Uživatelská příručka pro vyhlašovatele výběrových řízení v. 0.9

Uživatelská příručka 0.9 – PRO VYHLAŠOVATELE VÝBĚROVÝCH ŘÍZENÍ

Uživatelská příručka pro vyhlašovatele výběrových řízení v. 0.9

1

www.tendrio.com

[1]


Obsah TENDRIO – příprava na začátku ........................................................................................................................................................................................4 Přihlášení do softwaru pro výběrová řízení................................................................................................................................................................................... 4 Souhrnný přehled .......................................................................................................................................................................................................................... 4 Vsuvka č. 1 – práce s tabulkami Tendrio ....................................................................................................................................................................................... 5 Vsuvka č. 2 – oranžová čára .......................................................................................................................................................................................................... 6 Vsuvka č. 3 – práce s informacemi ................................................................................................................................................................................................ 6 Nastavení TENDRIO – pozvánka do výběrového řízení ................................................................................................................................................................. 7 Nastavení TENDRIO – poděkování za účast ve výběrovém řízení ................................................................................................................................................. 9 Nastavení TENDRIO – podmínky výběrového řízení ................................................................................................................................................................... 10 Nastavení TENDRIO – implicitní hodnoty .................................................................................................................................................................................... 12 Příprava podkladů – dodavatelé ................................................................................................................................................................................................. 13 Příprava podkladů – poptávané položky (zboží nebo služby) ..................................................................................................................................................... 16 Jak postupovat - workflow............................................................................................................................................................................................. 18 Práce s výběrovými řízeními (VŘ) ................................................................................................................................................................................... 19 Jak založit nové výběrové řízení (VŘ) .............................................................................................................................................................................. 20 Základní nastavení (1/7) .............................................................................................................................................................................................................. 21 Pozvánky (2/7) ............................................................................................................................................................................................................................. 23 Podmínky (3/7) ............................................................................................................................................................................................................................ 24 Dodavatelé (4/7) ......................................................................................................................................................................................................................... 26 Položky (5/7)................................................................................................................................................................................................................................ 28 Specifické nastavení (6/7) ........................................................................................................................................................................................................... 30 Závěrečné nastavení (7/7) ........................................................................................................................................................................................................... 33

2

www.tendrio.com

[2]


Vyhlášení výběrového řízení ....................................................................................................................................................................................................... 34 Typická pozvánka k výběrovému řízení ....................................................................................................................................................................................... 35 Soutěž je vyhlášena – co dál? ......................................................................................................................................................................................... 36 Kontrola dodavatelů .................................................................................................................................................................................................................... 36 Průběh výběrového řízení – globální pohled .............................................................................................................................................................................. 37 Průběh výběrového řízení – průběžný pohled ............................................................................................................................................................................ 39 Komentáře vyhlašovatele u výběrového řízení ........................................................................................................................................................................... 40 Report s výsledky výběrového řízení ........................................................................................................................................................................................... 41 Report s výsledky výběrového řízení ........................................................................................................................................................................................... 43

3

www.tendrio.com

[3]


TENDRIO – příprava na začátku Přihlášení do softwaru pro výběrová řízení Spusťte svůj internetový prohlížeč a jděte na adresu http://portal.tendrio.com. Vložte svou mailovou adresu (přihlašovací jméno), heslo a přidělený pracovní prostor (obvykle jméno vaší firmy bez mezer a diakritiky). Díky pracovnímu prostoru jste zcela odděleni od ostatních uživatelů Tendrio. Veškeré zde potřebné údaje vám přidělil poskytovatel licence softwaru pro výběrová řízení Tendrio.

Souhrnný přehled Po přihlášení uvidíte základní obrazovku s přehledem. Do všech funkcí se dostanete pomocí horizontálního menu nahoře. Vpravo nahoře vidíte – s výjimkou sebe sama – počet aktuálně přihlášených uživatelů do systému (včetně vašich dodavatelů).

4

www.tendrio.com

[4]


Vsuvka č. 1 – práce s tabulkami Tendrio Pro větší komfort jsme pro vás připravili možnost třídit a filtrovat informace zobrazené v tabulkách. Ad [A] – ikona trychtýře Když kliknete na záhlaví sloupce, které obsahuje ikonu trychtýře, můžete si filtrovat podle připravených hodnot. Typicky u kategorií podmínek výběrových řízení si budete moct vybrat z těchto variant: A

B C

 „prázdná položka“ – tzn. zobrazí se podmínky, které nemají vyplněnu kategorii  „není prázdná položka“ – zobrazí se všechny podmínky, které mají vyplněnou libovolnou kategorii  plus je k dispozici seznam všech vašich podmínek s kategoriemi výběrových řízení, které jste si nadefinovali – i z nich můžete vybrat.

