TSzM - Program menedzsmenttel (PMO) és minőségbiztosítással (QA) kapcsolatos tanácsadás Közbeszerzési Értesítő száma: Beszerzés tárgya: Hirdetmény típusa: Eljárás fajtája: Közzététel dátuma: Iktatószám: CPV Kód:
2016/139 Szolgáltatásmegrendelés Tájékoztató a szerződés módosításáról/2015 KÉ
Ajánlatkérő: Teljesítés helye: Ajánlattételi/részvételi jelentkezési határidő: Nyertes ajánlattevő: Ajánlatkérő típusa:
Pázmány Péter Katolikus Egyetem
2016.12.02. 14984/2016 72224200-3 Pázmány Péter Katolikus Egyetem, 1088 Budapest, Szentkirályi u. 28.
IDBC Creative Solutions Kft.
Ajánlatkérő fő tevényeségi köre: KÖZBESZERZÉSI ÉRTESÍTŐ a Közbeszerzési Hatóság Hivatalos Lapja Tájékoztató a szerződés módosításáról Szerződés módosítása az érvényességi ideje alatt I. szakasz: Ajánlatkérő I.1) Név és címek (jelölje meg a szerződést kötő összes ajánlatkérőt) Hivatalos név: Pázmány Péter Katolikus Egyetem Nemzeti azonosítószám: AK06144 Postai cím: Szentkirályi utca 28. Város: Budapest NUTS-kód: HU101 Postai irányítószám: 1088 Ország: Magyarország Kapcsolattartó személy: Nedeczky Áron Telefon: +3614297-200 E-mail:
[email protected] Fax: +36 14297293 Internetcím(ek): Az ajánlatkérő általános címe (URL): www.ppke.hu A felhasználói oldal címe (URL): www.ppke.hu II. szakasz: Tárgy II.1) Meghatározás 1
II.1.1) Elnevezés: Program menedzsmenttel (PMO) és minőségbiztosítással (QA) kapcsolatos tanácsadás Hivatkozási szám: II.1.2) Fő CPV-kód: Fő szójegyzék Fő tárgy:
Kiegészítő szójegyzék
72224200-3
II.1.3) A szerződés típusa Építési beruházás Árubeszerzés x Szolgáltatásmegrendelés II.1.4) Koncessziós beszerzési eljárásra vonatkozó információk A szerződés megkötésére koncessziós beszerzési eljárás lefolytatásával került sor II.2) A közbeszerzés ismertetése II.2.1) Elnevezés: Program menedzsmenttel (PMO) és minőségbiztosítással (QA) kapcsolatos tanácsadás Rész száma: II.2.2) További CPV-kód(ok): Fő szójegyzék Fő tárgy:
Kiegészítő szójegyzék
72224200-3
II.2.3) A teljesítés helye: NUTS-kód: HU101 A teljesítés helye: Pázmány Péter Katolikus Egyetem, 1088 Budapest, Szentkirályi u. 28. II.2.4) A közbeszerzés mennyisége:
Program menedzsment (PMO) tanácsadói támogatása Az Ajánlatkérő által tervezett vagy elindított projekteket egységes módszertan szerint kell megtervezni és portfolió megtervezésének és megvalósításának módszertanát egységesen ki kell alakítani, létre kell hozn beindítani a működését, melyen keresztül a projekt portfólió minden elemének megvalósítása nyomon köv A tanácsadói feladat az alábbi területekre terjed ki: • Egységesített program menedzsment infrastruktúra megteremtése • Projekt tervezési, beszámolási és dokumentálási rendszer kialakítása • Program dokumentációs template rendszer kialakítása • Közös projekt elvek és elemek meghatározása • Projektek egyedi és halmaz szintű előrehaladásának nyomon követésének és beszámolási rendjének kia • Konzultációs lehetőségek, tréningek megteremtése a projekt vezetők számára • Projekt megközelítés bevitele az intézmény működési kultúrájába • Az Ajánlatkérő projekt portfoliójára program szintű „master plan” dokumentum elkészítése, aktualizálása tanácsadás időintervallumában • Projekt iroda (PMO) kialakítása, működtetésének beindítása • Kritikus projektek tartalmi támogatása Leszállítandó: • Program Menedzsment folyamatok, templatek, infrastruktúra, PMO működési koncepciója (kockázat keze kezelés, változás kezelés, döntések kezelése, program szintű dokumentáció) • projekt vezetők képzése (projekt tervezés, feladat lebontási struktúra, projekt dokumentáció, beszámolá 2
