TRIPOLIS DIALOGUE Gebruikers Handleiding

TRIPOLIS DIALOGUE

Gebruikers Handleiding

Versie 3.0.20

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding

Eigendomsrecht Het intellectuele en industriële recht en alle eventueel mogelijke auteurs- c.q. eigendomsrechten berust bij Tripolis. Vermenigvuldiging of ingebruikgeving aan derden van (delen van) deze handleiding is niet toegestaan zonder daartoe toestemming te hebben verkregen van Tripolis.

Tripolis Dialogue

pagina 2

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Inhoudsopgave

DIALOGUE INSTELLINGEN ................................................................................................................................... 6 Introductie ................................................................................................................................................................ 7 Process flow ............................................................................................................................................................ 8 GEBRUIKER INSTELLINGEN................................................................................................................................. 9 Taal, Naam en E-mailadres Instellingen .................................................................................................................. 9 Wachtwoord wijzigen ............................................................................................................................................. 10 APPLICATIE INSTELLINGEN ............................................................................................................................... 11 Nieuwe Gebruiker / Gebruiker instellingen ............................................................................................................ 11 FTP / SFTP Accounts ............................................................................................................................................ 13 Nieuwe FTP/SFTP Account ................................................................................................................................... 13 Test connectie, Bewerk of Verwijder FTP/SFTP Account...................................................................................... 14 CONTACT INSTELLINGEN .................................................................................................................................. 15 Proces Flow ........................................................................................................................................................... 15 De Database.......................................................................................................................................................... 16 Nieuwe Database .................................................................................................................................................. 16 Veldtypes ............................................................................................................................................................... 18 Bewerk Contact Database ..................................................................................................................................... 20 Nieuwe Veldgroep aanmaken................................................................................................................................ 20 Nieuw Veld aanmaken ........................................................................................................................................... 21 Voorbeelden .......................................................................................................................................................... 23 CONTENT INSTELLINGEN .................................................................................................................................. 24 Process Flow ......................................................................................................................................................... 24 Workspace aanmaken ........................................................................................................................................... 25 Nieuw Artikel type .................................................................................................................................................. 27 Artikel velden ......................................................................................................................................................... 28 Nieuwe Nieuwsbrief type ....................................................................................................................................... 31 Nieuwe Secties Nieuwsbrief type .......................................................................................................................... 33 Nieuwsbrief Template ............................................................................................................................................ 35 Nieuwsbrief Artikel Template ................................................................................................................................. 37 Nieuwsbrief kopiëren ............................................................................................................................................. 39 Nieuwe Direct email type ....................................................................................................................................... 40 Nieuw SMS bericht type ........................................................................................................................................ 42 PUBLISHING INSTELLINGEN .............................................................................................................................. 44 Bounce verwerking settings & Blacklist settings .................................................................................................... 44 Bounce verwerking settings & Blacklist settings instellen ...................................................................................... 45 Blacklist ................................................................................................................................................................. 46

Tripolis Dialogue

pagina 3

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding CONTACT MODULE ............................................................................................................................................. 48 Process flow .......................................................................................................................................................... 50 Contact Module ..................................................................................................................................................... 51 Het Contacten scherm ........................................................................................................................................... 51 Bekijk een Contact................................................................................................................................................. 54 Contact bewerken.................................................................................................................................................. 55 Nieuw Contact ....................................................................................................................................................... 56 Importeer contacten............................................................................................................................................... 57 Import rapportage .................................................................................................................................................. 62 Bekijk Import rapportage........................................................................................................................................ 63 Contacten exporteren ............................................................................................................................................ 64 Groepen................................................................................................................................................................. 65 Introductie .............................................................................................................................................................. 65 Nieuw Segment ..................................................................................................................................................... 68 Nieuwe Groep........................................................................................................................................................ 71 Groep types ........................................................................................................................................................... 71 Groepen samenvoegen ......................................................................................................................................... 73 Groepen uitsluiten ................................................................................................................................................. 74 Groepen Splitsen ................................................................................................................................................... 75 Groepen Multi Splitsen .......................................................................................................................................... 76 Meerdere groepen verwijderen .............................................................................................................................. 77 Query ..................................................................................................................................................................... 78 Smartgroup ............................................................................................................................................................ 82 Mail blacklist .......................................................................................................................................................... 83 CONTENT MODULE ............................................................................................................................................. 85 Introductie .............................................................................................................................................................. 87 Process Flow ......................................................................................................................................................... 88 Nieuw SMS bericht ................................................................................................................................................ 89 SMS voorbeeld ...................................................................................................................................................... 91 SMS bericht bewerken .......................................................................................................................................... 92 Nieuwe Direct Email .............................................................................................................................................. 94 Direct Email details ................................................................................................................................................ 94 Direct Email Content.............................................................................................................................................. 96 Quick Email ......................................................................................................................................................... 100 Importeer content voor Direct mail....................................................................................................................... 101 Direct mail kopiëren ............................................................................................................................................. 102 Publiceer.............................................................................................................................................................. 103 Nieuwsbrief .......................................................................................................................................................... 107 Nieuwe Nieuwsbrief ............................................................................................................................................. 107 Nieuwsbrief artikel aanmaken.............................................................................................................................. 108 Artikel Kopiëren uit Media Archief........................................................................................................................ 111 Artikel toekennen ................................................................................................................................................. 113 Artikel bewerken & Artikel voorwaarden .............................................................................................................. 114 Media Archief....................................................................................................................................................... 118 Afbeelding toevoegen .......................................................................................................................................... 118 Artikel toevoegen ................................................................................................................................................. 120 Media Archief Bladeren ....................................................................................................................................... 121 Image Editor ........................................................................................................................................................ 123 Afbeelding rechtstreeks aan uiting toeoegen ....................................................................................................... 124 Test procedures voor Content uitingen................................................................................................................ 126 Voorbeeld ............................................................................................................................................................ 126 Quick Email ......................................................................................................................................................... 128 Verzend naar test groep ...................................................................................................................................... 129

Tripolis Dialogue

pagina 4

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding WYSIWYG EDITOR ............................................................................................................................................ 133 Introductie ............................................................................................................................................................ 135 Wysiwig Iconen.................................................................................................................................................... 135 Werken met de WYSIWYG editor........................................................................................................................ 138 Tabel aanmaken .................................................................................................................................................. 138 Cellen samenvoegen ........................................................................................................................................... 139 Database velden invoegen .................................................................................................................................. 139 Afbeeldingen invoegen ........................................................................................................................................ 140 Tekst invoegen .................................................................................................................................................... 141 Link invoegen ...................................................................................................................................................... 142 PUBLISHING MODULE....................................................................................................................................... 145 Introductie ............................................................................................................................................................ 147 Process Flow ....................................................................................................................................................... 148 E-mail versturen .................................................................................................................................................. 149 SMS bericht versturen ......................................................................................................................................... 153 Overzicht verzendingen ....................................................................................................................................... 155 Bekijk geplande, verzonden of test E-mails & SMS berichten ............................................................................. 156 PROCESSEN ...................................................................................................................................................... 157 Processen............................................................................................................................................................ 158 RAPPORTAGES ................................................................................................................................................. 163 Introductie ............................................................................................................................................................ 165 Contacten Rapportage ........................................................................................................................................ 166 Bounce Rapportage............................................................................................................................................. 168 Publishing Rapportages....................................................................................................................................... 170 Publishing Rapportage tabs................................................................................................................................. 171 Mailings vergelijken ............................................................................................................................................. 181 CAMPAGNES ...................................................................................................................................................... 184 Introductie ............................................................................................................................................................ 186 Campagne Events ............................................................................................................................................... 187 FTP / SFTP Account............................................................................................................................................ 188 Nieuwe Campagne .............................................................................................................................................. 189 Design Grid.......................................................................................................................................................... 190 Campagne Acties: ............................................................................................................................................... 191 Campagne actie instellingen: Time...................................................................................................................... 192 Campagne actie instellingen: Operation tabs ...................................................................................................... 193 Een Campagne actie aanbrengen ....................................................................................................................... 199 Campagne acties verbinden ................................................................................................................................ 200 Campagne functies .............................................................................................................................................. 202 Test & Test Runs ................................................................................................................................................. 203 Campagne activeren ........................................................................................................................................... 206 Campagne deactiveren ....................................................................................................................................... 207 Campagne verwijderen ........................................................................................................................................ 207 Campagne kopiëren ............................................................................................................................................ 208 Toepassingen ...................................................................................................................................................... 209 Exporteer Contacten, Mailblacklists, Bounces, Kliks of Opens ............................................................................ 209 Importeer Contacten ............................................................................................................................................ 211 Campagne op basis van clicks ............................................................................................................................ 213 Multiple step Campagne ...................................................................................................................................... 214

Tripolis Dialogue

pagina 5


TRIPOLIS DIALOGUE

DIALOGUE INSTELLINGEN

Tripolis Dialogue

pagina 6


Introductie Instellingen zijn onderverdeeld in •

Applicatie Instellingen Gebruiker en FTP instellingen

•

Contact Instellingen Configureren en bewerken van Contact databases

•

Content Instellingen Workspaces, Artikel types, Nieuwsbrief types, Templates, Direct E-mail types, SMS bericht types, Analyze Integratie

•

Publishing Instellingen Soft- en Hard-bounce, Mail blacklist

Bovenstaande instellingen kunt u altijd via de volgende stappen benaderen. 1. Klik op Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer de gewenste keuze via het dropdown menu linksboven in het scherm.

Alle gebruikers kunnen op bovenstaande manier eigen gebruikersinstellingen benaderen.

