Uitwisselingsstudenten Typisch voor uitwisselingsstudenten is dat ze in het buitenland studeren in het kader van een akkoord dat Leuven met de buitenlandse partner heeft afgesloten; dat ze daarvoor geen inschrijvingsgeld aan de partneruniversiteit betalen; en dat de vakken die ze in het buitenland volgen, een onderdeel worden van hun Leuvens programma. Hieronder vind je de volgende informatie: 1) 2) 3)
de procedure en tijdslijn om je kandidaat te stellen voor een uitwisselingsplaats; informatie m.b.t. Erasmus, Erasmus Belgica en andere beurzen; informatie m.b.t. je verplichte registratie bij het International Office.
1. Procedure en tijdslijn 2014-02-16 2014-03-31 variabele deadline 2014-04-01 tot 2014-04-30 2014-04-28 tot 2014-05-23 2014-05-30 (+/-)
2014-06-30 (+/-) binnen de 2 weken na begin colleges in buitenland tijdens je verblijf
ten laatste 4 dagen voor deliberatie
deadline indienen kandidaatstelling cf. verdere instructies tegen Kerstmis bekendmaking definitieve selecties via e-mail + toevoegen aan Toledo community ‘Letteren – Outbound’ student werkt aanmeldingsprocedure(s) aan gastuniversiteit af infosessies per POC i.v.m. opbouw studieprogramma buitenland uitnodiging via e-mail (+ cf. data hieronder) bijeenkomst per bestemming; opstellen initieel learning agreement uitnodiging via e-mail (+ cf. data op ‘Letteren – Outbound’) deadline indienen EILC-kandidaatstelling (indien van toepassing) cf. ‘Letteren – Outbound’ en http://ec.europa.eu/education/erasmus/doc902_en.htm deadline indienen Erasmusbeursaanvraag (indien van toepassing) cf. e-mail van International Office deadline indienen voorstel definitief learning agreement cf. programmaformulier (op ‘Letteren – Outbound’) terugsturen ‘Certificate of arrival’ en achteraf bezorgen van ‘Certificate of departure’ (Erasmusstudenten) cf. e-mail die je van International Office krijgt deadline indienen buitenlandse examenresultaten cf. ‘Letteren – Outbound’
Stap 1 Ten laatste op zondag 16 februari 2014 dien je zowel via e-mail (
[email protected]) als via KULoket je kandidaatstelling in, samen met de bijlagen die daar bijhoren (cf. instructies die daarover rond Kerstmis op Toledo zullen verschijnen). Je zorgt er ook voor dat je identificatie- en contactgegevens in KULoket volledig en correct zijn. Je zult je voor max. 3 bestemmingen kandidaat kunnen stellen. Stap 2 Ten laatste op maandag 31 maart 2014 verneem je of je geselecteerd bent of niet. Je krijgt daarvoor een e-mail, en zult toegevoegd worden aan de Toledo community ‘Letteren – Outbound’. Als de deadline om je aan je gastuniversiteit aan te melden, vroeger valt (bv. Noord-Amerika, een aantal Nederlandse en Scandinavische universiteiten), zul je je selectiebericht vroeger krijgen. Om geselecteerd te worden, mag je geen ‘risicostudent’ zijn. Een risicostudent ben je wanneer de selectiecommissie ervan uit moet gaan dat je niet aan je gastuniversiteit zult slagen zonder een meer dan normale inspanning van onze collega’s daar. Dat kan dus zowel om academische redenen zijn (een diplomaruimtepercentage onder de 58% is daarvan een indicatie) als om persoonlijke. Dat betekent niet dat je automatisch uitgesloten bent als je herexamens hebt gehad of als je een jaar hebt moeten overdoen, of als je in behandeling bent bij het PTC. In dat laatste geval vragen we wel dat je er je therapeut over spreekt, en indien nodig om toelating vraagt.
