UiTPAS informatiebundel

UiTPAS informatiebundel Voor verenigingen uit Aalst, Erpe-Mere, Lede en Haaltert

www.UiTPAS.be | info(a)UiTPAS.be | tel. +32 2 551 18 70

Inhoudstafel 1 Van kansenpas… naar UiTPAS 2 Kansentarieven 2.1 Algemeen principe 2.2 Speciale regelingen 3 Ledenaanbod 3.1 UiTpunten sparen 3.2 Kansentarief toekennen 4 Communicatie over de UiTPAS 4.1 Introductiecampagne 4.2 Promotie van het aanbod 5 Vooraleer je aan de slag kan met de UiTPAS software 5.1 UiTID aanmaken 5.2 Een UiTID per vereniging 5.3 Een UiTID per persoon 5.4 Na het aanmaken van jouw UiTID 6 Wat doen vóór de activiteit? 6.1 invoeren in de UiTdatabank 6.2 Ophalen en installeren van de hardware 7 Wat doen tijdens de activiteit? 7.1 UiTPAS-systeem op de computer 7.2 UiTPAS-systeem op een gsm 7.3 Hulp 8 Wat doen na de activiteit? 9 FAQ 9.1 Algemene vragen 9.2 Vragen over het gebruik van de balie-toepassing 9.3 Vragen over het beheer van de balietoepassing 9.4 Vragen over het gebruik van de apparatuur

24 maart 2015

UiTPAS Informatiebundel Regio Aalst

3 4 4 4 6 6 6 7 7 7 9 9 10 11 11 11 11 16 16 17 19 20 20 22 22 23 26 26

2/28

1 Van kansenpas… naar UiTPAS De kansenpas is een voordeelkaart die ervoor zorgde dat mensen in armoede tegen voordelige tarieven konden deelnemen aan het vrijetijdsleven in Aalst, Haaltert, Erpe-Mere en Lede. Sinds 2012 werd de kansenpas vervangen door de UiTPAS. De nieuwe UiTPAS is een kaart voor iedereen die deelneemt aan vrijetijdsactiviteiten. Met de UiTPAS kan iedereen UiTpunten sparen en ze omruilen voor een korting, cadeau of ander voordeel. De vroegere kansentarieven blijven geldig, maar de UiTPAS werkt niet stigmatiserend aangezien hij gebruikt wordt door diverse gebruikers en op het zicht niet herkenbaar is als ‘een kansenpas’. Als vereniging mag je er trots op zijn dat je mensen die het minder breed hebben, ook de kans geeft om deel te nemen aan jouw activiteiten. Deze bundel plaatst alle informatie over de kansentarieven op een rijtje en geeft meer info over ledenaanbod en promotie van de UiTPAS. Ook de handleidingen voor het UiTPAS-systeem kan je hier rustig nalezen en gebruiken voor, tijdens en na jouw activiteiten.

24 maart 2015


3/28

2 Kansentarieven 2.1 Algemeen principe Voor mensen in armoede is in principe is elke activiteit van een vereniging die meestapt als partner in het UiTPASverhaal toegankelijk tegen het kansentarief:

In een aantal gevallen zijn er speciale (financiële) regelingen voorzien voor UiTPASevenementen. We zetten hieronder enkele situaties op een rijtje. Bij onduidelijkheden of twijfel kan je steeds contact opnemen met je UiTPAS coördinator in je gemeente. Je vindt de contactgegevens achteraan deze infobundel. We zoeken steeds graag mee naar een oplossing.

2.2 Speciale regelingen 2.2.1 Er is een extra kost, naast de toegangsprijs, die moet betaald worden om te kunnen deelnemen Soms zijn er extra materiaalkosten die betaald worden bij deelname. Voorbeeld: bloemen bij bloemschikken, juwelen bij een juwelen cursus, ingrediënten bij een kookworkshop, …In dit geval kan de persoon die deelnam tegen het kansentarief een tussenkomst door het OCMW aanvragen. Daarvoor moet hij/zij voor de activiteit het aanvraagformulier voor indienen. Het enige dat je moet doen als vereniging is de deelnemer inlichten over de extra materiaalkost en het document bij inschrijving ondertekend meegeven. 2.2.2 Om aan de activiteit deel te nemen moet je lid zijn. Niet-leden betalen een hogere prijs. Als een activiteit enkel toegankelijk is voor leden kunnen mensen in armoede, net zoals anderen, alleen maar deelnemen als ze zelf lid zijn of lid worden tegen het kansentarief (25% van het lidgeld). UiTdatabank: Hiervoor kan je bij het invoeren ‘enkel voor leden’ aanvinken. Voor activiteiten waarbij een verschillend tarief wordt betaald door leden en niet-leden gelden altijd de kansentarieven. We beseffen dat lid worden aan kansentarief hierdoor minder aantrekkelijk wordt, maar denken dat dit de meest eenvoudige oplossing is. 2.2.1 De activiteit wordt wel georganiseerd door een vereniging binnen de regio, maar gaat door op een plaats buiten Aalst, Haaltert, Lede of Erpe-Mere Wanneer bij dit soort activiteiten de kostprijs aan kansentarief voor de vereniging te zwaar doorweegt, wordt er een extra tussenkomst voor deze deelnemer(s) voorzien. Neem hiervoor contact op met de UiTPAS coördinator van je gemeente Hij/zij zal contact opnemen met de plaats van bezoek. Indien het niet mogelijk is om een bijdrage van deze inrichter te bekomen wordt er bovenop de gewone 24 maart 2015


4/28

terugbetaling 25% van de kost voor de vereniging terugbetaald. Indien de kostprijs van het evenement hoger is dan 70 euro wordt er niet meer terugbetaald dan in totaal 50 euro per deelnemer. Voorbeeld: en daguitstap naar Keulen kost 60 euro. De vereniging ontvangt 3 euro van de persoon aan kansentarief. Via de gewone verdeelsleutel krijgt de vereniging 30 euro teruggestort. Hier ontvangt de vereniging nog eens 15 euro (25% van 60 EUR).De vereniging draagt in dit voorbeeld zelf 12 euro. 2.2.2 De activiteit is een eetfestijn. Dit is geen UiTPASevenement. UiTdatabank: duid aan dat het geen UiTPASevenement is. Deze mogelijkheid mag alleen gebruikt worden bij eetfestijnen. 2.2.3 Tijdens de activiteit krijgt iedereen een volwaardige maaltijd. Voor een warme maaltijd betalen deelnemers tegen kansentarief altijd 3,5 EUR bovenop het gewone kansentarief. UiTdatabank: Vermeld je in de korte beschrijving van het evenement: “Deelnemers aan kansentarief betalen 3,5 EUR extra voor de warme maaltijd”. Voorbeeld: een dagactiviteit kost 25 euro met de maaltijd inbegrepen. De vereniging ontvangt 6,5 euro (3 euro + 3,5 euro) van de persoon aan kansentarief. Via de gewone verdeelsleutel krijgt de vereniging 12,5 euro teruggestort. De vereniging draagt in dit voorbeeld zelf 6 euro.

