Wie is ARCES ? ARCES, gespecialiseerde rechtsbijstandverzekeraar, heeft als ultieme doel het beheer van schadegevallen.
Wat is “transparantie” ? ARCES geeft aan de makelaars inzage in hun rechtsbijstanddossiers beheerd door ARCES en dit door middel van de “Transparantie”. De transparantie is toegankelijk van op elke pc met toegang tot het internet. Dit geeft dan ook de vrijheid aan de makelaar om zijn dossiers te raadplegen op het tijdstip dat hijzelf verkiest.
Toegang tot de transparantie
U heeft toegang tot de transparantie via de web-site van ARCES : www.arces.be. Bovenaan rechts kan u de taal kiezen FR of NL. U drukt op waardoor u op het login scherm terecht komt waar u uw gebruiker en wachtwoord ingeeft. ARCES voorziet de makelaar van een login waardoor de toegang ook persoonlijk is. Indien meerdere personen van uw kantoor toegang wensen tot de transparantie, heeft u meerdere toegangen nodig. Hiervoor zendt u een mail met de naam die moet worden bijgevoegd samen met het e-mail adres. Zo worden zij geregistreerd en een login en wachtwoord zal worden teruggemaild. Wanneer u voor het eerst aanlogt, wordt u gevraagd om uw wachtwoord aan te passen. Dit wachtwoord mag u vrij kiezen, maar het nieuwe wachtwoord moet minstens 1 cijfer bevatten en minstens 8 karakters lang zijn.
Gebruik van de transparantie Voor alle bewegingen die worden uitgevoerd in onze schadedossiers, wordt er automatisch een e-mail gemaakt voor de makelaar. ’s Nachts worden deze mails verzonden naar u met vermelding van het aantal nieuwe berichten, die u vervolgens kan nalezen in de transparantie. In de mail staat een snelkoppeling waarlangs u rechtstreeks in de transparantie terechtkomt. Uiteraard hebben wij voor deze service wel het e-mail adres van uw schadedienst nodig. Wanneer u inlogt, vindt u in de informatiebalk (bovenaan) de naam van uw kantoor met het aantal nieuwe berichten. In de optiebalk kan u een keuze maken tussen “Gegevens”, “Help” en “Afmelden”. Links vindt u het navigatiescherm met de functies “zoeken” of “messenger” en rechts heeft u het weergavescherm.
Transparantie schadedossiers ARCES (v.2.)
Pagina 1
Navigatie
In de linker kolom ziet u het navigatiescherm waarin u 2 mogelijkheden heeft: Zoeken = zoeken en raadplegen van de schadedossiers; Messenger = overzicht van berichten, hierin worden alle dossiers vermeld waarin een inkomende/uitgaande brief of telefoongesprek werd geregistreerd;
a) Zoeken Wanneer u gegevens wenst op te vragen van een bepaald dossier kan u maximum 4 filters plaatsen: - Dossiernummer : referte van ARCES; - Verzekerde : naam van de verzekerde; - Tussenkomende partij: bijvoorbeeld derde, maatschappij, advocaat; - Datum van .. tot .. : dit heeft betrekking op de schadedatum. Vul hier uw criteria in en druk daarna op zoeken. Indien u geen criteria invult en daarna op zoeken klikt, komt u in een overzicht van al uw schadedossiers lopende bij ARCES. Naar gelang uw criteria komt u ofwel in een lijst terecht ofwel rechtstreeks in het detail van het schadegeval, dit is indien de criteria met slechts 1 schadedossier overeenkomen.
Transparantie schadedossiers ARCES (v.2.)
Pagina 2
In “detail schadegeval” heeft u de mogelijkheid om het dossier te consulteren. In het navigatie deel heeft u volgende opties :
Indien u een detail heeft geraadpleegd, kan u hiermee terugkeren naar uw lijst van schadegevallen In de historiek vindt u alle ingaande/uitgaande briefwisseling, telefoongesprekken of betalingen. In deze lijst kan u de .pdf documenten openen en nalezen door dubbelklik op de lijn die u wenst te consulteren. Hiermee kan u rechtreeks een e-mail verzenden naar de beheerder van het dossier ARCES. Indien u bij het verzenden uw eigen e-mail adres vermeldt, komt betreffende e-mail ook in uw mailbox. U kan een detail van een schadedossier afdrukken. Hierdoor wordt een pdf aangemaakt. Dit document kan u ook opslaan. Indien u een lijst wenst af te drukken of op te slaan, wordt hiervoor een Excel bestand aangemaakt.
Transparantie schadedossiers ARCES (v.2.)
