Trouwen in Vaals: Verrassend, Veelzijdig & Zorgenvrij!
1
Inleiding
De gemeente Vaals is vanwege zijn ligging, natuurlijke omgeving en prachtige gebouwen een bijzondere mix van verschillende karakteristieken. We gebruiken niet voor niets de slogan: Verrassend, Veelkleurig, Veelzijdig!! In die zin is het dan ook niet verwonderlijk dat bruidsparen uit heel Nederland en het buitenland naar Vaals komen om hun huwelijk te voltrekken. In Vaals worden veel huwelijken voltrokken van mensen die niet in Vaals wonen. Zo werden er in 2011 in totaal 66 huwelijken gesloten en hiervan waren 39 bruidsparen niet uit Vaals afkomstig. In vergelijking met andere gemeenten is dit aantal hoog. Zelfs nu er landelijk minder huwelijken worden voltrokken, blijft het aantal huwelijken in Vaals bijna gelijk. Wat daarbij wel opvalt is dat de vraag naar huwelijksvoltrekkingen waarbij, rekening wordt gehouden met de speciale wensen van het bruidspaar, toeneemt. Ook de vraag naar huwelijksvoltrekkingen op bijzondere locaties wordt steeds groter. Met andere woorden de vraag op de “huwelijksmarkt” is veranderd. Werd voorheen het wettelijk huwelijk enkel als noodzaak gezien om een inzegening in de kerk mogelijk te maken, tegenwoordig kan ook het wettelijk huwelijk zich in een stijgende belangstelling verheugen. Deels is dit te verklaren door het vele aantal "tweede" huwelijken. Deze bruidsparen hebben vaak alleen nog maar de mogelijkheid om een "wettelijk huwelijk" te sluiten. Zij willen de wettelijke ceremonie volledig naar hun wensen inrichten om zo toch een bijzondere en onvergetelijke dag te beleven. Bij de insteek van buiten naar binnen past een vraaggerichte benadering van de dienstverlening in casu van de huwelijksvoltrekking. Hierbij dient niet vanuit het aanbod maar vanuit het vraagpatroon van de klant te worden geredeneerd. De klantvraag is bepalend voor het aanbod. Met andere woorden: de vraag/wensen van de klant staan centraal. Er dient maatwerk te worden geleverd. Gebruikmakend van de aantrekkelijkheid van Vaals als trouwlocatie en inspelend op de veranderde vraag van aanstaande bruidsparen, kan de gemeente ervoor kiezen zich nadrukkelijk als "trouwgemeente" op de huwelijksmarkt te profileren. Dit zorgt voor naamsbekendheid hetgeen ook een positieve uitstraling zal hebben op het promoten van Vaals als toeristisch en recreatief attractieve gemeente. Onderstaand zal eerst de doelstelling van deze nota worden aangegeven. Verder zal kort worden aangegeven op welke wijze c.q. met welke instrumenten deze doelstelling wordt gerealiseerd. Daarna wordt de daadwerkelijke (inhoudelijke) invulling van het beleid besproken. Vervolgens zal worden aangegeven welke middelen nodig zijn c.q. aan welke voorwaarden moet worden voldaan om e.e.a. met succes te kunnen uitvoeren. Tot slot wordt de wijze van implementatie (gefaseerde) planning aangegeven. 2
Doelstelling
In de nota trouwen van 12 december 2006 werd gestreefd naar een stijging van 20% van de huwelijken ten opzichte van peiljaar 2005. Dit is niet realistisch gebleken. De volgende aantallen huwelijken werden vanaf 2006 voltrokken : 2006 : 85 2007 : 69 2008 : 62 2009 : 76 2010 : 69 2011 : 66 2012 : 69 (peildatum 24-07-2012) Doel van deze nota is verdere professionalisering van het huwelijksbeleid. Om het aantal huwelijken op peil te houden of te kunnen laten stijgen, is het nodig dat het trouwbeleid wordt aangepast aan de praktijk door middel van een verdere uitbreiding van het locatieaanbod. De verruiming van de dagen waarop getrouwd kan worden is reeds in 2010 mogelijk gemaakt. Om de doelstelling te kunnen realiseren moet de dienstverlening verder worden geprofessionaliseerd en 1