24 maart 2015


5/28

3 Ledenaanbod 3.1 UiTpunten sparen Moeten scoutsleiders elke zondag paraat staan met een smartphone om hun leden een punt te laten sparen? Moeten mensen die naar een theaterrepetitie in staat zijn om een punt te sparen? Moet de trainer van de voetbalclub elke woensdag voor de training klaarstaan om zijn duiveltjes een punt te laten sparen? De stelregel is dat er enkel UiTpunten kunnen gespaard worden voor activiteiten die openbaar zijn (en misschien betalend zijn). Het zijn typisch activiteiten die in de UiTdatabank thuishoren en waarvoor je als vereniging promotie zou willen voeren. Voorbeelden zijn bv een fuif of een inschrijvingsevenement van de jeugdbeweging, een opvoering van een toneel of een sportmatch. Een speciaal geval is een activiteit die voor leden is, maar die ook publiekelijk toegankelijk is. Een typevoorbeeld is de bloemschikavond van bijvoorbeeld KVLV. Dit soort activiteit is publiekelijk toegankelijk en hoort thuis in de UiTdatabank. Het is dus een activiteit waarop je UiTpunten kan sparen. We kiezen er dus voor om voor activiteiten die enkel toegankelijk zijn voor leden, geen UiTpunten te laten sparen. Het bleek op vergaderingen dat verenigingen dit als een mogelijke last op hun werking aanzien en aangezien we het de verenigingen makkelijker willen maken, houden we ons aan de stelregel hierboven. Los van bovenstaande regel voorzien we wel een aantal spaarzuilen om UiTpunten te sparen op openbare plaatsen zoals de bib, de sporthal, de academie,… Op die manier kunnen sporters in GAC Steenberg bijvoorbeeld toch nog een UiTpuntje sparen wanneer ze gaan sporten.

3.2 Kansentarief toekennen Mensen met het kansenstatuut moeten zich natuurlijk wel altijd kunnen inschrijven als lid bij jouw vereniging. Dit betekent dat je het kansentarief moet kunnen aanduiden in het UiTPAS-systeem. Hoewel het misschien niet om een zuivere ‘activiteit’ gaat, zal “het lid worden van een vereniging” toch opgenomen moeten worden in de UiTdatabank. Meer informatie: in de UiTdatabank-handleiding, staat uitgeschreven hoe je dit soort van aanbod moet invoeren. Zie 6.1.

24 maart 2015


6/28

4 Communicatie over de UiTPAS 4.1 Introductiecampagne De UiTPAS wordt door middel van een brede campagne bekend gemaakt. Hiermee wordt de UiTPAS algemeen voorgesteld. Deze omvat volgende communicatiemiddelen: 4.1.1

gedrukt • • •

4.1.2

Flyer: Hierin wordt de UiTPAS voorgesteld. Waarom zou je je een UiTPAS aanschaffen en hoe gebruik je hem? Advertenties: In gemeentelijke bladen en bij commerciële partners & redactionele bijdragen (artikels,…) In gemeentelijke communicatie zoals stadsmagazine en gemeentebladen.

Online • • • •

Website: Elke UiTPASregio heeft een aparte website. Er is ook een algemene site www.uitpas.be waar je alle deelwebsites terugvindt. Sociale media: Info via facebook en twitter Nieuwsbrieven: Regelmatig zal er een nieuwsbrief naar onze abonnees worden verstuurd. Audiovisueel: Film: Er bestaat een instructievideo over hoe je je UiTPAS kan gebruiken. https://www.youtube.com/watch?v=Ag9eH0GQdnA

4.2 Promotie van het aanbod Los van deze communicatiekanalen voorzien we ook communicatie waarin verenigingen/aanbieders individueel kunnen opgenomen worden. 4.2.1

Gemeentelijke kanalen • •

4.2.2

Gedrukt: door in te voeren in de UiTdatabank kunnen verenigingen/aanbieders verschijnen in de gedrukte kalender van hun gemeente.. Online: door in te voeren in de UiTdatabank verschijnen verenigingen/aanbieders in de online kalenders van hun gemeente.

Extra kanalen voor alle UiTPASverenigingen •

•

Gedrukt: Er werd een UiTPASgids gemaakt met daarin alle verenigingen/aanbieders die de UiTPAS aanvaarden. Deze gids wordt verspreid onder alle mensen met een UiTPAS. Online: Op de website www.uitpas.be en op de regionale staat een kalender met daarin het aanbod van de UiTPASverenigingen en aanbieders.

4.2.3 Extra kanalen voor UiTPASverenigingen en aanbieders die een omruilvoordeel aanbieden •

• •

24 maart 2015

Flyers met UiTPASTips en Ruilvoordelen: op regelmatige tijdstippen verspreiden we een uitgave met hierin de omruilvoordelen die je de volgende 3 maanden bij UiTPASverenigingen en aanbieders kan krijgen. Sociale media: op een redactionele manier worden de activiteiten in de kijker gezet waar je punten kan omruilen. Website: op de website kan je zien waar je punten kan omruilen.


7/28

Bijvoorbeeld: Via de UiTdatabank zal een vereniging of een aanbieder in het gemeentelijke UiTdrukwerk en op de website van de gemeente promotie kunnen voeren voor zijn activiteiten. Als de vereniging of aanbieder een UiTPASvereniging is, komt daar bovenop nog de website www.UiTPAS.be en de websites van de UiTPASregio. Deze vereniging/aanbieder zal zichzelf ook kunnen voorstellen via de UiTPASgids. Deze gids wordt verspreid onder alle UiTPASgebruikers in Haaltert, Erpe-Mere, Lede en Aalst. Als die UiTPASvereniging een omruilvoordeel aanbiedt, wordt die activiteit nog ‘ns opgenomen in de flyers met ruilvoordelen en UiTtips. In de aanloop van de activiteit wordt er voor de activiteit ook promotie gemaakt op facebook en twitter (sociale media). Elke UiTPASgebruiker ziet op zijn persoonlijke UiTPASprofielpagina waar hij of zij UiTpunten kan omruilen. Concreet: Netwerk organiseert een vernissage op 02/02 die ze voor het grote publiek willen openstellen. De activiteit wordt ingevoerd de UiTdatabank. En: • Netwerk staat als UiTPASvereniging in de gouden UiTPASgids. • De vernissage krijgt een plaatsje in de UiTkatern van stadsmagazine Chipka (het gedrukte boekje van Aalst) en in de UiTkalender op de website van Aalst. Netwerk beslist dat ze 20 mooie affiches van de kunstenaar kan omruilen tegen UiTpunten. 1 affiche is 5 UiTpunten waard. En: • Op de website www.uitpas.be en de deelwebsite van de regio staat te lezen dat je bij Netwerk op 2/2 UiTpunten kan omruilen. • In de flyer met omruilvoordelen zal er een advertentie staan over de vernissage met vermelding dat je er UiTpunten kan ruilen voor een mooie affiche. Dit wordt verspreid in Haaltert, Erpe-Mere, Lede en Aalst via het gemeentelijk infoblad zodat het in 77.000 bussen terechkomt. • Net voor de vernissage komt er op de facebookpagina een artikeltje over de kunstenaar en de vernissage met vermelding dat je er UiTpunten kan ruilen. • Wanneer een UiTPAShouder 5 UiTpunten heeft, krijgt hij/zij een berichtje op zijn/haar persoonlijke pagina dat hij/zij op vernissage UiTpunten kan omruilen. = 5 extra manieren om te communiceren met jouw (potentiële) bezoekers In het voorbeeld kan je zien dat je als vereniging niet zozeer zal overspoeld worden door mensen die UiTpunten willen omruilen. Je kan perfect zelf aangeven wat je kan aanbieden als omruilvoordeel en hoeveel je ervan kwijt kan. In ruil krijg je een heleboel volledig nieuwe communicatiekanalen, waarbij we in dialoog kunnen beslissen hoe je wordt opgenomen in die publicaties. We vinden hier trouwens het warm water niet uit. In Antwerpen werkt men reeds met een puntensysteem en omruilvoordelen. Ervaring daar leert dat mensen graag ingaan op die omruilvoordelen én vooral ook dat die mensen naderhand ook terugkomen. Als vereniging kan je ook een voordeel aanbieden. Jouw aanbod wordt dan opgenomen in de hierboven omschreven promotiekanalen. Neem contact op met de UiTPAS coördinator van je gemeente. Je vindt de contactgegevens achteraan in deze bundel.