Jakmile jste si aktivovali nějaký filtr, jeho ikonka se vykreslí oranžově jako indikátor toho, že jste si omezili výpis položek jen na některé hodnoty. Ad [B] – šipka (třídění) Prakticky na záhlaví každého sloupce lze kliknout. Díky tomu se zapne třídění údajů v tabulce podle daného sloupce a v záhlaví se objeví ikonka šipky. Opakovaným klikáním na záhlaví měníte třídění vzestupně / sestupně a podle toho se zobrazuje i ikonka šipky. Ad [C] – formulářové pole pro ruční zápis filtru Pokud do filtrovacího políčka napíše jakýkoli text, zobrazí se v tabulce jen takové položky, které (pro daný sloupec) obsahují zmíněný text. Příklad: pokud budeme pracovat s tabulkou uvedenou na obrázku výše a do pole označeného (na obrázku) oranžovým čtverečkem C napíšeme slovo „souhlas“, objeví se řádek číslo 2 a 3, protože oba kdekoli v textu obsahují slovo „souhlas“. Pro jistotu: i „souhlasíme“ obsahuje slovo „souhlas“.

5

www.tendrio.com

[5]


Vsuvka č. 2 – oranžová čára Pokud na obrazovce uvidíte ve spodní části oranžovou čáru (viz ukázka vlevo), znamená to, že daný formulář je delší než jedna stránka a musíte rolovat dolů, abyste se dostali ke všem položkám.

Vsuvka č. 3 – práce s informacemi V zájmu transparentnosti výběrových řízení platí:

6



jakmile vyhlásíte výběrové řízení, není možné modifikovat podklady pro dodavatele, které se ho týkají. Můžete ale vyhlášené výběrové řízení stornovat, zkopírovat jeho nastavení, upravit co potřebujete a znovu spustit (jako novou obchodní soutěž).



Žádné výběrové řízení nelze smazat nebo zpětně modifikovat.

www.tendrio.com

[6]


Nastavení TENDRIO – pozvánka do výběrového řízení Pozvánka do výběrového řízení obsahuje průvodní dopis, který obdrží všichni dodavatelé přizvaní do dané soutěže spolu se seznamem poptávaného zboží / služeb. Může vypadat například takto: Vážený dodavateli, zasíláme Vám pozvánku k výběrovému řízení. V internetovém prohlížeči zadáte níže uvedenou adresu a do přihlašovacího dialogu na zobrazené stránce vložíte své přihlašovací údaje (jméno, heslo a pracovní prostor), které jste obdrželi v předchozí zprávě. Po přihlášení vyberet výběrové řízení a vložíte klíč výběrového řízení uvedený v této pozvánce. Po úspěšné autorizaci budete přesměrováni na akceptaci podmínek výběrového řízení. Soutěž začíná poptávkovým kolem, kde k jednotlivým položkám zadáte svoji nabízenou cenu. Následující kolo probíhá jako „aukce naruby“ - je zde vyvolávací cena, kterou se dodavatelé pomocí „podhozů“ snaží snížit. Podhoz provedený v závěru aukčního kola celou aukci prodlužuje. Dodavatel s nejnižšími cenami se stává vítězem aukce. Vítězi sice automaticky nevzniká právo na objednávku, avšak jeho výchozí pozice je mezi všemi konkurenty nejlepší. Po ukončení aukce proběhne s vybranými dodavateli další jednání. Děkujeme a těšíme se na spolupráci. Tip: doporučujeme na konec pozvánky uvést, že výběrové řízení může být z vaší strany uzavřeno i bez výběru konkrétního dodavatele a uzavření kontraktu. A zejména je vhodné přidat poznámku o tom, že po ukončení aukce bude s vybranými dodavateli následovat další jednání. Tím si zajistíte možnost nakupovat i od dodavatele dražšího, který však (např.) nabídnul delší dobu splatnosti, má zajištěnu kvalitu díky certifikátům atd. Rozhodnutí o výběru dodavatele je vždy na vás, TENDRIO je pouze nástroj, který vám usnadňuje práci nevybírá za vás dodavatele!

7

www.tendrio.com

[7]


Jak zapsat text pozvánky do TENDRIO? V horním vodorovném menu vyberte položku Číselníky a v podmenu Pozvánky. Objeví se přehled všech dosud připravených pozvánek. Všimněte si, že pozvánek můžete mít více, třeba podle typu výběrového řízení nebo typu poptávaného zboží. Pozvánky můžete je třídit do kategorií.

Pomocí tlačítka + Nová pozvánka můžete přidat další. Objeví se dialog odpovídající obrázku níže.

