TUTORIAL OPERASIONAL EMAIL SKPD KOTA PASURUAN 1. Login Untuk menggunakan email dengan domain .pasuruankota.go.id, halaman yang bisa diakses adalah di mail.pasuruankota.go.id. User kemudian akan disambut dengan tampilan dibawah ini:
User kemudian memasukkan username dan password yang valid, jika username atau passwordnya salah, maka akan muncul peringatan seperti dibawah ini:
2. User interface awal Setelah berhasil login, tampilan awal halaman email adalah seperti dibawah ini. Email yang belum dibaca ditandai dengan font yang tebal (bold).
Secara default, yang ditampilkan pertama kali adalah tampilan inbox. Untuk melihat email, bisa di klik masingmasing email di inbox, isi dari email tersebut akan tampil di sebelah kanan, contoh seperti dibawah ini:
3. Mengirim, menghapus, dan mengelompokkan email a. Mengirim email Untuk mengirim email, klik tombol “new email” di pojok kiri atas, kemudian akan tampil tampilan baru yang kemudian bisa diisi alamat tujuan email, lampiran email, subject email dan isi email. Untuk tampilannya seperti dibawah ini :
“from” adalah alamat email pengirim. “to” adalah alamat tujuan email. “subject” adalah perihal email, menjelaskan isi email secara singkat. “cc” dan “bcc” adalah berperan seperti “tembusan” pada surat biasa pada umumnya
Juka user ingin menyertakan file dalam emailnya, bisa di klik tombol “attach” di bagian bawah. Setelah semuanya diisi, user mempunyai dua pilihan, apakah mau langsung dikirim, atau mau disimpan sebagai draft. Draft bisa diartikan sebagai konsep surat atau surat yang belum selesai. Sedangkan kalau mau langsung dikirim, user tinggal memencet tombol “send” di pojok kiri atas. b. Menghapus email Menghapus email dilakukan dengan memilih emailnya, dan klik tombol hapus yang bentuknya seperti tempat sampah di bagian atas. Penghapusan email bisa dilakukan sekaligus, atau satu demi satu. Untuk menghapus beberapa email sekaligus, centang dulu email nya, baru kemudian klik tombol hapus.
c. My Folders My folders adalah fitur pengelompokan email, terletak di bagian kiri dari user interface, secara default my folders berisi inbox, drafts, sent items, deleted items. - Inbox adalah email masuk, ketika ada email masuk yang belum dibaca, di sekitar tulisan inbox akan muncul angka sejumlah email masuk yang belum dibaca - Drafts adalah email yang akan dikirim, tapi belum selesai atu belum dikirim karena satu dan lain hal. - Sent items berisi email apa saja yang sudah dikirim - Deleted items berisi email yang duhapus, berperan seperti recycle bin di windows.
d. Mengelompokkan email. Mengelompokkan email bertujuan untuk mempermudah dan mengorganisir email yang masuk. Misalkan user sering berkirim email dengan pihak lain, maka bisa menggunakan fitur “add folder” untuk mempermudah manajemen email masuk. Menambah folder bisa dilakukan dengan mengklik tanda “+” di sebelah “my folders”. Kemudian akan muncul dialog box yang meminta user untuk memasukkan nama foldernya.
Setelah selesai akan muncul folder baru dibawah “my folders” sesuai nama yang dimasukkan sebelumnya. Kemudian, email di inbox bisa user kelompokkan berdasarkan folder tersebut dengan cara pilih email yang ingin dipindah foldernya, klik tombol yang berada di sebelah kiri tombol hapus. Ada dua piihan yang bisa dilakukan user, bisa “copy” atau “move”. Jika tombol “copy” yang di klik, maka email hanya akan disalin ke folder baru, jika tombol “move” yang di klik, maka email akan dipindahkan ke folder baru.
4. Option (personalize, compose, email template, auto responder, folders, filters, columns, worldclient instant messenger) Option adalah setting dan pengaturan dasar email, bisa diakses melalui tombol yang berbentuk seperti “gear” di pojok kanan atas.
