UNIT LAYANAN PENGADAAN
BAGIAN PEMBANGUNAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN BEKASI 2014
Outline 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Latar Belakang & Tujuan Visi Misi ULP Dasar Hukum Pembentukan ULP Organisasi ULP Ruang Lingkup & Tugas ULP Progres Tahun 2014 Permasalahan Tindak Lanjut dan Harapan Penutup
2
UNIT LAYANAN PENGADAAN yang selanjutnya disebut ULP adalah Unit Organisasi Pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bekasi, secara teknis fungsional dan adminstrasi berada dibawah koordinasi Asisten Perekonomian dan Pembangunan Sekretariat Daerah
Kabupaten Bekasi. 4
Mendapatkan penyedia barang /jasa yang mampu menyediakan barang./jasa dengan tertib, sesuai dengan peraturan Pengadaan barang/jasa yang berlaku
Agar proses pengadaan barang jasa di lingkungan pemerintah Kabupaten Bekasi berjalan efektif dan efisien
6
7
MENYELENGGARAKAN KEGIATAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH YANG KREDIBEL, AKUNTABEL, TRANSPARAN, KOMPETITIF, ADIL, TIDAK DISKRIMINATIF DAN BERINTEGRASI TINGGI
MEWUJUDKAN PENGELOLAAN BARANG/JASA PEMERINTAH YANG EFISIEN DAN EFEKTIF
MENINGKATKAN SDM YANG PROFESIONAL DI BIDANG PENGADAAN BARANG /JASA PEMERINTAH
MENINGKATKAN PELAYANAN DAN PEMAHAMAN TERHADAP PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH KEPADA SELURUH STOKE HOLDER DAN MASYARAKAT
8
2. Pasal 14 ayat 2 :
1. Pasal 14 ayat 1 : K/L/D/I diwajibkan mempunyai ULP yang dapat memberikan pelayanan/pembinaan di bidang Pengadaan Barang/Jasa
PERATURAN PRESIDEN NOMOR 54 TAHUN 2010 SEBAGAIMANA PERUBAHAN TERAKHIR PERATURAN PRESIDEN NOMOR 70 TAHUN 2012
ULP pada K/L/D/I dibentuk oleh Menteri/Pimpinan embaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi
3. Pasal 130 ayat 1 : ULP wajib dibentuk paling lambat Tahun 2014
PERATURAN BUPATI BEKASI NOMOR 29 TAHUN 2013 TENTANG UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH KEPUTUSAN BUPATI BEKASI NOMOR 027/Kep.66-Adm Pemb/2014 TENTANG PENGANGKATAN TENAGA PERSONILIA ULP KABUPATEN BEKASI
KEPUTUSAN BUPATI BEKASI NOMOR 027/Kep.330-Adm Pemb/2013 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH KABUPATEN BEKASI
Ruang Lingkup & Tugas ULP Kabupaten Bekasi 1. mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan bersama PPK;
2. menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa; 3. mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa 4. menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi; 5. melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan harga terhadap penawaran yang masuk 6. menjawab sanggahan (bila ada); 7. Menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan kepada PPK 8. menyimpan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang asli; 9. mengusulkan (bila perlu) perubahan HPS, spesifikasi teknis pekerjaan, dan rancangan kontrak kepada PPK 10. membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang/Jasa kepada Bupati 11. Memberikan pertanggungjawaban mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang /Jasa kepada PA/KPA 12. menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa ULP; 13. melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa dengan memanfaatkan teknologi informasi melalui LPSE (eprocuremen); 14. melaksanakan evaluasi terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa yang telah dilaksanakan; dan 15.Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa, daftar hitam penyedia.
12
KONSTRUKSI KONSULTAN BARANG JASA LAINNYA
41 PAKET Gagal 4
177 PAKET gagal 40
237 PAKET Gagal 15
664 PAKET • Gagal 12
SANGGAHAN
Konstruksi 71sanggahan Konsultan Barang
4 sanggahan
30 sanggahan
Jasa Lainnya 0 sanggahan 14
KEGIATAN LELANG/SELEKSI
KEGIATAN
1119 Paket
LELANG/SELEKSI GAGAL
71 Paket 2 kali Lelang ulang dan dikembalikan ke SKPD, tidak ada tindaklanjut
I. UMUM Regulasi ketentuan pengadaan barang/jasa pemerintah masih sering Menimbulkan multitafsir dan tidak sesuai dengan semangat reformasi
ULP tidak dapat memulai proses pelelangan karena hambatan dalam Proses penyajian persyaratan pelelangan seperti persyaratan teknis HPS, dan rancangan kontrak oleh PPK
SKPD terlambat menyampaian bahan/berkas pelelangan
II. KHUSUS A. Sistem/Aplikasi SPSE 1. Perlu penambahan/penyesuaian menu dalam aplikasi SPSE dengan pasal-pasal dalam Perpres maupun Perka LKPP seperti :
Menu pembuktian kualifikasi dalam PBJ konstruksi dan barang Menu tahapan negosiasi dalam sistem PBJ konstruksi dan barang tidak ada ketika dalam proses lelang ulang yang memasukan penawaran hanya satu penyedia
Menu/cara mengundang penyedia jasa konsultan yang lulus prakualifikasi dalam hal penyedia yang memasukan penawaran kurang dari 3 penyedia sebagaimana Lampiran Perpres 54 tahun 2010 tentang Seleksi Gagal dan Tindaklanjut seleksi gagal
2. Penambahan menu dalam aplikasi SPSE terkait proses evaluasi penyedia jasa
