TUGAS MAKALAH
IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) MAMPU MENJADI PENGGERAK DALAM PERBAIKAN PROSES BISNIS DAN PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN
Disusun oleh: Lina Dianati Fathimahhayati 10/306097/PTK/6867
PROGRAM STUDI PASCASARJANA TEKNIK INDUSTRI JURUSAN TEKNIK MESIN DAN INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2010
1.
PENDAHULUAN Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi
keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka. Salah satu teknologi informasi yang sedang marak diperbincangkan dewasa ini adalah ERP (Enterprise Resource Planning). Perusahaan besar di seluruh dunia mulai memasang sistem ERP pada tahun 1990 sebagai kerangka kerja konseptual dan katalis untuk merekayasa ulang proses bisnis mereka [O’brien, 2006]. ERP merupakan salah satu teknologi sistem informasi yang mampu mengelola aktivitas rutin di dalam perusahaan mulai dari fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia perusahaan [Turban, 2006]. ERP mengintegrasikan aliran informasi antardepartemen di dalam perusahaan sehingga dapat mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. Namun, di lain pihak, sistem ERP yang mengelola seluruh aktivitas rutin dalam perusahaan, secara tidak langsung dapat membawa budaya kerja baru dalam perusahaan karena ERP mengambil alih tugas rutin personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional. Dari uraian di atas, tujuan penyusunan makalah ini adalah untuk mengetahui secara mendalam bagaimana implementasi ERP dapat menjadi penggerak dalam perbaikan proses bisnis yang kemudian secara tidak langsung mengubah budaya dalam suatu perusahaan.
2.
DEFINISI ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Menurut Turban (2006), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah piranti lunak
yang mengintegrasikan semua departemen dan arus informasi fungsional di seluruh 1
perusahaan ke dalam sebuah sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan mulai dari perencanaan, manajemen hingga penggunaan sumber daya. ERP
muncul pada era 1960-an ketika IBM dan J.I. Case bekerja sama untuk
mengintegrasikan proses manufaktur menggunakan Material Requirements Planning (MRP) [Vanover dan Shorter, 2006]. MRP berevolusi menjadi Closed-Loop MRP yang kemudian berkembang lagi menjadi MRP II. Selanjutnya pada akhir tahun 1990-an MRP II berkembang menjadi ERP dengan memperluas beberapa proses bisnis. Selanjutnya pada tahun 2000 ERP berkembang menjadi lebih kompleks daripada ERP sebelumnya [Wallace dan Kremzar, 2001].
Gambar 1. Konsep Dasar ERP menurut Davenport [Islamiyah, 2009]
Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan yang terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem sumber daya manusia. Masing-masing modul digunakan pada departemen yang berbeda dalam satu perusahaan. Semua modul saling berhubungan satu sama lain dalam satu sistem yang koheren dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing modul. Database yang ada dapat mengijinkan setiap 2
departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara realtime [Gunson dan De Blasis, 2002; O’Brien, 2006; dan Turban, 2006]. Terdapat berbagai macam software ERP yang sudah beredar di pasaran, seperti BAAN dari Belanda, Oracle dari Amerika, Peoplesoft dari Amerika, SAP dari German, JDEdwards dari Amerika dan lain sebagainya.
3.
PENGARUH
ERP
TERHADAP
PERBAIKAN
PROSES
BISNIS
PERUSAHAAN Proses bisnis pada perusahaan terbagi-bagi menjadi beberapa bagian proses bisnis. Menurut Bodnar, proses bisnis tersebut adalah penjualan, logistik, operasi, pembelian, dan infrasturktur perusahaan [Islamiyah, 2009]. Sebagai contoh, ketika ada pesanan dari pelanggan, maka organisasi bisnis harus mencatat pada departemen penjualan dan secara otomatis bagian gudang harus mengetahui kapan akan mengirim pesanan ke pelanggan yang telah disetujui oleh bagian penjualan. Setelah barang dikirim oleh gudang tentu saja bagian keuangan harus mengetahui kapan akan melakukan penagihan terhadap pelanggan. Dalam bagian produksi sendiri, penjualan kepada pelanggan akan mempengaruhi stok barang di gudang. Setelah bagian perencanaan produksi menyetujuinya, informasi akan mengalir ke bagian pembelian, yang memungkinkan menghubungi pemasok untuk negosiasi harga dan pengiriman. Pada saat itu pula, bagian pembelian juga harus mendapatkan berbagai informasi mengenai kinerja para pemasoknya. Setelah kesepakatan diperoleh, order pembelian dibuat dan informasi rencana kedatangan barang telah sampai di bagian penerimaan barang. Sementara itu, bagian keuangan akan memperoleh informasi mengenai jumlah uang yang harus disiapkan untuk order pembelian, demikian seterusnya proses bisnis ini berjalan di dalam sebuah perusahaan. 3
Pada pendekatan tradisional, setiap departemen mengolah informasinya sendiri, seperti yang dapat dilihat pada gambar 2, departemen accounting menyimpan data departemen accounting sendiri, dimana data tersebut diolah dalam sistem yang ada di dalam departemen accounting tersebut, sehingga hal ini membuat laporan yang diberikan tiap departemen akan memiliki format yang berbeda dan tentu saja akan lebih sulit dalam mengambil keputusan karena tidak ada integrasi antara informasi antara departemen satu dengan yang lainnya. Hal ini akan berdampak pada lambatnya aliran informasi dalam organisasi bisnis.
