UŽIVATELSKÁ DOKUMENTACE

UŽIVATELSKÁ DOKUMENTACE Formulář “Seznam zaměstnanců”

Zpracoval

Jiří Soušek, Kamila Plecitá

Útvar

Sekce personální procesy – back office

Datum vytvoření

11.8.2010

Datum aktualizace

11.8.2010

Počet stran

13

Počet příloh

UŽIVATELSKÁ DOKUMENTACE Formulář „Seznam zaměstnanců“

Obsah Obsah ........................................................................................................................................... 2 1. Úvod ........................................................................................................................................ 3 1.1. Podporované aplikace a nastavení zabezpečení ........................................................... 3 1.2. Rozdíly v souborech pro Excel a Calc ......................................................................... 3 2. Otevření dokumentu ................................................................................................................ 4 3. Vyplnění formuláře ................................................................................................................. 5 3.1. Postup pro zadání akcí (A) ........................................................................................... 6 3.1.1. Uložení formuláře a zobrazení seznamu .................................................................... 6 3.1.2. Vyplnění a tisk seznamu zaměstnanců....................................................................... 7 3.1.3. Náhled na tiskový seznam zaměstnanců .................................................................... 8 3.2. Postup pro zadání odměn a nepeněžních darů-sportovní oblečení .............................. 9 3.1.1. Uložení formuláře a zobrazení seznamu .................................................................... 9 3.1.2. Vyplnění a tisk seznamu zaměstnanců....................................................................... 9 3.1.3. Náhled na tiskový seznam zaměstnanců .................................................................. 11 3.1.3. Náhled na Krycí list ................................................................................................. 12 5. Odelsání dokumentu .............................................................................................................. 13

Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, 225 99 Praha 1, IČ: 471 14 983 Zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565

Strana 2/13 www.ceskaposta.cz


1.

Úvod

Tento manuál slouží k vyplnění souborů (formulářů) přehledu čerpání z FKSP formou účasti na akci, odměny a nepeněžních darů v aplikacích Excel (MS Office) a Calc (OpenOffice.org.).

1.1. Podporované aplikace a nastavení zabezpečení Přestože formuláře vypadají v obou systémech na první pohled shodně, liší se v několika dále popsaných detailech. Název souboru FKSP_formular_excel.xls FKSP_formular_calc.ods

Určeno pro Microsoft Excel Open Office - Calc

Podporovaná verze aplikace MS Office 2002 a vyšší OpenOffice.org 2.0.2 a vyšší

Soubory otevírejte pouze v příslušných aplikacích. Soubor FKSP_formular_excel.xls (verze pro Excel) lze sice otevřít také v programu Calc, ale formulář nebude korektně fungovat. Pro správnou funkci formuláře je třeba nastavit úroveň zabezpečení maker na střední nebo nízkou. Provede se v následujících nabídkách takto: •

Pro Excel verze MS Office 2002 a 2003 Nástroje/Možnosti/záložka Zabezpečení, tlačítko „Zabezpečení maker…“

•

Pro Excel verze MS Office 2007 Tlačítko Office/Možnosti aplikace Excel/Centrum zabezpečení/Nastavení centra zabezpečení/Nastavení maker/ Zaškrtnout pole Povolit všechna makra nebo Zakázat všechna makra s oznámením (při spuštění souboru se vždy aplikace ptá na povolení maker)

•

Pro Calc z balíku OpenOffice.org od verze 2.0.2 Nástroje/Volby/Bezpečnost, tlačítko Zabezpečení maker

Po úpravě nastavení zabezpečení je třeba aplikaci (Excel nebo Calc) zavřít a znovu otevřít, aby se změna v nastavení projevila. Pozor: Pokud používáte pro zpracování odměn MS Office 2007, ukládejte vždy formulář ve verzi nižší (kompatibilní s verzí 97-2003), přípona .xls . Přípona .xlsx je chybná!

1.2. Rozdíly v souborech pro Excel a Calc 1) V souborech, při aktivaci funkčních tlačítek formuláře: - v aplikaci Calc dojde k potlačení viditelnosti pracovního okna formuláře do doby, než je formulář opět připraven pro práci zadavatele. - v aplikaci Excel dojde k znehybnění obrazu formuláře do doby, než je formulář opět připraven pro práci zadavatele. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, 225 99 Praha 1, IČ: 471 14 983 Zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565



2. Otevření dokumentu Před zadáním čerpání je třeba zkontrolovat aktuálnost formuláře dle podnikového portálu. Pokud je na portálu u formuláře provedena aktualizace („datum aktualizace“), je nutné si nový formulář uložit do adresáře na disku. Poté ho otevřeme dvojklikem na jeho název. Po otevření se zobrazí list „Formulář“.