kommunikáció) • program szintű „master plan” dokumentum • a program szinten kezelt projektek részletes tervezése (feladat, erőforrás, függőségek) • a program menedzsment tanácsadás időintervallumában folyamatos státusz beszámolók, kockázatkezel • program kontrolling koncepció PMO bevezetésének minőségbiztosítása (QA) tanácsadói támogatása Nyertes ajánlattevő feladata Két fő projekt minőségbiztosító szakember biztosítása a bevezetett PMO rendszer használatának követésé Ellenőrzési, kontroll feladatok definiálása A PMO indulását követően meg kell határozni azon ellenőrzési, mérési pontokat, amelyek elemzésével köv lehetőség van visszacsatolásra, javítási javaslatok elkészítésére. Kiemelt ellenőrzési szempontok: • Projektcélok és mérföldkövek teljesítésének ellenőrzése • Projekt szervezet működésének folyamatos kontrollja • Dokumentációs rend vizsgálata • Kockázatkezelés • Változás és problémakezelés • Közreműködés a rendszer értékelésében Vizsgálati szempontok ellenőrzésének fő paraméterei: Projektcélok és mérföldkövek teljesítésének ellenőrzése: A kijelölt projektek előrehaladását, a célok teljesülését a projektterv ütemezésében meghatározottak alap számon kéri. A termékek elkészítésének és a feladatok elvégzésének határidejét a minőségbiztosító egyré másrészről a termékek tartalmát és a feladatok teljesítését szakmai szempontok alapján véleményezi, jav Ajánlatkérő projektvezetőjének, valamint a tapasztalatokat visszavezeti a PMO szabályzataiba. Projekt szervezet működésének folyamatos kontrollja: A PMO dokumentációjában rögzített módon a kijelölt projektek szervezet működésének kontrollja kiterjed működésének követésére, a munkacsoportok közti együttműködés ellenőrzésére, a kapcsolódó projektek nyomon követésére, valamint a vállalat érintett szervezeteivel, vezetőivel és munkatársaival történő együt kísérésére. A minőségbiztosító kapcsolódó feladata a PMO előírásainak megfelelő vállalaton belüli projekt ellenőrzése is. Dokumentációs rend vizsgálata: Az összetett projektszervezet koordinációs feladatai közé tartozik a munkaanyagok, és más projekt dokum szabályozott terjesztése. A projekt dokumentumainak naprakész és azonnali hozzáférése a projekt tagok k projekt során egyaránt dokumentálásra kerül az eredmények szakmai oldala, valamint a projekt feladatok A minőségbiztosító a PMO előírások alapján folyamatosan figyelemmel kíséri a dokumentációk készítését, elérhetőségét. Kockázatkezelés: A PMOban rögzített kockázatkezelési módszerek, tervek használatának vizsgálata. Egy projekt a legmélyre sikertelenül végződhet. A projekt külső és belső környezetének módosulása, a tervezett erőforrások rend szükségessé teszi a projektterv, az ütemezés és az erőforrásterv folyamatos aktualizálását. Ajánlattevő feladata, hogy segítséget nyújtson a kockázatok előrejelzésében, a lehetséges megelőző eljárá megoldások végrehajtásában. A kockázatkezelés során a projekt működésére vonatkozó szabályzat alapjá Változás és problémakezelés: A PMOban rögzített változás és problémakezelési módszerek, tervek használatának vizsgálata. A projektbe előbbi feltárása elősegíti azok mihamarabbi megoldását. A problémajelentés és a változáskezelés a proje nem tervezett események kezelését. Ajánlattevőnek a felmerült problémák megismerését, a projekt előrehaladására való hatását kell felmérni projekt működésére vonatkozó szabályzatban előírt eljárás szerint kell képviselni az ajánlatkérő szempon Közreműködés a rendszer értékelésében: A PMOban rögzített értékelési szempontok szerinti ellenőrzés ügyféllel közös elvégzése. A projekt mérföld addig megtett lépések értékelése. Az értékelés kiterjed a szakmai eredmények vizsgálatára, valamint a te felhasználás összehasonlítására. A tapasztaltak alapján, szükség szerint a további munkálatok áttervezés Ajánlattevőnek minőségbiztosítóként mindkét terület értékelésében részt kell vennie, összefoglalva a folya 3