24 maart 2015


8/28

5 Vooraleer je aan de slag kan met de UiTPAS software Je UiTID wordt gebruikt als een wachtwoord om je als lid van een vereniging aan te melden aan ‘de balie’ van jouw vereniging. Telkens wanneer je gebruik wil maken van de UiTPASsoftware zal je gevraagd worden om in te loggen met je UiTID. Dit gebeurt zowel wanneer je dit probeert te doen op een smartphone met de UiTPASapplicatie als wanneer je de website http://beheer.uitpas.be bezoekt. Op die manier willen we er voor zorgen dat enkel de mensen die lid zijn van een bepaalde vereniging, voor die vereniging de UiTPASsoftware kunnen gebruiken. Concreet kan dus enkel Vreugd in Deugd in Lede aanmelden als Vreugd in Deugd. Op die manier blijft ieder baas en beheerder van zijn eigen informatie. Het is zeker ook mogelijk om voor twee balies te werken. Wanneer je immers geëngageerd bent bij twee verenigingen, moet je voor beide verenigingen ‘kunnen werken’.

5.1 UiTID aanmaken Surf naar http://beheer.uitpas.be, en klik op ‘Maak een UiTID aan:

Nadien kom je op volgende pagina, waar je op ‘registreer hier’ kan klikken:

24 maart 2015


9/28

. Dat leidt je naar volgend scherm waar je een UiTID kan aanmaken.

Er zijn nu 2 opties:

5.2 Een UiTID per vereniging Bv: • •

Gebruikersnaam: E-mailadres:

24 maart 2015

De IJsbrekers [email protected]


10/28

• •

Paswoord: Herhaal paswoord:

wandelen wandelen

Dit is dan het UiTID dat elk lid van de vereniging kan gebruiken. Je begrijpt natuurlijk dat wanneer elk lid van de vereniging (die kassa doet of de UiTPASsoftware beheert) op die manier het paswoord kent. Hoe meer het paswoord verspreid is, hoe fraudegevoeliger iets wordt.

5.3 Een UiTID per persoon Bv: • • • •

Gebruikersnaam: E-mailadres: Paswoord: Herhaal paswoord:

Dirk De Maere [email protected] frisco frisco

Dit is dan het UiTID van één iemand van de vereniging, waarbij elke persoon die aan de balie werkt, zo’n UiTID zal moeten hebben. Wanneer in dit voorbeeld Dirk lid is van twee of meerdere verenigingen, zal Dirk voor die verschillende verenigingen kunnen werken eens hij geregistreerd is. Wanneer je zelf een UiTPAS hebt, zal je jouw UiTID ook kunnen gebruiken om jouw persoonlijke pagina te bekijken. Hierop kan je zien hoeveel punten je gespaard hebt en waarvoor je die zoal kan omruilen. De UiTID voor jouw persoonlijk profiel is dezelfde als de UiTID om je aan te melden als baliemedewerker van jouw vereniging.

5.4 Na het aanmaken van jouw UiTID Wanneer je direct na het aanmaken van het UiTID probeert aan te melden, zal je een foutmelding krijgen die zegt dat je nog geen lid bent van een balie. Je moet immers nog rechten krijgen op de balie waarvoor je wil werken. Na het aanmaken van het UiTID stuur je dus een mailtje naar de UITPAS coördinator van je gemeente om te zeggen met welk mailadres je een UiTID hebt aangemaakt en voor welke vereniging je geëngageerd bent. Meer uitleg en een stap-voor-stap begeleiding kan je krijgen bij de UiTPAS coördinator van je gemeente. Aarzel niet om ons te bellen. We helpen je met plezier!

6 Wat doen vóór de activiteit? Om een UiTPASactiviteit te laten doorgaan, moeten enkele voorbereidingen gebeuren: (1) Minstens 6 weken op voorhand: activiteit invoeren via www.UiTdatabank.be (2) De dag zelf: afhalen en installeren van de hardware + testen of het systeem werkt en je de activiteit terugvindt in de lijst

6.1 invoeren in de UiTdatabank Elke activiteit waar het kansentarief toegekend wordt, moet je invoeren in de UiTdatabank. Dit betekent: • Alle publieke activiteiten van jouw vereniging; • Activiteiten die enkel toegankelijk zijn voor leden, maar waar mensen met een kansenstatuut ook korting krijgen op het lidgeld; • Inschrijvingsmomenten die beperkt zijn in tijd.

24 maart 2015


11/28

Wanneer je een activiteit invoert in de UiTdatabank, zal deze informatie verschijnen op www.UiTPAS.be. De activiteit wordt dan ook toegevoegd aan de gegevens in de UiTPASapplicatie. Hierdoor kan het kansentarief toegekend worden en kunnen UiTpunten gespaard worden tijdens jouw activiteit. Je voert je activiteit best zo lang mogelijk voor de start van je activiteit in. Zo ga je te werk: 6.1.1 Inloggen Ga naar www.UiTdatabank.be. Om te kunnen invoeren moet je ingelogd zijn met je UiTID (dit is hetzelfde UiTID dat je gebruikt voor http://beheer.uitpas.be). Als je nog geen account hebt, kan je er gratis een aanmaken. Dit doe je door te klikken op ‘Maak een account aan’ en het formulier in te vullen. Vergeet niet om je account te bevestigen via de bevestigingsemail. 6.1.2 Activiteiten toevoegen Een activiteit volledig invoeren, doe je in 3 aparte stappen. Na iedere stap kan je de activiteit opslaan zodat er geen gegevens verloren gaan. Klik op het tabblad ‘Nieuwe invoer’ en selecteer ‘Activiteit’.

