UNAD © Facturering
versie: 28-1-2011
Hoofdscherm
In de lijst onderaan het scherm staan, afhankelijk van de gekozen optie: 1.1. Lijst van ALLE geboekte facturen (gesorteerd op oplopend Klantnummer en aflopend Factuurnummer). De Tellingen rechts van het tweede vak tonen het gefactureerde totaal van alle geboekte facturen. Kiezen van een Klant kan door middel van: 1.1.1. Klikken op een regel in de onderste lijst 1.1.2. Kiezen van een klant via de keuzelijst op klantnummer [Klant] in het eerste kader 1.1.3. Keuze van een klant via de 2e keuzelijst op Klantnaam achter [Klant] : 1.1.4. Rechtstreekse keuze van een Factuurnummer in de lijst achter [FactuurNr:] (De lijst bevat alle geboekte Facturen) Na de keuze van een klant staat in de lijst onderaan: 1.2. Overzicht van ALLE geboekte facturen van de betreffende klant:
De Tellingen rechts van het tweede vak tonen het gefactureerde totaal van alle geboekte facturen van de gekozen klant. Keuze van een bestaande factuur kan door middel van: Pagina 1 van 8
UNAD © Facturering 1.2.1. 1.2.2.
1.3.
versie: 28-1-2011
Klikken op een regel in de onderste lijst Keuze van een Factuurnummer in het eerste vak uit de lijst achter [FactuurNr:] (De lijst bevat alleen de Facturen van de betreffende klant)
Overzicht van ALLE regels van 1 factuur van de geselecteerde Klant en Factuur: De Tellingen rechts van het tweede vak tonen het gefactureerde totaal van de gekozen factuur. Om de details van een regel te zien is de keuzemogelijkheid: 1.3.1. Klikken op een regel in de onderste lijst 1.3.2. Keuze van een regel in het tweede kader, achter [Regelnr:]
Een nieuwe factuur aanmaken gebeurt als volgt: 2.
Kies een Klant
2.1. 2.2.
Klik op de knop [Nw] (Nieuw), waarna het eerste vak geel kleurt Automatisch wordt een nieuwe factuurnummer aangemaakt; de factuurdatum wordt voorbezet op de systeemdatum; de FactuurSoort wordt voorbezet op 1 (=Factuur); de Betalingscondities, Factuurprijs In/Ex Btw, Naam Bedrijf en Adresgegevens worden overgenomen uit de Klantgegevens; de status van de Factuur wordt op 1 gezet. Geef eventueel de Referentie van de klant in, de verwijziging naar een door u eerder gemaakte Offerte/Order en de Datum daarvan, vul eventueel een aanvullende koptekst voor de Factuur in U kunt alle voorbezette velden handmatig wijzigen, behalve KlantNr en FactuurNr. Sla de Factuurkop op met knop [O] (Opslaan). Het eerste vak krijgt weer een neutrale achtergrondkleur. Maak vervolgens de eerste Factuurregel aan met de knop [Nw] in het tweede vak
2.3. 2.4. 2.5. 2.6.
Pagina 2 van 8
UNAD © Facturering 2.7. 2.8.
2.9. 2.10. 2.11. 2.12.
2.13. 2.14. 2.15.
