Usulan Perbaikan Sistem Persediaan Di Toko X Dengan Meminimasi Expected Total Cost Willy Alvianto1, Y.M. Kinley Aritonang, Ph.D.2 1,2)
Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan Jl. Ciumbuleuit 94, Bandung 40141 Email:
[email protected]
Abstrak
Toko X merupakan salah satu toko yang menjual barang kebutuhan yang dipakai seharihari (kelontong). Pada saat ini, Toko X belum memiliki sistem persediaan yang baik karena proses pemesanan hanya berdasarkan intuisi. Hal ini sering mengakibatkan terjadinya stockout dan menyebabkan terjadinya lost of sale. Toko X pun belum memiliki kebijakan-kebijakan khusus ketika menghadapi kenaikan harga dari supplier sehingga Toko X belum dapat memperoleh penghematan optimal ketika kenaikan harga terjadi. Sistem persediaan yang dibuat bertujuan untuk meminimasi expected total cost. Pemesanan dengan metode fixed interval time system (T) secara joint order dapat diterapkan pada sistem persediaan di Toko X. Fixed interval time system akan menentukan besarnya inventori maksimum dan interval pemesanan yang dijadikan acuan untuk meminimasi biaya persediaan yang terjadi. Ketika kenaikan harga dialami Toko X pada beberapa jenis produk maka Toko X mengambil kebijakan untuk melakukan pemesanan spesial. Untuk menanggulangi kondisi ini, metode known price increase dapat diterapkan. Metode known price increase yang digunakan akan mengalami modifikasi untuk mengakomodasi kenaikan harga yang terjadi pada satu jenis produk, lebih dari satu jenis produk, dan seluruh jenis produk. Hasil perhitungan dari metode ini adalah penentuan jumlah pemesanan spesial yang paling tepat untuk menghasilkan penghematan yang paling besar. Penghematan yang terjadi hingga sebesar Rp 15.508.501,31. Kata kunci: fixed order interval system, Metode P, backorder, total cost, known price increase
1. Pendahuluan Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi sekarang ini, waktu menjadi sangat berharga dalam proses berbisnis karena semua hal dituntut untuk cepat dan efesien agar dapat mengurangi pemborosan yang seharusnya tidak diperlukan. Hal tersebut menjadi penting karena berhubungan langsung dengan profit yang didapatkan oleh perusahaan dan kepuasan pelanggan atau konsumen. Karena persaingan bisnis yang semakin ketat, keterlambatan dari segi waktu sangat mempengaruhi performansi sebuah perusahan dan image dari perusahaan tersebut di mata konsumen. Begitu pula di bagian persediaan sebuah perusahaan, dengan adanya sistem persediaan yang baik maka akan menghasilkan keuntungan yang besar bagi perusahaan. Dengan mengatur persediaan yang baik, maka perusahaan dapat menggunakan salah satu aset pentingnya secara efektif dan
1.1
efisien serta meningkatkan kualitas pelayanan terhadap konsumen dalam hal ketepatan permintaan produk. Ketersediaan produk yang dijual oleh suatu perusahaan berpengaruh secara langsung terhadap kepuasan, kenyamanan dan kepercayaan dari konsumen ketika melakukan proses pembelian. Jika seorang konsumen sudah merasakan hal-hal tersebut maka konsumen tersebut akan menjadi loyal dalam proses pembelian produk kepada perusahaan yang bersangkutan karena merasa puas dan nyaman. Menurut Griffin (2005), terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh oleh perusahaan dari konsumen yang loyal yaitu penjualan perusahaan yang meningkat, tidak membutuhkan biaya ekstra untuk melakukan promosi, posisi perusahaan dipasar semakin kuat, perusahaan terlindungi dari persaingan harga dan pelanggan yang puas cenderung mencoba lini produk perusahaan yang lain. Kelima hal tersebut sangat menguntungkan
