UNIVERSITAS INDONESIA PELESTARIAN KOLEKSI DIGITAL: STUDI KASUS DI THE JAKARTA POST INFORMATION CENTER SKRIPSI ARIF BAHTIAR NPM

UNIVERSITAS INDONESIA

PELESTARIAN KOLEKSI DIGITAL: STUDI KASUS DI THE JAKARTA POST INFORMATION CENTER

SKRIPSI

ARIF BAHTIAR NPM 0606090285

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DEPOK JULI 2012

Pelestarian koleksi..., Arif Bahtiar, FIB UI, 2012

UNIVERSITAS INDONESIA

PELESTARIAN KOLEKSI DIGITAL: STUDI KASUS DI THE JAKARTA POST INFORMATION CENTER

SKRIPSI diajukan untuk melengkapi persyaratan mencapai gelar sarjana humaniora

ARIF BAHTIAR NPM 0606090285

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DEPOK JULI 2012





KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Humaniora Program Studi Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan skripsi ini, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. Oleh karena itu saya mengucapkan terima kasih kepada: 1)

Ibu dan Bapak tercinta, yang saya sayang dan hormati, yang tidak pernah lelah memberikan doa, semangat, materi dan semuanya yang memberikan dorongan dalam penyelesaian skripsi ini. Serta kedua saudara saya yang selalu memberikan motivasi dalam mengerjakan skripsi ini;

2)

Ibu Sri Ulumi Badrawati selaku Pembimbing Akademik selama masa perkuliahan;

3)

Ibu Tamara Adriani Susetyo-Salim, selaku dosen pembimbing skripsi yang di tengah-tengah kesibukannya masih menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan skripsi ini;

4)

Bapak Fuad Gani dan Ibu Nina Mayesti selaku penguji skripsi saya. Terimakasih atas seluruh kritik dan saran yang telah diberikan untuk skripsi ini;

5)

Keluarga Besar Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Bapak Sulistyo-Basuki, Bapak Taufik, Ibu Laksmi, Ibu Irma, Ibu Ike, Ibu Anon, Ibu Ining, Ibu Kalangie, Ibu Utami, Ibu Luki, Bapak Sumaryanto, Bang Ari serta dosen-dosen lainnya yang telah memberikan ilmu selama masa perkuliahan;

6)

Ineta Reisa, kekasih yang selalu memberikan motivasi, semangat, perhatian, kebersamaan dalam mengerjakan skripsi ini;

v


7)

Riyan, Edot, David, Tyas, Carlos, dan Anes serta keluarga besar Kons yang lain, yang telah menjadi teman hebat dalam perjuangan penulisan skripsi ini;

8)

Teman-teman satu angkatan 2006 yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu; dan

9)

Kepada pihak The Jakarta Post Information Center, yang telah banyak membantu dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan.

Akhir kata, saya berdoa semoga Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga skripsi ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.

Depok, 09 Juli 2012

Penulis

vi



ABSTRAK

Nama : Arif Bahtiar Program Studi : Ilmu Perpustakaan Judul : Pelestarian Koleksi Digital: Studi Kasus di The Jakarta Information Center. Penelitian ini dilatar-belakangi adanya koleksi digital di The Jakarta Information Center. Seperti halnya pada koleksi cetak, koleksi digital ini juga perlu dilestarikan karena terjadinya kerusakan media penyimpanan atau penurunan kualitas pada koleksi digital seiring berjalannya waktu. Untuk itu diperlukan pelaksanaan strategi pelestarian digital. Terdapat enam strategi pelestarian untuk koleksi digital yang dapat dilakukan, yaitu: pelestarian teknologi, refreshing, dan migrasi, emulasi, arkeologi data, dan pengalihbentukkan ke dalam media analog. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan metode pengumpulan data dengan teknik wawancara, observasi dan studi kepustakaan. Hasil penelitian menyatakan bahwa strategi pelestarian koleksi digital yang telah diterapkan di The Jakarta Information Center adalah pelestarian teknologi, refreshing, dan migrasi. Kata kunci: Koleksi Digital, Pelestarian, Pelestarian Digital, Akses.

viii


ABSTRACT

Name : Arif Bahtiar Study Program : Library Science Title : Preservation of Digital Collections: A Case Study in The Jakarta Information Center. This research is based on the existence of digital collections in The Jakarta Information Center. As well as printed collections, digital collections also need to be preserved due to damages of the storage media or deterioration of the digital collections over time. Therefore, it is necessary to implement digital preservation strategies. There are six strategies for the preservation of digital collections that can be done, namely: technology preservation, refreshing, migration, emulation, archaeological data, and conversion into analog media. The method used in conducting this research is descriptive method with the method of collecting data by interview technique, observation and literature study. The result of the research states that digital preservation strategies which have been implemented in The Jakarta Information Center to its collections are technology preservation, refreshing, and migration. Key words: Digital Collection, Preservation, Digital Preservation, Access.

ix


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................

i

SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME ..............................

ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ....................................

iii

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................

iv

KATA PENGANTAR ................................................................................

v

LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ...................

vii

ABSTRAK ..................................................................................................

viii

ABSTRACT ................................................................................................

ix

DAFTAR ISI ...............................................................................................

x

DAFTAR LAMPIRAN ...............................................................................

xii

1. PENDAHULUAN ..................................................................................

1

1.1 Latar Belakang ................................................................................

1

1.2 Perumusan Masalah ........................................................................

4

1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................

4

1.4 Manfaat Penelitian ..........................................................................

4

1.5 Metode Penelitian ............................................................................

4

2. TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................

6

2.1 Pengertian Perpustakaan Khusus ....................................................

6

2.2 Koleksi Digital ................................................................................

7

2.2.1 Definisi Koleksi Digital .........................................................

7

2.2.2 Full-Text .................................................................................

10

2.2.3 Digitalisasi .............................................................................

10

2.3 Pelestarian Koleksi Digital ..............................................................

11

2.3.1 Definisi Pelestarian ................................................................

11

2.3.2 Pelestarian Digital ..................................................................

13

2.3.3 Perencanaan dan Kebijakan Pelestarian Koleksi Digital .......

16

x Pelestarian koleksi..., Arif Bahtiar, FIB UI, 2012

2.3.4 Strategi Pelestarian Koleksi Digital .......................................

17

2.4 Akses ...............................................................................................

23

3. METODE PENELITIAN .....................................................................

25

3.1 Jenis Penelitian ................................................................................

25

3.2 Lokasi Penelitian .............................................................................

26

3.3 Waktu Penelitian .............................................................................

26

3.4 Subjek dan Objek Penelitian ...........................................................

26

3.5 Teknik Pengumpulan Data ..............................................................

26

3.6 Instrumen Penelitian ........................................................................

28

3.7 Informan ..........................................................................................

28

3.8 Validitas Data ...................................................................................

29

3.9 Analisis Data ...................................................................................

29

4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...................................

31

4.1 Profil The Jakarta Post Information Center ...................................

31

4.2 Koleksi Digital The Jakarta Post Information Center ....................

32

4.2.1 Cakupan Koleksi Digital TJP-Info Center .............................

32

4.2.2 Alasan Pemilihan Koleksi Digital ..........................................

34

4.3 Pelestarian Koleksi Digital di TJP-Info Center ...............................

36

4.3.1 Perencanaan dan Kebijakan Pelestarian Koleksi Digital .......

36

4.3.2 Penerapan Pelestarian Koleksi Digital di TJP-Info Center ....

37

4.3.3 Strategi Pelestarian yang Diterapkan .....................................

39

4.3.4 Kendala ...................................................................................

42

4.4 Akses ...............................................................................................

44

5. KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................

46

5.1 Kesimpulan .....................................................................................

46

5.2 Saran ................................................................................................

46

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................

48

xi Pelestarian koleksi..., Arif Bahtiar, FIB UI, 2012

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1: Struktur Organisasi PT Bina Media Tenggara Lampiran 2: Hasil Data Lapangan Informan-1 Lampiran 3: Hasil Data Lapangan Informan-2 Lampiran 4: Alur Kerja Alih Media Mikrofilm ke Digital Lampiran 5: Tahap Pengerjaan Alih Media Lampiran 6: Alur Kerja Proses Pelestarian Digital Lampiran 7: Contoh File Pdf The Jakarta Post

xii Pelestarian koleksi..., Arif Bahtiar, FIB UI, 2012

1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang Dalam era globalisasi saat ini, teknologi informasi terus berkembang dengan pesat seiring dengan perkembangan zaman. Perpustakaan sebagai sumber informasi pun tak terlepas dari berkembangnya teknologi informasi ini. Apalagi dalam perpustakaan khusus yang mengutamakan informasi yang mutakhir dan serba cepat, maka penerapan teknologi informasi merupakan kebutuhan pokok. Tuntutan utama terhadap perpustakaan khusus adalah keberadaan sumbersumber pustaka yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh anggota perpustakaan, dalam bentuk koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan khusus lebih difokuskan pada koleksi mutakhir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Proses pengolahan koleksi perpustakaan dalam perpustakaan khusus pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada umumnya. Hanya biasanya pada perpustakaan khusus dalam proses pengolahan koleksinya dituntut untuk lebih memperhatikan kecepatan dalam temu kembali informasi dan penyajian. Oleh karena itu, pengelola perpustakaan khusus selalu menghendaki koleksinya berada dalam keadaan siap untuk digunakan, yaitu sempurna keadaan fisiknya serta lengkap informasi yang dikandungnya. Akan tetapi perlu disadari, bahwa seiring berjalannya waktu banyak koleksi perpustakaan yang mengalami kerusakan (Deegan, 2002: p. 6). Dengan demikian, wajar jika masalah pelestarian menjadi perhatian khusus di setiap perpustakaan. Pelestarian koleksi bukannya hal baru bagi perpustakaan. Ketika perpustakaan berdiri, berarti terdapat koleksi, dan koleksi ini perlu dipelihara dan dilestarikan untuk generasi mendatang (Sulistyo-Basuki, 1991).

Universitas Indonesia


2

Dalam pengembangan koleksi perpustakaan khusus mulai dikenal istilah perpustakaan digital. Perpustakaan digital ini secara sederhana dapat didefinisikan sebagai koleksi informasi yang diatur sedemikian rupa, disertai dengan layanannya, di mana informasi tersebut disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan (Deegan, 2002: p. 20). Koleksi digital merupakan koleksi yang dilahirkan dalam format digital ataupun hasil pengalihbentukkan koleksi tercetak ke dalam bentuk digital. Koleksi digital ini diciptakan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna yang mengharapkan sumber informasi yang up-to-date, lebih lengkap, komprehensif, serta dapat didayagunakan dengan mudah dan cepat. Akan tetapi koleksi digital ini membawa suatu permasalahan baru, yaitu mengenai bagaimana cara melestarikan koleksi tersebut. Seperti

diketahui,

koleksi

digital

memang

mampu

menawarkan

kemudahan terutama dalam hal akses. Dengan didukung teknologi informasi seperti internet koleksi digital akan dapat diakses kapan saja dan di mana saja asalkan tersedia akses internet. Akan tetapi, perlu diketahui bahwa koleksi digital ini lebih rentan terhadap kerusakan jika dibandingkan dengan koleksi analog (Deegan, 2006: 6). Hal ini disebabkan karena koleksi digital harus terus mengikuti perkembangan teknologi serta perubahan format yang terjadi, sehingga terdapat kemungkinan data yang tersimpan di dalamnya tidak dapat dibaca di masa yang akan datang. Oleh karena itu pelaksanaan pelestarian koleksi digital menjadi sangat penting dilakukan. Surat kabar The Jakarta Post memiliki perpustakaan yang disebut Pusat Informasi The Jakarta Post atau The Jakarta Post Information Center (selanjutnya

disebut

TJP-Info

Center).

TJP-Info

Center

ini

tergolong

perpustakaan khusus. TJP-Info Center terbentuk seiring didirikannya surat kabar The Jakarta Post. Berdasarkan struktur organisasi secara umum, TJP-Info Center berada dalam Divisi Redaksi yang bertanggung jawab kepada Pimpinan Redaksi melalui Managing Editor.



3

Pada hakekatnya perpustakaan khusus adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari lembaga atau organisasi sebagai induknya. Dengan demikian, maka fungsi perpustakaan harus sejalan dengan tujuan dari organisasinya. TJP-Info Center adalah perpustakaan surat kabar yang didirikan dengan tujuan menunjang kegiatan operasional induk organisasinya yaitu surat kabar The Jakarta Post. Keberadaan surat kabar The Jakarta Post dalam bidang media massa di Indonesia mempunyai fungsi seperti yang tertuang dalam buku Strategic Intent of The Jakarta Post dalam visinya “driven by trustworthy professionals, the jakarta post is the information engine on indonesia which strives to promote a more humane, civil society in this very diverse country” “digerakkan oleh para profesional yang layak dipercaya, The Jakarta Post adalah pengelola informasi tentang Indonesia, yang berupaya untuk menggerakkan berkembangnya suatu masyarakat kewargaan yang lebih manusiawi di negara majemuk” Untuk dapat memenuhi visi tersebut tentunya The Jakarta Post membutuhkan suatu wadah yang dapat memberikan masukan informasi yang relevan, yang diperoleh dari sebuah sumber informasi yang disebut perpustakaan. Wadah tersebut diharapkan dapat mencapai visi mereka sebagai pengelola informasi yang diharapkan dapat “menggerakkan berkembangnya suatu masyarakat kewargaan yang lebih manusiawi di negara majemuk”. Sebagai surat kabar, The Jakarta Post memiliki produk utama yaitu surat kabar yang terbit setiap hari. Koleksi digital yang dimiliki TJP-Info Center adalah file-file digital yang merupakan hasil digitalisasi dari surat kabar The Jakarta Post. Dalam penelitian ini koleksi digital yang dimaksud adalah koleksi digital dalam format full-text, karena hanya koleksi dengan format tersebut yang dikelola secara langsung oleh TJP-Info Center, sedangkan koleksi dari format lainnya hanya dapat diakses saja. TJP-Info Center berfungsi sebagai tempat menyimpan dan mengolah sumber informasi dan secara khusus melayani semua karyawan, terutama para wartawan dalam mencari informasi tambahan atau pendukung yang Universitas Indonesia


4

dibutuhkan untuk menulis berita. TJP-Info Center menyadari sepenuhnya bahwa penyediaan informasi bagi para penggunanya dengan cepat, tepat, dan sesuai kebutuhan merupakan suatu keadaan yang harus diciptakan dalam rangka menunjang pekerjaan mereka. Wartawan sebagai salah satu kelompok penggunanya perlu mendapat perhatian yang lebih banyak karena dapat dikatakan mereka merupakan unsur atau komponen utama di lembaga ini. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian di atas, maka permasalahan yang ingin diangkat dalam penelitian ini adalah bagaimana proses pelestarian koleksi digital di TJP-Info Center dan kendala yang ditemukan? 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan uraian permasalahan yang telah diidentifikasi di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui proses pelestarian koleksi digital TJP-Info Center dan kendala yang ditemukan selama terjadinya proses tersebut. 1.4 Manfaat Penelitian 1.4.1

Manfaat Akademis Menambah khazanah ilmu pengetahuan dalam bidang studi ilmu perpustakaan dan informasi, khususnya mengenai pelestarian koleksi digital.

