User study report Sveta Zinger I analysed the information retrieval queries in the email that the Nationaal Archief (NA) receives from the users. Most of the emails are written in Dutch or in English. Starting from 2002, there is a web-based interface that allows Internet users send their questions to the Nationaal Archief. I used the emails that arrived to the Nationaal Archief during 5 years: from 2001 till 2005. The total number of queries in English for this period is 927; for the queries in Dutch the number of queries is almost ten times higher – 8248. Table 1 and Figure 1 show the results for the queries written in English to the Nationaal Archief in 2001-2005.
Table 1. Statistics on queries to the NA written in English during the years 2001-2005 Class of a query
Part (%) of the total number of queries 28 25 22 16 7 2
Number of queries
names of people dates geographical names objects titles, professions events
261 230 203 144 69 20
Figure 1. Queries to the NA in English in 2001-2005 number of queries
300
250
200
150 number of queries 100
50
0 people's names
dates
geogr. names
objects
titles
events
1
A cumulative table as Lambert made it is in Table 2. In this table we can see the classes of queries sorted in the order of increasing efforts to find and recognize them in the handwritten texts of the Kabinet der Koningin archive.
Table 2.Cumulative table for queries to the NA written in English during the years 2001-2005 Cumulative percentage of queries 25 47 54 82 98 100
Class of query dates geographical names titles, professions names of peoples objects events
Why at this position layout sticks out: "easy" not too infrequent per location not too infrequent per profession important but low frequency residual (quite varied) events (very rare)
Tables 3, 4 and Figure 2 shows our results for the queries written in Dutch to the Nationaal Archief in 2001-2005. Many questions to the archive written in English concern genealogical research and often do not contain much information about the person in question. That is why the names of people are the most common class of queries. The information needs of the users who write in Dutch are somewhat broader than those of the users writing in English, therefore I included two new classes of queries: organizations and other queries. By “other queries” I mean the queries that may not be easily processed by a document retrieval system: for example, a request for some statistics over one or more centuries of the Dutch history.
Table 3. Statistics on queries to the NA written in Dutch during the years 2001-2005 Class of a query dates geographical names names of people objects organizations titles, professions events other queries
Number of queries 2111 1771 1721 857 828 572 328 60
Part (%) of the total number of queries 26 21 21 10 10 7 4 1
Figure 3 shows the numbers of queries written in Dutch per year. From this figure as well as on the Figure 4 we can see that during the last 5 years the information requests are constantly increasing and it concerns all classes of queries.
2
Figure 2. Queries to the NA in Dutch in 2001-2005 number of queries 2500
2000
1500 number of queries 1000
500
ot he r
ev en ts
t it le s
ns at io
or ga ni z
ob je ct s
da te s
ge og r. na m pe es op le 's na m es
0
Table 4.Cumulative table for queries to the NA written in Dutch during the years 2001-2005: the last, 100th percent, belongs to the “other queries” class and therefore is not mentioned here Cumulative percentage of queries 26 47 57 64 85 95 99
Class of query dates geographical names organizations titles, professions names of peoples objects events
Why at this position layout sticks out: "easy" not too infrequent per location not too infrequent per organization not too infrequent per profession important but low frequency residual (quite varied) events (very rare)
3
Figure 3. Classes of queries written in Dutch per year 600
500
400 2001 2002 2003
300
2004 2005 200
100
0 dates
geographical names
names of people
objects
organizations
titles, professions
Figure 4. Number of queries written in Dutch per year
2500
2000
1500
1000
500
0 2001
2002
2003
2004
2005
year
4
