Uživatelská příručka systému e-spis LITE

Uživatelská příručka systému e-spis LITE

ICZ a.s. Správa a řízení dokumentů Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420-222 271 111 Fax: +420-222 271 112 Internet: www.i.cz

Uživatelská příručka systému e-spis LITE

Vypracoval Předáno dne Verze

kolektiv pracovníků ICZ a.s. 1.8.2013 2.6.0

Správa dokumentu

Záznam změn

Datum

Autor

Verze

Popis změn

01. 10. 2009 27. 11. 2009 15. 3. 2010 7.7.2010 31.12.2010 17.6. 2011 1.8. 2011 26.9. 2011 13.1. 2012 22.6. 2012 17.7. 2012 30.11. 2012 1. 8. 2013

ICZ ICZ ICZ ICZ ICZ ICZ ICZ ICZ ICZ ICZ ICZ ICZ ICZ

1.0 1.1.1 2.0.0 2.1.0 2.2.0 2.3.0 2.3.1 2.3.3 2.4.0 2.5.0 2.5.1 2.5.4 2.6.0

Žádný předchozí dokument Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap. 1.2 Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému

Kontrolovali Jméno

Pozice

Ing. Pavel Machánek

Vedoucí projektu ICZ a.s.

Distribuce Kopie č.

Jméno

Umístění

1

Knihovna projektu

ICZ a.s, Správa a řízení dokumentů, Na hřebenech II 1718/10, Praha 4

Tento dokument je určen pouze pro vnitřní potřebu organizace. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být zveřejněna mimo tuto organizaci, a to v žádné podobě, bez předchozího písemného souhlasu firmy ICZ a.s.. V dokumentu bylo použito názvů firem a produktů, které mohou být chráněny patentovými a autorskými právy nebo mohou být registrovanými obchodními značkami podle příslušných ustanovení právního řádu.

-2-

Obsah a rejstříky Obsah příručky: 1.

Úvod ................................................................................................................................. 10 1.1. Co je to e-spis LITE – krátký popis aplikace ........................................................... 10 1.2. Přehled úprav aplikace e-spis LITE – verze 2.6.0.................................................... 10 1.2.1. Hlavní nové funkce .......................................................................................... 10 1.2.2. Opravy .............................................................................................................. 12

2.

Uživatelé e-spis LITE ..................................................................................................... 13

3.

Popis uživatelského prostředí ........................................................................................ 14 3.1. Informace o uživatelském účtu ................................................................................ 14 3.2. Uživatelské nastavení obsahu složky ....................................................................... 15 3.2.1. Výběr zobrazovaných sloupců a nastavení jejich šířky ................................... 15 3.2.2. Nastavení pořadí zobrazovaných sloupců ........................................................ 16 3.3. Přehled objektů spisové služby ................................................................................ 17

4.

Referent ........................................................................................................................... 18 4.1. Uživatelské prostředí ................................................................................................ 18 4.1.1. Složky referenta................................................................................................ 18 4.2. Základy práce s dokumentem ................................................................................... 19 4.2.1. Založení dokumentu ......................................................................................... 19 4.2.1.1.

4.2.2.

4.2.2.1. 4.2.2.2. 4.2.2.3. 4.2.2.4. 4.2.2.5.

4.2.3. 4.2.4.

Vyplnění položek dokumentu ............................................................................................... 26

Záložky dokumentu .......................................................................................... 31 Záložka Info ......................................................................................................................... 32 Záložka Spis ......................................................................................................................... 38 Záložka Historie .................................................................................................................. 39 Záložka Soubory .................................................................................................................. 40 Záložka Související .............................................................................................................. 41

Úprava dokumentu ........................................................................................... 43 Založení odpovědi na dokument pod stejným číslem jednacím ...................... 43

4.2.4.1.

Vyřazení odpovědi z evidence .............................................................................................. 44

4.3.1.1. 4.3.1.2.

Záložka Info ......................................................................................................................... 49 Záložka Historie .................................................................................................................. 50

4.2.5. Vytvoření kopie dokumentů ............................................................................. 45 4.2.6. Tisk štítku dokumentů ...................................................................................... 46 4.3. Základy práce se spisem ........................................................................................... 47 4.3.1. Založení spisu ................................................................................................... 47 4.3.2.

Úpravy ve spisu ................................................................................................ 50

4.3.2.1. 4.3.2.2. 4.3.2.3. 4.3.2.4. 4.3.2.5. 4.3.2.6.

Vložení dokumentu do spisu................................................................................................. 50 Vyjmutí dokumentu ze spisu ................................................................................................. 52 Vyřízení spisu ....................................................................................................................... 54 Uzavření spisu ..................................................................................................................... 56 Vrácení spisu ke zpracování ................................................................................................ 57 Zrušení (anulování) spisu .................................................................................................... 58

4.4.2.1. 4.4.2.2.

Vložení nové verze souboru ................................................................................................. 63 Zobrazení verzí souboru ...................................................................................................... 63

4.3.3. Tisk spisové obálky včetně sběrného archu ..................................................... 58 4.3.4. Tisk štítku spisu ................................................................................................ 60 4.4. Práce se soubory (el. dokumenty) ............................................................................ 61 4.4.1. Vložení souboru ............................................................................................... 61 4.4.2. Verzování souboru ........................................................................................... 62 4.4.3.

Konverze do formátu PDF ............................................................................... 63 -3-

4.4.4. 4.4.5. 4.4.6. 4.4.7.

Připojení elektronického podpisu ..................................................................... 64 Označení časovým razítkem............................................................................. 65 Současné opatření souboru elektronickým podpisem a časovým razítkem ..... 65 Předat k podpisu ............................................................................................... 66

4.4.7.1.

Zrušení podepisování ........................................................................................................... 67

4.5.1.1. 4.5.1.2. 4.5.1.3. 4.5.1.4. 4.5.1.5. 4.5.1.6. 4.5.1.7. 4.5.1.8.

Evidence poštovního vypravení ........................................................................................... 69 Evidence osobního vypravení .............................................................................................. 70 Evidence vypravení faxem ................................................................................................... 71 Evidence e-mailového vypravení ......................................................................................... 72 Evidence vypravení prostřednictvím elektronického formuláře........................................... 73 Evidence vypravení datovou zprávou .................................................................................. 73 Evidence interního vypravení .............................................................................................. 75 Evidence vyvěšení na úřední desku ...................................................................................... 75

4.4.8. Odstranění souboru .......................................................................................... 67 4.4.9. Zobrazení obsahu souboru ............................................................................... 67 4.5. Vypravení vlastního dokumentu .............................................................................. 67 4.5.1. Evidence jedné zásilky ..................................................................................... 69

4.5.2. Evidence více zásilek k dokumentu ................................................................. 77 4.5.3. Úprava zásilky .................................................................................................. 78 4.5.4. Zrušení zásilky ................................................................................................. 79 4.5.5. Šablony obálek ................................................................................................. 79 4.5.6. Šablony dokumentů .......................................................................................... 80 4.5.7. Předání zásilky k odeslání ................................................................................ 80 4.5.8. Storno odeslání ................................................................................................. 82 4.5.9. Zápis výsledku doručení................................................................................... 83 4.5.10. Zápis položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ .......................... 85 4.6. Kontrola existence datové schránky ......................................................................... 86 4.6.1. Evidence zásilky – kontrola datové schránky .................................................. 86 4.6.2. Předání zásilky k odeslání – kontrola datové schránky.................................... 88 4.6.3. Odeslání zásilky - kontrola datové schránky.................................................... 88 4.7. Řízení oběhu ............................................................................................................. 88 4.7.1. Předání objektu ................................................................................................. 88 4.7.2. Převzetí objektu ................................................................................................ 89 4.8. Změna stavu dokumentů a spisů .............................................................................. 90 4.8.1. Vyřízení objektu ............................................................................................... 90 4.8.2. Uzavření spisu .................................................................................................. 92 4.8.3. Vrácení dokumentu ke zpracování ................................................................... 92 4.8.4. Zrušení evidenčního záznamu .......................................................................... 92 4.9. Tiskové sestavy ........................................................................................................ 93 4.9.1. Tisk přehledu objektů ....................................................................................... 93 4.9.2. Tisk statistického přehledu ............................................................................... 94 4.10. Spisovna ................................................................................................................... 95 4.10.1. Založení ukládací jednotky .............................................................................. 95 4.10.2. Editace ukládací jednotky ................................................................................ 96 4.10.3. Vkládání objektů do UJ .................................................................................... 97 4.10.4. Vyjmutí objektů z UJ ....................................................................................... 97 4.10.5. Zrušení UJ ........................................................................................................ 98 4.10.6. Tisk obsahu UJ ................................................................................................. 98 4.10.7. Tisk štítku UJ na archivní krabice .................................................................... 99 4.10.8. Předání UJ do spisovny .................................................................................. 100 4.11. Vyhledávání ........................................................................................................... 100 4.11.1. Filtrování ve složkách .................................................................................... 101 4.11.2. Rychlé vyhledávání ........................................................................................ 101 4.11.3. Pokročilé vyhledávání .................................................................................... 102 -4-

4.11.4.

Dynamické složky vyhledávání ..................................................................... 104

4.11.4.1. 4.11.4.2. 4.11.4.3. 4.11.4.4.

5.

Vedoucí .......................................................................................................................... 106 5.1. Uživatelské prostředí .............................................................................................. 106 5.2. Řízení oběhu - role Vedoucí................................................................................... 106 5.2.1. Předání objektu – role Vedoucí ...................................................................... 106 5.3. Tisk statistiky – role vedoucí ................................................................................. 108 5.3.1. Statistiky podle uživatelů ............................................................................... 108 5.3.1.1. 5.3.1.2.

5.3.2. 6.

Založení dynamické složky ................................................................................................. 104 Zobrazení obsahu dynamické složky .................................................................................. 104 Editace dynamické složky .................................................................................................. 105 Odstranění dynamické složky............................................................................................. 105

Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí ............................ 108 Tisk statistického přehledu pro konkrétního uživatele – role vedoucí ............................... 109

Přehled poštovného ........................................................................................ 110

Podatelna a výpravna/Podatelna skupiny .................................................................. 111 6.1. Uživatelské prostředí .............................................................................................. 112 6.2. Řízení oběhu – role Podatelna a výpravna ............................................................. 113 6.2.1. Předání objektu – Podatelna a výpravna ........................................................ 113 6.3. Export adresáře subjektů ........................................................................................ 113 6.4. Tiskové funkce ....................................................................................................... 114 6.4.1. Tisková sestava podací deník ......................................................................... 114 6.4.2. Tisková sestava podací arch ........................................................................... 115 6.4.2.1.

Tisk PPA pouze pro vybrané zásilky .................................................................................. 116

6.5.2.1. 6.5.2.2.

Načtení datových zpráv...................................................................................................... 119 Evidence načtených datových zpráv .................................................................................. 120

6.4.3. Tisková sestava přijatých/odeslaných datových zpráv................................... 116 6.4.4. Statistika časových razítek ............................................................................. 117 6.5. Zaevidování nového podání ................................................................................... 118 6.5.1. Evidence doručeného dokumentu .................................................................. 118 6.5.2. Evidence datové zprávy ................................................................................. 119 6.5.3.

Evidence emailového podání přijatého prostřednictvím ePodatelny ICZ ...... 121

6.5.3.1. 6.5.3.2.

Načtení e-mailových podání .............................................................................................. 122 Evidence načtených e-mailových podání ........................................................................... 122

6.6.2.1. 6.6.2.2. 6.6.2.3.

Vyvěšení na úřední desku................................................................................................... 124 Aktualizace údajů o vyvěšení ............................................................................................. 125 Svěšení z úřední desky ....................................................................................................... 126

6.6. Odeslání zásilek z organizace ................................................................................ 124 6.6.1. Odeslání zásilek – způsob odeslání Pošta, Interní, Datová zpráva ................ 124 6.6.2. Vyvěšení na úřední desku – způsob odeslání Úřední deska........................... 124

6.7. Zápis výsledku doručení......................................................................................... 126 6.7.1. Ruční zápis výsledku doručení k vybraným zásilkám ................................... 126 6.7.2. Zápis položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ ........................ 127 6.7.3. Hromadné stažení doručenek k odeslaným datovým zprávám ...................... 127 6.8. Komunikace s elektronickou spisovnou ................................................................. 128 6.8.1. Založení ukládací jednotky ............................................................................ 128 6.8.2. Předání a odeslání ukládací jednotky/objektů do spisovny ............................ 128 6.8.3. Vrácené objekty ze spisovny .......................................................................... 129 7.

Integrace s ISZR (Informační systém základních registrů) ..................................... 131 7.1. Změny v uživatelském zobrazení ........................................................................... 131 7.1.1. Profil objektu .................................................................................................. 131 7.1.1. Výběr subjektu z adresáře .............................................................................. 132 7.2. Ověření adresy........................................................................................................ 134 7.3. Ztotožnění subjektu ................................................................................................ 135 -5-

7.3.1. 7.3.1.

Ztotožnění subjektu typu FO .......................................................................... 135 Ztotožnění subjektu typu PO, PFO a OVM ................................................... 137

8. Integrace e-spis LITE s agendovými systémy integrovanými přes rozhraní "Best Practices" .............................................................................................................................. 139 8.1. Postoupení objektu externí agendě ......................................................................... 139 9.

Závěr .............................................................................................................................. 141

Rejstřík obrázků: obr. 1. obr. 2. obr. 3. obr. 4. obr. 5. obr. 6. obr. 7. obr. 8. obr. 9. obr. 10. obr. 11. obr. 12. obr. 13. obr. 14. obr. 15. obr. 16. obr. 17. obr. 18. obr. 19. obr. 20. obr. 21. obr. 22. obr. 23. obr. 24. obr. 25. obr. 26. obr. 27. obr. 28. obr. 29. obr. 30. obr. 31. obr. 32. obr. 33. obr. 34. obr. 35. obr. 36. obr. 37. obr. 38. obr. 39. obr. 40. obr. 41.

Pracovní prostředí Referenta ................................................................................ 14 Uživatelské nastavení ............................................................................................. 15 Ikona pro výběr zobrazovaných sloupců ............................................................. 16 Nastavení sloupců ................................................................................................... 16 Složky e-spis LITE – Referent............................................................................... 18 Založení dokumentu............................................................................................... 20 Prázdný formulář Doručeného dokumentu......................................................... 20 Prázdný formulář Vlastního dokumentu ............................................................. 21 Zaevidovaný Doručený dokument ........................................................................ 25 Zaevidovaný Vlastní dokument ........................................................................ 25 Spisový plán - výchozí pohled ........................................................................... 27 Spisový plán - stromečkový pohled................................................................... 28 Výběr subjektu z adresáře ................................................................................. 29 Kalendář pro výběr data ................................................................................... 30 Záložky dokumentu nevloženého do spisu ....................................................... 32 Záložky dokumentu vloženého do spisu ........................................................... 32 Evidence poštovního podání .............................................................................. 33 Evidence osobního podání ................................................................................. 34 Evidence e-mailového podání ............................................................................ 35 Evidence faxového podání ................................................................................. 36 Evidence interního podání ................................................................................. 37 Evidence anonymního podání ........................................................................... 38 Ukázka záložky Spis ........................................................................................... 39 Ukázka záložky Historie .................................................................................... 39 Ukázka detailu Historie ..................................................................................... 40 Ukázka záložky Soubory ................................................................................... 41 Vazba na související objekt ............................................................................... 42 Systémové vazby ................................................................................................. 42 Ukázka sestavy seznamu souvisejících objektů a systémových vazeb. .......... 43 Založení Odpovědi na doručený dokument ..................................................... 44 Vytvoření kopie dokumentu .............................................................................. 45 Ukázka štítku ...................................................................................................... 46 Tisk štítku čárových kódů ................................................................................. 47 Založení spisu...................................................................................................... 48 Profil nově zakládaného spisu ........................................................................... 48 Ukázka záložky Info ........................................................................................... 50 Vložení dokumentu do spisu.............................................................................. 51 Dialogové okno Vložení do spisu ....................................................................... 51 Záložka Info – dokumenty zařazené ve spisu .................................................. 52 Vyjmutí dokumentu z detailu spisu .................................................................. 53 Vyjmutí dokumentu z detailu dokumentu ....................................................... 53 -6-

obr. 42. Vyřízení dokumentu z detailu spisu ................................................................. 54 obr. 43. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu ......................................................... 55 obr. 44. Vyřízení dokumentu z jeho detailu ................................................................... 55 obr. 45. Hromadné vyřízení – spisu včetně dokumentů................................................ 56 obr. 46. Uzavření spisu .................................................................................................... 56 obr. 47. Dialogové okno pro uzavření spisu z detailu ................................................... 57 obr. 48. Dialogové okno při hromadném uzavírání spisů ze složky ............................ 57 obr. 49. Vrácení spisu ke zpracování .............................................................................. 57 obr. 50. Zrušení spisu ....................................................................................................... 58 obr. 51. Dialogové okno pro zrušení spisu ..................................................................... 58 obr. 52. Tisk spisové obálky............................................................................................. 59 obr. 53. Spisová obálka .................................................................................................... 59 obr. 54. Tisk štítku spisu .................................................................................................. 61 obr. 55. Vložení souboru .................................................................................................. 62 obr. 56. Záložka Soubory s připojeným souborem ....................................................... 62 obr. 57. Vložení nové verze .............................................................................................. 63 obr. 58. Zobrazení verzí souboru .................................................................................... 63 obr. 59. Soubor po konverzi ............................................................................................ 64 obr. 60. Výběr certifikátu ................................................................................................ 64 obr. 61. Soubor s připojeným el. podpisem.................................................................... 65 obr. 62. Soubor označený časovým razítkem ................................................................. 65 obr. 63. Předání k podpisu............................................................................................... 66 obr. 64. Detail předání k podpisu u podepisujícího ...................................................... 67 obr. 65. Ukázka zaevidované zásilky .............................................................................. 68 obr. 66. Evidence poštovní zásilky .................................................................................. 69 obr. 67. Evidence osobní zásilky ..................................................................................... 70 obr. 68. Evidence vypravení faxem ................................................................................. 71 obr. 69. Evidence vypravení e-mailem ........................................................................... 72 obr. 70. Evidence vypravení Elektronický formulář .................................................... 73 obr. 71. Evidence vypravení datovou zprávou .............................................................. 74 obr. 72. Evidence interní zásilky ..................................................................................... 75 obr. 73. Evidence vyvěšení na úřední desku bez zapnutého modulu „Integrace s eDeskou“ ......................................................................................................................... 76 obr. 74. Evidence vyvěšení na úřední desku se zapnutým modulem „Integrace s eDeskou“ ......................................................................................................................... 77 obr. 75. Evidence více zásilek .......................................................................................... 78 obr. 76. Výběr šablony obálky......................................................................................... 79 obr. 77. Výběr šablony dokumentu................................................................................. 80 obr. 78. Předání zásilek k odeslání.................................................................................. 81 obr. 79. Storno odeslání ................................................................................................... 82 obr. 80. Dialogové okno Storno odeslání ........................................................................ 83 obr. 81. Zápis výsledku doručení referentem ................................................................ 84 obr. 82. Doručenka datové zprávy .................................................................................. 84 obr. 83. Zápis doručení – detail dokumentu .................................................................. 85 obr. 84. Editace položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ z detailu dokumentu ...................................................................................................................... 85 obr. 85. Editace položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ ze složky ....... 86 obr. 86. Kontrola existence datové zprávy – tlačítko [Zkontrolovat DS].................... 87 obr. 87. Nalezené datové schránky ................................................................................. 87 obr. 88. Kontrola existence datové zprávy – K odeslání ............................................... 88 obr. 89. Předání objektu .................................................................................................. 89 obr. 90. Dialogové okno Předání k vyřízení ................................................................... 89 -7-

obr. 91. obr. 92. obr. 93. obr. 94. obr. 95. obr. 96. obr. 97. obr. 98. obr. 99. obr. 100. obr. 101. obr. 102. obr. 103. obr. 104. obr. 105. obr. 106. obr. 107. obr. 108. obr. 109. obr. 110. obr. 111. obr. 112. obr. 113. obr. 114. obr. 115. obr. 116. obr. 117. obr. 118. obr. 119. obr. 120. obr. 121. obr. 122. obr. 123. obr. 124. obr. 125. obr. 126. obr. 127. obr. 128. obr. 129. obr. 130. obr. 131. obr. 132. obr. 133. obr. 134. obr. 135. obr. 136. obr. 137. obr. 138. obr. 139. obr. 140. obr. 141. obr. 142.

Vyřízení objektu z jeho detailu ......................................................................... 90 Dialogové okno pro vyřízení objektu z detailu ................................................ 91 Dialogové okno při hromadném vyřízení objektů ze složky .......................... 91 Vrácení dokumentu ke zpracování ................................................................... 92 Zrušení evidenčního záznamu ........................................................................... 93 Dialogové okno pro zrušení záznamu ............................................................... 93 Tisk přehledu dokumentů ................................................................................. 94 Ukázka sestavy přehledu dokumentů............................................................... 94 Tisk statistického přehledu referenta ............................................................... 94 Ukázka sestavy Statistický přehled referenta .................................................. 95 Založení nové UJ ................................................................................................ 95 Založení nové UJ ................................................................................................ 96 Zobrazení nové UJ ............................................................................................. 96 Detail UJ .............................................................................................................. 96 Vložení objektů do UJ ........................................................................................ 97 Vyjmutí objektu z UJ ......................................................................................... 97 Zrušení UJ ........................................................................................................... 98 Tisk obsahu UJ ................................................................................................... 98 Ukázka sestavy – obsah UJ ................................................................................ 99 Tisk štítku UJ ...................................................................................................... 99 Ukázka štítku UJ ................................................................................................ 99 Detail dokumentu uloženého ve spisovně ....................................................... 100 Zadání filtračních kritérií ve sloupcích .......................................................... 101 Rychlé vyhledávání .......................................................................................... 101 Výsledek rychlého vyhledávání ....................................................................... 102 Pokročilé vyhledávání ...................................................................................... 103 Výsledek pokročilého vyhledávání ................................................................. 103 Založení dynamické složky .............................................................................. 104 Zobrazení obsahu dynamické složky ............................................................. 105 Složky e-spis LITE – Vedoucí ......................................................................... 106 Předání objektu ................................................................................................ 107 Dialogové okno Předání k vyřízení ................................................................. 107 Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí .... 108 Ukázka sestavy Statistický přehled ................................................................ 109 Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí .... 109 Tisk přehledu poštovného ................................................................................ 110 Ukázka přehledu výplatného........................................................................... 110 Složky e-spis LITE – Podatelna a výpravna .................................................. 112 Export adresáře subjektů ................................................................................ 114 Tisk podacího deníku ....................................................................................... 114 Ukázka sestavy podací deník ........................................................................... 115 Tisk podacího archu ......................................................................................... 115 Ukázka sestavy podací arch ............................................................................ 116 Tisk PPA pro vybrané zásilky ......................................................................... 116 Tisk seznamu přijatých/odeslaných datových zpráv .................................... 117 Ukázka sestavy doručených datových zpráv – formát PDF ......................... 117 Ukázka sestavy doručených datových zpráv – formát CSV ........................ 117 Statistika časových razítek .............................................................................. 118 Ukázka statistiky časových razítek ................................................................. 118 Načtení datových zpráv ................................................................................... 119 Dialogové okno Přihlášení k datové schránce................................................ 119 Dialogové okno Přihlášení k datové schránce................................................ 119 -8-

obr. 143. obr. 144. obr. 145. obr. 146. obr. 147. obr. 148. obr. 149. obr. 150. obr. 151. obr. 152. obr. 153. obr. 154. obr. 155. obr. 156. obr. 157. obr. 158. obr. 159. obr. 160. obr. 161. obr. 162. obr. 163. obr. 164. obr. 165. obr. 166. obr. 167. obr. 168.