1.4.2

Manfaat Praktis Memberikan informasi mengenai strategi pelestarian koleksi digital di TJP-Info Center.

1.5 Metode Penelitian Pada penelitian ini, peneliti akan menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan deskriptif kualitatif. Metode studi kasus merupakan bentuk penelitian mendalam tentang suatu obyek yang sedang diteliti dalam hal ini adalah pelestarian koleksi digital di TJP-Info Center.



5

Penelitian melalui pendekatan kualitatif merupakan penelitian yang datadatanya tidak berupa angka-angka. Jadi, data yang diperoleh akan berbentuk katakata yang diperoleh melalui hasil wawancara semi terstruktur dengan beberapa informan yakni staf TJP-Info Center selaku pelaksana pelestarian koleksi digital TJP-Info Center dan informan dari bagian teknologi informasi (IT) yang bertanggung-jawab dalam proses digital. Selain wawancara, penelitian ini juga menggunakan metode pengumpulan data dengan cara observasi atau melakukan pengamatan langsung mengenai jalannya proses pelestarian koleksi digital TJP-Info Center. Selanjutnya dilakukan tahap analisis data menggunakan sumber bacaan yang diambil intinya dan dituliskan dalam tinjauan literatur sebagai acuan untuk memperkuat argumen penelitian. Tinjauan literatur diperoleh tidak hanya dari bahan tercetak saja seperti buku dan artikel-artikel tetapi juga diperoleh dari artikel-artikel di internet. Setelah data-data terkumpul dan dianalisis, langkah selanjutnya adalah meng-interpretasikan data-data yang telah dianalisis tersebut dengan mengaitkan pada tujuan penelitian sehingga dapat ditarik kesimpulan yang memperlihatkan benang merahnya.



6

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Perpustakaan Khusus Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu menyesuaikan dengan perkembangan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Dilihat dari perkembangan kebutuhan dan pengetahuan sekarang ini banyak bermunculan istilah perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan anak-anak, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (perguruan tinggi), perpustakaan perusahaan, dan lain sebagainya. Dalam penelitian ini, akan lebih difokuskan pada perpustakaan khusus karena TJP-Info Center merupakan jenis perpustakaan khusus. Perpustakaan khusus didefinisikan sebagai perpustakaan yang berfungsi sebagai pusat referal dan penelitian serta sarana untuk memperlancar pelaksanaan tugas instansi atau lembaga yang bersangkutan (Sulistyo-Basuki, 1994: p. 81). Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan semisal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya (Surachman, 2005: p.1). Lebih rinci Badan Standar Nasional mendefiniskan perpustakaan khusus sebagai institusi atau unit yang mengelola karya tulis, karya cetak, dan karya rekam yang dikelola secara profesional berdasarkan sistem yang baku untuk mendukung kelancaran atau keberhasilan pencapaian visi, misi, dan tujuan dari instansi atau induk yang menaunginya. Sedangkan menurut Perpustakaan Nasional Indonesia (2002), perpustakaan khusus diartikan sebagai salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan



7

atau asosiasi yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka atau informasi di lingkungannya dalam rangka

mendukung

pengembangan

dan

peningkatan

lembaga

maupun

kemampuan sumber daya manusia. 2.2 Koleksi Digital 2.2.1 Definisi Koleksi Digital Koleksi digital merupakan salah satu jenis koleksi bahan pustaka dalam perpustakaan. Dalam bukunya “Preserving digital materials”, Harvey (2005, p. 77) menjelaskan bahwa: “Digital materials are the result of the mediation of information technology and data. That is, the digital object that is developed on a particular software and hardware platform can be viewed as it was originally conceived only on that particular platform.” Penjelasan di atas, ditegaskan dengan jelas bahwa bahan digital merupakan hasil dari mediasi teknologi informasi dan data. Artinya, objek digital yang dikembangkan pada perangkat lunak tertentu dan platform perangkat keras sehingga dapat dilihat seperti susunan aslinya yang dapat dipahami hanya pada platform tertentu. Koleksi digital menurut penjelasan yang dikemukakan oleh Kahn (2004: p. xii) diartikan sebagai: “… describes digital materials in a number of ways, most often as either “born digital,” that is, the data was never in any format but digital; and digitized or scanned, that is, the data existed in another format, print or threedimensional, and is now accessible in some digitized format” Menjelaskan bahan digital dalam beberapa jenis, paling sering sebagai “lahir digital,” yaitu, data yang tidak pernah dalam berbagai format tapi digital, atau hasil digitalisasi atau hasil scan, yaitu, data yang ada dalam format lain, cetak atau tiga dimensi, dan sekarang dapat diakses dalam format digital. Definisi tersebut dapat dipahami bahwa koleksi digital adalah koleksi perpustakaan yang dapat diakses dalam format digital. Juga termasuk materi yang diproduksi dalam bentuk elektronik, mencakup e-magazines, e-journals, e-books,



8

karya referensi yang dipublikasikan secara online dan dalam CD-ROM, database bibliografi, dan sumber-sumber berbasis web lainnya. Koleksi digital dapat dibedakan menjadi dua kelompok besar, yaitu koleksi hasil digitalisasi yang merupakan koleksi hasil konversi ke dalam media elektronik atau digital dan koleksi yang “lahir” dalam bentuk digital (Lazinger, 2001: p. 26). Berdasarkan sumber daya informasinya, koleksi digital dapat dibedakan menjadi (Pendit, 2007: p. 70): 1. Bahan dan sumber daya full-text, termasuk di sini e-journal, koleksi digital yang bersifat terbuka (open access), e-book, e-newspapers, dan tesis serta disertasi digital. 2. Sumber daya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks, dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang informasi lainnya. 3. Bahan-bahan multimedia digital. 4. Aneka situs di internet. Berdasarkan format penyimpanannya, koleksi digital dapat dibedakan ke dalam delapan kelompok, yaitu: gambar, animasi, video, audio, webpages, teks, dan program (Lazinger, 2001: p. 32). Koleksi yang banyak dikembangkan adalah koleksi dalam bentuk teks yang disimpan dalam format PDF (Portable Document Format). Seperti

yang kita ketahui, saat ini banyak perpustakaan

yang

mempertimbangkan untuk mengkonversi isi intelektual dari koleksi yang dimilikinya ke dalam bentuk digital. Pertimbangan ini didasarkan pada kelebihankelebihan koleksi dalam format digital, antara lain (Harvey, 2005: p. 77): 1. Dapat diduplikasikan dengan cepat dan disebarkan tanpa penurunan kualitas melalui jaringan komunikasi elektronik dimana pun pengguna berada. 2. Menghemat ruang penyimpanan.



9

3. Dapat disimpan dalam berbagai bentuk media dan dapat ditransfer dari satu media penyimpanan ke media penyimpanan lainnya. 4. Menawarkan proses temu kembali serta akses terhadap informasi dengan lebih cepat. Ketika akan memilih untuk mengoleksi koleksi digital perlu diperhatikan juga tantangan pelestarian yang akan dihadapi di masa yang akan datang. Tantangan-tantangan tersebut antara lain (Harvey, 2005): 1. Usia Media Penyimpanan Data Media penyimpanan data, misalnya bentuk optikal disk, hanya mampu bertahan setidaknya 10 tahun. Karena usia ketahanannya yang tidak panjang data-data dalam format digital harus disalin kembali untuk mengurangi kemungkinan hilangnya informasi akibat penururunan kualitas media penyimpanannya. Hal ini tentunya tidak sesuai dengan kebutuhan pelestarian perpustakaan,

karena

usia

ketahanan

media

tersebut

lebih

singkat

dibandingkan usia ketahanan bahan kertas (dokumen asli sebelum mengalami proses digitalisasi). 2. Keusangan Peralatan Perangkat keras berupa computer maupun perangkat lain yang digunakan untuk menjalankan koleksi digital menjadi usang dalam jangka waktu ± 10 tahun, sehingga koleksi digital harus dipindahkan dan dikonversi lagi ke dalam format yang lebih baru. Dengan demikian perlu pertimbangan yang sangat matang karena hal ini akan menghabiskan banyak biaya. 3. Keamanan Informasi Kemajuan

teknologi

tanpa

disadari

mempengaruhi

keamanan

informasi. Hal yang tampak jelas adalah kaitan kemajuan teknologi dengan hak cipta. Sesuai dengan pendapat Butler bahwa dengan berkembangnya internet, hak cipta menjadi permasalahan yang sangat serius. Kemajuan teknologi tersebut memungkinkan setiap orang untuk dapat men-download informasi yang tersedia secara bebas. Akan tetapi perlu disadari bahwa setiap informasi yang tersedia di internet merupakan karya cipta seseorang sehingga hak cipta perlu diperhatikan.



10

2.2.2 Full-Text Istilah full-text merujuk pada keadaan digital yang mengandung seluruh teks (Pendit, 2008: p. 79). Artinya bahwa koleksi dalam format full-text merupakan sumber elektronik yang menyediakan seluruh teks dari sebuah karya atau sebuah artikel dalam satu atau lebih jurnal, majalah, dan atau koran. Koleksi dalam format full-text pada umumnya tersimpan dalam format PDF (Portable Document Format). Format PDF ini digunakan karena mampu melestarikan bentuk, warna, dan ukuran dokumen aslinya serta tidak memungkinkan dokumen untuk diubah dan dimanipulasi (Gorman, 2001: p. 182). 2.2.3 Digitalisasi Seperti diungkapkan sebelumnya, salah satu bentuk koleksi digital merupakan koleksi hasil proses digitalisasi. Digitalisasi merupakan proses konversi dari segala bentuk fisik atau analog ke dalam bentuk digital (Deegan, 2002: p. 38). Feather (1996: p. 14) mendefinisikan digitalisasi sebagai transkripsi data ke dalam bentuk digital sehingga dapat diproses secara langsung dengan menggunakan komputer. Definisi yang lebih lengkap diungkapkan oleh Smith (1996), yaitu: “… the converting of a printed page to digital electronic form through scanning to create an electronic page image suitable for computer storage, retrieval and transmission” (“digitalization”) Secara garis besar berarti bahwa digitalisasi adalah proses konversi bentuk tercetak ke dalam bentuk elektronik melalui proses pemindaian (scan) untuk menciptakan halaman elektronik yang sesuai dengan penyimpanan, temu kembali dan transmisi komputer. Reitz (2004) menjelaskan digitalisasi adalah: “the proses of converting data to digital format for processing by computer. In information system, digitalization usually refers to conversion of printed text or images (photograph, illustration, maps, etc) into binary signal using some kind of scanning device that enables the result to be displayed on a computer” (“digitalization”)



11

Artinya bahwa digitalisasi adalah proses konversi data ke dalam bentuk digital untuk diproses melalui komputer. Dalam sistem informasi, digitalisasi umumnya mengacu pada konvers teks tercetak atau pun gambar (foto, ilustrasi, peta, dan sebagainya) ke dalam sinyal biner, dengan menggunakan peralatan pemindaian (scanner) sehingga hasilnya dapat ditampilkan di komputer. Pada dasaranya digitalisasi bertujuan untuk memudahkan akses bagi pengguna perpustakaan. Dengan adanya koleksi dalam format digital, pengguna perpustakaan dapat mengakses informasi tanpa harus mendatangi gedung perpustakaan secara fisik sepanjang tersedia fasilitas internet. Digitalisasi merupakan salah satu bentuk pelestarian koleksi, yaitu dengan mengalihbentukkan koleksi analog menjadi digital. Namun adanya proses digitalisasi ini memunculkan permasalahan baru, yaitu tentang bagaimana melestarikan koleksi dalam format digital tersebut. Lebih lanjut secara tegas disampaikan bahwa kalaupun semua koleksi telah dialihbentukkan menjadi digital, masalah pelestarian tetap menjadi kendala sebab sampai saat ini belum terpikirkan cara melestarikan koleksi digital tersebut (Levy, 2000, vol. 6). 2.3 Pelestarian Koleksi Digital 2.3.1 Definisi Pelestarian Tugas, fungsi, dan kegiatan pokok perpustakaan adalah menghimpun atau mengumpulkan (to collect), mengolah, memelihara, merawat, melestarikan (to preserve), dan mengemas, menyajikan dan memberdayakan serta memanfaatkan dan melayankan kepada pemakai (to make available) (Sutarno, 2006: p. 13-14). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa salah satu fungsi perpustakaan adalah melestarikan koleksinya. Pelestarian koleksi bukanlah hal baru bagi perpustakaan. Ketika perpustakaan berdiri, berarti terdapat koleksi, dan koleksi ini perlu dipelihara dan dilestarikan untuk generasi mendatang (Sulistyo-Basuki, 1991:p. 271). Dalam Glossary of Conservation Terms, pelestarian atau preservasi secara singkat



12

didefinisikan sebagai seluruh langkah yang ditempuh untuk melindungi materi (koleksi), yang mencakup konversi dan restorasi. Ada beberapa definisi mengenai pelestarian koleksi yang dikemukakan oleh para ahli. Feather (1996: p. 5) mendefinisikan pelestarian sebagai segala kegiatan, berupa tindakan preventif, yang tujuannya untuk melindungi dan mengamankan koleksi perpustakaan, untuk menjamin ketersediaan, akses, dan penggunaannya. Definisi lainnya menyebutkan bahwa pelestarian mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk di dalamnya kebijakan pengolahan, keuangan, sumber daya manusia, metode dan teknik penyimpanannya (Sulistyo-Basuki, 1991: p. 271). Sedangkan menurut Pendit, preservasi adalah upaya mempertahankan sumberdaya kultural dan intelektual agar dapat digunakan sampai batas waktu yang selama mungkin (Pendit, 2008: p. 248). Dalam publikasinya, IFLA (1986) memberikan definisi yang lebih luas pada istilah preservasi, yaitu: “preservation includes all the managerial and financial considerations including storage and accommodation provisions, staffing level, policies, techniques and methods involved in preserving library and archive materials and information contained in them” Artinya pelestarian didefinisikan sebagai seluruh pertimbangan manajerial dan finansial, mencakup penyimpanan, ketetapan, sumber daya manusia, kebijakan, teknik dan metode yang tercakup dalam pelestarian perpustakaan dan arsip serta informasi yang terkandung di dalamnya. Dari definisi-definisi yang diungkapkan tersebut, dapat dilihat bahwa cakupan pelestarian sangat luas, antara lain mencakup sumber daya manusia, penyimpanan dan perlindungan. Dalam hal sumber daya manusia, ditekankan bahwa terdapat kebutuhan untuk pendidikan dan pelatihan mengenai pelestarian bagi staf perpustakaan. Ditekankan juga bahwa staf perpustakaan harus memiliki pengetahuan tentang prinsip pelestarian, penyimpanan, dan cara menangani bahan pustaka yang dimiliki (Harvey, 1993: p. 112).



