UŽIVATEĽSKÝ MANUÁL ZÁKAZNÍCKEHO PROGRAMU
TOPTRANS EU, a.s.
OBSAH 1
Prihlásenie do Zákazníckeho programu ........................................................................................ 3
2
Objednávanie prepravy ............................................................................................................... 4 2.1
Menu - Objednávky ......................................................................................................................... 4
2.1.1
Nová objednávka..................................................................................................................... 4
2.1.1.1
Základné údaje .................................................................................................................... 4
2.1.1.2
Miesto vykládky .................................................................................................................. 6
2.1.1.3
Obsah zásielky ..................................................................................................................... 8
2.1.1.4
Cena prepravy ..................................................................................................................... 9
2.1.2
Nepotvrdené objednávky ........................................................................................................ 9
2.1.3
Vyhľadávanie zásielok ........................................................................................................... 11
2.1.4
Importy a exporty súborov s dátami objednávok .................................................................. 12
2.1.4.1
Import súboru XML ........................................................................................................... 12
2.1.4.2
Export do súboru XML ....................................................................................................... 12
2.1.4.3 2.1.5
Ďalšie voľby pred odoslaním objednávok do systému TOPTRANS.................................... 12 Tlač / archív ........................................................................................................................... 14
2.2
Nahlášky prepravy ........................................................................................................................ 15
2.3
Partneri ......................................................................................................................................... 17
2.3.1
Zoznam partnerov ................................................................................................................. 17
2.3.2
Pridať partnera ...................................................................................................................... 18
2.4
Ďalšie služby.................................................................................................................................. 19
2.4.1
Výpočet ceny prepravy.......................................................................................................... 19
2.4.2
Zahraničný dopyt .................................................................................................................. 20
2.4.3
Faktúry .................................................................................................................................. 21
2.4.4
Saldo – prehľad faktúr ........................................................................................................... 21
2.4.5
Zadanie reklamácie ............................................................................................................... 22
2.4.6
Označenie zásielok ................................................................................................................ 23
2.4.7
Objednanie štítkov ................................................................................................................ 23
2.4.8
Aktuálne ................................................................................................................................ 24
2.5
Nápoveda ...................................................................................................................................... 24
2.5.1 3
Užívateľský manuál ............................................................................................................... 24
Reporty ..................................................................................................................................... 25
4
Osobné nastavenia .................................................................................................................... 25 4.1 4.2
5
Zmena údajov ............................................................................................................................... 25 Nastavenie objednávok ................................................................................................................. 26 Kontaktný formulár ................................................................................................................... 27
5.1 5.2
Kontaktovanie domovského strediska .......................................................................................... 27 Kontaktovanie programátora – Technický dotaz .......................................................................... 27
6
Vyhľadávanie informácií o zásielke ............................................................................................ 28
7
Zoznam stredísk systému TOPTRANS ......................................................................................... 29
str. -2-
08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
1
Prihlásenie do Zákazníckeho programu
Objednávanie zvozu zásielok pomocou Zákazníckeho programu je prevažne pre zákazníkov, ktorí využívajú tieto služby pravidelne. Výhodou tohto spôsobu objednávania je, že si zákazník vytvára sám prehľadnú objednávku prepravy, ktorá je po uložení a odoslaní ihneď prijatá do systému TOPTRANS. K objednávke sa také priradí evidenčné číslo tzv. číslo prepravného listu, pomocou ktorého sa príkazcovi alebo príjemcovi môžu zobrazovať informácie o stave zásielky. Na úvodnej stránke nájdete pod hlavným menu druhú ikonu, ktorá Vám zobrazí okno pre prihlásenie do Zákazníckeho programu. obrázok 1 – Prístup k Zákazníckemu programu
Prístup k Zákazníckemu programu na webových stránkach:
www.toptrans.sk
Najrýchlejší spôsob zobrazovania prihlasovacej stránky do Zákazníckeho programu systému Toptrans je uloženie odkazu http://ora-web.toptrans.cz/admin do ponuky Obľúbené položky v prehliadači Internet Explorer alebo do Záložky v prehliadači Mozilla Firefox atď. obrázok 2 – Prihlásenie do Zákazníckeho programu
Tu sa vpisuje prístupové Užívateľské meno a heslo, ktoré ste dostali od Vášho obchodného zástupcu.
V prípade zabudnutia prístupového hesla, Vám touto ponukou bude zaslané nové heslo, ktoré je automaticky vygenerované na Vašu e-mailovú adresu zadanú v registrácií. Toto heslo je možné si ponechať alebo ho po prihlásení v karte Osobné nastavenia zmeniť.
www.toptrans.sk
08/2014
str. -3-
TOPTRANS EU, a.s.
2
Objednávanie prepravy
Pri tvorbe novej objednávky sa musí vždy zadať nasledujúca informácia: dátum a miesto nakládky, miesto vykládky, kontakty, počet kusov, obal, rozmer (do poznámky) a celková hmotnosť prepravovaného tovaru. Objednávka prepravy sa vypisuje BEZ POUŽITIA DIAKRITIKY! Tu budete upozornený obchodným oddelením Vašej oblasti na Novinky v systému TOPTRANS.
obrázok 3 – Tvorba novej objednávky prepravy Hlavné menu pre výber ponúk.
Voľba pre sledovanie úhrad faktúr v systému TOPTRANS
Okno pre vpisovanie dát objednávky
2.1 Menu - Objednávky 2.1.1 2.1.1.1
Nová objednávka Základné údaje
Dátum nakládky: – určenie termínu zvozu zásielky od odosielateľa Označenie: – táto voľba sa dá využiť niekoľkými spôsobmi a je zobrazovaná pri fakturácií prepravy: a) Užívateľ si označením tvorí vlastnú evidenciu napr. tu uvádza číslo zákazky, dodacieho listu či faktúry. b) Pri zásielke na dobierku sa tu prevažne uvádza Variabilný symbol, pod ktorým je platba prevedená na bankový účet príkazcu do 4 pracovných dní na území ČR a z území SR max. do 10 pracovných dní. Termín: – výber dodacej lehoty, ktorá začína plynúť v 18 hodinu dňa prevzatia zásielky: - Štandard – základná dodacia lehota v SR je doručenie do 24 hodín – základná dodacia lehota v ČR je do 48 hodín, z Bratislavy do 24 hodín – základná dodacia lehota v HU je doručenie do 48 hodín (iný termín nie je možný) - Top Time – doručenie do 12.00 hodín nasledujúceho pracovného dňa tj. „dopoludnia“ - Top Privat – večerné doručenie od 16.00 – 20.00 hodín - Top Weekend – doručenie zásielky v sobotu do 13.00 hodín - Osobní odber – osobné vyzdvihnutie zásielky príjemcom na obslužnom stredisku TOPTRANS - Rozvoz po avizácii – dispečing kontaktuje príjemcu – dohodne termín doručenia, neplatí 24 hod. Plánované doručenie: – táto voľba slúži pre zadanie iného termínu doručenia ako je Štandard Platca: – výber z možností tj. kto bude hradiť prepravu a jeho fakturačné údaje: - Príkazca – adresa príkazcu sa automaticky použije pre fakturáciu prepravy - Príjemca – adresa vykládky príjemcu sa použije pre fakturáciu prepravy - Iný platca – táto voľba sa vyberie, pokiaľ prepravu hradí príjemca a jeho fakturačné údaje sú iné ako adresa vykládky alebo platcom je tretia osoba. Po zvolení tejto voľby, sa tu vpíšu presné fakturačné údaje. str. -4-
08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
Nakládka: - Moje adresa - Iná adresa
– adresa nakládky sa automaticky prepojí s registráciou v Zákazníckom programe – tu sa môže uviesť iné miesto nakládky, ktorá spadá do regiónu domovského strediska Toptrans
obrázok 4 – Formulár pre tvorbu novej objednávky
Dátum nakládky zásielky
Voľba dodacej lehoty prepravy Potvrdenie dodacieho listu príjemcom pri prevzatí tovaru
Výber platcu prepravy
Vyzdvihnutie tovaru pri doručení zásielky u príjemcu a následné doručenie na adresu odesílatele
Voľba pre odvoz starého spotrebiča na zberný dvor
Pri zásielke na dobierku sa tu uvádza variabilný symbol napr. číslo faktúry, číslo zákazky atd., kedy je ďalej údaj zobrazený na faktúre za prepravu zásielky.
