TÖRÖK-MAGYAR KULTURÁLIS, INFORMÁCIÓS ÉS MŰVÉSZETI ALAPÍTVÁNY
LELTÁROZÁSI ÉS SELEJTEZÉSI SZABÁLYZAT
Készítette:
Kücükcoban-Tengeri Dalma kuratóriumi tag
Hatályos:
2015. szeptember 5.
Jóváhagyta:
Demirkan Mehmet Tarik sk. elnök
A leltározásra vonatkozó általános szabályok, számviteli előírások A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírása szerint az év végi záráshoz olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az Alapítvány mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A közhasznú beszámoló mérlegtételeit leltárral kell alátámasztani. A leltárkészítéssel kapcsolatban a 69. § előírásait kell alkalmazni. A könyvek üzleti év végi zárásához, a közhasznú beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az Alapítvány mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait, mennyiségben és értékben. Ha az az Alapítvány a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltárba bekerülő adatok valódiságáról – a leltár összeállítását megelőzően – leltározással köteles meggyőződni. Az üzleti év mérleg fordulónapjára vonatkozó leltározást mennyiségi felvétellel, illetve a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt – letétbe helyezett, portfolió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírokat és egyéb, a pénzeszközök közé nem tartozó – eszközöknél, továbbá a dematerializált értékpapíroknál egyeztetéssel kell elvégeznie.
A leltározás célja a közhasznú mérleg valódiságának biztosítása, a helyes eszköz- és forrásállományok megállapításán keresztül; a könyvelés, illetve nyilvántartások ellenőrzése és egyúttal a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése; a tulajdon védelme és az anyagi felelősök elszámoltatása; a csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása.
A leltározás részletes szabályai Az Alapítvány leltározása fordulónappal történik minden év december 31-i időponttal. A leltározás időtartama alatt eszközmozgatási tilalom van érvényben. Tényleges mennyiségi felvétellel, illetve megfelelő dokumentáció alátámasztásával kell leltározni az alábbiakat: immateriális javak, tárgyi eszközök, képzőművészeti alkotások, 50 000 Ft egyedi beszerzési értéket meg nem haladó mennyiségben nyilvántartott eszközök. 2
Idegen helyen tárolt eszközökről a tárolásért felelős személynek kell a leltárt elkészíteni, aláírásával igazolni és megküldeni az az Alapítvány részére. Az Alapítványnál rendszeresített és személyekre kiadott bélyegzőket évente egyszer leltározni kell. Ha a bélyegző használatára jogosult személy megválik munkahelyétől, mindig leltározni kell. A leltárban minden bélyegzőt szerepeltetni kell akkor is, ha az egyes példányok teljesen azonosak. A tárgyi eszközök leltározása 3 évenként fizikálisan (tételes számlálással), a köztes időszakban pedig egyeztetéssel – mely az analitikus nyilvántartások főkönyvvel történő összehasonlításával – történik. A készleteket minden év végén a mérlegkészítést megelőzően fizikálisan mennyiségben és értékben kell leltározni. Az egyéb eszközöket és forrásokat, egyeztetéssel kell leltározni minden év végén a mérlegkészítést megelőzően.
Leltári jegyzőkönyv A leltározás elkészítésekor jegyzőkönyvet kell készíteni, mely tartalmazza: -
a leltározási hely megnevezését,
-
a leltározás időpontját,
-
leltározás módját,
-
a leltározás tárgyának megnevezését és mennyiségi egységét (pl. darabszámát),
-
felelős személyek aláírását (leltárfelelős, raktáros, stb)
A leltár értékelésénél a készletekre vonatkozóan a mindenkori beszerzési árat kell alkalmazni. A felvett és értékelt leltárt a leltárfelelős (leltározó bizottság elnöke, valamint a vállalkozás törvényes képviselője hitelesíti aláírásával. A leltárt a mérleg bizonylati alátámasztásául legalább 5 évig meg kell őrizni.
Leltárértékelés A tárgyi eszközök állományeltérésének megállapítása A leltározás befejezését követően a leltározás adatait egyeztetni kell a könyvviteli nyilvántartásokkal, a jegyzőkönyvileg megállapított különbözet okát ki kell vizsgálni az anyagilag felelős bevonásával. A kivizsgálást követően jegyzőkönyvet kell felvenni, majd hiány esetén kártérítési felelősséget meg kell állapítani. A hiányok és többletek miatt alkalmazott felelősségre vonásról jogerős határozatot kell hozni, majd utólag csatolni kell a jegyzőkönyvhöz. A többletként fellelt eszközöket leltári számmal kell ellátni, ezekről kimutatást kell készíteni. Az éves közhasznú mérlegbeszámolóba csak a leltárkülönbözetekkel módosított valós érték vehető fel. 3
Készletek leltárkülönbözetének megállapítása A leltárfelvételi íveken a készleteltérések kiszámítását párhuzamosan végzi a leltárelszámoltató és a leltározott egység anyagilag felelős dolgozója. A készletek értékét soronként a mennyiség és a nyilvántartási egységár szorzataként kell megállapítani, az értékadatokat oldalanként kell összegezni. Az összesített leltári értéket össze kell hasonlítani az analitikus készletnyilvántartással. Az összevetés során meg kell állapítani a leltári különbözeteket. Csak a különbözetekkel korrigált készletértéket szabad a mérlegben kimutatni.