Pagina 3
b) Messenger
De messenger kan u opstarten op 2 manieren: 1° Via de informatiebalk : u klikt op het aantal nieuwe berichten die zich bevindt naast uw kantoornaam. 2° via het navigatiescherm : u klikt op messenger In de messenger vindt u berichten terug voor al uw dossiers waarin de voorbije dagen een beweging is geweest: inkomend/uitgaand document, inkomende/uitgaande telefoon. De briefwisseling tussen de makelaar en Arces zullen niet in de messenger worden vermeld. U kan deze echter wel raadplegen in de historiek van het dossier. U kan zelf de keuze maken om uw berichten te zien van vandaag, van de laatste 7 dagen of van de laatste 30 dagen of enkel de berichten die nog niet werden nagelezen.
Deze berichten zijn te bekijken in een OVERZICHT.
U kan in dit scherm alle dossiers openen waardoor de DETAILS per dossier zichtbaar zijn door op het icoon “openklappen” te klikken. Of u kan de dossiers één voor één openen door op de te klikken.
In de detaillijn van de messenger ziet u de berichten die nog niet nagelezen werden in het vet gedrukt. De berichten die reeds werden nagelezen, worden niet meer weergegeven in het vet en in de kolom “gelezen” verschijnen datum en uur wanneer deze werden gelezen. Met “gelezen” bedoelen wij hier een document of telefoongesprek openen. Daarvoor klikt u op het icoon in de vorm van een omslag waardoor het document of telefoongesprek wordt geopend om te kunnen nalezen en/of afprinten voor uw document. Aan de omslag kan u zien of een document werd gelezen (open omslag) of niet (gesloten omslag).
Transparantie schadedossiers ARCES (v.2.)
Pagina 4
Voor binnenkomende of uitgaande telefoons wordt geen document geopend maar een pop-up met het bericht. Voor detaillijn “afsluiting schadegeval” kan u ook op de omslag klikken waardoor het dossier wordt geopend, zodat u het nog even kan nakijken.
Transparantie schadedossiers ARCES (v.2.)
Pagina 5
Gegevens
Indien u op de pijl naast “Gegevens” klikt heeft u twee mogelijkheden:
a) Lijst van de verzekeringsnemer In deze lijst vindt u de verzekeringsnemers terug met hun coördinaten. Indien u een verzekerde wenst te zoeken, kan u bovenaan in de eerste lijn (blanco lijn) een filter ingeven om desbetreffende verzekerde terug te vinden.
Als u bijvoorbeeld een verzekerde wenst te zoeken met de familienaam De Wilde, dan klikt u op het blanco veld onder de titel “Naam”. Van zodra u 3 karakters van de familienaam heeft ingevuld, gaat de lijst zich reeds aanpassen met de namen die aan deze 3 karakters voldoen. b) Makelaars In dit scherm vindt u uw coördinaten van uw kantoor.
Door dubbelklik op de naam kan u de details bekijken en eventueel aanpassen.
Transparantie schadedossiers ARCES (v.2.)
Pagina 6
Om de gegevens aan te passen klikt u op . Het volgende scherm wordt weergegeven. Klik eerst op wijzigen indien u uw coördinaten wenst aan te passen, en daarna op bevestigen om deze wijzigingen vast te leggen.
Indien u uw wachtwoord wenst te wijzigen, hoeft u in de linkse kolom op te klikken, waardoor het scherm wordt aangevuld met de mogelijkheid tot wijzigen. Hiervoor moet u eerst uw oud wachtwoord ingeven en daarna 2 maal het nieuwe wachtwoord. Uiteraard moet met terug bevestigen om dit wachtwoord te aanvaarden.
Indien u bij het bevestigen de volgende boodschap krijgt, wil dit zeggen dat u niet 2 maal het zelfde wachtwoord hebt ingevuld als zijnde het nieuw wachtwoord.
Indien uw wachtwoord wel werd aanvaard krijgt u de melding :
Transparantie schadedossiers ARCES (v.2.)
Pagina 7
Uiteraard zijn wij graag bereid u desgewenst nadere inlichtingen te verstrekken. U kan hiervoor contact opnemen met uw inspecteur. Indien u een bijkomende login nodig heeft, of u heeft een probleem met uw toegang, dan kan u zich steeds tot mij wenden: Catharina Blancquaert ARCES N.V. Route des Canons, 2b B - 5000 Namen
[email protected] http://www.ARCES.be Tel: +32 2 555 11 03 Fax: +32 81 74 49 17
Met dank aan Intec voor de realisatie van deze Web-Site.
Transparantie schadedossiers ARCES (v.2.)
Pagina 8