Tripolis Dialogue

pagina 7


Process flow Contact Instellingen

Contact Database

Workspace

SMS bericht type

Direct Email type

Nieuwsbrief type

Nieuwsbrief sectie

Nieuwsbrief template

Content Instellingen Artikel type

Publishing Instellingen

Mail Instellingen

Blacklist on client level

Applicatie Instellingen

Gebruikers

Gebruiker Instellingen

Wachtwoord & Taal

Tripolis Dialogue

FTP Accounts

pagina 8

Artikel velden

Artikel template


GEBRUIKER INSTELLINGEN Taal, Naam en E-mailadres Instellingen Via gebruikers instellingen kunt u als gebruiker gebruikersnaam (email), naam, wachtwoord en taal aanpassen. Velden gemarkeerd met een * zijn verplichte velden Het wachtwoord moet minstens één cijfer en één hoofdletter bevatten en moet minimaal uit 7 karakters bestaan. U kunt uitsluitend letters en cijfers in een wachtwoord gebruiken.

Stappen 1. Klik Instellingen | gebruikers instellingen | profiel. 2. Pas uw instellingen aan 3. Klik Bewaar.

Tripolis Dialogue

pagina 9


Wachtwoord wijzigen U kunt uw wachtwoord op ieder gewenst moment wijzigen. Het wachtwoord moet minstens één cijfer en één hoofdletter bevatten en moet minimaal uit 7 karakters bestaan. U kunt uitsluitend letters en cijfers in een wachtwoord gebruiken.

Stappen 1. Klik Instellingen | gebruikers instellingen | profiel. 2. Voer oud wachtwoord in. 3. Voer nieuw wachtwoord in. 4. Bevestig wachtwoord.

5. Klik Bewaar.

Administrators kunnen alle gebruikerswachtwoorden resetten via instellingen | Applicatie | Gebruikers

Tripolis Dialogue

pagina 10


APPLICATIE INSTELLINGEN Nieuwe Gebruiker / Gebruiker instellingen Als administrator kunt u gebruikers aanmaken en gebruiker instellingen aanpassen. Stappen 1. Klik op Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Applicatie via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Klik op Nieuwe Gebruiker linksboven in het scherm. U kunt nu een nieuwe gebruiker aanmaken. 4. Voer een voornaam en achternaam en eventueel een tussenvoegsel in. 5. Voer bij Gebruikersnaam het e-mailadres van de gebruiker in. 6. Voer een wachtwoord in en bevestig het wachtwoord. Het wachtwoord moet minstens één cijfer en één hoofdletter bevatten en moet minimaal uit 7 karakters bestaan. U kunt uitsluitend letters en cijfers in een wachtwoord gebruiken.

Tripolis Dialogue

pagina 11


7. Bepaal de Toegankelijkheid voor de gebruiker. •

Clientdomain Administrator, gelijk aan alle rechten.

•

Clientdomain Advanced User, gelijk aan Administrator rechten, m.u.v. aanmaken en bewerken gebruikers.

•

Clientdomain User, gelijk aan eindgebruiker rechten.

8. Modules Selecteer één of meerder modules voor de nieuwe gebruiker. Gebruik de CTRL toets om verschillende modules te kiezen 9. SubModules selecteer All submodules of één of meerdere Submodules. bv. Content Direct Mail en Content SMS, maar geen Content Newsletter.

10. Databases selecteer All Databases of één of meerdere Databases. 11. Workspaces selecteer All Workspaces of één of meerdere Workspaces. 12. Toegestaan bepaalt of een gebruiker actief of non-actief is. Als deze setting niet is aangevinkt kan de betreffende gebruiker niet inloggen.

Tripolis Dialogue

pagina 12


FTP / SFTP Accounts Contacten kunnen op verschillende manieren aan de database worden toegevoegd en uit de database worden geëxporteerd. •

Handmatig, één voor één.

•

Via een import/export bestand, batchgewijs.

•

Via SOAP/API, zg. landingspagina’s.

•

Batchgewijs via import, geautomatiseerd via API.

•

Batchgewijs via de Campagne manager

Om Batchgewijs via de Campagne manager contacten te kunnen importeren/exporteren heeft u een FTP / SFTP account nodig. Als administrator configureert u hier het account, waarna een gebruiker deze vervolgens alleen maar hoeft te selecteren.

Nieuwe FTP/SFTP Account Stappen 1. Klik Instellingen. 2. Selecteer via het dropdown menu Applicatie. 3. Klik op FTP Accounts - Nieuw. 4. Voer de volgende gegevens in •

Label, Host

•

Protocol

•

Gebruikersnaam

•

Wachtwoord

•

Remote Folder

•

Passieve Modus (J/N)

Tripolis Dialogue

pagina 13


5. Klik Bewaar

Test connectie, Bewerk of Verwijder FTP/SFTP Account Stappen 1. Klik Instellingen. 2. Selecteer via het dropdown menu Applicatie. 3. Klik FTP Account. 4. Klik op de betreffende FTP Account.

U kunt nu, de FTP account bewerken, verwijderen of de FTP connectie testen.

Tripolis Dialogue

pagina 14


CONTACT INSTELLINGEN Proces Flow Contact Instellingen

Nieuwe Contact Database

Contact Instellingen

Contact Database inrichten

Contacten Importeren

Contact Database

Tripolis Dialogue

Wizard Starten

Veldgroepen Aanmaken


Sleutelveld aanmaken

Veld type bepalen

Nieuwe velden in veldgroep

Veld type bepalen

Dialogue Import functie

Via de API functie

pagina 15

Opslaan & afsluiten

Opslaan & afsluiten


De Database De Database is een verzameling van (variabele) velden waar alle contactdata (profielen) worden opgeslagen. Deze data is beschikbaar via de gehele applicatie en kan worden beheerd in de Contact module. Een klantomgeving kan vanwege een data model of vanwege bepaalde data rechten één of meerdere databases bevatten, bijvoorbeeld wanneer een onderscheid gemaakt dient te worden per merk of wanneer bijvoorbeeld een scheiding van klanten binnen een klantomgeving gemaakt dient te worden.

Nieuwe Database U start tijdens het aanmaken van een Database met de Database Wizard. Hier maakt U in beginsel een sleutelveld aan. Na het aanmaken van dit sleutelveld klikt U op Finish of op Voeg rij toe. ! Behoren er veel databases te worden aangemaakt, maak dan gebruik van de API Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Contacts via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Klik op Database Wizard linksboven in het scherm. De Database Wizard wordt opgestart. 4. Voer een label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 5. Voer een Naam in. Een naam wordt als een interne naam gebruikt voor import, API etc. Een naam mag geen vreemde tekens en/of spaties bevatten en dient uniek te zijn. 6. Klik Verder.

Tripolis Dialogue

pagina 16


7. Definieer Sleutel veld. Het sleutelveld wordt gebruikt om een record uniek te identificeren. Bijvoorbeeld het gebruik van E-mailadres als sleutelveld, er vindt via het e-mailadres een controle plaats of het e-mailadres (contact) voorkomt in de contactlijst. •

Zo ja, dan zal het contact niet worden toegevoegd.

•

Zo nee, dan wordt het contact toegevoegd.

8. Voer een Label in voor het sleutelveld. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 9. Voer een Naam in voor het sleutelveld. Een naam wordt als een interne naam gebruikt voor import, API etc. Een naam mag geen vreemde tekens en/of spaties bevatten en dient uniek te zijn.

Tripolis Dialogue

pagina 17


Veldtypes Een veldtype instelling dient voor het correcte notatie van contact gegevens. Afhankelijk van het veldtype vinden er tijdens het aanmaken van een contact controles plaats op een juiste validatie.

Veldtype overzicht: String

Voor tekst invoervelden, bv. voornaam, bedrijfsnaam etc.

Int. (Integer) Voor numerieke invoervelden, zonder decimalen bv. aantal kinderen. Boolean

Voor het gebruik van een true/false waarde.

Decimal

Voor numerieke invoervelden, inclusief decimalen.

Date

Voor datum invoervelden, bv. verjaardagen.

Date time

Voor datum/tijd invoervelden, bv. inschrijvingsdatum.

Pick list

Voor het selecteren van een waarde uit een lijst.

Email

Voor Email invoervelden.

Mobiel

Voor mobiele telefoonnummers invoervelden.

10. Order Bepaalt de volgorde van de aangemaakte velden, binnen een veldgroep. 11. Min.Lengte / Max. Lengte. Bepaalt het minimum en maximum aantal karakters van het invoerveld. 12. Begin waarde. U kunt aan een veld een standaard beginwaarde waarde toevoegen. 13. Type Veld. Het type veld bepaalt in welke Profiel overzicht tab het veld wordt getoond. •

Standaard Veld. Terug te vinden onder Contact tab binnen overzicht contacten.

•

Contact overzicht veld. Terug te vinden onder Overview tab binnen overzicht contacten.

•

Interesse veld. Terug te vinden onder Interesse tab binnen overzicht contacten.

Tripolis Dialogue

pagina 18


14. Klik Verder 15. Klik op Finish om de gegevens op te slaan en de wizard af te sluiten of op Stoppen om de bewerking af te breken. U kunt hier eventueel ook een nieuw veld aanmaken.

Hoewel het mogelijk is om meerdere velden via de Wizard toe te voegen wordt geadviseerd de database verder op te bouwen via de contact module instellingen.

De juist aangemaakte Contact Database vindt U terug in boomstructuur aan de linkerzijde van het scherm. De Bewerk Contact Database functie wordt opgestart, U kunt nu de database verder opbouwen.

U kunt op een later tijdstip de Contact Database verder bewerken. Klik Instellingen aan de rechterbovenzijde van het scherm en selecteer vervolgens de Contact optie via het dropdown menu. Klik op de betreffende database naam om te bewerken.

Tripolis Dialogue

pagina 19


Bewerk Contact Database

Bewerk Contact Database scherm bestaat in beginsel uit 2 tabs. U kunt meerdere tabs aanmaken door middel van een Veldgroep aan te maken.