Možnosť doručenia v inom termíne než je Štandard Možnosť uvedenia i iného miesta nakládky spadajúceho do regiónu zvozového strediska TOPTRANS
Avizovanie príjemcu vodičom 1 hodinu pred doručením
Možnosť preváženia zásielky na stredisku TOPTRANS
Avizovanie odosielateľa vodičom 1 hodinu pred vyzdvihnutím Automatická avizácia príjemcu SMS správou
Rýchlejšie vyhľadanie príjemcu zo Zoznamu partnerov
Výnos zásielky do 100 kg za asistencie príjemcu Voľba pre prepravu nebezpečných zásielok
Pri vpísaní textu sa zobrazí zoznam pre výber požadovaného mesta
Automatická avizácia príjemcu e-mailovou správou (zdarma)
Zobrazenie strediska objednávky
rozvozového podľa
Možnosť nákupnej tovaru
zadania hodnoty
Počet kusov zásielky Ponuka pre určenie obsahu zásielky i pre neskoršie dohľadanie Napr. výrobné číslo, čerpadlo, dvere, atd.
Výber obalu zásielky (napr. KRT, PAL, SUD, ROLE, SVZ atd.)
Ponuka pre zadanie zásielky na dobierku a prípadne určenie typu dobierky na území ČR a SR
Objem zásielky
Uloženie vytvorené objednávky do ponuky Nepotvrdené objednávky, kde s ňou objednávateľ môže pred odoslaním pracovať
www.toptrans.sk
Celková hmotnosť zásielky
08/2014
Spresnenie podmienok prepravy (napr. hydraulické čelo na vykládku, príjemca len do 15 hod., rozmery zásielky, krehké atd.)
Po zadaní všetkých hodnôt sa zobrazí výška ceny prepravy
str. -5-
TOPTRANS EU, a.s.
Obojsmerná zásielka – pri odovzdaní zásielky príjemcovi je automaticky od neho vyzdvihnutá zásielka, ktorá bude zaslaná späť objednávateľovi zásielky Tel. avizácia príjemcu– avizovanie príjemcu vodičom 1 hodinu pred doručením Tel. avizácia nakládky– avizovanie odosielateľa vodičom 1 hodinu pred vyzdvihnutím (nakládka na inej adrese) Späť dodacie listy – vodič zaistí potvrdenie Dodacieho listu príjemcom, ktorý je následne zaslaný na adresu príkazcu (môžete si zvoliť z možností odoslania späť: fyzicky ; elektronicky + fyzicky ; elektronicky - voľby sú na vyžiadanie) Zberný dvor – voľba pre odvoz starého spotrebiča na zberný dvor pri doručovaní nového spotrebiča (biela technika) SMS avizácia – po zadaní mobilného telefónneho čísla, dostane príjemca automaticky v deň rozvozu zásielky SMS správu obsahujúcu číslo PL, meno a telefónne číslo rozvozového vodiča, prípadne výšku dobierkovej čiastky TOP Comfort – pri doručení zásielky je vodičom za aktívnej asistencie príjemcu vykonaný výnos na poschodie a to zásielky, kde 1 ks nesmie presiahnuť hmotnosť 100 kg TOP Comfort Plus – voľba pre výnos zásielky na poschodie bez asistencie príjemcu (umožnené iba v mestách so sídlom depa Toptrans), kde 1 ks nesmie presiahnuť hmotnosť 100 kg. Službou je zaistene avizovanie príjemcu, rozbalenie a odvoz obalu, odvezenie starého spotrebiča na zberný dvor. ADR – táto služba umožňuje prepravu nebezpečných zásielok na území ČR a SR; objednávateľ tu uvádza UN čísla výrobku, jeho rozdelenie do tried, skupín a ich hmotnosť (voľba je na vyžiadanie) Obrázok 5 - Preprava nebezpečných zásielok režimu ADR
U prepravy nebezpečných látok je objednávateľ prepravy pod režimom ADR povinný zo zákona zadať UN čísla výrobkov a to u všetkých kusov spadajúcich do režimu ADR a týmto informovať o tom přepravce.
Vratný obal
V prípade viacej skupín danej triedy sa objednávateľovi ponúkne zoznam pre rýchlejší výber.
– služba zaistí návrat prázdneho obalu späť k odosielateľovi napr. debna, kanister, atyp. paleta (voľba je na vyžiadanie) Popis vratného obalu k vyzdvihnutiu u príjemcu
Obrázok 6 – Zadanie vratných obalov do objednávky Tu uvediete počet, koľko obalov chcete vrátiť na adresu odosielateľa
Preváženie Colný úrad
2.1.1.2
– v prípade, že objednávateľ nevie presnú hmotnosť kusov, môže použiť voľbu Prevážiť, kedy následne zvozové stredisko zaistí preváženie zásielky. – je umožnený rozvoz zásielky cez colný úrad (voľba je na vyžiadanie)
Miesto vykládky
V tejto časti objednávky sa zadáva presný názov (meno) príjemcu a adresa vykládky. Všetky adresy, ktoré sú následne použité, sa po uložení a odoslaní objednávky automaticky uložia do zoznamu partnerov (viď. str.17 ) Objednávka prepravy sa vypisuje BEZ POUŽITIA DIAKRITIKY! Nájsť / vybrať: str. -6-
– táto voľba sa využíva pre rýchlejšie vpísanie už použitých a uložených adries príjemcu vo spojitosti s tzv. zoznamom partnerov 08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s. obrázok 7 - Vyhľadávanie partnera zo Zoznamu partnerov Možnosť pre odstránenie všetkých údajov z celej adresy vykládky naraz Pod riadkom Nájsť/ vybrať sa pri písaní písmen zobrazuje databáza Zoznamu partnerov. Po výberu dané firmy sa jej uložené údaje vloží do riadku adresy vykládky.
Firma / Názov: Tip!
– tu sa vpíše názov firmy alebo meno a priezvisko súkromnej osoby
Pri písaní názvu firiem, ktoré budete používať častejšie sa snažte rozlišovať adresu vykládky a fakturačnú adresu ako napr.: Adresa vykládky: Amos – Brno, Amos – Olomouc, Amos – Praha atd. Fakturačná adresa: Amos s.r.o. Dôvodom rozlišovania názvu adries firiem je, že názov, ktorý je už raz v Zozname partnerov, sa pri druhom vpísaní neuloží. Je to z dôvodu zamedzenia zdvojení zhodných adries, preto je vhodné pobočky (príjemcovia) rozlišovať napr. mestom v názve alebo číslom. obrázok 8 – Miesto vykládky Pri vpisovaní textu sa začne pod riadkom Mesto / obec zobrazovať zoznam databázy miest v systému TOPTRANS. Kliknutím na mesto, sa jeho názov vloží do riadku a jeho PSČ sa automaticky vpíše do vedľajšieho pola patriace pre PSČ. V prípade zlého výberu musíte opäť začať výberom mesta. Do riadku PSČ sa nedá písať.