Lists (alphabetically sorted) of query items per class of query Companies and organizations: 6de afdeling Infanterie, Afdeling Lichamelijke Opvoeding en Sport Afdeling Rechtspraak Raad van State, aikido-organisatie, Algemene Oranje Vereniging, ambassade, Amerikaans congres, architectenbureau, arrondissementsrechtbank, artillerie, bakkerij, bank, bataljon regiment grenadiers, bataljon, Begrafenisvereniging, Belastingdienst, bibliotheek, Bijzonder Gerechtshof, Binnenlands Bestuur, boerderij, Bond van Neutrale Landen, Bouw Bedrijf, Bureau Inlichtingen, Bureau Wederopbouw Boerderijen, Cavalerie, Centrale Gezondheidsraad, Colonne Henneicke, commissariaat voor Indische Zaken, Commissie voor de Mijnen, Communistische Partij Holland, concentratiekamp, consulaat, bedrijf, Couperus Genootschap, Culturele Commissie, De Nederlandsche Filmgemeenschap, De Vereniging De Bouwkundige Vakken, Deli Maatschappij, Dienst Domeinen, Dienst voor Scheepvaart, Directie der Indische Pensioenfondsen, directoraat-generaal voor de industrialisatie van het ministerie van Economische Zaken, Douane, eerste kamer, fanfarekorps, Firma L. Groenteman & Co., firma, Gebroeders De Wit meubelfabriek, gemeentepolitie, gemeenteraad, Gewapende Politie, glasfabriek,
5
Grenadiers en Jagers, Hervormde Gereformeerde Staatspartij, Hof van Holland, Hof van Politie en Crimineele Justitie, Hoge Raad der Nederlanden, Hogere Militaire Krijgsschool, Hoofdbestuur van de Algemeene Vereeniging voor Bloembollencultuur, Indische Leger, Infanterie Nationale Millitie, Ingenieursbureau, interneringskamp, interneringskamp, Jeugdstorm, jongenskamp, juweliersfirma, kabelbedrijf, Kamer van Koophandel, kamp, kantongerecht, katholieke vakbond, keizerlijke Gendarmerie, kerkgenootschap, kledingmakerij, klooster, KNIL (Koninklijk Nederlandsch-Indisch Leger), KNSM (Koninklijke-Nederlandsche-Stoomboot-Maatschappij), Koloniale Bank, Koninklijk Nederlandsch Instituut voor Wetenschappen, Koninklijke Broederschap van Notarissen, Koninklijke Marechaussee, Koninklijke Marine, Koninklijke Nederlandse Sprinkstoffen Fabriek, Koninklijke Pakketvaart Maatschappij, Korfbalvereniging, Korps Rijdende Artillerie, KPM (Koninklijke Pakketvaart Maatschappij), Kunstaardewerkfabriek, Kunsten en Wetenschap, lagere school, Landbouw Maatschappij, landbouwbedrijf, Landwacht, liberale unie, Lloyd, Luchtvaart Afdeling, Luchtvaartregiment, Maatschapij Uitvoering Zuiderzeewerken, melkfabriek Aurore, Militaire Politie, militaire vereniging, Ministerie van Defensie, Ministerie van Financiën, Ministerie van Koloniën, Ministerie van Koloniën, Ministerie van Maatschappelijk Werk, 6
Ministerie van Onderwijs, ministerie van Overzeesche Gebiedsdelen, Nat. spoorwegen, Nationaal Centrum van de Geestelijke Volksgezondheid, National Socialistisch Kraftfahrer Korps, Nationale Militie, NAVO, Ned. leger, Nederlands Indische Spoorwegen, Nederlandsche Arbeidsdienst, Nederlandsche Cocaine Fabriek, Nederlandsche Cocainefabriek, Nederlandsche Hotelhouders bond, Nederlandsche Protestantenbond, Nederlandsche Vereeniging van Oudstrijders der Zee- en Landmacht uit Ned. Indië "Het Vaderland Getrouw", Nederlandse Handelsmaatschappij, Nederlandse Handelsmaatschappij, Nederlandse Inlichtingendienst, Nederlandse Metselaars PatroonsBond, Nederlandse politie, Nederlandse Tramweg Maatschappij, Nederlandse Vereniging voor Electrologie en Radiologie, Nederlands-Indische Luchtmacht, Noorder Houtbedrijf, NSB (Nationaal Socialistische Beweging), Organisatie Todt, Parlementaire Enquete Commissie, Particuliere West-Indische Bank, Pasmanfabriek, Plattelandersbond, politiecorpsen, Politieke Opsporingsdienst, politieke partij, poppentheater, Provinciale Groninger Vereniging Het Groene kruis, Psychiatrisch Ziekenhuis, PTT Post, Raad van Arbeid, Raad van de Waterstaat, Raad van State, Raad voor de Scheepvaart, rechtbank, reclamebureau, Regiment Infanterie, regiment, reisbureau, Rijksgebouwendienst, Rijkskrankzinnigengesticht, Rijkspolitie, Rijksstudiedienst voor de Luchtvaart, 's Gravenhaagsche Tuinbouw Vereeniging, Schadeverzekering Maatschappij Bovenmij N.V., schildersgenootschap St. Lucas, school, 7
Schotse Brigade, Shell Groep, Sint Franciscusschool, Sociaal Medische Dienst, Spoorwegongevallenraad, SS, staatscommissie, Staatsspoorwegen, Staten-Generaal, Stichting Administratie Indonesische Pensioen, Stichting BVD, Stichting Fontis Amsterdam, Stichting Nederlandse Algemene Miniatuurauto Club, stoombootmaatschappij, stoomvaartmaatschappij, Surinaamsche Bank, technische school, textielfabriek, Theater, Transmark Nederland, tuinbouwschool, Tweede Afdeling Infanterie van de Ligting, tweede kamer, uitgeverij, Unie van Watertoeristen, Universiteit, Vaar- en Duikerschool, Vaste Commissie voor Ambtenarenzaken en Pensioenen, veldpolitie, Vereeniging Quillinus, Vereeniging voor Nationale Veiligheid, Verenigde Naties, Vereniging St. Lucas, verzekeringsmaatschappij, VOC (Verenigde Oost-Indische Compagnie), Voetbal Vereniging, voetbalvereniging, Vreede door Recht, Vrijwillige Landstormkorps Luchtwachtdienst, vrijzinnig-democratische bond, weeshuis, Weeskamer, Werkgroep ontwikkeling Rijnmondhavens, WIC (West-Indische Compagnie), WSS (Waffen-SS), Zeemacht.