8

www.tendrio.com

[8]


Tlačítkem Uložit zaznamenáte změny.

Nastavení TENDRIO – poděkování za účast ve výběrovém řízení Obdobně jako u pozvánek můžete vytvořit i poděkování, které se dodavatelům ukončí na obrazovce po skončení výběrového řízení. Příslušný formulář najdete v menu Číselníky > Poděkování.

9

www.tendrio.com

[9]


Nastavení TENDRIO – podmínky výběrového řízení V každém výběrovém řízení můžete předepsat dodavatelům povinnost splnit určité podmínky (např. splatnost faktur), nebo se jich zeptat na doplňující informace. K tomu využijete v hlavním menu možnost Podmínky. Objeví se přehled všech dosud evidovaných podmínek, které máte k dispozici. Nepřehlédněte, že podmínky můžete třídit do kategorií. Podmínky výběrového řízení musí dodavatelé před vstupem do konkrétní soutěže odsouhlasit, nebo vyplní další vámi požadované údaje (informace netýkající se ceny, např. jakou maximální dobu splatnosti faktur vám nabízejí). Seznam podmínek může být libovolně dlouhý a v každé soutěži z nich můžete vybrat jen některé podmínky. Typickými podmínkami například jsou: • Souhlas s Všeobecnými nákupními podmínkami firmy XYZ (pozn.: můžete nastavit, že je to povinná podmínka; Všeobecné nákupní podmínky můžete v aktuálním znění přiložit) • Souhlas se splatností faktur 90 dnů (pozn.: opět může být povinná podmínka) • Vyplňte maximální dobu splatnosti, kterou naší společnosti nabízíte (dodavatelé odpovědí číslem) • Vyberte, jakými certifikáty kvality vaše společnost disponuje (dodavatelé vyberou ze seznamu certifikátů)

1 0

www.tendrio.com

[10]


• Doložte oprávnění k podnikání (výpis z OR nebo živnostenský list) (dodavatelé jako odpověď přiloží naskenovaný dokument) apod. Na obrázku vlevo je vidět formulář pro zadávání podmínek výběrového řízení. Ke každé podmínce můžete přiložit i nějaký dokument (fotografii, specifikaci v PDF apod.). Kliknutím na jméno přílohy si ji zpětně můžete otevřít. Pokud byste chtěli přílohu smazat, je třeba označit ji zaškrtnutím čtverečku vlevo od názvu přílohy – pak se rozsvítí tlačítko Smazat. Jaké jsou k dispozici typy aukčních podmínek? Viz obrázek.

1 1

www.tendrio.com

[11]


Nastavení TENDRIO – implicitní hodnoty V menu Nastavení > Nastavení VŘ si můžete předvolit vstupní hodnoty pro zakládání nového výběrového řízení. Vše si pak můžete u konkrétního výběrového řízení změnit; tyto volby tedy slouží jen pro vaše pohodlí při zadávání, abyste své oblíbené hodnoty nemuseli zadávat pokaždé znovu. Můžete nastavit tyto výchozí hodnoty:



1 2

 délku poptávkového kola (typicky 40 minut, pokud poptávkové kolo používáte)  délku řádného kola výběrového řízení (opět typicky 40 minut, delší nemá smysl, pozornost dodavatelů by opadla)  start poptávkového kola – zadáte počet dnů, které chcete, aby se nastavily jako prodleva mezi okamžikem, kdy zadáváte výběrové řízení a kdy ho budete chtít spustit. Typicky 7 dní.  start řádného kola – podobně jako u poptávkového kola.  Pro poptávkové i řádné kolo můžete nastavit obvyklou hodinu začátku – pozor na čas oběda, konec pracovní doby apod. Jde o to, aby vaši dodavatelé byli u počítače.  Nastavení data účetního roku – bude se vám hodit při reportingu celkových úspor, které jste docílili díky systému TENDRIO za uplynulý rok. Předstihy před poptávkovým kolem a před hlavním kolem – při zakládání výběrového řízení si můžete nastavit, s jakým předstihem dorazí dodavatelům mail připomínající začátek výběrového řízení.

www.tendrio.com

[12]


Příprava podkladů – dodavatelé V horizontálním horním menu na hlavní obrazovce vyberte položku Dodavatelé. Všimněte si, že u každého dodavatele, který se již účastnil nějakého výběrového řízení, je vidět datum posledního výběrového řízení, kterého se zúčastnil (a také podle tohoto údaje můžete filtrovat). Ikonkou křížku můžete vybraného dodavatele smazat – ovšem pouze v případě, kdy se ještě neúčastnil žádného výběrového řízení. Pokud chcete některého dodavatele editovat, stačí, když na něj kliknete myší. Přidat nového dodavatele můžete kliknutím na tlačítko +Nový dodavatel vpravo nahoře. Objeví se následující formulář.

