2
Tujuan Pendidikan Tinggi (UU RI 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi)
Pasal 5 1. Mengembangkan potensi mahasiswa 2. Menghasilkan lulusan yang kompeten
3. Menghasilkan IPTEK melalui penelitian 4. Mewujudkan pengabdian kepada masyarakat berbasis penalaran dan karya Penelitian
3
Bisnis Utama Perguruan Tinggi
4
Bisnis Utama Fakultas dan Program Studi
5
UU RI 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi BAB III PENJAMINAN MUTU Sistem Penjaminan Mutu Pasal 52
Pasal 53
- Kegiatan sistemik - Peningkatan standar - Berbasis database (PDPT)
- SPMI oleh PT - SPME oleh BAN-PT/LAM
Akreditasi Pasal 55 - AIPT oleh BAN-PT - APS oleh LAM
6
DEFINISI PENJAMINAN MUTU (Dikti)
Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders).
7
Skema Penjaminan Mutu secara Internal dan Eksternal MUTU PENJAMINAN MUTU (Internal): Perguruan Tinggi yang bersangkutan
PENJAMINAN MUTU (Eksternal): Badan Akreditasi Nasional / Akreditasi Internasional/ Badan Sertifikasi ISO / Lembaga Lain
SPMI
SPME 8
Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) Asas-asas 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Komitmen Internally driven Tanggungjawab/pengawasan melekat Kepatuhan pada rencana Evaluasi Peningkatan mutu berkelanjutan
9
Delapan (8) Prinsip SMM
10
11
Visi-Misi Universitas Brawijaya Visi Visi Universitas adalah menjadi universitas unggul yang berstandar internasional dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Misi ① Menyelenggarakan pendidikan berstandar internasional agar peserta didik menjadi manusia yang berkemampuan akademik dan atau profesi atau vokasi yang berkualitas dan berkepribadian serta berjiwa dan/atau berkemampuan entrepreneur; ② Melakukan pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional. 12
Tonggak-tonggak Capaian (Milestones)
13
Tujuan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di UB Kontrol
1. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan standar mutu dengan cara perbaikan berkelanjutan/continous improvement (PDCA = Plan Do Check Act), menggunakan manajemen berbasis proses. 2. Kepuasan pelanggan (customer satisfaction) melalui pelayanan prima. 3. Kepuasan pelanggan terpelihara (customer care) 4. Keberlanjutan organisasi (promosi, pencitraan).
INPUT
PROSES
OUTPUT
Sumber Daya
14
Tujuan SMM di UB 5. Meningkatkan kinerja manajemen unit kerja di lingkungan UB dengan: Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu yang telah ditetapkan, sehingga visi dan misi UB dapat dicapai. Meningkatkan pelayanan, sehingga dapat memenuhi harapan atau kepuasan pengguna jasa layanan melalui pelayanan prima (PERMENPAN-RB 38/2012).
6. Meningkatkan akreditasi Institusi dan Program Studi.
7. Mendapatkan pengakuan eksternal dengan melakukan sertifikasi ISO dan AUN-QA. 8. Akselerasi World Class University.
15
Esensi SPMI
Membangun Sistem Manajemen yang bermutu (termasuk Sistem Database). SPMI bukan merupakan sistem dokumentasi tetapi merupakan sistem manajemen mutu yang terdokumentasi. SPMI bukan merupakan sistem yang terpisah dan tersendiri namun merupakan sistem yang menyatu dengan semua kegiatan organisasi sehari-hari. Penerapan SPMI tidak akan menambah beban kerja tetapi justru akan mengurangi beban kerja (memudahkan kita bekerja, alat bantu Teknologi Informasi). Sasaran akhir dari penerapan SPMI adalah terbangunnya budaya mutu organisasi, sehingga organisasi akan efisien dan efektif 16
Roadmap Kegiatan SPMI UB 2003 2004
2005 PNBP
SP4
Benefit Monitoring & Evaluation (BME)
Monevin DueLike
2006
2007
PNBP
Pusat Jaminan Mutu (PJM)
•Inisiasi SPMA •Akreditasi •Monevin PHK
•SPMA tertulis (PJM) •Audit sistem (akademik) •Akreditasi •Monevin PHK& Pasca PHK
2009Skrg
2008 I-MHERE B 2.2a
PNBP
SPMI (PJM – SPI)
PNBP
UB sehat & berdaya saing
• ISO 9001:2000 PJM • UB Award • Audit kepatuhan SPMI • SPMI tertulis (PJM-SPI) • Akreditasi • Monevin PHK& Pasca PHK
• ISO 9001:2008 UB • UB Award • Audit Kinerja • SPMI tertulis (PJM-SPI) • Akreditasi • Monevin PHK& Pasca PHK • Sertifikasi/ akreditasi perencanaan, internasional
Tumbuhnya kapasitas meningkatnya akuntabilitas, transparansi & efisiensi
17
Bagaimana Langkah UB untuk Menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal?