Nieuwe Veldgroep aanmaken Via een veldgroep kunt u overzichtelijk bijbehorende gegevens groeperen. Bijvoorbeeld veldgroep Naam voor bedrijf, e-mailadres, voornaam en achternaam. Of veldgroep Interesses om interesses in een groep weer te geven. Stappen 1. Klik Nieuwe Veldgroep. 2. Voer een Label in. 3. Order bepaalt de positie, oftewel de weergave van de aangemaakte veldgroepen. 4. Klik Bewaar.

Tripolis Dialogue

pagina 20


U vindt de aangemaakte veldgroep terug als een tab in het bewerk contact database scherm.

Klik op de aangemaakte tab (veldgroep) om velden binnen deze veldgroep aan te maken. Contact database velden zijn invoer velden welke gegevens bevatten van een contact.

Nieuw Veld aanmaken Stappen 1. Klik Nieuw Veld. 2. Voer een Label in voor het sleutelveld. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 3. Voer een Naam in. Een naam wordt als een interne naam gebruikt voor import, API etc. Een naam mag geen vreemde tekens en/of spaties bevatten en dient uniek te zijn. 4. Kies afhankelijk van het type data het juiste veldtype via het Veldtype dropdown menu. 5. Vink de Sleutel optie als u gebruik wilt maken van meer dan 1 sleutelveld. Het eerste sleutelveld aangemaakt via de Database Wizard. 6. Verplicht bepaalt of het een verplicht invoerveld is. 7. In Overzicht. Vink deze optie als U dit veld ook in het contact overzicht wilt weergegeven. U kunt dit veld dan ook gebruiken als filter in het contacten overzicht.

8. Bepaal het Type veld, oftewel de weergave van het veld in de contact module. 9. Order bepaalt de weergave van de aangemaakte velden. 10. Klik Bewaar om de gegevens op te slaan

Tripolis Dialogue

pagina 21


Aangemaakte velden vindt U terug onder de verschillende aangemaakte Veldgroepen. Klik op een veldgroep om de velden binnen deze groep te bewerken of te verwijderen.

U heeft hier de volgende opties. •

Klik Bewerk Veldgroep om de naam of volgorde van de veldgroep te bewerken.

•

Klik Verwijder Veldgroep om de veldgroep te verwijderen

•

Klik Verwijder Database om de database in geheel te verwijderen Let op! U verwijdert hiermee ook alle contacten uit de database.

Herhaal de stappen nieuwe veldgroep aanmaken of Nieuw veld aanmaken om de contact database in te richten.

Tripolis Dialogue

pagina 22

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Voorbeelden

Tripolis Dialogue

pagina 23


CONTENT INSTELLINGEN

Process Flow

Workspace

SMS bericht type

Direct Email type

Nieuwsbrief type

Nieuwsbrief sectie



Tripolis Dialogue

Artikel velden

pagina 24

Artikel template


Workspace aanmaken Een workspace is een virtuele werkomgeving voor uw Content en Media bibliotheek. Content kan worden onderverdeeld in •

SMS

•

Direct mail

•

Newsletters.

De Media bibliotheek is de verzameling van plaatjes en artikelen. Een workspace wordt aan één database gekoppeld, alle profielvelden die in een workspace worden gebruikt komen uit deze database. Een database kan echter meerdere workspaces bevatten.

Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Content via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Klik Nieuw onder Workspaces.

4. Voer een label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 5. Voer een Naam in. Een naam wordt als een interne naam gebruikt voor import, API etc. Een naam mag geen vreemde tekens en/of spaties bevatten en dient uniek te zijn.

Tripolis Dialogue

pagina 25


6. Selecteer de betreffende Contact database. 7. Publieke Domein naam en Bounce Domein naam Standaard wordt voor verzending via Tripolis Dialogue gebruik gemaakt van de (sub)domeinen van Tripolis. De URL’s en afbeeldingen in een e-mail, de click- en opencounters en het bounce-adres verwijzen allemaal naar public.tripolis.com en mail.tripolis.com. Organisaties die uit naam van een eigen domein verzenden behoren onder Publieke Domein naam en Bounce Domein naam hun eigen domein namen te plaatsen. Zie technische documentatie. 8. Klik Bewaar. U vindt de aangemaakte Workspace terug aan de linkerzijde van het scherm onder Content Instellingen

Tripolis Dialogue

pagina 26

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding De volgende hoofdstukken hebben betrekking op nieuwsbrieven. Nieuw Artikel type Artikel velden Nieuwe Nieuwsbrief typn Nieuwe Secties Nieuwsbrief type Nieuwsbrief Template Nieuwsbrief Artikel Template

Voor een uitgebreide omschrijving met betrekking tot het aanmaken van nieuwsbrieven zie onze technische documentatie.

Nieuw Artikel type U dient een artikel type aan te maken om deze later in een nieuwsbrief te kunnen gebruiken. Via artikel types stelt u een nieuwsbrief samen. Bijvoorbeeld artikel types. Header, Tekstvlak en Footer. Binnen een artikel type maakt u vervolgens Artikel velden aan. Zie volgende hoofdstuk.

Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Content via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Selecteer de Workspace waar u een direct email type voor wilt aanmaken. 4. Klik Nieuw onder Artikel Type.

5. Voer een label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 6. Voer een Naam in. Een naam wordt als een interne naam gebruikt voor import, API etc. Een naam mag geen vreemde tekens en/of spaties bevatten en dient uniek te zijn. 7. Klik bewaar.

Tripolis Dialogue

pagina 27


Het artikel type is in de betreffende workspace opgeslagen onder artikel types. Na het aanmaken van het nieuwe artikel type wordt het bewerk artikel type scherm opgestart. U kunt nu artikel velden gaan aanmaken.

Artikel velden Binnen een artikel type dient u een artikelveld aan te maken. Bijvoorbeeld artikel type tekstvlak heeft onder andere een artikel plaatje, artikel links en artikel tekst velden. Hier definieert u ook het veld type. Bijvoorbeeld Artikelveld tekst met het veld type rich tekst. Na het aanmaken van een nieuw artikel type wordt het bewerk artikel type scherm opgestart. U kunt echter op ieder gewenst moment een artikel type bewerken of artikel velden toevoegen. Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Content via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Selecteer de Workspace waar u het artikel type hebt opgeslagen. 4. Selecteer het betreffende artikel type onder Artikel Types. Een Artikel type is opgebouwd uit 2 secties. • •

De definitie van het artikel type. Artikel velden

Tripolis Dialogue

pagina 28


Om een nieuw artikel veld aan te maken klikt U onder Nieuw Artikel op Nieuw Artikel Veld

1. Voer een label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 2. Voer een Naam in. Een naam wordt als een interne naam gebruikt voor import, API etc. Een naam mag geen vreemde tekens en/of spaties bevatten en dient uniek te zijn. 3. Voer eventueel een begin waarde in. 4. Selecteer of het type veld wel/niet verplicht is. 5. Selecteer het Veld Type via het dropdown menu. •

Tekstveld

•

Tekstveld groot

•

Rich Tekst veld

•

URL

•

Afbeelding

•

Kleur

6. Selecteer de order van het nieuwe artikel veld. Order bepaalt de volgorde van het aangemaakte artikel veld. 7. Klik bewaar.

Tripolis Dialogue

pagina 29


Herhaal de stappen klik Nieuw artikel veld onder artikel type om een nieuw veld aan te maken. De Artikel velden zijn in de betreffende workspace opgeslagen onder het Artikel type.

Tripolis Dialogue

pagina 30


Nieuwe Nieuwsbrief type Voordat u een nieuwsbrief kan versturen dient eerst een nieuwsbrief type te worden opgezet. Via verschillende nieuwsbrief types kan een onderscheid worden aangebracht in de verschillende nieuwsbrieven. Ook kunt u types aanmaken als u bijvoorbeeld via verschillende afzenders een nieuwsbrief wil versturen. U behoort minimaal één nieuwsbrief type aan te maken.

Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Content via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Selecteer de Workspace waar u de nieuwsbrief type voor wilt aanmaken. 4. Klik Nieuw onder Nieuwsbrief type.

5. Voer een label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 6. Voer een Afzender Naam in. Dit is de naam die ontvangers van de nieuwsbrief krijgen te zien.

Tripolis Dialogue

pagina 31


7. Voer een Afzender Adres in. 8. Ontvanger Veld. Dit is standaard het e-mailadres veld. 9. Antwoord Adres. Voer een antwoord adres in, leeg is gelijk aan het afzender adres. 10. Voer eventueel een onderwerp in voor de Nieuwsbrief. 11. Verander eventueel de Character Set Encoding. 12. Klik bewaar. Het nieuwsbrief type is in de betreffende Workspace opgeslagen onder nieuwsbrief types. Na het aanmaken van een nieuwe nieuwsbrieftype wordt het bewerk nieuwsbrief type scherm opgestart.

U dient vervolgens nieuwsbrief secties aan te maken.

Tripolis Dialogue

pagina 32


Nieuwe Secties Nieuwsbrief type Voordat u een nieuwsbrief kan gebruiken dient u naast een nieuwsbrief type ook nieuwsbrief secties op te zetten. Elementen die per nieuwsbrief moeten kunnen worden aangepast worden ondergebracht in secties. Denk hierbij aan aparte secties voor nieuwsartikelen, advertenties, linkerkolom, rechterkolom etc . Aan de hand van in welke sectie een artikel wordt geplaatst wordt de weergave van het artikel bepaald. Zo kan je er voor zorgen dat wanneer je een artikel van een linkerkolom sectie verplaatst naar de rechterkolom sectie het artikel op een andere manier wordt weergegeven. Het artikel zelf hoeft dan niet te worden aangepast, aan de hand van in welke sectie een artikel staat wordt de weergave bepaald. Onderdelen van de nieuwsbrief die niet per nieuwsbrief hoeven te veranderen horen niet thuis in een sectie. Na het aanmaken van een nieuw nieuwsbrieftype wordt het bewerk nieuwsbrief type scherm opgestart. U kunt echter op ieder gewenst moment dit nieuwsbrief type bewerken. Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Content via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Selecteer de Workspace waar u de nieuwsbrief type hebt opgeslagen. 4. Selecteer het betreffende nieuwsbrief type onder Nieuwsbrief types

Een nieuwsbrief type is opgebouwd uit 3 secties.

