 24 a telefonközpontba, Tömeges SMS szolgáltatás) 25 Jelenlegi mobiltelefon szolgáltató neve 26
Hordozandó telefonszámok listája tarifacsomag megjelöléssel (mellékletben, szerkeszthető formában)
A következő excel fülön töltendő ki.
A kitöltendő excel file egy külön csatolmányban található.
Szerződéskötési adatlap.xls
10
2.
számú Melléklet: Megrendelőlap és Visszaigazolás MEGRENDELŐLAP ÉS VISSZAIGAZOLÁS
Megrendelő adatai: ................................................................................................................................................ Intézmény neve, címe: ........................................................................................................................................... Kiszállítási cím: ....................................................................................................................................................... Kapcsolattartó személy neve: ............................................................................................................................... Telefon/telefax száma: .......................................................................................................................................... Szolgáltató adatai: Szolgáltató neve, címe: Vodafone Magyarország Zrt. (1096 Budapest, Lechner Ödön fasor 6.) Kapcsolattartó személy neve: ___________________________ Telefon/telefax száma: +36 70 __________; fax: +36 1 288 3149 A
Közbeszerzési
és
Ellátási
Főigazgatóság,
mint
beszerző
szervezet
és
a(z)
………………………………… között létrejött „……………………………………” tárgyú, a beszerző szervezetnél
…………………..
azonosítási
számon
nyilvántartott
keretmegállapodás
alapján
megrendelünk: ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………
A számlát az alábbi névre és címre kérjük kiállítani: ........................................................................................ ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... Dátum: ...................................... ........................................................... Megrendelő
Megrendelés melléklete: Szolgáltatási szerződés
11
VISSZAIGAZOLÁS A fenti megrendelést elfogadom, a várható átadási határidő: a Szolgáltatási szerződés mindkét fél általi aláírásától számított 10 munkanapon belül A vételár: 0.- Ft + ÁFA ............................................................................................................................................ Számla kiállítására jogosult: Vodafone Magyarország Zrt. A megrendelés mellékletei: 1. sz. melléklet: Szolgáltatási szerződés Dátum: .......................................... ......................................................... Szolgáltató
A Megrendelőlap és Visszaigazolás file szintén megtalálható külön csatolmányként.
MEGRENDELŐLAP ÉS VISSZAIGAZOLÁS.docx
12