1. Menyusun organisasi penjaminan mutu (O) 2. Menyusun sistem (kebijakan mutu, sistem dokumen mencakup manual mutu, standar mutu dan manual prosedur dsb sebagai acuan kerja) (S) 3. Menjalankan sistem (sosialisasi dan implementasi sesuai acuan kerja) (D) 4. Melakukan Audit Internal Mutu (AIM). (satu siklus penjaminan mutu) (A) 5. Tindak Lanjut (T) “ satu siklus penjaminan mutu di UB”
“ O S D AT ”
18
Siklus SPMI di UB Visi Misi 1. Evaluasi Diri 2. Benchmarking 3. Stakeholders 1,2 dan 3 utk menetapkan RENSTRA
D
Dilaksanakan: Sosialisasi & acuan kerja
S
(Sistem)
Sistem Dokumen
Audit Internal Pimpinan Manajemen
Dokumen Induk & mutu Bisnis proses Standar mutu Sasaran mutu
Organisasi dan tupoksinya
(Do)
1. Ada tidak peningkatan kinerja terhadap tahun lalu. 2. Apa upaya-upaya yang telah dilakukan.
A
1. Pencapaian Visi Misi 2. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan
O
(Organisasi)
Perbaikan, tindak lanjut dan Peningkatan mutu
T
(TindakLanjut)
(Audit)
Audit (eksternal: PJM-UB; Akreditasi BAN-PT; ISO 9001:2008)
Tinjauan Manajemen (Management Review/ Permintaan Tindakan Koreksi = PTK)
19
20
Standar Organisasi Sistem Penjaminan Mutu 1. Terstruktur dan mempunyai bagan organisasi. 2. Mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) untuk masing-masing unit kerja. 3. Sesuai dengan kompetensinya.
21
Struktur Organisasi 1. Organisasi penjaminan mutu UB tidak dapat dilepaskan dari struktur organisasi UB secara menyeluruh.
2. Pada tahun 2008 UB telah berstatus menjadi BLU (SK. Menteri Keuangan RI No. 361/KMK.05/2008).
22
Struktur Organisasi UB
(*) Fakultas
: (1) Fakultas Hukum; (2) Fakultas Ekonomi dan Bisnis; (3) Fakultas Ilmu Administrasi; (4) Fakultas Pertanian; (5) Fakultas Peternakan; (6) Fakultas Teknik; (7) Fakultas Kedokteran; (8) Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan; (9) Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam; (10) Fakultas Teknologi Pertanian; (11) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik; (12) Fakultas Ilmu Budaya; (13) Fakultas Kedokteran Hewan; (14) Fakultas Kedokteran Gigi; (15) Fakultas Ilmu Komputer. (**) Lembaga : (1) Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat; (2) Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu; (3) Lembaga Teknologi Informasi dan Komunikasi. (***) Dewan Pengawas : Organ BLU
Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB 1. Pusat Jaminan Mutu (PJM) 2. Satuan Pengawasan Internal (SPI) 3. Komite Penjaminan Mutu Pascasarjana
REKTOR
SENAT AKADEMIK UNIVERSITAS
DEKAN/PROGRAM (PROGRAM STUDI S2 ,S3) (Unit Kerja Pelaksana Akademik)
SENAT AKADEMIK FAKULTAS
Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik Gugus Jaminan Mutu (GJM)
Unit Jaminan Mutu (UJM)
Audit
KETUA JURUSAN (PROGRAM STUDI S1, S2, S3) (Unit Kerja Pelaksana Akademik)
24
25
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI UB) SPMI UB Standar Nasional Dikti Akreditasi Nasional (BAN-PT) Standar Pelayanan Prima
PK-BLU UB Standar Green Campus Sertifikasi/Akreditasi Internasional ISO 9001:2008; ISO 17025; AUN-QA 26
Sistem Dokumentasi SPMI Sistem dokumentasi SPMI mengacu pada sistem dokumentasi SPMPT (Dikti) dan sistem dokumentasi ISO, sehingga sistem dokumentasi SPMI menjadi khas Universitas Brawijaya (UB).