A selejtezés általános szabályai Mind a társasági törvény, mind a számviteli törvény hangsúlyozza az az Alapítványi vagyonért való felelősséget. Annak érdekében, hogy az az Alapítvány Kuratóriumának tagjai az e téren rájuk rótt felelősséget vállalhassák, célszerű, hogy igen precízen szabályozzák az általuk vezetett az Alapítványnál a felesleges vagyontárgyak folyamatos feltárásának rendjét; a feleslegessé válás ismérveit, általános feltételeit; a feltárt eszközök elkülönítésének, tárolásának és nyilvántartásának rendjét; az értékesítés lehetséges módját; a hasznosítási és selejtezési eljárás lefolytatásáért és ellenőrzéséért felelős személyek jogait és feladatait; a hasznosítási eljárás lefolytatásának, nyilvántartásának módját, tekintettel arra, hogy a hasznosítás érdekében minden ésszerű intézkedést meg kell tenni, valamint arra is, hogy a selejtezés nem jelent fizikai megsemmisítést vagy használatra alkalmatlanná tételt; a hasznosítással összefüggő értékelést; valamint a hasznosítás és selejtezés pénzügyi elszámolásának módját.
A felesleges vagyontárgyak csoportosítása A felesleges vagyontárgyak lehetnek: immateriális javak, tárgyi eszközök, anyagok.
A felesleges vagyontárgyak feltárása, hasznosítása A feleslegessé válás ismérvei: feleslegesnek minősül egy eszköz, ha azt a hasznosítással és selejtezéssel megbízott munkatárs vagy bizottság megfelelő előterjesztése alapján az Alapítvány képviselője annak nyilvánítja.
4
A felesleges vagyontárgyak fogalma, fajtái A szabályzat alkalmazása szempontjából felesleges vagyontárgyaknak kell tekinteni mindazokat a tárgyi eszközöket és készleteket, amelyek: -
a működéséhez már nem szükségesek;
-
a vagyontárgy eredeti rendeltetésének már nem felel meg;
-
rongálás, természetes elhasználódás miatt rendeltetésszerű használatra már nem alkalmasak;
-
igazoltan, gazdaságosan nem javíthatók, szavatossági idejük lejárt.
Helyes évente legalább egyszer elvégezni a készletek minősítését a leltározást megelőzően: mely eszközök váltak feleslegessé, melyek váltak értékesíthetetlenné? A feleslegessé vált vagyontárgyak feltárása folyamatos munka. A jogszabályok előírása szerint a felesleges eszközök és készletek feltárása, hasznosítása, illetve selejtezése az Alapítvány ülésének hatáskörébe tartozik. Eladásnál a felesleges vagyontárgy,térítés ellenében, meghatározott feltétel mellett értékesíthető a közgyűlés által kiválasztott körben. A térítés mértékében, az átadás időpontjában, a fizetési módban és határidőben – a pénzforgalmi előírások keretén belül – a felek állapodnak meg. Általános szempont, hogy az eladási ár a hulladékárnál magasabb legyen. A felesleges vagyontárgyak hasznosításának módját és az eladási árat mindig az Alapítvány elnöke hagyja jóvá. Értékesítés csak azonnali készpénzfizetés ellenében történhet, az eladásról számlát kell kiállítani, és a vagyontárgy csak a kifizetett számla ellenében, szállítólevéllel adható át.
Leértékelt áron való értékesítés Az Alapítvány számára megfelelő áron történő értékesítés esetén a felesleges vagyontárgyak leértékelt áron is értékesíthetőek, ehhez a Kuratórium elnökének engedélye szükséges. Az értékesítésről számlát kell kiállítani, amelyből 1-1 példány a vevő, a könyvelő, a pénztáros, a selejtezési bizottság példánya.