bagi perusahaan dalam meningkatkan profit yang didapatkan dari hasil penjualan produk. Terdapat beberapa cara untuk mengatasi permasalahan ketersediaan produk, yaitu dengan menerapkan ilmu manajemen persediaan sehingga akan tercipta sebuah sistem persediaan yang baik. Jika sebuah perusahaan mempunyai sistem persediaan yang baik maka perusahaan dapat mengurangi timbul masalah stockout atau tidak tersedianya produk yang diminta oleh konsumen sehingga memicu terjadinya back order atau lost of sales. Untuk mengatasi masalah stockout dapat dilakukan dengan pemesanan produk dalam jumlah yang besar secara berkala, tetapi dengan metode ini dapat menimbulkan masalah baru yaitu overstock. Overstock juga harus dihindari oleh perusahaan karena akan menimbulkan biaya penyimpanan yang merugikan perusahaan. Dengan adanya sistem persediaan yang baik, perusahaan diharapkan dapat menentukan kapan pemesanan harus dilakukan dengan jumlah yang tepat pula sehingga dapat mengatasi permasalahan stockout dan overstock yang akan menekan total biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan pada bagian persediaan. Dengan demikian perusahaan dapat beroperasi dan bersaing dengan perusahaan lain secara efektif dan efisien. Toko X merupakan suatu perusahaan perseorangan yang menjual bahan-bahan sembako yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari. Toko X merupakan distributor yang langsung mengambil produk dari produsen atau pabrik produk tersebut untuk dijual lagi kepada konsumen akhir, warung-warung kecil, ataupun retailer. Toko X telah berdiri lebih dari 30 tahun tetapi dalam proses pemesanan produk hanya berdasarkan intuisi dan keinginan dari sang pemilik semata. Toko ini akan melakukan pemesanan jika melihat persediaan barang sudah menipis ataupun ketika ada sales yang datang ke toko untuk menawarkan produk tiap minggunya. Hal ini menyebabkan waktu dan jumlah pemesanan yang selalu berbeda-beda setiap melakukan pemesanan kembali. Karena demand yang fluktuatif, toko ini sering mengalami stockout sehingga dibutuhkan manajemen persediaan yang tepat bagi Toko X agar permintaan para konsumen dapat terpenuhi secara tepat waktu dengan biaya yang paling minimum.
1.2
Identifikasi dan Perumusan Masalah Toko X merupakan perusahaan perseorangan yang menjual barang kebutuhan sehari-hari kepada retailer dan konsumen akhir secara langsung. Toko ini tidak memiliki sistem persediaan yang baik karena pada proses pemesanan selalu berdasarkan ingatan serta kemauan dari sang pemilik saja ketika saat gudang tempat penyimpanan produk sudah sedikit atau habis, dan ketika datangnya sales yang menawarkan produk ke toko. Toko X ini juga tidak mempunyai metode atau cara apapun untuk menentukan waktu pemesanan dan jumlah barang yang tepat agar meminasi biaya yang terjadi, sehingga seringkali terjadi stockout yang dapat merugikan perusahaan dari segi biaya, waktu dan tempat. Produk yang dijual oleh Toko X sangatlah banyak dan beragam, yaitu seperti rokok, beras, gula, garam, susu, minyak goreng, margarin, tepung, mie instant, air mineral, minuman soda dan lain-lain. Ketidakpastian permintaan dan kebutuhan konsumen membuat demand produk pada toko X sulit ditebak. Lead time produk yang dipesan oleh toko X juga bervariasi karena lead time untuk tiap produk yang dipesan dapat berbeda-beda tergantung dengan siapa supplier-nya. Menurut hasil pengamatan dan wawancara, pemilik toko X mengeluhkan bahwa toko X sering mengalami stockout untuk beberapa produk yaitu susu kental manis kaleng, biskuit dan mie instant. Untuk produk susu kental manis kaleng, terdapat lima jenis produk yang sering stockout yaitu susu kental manis Enak putih, susu kental manis Enak coklat, susu kental manis Dairy Champ, susu kental manis Frisan Flag Putih dan susu kental manis Frisan Flag Gold sedangkan untuk produk mie instant yang sering stockout, yaitu Indomie Goreng, Indomie rasa Kaldu Ayam, dan Mie Sedap Goreng dan untuk produk biskuit terdapat 2 merk yang berbeda yaitu biskuit Roma Kelapa dan biskuit Roma Susu. Pemilik Toko X mengatakan bahwa barang ini sering stockout karena ketiga jenis produk tersebut termasuk produk fast moving dan merupakan consumer goods. Sebagai contohnya, susu kaleng kental manis banyak digunakan oleh para penjual es dan martabak sehingga menyebabkan permintaan akan produk ini cukup besar per minggunya sedangkan untuk produk biskuit dan mie