Verplichte gegevens

• Titel van je activiteit Begin je titel steeds met een hoofdletter, maar schrijf hem niet volledig in hoofdletters. Andere informatie, zoals de aard van de activiteit, de plaatsnaam of de datum, horen niet thuis in de titel. Vb.: ‘Helmut Lotti’ en niet ‘Concert Helmut Lotti op 4 april’ Let op! Voer ook inschrijvingsmomenten voor leden ook in als activiteit! Op die manier kan je jouw activiteit nadien terugvinden http://beheer.uitpas.be. Vb: ‘Inschrijven voor het nieuwe scoutsjaar’ • Waar Typ de eerste letters van de plaats waar je activiteit plaatsvindt. Selecteer de juiste locatie in de lijst. Vind je jouw locatie niet terug? Klik op ‘Maak een nieuwe locatie aan’ en vul de adresgegevens in. Klik op ‘Voeg locatie toe’. Let op! Als je activiteit een uitstap, tocht of wandeling is, voer dan het vertrekpunt in. • Wat Duid aan wat best bij je activiteit past. Mogelijk moet je je keuze nog verder verduidelijken. Vind je niet het juiste type voor jouw activiteit terug, maak je dan geen zorgen, vrije trefwoorden kan je later aanvullen. • Wanneer Vindt je activiteit op één dag plaats (vb. een concert of een uitstap) kies je voor ‘één dag’. Een activiteit kan ook op meerdere dagen plaatsvinden (vb. een festival of sporttornooi). Bij langlopende

24 maart 2015


12/28

activiteiten (vb. cursusreeks, wekelijkse kaarting) kies je voor ‘Lange periode’. Vul een tijdstip in of geef de openingstijden mee in het schema. Voer ook het einduur van de activiteit in, indien gekend. Let op! Activiteit = langdurige inschrijvingsperiode: als je gedurende het ganse jaar kan inschrijven bij jouw vereniging, gebruik je het veld ‘lange periode’ en vul je het werkjaar in. Bijvoorbeeld: september tot juni. • Website, telefoon of e-mail Voeg hier contactgegevens toe waarop je te bereiken bent. Selecteerde je een locatie uit de lijst dan verschijnen de gegevens automatisch. Duid ook aan of bezoekers hier terecht kunnen voor reservatie. • Leeftijd Als je een activiteit organiseert voor een specifieke leeftijdsgroep (bv. kinderen of jongeren) dan duid je dit hier aan. Er verschijnt een vakje waarbij je een specifieke leeftijd kan invullen. Activiteiten voor kinderen zijn tot 12 jaar. Activiteiten voor jongeren zijn tot 18 jaar. • Korte beschrijving Geef wat meer uitleg bij je activiteit en doe dit in maximum 400 tekens. Praktische informatie hoeft hier niet in te staan, die kan je in andere velden kwijt.

Klik op ‘Opslaan’ om de basisinfo van je activiteit te bewaren in de UiTdatabank. Je kan deze velden nog aanpassen na het opslaan.

Stap 2 →

Extra gegevens

• Link naar tickets Heb je een online ticketsysteem? Vul hier de link in naar de webpagina waar tickets voor deze activiteit kunnen gekocht worden. Je activiteit krijgt op UiTinVlaanderen.be dan een knop "Bestel tickets". Maak deze link zo specifiek mogelijk, dus niet www.voorbeeld.be, maar wel www.voorbeeld.be/tickets/specifiekeactiviteit.

*

• !!! Organisator

Als je een UiTPAS activiteit invoert, ben je verplicht een organisator te kiezen uit de suggestielijst. Vul minstens de eerste drie letters van de organisator in. Klik op de juiste organisator als deze in de suggestielijst verschijnt. De contactgegevens van de organisator worden aan je activiteit toegevoegd. Wanneer jouw organisatie niet verschijnt in de keuzelijst, contacteer dan de helpdesk van de UiTdatabank ([email protected]). Duid aan of jouw activiteit een UiTPAS activiteit is. Als je ‘ja’ aanduidt, verschijnen er twee extra velden, Kansentarief en Check-in.

*

• Prijs

Vul de standaardprijs in voor een volwassene. Extra prijsinfo zoals kortingen, supplementen of inschrijvingsvoorwaarden kan je toevoegen in het vrij tekstveld. Opgelet! Vul altijd de prijs in op basis waarvan de terugbetaling gebeurt!

24 maart 2015


13/28

Vb. een knutselactiviteit kost € 5 en het knutselmateriaal € 10. (1) Is het materiaal inbegrepen in de terugbetaling van het kansentarief, vul dan € 15 in. (2) Is dit niet het geval (en moet een persoon met kansenstatuut dus kansentarief + materiaal betalen), vul dan € 5 in. Onderteken het formulier dat bewijst dat er een extra materiaalkost gevraagd wordt. De UiTPAS-houder heeft dit formulier nodig om deze extra kost niet te moeten betalen. (zie Aanvraagformulier materiaal) Geef de bezoeker steeds informatie over het bedrag in het vrije tekstveld: Extra bedrag niet inbegrepen in kansentarief Extra bedrag inbegrepen in kansentarief € 5 (+ € 10 voor knutselmateriaal) € 15 (knutselmateriaal €10 inbegrepen) • Kansentarief

*

Duid aan welk kansentarief je hanteert voor mensen in armoede die willen deelnemen aan je activiteit. • Check-in

*

Geef aan of UiTPAS-houders punten kunnen sparen wanneer ze deelnemen aan je activiteit. Let op! Activiteit = langdurige inschrijvingsperiode: hier kunnen geen UiTpunten gespaard worden! Duid dit ook aan bij de invoer van de activiteit.

*verplicht voor UiTPAS-activiteiten • Afbeelding Klik op Kies je bestand en zoek de foto op je computer. De foto is maximum 1 MB groot en is een .jpeg, .gif of .png. Vermeld steeds het copyright van je foto. • Uitvoerders Als er op jouw activiteit een kunstenaar, spreker, muziekgroep, … komt optreden, kan je dat hier invullen. Je kan elke uitvoerder ook een rol geven. Let op! Met uitvoerder bedoelen we niet de organisator. Vb. ‘Helmut Lotti’ is een uitvoerder ‘Dekenij Prinsenhof’ is een organisator. • Tags (trefwoorden) Een trefwoord helpt je het thema van je activiteit te verduidelijken. Selecteer een bestaand trefwoord of typ een nieuw trefwoord in. Je kan er meerdere toevoegen door een spatie te laten tussen de trefwoorden. Klik op het kruisje naast het trefwoord om het te verwijderen. • Toegangsvoorwaarden Duid aan als je activiteit enkel voor leden is bedoeld. Dit betekent dat enkel mensen die lid zijn van jouw vereniging kunnen deelnemen aan de activiteit. Als jouw activiteit toegankelijk is voor leden, maar ook voor niet-leden, dan hoef je niets aan te vinken.

24 maart 2015


14/28

Let op! Activiteit = langdurige inschrijvingsperiode: vink aan dat het om ledenaanbod gaat. Op die manier komt uw activiteit niet op de websites of gedrukte agenda waar het vrijetijdsaanbod bekend wordt gemaakt, maar wel op de UiTPASwebsite. Geef ook aan of de activiteit enkel doorgaat op afspraak. • Taal In welke taal word je voorstelling, lezing,… gehouden? Of is er ondertiteling of worden de stemmen gedubd? • Doelgroep Als je activiteit bedoeld is voor een bepaalde doelgroep kan je dit hier aanduiden. • Lange beschrijving Hier kan je extra info kwijt over je activiteit, zoals een uitgebreid programma, een persbericht, een recensie... Plak hier enkel tekst in, en geen afbeeldingen, documenten, etc.

Klik op ‘Opslaan en je invoer bekijken’.