dient er maatwerk geleverd te worden. Ook dient trouwen in Vaals gepromoot te worden. Onderstaand staan de te ondernemen acties beschreven alsmede de hiermee gemoeid zijnde kosten. Professionalisering van de dienstverlening Vanuit een vraaggerichte insteek zal de professionaliteit van de dienstverlening moeten worden vergroot. Er zal op kwalitatief hoog niveau invulling moeten worden gegeven aan huwelijksvoltrekkingen. In 2010 is het aantal trouwlocaties reeds uitgebreid. Eveneens is toen de mogelijkheid gecreëerd om door een eigen trouwambtenaar (vriend/familielid) in de echt te kunnen worden verbonden. De huwelijksvoltrekking moet naar wens van de klant worden ingevuld wel rekening houdende met het feit dat de Nederlandse wetgeving scheiding van kerk en staat kent. Voor zover mogelijk moet alles wat met de huwelijksvoltrekking te maken heeft door de gemeente efficiënt geregeld worden. De klant moet op goede kwaliteit kunnen rekenen. Diversiteit in trouwlocaties Op dit moment heeft de gemeente Vaals de onderstaande (buiten)locaties en kamers benoemd waarin huwelijken kunnen worden voltrokken. Echter, niet alle benoemde locaties zijn even geliefd om in te trouwen. Een en ander dient op de vraag van de klanten te worden afgestemd. Trouwkamer (gemeentehuis): De trouwkamer is geschikt voor gezelschappen tot 45 personen. Grotere gezelschappen worden geadviseerd de Raadzaal in te plannen of een van de buitenlocaties te reserveren. Van de trouwkamer wordt veelvuldig gebruik gemaakt. Raadzaal (gemeentehuis): De Raadzaal is geschikt voor gezelschappen tot 150 personen. Voorwaarde is dat de opstelling van het meubilair ongewijzigd blijft. Grote gezelschappen die in het gemeentehuis willen trouwen geven de voorkeur aan deze ruimte. Kasteel Bloemendal: In Kasteel Bloemendal kunnen huwelijken worden voltrokken in het refectorium, de salon, de Monastère zaal, de tuinkamer, de hotelbar en de gewelven. Deze locatie biedt de mogelijkheid om aansluitend aan het huwelijk de receptie/het feest hier te houden. Kasteel Vaalsbroek: In Kasteel Vaalsbroek kan er worden getrouwd in Vaalsbroekerhof, de Tuinkamer, de Haardkamer en het Morettipavaljoen, Von der Mosel-Von Görschenkamer. Ook deze locatie biedt dezelfde mogelijkheden als Bloemendal. De Kopermolen: De Kopermolen is vooral voor grotere gezelschappen geschikt. Door de goede akoestiek is deze locatie uitermate geschikt wanneer het bruidspaar kiest voor live muziek tijdens de huwelijksvoltrekking. Landhuis de Esch: Deze locatie biedt plaats aan gezelschappen tot 50 personen. Naast een smaakvolle locatie, biedt deze plek ook mogelijkheden om aansluitend aan het huwelijk een toast uit brengen en eventueel een hapje te nuttigen. Om nog beter te kunnen inspelen op de vraag van a.s. bruidsparen naar bijzondere trouwlocaties wordt voorgesteld om het huidige bestand met twee extra locaties uit te breiden. Voorwaarde is wel dat deze locaties voldoen aan de eisen die de wet aan “een huis der gemeente” (trouwlocatie) stelt. Onderstaande locaties voldoen aan de in de wet genoemde criteria. De Raad dient deze enkel als zodanig aan te wijzen. Zaalkerkje St. Catharinakapel: Deze locatie is een combinatie van oudheid en moderne kunst. De kapel is in Romaanse stijl tussen 1050 en 1150 gebouwd; onder de fundering liggen resten van een ouder gebouw uit de 8ste eeuw. In 1976 heeft Hans Truijen op een zeer bijzondere wijze het kapelletje beschilderd. Het kapelletje biedt plaats aan ca. 100 personen. Wel dient vermeldt te worden dat het kapelletje slechts aan een beperkt aantal mensen zitplaats biedt. Wilhelminatoren en bijbehorend restaurant: Zowel de Wilhelminatoren als bijbehorend restaurant zijn zeer geschikt als trouwlocatie. De Wilhelminatoren is overkapt en biedt een werkelijk schitterend uitzicht. Daarmee zal deze locatie uniek zijn in Nederland. Het bijbehorend restaurant is eveneens geschikt en biedt de mogelijkheid om aansluitend aan de huwelijksvoltrekking hier het feest te vieren. In Herberg de Grenssteen hebben de afgelopen twee jaren geen huwelijken meer plaatsgevonden. Er is hierover reeds meerdere malen contact geweest met de locatie. Voorgesteld wordt dan ook deze locatie niet langer als trouwlocatie te laten fungeren. 2
