TUGAS AKHIR ELINA PENGANTAR MANAJEMEN (PERTEMUAN KE-8) 1. Jelaskan pengertian dari manajemen ( minimal 5 pengertian beserta tokoh/nara sumber yang menjelaskannya) serta Jelaskan perkembangan awal munculnya teori manajemen ? 2. Jelaskan yang dimaksud dengan tujuan visi, dan misi organisasi/perusahaan 3. Sebut dan Jelaskan fungsi-fungsi manajemen.Apa yang disebut dengan pengaruh Hawthorne dan mengapa hal itu penting bagi manajer? 4. Seorang manajer dapat diklasifikasikan dalam dua cara, yaitu: berdasarkan tingkatan manajemen dalam suatu organisasi dan berdasarkan kegiatan-kegiatan organisasi dimana mereka bertanggung jawab. Jelaskan. 5. Mengapa perencanaan penting untuk dilakukan dan Jelaskan jenis-jenis perencanaan.Apa yang anda ketahui tentang manajemen strategik. Jelaskan! Jelaskan tipe-tipe pengawasan dan karakteristik pengawasan yang efektif 6. Dalam pengawasan dikenal audit. Apakah itu serta jelaskan jenisjenis audit? 7. Jelaskan Teori Motivasi Maslow (beserta bagan / hierarki teori kebutuhan). 8. Dalam MSDM, untuk mengatur pengorganisasian dikenal dengan struktur organisasi dan departementalisasi. Jelaskan beserta bagan. JAWABAN 1. Pengertian manajemen menurut para tokoh a. Mary Parker Follet (1997) Management is the art of getting things done through people atau seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. b. G.R. Terry Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksudmaksud yang nyata c. James A.F Stone Manajemen Sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengevaluasi kerja anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi d. Peter E Drucker Management is tasks, management is dicipline, management is people atau manajemen adalah tugas, manajemen adalah kedisiplinan, manajemen berkaitan dengan manusia e. Henry Fayol Manajemen mengandung gagasan lima fungsi utama yaitu, merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan. Perkembangan awal munculnya teori manajemen dimulai kurang lebih sekitar abad 18 atau awal abad 19 masehi dimana manajemen secara keilmuan baru terumuskan. Pada awalnya tokoh yg mulai memperkenalkan manajemen secara keilmuan adalah Robert Owen (1771-1858) dan Charles Babbage (1792-1871). Owen merupakan tokoh pertama yang menyatakan perlunya sumber daya manusia dalam organisasi dan kesejahteraan pekerja, beliau adalah seorang pembaru dan industrialis dari Inggris. Sedangkan Babbage meyakini akan perlunya pembagian kerja dan perlunya penggunaan matematika dalam efisiensi penggunaan fasilitas dan material produksi, beliau adalah seorang ahli matematika dari Inggris. Setelah Owen dan Babbage, tokoh-tokoh lainnya bermunculan seiring dengan perubahan besarbesaran dari kegiatan revolusi industri dan perkembangan kegiatan ekonomi dari satu negara ke negara lainnnya.
2. Yang dimaksud dengan tujuan organisasi adalah segala sesuatu yang ingin dicapai oleh perusahaan. Visi organisasi merupakan gambaran keseluruhan dari suatu organisasi disertai dengan kerangka tujuan yang akan dicapai Misi organisasi merupakan cara atau strategi suatu perusahaan untuk mencapai tujuan & visinya 3. Fungsi dalam management yang dikemukakan oleh George Terry, proses sistematis yang terdiri dari Planning-Organizing-Leading-Controlling a. Perencanaan (Planning) : sebelum melakukan sesuatu manajer memikirkan apa tujuan organisasinya, bagaimana mencapainya/strategi pencapaian, bagaimana sumber dayanya, menetapkan standar keberhasilan dari strategi yang di jalankan b. Pengorganisasian (Organizing): bagaimana manajer mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasinya, menempatkan orang-orang untuk melakukan kegiatan tersebut dan mengalokasikan sumber daya yang ada c. Penggerak (Actuating): bagaimana manajer mempengaruhi, memotivasi dan memimpin bawahan agar mau bekerja dalam mancapai tujuan organisasi d. Pengendalian (Controlling) : bagaimana manajer mengawal seluruh aktivitas dalam organisasinya agar tetap berada pada jalur yang benar (on the right track) Pengaruh Hawthrone dalam sejarahnya merupakan suatu rangkaian penelitian penelitian sebuah Tim Riset Universitas Harvard AS mengenai dampak penerangan lampu terhadap kinerja berbagai kelompok pekerja di Pabrik Hawthrone, bagian dari Western Elektrik Co. untuk kebutuhan manajemen ilmiah. Hasil dari penelitian ini mengacu pada teori bahwa organisasi dapat memotivasi karyawan sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan. Pengaruh ini penting untuk diketahui, dimengerti dan diimplementasikan oleh manajer dimana pengaruh ini juga termasuk dalam salah satu fungsi dalam manajemen yaitu Actuating Function, jika pekerja termotivasi maka hal itu akan secara otomatis meningkatkan produktivitas kerja mereka 4. Manajer berdasarkan tingkatan manajemen dalam suatu organisasi : a. Top Managers Sekelompok