13

Pelestarian juga mencakup perlindungan bahan pustaka. Bahan pustaka, termasuk dalam bentuk digital, merupakan wujud konkret dari pemanfaatan intelektualitas manusia, oleh karena itu dapat disebut sebagai karya intelektual (Makarim, 2007: p. 156). Dengan demikian, tugas perpustakaan adalah melindungi karya-karya intelektual tersebut agar tidak dieksploitasi pihak lain tanpa izin. Tujuan pelestarian bahan pustaka dan arsip adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dan arsip dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara optimal (Sulistyo-Basuki, 1991: p. 271). Hal ini senada dengan pendapat Conway bahwa tujuan dari pelestarian adalah untuk memastikan perlindungan terhadap informasi sehingga dapat diakses untuk saat ini dan di masa yang akan datang (Hedstorm, 1996). 2.3.2 Pelestarian Digital Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah membawa banyak perubahan dalam pengemasan serta cara mengakses informasi. Saat ini banyak perpustakaan yang menyediakan informasi dalam format digital, baik yang tersimpan dalam media penyimpanan (Disket, CD-ROM) maupun yang dapat diakses melalui internet. Perkembangan ini tentunya membawa dampak yang signifikan dalam hal pelestarian bahan pustaka oleh perpustakaan. Pelestarian ini harus dilakukan untuk memastikan informasi dalam format digital dapat tetap diakses oleh pengguna. Jantz (2005) mendefinisikan pelestarian digital sebagai aktivitas teratur yang dibutuhkan untuk memelihara jangka panjang terhadap bit stream serta memastikan akses terhadap isi koleksi digital seiring dengan berjalannya waktu serta perubahan teknologi. Pennock (2006) berpendapat bahwa pelestarian digital merupakan serangkaian tindakan dan intervensi yang dilakukan untuk memastikan akses yang berkelanjutan dan dapat diandalkan terhadap koleksi digital, selama koleksi digital tersebut dianggap bernilai. Universitas Indonesia


14

Slats (2003) berpendapat bahwa pelestarian digital difokuskan untuk memastikan koleksi digital yang diciptakan dengan sistem dan aplikasi komputer saat ini tetap ada dan dapat digunakan dalam jangka waktu sepuluh sampai seratus tahun kemudian, walaupun sistem dan aplikasi yang digunakan untuk menciptakan koleksi digital tersebut sudah tidak ada lagi. Pendit (2008) mengemukakan bahwa pelestarian digital merupakan kegiatan yang terencana dan terkelola agar materi digital tidak bergantung pada kerusakan atau perubahan teknologi dan dapat terus dipakai selama mungkin. Harvey (2005) mengemukakan bahwa pelestarian digital mengacu pada serangkaian kegiatan pengelolaan yang diperlukan untuk memastikan akses berkelanjutan kepada bahan digital selama diperlukan. Pelestarian digital didefinisikan sangat luas untuk tujuan penelitian ini dan mengacu pada semua tindakan yang diperlukan untuk mempertahankan akses ke materi digital di luar batas kegagalan media atau perubahan teknologi. Konsep inilah yang akan lebih digunakan dalam penelitian ini. Pelestarian digital ini dilakukan berdasarkan fakta bahwa media penyimpanan digital cepat usang selain itu materi digital tidak dapat terlepas dari lingkungan aksesnya (baik perangkat keras maupun perangkat lunak) sehingga diperlukan inovasi yang berkelanjutan. Koleksi tercetak dapat bertahan bertahun-tahun tanpa campur tangan langsung, sebaliknya koleksi digital memerlukan manajemen dan tindakan pelestarian yang aktif untuk dapat bertahan. Koleksi digital tidak memiliki usia yang panjang seperti pada koleksi non digital. Sebuah informasi digital tidak hanya melekat pada sebuah objek fisik, melainkan juga merupakan sesuatu yang selalu dijalankan setiap kali seseorang ingin memanfaatkannya (rendering). Bahkan Deegan menegaskan bahwa data yang tersimpan dalam media optik seperti CD-ROM atau DVD hanya mempu bertahan beberapa tahun (2006: 14). Dalam konteks preservasi digital adalah tindakan melindungi secara fisik dan intelektual, sekaligus menjamin transmisi atau penggunaan mesin untuk memanfaatkan isi maupun konteks dari sebuah materi elektronik atau digital,



15

dalam ruang dan waktu yang sepanjang mungkin (Wilczek and Glick, 2006). Dengan demikian perlu dilakukan tindakan aktif untuk memastikan data tersebut bertahan lebih lama sampai masa yang akan datang. Berdasarkan pada kenyataan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pelestarian koleksi digital sangat perlu dilakukan. Pelestarian koleksi digital dapat dilihat dari tiga sudut pandang (Graham, 1995), yaitu: 1. Pelestarian Medium (Media Penyimpanan) Pelestarian medium menekankan pada pelestarian media penyimpanan tempat informasi disimpan, seperti pita, disk, CD-ROM dan sejenisnya. Hal ini dilakukan karena media penyimpanan digital memiliki usia yang terbatas (Rothenberg, 1999). Pelestarian medium ini dapat dilakukan dengan membuat back up atau copy ke dalam media yang sejenis maupun melakukan refreshing terhadap media penyimpanan. 2. Pelestarian Teknologi Masalah yang lebih serius dari kerusakan media penyimpanan adalah perubahan yang cepat baik pada format penyimpanan maupun perangkat lunak yang digunakan untuk mengakses informasi elektronik/digital. Dengan demikian, terjadinya keusangan teknologi harus menjadi perhatian. Langkah pelestarian yang dapat dilakukan antara lain dengan melakukan migrasi setiap terdapat perubahan format, sehingga koleksi digital tetap dapat diakses di masa yang akan datang. 3. Pelestarian Intelektual Kebutuhan untuk pelestarian intelektual muncul karena koleksi digital memiliki perlindungan hukum yang masih lemah. Hal ini mengakibatkan koleksi digital dapat disalin dengan mudah seperti aslinya, dan dengan kemudahan itu juga isi informasi dapat diubah tanpa terdeteksi. Jadi pada pelestarian intelektual ini menekankan pada originalitas informasi yang terkandung di dalam koleksi digital. Berdasarkan sudut pandang tersebut, muncul strategi atau metode yang dapat digunakan untuk melestarikan koleksi digital.



16

2.3.3 Perencanaan dan Kebijakan Pelestarian Koleksi Digital Pelestarian adalah tanggung jawab bersama: ada peran untuk setiap anggota staf, dan sebagai staf sebanyak praktis harus dilibatkan dalam pengembangan perpustakaan pelestarian rencana dan kebijakan. Demikian direktur tidak akan menulis merencanakan dirinya sendiri melainkan memberikan kepemimpinan bagi penciptaannya. Higginbotham and Wild (2001: p. 3) menjelaskan bahwa perencanaan dan kebijakan pelestarian mencakup empat elemen, yaitu: 1. The library’s preservation goals and objectives. Tujuan dan sasaran pelestarian perpustakaan. perencanaan pelestarian akan menjadi semacam rencana aksi, merinci rencana tujuan jangka pendek perpustakaan, serta rencana untuk masa depan. 2. A description of the specific preservation activities in which the library will engage. •

tanggung jawab pelestarian akan ditugaskan di mana?

•

Apa kegiatan khusus akan dilakukan untuk memenuhi tanggung jawab ini?

3. A statement of preservation priorities, including realistic time frames for achieving each one. Perpustakaan tidak dapat melestarikan segala sesuatu-atau harus semua item dipertahankan. Dalam hal ini bagian dari rencana, kedua kegiatan (upgrade kontrol lingkungan gedung) dan koleksi tertentu (arsip sejarah lokal) akan diberi prioritas eksplisit. Tanggal target akan melekat pada setiap tujuan. Survei penilaian bangunan (situs, lingkungan, dan rumah), dan kondisi koleksi atau kebutuhan akan menghasilkan bahan penting bagi rencana pelestarian perpustakaan. 4. The source and type of resources needed to carry out the plan. Ini termasuk: •

staf,

•

anggaran operasional perpustakaan,



17

•

rangkuman dari rencana direktur untuk memperoleh administrasi dari organisasi induk perpustakaan, dan

•

proyek pendanaan eksternal, misalnya sumber-hibah

2.3.4 Strategi Pelestarian Koleksi Digital Sebelum menentukan strategi pelestarian digital mana yang akan digunakan, terlebih dahulu akan dijelaskan kriteria yang tepat. Thibodeau telah mengidentifikasi empat kriteria yang digunakan untuk memastikan strategi terbaik: 1. Kelayakan (apakah ada perangkat lunak dan atau perangkat keras yang mampu melakukannya?), 2. Keberlanjutan (apakah dapat dilakukan di masa depan? atau cara alternatif di masa depan yang dapat diidentifikasi), 3. Kepraktisan (hal itu dapat diterapkan dalam batas wajar kesulitan dan beban), dan 4. Kesesuaian (kriteria ini berkaitan dengan jenis objek dan mengapa kita yang menjaga mereka). (Harvey, 2005; p. 108). Berdasarkan kriteria tersebut maka strategi pelestarian digital yang efektif menurut Harvey (2005: p. 106) adalah: 1. Ini harus menjadi bagian dari lingkungan berkelanjutan yang mendukung digital pelestarian dari waktu ke waktu. 2. Konteks dimana preservasi digital beroperasi, dan karena itu di mana strategi ditempatkan, perlu dipahami dengan jelas. 3. Sebuah rencana yang sangat jauh jangkauannya ke depan harus ada untuk itu. 4. Perlu dibangun ke dalam kegiatan operasi normal. 5. Ini harus didasarkan pada definisi yang jelas tentang apa yang kita berusaha untuk melestarikan, yang 'esensi' dari sebuah record. 6. Harus berdasarkan stabil, banyak digunakan, dan standar yang jelas, termasuk sejumlah format data standar di mana mungkin. Universitas Indonesia


18

7. Hal ini membutuhkan manajemen metadata informasi yang cukup dan pelestarian metadata. 8. Harus mengakui bahwa preservasi digital adalah proses yang aktif. 9. Tidak harus didasarkan pada format data eksklusif atau sistem.

Strategi dasar yang umum dilakukan dalam melestarikan koleksi digital adalah migrasi dan emulasi. Migrasi merupakan tindakan pengkopian informasi secara periodik ke dalam format dan media yang lebih baru, sedangkan emulasi adalah proses penciptaan kembali perangkat keras dan perangkat lunak agar informasi yang tersimpan dalam computer tetap dapat diakses. Secara lebih lengkap Deegan mengungkapkan strategi yang dapat digunakan sebagai langkah pelestarian koleksi digital antara lain (2002: p. 195): 1. Pelestarian Teknologi Pelestarian teknologi adalah tindak pemeliharaan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung sumber daya (koleksi) digital. Lebih lanjut, dalam Digital Preservation Management Tutorial, pelestarian teknologi

didefinisikan

sebagai

pelestarian

lingkungan

teknis

yang

menjalankan sistem, mencakup sistem operasi, aplikasi perangkat lunak original, dan sebagainya. Dengan demikian, strategi ini disebut juga solusi “Museum Komputer”. Pelestarian teknologi ini dilakukan karena teknologi terus berkembang dengan pesat, sehingga jika tidak dilakukan akan terjadi ketertinggalan teknologi, jika hal ini terjadi maka koleksi digital tidak dapat lagi dilakukan. Pelestarian teknologi bertujuan untuk menyimpan objek digital dalam format aslinya, dalam fungsi dan presentasi yang sama, dengan cara menyimpan seluruh perangkat keras dan perangkat lunak asli yang digunakan. Pelestarian teknologi memungkinkan perpustakaan untuk menyediakan akses secara berkelanjutan terhadap materi digital, untuk itu harus dilakukan konservasi terhadap perangkat keras, perangkat lunak, serta konfigurasinya. Pelestarian teknologi ini memiliki beberapa kelebihan. Pertama, dengan menyimpan perangkat keras dan perangkat lunak aslinya, maka tampilannya akan sama dengan dokumen aslinya. Kedua, pelestarian teknologi merupakan solusi pelestarian yang praktis dalam jangka pendek. Ketiga, Universitas Indonesia


19

dengan pelestarian teknologi, kebutuhan untuk mengimplementasikan strategi pelestarian lainnya dapat ditunda. Selain kelebihan-kelebihan yang telah disebutkan, strategi ini juga memiliki kelemahan. Karena merupakan strategi dalam jangka pendek maka diperlukan tindak yang berkelanjutan. 2. Refreshing Media penyimpanan digital memiliki usia ketahanan yang tidak panjang, untuk itu data perlu dipindahkan secara periodik untuk memastikan keselamatan data tersebut. Adakalanya proses refreshing ini mencakup perubahan media yang digunakan, misalnya data dalam CD-ROM disalin ke dalam hardisk atau data dalam disket disalin ke dalam CD-ROM. Dalam strategi refreshing, koleksi digital dipindahkan dari satu medium ke medium yang lain yang sejenis ataupun medium yang lebih baru untuk mencegah keusangan teknologi (Lazinger, 2001: 76). Ditekankan juga bahwa dalam strategi refreshing pemindahan media tidak disertai dengan perubahan format penyimpanannya, jadi hanya media penyimpanannya saja yang diperbaharui. Pelaksanaan strategi refreshing ini dipicu pertimbangan bahwa usia media penyimpanan yang digunakan hamper usai atau terdapat media baru yang lebih tepat untuk digunakan. Strategi refreshing terdiri dari dua tahap yaitu pemilihan media baru dan pelaksanaan transfer data. Pada tahap pemilihan media baru, media penyimpanan yang digunakan saat ini dievaluasi untuk kemudian ditentukan apakah media penyimpanan tersebut akan tetap digunakan atau diganti dengan media penyimpanan yang digunakan sebelumnya ke media penyimpanan yang baru. Tujuan utama dari strategi refreshing adalah menciptakan koleksi digital yang sifatnya lebih stabil. Kelebihan dari strategi ini antara lain mudah untuk diterapkan dan resiko hilangnya data dalam proses pemindahan data sangat kecil. 3. Migrasi Migrasi merupakan penyalinan secara periodik ke dalam media yang lebih baru, dan format yang standard. Migrasi merupakan proses transfer