Dagen waarop getrouwd kan worden De Gemeente Vaals biedt naast de reguliere dagen waarop getrouwd kan worden de mogelijkheid om te trouwen op zon- en feestdagen. De wenselijkheid van verruiming van de trouwdagen is in een eerder stadium met de desbetreffende locaties besproken. Het betreft de locaties: Kasteel Bloemendal, Kasteel Vaalsbroek, gemeentehuis Vaals (trouwkamer, raadzaal), Kopermolen en landhuis de Esch. De nieuw aan te wijzen locaties, St. Catharinakapel en de Wilhelminatoren (en restaurant) willen ook graag van de mogelijkheid gebruik maken. Trouwen op een zon- en feestdagen kan onder de navolgende voorwaarden: Het bruidspaar moet een speciale reden hebben om op die dag te willen trouwen, bijv. medische reden, datum heeft een bijzondere betekenis, speciale datum zoals 12-12-2012. Praktische redenen, zoals bijvoorbeeld werk, mogen geen reden zijn. De beoordeling van het verzoek zal door de ambtenaar van de burgerlijke stand plaatsvinden. Het bruidspaar moet het verzoek schriftelijk indienen. Er moet een (buitengewoon) ambtenaar burgerlijke stand beschikbaar zijn. De gewenste locatie/ ruimte dient die dag beschikbaar te zijn. Er wordt een hoger tarief aan leges geheven. Daarbij bestaat er een onderscheid tussen trouwen op zondagen, vastgestelde feestdagen of andere aangewezen dagen. )nder feestdagen wordt verstaan Nieuwjaarsdag, Pasen, Koninginnedag, Hemelvaart, Pinksteren en Kerstmis en onder aangewezen dagen Carnavalsmaandag en -dinsdag, Bevrijdingsdag en Oudejaarsdag. Kwaliteitsimpuls Verder is het noodzakelijk om de geboden kwaliteit nog meer te verbeteren. Eerder is besloten tot het dragen van een toga door de trouwambtenaren en het dragen van een kostuum door de bodes. Dit levert een verzorgde en professionele uitstraling op. Echter wanneer een bruidspaar aangeeft hier geen prijs op te stellen zal men aan deze wens uiteraard graag voldoen. Rekeninghoudend met de wensen van de bruidsparen zijn de laatste jaren de volgende zaken aangeschaft : Decoratieve bloemstukken en windlichten voor bij de ingang van de trouwkamer c.q. voor in de trouwkamer; Airco; Bruidsparen vinden het fijn om tijdens de huwelijksvoltrekking muziek te horen die voor hun een betekenis/herinnering heeft. In dit kader is een aantal jaren geleden een geluidsinstallatie aangeschaft; De doeken die op de muren van de trouwkamer zitten zijn replica's van schilderijen uit het Couvenmuseum in Aken. Helaas beginnen de doeken los te laten en af te brokkelen en is het dus noodzakelijk nieuwe doeken aan te schaffen. Dit zal ten koste gaan van het budget gebouwenbeheer. Babs Sinds 2012 heeft de gemeente Vaals twee Babsen (Buitengewoon Ambtenaar Burgerlijke Stand) in dienst. Deze voltrekken vooral de huwelijken in de weekends en buitenlocaties. De overige huwelijken (ook gratis) worden voltrokken door drie Absen (Ambtenaar Burgerlijke Stand). Vanwege het feit dat er twee nieuw locaties benoemd zullen gaan worden zal er een rondleiding in de st. Catharinakapel plaatsvinden en een kennismaking met de uitbaters van de Wilhelminatoren. Maatwerk Het standaardpakket bestaat uit een intakegesprek met de trouwambtenaar, een standaard toespraak in het Nederlands, Duits of Engels, een huwelijksvoltrekking in het gemeentehuis (trouwkamer of raadzaal) en een trouwboekje. Ook is het mogelijk om de favoriete muziek van het bruidspaar te laten afspelen. Dit dient plaats te vinden in een tijdsbestek van zo’n 60 minuten. Uitbreiding van de ceremonie kan plaatsvinden tegen een meerprijs. Gratis huwelijken Momenteel bestaat de mogelijkheid om op maandag- en dinsdagochtend tussen 09.00 en 10.00 uur gratis te trouwen. Het aanbieden van deze gratis huwelijken is gebaseerd op wet rechten burgerlijke stand d.d. 23-041879, artikel 4. Voor deze huwelijken zijn de bruidsparen geen leges verschuldigd. De kosten voor de voorbereiding en voltrekking worden hierdoor in zijn geheel niet gedekt terwijl de tijd die dit met zich meebrengt ca. twee uren 3
bedraagt. Er wordt dit jaar een duidelijke stijgende tendens van het aantal gratis huwelijken waargenomen. Om tegemoet te komen aan actuele discussies over kosteloze huwelijken (afschaffing van de gratis huwelijken : de gemeenschap moet niet opdraaien voor diensten waar individuen van gebruik maken/kosteloze huwelijken alleen openstellen voor bewoners uit eigen gemeente) stellen wij voor om de regeling in Vaals te versoberen. Gelet op vorenstaande wordt voorgesteld het kosteloze tijdstip op maandag te laten vervallen omdat de gemeente Vaals minder dan 10.000 inwoners telt en dit in de legesverordening te laten opnemen. Verder wordt voorgesteld de kosteloze huwelijken enkel en alleen open te stellen voor bruidsparen waarin minimaal één van beiden woonachtig is in de gemeente Vaals. Facturering Huwelijken