Erasmus vraagt ons om speciale aandacht voor studenten met een functiebeperking. Als je in dat geval bent, kom je best zo snel mogelijk over mogelijke bestemmingen overleggen (niet alle partneruniversiteiten hebben evenveel voorzieningen). Om geselecteerd te worden, moet je bovendien op een of andere manier kunnen aantonen dat je de taal waarin er aan je geplande gastinstelling onderwezen wordt, voldoende kent om er met succes te kunnen studeren. Besef daarbij dat behalve in Centraal-Europa en in Zuid-Korea (waar je wel in het Engels les kunt volgen), er over niet-taalgebonden vakken (en vaak zelfs over taalgebonden vakken) in de lokale taal les gegeven wordt. Om op uitwisseling te mogen vertrekken, moet je op het ogenblik van je (geplande) vertrek in je bacheloropleiding minstens voor 108 stpt. credits verzameld hebben, waaronder minstens alle 60 stpt van de 1e fase. Getolereerde credits uit 2012-2013 of daarvóór tellen mee voor de benodigde 108 stpt. Je hoeft die 108 stpt m.a.w. niet al op 16 februari 2014 behaald te hebben, maar wel op het ogenblik dat je vertrekt. Als je ze op dat ogenblik niet hebt, mag je niet vertrekken – je wordt dan in elk geval niet erkend als uitwisselingsstudent. Als de selectiecommissie er op grond van alle informatie die ze heeft er nu al van uit moet gaan dat je die 108 stpt niet ten laatste in september verzameld zult hebben, zal ze je hoogstens op de reservelijst plaatsen. Je komt dan –voorzover dat van je POC mag– evtl. in aanmerking om tijdens het 2e semester van het komende academiejaar op uitwisseling te gaan. Studenten uit schakelprogramma’s kunnen niet op uitwisseling gaan, studenten uit verkorte bachelors en uit voorbereidingsprogramma’s alleen met toelating van hun POC, in deze vertegenwoordigd door de selectiecommissie. Let wel (1): de regels die hier en elders in deze community vermeld worden, zijn die van de Faculteit Letteren. Andere faculteiten kunnen andere regels hebben (als je bv. een voorbereidingsprogramma voor de Master in de vergelijkende en internationale politiek wilt volgen terwijl je in het buitenland bent, moet je daarvoor aan de Faculteit Sociale Wetenschappen om toelating gaan vragen, niet aan ons). Let wel (2): Erasmus (en Erasmus Belgica) verwacht in principe dat je een voltijds student bent, en in het buitenland een voltijds programma (d.w.z. 30 stpt per semester) volgt. Je kunt dus niet voor bv. alleen het resterende gedeelte van 10 stpt uit een verkorte bachelor op Erasmus gaan. Voor gewone uitwisselingen geldt die regel niet. Als je al een Erasmus of Erasmus Belgica beurs hebt gehad, kun je die geen 2e keer krijgen. Je kunt 1 ook geen 2e keer naar een Erasmusbestemming gaan, wel naar een niet-Erasmusbestemming. Je kunt ook 1 keer op Erasmus gaan en 1 keer op Erasmus Belgica. Als er voor een bepaalde bestemming meer kandidaten dan plaatsen zijn, zal de selectiecommissie rekening houden met je ‘profiel’. Daarin zitten 3 elementen: (1) je examenresultaten totnogtoe; (2) de overeenstemming tussen wat jij in het buitenland wilt doen en de specialisaties van de universiteit waarvoor je je kandidaat stelt; en (3) je persoonlijke motivatie. Je doet er dus goed aan je motivatie –indien mogelijk– een persoonlijke toets te geven. Door alleen ‘betere taalvaardigheid’ en ‘contact met vreemde culturen’ te vermelden, steek je niet boven de gemiddelde student uit. Het volledige reglement m.b.t. selectie- en vertrekvoorwaarden, ranking van kandidaten, enz., is terug te vinden op het facultaire studentenportaal onder ‘Internationalisering – Uitgaande studenten’. Tussen 1 april en 1 mei meldt Heleen Smeyers of Sarah Holsbeke je bij je gastuniversiteit aan, in volgorde van de deadlines van die gastuniversiteiten. Dat is de zgn. ‘nomination’, die je in vele universiteiten nodig hebt vooraleer jij zelf je aanmelding daar kunt afwerken. Sommige universiteiten zullen daarna zelf met jou contact opnemen, andere niet (cf. hieronder ‘Stap 3’). Op 1 april bezorgt Heleen Smeyers ook de namen van de geselecteerde uitwisselingsstudenten aan het International Office.