készült minőségügyi feljegyzéseket. Az eredmények fényében javaslatot kell tennie a további lépésekre. (az építési beruházás, árubeszerzés vagy szolgáltatás jellege és mennyisége, illetve az igények és követelmények meghatározása) II.2.5) A szerződés, keretmegállapodás vagy dinamikus beszerzési rendszer időtartama Időtartam hónapban: vagy napban: vagy Kezdés: 2016/06/08 (éééé/hh/nn) / Befejezés: 2017/12/31 (éééé/hh/nn) Keretmegállapodások esetén – klasszikus ajánlatkérők esetében a négy évet meghaladó időtartam indokolása: Keretmegállapodások esetén – közszolgáltató ajánlatkérők esetében a nyolc évet meghaladó időtartam indokolása: II.2.6) Európai uniós alapokra vonatkozó információk A közbeszerzés európai uniós alapokból finanszírozott projekttel és/vagy programmal kapcsolatos nem Projekt száma vagy hivatkozási száma: IV. szakasz: Eljárás IV.1) Adminisztratív információk IV.1.1) Az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény A hirdetmény száma a Közbeszerzési Értesítőben: 7260 / 2016 (KÉ-szám/évszám) V. szakasz: Az eljárás eredménye A szerződés száma: 1 Rész száma: Elnevezés: Program menedzsmenttel (PMO) és minőségbiztosítással (QA) kapcsolatos tanácsadás V.1 Az eljárás eredménye V.1.1) A szerződés megkötésének dátuma: 2016/06/08 (éééé/hh/nn) V.1.2) Ajánlatokra vonatkozó információk A szerződést közös ajánlattevők csoportja nyerte el nem V.1.3) A nyertes ajánlattevő neve és címe Hivatalos név: IDBC Creative Solutions Kft. Nemzeti azonosítószám: Postai cím: Rákóczi út 70-72. Város: Budapest NUTS-kód: HU101 Postai irányítószám: 1074 Ország: HU E-mail: Telefon: 4
Internetcím(ek): (URL) Fax: A nyertes ajánlattevő Kkv igen V.1.4) A szerződés értékére vonatkozó információk (a szerződéskötés megkötésekor; ÁFA nélkül) A szerződés végleges összértéke: 17900000 Pénznem: HUF VI. szakasz: A szerződés módosításai VI.1) A közbeszerzés ismertetése a módosításokat követően VI.1.1) Fő CPV-kód: Fő szójegyzék Fő tárgy:
Kiegészítő szójegyzék
72224200-3
VI.1.2) További CPV-kód(ok): Fő szójegyzék
Kiegészítő szójegyzék
Fő tárgy: VI.1.3) A teljesítés helye: NUTS-kód: HU101 A teljesítés helye: Pázmány Péter Katolikus Egyetem, 1088 Budapest, Szentkirályi u. 28. VI.1.4) A közbeszerzés mennyisége:
Program menedzsment (PMO) tanácsadói támogatása Az Ajánlatkérő által tervezett vagy elindított projekteket egységes módszertan szerint kell megtervezni és megva portfolió megtervezésének és megvalósításának módszertanát egységesen ki kell alakítani, létre kell hozni a pro beindítani a működését, melyen keresztül a projekt portfólió minden elemének megvalósítása nyomon követhető A tanácsadói feladat az alábbi területekre terjed ki: • Egységesített program menedzsment infrastruktúra megteremtése • Projekt tervezési, beszámolási és dokumentálási rendszer kialakítása • Program dokumentációs template rendszer kialakítása • Közös projekt elvek és elemek meghatározása • Projektek egyedi és halmaz szintű előrehaladásának nyomon követésének és beszámolási rendjének kialakítása • Konzultációs lehetőségek, tréningek megteremtése a projekt vezetők számára • Projekt megközelítés bevitele az intézmény működési kultúrájába • Az Ajánlatkérő projekt portfoliójára program szintű „master plan” dokumentum elkészítése, aktualizálása a prog tanácsadás időintervallumában • Projekt iroda (PMO) kialakítása, működtetésének beindítása • Kritikus projektek tartalmi támogatása Leszállítandó: • Program Menedzsment folyamatok, templatek, infrastruktúra, PMO működési koncepciója (kockázat kezelés, mi