Gambar 2. Perbandingan Aliran Informasi pada Sistem Tradisional dan Sistem Enterprise menurut Laudon [Tarigan(a), 2007]
Berbeda halnya dengan sistem enterprise. Dengan adanya ERP, aliran informasi terjadi. Setelah pesanan dimasukkan, semua departemen memiliki akses ke informasi dan komputer segera mulai peramalan penyesuaian terhadap pesanan bahan baku, penjadwalan, pengiriman, penagihan, dan proses lainnya. Setiap saat informasi dapat diakses oleh setiap departemen sehingga status pesanan juga diketahui dengan segera, bahkan apabila ada perubahan pesanan sekalipun [Vanover dan Shorter, 2006]. Selain itu sistem ERP memiliki nilai tambah berupa penghapusan proses-proses yang tidak perlu, penyederhanaan prosesproses yang rumit atau bertele-tele, penyatuan proses-proses yang terpisah-pisah, dan
4
pengotomatisasian proses-proses yang manual. Oleh karena itu, dengan sistem ERP inilah, alur proses bisnis yang ada menjadi efisien dan efektif [O’Leary, 2004]. Selain itu, ERP juga mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan [O’brien, 2006]. Contohnya, software ERP untuk perusahaan manufaktur akan meliputi modul yang memasukkan aktivitas penjadwalan produksi, manajemen persediaan, entri pesanan penjualan, koordinasi pengiriman, dan penyediaan layanan purna jual. Software ini akan memproses data dan menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman, dan pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia. Sistem ERP menelusuri sumber daya bisnis (seperti kas, bahan baku, dan kapasitas produksi), serta status dari berbagai komitmen yang dibuat perusahaan (seperti pesanan pelanggan, pesanan pembelian, dan penggajian karyawan, dan lain-lain) tidak peduli departemen mana yang telah memasukkan data ke dalam sistem tersebut. Contoh dari sistem produksi yang didukung ERP adalah perencanaan kebutuhan bahan baku, perencanaan produksi dan perencanaan kapasitas. Beberapa dari proses penjualan dan pemasaran yang didukung oleh sistem ERP mendukung banyak proses administrasi penggajian dan tunjangan, serta dapat menyelesaikan sebagian besar aplikasi pencatatan keuangan serta akuntansi manajerial yang dibutuhkan [O’brien, 2006]. Program ERP, sangat membatu perusahaan yang memiliki proses bisnis yang luas seperti yang terjadi di Perusahaan Colgate-Palmolive. Sebelum ERP, perlu satu hingga lima hari bagi perusahaan ini untuk mendapatkan sebuah pesanan, satu atau dua hari lagi untuk memproses pesanan tersebut dan empat hari untuk perencanaan distribusi dan pengambilan. Kini, perolehan pesanan dan pemrosesannya hanya membutuhkan waktu empat jam, tidak lagi hingga tujuh hari. Perencanaan distribusi dan pengambilan memakan
5
waktu 14 jam. Secara total, waktu yang dibutuhkan sejak pesanan hingga pengiriman telah dipangkas hingga setengahnya [O’Brien, 2006]. Contoh tersebut mengungkapkan fakta bahwa software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari bisnis proses dengan cara mengintegrasiakan dan mengotomasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan proses termasuk fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia perusahaan. Hal ini menyebabkan bisnis proses menjadi lebih cepat [Tarigan(b), 2007]. Sama halnya dengan pendapat O’brien (2006) dan Turban (2006), bahwa dengan ERP, bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan dan produktivitas yang tinggi, menjadikan biaya dan persediaan lebih rendah, dan keputusan dapat diambil secara cepat. Namun di lain sisi, tidak selamanya penerapan ERP dapat memperbaiki proses bisnis perusahaan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Wieder, dkk (2006) didapatkan bahwa tidak terdapat perbedaan yang signifikan pada level proses bisnis antara perusahaan yang menerapkan ERP dengan yang tidak menerapkan ERP. Begitu pula menurut O’brien (2006), bahwa banyak perusahaan yang mengalami kegagalan dan kerugian besar setelah menerapkan sistem ERP. Dalam banyak kasus, pesanan dan pengiriman hilang, perubahan persediaan tidak dicatat dengan benar dan tingkat persediaan yang tidak dapat dipercaya menyebabkan kehabisan persediaan besar terjadi selama beberapa minggu atau bulan. Perusahaan seperti Hersley Foods, Nike, A-DEC, dan Connecticut General terus mengalami beberapa ratus juta dolar dalam beberapa hal [O’brien, 2006]. Menurut beliau, penyebab umum kegagalan penerapan sistem ERP dalah perusahaan-perusahaan ini meremehkan kerumitan perencanaan dan pengembangan sistem ERP ini.