20

koleksi digital dari konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak tertentu ke dalam konfigurasi lainnya, atau dari satu generasi teknologi komputer ke dalam teknologi komputer yang lebih baru (Lazinger, 2001: p. 77). Secara lebih lengkap Day (1998) menyatakan bahwa (Chowdhury, 2003: p. 220): “migration is periodik transfer of digital materials from one hardware/ software configuration to another from one generation of computer of computer to a subsequent generation so as to preserve the integrity of digital objects and to retain the ability of user to retrieve, display and otherwise use them in the face of constantly changing technology.” Definisi tersebut menyatakan bahwa migrasi merupakan proses transfer koleksi digital secara periodik dari konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak tertentu ke dalam konfigurasi lainnya, atau dari satu generasi teknologi komputer ke generasi selanjutnya yang bertujuan untuk melestarikan objek digital dan mempertahankan kemampuan pengguna untuk dapat menemukan kembali, menampilkan data menggunakan objek digital tersebut seiring dengan perubahan teknologi yang terjadi. Migrasi mencakup perubahan konfigurasi yang mendasari data, tanpa mengubah isi intelektualnya. Langkah ini dilakukan agar koleksi digital yang tersimpan dapat terus diakses oleh penggunanya. Strategi migrasi mencakup transfer data antar media penyimpanan eksternal (contohnya dari hardisk ke hardisk yang dapat diakses secara online), produk perangkat lunak (melaksanakan up date terhadap perangkat lunak yang digunakan), serta format penyimpanan (mengikuti format standar yang berlaku) (Stielow, 2004: p. 191). Strategi migrasi memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihannya antara lain pertama, perpustakaan tidak perlu menyimpan aplikasi originalnya. Kedua, memungkinkan manajemen dan perawatan secara aktif. Ketiga, format standar menawarkan akses yang stabil dan berkelanjutan. Keempat, dengan strategi migrasi isi intelektual dari koleksi digital ini dapat dilestarikan. Adapun kelemahan dari strategi migrasi ini adalah diperlukannya perawatan secara berkelanjutan seiring dengan perkembangan teknologi sehingga banyak menghabiskan biaya. Universitas Indonesia


21

4. Emulasi Emulasi merupakan proses penciptaan kembali lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mengakses sumber informasi. Lazinger (2001: p. 77) menambahkan bahwa emulasi adalah pengembangan perangkat lunak, yang dapat mendukung fungsi dari perangkat keras dan perangkat lunak yang sudah usang. Dalam hal ini, dokumen disimpan dalam format aslinya, bersama dengan perangkat lunak original yang digunakan dalam penciptaan dokumen tersebut, dan perangkat lunak tambahan diciptakan untuk menirukan perangkat yang sudah usang di masa yang akan datang. Emulasi mengkombinasikan perangkat keras dan perangkat lunak untuk memproduksi seluruh karakteristik komputer yang penting, sehingga dapat menampilkan program atau media yang sudah usang ke dalam lingkungan yang baru. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa strategi emulasi juga mencakup penciptaan program komputer yang dapat membaca data yang diciptakan dengan menggunakan perangkat lunak yang sudah usang. Dalam strategi emulasi dibutuhkan perangkat lunak emulator serta program yang dapat menerjemahkan kode dan instruksi dalam suatu lingkungan komputer. Emulator ini diharapkan mampu menampilkan data yang tersimpan dalam perangkat lunak yang sudah usang sesuai dengan format aslinya. Strategi emulasi memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihannya antara lain pertama, menjaga tampilan seperti pada dokumen aslinya. Kedua. Merupakan strategi jangka panjang, sehingga tidak perlu campur tangan langsung dari staf perpustakaan. Ketiga, dapat diterapkan secara terpisah untuk seluruh koleksi digital. Adapun kelemahan dari strategi emulasi ini pertama, perangkat lunak emulasi (emulator) memiliki harga yang cukup mahal. Kedua, dalam menciptakan spesifikas emulator sangat kompleks sehingga dapat menyulitkan staf perpustakaan. Ketiga, informasi yang harus dilestarikan menjadi lebih banyak. Keempat, karena berbentuk perangkat lunak terdapat kemungkinan perangkat lunak tersebut akan mengalami ketertinggalan teknologi.



22

5. Arkeologi data Dalam arkeologi data, media penyimpanan data terus diperbaharui (strategi refreshing) namun tidak disertai dengan migrasi dan emulasi. Dalam Digital Preservation Management Tutorial, arkeologi data atau disebut juga arkeologi digital didefinisikan sebagai metode dan prosedur yang dijalankan untuk menyelamatkan isi dokumen yang tersimpan dalam media penyimpanan ataupun perangkat keras dan perangkat lunak yang sudah rusak. Strategi arkeologi data ini merupakan strategi yang mencakup teknik khusus untuk memperbaiki bit stream pada media yang tidak dapat dibaca lagi akibat kerusakan fisiknya. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa strategi arkeologi data merupakan usaha untuk menyelamatkan isi dokumen yang tersimpan dalam media penyimpanan yang sudah rusak, sehingga isi dokumen tersebut tetap dapat digunakan. Strategi ini merupakan strategi dengan biaya yang rendah tetapi memiliki resiko yang tinggi, karena dengan hanya memperbaharui media penyimpanannya terdapat kemungkinan data tersebut tidak akan terbaca ketika perpustkaan telah menggunakan teknologi yang baru. 6. Mengalihbentukkan ke dalam media analog Tujuan pelestarian koleksi adalah menciptakan wakil dokumen yang berkualitas tinggi. Namun, seperti yang diketahui koleksi digital memiliki sifat yang rapuh dibandingkan dengan bentuk analognya, dalam hal ini mikrofilm. Dengan

demikian

langkah

yang

dapat

dilakukan

adalah

dengan

mengalihbentukkan kembali koleksi digital tersebut ke dalam media analog. Dalam strategi ini media analog yang dipilih adalah mikrofilm. Mikrofilm dipilih karena memiliki tingkat ketahanan yang lebih tinggi terhadap kerusakan. Langkah ini dilakukan dengan memanfaatkan COM (Computer Output to Microfilm), di mana data akan dicetak ke dalam mikrofilm. Strategi ini hanya cocok diterapkan pada koleksi digital dalam format teks seperti buku, jurnal atau sketsa dan tidak cock untuk diterapkan pada gambar baik berwarna maupun tidak, karena akan banyak informasi yang hilang. Selain dialihkan ke dalam bentuk mikrofilm, strategi ini dapat dilakukan dengan membuat print-out atau mencetak kembali dokumen yang telah didigitalisasi. Universitas Indonesia


23

2.4 Akses Seperti yang kita ketahui, perpustakaan saat ini dituntut untuk memberikan akses yang cepat kepada setiap penggunanya. Dengan adanya internet perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Internet ini dimanfaatkan sebagai sarana untuk menyebarluaskan informasi yang terdapat di perpustakaan dengan cara memberikan akses kepada anggotanya. Akses secara singkat didefinisikan sebagai hak untuk masuk ke dalam perpustakaan dan koleksinya. Akses secara umum dapat diartikan sebagai komputer dan terminal jaringan yang disediakan oleh institusi informasi seperti perpustakaan, pusat informasi, arsip dan museum untuk digunakan oleh siapa pun yang membutuhkannya (Sturges, 2002: p. 11). Selanjutnya menurut Rietz (2004) menyebutkan bahwa akses adalah: “the ease with which a person may enter a library, gain access to its online systems, use its resources, and obtain need information regardless of format” Artinya, akses merupakan kemudahan yang diberikan bagi seseorang untuk memasuki perpustakaan, memperoleh akses ke dalam sistem online-nya, menggunakan sumber daya yang dimiliki perpustakaan serta memperoleh informasi apapun bentuk atau formatnya. Dalam ruang lingkup teknologi digital, pelestarian dan akses menjadi dua istilah yang saling berhubungan. Suatu data atau informasi dilestarikan untuk meningkatkan akses, dan tanpa pemberian akses maka tidak ada tindak pelestarian, sehingga terdapat pendapat bahwa tanpa akses artinya tidak ada tindakan pelestarian (Hedstorm, 1995: p. 189). Pemberian akses ini dilakukan karena ketika bahan pustaka dipindahkan dari sistem yang aktif ke dalam sistem yang tidak dapat diakses, bahan pustakan digital tersebut beresiko untuk hilang, terabaikan serta mengalami ketertinggalan teknologi. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa strategi pelestarian terbaik adalah dengan memberikan akses seluas mungkin, dalam waktu, tempat, dan format yang mudah digunakan serta mengguanakan sistem yang tersedia secara luas dan terjangkau (Hedstorm, 1995:



24

p. 189). Dengan kata lain pemberian akses terhadap anggota perpustakaan merupakan suatu langkah bagi perpustakaan untuk melestarikan koleksi digitalnya. Atau lebih lanjut dapat ditekankan bahwa dalam pelestarian koleksi digital yang harus dilestarikan adalah akses terhadap koleksi tersebut.



25

BAB 3 METODE PENELITIAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai metode yang digunakan dalam penelitian, mulai dari jenis penelitian, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian, informan, teknis analisis data serta validitas data. Pada bab ini juga dijelaskan mengenai lokasi penelitian serta objek dari penelitian ini. 3.1 Jenis Penelitian Dalam penelitian ini, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan kualitatif. Bogdan dan Taylor (Meleong, 2007: p. 3) mengemukakan bahwa metodologi kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. Tujuan dari penelitian kualitatif adalah untuk memahami realitas sosial individu, kelompok, dan budaya (Holloway, 1997: p. 1). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa metodologi ini digunakan untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai pelestarian koleksi digital di TJP-Info Center. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif. Metode deskriptif berkaitan dengan pengumpulan fakta tentang pelestarian koleksi digital di TJP-Info Center, identifikasi tentang bagaimana proses pelestarian koleksi digitalnya, dan meramalkan hubungan dalam antara variabel. Variabel dalam penelitian ini adalah koleksi digital yang dimiliki TJP-Info Center, proses pelestarian koleksi digital di TJP-Info Center, permasalahan yang timbul dalam proses pelestarian koleksi digital dan akses dalam hal pemanfaatan koleksi digital. Dalam penelitian ini peneliti mencoba mencari deskripsi yang tepat dan cukup dari semua aktivitas objek, proses, dan manusia. Aktivitas yang diteliti meliputi proses pemilihan koleksi digital, proses pengerjaan pelestarian digital, serta pemberian akses ke koleksi digital. Adapun tujuan utama dari metode deskriptif ini adalah membuat deskripsi atau lukisan secara sistematis, faktual, dan



26

akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat, serta hubungan antara fenomena yang diselidiki (Nazir, 1988: p. 63). 3.2 Lokasi Penelitian Penelitian ini dilakukan di Pusat Informasi The Jakarta Post, yang bertempat di lantai satu gedung The Jakarta Post, Palmerah Barat, Jakarta Barat. Perpustakaan ini ditetapkan sebagai lokasi penelitian karena perpustakaan ini memiliki beberapa koleksi digital baik yang tersimpan dalam media penyimpanan seperti CD-ROM maupun dalam pangkalan data dalam format PDF. 3.3 Waktu Penelitian Penelitian dilakukan sejak penulis bekerja di Pusat Informasi The Jakarta Post dari bulan Agustus 2010 sampai dengan sekarang. Untuk waktu wawancara, disesuaikan dengan keadaan di lapangan. 3.4 Subjek dan Objek Penelitian Subjek penelitian merupakan sumber tempat kita memperoleh keterangan atau orang yang ingin kita ketahui perilaku dan sifat tabiatnya, sedangkan objek penelitian adalah informasi apa yang ingin kita ketahui dari sumber tersebut (Amirin, 1990). Subjek penelitian ini adalah staf TJP-Info Center. Dalam penelitian ini, yang menjadi objek penelitian adalah koleksi digital, khususnya koleksi artikel koran The Jakarta Post. 3.5 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data merupakan pencatatan peristiwa-peristiwa, atau hal-hal, atau keterangan-keterangan, atau karakteristik sebagian atau seluruh elemen populasi yang akan menunjang atau mendukung penelitian. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Wawancara Wawancara merupakan bentuk komunikasi langsung antara peneliti dengan informan. Komunikasi ini berlangsung dalam bentuk tatap muka, sehingga gerak dan mimik informan menjadi media yang melengkapi kataUniversitas Indonesia


27

kata secara verbal. Dalam teknik wawancara ini peneliti mengajukan pertanyaan secara langsung kepada informan, dan jawaban-jawaban informan tersebut akan dicacat atau direkam. Teknik wawancara yang digunakan adalah wawancara semi terstruktur yaitu teknik wawancara dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya kemudian satu persatu diperdalam dengan mengorek keterangan lebih lanjut. Jenis wawancara semi terstruktur ini berfungsi untuk memperoleh jawaban yang lebih luas dari informasi yang diberikan oleh wartawan. Pertanyaan wawancara diajukan kepada setiap informan dengan kalimat dan urutan yang seragam agar tanggapan yang diberikan oleh informan tidak berbeda. Teknik wawancara ini dipilih karena tujuan penelitian adalah untuk memahami pelaksanaan strategi pelestarian koleksi digital di TJP-Info

Center

serta

menelusuri

kendala

yang

ditemukan

dalam

pelaksanaanya di lapangan. 2. Observasi Teknik lain yang digunakan dalam proses pengumpulan data adalah dengan melakukan pengamatan atau observasi. Bungin (2007; p.115) mengemukakan beberapa bentuk observasi yang dapat digunakan dalam penelitian kualitatif, yaitu observasi partisipasi, observasi tidak terstruktur, dan observasi kelompok. Dalam penelitian ini, peneliti lebih menggunakan jenis observasi partisipan, karena disamping melakukan penelitian, peneliti juga ikut aktif dalam kegiatan dan lingkungan yang sedang diteliti sebagai suatu cara untuk menyesuaikan diri dengan situasi, kondisi, dan lingkungan yang diteliti (Pendit, 2003; p.275). Observasi dilakukan untuk mengamati setiap kegiatan yang terjadi di TJP-Info Center yang berhubungan dengan pelestarian koleksi digital serta pemanfaatan koleksinya. 3. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan adalah proses umum yang dilalui untuk mendapatkan teori terdahulu. Gay (1976) berpendapat bahwa studi kepustakaan meliputi pengidentifikasiannya secara sistematis, penemuan dan analisis dokumen-