Evidence datové zprávy ................................................................................... 120 Zaevidovaná datová zpráva............................................................................. 121 Zaevidovaná datová zpráva............................................................................. 122 Evidence e-mailového podání .......................................................................... 123 Zaevidované e-mailové podání ........................................................................ 123 Odeslání zásilky ................................................................................................ 124 Vyvěšení na úřední desku ................................................................................ 125 Ukázka elektronické úřední desky.................................................................. 125 Aktualizace údajů o vyvěšení .......................................................................... 126 Zápis výsledku doručení výpravnou ............................................................... 127 Zápis doručení – detail dokumentu ................................................................ 127 Hromadné stažení doručenek k datovým zprávám ...................................... 128 Uložení ukládací jednotky do spisovny .......................................................... 128 Odeslání objektů ke zpracování a kontrole spisovnou ................................. 129 Složka Vrácené ze spisovny ............................................................................. 129 Zobrazení vráceného dokumentu .................................................................. 130 Oprava vráceného dokumentu ........................................................................ 130 Integrace s ISZR - popis obrazovky ............................................................... 132 Adresář subjektů .............................................................................................. 133 Profil objektu - informace o ztotožnění .......................................................... 133 Ověření adresy .................................................................................................. 134 Zobrazení profilu objektu po ověření adresy ................................................ 135 Ověření subjektu - typ FO ............................................................................... 136 Ověření subjektu - typ PO, PFO a OVM ....................................................... 138 Postoupení dokumentu externí agendě .......................................................... 139 Ukázka detailu dokumentu postoupeného externí agendě ........................... 140

Rejstřík tabulek: tab. 1. tab. 2. tab. 3. tab. 4. tab. 5. tab. 6. tab. 7. tab. 8. tab. 9. tab. 10. tab. 11. tab. 12. tab. 13. tab. 14. tab. 15. tab. 16.

Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci e-spis LITE ............................... 13 Popis Pracovního prostředí Referenta ................................................................. 14 Změna položek uživatelského nastavení .............................................................. 15 Složky referenta pro práci s dokumenty .............................................................. 18 Profilové položky dokumentu ............................................................................... 21 „Způsob zacházení“ v závislosti na „Způsobu doručení“/“Způsobu odeslání“ 26 Forma dokumentu .................................................................................................. 31 Automaticky doplněné položky systémem po založení dokumentu................... 31 Označení zásilek dle Způsobu odeslání ................................................................ 68 Stavy zásilek po předání k odeslání a zobrazení ve složkách ......................... 81 Kontrola datové schránky – význam tlačítek .................................................. 87 Význam složek Vedoucího ............................................................................... 106 Pravidla předávání objektů pro Vedoucího................................................... 107 Označení doručených dokumentů ve složce Doručené ............................ 111 Význam složek Podatelny a výpravny ............................................................ 112 Pravidla předávání objektů pro Podatelnu ................................................... 113

-9-

1. Úvod 1.1.

Co je to e-spis LITE – krátký popis aplikace

Spisová služba LITE (e-spis LITE) je systém specializovaný na podporu evidence, zpracování a oběhu dokumentů jak v klasické listinné podobě, tak v podobě elektronických dokumentů. Elektronické dokumenty vznikají a jsou používány (jako originály) především v důsledku zavedení informačního systému datových schránek. Samozřejmě i tuto komunikaci s datovými schránkami spisová služba e-spis LITE efektivně zajišťuje. Elektronická spisová služba ve spolupráci s modulem REX umožňuje uživatelům, v rozsahu oznámené působnosti v agendách a dle agendových rolí, přímý přístup k ISZR (Informační systém základních registrů). E-spis LITE a modul REX napojením na ISZR zajišťují komunikaci s registry ROB, ROS a RUIAN prostřednictvím služeb eGon. Myšlenka e-spis LITE je založena na jednoduchém a intuitivním ovládání aplikace, jež není komplikována složitou organizační strukturou a z těchto důvodů je vhodná především pro malé organizace (obce, základní nebo mateřské školy, malé a střední podnikatelské subjekty apod.). Uživatelské rozhraní je řešené prostřednictvím webového prohlížeče (Internet Explorer, Mozilla aj.). Samozřejmostí je splnění všech legislativních nároků, které jsou na vedení spisové služby kladeny zákonem o archivnictví a spisové službě, jeho prováděcí vyhláškou a novým Národním standardem pro vedení spisové služby. Systém zajišťuje kontrolu a průkaznost každého učiněného kroku (pomocí historie), podporuje práci s jednotlivými dokumenty i spisy, předávání dokumentů simuluje reálný oběh a procesy v malém úřadu či organizaci.

1.2.

Přehled úprav aplikace e-spis LITE – verze 2.6.0

Pro zákazníky, kteří již provozují aplikaci e-spis LITE, je níže uveden přehled podstatných změn mezi verzí 2.5.6 a 2.6.0.

1.2.1. Hlavní nové funkce Integrace s AIS ‐

Integrace s aplikacemi VEZA a VITA

‐

Aplikace e-spis LITE je rozšířena o: Složky: 

Moje dokumenty - V externí aplikaci: složka zobrazuje objekty zpracovávané externí aplikací, u nichž je uživatel zpracovatelem.



Všechny dokumenty - V externí aplikaci: složka zobrazuje objekty zpracovávané externí aplikací, bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem.



Správa - Spolupracující AIS: složka zobrazuje seznam externích aplikací.



Správa - Sledování dávek: složka umožňuje detailně sledovat příchozí a odchozí dávky. -10-

Tlačítko: 

"Postoupit" - nabídka v menu na profilu objektu umožňující předání objektu externí aplikaci.

Forma dokumentu ‐

Forma dokumentu je generována dle způsobu doručení/odeslání v kombinaci s existencí přílohy.

Generování UID ‐

UID se nově zobrazuje ve formátu "ZdrojIdHodnotaId" bez možnosti editace administrátorem ze složky "Správa - Formát pořadových čísel".

‐

Položka UID odstraněna ze složky "Správa - Formát pořadových čísel".

Datumové položky ‐

Sjednocen formát datumových položek na dd.mm.rrrr.

‐

Aplikovány kontroly na datumové posloupnosti, např.: datum vyřízení, uzavření, zrušení nesmí být dřívější než datum evidence; datum doručení nesmí být dřívější než datum vypravení atd.

Složky navigačního stromu

‐ Sloupec "Agendové číslo" přidán do složek: Moje dokumenty/Všechny dokumenty Vyřízené, Moje dokumenty/Všechny dokumenty - Uzavřené a Výsledky hledání. Defaultně je sloupec skryt.

‐ Zadané filtrační podmínky si aplikace pamatuje do doby, než se uživatel odhlásí. Ukládací jednotka

‐ Do detailu UJ přidán sloupec "Sk. režim". Podporované prohlížeče ‐

Od verze 2.6.0 jsou podporovány prohlížeče: IE8, IE9, IE 10, FF ESR 17, Opera 11.

Profil doručeného/vlastního dokumentu

‐ Nová číselníková položka "Druh zásilky" - zobrazuje se pouze pro způsob doručení/vypravení Poštou.

Historie úloh ‐

Automatické mazání historických dat ve složce "Správa - Historie úloh" po určité době.

Související objekty

‐ Umožněn tisk seznamu souvisejících objektů. Šablona poštovní obálky ‐

Šablona obálky rozšířena o položku "Organizační jednotka".

-11-

Správa spisovny

‐ V metadatech balíčků odesílaných do spisovny je zasílána informace o skupině, v níž je dokument zařazen.

‐

Tvorba skartačního návrhu v závislosti na zařazení objektů do skupiny.

1.2.2. Opravy Vyřízení objektu

‐ Objekty, které nemají zpracovatele (jsou přiřazeny pouze na skupinu) nelze vyřídit. Tisk obsahu složky ‐

Opraven tisk v případě, že byly v sestavě vymazány všechny sloupce.

Originál datové zprávy

‐ Oprava zobrazování položky "Naše spisová zn." v originálu DZ. Optimalizace

‐ Optimalizace hromadného odeslání vrácených objektů do spisovny. ‐ Optimalizace nastavení oprávnění k dokumentům. ‐ Optimalizace otevírání příloh eml, html. ‐

Optimalizace tisku štítku na archivní krabice.

-12-

2. Uživatelé e-spis LITE Tato kapitola se zabývá přihlašováním a odhlašováním uživatelů e-spis LITE. Každému uživateli je v aplikaci přiřazena určitá role (Uživatel (Referent), Administrátor, Vedoucí, centrální Podatelna a Výpravna případně jen Podatelna skupiny, Archivář). Každý uživatel může mít jednu nebo více rolí, přičemž role „Uživatel“ je nastavena povinně každému uživateli. Uživatelé musí být také zařazeni alespoň do jedné skupiny, kde pro roli centrální Podatelna a Výpravna je předdefinována skupina Podatelna/Výpravna, pro roli Administrátora skupina Administrátor a ostatní uživatele je možné zařadit do přednastavené skupiny Veřejná, případně mohou být členy nově založených skupin (organizační útvary/jednotky) dle potřeb organizace. Zakládat, editovat a mazat skupiny i uživatele, včetně jejich zařazení do skupin, má oprávnění pouze administrátor aplikace. Popis všech rolí uživatelů a jejich zařazení do skupin je uveden v následující tabulce. tab. 1. Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci e-spis LITE Role uživatele Skupina Popis činností Uživatel (Referent)

Veřejná a/nebo člen skupin zadaných organizací

Vedoucí

Libovolná skupina

Podatelna a Výpravna tj. centrální podatelna

Podatelna/Výpravna

Podatelna skupiny

Libovolná skupina

Archivář

Archivář

Provádí běžnou práci s dokumenty a spisy (oběh, vyřizování, …). Přiděluje dokumenty a spisy referentům nebo skupinám, kontroluje, schvaluje. Eviduje podané a doručené dokumenty, vypravuje dokumenty k externím subjektům, předává a odesílá objekty do spisovny. Eviduje podané a doručené dokumenty, vypravuje dokumenty k externím subjektům. Činnosti se vztahují pouze k objektům patřících do skupiny, pro které je uživatel podatelnou. Roli lze uživateli přiřadit pouze v případě zapnutého modulu

„Správa spisovny“ a opravňuje uživatele z prostředí e-spis LITE přistupovat do aplikace „Správa spisovny“. Administrátor

Administrátor

Zajišťuje správu aplikace: nastavení aplikace, uživatelů, skupin, číselníků.

-13-

3. Popis uživatelského prostředí Základní uživatelské prostředí je téměř shodné pro všechny typy/role uživatelů vyjmenované v předchozí části. Rozdíl v zobrazení mezi jednotlivými rolemi spočívá pouze v rozšíření počtu složek (rozsáhlejší funkcionalitou), které jsou zobrazeny v levé části obrazovky. Pod ovládacími prvky webového prohlížeče je -Panel e-spis LITE-, který slouží k vyhledávání objektů, změně hesla uživatele a odhlášení uživatele. Pod ním již jsou další oblasti pro ovládání aplikace tj. Složky a vlastní Pracovní stůl. obr. 1.

Pracovní prostředí Referenta

Popis jednotlivých částí obrazovky -Panel e-spis LITE-, Složek a Pracovního stolu je uveden v následující tabulce. tab. 2. Popis Pracovního prostředí Referenta Název oblasti

Popis oblasti

Panel e-spis LITE

-Panel e-spis LITE- slouží k vyhledávání, změně hesla a odhlášení uživatele. Zobrazuje jméno aktuálně přihlášeného uživatele.

Složky e-spis LITE Složky e-spis LITEslouží k výběru objektů aplikace pro zpracování. Počet a druh zobrazených složek záleží na roli uživatele. Pracovní stůl

Vlastní pracovní stůl uživatele se seznamy dokumentů a menu pro práci s vybranými objekty.

Verze

Informace o nainstalované verzi.

3.1.

Informace o uživatelském účtu

Uživatel má možnost zobrazit si a případně změnit některé položky (heslo, titul před/za, email, telefon, nastavení tiskárny štítků a volbu, zda se mají či nemají zasílat emailové notifikace) týkající se svého uživatelského nastavení a to po kliknutí na své uživatelské jméno v části obrazovky -Panel e-spis LITE-. -14-

obr. 2.

Uživatelské nastavení

Postup změny jednotlivých položek je uveden v následující tabulce. tab. 3. Změna položek uživatelského nastavení Položka

Postup změny

Uživatelské jméno

Položku nelze měnit.

Heslo

Zadejte nové heslo do položek „Heslo“ a „Heslo znovu“. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit].

E-mail

Zadejte email a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].

Telefonní číslo

Zadejte telefonní číslo a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].

Titul před jménem

Zadejte titul před jménem a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].

Titul za jménem

Zadejte titul za jménem a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].

Tiskárna štítků

Tiskárnu štítku lze nastavit po kliknutí na tlačítko [Tiskárna štítku]. Systém zobrazí dialogové okno pro výběr tiskáren. Vyberte požadovanou tiskárnu čárových kódů a potvrďte tlačítkem [OK]. Poznámka: tlačítko je zobrazováno pouze v případě aktivního modulu Tisk čárových kódů.

E-mailové notifikace

Chcete-li, aby na výše uvedený email byly zasílány emailové notifikace o přiřazených dokumentech a upozornění na vypršení termínu zpracování dokumentu, nechte pole zaškrtnuto, v opačném případě pole odškrtněte a stiskněte tlačítko [Uložit]. Poznámka: položka je zobrazována pouze v případě aktivního modulu E-mailové notifikace.

3.2.

Uživatelské nastavení obsahu složky

Funkce umožňuje uživatelům nastavit si pro každou složku vlastní nastavení zobrazovaných informací o objektech (věcnou skupinu, stav, subjekt apod.). Uživatel určuje, které z nabízených informací chce zobrazovat, a dále může definovat šíři a pořadí sloupců. Pokud si uživatel nastaví své zobrazení, potlačí tím standardní nastavení složky.

3.2.1. Výběr zobrazovaných sloupců a nastavení jejich šířky Postup: (Nastavení sloupců pro uživatele), která je umístěna před zobrazením Klikněte na ikonu informace o počtu záznamů. -15-

obr. 3.

Ikona pro výběr zobrazovaných sloupců

V zobrazeném dialogovém okně Nastavení sloupců (obr. 4) označte ve sloupci „Zobrazit“ názvy sloupců, které se mají ve složce zobrazovat (neoznačené názvy sloupců se zobrazovat nebudou) a ve sloupci „Velikost“ zadejte hodnotu požadované šířky sloupce v px. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Poté se zobrazí aktualizovaný obsah složky. obr. 4.

Nastavení sloupců

Poznámka: K výchozímu nastavení složky je možné se vrátit stiskem tlačítka [Výchozí nastavení].

3.2.2. Nastavení pořadí zobrazovaných sloupců Postup: U sloupce, který chcete posunout nahoru/dolů klikněte na ikonu pořadí.

/

a nastavte požadované

-16-

3.3.

Přehled objektů spisové služby Vlastní dokument (VD) – každý dokument vzniklý v organizaci Doručený dokument (DD) – každý dokument doručený do organizace – vzniká mimo organizaci Datová zpráva (DZ) – zpráva zaslaná prostřednictvím Informačního systému datových schránek (dále jen ISDS) /

Doručený/Vlastní dokument – dokument s připojeným elektronickým souborem Spis – obsahuje související vlastní i doručené dokumenty

„e“

Symbolem „e“ jsou označeny objekty, které mají elektronický původ př.

-17-

4. Referent Tato kapitola seznamuje uživatele se všemi funkcemi e-spis LITE, které jsou společné všem uživatelům. Značná část činností je společná pro různé typy dokumentů i spisy. Protože většinu objektů tvoří dokumenty, budou akce, které jsou společné pro různé objekty, popisovány na dokumentech. Kapitola popisuje práci s dokumenty od založení, přes řízení oběhu, až po konečné vyřízení dokumentu. Kapitola se také zabývá vyhledáváním a prací s přílohami.

4.1.

Uživatelské prostředí

Kapitola Uživatelské prostředí popisuje základní obrazovku, se kterou pracuje uživatel, tzv. Pracovní stůl referenta. Celkový pohled na Pracovní stůl referenta je na obr. 1. V levé části obrazovky se nacházejí Složky e-spis LITE, které slouží k přehlednějšímu výběru dokumentů podle jejich vlastností. Počet zobrazených složek záleží na roli uživatele. Složky určené pro práci referenta mají přístupné všichni uživatelé systému e-spis LITE. Tyto složky a činnosti v nich vykonávané jsou základní, další role mají navíc určité speciální složky popsané v příslušných kapitolách.

4.1.1. Složky referenta obr. 5.

Složky e-spis LITE – Referent

Referent má k dispozici dvě složky s názvem Moje dokumenty a Všechny dokumenty, které jsou pak dále vnitřně členěny dle stavu vyřizování dokumentů (viz tab. 4) a složku Tisk, ze které je možné vytisknout statistický přehled. Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje objekty bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem. tab. 4. Složky referenta pro práci s dokumenty Složka

Popis

Nevyřízené

Zobrazuje objekty ve stavu „Nevyřízen“.

K odeslání

Zobrazuje zásilky, které jsou připraveny a předány

-18-

Složka

Popis k odeslání tj. ve stavu „K odeslání“.

Odeslané

Zobrazuje již odeslané zásilky.

Vyřízené

Zobrazuje objekty (dokumenty a spisy) ve stavu „Vyřízen“.

Uzavřené

Zobrazuje spisy ve stavu „Uzavřen“.

Výsledky hledání

Zobrazuje výsledky naposledy zadaného dotazu v rychlém nebo pokročilém hledání.

Blízký termín

Zobrazuje objekty, které mají x dní před termínem vyřízení, případně jsou po termínu vyřízení (označeny červeně). Počet dní nastavuje administrátor.

K podpisu

Zobrazuje objekty určené uživateli pouze k podpisu.

V externí aplikaci

Zobrazuje objekty zpracovávané v externí agendě.

Do spisovny

Zobrazuje seznam ukládacích jednotek, které nebyly dosud předány do elektronické spisovny. Složka se zobrazuje pouze v případě zapnutého modulu

„Správa spisovny“. Ve spisovně

Zobrazuje objekty předané do elektronické spisovny. Složka se zobrazuje pouze v případě zapnutého modulu

„Správa spisovny“. Statistiky

Složka slouží k vytištění sestavy „Statistický přehled“.

Poznámka: Složky Moje dokumenty a Všechny dokumenty mohou být rozšířeny o dynamické složky – viz kapitola 4.11.4 Dynamické složky vyhledávání.

4.2.

Základy práce s dokumentem

Tato kapitola popisuje práci uživatele od založení po úpravu dokumentu. V aplikaci jsou evidovány dva druhy dokumentů:  VLASTNÍ - dokument, který vzniká v organizaci. V seznamu dokumentů má ikonu . 

DORUČENÝ - dokument přichází do organizace zvenku. V seznamu dokumentů má ikonou .

4.2.1. Založení dokumentu Pro založení dokumentu – vlastního nebo doručeného – použije referent příslušná tlačítka s charakteristickou ikonou (viz výše). Může zvolit dokument nebo dokument. Formulář je opticky rozdělen do několika částí, které slouží ke snazší orientaci uživatele. Při založení dokumentu je nutno zadat základní údaje o dokumentu včetně jeho zařazení do skupiny. Systém po zadání všech nutných údajů a uložení doplní dokumentu „Číslo jednací“ a „UID“ (jednoznačný identifikátor dokumentu). Uložený dokument se nachází ve složce Moje dokumenty/Všechny dokumenty - Nevyřízené. Postup: Zvolte tlačítko < Nový vlastní > příp. < Nový doručený> umístěné nad složkami.

-19-

obr. 6.

Založení dokumentu

Po stisku tlačítka se otevře prázdný profilový formulář pro zadání informací o novém dokumentu. Název formuláře (Doručený dokument (obr. 7) nebo Vlastní dokument (obr. 8)) je uveden v pravé horní části formuláře. obr. 7.

Prázdný formulář Doručeného dokumentu

-20-

obr. 8.

Prázdný formulář Vlastního dokumentu

Vyplňte profilové položky, přičemž oranžově podbarvená pole jsou povinná a povinně vyplňovaná pole se liší dle typu subjektu a způsobu vypravení/doručení. tab. 5. Profilové položky dokumentu Část

Adresát

Položka

Popis

Věc

Popište předmětný obsah dokumentu.

Evidováno

Datum evidence dokumentu včetně času. Systém předvyplní aktuální datum a čas s možností editace.

Skupina

Vyberte skupinu, ve které má být dokument založen. Systém předvyplní primární skupinu uživatele. Je-li uživatel členem pouze jedné skupiny, tak je položka neměnná.

Předat

Vyberte jméno a příjmení zpracovatele dokumentu. Systém přednastaví přihlášeného uživatele.

Agendové číslo

Vyplňte v případě, že chcete používat vlastní zkratky pro dokumenty nebo vlastní číselnou podřadu.

Způsob odeslání Vyberte způsob odeslání zásilky. Způsob

Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na

-21-

Část

Položka

Popis

zacházení

zvoleném způsobu odeslání.

- pouze u VD

Druh zásilky

Vyberte druh zásilky. Položka se zobrazuje pouze pro způsob odeslání Poštou.

- informace o zásilce a subjektu (adresátovi)

Stav

Stav zpracování zásilky. Doplní systém po uložení dokumentu.

Odesláno

Datum odeslání zásilky. Doplní systém po odeslání zásilky. Datum je možné před odesláním také zadat pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice.

Doručeno

Datum doručení zásilky. Doplní systém po zápisu doručení.

Výsledek doručení

Doplní systém po zápisu doručení.

ČDZ

Číslo doporučené zásilky.

Pošta

Zápis poštovního místa.

Hmotnost [g]

Zápis váhy – celé kladné číslo.

Výplatné

Zápis výplatného – kladné číslo.

Vyvěšeno

Datum vyvěšení na úřední desku. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace. Je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“ systém doplní datum až po vyvěšení na elektonickou úřední desku.

Svěšeno

Datum svěšení z úřední desky. Systém předvyplní aktuální datum + 15 dní s možností editace. Je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“ systém doplní datum až po svěšení dokumentu (zápisu doručení) z elektronické úřední desky.

Typ

Vyberte typ vyvěšení na úřední desku. Položka se zobrazuje pouze tehdy, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“.

Název pro vyvěšení

Vyplňte název pro vyvěšení na elektronickou úřední desku. Položka se zobrazuje pouze tehdy, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“.

Předp. svěš.

Předpokládané datum svěšení zásilky z úřední desky. Systém předvyplní aktuální datum + 15 dní s možností editace. Položka se zobrazuje pouze tehdy, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“.

URL odeslání

Pole pro vyplnění URL adresy, ze které bylo provedeno online podání formuláře.

Organizační jednotka

Pole pro vyplnění organizační jednotky.

- zobrazení položek závisí na zvoleném způsobu odeslání, v případě volby „Neodesílá se“ se žádné položky pro vyplnění nezobrazují.

Kód organizační Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky. jednotky Informace o subjektu

Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice.

(Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax, ID Datové schránky)

-22-

Část

Položka

Popis

Založit

Checkbox umožňuje uložit subjektu do adresáře subjektů.

ID dat. schr.

ID datové schránky.

ID dat. zpr.