instant merupakan barang yang dikonsumsi sehingga umur pakai dari produk ini tergolong pendek atau cepat habis. Pemilik Toko X menjelaskan bahwa lost of sales yang terjadi untuk produk susu kental manis yaitu kurang lebih 15% kemudian untuk produk mie instant kurang lebih 10% dan untuk produk biskuit kurang lebih 10%. Perubahan harga atau kenaikan harga juga sering terjadi pada toko X oleh karena itu toko X harus menyesuaikan harga yang diberikan dari sang produsen. Hal ini jelas akan berdampak dalam proses pemesanan produk karena akan mengubah waktu pemesanan dan jumlah produk yang dibeli dari produsen. Tetapi untuk toko X sendiri belum ada treatment khusus untuk menghadapi permasalahan ini sehingga hanya berdasarkan perkiraan kasar dan intuisi dari sang pemilik toko. Sebagai contoh, kenaikan harga pernah terjadi untuk produk susu kental manis merk Enak pada tanggal 6 Maret 2016, salesman yang datang untuk menawarkan produk ke toko memberitahukan adanya kenaikan harga untuk produk susu kental manis tersebut yang awalnya Rp. 375.000 menjadi Rp. 385.000 per dusnya dan harga tersebut akan berlaku pada minggu depan. Sang pemilik toko X selalu melakukan pemesanan berdasarkan kemauannya saja tanpa ada pemesanan khusus atau spesial. Berdasarkan kondisi Toko X sekarang ini, diperlukan sebuah perbaikan pada sistem persediaan toko tersebut. Sistem persediaan usulan yang akan diberikan merupakan sistem persediaan metode P atau sering disebut fixed order interval system. Sistem persediaan metode P dipilih karena pada metode ini dapat dilakukannya proses joint order untuk produkproduk yang mempunyai supplier atau produsen yang sama. Di toko X sendiri terdapat banyak produk yang mempunyai satu supplier yang sama sehingga metode P ini akan lebih menguntungkan dari segi biaya dan waktu. Berdasarkan identifikasi masalah yang telah diuraikan, maka didapatkan beberapa rumusan masalah sebagai berikut. 1. Bagaimana usulan perbaikan sistem persediaan yang tepat bagi Toko X untuk mengurangi Expected Total Cost? 2. Bagaimana perbandingan sistem persediaan awal dan sistem yang diusulkan pada Toko X?
3.
Apa kebijakan khusus yang akan diambil perusahaan untuk menyikapi adanya perubahan harga? 1.3 Pembatasan Masalah dan Asumsi Penelitian Masalah yang diamati akan dibatasi agar tidak terlalu luas sehingga penelitian lebih terfokus dan terarah sehingga didapatkan solusi pada permasalahan tersebut. Batasan masalah yang dirumuskan adalah sebagai berikut: 1. Produk yang diteliti adalah produk yang paling sering stockout pada Toko X. 2. Data yang digunakan adalah data bulan Mei 2015 hingga Mei 2016. 3. Tata letak gudang persediaan tidak dibahas dalam penelitian ini. Selain pembatasan masalah, terdapat sebuah asumsi yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu: 1. Data permintaan bersifat stasioner. 2. Produk yang dikirimkan ke Toko X dalam keadaaan baik dan tidak perlu ada pengembalian barang dari produsen maupun konsumen. 3. Tidak terdapat batasan dana yang dimiliki oleh Toko X. 4. Kapasitas gudang tidak diperhatikan 5. Supplier selalu dapat memenuhi pesanan. 1.4 Tujuan Penelitian Dari rumusan masalah yang dibuat sebelumnya, maka penelitian kali ini bertujuan sebagai berikut: 1. Membuat usulan perbaikan sistem persediaan yang meminimasi expected total cost untuk Toko X. 2. Mengetahui perbandingan antara sistem persediaan pada saat ini dan sistem persediaan yang diusulkan pada Toko X. 3. Menentukan kebijakan yang akan diambil oleh Toko X untuk menyikapi adanya perubahan harga. 1.5 Manfaat Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan harapan dapat memberikan manfaat bagi pihak perusahaan dan pengembangan keilmuan: 1. Bagi Toko X a. Mengetahui sistem pengelolaan persediaan produk yang baik untuk Toko X.
