Uplatnění znalostí v řízení materiálových toků Marcela ŠABATOVÁ Abstract Knowledge become one of strategic factors 21. century, which can principle affect productivity and competition position of organisation. It´s aspect of course, which takes effect in the logistics area. With implementation knowledge management and effective usage of knowledge in logistics pertinent next changes indeed. These changes are quite essential, which cover many areas from information technology , management of companies process to human resources management. It´s complicated process. There has been a lot of methodology, which have own specific sights. One of new created is methodology KM-Beat-It , which is suitable to apply for logistics area. Klíčová slova: Znalosti, znalostní management, řízení materiálových toků, logistika.
Úvod Tím jak plyne čas se postupně mění i podmínky pro podnikání. V dnešní době není možné při řízení vystačit s nástroji, které používali klasikové managementu jako Frederic Winslow Tailor, Henri Fazol nebo Max Weber. Klasické vědecké řízení vyznávalo jako zásadní přístup dělbu práce. Nebylo známo procesní řízení, práce v týmech, informační systémy či informační technologie. Silné turbulence a později zesilující globalizace a vzrůst konkurence dalo vzniknout novým filozofiím podnikového řízení. Tyto podmínky jsou některými autory charakterizovány za chaos a z toho je patrné, že řízení za těchto okolností vyžaduje zcela jiný přístup. Jedním z moderních přístupů je řízení založené na využití znalostí, tedy znalostní management. Znalostní management: • však v žádném případě nelze považovat za něco zcela nového, • tu byl stejně jako tu byly znalosti, pouze se mu věnovala malá nebo žádná pozornost, • nabývá významu s tím, jak roste význam znalostí samotných. Znalosti v současnosti totiž představují „strategický“ zdroj společně s tradičními zdroji jakými jsou například práce a kapitál. Znalosti mají v hodnotovém žebříčku dané organizace zásadně nové postavení. Peter Drucker tvrdí, že znalost se stala klíčovým zdrojem a to dominantním a pravděpodobně jediným důležitým pro získání konkurenční výhody. Je proto zřejmé, že znalostní management, jakožto řídící prvek, má pro organizaci značný význam a stává se nezbytností pro dosažení úspěchu v dnešním světě změn. Znalostní management není pouze o znalostech nacházejících se v hlavách pracovníků. Tedy o znalostech, které člověk používá, když něco dělá. Znalosti v organizaci mohou nabývat také dalších forem. Hujňák dělí intelektuální kapitál následovně [Hujňák1999]. Složky intelektuálního kapitálu:
•
lidský kapitál: Znalosti motivace a kompetence pracovníků. • interní kapitál: Datový informační a znalostní obsah. Organizací používané procesy. Pravidla uložená do business logiky firemních aplikací. Komunikační model organizace. Firemní kultura. • externí kapitál: Zákaznická síť. Dodavatelská síť. Alianční síť partnerů. Firemní jméno a prezentace firmy do okolí.
Jak je uvedeno výše, znalostní management se stává novým přístupem k řízení podniku a zasahuje všechny složky podniku, takže i logistiku. Znalosti jsou tedy faktorem, který má svůj význam i v řízení materiálových toků.
Logistika Existuje celá řada definic vztahujících se k pojmu logistika. PFOHL, H. CH. definuje logistiku takto: Souhrn činností, kterými se utvářejí, řídí a kontrolují všechny pohybové a skladovací pochody. Souhrou těchto činností mají být efektivně překlenuty prostor a čas. [Sixta2005] GROS, I. popisuje logistiku zase takto: Logistika je postup, jak řídit proces plánování, rozmísťování a kontroly materiálových a lidských zdrojů vázaných ve fyzické distribuci výrobků odběratelům, podpoře výrobní činnosti a nákupních operací. [Sixta2005] PERNICA, P. vidí logistiku takto: Hospodářská logistika je disciplína, která se zabývá řízením toku materiálu v čase a prostoru, a to v komplexu se souvisejícími toky informací a v pojetí, které zahrnuje fyzickou i hodnotovou stránku pohybu materiálu (zboží). [Pernica1998] Stručně lze říci, že se logistika zabývá pohybem zboží a materiálů z místa vzniku do místa spotřeby a s tím souvisejícím informačním tokem. Týká se všech komponent oběhového procesu, tzn. především dopravy, řízení zásob, manipulace s materiálem, balení, distribuce a skladování. Zahrnuje také komunikační, informační a řídící systémy. Jejím úkolem je zajistit správné materiály na správném místě, ve správném čase, v požadované kvalitě, ve správném množství, s příslušnými informacemi a s odpovídajícím finančním dopadem. Pro účely tohoto článku bude logistika chápána ze systémového hlediska jako materiálový tok – řetězec operací probíhající v prostoru a v čase, za pomoci fungujícího toku informací. Základním cílem logistiky je optimální uspokojování potřeb zákazníků. Zákazník je nejdůležitějším článkem celého řetězce. Od něj vychází informace o požadavcích na zabezpečení dodávky zboží a s ní souvisejících dalších služeb.