3. Vyplnění formuláře Na listu Formulář je třeba vybrat druh čerpání. Dle vybraného druhu čerpání existují dva různé postupy vyplnění formuláře. A) AKCE – volba 1. Akce (pobytová rekreace, zájezdy, kulturní akce, rehabilitace - masáže apod.) na níž je čerpáno prostředků z FKSP. B) ODMĚNY a nepeněžní DARY z FKSP– volba 2., 3. a 4.




3.1. Postup pro zadání akcí (A) Na formuláři vybereme volbu „1. Akce z FKSP (MD 9656)“ a následně je třeba vyplnit všechna žlutě podbarvená pole. Modrá pole mají doplňující, informační, charakter a nejsou nezbytná pro uložení souboru. 3.1.1. Uložení formuláře a zobrazení seznamu Po vyplnění všech povinných polí se dle vygenerovaného názvu výstupního souboru a kliknutím na tlačítko „Uložit soubor a pokračovat v naplnění seznamu zaměstnanců“ soubor uloží do adresáře, ve kterém byla uložena původní šablona formuláře.




3.1.2. Vyplnění a tisk seznamu zaměstnanců Současně s uložením souboru se zobrazí list „Seznam“, list „Formulář“ se skryje. V tabulce je třeba vyplnit žlutě podbarvená pole, modrá pole mají informační charakter. Údaje do seznamu zadáváme vždy od první řádky a řádky nevynecháváme. Tlačítkem „Zpět na Formulář“ v horní části tabulky se lze vrátit a upravit údaje na listu „Formulář“. Pokud však na listu „Formulář“ změníme druh příspěvku, vymažou se hodnoty vyplněné na listu „Seznam“!

Pole na listu “Seznam“: Osobní číslo zaměstnance – zadejte vždy osobní číslo zaměstnance, k němuž se váže čerpání z FKSP. Příjmení - zadejte příjmení zaměstnance/osoby na akci. Jméno - zadejte jméno zaměstnance/osoby na akci. Celková částka faktury – zadejte částku, představující náklady zadaného osoby na akci. Poznámka (nepovinné) – možnost zadání doplňujících informací (maximálně 20 znaků). Osoba - označení druhu osoby, zadané do řádku, hodnotu vyberte z nabídky buňky. Vybraná hodnota „ZAM“ – zadaná osoba v řádku je zaměstnanec ČP, „DET“ – zadaná osoba v řádku je dítě zaměstnance a splňuje podmínky pro příspěvek z FKSP (nemá ukončenou povinnou školní docházku), v ostatních případech vyberte z nabídky buňky hodnotu „OST“. Platba poukázkou – (Ano/Ne) pokud zaměstnanec/osoba na akci hradí náklady spojené s akcí poštovní poukázkou, vyberte z nabídky buňky hodnotu „Ano“. Náklady spojené s účastí této osoby na akci nebudou sráženy ze mzdy zadaného osobního čísla zaměstnance. V opačném případě vyberte z nabídky buňky hodnotu „Ne“. Příspěvek z FKSP v Kč – částka příspěvku z FKSP vztažená k zaměstnanci/dítěti zaměstnance (dle druhu osoby zadané do řádky). Příspěvek odbory v Kč – částka zvláštního příspěvku odborovým pracovníkům. Srážka ze mzdy v Kč – výsledná částka srážky ze mzdy, vznikající snížením nákladů zaměstnance/osoby na akci o příspěvky. Pokud byla vybrána volba, že náklad je hrazen poukázkou, je údaj srážky ze mzdy prázdný. Srážka ze mzdy je vždy zaokrouhlena na celé koruny




dolů, pokud vznikl zaokrouhlením haléřový rozdíl, je započten do informačního pole „Zaokrouhlovací rozdíl“. Doprava a provize celkem – zadáme částku za dopravu v případech, kdy se náklady na dopravu nerozpočítávají mezi jednotlivé účastníky na akci. Pole použije i pro případné započtení provize. Částka zadaná do tohoto pole navyšuje hodnotu v sumárním řádku celkové částky faktury.

Stisknutí tlačítka „Tisk seznamu“ se zadaný seznam vytiskne na výchozí tiskárnu, zobrazí list „Tisk“ a skryje list „Seznam“. Seznam je možné vytisknout ve chvíli, když: • • •

jsou zadány údaje od prvního řádku, jsou vyplněna všechna žlutě podbarvená pole na řádcích, nejsou některé řádky při zadávání od prvního řádku vynechány.