Átadás térítésmentesen Az eszközöket általában akkor helyes selejtezni, 5
ha azokat szabályos módon nyilvánították feleslegesnek, de az értékesítési kísérlet nem járt eredménnyel; ha azok rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná váltak, vagyis kimerítik a selejt fogalmát; ha a tárgyi eszközök rendeltetésszerű használat során elhasználódtak; ha káresemény során váltak selejtté. A selejtezés nem jelent fizikai megsemmisítést, kivéve a kötelezővé tett eseteket. Az Alapítvány általában évente egyszer selejtez, de a leltározást megelőzően kötelező az e célból elkülönített, összegyűjtött eszközök selejtezését elvégezni.
A hasznosítás és selejtezés pénzügyi-számviteli elszámolása A leírtak alapján lebonyolított hasznosítások és selejtezések eredménye meg kell jelenjen az Alapítvány számvitelében. A hasznosítási és selejtezési eljárás eredményeként kapott összegek könyvelésénél, valamint az értékesített eszközök állományából való kivezetésnél a számviteli törvény előírásait kell alkalmazni.
Mellékletek:
6
Leltárfelvételi módok Befektetett eszközök Megnevezés Immateriális javak
A leltárfelvétel módja
Megjegyzés
egyeztetéssel (évente)
az analitikus nyilvántartásban lévő értékek azonosításával és egyeztetésével
Tárgyi eszközök
mennyiségi felvétellel
Ingatlanok
mennyiségi felvétellel
tulajdonlapokról
Földterületek
egyeztetéssel
telekkönyvi adatok, egyedi nyilvántartás alapján
Telkek
egyeztetéssel
telekkönyvi adatok, egyedi nyilvántartás alapján
Épületek
mennyiségi felvétellel
helyszínrajzok alapján
Egyéb építmények
mennyiségi felvétellel
helyszínrajzok, térképek alapján
Gépek, berendezések, Felszerelések
mennyiségi felvétellel
a nyilvántartástól függetlenül, azzal való utólagos összehasonlítással
Járművek Tenyészállatok Beruházások
mennyiségi felvétellel mennyiségi felvétellel mennyiségi felvétellel
Beruházásra adott egyeztetéssel előlegek Befektetett pénzügyi Eszközök Bérbe, javításba adott eszközök
a nyilvántartásokkal való egyidejű összehasonlítással a nyilvántartástól függetlenül, azzal való utólagos összehasonlítással a nyilvántartásokkal való egyidejű összehasonlítással az analitikus egyeztetésével
nyilvántartás
az analitikus nyilvántartás egyeztetésével
egyeztetéssel
leltározása a megfelelő eszközcsoporttal egyezően, a bérleti időszak alatt a leltárbizonylat a bérbevevő átvételi elismervénye
7
Sorszám
Készletek
Megnevezés
1.
Raktári készletek
2.
3.
4.
5.
A leltárfelvét el
Megjegyzés
módja mennyiségi felvétellel
a nyilvántartásoktól független felvétellel
Úton lévő Egyeztetéssel vásárolt készletek
számla, szállítójegy, egyéb rendelkezésre álló adatok alapján
Alvállalkozó mennyiségi i teljefelvétellel sítmények
a nyilvántartásoktól független felvétellel
Saját termelésű készletek
mennyiségi felvétellel
a nyilvántartásoktól független felvétellel
Értékesítésre mennyiségi szánt felvétellel nyomtatvány
6.
Betétdíjas göngyöleg
7.
mennyiségi Nemesfémek felvétellel
egyeztetéssel
az analitikus egyeztetésével
nyilvántartás
Sorszám
Kötelezettségek
leltárfelvétel Megnevezé A módja s
8
Megjegyzés
Rövid lejáratú egyeztetéssel kötelezettsé gek
az analitikus nyilvántartással való összehasonlítással
Hosszú lejáratú 2 egyeztetéssel kötelezettségek .
az analitikus nyilvántartással való összehasonlítással
1 .
Sorszám
Egyéb eszközök A leltárfelvét el
Megnevezé s
Megjegyzés
módja 1 .
Követelések egyeztetéssel
1 Vevőkkel szembeni egyeztetéssel . követelés 1
a vonatkozó számlák alapján
1 . 2
Költségveté ssel egyeztetéssel kapcsolatos követelés
adóelszámolásról szóló bizonylatok, ill. adóbevallás alapján, stb.
1 . 3
Pénzintézett el szembeni egyeztetéssel követelés
egyenlegközlők (számlakivonatok) alapján
1 . 4
Munkaválla lókkal egyeztetéssel szembeni követelés
az analitikus nyilvántartások alapján
2 .
Értékpapíro egyeztetéssel k
3 .
Pénzeszköz egyeztetéssel ök
az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel (pénztárkönyv)
A jelen Szabályzatot a Kuratórium a 2015. szeptember 5-i ülésén, 11/2015.(IX.5.) számú kuratóriumi határozatában, egyhangúlag jóváhagyta. 9