Stap 3 →

Markering, vertaling,…

• Extra links Wil je graag nog videofragmenten, wegbeschrijvingen, etc. toevoegen aan je activiteit, dan kan hier. Selecteer een type en plak de volledige link in het veld ‘URL’. Vul dan een label in en kies een taal. Klik op ‘Voeg link toe’. • Vertaling Voeg een vertaling toe aan je activiteit als je je op een anderstalig publiek richt. Kies een taal en het veld dat je wil vertalen. Klik op ‘Vertaal’. Voeg in het vrij tekstveld je vertaling toe. Klik op ‘Vertaling toevoegen’ of ‘Annuleren’. • Markeringen Markeringen zijn gestructureerde tags. Vink het trefwoord aan tot welke jouw activiteit behoort. In de tekstballonnen vind je meer uitleg bij het trefwoord. 6.1.3

Na het invoeren

• Aanpassen Je kan op ieder moment je activiteit aanpassen. Ga naar de detailpagina van je activiteit. Klik op ‘Verplichte gegevens aanpassen’ of ‘Extra gegevens aanpassen’. • Publicatie De UiTdatabank zorgt ervoor dat jouw activiteiten gepubliceerd worden op UiTPAS.be en de regionale UiTPAS website. Op die manier zullen bezoekers weten dat jouw activiteit toegankelijk is met de UiTPAS.

24 maart 2015


15/28

De UiTdatabank stuurt je activiteit bovendien naar meer dan 290 Vlaamse en Brusselse kranten, tijdschriften en websites zoals UiTinVlaanderen. Alle kanalen vind je op www.cultuurnet.be/publicatiekanalen. Je activiteit wordt ten laatste de dag na je invoer gepubliceerd. • Moderatie Nadat je activiteit is gepubliceerd, kijkt een moderator ze na. Is de info correct? Staan er taalfouten in de activiteit? De meeste gemeenten hebben een eigen moderator. De moderator kan je activiteit goedkeuren of afwijzen wanneer jouw info niet toelaatbaar is. Sommige moderatoren doen de controle vóór de activiteiten gepubliceerd worden, dan kan het iets langer duren voor je activiteit zichtbaar is op alle publicatiekanalen. 6.1.4 Meer info Heb je nog vragen of heb je problemen als je een activiteit wil invoeren? Via onderstaande bronnen vind je zeker een oplossing: • • •

Op de website www.allesoveruitdatabank.be vind je heel wat algemene info over de UiTdatabank. Heb je een algemene vraag? Je kan de Vlaamse Infolijn bellen op het gratis nummer 1700. Heb je vragen over het invoeren van je activiteit? Neem een kijkje in de Veel gestelde vragen in de UiTdatabank of in de helpteksten tijdens het invoeren.

Vind je het antwoord hier niet, neem dan contact op met de helpdesk via ‘Heb je problemen of suggesties? Laat het ons weten.’ in de zwarte werkbalk van de UiTdatabank, of mail rechtstreeks naar [email protected].

6.2 Ophalen en installeren van de hardware Verenigingen die een scanner willen gebruiken, kunnen op volgende manier aan een scanner geraken, kunnen contact opnemen met de UiTPAS cöordinator van je gemeente. In verschillende zalen van de gemeente is ook hardware aanwezig. Vraag ernaar bij het reserveren van je zaal. Heb je zelf een Android Smartphone? Dan kan je de UiTPASApp via de Google Play Store op je eigen gsm downloaden. Sommige smartphones hebben een NFC lezer, zodat je UiTPAS automatisch wordt uitgelezen als je een UiTpunt wil laten sparen. Heb je geen NFClezer op je gsm, dan kan je de UiTPASnummer in kwestie ook gewoon intikken op je gsm. Let wel: je hebt steeds internet op je gsm nodig om deze app te gebruiken, hij werkt niet offline.

7 Wat doen tijdens de activiteit? Deelnemers aan jouw activiteit kunnen punten sparen en omruilen of het kansentarief ontvangen. Hiervoor moet je eerst de activiteit ingevoerd hebben in de UiTdatabank (zie HSK 6.1). Op de dag van de activiteit zal je de apparatuur installeren en jezelf aanmelden. Vanaf dan kan je van start gaan. Er zijn drie manieren om het UiTPAS-systeem te gebruiken: - online via beheer.UiTPAS.be; - met een UiTPAS-gsm (scanapparatuur is erin geïnstalleerd);

24 maart 2015


16/28

-

via de UiTPASapp die je hebt geïnstalleerd op je eigen gsm.

Het systeem werkt op elk van deze manieren quasi hetzelfde. Er zijn kleine verschillen qua gebruik (een gsm gebruik je op een andere manier als via de pc) en qua mogelijkheden (met een gsm zal je bijvoorbeeld geen nieuwe beheerder kunnen aanmaken) .

7.1 UiTPAS-systeem op de computer 7.1.1 Inloggen Om je aan te melden in het programma, moet je een UiTID hebben (zie HSK 5). Heb je een UiTID aangemaakt? Vraag aan een beheerder van het programma om je aan te duiden als medewerker in het balieprogramma. Open het balieprogramma via het UiTPAS-icoon op je bureaublad/gsm-scherm of via Mijn Programma’s en geef je accountgegevens in. Klik op Aanmelden. 7.1.2

Kansentarief toekennen

a. Iemand wil een ticket tegen kansentarief kopen voor een activiteit 1. Zoek en kies de activiteit Vandaag Alle activiteiten die vandaag plaatsvinden op jouw locatie vind je in het vakje bovenaan. Klik op het rondje voor de activiteit die je wil kiezen.

Later Geef een zoekwoord en/of datum in en klik op “Zoek”. Klik op de knop “Selecteer” bij de activiteit die je wil kiezen.

2. Registreer de UiTPAS Met UiTPAS scanner Leg de UiTPAS op de scanner. Op je scherm verschijnen de naam van de UiTPAS houder en eventuele voordelen.

Zonder UiTPAS scanner Vul het nummer van de UiTPAS in het invulvakje in. Op je scherm verschijnen de naam van de UiTPAS houder en eventuele voordelen.

3. Kies het juiste tarief of ruil punten Vink het vakje voor de punten of het tarief aan of uit. Rechts zie je een samenvatting van de voordelen en tarieven die je hebt aangeduid, met onderaan de totale prijs die je klant nog moet betalen. Wil je een voordeel of tarief uit dit lijstje halen, vink het vakje dan uit. 4. Is het lijstje rechts compleet? Klik dan op “Bevestig”.

24 maart 2015


17/28

b. Een groep wil een ticket kopen voor een activiteit 1. Zoek en kies de activiteit. Geef een zoekwoord en/of datum in en klik op “Zoek”. Doe dit ook als de activiteit vandaag plaatsvindt, en de activiteit dus ook in het vakje bovenaan staat. Klik op de knop “Selecteer” bij de activiteit die je wil kiezen. 2. Klik op “Meerdere nummers handmatig invoeren”. 3. Geef de kaartnummers in: Manueel Vul extra uitleg in over de groep en voer vervolgens de UiTPAS nummers één voor één in. Als je alle nummers hebt ingevoerd, klik je op “Kansentarief toekennen”.

Via een CSV-lijst Selecteer het Excel- of een ander CSVbestand door op “Bladeren” te klikken. Vul extra uitleg in over de groep en klik vervolgens op “Opladen & kansentarief toekennen”.

4. Controleer of alle kaartnummers het kansentarief hebben gekregen. Je krijgt hier onmiddellijk na het ingeven of opladen van de nummers een overzicht van. c. Je wil achteraf iemand een kansentarief toekennen Ook als de activiteit al voorbij is, kan je een UiTPAS-houder een kansentarief toekennen. Dit doe je online, via beheer.UiTPAS.be. Let op! Tijdens de activiteit moet je wel alle UiTPAS-nummers noteren! Deze actie kan je slechts tot 2 weken na de activiteit doen. Volg deze stappen: 1.