Tu sa uvádza telefónne číslo bez medzier a BEZ medzinárodnej predvoľby napr. +420…, +421... Pri uvedení mobilného telefónu bude príjemca na zásielku upozornený v deň rozvozu SMS správou. (služba je zdarma)
Po výberu mesta vykládky sa tu zobrazí rozvozové stredisko systému TOPTRANS. Tu sa uvádza IČO a DIČ v prípade, že príjemca je platca prepravy. Pokiaľ je príjemca súkromná osoba IČO a DIČ sa nevypisuje.
Ulica: Mesto / obec: Tip!
- V riadku Mesto / obec sa pri písaní písmen začnú postupne zobrazovať mestá z databázy systému TOPTRANS, ktoré si objednávateľ kliknutím zvolí. Nezabudnite, že sa mesto vypisuje bez diakritiky. PSČ: Meno: Telefón:
Tip!
– tu vpíšte ulicu či areál miesta vykládky s popisným a orientačným číslom – tu uvediete mesto či obec vykládky
– PSČ sa NEVYPISUJE, po výbere mesta sa vyplní automaticky podľa databázy – meno preberajúcej osoby na vykládke – telefónny kontakt na preberajúcu osobu na vykládke
Pre lepšiu komunikáciu vodiča s príjemcom je vhodné uvádzať telefónne číslo v každej objednávke. Tento údaj je povinný pri zvolení služby Telefonická avizácia príjemcu. Po uvedení mobilného čísla príjemcu, bude použité pre službu SMS avizovanie v deň rozvozu (zdarma). IČO: DIČ: E-mail:
www.toptrans.sk
– v prípade úhrady prepravy príjemcom sa tu uvedie číslo jeho IČ – v prípade úhrady prepravy príjemcom sa tu uvedie číslo jeho DIČ – tu sa uvedie e-mailová adresa príjemcu pre jeho avizovanie v deň zvozu o odoslaní zásielky cez systém TOPTRANS
08/2014
str. -7-
TOPTRANS EU, a.s.
Zákaznícky program umožňuje automatickú Tip! avizáciu príjemcu. Podmienkou je zadanie e-mailové adresy príjemcu do políčka E-mail. V okamžiku naskladnenia zásielky do systému TOPTRANS je príjemcovi odoslaný upozorňujúci e-mail. Správa obsahuje informácie o odoslanej zásielke a odkaz na lokalizáciu zásielky, ktorá sa on-line aktualizuje na základe pohybu zásielky. Táto služba je zdarma. obrázok 9 - Automatická avizácia príjemcu pomocou E-mailové správy Uvedenie názvu objednávateľa zásielky
Text upozorňujúci príjemcu na odoslanú zásielku cez systém TOPTRANS
Odkaz pre zobrazenie ON-LINE stavu zásielky
2.1.1.3
Obsah zásielky
Možnosť zvolenia iného termínu doručenia než je Štandard
V tejto časti objednávky sa zadávajú údaje o odoslanej zásielke. Zadáva sa počet kusov, obal, obsah a rozmery prepravovaných kusov. Pri preprave nadrozmerných zásielok je vždy nutné uviesť rozmery a to do políčka Poznámka, prípadne pri väčšom počte rôznych rozmerov do Pomenovania obsahu. Kus: Obal:
– tu sa uvádza počet prepravovaných kusov – určuje druh obalu prepravovaných kusov (napr. kartón, paleta, zväzok, sud, role, kufor, debna, obálka atd.) – EPAL - žiadosť na návrat palety typu EUR od príjemcu (žiadosť na paletové hospodárstvo pre palety EUR, ktoré sú v pravidelných dohodnutých termínoch vracané odosielateľovi zásielky) Pomenovanie obsahu: – tu sa vypisujú podrobnosti o zaslanom tovare napr. druh, výrobné číslo, výrobok (napr. pračka, chladnička, plech, dvere atd. ) Výber obalu pre prepravovaný tovar
obrázok 10 – Obsah zásielky
Podrobnosti k preprave zásielky napr. výrobné číslo alebo druh tovaru
Do riadku sa uvádza počet rovnakých kusov.
Voľba pre zadanie nákupnej hodnoty tovaru
Pokiaľ je v zásielke viac rôznych kusov napr. KRT a PAL, tak sa použijú dva riadky.
Pokiaľ sa k zásielke prikladajú doklady (napr. dodacie listy, faktúry, výdajky atd.) použije sa pre ne ďalší riadok a zvolí sa XOBALKA (v prípade, že nie sú prilepené na nejakom kuse zásielky alebo vo vnútri kartonu)
Hodnota tovaru: Poznámka:
Tu uvádzajte podrobnosti o preprave napr. rozmer, hydraulické čelo na vykládku či nakládku, krehké, nestohovať, prítomní do max. 14 hodín atd.
– je nákupná hodnota zásielky (max. hodnota 33 000,- € na jednu prepravu) – do Poznámky sa uvádzajú akékoľvek ďalšie podrobnosti k preprave napr. rozmer zásielky, prevádzková doba príjemcu, žiadosť na hydraulické čelo pri vykládke apod.
Obrázok 11 – Voľby pre výber hotovosti u príjemcu
str. -8-
08/2014
Voľba pre www.toptrans.sk
vpísanie iného čísla účtu pre
TOPTRANS EU, a.s. Výber typu dobierky
Dobierka:
– po zvolení tejto voľby, sa zobrazí políčko pre zadanie sumy dobierky na území ČR v CZK alebo na území SR v mene EUR . Voľba výberu hotovosti v CZK na území ČR je umožnené iba po zadaní požiadavky u obchodného zástupcu. Na území ČR a SR máme tieto možnosti dobierok:
Slovenská republika: - EUR – zadanie v €, výber dobierky v € a odvedenie na eurový účet na území Slovenskej republiky Česká republika: - EUR – zadanie v €, výber v CZK, odvedenie v € na eurový účet na území Slovenskej republiky (prepočet vybranej čiastky sa prevedie na základe aktuálneho kurzu VÚB banky www.vub.cz) - Kč – zadanie v CZK, výber v CZK, odvedenie dobierky v CZK na účet na území Českej republiky - Kč SR – zadanie v CZK, výber v CZK, odvedenie dobierky v CZK na účet v CZK na území Slovenskej republiky (povinné údaje: názov a mesto banky, IBAN, SWIFT, číslo účtu- voľba je na vyžiadanie) Iné číslo účtu:
Variabilný symbol:
2.1.1.4
– po zvolení tejto voľby, sa zobrazí políčko pre zadanie iného čísla účtu, ktorý bude uprednostnený pred účtom v registrácií systému TOPTRANS pre odoslanie dobierkovej čiastky (voľba je na vyžiadanie) – uvedené číslo sa uprednostní, pred riadkom Označenie, ako VS pre odoslanie dobierkovej čiastky na č.ú. objednávateľa (voľba je na vyžiadanie, po zapnutí sa voľba zobrazí pod riadkom Označenie)
Cena prepravy
Prepravné je vypočítané na základe celkovej hmotnosti zásielky a vzdialenosti. Jednotlivým hmotnostiam je pridelený kubický rozmer. Tento údaj sa nevypisuje, program ho priraďuje automaticky na základe zadanej hmotnosti, pokiaľ nie je dohodnuté inak. V prípade, že požadujete zobrazovať cenu s DPH, kontaktujte Vášho oblastného obchodného zástupcu. obrázok 12 – Cena prepravy a celková hmotnosť zásielky Tu sa uvádza celková hmotnosť zásielky
Táto voľba sa vypočíta automaticky (zákazník nevypisuje)
Po vpísaní všetkých povinných údajov do formulára Objednávky, sa tu zobrazí cena prepravy bez DPH.