Sistem dokumentasi SPMI juga dimaksudkan dalam rangka persiapan audit eksternal, baik Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) maupun The Internasional Organization for Standardization (ISO), selain audit internal yang dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu UB. 27
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Visi dan Misi Statuta Organisasi dan Tata Kerja Rencana Strategis (Renstra) Rencana Strategis Bisnis (RSB) Rencana Bisnis Anggaran (RBA) Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) 8. Pedoman Pendidikan 9. Standar Mutu UB 10. Standar Pelayanan Minimum (SPM) 11. Standar Pengelolaan 12. Standar Pelayanan 13. Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
1. Manual Mutu 2. Pola Tata Kelola (PTK)
3. Manual Prosedur 4. Instruksi Kerja 5. Dokumen Pendukung (Rekaman) 6. Borang-borang 7. Dokumen Audit
28
Standar Mutu UB (SM UB) Mengacu kepada: 1. Standar Nasional di bidang pendidikan: Mengacu pada UU 12/2012, Perpres 8/2012, Permendikbud 49/2014, PP 4/2014, Permendikbud 50/2014 tentang SPM-PT, Standar Mutu Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) dan Akreditasi Program Studi (APS), Standar Evaluasi Mutu Internal (EMI). 2. Standar Pelayanan Minimum Badan Layanan Umum (BLUUB). 3. Standar Pelayanan Prima (Permenpan 38/2012). 4. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. 5. Standar Internasional Asean University Network Quality Assurance (AUN QA). 29
Ruang Lingkup SM
UB
Standar Mutu Pendidikan; Standar Mutu Penelitian;
Standar Mutu Pengabdian kepada Masyarakat; Standar Mutu Kerjasama.
30
31
Pendampingan Akreditasi PS di UB • Dimulai sejak tahun 2006 (nasional) dan 2013 (internasional) • Mengacu kepada MP Pendampingan Akreditasi PS dan MP Surveillance Akreditasi PS. • Tim Pendamping adalah 57 Asesor BAN-PT dan 6 asesor internal akreditasi internasional bersertifikat.
• Ada bantuan dana operasional akreditasi BAN-PT per PS Rp.28juta (Rp.25juta untuk PS; Rp.3juta untuk asesor pendamping) • Ada bantuan dana operasional akreditasi internasional per PS Rp.50juta (Rp.45juta untuk PS; Rp.5juta untuk asesor pendamping) 32
Implementasi SPMI di UB berbasis Pelayanan Prima Menyiapkan SDM untuk selalu memberikan pelayanan dengan baik. Menetapkan standar website masing-masing unit kerja, Menyediakan lingkungan kerja yang aman, nyaman dan bersih. Bidang layanan masing-masing personil harus terpampang jelas. Manual Prosedur Pengelolaan Keluhan Pelanggan. Visi-Misi-Tujuan-Motto-Maklumat Pelayanan harus diumumkan secara luas. Hasil pengukuran dan analisis Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) masing-masing unit. 33
Implementasi SPMI di UB berbasis Pelayanan Prima Maklumat Pelayanan Universitas Brawijaya : Memberikan Layanan Yang Terbaik Guna Mewujudkan Kepuasan Pengguna Jasa Layanan. Motto Universitas Brawijaya : “Join UB Be The Best” Etika Pelayanan di UB : Mengawali senyum, salam, sapa. Wajib memakai tanda pengenal (kartu identitas). Bersikap sopan santun terhadap pengguna jasa layanan UB. Tidak semena-mena terhadap pengguna jasa layanan UB. Tidak dibenarkan dalam memberikan pelayanan sambil merokok atau berkomunikasi dengan handphone atau alat komunikasi 34 lainnya.