1 3

www.tendrio.com

[13]


Zde vidíte detail konkrétního dodavatele. Všimněte si, že si dodavatele můžete třídit do kategorií – a tlačítkem +Přidat kategorii si je kdykoli můžete upravit dle svého. Pokud chcete editovat kontaktní údaje pracovníka dodavatele, jednoduše na něj kliknete. Tlačítkem +Přidat uživatele rozšíříte kontakty daného dodavatele. Vždy musí existovat alespoň jeden kontakt – na ten bude zaslána pozvánka k výběrovému řízení, pokud do něj dodavatele budete chtít pozvat. Objeví se následující dialog.

1 4

www.tendrio.com

[14]


Tlačítkem Uložit zaznamenáte změny.

1 5

www.tendrio.com

[15]


Příprava podkladů – poptávané položky (zboží nebo služby) Na hlavní obrazovce vyberte v horizontálním menu volbu Položky. Ukáže se stránka s přehledem všech dosud zadaných položek – pro naše potřeby se jedná o jakékoli poptávané zboží, služby, projekty….

Je vidět, že každá položka může být tříděna dle kategorií (které si vytvoříte podle svého uvážení). Sloupec cena uvádí vaši současnou nákupní cenu – nebo cenu předpokládanou (rozpočtovou). Tento údaj slouží čistě pro výpočet úspor, které realizujete díky systému TENDRIO. Zároveň platí, že při zakládání obchodní soutěže budete moci tento údaj změnit, jde tedy o implicitní hodnoty (podobně tak údaj Obvyklé množství). Co se týče ceny, k této informaci se dodavatelé v žádném případě nedostanou, je opravdu jen pro vás. Chcete-li položku editovat, jednoduše ji rozklikněte. Případné změny se samozřejmě nepromítnou do již probíhajících nebo ukončených výběrových řízení. Pokud potřebujete vytvořit novou položku, použijte tlačítko +Nová položka vpravo nahoře. Ukáže se formulář níže:

1 6

www.tendrio.com

[16]


Tradičně platí, že i položky můžete třídit do kategorií, které si lze libovolně přidávat. Stejně tak si můžete přidat jednotky, které používáte (metry, kilogramy, litry, cesty….) Ke každé položce můžete přiložit přílohu (fotografie, dokumentaci v PDF apod.).

1 7

www.tendrio.com

[17]


Jak postupovat - workflow Tato kapitola vám dává stručný a rychlý přehled všech podkladů, které si musíte připravit, abyste mohli výběrové řízení spustit a začít šetřit své náklady. Jednotlivé body níže uvedeného seznamu jsou v Uživatelské příručce popsány blíže. • Připravte si seznam dodavatelů a vložte je do TENDRIO (stačí vždy název dodavatele, IČO , jméno jednoho jejich odpovědného pracovníka a jeho e-mail) • Připravte si seznam skladových položek, které chcete poptávat, a vložte je do TENDRIO (alespoň název položky, poptávané množství a jednotka množství; při specifikaci položek buďte maximálně konkrétní, můžete přiložit bližší popis, dokumentaci nebo fotografie. Tip: skladové položky jsou tříděné do kategorií podle komodit, tyto kategorie si rovněž můžete připravit podle svého uvážení) • Připravte si aukční pozvánku (text průvodního dopisu pro dodavatele, kterým bude aukční pozvánka uvozena) • Připravte si aukční podmínky (seznam podmínek, které dodavatel musí potvrdit. Typicky Všeobecné nákupní podmínky vaší firmy atd. ) Jakmile máte vše připraveno, můžete založit novou aukci pomocí tlačítka +Nové VŘ (viz další kapitola).

1 8

www.tendrio.com

[18]


Práce s výběrovými řízeními (VŘ) Na hlavní obrazovce v horizontálním menu zvolíte položku Výběrové řízení. Objeví se tabulka se záložkami, které reprezentují výběrová řízení v různém stádiu rozpracovanosti. Záložka VŘ v přípravě bude obsahovat všechny obchodní soutěže, které jste si uložili, ale ještě oficiálně nespustili. Záložka Vyhlášené obsahuje výběrová řízení v okamžiku, kdy již jednotliví dodavatelé mohou vstupovat do soutěže, ale ještě nemohou zadávat cenové nabídky.

Položka Běžící zahrnuje všechna výběrová řízení, která jsou ve stavu, kdy již soupeřící dodavatelé mohou vkládat cenové nabídky a reálně mezi sebou soutěží. Záložka Ukončené obsahuje všechna korektně ukončená výběrová řízení – tzn. doběhnutá do konce bez předčasného přerušení. V záložce Stornované najdete výběrová řízení, která byla předčasně ukončena zásahem vyhlašovatele.