Voľba uložiť presunie vytvorenú objednávku do ponuky Nepotvrdené objednávky. Tu v prípade potreby objednávateľ môže s objednávkou opäť pracovať.
Pri druhej objednávke sa zobrazí voľba Potvrdiť a odoslať objednávky. Pri tvorbe dávky nie je vhodné túto voľbu používať.
Voľba pre okamžité odoslanie vytvorenej objednávky na dispečing bez možnosti neskoršej opravy.
2.1.2
Nepotvrdené objednávky
Po dokončení objednávky a jej uložením, sa objednávka presunie do ponuky Nepotvrdené objednávky. Tu je ju možné upraviť, zmazať (stornovať) nebo Potvrdiť a odoslať do systému TOPTRANS. www.toptrans.sk
08/2014
str. -9-
TOPTRANS EU, a.s.
K uloženej objednávke je priradené číslo Prepravného listu, pod ktorým sa zásielka v systému TOPTRANS prepravuje tzv. číslo „PL“. obrázok 13 – Presun vytvorenej objednávky do ponuky Nepotvrdené objednávky Počet uložených objednávok
Voľba pre odstránenie iba niektorých uložených objednávok
Ponuky pre úpravu alebo odstránenie objednávky pred odoslaním
Priradené číslo prepravného listu
1
Voľba odoslanie objednávky systému TOPTRANS.
pre do
2 obrázok 14 – Po odoslaní objednávky sa zobrazí ručný výber pozície štítku, bez ktorého sa odoslanie objednávky nedokončí
Po voľbe Potvrdiť a odoslať objednávky sa zobrazí ponuka pre ručný výber pozície prvého štítku pre tlač, kedy na základe tohto výberu sa budú dané štítky od tohto miesta tlačiť v menu Tlač / Archív. Po dokončení odoslania objednávky výberom pozície štítku, je užívateľovi na jeho zaregistrovanú e-mailovou adresu odoslaná kópia Zasielateľského príkazu, súpisky a štítku, prípadne súpisky ADR, ktorá slúži pre spätnú kontrolu a súčasne dôjde k ich uloženiu do ponuky Tlač/archív pre ich neskoršie prehliadanie a tlač.
str. -10-
08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
2.1.3
Vyhľadávanie zásielok
Táto ponuka slúži k vyhľadávaniu spracovaných zásielok v systému TOPTRANS. Vyhľadávanie je umožnené pomocou rôznych dotazov podľa požiadavkou užívateľa. Táto voľba slúži k vyhľadávaniu objednávok, ktoré boli vytvorené iba daným objednávateľom, tzn. objednávky, ktoré sú uložené v jeho sekcii Archív. obrázok 15 – Vyhľadávanie z už objednaných prepráv Tu môžeme uviesť číslo prepravného listu
Môžeme uviesť i stav objednávky
Tu sa uvedie dátumové rozpätie: od kedy do kedy
Vyhľadanie príjemcu
Tu môžete uviesť vaše číslo označenia, tj. zákazky, faktúry, variabilného symbolu apod.
Tlačidlo pre potvrdenie vyhľadania prepravy
podľa
názvu
Možnosti zoradenia vyhľadaných dát
obrázok 16 – Vyhľadanie zásielky podľa zadaných dotazov Tu nájdete potvrdeného DL
skan
Tlač celkového prehľadu o doručení zásielky
Zobrazenie detailov doručenia zásielky napr. obsah zásielky, vykládka, číslo a meno rozvozového vodiča, dátum doručenia, meno príjemcu atd.
Grafické znázornenie prevzatia zásielky tzv. SCAN. Tento SCAN je typ súboru .JPG a ide ho vytlačiť či odoslať emailom.
Grafické znázornenie prevzatia zásielky tzv. SCAN obsahuje tieto údaje: -
www.toptrans.sk
08/2014
meno preberajúcej osoby dátum a čas prevzatia podpis a pečiatka
str. -11-
TOPTRANS EU, a.s.
2.1.4
Importy a exporty súborov s dátami objednávok
Zákaznícky program umožňuje užívateľom nielen vpisovanie objednávok ručným spôsobom, ale i možnosť importov a exportu dát v súboroch typu XML. Tieto údaje musia splňovať podmienky pre prenos dát, ktoré sú dané štruktúrou tohto programu. Po týchto vstupoch sú dávky uložené do Nepotvrdených objednávok, kedy ich objednávateľ iba potvrdí a odošle do systému TOPTRANS.
2.1.4.1
Import súboru XML
Ponuka slúži pre importovanie objednávok z rôznych programov, ktoré umožňujú export dát. Možnosti Vášho programu prediskutujte s Vašim IT programátorom. Vstupný súbor musí byť v tvare XML, kedy štruktúra pre import musí byť dodržaná podľa našich požiadaviek. Pokiaľ pri importovaní dôjde k chybnému prenosu, môže tu následne objednávateľ dávku v ponuke Nepotvrdené objednávky upraviť. Obrázok 17 Príklad štruktúry importu pre XML
Príklad štruktúry súboru XML pre import dát do Zákazníckeho programu
Pre nastavenie možnosti importu dát súborom XML kontaktujte vášho oblastného obchodného zástupcu.
2.1.4.2
Export do súboru XML
V prípade, že objednávateľ spracované informácie požaduje archivovať vo svojom programe, dokáže Zákaznícky program exportovať dáta do súboru XML. Obsahom tohto súboru sú údaje objednávky s číslom prepravného listu, ale i údaje o doručení zásielky (meno a čas prevzatia zásielky). Pre možnosť exportu dát do súboru XLM kontaktujte vášho oblastného obchodného zástupcu.
2.1.4.3
Ďalšie voľby pred odoslaním objednávok do systému TOPTRANS
Pred odoslaním objednávok existujú ďalšie možnosti, ktoré Zákaznícky program ponúka: Stiahnuť / Vytlačiť štítky:
Štítky v CSV:
Stiahnuť / Vytlačiť Zasielateľský príkaz: Stiahnuť / Vytlačiť Súpisku: Odoslať vybrané objednávky:
Označíte objednávky, u ktorých chcete štítky vytlačiť, a následne zvolíte túto voľbu. Štítky sa zobrazia v súbore PDF, odkiaľ ich vytlačíte a polepíte kusy zásielky ešte pred odoslaním dávky do systému TOPTRANS (pri zmene kusov nezabudnite dáta obnoviť a kusy prelepiť). Označíte objednávky a zvolíte tuto voľbu. Dáta týchto objednávok sa exportujú do súboru CSV, ktorý slúži pre tlač dát na špeciálnych tlačiarňach, ktoré túto funkciu podporujú. Označíte objednávky, u ktorých chcete vytlačiť Zasielateľský príkaz a následne zvolíte túto voľbu. Označíte objednávky, u ktorých chcete vytlačiť Súpisku a následne zvolíte tuto voľbu. Táto voľba umožňuje odosielať iba niektoré z pripravených objednávok z dávky do systému TOPTRANS (nezabudnite, že ostatné objednávky v dávke zostanú a nie sú objednané).