Universitas Brawijaya sebagai Green Campus
Kepuasan Pelanggan
36
37
Jenis Audit Audit Internal: AIM = Audit Internal Mutu (dilakukan secara internal dua atau satu tahun sekali). Audit Eksternal: 1. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT). Dilakukan empat tahun sekali, sesuai masa habisnya akreditasi, khusus untuk unit pelaksana akademik. 2. ISO (dilakukan dua atau satu tahun sekali oleh lembaga sertifikasi ISO, baik unit pelaksana maupun penunjang akademik). 3. Audit oleh lembaga keuangan, mis. BPK, BPKP, KAP, ITJEN, dll. 38
Tahapan Audit Audit Sistem Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu.
Audit Kinerja Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: 1. Memeriksa apakah standar mutu yang telah ditetapkan dalam dokumen standar mutu atau yang telah dijanjikan, dipenuhi atau tidak, salah satunya dengan mengisi dokumen evaluasi kinerja. 2. Memeriksa/memastikan apakah setiap dokumen mutu (misal: manual prosedur atau instruksi kerja) telah dilaksanakan secara tertib dan benar.
Audit sistem dan kinerja bisa dilakukan di kantor (desk evaluation) dan visitasi, atau bisa juga dilakukan hanya di kantor atau langsung visitasi.
Mekanisme AIM 1
2
Menugaskan PJM-SPI
REKTOR
PJM-SPI menyusun Tim AIM
3
SK Rektor tentang Tim AIM 4
6 Tim AIM melaporkan hasil audit ke Rektor melalui PJMSPI
5
Tim AIM melaksanakan audit
7
Permintaan Tindakan Koreksi
8
Dekan/ Ketua Program
9
Kajur/KaPS untuk memperbaiki Kinerja sesuai target indikator yang dijanjikan
Berlanjut pada siklus berikutnya
http://pjm.ub.ac.id/layanan/audit-internal-mutu/
40
Jumlah UKPA-UKPPA
AIM di UB 400 350
Partisipasi Unit Kerja di UB dalam AIM 341 316
300 250 200
149
150 100 50
45
50
0
342
• UKPA (fakultas, jurusan, PS) = 13 siklus • UKPA (lab) = 3 siklus • UKPPA (biro, lembaga, UPT) = 7 siklus
Tahun
41
Rata-rata Nilai Capaian Standar EMI PS S-1 per standar di UB Rerata
82.6
Kerjasama
78.3
Standar Mutu EMI
Pengabdian kepada Masyarakat
77.1
Penelitian
68.6
Penilaian
95.7
Pembiayaan
90.0
Pengelolaan
92.9
Sarana & Prasarana
92.9
Pendidik & Tenaga Kependidikan
97.1
Kompetensi Lulusan
80.0
Proses
85.7
Isi
97.1 40.0
50.0
60.0
70.0
80.0
90.0
100.0
Rerata Capaian Per Standar
42
Hasil Pengukuran IKM di UB Tahun 2014
43
Perkembangan Lingkup Audit Internal SPI Tahun 2008
Tahun 2009
Tahun 2010
Tahun 2011
Tahun 2012
Tahun 2013
Tahun 2014
Audit Terpadu: 1. UB Guest House 2. Ikatan Alumni UB Review Laporan Keuangan UB
Audit Khusus Keuangan: 1. UB Review Laporan Keuangan UB
Audit Terpadu: 1. FK 2. FIB 3. Griya Brawijaya Review Laporan Keuangan UB
Audit Terpadu: 1. FISIP 2. FIA 3. FT 4. JPC 5. UB Guest House Review Laporan Keuangan UB
Audit Terpadu: 1. FEB 2. FPIK 3. FMIPA 4. PKH 5. FP 6. FH 7. FTP 8. FPt 9. LSIH Audit Khusus Pembangunan Gedung FEB
Audit Terpadu: 1. FK 2. FIB 3. FT 4. FIA 5. FEB 6. FP 7. FPIK 8. PKH 9. Biro-biro Audit Khusus IT di Unit TIK
Audit Terpadu: 1. Yubi Travel 2. UB Media 3. UB Guest House Audit Khusus Pengadaan di ULP Audit Khusus Keuangan di UB
Review Laporan Keuangan UB