Pokud chcete založit nové výběrové řízení, využijte tlačítko +Nové VŘ vpravo nahoře. A pokračujte postupnými kroky, jak je popsáno na dalších stranách.

1 9

www.tendrio.com

[19]


Jak založit nové výběrové řízení (VŘ) Než probereme jednotlivé záložky formuláře, všimněte si na obrázku oranžově zvýrazněné položky Kontrola. Pokud je nápis zeleně (OK), je vše v pořádku a můžete dané výběrové řízení vyhlásit.

Pokud ale bude situace vypadat jako na tomto obrázku (nápis červený a uvedený počet chyb), musíte něco opravit. Přepnete-li se do dané záložky, uvidíte podrobnosti.

V sedmi následujících krocích probereme postup pro založení výběrového řízení.

2 0

www.tendrio.com

[20]


Základní nastavení (1/7)  Název VŘ Pod tímto názvem uvidíte výběrové řízení vy i vaši dodavatelé, které do soutěže přizvete.  Popis Bližší popis VŘ.  Detaily Pokud chcete, můžete pro další informace využít i delší textové pole.  Měna Vyberte z roletky požadovanou měnu, ve které všichni dodavatelé budou v daném výběrovém řízení soutěžit.  Kategorie VŘ I výběrová řízení si můžete rozdělit do skupin. Všimněte si, že přímo při zadávání nového VŘ si můžete založit novou kategorii.  Položka Testovací Testovací výběrové řízení

2 1

www.tendrio.com

[21]


slouží typicky k zaučení vašich pracovníků. Pokud zaškrtnete toto políčko, výsledky výběrového řízení se nezapočítají do celkových statistik. Testovací výběrové řízení budete moct kdykoli smazat. Počítejte s tím, že takto označená obchodní soutěž bude viditelně testovací i pro dodavatele – nepoužívejte ji proto v reálném provozu. 

Klíč Bez znalosti klíče výběrového řízení se dodavatel nedostane do obchodní soutěže. Můžete si buď zvolit aukční klíč sami – libovolná kombinace písmen a číslic, bez mezer a bez diakritiky – nebo si ho nechat vygenerovat systémem TENDRIO.  Poptávkové kolo Pokud tuto volbu zaškrtnete, součástí výběrového řízení bude i poptávkové kolo, ve kterém dodavatelé pouze vkládají cenové nabídky, ale nevidí nejnižší cenu atd. De facto je to podobné, jako kdybyste si nechali cenové nabídky dodavatelů vyplnit do formuláře, poslat mailem apod. TENDRIO můžete využít i jen pro pouhou poptávku, tzn. zapnete pouze poptávkové kolo a nebudete používat Hlavní část VŘ. Výhodou je, že i v takovém případě všechny cenové nabídky dodavatelů dostanete bez práce do přehledného reportu. U poptávkového kola musíte nastavit začátek a konec (resp. začátek a délku kola).

2 2



Pauza mezi koly Pokud se rozhodnete využít poptávkové i hlavní kolo, můžete mezi nimi nastavit časovou prodlevu vhodnou např. pro vaše interní zhodnocení průběhu první čísti výběrového řízení.



Hlavní část VŘ Podobně jako u nastavení poptávkového kola musíte nastavit začátek a konec, resp. délku. V roletce Typ VŘ si v budoucnu budete moct zvolit více typů výběrového řízení, nyní pracujeme se základní On-line anglickou reverzní aukcí. TENDRIO můžete využít i jen pro vlastní aukci, tzn. vypnete poptávkové kolo a použijete jen Hlavní www.tendrio.com

[22]


část VŘ. 

Poslední možnosti na první obrazovce zakládání nového výběrového řízení je možnost přiložit dokumenty k výběrovému řízení jako takovému. Například profil firmy ve formátu PDF.

Pozvánky (2/7) Na této záložce připravíte pozvánku pro konkrétní výběrové řízení. Nepřehlédněte, že si v roletce můžete vybrat předem připravený vzor pozvánky – a pak ji tlačítkem Přenést zkopírujete do editačního pole, kde ji můžete upravit na míru danému výběrovému řízení. Samozřejmě zůstává zachována možnost napsat pozvánku „z čisté vody“.