28

dokumen yang memuat informasi yang berkaitan dengan masalah penelitian (Sevilla, 1993: p. 71). Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan bahan bacaan mengenai pelestarian koleksi digital. Diharapkan melalui studi kepustakaan ini peneliti mendapatkan bahan literatur sebagai rujukan untuk mendukung teori-teori atau memecahkan permasalahan penelitian. Metode ini

dilakukan dengan mengumpulkan teori-teori

tentang

pelestarian koleksi digital baik dari buku teks tercetak maupun dari sumber elektronik. 3.6 Instrumen Penelitian Instrumen penelitian dimaksudkan sebagai alat pengumpul data. Dalam penelitian kualitatif, yang menjadi instrumen penelitian adalah peneliti itu sendiri. Dimana peneliti berperan sebagai perencana, pelaksana, pengumpul data, analisis, penafsir data dan akhirnya menjadi pelapor hasil penelitiannya. Proses pembuatan instrumen penelitian dimulai dengan perencanaan pembuatan pegangan wawancara yang mengacu pada indikator dari variabel penelitian. Kemudian dalam pelaksanaan wawancara dilakukan dengan memberi pengantar secara garis besar tentang maksud wawancara tanpa memberikan masukan mengenai pandangan peneliti. Proses wawancara dilakukan dengan bertahap, disesuaikan dengan data hasil wawancara yang didapat dan kebutuhan informasi oleh peneliti. 3.7 Informan Informan adalah orang yang terlibat dan mengetahui alasan pelaksanaan penelitian. Informan dipilih secara purposive sampling. Dalam purposive sampling, pengambilan sumber data didasarkan pada pertimbangan tertentu. Pertimbangan tertentu ini misalnya orang tersebut yang dianggap paling tahu tentang apa yang kita harapkan (Sugiyono, 2005: p. 54). Informan yang ditetapkan dalam penelitian ini adalah staf TJP-Info Center dan staf Teknologi Informasi yang bertanggung jawab tentang proses digitalisasi. Informan tersebut dipilih berdasarkan kompetensi yang dimilikinya, karena kedua bagian ini terlibat langsung dalam proses pengolahan koleksi digital. Adapun informan tersebut adalah:



29

Nama

Kode

Jabatan

Lies Sartika

I-1

Penanggung jawab koleksi digital

Mario

I-2

Zulkarnain

Staf Teknologi Informasi/Penanggung jawab Pelestarian koleksi digital

3.8 Validitas Data Metode yang digunakan untuk menguji validitas data adalah metode triangulasi. Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu (Moleong, 2004: p. 330). Dalam penelitian ini, teknik triangulasi yang digunakan adalah triangulasi data. Hal ini dilakukan dengan jalan membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan. Patton dalam Moleong menyatakan bahwa triangulasi dengan sumber data berarti membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam penelitian kualitatif (Moleong, 2004: p. 205). Teknik triangulasi ini dilakukan karena dalam penelitian kualitatif untuk mengecek keabsahan informasi tidak dapat dilakukan dengan alat uji statistik (Bungin, 2007: p. 205). Dalam penelitian ini peneliti mengecek

keabsahan

informasi

yang diberikan oleh

informan

dengan

membandingkan dengan dokumen yang ditemukan di lapangan, tenaga peneliti, teori serta hasil observasi langsung ke lapangan. 3.9 Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisi data kualitatif. Analisis data kualitatif merupakan upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola, memanifestasikannya, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain (Moleong, 2004: 248).



30

Beberapa langkah aktivitas yang dilakukan dalam analisis data kualitatif ini antar lain (Sugiyono, 2005: 91): 1. Reduksi data Reduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya (Sugiyono, 2005: p. 92). Dalam penelitian ini, reduksi data dilakukan dengan memilih hal-hal penting dari data yang diperoleh. Dari proses wawancara kemudian didapatkan data. Data ini merupakan data mentah yang kemudian diseleksi untuk difokuskan pada hal-hal penting. Hal-hal penting yang dimaksud adalah tentang alasan, proses, dan pemanfaatan (akses) dalam pelaksanaan pelestarian digital di TJPInfo Center. 2. Penyajian Data Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah menyajikan data. Dalam penelitian ini, data disajikan dalam bentuk kutipan hasil wawancara disertai uraian singkat berupa penjelasan dan interpretasi peneliti. Penyajian data disesuaikan dengan urutan dari indikator variabel penelitian. 3. Kesimpulan Langkah terakhir adalah membuat kesimpulan. Kesimpulan dalam penelitian kualitatif adalah temuan baru yang sebelumnya belum pernah ada. Kesimpulan dalam penelitian ini didapatkan setelah peneliti mereduksi data yang ditemukan di lapangan dengan bahan literatur, kemudian diambil kesimpulan sesuai dengan interpretasi dan analisa peneliti.



31

BAB 4 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan diuraikan data-data yang diperoleh dalam penelitian melalui wawancara serta sumber-sumber lainnya lalu diketengahkan langsung pembahasan yang dikaitkan dengan sumber literatur agar dapat menganalisis kondisi di lapangan. Pembahasan akan disertai kutipan hasil wawancara dengan penjelasan dan intrepetasi dari peneliti. 4.1 Profil The Jakarta Post Information Center The Jakarta Post adalah sebuah harian surat kabar nasional berbahasa Inggris yang terbit di Jakarta. Harian ini diterbitkan oleh PT. Bina Media Tenggara yang beralamatkan di jalan Palmerah Barat 142-143 Jakarta. The Jakarta Post ini didirikan pada tahun 1982, ketika Menteri Penerangan saat itu, Ali Moertopo dan Jusuf Wanandi, yang mewakili surat kabar Suara Karya terbitan partai Golkar, sepakat untuk membentuk sebuah surat kabar berbahsa Inggris yang bermutu di Indonesia. Perusahaan PT. Bina Media Tenggara, pemilik surat kabar ini, baru didirikan pada tahun itu juga. Pada saat itu sudah ada Indonesia Times dan Indonesian Observer yang merupakan dua harian berbahasa Inggris yang terdapat di pasaran Indonesia. Pada tanggal 25 April 1983 terbit pertama kali surat kabar The Jakarta Post dengan delapan halaman, dan hasilnya terjual sejumlah 5.474 eksemplar. Sementara itu, peredaran dan penjualannya sekarang mencapai 50.000 eksemplar. The Jakarta Post adalah satu-satunya sebuah koran internasional dari Indonesia yang terkenal. Dalam mendukung kinerja dari perusahaan, The Jakarta Post mempunyai sebuah perpustakaan yang disebut The Jakarta Post Information Center. Bagian ini merupakan subdivisi dari redaksi dan langsung bertanggung jawab kepada Pimpinan Redaksi melalui Managing Editor.



32

Dalam buku Strategic Intent of The Jakarta Post tertuang visi dan miisi surat kabar ini sebagai berikut: Visi “driven by trustworthy professionals, the jakarta post is the information engine on indonesia which strives to promote a more humane, civil society in this very diverse country” (digerakkan oleh para profesional yang layak dipercaya, The Jakarta Post adalah pengelola informasi tentang Indonesia, yang berupaya untuk menggerakkan berkembangnya suatu masyarakat kewargaan yang lebih manusiawi di negara majemuk) Misi a. On trustworthy profesionals (professional yang layak dipercaya). b. On information engine on Indonesia (pengelola informasi tentang Indonesia). c. On humane, civil society (masyarakat kewargaan yang lebih manusiawi) (strategic intent, n.d.). Sebagai sebuah bagian yang berada dalam divisi redaksi The Jakarta Post, TJP-Info Center merupakan perpustakaan khusus yang bertugas menyediakan informasi bagi karyawan dan wartawan. TJP-Info Center berfungsi sebagai tempat menyimpan dan mengolah sumber informasi dan secara khusus melayani semua karyawan, terutama para wartawan dalam mencari informasi tambahan atau pendukung yang dibutuhkan untuk menulis berita. 4.2 Koleksi Digital Jakarta Post Info Center 4.2.1 Cakupan Koleksi Digital TJP-Info Center Sesuai dengan pendapat yang dikemukakan Lazinger (2001: p. 26) bahwa koleksi digital dibedakan menjadi dua: yaitu koleksi digital hasil proses digitalisasi dan koleksi yang lahir dalam bentuk digital (born digital). Dalam hasil wawancara dengan kedua informan di lapangan ditemukan bahwa koleksi digital di TJP-Info center adalah sebagian hasil digitalisasi dan sebagian yang lain merupakan koleksi yang sudah dibuat dalam bentuk digital, sebagaimana tertera dalam kutipan berikut:



33

“Koleksi digital yang kita punya itu hasil digitalisasi dari koran”, (I-1). Hasil wawancara di atas memperlihatkan bahwa koleksi digital milik TJP-Info Center adalah hasil digitalisasi dari koran cetak. Khan (2004) menjelaskan bahwa bahan digital dalam beberapa jenis, paling sering sebagai “lahir digital,” yaitu, data yang tidak pernah dalam berbagai format tapi digital, atau hasil digitalisasi atau hasil scan, yaitu, data yang ada dalam format lain, cetak atau tiga dimensi, dan sekarang dapat

diakses

dalam beberapa format digital. Di

sini

memperlihatkan bahwa secara tidak langsung TJP-Info Center sudah memiliki kebijakan yang tak tertulis dalam proses pelestarian koleksinya. Kebijakan ini selama berdirinya belum pernah ditulis dalam suatu standar operasional prosedur tugas dan kewajiban TJP-Info Center tersebut. “Sebagian memang sudah dibuat dalam format digital, sebagian lagi merupakan konversi dari microfilm. Semua koran yang kita terbitkan dalam bentuk cetak, lalu kita konversi menjadi digital”, (I-2). Seperti yang ditambahkan oleh informan-2 di atas, memperlihatkan bahwa sebagian koleksi digital yang dimiliki TJP-Info Center adalah hasil konversi ke bentuk digital. Sesuai pendapat Lazinger di atas, koleksi digital TJP-Info Center juga terdiri dari dua jenis, yaitu koleksi yang merupakan konversi dari bentuk microfilm dan koleksi yang memang sudah dibuat dalam format digital. “Koleksi yang kita punya itu dari pertama terbit hingga sekarang, tapi yang merupakan hasil digitalisasi itu cuma sampai tahun 2000”, (I-1). Dari kutipan hasil wawancara di atas ditambah dengan hasil temuan di lapangan dapat dilihat bahwa koleksi digital yang menjadi koleksi TJP-Info Center mencakup semua artikel dalam koran The Jakarta Post dimulai dari pertama terbit (25 April 1983) hingga sekarang. Untuk koleksi digital dari tahun 1983-2000 merupakan hasil konversi dari format microfilm dan untuk tahun 2001-sekarang sudah tersedia dalam format digital. Peneliti juga menemukan koleksi digital tahun 1983-2000 masih dalam tahap pengerjaan. Koleksi artikel The Jakarta Post adalah koleksi artikel yang berisi karyakarya yang dibuat oleh wartawan dan redaksi The Jakarta Post serta karya



34

wartawan dari assosiasi media lain yang dimuat dalam surat kabar The Jakarta Post. “semua artikel berita yang dimuat di surat kabar The Jakarta Post baik yang merupakan tulisan wartawan kita atau dari media lain, setelah dikonversi ke bentuk digital, kita indeks ke dalam database kita dalam teks lengkap”, (I-1). Dari kutipan wawancara di atas dapat dilihat bahwa koleksi digital yang dimiliki TJP-Info Center adalah koleksi dalam format full-text yang merupakan hasil proses konversi ke bentuk digital. Istilah full-text merujuk pada keadaan koleksi digital yang mengandung seluruh teks (Pendit, 2008: p. 79). Seperti yang dijelaskan Peter Noerr, koleksi digital berdasarkan format penyimpanannya dibedakan dalam delapan kelompok, yaitu gambar, animasi, video, audio, webpage, teks dan program (Lazinger, 2001: p. 32). Dalam penelitian ini, peneliti menemukan bahwa ternyata tidak hanya koleksi dalam format full-text saja yang dimiliki TJP-Info Center, namun ada juga yang tersimpan dalam format gambar dan animasi. Akan tetapi dalam proses pengerjaannya, TJP-Info Center hanya mengerjakan koleksi dalam format full-text. 4.2.2 Alasan Pemilihan Koleksi Digital Dalam wawancara dengan kedua informan juga diuraikan alasan mengapa TJP-Info Center memilih untuk mengoleksi koleksi digital. “Untuk efisiensi tempat penyimpanan dan mengikuti perkembangan jaman”, (I-1). Alasan utama memilih koleksi digital karena koleksi digital mampu menghemat tempat penyimpanan dikemukakan oleh informan-1. Hal ini dikarenakan koleksi digital tersimpan dalam server komputer, dengan demikian TJP-Info Center tidak perlu menyediakan ruang khusus yang luas untuk menyimpannya seperti ruangan untuk menyimpan koleksi buku. Pendapat ini sesuai dengen pendapat yang dikemukakan oleh Harvey (1993: p 178), bahwa salah satu kelebihan koleksi digital dibandingkan dengan koleksi analog adalah kemampuannya untuk menghemat ruang penyimpanannya. Perkembangan teknologi yang begitu pesat, tentu harus diimbangi oleh TJP-Info Center dalam usaha untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Seperti Universitas Indonesia