Meld je aan op beheer.UiTPAS.be

2.

Zoek en kies de activiteit: geef een zoekwoord en datum/tijdsperiode in en klik op “Zoek”. Klik op de knop “Selecteer” bij de activiteit die je wil kiezen.

3.

Vul het nummer van de UiTPAS in het invulvakje in. Op je scherm verschijnen de naam van de UiTPAS houder en eventuele voordelen. Wil je meerdere UiTPAS-nummers invoeren? Klik rechts onderaan op ‘meerdere nummers voor groepen’ en voer alle nummers onder elkaar in.

4.

Kies het juiste tarief. Vink het vakje voor de punten of het tarief aan of uit. Rechts zie je een samenvatting van de voordelen en tarieven die je hebt aangeduid, met onderaan de totale prijs die je klant nog moet betalen. Wil je een voordeel of tarief uit dit lijstje halen, vink het vakje dan uit.

5.

Is het lijstje rechts compleet? Klik dan op “Bevestig”. 7.1.3

Voordeel toekennen

1. Scan de UiTPAS of voer het UiTPAS-nummer in

24 maart 2015


18/28

2. Je ziet of de UiTPAS-houder recht heeft op het ontvangen van het voordeel 3. Klik op “Punten ruilen & Welkomstvoordelen”. 4. Duid aan van welke actie de UiTPAS-houder wenst te genieten (punten ruilen, welkomstvoordeel). Voor meer informatie over de inruilopties of welkomstvoordelen, klik je op de “i”. 5. Heb je het juiste voordeel aangevinkt? Klik dan op “Bevestig”. 7.1.4

UiTpunten sparen

1. Klik op “Activiteiten” in het menu bovenaan. 2. Zoek de activiteit waar de UiTPAS houder wil aan deelnemen en klik op ‘Selecteer’. 3. Leg de UiTPAS op de scanner. Op je scherm verschijnen de gegevens van de UiTPAS houder. 4. Kies in de mogelijke acties voor ‘Punten sparen’ en klik op bevestig. 7.1.5

Beheer: een collega aanduiden als baliemedewerker

1. Klik op “Beheer” in het menu bovenaan. 2. Klik op de knop “Nieuwe beheerder toevoegen”. 3. Vul het emailadres waarmee jouw collega een UiTID heeft aangemaakt. Heeft de nieuwe beheerder nog geen UiTiD, vraag de persoon zich eerst te registreren op UiTinVlaanderen.be. 4. Klik op “Zoeken” en vervolgens op “Toevoegen” bij de naam van de beheerder die je wenst toe te voegen.

7.2 UiTPAS-systeem op een gsm De UiTpas-app op de gsm is een ‘afgeleide’ versie van het UiTPAS-balieprogramma en lijkt er dan ook sterk op. 7.2.1 De software opstarten Om de gsm in te schakelen houd je de knop op de bovenkant van het toestel enkele seconden ingedrukt. Sluit het toestel desnoods aan met de adapter. Geef het toestel even de tijd om op te starten. Open het balieprogramma via het icoon op het eerste scherm of via Menu > UiTpas. De applicatie heeft een internetverbinding nodig om optimaal te werken. Normaal zal de 3Gverbinding automatisch worden ingeschakeld. Is dit niet het geval, schakel de GSM terug uit en aan. Check of de vliegtuigmodus niet is ingeschakeld! Wordt er nog steeds geen verbinding gemaakt? Dan kan je eventueel verbinding maken met een draadloos netwerk. Tik op ‘Settings > Wireless & networks > Wi-Fi settings’. Selecteer het open netwerk of het netwerk waar jij toegang tot hebt met een paswoord.

24 maart 2015


19/28

7.2.2 Inloggen Om je aan te melden in de applicatie, moet je een UiTID hebben (zie HSK 5). Heb je een UiTID aangemaakt? Vraag aan een beheerder van het programma om je aan te duiden als medewerker in het balieprogramma. Tik op Aanmelden. Geef je accountgegevens in en tik opnieuw op Aanmelden. 7.2.3 Kies jouw balie Alle balies zijn in een lijst gegoten. Selecteer jouw balie zodat je UiTPAS-houders kan inchecken. Je kan steeds van balie veranderen door in de rechterbovenhoek te tikken op het tandwiel. 7.2.4 Kies een activiteit of ga verder zonder activiteit In deze stap krijg je een overzicht van alle lopende en geplande UiTPAS-activiteiten. Selecteer de juiste activiteit of tik op ‘Verder zonder activiteit’. Je kan deze keuze indien nodig wijzigen. Klik op ‘Wijzigen’. 7.2.5 De UiTPAS inscannen Houd de UiTPAS enkele seconden tegen de achterkant van het toestel. De UiTPAS wordt automatisch ingelezen. Indien niet kan je het kaartnummer ook handmatig ingeven. Dit nummer vind je op de achterkant van de UiTPAS. Je tikt dit nummer in zonder spaties. 7.2.6 Selecteer een actie (= UiTpunt sparen en/of voordeel of kansentarief toekennen) Eens je de UiTPAS hebt ingelezen, kan je een actie aanvinken. Laat de UiTPAS-houder een punt sparen of ken hem één van de welkomstvoordelen toe. Vink de actie aan of uit en tik op ‘Bevestig’. 7.2.7 Overzicht Je krijgt een bevestiging met meer informatie over de acties die je aangeduid hebt. Je kan een nieuwe actie voor de UiTPAS-houder aanvinken of de kaart van een volgende UiTPAS-houder inlezen. Kies je om een volgende UiTPAS-houder in te checken, dan hoef je enkel de nieuwe UiTPAS in te lezen en opnieuw te bevestigen.

7.3 Hulp Heb je vragen over het gebruik van de applicatie of heb je een probleem waarvan je de oplossing niet weet? Contacteer de UiTPAScoördinator van je gemeente. Daarnaast kan je onze algemenehelpdesk steeds per mail bereiken via [email protected] of op het telefoonnummer 078/077 177 (ook na de kantooruren).

8 Wat doen na de activiteit? Indien je de financiële tussenkomst wenst voor de toegekende kansentarieven, vul je een onkostennota in. Surf naar http://beheer.uitpas.be en klik op het tabblad ‘Beheer. Daar zie je de keuzemogelijkheid ‘onkostennota’. Klik hierop.

24 maart 2015


20/28

Hier kan je zelf een rapport genereren waar een overzicht in staat van alle kansentarieven die je hebt toegekend. Geef de starten einddatum in van de periode waarin je kansentarieven registreerde en klik op ‘ Start’. Let op: registreerde je geen kansentarieven, dan krijg je geen rapport. Registreerde je veel kansentarieven, dan kan het genereren van het rapport enkele minuten in beslag nemen. Sluit het venster niet. Let op: hou steeds goed de start-en einddatum van al je rapporten bij, zodat er geen overlappingen in de onkostennota’s zijn.