2 3

www.tendrio.com

[23]


Podmínky (3/7) Zde můžete nastavit podmínky pro dané výběrové řízení. Na obrazovce vidíte dvě části – dole máte k dispozici seznam všech vašich dosud definovaných podmínek pro výběrová řízení obecně; v horní části je pak prostor pro podmínky platné pro právě připravované výběrové řízení. Jak na to? Ve spodní části jednoduše najdete (nezapomeňte na možnost filtrů) podmínky, které potřebujete. Zaškrtnete u nich čtverečky za začátku řádku a stisknete tlačítko Přenést (rozsvítí se až v okamžiku, kdy budete mít vybranou alespoň jednu podmínku – viz spodní výřez vlevo na obrázku). Díky tlačítku +Nová podmínka lze přidat do databáze všech podmínek novou podmínku přímo na této obrazovce. Povinné podmínky Obvykle se hodí možnost nastavit vybrané podmínky výběrového řízení jako povinné, bez jejichž zodpovězení dodavatelem nelze postupovat dále do obchodní soutěže. Jak na to? Až budete mít přenesené vybrané podmínky nahoru, k aktuálně připravované soutěži, vyberte požadované podmínky opět zaškrtnutím čtverečků na začátku

2 4

www.tendrio.com

[24]


řádků. Díky tomu se rozsvítí tlačítko Povinné/Nepovinné, kterým nastavíte potřebný parametr. Je to vidět na obrázku níže.

2 5

www.tendrio.com

[25]


Dodavatelé (4/7) Podobně jako u nastavení podmínek i zde máte obrazovku rozdělenou na dvě části – ze spodní, se seznamem všech dodavatelů ve vaší databázi, přenášíte vybrané dodavatele do části horní, kde jsou jen ti dodavatelé, které reálně chcete do výběrového řízení přizvat. Opět platí, že i přímo z této obrazovky lze založit nového dodavatele do databáze. V horní části, když kliknete na ikonku panáčka vpravo, můžete pro daného dodavatele změnit kontaktní osobu (=člověk, který dostane pozvánku do výběrového řízení mailem). Jak to může vypadat vidíte na dalším obrázku – byť je to příklad jen s jednou osobou u daného dodavatele, tzn. postrádá tato funkce na příkladu smysl.

2 6

www.tendrio.com

[26]


Příklad změny kontaktní osoby pro dané výběrové řízení.

2 7

www.tendrio.com

[27]


Položky (5/7) Ekvivalentním postupem jako u podmínek a dodavatelů i zde přenášíme položky ze spodního seznamu (veškeré položky ve vaší databázi) nahoru, kde jsou pouze položky, které chcete mít v právě připravovaném výběrovém řízení. Tedy: označíte požadované položky čtverečkem na začátku řádků. Rozsvítí se tlačítko Přenést, které použijete. Vsuvka: i zde platí, že novou položku do databáze můžete vytvořit přímo z této obrazovky, pomocí tlačítka +Nová položka. Přenesením položek do připravovaného výběrového řízení ale práce nekončí. Pravděpodobně budete chtít upravit výchozí cenu (kvůli správnému výpočtu úspor, tyto informace vidíte jen vy), množství, případně nastavit maximální cenu za danou položku a další. Jak doplnit nebo upravit tyto informace? Stačí kliknout na danou položku a otevře se dialog znázorněný na další straně.

2 8

www.tendrio.com

[28]


Skutečné množství Kolik poptáváte kusů / litrů / m2 apod.? V roletce vyberete příslušnou jednotku. Skutečná výchozí cena Jaká je vaše současná jednotková nákupní nebo rozpočtová cena? Informace pouze pro vás a pro účely vašich statistik (výpočet úspor). Maximální cena Pokud pro daný typ hlavního kola výběrového řízení (viz krok 6/7) potřebujete stanovit maximální cenu pro danou položku, zde je to správné místo. Dodavatelé nebudou moci zadat vyšší než maximální cenu. Targetová cena Pokud pro daný typ hlavního kola VŘ /viz krok 6/7) potřebujete targetovou cenu, zde ji zadejte. Minimální a maximální aukční krok Buď ponecháte předpočítané hodnoty, nebo zrušíte zaškrtávací políčko a doplníte vlastní údaje. Uvádí se zde rozmezí, v jakém se dodavatel bude pohybovat v jednom konkrétním aukčním kroku. Jednoduše řečeno, pokud maximální krok bude 500 Kč a minimální 5 Kč, tak v jednom kroku aukce může cenu snížit maximálně o 500 Kč. A minimum, o které cenu bude moci snížit je 5 Kč.