1
Een Erasmusbestemming is een bestemming in een EU-land (incl. overzeese gebieden) of in IJsland, Kroatië, Liechtenstein, Noorwegen, Zwitserland, of Turkije. Een Erasmus Belgica bestemming is een bestemming in Franstalig België.
Stap 3 Van zodra je weet dat je geselecteerd bent, dien je op de website van je gastuniversiteit na te gaan welke formaliteiten jij zelf dient te ondernemen om er als uitwisselingsstudent te mogen studeren, en om er evtl. huisvesting te vinden, een taalcursus te volgen, een ‘buddy’ aan te vragen, enz. Sommige universiteiten zullen zelf contact met je opnemen en je volledige instructies geven of je verwijzen naar de juiste URL. Daarenboven zul je op de Toledo community ‘Letteren – Outbound’ een link kunnen vinden naar de relevante website van je gastuniversiteit, met de bijhorende deadline (tenminste voorzover wij die laatste zelf zonder daar overdreven veel tijd in te steken kunnen vinden hebben). Die links en deadlines zijn een dienst die we je leveren, maar je kunt er geen rechten aan ontlenen. Dat wil zeggen: je moet die link(s) en deadline(s) zelf controleren, en zorgen dat je ze haalt. In bijna alle gevallen zul je daarvoor zelf een of meer papieren of een webform moeten invullen, en in nogal wat gevallen zul je die papieren door Heleen Smeyers of Sarah Holsbeke moeten laten ondertekenen. Op de ‘Letteren – Outbound’ community zul je instructies vinden aan welke voorwaarden die papieren moeten voldoen vooraleer wij ze ondertekenen. Daarna is het jouw verantwoordelijkheid om die papieren tijdig bij je gastuniversiteit te krijgen. Niet alle universiteiten bieden gegarandeerde huisvesting aan, of (gratis) taalcursussen, of een systeem van ‘buddies’/mentoren/… Als een dergelijke faciliteit een criterium is om je voor een bepaalde bestemming kandidaat te stellen, moet je de informatie erover opzoeken vooraleer je je kandidaat stelt. Over het algemeen is het zo dat hoe noordelijker of westelijker je in Europa studeert, hoe groter de kans is dat huisvesting gegarandeerd is (als je je tenminste voor de deadline daar aanmeldt). Stap 4 In de weken voor of na de paasvakantie dien je de infosessie bij te wonen die er voor jouw POC gegeven zal worden i.v.m. het opstellen van je studieprogramma in het buitenland. Als je daarop zonder geldige (d.w.z. medische) en gestaafde reden afwezig bent, kun je alsnog uit de selectie gegooid worden. Daarna word je verwacht op zoek te gaan naar een geschikt programma aan je gastuniversiteit, op basis van de op dat ogenblik beschikbaar zijnde informatie. De data van de infosessies zijn: POC AKM: Archeologie POC AKM: Kunstwetenschap POC AKM: Musicologie POC Bedrijfscommunicatie POC Culturele studies POC Geschiedenis POC Specifieke lerarenopleiding POC Taal- en letterkunde POC Taal- en regiostudies: slavistiek POC Taal- en regiostudies: andere opleidingen
nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen nog te bepalen