LOGISTICKÉ ŘÍZENÍ Logistické řízení je definováno například takto: Proces plánování, realizace a řízení efektivního, výkonného toku a skladování zboží, služeb a souvisejících informací z místa vzniku do místa spotřeby, jehož cílem je uspokojit požadavky zákazníků. [Sixta2005] Je důležité zdůraznit, že uplatnění logistiky se neomezuje pouze na výrobní sféru, ale týká se všech podniků a organizací, včetně státní správy atd.
Obr. 1 Složky logistického řízení (převzato [Sixta2005])
Znalostí management ZNALOSTI Znalosti lze v širším pojetí definovat jako soubor vytvořených zkušeností, hodnot, víry, souvisejících informací a odborných pohledů, poskytující rámec pro hodnocení a začleňování nových zkušeností a informací, objevující se a aplikované v myslích lidí. •
Znalost je informace, která je organizována a analyzována, aby se stala srozumitelnou a použitelnou k řešení problémů nebo k rozhodování. [Turban1992]
•
Znalost je uvažování nad daty a informacemi za účelem aktivního umožnění výkonu, řešení problémů, rozhodování, učení a výuky. [Beckman1997]
Existuje celá řada definic znalostí. Velmi rozšířená je definice a kategorizace znalostí od M.Polanyiho [Polanyi1966]. Znalosti jsou podle jeho tvrzení rozděleny do dvou základních typů – na explicitní (explicit knowledge) a neformulované (tacit knowledge) znalosti. K těmto dvěma základním typům znalostí bývá přiřazován ještě třetí typ znalostí, tzv. implicitní (implicit knowledge). Zdrojů znalostí je mnoho, lze je rozdělit do dvou skupin: •
Externí – zdrojem je internet, resp. extranet;
•
Interní – pro vytváření interních znalostí slouží zdroje externí (obsah lidské paměti).
Pro uchovávání a předávání znalostí je důležité, že znalosti na rozdíl od prostých údajů či informací vznikají zasazením množství informací do kontextu a nalezením jejich kauzálních vazeb. Znalosti jsou založeny na kontextové hodnotě informací. ZNALOSTNÍ MANAGEMENT V současné době existuje řada definic znalostního managementu, například: •
•
• •
Znalostní management se zabývá kritickými hledisky přizpůsobení, přežití a kompetence organizací čelících stále více nesouvislejším změnám okolí. V podstatě ztělesňuje ty procesy v organizaci, které jsou synergickou kombinací kapacity informačních technologií při zpracování dat a informací s tvůrčí a inovativí kapacitou lidských jedinců. [Horibe1999] Management znalostí představuje strategickou aplikaci intelektuálního kapitálu organizace, vycházející z rozpoznaných zkušeností a znalostí pracovníků organizace a relevantních informačních zdrojů uvnitř a vně organizace a z poznaného vlivu znalostí na zvýšení výkonnosti a ziskovosti organizace. [Hujňák1999] Znalostní management je množina procesů, které se snaží změnit současný organizační model zpracování znalostí za účelem zvýšení tohoto zpracování a jeho výstupů. [Firestone2004] Znalostní management je získávání, koordinace, rozšiřování, tvorba a využívání znalostí za účelem zlepšení základních firemních procesů. [Hempel2001]
Obecný model transformace informace na znalost se zaměřuje na čtyři oblasti procesů: • nalezení znalostí, •
využití znalostí,
•
distribuce znalostí,
•
generování (vytváření) znalostí.
Jednotlivé procesy jsou směřovány v každém případě k jednomu cíli, k rozvoji a vytváření nových znalostí. Model koordinuje nezbytné aktivity pro získání znalostí při dodržení všech pedagogických zásad. ZNALOSTNÍ PODNIK Předpokladem pro fungování znalostního podniku jsou dle vývojových trendů níže uvedené charakteristiky a požadavky: [Plamínek2002] • strategie a výkonnost, •
zákaznický imperativ,
•
procesní orientace,
•
management znalostí,
•
týmové zaměření,
•
firemní identita.
V popředí zájmu managementu organizací se proto stále více uplatňují relativně nové a vzájemně provázané pojmy znalostní management a intelektuální kapitál. Vzhledem k tomu, že mnoho organizací věnuje v současné době zvýšenou pozornost intelektuálnímu kapitálu a
jeho patřičnému spravování, dochází k implementaci znalostního managementu do jejich prostředí.