ID datové zprávy – zásilky. Položka je automaticky vyplněna systémem.

Dodatečné informace

Dodatečné informace lze zadat po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazuje pouze u datových zpráv.

Zkontrolovat DS Toto tlačítko (zobrazuje se pouze u zásilek typu pošta, e-mail a tel/fax) slouží ke kontrole existence datové schránky subjektu – viz kapitola 4.6. Ikona "

Odesílatel - pouze u DD - informace o doručení dokumentu a subjektu (odesílateli) - zobrazení

"

Ikona pro ztotožnění subjektu / ověření adresy se zobrazuje pouze v případě nastavené integrace s ISZR.

Způsob doručení

Vyberte způsob doručení dokumentu.

Způsob zacházení

Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na zvoleném způsobu doručení.

Druh zásilky

Vyberte druh zásilky. Položka se zobrazuje pouze pro způsob doručení Poštou.

Odesláno

Datum odeslání dokumentu zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice.

Doručeno

Datum doručení dokumentu. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace.

ČDZ

Číslo doporučené zásilky.

Pošta

Zápis poštovního místa.

Organizační jednotka

Pole pro vyplnění organizační jednotky.

Kód organizační Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky. jednotky Informace o subjektu

Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice.

(Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax)

položek závisí na zvoleném způsobu Založit doručení.

Checkbox umožňuje uložit subjektu do adresáře subjektů.

ID dat. schr.

ID datové schránky. Položka se zobrazuje u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv.

ID datové zprávy

ID datové zprávy – zásilky. Položka se zobrazuje u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv a je automaticky vyplněna systémem.

Dodatečné informace

Dodatečné informace lze zadat/upravit po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazují u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv.

Ikona "

"

Ikona pro ztotožnění subjektu / ověření adresy se zobrazuje pouze v případě nastavené integrace s ISZR.

-23-

Část

Dokument

Položka

Popis

Forma

Forma dokumentu je generována podle způsobu doručení/odeslání v kombinaci s existencí přílohy.

Listů

Zapište číslo - počet listů základního dokumentu v listinné podobě. Systém automaticky předvyplní číslo „1“.

Sv. př.

Zapište číslo - počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě.

Příloh

Zapište číslo - počet příloh nelistinné formy dokumentu. Systém automaticky předvyplní číslo „0“; při vyřízení dokumentu systém automaticky počet příloh zaktualizuje dle počtu připojených souborů.

Typ příloh

Zapište typ přílohy (CD,...) dokumentu v nelistinné podobě.

ČJ odesílatele

Zadejte číslo jednací odesílatele.

Poznámka

Zadejte volný text pro upřesnění popisu dokumentu.

Věcná skupina

Vyberte z číselníku. Systém, dle vybraného kódu věcné skupiny, doplní popis a skartační režim tj. skartační znak a skartační lhůtu.

Způsob vyřízení

Způsob vyřízení dokumentu. Zadejte až při jeho vyřízení.

Termín vyřízení

Termín vyřízení zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice.

Volitelné položky

Pole pro zápis libovolného textu. Zobrazování, název a povinnost vyplnění závisí na nastavení administrátorem aplikace.

Vložení nového Soubor souboru * Postup

Nastavte cestu (pomocí tlačítka [Procházet...]) k souboru, který má být k dokumentu připojen.

vyplnění položek je uveden v kapitole 4.2.1.1.

Poznámka: Datumové položky je možné zadat výběrem z kalendáře (ikona z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009).

) nebo zápisem

Po vyplnění všech povinných (oranžově podbarvená pole) a všech žádaných položek uložte záznam kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složkyMoje dokumenty - Nevyřízené). Volba [Storno] uzavře formulář bez uložení. Po uložení formuláře je dokumentu přiřazeno „Číslo jednací“ a „UID“.

-24-

obr. 9.

Zaevidovaný Doručený dokument

obr. 10. Zaevidovaný Vlastní dokument

-25-

4.2.1.1. Vyplnění položek dokumentu V kapitole je uveden postup vyplnění některých položek z tab. 5 Profilové položky dokumentu. Postup: Vyplňte všechny povinné položky formuláře tj. oranžově podbarvená pole. Nepovinné položky vyplňte podle potřeby. Hodnoty polí, které se vyplňují z číselníku („Subjekt“, „Adresa“ a „Věcná skupina“) odstraňujte vždy pomocí ikony . Po vymazání můžete pole vyplnit znovu. Po vyplnění formuláře potvrďte údaje kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty - Nevyřízené).

Po založení nového dokumentu je zobrazen profilový formulář, který je doplněn o další záložky. Jejich popis je uveden v kapitole 4.2.2 Záložky dokumentu. 

Položky „Způsob doručení“, “Způsob odeslání“, „Způsob zacházení“ , „Druh zásilky“ a „Typ“ Obsah nabídek číselníků těchto položek je vyplněn defaultně, přičemž obsah nabídky „Způsob zacházení“ se liší v závislosti na zvoleném „Způsobu odeslání“ / “Způsobu doručení“ dle tab. 6. Položka „Druh zásilky“ se zobrazuje pouze pro způsob odeslání/doručení Poštou a položka „Typ“ se zobrazuje pouze pro způsob odeslání Úřední deskou, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“. tab. 6. „Způsob zacházení“ v závislosti na „Způsobu doručení“/“Způsobu odeslání“ Způsob doručení Způsob zacházení Pošta

Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně do zahraničí, Neurčeno.

Osobně

Nezobrazuje se.

Anonymní

Nezobrazuje se.

Datová zpráva

Obyčejně, Do vlastních rukou. pozn. Způsob doručení a způsob zacházení je automaticky vyplněn systémem po načtení datové zprávy bez možnosti editace.

E-mail

Nezobrazuje se.

Tel/Fax

Nezobrazuje se.

Interní

Nezobrazuje se.

Způsob odeslání

Způsob zacházení

Pošta

Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně do zahraničí, Neurčeno.

Datová zpráva

Obyčejně, Do vlastních rukou.

Osobně

Nezobrazuje se.

Úřední deska

Nezobrazuje se. V případě zapnutého modulu „Integrace s eDeskou“ se zobrazí položka pro výběr typu „Typ“ a „Název pro vyvěšení“).

Neodesílá se

Nezobrazuje se.

E-mail

Nezobrazuje se.

-26-

Způsob doručení Způsob zacházení Tel/Fax

Nezobrazuje se.

Interní

Nezobrazuje se.

Elektronický formulář

Zobrazuje se položka „URL odeslání“, pro zadání URL adresy, ze které byl formulář odeslán.

 Položka „Věcná skupina“ Seznam „Věcných skupin“ definuje administrátor v souladu se Spisovým řádem. „Věcná skupina“ je definována jednak povoleným obsahem (dokument, spis, podřízená věcná skupina), ale i navázaným skartačním režimem tj. „Skartační znak“ a „Skartační lhůta“. Postup: Po rozbalení číselníku (tlačítko ) v dialogovém okně Spisový plán vyhledejte a označte řádek příslušné „Věcné skupiny“ a výběr potvrďte tlačítkem [OK]. Do formuláře systém přenese kód i heslo a zároveň doplní příslušný „Skartační znak“ (A – archivace, V – výběr, S – skartace) a „Skartační lhůtu“ (hodnota je uváděna v rocích (např. 5 znamená 5 let). Hierarchickou strukturu spisového plánu je možné zobrazit zaškrtnutím položky „Stromečkový pohled“.¨ obr. 11. Spisový plán - výchozí pohled

-27-

obr. 12. Spisový plán - stromečkový pohled

Poznámka: Obsah zobrazeného seznamu „Věcných skupin“ se mění v závislosti na tom, odkud je dialogové okno Spisový plán vyvoláno: Je-li vyvoláno z: a) dokumentu - nabízejí se „Věcné skupiny“ definované pro dokumenty b) spisu - nabízejí se „Věcné skupiny“ definované pro spisy  Položka „Subjekt“ Položka „Subjekt“ označuje u doručeného dokumentu odesílatele, od kterého zásilka přišla, zatímco v případě Vlastního dokumentu je zde uveden subjekt (adresát), kterému je zásilka určena. Před založením nového subjektu, je nutné nejprve ověřit, zda subjekt není v adresáři již založen tzn. pokusíte se v adresáři subjekt nejprve vyhledat (tlačítko [Subjekt]) a v případě, že v něm dosud není, musíte údaje o subjektu zadat sami. Ke každému subjektu může být přiřazeno více adres, přičemž hlavní adresa je v adresáři uvedena v řádku s hlavními údaji o subjektu (typ, název, jméno, IČO) a ostatní adresy jsou uvedeny na dalších řádcích, kde se hlavní údaje o subjektu již neopakují. Na začátku každé adresy je uvedeno o jaký typ adresy se jedná: [S] - Sídlo společnosti, [P] - Adresa pobytu, [D] - Doručovací adresa a [O] - Provozovna - není-li před adresou uvedena žádná z těchto variant adresa má typ Neurčeno. Postup: Subjekt vyhledejte v adresáři subjektů, který zobrazíte po stisknutí tlačítka [Subjekt]. Část hledaného řetězce je možné nahradit zástupným znakem % nebo *. Informace o subjektu se do formuláře přenesou po kliknutí na odkaz ve sloupci "Název/Jméno", "IČO" nebo "Adresa" (obr. 13). Je-li k subjektu přiřazeno více adres, výběr proveďte kliknutím na požadovanou adresu. Pokud nebyl záznam o subjektu nalezen, adresář zavřete a zadejte informace o subjektu přímo do položek formuláře. Chcete-li vámi zadaný subjekt uložit do adresáře subjektů, zaškrtněte současně položku „Založit“ (subjekt bude uložen až po založení dokumentu).

-28-

UPOZORNĚNÍ: Informace o subjektu se zobrazují ve dvou částech, jednak v poli vedle tlačítka [Subjekt] a jednak přímo v jednotlivých položkách (Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax, ID Datové schránky) formuláře. Údaj vedle tlačítka [Subjekt] je vyplněn pouze v případě, že subjekt byl vybrán z adresáře subjektů, v opačném případě zůstává pole prázdné. V poli se tedy zobrazuje vždy údaj z adresáře, nezávisle na tom, co je vyplněno v položkách formuláře. Hodnoty se tedy v obou částech mohou lišit např. v poli bude vyplněn subjekt ABC, a.s., ulice... (oficiální sídlo společnosti) a v položkách formuláře konkrétní člověk, kterému je zásilka určena. V seznamech (sloupce „Adresát“, „Odesílatel“ a „Adresát/Odesílatel“) a v tiskových sestavách se zobrazuje subjekt vyplněný v položkách formuláře. Poznámka: vedle položky „Stát“ slouží pro smazání všech hodnot položek v adrese, které byly Ikona zadány z klávesnice nebo automaticky vyplněny při výběru subjektu. Tato ikona doplňuje stejně vypadající ikonu, která se nachází u pole „Subjekt“ a která maže pouze hodnotu tohoto pole. Subjekt vybraný z adresáře subjektů nelze do adresáře opakovaně uložit - checkbox u položky "Založit" je neaktivní. Po najetí myší na něj se zobrazí popisek "Subjekt je založen". V případě integrace s ISZR se v adresáři subjektů zobrazují i ztotožněné subjekty, což je podrobně popsáno v kapitole týkající se integrace s ISZR - kap. 7.1.1. obr. 13. Výběr subjektu z adresáře

 Datumové položky Datumové položky, které lze editovat, můžete zadat z kalendáře (obr. 14) , který se zobrazí po kliknutí na ikonu . Výběrem roku, měsíce a dne se vybraný datum přenese do formuláře.

-29-

obr. 14. Kalendář pro výběr data

Datum lze také zapsat přímo z klávesnice ve formátu DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009.  Položka „ID datové schránky“ Tato položka se zobrazuje u dokumentů se způsobem odeslání/doručení Datová zpráva. Postup: Při zakládání zásilky zvolte „Způsob odeslání“ Datová zpráva a vyplňte informace o subjektu. Stiskněte tlačítko [Vyhledat] u položky „ID dat. schr.“, do zobrazeného dialogového okna Přihlášení k datové schránce (zobrazuje se pouze při prvním přihlášení do DS není-li nastaveno automatické přihlašování) zadejte a potvrďte uživatelské jméno a heslo pro komunikaci s datovou schránkou. Odpovídá-li vámi zadanému subjektu pouze jedna datová schránka, zobrazí se její ID automaticky do položky „ID datové schránky“, odpovídá-li subjektu více datových schránek, zobrazí se jejich seznam, ze kterého kliknutím na ID vyberte požadovanou datovou schránku. Znáte-li ID datové schránky, můžete ho přímo zadat do položky „ID dat. schr.“ a potvrdit tlačítkem [Vyhledat] – systém zobrazí údaje o subjektu. V případě, že zadané podmínce o subjektu neodpovídá žádná datová schránka zobrazí se upozornění: Zadaný adresát nemá datovou schránku. Poznámka: Při vytváření odpovědi na dokument, který byl podán prostřednictvím ISDS je ID datové schránky automaticky předvyplněno systémem.  Položka „ID datové zprávy“ Položka ID datové zprávy je vyplňována automaticky systémem. Uživatel nemá možnost tuto položku editovat.  Položka „Dodatečné informace“ Dodatečné informace („Zakázat doručení fikcí“ a „K rukám“) lze k datové zprávě zadat po stisku tlačítka [Další údaje]. Postup: V detailu dokumentu se způsobem odeslání/doručení Datová zpráva klikněte na tlačítko [Další údaje], vyplňte údaje a potvrďte je tlačítkem [Uložit].  Položka „Soubor“ Soubor k dokumentu je možné přiložit již při zakládání dokumentu. Přiložený soubor se po uložení formuláře zobrazuje na záložce Soubory. Postup: Pomocí tlačítka [Procházet...] nastavte cestu k souboru, který má být k dokumentu připojen po uložení formuláře. -30-

 Položka „Forma“ Formu dokumentu doplňuje automaticky systém v závislosti na způsobu doručení/odeslání v kombinaci s existencí příloh dle následující tabulky. tab. 7. Forma dokumentu Způsob doručení

Forma dokumentu

Pošta

Analogová.

Osobně

Podle původu připojených příloh(y).

Anonymní


Datová zpráva

Digitální.

E-mail

Digitální.

Tel/Fax

Analogová.

Interní


Způsob odeslání

Forma dokumentu

Pošta

Analogová.

Datová zpráva

Digitální.

Osobně


Úřední deska

Digitální.

Neodesílá se


E-mail

Digitální.

Tel/Fax

Analogová.

Interní



Digitální.

Kombinace více způsobů odeslání zásilek u jednoho dokumentu

Jedná-li se o kombinaci formy Digitální a Analogová výsledkem je forma Hybridní.

 Položky doplněné systémem Po založení dokumentu systém automaticky doplní údaje uvedené v tab. 8: tab. 8. Automaticky doplněné položky systémem po založení dokumentu Složka

Popis

Číslo jednací

“Zkratka původce xxxx/rrrr“ - formát nastavuje administrátor.

UID

Unikátní identifikátor dokumentu.

Stav dokumentu

„Nevyřízen“.

Stav zásilky

„Založeno“.

Datum založení

Aktuální datum (záložka historie).

ID datové zprávy

V případě doručení DZ nebo po vypravení vlastní DZ.

4.2.2. Záložky dokumentu Po založení vlastního / doručeného dokumentu se kromě záložky Info zpřístupní i další záložky: Historie, Soubory a Související. Záložka Spis je zobrazována pouze u dokumentů, které jsou vloženy do spisu. Kliknutím na název záložky se daná záložka zpřístupní pro čtení/úpravu záznamů.

-31-

obr. 15. Záložky dokumentu nevloženého do spisu

obr. 16. Záložky dokumentu vloženého do spisu

4.2.2.1. Záložka Info Záložka Info podává především informace o odesílateli a způsobu doručení (podání) dokumentu (Doručený dokument) nebo informace o zásilce a adresátovi, kterému má být zásilka zaslána (Vlastní dokument), dále pak údaje o: formě dokumentu, počtu listů, počtu svazků příloh, počtu příloh, typu přílohy, čj odesílatele, poznámce, věcné skupině včetně skartačního znaku a skartační lhůty, způsobu vyřízení a termínu vyřízení. U spisu tato záložka zobrazuje také základní informace o dokumentech uložených ve spisu a stavu jejich zpracování. Pokud jste některá (nepovinná) pole nevyplnili, můžete je vyplnit později u již založeného dokumentu, případně můžete změnit hodnoty editačních polí, při jejich změně postupujete stejně jako při původním zadávání. Doručený dokument 

Evidence poštovního podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Poštou a zadejte další údaje o doručení (způsob zacházení, druh zásilky, datum odeslání/doručení apod.).

-32-

obr. 17. Evidence poštovního podání

Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno” , „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence osobního podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Osobně a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručeno).

-33-

obr. 18. Evidence osobního podání

Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt] V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název”. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence e-mailového podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu E-mail a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).

-34-

obr. 19. Evidence e-mailového podání

Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název” a „E-mail”. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „E-mail” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence faxového podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Tel/Fax a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).

-35-

obr. 20. Evidence faxového podání

Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název” a „Telefon/fax”. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „Telefon/Fax” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence datových zpráv

Načíst a zaevidovat datové zprávy, dokumenty podané prostřednictvím datových schránek, může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna nebo Administrátor. Postup načtení a evidence datových zpráv je uveden v kapitole 6.5.2 Evidence datové zprávy. 

Evidence interního podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Interní a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).

-36-

obr. 21. Evidence interního podání

V případě interního doručení jsou všechny položky týkající se odesílatele nepovinné. Údaje uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence anonymního podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Anonymní a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).

-37-

obr. 22. Evidence anonymního podání

V případě anonymního doručení jsou všechny položky týkající se odesílatele nepovinné. Údaje uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. Vlastní dokument Na záložce Info v části Adresát připravuje referent podklady pro vypravení/vyvěšení zásilky – zadává adresáty a určuje, jakým způsobem se má se zásilkou zacházet. V případě vyvěšení na úřední desku určuje v jakém časovém rozmezí má být dokument vyvěšen, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“ referent nezadává časové rozmezí vyvěšení dokumentu, ale vyplňuje položky „Typ“, „Název pro vyvěšení“ a datum předpokládaného svěšení (položka „Předp .svěš“). Po doručení zaznamenává informaci o výsledku doručení. Vlastní vypravení a vyvěšení dokumentu má na starosti uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Podrobný popis přípravy zásilek pro vypravení a vyvěšení na elektronickou úřední desku je uveden v kapitole 4.5 Vypravení vlastního dokumentu. 4.2.2.2. Záložka Spis Tato záložka se zobrazuje pouze v případě, že daný dokument je součástí spisu a zobrazuje seznam dokumentů, které se nacházejí ve stejném spisu jako zobrazený dokument.

-38-

obr. 23. Ukázka záložky Spis

4.2.2.3. Záložka Historie Záložka Historie je stejná u doručeného i vlastního dokumentu a spisu. Zaznamenávají se v ní všechny kroky, které uživatelé s dokumentem/spisem provedli. Obsah této záložky lze jen číst, není možné měnit jej jinak než akcemi, které systém zaznamenává. obr. 24. Ukázka záložky Historie

Přes ikonu lupy je možné zobrazit detailní změny položek v závislosti na čase (obr. 25). K okamžiku každé provedené změny jsou zobrazeny všechny hodnoty položek s tím, že změněná nová hodnota atributu je zvýrazněna červenou barvou.

-39-

obr. 25. Ukázka detailu Historie

4.2.2.4. Záložka Soubory Záložka Soubory je stejná u doručeného i vlastního dokumentu (u spisu se záložka nezobrazuje). V této záložce lze k záznamu o dokumentu, pokud to stav dokumentu umožňuje, připojovat, mazat a zobrazovat soubory (elektronické verze dokumentů nebo příloh) v příslušném programu, ve kterém byly vytvořeny. K jednomu souboru je možné vytvořit a uchovat několik verzí. K souborům je možné připojovat elektronické podpisy a konvertovat je do formátu PDF, dále lze soubory typu PDF individuálně označovat časovým razítkem. Soubory, které mají být v zásilce odeslány (např. při odesílání datové zprávy) jsou označeny ve sloupci „O“ jako odesílat. Podrobnosti o práci se soubory jsou uvedeny v kapitole 4.4 Práce se soubory (el. dokumenty). Poznámka: Soubor k dokumentu je možné připojit již při zakládání dokumentu v části Vložení nového souboru – kap. 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu.

-40-

obr. 26. Ukázka záložky Soubory

4.2.2.5. Záložka Související Záložka Související je stejná u doručeného i vlastního dokumentu a spisu. Záložka zobrazuje seznam souvisejících objektů (část Seznam souvisejících objektů), kde číselník typů vazeb definuje administrátor a seznam systémových vazeb (část Seznam systémových vazeb), které jsou evidovány automaticky systémem při: vložení dokumentu do spisu, vytvoření odpovědi na doručený dokument a založení kopie. Seznam souvisejících objektů a systémových vazeb je možné vytisknout pomocí tlačítka [Tisk].  Seznam souvisejících objektů Obsah nabídky číselníku typů vazeb, ze kterého může uživatel vybírat, definuje administrátor ve správě vazeb. Založení vazby probíhá současně v obou objektech (odkazujícím i odkazovaném) přičemž vazby mohou být dvojího typu:  nesměrové vazby - v obou objektech bude stejná hodnota popisu typu vazby  směrové vazby - popis vazby může být u každého objektu jiný - záleží jaké hodnoty popisu zleva/zprava vyplnil administrátor při zakládání vazby Vytvoření nové vazby na související objekt Postup: V detailu dokumentu zobrazte záložku Související. Z nabídky typů vazeb vyberte požadovanou vazbu, do vedlejšího pole zadejte řetězec pro vyhledání souvisejícího objektu a zvolte tlačítko [Vyhledat]. Ze zobrazeného seznamu vyberte požadovaný objekt. Systém automaticky zaeviduje vazbu na související objekt.

-41-

obr. 27. Vazba na související objekt

Zrušení vazby na související objekt Postup: V detailu dokumentu zobrazte záložku Související. Klikněte na ikonu v řádku vazby, kterou chcete odstranit. Systém odstraní vazbu na související objekt.  Seznam systémových vazeb Systémové vazby, jsou vazby, které jsou evidovány automaticky systémem při: vložení dokumentu do spisu, vytvoření odpovědi na doručený dokument a založení kopie. Tyto vazby uživatel nemůže měnit. obr. 28. Systémové vazby

-42-

 Tisk seznamu souvisejících objektů a systémových vazeb Postup: Na záložce Související stiskněte tlačítko [Tisk], které je vedle tlačítka [Vyhledat]. Systém vygeneruje sestavu souvisejících objektů a systémových vazeb pro příslušný dokument. obr. 29. Ukázka sestavy seznamu souvisejících objektů a systémových vazeb.

4.2.3. Úprava dokumentu Postup: V seznamu dokumentů klikněte na „Číslo jednací“ nebo „Věc“ příslušného dokumentu. Otevře se jeho záložka Info, dostupné jsou i ostatní záložky. Po kliknutí na název příslušné záložky můžete doplnit nebo upravit již zapsané editovatelné údaje.

4.2.4. Založení odpovědi na dokument pod stejným číslem jednacím Založením odpovědi na doručený dokument zaevidujete nový vlastní dokument, popř. současně založíte spis: 

Doručený dokument již JE zařazen do spisu – odpověď se automaticky uloží do téhož spisu. Vlastní dokument má s původním doručeným dokumentem společné „Číslo jednací“ a „Věcnou skupinu“.