Pokud je některý z řádků neúplně vyplněn, nachází se na jeho konci upozornění „Nejsou vyplněna všechna povinná pole“. 3.1.3. Náhled na tiskový seznam zaměstnanců List „Tisk“ obsahuje údaje zadané na listu „Seznam“ v tiskové podobě. V případě, že zjistíte chybu až po vytištění seznamu zaměstnanců, máte možnost se pomocí tlačítka „Zpět na Seznam“ vrátit k editaci seznamu pracovníků.

Tlačítko „Tisk Krycího listu pro odměny“ u akcí nepoužíváme, slouží pro potřebu vytištění krycího listu pro odměny z FKSP. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, 225 99 Praha 1, IČ: 471 14 983 Zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565



3.2. Postup pro zadání odměn a nepeněžních darů-sportovní oblečení Na formuláři vybereme volbu dle potřeby zadání: -

-

„2. Odměny z regionálních prostředků FKSP (MD 7546)“ „3. Odměny z centralizovaných prostředků FKSP (MD 7538)“ „4. Nepeněžní DARY z neuznaných nákladů regionu – sportovní oblečení (MD 7996)“

Následně je třeba vyplnit všechna žlutě podbarvená pole. 3.1.1. Uložení formuláře a zobrazení seznamu Po vyplnění všech povinných polí se dle vygenerovaného názvu výstupního souboru a kliknutím na tlačítko „Uložit soubor a pokračovat v naplnění seznamu zaměstnanců“ soubor uloží do adresáře, ve kterém byla uložena původní šablona formuláře.

3.1.2. Vyplnění a tisk seznamu zaměstnanců Současně s uložením souboru se zobrazí list „Seznam“, list „Formulář“ se skryje. V tabulce je třeba vyplnit žlutě podbarvená pole. Údaje do seznamu zadáváme vždy od první řádky a řádky nevynecháváme. Tlačítkem „Zpět na Formulář“ v horní části tabulky se lze vrátit a upravit údaje Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, 225 99 Praha 1, IČ: 471 14 983 Zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565



na listu „Formulář“. Pokud však na listu „Formulář“ změníme druh příspěvku (odměny), vymažou se hodnoty vyplněné na listu „Seznam“!

Stisknutí tlačítka „Tisk seznamu“ se zadaný seznam vytiskne na výchozí tiskárnu, zobrazí list „Tisk“ a skryje list „Seznam“.




3.1.3. Náhled na tiskový seznam zaměstnanců List „Tisk“ obsahuje údaje zadané na listu „Seznam“ v tiskové podobě. V případě, že zjistíte chybu až po vytištění seznamu zaměstnanců, máte možnost se pomocí tlačítka „Zpět na Seznam“ vrátit k editaci seznamu pracovníků.

Pomocí tlačítka „Tisk Krycího listu pro odměny“ se zobrazí okno s dotazem, zda si přejete vytisknout Krycí list, nebo jen dokončit zpracování. Tisk krycího listu neprovádíme pro nepeněžní DARY z neuznaných nákladů regionu – sportovní oblečení (volba 4. na listu „Formulář“)!




Po aktivaci tlačítka „Ano“ se Krycí list automaticky vytiskne na výchozí tiskárnu, zobrazí se list „Krycí list“ a uzamkne se možnost vrátit se na seznam zaměstnanců pro jeho editaci. Po aktivaci tlačítka „Ne“ se Krycí list nevytiskne, zobrazí se list „Krycí list“ a uzamkne se možnost vrátit se na seznam zaměstnanců pro jeho editaci. Potvrzením tlačítka „Storno“ dojde k přerušení akce tisku krycího listu. Před stisknutím tlačítka „Tisk Krycího listu pro odměny“ si můžeme vytvořený soubor zálohovat do jiného adresáře. V případě, že zjistíte chybu až po dokončení zpracování, máte možnost se vrátit k této záloze a nemusíte celý soubor pořizovat znovu. 3.1.3. Náhled na Krycí list Po vytištění krycího listu je dokument pro odměny z FKSP připraven k odeslání. Po vytištění krycího již není možné provést návrat k editaci na listu „Seznam“, pomocí tlačítka „Zpět na seznam“ na listu „Tisk“.

tu Po prvním vytištění krycího listu je při návratu na list „Tisk“ a opětovném použití tlačítka „Tisk Krycího listu pro odměny“ zobraz náhled na list „Krycí list“. Přejete-li si znovu vytisknou Krycí list, použijte standardních ovládacích prvků aplikace Excel (Calc) pro tisk dokumentů.. Odeslání tu




4. Odeslání dokumentu Pokyny pro odeslání souboru naleznete v dokumentu na firemním portálu (http://pportal.cpost.cz/) v menu „Personalistika“ - „FKSP“ – „Metodický pokyn - „Postup při čerpání z FKSP“.



UŽIVATELSKÁ DOKUMENTACE

Recommend Documents