Pri požiadavkách na využívanie niektorých z týchto volieb, kontaktujte vášho oblastného obchodného zástupcu. str. -12-
08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s. Obrázok 18 – Možnosti spracovania objednávok
Rôzne možnosti pred odoslaním objednávky
Možnosť odoslať niektoré objednávky
iba
Obrázok 19 – Voľba pre odoslanie spresnenie k zvozu zásielok
Objednávka zvozu zásielky: Ďalšiu funkciu, ktorou Zákaznícky program ponúka, je možnosť odoslania informačného emailu ohľadne zvozu zásielok ešte pred vytvorením konkrétnych objednávok. Jedná sa o upozorňujúci email na väčšie množstvo zásielok než je obvyklé. Táto funkcia nenahradzuje objednávky do systému Toptrans, ktoré objednávateľ i tak vždy musí následne vytvoriť. (voľba je na vyžiadanie)
Prepojené údaje z registrácie objednávateľa.
V systému TOPTRANS je stále možnosť kontaktovať domovské stredisko Toptrans priamo emailovou správou. Možnosť odoslania CSV súboru:
Po odoslaní dávky s objednávkami, sa následne odosiela súbor typu CSV na zadanou emailovou adresu. Tento súbor obsahuje čísla všetkých objednávok a ich označenia. (voľba je na vyžiadanie).
API rozhranie pre E-shopy:
Pre zistenie ceny prepravy, je možné použiť API rozhranie, ktoré je možné implementovať do zákazníckych systémov, popis rozhrania je uvedený na adrese: http://ora-web.toptrans.cz/admin/popis_api_cena.html
Poradie objednávok:
Základné radenie vytvorených objednávok v dávke je podľa pridania. Pokiaľ požadujete pre lepšiu prehľadnosť iné je možné si vybrať z nasledujúcich variant : (voľba je na vyžiadanie)
www.toptrans.sk
08/2014
str. -13-
TOPTRANS EU, a.s.
2.1.5
Tlač / archív
Všetky vytvorené a odoslané objednávky sa automaticky presúvajú do ponuky Tlač / archív. V tejto ponuke sa dajú objednávky prehliadať alebo tlačiť v súboroch .PDF. K tlači sa použije ponuka prehliadača, v ktorom Zákaznícky program ovládate. Pri tlači štítkov je nutné mať zadané Meradlo stránky „Žiadne“. V prehľade je archivované Zasielateľský príkaz, súpiska a štítky, prípadne súpiska ADR (služba je na vyžiadanie). obrázok 20 – Tlač / archív už odoslaných objednávok Pri odoslaní viac dávok v jednom dni má každá z nich svoju evidenciu času odoslania
Zasielateľský príkaz, kde je zobrazený súhrn objednávky
Štítok pre polepenie kusu zásielky, obsahujúci potrebné údaje pre prepravu
Pri zásielkach ADR je v archívu presný prehľad podľa zadania
obrázok 21 – Zasielateľský príkaz obsahujúci údaje objednávky
Objednávateľ prepravy
Príjemca zásielky
Rozvozové stredisko
Detaily poznámky
Miesto nakládky
Platca prepravy Číslo prepravného listu
str. -14-
Cena prepravy
08/2014
Zvolené príplatkové služby
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
2.2 Nahlášky prepravy V Zákazníckom programe je možné vytvárať objednávky prepravy s požiadavkou nakládky z inej oblasti než obsluhuje domovské stredisko TOPTRANSU objednávateľ a to v rámci celej ČR. Tieto objednávky sa nazývajú NAHLÁŠKY. Postupy pre objednávanie nahlášky, jej následné uloženie i archivovanie sú rovnaké ako pri tvorbe objednávky prepravy. Ku každej nahláške, po jej uložení, sa priradí podacie číslo začínajúce písmenom K. Za lomkou tohto podacieho čísla je vždy číslo zvozového strediska napr. K0000324/805 (805 – je stredisko Bratislava, 815 – Trenčín, 825 – Nitra, 895 – Košice atd. ) Tip!
Garancia vyzdvihnutia zásielky z inej oblasti SR, v ten samý deň, je možné pri objednaní prepravy do 10 hodín a v mestách so sídlom stredísk Toptrans do 12 hodín. Do poručujeme vám po objednaní prepravy si emailovou správou overiť, či dané stredisko zvoz realizuje. (zoznam stredísk nájdete na str. 30-31) obrázok 22 – Objednanie prepravy z iného mesta v Slovenskej republike
Slúži pre vytvorenie novej Nahlášky na zvoz zásielky z ktorejkoľvek časti Slovenskej republiky. Podmienky zvozu zásielky z Českej republiky riešte s domovským strediskom systému TOPTRANS.
Objednávky zo zvozom zásielok z územia Českej republiky je možne týmto spôsobom takisto objednať. Pre tieto prepravy si samozrejme presný postup dohodnite s obchodným zástupcom domovského strediska systému TOPTRANS. Iba ten vám zaručí zachovanie rovnakých fakturačných podmienok. Pri tvorbe Nahlášky sa postupuje rovnako ako pri tvorbe objednávky. Vo formulári pre Novú nahlášku sú automaticky zobrazené riadky pre vypísanie adresy nakládky, vykládky a platca prepravy. Ďalej aj tu objednávateľ môže využiť rýchlejší voľby pre vloženie adries partnerov a to pomocou riadku Nájsť / vybrať. Nová nahláška: Nepotvrdené nahlášky: Vyhľadávanie nahlášok: Tlač / archív:
– slúži pre vytvorenie novej prepravy tj. nahlášky z ktorejkoľvek časti SR – slúži k úprave a odoslaní vytvorenej nahlášky do zvozového strediska TOPTRANS – slúži k prehľadávaniu archívu odoslaných nahlášok a zobrazení ich podrobností – slúži k tlači či pozeraní odoslaných nahlášok
Pre možnosť importu či exportu dát do súboru XML kontaktujte vášho oblastného obchodného zástupcu.
www.toptrans.sk
08/2014
str. -15-
TOPTRANS EU, a.s. obrázok 23 – Tvorba Novej nahlášky zvozu z iného strediska na území Slovenskej republiky Potvrdenie dodacieho listu príjemcom pri prevzatí tovaru Dátum pre nakládku zásielky
Pri zásielke na dobierku sa tu uvádza variabilní symbol napr. číslo faktúry, číslo zákazky atd.
Voľba dodací lehoty prepravy Možnosť preváženia zásielky na stredisku TOPTRANS
Vyzdvihnutie tovaru pri doručení zásielky u príjemcu a následné doručenie na adresu odesílatele
Výnos zásielky do 100 kg za asistencie příjemce Avizovanie príjemcu vodičom 1 hodinu pred doručením
Zadanie prepravy v režime ADR
Automatická avizácia príjemcu SMS správou
Voľba pre odvoz starého spotrebiču na zberný dvor
Rýchlejšie vyhľadanie zo Zoznamu partnerov
Zobrazenie rozvozového strediska podľa objednávky
Pri vpísaní textu sa zobrazí zoznam pre výber požadovaného mesta
Automatická avizácia príjemcu e-mailovou správou
Údaje o platcovi
Možnosť zadávania hodnoty tovaru
Počet kusov zásielky Výber obalu zásielky (napr. KRT, PAL, SUD, ROLE, SVZ )
Ponuka pre u presnenie obsahu zásielky napr. pračka, čerpadlo, dvere, výrobne číslo atd.
U presnenie podmienok prepravy (napr. hydraulické čelo na vykládku, príjemca jen do 15 hod, rozmery zásielky atd.)