6
4.
PENGARUH ERP TERHADAP PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN Lingkungan organisasi selalu berubah sejalan dengan perjalanan waktu yang ada.
Dalam perubahan lingkungan yang ada, teknologi informasi merupakan elemen yang sangat mempengaruhi perubahan lingkungan organisasi khususnya budaya kerja di dalam suatu perusahaan. Teknologi informasi seperti ERP telah meniadakan berbagai tugas monoton atau tidak diinginkan dalam kantor serta pabrik yang dahulu harus dilakukan oleh orang-orang [O’brien, 2006]. ERP secara tidak langsung mempengaruhi perubahan pada budaya perusahaan karena sistem ERP menangani keseluruhan proses bisnis di dalam perusahaan yang mengambil alih tugas rutin dari personel tingkat operator hingga manajer fungsional. ERP juga menghapus proses-proses yang tidak perlu, menyederhanakan proses-proses yang rumit atau bertele-tele, menyatukan proses-proses yang terpisah-pisah, dan mengotomasikan proses-proses yang manual. Penerapan konsep ERP adalah untuk melakukan empowerement terhadap manajemen dan karyawannya. Artinya, yang bersangkutan tidak perlu lagi membuang banyak waktu untuk melakukan proses-proses yang bersifat administratif (non value added activities), melainkan dapat lebih banyak meluangkan waktunya untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. Di lain sisi, implementasi ERP dapat menghasilkan efek merugikan pada sikap staf karena budaya perusahaan berubah dari yang awalnya berorientasi pada fungsi menjadi berorientasi pada proses seperti yang digambarkan pada Gambar 3 [Skok dan Doringer, 2001]. Hal ini menjadikan masalah dalam implementasi ERP. Staf cenderung tidak nyaman dengan perspektif proses, karena tidak memberikan keakraban dan kebersamaan kerja di lingkungan kerja departemen [Skok dan Doringer, 2001].
7
Gambar 3. Pandangan Perusahaan menurut Keller, dkk [Skok dan Doringer, 2001]
Selain itu, menurut Fan, dkk dalam Tarigan(b) (2007) keuntungan ERP menyebabkan komunikasi menjadi lebih baik karena data tersimpan dalam satu database tunggal dimana setiap departemen dapat secara mudah mengaksesnya. Halangan yang tadinya berupa perbedaan tempat, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat diruntuhkan [Gunson dan De Blasis, 2002]. Hal ini menyebabkan staf jadi jarang bertemu. ERP juga menyediakan data-data umum dengan format tertentu dan proses bisnis standar sehingga karyawan jadi kurang bebas dan kreatif. Selain itu, untuk menyesuaikan standard tersebut, karyawan perlu belajar lagi. Pendidikan harus diberikan untuk individu dan juga kelompok [De Blasis dan Gunson, 2002]. Pendidikan individu seperti mempelajari bagaimana modul-modul ERP bekerja dan bagaimana cara menggunakannya. Pendidikan kolektif misalnya mempelajari bagaimana mengintegrasikan ERP di masingmasing departemen. Namun di lain sisi, O’Brien (2006) mengungkapkan bahwa implementasi ERP akan meningkatkan kelincahan perusahaan. Sistem ERP dapat meruntuhkan dinding departemen dan fungsi berbagai proses bisnis. Hal ini menghasilkan struktur organisasi, tanggung 8
jawab manajerial, dan peran kerja yang lebih fleksibel, dan karenanya, menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif, yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan peluang baru bisnis.
5.