2 9

www.tendrio.com

[29]


Specifické nastavení (6/7) V této záložce lze nastavovat specifické parametry pro daný typ hlavního kola výběrového řízení (viz příslušná položka v záložce Základní nastavení). V našem případě pracujeme s anglickou reverzní on-line aukcí. Můžete změnit začátek a konec hlavního kola VŘ (anglické reverzní aukce). Změna se propíše i do záložky Základní nastavení (krok 1/7). Dále je k dispozici nastavení min. a max. aukčního kroku – u konkrétní aukční položky jej pak můžete vždy změnit. Ochranný interval před koncem aukce – zajišťuje, že dodavatelé nebudou taktizovat a čekat „do poslední sekundy“ se změnou ceny. V takovém případě se celá aukce o definovaný čas prodlouží, aby ostatní dodavatelé mohli reagovat. Také můžete nastavit:  Zda u položek bude hlídána maximální cena, kterou dodavatelé nesmí překročit  Zda dodavatel může některou položku dodávat zdarma (jako bonus k jiným položkám, například)  Zda jsou povoleny nekompletní dodávky, tzn. dodavatel nemusí nabídnout každou položku  Zda se zobrazuje dodavatelům informace o celkovém pořadí  Zda se zobrazuje u každé položky rozmezí min. a max. aukčního kroku  Zda mohou dodavatelé vkládat komentáře k aukčním položkám (typicky situace, kdy se dodavatel dostal s cenou na své nákupní ceny, ale je schopen například k autu dodat autorádio zdarma – napíše to do komentářů).

3 0

www.tendrio.com

[30]


V další části nastavení lze vybrat režim práce s cenami – běžný režim cen vs. targetové ceny. Běžný cenový režim Můžete si vybrat, jestli se ukáže dodavatelům jejich pořadí u každé položky slovně („nejlepší“, „druhý nejlepší“, „třetí nebo horší“ – výhodou je, že dodavatelé neznají počet soutěžících), nebo zlomkem (např. 2/5), nebo zda se pořadí u dané položky vůbec nezobrazí. Targetové ceny Pro každou poptávanou položku definujete (na záložce s výběrem položek) tzv. targetovou cenu. Jakákoli dražší nabídka než targetová cena je pro dodavatele „bez šance na získání zakázky“. Pokud je dodavatel se svojí nabídkou u dané položky lepší (levnější) než targetová cena, objeví se mu buď „nejlepší cena“ nebo „šance na získání zakázky“.

Dále můžete nastavit, zda se bude zobrazovat minimální cena. Je to hlavní motivační prvek aukce, doporučujeme ponechat zapnuté (dodavatelé vidí nejnižší cenu dané položky v rámci všech dodavatelů). Pokud vypnete zobrazení minimální ceny, můžete měnit parametry pro prodloužení aukce: zatímco standardně se aukce prodlužuje pouze v případě, kdy se sníží jen a pouze minimální cena u konkrétní položky, zde toto pravidlo můžete rozšířit až na tři v pořadí nejnižší ceny u konkrétní položky (tzn. aukce se prodlužuje, když sníží cenu dané položky některý až ze tří dodavatelů v pořadí s nejnižšími cenami). Ještě jinými slovy: pokud uplatníte toto pravidlo a vyplníte hodnotu „3“, znamená to, že se aukce prodlouží, když se změní některá (kterákoli) ze tří v pořadí nejnižších cen u konkrétní položky (tzn. když se sníží cena některého ze tří dodavatelů s nejnižší cenou). Nezapomeňte o tomto pravidlu dodavatele informovat v popisu aukce, předejdete tak zbytečným nedorozuměním a konfliktům.

Povolení sdílení ceny Lze si vybrat, jestli dovolíte dodavatelům sdílet nejlepší cenu pro danou položku – tzn. může se stát, že nejlepší cena pro „židli XYZ“ bude ve dvou nebo více případech stejná. V takovém případě budete mít složitější práci při

3 1

www.tendrio.com

[31]


vyhodnocování výběrového řízení, je to ale běžnější postup. V případě sdílené ceny jsou o tom dodavatelé informováni („nejlepší cena (sdíleno)“).

Povolit záporné ceny Pokud povolíte záporné ceny, de facto to znamená, že v jedné aukci můžete kombinovat nákup i prodej. Typická situace: zpracování odpadů v průmyslovém podniku. Platí se za zpracování nebezpečného odpadu (tzn. klasická reverzní aukce, kdo nabídne nižší cenu, vyhrává), ale kombinujeme to i se zpracováním železného šrotu, ten se naopak „dodavatelům“ prodává. Díky tomu, že se prodej řeší pomocí záporných cen (nabízí-li dodavatel nákupní cenu 20 Kč/kg, vkládá do aukčního formuláře cenu -20 Kč), spočítá se celý obchod dohromady, nákup i prodej, a je možné porovnat nejlepší nabídku tak, aby nákup i prodej byl realizován se stejným obchodním partnerem.