Doručený dokument dosud NENÍ zařazen do spisu – systém založí vazbu mezi Doručeným dokumentem a odpovědí formou automaticky NOVĚ založeného spisu. Doručený dokument a Vlastní dokument (odpověď) mají společné „Číslo jednací“ a „Věcnou skupinu“. Spis přebírá "Věcnou skupinu" pouze tehdy, je-li současně definována pro dokumenty a spisy, v opačném případě se „Věcná skupina“ ke spisu nevyplní a musí ji vyplnit uživatel sám.

Při založení odpovědi je systémem na záložku Info vlastního dokumentu (odpovědi) zkopírován subjekt (odesílatel) z doručeného dokumentu (je-li adresát odlišný než byl odesílatel lze subjekt smazat a zadat nový). Postup: Klikněte na „Číslo jednací“ nebo „Věc“ doručeného dokumentu, čímž zobrazíte jeho detail. Zvolte příkaz .

-43-

obr. 30. Založení Odpovědi na doručený dokument

Zobrazí se formulář Vlastní dokument s přenesenými údaji z doručeného dokumentu, na který odpovídáte. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit] (systém založí nový vlastní dokument a zobrazí jeho profil spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a zavřít] (systém vytvoří odpověď a dle místa zvolení volby pro odpověď zobrazí detail doručeného dokumentu nebo obsah složky). UPOZORNĚNÍ: Po vytvoření odpovědi změní doručený dokument, stav na „Vyřízen“, zatímco odpověď bude ve stavu „Nevyřízen“. K doručenému dokumentu může být založena pouze JEDNA odpověď pod SPOLEČNÝM ČÍSLEM JEDNACÍM. Odpověď lze založit na doručený dokument, který je ve stavu „Nevyřízen“. Vlastní dokument (odpověď) přebírá z doručeného dokumentu:  položky „Věc“, „Vyřizuje“ včetně “Skupiny“ a „Agendové číslo“  záložka Info – v části Adresát údaje o způsobu doručení a zacházení – jako adresát je systémem uveden odesílatel doručeného dokumentu, na který tímto odpovídáte. Pokud dokument odesíláte ve více obálkách, můžete k tomuto adresátovi sami později doplnit další adresy (viz kapitola 4.5.2). V části Dokument se přebírají pouze položky „Čj odesílatele“ a „Věcná skupina“. Při založení odpovědi na doručený dokument je provedena kontrola, zda je daný doručený dokument ve spisu. Pokud není, spis je nad ním založen a odpověď je vložena do téhož spisu. Spis ze zakládajícího dokumentu přebírá:  položky „Věc“, „Vyřizuje“ včetně “Skupiny“ a „Agendové číslo“ záložka Info – v části Subjekt všechny údaje – jako subjekt je systémem uveden odesílatel doručeného dokumentu tj. zakládajícího dokumentu. V části Spis se přebírá položka „Věcná skupina“ včetně „Skartačního znaku“ a „Skartační lhůty“ pouze tehdy, je-li „Věcná skupina“ definována současně pro dokumenty a spisy, v opačném případě se ke spisu nevyplní a uživatel ji musí vyplnit sám. Doručený dokument a odpověď jsou navzájem provázány a nelze je od sebe oddělit - jedinou možností je vyřazení odpovědi z evidence viz následující kapitola. 4.2.4.1. Vyřazení odpovědi z evidence Vyřadit odpověď na DD např. z důvodu zrušení spisu nebo zařazení DD do jiného spisu, může pouze uživatel s rolí Administrátor - podrobný popis je uveden v administrátorské -44-

příručce. Podmínkou je, aby odpověď byla ve stavu „Nevyřízen“ a neobsahovala žádné zásilky ani připojené soubory.

4.2.5. Vytvoření kopie dokumentů Tato volba slouží k vytvoření kopií dokumentů s přenosem základních údajů ze zdrojového dokumentu (doručený/vlastní dokument). Každá nová kopie dokumentu má systémem přiřazeno NOVÉ, nezávislé Číslo jednací“ a „UID“, a pokud uživatel nezmění skupinu, je založena do primární skupiny zakladatele kopie. Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu, jehož kopii chcete vytvořit. Zvolte příkaz . obr. 31. Vytvoření kopie dokumentu

V závislosti na typu dokumentu, jehož kopii zakládáte, systém zobrazí formulář Doručený dokument nebo Vlastní dokument s předvyplněnými údaji převzatými ze zdrojového dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit] (systém vytvoří kopii dokumentu a zobrazí profil vytvořeného dokumentu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a zavřít] (systém vytvoří kopii dokumentu a dle místa zvolení volby pro kopii zobrazí detail zdrojového dokumentu nebo obsah složky). Každá nová kopie dokumentu má systémem přiřazeno nové, nezávislé „Číslo jednací“, je ve stavu „Nevyřízen“ a pokud uživatel nezměnil skupinu, je založena do jeho primární skupiny. Kopie přebírá ze zdrojového dokumentu:  položky „Věc“ a „Agendové číslo“  záložka Info – všechny položky vyjma „Způsobu vyřízení“. U vlastního dokumentu jsou zkopírovány i obsažené zásilky v jakémkoliv stavu – ve vytvořené kopii budou všechny zásilky ve stavu „Založeno“.  záložka Soubory – obsahuje-li zdrojový dokument připojené soubory, dojde ke zkopírování všech souborů, v případě, že soubor obsahuje více verzí, dojde ke zkopírování pouze poslední verze. Je-li kopírovaný dokument součástí spisu, zobrazí se dialogové okno, zda si přejete kopii ponechat ve spisu či nikoliv, zvolíte-li Ano kopie bude vložena do stejného spisu, jako je kopírovaný dokument (kopii lze vložit pouze do nevyřízeného spisu a vkládat kopii do spisu může pouze zpracovatel dokumentu, ne vedoucí a administrátor), v opačném případě (volba Ne) nebude kopie součástí spisu. -45-

Poznámka: Kopii dokumentu může vytvořit uživatel – zpracovatel nebo vedoucí případně administrátor Při vytváření kopie doručeného dokumentu se způsobem doručení Datová zpráva nelze editovat následující položky: „Způsob doručení“, „Způsob zacházení“, „Odesláno“, „Doručeno“, „ID datové schránky“ a „ID datové zprávy“ (položky jsou převzaty z původního dokumentu).

4.2.6. Tisk štítku dokumentů Funkce je přístupná v případě zapnutého modulu „Tisk čárových kódů“ a slouží k tisku štítků s čárovým kódem k označení dokumentu pro možné vzdálené skenování dokumentů a přiřazení naskenovaného obrazu k evidenčnímu záznamu dokumentu v aplikaci. Dalším využitím pak může být vyhledávání dokumentů pomocí externího zařízení – čtečky čárových kódů. Předpokladem využití je dostupná tiskárna čárových kódů. Výběr tiskárny se provádí v uživatelském nastavení, viz kapitola 3.1. Jedná se o nadstandardní modul a jeho customizace je prováděna dodavatelem aplikace. Dodavatel například definuje přístupné šablony pro tisk čárových kódů na základě požadavků zákazníků, velikost štítků apod. Štítek tak může obsahovat kromě čárového kódu s UID také další informace, např. číslo jednací, agendové číslo, datum evidence dokumentu, název zákazníka apod. obr. 32. Ukázka štítku

Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu nebo spisu, u kterého požadujete vytisknout štítek. Stiskněte tlačítko <Tisk štítku>. Systém zajistí vytištění štítku s informacemi podle zadané šablony na zvolené tiskárně čárových kódů.

-46-

obr. 33. Tisk štítku čárových kódů

Poznámka: Tisk štítku je možné až po zaevidování a uložení dokumentu. Je možné vytisknout štítek k dokumentu opakovaně, v každém stavu jeho zpracování.

4.3.

Základy práce se spisem

Spis slouží v aplikaci ke sjednocení dokumentů, které spolu věcně souvisejí. Spisu a všem dokumentům do něj zařazeným je přidělena stejná spisová značka. Spis nemůže vzniknout prázdný, vždy musí obsahovat alespoň jeden (zakládající, iniciační) dokument, který pak již ze spisu nelze vyjmout. Spis tedy nejsou „prázdné desky“ připravené pro vkládání objektů, ale nejméně jeden dokument ve spisové obálce. Do existujícího spisu lze vkládat další dokumenty. Ke spisu NELZE připojit soubory (elektronické přílohy), tak jako k dokumentům. Spis je v seznamech záznamů označován ikonou

.

4.3.1. Založení spisu Spis nelze založit prázdný, k jeho založení musí existovat zakládající dokument. Spis je popsán položkami v profilu a je identifikován svým číslem – „Spisovou značkou“. Formát „Spisové značky“ nastavuje administrátor. Spis můžete založit dvěma postupy:  Založením nového spisu nad vlastním nebo doručeným dokumentem, který dosud není zařazen do spisu – tento postup je obsahem této kapitoly. -47-



Založením odpovědi na doručený dokument, který dosud není zařazen do spisu – tento postup je uveden v kapitole 4.2.4 Založení odpovědi na dokument pod stejným číslem jednacím.

Postup: Zobrazte složku Moje dokumenty - Nevyřízené nebo Vyřízené a vyberte zakládající dokument spisu buď zaškrtnutím políčka u dokumentu, nebo otevřením detailu dokumentu kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Po výběru dokumentu zvolte příkaz . obr. 34. Založení spisu

Zobrazí se formulář Spis se záložkou Info nově zakládaného spisu (obr. 35) s převzatými údaji ze zakládajícího dokumentu. obr. 35. Profil nově zakládaného spisu

-48-

V profilu spisu doplňte a upravte potřebné položky, správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] (systém založí nový spis a zobrazí jeho profil spolu se záložkou Historie) nebo [Uložit a zavřít] (systém vytvoří spis a dle místa zvolení volby pro založení nového spisu zobrazí detail zakládajícího (iniciačního) dokumentu nebo zobrazí obsah složky. Spis ze zakládajícího dokumentu přebírá:  položky „Věc“, „Vyřizuje“ včetně “Skupiny“ a „Agendové číslo“.  záložka Info – v části Subjekt všechny údaje – jako subjekt je systémem uveden subjekt ze zakládajícího dokumentu. V části Spis se přebírají pouze položky „Věcná skupina“ včetně „Skartačního znaku“ a „Skartační lhůty“ a volitelné položky. Po založení nového spisu je zakládající dokument automaticky vložen do tohoto spisu. Dokumenty zařazené do spisu se ve složkách Moje dokumenty/Všechny dokumentyNevyřízené a Vyřízené nezobrazují samostatně, je zde zobrazen pouze spis, v němž jsou vloženy. Po kliknutí na „Číslo jednací“ nebo „Věc“ spisu se zobrazí jeho záložka Info, která dává základní informace o dokumentech uložených ve spisu a stavu jejich zpracování. 4.3.1.1. Záložka Info Na záložce Info je uveden seznam všech dokumentů, které spis obsahuje včetně stavu jejich zpracování. Ihned po založení obsahuje spis jedinou položku – zakládající dokument. Později lze do spisu zařadit i další dokumenty.

-49-

obr. 36. Ukázka záložky Info

4.3.1.2. Záložka Historie Do záložky Historie se zaznamenávají všechny kroky, které uživatelé se spisem provedli. Obsah této záložky lze jen číst, není možné měnit jej jinak než akcemi, které systém zaznamenává. Přes ikonu lupy je možné zobrazit detailní změny položek v závislosti na čase (obr. 25). K okamžiku každé provedené změny jsou zobrazeny všechny hodnoty položek s tím, že změněná nová hodnota atributu je zvýrazněna červenou barvou.

4.3.2. Úpravy ve spisu 4.3.2.1. Vložení dokumentu do spisu Postup: Zobrazte složku Moje dokumenty - Nevyřízené nebo Vyřízené a vyberte dokument, který chcete vložit do již existujícího spisu, buď zaškrtnutím políčka u dokumentu, nebo otevřením detailu dokumentu kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Po výběru dokumentu zvolte příkaz . -50-

obr. 37. Vložení dokumentu do spisu

Zobrazí se dialogové okno Vložení do spisu (obr. 38) pro výběr spisu. V seznamu se zobrazují spisy ve stavu „Nevyřízen“ a „Vyřízen“, ke kterým má uživatel přístupová práva (tj. spisy jsou zařazeny do skupin jichž je členem). Zadejte kritéria pro vyhledání konkrétního spisu, do kterého chcete dokument vložit a žádaný spis vyberte kliknutím na jeho „Spisovou značku“ nebo „Věc“. Vkládaný dokument můžete současně s výběrem spisu označit jako vyřízený tak, že zaškrtnete políčko u položky „Vyřídit vkládaný dokument“ a do pole „Způsob vyřízení“ zapíšete způsob vyřízení dokumentu (systémem je automaticky předvyplněna hodnota Vloženo do spisu, případně hodnota již zadaného způsobu vyřízení u dokumentu). Poznámka: Dokumenty ve stavu „Nevyřízen“ nelze vkládat do spisů ve stavu „Vyřízen“. Dokumenty je nutné nejprve vyřídit a až poté vložit do vyřízeného spisu. Zpracovatel a skupina vkládaného dokumentu a spisu musí být stejné, v opačném případě dokument nepůjde do spisu vložit. obr. 38. Dialogové okno Vložení do spisu

Seznam dokumentů a informace o jejich stavu, které spis obsahuje, je zobrazen na záložce spisu Info v části Obsah spisu, která mimo jiné umožňuje zobrazení detailu libovolného dokumentu a to kliknutím na jeho „Číslo jednací“. U dokumentů vložených do spisu přibyla v profilu položka„SZ“ (Spisová značka), kliknutím na tuto položku zobrazíte detail spisu, ve kterém je dokument vložen.

-51-

obr. 39. Záložka Info – dokumenty zařazené ve spisu

4.3.2.2. Vyjmutí dokumentu ze spisu Dokument ze spisu lze vyjmout buď z detailu spisu na záložce Info nebo z detailu dokumentu vloženého do spisu. Vyjmuté dokumenty ztratí „Spisovou značku“ a je jim odebrána záložka Spis. Poznámka: Dokumenty lze vyjímat pouze ze spisu ve stavu „Nevyřízen“. UPOZORNĚNÍ: Zakládající dokument těmito způsoby vyjmout ze spisu nelze – v tomto případě se musí provést zrušení (anulování) celého spisu příkazem (viz kapitola 4.3.2.6 Zrušení (anulování) spisu). Doručený dokument a odpověď jsou navzájem provázány a musí být vždy součástí spisu. Z tohoto důvodu DD a odpověď ze spisu vyjmout nelze, je-li to potřeba je nutné nejprve vyřadit odpověď z evidence - viz kapitola 4.2.4.1. -52-



Vyjmutí dokumentu ze spisu z DETAILU SPISU

Postup: Zobrazte spis, na záložce Info klikněte na ikonu (Vyjmout ze spisu) v řádku vyjímaného dokumentu a potvrďte vyjmutí dokumentu tlačítkem [OK]. obr. 40. Vyjmutí dokumentu z detailu spisu



Vyjmutí dokumentu ze spisu z DETAILU DOKUMENTU

Postup: Zobrazte detail dokumentu, který chcete ze spisu vyjmout a zvolte příkaz . obr. 41. Vyjmutí dokumentu z detailu dokumentu

-53-

4.3.2.3. Vyřízení spisu Aby mohl být spis vyřízen, je potřeba nejprve vyřídit dokumenty, které obsahuje, případně lze spis vyřídit současně s vyřízením všech obsažených dokumentů v jednom kroku. Dokument vložený do spisu lze vyřídit buď z detailu spisu na záložce Info nebo přímo z detailu dokumentu. Hromadné vyřízení všech dokumentů včetně spisu je umožněno ze složky nebo z detailu spisu pomocí příkazu . Systém změní stav objektů na „Vyřízen“. 

Vyřízení dokumentu z DETAILU SPISU

Postup: Zobrazte spis, na záložce Info stiskněte ikonu

v řádku dokumentu, který chcete vyřídit.

obr. 42. Vyřízení dokumentu z detailu spisu

Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 43) s přenesenými údaji z dokumentu, který vyřizujete. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Vyřízen“.

-54-

obr. 43. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu



Vyřízení dokumentu z jeho detailu

Postup: Zobrazte detail dokumentu, který chcete vyřídit a zvolte příkaz . obr. 44. Vyřízení dokumentu z jeho detailu

Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 43) s přenesenými údaji z dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Vyřízen“. 

Hromadné vyřízení dokumentů včetně spisu

Při tomto postupu dojde k vyřízení celého spisu tzn. dojde k vyřízení spisu včetně všech dosud nevyřízených dokumentů, které spis obsahuje. Na tuto skutečnost, tj. že zároveň se spisem jsou vyřizovány i v něm obsažené nevyřízené dokumenty, je uživatel upozorněn dialogovým oknem. Postup: Zobrazte detail spisu, který chcete vyřídit a zvolte příkaz .

-55-

obr. 45. Hromadné vyřízení – spisu včetně dokumentů

Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 43) s přenesenými údaji ze spisu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav spisu a v něm obsažených dokumentů, které jsou ve stavu „Nevyřízen“ na „Vyřízen“. Poznámka: Objekty lze vyřídit pouze tehdy, je-li jejich "Věcná skupina" v aktuálním spisovém plánu. K dokumentům, které se při vyřízení spisu zároveň také automaticky vyřídí, je přidána do záložky Info pod položku „Způsob vyřízení“ poznámka o tomto způsobu vyřízení včetně odkazu na spis, kterým byl dokument vyřízen. Obsahoval-li spis již některé dokumenty ve stavu „Vyřízen“, nedojde u těchto dokumentů ke změně stavu a ani k přepisu položek zadaných v dialogovém okně (budou ponechány původní hodnoty). K přepisu položek nedochází ani u nevyřízených dokumentů, pokud byly u dokumentu vyplněny, v opačném případě se doplní dle údajů zadaných v dialogovém okně. 4.3.2.4. Uzavření spisu Uzavření spisu lze realizovat Jednotlivě (ze seznamu je vybrán jeden spis nebo je zobrazen jeho detail) nebo Hromadně (v seznamu je vybráno několik spisů). Uzavření spisu se provádí pomocí příkazu . Postup: Zobrazte detail spisu, který chcete uzavřít a zvolte příkaz . obr. 46. Uzavření spisu

Zobrazí se dialogové okno Uzavření (obr. 47) s přenesenými údaji ze spisu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav spisu na „Uzavřen“. Spisy jsou po uzavření přesunuty do složky Moje dokumentyUzavřené Poznámka: U obsažených dokumentů ke změně stavu nedochází, dokumenty zůstávají ve stavu „Vyřízen“, který je jejich konečný. -56-

obr. 47. Dialogové okno pro uzavření spisu z detailu

obr. 48. Dialogové okno při hromadném uzavírání spisů ze složky

Poznámka: Spisy lze uzavřít pouze tehdy, je-li jejich "Věcná skupina" v aktuálním spisovém plánu. Uzavíráte-li spisy hromadně tj. ze složky Moje dokumentyVyřízenév dialogovém okně Uzavření je navíc položka pro určení zda chcete přepsat věcnou skupinu/způsob vyřízení i u těch objektů u kterých je již vyplněna (obr. 48) (výchozí nastavení je, že ne). Zaškrtnete-li “Přepsat ...”, věcnou skupinu/způsob vyřízení hodnoty u označených spisů budou přepsány hodnotou uvedenou v dialogovém okně. K přepisování věcné skupiny a způsobu vyřízení dochází pouze u označených spisů, ne u dokumentů obsažených ve spise. 4.3.2.5. Vrácení spisu ke zpracování Funkce slouží k znovuotevření spisu po jeho vyřízení nebo uzavření. Postup: Vyberte spis ve stavu „Vyřízen“ nebo „Uzavřen“, který chcete vrátit ke zpracování tj. do stavu „Nevyřízen“. Zvolte příkaz . obr. 49. Vrácení spisu ke zpracování

-57-

Spis je automaticky zobrazen ve složce Moje dokumenty – Nevyřízené zpracovatele znovuotevřeného spisu a stav spisu je „Nevyřízen“. Poznámka: Stav dokumentů ve spise se nemění. 4.3.2.6. Zrušení (anulování) spisu Pokud jste založili spis a následně potřebujete zakládající dokument ze spisu vyjmout a např. zařadit jej do jiného spisu, lze toto provést pouze zrušením (anulováním) spisu pomocí příkazu . Spis lze zrušit pouze ve stavu „Nevyřízen“. Postup: Zobrazte detail spisu, který chcete zrušit a zvolte příkaz . obr. 50. Zrušení spisu

Zobrazí se dialogové okno pro potvrzení zrušení spisu (obr. 51) – zrušení potvrdíte tlačítkem [Ano]. obr. 51. Dialogové okno pro zrušení spisu

UPOZORNĚNÍ: Dokumenty obsažené ve spisu, který byl následně zrušen, přejdou do podsložek složky Moje dokumenty dle jejich stavu.

4.3.3. Tisk spisové obálky včetně sběrného archu Postup: Zobrazte detail spisu a zvolte příkaz <Tisk>.

-58-

obr. 52. Tisk spisové obálky

V zobrazeném dialogovém okně Stažení souboru zvolte, zda chcete sestavu spisové obálky uložit nebo otevřít. V případě otevření se zobrazí spisová obálka včetně seznamu dokumentů a elektronických příloh, které jsou do spisu vloženy. obr. 53. Spisová obálka

-59-

4.3.4. Tisk štítku spisu Funkce je přístupná v případě zapnutého modulu „Tisk čárových kódů“ a slouží k tisku štítků s čárovým kódem k označení spisu a jeho případné vyhledání pomocí externího zařízení – čtečky čárových kódů. Předpokladem využití je dostupná tiskárna čárových kódů. Výběr tiskárny se pak provádí v uživatelském nastavení, viz kapitola 3.1. Postup: Vyberte a zobrazte detail spisu, u kterého požadujete vytisknout štítek. Stiskněte tlačítko <Tisk štítku>. Systém zajistí vytištění štítku s informacemi podle zadané šablony na zvolené tiskárně čárových kódů.

-60-

obr. 54. Tisk štítku spisu

Poznámka: Tisk štítku je možné až po založení spisu. Je možné vytisknout štítek ke spisu opakovaně, v každém stavu jeho zpracování.

4.4.

Práce se soubory (el. dokumenty)

Seznam všech připojených souborů k dokumentu je zobrazován na záložce Soubory. Tato záložka slouží, pokud to stav dokumentu dovoluje, nejen ke vkládání, prohlížení a mazání souborů, ale také k připojení elektronického podpisu, konverzi dokumentu do formátu PDF případně k označení dokumentu typu PDF časovým razítkem. Soubory, které mají být odeslány v zásilce typu Datová zpráva do ISDS nebo E-mail (v případě aktivní ePodatelny) jsou označeny ve sloupci „Odesílat“. K jednomu souboru je možné vytvořit a uchovat několik verzí. Poznámka: V seznamech dokumentů se ikony dokumentů s připojenými soubory zobrazují spolu s ikonou .

4.4.1. Vložení souboru Soubor k dokumentu lze připojit již při zakládání dokumentu (kap.4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu) nebo dodatečně na záložce Soubory, což je předmětem této kapitoly.