Po zadaní všetkých hodnôt sa zobrazí cena prepravy
Obj. zásielky Uloženie vytvorenej nahlášky do ponuky Nepotvrdené nahlášky, kde ju pred odoslaním môžete upraviť
str. -16-
Ponuka pre zadanie výšky dobierky na území SR 08/2014
Celková zásielky
váha
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
2.3 Partneri 2.3.1
Zoznam partnerov
Ponuka Partneri slúži pre evidenciu adries príjemcom. Tie sa tu automaticky ukladajú pri odoslaní objednávky alebo ich užívateľ zadáva vyplnením ponuky Pridať partnera. Uloženú adresu je možne zmeniť pomocou ponuky Upraviť, prípadné odstrániť pomocou voľby zmazať. obrázok 24 – Evidencie adries v Zozname partnerov
Ponuka pre rýchlejšie vyhľadávanie partnera
Zrušení zapnutého filtru
Tu je možné uloženú adresu opraviť
Voľba pre rýchlejšie označenie viac adries napr. u odstránení
Ponuka pre rýchlejšie vkladanie adries pomocou číselnej rady alebo textu
Tu sa adresa odstraňuje zo zoznamu
Rýchlejšie vyhľadávanie uloženie adresy je možné pomocou Filtru. Do riadku sa uvedú začiatočné písmena hľadaného partnera a zvolí sa voľba Nastaviť. Táto voľba vyhľadá adresy, ktoré spĺňajú zadaný dotaz. Tip!
Použitím už uloženej adresy je vpísaním ich prvých písmen do riadku Nájsť / vybrať v objednávke, kde sa postupne zobrazí zoznam už uložených partnerov podľa daného zadania. Kliknutím myšou na požadovaného partnera sa jeho údaje uložia do objednávky. Ďalšie možností vloženie už uloženej adresy do objednávky je pomocou ponuky ALIAS (skratka). Je to ponuka, pomocou ktorej si príkazca môže adresy príjemcu rozlišovať textovou skratkou alebo pomocou čísla. Celkový počet adries na jednej strane je max. 100. Adresy sú zoradené podľa abecedy vzostupne.
Tip!
Vloženie adresy partnera pomocou Aliasu je podobné ako podľa názvu. Do riadku Nájsť / vybrať v objednávke vypíšte textovú skratku alebo číslo partnera, pomocou ktorého sa vám postupne zobrazí zoznam už uložených adries podľa vami zadanej podmienky. Kliknutím myšou na požadovaného partnera sa jeho údaje vložia do objednávky.
www.toptrans.sk
08/2014
str. -17-
TOPTRANS EU, a.s.
obrázok 25 - Vloženie adresy partnera pomocou Aliasu Zoznam ponúknutých partnerov podľa zadanej podmienky a to č. 1
2.3.2
Pridať partnera
Tato ponuka slúži k uloženiu novej adresy partnera, bez toho aby sa vytvárala z objednávky prepravy. Po vyplnení údajov zvolíme voľba Uložiť. Zadané údaje sa budú zobrazovať po vložení partnera do objednávky vrátane ponuky obalu, pomenovania obsahu, SMS avizácie atd. obrázok 26 – Ponuka pre uloženie novej adresy partnera s nastavením základných volieb Tu sa vpisuje číselná rada v prípade, že je príkazca zvyknutý si vkladať partnerov pod evidenčnými číslam. Napr. 10, 126, 10506 alebo textové skratky
Údaje potrebné v prípade platcu prepravy.
Voľba automatického upozornenia príjemcu pomocou e-mailovej správy o odoslaní zásielky.
Ponuka pre automatické zobrazenie zadaného označenia vždy v Novej objednávke prepravy.
U novo ukladaných partnerov je možné nastavovať i základne požiadavky, ktoré sa budú zobrazovať zvolené vždy po vložení partnera do novej objednávky. Ako napr. : - Obojsmerná zásielka - Avizovať príjemcu 1 hodinu pred doručením - Späť dodacie listy potvrdené príjemcom - SMS avizácia príjemcu v deň rozvozu zásielky
Tu sa nastavuje základný typ obalu – napr. KARTON, PALETA, ROLE, SUD, KUFR, XOBALKA apod.
Voľba pre uloženie nového partnera
str. -18-
Pomenovanie obsahu prepravované zásielky (napr. čerpadlo, motor, pračka, dvere, okno, tyč atd.)
08/2014
Poznámky napr. rozmer zásielky, príjemca do max. 15 hodín, vykládka s hydraulickou plošinou, krehké, nestohovať, apod.
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
2.4 Ďalšie služby Tato ponuka obsahuje ďalší doplnkové služby tykajúce sa vytvorených či budúcich objednávok, reklamácii či prevádzkových záležitostí.
2.4.1
Výpočet ceny prepravy
Pre výpočet ceny prepravy je nutné zadať miesto nakládky, miesto vykládky a celkovú hmotnosť zásielky. Výber obce sa potvrdzuje klikom na voľbu myšou tj. musí sa načítať PSČ. Pri zvolení nadštandardných služieb sa budú k cene prepravy pripočítavať príplatky za tieto služby. obrázok 27 – Ponuka pre zistenie ceny prepravného pre objednávateľa Zvolenie telefonickej avizácie príjemcu 1 hodinu pred doručením zásielky
Výber dodacej lehoty pre prepravu zásielky
Zvolenie odvozu starého spotrebiča na zberný dvor
Zvolenie služby výnosu s asistenciou príjemcu
zásielky
Zvolenie vrátenia paliet typu EUR späť odosie.
Zvolenie služby späť potvrdený dodací list
Zvolenie prepravy na dobierku Vpísanie mesta pre zvoz zásielky.
Po zvolení mesta sa zobrazí obslužné stredisko systému TOPTRANS
Okno sa vypisuje bez diakritiky!
Možnosť výpočtu v mene € pre SR. Mena Kč je iba pre prepravy na území Českej republiky
Celková hmotnosť zásielky
voľba pre Nový výpočet
Kubatúra sa vyplní automaticky
Tip
Po zvolení údajov sa tu zobrazí cena prepravy.
Po vypísaní prvých písmen názvu sa zobrazuje zoznam so zhodnými znaky z nich príkazca môže, po kontrole PSČ, vybrať správne mesto pre nakládku či vykládku. I tu sa vpisujú dáta bez diakritiky. Cena prepravy, z Českej republiky do Slovenskej republiky, sa zobrazuje v mene EUR bez DPH. Tato suma je už prevedená podľa kurzového lístku meny EUR k danému dátumu výpočtu. Každý deň je kurzový lístok v tomto výpočte obnovovaný podľa ČNB/NBS. Platca prepravy zo SR je vždy partner so sídlom v Slovenskej republike, ktorému bude následne preprava zo SR vyfakturovaná a to so zachovaním fakturačných podmienok, ktoré má dohodnuté s oblastným strediskom. Pre povolenie tejto možnosti a dohodnutie podmienok, kontaktujete prosím obchodného zástupcu zo strediska vo Vašom regióne. www.toptrans.sk
08/2014
str. -19-
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.2
Zahraničný dopyt
Tato ponuka slúži pre dopyt do akéhokoľvek štátu v zahraničí. Systém TOPTRANS ponúka širokú škálu možností exportu/importu zásielok do/zo zahraničia. Dopyt môže príkazca dopytovať napr. emailom, faxom ale tiež pomocou Zákazníckeho programu. K tomu slúži formulár Zahraničné dopyty (voľba je na vyžiadanie). Obrázok 28 - Ponúka pre dopyt zahraničnej prepravy
Hrubo zafarbené riadky sú pre dopyt prepravy povinné
Riadky pre vyplnenie dopytu do zahraničia . Po odoslaní vám dispečing obratom zašle cenu prepravy na vašu emailovú adresu z registrácie Zákazníckeho programu
Každý kus zásielky musí mať uvedený svoj rozmer
Voľba pre odoslanie dopytu na e-mail domovského dispečingu tj.:
[email protected]
Pri zahraničných dopytoch/objednávkach v systému TOPTRANS máte tiež možnosť kontaktovať domovské stredisko Toptrans emailovou správou. Do emailu uvádzajte tieto povinné údaje: - nakládka: - vykládka: - počet kusou: - rozmer každého kusu: - hmotnosť každého kusu: - obal každého kusu: - druh (popis) prepravovaného tovaru: - hodnota tovaru:
mesto, PSČ, štát mesto, PSČ, štát (pri objednávke i telefónny kontakt na príjemcu) (celkový počet) (d x š x v cm) (kg) (napr. kartón, paleta, bedňa, pneu, atd.) (lekárske zariadenie, chladnička, sita apod.) uvádzajte vždy iba v mene EUR (neuvádzajte v Kč, USD atd.)