b. Mengetahui kebijakan yang tepat saat terjadi kenaikan harga barang pada sistem persediaan Toko X. c. Mengetahui perbandingan sistem persediaan saat ini dan sistem persediaan usulan. Bagi Pengembangan keilmuan: a. Menambah pengetahuan dalam bidang ilmu manajemen persediaan. b. Dapat dijadikan sebagai referensi bagi pihak lain dalam penelitian.
2.
1.6
Metodologi Penelitian Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana metodologi penelitian yang akan digunakan dalam menyusun penelitian di Toko X. Metodologi penelitian terlihat seperti pada Gambar I.1. Berikut merupakan langkahlangkah dari metodologi penelitian ini : Penentuan Topik dan Objek Penelitian
Obseravasi Awal dan Latar Belakang Masalah
Penentuan Metode
Identifikasi dan Perumusan Masalah
Pengumpulan Data
Pembatasan Masalah dan Penentuan Asumsi
Pengolahan Data
Tujuan Penelitian
Analisis
Studi Literatur
Kesimpulan dan Saran
Gambar 1. Metodologi Penelitian
2. Pengolahan Data Produk yang diteliti merupakan semua produk susu kental manis yang dijual oleh toko X, alasan pemilihan produk ini karena produk susu kental manis sendiri dikeluhkan oleh pemilik toko X mempunyai persentase kejadian stockout yang paling besar di antara dua produk lainnya sehingga produk ini mempunyai impact yang lebih besar. Tabel di bawah ini merupakan produk yang akan diteliti pada penelitian ini. Berikut merupakan nama dari kelima produk yang terpilih : Tabel 1. Produk yang Diteliti
No
Nama Produk
1
Susu Kental Manis Enak Putih (dus)
2
Susu Kental Manis Enak Coklat (dus)
3
Susu Kental Manis Dairy Champ (dus)
4
Susu Kental Manis Frisan Flag Putih (dus)
5
Susu Kental Manis Frisan Flag Gold (dus)
Dalam membuat sistem persediaan usulan, perlu diambil beberapa data seperti data permintaan dan biaya-biaya persediaan. Sebelum membuat sistem persediaan usulan, perlu dilakukan uji distribusi data permintaan. Hal itu bertujuan untuk mengetahui jenis distribusi dari data permintaan karena jenis distribusi data menentukan akan menentukan metode yang digunakan. Sistem persediaan yang diusulkan menggunakan metode P dimana metode ini akan menghasilkan interval pemesanan sebesar T, dan tingkat persediaan maksimum sebesar R. Perhitungan pertama yang dilakukan adalah untuk individual order dimana Toko X akan memesan produk secara individu. Perhitungan iterasi dilakukan untuk mencari nilai T yang dapat meminimasi total biaya untuk masing-masing produk. Perhitungan iterasi yang dilakukan berikutnya adalah joint order dimana perusahaan akan memesan produk secara bersamaan. Pada metode joint order ini terdapat dua skenario untuk supplier A, pada skenario satu Toko X memesan seluruh produk secara bersamaan dan pada skenario dua terdapat produk yang dipesan secara individual order karena memiliki nilai T yang berjauhan serta satu skenario untuk supplier B. Tabel 2 merupakan hasil rekapitulasi perhitungan iterasi untuk individual order dan joint order. Berdasarkan Tabel 2, dapat dilihat bahwa yang menghasilkan total biaya yang paling minimum yaitu ketika melakukan pemesanan dilakukan secara joint order menggunakan skenario satu untuk kedua supplier. Tabel 2. Rekapitulasi Perhitungan Individual dan Joint Order