•

Bewerk

•

Secties

•

Nieuwsbrief Templates

Tripolis Dialogue

pagina 33


5. Klik onder nieuwsbrief type op Nieuwe Sectie. 6. Voer een Label in voor de nieuwe sectie. 7. Voer een Naam in voor de nieuwe sectie. 8. Klik Bewaar. 9. Klik op Nieuwe Sectie om de volgende sectie aan te maken. 10. Klik Bewaar.

Het nieuwsbrief type is inclusief de nieuwe secties in de betreffende Workspace opgeslagen onder nieuwsbrief types.

Na het aanmaken van een nieuwe nieuwsbrief type dient U ook een template aan te maken voor U nieuwsbrief.

Tripolis Dialogue

pagina 34


Nieuwsbrief Template Voordat u een nieuwsbrief kan gebruiken dient u naast een nieuwsbrief type en nieuwsbrief secties ook een nieuwsbrief template aan te maken. U dient zowel een HTML als een Tekst versie van de nieuwsbrief template aan te maken. Na het aanmaken van een nieuw nieuwsbrieftype wordt het bewerk nieuwsbrief type scherm opgestart. U kunt echter op ieder gewenst moment dit nieuwsbrief type bewerken. Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Content via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Selecteer de Workspace waar u de nieuwsbrief type hebt opgeslagen. 4. Selecteer het betreffende nieuwsbrief type onder Nieuwsbrief types

Een nieuwsbrief type is opgebouwd uit 3 secties.

•

Bewerk

•

Secties

•

Nieuwsbrief Templates

Tripolis Dialogue

pagina 35


5. Klik onder Nieuwsbrieftype op Nieuwe Template. 6. Voer een Label in voor de nieuwe sectie. 7. Selecteer het output formaat HTML 8. Bron In de bron plakt u de HTML code. Een HTML template behoort te worden gemaakt in een HTML editor zoals bv. Dreamweaver. Een HTML-editor is een softwareprogramma om webpagina's aan te maken. Hoewel HTML-code met een gewone tekst editor geschreven kan worden, kan een HTML-editor door de ingebouwde extra functionaliteit het bijwerken veel gemakkelijker maken. 9. kopieer de HTML code uit de HTML editor in het bron veld en klik bewaar.

U behoort ook een Tekst versie aan te maken voor uw template. Herhaal bovenstaande stappen en selecteer bij output formaat tekst in plaats van HTML Voer de tekst in voor de tekst versie in het Bron veld. Nadat u een nieuwsbrief template heeft aangemaakt dient u een nieuwsbrief artikel template aan te maken.

Tripolis Dialogue

pagina 36


Nieuwsbrief Artikel Template

Na het aanmaken van een nieuwsbrief template wordt het bewerk nieuwsbrief template scherm opgestart. U dient vervolgens een nieuwsbrief artikel template aan te maken. U kunt op ieder gewenst moment een nieuwsbrief template bewerken. Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Content via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Selecteer de Workspace waar u de nieuwsbrief type hebt opgeslagen. 4. Selecteer het betreffende nieuwsbrief type onder Nieuwsbrief types.

5. Selecteer de tab Nieuwsbrief Templates.

6. Selecteer de betreffende nieuwsbrief template.

Tripolis Dialogue

pagina 37


7. Klik onder Nieuwsbrieftype op Nieuwe Artikel Template.

8. Selecteer het output formaat HTML 9. Bron In de bron plakt u de HTML code. Een HTML template behoort te worden gemaakt in een HTML editor zoals bv. Dreamweaver. Een HTML-editor is een softwareprogramma om webpagina's aan te maken. Hoewel HTML-code met een gewone tekst editor geschreven kan worden, kan een HTML-editor door de ingebouwde extra functionaliteit het bijwerken veel gemakkelijker maken. 10. kopieer de HTML code uit de HTML editor in het bron veld 11. Klik bewaar.

Tripolis Dialogue

pagina 38

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Nieuwsbrief kopiëren Heeft u een nieuwsbrief eenmaal aangemaakt, dan kunt u deze eenvoudig kopiëren.

Stappen 1. Selecteer de betreffende nieuwsbrief onder Content | Instellingen. 2. Klik kopieer nieuwsbrief type.

3. Voer een label en naam in.

4. Klik Bewaar.

Tripolis Dialogue

pagina 39


Nieuwe Direct email type Voordat u een Direct mail via de Content module kan opmaken / versturen dient eerst een Direct email type te worden opgezet. U behoort minimaal één Direct email type aan te maken.

Stappen 5. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 6. Selecteer Content via het dropdown menu linksboven in het scherm. 7. Selecteer de Workspace waar u een direct email type voor wilt aanmaken. 8. Klik Nieuw onder Direct Email Type.

Tripolis Dialogue

pagina 40

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding 9. Voer een label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 10. Voer een Afzender Adres in. 11. Voer een Afzender Naam in. Dit is de naam die ontvangers van de direct email krijgen te zien. 12. Antwoord Adres. Voer een antwoord adres in, leeg is gelijk aan het afzender adres. U kunt voor uw Direct Mail ook content inlezen via een live URL. Voert u hier een URL in, dan zal bij het aanmaken van een direct mail standaard de content van deze URL worden getoond. De Direct Mail kunt u daarna verder bewerken. Deze optie is inclusief het importeren via een lokaal opgeslagen HTML bestand ook beschikbaar in de Content module tijdens het aanmaken va een direct mail. HTML Content importeren kan uitsluitend voor Direct Mails. 13. Externe HTML URL: Voer de URL in om uw direct mail content op te halen. 14. Externe Text URL: Voer een externe Text URL in voor de tekst versie van de direct mail. 15. Enable WYSIWYG editor: Wilt u gebruik maken van de editor (aanbevolen) dan behoort deze optie te worden aangevinkt. 16. Selecteer een veld van het type Email 17. Verander eventueel de Character Set Encoding. 18. Klik bewaar. Het Direct Email Type is in de betreffende workspace opgeslagen onder direct email types.

Tripolis Dialogue

pagina 41


Nieuw SMS bericht type Voordat u SMS berichten kan versturen dient eerst een SMS type opgezet te worden. Via SMS types kan een onderscheid worden aangebracht in bijvoorbeeld zakelijke of privé telefoonnummers. Ook kunt u types aanmaken als u bijvoorbeeld via verschillende afzenders een SMS wilt versturen. U behoort minimaal één SMS type aan te maken. Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Content via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Selecteer de Workspace waar u het SMS type voor wilt aanmaken. 4. Klik Nieuw onder SMS bericht type.

5. Voer een label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 6. Voer een Afzender naam in. Dit is de naam die ontvangers van de SMS zien

Tripolis Dialogue

pagina 42

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding 7. Selecteer een veld van het type mobiele telefoon. 8. Klik bewaar.

Het SMS bericht type is in de betreffende Workspace opgeslagen onder SMS bericht types.

Tripolis Dialogue

pagina 43


PUBLISHING INSTELLINGEN Bounce verwerking settings & Blacklist settings Er bestaan in principe 2 soorten blacklists. Voor elke verzending wordt een groep uit de contact database gebruikt. Tijdens verzending worden zowel de e-mailadressen van de mail blacklist als de client blacklist uitgesloten. Deze adressen krijgen de status ´not send´ •

Mail blacklist In de contact module vindt u onder de betreffende contact database de bijbehorende mail blacklist

•

Black list on client level Onder Publishing instellingen kunt u bepalen of hardbounces uit de mail blacklist ook in de client level blacklist worden geplaatst.

Mocht u meerdere contact databases hebben aangemaakt en de instelling ´ Store hardbounces to email blacklist on client level´ hebben aangevinkt, dan is de ´black list on client level´ de verzameling van hardbounces van alle contact databases.

Tripolis Dialogue

pagina 44


Bounce verwerking settings & Blacklist settings instellen Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Publishing via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Klik Opties onder Mail.

U kunt nu de mail instellingen bewerken Soft bounce threshold Een Soft bounce kan als een hard bounce worden geclassificeerd middels het gebruik van een threshold. De threshold werkt als volgt; als de threshold op 2 staat ingesteld betekent dit dat als een e-mailadres in 2 opeenvolgende mailings wordt ‘gebounced’ dan zal het adres als een hard-bounce worden geclassificeerd en het e-mailadres op de mail blacklist worden geplaatst. U kunt hier instellen na hoeveel opeenvolgende keren een mailadres, geclassificeerd als een soft-bounce mail, op de black list wordt geplaatst. Blacklist Store hard bounces to email blacklist on client level. U kunt hier instellen of mailadressen van de mail blacklist ook op de “blacklist on client level” worden geplaatst. 4. Klik Bewaar.

Tripolis Dialogue

pagina 45


Blacklist Een blacklist is een overzicht van hard-bounce e-mailadressen. Staat een e-mailadres op een blacklist dan zal er geen mail naar het adres worden gestuurd. Het e-mailadres staat op een blacklist en niet een contact zelf. Voormits het mobiele nummer van het betreffende contact bekend is, behoort het versturen van een SMS daarom nog wel tot de mogelijkheden. Stappen 1. Klik Instellingen rechtsboven in het scherm. 2. Selecteer Publishing via het dropdown menu linksboven in het scherm. 3. Klik Blacklist onder Mail.