Význam znalostního managementu – strategická role managementu znalostí [Hujňák1999] ♦ Potenciální ztráta konkurenceschopnosti - většina organizací dnes systematicky neprovádí management znalostí – podceňují vytváření, osvojování a sdílení znalostí, - pokud včas nezachytí celosvětový důraz na informační a znalostní management a podinvestují iniciativy znalostního managementu, budou mít problémy se prosadit v konkurenčním prostředí – mezi projevy nedostatečného managementu znalostí patří např. dlouhé inovační cykly, nekonkurenceschopné produkty či ztráta klientů při odchodu klíčových pracovníků firmy, - management znalostí je extrémně potřebný tam, kde dochází k častým změnám a podnikání v nejistotě a s vysokým rizikem. ♦ Klíčová role informačních technologií - management znalostí není technologickým problémem, ale je spojen s otázkou lidí a intelektuálního kapitálu organizace – je více o informacích v informačních systémech a o využití potenciálu informačních, komunikačních a mediálních technologií, - technika a technologie však sehrávají umožňující roli a zároveň přispívají k možnosti dodávat znalostní projekty zvenčí – dá se tedy říci, že bez informačních a komunikačních technologií by nebylo možno znalostní iniciativy efektivně realizovat. Současný stav využití informací a znalostí v organizacích lze výstižně charakterizovat jako "hodně dat, málo informací a skoro žádné znalosti". ♦ Znalosti jako nový strategický zdroj ♦ Čas začít - praxe současných pilotních iniciativ managementu znalostí ukazuje, že nelze zavést management znalostí v organizaci komplexně a najednou, je právě dnes čas se nad znalostmi a intelektuálním kapitálem zamyslet, - největší překážkou na této cestě se ukazuje být podniková kultura a firemní filosofie nepodporující sdílení informací a znalostí.
Přínosy znalostního managementu Je zřejmé, že zavedení znalostního managementu není samoúčelné. Vždy se od něho očekávají určité přínosy. Tyto přínosy je možné rozdělit do dvou základních skupin. Předně jsou to výsledky, které mají vztah přímo s vlastním znalostním managementem spojeným s realizací znalostních procesů, využíváním určitých technologií, atd. V tomto směru můžeme spatřit přínosy zavedení znalostního managementu ve: • zlepšení sdílení znalostí a kooperace mezi zaměstnanci organizace, •
rozšiřování nejlepších praktik v podniku,
•
zlepšení učení se a integrace nováčků,
•
vyhnutí se ztráty know-how,
•
zlepšení kvality projektů a inovace,
•
zdokonalení vztahů s externím prostředím (např. zaměstnanci, konkurencí, atd.) a připravení je na jejich vývoj,
•
připravenosti reagovat na neočekávané události a schopnost zvládnout naléhavé a krizové situace, atd.
Druhou skupinou jsou přínosy spojené přímo se základními obchodními cíli organizace. Y. G. Kim například uvádí, že „fundamentálním a konečným cílem znalostního managementu je zlepšení provádění vlastního obchodu a dosažení kvalitnějších výkonů” [Kim2003]. Zde znalostní management přispívá k dosažení standardních cílů spojených s chodem podniku. Nakonec jsou tedy cíle znalostního managementu shodné s cíli jakéhokoli jiného podnikatelského konceptu: •
zvýšení výkonnosti organizace,
•
zvýšení zisku,
•
maximalizace tržeb,
•
snížení nákladů,
•
zavedení nových způsobů práce,
•
vytvoření nových příležitostí na trhu, atd.
Metodiky zavádění znalostního managementu Zavádění znalostního managementu může být časově a finančně náročná činnost za účasti mnoha specialistů z různých oblastí. Aby bylo zavádění znalostního managementu efektivní, musí být použit systematický přístup, který jasně vymezuje postup a obsah jednotlivých fází. Z tohoto důvodu jsou využívány metodiky, které by měly tuto efektivitu zajistit. Existuje spousta metodik, které mají své specifické zaměření. Jednou z metodik, která by byla vhodná pro zavedení znalostního managementu do řízení materiálových toků je metodika KM-Beat-It [Bureš2005]. Základní fáze metodiky KM-Beat-It jsou nastíněny na následujícím obrázku.