versie: 28-1-2011
Automatisch wordt een regelnummer (10) aangemaakt, de Regelsoort voorbezet op 1 (=Artikel). (Het programma nummert verdere regels automatisch door met een interval van 10) Kies de Regelsoort 2 (Uren) als u werkzaamheden wilt factureren. Bij Regelsoort 1 wordt de Btw Groep automatisch op 2 (=Btw Hoog) gezet en de Eenheid op 'stuks'; bij Regelsoort 2 op Btw Groep 1 (=Btw Laag) en de Eenheid op 'uren'. Kies eventueel een Merk uit de lijst. (Daarmee is het mogelijk om de totale omzet later te specificeren op omzet per merk.) Kies een bestaand ArtikelNr uit de lijst (waarna automatisch de eerder ingevoerde omschrijving in vak [Omschr1] wordt overgenomen) of geef een nieuw ArtikelNr in. Geef het Aantal in waarop de prijs gebaseerd is, en kies een eventueel afwijkende Eenheid (cm, m1, m2, enz.) Geef de Prijs in EX Btw; het programma berekent dan de Netto waarde,het Btw bedrag en Bruto (Regelbedrag Incl Btw) Of: geef het regelbedrag Netto in: het programma berekent dan de prijs, Btw en Bruto Of: geef het Regelbedrag incl Btw in; het programma rekent dan terug naar Btw, Netto en Prijs. Alle velden kunnen handmatig worden aangepast, behalve RegelNr en Btw-percentage. Sla de regel op met knop [O] (Opslaan) van het tweede vak. Het vak krijgt weer een neutrale kleur Geef zo ook alle volgende regels in; het Factuurbedrag wordt doorgeteld in de tellingen rechts van vak 2.
Afdrukken van een Factuur: 3. Een Nieuwe Factuur kan eerst op het scherm opgeroepen worden, daarna alsnog gewijzigd of aangevuld worden en daarna weer opnieuw opgeroepen worden. 3.1. Als u de factuur op papier wilt afdrukken, kan dat op 2 manieren: 3.1.1. Een vinkje zetten achter [Direct op Papier] in de voetregel van het programma.
N.B. U ziet de voetregel alleen als u eerst in de kop klikt op [Instellingen]. Met nogmaals klikken op [Instellingen] verdwijnt de voetregel. U kunt onder [Instellingen] ook de Printer kiezen waarop u de factuur wilt afdrukken, en tevens het aantal exemplaren dat direct afgedrukt moet worden van 1 factuur. 3.1.2. Door de toetscombinatie
P als het factuurvoorbeeld op het scherm staat. 3.2. Alleen als de factuur via methode 3.1.1 is afgedrukt, vraagt het programma, of u de Status van de factuur wilt ophogen naar 2 (=Gefactureerd). Daarna wordt de factuur geblokkeerd voor verdere wijzigingen. 3.3. Iedere Factuur die eerder gemaakt is, kan opnieuw afgedrukt worden. Als de factuur status 2 (of hoger) heeft, wordt op de factuur automatisch het woord [Kopie] afgedrukt. 3.4. Er zijn momenteel 2 knoppen waarmee de factuur wordt opegmaakt: 3.4.1. [Print Factuur] geeft de layout als de factuur op voorgedrukt papier wordt afgedrukt; 3.4.2. [Print Factuur volledig] heeft een eigen layout, waarmee alle kopgegevens ook worden afgedrukt, voor het geval dat de factuur op blanco papier afgedrukt wordt.
Wijzigen van Klantgegevens 4. Van bestaande klanten worden diverse persoonsgegevens en kenmerken vastgelegd in de tabel Klanten. Er is een afzonderlijk programma om deze gegevens te beheren. 4.1. U kunt de Klantgegevens oproepen in een afzonderlijk venster, zodra u een klant hebt gekozen, door in de kop van het programma te klikken op de knop [Klant NAW wijzigen]. (Als er geen klantnummer is, gebeurt er niets als u op deze knop klikt.) Op basis van de bestaande gegevens worden direct de relevante velden gevuld: Bet.Condities, FactuurPrijs In/Ex, Naam Bedrijf, Factuur Naam-Adres-Plaats. Pagina 3 van 8
UNAD © Facturering
versie: 28-1-2011
4.2. U kunt een nieuwe Klant aanmaken met behulp van de knop [Nieuwe Klant aanmaken]. Het programma bepaalt zelf een nieuwe klantnummer, op basis van de formule: hoogste bekende klantnummer + 1. Afhankelijk van de keuze Wijzigen of Nieuw verschijnt een popup-venster met een achtergrondkleur blauw (=wijzig bestaande klant) of geel (=nieuwe klant).