De volgende opties zijn hier mogelijk. Klik nieuwe om een nieuwe mail blacklist entry aan te maken. Voer het e-mailadres in wat op de blacklist moet worden geplaatst. Voer eventueel een opmerking in. Klik verwijder om een of meerdere e-mailadressen uit de blacklist te verwijderen. Klik Exporteer om de e-mailadressen op de black list te exporteren.

Zie ook bounce verwerking settings & blacklist settings

Pagina 46


Pagina 47


TRIPOLIS DIALOGUE CONTACT MODULE

Pagina 48


Inhoudsopgave Contact Module

Contact Module ....................................................................................................................51 Het Contacten scherm ..........................................................................................................51 Bekijk een Contact ...............................................................................................................54 Contact bewerken ................................................................................................................55 Nieuw Contact ......................................................................................................................56 Importeer contacten .............................................................................................................57 Import rapportage .................................................................................................................62 Bekijk Import rapportage ......................................................................................................63 Contacten exporteren ...........................................................................................................64 Groepen ...............................................................................................................................65 Introductie ............................................................................................................................65 Nieuw Segment ....................................................................................................................68 Nieuwe Groep ......................................................................................................................71 Groep types..........................................................................................................................71 Groepen samenvoegen ........................................................................................................73 Groepen uitsluiten ................................................................................................................74 Groepen Splitsen..................................................................................................................75 Groepen Multi Splitsen .........................................................................................................76 Query ...................................................................................................................................78 Smartgroup ..........................................................................................................................82 Mail blacklist .........................................................................................................................83

Pagina 49


Process flow

Pagina 50


Contact Module In Tripolis Dialogue wordt alle contact data die gebruikt wordt in mailings of SMS verkeer beheerd. De module kan worden ingezet als (centrale) marketing database waar verschillende typen bewerkingsslagen op contact gegevens kunnen worden uitgevoerd. Kenmerken van Tripolis Contact Management zijn: • • • • • •

Volledig flexibele opzet van een of meerdere databases en velden waarin contacten zijn opgeslagen. Gedetailleerde individuele contactinformatie, met interesses, communicatie historie en inschrijf gebeurtenissen. Contacten kunnen direct via de applicatie of indirect via koppelingen worden toegevoegd en bewerkt. Uitgebreide selectie mogelijkheden die zowel statisch als dynamisch kunnen zijn. Ook kunnen bestanden worden samengevoegd en gesplitst. Geavanceerd bounce management.

Het Contacten scherm De Contacten module wordt in lijstweergave opgestart. Alle Contacten in de database worden hier getoond.

Het totaal aantal contacten wordt boven de lijst van contacten weergegeven. “Contacten - 13000 resultaten gevonden, weergegeven 1 tot 50” Het aantal contacten in de weergave kunt u via de dropdown aan de rechterkant op 15, 50 of 100 instellen.

Pagina 51

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Via de lijstweergave kunt u eenvoudig naar contacten zoeken. Optie 1: Zoek Contacten. Voer een zoeksleutel in de zoek contacten box rechtsboven in het scherm. Indien u hier een zoekterm invult wordt er gezocht in de gehele database op basis van ‘full text search’ Optie 2: Boven de lijstweergave bevindt zich per veld een zoek optie. Voer een zoeksleutel in en klik Filter. Om de gehele lijst te zien klikt u Wis alle velden. De selectie maakt gebruik van ‘full text search’ en is niet ‘case sensitive’. Bij meerdere selectie criteria wordt en een query gemaakt op basis van het AND statement.

U kunt op individuele basis met contacten werken door middel van het betreffende contact te selecteren via de vink box. Klik Bewerk om het profiel van dit contact te bewerken. Klik Verwijder uit database om het contact uit de database te verwijderen. Wilt u een contact verwijderen uit een groep, klik dan op bewerken, ga vervolgens naar groep lidmaatschap en haal het vinkje uit de betreffende groep, of klik lijst van contacten, selecteer het betreffende contact en klik Verwijder geselecteerde uit groep. (zie groepen). U kunt de Exporteer functionaliteit gebruiken om alle contacten te exporteren naar Excel of CSV formaat.

Pagina 52


Aan de bovenzijde van het contactenscherm vindt u een onderverdeling in Groepen en Contacten

Het Contacten gedeelte heeft de volgende functionaliteiten: •

Bladeren

•

Nieuw Contact

•

Importeer

•

Exporteer

Bladeren. Klik op bladeren om de contacten in lijstweergave te tonen. Nieuw Contact. Klik op Nieuw Contact om handmatig een contact in te voeren. Importeer. Het is mogelijk om al uw (klant)contacten in Tripolis Dialogue in te voeren. Dit kan met de importeer functie. De contacten die geïmporteerd worden moeten in een Excel file (.xls) of .csv formaat staan. Exporteer. Het is mogelijk om uw (klant)contacten uit Tripolis Dialogue te exporteren. Contacten kunnen geëxporteerd worden naar xls of csv formaat door op de Exporteer button te klikken. U kunt contacten naast de lijstweergave ook op overzichtsweergave bekijken. Dit is een individuele contact weergave. Klik op een contact om de overzichtsweergave te tonen.

Pagina 53

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Bekijk een Contact Via de contact module kunt u contacten bekijken in lijstweergave. U kunt ook op individuele basis contacten bekijken of bewerken. Door op een contact te klikken in de lijstweergave worden de details van dit contact getoond. De details zijn ondergebracht in een aantal tabs.

Overview Hier staan alle velden in die in de set up als type veld ‘contactoverzicht veld’ hebben meegekregen. Ook worden interesses en de communicatie geschiedenis in dit scherm weergegeven. Contact velden Hier staan de overige contact velden waarbij het type veld in de set up ‘standaard veld’ als kenmerk heeft meegekregen. Interesse velden Hier zijn de interesse velden opgenomen (type veld: interesse veld) Groep lidmaatschap Hier wordt weergegeven aan welke groepen (inclusief test groepen) dit contact is toegevoegd. Communicatie geschiedenis Hier bevinden zich alle e-mails en SMS berichten die het contact heeft ontvangen. Tevens is het mogelijk in te zien welke email en/of SMS berichten zijn toegezonden. Inschrijvingen Hier is te zien op welke datum, op welke tijd en via welk kanaal het contact is in- of uitgeschreven. Om gegevens van een contact te bewerken klikt u op bewerken.

Pagina 54

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Contact bewerken Om een contact te bewerken selecteert u via de lijstweergave een contact door middel van het contact via de vink box te selecteren en vervolgens op bewerken te klikken. U kunt ook op een contact regel klikken om het betreffende contact te bewerken. In beide gevallen wordt het Contact overzichtsscherm getoond

Stappen 6. Klik op een contact of selecteer het contact en klik Bewerken. Het Contact overzichtscherm wordt getoond welke is verdeeld in een aantal tabs. 7. Klik op een van de tabs om de gegevens te bewerken of te bekijken. De inhoud van velden kan worden gewijzigd. Velden voorzien van een * zijn verplichte velden. Let er ook op dat u te maken kan hebben met verschillende soorten invoervelden. Bijvoorbeeld in zg INTEGER velden kan geen tekst worden geplaatst.

8. Klik Bewaar om de veranderingen op te slaan. U kunt het contact ook uit de database verwijderen door op Verwijder te klikken. Wilt u een individueel contact verwijderen uit een groep: - klik dan op bewerken, ga vervolgens naar groep lidmaatschap en haal het vinkje uit de betreffende groep, of - Roep de lijst van contacten in een groep op, plaats een vinkje voor het betreffende contact of contacten en klik Verwijder geselecteerde uit groep. (zie groepen)

Pagina 55

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Nieuw Contact Klik onder Contacten op Nieuw om een contact aan de database toe te voegen. Een contact kan ook handmatig aan groepen worden toegevoegd. Contacten toevoegen aan segmenten of smart groepen gebeurt aan de hand van een query. (zie ook query) Invoer velden met een * zijn verplicht. Invoer velden zijn afhankelijk van de contact database configuratie. Stappen 1. Klik op Nieuw Contact om handmatig een contact in te voeren. De invoervelden zijn onderverdeeld in 3 tabs: •

Contact velden

•

Interesse veld

•

Groep Lidmaatschap.

2. Klik op de verschillende tabs om de betreffende gegevens in te voeren. 3. Klik op groep lidmaatschap om het betreffende contact aan één of meerdere groepen toe te voegen. 4. Klik Bewaar om het contact in de database op te slaan. Na het aanmaken van een nieuw contact vindt u het betreffende contact terug onder alle contacten in de lijstweergave en in de groepen die u heeft geselecteerd tijdens het aanmaken van het contact.

Pagina 56


Importeer contacten Het is mogelijk om al uw contacten in Tripolis Dialogue in te voeren. Dit kan middels de importeer functie welke zich bevindt in de Contact module.

Hoewel contacten importeren via een Excel bestand mogelijk is wordt dit afgeraden. Excel houdt Windows landinstelling (locale) aan, komen deze niet overeen met de notaties zoals in Dialogue, dan zal er niet worden geïmporteerd. Voorkeur voor importeren heeft het CSV formaat, waarbij velden tussen het “ “ teken staan en waar de velden gescheiden zijn door het ; teken. Bewerken van CSV in Excel wordt niet aanbevolen. Gebruik bij voorkeur ‘OpenOffice’ ofwel een database applicatie als MSAccess, of kies eventueel voor een meer professionele SQL database platform. Ook kunt u een CSV bestand bewerken in notepad (kladblok) Voor u begint • • • •

Zorg ervoor dat het te importeren bestand zg koptitels bevat. Bv naam, straat, postcode. Zorg ervoor dat verplichte Contact velden in Dialogue ook in het te importeren bestand voorkomen. Controleer of er in het te importeren bestand geen lege velden aanwezig zijn welke worden geïmporteerd als een verplicht veld. Het te importeren veld moet overeenkomen met het veldtype van het database veld. (datum velden mogen bv geen tekst bevatten en dienen een yyyy/mm/dd notatie te hebben)

Pagina 57

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding CSV voorbeeld import bestand

Bovenstaand CSV bestand zal 12 contacten importeren en 4 contacten niet importeren. Stappen 1. Controleer of het te importeren bestand voldoet aan Voor u begint. 2. Klik Importeer en Start Nieuwe Import De Import Wizard wordt opgestart.