Keabsahan persyaratan, baik perijinan, pajak-pajak dan persyaratan lainnya yang terintegrasi dengan lembaga terkait
Keabsahan Personil/tenaga ahli, tenaga pendukung baik konsultan maupun konstruksi yang terintegrasi dengan lembaga terkait
Menu persyaratan lainnya dalam kualifikasi aplikasi SPSE yang kadang menimbulkan multitafsir, contoh SBU
3. Penambahan menu dalam hal tindakan Pokja terhadap penyedia yang mengklik Sanggah Banding pada aplikasi namun tidak ada tindak lanjut menyerahkan Surat Sanggah Banding dan Jaminan Bank 4. Aplikasi SPSE terkait Daftar Hitam
19
B. Pengelolaan Administrasi 1. Perlu pemahaman lebih dalam terkait organisasi PBJ terutama PPK dalam hal tufoksi dan kewenangannya baik secara administrasi maupun sistem. Perencanaan dan Persiapan PBJ Penyelesaian administrasi pasca lelang (kontrak) 2. SOP ULP yang belum sepenuhnya dijalankan terkait point 1 di atas DPA/RUP/Pemaketan Penyusunan HPS, KAK, Spek Teknis yang tidak maksimal menjadikan PBJ tidak tertib administrasi
3. Persamaan persepsi antar pokja terkait : Aturan/persyaratan yang multitafsir Format-format PBJ Laporan/alur administrasi ULP Dan lain-lain
C. Sarana Prasarana
Perlengkapan kerja yang belum memadai Ruang kerja yang belum memadai
Perangkat komputer Peralatan kerja/ alat Ruang Kerja, Ruang Rapat, survey,dll Ruang Konsultasi,dll
Fasilitas Penunjang Lainnya
Kendaraan Operasional
D. SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) KONDISI SDM PENGELOLA PBJ SAAT INI DAN YANG DIHARAPKAN Kondisi yang Diharapkan (Pelaksana oleh Pejabat Fungsional)
Kondisi Sekarang 1. Pelaksana ditunjuk secara adhoc,bisa berganti setiap tahun; 2. Rawan pengaruh kepentingan dan intervensi; 3. Kemampuan dan kompetensi pelaksana pengadaan sangat beragam; 4. Profesionalitas tidak terjamin dan tidak terukur; 5. Akumulasi keahlian, pengalaman, dan keterampilan pelaksana tidak efektif; 6. Tidak ada jaminan peningkatan karier di bidang Pengelola PBJ.
1. Pelaksana ditunjuk untuk jangka waktu tertentu atau permanen; 2. Mandiri/independen dari pengaruh kepentingan dan intervensi; 3. Kemampuan dan kompetensi pelaksana berjenjang sesuai kualifikasi; 4. Profesionalitas lebih terjamin dan terukur; 5. Akumulasi keahlian, pengalaman, dan keterampilan pelaksana lebih efektif; 6. Ada jaminan peningkatan karier di bidang Pengelola PBJ. 22
SDM ULP pada Pemerintah Kabupaten Bekasi bersifat fungsional, dimana keberadaannya masih melekat pada Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kabupaten Bekasi. Status para personil Kelompok Kerja (POKJA) dan Staf Pendukung merupakan plaksana fungsional dan pelaksana Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kabupaten Bekasi.
Sebanyak 19 (sembilan belas) personil POKJA terhitung mulai tanggal 1 Juli 2014 telah diangkat dalam jabatan fungsional melalui Keputusan Bupati Bekasi Nomor :821.2/Kep.325-BKD/2014 tentang Penyesuaian Dalam Jabatan dan Angka Kredit Jabatan Fungsional Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bekasi.
23
Jabatan Fungsional Pengelola PBJ
Membina tenaga pengelola pengadaan barang/jasa pemerintah agar menjadi tenaga profesional sehingga pelaksanaan pengadaan dapat berjalan sesuai dengan prinsip pengadaan (efektif, efisien, terbuka, bersaing, transparan, tidak diskriminatif, dan akuntabel ) 24
D. PROGRAM PENGELOLAAN/PENATAAN DOKUMEN PBJ Pengelolaan dokumen merupakan kegiatan pengarsipan surat yang bertujuan untuk mengetahui lalu lintas surat dan memudahkan dalam pencarian surat yang sewaktu-waktu diperlukan kembali. Pada saat ini dokumen belum dikelola dan ditata dengan baik 1. Mengumpulkan Data 2. Menyiapkan dokumen 3. Menyimpan dokumen 4. Memperbaharui Data 5. Memanggil/ mencari data 6. Menyajikan data 7. Mencetak dokumen 8. Men-scan dokumen 9. Membuat salinan dokumen 10. Membuat dokumentasi tertulis 11. Membuat dokumentasi rekaman audio 12. Membuat dokumentasi foto/gambar 13. Membuat dokumentasi video 14. Menyiapkan perangkat penyimpanan dokumen 15. Menyiapakn lokasi penyimpanan dokumen (di kantor) 16. Membuat Kodifikasi dokumen
1. Standarisasi harga untuk barang/jasa yang tertuang dalam HPS 2. Standarisasi dokumen pengadaan/lelang 3. Efisiensi dan efektifitas dengan terintegrasinya proses pengadaan barang/jasa. 4. Meminimalisir terjadinya penyakit pengadaan barang/jasa 5. Berkurangnya jumlah proyek fisik yang tidak terealisir di akhir tahun anggaran, akibat terlambatnya SKPD dalam mengajukan proses lelang ke ULP 6. Contolling pengadaan barang/jasa tersentralisasi 7. Transparansi proses pengadaan barang/jasa 8. Meningkatnya pelayanan publik, khususnya masyarakat yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa 9. Terpusatnya Informasi tentang pengadaan barang/jasa 10. Peningkatan SDM ULP melalui Jabatan Fungsional 11. Terlaksananya Program pengelolaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
ULP Kabupaten Bekasi 2014
27