KESIMPULAN ERP merupakan suatu software yang dapat menjadi penggerak dalam perbaikan
proses bisnis perusahaan. ERP mampu mengelola dan mengintegrasikan aktivitas rutin di dalam perusahaan mulai dari fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia perusahaan [Turban, 2006]. Selain itu sistem ERP memiliki nilai tambah berupa penghapusan proses-proses yang tidak perlu, penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele, penyatuan proses-proses yang terpisah-pisah, dan pengotomatisasian proses-proses yang manual. Oleh karena itu, dengan sistem ERP inilah, alur proses bisnis yang ada menjadi lebih baik karena proses bisnis menjadi lebih cepat, efisien dan efektif [O’brien, 2006; O’Leary, 2004; dan Tarigan(b), 2007]. Di lain pihak, sistem ERP yang menangani seluruh aktivitas dalam perusahaan, secara tidak langsung membawa budaya kerja baru dalam perusahaan karena ERP mengambil alih tugas rutin personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional. Dampak budaya kerja yang berubah antara lain adalah berubahnya pandangan perusahaan yang awalnya berorientasi pada fungsi menjadi berorientasi pada proses, kurangnya keakraban dan kebersamaan di dalam perusahaan, serta karyawan menjadi kurang bebas dan kreatif. Namun di lain pihak, ERP membuat gerak perusahaan yang menjadi lebih fleksibel sehingga menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif, yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan peluang baru bisnis [Gunson dan De Blasis, 2002; dan O’brien, 2006]. 9
REFERENSI Gunson, John, dan De Blasis, Jean-Paul, 2002, Implementing ERP in Multinational Companies: Their Effects on The Organization and Individulas at Work [Akses online 10 Oktober 2010], URL: http://www.hec.unige.ch/recherches_publications/ cahiers/2002/2002.07.pdf Islamiyah, Shofawati Nur, 2009, Analisis dan Implementasi Modul Voucher Financial Management
pada
OpenERP
[Akses
online
10
Oktober
2010],
URL:
http://www.gunadarma.ac.id/library/articles/graduate/industrial-technology/2009/ Artikel_50405675.pdf O’brien, James A., 2006, Introduction to Information Systems, Edisi ke-12, Mc-Graw Hill, New York. O’leary, Daniel E., 2004, Enterprise Resource Planning (ERP) Systems: An Empirical Analysis of Benefits, Journal of Emerging Technologies in Accounting, Vol. 1, hal. 63-72
[Akses
online
6
Oktober
2010],
URL:
http://www-
bcf.usc.edu/~oleary/Papers/Empirical%20Benefits.pdf Skok, W., dan Doringer, H., 2001, Potential Impact of Cultural Differences on Enterprise Resource Planning (ERP) Projects [Akses online 10 Oktober 2010], URL: http://www.sed.manchester.ac.uk/idpm/research/publications/wp/di/documents/di_w p24.pdf Tarigan(a), Josua, 2007,
Enterprise Resource Planning (ERP): Dampak Dalam
Pendidikan, Profesi Akuntan dan Auditor [Akses online 6 Oktober 2010], URL: http://fportfolio.petra.ac.id/user_files/04-025/BINUS_Call%20for%20Paper_ Josua_Petra.pdf)
10
Tarigan(b), Zeplin Jiwa Husada, 2007, Pengaruh Key User Terhadap Kinerja Perusahaan Dalam Implementasi Teknologi Enterprise Resources Planning [Akses online 10 Oktober
2010],
URL:
http://fportfolio.petra.ac.id/user_files/04-
017/PENGARUH%20KEY%20USER%20TERHADAP%20KINERJA%20PERUS AHAAN%20DALAM%20IMPLEMENTASI%20ERP.pdf Turban, E., Rainer, R. K. Jr., dan Potter, R. E., 2006, Introduction to Information Technology, Edisi ke-3, John Wiley & Sons, Inc, New York. Vanover, J. S., dan Shorter, J. D., 2006, Enterprise Resource Planning Today [Akses online 13 Oktober 2010], URL: http://www.iacis.org/iis/2006_iis/pdfs/vanover_ shorter.pdf Wallace, Thomas F., dan Kremzar, Michael, H., 2001, ERP: Make It Happen, hal. 3 – 13, John Wiley & Sons, Inc., New York. Wieder, B., Booth, P., Matolcsy, Z. P., dan Ossinitz, M. L., 2006, The impact of ERP systems on firm and business process performance, Journal of Enterprise Information Management, Vol. 19 Iss: 1, hal.13 – 2 [Akses online 6 Oktober 2010], URL:
http://faculty.biu.ac.il/~shnaidh/zooloo/lis/The%20impact%20of%20ERP%
20systems%20on%20firm%20and%20business%20process%20performance.pdf)
11
LAMPIRAN
12
DAFTAR ISI
Halaman Sampul ................................................................................................................................ i Daftar isi ............................................................................................................................................. ii
1.
Pendahuluan ............................................................................................................................. 1
2.
Definisi ERP (Enterprise Resource Planning) ........................................................................ 1
3.
Pengaruh ERP terhadap Perbaikan Proses Bisnis Perusahaan .................................................2
4.
Pengaruh ERP terhadap Perubahan Budaya Perusahaan ......................................................... 7
5.
Kesimpulan ............................................................................................................................. 9
Referensi .......................................................................................................................................... 10 Lampiran .......................................................................................................................................... 12
13