4.2.1. 4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.2.5.
4.2.6.
De verplichte velden hebben een sterretje voor de veldnaam. De VerkorteNaam kan door het programma samengesteld worden, als u dubbelklikt op het lege veld, nadat u Achternaam, Voornaam/Voorletters en Tussenvoegsel het ingevoerd. Deze Verkorte naam wordt alleen gebruikt op interne lijsten en overzichten. Op basis van de 4 cijfers van een postcode bepaalt het programma zelf de naam van de Plaats. Als deze afwijkt van de ingevoerde naam, wordt deze in rood getoond. U kunt te gevonden plaatsnaam overnemen door te klikken op het lege veld 'Plaats' Op dezelfde wijze kunt u de Provincie automatisch overnemen door te dubbelklikken. U kunt een Nieuw adres invoeren bij een klant, als u weet dat deze t.z.t. zal verhuizen naar dat nieuwe adres. Met behulp van een extra programma kunt u de adreswijziging definitief maken, zodra de systeemdatum de geplande verhuisdatum heeft bereikt. U kunt dat ook handmatig doen met de knop [Overhevelen] en daarna met [Leegmaken] alle velden van het verhuisadres leegmaken. Het oude adres wordt overschreven met de nieuwe gegevens; reeds eerder geboekte facturen aan deze klant blijven het oude adres vermelden. Klanten hebben normaliter de status 1 (=lopend). U kunt een klant d.m.v. status 2 de status 'Opgezegd' geven, waarmee hij niet meer getoond wordt in de keuzelijsten voor nieuwe facturen enz. (Wijzigen van de status kan niet tijdens het muteren van een Factuurkop of -Regel ) De keuze van de status van klanten die getoond moeten worden kan ingesteld worden op Alles (1), of Alleen lopend (2), of alleen Vervallen (3). Die keuze kunt u instellen via de knop Instellingen en daarna de keuze [Kies KlantStatus]:
Na het wijzigen of toevoegen van een klant moeten wellicht sommige keuzelijsten van het programma aangepast worden op de nieuwe situatie. Met de knop [Reset Lijsten] in de kop worden alle tabellen opnieuw gelezen met de meest recente gegevens.
Wijzigen van een Factuur 5. Als een factuur status 0 (= Ingevoerd) of 1 (=Te factureren) heeft, kan zowel de Kop als iedere regel afzonderlijk gemuteerd worden. Ook kan een regel verwijderd worden, of de complete factuur met alle Pagina 4 van 8
UNAD © Facturering
versie: 28-1-2011
regels. Bovendien kunnen nieuwe regels toegevoegd worden. Identiek aan de andere programma's wordt de achtergrondkleur van het onderhanden vak blauw totdat de wijziging is opgeslagen of geannuleerd. 5.1. U kunt de Naam-Adres-Woonplaats ('NAW') gegevens van de Factuur met de huidige Klantgegevens vergelijken met de knop [NAW controleren met Klantgegevens].
5.2. 5.3.
Als een veld (Factuurprijs In/Ex, Bedrijfsnaam, Factuurnaam, Adres. Plaats) afwijkt, wordt dat veld in rood getoond. Hiermee wordt dus direkt gesignaleerd dat de huidige klantgegevens afwijken van die ten tijde van het maken van de opgeroepen factuur. Als u in de modus [W] (Wijzigen) staat, worden met deze knop [NAW controleren met Klantgegevens] de bestaande Klantgegevens weer volledig overgenomen naar de Factuurvelden. U kunt een factuur met een Status van 2 of hoger wel muteren, als u bent ingelogd als Systeembeheerder. (Voor inloggen: zie volgende hoofdstuk van de documentatie) Daarmee worden echter de geprogrammeerde controles overgeslagen, dus dit wordt niet aanbevolen. Voor het corrigeren van aperte fouten is deze optie echter wel aanwezig.