3. Selecteer de Import Mode

Pagina 58

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Import Mode opties: •

Voeg toe of update contacten aan/in groep Nieuwe contacten uit het import bestand zullen worden toegevoegd aan een groep en bestaande contacten uit het import bestand zullen in een groep worden geüpdate.

•

Voeg toe of update contacten aan/in groep en synchroniseer Nieuwe contacten uit het import bestand zullen worden toegevoegd aan een groep en bestaande contacten uit het import bestand zullen in een groep worden geüpdate. Adressen die niet in het import bestand voorkomen, maar wel in de database zullen uit een groep worden verwijderd.

•

Sluit contacten uit van groep Contacten in het import bestand zullen uit een groep worden gehaald.

•

Voeg nieuwe contacten toe aan een groep. Contacten die nog niet in een groep staan worden geïmporteerd, contacten die wel in een groep voorkomen worden niet geïmporteerd of geüpdate.

•

Voeg toe of update contacten aan/in database Nieuwe contacten uit het import bestand zullen worden toegevoegd aan de contact database en bestaande contacten uit importfile zullen in database worden geüpdate.

•

Voeg contacten toe aan database (negeer bestaande contacten) Nieuwe contacten uit het import bestand zullen worden toegevoegd aan database; bestaande records worden genegeerd.

•

Update contacten in database. Contacten die in de database staan worden geüpdate, contacten die niet in de database voorkomen worden niet geïmporteerd.

4. Selecteer de groep om het bestand naar te importeren, of kies nieuwe contact groep via het dropdown menu. 5. Klik Verder. 6. Klik op Browse om het te importeren bestand aan de wizard toe te voegen.

7. Klik Upload Bestand Na het uploaden verschijnt de melding Done Uploading. 8. Klik Verder. 9. Bevestig dat de geselecteerde file voldoet aan de anti-spam richtlijnen van Tripolis Solutions en klik Verder. 10. Vergelijk en Match de koptitels / kopteksten. Aan de linkerzijde staan de veldnamen zoals aangemaakt in Tripolis Dialogue, de rechterzijde bevat de koptitels uit het te importeren bestand. Pagina 59


Selecteer veld via dropdown

Zorg ervoor dat verplichte Contact velden in Dialogue ook in het te importeren bestand voorkomen. 11. Klik Import De import wordt gestart. 12. Klik Sluit om het import rapport te bekijken. 13. Aan de linkerzijde bevinden zich de verschillende Import Rapportages. 14. Klik op de betreffende import rapportage om de import statistieken te bekijken. 15. U ontvangt een meer gedetailleerd import overzicht in een email zodra de import is afgerond. Het geïmporteerde CSV bestand

Het resultaat van de import Pagina 60

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding The import of file 2usertraining_2008-10-16.csv has finished. Import Statistics for [[email protected] 2008-10-16 09:25:22] Added to group : 12 removed from group : 0 Import Errors Total number of import errors: 4 Error Details: line: 1 (Error Code 50) Message: Invalid field value: '16-10-2008' for field descriptor 'datumtoegevoegd' line: 7 (Error Code 30) Message: wrong number of tokens, expected 7 but was 6 line: 14 (Error Code 50) Message: Invalid field value: 'Engels' for field descriptor 'datumtoegevoegd' line: 17 (Error Code 50) Message: Invalid field value: 'steven.ford-tripolis.com' for field descriptor 'emailadres'

Pagina 61


Import rapportage Tijdens het importen wordt een import rapport overzicht weergegeven.

4

Import resultaat: Een weergave van het aantal records toegevoegd aan de groep en het aantal records verwijderd uit de groep. Import fouten: Een weergave van het aantal records waarbij fouten zijn opgetreden. Een contact zal vanwege een import fout niet aan de database worden toegevoegd. Zijn er geen fouten opgetreden dan ziet u onder import fouten ´geen data weergave voor grafiek´

Als de import klaar is vindt u aan de linkerzijde van het scherm import rapportages.

Klik op een rapportage link om de rapportage te openen

Pagina 62


Bekijk Import rapportage Het import rapport geeft een statistiek overzicht van een bepaalde import. Aan de linkerzijde van het scherm bevinden zich alle import rapportages.

Klik op een rapportage link om de rapportage te openen. Het bovenste gedeelte bevat import gegevens.

Het onderste gedeelte bevat een weergave van het aantal records toegevoegd (aan een groep), het aantal records verwijderd uit een groep en het aantal overgeslagen. Het aantal geïmporteerde contacten is het totaal aantal geïmporteerde contacten van alle import opdrachten. Import fouten: Een weergave van het aantal records waarbij fouten zijn opgetreden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een INTEGER veld noodzakelijk is maar dat een TEKST veld is opgenomen in het import bestand. Een contact zal om deze reden niet aan de database worden toegevoegd. Zijn er geen fouten opgetreden dan ziet u onder import fouten geen data weergave.

Pagina 63

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Contacten exporteren Dialogue stelt u in staat om verschillende soorten contacten te exporteren. U kunt bijvoorbeeld contacten uit een bepaalde groep exporteren, alle contacten uit de gehele database of bijvoorbeeld contacten op een mail blacklist exporteren. De functionaliteit is in alle gevallen het zelfde. Afhankelijk waar u de exporteer functie gebruikt heeft u in sommige gevallen de keuze om export velden te kiezen. In alle gevallen kunt u de volgende stappen aanhouden. Stappen 1. Klik Exporteer 2. Afhankelijk van het type export (bijvoorbeeld groepen of een blacklist) heeft u de mogelijkheid te kiezen welke velden u wenst te exporteren. Selecteer Alles of selecteer verschillende velden door de ‘CTRL' toets ingedrukt te houden.

3. Selecteer het exporteer formaat. Excel of CSV. Bewerken van CSV in Excel wordt niet aanbevolen. Gebruik bij voorkeur ‘OpenOffice’ ofwel een database applicatie als MSAccess of gebruik eventueel voor een meer professionele SQL database platform. 4. Klik Exporteer. 5. Kies om het bestand te openen of op te slaan.

Exporteert u een groep dan heeft u middels de vink optie ook de mogelijk de onderliggende subgroepen exporteren

Pagina 64

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Groepen Introductie Groepen zijn selecties uit de gehele contact database of selecties uit onderdelen van de database. Een groep is een selectie van contacten plus de bijbehorende profielen. Groepen zijn het startpunt voor verzending van e-mails of sms of kunnen worden ingezet voor campagne operaties. Groepen zijn onder te vedelen in Statische groepen

Segmenten Subscription groepen Test groepen Dynamisch groepen

Een statische groep is een verzameling van contacten welke statisch zijn vastgelegd door middel van een checkbox. Het verband tussen groep en contact wordt hier vastgelegd. Een Dynamische groep wordt ook wel een smartgroup genoemd. Bij een Smartgroep wordt de selectie criteria vastgelegd. Zo worden nieuwe contacten die aan deze selectie criteria voldoen automatisch aan de betreffende smartgroup toegevoegd. Een Segment is een smartgroup binnen een statische groep. De criteria selectie is echter hier alleen van toepassing voor contacten die in de betreffende groep zitten. Een test groep wordt gebruikt om een uiting te versturen naar een aantal test e-mail accounts, alvorens de uiting naar de werkelijke doelgroep te sturen. Subscription groep is een statische groep, met vastlegging van subscription events en daardoor met rapportage over toe- en afname van de groepsgrootte In- en uitschrijvingen worden uitsluitend geadministreerd bij groepen van het type Subscription. Deze zg. subscription events worden uitsluitend vastgelegd bij wijzigingen in de status. Werken met statische groepen zal sneller zijn, dan werken met “subscription groups” vanwege het feit dat bij “subscription groups” voor iedere mutatie een groepslidmaatschaprecord, alsmede een subscriptionevent-record moet worden geschreven in de database. Importeren, samenvoegen, splitten en uitsluiten zal daarom sneller gaan bij “static groups”

Pagina 65


Groepen kunnen gemakkelijk worden verplaatst. Binnen groepen kan ook een flexibele groep of subgroep indeling worden gemaakt. Een groep is samengesteld op basis van een query. Het resultaat wordt hier opgeslagen en niet de selectie criteria. Dit in tegenstelling tot een smart groep of segment. Hier wordt wel de selectie criteria opgeslagen. Dit betekent dat als een nieuw contact aan de database wordt toegevoegd dit record automatisch aan segmenten of smart groepen wordt toegevoegd in het geval het contact aan de selectie criteria van het segment of smart groep voldoet. Samengevat is een groep dus een min of meer vaste lijst en een segment of smart groep is variabel.

Groepsweergave Klik op het plus teken aan de linkerzijde van het scherm om alle groepen die in de database voorkomen te tonen.

De groepen die getoond worden zijn selecties uit de gehele contact database dan wel onderdelen van de database. Klik op een groepsnaam voor een lijstweergave van alle contacten binnen de betreffende groep.

Pagina 66


Het totaal aantal contacten in een groep wordt boven de lijst van contacten weergegeven. “Contacten in groep: Test HCC- 12 resultaten gevonden, weergegeven 1 tot 12” Het aantal contacten in de weergave kunt u via de dropdown aan de rechterkant op 15, 50 of 100 instellen. Bij het oproepen van een groep wordt eerst de communicatie geschiedenis getoond. Klik op lijst van contacten om de contacten in de groep te tonen.