35

yang dijelaskan oleh Hedstorm (1995) bahwa pelestarian digital adalah upaya untuk mempertahankan kemampuan untuk menampilkan, menemukan kembali, memanipulasi dan menggunakan informasi digital dalam menghadapi perubahan teknologi yang berlangsung secara konstan. Menurut informan-1 dalam pemilihan koleksi digital ini didasarkan pada usaha TJP-Info Center untuk memenuhi tuntutan perkembangan teknologi. Dengan menerapkan teknologi yang sesuai diharapkan TJP-Info Center akan dapat meningkatkan kualitas layanan kepada penggunanya. “Untuk memudahkan dalam penemuan kembali”, (I-2). Informan-2 juga menambahkan bahwa koleksi digital menawarkan akses yang lebih mudah dan lebih cepat. Pendapat ini juga sesuai dengan pendapat Harvey yang menyatakan bahwa koleksi digital mampu menyediakan proses temu kembali dan akses dengan lebih cepat. Dengan tersedianya koleksi digital yang dapat diakses dari website TJP-Info Center melalui koneksi intranet, maka pengguna yang kebanyakan dari wartawan The Jakarta Post dan karyawan PT Bina Media Tenggara dapat mengakses dengan mudah. Ini tentunya lebih efisien dari pada cara lama yang dilakukan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan harus datang langsung ke TJP-Info Center dan mencari secara manual. “Untuk kemudahan pendistribusian koleksi bagi yang membutuhkan, Untuk kemudahan dalam melakukan konversi format koleksi”, (I-2). Dari kutipan wawancara informan-2 di atas memperlihatkan bahwa alasan TJPInfo Center mengoleksi koleksi digital adalah untuk kemudahan distribusi dan konversi format koleksi. Ini sesuai dengan pendapat Harvey (1993: p. 178), bahwa salah satu kelebihan koleksi digital adalah dapat disimpan dalam berbagai bentuk media dan dapat ditransfer dari satu media penyimpanan ke media penyimpanan lainnya. Dengan adanya koleksi digital ini akan membantu TJP-Info Center memenuhi kebutuhan informasi dalam berbagai format dan melalui media penyimpanan yang berbeda. Dari hasil wawancara kedua informan memperlihatkan bahwa TJP-Info Center sudah memahami tentang kebutuhan untuk mengoleksi koleksi digital demi memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Universitas Indonesia


36

4.3 Pelestarian Koleksi Digital di The Jakarta Post Info Center 4.3.1 Perencanaan dan Kebijakan Pelestarian Koleksi Digital Seperti yang telah dijabarkan dalam sub-bab sebelumnya, bahwa TJP-Info Center telah memahami tentang kebutuhan untuk mengoleksi koleksi digital demi memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Untuk itu pihak TJP-Info Center melakukan perencanaan dan menentukan kebijakan dalam pelestarian koleksi digital di TJP-Info Center. Sesuai dengan yang dijelaskan Higginbotham and Wild (2001: p. 3) perencanaan pelestarian yang diterapkan di TJP-Info Center mencakup: 1. Tujuan dan sasaran pelestarian koleksi digital. TJP-Info Center menentukan apa tujuan dan sasaran pelestarian koleksi digitalnya. Ini menjadi rincian tujuan jangka panjang dan jangka pendek untuk masa depan. “koleksi digital perlu dilestarikan sesuai dengan perkembangan zaman. Setiap saat harus dicek dan diupdate.” (I-1) Dari penjelasan informan-1 diketahui bahwa pihak TJP-Info Center telah memahami akan tujuan jangka pendek dan jangka panjang pelestarian koleksi digitalnya. 2. Pihak yang diberikan tanggung jawab dalam proses pelestarian koleksi digital. Sesuai dengan struktur organisasi perusahaan, untuk penanganan koleksi digital diberikan tanggung jawabnya kepada TJP-Info Center yang selama ini telah mengelola koleksi digitalnya. Dikarenakan TJP-Info Center tidak memiliki peralatan yang memadai untuk melakukan digitalisasi dan keterbatasan tenaga kerja, maka dilakukan kerja sama dalam proses alih media dengan perusahaan Jessilindo Pratama. Setelah proses digitalisasi selesai, kemudian TJP-Info Center melakukan proses selanjutnya.



37

3. Prioritas Koleksi Digital yang akan dilestarikan Mengingat begitu banyaknya koleksi digital baik yang “born digital” maupun yang merupakan hasil digitalisasi, untuk itu diperlukan kebijakan koleksi digital mana saja yang perlu dilestarikan. Mengingat semua koleksi dianggap data penting, maka pelestarian koleksi digital dilakukan pada semua arsip koran The Jakarta Post. 4. Kebutuhan Pendukung dalam Proses Pelestarian Koleksi Digital Untuk membantu proses pelestarian koleksi digitalnya, TJP-Info Center menunjuk staf yang akan ditugaskan secara khusus bertanggung jawab atas proses ini. Anggaran yang disediakan perusahaan untuk biaya kerja sama dengan pihak Jessilindo Pratama. 4.3.2 Penerapan Pelestarian Koleksi Digital di TJP-Info Center Selain born digital yang sudah ada dari tahun 2003 hingga sekarang, koleksi digital The Jakarta Post juga berasal dari proses digitalisasi koleksi analog. Proses digitalisasi ini dilakukan terhadap koleksi analog yang dimiliki dari tahun pertama terbit (1983) hingga tahun 2003, namun pada prosesnya baru koleksi dari tahun 1983-2000 yang sudah selesai proses digitalisasinya. Koleksi artikel koran The Jakarta Post tahun 2001-2003 dalam bentuk cetak dikonversikan ke dalam file komputer dengan memanfaatkan scanner dan diubah ke dalam format PDF. Koleksi lain (1983-2000) dikonversikan dari format mikrofilm ke dalam format PDF dan RTF. Proses ini sesuai dengan pendapat Reitz bahwa digitalisasi adalah proses konversi data ke dalam bentuk digital untuk diproses melalui komputer dan digitalisasi umumnya mengacu pada konversi teks tercetak atau gambar (foto, ilustrasi, peta, dsb) ke dalam sinyal biner, dengan menggunakan

peralatan

pemindaian

(scanner)

sehingga

hasilnya

dapat

ditampilkan di komputer. Di TJP-Info Center proses digitalisasi sebagian dilakukan oleh pihak luar, khususnya koleksi yang digitalisasi dari format mikrofilm ke PDF dan RTF. Universitas Indonesia


38

Koleksi yang disimpan dalam microfilm ini dari tahun 1983 hingga 2000. Untuk koleksi dari tahun 2001 hingga sekarang sudah tersedia dalam format PDF. Proses digitalisasi dari format microfilm ke PDF dan RTF dilakukan secara bertahap. “Proses digitalisasi ini dilakukan secara bertahap”, (I-1). Tahap pertama adalah penyerahan koleksi microfilm ke perusahaan lain yang bekerja sama dengan PT Bina Media Tenggara untuk melakukan konversi, yaitu PT Jessilindo Pratama. Setelah dilakukan konversi, TJP-Info Center menerima file dalam CD yang berisi file-file berformat PDF. “Kita tidak mempunyai alat konversi dari bentuk microfilm ke bentuk digital, sehingga kita membutuhkan jasa konversi dari perusahaan lain”, (I-1). Tahap berikutnya adalah proses editing, dalam tahap ini TJP-Info Center memeriksa hasil pemindaian. Pemeriksaan dilakukan untuk memilih dan menentukan mana hasil pemindaian yang sudah bagus dan mana yang perlu diulang. Lalu hasil seleksi dikembalikan ke Jessilindo untuk kemudian dilakukan konversi ulang pada file yang kurang baik hasilnya. Tahap berikutnya adalah konversi file PDF ke dalam file RTF. “Proses konversi dari bentuk microfilm ke digital ini memakan waktu yang lama, hasilnya juga tidak selalu bagus. Makanya perlu dilakukan pengecekan ulang”, (I-1). Dipilihnya dua format (PDF dan RTF) ini karena file PDF dapat menyimpan isi dan bentuk secara utuh seperti dalam format aslinya (cetak). Sedang file RTF diperuntukkan sebagai bahan pemecah file sehingga setiap artikel yang terdapat di koran The Jakarta Post dapat dicopy lalu selanjutnya diindeks ke dalam database per artikel. “Dari Jassilindo (PT Jessilindo Pratama) kita menerima file dalam bentuk PDF dan RTF. RTF ini untuk kemudahan dalam copy artikel dalam pengindeksan”, (I-2). Tahap terakhir adalah tahap uploading. Pada tahap ini, file artikel The Jakarta Post di-post ke dalam database server sehingga dapat diakses melalui



39

website TJP-Info Center. Database server ini merupakan database online, namun hanya bisa diakses melalui jaringan intranet. 4.3.3 Strategi Pelestarian yang Diterapkan Deegan (2002: p. 195) mengungkapkan strategi yang dapat digunakan sebagai langkah pelestarian koleksi digital antara lain pelestarian teknologi, refreshing, migrasi, emulasi, arkeologi data, dan mengalihbentukkan ke dalam media analog. Akan tetapi dalam penelitian ini, peneliti menemukan bahwa strategi pelestarian yang sudah diterapkan cuma pelestarian teknologi, refreshing dan migrasi. Untuk menghadapi tantangan utama berupa perkembangan teknologi, TJPInfo Center terus berusaha mengikuti perkembangan teknologi. Teknologi ini termasuk perangkat keras (hard disk) dan perangkat lunak (software) yang digunakan dalam proses digitalisasi. Hal ini dimaksudkan agar TJP-Info Center tidak tertinggal dengan perkembangan teknologi yang ada, sesuai dengan pendapat yang dikemukakan oleh Deegan dan Tunner (2002: 213). “kami sedang mengusahakan penyimpanan”. (I-1).

untuk

adanya

penambahan

memori

Dari kutipan wawancara di atas memperlihatkan bahwa TJP-Info Center telah berupaya untuk mencari solusi tentang kendala yang dialami dalam proses pelestarian

koleksi

digitalnya

dengan

melakukan

penambahan

memori

penyimpanan. Akan tetapi di lapangan peneliti menemukan bahwa proses penambahan memori penyimpanan ini terkendala oleh pihak manajemen perusahaan dikarenakan membutuhkan biaya yang banyak. Pelestarian teknologi dilakukan dengan menyimpan perangkat lunak yang digunakan dalam proses digitalisasi seperti tertera dalam kutipan wawancara di bawah: “Sampai sekarang kita masih menggunakan format PDF karena format ini yang paling bagus dalam merepresentasikan seperti aslinya, apalagi bisa digunakan di OS (operating system) yang berbeda”. (I-2).



40

Kutipan wawancara di atas memperlihatkan bahwa TJP-Info Center telah melakukan penyimpanan perangkat lunak yang digunakan dalam proses digitalisasi. Dalam Digital Preservation Management Tutorial, pelestarian teknologi didefinisikan sebagai pelestarian lingkungan teknis yang menjalankan sistem, mencakup sistem operasi, aplikasi perangkat lunak original, dan sebagainya. Penyimpanan perangkat lunak ini mengantisipasi jika terjadi perubahan teknologi, maka TJP-Info Center tetap dapat memanfaatkan koleksi digitalnya. Selain itu, strategi lain yang diterapkan adalah menambah kapasitas memori penyimpanan. “Saat ini kami telah mengajukan penambahan memory penyimpanan.” (I-2). Mengingat begitu banyaknya jumlah koleksi digital yang dimiliki TJP-Info Center, serta kurangnya tenaga pengelolanya, maka solusi lain yang dijalankan TJP-Info Center dengan melakukan proses pelestarian koleksi digital secara bertahap. “Prosesnya pelestarian koleksi digital ini kami lalukan bertahap, karena memang jumlahnya yang banyak dan tenaganya juga kurang. Disamping memakan biaya yang tidak sedikit.” (I-1). Dari wawancara di atas memperlihatkan bahwa tidak sepenuhnya perusahaan mendukung pelestarian digitalnya. Proses pelestarian koleksi digital dalam jumlah yang banyak tidak didukung dengan anggaran dan sumber daya manusia yang cukup. Selain dilakukan secara bertahap, proses digitalisasi dilakukan dengan secara otomatis. “kami melakukan proses konversi ke bentuk digital disiapkan secara khusus dan bekerja sama dengan perusahaan di bidang ini, jadi kami tinggal menunggu hasil dalam bentuk digitalnya saja ” (I-2). Dengan menggunakan sistem konversi seperti yang dijelaskan oleh informan-2 di atas dimaksudkan untuk mempersingkat proses digitalisasi dan mengurangi ketidakkonsistenan dalam masalah pencacatan. Namun di lapangan peneliti menemukan proses yang diserahkan ke perusahaan lain ini justru tidak Universitas Indonesia


41

menguntungkan, karena ternyata hasil konversi dalam bentuk digital yang diterima dari PT Jassilindo Pratama tidak seperti yang diharapkan. Banyak file digital yang ternyata tidak utuh dan rusak. Strategi refreshing dilakukan dengan cara membuat back-up dari setiap koleksi digital baik yang baru diproduksi maupun yang sudah lama. “setelah serah terima dari pihak Jassilindo, kami melakukan pengecekan dan back-up koleksi digital, ini untuk mengantisipasi kerusakan media penyimpanan yang kami terima dari pihak Jassilindo.” (I-1). Dari penjelasan informan-1 di atas memperlihatkan bahwa TJP-Info Center telah melakukan strategi back up. Back up ini dimaksudkan bahwa informasi digital tersebut disalin ke dalam media dengan jenis yang sama atau jenis media yang baru. Sesuai dengan pendapat Deegan (2002: p. 195) bahwa dalam strategi refreshing, koleksi digital dipindahkan dari satu medium ke medium yang lain yang sejenis atau medium yang lebih baru. Untuk proses migrasi, TJP-Info Center mengup-load koleksi digitalnya ke dalam website TJP-Info Center. Stielow (2004: p. 191) mengatakan bahwa dalam strategi migrasi juga mencakup transfer dokumen dari satu hardisk ke hardisk lainnya yang berfungsi sebagai mesin baru yang dapat diakses secara online. “dalam tahap migrasi, kami melakukan uploading ke website TJP-Info Center.” (I-1). Proses up-load ini dilakukan oleh bagian TJP-Info Center. Proses ini terbagi dalam dua kategori, yaitu uploading koleksi digital dari koran harian sekarang dan uploading dari koleksi hasil alih media. “proses uploading ke website TJP-Info Center kami lakukan setiap hari setelah koran sudah selesai dicetak. Untuk koleksi hasil alih media, masih dalam tahap pengecekan.” (I-1). Untuk koleksi hasil alih media yaitu koleksi digital dari tahun 1983-2003, masih dalam proses pengerjaan. Sedangkan untuk koleksi harian sudah dilakukan sejak tahun 2004 hingga sekarang. Proses ini dilakukan setelah koran The Jakarta Post selesai diproses dan siap dicetak. Proses uploading dilakukan dengan memecah setiap artikel secara penuh (full-text), di-post ke dalam website The Jakarta Post,



42

dan kemudian dikirim ke database server. Hasilnya bisa diakses melalui database online. 4.3.4 Kendala Harvey (1993: p. 55) mengungkapkan, bahwa salah satu tantangan dalam mengoleksi koleksi digital adalah perkembangan teknologi yang sangat cepat. Hal ini menjadi tantangan utama bagi TJP-Info Center dalam melaksanakan pelestarian koleksi digital. Perubahan teknologi yang berlangsung terus-menerus dengan sangat cepat, mengharuskan TJP-Info Center untuk menyesuaikan terhadap teknologi tersebut. Deegan dan Tunner (2002: 213) berpendapat bahwa teknologi terus berkembang dengan demikian harus dilakukan penyesuaian agar tidak mengalami ketertinggalan teknologi. Penyesuaian ini dilakukan TJP-Info Center dengan melakukan up-grade terhadap perangkat keras, up-date perangkat lunak yang digunakan, serta penambahan kapasitas penyimpanan database server. Dalam wawancara dengan informan-1 mengungkapkan bahwa kendala yang dihadapi oleh TJP-Info Center adalah kapasitas memori penyimpanan yang kurang. “Kendalanya itu kami tidak didukung adanya kapasitas memori yang cukup”, (I-1). Seperti yang diungkapkan Graham (1995) bahwa media penyimpanan memiliki peranan penting dalam pelestarian koleksi digital. Kapasitas memori berperan penting bagi TJP-Info Center karena hampir semua koleksi digitalnya tersimpan dalam memori tersebut. Jika kapasitas penyimpanannya kurang, maka koleksi baru yang akan ditambahkan tidak dapat disimpan. Kendala ini juga mempengaruhi waktu dalam menelurus ke dalam database. Dengan kondisi database yang penuh, waktu pencarian akan lebih lama. Kendala selanjutnya yang diutarakan oleh informan-1 adalah adalah kurangnya sumber daya manusia yang diperlukan dalam proses digitalisasi. “Jumlah tenaga kerja yang kurang serta kualitas SDM yang belum memadai”, (I-1).