-61-

Postup: Na záložce Soubory nastavte v části Vložení nového souboru cestu k souboru, který chcete přiložit, pomocí tlačítka [Procházet...] a poté stiskněte tlačítko [Vložit]. obr. 55. Vložení souboru

Systém připojí soubor k dokumentu a zobrazí jej na záložce Soubory (obr. 56). obr. 56. Záložka Soubory s připojeným souborem

Po připojení souboru k dokumentu je nutné u každého záznamu vybrat „Původ“ (tj. Digitální (= Elektronický. Čistopis vytvořený přímo v digitální podobě nebo doručený v digitální podobě), Konverze originál (= Autorizovaná konverze. Výsledkem konverze je elektronická kopie s právními účinky prvopisu) nebo Konverze kopie (= Převod formy. Digitalizace. Převod formy - převod dokumentu z analogové podoby do podoby digitální. Výsledkem převodu je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s prvopisem. Digitalizace - vznik jinou konverzí (výsledkem konverze je neověřená kopie prvopisu)) ve sloupci „Původ souboru“. Správné zvolení hodnoty má význam z hlediska způsobu práce s těmito přílohami ve spisovně a následně ve skartačním řízení. Sloupec „O“ (Odesílat) slouží k označení souboru, který má být odeslán v zásilce typu Datová zpráva do ISDS nebo v zásilce typu E-mail do ePodatelny je-li aktivní, eventuelně vyvěšen na elektronickou úřední desku. Defaultní hodnota připojených souborů je „označeno“.

4.4.2. Verzování souboru K souboru, který je připojen k dokumentu, aplikace umožňuje vkládat nové verze – postup je uveden níže. Výjimku tvoří soubory původu DZ, Email nebo Doručenka, ke kterým nové verze připojovat nelze.

-62-

4.4.2.1. Vložení nové verze souboru Postup: Na záložce Soubory klikněte v řádku souboru, ke kterému budete vytvářet novou verzi, na ikonu (Vložit novou verzi). V dialogovém okně Vložení nové verze (obr. 57) nastavte cestu k souboru obsahujícímu novou verzi pomocí tlačítka [Procházet...] a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit]. obr. 57. Vložení nové verze

4.4.2.2. Zobrazení verzí souboru Počet verzí, které soubor obsahuje je zobrazen na záložce Soubory ve sloupci „Verze“. Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu všech verzí souboru.

(Zobrazit všechny verze). Systém zobrazí seznam

obr. 58. Zobrazení verzí souboru

Konkrétní verzi lze zobrazit kliknutím na její název ve sloupci „Název“.

4.4.3. Konverze do formátu PDF Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Provést konverzi) v řádku souboru, který chcete konvertovat do formátu PDF/A. Systém převede nejnovější verzi do formátu PDF/A a uloží ji jako novou verzi.

-63-

obr. 59. Soubor po konverzi

Poznámka: Konverzi do formátu PDF/A lze provést pouze u souborů s příponami pdf, doc, docx, xls, xlsx, xlsm, rtf, txt, jpg a jpeg. U souborů tif a tiff dojde nejprve k vytvoření PDF, které je možné následně převést opakovanou konverzí do PDF/A.

4.4.4. Připojení elektronického podpisu Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Podepsat) v řádku souboru, který chcete podepsat svým osobním certifikátem. V zobrazeném dialogovém okně (obr. 60) zadejte příslušný certifikát a výběr potvrďte tlačítkem [Podepsat] a následně tlačítkem [OK]. Systém vytvoří novou verzi souboru s připojeným elektronickým podpisem. Poznámka: Elektronicky lze podepsat jen soubor ve formátu PDF a je možné na něj postupně aplikovat více elektronických podpisů. obr. 60. Výběr certifikátu

-64-

obr. 61. Soubor s připojeným el. podpisem

4.4.5. Označení časovým razítkem Postup: (Časová značka) v řádku souboru, který chcete Na záložce Soubory klikněte na ikonu označit časovým razítkem. Systém vytvoří novou verzi souboru v PDF a vloží do ní časovou značku s kvalifikovaným certifikátem organizace. Poznámka: Označit časovým razítkem lze jen dokument ve formátu PDF. Soubory lze označit časovým razítkem pouze tehdy, je-li zapnut modul „Časové značky“, v opačném případě se ikona nezobrazuje. obr. 62. Soubor označený časovým razítkem

4.4.6.

Současné opatření souboru elektronickým podpisem a časovým razítkem

Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Podepsat s časovou značkou) v řádku souboru, který chcete opatřit současně elektronickým podpisem a časovým razítkem. V zobrazeném dialogovém okně (obr. 60) zadejte příslušný certifikát a výběr potvrďte tlačítkem [Podepsat] a následně tlačítkem [OK]. Systém vytvoří novou verzi souboru v PDF a vloží do ní elektronický podpis a časovou značku s kvalifikovaným certifikátem organizace. Poznámka: Současně opatřit soubor elektronickým podpisem a časovým razítkem lze pouze tehdy, je-li zapnut modul „Časové značky“, v opačném případě se ikona nezobrazuje. -65-

4.4.7. Předat k podpisu Každý uživatel má možnost předat dokument resp. jeho elektronickou přílohu k podpisu jednomu nebo více uživatelům. Tato funkce je dostupná pouze ze záložky „Soubory“ u příloh ve formátu PDF. Postup: (Předat k podpisu) v řádku souboru, který chcete Na záložce Soubory klikněte na ikonu nechat podepsat jiným uživatelem e-spis LITE, eventuelně jiným pracovníkům v řadě za sebou. Zobrazí se okno Předání k podpisu, kde vyberte osobu která má dokument jako první podepsat a její výběr potvrďte tlačítkem [Přidat]. První podepisující se objeví ve spodní části okna (tj. část Podepisující), kde mu můžete připojit poznámku, kterou vidí pouze on. Takto můžete nastavit podepisovací workflow pro několik podepisujících za sebou. Do části okna Poznámka pro všechny je možné připojit poznámku, kterou uvidí všichni podepisující. Pro potvrzení předání k podpisu použijte tlačítko [Předat k podpisu]. Tímto dokument zmizí z vaší složky a zobrazí se prvnímu podepisujícímu ve složce Moje dokumenty - K podpisu nebo Nevyřízené, zároveň se dokument stane needitovatelným, dokud nedoběhne celé kolečko s podpisy. Po schválení všemi uživateli přiřazenými k podpisu se dokument vrací zpět iniciátorovi. obr. 63. Předání k podpisu

Podepisující ze složky Moje dokumenty - K podpisu otevře dokument, kdy se mu rovnou zobrazí záložka Soubory. Pomocí ikony

(Předáno k podpisu) si může zobrazit

detaily k podpisovému workflow (obr. 64) a přes ikonu (Podepsat) dokument podepíše (kapitola 4.4.4 Připojení elektronického podpisu). Tímto dokument zmizí z jeho složek a zobrazí se u druhého podepisujícího. Podepsat dokument může uživatel také přímo ze složky Moje dokumenty - K podpisu pomocí příkazů a . UPOZORNĚNÍ: Je-li dokument součástí spisu, při podpisu bude mezi podepisujícími předáván celý spis. -66-

obr. 64. Detail předání k podpisu u podepisujícího

4.4.7.1. Postup:

Zrušení podepisování

Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Předáno k podpisu), v dialogovém okně Předání k podpisu zadejte v části Zrušit podepisování „Důvod zrušení“ a potvrďte jej tlačítkem [Zrušit podepisování]. Po zrušení podepisování se dokument vrací zpět iniciátorovi. Odmítnout dokument může uživatel také přímo ze složky Moje dokumenty - K podpisu pomocí příkazu .

4.4.8. Odstranění souboru Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu seznamu včetně všech jeho verzí.

(Smazat všechny verze). Systém odstraní soubor ze

4.4.9. Zobrazení obsahu souboru Postup: Na záložce Soubory klikněte v seznamu připojených souborů ve sloupci „Název“ na název souboru, např. odpoved.doc. Poznámka: Obsah připojeného souboru lze také zobrazit kliknutím na ikonu

4.5.

.

Vypravení vlastního dokumentu

Při odeslání zásilky vlastního dokumentu spolupracuje referent, který dokument připravil pro odeslání, s výpravnou (uživatel s rolí Podatelna a výpravna). V této kapitole se budeme zabývat činností referenta až do předání zásilky k odeslání, a pak zaznamenáním výsledku doručení. Podklady pro vypravení/vyvěšení zásilky připravuje referent na záložce Info v části Adresát – zadává zde adresáta/y a určuje, jakým způsobem se má se zásilkou zacházet. V případě vyvěšení na úřední desku určuje v jakém časovém rozmezí má být dokument vyvěšen, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“ referent nezadává časové rozmezí vyvěšení dokumentu, ale vyplňuje položky „Typ“, „Název pro vyvěšení“ a datum předpokládaného svěšení -67-

(položka „Předp .svěš“). Po doručení zaznamenává informaci o výsledku doručení. Vlastní vypravení a vyvěšení dokumentu má na starosti uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Seznam zaevidovaných zásilek včetně jejich stavu je uveden ve spodní části obrazovky s názvem Zásilky (obr. 65). tab. 9. Označení zásilek dle Způsobu odeslání Ikona

Způsob odeslání

Ikona

Způsob odeslání

Pošta

Fax

Osobně

Interní

Úřední deska


Datová zpráva

Neodesílá se

E-mail

obr. 65. Ukázka zaevidované zásilky

Poznámka: V případě, že dokument není určen k odeslání vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Neodesílá se.

-68-

4.5.1. Evidence jedné zásilky Zásilka k dokumentu se eviduje již při zakládání vlastního dokumentu. Postup evidence a vyplnění položek je uveden v kapitole 4.2.1 Založení dokumentu. Další zásilky lze zaevidovat později, postup je uveden v kapitole 4.5.2 Evidence více zásilek k dokumentu. Seznam zaevidovaných zásilek včetně jejich stavu je uveden na záložce Info v části Zásilky, odkud je také možné ke každé zásilce vytisknout obálku dle přednastavené šablony – postup je uveden v kapitole 4.5.5. Zaevidované zásilky jsou ve stavu „Založeno“. Poznámka: Při založení odpovědi na doručený dokument je systémem automaticky do odpovědi (vlastní dokument) zkopírován subjekt z doručeného dokumentu včetně způsobu odeslání a způsobu zacházení. Předvyplněné položky lze editovat dle potřeby. 4.5.1.1. Evidence poštovního vypravení Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Poštou a zadejte další údaje o zásilce (způsob zacházení, druh zásilky apod.). obr. 66. Evidence poštovní zásilky

-69-

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno” , „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. V případě vytvoření poštovní zásilky je možné pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] zjistit, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku a případně zvolit vypravení tímto způsobem (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.1 Evidence zásilky – kontrola datové schránky). 4.5.1.2. Evidence osobního vypravení Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Osobně a zadejte další údaje o zásilce. obr. 67. Evidence osobní zásilky

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). -70-

Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název”. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 4.5.1.3. Evidence vypravení faxem Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Tel/Fax a zadejte další údaje o zásilce. obr. 68. Evidence vypravení faxem

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a „Telefon/fax”. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „Telefon/fax” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. V případě vytvoření faxové zásilky je možné pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] zjistit, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku a případně zvolit vypravení tímto způsobem -71-

(podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.1 Evidence zásilky – kontrola datové schránky). 4.5.1.4. Evidence e-mailového vypravení Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu E-mail a zadejte další údaje o zásilce. obr. 69. Evidence vypravení e-mailem

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a „E-mail”. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „E-mail” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. V případě vytvoření e-mailové zásilky je možné pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] zjistit, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku a případně zvolit vypravení tímto způsobem (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.1 Evidence zásilky – kontrola datové schránky).

-72-

4.5.1.5. Evidence vypravení prostřednictvím elektronického formuláře Způsob odeslání Elektronický formulář je určen pro online podávané formuláře. Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Elektronický formulář a zadejte URL odkud byla zásilka odeslána případně zadejte o zásilce další údaje. obr. 70. Evidence vypravení Elektronický formulář

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 4.5.1.6. Evidence vypravení datovou zprávou Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Datová zpráva a zadejte další údaje o zásilce (způsob zacházení apod.). -73-

obr. 71. Evidence vypravení datovou zprávou

Adresáta vyberte z číselníku (pokud byl v minulosti uložen do adresáře subjektů) pomocí tlačítka [Subjekt] (postup je uveden v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu v části "Položka "Subjekt"") nebo ho vyhledejte v seznamu datových schránek (postup je uveden v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu v části "Položka "ID datové schránky""). Dodatečné informace k zásilce („Zakázat doručení fikcí“ a „K rukám“) lze zadat po stisku tlačítka [Další údaje]. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. Poznámka: Pro právnické osoby, které mohou používat datovou schránku zároveň i způsobem jako orgán veřejné moci (OVM), může administrátor nastavit možnost volby, zda odeslat datovou zprávu jako právnická osoba nebo orgán veřejné moci. Každý uživatel má pak k dispozici na profilu dokumentu, pokud vybere způsob odeslání „Datová schránka“, možnost označit pro konkrétní zásilku, zda ji odeslat jako OVM. Pokud volbu „Odeslat jako OVM“ nezaškrtne, zásilka je odesílaná jako standardní datová zpráva od právnické osoby. Předpokladem pro užití této funkce je samozřejmě ta skutečnost, že datová schránka je nastavena pro provoz v obou těchto režimech.

-74-

4.5.1.7. Evidence interního vypravení Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Interní a zadejte další údaje o zásilce. obr. 72. Evidence interní zásilky

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Titul před/za”, „Jméno”, „Příjmení” příp. datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. Poznámka: V případě interní zásilky jsou všechny položky týkající se adresáta nepovinné. 4.5.1.8.

Evidence vyvěšení na úřední desku

Evidence vyvěšení na úřední desku se liší dle toho, zda je, či není zapnut modul „Integrace s eDeskou“. Postup pro obě možnosti je uveden níže.  Evidence vyvěšení BEZ zapnutého modulu „INTEGRACE S eDESKOU“ Postup: -75-

Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Úřední deskou a zadejte další údaje včetně časového rozmezí vyvěšení dokumentu, tj. položky „Vyvěšeno“ a „Svěšeno“, které jsou automaticky předvyplněny systémem s možností jejich změny. obr. 73. Evidence vyvěšení na úřední desku bez zapnutého modulu „Integrace s eDeskou“

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].  Evidence vyvěšení SE zapnutým modulem „INTEGRACE S eDESKOU“ Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Úřední deskou a zadejte další údaje, tj. položky „Typ“, „Název pro vyvěšení“ a datum předpokládaného svěšení - položka „Předp. svěš.“ (automaticky je systémem předvyplněn aktuální datum + 15 dní s možností editace). Poznámka: Položky „Vyvěšeno“/ „Svěšeno“ jsou automaticky doplněny systémem po vyvěšení na el. úřední desku/svěšení z elektronické úřední desky. -76-

obr. 74. Evidence vyvěšení na úřední desku se zapnutým modulem „Integrace s eDeskou“

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].

4.5.2. Evidence více zásilek k dokumentu K jednomu vlastnímu dokumentu je možné zaevidovat více zásilek tzn. více adresátů, kterým bude zásilka zaslána. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje alespoň jednu zaevidovanou zásilku. Na záložce Info v části Adresát klikněte na odkaz „Další adresát“.

-77-

obr. 75. Evidence více zásilek

Systém zobrazí prázdnou část Adresát určenou pro zaevidování nové zásilky. Vyplňte údaje o nové zásilce (postup vyplnění položek je stejný jako při evidenci první zásilky tj. při zakládání dokumentu) a záznam potvrďte tlačítkem [Uložit] nebo [Uložit a zavřít], v případě, že budete evidovat další zásilku klikněte rovnou na odkaz „Další adresát“. Seznam všech zaevidovaných zásilek je zobrazen v části Zásilky.

4.5.3. Úprava zásilky Zásilky je možné upravovat do chvíle, než jsou předány k odeslání. Jakmile je zásilka předána k odeslání, opravu provést nelze. Postup: Vyberte zásilku v části Zásilky, kterou chcete upravit – vybraná zásilka je podbarvena oranžově a podrobné údaje o zásilce jsou zobrazeny na záložce Info v části Adresát. Doplňte a upravte potřebné položky a správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] nebo [Uložit a zavřít].

-78-

4.5.4. Zrušení zásilky Zásilky lze zrušit pouze ve stavu „Založeno“ tzn. do chvíle dokud nejsou předány k odeslání. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, klikněte na ikonu v řádku zásilky, která je určena k odstranění a potvrďte okno o zrušení zásilky - poté bude adresát ze seznamu odstraněn.

4.5.5. Šablony obálek Ke každé zaevidované zásilce je možné vytisknout obálku dle administrátorem přednastavené šablony. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, klikněte na ikonu (Šablona obálky) v řádku konkrétní zásilky, v dialogovém okně Nabídka šablon vyberte požadovanou šablonu (obr. 76) a stiskněte tlačítko [Generovat dle šablony]. Poznámka: Hromadný tisk obálek je možný pouze z obsahu složek Moje dokumenty/Všechny dokumenty - K odeslání/Odeslané po označení požadovaných záznamů a stisku příkazu v menu <Tisk obálky>. obr. 76. Výběr šablony obálky

-79-

4.5.6. Šablony dokumentů U každé zásilky je vpravo umístěna ikona (Šablona dokumentu), která umožňuje vygenerovat administrátorem přednastavené šablony obsahující údaje z dokumentu. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, klikněte na ikonu , v dialogovém okně Nabídka šablon vyberte požadovanou šablonu (obr. 77) a stiskněte tlačítko [Generovat dle šablony]. obr. 77. Výběr šablony dokumentu

Systém vygeneruje dokument ve formátu MS Word dle přednastavené šablony.

4.5.7. Předání zásilky k odeslání Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu obsahující zásilku/y určené k odeslání. Zvolte příkaz .

-80-

obr. 78. Předání zásilek k odeslání

Systém po předání zásilek k odeslání změní stav dokumentu na „Vyřízen“ a stav zásilek, v závislosti na způsobu odeslání, dle tab. 10. Tabulka také ukazuje v jakých referentských složkách jsou zásilky zobrazeny. tab. 10.

Stavy zásilek po předání k odeslání a zobrazení ve složkách

Způsob odeslání

Stav zásilky

Složka referenta

Pošta, Interní, Datová zpráva, Úřední deska (jeli zapnut modul „Integrace s eDeskou“)

K odeslání Moje dokumenty/Všechny dokumenty - K odeslání

Osobně, Fax, Email,Elektronický formulář, Úřední deska (není-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“)

Odesláno

Moje dokumenty/Všechny dokumenty - Odeslané

-81-

Soubor, který se v zásilce typu Datová zpráva odešle do ISDS nebo v zásilce typu E-mail do ePodatelny, eventuelně je vyvěšen na elektronickou úřední desku, v případě zapnutého modulu „Integrace s eDeskou“, je označen (zaškrtnut) na záložce Soubory. Je-li zapnuta automatická kontrola existence datové zprávy, kontrola je prováděna i při předávání zásilek k odeslání (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.2 Předání zásilky k odeslání – kontrola datové schránky). Poznámka: U dokumentu obsahující zásilku se způsobem odeslání Datová zpráva nebo Úřední deska je nutné mít připojený soubor, který má být odeslán přes ISDS/vyvěšen na elektronickou úřední desku (nebude-li soubor připojen systém vás při pokusu o předání k odeslání upozorní hláškou). Zásilky ze stavu „K odeslání“ přejdou do stavu „Odesláno“ až po jejich vypravení výpravnou. UPOZORNĚNÍ: Je-li nastavena elektronická podatelna, vlastní odeslání e-mailu zajišťuje integrovaná ePodatelna, v případě, že el. podatelna nastavena není, vlastní odeslání e-mailu zajišťuje sám referent. UPOZORNĚNÍ: Obsahuje-li dokument více zásilek ve stavu „Založeno“, jsou k odeslání předány všechny najednou. Po předání zásilky/ek k odeslání dojde ke změně stavu dokumentu na stav „Vyřízen“.

4.5.8. Storno odeslání Stornovat lze zásilky ve stavu „K odeslání“, tzn. byly předány výpravně k odeslání, ale výpravnou dosud neodeslány. Storno zásilky může provést i uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje zásilku určenou ke stornu nebo vyberte zásilku ve složce Moje dokumenty - K odeslání. Zvolte příkaz <Storno odeslání>. obr. 79. Storno odeslání

Po této akci zásilka/y přejdou ze stavu „K odeslání“ do stavu „Založeno“ a v případě, že -82-

dokument obsahuje pouze jednu zásilku nebo zvolíte stornovat všechny zásilky v dialogovém okně (obr. 80) dojde také ke změně stavu dokumentu na „Nevyřízen“. UPOZORNĚNÍ: Obsahuje-li dokument více zásilek, zobrazí se dialogové okno Storno odeslání (obr. 80) . Zvolíte-li [Všechny], budou stornovány všechny zásilky ve stavu „K odeslání“, které dokument obsahuje a přejdou do stavu „Založeno“, současně dokument změní stav na „Nevyřízen“, zvolíte-li [Aktuální] bude stornována pouze oranžově označená zásilka v části Zásilky, při této volbě ke změně stavu dokumentu nedochází , volbou [Storno] zavřete dialogové okno. obr. 80. Dialogové okno Storno odeslání

4.5.9. Zápis výsledku doručení U některých dokumentů známe výsledek doručení – je to např. dokument s dodejkou nebo dokumenty, které se vrátí zpět nedoručené. Výsledek doručení může zapsat výpravna i referent, výjimkou jsou zásilky se způsobem odeslání Úřední deska, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“, kdy zapsat doručení (tj. svěsit dokument z elektronické úřední desky) může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje požadovanou zásilku ve stavu „Odesláno“ nebo označte zásilku ve složce Moje dokumenty - Odeslané. Zvolte příkaz . V dialogovém okně Zápis doručení doplňte, případně upravte, potřebné položky a správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] (obr. 81). Výjimku tvoří zásilky se způsobem odeslání Datová zpráva, kdy se po zvolení příkazu nezobrazí dialogové okno, ale doručenka datové zprávy je automaticky stažena systémem ke konkrétní datové zprávě na záložku Info. Doručenku DZ je možné zobrazit po stisku ikony (obr. 82).

-83-

obr. 81. Zápis výsledku doručení referentem

obr. 82. Doručenka datové zprávy

Výsledek doručení včetně datumu doručení se zobrazí v detailu dokumentu (obr. 83) do pole „Doručeno“ a „Výsledek doručení“.

-84-

obr. 83. Zápis doručení – detail dokumentu

4.5.10. Zápis položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ Postup: Položky „Pošta“, „ČDZ“, „Hmotnost [g]“ a „Výplatné“ lze vyplnit/editovat po odeslání zásilky (zásilka je ve stavu „Odesláno“) z detailu dokumentu kliknutím na ikonu (obr. 84) nebo ze složky Moje dokumenty/Odeslané po stisku příkazu v menu (obr. 85). Do dialogového okna Detail odeslání se předvyplňují hodnoty položek (pokud jsou zadány již před zápisem doručení) pouze tehdy, je-li označena pouze jedna zásilka nebo je zápis doručení prováděn z detailu dokumentu; jsou-li ve složce označeny 2 a více zásilek, tak se žádné hodnoty nepředvyplňují. Požadované změny je nutné potvrdit tlačítkem [Změna údajů]. obr. 84. Editace položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ z detailu dokumentu

-85-

obr. 85. Editace položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ ze složky

Poznámka: Je-li zaškrtnuta v dialogovém okně Detail odeslání volba Přepsat, budou přepsány hodnoty položek u každé označené zásilky bez ohledu na to, zda jsou již vyplněny či nikoliv. V opačném případě, kdy u položky nebude zaškrtnuta volba Přepsat, bude její hodnota doplněna pouze k těm zásilkám, u kterých není dosud vyplněna, v případě, že vyplněna je, bude ponechána tj. nedojde k jejímu přepsání. Pozor na případ kdy hodnota položky není vyplněna a současně je označena volba Přepsat – v tomto případě dojde u všech označených zásilek k výmazu položek, protože se mají přepsat na prázdnou hodnotu.