Via de getoonde lijstweergave kunt u eenvoudig naar contacten in de geselecteerde groep zoeken. Bovenaan de lijstweergave bevindt zich per veld een zoek optie. Voer een zoeksleutel in en klik Filter. Om de gehele lijst te zien klikt u Wis alle velden. De selectie maakt gebruik van ‘full text search’ en is ‘case insensitive’. Bij meerdere selectie criteria wordt en een query gemaakt op basis van het AND statement. U kunt op individuele basis met contacten in een groep werken door middel van het betreffende contact te selecteren via de vink box . Klik vervolgens op Bewerken om het profiel van dit contact te bewerken. Klik Verwijder om het contact uit de database te verwijderen. Wilt u een contact verwijderen uit een groep, klik verwijder geselecteerde uit groep, of selecteer een contact, klik op bewerken, ga vervolgens naar groep lidmaatschap en haal het vinkje uit de betreffende groep.

Pagina 67


Klik Verwijder Groep om de groep in het geheel uit de database te verwijderen. Klik Bewerk Groep om een groepslabel, naam, groep type of hoofdgroep te bewerken. U kunt de Exporteer functionaliteit gebruiken om alle contacten binnen deze groep te exporteren naar een XLS of CSV formaat.

Nieuw Segment Een Segment is een smartgroup binnen een statische groep waarbij het resultaat en de selectie criteria wordt opgeslagen. De criteria selectie is echter hier alleen van toepassing voor contacten die in de betreffende groep zitten. Alle contacten uit een segment zijn per definitie ook onderdeel van de contacten uit een bovenliggende groep.

Stappen 1. Klik op de groep waar u een segment wilt aanmaken. 2. Klik Nieuw Segment om een Nieuwe Query te starten.

3. Selecteer via het 1e dropdown menu een database veld. 4. Selecteer via het 2e dropdown menu één van de parameters. 5. Noteer de gewenste waarde in het tekstveld. bv. Bedrijf

Is gelijk aan

Tripolis

6. Klik Voeg rij toe of Bekijk segment om de query te draaien.

Pagina 68

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Het resultaat wordt getoond, u heeft de volgende opties.

•

Klik Bewaar om de selectie als segment in de groep op te slaan.

•

Voer een Label in en kik nogmaals Bewaar. Het segment is nu aangemaakt onder de geselecteerde groep.

•

Klik Vul veldwaarden in om een waarde toevoegen aan een bepaald veld. - Gebruik vaststaande waarde om een vaste waarde aan een veld toe te voegen, of - Gebruik Nummer Sequence om een oplopend nummer toevoegen waarbij de feitelijke ophoogwaarde variabel is.

•

klik Verwijder contacten om al deze contacten uit de database verwijderen.

•

klik Verwijder geselecteerde contacten om geselecteerde contacten uit de database verwijderen.

Pagina 69


Contacten kunnen op verschillende manieren aan groepen worden gekoppeld. •

via het tabblad ‘Groep lidmaatschap’. Selecteer de vink box om een contact aan de betreffende groep toe te voegen.

•

via een web gebaseerde aanmeldprocedure die middels een API interface aan de applicatie is gekoppeld.

•

via een Query.

U kunt groepen aanmaken, bewerken, samenvoegen, uitsluiten en (multi)splitsen.

Pagina 70


Nieuwe Groep Groepen kunnen worden gedefinieerd als verzamelingen van contacten. (Zie ook: Groepen)

Groep types In het geval van het aanmaken van een nieuwe groep zijn er 3 soorten groepen. •

Statische groep: Dit is een standaard groepstype.

•

Subscription groep is een statische groep, met vastlegging van subscription events en daardoor met rapportage over toe- en afname van de groepsgrootte

•

Test groep: Een test groep wordt gebruikt voor zg. testruns.

Alvorens een mailing te versturen wordt aangeraden de mailing eerst naar een test groep te sturen. Om een goed beeld te krijgen hoe een mailing per domeinnaam wordt ontvangen is het aan te raden alle gangbare domeinnamen, zoals @hotmail.com, @gmail.com, @yahoo.com etc. in een testgroep te plaatsen.

Stappen 1. Klik onder Groepen op Nieuw om een nieuwe contact groep aan te maken. 2. Voer een label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 3. Voer een Naam in. Een naam wordt als een interne naam gebruikt voor import, API etc. Een naam mag geen vreemde tekens en/of spaties bevatten en dient uniek te zijn. 4. Bepaal het Groep Type; Statische groep, subscription groep of Test Groep

Pagina 71


5. Hoofdgroep Bepaal of de nieuwe groep een hoofdgroep is of onderdeel van een bestaande groep. 6. Klik Bewaar.

Na het aanmaken van een nieuwe groep vindt u de betreffende groep terug aan de linkerzijde van het scherm onder groepen.

Pagina 72


Groepen samenvoegen U kunt groepen samenvoegen, daarbij heeft u de keuze een groep te behouden of te verwijderen.

Stappen 1. Klik onder Groepen op Samenvoegen. 2. Selecteer de Bron Groep. Dit is de groep die gekopieerd of verplaatst dient te worden. 3. Selecteer de BestemmingsGroep. Dit is de groep waar naar toe wordt verplaatst of gekopieerd. 4. Selecteer of u ook de sub groepen van de bron groep wenst samen te voegen. 5. Selecteer Kopieer Brongroep naar Doelgroep of Verplaats brongroep naar doelgroep. 6. Verwijder Bron Groep. Alleen toepasbaar bij verplaatsen; vink deze optie om de Bron Groep te verwijderen. 7. Klik Bewaar.

Kopieer, de bron groep blijft bestaan. Verplaats, de bron groep en alle bijbehorende informatie wordt verplaatst naar de doel groep. Hierbij wordt de optie Verwijder brongroep weergegeven, vink deze aan als de verplaatste bron groep verwijderd dient te worden.

Pagina 73


Groepen uitsluiten Contacten kunnen in een groep worden uitgesloten / verwijderd. Deze uitsluiting vindt plaats op basis van ‘records’ die in beide groepen voorkomen.

Stappen 8. Klik onder Groepen op Uitsluiten. 9. Bron Groep Selecteer de groep die wordt gebruikt als bron groep voor het uitsluiten Het aantal records in deze groep zal niet veranderen. 10. Selecteer of u ook de subgroepen van de bron groep wenst uit te sluiten. 11. Doel Groep Selecteer de groep die wordt gebruikt als doel groep voor het uitsluiten. Records zullen uit deze lijst worden verwijderd. 12. Selecteer of u ook de subgroepen van de bestemmingsgroep wenst uit te sluiten.

13. Klik Verder. Het aantal uit te sluiten records wordt getoond. 14. Klik Finish om de uitsluiting uit te voeren. Uitgesloten contacten kunnen alleen handmatig worden terug gezet.

Pagina 74


Groepen Splitsen De optie groepen splitsen kan van pas komen om na te gaan of een mailing eventueel een hogere respons genereert wanneer hij op een andere manier wordt verzonden. Door van een groep twee groepen te maken en voor beide groepen dezelfde uiting op een andere manier te verzenden kan men testen op welke uiting de respons hoger is.

Stappen 1. Klik onder Groepen op Splitsen. 2. Bron contactgroep: Dit is de lijst die gesplitst dient te worden. 3. Selecteer Willekeurige Contact volgorde om de splitsvolgorde willekeurig te splitsen. Als u een test wilt uitvoeren op de geselecteerde lijst, vink dan altijd dit vakje aan. 4. Voer een Nieuwe contact groep label in. 5. Voer een Nieuwe contact groep naam in. 6. Vul het Aantal contacten in nieuwe groep in. Deze worden verwijderd uit de Bron Groep 7. Klik Bewaar.

Pagina 75


Groepen Multi Splitsen Klik onder groepen op MultiSplits om een contactgroep in meerdere groepen te splitsen. Een splitsing van een contactgroep komt van pas wanneer u verschillende formats van een uiting wilt testen om de reactie van uw doelgroep te peilen. Bij een splitsing van een groep vervalt de bron groep.

Stappen 8. Klik onder Groepen op MultiSplits. 9. Selecteer de Bron contact Groep. Dit is de groep die wordt gesplitst. 10. Selecteer Willekeurige Contact volgorde om de splitsvolgorde willekeurig uit te splitsen. Als u een test wilt uitvoeren op de geselecteerde lijst, vink dan altijd dit vakje aan. 11. Hoeveel nieuwe contact groepen. Bepaal het aantal nieuwe contact groepen.

12. Klik Bewaar.

De Bron groep is komen te vervallen De nieuwe groepen worden in de database met een -1 / -2 / -3 etc. toevoeging achter de originele naam weergegeven.

Pagina 76


Meerdere groepen verwijderen U heeft de optie meerder groepen gelijkertijd te verwijderen. Verwijderd u een hoofdgroep, dan worden ook de onderliggende groepen verwijdert.

Stappen 1. Klik Groepen of Smartgroups aan de linkerzijde van het scherm. 2. Selecteer de groepen die u wenst te verwijderen. 3. Klik Verwijder groep(en).

Pagina 77


Query Met behulp van de Query wizard kunnen selecties binnen een database worden gemaakt. U kunt binnen een query naar gelang andere query’s draaien, om de selectie te verfijnen of juist uit te breiden. Zowel het resultaat van een query als de query selectie criteria kunnen worden bewaard. U heeft de volgende opties. • • •

Bewaren als een smartgroup (selectie criteria + resultaat) bewaren als een groep (resultaat) Toevoegen aan een bestaande groep.

Binnen een groep kunt u ook een segment aanmaken. Een Segment is een query binnen een statische groep waarbij het resultaat en de selectie criteria wordt opgeslagen.