43

Harvey (1993: p. 112) menjelaskan bahwa staf perpustakaan harus memiliki pengetahuan tentang prinsip pelestarian, penyimpanan, dan cara menangani bahan pustaka yang dimiliki. Selain jumlah yang kurang memadai, TJP-Info Center juga kurang didukung staf yang memiliki pengetahuan tentang pelestarian koleksi digital ini. Apalagi ditambah dengan masih minimnya kemampuan dalam hal preservasi digital. Karena kendala ini maka proses konversi dilimpahkan ke perusahaan lain. Hal ini tentu berakibat pada besarnya biaya. Kendala lain seperti yang diungkapkan oleh informan-2 adalah proses digitalisasi membutuhkan waktu yang tidak singkat. “Butuh waktu yang lama untuk melakukan digitalisasi dari data – data nondigital yang jumlahnya sangat banyak. Selain itu juga sangat mungkin terjadi pencatatan yang tidak konsisten ketika dilakukan digitalisasi tadi”. (I-1). Apalagi dengan jumlah koleksi yang begitu besar maka waktunya akan semakin lama. Lamanya waktu yang dibutuhkan dalam proses digitalisasi dikarenakan banyaknya jumlah dan tahapan yang diperlukan. Kondisi ini diakali dengan cara melakukan proses digitalisasi secara bertahap. Selain itu informan-2 juga menambahkan kendala teknis lain yang dialami seperti tertera dalam kutipan berikut: “Kendala lain yang disebutkan di atas adalah masalah pencatatan. Adanya kemungkinan terjadi pencatatan yang tidak konsisten dalam melakukan proses digitalisasi yang dilakukan oleh banyak orang. Contoh, dalam melakukan digitalisasi yang melibatkan banyak orang, bisa saja orang pertama melakukan penulisan yang berbeda dengan orang kedua untuk melakukan pencatatan klasifikasi. Misalnya orang pertama menulis “001.4 / Penelitian / Research” sedangkan orang kedua menulis “001.4 / Riset / Research”. Meskipun keduanya memiliki arti yang sama, koleksi dengan klasifikasi “001.4 / Riset / Research” tidak akan ditampilkan dalam hasil pencarian dengan menggunakan kata kunci “penelitian”.” (I-2) 4.4 Akses Selain menerapkan strategi pelestarian koleksi digital, TJP-Info Center juga memberikan akses kepada penggunanya. “ada dua cara akses, melalui internet dan intranet.” (I-1).



44

Informan-1 menyebutkan bahwa akses terhadap koleksi dibedakan menjadi dua, yaitu akses yang dilakukan dengan internet dan intranet. Akses dengan internet dibatasi hanya pada koleksi digital yang diterbitkan di website The Jakarta Post. Yang termasuk dalam koleksi ini adalah artikel-artikel yang merupakan hasil karya wartawan The Jakarta Post dan wartawan dari asosiasi lain yang telah bekerja sama dengan harian The Jakarta Post. Untuk akses dengan intranet, memang hanya diperuntukkan bagi kalangan internal PT Bina Media Tenggara. Yang termasuk dalam koleksi ini adalah semua artikel yang telah diindeks ke dalam database server TJP-Info Center baik yang merupakan hasil karya wartawan The Jakarta Post maupun wartawan dari asosiasi lain. Salah satu cara untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya, perpustakaan memberikan akses melalui media online terhadap koleksi digitalnya. Seperti yang diungkapkan Hedstorm (1995: p. 32) bahwa dalam ruang lingkup teknologi digital, pelestarian dan akses menjadi dua istilah yang saling berhubungan, dimana pelestarian dilakukan untuk menjamin ketersediaan akses. Di sisi lain akses menjadi salah satu upaya perpustakaan untuk melestarikan koleksinya melalui media online. Dengan adanya akses akan diketahui dokumen mana yang belum atau sudah dilakukan digitalisasi, atau dokumen mana yang rusak. Di TJP-Info Center akses terhadap koleksi arsip koran The Jakarta Post sangatlah besar, karena koleksi ini menjadi sumber referensi utama. Penyimpanan koleksi digital dalam media online juga dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan hilang dan tentunya untuk memberikan akses yang luas. Sesuai dengan pendapat Hedstorm bahwa tanpa pemberian akses artinya tidak ada tindakan pelestarian. Feather (1996: p. 32) mengatakan bahwa pelestarian juga mencakup perlindungan

dan

pengamanan

koleksi

perpustakaan.

Perlindungan

dan

pengamanan diberikan untuk melindungin hak dan kekayaan intelektual dari sebuah karya. Menurut informan-2, TJP-Info Center sejauh ini belum menerapkan perlindungan dan keamanan terhadap koleksi digitalnya. “perlindungan keamanan belum dilakukan karena memang masih dalam proses pengerjaan.” (I-2).



45

Perlindungan dan keamanan yang dimaksud di sini adalah pemberian watermark label The Jakarta Post. Selain karena masih dalam tahap pengerjaan, peneliti juga menemukan alasan belum diterapkannya perlindungan dan keamanan dikarenakan koleksi digital yang dimiliki TJP-Info Center kebanyakan digunakan oleh kalangan internal. Jika ada permintaan dari luar karyawan dan wartawan, TJP-Info Center memberikan pilihan, dalam format tercetak atau dalam softcopy (PDF). Namun dikarenakan harga tercetaknya yang lebih murah, kebanyakan pengguna dari luar lebih memilih dalam bentuk tercetak.



46

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan. Selain itu juga disampaikan saran-saran bagi TJP-Info Center selaku tempat penelitian. 5.1 Kesimpulan Setelah melakukan penelitian di lapangan serta melakukan analisis data berdasarkan literatur, maka kesimpulan yang diperoleh dalam penelitian ini adalah: 

TJP-Info Center telah melakukan proses pelestarian koleksi digitalnya, dengan melakukan strategi pelestarian meliputi pelestarian teknologi, refreshing dan migrasi.



Dalam pelaksanaannya, TJP-Info Center telah mampu mengatasi kendala yang ditemukan dalam proses pelaksanaan pelestarian koleksi digitalnya.



Untuk pemanfaatan koleksi digitalnya, TJP-Info Center juga memberikan akses kepada penggunanya baik dari internal organisasi maupun pengguna dari luar.

5.2 Saran TJP-Info Center sejauh ini sudah mampu menerapkan pelestarian koleksi digitalnya. Akan tetapi peneliti di lapangan juga menemukan beberapa kekurangan yang perlu diperbaiki. Maka beberapa saran akan diketengahkan pada bagian ini. Saran-saran yang dapat disumbangkan oleh peneliti adalah: 

Dalam melaksanakan strategi pelestarian koleksi digitalnya, TJP-Info Center belum menerapkan strategi keamanan konten int+elektual, sehingga diharapkan selanjutnya untuk lebih mengutamakan strategi ini, misalnya dengan menambahkan watermark.



47



Besarnya jumlah koleksi digital yang dimiliki TJP-Info Center yang begitu besar sehingga membutuhkan waktu yang lama, hal ini dapat diatasi dengan menerapkan strategi secara teratur dan memili SOP (starndar operasional prosedur) yang pasti sehingga kesalahan dapat diminimalisir.



TJP-Info Center hendaknya menambahkan tenaga kerja sebagai staf khusus yang bertugas dalam proses pelestarian koleksi digital secara rutin.



Untuk penelitian selanjutnya, diharapkan ada penelitian tentang kepuasan dalam akses, pelayanan dan pemanfaatan dari koleksi digital TJP-Info Center. Ini dimaksudkan untuk menilai tingkap keberhasilan TJP-Info Center dalam melestarikan koleksi digitalnya.



48

DAFTAR PUSTAKA

Amirin, Tatang M. Menyusun Rencana Penelitian. Jakarta: Rajawali, 1990. Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik (Edisi Revisi 2010). Jakarta: Rineka Citra, 2010 (revisi). Bungin, B. Penelitian Kualitatif. Prenada Media Group: Jakarta, 2007. H. 115 Chowdhury, G.G dan Sudatta Chowdhury. Introduction to Digital Libraries. London: Facet Publishing, 2003. Daryono. Preservasi perpustakaan digital (kelebihan dan kekurangan cara preservasi digital). 28 Mei 2012. Deegan, Marilyn dan Simon Tanner. Digital Futures: Strategies for the Information Age. London; Library Association Publishing, 2002. Deegan, Marilyn dan Simon Tanner (Ed.) Digital Preservation. London: Facet Publishing, 2006. Feather, John; Matthews, Graham dan Paxil Eden. Preservation Management: Policies and Practices in British Library. England: Gower. 1996. Gorman,

G.E

(Ed).

Information

Services

in

Electronic

Environment:

International Yearbook of Library and information Management 2001/2002. London: Library Association Publication, 2001. Graham, Peter. "Preserving the Digital Library" dalam Long Term Presentation of Electronic Materials A JISC/British Library Workshop 27-28 November 1995



49

Harvey, Ross. Preservation in Libraries: Principles, Strategies and Practice for Librarian. London: Bowker-Saur, 1993. Hasan, M. Iqbal. Pokok-pokok Materi Metode Penelitian dan Aplikasinya. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002. Hedstorm, Margaret. "Preserving the Intellectual Record: A View from the Archives" dalam Networking and the Future qf Libraries 2: Managing Intellectual Record oleh Locan Dempsey, Donek Law, dan Ian Mowat (Ed.). London: UK Office for Library and Information Networking dan University of Bath, 1995. Hedstorm, Margaret "Digital preservation: a time bomb for Digital Libraries" dalam Long Term Preservation of Electronic Materials: A JISC/Bntish Library Workshop as part of the Electronic Libraries Programme (eLib) oleh UKOLN, West Yorkshire: British Library Board, 1996. September 2011. Jantz, Ronald dan Michael J. Giardo. "Digital Preservation: Architecture and Technology for Trusted Digital Repositories" D-Lib Magazines VoL 11 (6), 2005. November 2005. <www.dlib.org> Lang, Brian. "Developing the Digital Library" dalam Toward: the Digital Library oleh Carpenter, Leona; Simon Shaw dan Andrew Prescott. London: The British Library, 1998. Levy, David M."Digital Libraries and the Problem of Propose." D-Lib Magazines VoL 6 (1), 2000. Agustus 2011 <www.dlib.org> Laveity, Denis. "Recommended Server Room Temperature". Mei 2011. Makarim, Edmond dan Brian Amy Prastyo. "Peraturan dan Etika dalam Dunia Digital" dalam Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan



50

Tinggi Indonesia oleh Putu Laxman Pendit [et.al.]. Jakarta: Toko Buku Sagung Seto bekerjasama dengan Perpustakaan Universitas Indonesia, 2007 Moleong, Lecy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2004. Nazir, Moh. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia, 1988. Pendit, Putu Laxman. “Kelimpahruahan Sumberdaya Digital" dalam Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia oleh Putu Laxman Pendit [et.al.]. Jakarta: Toko Buku Sagung Seto bekerjasama dengan Perpustakaan Universitas Indonesia, 2007. Pendit, Putu Laxman. Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi: Suatu Pengantar Diskusi Epistemologi dan Metodologi. Jakarta: JIP-FSUI, 2003. Pendit, Putu Laxman. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri, 2008. Pennock, Maureen. Digital Preservation Continued access to authentic digital assets. Mei 2011 <www.jisc.ac.uk/publications> Reitz, Joan M. Dictionary for Library and Information Science. Westport: Library Unlimited, 2004. Sevilla, Consuelo G.. [et.al]. Pengantar Metode Penelitian. Jakarta: UI Press, 1993. Slatz, Jaqueline. "Digital Preservation Testbed White Paper: Emulation: Context and Current Status". Mei 2011. Smith, Abby. Why Digitize?. Washington, DC: Council on Library and Information Resources, February 1999. Juni 2011. < www.clir.org> Stielow, Frederick. A How-to-do-it Manual for Archivists and Librarians: Building Digital Archives. Description, and Display. New York: NealSchuman Publisher, 2004.



51

Sugiono. Memahami Penelitian Kuatitatif. Bandung: Alfabeta, 2005. Sulistyo-Basuki.

Metode

Penelitian.

Jakarta:

Wedatama

Widya

Sastra

bekerjasama dengan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia, 2006. Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991. Sulistyo-Basuki.

Periodisasi

Perpustakaan

Indonesia.

Bandung:

Remaja

Rosdakarya Offset, 1994. Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Sagung Seta, 2006. _________.

"Digital

Preservation

Management

Tutorial”. Agustus 2011.



Lampiran 1 Struktur Organisasi PT Bina Media Tenggara CEO

Board of Manager

HEAD of INFORMATION

HEAD OF IT DEPT

CENTER

WEB DEVELOPER DOCUMENTATION /

RESEARCHER (DATABASE)

LIBRARY MANAGER

DIGITAL DOCUMENTATION

RAW DATA (RD)

NON DIGITAL DOCUMENTATION

PROCESSED DATA (PD)


Lampiran 2

Hasil Data Lapangan Informan 1 Tema Pendahuluan

Hasil Observasi dan Wawancara

Interpretasi

Penulis selaku peneliti juga sebagai pelaku dalam kegiatan yang penulis teliti. Penulis datang ke TJP-Info Center dan bekerja di sana. Proses wawancara dilakukan dalam suasana yang tidak formal. Hal ini dikarenakan penulis sudah saling mengenal dengan para informan. Waktu wawancara dipilih dalam sela-sela waktu kegiatan perpustakaan.