Factuur Overzicht 6. In de tweede Tab van het programma worden in principe alle Facturen getoond, die ooit zijn ingevoerd.
Door middel van selecties en sorteringen kunt u de lijst naar eigen keuze aanpassen aan: 6.1. Filter op Factuursoort (Factuur/Offerte/ContantNota/Voorschotnota/enz) 6.2. Filter op Soort klant (Bedrijf, Gemeente/Overheid, Lion, Particulier) 6.3. Filter op boekjaar (De keuze is afhankelijk van de aanwezige factuurjaren) 6.4. Status van de Facturen: Iedere combinatie van Facturen met status 0=nieuw, 1=geboekt, 2=gefactureerd, 3=betaald, 9=vervallen 6.5. Sortering van de lijst kan op iedere kolom oplopend of aflopend, en op iedere combinatie van kolommen, die afhankelijk is van de volgorde van selectie. Daartoe klikt u op een knop boven de kolom om oplopend (1+) of aflopend (1-) te kiezen en daarna op een volgende kolom (2+ of 2-) enz. en tenslotte op de knop [Sorteer]. De lijst wordt nu (tijdelijk) gesorteerd op deze waarden.
(In bovenstaand voorbeeld is de lijst Oplopend gesorteerd op KlantNaam(1+) en aflopend op FactuurNr (2-))
Met de knop [Reset] wordt weer de oorspronkelijke sortering (op Klantnummer en vervolgens op Factuurnummer) teruggezet.
Pagina 5 van 8
UNAD © Facturering
versie: 28-1-2011
Aanmelden gebruiker 7. Het is mogelijk om bij de start van het programma een gebruikerscode(Initialen) + wachtwoord (Toegangscode) in te laten voeren door de gebruiker, en daarmee zijn/haar bevoegdheden te bepalen.
In principe zijn er 3 soorten gebruikers: 7.1. Standaard gebruiker Kan facturen en factuurregels opvragen en wijzigen (mits de status 0 of 1 is), niet verwijderen 7.2. Standaard gebruiker + Systeem Onderhoud Kan tevens facturen en factuurregels verwijderen (mits de status 0 of 1 is) 7.3. Systeem Onderhoud + Systeem beheer. Kan alle facturen en factuurregels muteren en verwijderen, ongeacht de status. Na ingeven van de juiste combinatie van Initialen en Toegangscode komt de gebruiker in een keuzemenu:
en kan van daaruit een van de programma's opstarten, afhankelijk van zijn bevoegdheden. Een Systeembeheerder kan ook een back-up van de database maken; voor andere gebruikers is de knop [BACKUP maken] niet zichtbaar. xxxxxxx
Pagina 6 van 8
UNAD © Facturering
versie: 28-1-2011
Onderhoud Basisgegevens Met programma [Onderhoud Basisgegevens] kunnen de volgende tabellen onderhouden worden:
- Bedrijfsgegevens (o.a. voor afdrukken op de Factuur) - Disclaimer voor een automatisch gegenereerde E-mail (momenteel niet in gebruik) - Leveranciers (momenteel niet in gebruik) - Postcodes (de 4-cijferige postcodetabel met alle plaatsnamen) - Medewerkers (Initialen voor inloggen en daaraan gekoppelde gegevens) - Tekstcodes (Alle statuscodes en tekstcodes die in andere programma's gebruikt worden) - ArtikelGroepen (de merken die in de facturering gebruikt worden) - Magazijnen (momenteel niet in gebruik) - Historie (een lijst van alle wijzigingen die met dit programma zijn aangebracht sinds de in gebruikname)
Pagina 7 van 8
UNAD © Facturering
versie: 28-1-2011
Programma versies Dit programma wordt alleen gebruikt door de ontwikkelaar van de programmatuur, en geeft aan welke versies van de programmatuur bij u geïnstalleerd zijn, of de koppelingen van de tabellen in orde zijn, enz.
Pagina 8 van 8