Wanneer het rapport klaar is, verschijnt de knop ‘Download report’. Klik hierop en sla het rapport op je pc op. Open daarna het rapport. Je zal een excelldocument vinden waarin de toegekende kansentarieven staan geregistreerd. Heb je kansentarieven toegekend aan mensen van verschillende gemeenten, dan zal je per gemeente een aparte excellfile vinden. Per gemeente stuur je dan apart een onkostennota op. In het excelldocument zie je bovenaan enkele invulvelden:

24 maart 2015


21/28

Vul de naam van de vereniging en de contactpersoon in, net als het te storten totaalbedrag en het rekeningnummer. Het totaalbedrag vind je onderaan kolom J (‘Contribution’). Je kan de onkostennota genereren wanneer je zelf wil: doe je dit maandelijks, na het afsluiten van een activiteit, per kwartaal of per jaar,… het kan allemaal. Stuur je onkostennota steeds op het einde van een maand via mail door naar de contactpersoon die zorgt voor de uitbetaling. De lijst van contactgegevens vind je hieronder. Zorg ervoor dat je onkostennota wordt ingediend in het kalenderjaar dat de activiteit doorging. Op 15 januari van het volgende kalenderjaar wordt de boekhouding immers afgesloten en kan je geen terugbetaling meer krijgen. Stuur je onkostennota met toegekende kansentarieven per gemeente door naar: Aalst: Voor cultuur- en sportverenigingen: [email protected] Voor jeugdaanbod: [email protected] Erpe-Mere: [email protected] Lede [email protected] Haaltert: [email protected]

9 FAQ 9.1 Algemene vragen • Kan mijn vereniging nog meedoen met de UiTPAS? Wil je met UiTPAS werken, contacteer dan de UiTPAScoördinator in je gemeente. Je krijgt er alle informatie en de administratie wordt in orde gebracht. Er worden ook regelmatig vormingsmomenten georganiseerd voor verenigingen die willen aansluiten. • Hoe kan ik mijn activiteiten bekendmaken? Je moet de activiteiten invoeren in de UiTdatabank en alle UiTPAS-informatie toevoegen (organisator, prijs). De handleiding kan je lezen op www.allesoverUiTdatabank.be.

24 maart 2015


22/28

• Wie kan de UiTPAS gebruiken? Alle inwoners van Aalst, Erpe-Mere, Haaltert en Lede. • Waar kan ik de UiTPAS kopen? Op verschillende locaties in Aalst, Erpe-Mere, Haaltert en Lede. Alle verkooppunten kan je terugvinden op www.UiTPAS.be. • Hoeveel kost de UiTPAS? Een UiTPAS kost €5. Jongeren onder de 18 betalen €2. Sommige mensen hebben recht op het kansentarief. Zij betalen €0 en krijgen extra kortingen wanneer ze deelnemen aan vrijetijdsactiviteiten. Als je denkt hiervoor in aanmerking te komen, neem dan contact op met het OCMW van jouw gemeente.

• Wat kan ik doen met de UiTPAS? Telkens wanneer je deelneemt aan het vrijetijdsleven in één van de deelnemende gemeentes, kan je een punt sparen. Als je voldoende punten verzameld hebt, kan je die omruilen tegen leuke voordelen. Een overzicht van alle spaarplaatsen en voordelen kan je vinden op www.UiTPAS.be. • Hoe kan ik punten sparen? Je spaart punten door jouw UiTPAS enkele seconden tegen de UiTPAS-apparatuur te houden. • Waar kan ik zien hoeveel punten ik al verzameld heb? Maak een UiTiD account aan via UiTPAS.be. Daarna kan je inloggen en jouw puntensaldo bekijken. • Wat als de UiTiD al gekoppeld is aan mijn UiTPAS? Het is mogelijk dat iemand anders jouw UiTPAS nummer gebruikt heeft voor de aanmaak van een online account. Indien dit het geval is, neem je best contact op met de helpdesk, die jou tijdens de kantooruren zal verder helpen.

9.2 Vragen over het gebruik van de balie-toepassing 9.2.1

Informatie over UiTPAS-houders

• Een nieuwe UiTPAS registreren Bij een vereniging kan men geen UiTPAS aankopen en kan je dus ook niet registreren. Verwijs de personen door naar een registratiepunt. • UiTPAS-gegevens aanpassen Bij een vereniging kunnen UiTPAS-houders hun gegevens niet laten aanpassen. Enkel balies waar nieuwe pashouders zich kunnen registreren, kunnen de gegevens ook aanpassen. Verwijs de persoon door naar een registratiepunt. • Hoe weet ik of een kaart geblokkeerd is? Soms kan er een kaart geblokkeerd zijn. Bijvoorbeeld wanneer een UiTPAS-houder zijn kaart verloren is. Er verschijnt een melding die toont dat de kaart niet meer werkt. Je kan geen punten laten sparen, punten inruilen of kansentarief toekennen.

24 maart 2015


23/28

• Kan ik een UiTPAS deblokkeren? Nee. Als een kaart geblokkeerd is, is dit definitief. De persoon moet opnieuw worden geregistreerd. Verwijs door naar een registratiepunt. 9.2.2

Activiteiten

• Ik vind de activiteit niet terug Ga na of je activiteit correct is ingevoerd in de UiTdatabank. Controleer of je de juiste organisator ingevoerd hebt. Pas het eventueel aan en kijk opnieuw in de balie-toepassing of je jouw activiteit terugvindt. Het duurt een tijdje vooraleer de activiteit vanuit de UiTdatabank zal verschijnen in de balie-toepassing. Controleer bij voorkeur de dag voordien of je de activiteit terugvindt in de lijst. • De lezer werkt niet Ga na of het toestel met usb-kabel correct is aangesloten. Er brandt een groen lampje. Als dit niet zo is, probeer het toestel opnieuw aan te sluiten. Sluit eventueel de applicatie af en start terug op. Lukt het nog steeds niet? Meld het probleem aan de helpdesk. Je kan de nummers wel manueel ingeven wanneer je met je pc of een UiTPASgsm werkt. Je zal geen punten kunnen laten sparen. Noteer wel ALTIJD de UiTPAS-nummers van de mensen die deelnemen tegen kansentarief! Voer deze nummers ten laatste 2 weken na de activiteit in in de balie-toepassing. 9.2.3

Punten sparen

• De UiTPAS-houder kan geen UiTpunt sparen Per activiteit kan de UiTPAS-houder één UiTpunt sparen. Bij langdurige activiteiten wordt dit maximaal één UiTpunt per week. Probeer de UiTPAS-houder in te checken en ga na of hij al een punt gespaard heeft. (er verschijnt een melding met meer informatie) • Hoe zie ik dat de UiTPAS-houder al een UiTpunt heeft gespaard? Na het inscannen van de UiTPAS bij het registreren van deelname aan een activiteit, verschijnt de melding dat een UiTpunt sparen niet meer mogelijk is. • Kan iemand UiTpunten sparen zonder UiTPAS? Nee, om een UiTpunt te sparen moet de persoon een UiTPAS hebben. • Kan iemand meer dan één UiTpunt sparen? Per activiteit kan de UiTPAS-houder één UiTpunt sparen. Wanneer de UiTPAS-houder zijn UiTpunt al gespaard heeft krijg je de melding de een UiTpunt sparen niet meer mogelijk is. • Kan ik een gespaard UiTpunt annuleren? Nee, een gespaard UiTpunt kan niet worden geannuleerd. • Kan ik de UiTPAS-houder na de activiteit een UiTpunt toekennen? Nee, een UiTpunt kan je niet achteraf toekennen. Je kan UiTpunten toekennen vanaf 2 uur voor het startuur tot 2 uur na het einduur van je activiteit. 9.2.4