Stap 5 Voor het einde van de colleges word je samen met de andere studenten die naar dezelfde bestemming gaan verwacht langs te komen bij Heleen Smeyers of Sarah Holsbeke, enerzijds om indien nodig de papieren in orde te brengen die jij aan je gastuniversiteit dient te sturen (cf. hierboven ‘Stap 3’), anderzijds om je initieel ‘learning agreement’ af te sluiten. Dat laatste is een driewegscontract tussen jou, Leuven, en je gastuniversiteit, waarin jij een aantal vakken opgeeft die je aan je gastuniversiteit wilt volgen, wij ons ermee akkoord verklaren die te accrediteren, en je gastuniversiteit om die open te stellen. De volgorde waarin we jou en je medestudenten laten langskomen zal gebaseerd zijn op de deadline van je gastuniversiteit. Stap 6 (enkel voor Erasmusstudenten) Als je op uitwisseling gaat naar een EILC-land (ruwweg: een Europees land met een ‘kleinere’ taal, voor de volledige lijst cf. http://www.kuleuven.be/studenten/buitenland/erasmus/pdf/EILC-land.pdf) en de taal van dat land is niet een taal die je in Leuven (be)studeert, kun je een aanvraag indienen voor een ‘Erasmus Intensive Language Course’ in je gastland. Die cursus heeft niet noodzakelijk plaats in de universiteit waar jij naartoe gaat, maar de deelname eraan is gratis. Je moet er wel voor worden
geselecteerd, en de verblijfs- en verplaatsingskosten vallen ten eigen laste. Meer informatie over de EILC-cursussen en de aanvraagprocedure vind je op http://ec.europa.eu/education/erasmus/doc902_en.htm, en (wanneer je als Erasmusstudent geselecteerd wordt) op de Toledo community ‘Letteren – Outbound’. De deadline om je voor een EILC-cursus kandidaat te stellen is normaal eind mei. Stap 7 (enkel voor Erasmus en Erasmus Belgica studenten) Als je geselecteerd bent in het kader van een Erasmus of Erasmus Belgica uitwisseling, krijg je in de loop van de maand mei een e-mail van het International Office (=Naamsestraat). Als je een Erasmusbeurs wilt krijgen, moet je de instructies van die e-mail opvolgen (zie ook hieronder ‘2. Informatie m.b.t. Erasmus (Belgica) en andere beurzen’. De deadline om je documenten op te sturen, is meestal eind juni. Stap 8 Binnen de twee weken na het begin van de colleges aan je gastinstelling, word je verwacht een volledig en correct ingevuld programmaformulier naar Heleen Smeyers of naar Sarah Holsbeke te sturen. Informatie daarover wordt gegeven in de sessies per POC midden april, en precieze instructies zul je vinden op de ‘Letteren – Outbound’ community. Op basis van dat formulier zal je programmagoedkeurder proberen binnen de week je definitief programma goed te keuren of bij te sturen, en je in het eerste geval ook een definitief ‘learning agreement’ mailen. Daarna brengen Heleen Smeyers of Sarah Holsbeke je ISP in orde, en ondersteunen zij ook de Leuvense kant van je examenplanning. Als je een Erasmus of Erasmus Belgica student bent, zul je in de loop van het semester naast je definitief ‘learning agreement’ nog je ‘confirmation of study period’ moeten terugsturen – dat is wat ons betreft de enige administratie waar je dan aandacht voor moet hebben. Stap 9 Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat je examenresultaten ons tijdig bereiken. Wat we aanvaarden en hoe je er voor kunt zorgen dat we je resultaten tijdig krijgen, vind je op de ‘Letteren – Outbound’ community.