3 2

www.tendrio.com

[32]


Závěrečné nastavení (7/7) Zde můžete nastavit, zda budou po ukončení výběrového řízení zaslány výsledky mailem vyhlašovateli (nikoli dodavatelům). Také lze specifikovat, s jakým předstihem budou dodavatelům odeslány připomínací maily a jejich text.

Jakmile jste prošli všemi záložkami vytváření výběrového řízení a záložka Kontrola svítí zeleně s nápisem OK, můžete výběrové řízení Uložit (tlačítko vpravo nahoře) a vyhlásit jej.

3 3

www.tendrio.com

[33]


Vyhlášení výběrového řízení Jste v přehledu aukcí připravených k vyhlášení (viz obrázek). Všimněte si ikon vpravo (na obrázku označené barevně).

Pomocí tlačítka >> vyberete vyhlašovatele aukce, pokud to je osoba odlišná od právě přihlášeného uživatele v systému TENDRIO. Stisknutím tlačítka s trojúhelníčkem („play“) výběrové řízení vyhlásíte. Objeví se dialog s možností odeslat pozvánky dodavatelům a/nebo jim rozeslat hesla. Hesla nejsou unikátní pro výběrové řízení, nemusíte je posílat pokaždé.

3 4

www.tendrio.com

[34]


Typická pozvánka k výběrovému řízení Takto vypadá pozvánka vytvořená systémem TENDRIO, která je odeslána dodavatelům.

3 5

www.tendrio.com

[35]


Soutěž je vyhlášena – co dál? V přehledu výběrových řízení se přepněte do záložky Vyhlášená VŘ, resp. Běžící VŘ (podle situace). Vyberte příslušné výběrové řízení.

Kontrola dodavatelů V záložce Dodavatelé vidíte přehled všech vámi pozvaných dodavatelů. Důležité je, že u každého vidíte i datum a čas, kdy jste dodavateli poslali pozvánku, datum a čas, kdy daný dodavatel vyplnil klíč výběrového řízení a datum a čas, kdy dodavatel akceptovat podmínky výběrového řízení.

Díky tomu máte přehled o dodavatelích, kteří ještě ani nezačali s přípravami na výběrové řízení (v našem příkladě firma FUTURA SOFT). Můžete se jim díky těmto informacím cíleně připomenout – telefonicky, mailem….

3 6

www.tendrio.com

[36]


Průběh výběrového řízení – globální pohled V záložce VŘ globálně lze sledovat průběh výběrového řízení – nejlepší nabízené ceny dodavatelů v daném okamžiku pro určité kolo výběrového řízení, označení nejlepších nabídek (zeleně), také je vidět, který dodavatel je přihlášen a který ne. Všimněte si také ikonek „obláčku“, ve kterém je číslo. Pokud jde o nenulové číslo, znamená to počet komentářů, které daný dodavatel k položce vyplnil. Třeba „k automobilu autorádio zdarma“ apod.

Na další stránce vidíte spodní část tabulek, kde jsou vidět i úspory realizované na jednotlivých dodavatelích apod.

3 7

www.tendrio.com

[37]


3 8

www.tendrio.com

[38]


Průběh výběrového řízení – průběžný pohled V záložce VŘ průběžně můžete sledovat průběh výběrového řízení, každou cenovou nabídku každého dodavatele. Zobrazení lze filtrovat podle dodavatele, konkrétní položky nebo podle kola výběrového řízení.

3 9

www.tendrio.com

[39]


Komentáře vyhlašovatele u výběrového řízení V záložce Komentáře vyhlašovatele si vyhlašovatel může cokoli poznamenat pro budoucí využití. Komentáře nelze zpětně mazat, lze přidávat jen nové. Ideálně se proto hodí například k poznámce o dodavateli, kterého nakonec (konkrétní pracovník) zvolil jako dodavatele vítězného i s uvedením důvodu. Komentáře se přidávají tlačítkem +Nový komentář vlevo dole.

4 0

www.tendrio.com

[40]


Report s výsledky výběrového řízení Vpravo nahoře je k dispozici tlačítko Report. Tím otevřete průběžný nebo konečný report výběrového řízení (podle toho, jestli soutěž už skončila nebo stále běží). Výsledek vypadá takto (dvě strany):

4 1

www.tendrio.com

[41]


Report je možno exportovat do formátu PDF nebo XLS (Excel).

4 2

www.tendrio.com

[42]


Report s výsledky výběrového řízení Vpravo nahoře, vedle tlačítka Report, je tlačítko Vývoj ceny. Generuje pro každou položku podrobnou historii cenových nabídek jednotlivých dodavatelů (jak šly po sobě v čase) i odpovídající grafy.

4 3

www.tendrio.com

[43]

Uživatelská příručka pro vyhlašovatele výběrových řízení v. 0.9

Recommend Documents