kezelés, változás kezelés, döntések kezelése, program szintű dokumentáció) • projekt vezetők képzése (projekt tervezés, feladat lebontási struktúra, projekt dokumentáció, beszámolás, kock kommunikáció) • program szintű „master plan” dokumentum • a program szinten kezelt projektek részletes tervezése (feladat, erőforrás, függőségek) • a program menedzsment tanácsadás időintervallumában folyamatos státusz beszámolók, kockázatkezelési terv • program kontrolling koncepció PMO bevezetésének minőségbiztosítása (QA) tanácsadói támogatása Nyertes ajánlattevő feladata Két fő projekt minőségbiztosító szakember biztosítása a bevezetett PMO rendszer használatának követésére, kon Ellenőrzési, kontroll feladatok definiálása 5
A PMO indulását követően meg kell határozni azon ellenőrzési, mérési pontokat, amelyek elemzésével követhető lehetőség van visszacsatolásra, javítási javaslatok elkészítésére. Kiemelt ellenőrzési szempontok: • Projektcélok és mérföldkövek teljesítésének ellenőrzése • Projekt szervezet működésének folyamatos kontrollja • Dokumentációs rend vizsgálata • Kockázatkezelés • Változás és problémakezelés • Közreműködés a rendszer értékelésében Vizsgálati szempontok ellenőrzésének fő paraméterei: Projektcélok és mérföldkövek teljesítésének ellenőrzése: A kijelölt projektek előrehaladását, a célok teljesülését a projektterv ütemezésében meghatározottak alapján a m számon kéri. A termékek elkészítésének és a feladatok elvégzésének határidejét a minőségbiztosító egyrészről f másrészről a termékek tartalmát és a feladatok teljesítését szakmai szempontok alapján véleményezi, javítási jav Ajánlatkérő projektvezetőjének, valamint a tapasztalatokat visszavezeti a PMO szabályzataiba. Projekt szervezet működésének folyamatos kontrollja: A PMO dokumentációjában rögzített módon a kijelölt projektek szervezet működésének kontrollja kiterjed a munk működésének követésére, a munkacsoportok közti együttműködés ellenőrzésére, a kapcsolódó projektekkel köz nyomon követésére, valamint a vállalat érintett szervezeteivel, vezetőivel és munkatársaival történő együttműköd kísérésére. A minőségbiztosító kapcsolódó feladata a PMO előírásainak megfelelő vállalaton belüli projekt kommu ellenőrzése is. Dokumentációs rend vizsgálata: Az összetett projektszervezet koordinációs feladatai közé tartozik a munkaanyagok, és más projekt dokumentum szabályozott terjesztése. A projekt dokumentumainak naprakész és azonnali hozzáférése a projekt tagok kommu projekt során egyaránt dokumentálásra kerül az eredmények szakmai oldala, valamint a projekt feladatok előreh A minőségbiztosító a PMO előírások alapján folyamatosan figyelemmel kíséri a dokumentációk készítését, rendelk elérhetőségét. Kockázatkezelés: A PMOban rögzített kockázatkezelési módszerek, tervek használatának vizsgálata. Egy projekt a legmélyrehatóbb sikertelenül végződhet. A projekt külső és belső környezetének módosulása, a tervezett erőforrások rendelkezés szükségessé teszi a projektterv, az ütemezés és az erőforrásterv folyamatos aktualizálását. Ajánlattevő feladata, hogy segítséget nyújtson a kockázatok előrejelzésében, a lehetséges megelőző eljárások kid megoldások végrehajtásában. A kockázatkezelés során a projekt működésére vonatkozó szabályzat alapján kell e Változás és problémakezelés: A PMOban rögzített változás és problémakezelési módszerek, tervek használatának vizsgálata. A projektben bekö előbbi feltárása elősegíti azok mihamarabbi megoldását. A problémajelentés és a változáskezelés a projekt életé nem tervezett események kezelését. Ajánlattevőnek a felmerült problémák megismerését, a projekt előrehaladására való hatását kell felmérnie. A vált