2. Informatie m.b.t. Erasmus (Belgica) en andere beurzen Erasmus Als je een Erasmusbeurs wilt aanvragen, moet je in eerste instantie de instructies volgen die het International Office je in de loop van de maanden mei of juni zal toesturen. Het afgelopen jaar betekende dat gewoon dat je moest bevestigen dat je zo’n beurs wilde aanvragen, en dat je in voorkomend geval moest bewijzen dat je recht had op een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap. Die laatste studenten kregen/krijgen een Erasmusbeurs van 370 EUR per maand, de andere studenten één van 310 EUR per maand. De grootte van je Erasmusbeurs hangt dus af van het inkomen van je ouders (want dat bepaalt ook of je een studietoelage krijgt). Dat blijft zo, ook al moet je van je ouders zelf je studies of je verblijf in het buitenland bekostigen. Alleen als je niet langer ‘persoon ten laste’ van je ouders bent (bv. doordat ze je onterfd hebben, of doordat je zelf zo’n groot inkomen hebt dat je zelf belastingen moet betalen), wordt er met jouw eigen inkomsten rekening gehouden. De deadline om alle documenten naar het International Office terug te sturen, is meestal eind juni. Als je tijdens de 2e examenperiode slaagt (d.w.z. als je dan minstens de 108 stpt verzameld hebt die je nodig hebt, incl. de 60 van je 1e bachelorfase), krijg je eind juli/begin augustus bericht over de grootte van je beurs; als je pas tijdens de 3e examenperiode slaagt, krijg je dat bericht pas midden september (d.w.z. nadat je evtl. al naar het buitenland vertrokken bent). Bij dat bericht zit een beurscontract (waarvan je 1 exemplaar naar het International Office moet terugsturen), naast een Nederlandstalig document voor je ziekenfonds en een Engelstalig document dat bewijst dat je in Leuven voor Erasmus geselecteerd bent en dat je aan je gastuniversiteit moet voorleggen. Nadat je vanuit je gastuniversiteit een ‘certificate of arrival’ aan het Leuvense International Office hebt bezorgd, krijg je de 1e schijf van je Erasmusbeurs uitbetaald, t.w.v. 80% van de toegekende beurs. De 2e schijf (=de overige 20%) krijg je nadat je na je terugkeer een ‘certificate of departure’ aan het International Office hebt bezorgd. Een aandachtspunt daarbij is dat het aantal maanden dat je feitelijk en om academische redenen aan je gastuniversiteit bent, overeen moet komen met het aantal
maanden dat je oorspronkelijk had opgegeven, anders zul je een deel van je beurs moeten terugbetalen (of krijg je de 2e schijf niet of niet helemaal). De bedragen en criteria die op de bovengenoemde URL en in dit deel staan, zijn jaarlijks onderhevig aan wijziging. Je kunt er dus ook geen rechten aan ontlenen m.b.t. volgend academiejaar. Tot slot spreekt het vanzelf dat je een Erasmusbeurs alleen kunt bekomen als je naar een Erasmusbestemming vertrekt (d.w.z. een universiteit in een land van de EU (incl. overzeese gebieden) of in IJsland, Kroatië, Liechtenstein, Noorwegen, Zwitserland, of Turkije, en dat op voorwaarde dat (een onderdeel van) de Faculteit Letteren er een Erasmus uitwisselingsakkoord mee heeft. Erasmus Belgica Als je naar Franstalig België op uitwisseling gaat, kom je in aanmerking voor een Erasmus Belgica beurs, ter beschikking gesteld door het Prins Filip-fonds (en dus niet door de Europese Commissie, zoals de gewone Erasmusbeurzen). Je krijgt zo’n beurs (t.w.v. €100 per maand) op voorwaarde dat je tijdens je uitwisselingsperiode ook effectief in Franstalig België woont. Verdere informatie en instructies krijg je in de loop van de maanden mei of juni per e-mail (vanuit het International Office) toegestuurd. Andere beurzen Studenten die naar Japan op uitwisseling gaan, kunnen in een aantal gevallen een beurs krijgen. Zie daarvoor het gedeelte voor Uitzendstudenten. Studenten die naar Zuid-Korea op uitwisseling gaan, maken een kans op een beurs in het kader van het ASEM-DUO-programma (cf. http://www.asemduo.org/). Voor geen enkele andere bestemming worden hetzij door Leuven hetzij door de partneruniversiteit beurzen ter beschikking gesteld. Je kunt natuurlijk wel zelf proberen om een beurs vast te krijgen via een stichting, een ambassade, een service-club, enz., maar de kans op slagen is als het over een uitwisselingsprogramma gaat, klein tot onbestaande.
3. Verplichte registratie bij het International Office Alle studenten die buiten Vlaanderen gaan studeren in het kader van hun studies aan de KU Leuven, moeten bekend zijn bij het (universitaire) International Office. Studenten die buiten de EER (=de Europese Unie plus IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland) gaan studeren, moeten daarenboven toelating krijgen van de ‘Arbitragecommissie Buitenlandse Mobiliteit’ (cf. http://www.kuleuven.be/internationaal/studenten/studereninhetbuitenland/voorvertrek/toelating.html). De procedure daarrond is onderdeel van de kandidaatstelling via KULoket zoals vervat in Stap 1 hierboven.