Review Laporan Keuangan UB
Review Laporan Keuangan UB
45
Sistem Evaluasi
46
Tinjauan Manajemen
(Management Review)
► Melibatkan sistem mutu organisasi yang menunjukkan adanya kepemimpinan dan komitmen manajemen puncak (Pimpinan Universitas, Fakultas, Jurusan/PS, PJM dan SPI). ► Tujuan Tinjauan Manajemen: Memfokuskan pada kebijakan dan tujuan manajemen puncak dalam sistem mutu. Mencari cara-cara untuk meningkatkan mutu. Mengkaji ulang komitmen terhadap sumber daya dan fasilitas. Menilai efisiensi sistem mutu. 47
Diseminasi Hasil AIM UKPA Siklus 13 Th.2014
Klik pada gambar di atas untuk melihat isi diseminasi
48
Diseminasi Hasil AIM UKPPA Siklus 7 Th.2014
Klik pada gambar di atas untuk melihat isi diseminasi
49
Nilai Akreditasi Nasional Program Studi Universitas Brawijaya (Agustus 2015)
A; 56
B; 59
(40%)
(42%)
Proses/ Baru; 17 (12%)
C; 7
(5%) 51
SERTIFIKAT ISO 9001:2008 untuk Universitas Brawijaya The Quality Management System is applicable to: Provision of higher education academic services (undergraduate and postgraduate programmes) including academic supporting activities.
52
SERTIFIKAT ISO 17025:2005 untuk LSIH Universitas Brawijaya
53
Akreditasi Internasional PS
54
Standar Input Program Studi S-1 Rasio Peminat:Diterima
(sumber data dari UB Dalam Angka Tahun 2014)
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Fakultas/Program Fakultas Hukum Fakultas Ekonomi dan Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Fakultas Pertanian Fakultas Peternakan Fakultas Teknik Fakultas Kedokteran Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Fakultas Teknologi Pertanian Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Fakultas Ilmu Budaya Program Kedokteran Hewan Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer Jumlah
880 1.275 1.364 1.419 909 1.447 1.179 1.180 703 877 1.492 442 188 1.297
Daftar Ulang 498 913 1.069 1.034 677 1.138 767 872 537 691 1.235 364 150 1.056
Rasio 2014 6,78 14,34 13,36 9,12 4,93 16,05 31,94 7,23 12,42 15,17 10,32 14,59 8,23 12,78
14.652
11.001
13,06
Peminat
Diterima
5.968 18.288 18.218 12.939 4.485 23.222 37.655 8.527 8.731 13.307 15.398 6.449 1.547 16.574
191.308
Rasio peminat:diterima UB = 13,06; Standar BAN-PT, jika rasio ≥ 5 maka nilai A
55
Standar Output Program Studi S-1 Rata-rata Masa Studi Mahasiswa
Rerata Masa Studi (tahun)
(sumber data dari UB Dalam Angka Tahun 2014)
5.00
4.19 4.43 4.22
4.50 4.00 3.50
3.67
3.88 3.92
4.65
4.32 4.47 4.30
4.17 3.89
4.01
4.10
3.25
3.00 2.50 2.00 1.50 1.00 0.50 0.00
Fakultas/Program Persyaratan BAN-PT, Masa Studi Mahasiswa < 4,5 tahun
57
Standar Output Program Studi S-1 Rata-rata Nilai IPK Lulusan (sumber data dari UB Dalam Angka Tahun 2014)
3.50 3.45
3.44 3.44
3.47
3.43
3.41 3.37
Rerata IPK
3.40 3.35 3.30
3.29
3.39
3.38 3.34
3.34
3.31
3.37 3.32
3.27
3.25 3.20 3.15 3.10 3.05 3.00
Fakultas/Program Persyaratan BAN-PT, IPK Lulusan > 2,75 58
Statistik Keluhan Pelanggan Th. 2015
(sumber data https://e-complaint.ub.ac.id/statistik.html)
59
KEBERSAMA AN DAN HARMONISASI C I V I TA S A C A D E M I C A