projekt működésére vonatkozó szabályzatban előírt eljárás szerint kell képviselni az ajánlatkérő szempontjait és Közreműködés a rendszer értékelésében: A PMOban rögzített értékelési szempontok szerinti ellenőrzés ügyféllel közös elvégzése. A projekt mérföldköveih addig megtett lépések értékelése. Az értékelés kiterjed a szakmai eredmények vizsgálatára, valamint a tervezett felhasználás összehasonlítására. A tapasztaltak alapján, szükség szerint a további munkálatok áttervezésére ker Ajánlattevőnek minőségbiztosítóként mindkét terület értékelésében részt kell vennie, összefoglalva a folyamatos készült minőségügyi feljegyzéseket. Az eredmények fényében javaslatot kell tennie a további lépésekre. (az építési beruházás, árubeszerzés vagy szolgáltatás jellege és mennyisége) VI.1.5) A szerződés, keretmegállapodás vagy dinamikus beszerzési rendszer időtartama Időtartam hónapban: vagy napban: vagy Kezdés: 2016/06/08 (éééé/hh/nn) / Befejezés: 2017/12/31 (éééé/hh/nn) Keretmegállapodások esetén – klasszikus ajánlatkérők esetében a négy évet meghaladó időtartam indokolása: 6
Keretmegállapodások esetén – közszolgáltató ajánlatkérők esetében a nyolc évet meghaladó időtartam indokolása: VI.1.6) A szerződés értékére vonatkozó információk (ÁFA nélkül) A szerződés végleges összértéke: 17900000 Pénznem: HUF A szerződést közös ajánlattevők csoportja nyerte el nem VI.1.7) A nyertes ajánlattevő neve és címe Hivatalos név: IDBC Creative Solutions Kft. Nemzeti azonosítószám: Postai cím: Rákóczi út 70-72. Város: Budapest NUTS-kód: HU101 Postai irányítószám: 1074 Ország: HU E-mail: Telefon: Internetcím(ek): (URL) Fax: A nyertes ajánlattevő Kkv igen VI.2) Információ a módosításokról VI.2.1) A módosítások ismertetése A módosítások jellege és mértéke (a szerződés esetleges korábbi módosításainak feltüntetésével együtt): Felek az alapszerződés 3. fejezetének 3.2.b. pontját az alábbiak szerint módosítják: A teljesítések igazolásáért, a Projekttel kapcsolatos döntések meghozataláért felelős személy: Róka Miklós. VI.2.2) A módosítás okai Igény az eredeti nyertes ajánlattevő/koncessziós jogosult által teljesítendő további építési beruházásra, szolgáltatásnyújtásra vagy árubeszerzésre Azon gazdasági vagy technikai okok, illetve hátrányok vagy többletköltségek ismertetése, amelyek miatt a szerződő fél személye nem változhat: x Módosítási igény olyan körülmények miatt, amelyet a kellő gondossággal eljáró ajánlatkérő nem láthatott előre A módosítás szükségességét indokoló körülmények ismertetése, és e körülmények előre nem látható jellegének magyarázata: Egészségügyi okok miatt Felek az alapszerződés 3. fejezetének 3.2.b. pontját az alábbiak szerint módosítják: A teljesítések igazolásáért, a Projekttel kapcsolatos döntések meghozataláért felelős személy: Róka Miklós. VI.2.3) Áremelkedés A módosításokat megelőző aktualizált teljes szerződéses érték (figyelembe véve az esetleges korábbi szerződésmódosításokat és árkiigazításokat, valamint – a koncessziós beszerzési eljárás lefolytatásával megkötött szerződések esetében – az érintett tagállamban érvényesülő átlagos inflációt) 7
Érték ÁFA nélkül: 0 Pénznem: HUF Teljes szerződéses érték a módosítást követően Érték ÁFA nélkül: 0 Pénznem: HUF VII. szakasz: Kiegészítő információk VII.1) További információk: VII.2) E hirdetmény feladásának dátuma: 2016/11/30 (éééé/hh/nn) Az európai uniós, a Kbt., annak végrehajtási rendeletei és más alkalmazandó jog előírásainak történő megfelelés biztosítása az ajánlatkérő felelőssége. _________________________________________________________________________________________________________ 1 szükség szerinti számban ismételje meg 2 adott esetben
8