Pada keadaan nyata, perusahaan pasti pernah mengalami kenaikan harga produk dari supplier. Known price increase adalah kondisi ketika diketahuinya akan terjadi kenaikan harga produk pada pemesanan berikutnya. Pada kondisi ini, tentunya perusahaan akan mengambil kebijakan dengan memesan produk lebih banyak sebelum kenaikan harga terjadi untuk memperoleh profit tambahan, oleh karena itu perlu dilakukan penentuan jumlah pemesanan khusus yang tepat. Penentuan jumlah ini ditentukan dengan mempertimbangkan biayabiaya yang akan muncul. Perhitungan pemesanan khusus jika terjadi kenaikan harga ini akan dibagi menjadi 3 jenis kasus, yaitu kenaikan harga pada satu jenis barang pada pemesanan joint order, kenaikan harga lebih dari satu jenis barang pada joint order, dan kenaikan harga untuk seluruh jenis barang pada joint order. Kenaikan harga hanya terjadi pada supplier A, yaitu supplier yang menjual produk susu kental manis Enak Coklat, susu kental manis Enak Putih dan susu kental manis Dairy Champ. Pada perhitungan joint order bagi supplier ini terdiri dari dua skenario dan skenario yang terpilih adalah skenario satu yaitu pemesanan joint order bagi ketiga item tersebut Pada perhitungan ini akan dihasilkan penghematan total yang dihasilkan dari selisih antara penghematan yang terjadi apabila melakukan pemesanan spesial dan total biaya yang terjadi selama periode TMC. Jika penghematan total yang dihasilkan lebih dari 0, maka perusahaan sebaiknya melakukan pemesanan spesial terkait kenaikan harga yang terjadi. Namun sebaliknya apabila penghematan total kurang dari 0, maka perusahaan sebaiknya tidak melakukan pemesanan spesial karena akan menimbulkan biaya yang lebih besar. Pada saat terjadi kenaikan harga, perusahaan tentunya mendapatkan penghematan total yang berdeda dari setiap skenario kenaikan harga yang mungkin terjadi. Tabel 3 merupakan penghematan total yang didapatkan oleh perusahaan dari semua skenario yang mungkin terjadi. Tabel 3. Penghematan Total untuk Kenaikan Harga Supplier A
Produk Mengalami Kenaikan Harga Susu Enak Putih
Penghematan Total
Rp 7.184.063,88
Sup plier
Nama Produk
A
Susu Enak Putih Susu Enak Coklat Susu Dairy Champ Susu Frisan Flag Putih Susu Frisan Flag Gold
B
Individu al Order Rp 3.811.5 13,00
Joint Order Skenari Sken o1 ario 2 Rp3.38 Rp 4.701,9 3.591. 4 629,4 7
Rp 2.503.7 65,00
RP 2.314.2 06,27
-
Susu Enak Coklat
Rp 7.230.368,23
Susu Dairy Champ Susu Enak Putih dan Enak Coklat Susu Enak Putih dan Dairy Champ
Rp 1,560.414.83 Rp 14.403.149,46 Rp 8.590.067,97
Susu Enak Coklat dan Dairy Champ
Rp 8.624.412,36
Seluruh Produk
Rp 15.808.501,31
3. Analisis Setelah melakukan perancangan sistem persedian usulan, dilakukan pula perbandingan antara sistem persediaan kondisi awal dengan sistem persediaan usulan. Terdapat beberapa faktor yang menjadi pembanding antara lain sistem persediaan yang digunakan, penentuan waktu pemesanan, penentuan jumlah pemesanan, presentase terjadinya stockout, adanya safety stock dan kebijakan ketika adanya kenaikan harga. Berikut merupakan perbandingan antara sistem persediaan awal dengan sistem persediaan usulan. Tabel 4. Perbandingan sistem persediaan awal dan usulan
Perbandingan