V prípade neuvedení týchto údajov, nie je možné Váš dopyt/objednávku spracovať. Dopyty na leteckú, námornú alebo kamiónovú dopravu, môžete odoslať Toptrans Špedícii na emailovou Tip adresu:
[email protected] alebo kontaktovaním na telefónom čísle +421 901 717 401. str. -20-
08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.3
Faktúry
V tomto menu sú evidovane faktúry, ktoré sú odoslané príkazcovi pomocou elektronickej fakturácie. V evidencií nájdete nielen faktúry, ale tiež prílohy s detailmi prepravy a to v súboroch .PDF a .CSV. Faktúry a prílohy tu zobraziť, uložiť na disk alebo vytlačiť (voľba je na vyžiadanie). Obrázok 29 – Menu faktúry
Zobrazenie faktúr za určité obdobie
Zobrazenie detailu fakturácie preprav
2.4.4
Saldo – prehľad faktúr
V tejto ponuke sa nachádzajú evidencie nezaplatených faktúr objednávateľa v systéme TOPTRANS. Zobrazujú sa tu faktúry, ktoré sú po splatnosti alebo pred splatnosťou. Pokiaľ ich nenájdete vo vašom účtovníctve, môžete si kópie vyžiadať u domovského strediska alebo pri využívaní elektronickej fakturácie vytlačiť v menu FAKTURY. Nezaplatené faktúry zoradené vzostupne.
sú
Obrázok 30 – Menu SALDO – prehľad nezaplatených faktúr objednávateľa
V prípade evidencie faktúr po splatnosti sa v hornej časti zobrazí upozornenie na danú situáciu.
www.toptrans.sk
08/2014
str. -21-
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.5
Zadanie reklamácie
Pre jednoduché zadanie reklamácie je v Zákazníckom programe vytvorený formulár, ktorý je po vyplnení zaslaný na e-mailovú adresu domovského strediska Toptransu. Toto stredisko zaistí všetky kroky potrebné pre reklamáciu a objednávateľ prepravy bude informovať o priebehu danej reklamácie. obrázok 31 – Formulár pre zaslanie údajov k uplatneniu zistenej reklamácie Údaje o objednávateľovi prepravy sú tu zobrazené už podľa registrácie v systéme TOPTRANS.
Názov zásielky
príjemcu
Údaje o zásielke a jej poškodení
Možnosti zásielky
poškodenia
Tu je možné priložiť fotografickou dokumentáciu poškodenej zásielky. Tieto súbory sa ukladajú do formuláru pomocou voľby Prechádzať
voľba pre tlač vyplneného formulára pred jeho odoslaním
Voľba pre potvrdenie odoslaní vypísaného formulára na domovskej stredisko TOPTRANS
Reklamácie je nutné uplatniť bez zbytočného odkladu, najneskôr však v lehote do 6 mesiacov od dna prevzatí zásielky k preprave. K reklamácií musí byť pripojený zápis o škode a ďalšie doklady, z ktorých musí byť zrejmý rozsah a finančne vyčíslenie škody. Pokiaľ pri doručení zásielky vykazuje zjavné poškodenie, je objednávateľ povinný zaistiť, aby táto skutočnosť bola zapísaná pri doručení do prepravného dokladu (prepravného listu). Za zjavné poškodenie sa taktiež považuje neúplnosť zásielky. Pokiaľ zásielka vykazuje skryté poškodenie, je objednávateľ povinní túto skutočnosť oznámiť vo vnútroštátnej preprave v lehote do troch pracovných dní od dňa , kedy bola zásielka doručená a v prípade prepravy do ČR v lehote do sedem pracovných dní od dňa doručenia zásielky (viac viď. Zasielateľské podmienky Toptrans na adrese www.toptrans.sk v menu k stiahnutiu). str. -22-
08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.6
Označenie zásielok
Nielen do objednávky prepravy objednávateľa vypisujeme ako sa ma so zásielkou manipulovať, ale tiež by ich mali správne označiť. Systém TOPTRANS ponúka možnosť využitia manipulačných značiek na štítky, ktoré sú objednávateľovi doručené zadarmo. Obrázok 32 – Možnosti označovania kusu zásielky
Po zvolení príslušného označenia sa súbor .PDF otvorí a objednávateľ môže na stránku A4 štítky vytlačiť a polepiť nimi kusy zásielky
2.4.7
Objednanie štítkov
Voľba Objednanie štítkov slúži k upozorneniu domovského strediska TOPTRANS, že vám dochádzajú samolepiace štítky k označovaniu zásielok. Po odoslaní tejto objednávky Vám budú nové štítky doručené vodičom nasledujúci deň. obrázok 33 – Formulár pre objednanie nových štítkov
Voľba pre odoslanie požiadavky objednaní štítkov na oblastné stredisko TOPTRANS. Po zvolení tejto voľby sa zobrazí v hornej časti obrazovky potvrdzujúca veta tejto požiadavky.
Domovské stredisko dostane toto upozornenie nové štítky vám budú doručene v čo najkratšom čase
www.toptrans.sk
08/2014
str. -23-
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.8
Aktuálne
Jedná sa o ponuku pre informovanie zákazníkov o novinkách systému Toptrans. Ponuka Aktuálne sa nachádza vždy žlto podfarbená vo formulári Nová objednávka a Nová nahláška v hornej časti. Táto novinka obsahuje vždy poslednú aktuálnu informáciu, ktorú tu zadalo obchodné oddelenie domovského strediska. obrázok 34 - Ponuka Aktuálne
Novinka obsahuje podrobnosti v súbore
Voľba informujúca objednávateľa o novinkách v systéme TOPTRANS
Voľba uzatvorenie Novinky
pre
Tu si zobrazíte celú novinku
Tieto novinky sú archivované pre prípad, že si ich objednávateľ bude chcieť neskôr zobraziť. Uložené sú tu do doby, než ich obchodné oddelenie neodstráni. obrázok 35 - ponuky Aktuálne – je archív noviniek systému Toptrans
Obchodný zástupca danej oblasti TOPTRANS môže využívať voľbu Aktuálne ako informačný kanál pre svojich partnerov a uvádzať tu nové informácie o systému TOPTRANS.