Ketika tombol tersebut di klik, akan muncul menu dropdown yang isinya berbagai macam setting untuk email tersebut.
a. Personalize berisi setting diantaranya untuk merubah password user, merubah bahasa yang digunakan dalam interface aplikasi email, merubah warna tema, merubah tampilan default awal email, setting inbox dan lain-lain. Setting inbox ini di dalamnya ada sub setting lainnya, diantaranya adalah : - mail checking, berfungsi untuk menentukan durasi pengecekan email baru. Angka yang ada dsini menunjukkan berapa menit sekali email melakukan apakah ada email baru yang masuk atau tidak. - Message per page, berfungsi untuk menentukan jumlah email yang ditampilkan dalam satu halaman, jika email di inbox melebihi jumlah ini, maka akan ditampilkan di halaman berikutnya. - Mark as read, berfungsi untuk menandai suatu email sudah dibaca apa belum, secara default, setting dsini adalah “immediately” hal ini berart ketika ada email dibuka, maka secara langsung akan ditandai sebagai “sudah terbaca”. - sort message by, berfungsi untuk mengurutkan email di inbox, bisa dipilih berdasarkan tanggal, subject, pengirim dan tujuan email. - Send read confirmation, berfungsi sebagai “read report” pada mms atau aplikasi chatting lainnya, jadi ketika email yang user kirim dibaca oleh penerima email, maka akan dikirim konfirmasi ke email user yang menyatakan bahwa email sudah dibaca oleh penerima. - Message deletion, berisi dua setting, move to trash dan marked as deleted. Jika yang dipilih adalah move to trash, maka email akan dihapus dan dipindahkan dari “inbox” ke “trash”. Jika yang dipilih adalah “marked as deleted” maka email akan tetap berada di inbox, tapi ada suatu tanda yang menunjukkan bahwa email itu sudah dihapus. - Hide deleted message
-
-
Jika option ini dicentang, maka email yang dihapus akan disembunyikan Empty trash on singout Jika option ini dicentang, maka setiap kali user signout, maka secara otomatis email yang sudah dihapus dan berada di trash, akan dihapus secara permanen Enable threaded view Berguna untuk melihat email dalam bentuk seperti percakapan.
b. Compose, berisi beberapa setting ketika user membuat email baru. - Spell check email before sending, jika option ini dicentang, maka akan dilakukan pengecekan penulisan pada email, apakah ada kata yang salah atau tidak. - Ignore acronyms, jika option ini tidak dicentang maka setiap kali ada kata-kata yang hrufnya besar semua, akan muncul peringatan kepada user. - Ignore words with numbers, , jika option ini tidak dicentang maka setiap kali ada kata-kata yang ada angkanya, akan muncul peringatan kepada user. - Dictionary, berfungsi dan berkaitan dengan “spell check email before sending”. Jika ada kata yang diinput user di sini, maka kata-kaat tersebut akan dihiraukan jika ditemukan di email. - Save sent message, jika ini dicentang, maka setiap kali ada email yang dikirim keluar, maka akan disimpan di folder “sent items”. Jika tidak dicentang, maka tidak akan disimpan. - Advanced compose, jika ini dicentang, maka setiap kali menulis pesan baru, maka user interface nya akan masuk ke advanced mode, menampilkan cc,bcc. - Warn on blank subject, jika option ini dicentang maka akan muncul peringatan ke user jika email yang akan dikirimkan tidak mempunyai subject. - Html compose, berfungsi untuk mengenali karakter dan tag dalam script html yang mungkin ada di email yang dikirim. - Signature berperan sebagai semacam tandatangan. User bisa memasukkan foto atau tulisan dan akan berperan sebagai tandatangan di akhir setiap email yang dikirim.
c. Email template, berfungsi jika user sering mengirim dengan jawaban yang sama ke alamat email lain, jadi user tidak perlu lagi mengetik ulang isi emailnya, tinggal menggunakan email template saja. d. Autoresponder, berfungsi untuk menjawab email secara otomatis. Bisa disetting waktunya, kapan auto responder-nya aktif.
e. Folders f. Filters
Adalah fitur untuk menyaring email, email yang masuk atau keluar bisa langsung secara otomatis dilakukan tindakan, apakah dihapus, dipindah ke folder tertentu, diforward ke email lain ato di redirect jika memenuhi syarat-syarat tertentu yang ditentukan user. Untuk contoh kasus diatas adalah jika ada email masuk berisi *.exe maka tindakan yang dilakukan adalah email tersebut dihapus. Setelah setting diatas dirasa sudah cukup dan memenuhi keinginan user, klik tombol “save”