4. Kesimpulan dan Saran Dari penelitian yang telah dilakukan terdapat beberapa kesimpulan yang dapat ditarik, antara lain. 1. Sistem persediaan yang akan diusulkan untuk Toko X adalah fixed order interval system untuk supplier A dan B dengan metode joint order dengan ineterval pemesanan masingmasing sebesar 0,2 bulan dan 0,231 bulan yang menghasilkan total biaya masing-masing sebesar Rp 3.384.701,94 dan Rp 2.314.206,27. 2. Sistem persediaan usulan memiliki kelebihan dibandingkan dengan sistem persediaan sekarang, yaitu adanya penentuan jumlah pemesanan dan interval pemesanan, persentase stockout berkurang menjadi 2% hingga 7%, mempertimbangkan adanya safety stock dan penentuan kebijakan saat terjadi kenaikan harga yang dapat memberikan penghematan. 3. Kebijakan yang dapat dilakukan oleh Toko X adalah dengan menggunakan metode known price increase, dengan metode ini perusahaan dapat melakukan penghematan total hingga sebesar Rp 15.808.501,31 Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pula, terdapat beberapa saran yang diberikan kepada Toko X terkait penelitian ini antara lain. 1. Toko X dapat melakukan penerapan sistem persediaan usulan yaitu fixed order interval dan joint order. 2. Toko X dapat menggunakan metode known price increase ketika terjadi kenaikan harga untuk produk dan memastikan penghematan yang muncul tidak negatif. Daftar Pustaka Bank Central Asia. (2016). Bunga Deposito. Diunduh dari http://bungadeposito.com/, diunduh pada tanggal 10 September 2016 Blank, L. (1982). Statistical Procedures for Engineering, Management, and Science. Texas : McGraw-Hill International Book Company. Fogarty, D. W., Blackstone, dan Thomas, R. H. (1991). Production and Inventory
Penentuan jumlah pesanan
Penentuan interval pemesanan
Persentase terjadinya stockout Safety Stock
Kebijakan ketika terjadi kenaikan harga
Sistem Sekarang Jumlah yang dipesan ditentukan secara intuisi.
Interval pemesanan ditentukan secara intuisi atau kedatangan sales. 15 % dari demand. Tidak dipertimbangkan dan diperhitungkan oleh Toko X.
Memesan sesuai intuisi pemilik toko X saja.
nd
Sistem Usulan Selisih antara inventori maksimum pada skenario terpilih dengan jumlah inventori yang tersedia. Sesuai dengan interval waktu pemesanan pada skenario yang terpilih.
2% sampai dengan 7% dari demand. Diperhitungkan dengan memperhatikan inventori maksimum, interval pemesanan dan lead time Dilakukan perhitungan jumlah pemesanan spesial yang mempunyai nilai penghematan yang paling besar
Management, 2 Edition. Cincinnati: South Western Publishing. Griffin, J. (2005). Customer Loyalty : Menumbuhkan Dan Mempertahankan Kesetiaan Pelanggan. Jakarta : Erlangga. Hadley, G dan Whitin, T. M. (1963). Analysis Of Inventory System. New Jersey: Prentice – Hall, Inc. Telkom Indonesia. (2016). SLJJ. Diunduh dari http://www.telkom.co.id/UHI/ UHI2011/ID/0607_tarif.html, diunduh pada tanggal 10 September 2016 Tersine, R. J. (1994). Principles Of Inventory th and Materials Management, 4 Edition. New Jersey: Prentice – Hall, Inc. Viale, J. David. (1996). Basic Of Inventory Management From Warehouse to Distribution Center. Diunduh dari http://eng.prostobookes.ru/lastdownload/basics-of-inventorymanagement-from-ware.html