worden vooraf gefactureerd. Uiterlijk 14 dagen voor de huwelijksvoltrekking moeten de (leges)kosten betaald zijn. Indien niet tijdig wordt betaald dan zal de huwelijksvoltrekking niet doorgaan. De legeskosten gelden voor de dagen die geen zon -en of feestdagen zijn. Daarnaast bestaat er een annuleringsregeling voor de huwelijken. Indien binnen een termijn korter dan een maand vóór de oorspronkelijk geplande datum het huwelijk wordt geannuleerd, bestaat aanspraak op teruggaaf van 50 % van de voor de huwelijksvoltrekking geheven leges. Wordt geannuleerd langer dan één maand vóór de oorspronkelijk geplande datum dan bestaat aanspraak op teruggaaf van 100% van de voor de huwelijksvoltrekking geheven leges. Het vorenstaande geldt eveneens voor partnerschapsregistraties en de Renewal of Vows. Keuze trouwambtenaar Bruidsparen kunnen, indien de planning dit toelaat, kiezen voor één van de trouwambtenaren van de gemeente. Wil men getrouwd worden door een vriend of familie dan is ook dit mogelijk. Hier is echter een onderscheid: is degene die het huwelijk zal voltrekken als Babs of Abs in een andere gemeente benoemd, dan kan hij/zij middels een collegevoorstel éénmalig benoemd worden; is dit niet het geval dan zijn hier extra kosten aan verbonden (legesverordening 01-01-2010) en dient men aan de voorwaarden te voldoen : –Indienen van een gezamenlijk schriftelijk verzoek ondertekend door het bruidspaar en de trouwambtenaar; –Het verzoek moet minstens drie maanden voor de huwelijksdatum worden ingediend; –Overleggen geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID kaart); –Er moet een Verklaring Omtrent het Gedrag van de ambtenaar in spé worden gevraagd; –Interne beoordeling; –Benoeming door het college; –Beëdiging bij de rechtbank; –korte briefing aan de nieuwe ambtenaar over de verplichte onderdelen van de huwelijksvoltrekking en aanreiken standaard toespraak. –Bij de huwelijksvoltrekking zal indien nodig een ervaren ambtenaar (lees vakinhoudelijke) aanwezig zijn. Voor deze mogelijkheid is in 2010 een bedrag van € 330,-- opgenomen in de legesverordening. De laatste twee jaren bemerken we een duidelijke stijging van het aantal éénmalige benoemingen voor een huwelijk van (B)absen die in andere gemeente werkzaam zijn. Voorgesteld wordt om voor de benoeming van een reeds in een andere benoemde gemeente (B)abs een bedrag van € 150.-- op te nemen in de legesverordening. Communicatie/website De site van de gemeente Vaals is voorzien van een extra item voor wat betreft het trouwen (incl. film). Dit blijkt een schot in de roos : De reacties hierop zijn zeer positief. Reacties als “we hebben al veel sites van verschillende gemeentes bezocht, maar jullie site steekt er met kop en schouders boven uit”, worden regelmatig gehoord. De website linkt door naar de buitenlocaties zodat bruidsparen meteen de juiste informatie kunnen krijgen voor de locatie waar zij voor kiezen. Tevens is de website voorzien van een foto van de trouwambtenaren. De tarieven op de website moeten na aanpassing van de legesverordening op de site opgenomen worden. Eveneens moeten de nieuwe/verwijderde locaties op de website vermeld worden. 3
Wat hebben we nodig om dit te realiseren?
De implementatie van deze nota (m.u.v. het voltrekken van huwelijken) zal door het directeur operationeel beleid worden gecoördineerd en door de medewerkers van het Klant Contact Centrum worden uitgevoerd. Bij elk huwelijk dat op verzoek van een bruidspaar door een familielid of vriend/kennis, dus door een nietambtenaar, voltrokken wordt, vergt ook inzet van een “echte” ambtenaar burgerlijke stand. Momenteel is het aantal Babsen toereikend. Mocht echter in de toekomst blijken dat het aantal van twee Babsen te weinig is dan kan altijd nog besloten worden om een procedure op te starten om een nieuwe Babs te werven. 4
De aanvullende raadsbesluiten zullen in het derde kwartaal van 2012 worden uitgevoerd. Natuurlijk dient de nota ook geëvalueerd te worden zodat duidelijk wordt of het voorgestelde ook volledig is gerealiseerd en of de beoogde doelstelling is behaald. De evaluatie zal plaatsvinden in het het eerste kwartaal van 2014. Daarnaast zal er pragmatisch met eventuele knel- en verbeterpunten omgegaan worden.
5