kecil eksekutif yang mengelola keseluruhan organisasi, mereka menciptakan tujuan organisasi, strategi pencapaian dan kebijakan operasional contohnya : CEO, Presiden direktur b. Middle Managers Kelompok manajer yang paling banyak di dalam organisasi, bartanggung jawab untuk mengimplementasikan atau menerapan kebijakan dan rencana yang dikembangkan oleh manajer puncak serta untuk mengevaluasi, supervisi dan mengkoordinasikan pekerjaan manajer bawahannya. c. First-Line Managers Mengawasi/supervisi dan mengkordinasikan aktifitas karyawan Manajer berdasarkan Lingkup Kegiatannya a. Marketing Managers Manajer yang Bekerja pada bidang yang berhubungan dengan fungsi pemasaran (pengembangan produk baru, promosi, distribusi, jaringan klien, konsumen) b. Financial Managers Terutama berhubungan dengan pengelolaan sumber daya keuangan (accounting, manajemen kas, investasi) c. Operations Managers
Manajer yang berurusan dengan penciptaan dan pengelolaan sistem yang menciptakan produk / jasa perusahaan (pengendalian produksi, pengendalian persediaan, pengendalian kualitas, lay out pabrik dan pemilihan lokasi) d. Human Resource Managers atau Manajer HRD Bertanggung jawab untuk menerima dan mengembangkan karyawan ( human resource planning, recruiting and selecting employees, training and development, designing compensation and benefit systems, formulating performance appraisal systems, and discharging low-performing employees.) e. Administrative Managers Lebih bersifat umum, akrab dengan semua bidang manajemen dari pada berspesialis pada satu bidang f. Other Kinds of Managers Sesuai dengan bidang usaha/tujuan organisasi (Contoh: Public relations managers, R & D managers) 5. Perencanaan penting dilakukan oleh manajer karena dari perencanaan kita akan tahu hal apa saja yang akan dikerjakan dan dicapai, bagaimana cara atau strategi pencapaiannnya dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses tersebut dari awal hingga tercapainya sebuah tujuan organisasi Jenis-jenis perencanaan antara lain dibagi menjadi : a. Dari segi keluasan dan waktu - Rencana Strategis / Jangka Panjang : rencana yang dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi - Rencana Taktis / Jangka Menengah : rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang. - Rencana operasional / Jangka Pendek : rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek b. Dari segi kejelasan - Rencana Spesifik : rencana yang rumusannya sudah jelas dan tidak memerlukan interpretasi - Rencana Direktif : rencana yang dirumuskan untuk mencapai tujuan tertentu tetapi pada pencapaiannya memberikan keleluasaan atau fleksibilitas c. Dari segi frekuensi penggunaan - Single-use plan/ Rencana sekali pakai : rencana yang biasanya dilakukan oleh organisasi yang sifat kegiatannya temporal seperti kepanitiaan - Standing Plan / Rencana yang penggunaannya terus menerus : rencana yang biasanya digunakan oleh sebuah organisasi yang kegiatannya terus berkelanjutan dari waktu ke waktu seperti kebijakan, prosedur kerja Yang dimaksud dengan manajemen strategik adalah keterampilan (seni) , teknik, dan ilmu dalam merumuskan, mengimplementasikan dan mengevaluasi serta mengawasi berbagai keputusan-keputusan fungsional sebuah organisasi Tipe-tipe pengawasan antara lain : 1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif,
dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan. 2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Sering disebut pengawasan "Ya-Tidak".screening control atau "berhenti--terus'; dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatankegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan "double-check" yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan. 3. Pengawasan umpan balik (feedback control). Dikenal sebagai past - action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi. Karakterisitik pengawasan yang efektif adalah sebagai berikut : 1. Akurat Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Akurat atau tidaknya data akan berpengaruh pada pengambilan keputusan dalam organnisasi 2. Tepat-Waktu Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera. 3. Obyektif dan menyeluruh Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap 4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di mana penyimpanganpenyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal. 5. Realistik secara ekonomis Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut. 6. Realistik secara organisasional Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi. 7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya. 8. Fleksibel Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan. 9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil. 10. Diterima para anggota organisasi Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.