2.5 Nápoveda 2.5.1
Užívateľský manuál
Tato ponuka obsahuje informácie k obsluhe aplikácie TOP-WEB tj. Zákaznícky program. Nájdete tu informácie o objednaní prepravy, objednaní štítkov i o programoch ktoré sú testované pre správnou funkciu Zákazníckeho programu. Ďalej sú tu umiestnené dôležité formuláre systému TOPTRANS.
str. -24-
08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s. obrázok 36 – Manuál k ovládaniu Zákazníckeho programu systému TOPTRANS
Zobrazení Užívateľského manuálu a možnosť následného uložení do PC v súbore .PDF
Možnosť zobrazení a uložení Zasielateľských podmienok platných pre prepravu zásielok v systému TOPTRANS
3
Reporty
Ponuka umožňuje zobraziť podľa požiadavky objednávateľa údaje o prepravách. V prehľade je možné zadať akékoľvek dáta z objednávky. Tento report je možné exportovať do súboru typu CSV. Táto ponuka sa v štandardnom prihlásení nezobrazuje (voľba je na vyžiadanie). Obrázok 37 - Reporty zásielok
Po zapnutí voľby Reporty sa zobrazí karta REPORTY na druhom mieste.
voľba pre export dát
Do prehľadu sa zvolia údaje podľa požiadaviek objednávateľa. V prípade záujmu kontaktujte oblastného obchodného zástupcu systému TOPTRANS.
4
Osobné nastavenia
4.1 Zmena údajov Táto ponuka slúži pre zmenu údajov registrovaného objednávateľa. Tu sa môže meniť adresa - ulica, heslo, IČO, DIČ, e-mailová adresa na zasielanie potvrdenej objednávky, meno referenta alebo telefónny kontakt referenta. Jediné čo tu objednávateľ nemôže zmeniť je mesto sídla spoločnosti a názov. Tento údaj môže zmeniť len obchodní zástupca ktorý zriadil túto registráciu, ktorého by ste mali tiež informovať o prípadných tu prevedených zmenách e-mailom na jeho adresu.
www.toptrans.sk
08/2014
str. -25-
TOPTRANS EU, a.s. obrázok 38 - Osobné nastavenie
Druhá karta Osobné nastavenie slúži pre zmenu dát objednávateľa
Voľba pre zmenu prístupných registračných údajov objednávateľa.
Možnosť pre nastavenie doby automatického odhlásenia pri nečinnosti v programe
4.2 Nastavenie objednávok Tu si objednávateľ nastavuje východiskový text pre všetky objednávky, ktoré následne vytvorí. Nastavuje sa tu východiskový obal zásielky (kartón, paleta, kus atd.), pomenovanie obsahu (čerpadlo, dvere, atd.), poznámky (hydraulické čelo na nakládku či vykládku, rozmer 120x80 cm, vykládka do 14 hod. atd.). V tejto ponuke sa tiež nastavuje východisková adresa platcu, nakládky či vykládky. Tieto adresy sú zobrazené automaticky v každej objednávke, kedy jej ich adresa je vložená zo Zoznamu partnerov. Obrázok 39 - Nastavenie možnosti Objednávky
Ponuka pre nastavenie v prvom riadku v objednávke.
obalu každej
Ponuka pre nastavenie pomenovania obsahu v prvom riadku v každej objednávke.
Ponuka Ručný výber pozície pre prvý štítok je voľba možnosti výberu pozície prvého štítku pre tlač pri odoslaní vytvorenej objednávky. Automaticky je tu zvolená voľba ANO. Následne sa štítky tlačia v Ponuke Tlač / archív.
Pri požiadavke vždy späť potvrdený DL sa tu tato voľba zapne automaticky v každej objednávce
str. -26-
08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
5
Kontaktný formulár
Kontaktný formulár slúži pre rýchlejší spôsob upozornenia domovského strediska na problém v odoslanej objednávke. Tu si môžete vybrať z dvoch možností:
5.1 Kontaktovanie domovského strediska Pomocou tejto voľby môžete kontaktovať domovské stredisko a napísať mu akýkoľvek problém vo vami odoslanej objednávke, bez toho aby ste vypisovali adresu strediska. Jedná sa o rôzne situácie napr. zmena dobierkovej sumy, zmena miesta vykládky, zmena dodacej lehoty, zmena času nakládky, zmena počtu kusou, doplnenie telefónneho čísla atd.. Pri tejto komunikácii vždy uvádzajte číslo prepravného listu, ktoré sa vám po odoslaní objednávky vytvorilo. Klasický spôsob upozornení domovského strediska na zmeny v objednávke e-mailovou správou samozrejme ostáva ako ďalšia možnosť. Tretia karta je ponuka pre kontaktovanie zo Zákazníckeho programu
obrázok 40 - Kontaktný formulár
Údaje objednávateľa a jeho e-mailová adresa, na ktorú mu bude zaslaná odpoveď
Výber z možností kontaktovania: oblastne stredisko TOPTRANS oddelenie pre technický dotaz dotaz Tu sa vypíše text vzniknutého problému
Tu môžete priložiť kópiu objednávky alebo textový súbor s uvedenými zmenami
Voľba pre odoslanie formulára
5.2 Kontaktovanie programátora – Technický dotaz Táto ponuka slúži pre kontaktovanie programátora systému TOPTRANS pri komplikáciách s funkčnosťou Zákazníckeho programu u vašej spoločnosti. Po odoslaní budete kontaktovaný a váš problém vám programátor pomôže vyriešiť.
www.toptrans.sk
08/2014
str. -27-
TOPTRANS EU, a.s.
6
Vyhľadávanie informácií o zásielke
Ponuka Vyhľadávanie zásielky slúži pre vyhľadávanie informácií o prepravovanej zásielke. V deň zvozu/rozvozu zásielky sa tu zobrazí telefónne číslo vodiča, po doručení zásielky je tu uvedené meno príjemcu, dátum a čas prevzatia zásielky. Ďalej po doručení zásielky na nasledujúci deň tu nájdete dátum odoslania dobierkovej čiastky na účet objednávateľa. Vyhľadávanie je možne podľa čísla prepravného listu, čísla kusu či označenia objednávateľa. obrázok 41 – Ponuka pre vyhľadávanie informácií o prepravované zásielke
Ponuka pre vyhľadávanie prepravovanej alebo už doručenej zásielky
Pri vyhľadávaní zásielky podľa čísla prepravného listu tu vpisujete údaj vo formátu : napr. 7xxxxxxx/xxx, Kxxxxxxx/xxx Prepravne listy v systému TOPTRANS môžu začínať znakmi: - Objednávky - číslom - Nahlášky - písmenom K alebo N.
Vyhľadávanie: - číslo prepravného listu - číslo kusu - označenie objednávateľa
obrázok 42 – Vyhľadávanie informácií o prepravovanej zásielke a jej doručení
Číslo prepravného listu (objednávky)
Dátum zvozu (nakládky) zásielky
Zvozové stredisko a jeho telefónne číslo
V deň nakládky je tu zvozový vodič a jeho telefónne číslo
Údaje objednávky počet a čísla kusu a jej ich hmotnosti, označenie a poznámka. Hmotnosť zásielky je aktualizovaná po prevážení na reálnu hmotnosť zásielky.
Stredisko rozvozu a jeho telefónne číslo
V deň vykládky je tu rozvozový vodič a jeho telefónne číslo
Po doručení zásielky je tu uvedený dátum a čas prevzatia a meno preberajúcej osoby
str. -28-
08/2014
www.toptrans.sk
TOPTRANS EU, a.s.
7
www.toptrans.sk
Zoznam stredísk systému TOPTRANS
08/2014
str. -29-
TOPTRANS EU, a.s.
str. -30-
08/2014
www.toptrans.sk