Sestavení realizačního týmu
Analýza výchozího stavu
Tvorba znalostní strategie
Realizace aktivit znalostního managementu
Obr. 2 Postup zavádění znalostního managementu KM-Beat-It (převzato [Bureš2005])
Sestavení realizačního týmu Hlavním cílem této fáze je získání podpory ze strany vrcholového vedení, popř. vlastníků organizace ve prospěch zavádění znalostního managementu a vytvoření realizačního týmu, který se bude procesem zavádění znalostního managementu zabývat a bude za jeho realizaci zodpovědný. Analýza výchozí stavu Jakmile je získáno rozhodnutí vrcholového vedení, popř. vlastníků organizace a vytvořen realizační tým, je možné postoupit dále do následující fáze, kterou je analýza výchozího (současného) stavu. Hlavním cílem této fáze je vytvořit ucelený obraz o současném stavu organizace ve vztahu ke znalostnímu managementu a výčet silných a slabých stránek tohoto stavu. Tvorba znalostní strategie Cílem fáze Tvorba znalostní strategie je vytvoření znalostní strategie, podporující podnikovou strategii a určující jednotlivé znalostní aktivity, které budou podporovat dosažení podnikových cílů a cílů znalostního managementu. Realizace aktivit znalostního managementu Cílem fáze je realizace aktivit, vedoucích k dosažení cílů znalostního managementu a naplňujících znalostní strategii.
Závěr Organizace jsou stále častěji konfrontovány s konkurenty a vystavovány jejich sílícím tlakům. Jedním z významných činitelů, který působí na jejich výkonnost a konkurenceschopnost je logistika. Spolu s narůstající globalizací význam logistiky neustále roste. A jestliže se znalosti stávají jedním ze strategických faktorů 21. století, který může zásadně ovlivnit výkonnost a konkurenční pozici organizace, je samozřejmě i aspektem, který působí v oblasti logistiky. Se zavedením znalostního managementu a efektivním využitím znalostí v logistice souvisí ovšem řada dalších změn. Jsou to změny celkem zásadní, které pokrývají mnoho oblastí od informačních technologií přes řízení firemních procesů až po řízení lidských zdrojů, jedná se o složitý proces. Pro úspěšné zavedení managementu znalostí je třeba využít vhodnou metodiku.
Seznam literatury: [Beckman1997] BECKMAN, T. J.: A Methodology for Knowledge Management. International Association of Science and Technology for Development, AI and Soft Computing Conference, Banff, 1997 [Bureš2005] Bureš, V.: KM-Beat-It: Metodika zavádění znalostního managementu. E+M Ekonomie a Management, roč.8, č.7, str. 36-50, Liberec, 2005, ISSN 1212-3609 [Drahotský2003] DRAHOTSKÝ, I. a ŘEZNÍČEK, B.: Logistika – procesy a jejich řízení. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2003, ISBN 80-7226-521-0 [Firestone2004] FIRESTONE, J. M. and McELROY, M. W.: Doing Knowledge Management. Executive Information Systems, [on-line]: http://www.macroinnovation.com/Doing_KM.pdf, 2004
[Hempel2001] HEMPEL, M. D.: Building a Knowledge Sharing Culture to Promote Knowledge Creation. Elluminati, White paper, [on-line]: http://www.elluminati.com, 2001 [Horibe1999] HORIBE, F.: Managing knowledge workers. John Wiley & Sons, Etobicoke, Ontario, 1999 [Hujňák1999] HUJŇÁK, P.: Hodně dat, málo informací a skoro žádné znalosti. [on-line]: http://petr.hujnak.cz, 1999 [Kim2003] KIM, Y. G., YU, S. H. and LEE, J. H.: Knowledge strategy planning: methodology and case, Expert Systems with Applications. roč. 24, č. 3, str.295-307, 2003 [Pernica1998] PERNICA, P.: Logistický management. 1. vyd. Praha: Radix, 1998, ISBN 80-86031-13-6 [Plamínek2002] PLAMÍNEK, J.: Vedení lidí, týmů a firem: praktický atlas managementu. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2002, ISBN 80-247-0403-X [Polanyi1966] POLANYI, M.: The Tacit Dimension. Doubleday and Company Inc., New York, 1966 [Sixta2005] SIXTA, J.a MAČÁT, V.: Logistika. 1. vyd., Brno: CP BOOKS, 2005, ISBN 80-251-0573-3 [Smith2000] SMITH, J.: Jak zvyšovat produktivitu týmu: delegování pravomocí. 2. vyd. Praha: Computer Press, 2000, ISBN 80-7226-359-5 [Turban1992] TURBAN, E.: Expert Systems and Applied Artificial Intelligence. Maxwell Macmillan, New York, 1992
Autor: Marcela ŠABATOVÁ, Ing. Kontaktní adresa:
E-mail:
Univerzita Hradec Králové, Fakulta informatiky a managementu, Rokitanského 62, 500 03 Hradec Králové Telefon: +420 493 331 226 Fax: +420 495 513 251
[email protected]