6. Audit merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian sebuah tujuan organisasi secara berkala Jenis-jenis audit meliputi : a. Audit Operasional Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi sudah berjalan secara efektif, efisien dan ekonomis b. Complience Audit (Audit Ketaatan) Suatu pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah mentaati peraturan dan kebijakan yang berlaku baik yang ditetapkan oleh pihak intern maupun ekstern perusahaan c. Internal Audit Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan yang terkait dengan laporan keuangan, catatan akuntansi, dan dokumen yang terkait d. Computer Audit Pemeriksaan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) terhadap perusahaan yang melakukan proses data akuntansi dengan memakai sistem Electronic Data Processing (EDP 7.
Dari hal yang paling mendasar di teori maslow adalah terpenuhinya kebutuhan fisiologis kebutuhan untuk bertahan hidup dimana hal-hal yang dibutuhkan seperti makan, minum, pakaian terpenuhi; terpenuhinya kebutuhan akan rasa aman pada tingkatan kedua : aman dari teror, aman menjalani hidup dalam suatu negara; kebutuhan bersosialisasi dimana seseorang perlu untuk memiliki komunitas yang menerimanya dan mencintainya dalam sebuah lingkungan; kebutuhan akan harga diri dimana seseorang menerima penghargaan dari orang lain dan memberikan penghargaan kepada orang lain; kebutuhan untuk mengaktualisasikan dirinya menjadi apa yang diinginkan contoh individu tersebut mempunyai bakat menyanyi maka ia dapat mengaktulisasikan dirinya lewat lomba nyanyi atau band 8. Struktur organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Departementalisasi merupakan bagian dari struktur organisasi yang menjelaskan tanggung jawab dari departemen yang terbentuk. Sebuah struktur organisasi akan menjelaskan kedudukan/posisi yang terdapat pada perusahaan tersebut. Kedudukan tertinggi yang dipegang oleh owner atau pemilik perusahaan, dimana pemilik perusahaan memiliki otoritas tertinggi. Selanjutnya adalah direktur yang juga berperan penting dalam membantu owner mengambil keputusan. Dibawah seorang direktur ada kepala divisi/kepala departemen yang ada yang berperan dalam menghandle tugas unit-unit yang terkait dengan divisi tersebut. Bagan struktur organisasi ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini
OWNER
DIREKTUR
KEPALA DIVISI A
KEPALA DIVISI B
KEPALA DIVISI C
UNIT
UNIT
UNIT
Pertanyaan diskusi Apabila Anda seorang manajer pada Koperasi susu beranggotakan 500 peternak sapi perah dan memiliki pabrik pengolahan susu instant. Buatlah:
a. Bagan Organisasi. b. Departementalisasi. c. Pembagian kerja karyawan
Berikut bagan organisasi PT KOPSUS PENGURUS KOPERASI
GENERAL MANAJER (PENGAWAS UMUM)
UNIT KEUANGAN
UNIT OPERASIONAL
UNIT SDM (HRD)
(FINANCE)
Departementalisasinya terbagi atas departemen keuangan untuk menghandle hal-hal yang berhubungan dengan keuangan di dalam koperasi tersebut, departemen produksi untuk mengatur & menjalankan proses produksi agar susu yang dihasilkan berkualitas baik, departemen pemasaran untuk menghandle tentang manajemen yang ada berkaitan dengan pemasaran produk ke masyarakat Pembagian kerja karyawan yang ada disesuaikan dengan di bagian mana karyawan tersebut ditempatkan. Apabila di produksi , karyawan bertanggung jawab untuk memelihara sapi-sapi yang ada sehingga sapi perah sehat dan susu yang dihasilkan pun berasal dari sapi perah yang sehat. Karyawan di bagian HRD bertanggung jawab untuk mencari orang-orang yang dapat diajak bekerjasama di peternakan sapi tersebut. Karyawan di bagian pemasaran bertangggung jawab untuk memasarkan susu sapi dan memberikan inovasi bentuk penjualan produk , misal susu sapi dikemas menjadi produk olahan lain (tahu susu, susu sapi dengan varian rasa selain original)