24 maart 2015

Kansentarief toekennen


24/28

• Het toe te kennen kansentarief is fout. Het kansentarief wordt bepaald aan de hand van de verdeelsleutel die de activiteit heeft in de UiTdatabank. Om het kansentarief aan te passen, moet je de verdeelsleutel wijzigen in de UiTdatabank. Let op: de wijziging zal pas na enkele uren verschijnen in de balietoepassing. Je kan best op voorhand controleren of de wijziging is doorgestroomd. Als de wijziging niet tijdig doorstroomt naar de UiTbalie, dan mag de baliemedewerker NIET het kansentarief toekennen dat de balietoepassing suggereert, zoniet krijgen bezoekers de verkeerde korting. De baliemedewerker kan in dat geval alle UiTPAS-nummers met kansentarief noteren en achteraf manueel de UiTPAS-nummers van personen met een kansenstatuut intypen in de online toepassing (beheer.UiTPAS.be), en zelf de juiste korting toekennen. • Kan ik bij problemen checken of de UiTPAS-houder een kansentarief heeft? Ja, het voorlaatste cijfer van het kaartnummer op de UiTPAS geeft aan of de UiTPAS-houder een kansentarief heeft. 0 staat voor geen kansentarief en 1 staat voor kansentarief. Een UiTPAS met kansentarief moet jaarlijks worden verlengd na financieel onderzoek. Noteer de nummers van de personen met een kansentarief en voeg de nummers achteraf toe aan de juiste activiteit in de online balietoepassing (beheer.UiTPAS.be). Doe dit ten laatste 2 weken na de activiteit. • Ik kan geen kansentarief toekennen Drie mogelijke oorzaken: (1) Het recht van de UiTPAS-houder om aan activiteiten tegen kansentarief deel te nemen, is verlopen. (2) De UiTPAS-houder heeft het kansentarief al gekregen. (3) Er is geen verdeelsleutel voor deze activiteit ingevoerd in de UiTdatabank. Pas de activiteit aan in de UiTdatabank. Ken in geen geval het kansentarief toe aan een persoon die hier geen recht op heeft! In het geval een pasnummer niet herkend wordt bij het achteraf invoeren van de nummers in de balietoepassing, contacteer je de UiTPAScoördinator van je gemeente. • Ik heb een vermoeden van fraude. Contacteer de UiTPAScoördinator van je gemeente of Cultuurnet Vlaanderen via [email protected] of op het nummer 078/077.177. 9.2.5

voordelen toekennen

• Kan ik een toegekend voordeel annuleren? Nee. • Hoe kan ik voordelen aanmaken? Voordelen die je wil toekennen aan UiTPAS-houders stuur je minstens zes weken op voorhand door naar de UiTPAScoördinaotr van je gemeente. Zij zorgen ervoor dat dit voordeel in de communicatie en in de balie van je vereniging wordt opgenomen. • Ik kan het voordeel niet toekennen Drie mogelijke oorzaken:

24 maart 2015


25/28

(1) De UiTPAS-houder heeft niet voldoende punten om het voordeel te krijgen. (2) Het aantal voordelen die je op voorhand hebt vastgelegd voor deze activiteit, is toegekend. (3) De termijn waarin het voordeel kan worden toegekend, is verlopen. • Ik kan het voordeel niet terugvinden in de lijst Bekijk eerst of de UiTPAS- houder voldoende punten gespaard heeft om recht te hebben op dit voordeel. Indien niet, zal het voordeel niet verschijnen wanneer je de UiTPAS-houder incheckt. Contacteer de UiTPAScoördinator van je gemeente of de helpdesk als de UiTPAS-houder voldoende punten heeft en jouw voordeel toch niet verschijnt. De mogelijkheid bestaat dat jouw voordeel niet correct werd ingevoerd in de UiTPAS-databank. [email protected] of 078 077 177 Tip: controleer enkele dagen voor jouw activiteit of het voordeel verschijnt in de balietoepassing. Let op: Als je een wijziging maakt in UiTdatabank, dan zal deze pas na enkele uren verschijnen in de balietoepassing.

9.3 Vragen over het beheer van de balietoepassing 9.3.1 Aanmelden • Waar vind ik het programma? Het UiTPAS-programma werd geïnstalleerd op de UiTPAS-smartphones en op de UiTPAS-laptops. Je vindt het programma via het UiTPAS-icoon op het bureaublad/gsm-scherm van de apparatuur of via Mijn programma’s. Online is het programma te gebruiken via beheer.UiTPAS.be • Ik kan niet aanmelden? Heb je de juiste gegevens gebruikt om je aan te melden? Je kan enkel aanmelden met je UiTID. Ga naar ‘Ik ben mijn paswoord vergeten’ om een nieuw paswoord aan te vragen. • Ik ben mijn paswoord vergeten Klik op ‘Paswoord vergeten’ en volg verdere instructies. • Medewerker registreren Ik kan geen medewerker registreren. Drie mogelijke oorzaken: (1) Je hebt niet voldoende rechten: Om een medewerker te kunnen registreren met je voldoende rechten hebben. Contacteer de de UiTPAScoördinator van je gemeente of [email protected] of 078 077 177 om je deze rechten toe te kennen. (2) Je hebt geen UiTID: Iedere medewerker moet een UiTID hebben. Vraag hem om zich te registreren op http://www.UiTinVlaanderen.be. (3) Je hebt een fout e-mailadres ingetikt of de medewerker heeft het niet correct doorgegeven.

9.4 Vragen over het gebruik van de apparatuur

24 maart 2015


26/28

• De gsm of zuil werkt niet Controleer of het toestel stroom heeft. Werkt het toestel op batterij? Sluit het apparaat aan met de adapter. Eenmaal aangesloten kan je het toestel opnieuw proberen opstarten. De zuil heeft ongeveer een minuut nodig om terug op te starten. • Ik heb geen internetverbinding Contacteer uw IT-verantwoordelijke of uw internet provider als je op jouw eigen PC werkt of op die van het werk. De smartphone kan je bij het ontbreken van een 3G-verbinding opnieuw opstarten. Of je kan de smartphone via de instellingen opnieuw verbinden met het draadloos netwerk. • De zuil staat fout of helemaal niet ingesteld. Ga naar het tabblad ‘Beheer’ Zoek de CID (identificatienummer van de zuil) op in de lijst en koppel deze aan een activiteit naar keuze. • Ik vind de CID niet terug in de lijst Een CID is gekoppeld aan een balie. Controleer of je ingelogd bent in de juiste balie. Klik rechtsboven op ‘Wijzig balie’ om van balie te veranderen. • Ik vind de activiteit niet terug in de lijst De activiteit is niet correct ingegeven in de UiTdatabank. Controleer de organisator en de markering van de activiteit. Controleer of je ingelogd bent in de juiste balie. Klik rechtsboven op ‘Wijzig balie’ om van balie te veranderen. • Het programma reageert traag of helemaal niet Probeer het programma te openen via internet. Met Internet Explorer, Firefox en Chrome kan je geen UiTPAS’en inscannen maar kan je wel manueel de UiTPAS-nummers intikken.

24 maart 2015


27/28

Vragen? Aarzel niet op de UiTPAS coördinator van je gemeente te contacteren: Aalst: Katrien Wauters [email protected] 053 72 36 42 Erpe-Mere: Gerda Tillon [email protected] 053 60 34 00 Lede: [email protected] 053 60 68 00 Haaltert [email protected] 053 85 86 36

24 maart 2015


28/28

UiTPAS informatiebundel

Recommend Documents