4.6.

Kontrola existence datové schránky

Zda se má či nemá provádět automatická kontrola existence datové schránky závisí na rozhodnutí každé organizace. Zaktivnění případně deaktivaci kontroly datových schránek před odesláním zásilky nastavuje v každé organizaci administrátor aplikace. Kontrola se provádí při:  Evidenci zásilky (pošta, e-mail, fax)  Předání zásilky K odeslání  Odeslání zásilky

4.6.1. Evidence zásilky – kontrola datové schránky Při zvoleném typu odeslání dokumentu jiném než datovými schránkami (poštou, e-mailem a faxem) je v detailu dokumentu na záložce Info k dispozici tlačítko [Zkontrolovat DS]. Po stisku tlačítka systém provede kontrolu existence datové schránky k vybranému subjektu podle všech položek ve formuláři adresy. V případě, že k subjektu byla nalezena datová schánka(y), zobrazí se jejich seznam (obr. 87), nebyla-li k subjektu nalezena žádná datová schránka, zobrazí se dialogové okno (obr. 86) zda chcete provést kontrolu ještě jednou tentokrát ale pouze pomocí základních dat.

-86-

obr. 86. Kontrola existence datové zprávy – tlačítko [Zkontrolovat DS]

Stisknete-li „Ne“ nic se nestane, pokud zvolíte „Ano“ provede se opětovná kontrola existence datové schránky. Pokud ani tentokrát nebude datová schránka nalezena, zobrazí se na formuláři dokumentu hláška: „Zadaný adresát nemá datovou schránku“, v opačném případě se zobrazí seznam nalezených datových schránek (obr. 87), ze kterého požadovanou datovou schránku vyberete zaškrtnutím v prvním sloupci. obr. 87. Nalezené datové schránky

Po označení konkrétní datové schránky se zaktivní tlačítka, jejichž význam popisuje tab. 11. tab. 11.

Kontrola datové schránky – význam tlačítek

Tlačítko Předělat stávající zásilku

Význam Systém původní zásilku změní na typ Datová zpráva a nastaví se jí údaje z nalezené datové schránky.

Přidat novou zásilku

Systém k dokumentu založí novou zásilku typu Datová zpráva a nastaví se jí údaje z nalezené datové schránky (původní zásilka bude zachována beze změny).

Nedělat nic

U zásilek nedojde k žádné změně.

Vyhledat zde

Provede se vyhledávání podle základních dat.

Poznámka: Kontrolu datové schránky v tomto místě NELZE administrátorem VYPNOUT. UPOZORNĚNÍ: Není-li administrátorem nastaveno automatické přihlašování k ISDS bude po vás aplikace vyžadovat Přihlašovací údaje.

-87-

4.6.2. Předání zásilky k odeslání – kontrola datové schránky Po stisknutí příkazu systém provede automaticky kontrolu zásilek v odesílaném dokumentu stejně jako po stisku tlačítka [Zkontrolovat DS], jen se vyhledává rovnou dle základních dat. Systém provádí kontrolu pro každou zásilku v dokumentu, a pokud dokument ke kontrolovaným zásilkám neobsahuje příslušnou zásilku odesílanou do datové schránky, zobrazí upozornění viz obr. 88. obr. 88. Kontrola existence datové zprávy – K odeslání

Zvolíte-li „Ano“ systém předá všechny zásilky k odeslání bez kontroly existence datové schránky. Zvolíte-li „Ne“ systém zavře dialogové okno a ke změně stavu zásilek nedojde. Uživatel poté může doplnit chybějící zásilky typu datová zpráva. Poznámka: Kontrolu datové schránky v tomto místě LZE administrátorem VYPNOUT.

4.6.3. Odeslání zásilky - kontrola datové schránky Kontrola datové schránky je stejná jako v předchozím případě tj. při předávání zásilek „K odeslání”. Poznámka: Kontrolu datové schránky v tomto místě LZE administrátorem VYPNOUT.

4.7.

Řízení oběhu

V této kapitole je popsáno řízení oběhu dokumentů, tzn. předávání a přebírání objektů. Do oběhu můžete předat dokument, který není zařazen do spisu, nebo celý spis. Předáním je provedena změna zodpovědnosti za zpracování dokumentu/spisu. Záznam oběhu je součástí historie dokumentu/spisu.

4.7.1. Předání objektu Předání dokumentu/spisu jinému uživateli lze realizovat Jednotlivě (ze seznamu je vybrán jeden objekt nebo je zobrazen jeho detail) nebo Hromadně (v seznamu je vybráno několik objektů z jedné skupiny najednou). Vlastní předání je provedeno pomocí příkazu . Postup: Objekt vyberte zaškrtnutím v seznamu nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Zvolte příkaz .

-88-

obr. 89. Předání objektu

Zobrazí se dialogové okno Předání k vyřízení. Vyberte uživatele, kterému chcete objekt předat a předání potvrďte tlačítkem [OK]. Skupina je automaticky předvyplněna dle skupiny, ve které je dokument zařazen. obr. 90. Dialogové okno Předání k vyřízení

Předaný objekt se následně zobrazí tučně ve složce příjemce Moje dokumenty /Všechny dokumenty - Nevyřízené/Vyřízené/Uzavřené v závislosti na jeho stavu. UPOZORNĚNÍ: Uživatel (zpracovatel dokumentu) s rolí Referent může předávat dokument pouze na uživatele, kteří jsou členy skupiny, ve které je dokument zařazen (např. je-li dokument zařazen do skupiny A, zpracovatel dokumentu může dokument předat pouze na uživatele, který je členem skupiny A). Pro uživatele s rolí Vedoucí, Administrátor, Podatelna a Výpravna platí jiná pravidla pro předávání dokumentů – pravidla pro jednotlivé role jsou popsány v kapitole týkající se konkrétní role. UPOZORNĚNÍ: Hromadně lze předávat pouze dokumenty zařazené ve stejné skupině.

4.7.2. Převzetí objektu Objekty, které vám byly předány, naleznete ve složce Moje dokumenty/Všechny dokumentyNevyřízené/ Vyřízené/ Uzavřenédle stavu přebíraného objektu. Objekty určené k převzetí jsou zobrazeny tučně.

-89-

Postup: Zobrazte detail objektu - tím dokument/spis převezmete a dále můžete provést s objekty další akce v závislosti na stavu objektu. Poznámka: Dokumenty předané pouze k podpisu se uživateli zobrazují ve složce Moje dokumenty K podpisu - při otevření dokumentu z tohoto místa je zobrazena rovnou záložka Soubory.

4.8.

Změna stavu dokumentů a spisů

V detailu dokumentu/spisu je pole „Stav“, které popisuje výsledek zpracování dokumentu. Systém kontroluje, zda jsou v objektech vyplněny atributy skartačního řízení – „Věcná skupina“, „Skartační znak“ a „Skartační lhůta“. Objekty přiřazené pouze na skupinu, tzn. objekty, které nemají určeného zpracovatele, nelze vyřídit. Systém umožňuje vrácení objektů ke zpracování tj. do stavu „Nevyřízen“.

4.8.1. Vyřízení objektu Vyřízení dokumentu/spisu lze realizovat Jednotlivě (ze seznamu je vybrán jeden objekt nebo je zobrazen jeho detail) nebo Hromadně (v seznamu je vybráno několik objektů). Vyřízení objektu se provádí pomocí příkazu . Je-li dokument součástí spisu, lze ho též vyřídit dle postupu uvedeného v kapitole 4.3.2.3. Postup: Vyberte objekt pro vyřízení nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Zvolte příkaz . obr. 91. Vyřízení objektu z jeho detailu

Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 92) s přenesenými údaji z dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Vyřízen“ a položka „Datum vyřízení“ se zobrazí na formuláři objektu pod položkou „Termín vyřízení“. Objekty jsou po vyřízení přesunuty do složky Moje dokumentyVyřízené

-90-

obr. 92. Dialogové okno pro vyřízení objektu z detailu

obr. 93. Dialogové okno při hromadném vyřízení objektů ze složky

Poznámka: Vyřizujete-li objekty hromadně tj. ze složky Moje dokumentyNevyřízenév dialogovém okně Vyřízení je navíc položka pro potvrzení zda chcete přepsat věcnou skupinu/způsob vyřízení i u těch objektů u kterých je již vyplněn (obr. 93) (výchozí nastavení je, že ne). Zaškrtnete-li “Přepsat ...”, věcnou skupinu/způsob vyřízení hodnoty u označených spisů budou přepsány hodnotou uvedenou v dialogovém okně. K přepisování věcné skupiny a způsobu vyřízení dochází pouze u označených spisů, ne u dokumentů obsažených ve spise. Pokud dokumenty obsažené ve spise, který je určen k vyřízení, nemají věcnou skupinu/způsob vyřízení vyplněn, systém automaticky věcnou skupinu/způsob vyřízení doplní bez ohledu na to, zda je zaškrtnuto přepisování položek či nikoliv. Poznámka: Při vyřízení dokumentu se kontroluje vyplnění položek "Listů" / "Příloh" v závislosti na formě dokumentu - pro formy A/H se jedná o položku "Listů", pro formy D/H o položku "Příloh". Při vyřízení D/H formy dokumentu systém automaticky dopočítává počet příloh tj. položku "Příloh"dle počtu připojených souborů (Doručenky DZ se nezapočítávají). UPOZORNĚNÍ: Přechod objektu do stavu „Vyřízen“ je nejen po akci , ale také po:  vytvoření odpovědi na doručený dokument (ke změně stavu dojde pouze u doručeného dokumentu, odpověď bude ve stavu „Nevyřízen“) – kapitola 4.2.4  vložení dokumentu do spisu při současném zaškrtnutí „Vyřídit vkládaný dokument“ kapitola 4.3.2.1  předání zásilky k odeslání – kapitola 4.5.7  vyřízení spisu – kapitola 4.3.2.3 -91-

4.8.2. Uzavření spisu V aplikaci se uzavírají pouze spisy, konečný stav pro dokumenty je „Vyřízen“. Podrobný popis uzavření spisu je uveden v kapitole 4.3.2.4.

4.8.3. Vrácení dokumentu ke zpracování Funkce slouží k znovuotevření dokumentu/spisu po jeho vyřízení případně uzavření. Postup: Vyberte dokument ve stavu „Vyřízen“, který chcete vrátit ke zpracování tj. do stavu „Nevyřízen“. Zvolte příkaz . obr. 94. Vrácení dokumentu ke zpracování

Dokument je automaticky poté zobrazen ve složce Moje dokumenty – Nevyřízené (pokud není součástí spisu) zpracovatele znovuotevřeného dokumentu a stav dokumentu je „Nevyřízen“. Poznámka: Při znovuotevření spisu se stav obsažených dokumentů nemění.

4.8.4. Zrušení evidenčního záznamu Funkce slouží ke zrušení chybně zadaného evidenčního záznamu, který je ve stavu „Nevyřízen“ a neobsahuje odeslané zásilky. Zrušení záznamu může provést zpracovatel dokumentu, vedoucí a administrátor. Speciálním případem je zrušení spisu (viz kapitola 4.3.2.6 Zrušení (anulování) spisu), kdy dojde k jeho odstranění. Postup: Ve složce Moje dokumenty – Nevyřízenévyberte dokument ke zrušení a označte jej zaškrtnutím zaškrtávacího políčka nebo zobrazte jeho profil. Zvolte příkaz .

-92-

obr. 95. Zrušení evidenčního záznamu

Zobrazí se dialogové okno Zrušení dokumentu (obr. 96) pro zadání důvodu zrušení. Vyplňte důvod zrušení a údaj potvrďte tlačítkem [OK]. Systém změní stav dokumentu na „Zrušen“ a odstraní ho ze seznamu uživatele. obr. 96. Dialogové okno pro zrušení záznamu

Poznámka: Zrušený dokument se zobrazuje pouze administrátorovi ve složce Správa – Zrušené dokumenty odkud jej lze obnovit zpět pro zpracování. UPOZORNĚNÍ: Dokument, který je vložený do spisu nelze zrušit. Nejdříve musí být ze spisu vyjmut.

4.9.

Tiskové sestavy

4.9.1. Tisk přehledu objektů V každé složce (přehledu objektů) je uživatelům v menu k dispozici příkaz <Tisk>, jehož prostřednictvím lze zobrazit seznam objektů jako sestavu, kterou lze následně vytisknout. Příkaz <Tisk> reaguje na to, zda jsou ve složce některé záznamy zaškrtnuty – pokud ano, vytisknou se pouze tyto označené záznamy, pokud žádné záznamy označeny nejsou, vytiskne se obsah složky odpovídající zadaným filtračním kritériím ve sloupci nebo celý obsah příslušné složky (nejsou použity filtrační kritéria ve sloupci). Postup: Zobrazte obsah složky, který chcete vytisknout a zvolte příkaz <Tisk>.

-93-

obr. 97. Tisk přehledu dokumentů

Zobrazí se obsah složky (přehled dokumentů) jako sestava určená pro tisk. obr. 98. Ukázka sestavy přehledu dokumentů

(Nastavení sloupců pro uživatele) na tomto místě také umožňuje uživatelům navolit Ikona si vlastní nastavení zobrazovaných informací v tiskové sestavě o objektech stejným postupem jako je uveden v kapitole 3.2. Uživatel určuje, které z nabízených informací chce zobrazovat, a dále může definovat šíři sloupců. Pokud si uživatel nastaví své zobrazení, potlačí tím standardní nastavení složky.

4.9.2. Tisk statistického přehledu Každý referent může ze složky Tisk - Statistiky vygenerovat statistický přehled pouze s výsledky za svou činnost vykonanou ve spisové službě, zatímco vedoucí za všechny své podřízené dohromady nebo každého jednotlivce zvlášť – podrobný popis je uveden v kapitole týkající se role vedoucí. Postup: Vyberte složku Tisk - Statistiky. obr. 99. Tisk statistického přehledu referenta

Zobrazí se formulář Statistiky, zadejte období za které se má statistický přehled vygenerovat a údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje statistický přehled do formátu PDF.

-94-

obr. 100. Ukázka sestavy Statistický přehled referenta

4.10. Spisovna Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy je možné vkládat do ukládacích jednotek (UJ) a tyto ukládací jednotky předat do elektronické spisovny – v případě, že je zapnut modul „Správa spisovny“.

4.10.1. Založení ukládací jednotky Ukládací jednotka je objekt, který v sobě slučuje vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, které mají určenu „Věcnou skupinu”, „Skartační znak” a „Skartační lhůtu”. Její nadefinování určuje, zda do ní vložené dokumenty a spisy budou v elektronické spisovně v budoucnu skartovány či archivovány. Ukládací jednotku může založit každý uživatel spisové služby. Postup: Ve složce Všechny dokumenty – Do spisovnyzvolte příkaz . obr. 101. Založení nové UJ

Zobrazí se formulář Ukládací jednotka (obr. 102) pro tvorbu nové UJ.

-95-

obr. 102. Založení nové UJ

Vyplňte povinné položky „Název“ a „Rok uzavření” případně dále vyberte „Věcnou skupinu”, „Skartační znak” a „Skartační lhůtu”. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit a zavřít]. Nově vytvořená ukládací jednotka je zobrazena všem uživatelům ve složce Všechny dokumenty – Do spisovny. obr. 103. Zobrazení nové UJ

4.10.2. Editace ukládací jednotky Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky ze složky Všechny dokumenty – Do spisovny. obr. 104. Detail UJ

Upravte profilové údaje „Název“ a „Popis“ (ostatní položky editovat nelze) a potvrďte jejich správnost tlačítkem [Uložit a zavřít]. -96-

4.10.3. Vkládání objektů do UJ Dokumenty ve stavu „Vyřízen” a spisy ve stavu „Uzavřen” může do vybrané ukládací jednotky vkládat každý uživatel, ale v detailu UJ vidí uživatel pouze ty, na která má oprávnění. Postup: Ve složce Moje dokumenty – Vyřízené(vkládání dokumentů) Uzavřené(vkládání spisů) označte vkládaný objekt a zvolte příkaz . obr. 105. Vložení objektů do UJ

Zobrazí se dialogové okno Vložení do ukládací jednotky se seznamem UJ, do kterých je možné objekt vložit (tzn. ukládací jednotky mají odpovídací hodnoty položek „Rok uzavření” ( rok vyřízení/uzavření objektu musí být shodný nebo starší než je rok uzavření zadaný v profilu ukládací jednotky), „Věcná skupina”, „Skartační znak” a „Skartační lhůtu”). UJ vyberete kliknutím na její název.

4.10.4. Vyjmutí objektů z UJ Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky, označte objekt, který chcete vyjmout a zvolte příkaz . obr. 106. Vyjmutí objektu z UJ

Objekt se vyjme z ukládací jednotky a zobrazí se zpět ve složce Moje dokumenty / Všechny dokumenty – Vyřízené(vyjmuté dokumenty) Uzavřené(vyjmuté spisy). -97-

4.10.5. Zrušení UJ Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky a zvolte příkaz . obr. 107. Zrušení UJ

Ukládací jednotka bude zrušena a obsažené objekty vráceny zpět do složky Moje dokumenty / Všechny dokumenty – Vyřízené(vrácené dokumenty) Uzavřené(vrácené spisy). UPOZORNĚNÍ: Ve zvolené UJ se zobrazují uživateli pouze objekty, na které má oprávnění, tudíž se může stát, že UJ nepůjde zrušit, protože může obsahovat objekty vložené jinými uživateli, které uživatel nevidí, protože na ně nemá oprávnění.

4.10.6. Tisk obsahu UJ Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky a zvolte příkaz <Tisk>. obr. 108. Tisk obsahu UJ

Systém zobrazí seznam dokumentů jako sestavu, kterou je možné následně vytisknout.

-98-

obr. 109. Ukázka sestavy – obsah UJ

4.10.7. Tisk štítku UJ na archivní krabice Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky a zvolte příkaz <Tisk štítku>. obr. 110. Tisk štítku UJ

Systém vygeneruje sestavu, kterou je možné otevřít v programu Microsof Office Word a následně vytisknout. obr. 111. Ukázka štítku UJ

-99-

4.10.8. Předání UJ do spisovny Ukládací jednotku může do spisovny předat pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna – podrobný popis je uveden v části týkající se role Podatelna a výpravna (kapitola 6.8.2). Seznam jednotlivých objektů uložených ve spisovně (tj. po odeslání UJ do spisovny a převzetí spisovnou) se uživateli zobrazuje ve složce Všechny dokumenty – Ve spisovně. Stav dokumentů je „Předáno do spisovny“. Poznámka: Pouze pracovník spisovny vidí ukládací jednotku jako celek se všemi do ní vloženými objekty. obr. 112.

Detail dokumentu uloženého ve spisovně

4.11. Vyhledávání Vyhledávat dokumenty a spisy lze v aplikaci těmito způsoby:    

Zadáním filtračních kritérií do sloupců zobrazené složky Rychlým vyhledáváním na -Panelu e-spis LITEPokročilým hledáním Využitím uložených dynamických složek vyhledávání

Výsledek vyhledávání je zobrazen jako seznam záznamů, které odpovídají zadaným kritériím vyhledávání a na které má uživatel oprávnění. Při zadávání kritérií z klávesnice lze použít zástupný znak „*“ nebo „%“, výjimkou jsou položky hledání „ID datové schránky“ a „ID datové zprávy“, kde je nutné vyplnit jejich celou hodnotu. Systém při vyhledávání nerozlišuje velká a malá písmena. Poznámka: Pozor při vyhledávání dle „Čísla jednacího“ v případě, že jeho formát obsahuje skupinu a zkratku uživatele a současně je administrátorem nastavena jejich aktualizace při různých operacích např. při předání jinému uživateli, vyřízení, vrácení ke zpracování atd. Pokud je zadána do vyhledávacího kritéria stará hodnota skupiny/zkratky, tak se nic nevyhledá, proto je vhodné zadávat do vyhledávacího kritéria neměnnou část „Čísla jednacího“.

-100-

4.11.1. Filtrování ve složkách Umožňuje zmenšit počet zobrazených objektů pro jejich další zpracování. Pro zobrazení žádané části záznamu je možné použít filtr, který je zobrazen pod názvy většiny sloupců (obr obr. 113). Postup zadávání filtračních kritérií ve sloupcích je ve všech složkách podobný, liší se pouze seznamem sloupců dle kterých lze filtrovat, proto je níže ukázán postup pouze pro jednu složku. Při zadávání kritérií lze použít zástupný znak „*“ nebo „%“, výjimkou jsou datumové položky, kde je nutné zadat celý datum. Za vyhledávaný text je zástupný znak doplněn automaticky systémem. obr. 113. Zadání filtračních kritérií ve sloupcích

Postup: Zadejte filtrační kritéria do požadovaných sloupců (např. do položky „Věc” zadejte „žádost”) a stiskněte klávesu Enter nebo ikonu (Filtr). V aktualizovaném okně složky budou zobrazeny pouze ty objekty, které splňují zadaná kritéria, která jsou též zvýrazněna oranžovým podbarvením. Poznámka: Zadané filtrační podmínky v jednotlivých složkách si aplikace pamatuje do doby, než se uživatel z aplikace odhlásí. (Vyčistit filtr). Odstranit filtrační kritéria lze pomocí ikony

4.11.2. Rychlé vyhledávání Slouží k vyhledávání objektů v aplikaci s možností jednoho kritéria. Postup: Z rozbalovacího pole nejprve vyberte položku, ve které se má daný objekt vyhledávat např. „ČJ“ a do prázdného „textového políčka“ zadejte filtrační podmínku např. TEST520 nebo při použití zástupného znaku *520 (z pravé strany je hvězdička doplňována automaticky). Zadané filtrační podmínky potvrďte tlačítkem [Hledat]. obr. 114. Rychlé vyhledávání

Výsledkem vyhledávání je seznam objektů, které začínají v poli „Číslo jednací“ hodnotou TEST520.

-101-

obr. 115. Výsledek rychlého vyhledávání

Poznámka: V případě vyhledávání v „Kdekoliv“ se vyhledává v položkách: „Číslo jednací“, „Věc“, „UID“, „Spisová značka“, „Poznámka“, „Agendové číslo“, „ID datové zprávy“ a „Subjekt“ (Jméno, Příjmení, Název, IČO, Ulice a Obec). V případě vyhledávání s volbou „V obsahu“ se vyhledává dle slov, která jsou obsažena v přílohách dokumentů. Při tomto tzv. fulltextovém vyhledávání je nutné zadat celé hledané slovo nebo lze dosadit na konec hledaného řetězce zástupný znak % (v případě databáze Oracle) nebo * (v případě použití databáze MS SQL). Příklad: sklad% bude vyhledávat slova skladovat, skladník, sklady apod.

4.11.3. Pokročilé vyhledávání Slouží k vyhledávání objektů v aplikaci s možností zadání více kriterií. Postup: Klikněte na tlačítko [Pokročilé]. V zobrazeném formuláři zadejte oblast a kritéria pro vyhledávání, údaje potvrďte tlačítkem [Vyhledat].