Profil Pustakawan

a. Pendidikan? S1 Sastra Inggris

Pustakawan telah lama bekerja dan memiliki pengetahuan yang cukup tentang koleksi digital di TJP-Info

b. Masa kerja?

Center.

Dari tahun 84 ketika TJP-Info Center baru didirikan.

c. Jabatan? Senior editor/penanggung jawab koleksi

d. Status? Pegawai tetap

Cakupan

Apakah TJP-Info Center memiliki koleksi digital?

Koleksi digital yang dimiliki TJP-

koleksi digital

Punya

Info Center terdiri dari dua jenis, yang tercipta dalam format digital

Apa saja koleksi digital yang dimiliki TJP-Info Center?

dari awal dan yang merupakan

Koleksi digital yang kita punya itu hasil digitalisasi dari

hasil alih media/digitalisasi.

koran.

Sejak kapan koleksi digital tersebut dikoleksi? Lupa waktunya tepatnya, saat itu data-data dimasukkan komputer dengan sistem database. Mungkin sekitar tahun 1990an.


Koleksinya dari tahun berapa hingga tahun berapa? Semua koran The Jakarta post yang telah terbit.

Apa isi koleksi digital tersebut? Semua artikel berita yang dimuat di surat kabar The Jakarta Post baik yang merupakan tulisan wartawan kita atau dari media lain, setelah dikonversi ke bentuk digital, kita indeks ke dalam database kita dalam teks lengkap

Alasan

Mengapa memilih koleksi digital?

Informan telah memahami

Pemilihan

Untuk efisiensi tempat penyimpanan dan mengikuti

pentingnya dan manfaat akan

Koleksi Digital

perkembangan jaman.

pelestarian koleksi digital.

Pengolahan

Bagaimana pengolahannya?

Proses pelestarian yang dilakukan

Proses digitalisasi ini dilakukan secara bertahap, kita tidak

TJP-Info Center telah baik.

mempunyai alat konversi dari bentuk microfilm ke bentuk digital, sehingga kita membutuhkan jasa konversi dari perusahaan lain. Proses konversi dari bentuk microfilm ke digital ini memakan waktu yang lama, hasilnya juga tidak selalu bagus. Makanya perlu dilakukan pengecekan ulang Pengecekan dilakukan setiap hari, dan dilakukan update data di database server.

Pelayanan

Pelayanan?

Pemanfaatan koleksi yang begitu

Pelayanan kami tidak hanya untuk internal perusahaan,

besar sudah didukung dengan

namun juga bisa untuk kebutuhan pengguna dari luar.

pemberian akses baik untuk kalangan internal perusahaan

Pemanfaatan koleksinya bagaimana

maupun pengguna dari luar.

Pemanfaatan koleksi di sini lumayan tinggi, apalagi ditambah

dengan

kebutuhan

pengguna

dari

luar

perusahaan. Biasanya memang dibutuhkan artikel lama yang pernah dimuat.

Akses? ada dua cara akses, melalui internet dan intranet.


Fasilitas

Sarana dan prasaran yang digunakan dalam penyimpanan

Fasilitas perangkat dan SDM

penunjang

SDM yang menangani?

masih minim, ini menyebabkan

Kami menyimpan koleksi dalam microfilm, lalu setelah

prosesnya menjadi lama.

dialihmediakan, kami menyimpan dalam data base server dan dalam bentuk kepingan CD dan DVD.

Pengawasan terhadap pemanfaatan koleksi digital

Diperlukan tindakan pengawasan

Untuk pengawasan memang belum dilakukan, kami hanya

yang tegas dan diatur sesuai

membatasi akses ke file aslinya, dalam arti cuma staf TJP-

peraturan perusahaan

Info Center saja yang diberikan akses langsung ke dalam koleksi digital tersebut.

Kendala dan

Permasalahan dan kendala


strategi yang

Kendalanya adalah jumlah tenaga kerja yang kurang serta


diterapkan

kualitas SDM yang belum memadai adanya.


Ditambah lagi kapasitas memori yang cukup. Butuh waktu yang lama untuk melakukan digitalisasi dari data–data non-digital yang jumlahnya sangat banyak. Selain itu juga sangat mungkin terjadi pencatatan yang tidak konsisten ketika dilakukan digitalisasi tadi.

Solusi yang telah dijalankan

TJP-Info Center memahami

Untuk masalah kapasitas memory penyimpanan kami

keterbatasannya sehingga solusi

sedang mengusahakan untuk adanya penambahan memori.

yang dipilih juga solusi yang terbaik.

Pedoman atau standar untuk pelestarian digital

Belum adanya standar pedoman

Dalam pelaksanaan pelestarian, kami memang tidak

yang digunakan sehingga proses

mengacu pada standar yang ada. Kami hanya menganalisis

pelestarian masih dalam tahap

dari kebutuhan user kami, serta disesuaikan dengan

yang semampunya.

kondisi perusahaan, seperti misalnya space penyimpanan koleksi fisik yang membutuhkan banyak ruang dsb.

Pandangan

Pandangan mengenai pelestarian digital

tengang

Koleksi

pelestarian

perkembangan zaman. Setiap saat harus dicek dan

digital

perlu

dilestarikan,

Secara umum informan telah sesuai

dengan

diupdate.


memahami kebutuhan tentang pelestarian koleksi digital.

Lampiran 3

Hasil Data Lapangan Informan 2 Tema

Hasil Observasi dan Wawancara

Pendahuluan

Interpretasi

Penulis selaku peneliti juga sebagai pelaku dalam kegiatan yang penulis teliti. Penulis datang ke TJP-Info Center dan bekerja di sana. Proses wawancara dilakukan dalam suasana yang tidak formal. Hal ini dikarenakan penulis sudah saling mengenal dengan para informan. Waktu wawancara dipilih dalam sela-sela waktu kegiatan perpustakaan.

Profil

e. Pendidikan?

Pustakawan f.

Pustakawan memiliki pengetahuan

S2 Teknologi Informasi

yang cukup tentang pelestarian

Masa kerja?

koleksi digital di TJP-Info Center.

Dari tahun 2008. g. Jabatan? Staf Teknologi Informasi/Penanggung jawab Pelestarian koleksi digital. h. Status? Pegawai tetap

Cakupan

Apakah TJP-Info Center memiliki koleksi digital?

Koleksi digital yang dimiliki TJP-

koleksi digital

Punya

Info Center terdiri dari dua jenis, yang tercipta dalam format digital

Apa saja koleksi digital yang dimiliki TJP-Info Center?

dari awal dan yang merupakan

Koleksi digital kami terdiri dari dua format, yang born

hasil alih media/digitalisasi.

digital dan hasil digitalisasi.

Koleksinya dari tahun berapa hingga tahun berapa? Koleksi yang kita punya itu dari pertama terbit hingga sekarang, tapi yang merupakan hasil digitalisasi itu cuma sampai tahun 2000.

Apa isi koleksi digital tersebut?


Semua artikel berita yang dimuat di surat kabar The Jakarta Post.

Alasan

Mengapa memilih koleksi digital?

Informan telah memahami

Pemilihan



pentingnya dan manfaat akan

Koleksi Digital

membutuhkan 

Untuk kemudahan pendistribusian koleksi bagi yang


Untuk kemudahan dalam melakukan konversi format

koleksi  Pengolahan

Pelayanan

Penyimpanannya tidak memakan banyak tempat

Bagaimana pengolahannya?

Proses pelestarian lebih

Pengolahan atas seluruh koleksi yang dimiliki The Jakarta

difokuskan tanggung jawabnya

Post sepenuhnya dilakukan oleh staf TJP-Info Center.

pada TJP-Info Center.

Pelayanan?

Pemanfaatan koleksi yang begitu

Pelayanan kami tidak hanya untuk internal perusahaan,

besar sudah didukung dengan

namun juga bisa untuk kebutuhan pengguna dari luar.

pemberian akses baik untuk kalangan internal perusahaan

Pemanfaatan koleksinya bagaimana

maupun pengguna dari luar.

Pemanfaataannya sudah bagus dalam menunjang kinerja perusahaan.

Akses? Ada beberapa koleksi yang hanya dapat di akses secara internal di lingkungan The Jakarta Post dan ada beberapa pula yang dapat diakses langsung melalui internet.

Fasilitas

Sarana dan prasaran yang digunakan dalam penyimpanan


penunjang

SDM yang menangani?


Kami menyimpan koleksi dalam microfilm, lalu setelah


dialihmediakan, kami menyimpan dalam data base server dan dalam bentuk kepingan CD dan DVD.

Pengawasan terhadap pemanfaatan koleksi digital

Diperlukan tindakan pengawasan

Pengawasan masih minim, belum ada watermark.

yang tegas dan diatur sesuai peraturan perusahaan


Kendala dan

Permasalahan dan kendala

Permasalah muncul dalam

strategi yang

Butuh waktu yang lama untuk melakukan digitalisasi dari

pengindeksan dikarenakan belum

diterapkan

data – data non-digital yang jumlahnya sangat banyak.

adanya standar baku yang

Selain itu juga sangat mungkin terjadi pencatatan yang

digunakan.

tidak konsisten ketika dilakukan digitalisasi tadi. Contoh, dalam melakukan digitalisasi yang melibatkan banyak orang, bisa saja orang 1 melakukan penulisan yang berbeda dengan orang 2 untuk melakukan pencatatan klasifikasi, misal orang 1 menulis “001.4 / Penelitian / Research” sedangkan orang 2 menulis “001.4 / Riset / Research”. Meskipun keduanya memiliki arti yang sama, koleksi dengan klasifikasi “001.4 / Riset / Research” tidak akan

ditampilkan

dalam

hasil

pencarian

dengan

menggunakan kata kunci “penelitian”yang tidak konsisten ketika dilakukan digitalisasi tadi.

Solusi yang telah dijalankan

Informan memahami solusi yang

Digitalisasi dilakukan secara otomotis dengan menggukan sistem konversi yang telah disiapkan secara khusus untuk mempersingkat proses digitalisasi dan mengurangi ketidakkonsistenan tadi. Meskipun demikian ada beberapa hal yang tidak dapat dilakukan secara otomatis.

harus diambil, namun belum

Pedoman atau standar untuk pelestarian digital

Belum adanya standar pedoman

Kunci

yang digunakan sehingga proses

utama

dalam melakukan digitalisasi adalah

diterapkan sebagai pedoman standar.

konsisten dalam melakukan pencatatan data. Konsisten

pelestarian masih dalam tahap

tersebut dari segi penamaan, penulisan isi, dll. Dengan

yang semampunya.

data yang konsisten tadi, data tersebut dapat disajikan dalam berbagai bentuk yang berbeda sesuai dengan yang membutuhkan. Pandangan

Pandangan mengenai pelestarian digital

Secara umum informan telah

tengang

Digitalisasi menjadi sangat penting ketika memiliki banyak data yang harus disimpan dan terus bertambah setiap harinya. Hal ini dilakukan untuk mempermudah proses pencarian dan pendistribusian bagi siapapun yang membutuhkan.

memahami kebutuhan tentang

pelestarian



Lampiran 4 ALUR KERJA ALIH MEDIA MIKROFILM KE DIGITAL


dfgfgsfgsfsfgsfgs

Lampiran 5 TAHAPAN PENGERJAAN ALIH MEDIA dada

Tahap-tahap melakukan alih media dokumen: 1. Konsultasi, Mentaati peraturan & Serah Terima Mikrofilm •

Pada saat akan dimulainya pekerjaan pihak Jessilindo Pratama berkewajiban

untuk berkonsultasi dulu dengan user. •

Setelah supervisor menerima mikrofilm, maka dicatat dalam form serah terima

mikrofilm catatan tidak boleh mengubah, mengurangi atau menambah isi dokumen serta hanya dokumen yang memenuhi kriteria yang telah ditentukan oleh User. •

Jika ada pertanyaan atau yang kurang jelas mengenai dokumen, tipe, atau hal

Iain yang akan dimasukan kedaiam document profile / indeks, dapat langsung ditanyakan kepada pihak yang menyerahkan dokumen. •

Mikrofilm kemudian diserahkan ke operator Scan.

2. Proses Scanning •

Proses alih media menggunakan mesin Scanner Sunrise 2500.

•

Setelah scan operator menerima mikrofilm, scan operator memastikan bahwa

mikrofilm benar-benar sudah siap scan, •

Scan Operator kemudian berusaha untuk memperoleh hasil yang terbaik untuk

image [ketajaman dan kejelasan huruf], view [posisi images].

3. Proses Indexing dan OCR. •

Setelah microfilm selesai discan dan diretouch oleh scan operator. Maka Index

Operator melakukan OCR pada bagian sub-sub Judul pada dokumen yang telah discan. •

Index/OCR Operator memperbaiki kesalahan eja pada hasil OCR sehingga

sub-sub judul tersebut sesuai dengan media mikrofilm aslinya.

4. Proses Quality Control (QC)


•

Supervisor harus melakukan pemeriksaan secara detail dari hasil kerja scan

dan index operator, agar mencapai hasil yang terbaik, dan bila memang dokumennya kurang baik, hasilnya masih dapat diterima berdasarkan batas toleransi yang disepakati. •

Bila terjadi kesalahan scan dan index, maka operator harus memberikan tanda

dan memberikan ke scan / index operator untuk dilakukan perbaikan. •

Pelaksanaan pekerjaan alih media dilaporkan kepada User berikut Berita Acara

Penyelesaian Pekerjaan.

5. Serah Terima Dokumen dan QC Akhir •

Setelah siap, maka langsung dilakukan QC dengan pemilik mikrofilm

mengenai perhitungan jumlah halaman yang discan. •

Apabiia didapatkan dokumen yang kurang jelas pemilik dokumen dapat

meminta untuk di scan ulang atas persetujuan dari kedua belah pihak. •

Pemilik dokumen akan mendapatkan CD-R / DVD-R sebagai master dan Back

Up.


Lampiran 6 ALUR KERJA PROSES PELESTARIAN DIGITAL

Digital Scan

Edit

File Digital Convert

File PDF/ HTML Upload

Web The Jakarta Post Information Center


Lampiran 7

CONTOH FILE PDF THE JAKARTA POST


UNIVERSITAS INDONESIA PELESTARIAN KOLEKSI DIGITAL: STUDI KASUS DI THE JAKARTA POST INFORMATION CENTER SKRIPSI ARIF BAHTIAR NPM

Recommend Documents