Titles and professions: 2e luitenant, Adjudant onderofficier, adjudant, administrateur, ambassadeur, ambtenaar, architect, 8
arts, auteur, banketbakker, beeldhouwer, binnenvaartschipper, burgemeester, chauffeur, Commandant, Commissaris, consul, controleur, decorschilder, diamantair, dienaar, directeur, directeur-generaal, docent, emigrant, fotograaf, fuselier, gastarbeider, gedetineerde, gemeenteraadslid, gepensioneerde, gevangene, gezant, Gouverneur Generaal, gouverneur, graaf, griffier, heks, herenkapper, hofleverancier, hoofddirecteur-uitvoerder, hoofdredacteur, hoogleraar, immigrant, journalist, jurist, juwelier, Kamerlid, kanonnier, kapitein, koffiehuishouder, kok, Kolonel Hoofd Intendant, kolonist, koning, koningin, korporaal, krijgsgevangene, kunstschilder, landmeter, lepra-lijder, Luitenant ingenieur, 9
luitenant, majoor, marine officier, Marineofficier, Matroos, medewerker, meesterkleermaker, militair, minister, Ministerpresident, notaris, officier, onder-luitenant, onder-officier, onderwijzer, oorlogsslachtoffer operazanger, piloot, plaatsvervanger, politieagent, politieman, politieofficier, prins, Prinses, procureur-generaal, Professor, prostituee, psychiater, Rentmeester, reservekapitein, ridder, rijksarchivaris, rijksveldwachter, schaakspeler, schilder, schipper, schrijfster, secretaris, secretaris-generaal, sergeant, Sergeant-majoor, slavenhouder, slavin, soldaat, staatssecretaris, Steendrukker, tekenaar, timmerman, veldprediker, Vice-Admiraal, vluchteling, voorzitter, wethouder, zeevisser.
10
Objects: archief, atlas, begraafplaats, belastingbiljet, bericht, bevolkingsregister, boek, brief, bus, diploma, doopregister, drinkwater, emigratieregister, familiewapen, foto, geboorteakte, gedicht, geld, grafmonument, hoofddoek, inschrijvingsbewijs, jongerentijdschrift, journaalboek, kaart, kandidatenlijst, kasteel, kazerne, kerk, Koninklijk Besluit, krant, medaille, militaire staat van dienst, munt, nalatenschapdossier, Notulen en Resoluties, octrooi octrooidossier, oorlogsmonument, oprichtingsakte, overeenkomst, overlijdensakte, paspoort, passagierslijst, personeelsarchief, plantage, portret, Rijksweg, rotan, schilderij, schip, speelgoed, spoorweg, Staatcourant, strafgevangenis, 11
strafregister, stuw, tekening, telefoonboek, testament, tramhalte, trouwboekje, uniform, Verordening van de Rijkscommissaris, verslag, vissersboot, vissersvaartuigen, vliegtuig, vuurtoren, wagenpark, wapenschild, wet, wetgeving, zegel.
Events, processes: aanslag, afschaffing van de doodstraf, arrestatie, audiëntie, begrafenis, belediging, bevalling, bevordering, bezoek, bombardement, brand, concert, conferentie, conferentie, congres, Cubacrisis, demonstratie, denazificatie, detentie, dodelijk ongeval, dood, Doping, dorpsbrand, echtscheiding, economische crisis, economische crisis, emancipatie, emigratie, faillissement, festival, gevangenisstraf, haringvisserij, herdenking, huwelijk, 12
inkwartiering, inspectie, kerkelijke erkenning, koninklijke goedkeuring wordt verleend, Koninklijke Goedkeuring, kristallnacht, luchtvaartongeval, machtiging, Marshallhulp, migratie, militaire hulp, moord, naturalisatie, notarisstudie, oliecrisis, Olympische Spelen, oorlog, oprichting van een bedrijf, oproer, pestbestrijding, politionele acties, privatisering, proces, rechtszaak, repatriëring, scheiding Nederland en België, schipneerstorting, slag, spoorwegongevallen, spoorwegramp, statenverkiezingen, stormramp, subsidieverstrekking, tentoonstelling, uitvoering, veldtocht, veroordeling, veroordeling, verstrekking van een pensioen, vervolging, Vietnamoorlog, voedseldistributie, voetbal wedstrijd, vrouwenbeweging, vrouwenemancipatie, watersnoodramp, wereldtentoonstelling, zeeslag zelfmoord.
13