-102-

obr. 116. Pokročilé vyhledávání

Výsledkem vyhledávání je seznam objektů, která splňují všechna zadaná kritéria současně. obr. 117. Výsledek pokročilého vyhledávání

-103-

4.11.4. Dynamické složky vyhledávání Dynamické složky jsou určeny pro vyhledávání objektů e-spis LITE a zobrazují dynamicky generované přehledy dokumentů a spisů podle předdefinovaných vyhledávacích kritérií. Každý uživatel má možnost si vytvořit vlastní dynamické složky, které se zobrazují jako podsložky složky Moje dokumenty, výjimku tvoří administrátor, který může vytvořit dynamické složky, které se zobrazují všem uživatelům jako podsložky složky Všechny dokumenty(tyto dynamické složky může mazat pouze administrátor). 4.11.4.1. Založení dynamické složky Postup: Zobrazte obsah složky Moje dokumenty Výsledky hledání, která zobrazuje výsledek naposledy zadaného dotazu v rychlém nebo pokročilém hledání, nebo zadejte nový dotaz pro rychlé / pokročilé vyhledávání. V dolní části „Uložit přehled“ zobrazeného seznamu vyplňte název přehledu (dynamické složky) – pod tímto názvem bude dynamická složka uložena do složky Moje dokumenty. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit přehled]. obr. 118. Založení dynamické složky

Vytvořená dynamická složka bude uložena jako podsložka Vyjádření 2010 složky Moje dokumenty. 4.11.4.2. Zobrazení obsahu dynamické složky Postup: Klikněte na název dynamické složky ve složce Moje dokumenty. Systém zobrazí obsah dynamické složky tj. aktuálně nalezené objekty, které odpovídají předdefinovaným vyhledávacím kritériím.

-104-

obr. 119. Zobrazení obsahu dynamické složky

4.11.4.3. Editace dynamické složky Založené dynamické složky editovat nelze, je třeba vytvořit novou dynamickou složku. 4.11.4.4. Odstranění dynamické složky Postup: Klikněte na ikonu (Zrušit přehled) u názvu dynamické složky. Poznámka: Dynamické složky založené administrátorem (zobrazují se jako podsložky složky Všechny dokumenty) může odstranit pouze administrátor.

-105-

5. Vedoucí Tato kapitola seznamuje uživatele SpS LITE s rolí Vedoucího. Vedoucí má stejné možnosti jako Referent, navíc má k dispozici složky pro zobrazení objektů bez ohledu na zpracovatele a má možnost zasahovat do jejich zpracování. Níže jsou uvedeny postupy operací, které má k dispozici pouze uživatel s rolí Vedoucí.

5.1.


Uživatelské prostředí se liší od Referenta tím, že obsahuje navíc složky: 

Všechny dokumenty - Nepřidělené a Moji podřízení

obr. 120. Složky e-spis LITE – Vedoucí

Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje objekty bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem. Níže je uveden význam složek, které má k dispozici pouze vedoucí skupiny, popis složek společných všem uživatelům je uveden v kapitole 4.1.1 Složky referenta. tab. 12.

Význam složek Vedoucího

Složka

Popis

Nepřidělené

Zobrazuje objekty ve stavu „Nevyřízen“, které jsou předány na skupinu, jejíž jsem vedoucí a ještě nebyly předány konkrétnímu uživateli, tzn. nemají svého zpracovatele.

Moji podřízení

Zobrazuje objekty ve stavu „Nevyřízen“ podřízených zaměstnanců.

5.2.

Řízení oběhu - role Vedoucí

5.2.1. Předání objektu – role Vedoucí Uživateli s rolí Vedoucí je umožněno předávat objekty nejen na konkrétního uživatele, ale také na skupinu tj. bez určení konkrétního zpracovatele objektu. -106-

Pravidla předávání objektů Vedoucím popisuje následující tabulka. tab. 13.

Pravidla předávání objektů pro Vedoucího

Jsem vedoucí skupiny předávaného objektu

Jsem členem skupiny, na kterou se objekt předává

ANO

PŘEDÁNÍ na skupinu nebo na konkrétního člena vybrané skupiny

pouze na skupinu

Ano

x

-

Ne

-

x

NE Předání objektu se chová dle pravidel běžného referenta (viz kapitola (jsem pouze 4.7.1) členem skupiny)

Pozn.: Objekty ve stavu "Vyřízen"/"Uzavřen" nelze předat pouze na skupinu - vždy musí být vybrán zpracovatel objektu. Postup: Objekt vyberte zaškrtnutím v seznamu nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Zvolte příkaz . obr. 121. Předání objektu

Zobrazí se dialogové okno Předání k vyřízení (obr. 122), kde vyberte skupinu pro předání objektu a konkrétního zpracovatele. Chcete-li předat objekt pouze na skupinu (bez určení zpracovatele) vyberte v položce „Předat komu“ volbu –neurčen- (na skupinu lze předat objekty pouze ve stavu "Nevyřízen"). Předání potvrďte tlačítkem [OK]. obr. 122. Dialogové okno Předání k vyřízení

Objekt předaný na skupinu se zobrazí ve složce Všechny dokumenty - Nepřidělené vedoucímu skupiny, na kterou jste objekt předali. -107-

5.3.

Tisk statistiky – role vedoucí

Složka Tisk - Statistiky je dostupná všem uživatelům, ale liší se nabídka tiskových sestav. Uživateli s rolí vedoucí je umožněno tisknout „Statistiky podle uživatelů“ a „Přehled poštovného“.

5.3.1. Statistiky podle uživatelů Každý uživatel může vygenerovat statistický přehled pouze s výsledky za svou činnost vykonanou ve spisové službě, zatímco vedoucí za všechny své podřízené dohromady nebo každého jednotlivce zvlášť. 5.3.1.1. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí Postup: Vyberte složku Tisk - Statistiky. obr. 123. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí

V části Statistiky podle uživatelů označte volbu „ze skupiny“. Jste-li vedoucí pouze jedné skupiny, nabídne se vám k výběru pouze tato skupina, jste-li vedoucí více skupin, vyberte z nabídky konkrétní skupinu (vygeneruje se sestava pro všechny členy vybrané skupiny) nebo zvolte možnost „Všechny“, kdy se vygeneruje statistický přehled pro všechny členy skupin, ve kterých jste vedoucí. Dále zadejte období za které se má statistický přehled vygenerovat a údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje statistický přehled do formátu PDF.

-108-

obr. 124. Ukázka sestavy Statistický přehled

5.3.1.2. Tisk statistického přehledu pro konkrétního uživatele – role vedoucí Postup: Vyberte složku Tisk - Statistiky. obr. 125. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí

V části Statistiky podle uživatelů označte volbu „konkrétního uživatele“, z nabídky vyberte uživatele, pro kterého chcete statistický přehled vygenerovat a zadejte období tisku (zvolíte-li „Všechny“ vygeneruje se sestava pro všechny podřízené uživatele). Údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje statistický přehled pro konkrétního uživatele do formátu PDF.

-109-

5.3.2. Přehled poštovného Statistika poskytuje uživateli základní přehled o výši poštovného za definované období. Vedoucí může vygenerovat sestavu pouze pro skupiny, ve kterých je vedoucí. Postup: Vyberte složku Tisk - Statistiky. obr. 126. Tisk přehledu poštovného

V části Přehled poštovného z nabídky vyberte skupinu, pro kterou chcete přehled tisknout a zadejte období tisku (zvolíte-li „Všechny“ vygeneruje se sestava pro všechny skupiny, ve kterých jste vedoucí). Údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje sestavu „Přehled výplatného u odeslaných zásilek“ do formátu PDF. obr. 127. Ukázka přehledu výplatného

-110-

6. Podatelna a výpravna/Podatelna skupiny Tato kapitola seznamuje uživatele e-spis LITE s činností a funkcemi role Podatelna a výpravna a Podatelna skupiny. Role „Podatelna a výpravna“ – tj. centrální podatelna organizace Pracovník podatelny a výpravny zajišťuje evidenci přijatých podání např. dokumenty od občanů (evidence doručeného dokumentu), odesílání zásilek z organizace ven např. výzvy, odpovědi, rozhodnutí ... , vyvěšení a svěšení dokumentů z elektronické úřední desky, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“, a předání ukládacích jednotek do spisovny (pouze v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“). Pracovník podatelny a výpravny má také právo komunikovat s datovou schránkou pro příjem, evidenci a vypravení datových zpráv. Pracovník podatelny a výpravny má stejné možnosti jako Referent, navíc má prostřednictvím podsložek složky Podatelna a výpravna přístup k:  seznamu doručených dokumentů (složka Doručené) - pouze v této složce nejsou doručené dokumenty označovány , ale ikonami, které charakterizují způsob doručení (tab. 14).  seznamu zásilek určených k odeslání (složka K odeslání).  seznamu všech odeslaných zásilek (složka Odeslané).  chronologickému výpisu všech dokumentů v pořadí dle pořadového čísla a roku evidence (složka Podací deník).  seznamu vrácených objeků ze spisovny (složka Vrácené ze spisovny). Složka se zobrazuje pouze v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“. tab. 14. Ikona

Označení doručených dokumentů ve složce Doručené Způsob doručení

Ikona

Způsob doručení

Pošta

Fax

Osobně

Interní

Datová zpráva

Anonymní

E-mail

Role „Podatelna skupiny“ – tj. podatelna pouze pro určitou skupinu Pracovník s rolí Podatelna skupiny má stejná oprávnění na dokumenty evidované ve skupině, pro kterou je podatelnou, jako pracovník centrální podatelny tj. s rolí Podatelna a výpravna až na omezní uvedené níže:  v podsložkách složky Podatelna a výpravnavidí pouze objekty ze skupiny pro kterou je podatelnou (uživatel centrální podatelny vidí objekty za celou organizaci).  předávat objekty může na konkrétního člena vybrané skupiny, pouze pokud je současně jejím členem, v opačném případě může předat objekty jen na skupinu.  nemůže načítat datové zprávy  nemůže hromadně stahovat doručenky k datovým zprávám  nemůže předávat UJ do spisovny  nemá možnost generovat statistiku časových razítek Práva na objekty ze skupin, pro které není uživatel podatelnou, se řídí dle práv referenta.

6.1.


Uživatelské prostředí se liší od Referenta tím, že obsahuje navíc složky: 

Podatelna a výpravna s podsložkami Doručené, K odeslání, Odeslané, Podací deník, Číselníky a v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“ Vrácené ze spisovny Spisovna s podsložkou Vrácené ze spisovny- pouze pokud je zapnut modul „Správa spisovny“ Tisk s podsložkami Podací deník, Podací arch, Datové zprávy a Statistiky

 

obr. 128. Složky e-spis LITE – Podatelna a výpravna

Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje všechny objekty bez ohledu na zpracovatele a skupinu. Níže je uveden význam složek, které má k dispozici pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna případně Podatelna skupiny, popis složek společných všem uživatelům je uveden v kapitole 4.1.1 Složky referenta. tab. 15. Složka

Podatelna a výpravna*

Tisk*

Význam složek Podatelny a výpravny Podsložka

Popis

Doručené

Zobrazuje všechny doručené dokumenty včetně došlých datových zpráv.

K odeslání

Zobrazuje všechny zásilky, které jsou připraveny k odeslání.

Odeslané

Zobrazuje všechny odeslané zásilky.

Podací deník

Zobrazuje chronologický výpis všech dokumentů v pořadí dle pořadového čísla a roku evidence.

Vrácené ze spisovny

Zobrazuje objekty vrácené ze spisovny pro chybu v údajích (po opravě jsou odeslány znovu do spisovny).

Číselníky

Umožňuje vyexportovat adresář subjektů.

Podací deník

Zobrazuje sestavu všech evidovaných dokumentů v určitém časovém období.

Podací arch

Zobrazuje sestavu poštovního podacího archu.

Datové zprávy

Zobrazuje sestavu doručených/odeslaných datových zpráv.

Statistiky

Složka slouží k vytištění sestavy „Statistický přehled“.

* Uživatel s rolí Podatelna skupiny vidí jen objekty skupin, pro které je podatelnou. -112-

Postup jednotlivých operací s objekty ve složce Moje dokumenty, Všechny dokumenty a tisk statistického přehledu ze složky Tisk - Statistiky je shodný s postupem Referenta a je popsán v kapitole 4 Referent.

6.2.

Řízení oběhu – role Podatelna a výpravna

6.2.1. Předání objektu – Podatelna a výpravna Uživateli s rolí Podatelna a výpravna je umožněno předávat objekty nejen na konkrétního uživatele, ale také na skupinu tj. bez určení konkrétního zpracovatele objektu. Výjimkou jsou nezaevidované datové zprávy tj. ve stavu „Registrovaný“, které může předávat pouze na uživatele s rolí Podatelna a výpravna případně Podatelna skupiny. Pravidla předávání objektů Podatelnou popisuje následující tabulka. tab. 16.

Pravidla předávání objektů pro Podatelnu

Předávaný objekt je přiřazen na skupinu Podatelna/Výpravna

ANO NE (objekt je zařazen v jiné skupině)

Jsem zpracovatelem objektu

PŘEDÁNÍ na skupinu nebo na konkrétního člena vybrané skupiny

pouze na skupinu

Ano

x

-

Ne

x

-

Předání objektu se chová dle pravidel běžného referenta (viz kapitola 4.7.1)

Pozn.: Objekty ve stavu "Vyřízen"/"Uzavřen" nelze předat pouze na skupinu - vždy musí být vybrán zpracovatel objektu. Postup předání objektu na skupinu je uveden v kapitole 5.2.1 Předání objektu – role Vedoucí. Poznámka: Podatelna skupiny může předávat objekty na konkrétního člena vybrané skupiny, pouze pokud je pracovník podatelny skupiny jejím členem, v opačném případě může předat jen na skupinu.

6.3.

Export adresáře subjektů

Složka Podatelna a výpravna - Číselníky umožňuje vyexportovat adresář subjektů. Postup: Zobrazte obsah složky Podatelna a výpravna - Číselníky a stiskněte tlačítko [Exportovat].

-113-

obr. 129. Export adresáře subjektů

Adresář subjektů se poté vyexportuje do formátu CSV.

6.4.

Tiskové funkce

Slouží k tisku předem definovaných sestav:    

Podací deník Podací arch Datové zprávy Statistiky (Statistiky podle uživatelů, Přehled poštovného, Statistika časových razítek)

Tyto tiskové sestavy může vygenerovat pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna (pro celou organizaci), Podatelna skupiny (pouze pro objekty skupin, pro které je podatelnou) nebo Administrátor (pro celou organizaci), výjimkou jsou Statistiky: -

-

Statistiky podle uživatelů může vygenerovat každý uživatel (postup tisku pro roli Podatelna a výpravna je shodný s postupem referenta (kapitola 4.9.2), případně je-li uživatel současně vedoucí skupiny postup je uveden v kapitole 5.3.1). Přehled poštovného může vygenerovat vedoucí (pouze pro skupiny, jichž je vedoucí), Podatelna skupiny (pouze pro skupiny, jichž je podatelnou) , Administrátor a Podatelna a výpravna (pro všechny skupiny organizace) – postup je uveden v kapitole 5.3.2. Statistiku časových razítek může vygenerovat uživatel s rolí Podatelna a výpravna a Administrátor (postup je uveden v kapitole 6.4.4), pouze tehdy, je-li zapnut modul „Časové značky“, v opačném případě se část pro tisk statistiky časových razítek nezobrazuje.

6.4.1. Tisková sestava podací deník Slouží k vytištění seznamu všech evidovaných dokumentů v určitém časovém období. Postup: Vyberte složku Tisk – Podací deník. obr. 130. Tisk podacího deníku

-114-

Zobrazí se formulář Podací deník, ve kterém zadejte kritéria tisku a údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF. obr. 131. Ukázka sestavy podací deník

6.4.2. Tisková sestava podací arch Postup: Vyberte složku Tisk – Podací arch. obr. 132. Tisk podacího archu

Zobrazí se formulář Podací arch, ve kterém zadejte kritéria tisku a údaj potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF.

-115-

obr. 133. Ukázka sestavy podací arch

6.4.2.1. Tisk PPA pouze pro vybrané zásilky Podatelna má též možnost ze složky Podatelna a výpravna – K odeslání vytisknout poštovní podací arch pouze pro vybrané zásilky. Postup: Ve složce Podatelna a výpravna – K odesláníoznačte zásilky, pro které chcete vytisknou PPA a zvolte příkaz <Tisk PPA>. obr. 134. Tisk PPA pro vybrané zásilky

Zobrazí se formulář Podací arch (obr. 132 ), ve kterém zadejte kritéria tisku a údaj potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF pouze pro označené zásilky.

6.4.3. Tisková sestava přijatých/odeslaných datových zpráv Slouží k vytištění seznamu přijatých/odeslaných datových zpráv za určité časové období, v určitém stavu a přidělené ke zpracování určité skupině. Postup: Vyberte složku Tisk – Datové zprávy.

-116-

obr. 135. Tisk seznamu přijatých/odeslaných datových zpráv

Zobrazí se formulář Datové zprávy, ve kterém zadejte kritéria tisku a údaje potvrďte tlačítkem [Tisk PDF] (systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF) nebo [Tisk CSV] (systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu CSV, který je určen pro další zpracování seznamu záznamů, např. v MS Excel). obr. 136. Ukázka sestavy doručených datových zpráv – formát PDF

obr. 137. Ukázka sestavy doručených datových zpráv – formát CSV

6.4.4. Statistika časových razítek Postup: Vyberte složku Tisk – Statistiky. -117-

obr. 138. Statistika časových razítek

Zobrazí se formulář Statistiky, ve kterém zadejte kritéria tisku do části Statistika časových razítek a údaj potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF. obr. 139. Ukázka statistiky časových razítek

6.5.

Zaevidování nového podání

Pracovník podatelny u každého došlého dokumentu zapíše základní identifikační údaje a určí, komu dokument náleží, tzn. určí zpracovatele dokumentu. Zaevidování došlého dokumentu může provádět i uživatel s rolí referent. Speciálním případem je evidence datových zpráv, což jsou dokumenty podané prostřednictvím datových schránek.

6.5.1. Evidence doručeného dokumentu Postup: Nové podání (tj. doručený dokument) zaevidujte dle postupu, který je uveden v kapitole 4.2.1 a 4.2.2.1, přičemž vyberte skupinu (položka „Skupina“) a zpracovatele (položka „Předat“) dokumentu, kterému systém automaticky předá dokument po uložení formuláře. Nově podaný dokument se zobrazí ve složce Podatelna a výpravna - Doručené a současně ve složce Moje dokumenty - Nevyřízené zpracovatele dokumentu, případně ve složce Všechny dokumenty - Nepřidělenévedoucímu skupiny pokud byl dokument předán na skupinu bez výběru zpracovatele (tzn. v položce „Předat“ bylo vybráno „neurčeno“). -118-

6.5.2. Evidence datové zprávy Evidence datových zpráv probíhá ve dvou krocích (evidenci datových zpráv lze provést až po jejich načtení):  

Načtení datových zpráv Evidence načtených datových zpráv

6.5.2.1. Načtení datových zpráv Postup: Ve složce Podatelna a výpravnaDoručenézvolte příkaz . obr. 140. Načtení datových zpráv

V případě prvního přihlášení po spuštění aplikace se zobrazí dialogové okno Přihlášení k datové schránce (obr. 141) pro zadání přihlašovacích údajů potřebných ke komunikaci s datovou schránkou. Zadejte a potvrďte údaje tlačítkem [OK]. obr. 141. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce

Poté se zobrazí dialogové okno Stáhnout datové zprávy (obr. 142) pro zadání intervalu datumu doručení datových zpráv a označení zda chcete stáhnout i přečtené datové zprávy. Vyplněné údaje potvrďte tlačítkem [Stáhnout datové zprávy]. obr. 142. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce

Systém načte přijaté datové zprávy. NAČTENÉ datové zprávy jsou ve stavu „Registrovaný“ a NEMAJÍ přidělené ČÍSLO JEDNACÍ. Tyto zprávy je potřeba dále zaevidovat viz následující kapitola. -119-

Poznámka: Podatelna skupiny načítat datové zprávy nemůže. UPOZORNĚNÍ: V případě, že stahujete datové zprávy pouze za jeden den, tak dojde ke stažení DZ, které byly organizaci poslány pouze do aktuálního času stahování. Z tohoto důvodu, aby byly staženy všechny DZ za celý den doporučujeme ponechat přednastavené časové týdenní rozpětí, kdy již jednou načtené zprávy nebudou opakovaně načteny. 6.5.2.2. Evidence načtených datových zpráv Postup: Ve složce Podatelna a výpravnaDoručenéoznačte datovou zprávu, kterou chcete zaevidovat do aplikace e-spis LITE (načtená nezaevidovaná datová zpráva nemá přiděleno číslo jednací a je ve stavu „Registrovaný“). Zvolte příkaz <Evidovat>. obr. 143. Evidence datové zprávy

V případě prvního přihlášení po spuštění aplikace se zobrazí dialogové okno Přihlášení k datové schránce (obr. 141) pro zadání přihlašovacích údajů potřebných ke komunikaci s datovou schránkou. Zadejte a potvrďte údaje tlačítkem [OK]. Zaevidovaná datová zpráva je zobrazena ve složce Podatelna a výpravnaDoručené, dokumentu JE systémem PŘIDĚLENO „Číslo jednací” a je provedena změna stavu z „Registrovaný“ na „Nevyřízen“. Tento dokument podatelna dále předává ke zpracování příslušnému referentovi podle postupu uvedeného v kapitole 4.7.1 Předání objektu.

-120-

obr. 144. Zaevidovaná datová zpráva

Po zaevidování datové zprávy je možné zobrazit originál datové zprávy a ověřovací protokol datové zprávy. 

Originál datové zprávy

Postup: Zobrazte detail dokumentu (zaevidované datové zprávy) a klikněte na odkaz „Originál DZ“. 

Ověřovací protokol

Postup: Zobrazte detail dokumentu (zaevidované datové zprávy) a klikněte na odkaz „Protokol“.

6.5.3. Evidence emailového podání přijatého prostřednictvím ePodatelny ICZ Jedná se o volitelný modul, tzn., aby byla tato možnost viditelná, je nutné kontaktovat poskytovatele aplikace s žádosti o konfiguraci (zpřístupnění). Elektronická podatelna ICZ ‐ Přijímá podání e-mailem, který obsahuje podání přímo v těle zprávy nebo v jedné nebo více přílohách. Rozhodnutí, zda mají být přijímána pouze e-mailová podání opatřená digitálním podpisem či nikoliv, závisí na nastavení aplikace dle požadavků organizace. -121-

‐

Povolená maximální celková velikost podání stejně jako akceptovatelné formáty příloh, nastavení závisí na požadavcích organizace.

‐

Po doručení odesílateli přijde automaticky generovaná zpráva s oznámením o převzetí/odmítnutí zaslaných dat.

Evidence podání přijatých přes e-podatelnu probíhá ve dvou krocích:  

Načtení e-mailových podání Evidence načtených e-mailových podání

6.5.3.1. Načtení e-mailových podání Stahovat podání doručené přes ePodatelnu může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Postup: Ve složce Podatelna a výpravnaDoručenézvolte příkaz . obr. 145. Zaevidovaná datová zpráva

Poté se zobrazí informační hláška, že stahování e-mailů bylo zahájeno - pro zobrazení stažených e-mailových zpráv je nutné následně zaktualizovat obsah složky tím, že na ni opět klikneme. Systém stáhne pouze zprávy odpovídající technickým parametrům jako je např. povolený formát a velikost přílohy. NAČTENÉ e-mailové zprávy jsou ve stavu „Registrovaný“ a NEMAJÍ přidělené ČÍSLO JEDNACÍ. Tyto zprávy je potřeba dále zaevidovat viz následující kapitola. Poznámka: Zda mají být přijímána pouze e-mailová podání opatřená digitálním podpisem či nikoliv závisí na nastavení aplikace dle požadavků organizace. V případě, že e-mailové podání nesplňuje technická kritéria např. chybný formát přílohy, překročená velikost podání atd., je odesílateli zaslána automaticky generovaná zpráva o odmítnutí podání včetně důvodu odmítnutí a takovéto podání není do aplikace staženo. 6.5.3.2. Evidence načtených e-mailových podání Postup: Ve složce Podatelna a výpravnaDoručenéoznačte e-mailové podání, kterému chcete přiřadit číslo jednací a zvolte příkaz <Evidovat>. -122-

obr. 146. Evidence e-mailového podání

Zaevidované e-mailové podání je zobrazeno ve složce Podatelna a výpravna Podatelna a výpravnaDoručené, dokumentu JE systémem PŘIDĚLENO „Číslo jednací” a je provedena změna stavu z „Registrovaný“ na „Nevyřízen“. Tento dokument podatelna dále předává ke zpracování příslušnému referentovi standardním postupem. obr. 147. Zaevidované e-mailové podání

Po zaevidování e-mailového podání je možné zobrazit z detailu dokumentu originál e-mailu kliknutím na odkaz „Originál Emailu". K zobrazení je nutné mít nainstalovaný příslušný program př. Mozzilla Thunderbird, ve WinXP Outlook Express, ve Vistách Windows Mail, ve Win 7 Windows Live Mail. -123-

6.6.

Odeslání zásilek z organizace

Zásilky určené k odeslání (tj.zásilky ve stavu „K odeslání“ se způsobem odeslání Pošta, Interní, Datová zpráva nebo Úřední deskou (pouze pokud je zapnut modul „Integrace s eDeskou“)), jejichž přípravu včetně předání k odeslání provedl Referent, se zobrazují ve složce Podatelna a výpravnaK odeslání .

6.6.1. Odeslání zásilek – způsob odeslání Pošta, Interní, Datová zpráva Postup: Ve složce Podatelna a výpravna K odesláníoznačte zásilku, kterou chcete odeslat. Zvolte příkaz . obr. 148. Odeslání zásilky

Odeslaná zásilka změní stav na „Odesláno“ a přejde do složky Podatelna a výpravna Odeslané. Zásilka je také zobrazena ve složce Moje dokumenty - Odeslané zpracovatele dokumentu. Je-li zapnuta automatická kontrola existence datové zprávy, kontrola je prováděna také při odeslání poštovní zásilky (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.3 Odeslání zásilky - kontrola datové schránky). Poznámka: V případě odeslání datové zprávy do datové schránky se zobrazí dialogové okno Přihlášení k datové schránce (obr. 141), není-li nastaveno automatické přihlašování. Zadejte uživatelské jméno a heslo pro komunikaci s datovou schránkou a údaje potvrďte tlačítkem [OK].

6.6.2. Vyvěšení na úřední desku – způsob odeslání Úřední deska Níže popsaný postup platí pouze v případě, že je zapnut modul „Integrace s eDeskou“, v opačném případě jsou zásilky označeny rovnou při předání k odeslání Referentem jako odeslané, tudíž se nezobrazují ve složce Podatelna a výpravna K odeslání, ale rovnou ve složce Podatelna a výpravna Odeslané- viz kapitola 4.5.7. 6.6.2.1. Vyvěšení na úřední desku Postup: Ve složce Podatelna a výpravna K odeslání označte zásilku se způsobem odeslání Úřední deska, která má být vyvěšena na elektronickou úřední desku a zvolte příkaz .

-124-

obr. 149. Vyvěšení na úřední desku

Zásilka bude vyvěšena na eDesku, včetně označených příloh na záložce Soubory. K zásilce je systémem automaticky doplněn datum vyvěšení (tj. položka „Vyvěšeno“), zásilka změní stav na „Odesláno“ a přejde do složky Podatelna a výpravna - Odeslané. Zásilka je také zobrazena ve složce Moje dokumenty - Odeslané zpracovatele dokumentu. obr. 150. Ukázka elektronické úřední desky

6.6.2.2. Aktualizace údajů o vyvěšení Je-li zásilka předána k vyvěšení nebo už vyvěšena na úřední desce, je možné editovat pouze položky „Typ“ a „Název pro vyvěšení“. Postup: Zobrazte detail dokumentu vyvěšeného na úřední desce a klikněte na ikonu vyvěšení) vedle položky „Předp. svěš.“.

(Změna

-125-

obr. 151. Aktualizace údajů o vyvěšení

Zobrazí se dialogové okno pro změnu údajů o vyvěšení, zadejte požadovanou hodnotu a údaje potvrďte tlačítkem [Změna vyvěšení]. 6.6.2.3. Svěšení z úřední desky Svěšení z úřední desky je provedeno tak, že uživatel s rolí Podatelna a výpravna zadá k danému vypravení „Doručení“ – viz kapitola 6.7.1. Po zápisu doručení dojde ke svěšení dokumentu z el. úřední desky a systém automaticky doplní k zásilce datum svěšení (tj. položku „Svěšeno“).

6.7.

Zápis výsledku doručení

6.7.1. Ruční zápis výsledku doručení k vybraným zásilkám Postup: Ve složce Podatelna a výpravna Odeslanéoznačte zásilku, ke které chcete zapsat doručení. Zvolte příkaz . V dialogovém okně Zápis doručení doplňte, případně upravte potřebné položky a správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] (obr. 152). Výjimky tvoří zásilky se způsobem odeslání Úřední deska a Datová zpráva, kdy se po zvolení příkazu nezobrazí dialogové okno. V případě Úřední desky dojde ke svěšení zásilky z elektronické úřední desky a doplnění datumu svěšení (položka „Svěšeno“), v případě Datové zprávy je doručenka automaticky stažena systémem ke konkrétní datové zprávě na záložku Info. Doručenku DZ je možné zobrazit po stisku ikony (obr. 82).

-126-

obr. 152. Zápis výsledku doručení výpravnou

Zapsaný výsledek doručení včetně datumu doručení se zobrazí v detailu dokumentu (obr. 153) do pole „Doručeno“ a „Výsledek doručení“. obr. 153. Zápis doručení – detail dokumentu

Poznámka: Výsledek doručení může zapsat i referent je-li zpracovatelem dokumentu, výjimkou jsou zásilky typu Úřední deska, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“, kdy zapsat doručení (tj. svěsit dokument z eDesky) může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna.

6.7.2. Zápis položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ Položky „Pošta“, „ČDZ“, „Hmotnost [g]“ a „Výplatné“ se zadávají/editují stejným způsobem jako pro roli Referent – postup je uveden v kapitole Chyba! Nenalezen zdroj odkazů..

6.7.3. Hromadné stažení doručenek k odeslaným datovým zprávám Postup: Ve složce Podatelna a výpravna Doručenézvolte v menu příkaz . V dialogovém okně Přihlášení k datové schránce zadejte uživatelské jméno a heslo pro komunikaci s datovou schránkou a údaje potvrďte tlačítkem [OK].

-127-

obr. 154. Hromadné stažení doručenek k datovým zprávám

Systém stáhne doručenky, jako přílohu na záložku Soubory, ke všem odeslaným a již doručeným datovým zprávám. Poznámka: Podatelna skupiny stahovat hromadně doručenky k datovým zprávám nemůže.

6.8.

Komunikace s elektronickou spisovnou

„Správa spisovny“ je modul spisové služby e-spis LITE, který slouží pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů.

6.8.1. Založení ukládací jednotky Ukládací jednotku může vytvořit každý uživatel, postup založení je shodný s postupem referenta – kapitola 4.10.1.

6.8.2. Předání a odeslání ukládací jednotky/objektů do spisovny Předat a odeslat UJ/objekty do spisovny může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Celý proces se skládá ze 3 kroků:  Předání ukládací jednotky Postup: Zobrazte složku Všechny dokumenty- Do spisovny, označte ukládací jednotku, která má být předána do spisovny a zvolte příkaz . obr. 155. Uložení ukládací jednotky do spisovny

 Odeslání balíčku (objektů) ke zpracování a kontrole spisovnou Tento krok je spuštěn v určitém čase automaticky dle nastavení administrátora nebo ho lze spustit ručně, což je popsáno níže. Postup: -128-

Zobrazte složku Všechny dokumenty- Do spisovny a zvolte příkaz . obr. 156. Odeslání objektů ke zpracování a kontrole spisovnou

Po tomto kroku jsou dokumenty spisovně předkládány ke vstupnímu zpracování a kontrole.  Odeslání objektů k převzetí spisovnou Po proběhnutí kontroly objektů spisovnou je nutné provést opětovné potvrzení odeslání stejným postupem jako je uveden v předchozím kroku. Po úspěšném přijetí objektů spisovnou jsou objekty přesunuty do složky Všechny dokumenty- Ve spisovně, kde není již umožněna žádná úprava a jsou odstraněny přílohy – stav předaných objektů je „Předáno do spisovny“. V opačném případě jsou objekty spisovnou vráceny.

6.8.3. Vrácené objekty ze spisovny Pokud nastane chyba při předání dokumentů do spisovny, pak je balíček s dokumentem/spisem vrácen do e-spis LITE (stav vrácených objektů je „Chyba při předání do spisovny“) roli Podatelna a výpravna do složky Podatelna a výpravna-Vrácené ze spisovny, kde podle chybového hlášení uživatel opraví údaje a po jejich uložení je dokument automaticky odeslán znovu do Spisovny. Po opětovném odeslání do spisovny pomocí tlačítka mizí ze složky Podatelna a výpravna-Vrácené ze spisovnya systém se je znovu pokusí odeslat do spisovny. Ve většině případů však půjde o chyby na pozadí aplikace, které uživatel nebude moci opravit, proto v případě nejednoznačnosti nebo nerozpoznání chyby kontaktuje správce aplikace. obr. 157. Složka Vrácené ze spisovny

-129-

obr. 158. Zobrazení vráceného dokumentu

Po uložení dokumentu se zobrazí informace o uložení, dokument se stane needitovatelným a je automaticky znovu odeslán do Spisovny, současně zmizí ze složky Podatelna a výpravna Vrácené ze spisovny. obr. 159. Oprava vráceného dokumentu

-130-

7. Integrace s ISZR (Informační systém základních registrů) Integraci s ISZR může používat jen uživatel, který má přístup k nějaké agendě a nastavenu agendovou roli - poté se uživateli na profilu objektů zobrazuje ikona ( ) sloužící pro ztotožnění subjektu nebo ověření adresy. Integrace s ISZR zahrnuje v e-spis LITE vyhledávání subjektů v základních registrech, a jejich následné tzv. ztotožnění. Ztotožnění znamená, že subjekt není možno upravovat, protože je "napojen" na ISZR, jeho údaje jsou řízeny daty z ISZR. Registry pro subjekty jsou dva:  ROS (registr osob) - pro subjekty typu PO, PFO a OVM  ROB (registr obyvatel) - pro subjekty typu FO Avizované úpravy se dotknou v aplikaci e-spis LITE těchto oblastí:  evidence doručených dokumentů  evidence vlastních dokumentů  evidence spisů V těchto oblastech bude aplikace e-spis LITE, která bude integrována s modulem REX, poskytovat uživateli následující funkcionality:  kontrola/dohledání subjektu vůči ROS/ROB, popř. ztotožnění vyhledaného subjektu z ROB  validace kontaktních údajů vůči lokální kopii RUIAN Tyto funkcionality budou vždy spojeny s informací v rámci jaké agendy a za jakým účelem uživatel provádí dotaz do ISZR. V rámci popisované integrace e-spis LITE s ISZR jsou níže popsány pouze změny související s touto integrací. Princip a postup ověřování adresy a ztotožňování subjektů je u všech objektů stejný, z tohoto důvodu je ukázán pouze na vlastním dokumentu.

7.1.

Změny v uživatelském zobrazení

7.1.1. Profil objektu Uživateli, který má nastavenu agendovou roli, se na profilu všech objektů zobrazuje ikona která je určena pro ztotožnění subjektu (umístěna vedle položky "Narozen") nebo pro ověření adresy (umístěna vedle položky "Stát").

,

-131-

obr. 160. Integrace s ISZR - popis obrazovky

7.1.1. Výběr subjektu z adresáře V adresáři subjektů, který uživatel zobrazí z detailu objektu stisknutím tlačítka [Subjekt] se zobrazují dva typy subjektů:  Neztotožněné - subjekty označené ikonou . Tyto subjekty jsou v e-spis LITE odjakživa - jedná se o subjekty zadané uživatelem případně administrátorem.  Ztotožněné - subjekty jsou označeny ikonou (Ztotožněno s ISZR). Uživateli se zobrazují FO subjekty z těch agend, kde má uživatel přiřazenou agendovou roli, plus všechny PO, PFO a OVM. U ztotožněných subjektů typu FO je uvedena informace v jaké agendě byl subjekt ztotožněn. Poznámka: Data fyzických osob se uchovávají v agendách (např. agenda myslivců, agenda psů, ...), přičemž v každé z agend mohou být pouze jednou. Z tohoto důvodu se subjekt v e-spis LITE může objevit vícekrát - jednou ho v ISZR vyhledá uživatel s přístupem k agendě myslivců, a jednou s přístupem k agendě psů. Subjekty typu PO, PFO a OVM se v aplikaci vícekrát vyskytovat nemohou jsou vázány na IČO ne na agendu.

-132-

obr. 161. Adresář subjektů

Po výběru subjektu z adresáře se údaje o něm zobrazí v detailu objektu a zároveň se zneaktivní checkbox u položky "Založit". Po najetí myši nad neaktivní checkbox se objeví v případě ztotožněného subjektu popis "Subjekt je ztotožněn", v případně neztotožněného subjektu "Subjekt je založen". Checkbox se zaktivní teprve až po smazání subjektu pomocí křížku tj. až po odpojení vazby na dokument. obr. 162. Profil objektu - informace o ztotožnění

-133-

7.2.

Ověření adresy

Ověření adresy slouží k tomu, aby se údaje v políčkách zásilky upravily dle registru adres RUIAN. I po ověření zůstává adresa editovatelná, uživatel ji může upravit. Samotné ověření adresy nemá žádnou spojitost se subjektem. Postup: Do formuláře (profilu objektu) zadejte adresní údaje, dle kterých se má adresa vyhledávat. Stiskněte ikonu (Ověření adresy). V dialogovém okně Ověřit adresu vyberte agendovou roli a zapište důvod ověřování adresy a následně stiskněte tlačítko [Ověřit adresu]. Pokud vyhledávacím kritériím odpovídá pouze jeden záznam, jsou adresné údaje automaticky dotaženy na profil objektu, odpovídá-li kritériím více záznamů, zobrazí se jejich seznam, z něhož vyberte (klinutím na něj) požadovaný záznam (adresní údaje se doplní po jeho výběru. Pokud nebyla nalezena žádná adresa, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn červenou hláškou: "Nebyla nalezena žádná adresa" - v tomto případě, je nutné postup opakovat. obr. 163. Ověření adresy

-134-

obr. 164. Zobrazení profilu objektu po ověření adresy

Poznámka: Při zadávání vyhledávacích parametrů se nerozlišují malá a velká písmena. Agendová role a důvod dohledávání adresy vůči lokální kopii registru adres RUIAN, zadané v okně Ověřit adresu, se kopírují do následujícího dohledávání další adresy. Adresy lze vyhledat jen pro místa v ČR.

7.3.

Ztotožnění subjektu

Ztotožnění subjektu je akce, kdy uživatel vyhledá subjekt v ISZR a řekne o něm, že se bude používat v elektronické spisové službě.

7.3.1. Ztotožnění subjektu typu FO Fyzické osoby se v ISZR vyhledávají dle následujícího pořadí:  ID datové schránky  Jméno, Příjmení a Datum narození  Jméno, Příjmení a Datum úmrtí  Jméno, Příjmení a ID adresního místa - v tomto případě (tj. vyhledávání dle územní adresy) je nutné, před ztotožněním subjektu specifikovat přesně adresu -135-



pomocí dotazu na registr RUIAN tj. provést ověření adresy viz kapitola 7.2. Ověřená adresa se automaticky doplní do dialogového okna "Ověřit subjekt". Druh a Číslo dokladu

Před odesláním dotazu do ISZR formulář kontroluje, zda je alespoň jedna z těchto kombinací vyplněna. Pokud ne, uživatel je na tuto skutečnost upozorněn červenou hláškou: "Nejsou vyplněny povinné vyhledávací pole". Níže popsaný postup je ukázán na kombinaci Jméno, Příjmení a Datum narození. Postup: Do formuláře (profilu objektu) zadejte údaje o ztotožňovaném subjektu, včetně výběru (Ztotožnění subjektu). Vyplněné hodnoty správného typu subjektu (FO), a stiskněte ikonu se přenesou do dialogovém okna Ověřit subjekt, ve kterém vyberte roli pod jakou budete subjekt ověřovat, zapište důvod ověřování subjektu, překontrolujte, případně upravte údaje o subjektu a stiskněte tlačítko [Ověřit subjekt]. Pokud vyhledávacím kritériím odpovídá pouze jeden záznam, jsou údaje o subjektu automaticky dotaženy na profil objektu, odpovídá-li kritériím více záznamů, zobrazí se jejich seznam, z něhož vyberte (klinutím na něj) požadovaný subjekt (údaje o subjektu se doplní po jeho výběru). Pokud nebyl nalezen žádný subjekt, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn červenou hláškou: "Nebyl nalezen žádný subjekt" - v tomto případě, je nutné postup opakovat. obr. 165. Ověření subjektu - typ FO

-136-

Je-li vybraný subjekt již uložen v adresáři subjektů (již byl ztotožněn), checkbox u položky "Založit" je neaktivní a po najetí na něj myší se zobrazí popisek "Subjekt je ztotožněn". V opačném případě, je checkbox aktivní a zaškrtnut s možností jeho odškrtnutí nechcete-li ztotožněný subjekt uložit do adresáře subjektů. Položky týkající se zásilky tj. pole uvedená na profilu dokumentu lze editovat bez ohledu na to, zda byl subjekt ztotožněn či nikoliv. Poznámka: Při zadávání vyhledávacích parametrů se nerozlišují malá a velká písmena. Agendová role a důvod dohledávání subjektu ROB, zadané v okně Ověřit subjekt, se kopírují i do následujícího dohledávání dalšího subjektu. Jméno a příjmení ztotožněného subjektu se ukládá do číselníku subjektů s velkými tiskacími písmeny. Takto jsou údaje předávány z ISZR.

7.3.1. Ztotožnění subjektu typu PO, PFO a OVM Postup: Do formuláře (profilu objektu) zadejte údaje o ztotožňovaném subjektu (minimálně název subjektu nebo IČO ), vyberte typ subjektu (PO, PFO nebo OVM) a stiskněte ikonu (Ztotožnění subjektu). Vyplněné hodnoty se přenesou do dialogovém okna Ověřit subjekt, ve kterém vyberte roli pod jakou budete subjekt ověřovat, zapište důvod ověřování subjektu, překontrolujte, případně upravte, údaje o subjektu a stiskněte tlačítko [Ověřit subjekt]. Pokud vyhledávacím kritériím odpovídá pouze jeden záznam, jsou údaje o subjektu automaticky dotaženy na profil objektu, odpovídá-li kritériím více záznamů, zobrazí se jejich seznam, z něhož vyberte (klinutím na něj) požadovaný subjekt (údaje o subjektu se doplní po jeho výběru). Pokud nebyl nalezen žádný subjekt, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn červenou hláškou: "Nebyl nalezen žádný subjekt" - v tomto případě, je nutné postup opakovat.

-137-

obr. 166. Ověření subjektu - typ PO, PFO a OVM

Je-li vybraný subjekt již uložen v adresáři subjektů (již byl ztotožněn), checkbox u položky "Založit" je neaktivní a po najetí na něj myší se zobrazí popisek "Subjekt je ztotožněn". V opačném případě, je checkbox aktivní a zaškrtnut s možností jeho odškrtnutí nechcete-li ztotožněný subjekt uložit do adresáře subjektů. Položky týkající se zásilky tj. pole uvedená na profilu dokumentu lze editovat bez ohledu na to, zda byl subjekt ztotožněn či nikoliv. Poznámka: Při zadávání vyhledávacích parametrů se nerozlišují malá a velká písmena. Agendová role a důvod dohledávání subjektu vůči ROS, zadané v okně Ověřit subjekt, se kopírují i do následujícího dohledávání dalšího subjektu.

-138-

8. Integrace e-spis LITE s agendovými systémy integrovanými přes rozhraní "Best Practices" Aplikace e-spis LITE umožňuje integraci s externími aplikacemi přes rozhraní "Best Practices". Podporovanými agendovými systémy jsou ICZ VEZA (agendový systém pro podporu agendy vedení veřejných zakázek) a VITA (agendový informační systém VITA zahrnuje moduly pro vedení agend stavebního úřadu, přestupků, úřadu územního plánování, památek, dopravních agend, vyvlastnění a dalších agend podle správního řádu). Komunikace mezi e-spis LITE a externí agendou probíhá synchronně nebo asynchronně. Asynchronní dávky se zpracovávají v nastaveném intervalu. E-spis LITE umožňuje ze složky Správa - Sledování dávek spustit odeslání a zpracování příchozích/odchozích dávek okamžitě. Podrobný popis práce s dokumenty, které jsou zpracovávány pomocí externí agendy je uveden v samostatné příručce a to: Metodický pokyn pro práci se spisovou službou e-spis LITE integrovanou s externí aplikací přes rozhraní "best practices". Postup zaevidování nového podání podatelnou a zpracování dokumentu referentem je prováděn standardním postupem. Profil dokumentu musí mít vyplněné všechny položky, které bude agenda potřebovat, je třeba zadat správnou hodnotu položky "Věcná skupina", jinak nebude možné dokument z agendy vyřídit. Níže je uveden pouze postup pro postoupení objektu externí agendě. UPOZORNĚNÍ: Zpracovatelem dokumentu musí být před jeho postoupením externí agendě uživatel, který je zařazen do stejné skupiny, jako bude jeho zpracovatel v agendě. Poznámka: Podání, která jsou určena pro externí agendu, lze evidovat také přímo v aplikaci externí agendy (e-spis LITE přiděluje ČJ), pracovníkem, který je zaveden v externí agendě. Toto záleží na rozhodnutí příslušné organizace, kde bude evidence probíhat.

8.1.

Postoupení objektu externí agendě

Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu, který chcete předat externí aplikaci. Zvolte příkaz a v dialogovém okně vyberte agendu. obr. 167. Postoupení dokumentu externí agendě

-139-

Po výběru externí agendy je dokument přenesen automaticky vytvořenou odchozí dávkou do externí agendy a lze ho najít ve složce Moje dokumenty/ Všechny dokumenty - V externí aplikaci, případně vyhledat přes rychlé nebo pokročilé vyhledávání. Postoupené dokumenty jsou na profilu označeny hláškou: Postoupeno do AIS .... obr. 168. Ukázka detailu dokumentu postoupeného externí agendě

-140-

9. Závěr V této příručce se uživatel seznámil s prací v systému e-spis LITE pro role Referent, Vedoucí a Podatelna a výpravna. Detailně je zde popsaná práce s dokumenty od jejich zaevidování, přes řízení oběhu dokumentů, vyřízení, uzavření a odeslání. Příručka je členěna na kapitoly podle náplně práce jednotlivých referentů, což slouží ke snadnější orientaci v příručce. Příručka také obsahuje řadu obrázků, které napomáhají ke snadnější orientaci při práci se samotným systémem e-spis LITE.

-141-

Uživatelská příručka systému e-spis LITE

Recommend Documents