Stappen 1. Klik onder Groepen op Query. 2. Selecteer Database om een selectie te maken op basis van de verschillende velden binnen de contact database of, Selecteer Contacten om een selectie te maken op basis van contacten die wel of niet in een groep of subgroup voorkomen.

3. Query instellingen. Het eerste dropdown menu bevat de velden uit de contact database. Het tweede dropdown menu bevat de selectie parameters (is gelijk aan, is niet gelijk aan, bevat etc.). In het derde veld voert u de waarde in. Bv. Geslacht > Is gelijk aan > Man

Pagina 78


4. Klik Start Query. Het aantal query resultaten (contacten) worden weergegeven.

Na het draaien van de eerste query heeft u de volgende opties.

•

Klik Nieuw om een nieuwe query te starten. De huidige selectie wordt gewist tenzij u deze heeft opgeslagen.

•

Klik Bewaar als Smartgroup om de selectie criteria op te slaan waarbij de resultaten worden ondergebracht in een smartgroup.

•

Klik Bewaar als Groep om het resultaat op te slaan. Nadat u een Label en een naam invult kunt u ook een hoofdgroep selecteren waaronder de selectie zal vallen.

•

Klik Voeg toe aan bestaande groep om het resultaat toe te voegen aan een bestaande groep.

•

klik Verwijder contacten om de geselecteerde contacten uit de database verwijderen.

•

Klik Verwijder geselecteerde contacten om contacten die u heeft geselecteerd uit de database te verwijderen.

Pagina 79


•

Vul de veldwaarden in. Via deze optie kunt u een waarde toevoegen voor alle contacten die via de query zijn geselecteerd.

Database velden. Selecteer voor welk database veld u een waarde wilt toevoegen. Selecteer Vaststaande waarde om een waarde toe te voegen aan het geselecteerde database veld, of selecteer Nummer Sequence om een oplopend nummer toe te voegen waarbij de feitelijke ophoogwaarde variabel is. Bepaal het start nummer via Initiële waarde en stel de ophoog waarde in. Klik Bewaar.

•

Voeg rij toe U kunt een nieuwe query toevoegen om de selectie te verfijnen of juist uit te breiden (*) Selecteer via de dropdown menu’s uw 2e query criteria.

Pagina 80

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Bij meerdere query statements wordt het Alle statement standaard toegepast. U kunt in plaats van Alle ook Sommige als statement gebruiken (*) Toont aan wanneer Alle of Sommige van de bovenstaande voorwaarden gelijk zijn.

•

Alle: het getoonde resultaat zal aan alle selectie criteria voldoen.

•

Sommige: het getoonde resultaat zal aan één van de selectie criteria voldoen.

Voorbeeld. Criteria 1: Geslacht is gelijk aan Man. Criteria 2: Nieuwsbrief is niet gelijk True. Alle zal uitsluitend contacten weergeven die geslacht Man als kenmerk hebben en hebben aangegeven geen nieuwsbrief te willen ontvangen. Sommige zal contacten weergeven die contacten weergeven die geslacht Man als kenmerk hebben en hebben aangegeven geen nieuwsbrief te willen ontvangen.

•

Naast Alle en Sommige kunt u ook Geavanceerde instellingen kiezen.

Voeg een "en/of" voorwaarde toe. In het geval u meerdere geavanceerdere selecties wilt maken kies dan voor ‘Geavanceerde instellingen’. Hier kunt u de selecties combineren; bijvoorbeeld 1 AND (2 OR 3) waarbij 1 verwijst naar het eerste selectie statement. Voorbeeld. Criteria 1: Plaats is gelijk aan Amsterdam. Criteria 2: Interesse is gelijk aan software. Criteria 3: Interesse is gelijk aan computers. Door middel van de geavanceerde instellingen 1 AND (2 OR 3) zal het resultaat contacten weergeven in de plaats Amsterdam en die computers of software als interesse hebben aangegeven.

Na het draaien van iedere query kunt u gebruik maken van de opties zoals hierboven beschreven.

Pagina 81


Smartgroup Een smartgroup wordt ook wel een dynamische groep genoemd. Bij een smartgroep wordt de selectie criteria vastgelegd. Zo worden nieuwe contacten in de contact database die aan deze selectie criteria voldoen automatisch aan de betreffende smartgroup toegevoegd. Smartgroepen zijn selecties die gebaseerd zijn op alle contacten die in de database voorkomen. Alvorens u een smartgroup kunt aanmaken moet u een query draaien. (zie ook query) De selectie criteria en het resultaat van de selectie kunt u opslaan in een smartgroup.

Stappen 1. Stel uw query in en klik op Start query. 2. Klik Bewaar als smart group. 3. Voer een Label in voor de smartgroup. 4. Klik Bewaar.

Aan de linkerzijde van het scherm vindt u onder smartgroups de juist aangemaakte smartgroup

Klik op de betreffende Smartgroup om met deze smartgroep te werken. U heeft nu de volgende opties

•

Bewerk Selecteer het contact en klik bewerk om de gegevens van het betreffende contact te bewerken.

•

Klik Verwijder om een individueel contact te verwijderen.

•

Klik Verwijder Smartgroup om de smartgroep te verwijderen.

•

Klik Bewerk Smartgroup om de selectie criteria (query) aan te passen. (zie ook query)

•

Klik Exporteer om de smartgroup te exporteren. (zie ook exporteren)

Pagina 82


Mail blacklist In geval er sprake is van een contact waarbij op het opgenomen email adres structureel geen email kan worden afgeleverd dan is er sprake van een onbestelbaar email adres ofwel hard bounce. Alle hard bounces die behoren bij de gekozen contact database worden getoond in de ‘Mail Blacklist’.

Indien aan groepen, segmenten, smart groepen mailings worden verstuurd zal deze mailing worden ontdubbeld met de contacten die in de mail blacklist staan. U heeft hier de volgende opties

•

Bewerk contact Selecteer het contact en klik bewerk om de gegevens van het betreffende contact te bewerken.

•

Verwijder Selecteer het contact en klik verwijder om het contact van de blacklist af te halen.

•

Exporteer Klik exporteer om alle of de geselecteerde contacten op de mail blacklist te exporteren. (zie ook exporteren)

•

Kopieer naar client blacklist Binnen Tripolis Dialogue is het ook mogelijk om met een client blacklist te werken die over alle databases heen gaat. Neem hiervoor contact op met uw administrator.

Zie ook Bounce verwerking settings & Blacklist settings en Blacklist.

Pagina 83


Pagina 84


TRIPOLIS DIALOGUE

CONTENT MODULE

Pagina 85


Inhoudsopgave Content

CONTENT MODULE ............................................................................................................85 Introductie ............................................................................................................................87 Process Flow........................................................................................................................88 Nieuw SMS bericht ...............................................................................................................89 SMS voorbeeld .....................................................................................................................91 SMS bericht bewerken .........................................................................................................92 Nieuwe Direct Email .............................................................................................................94 Direct Email details ...............................................................................................................94 Direct Email Content ............................................................................................................96 Quick Email ........................................................................................................................100 Importeer content voor Direct mail ......................................................................................101 Direct mail kopiëren ............................................................................................................102 Publiceer ............................................................................................................................103 Nieuwsbrief ........................................................................................................................107 Nieuwe Nieuwsbrief ............................................................................................................107 Nieuwsbrief artikel aanmaken.............................................................................................108 Artikel Kopiëren uit Media Archief .......................................................................................111 Artikel toekennen................................................................................................................113 Artikel bewerken & Artikel voorwaarden .............................................................................114 Media Archief .....................................................................................................................118 Afbeelding toevoegen .........................................................................................................118 Artikel toevoegen................................................................................................................120 Media Archief Bladeren ......................................................................................................121 Image Editor .......................................................................................................................123 Afbeelding rechtstreeks aan uiting toeoegen ......................................................................124 Test procedures voor Content uitingen ...............................................................................126 Voorbeeld ...........................................................................................................................126 Quick Email ........................................................................................................................128 Verzend naar test groep .....................................................................................................129

Pagina 86


Introductie

In de content module kunt u eenvoudig SMS, Direct Mail en Nieuwsbrief uitingen aanmaken en managen. U kunt vanuit de Content module ook rechtstreeks Direct mail of Nieuwsbrieven publiceren. Het Media Archief is een verzameling van nieuwsbrief artikelen en afbeeldingen. Artikelen en/of afbeeldingen kunt u eenvoudig uit het Media Archief naar een uiting kopiëren.

Pagina 87


Process Flow Contact Instellingen

Contact Database


Workspace

Groepen

SMS bericht type

Direct Email type

Nieuwsbrief type

Nieuwsbrief sectie


Nieuw SMS bericht

Content Module

Publishing Module

Direct of Plannen

Rapportage Module

Statistieken

Pagina 88

Nieuwe Direct Email

Verzending

Nieuwe Nieuwsbrief Di t E il


Artikel velden

Media Archief

Artikel template


Nieuw SMS bericht

Een SMS bericht aanmaken gebeurt vanuit de Content Module. Voordat u een SMS kan aanmaken dient u een SMS bericht type te hebben aangemaakt onder content instellingen. In de Content module dient u aan de linkerzijde van het scherm u de juiste workspace te selecteren. Heeft u één workspace dan is deze standaard geselecteerd.

Stappen 1. In de Content module klik onder SMS Bericht op Nieuw. 2. Selecteer het SMS bericht type. 3. Klik Verder.

U kunt nu het SMS bericht gaan aanmaken. 4. Voer een Label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 5. Afzender wordt overgenomen van het SMS bericht type. U kunt de naam van de afzender echter overschrijven.

Pagina 89


6. Stel het SMS Bericht samen. U kunt het SMS bericht personaliseren door middel van velden in te voegen uit de Contact database. (Zie ook: Free Marker Code) 7. Selecteer in te voegen contact database velden via insert merge field dropdown. Voorbeeld gepersonaliseerd SMS bericht

8. Klik Bewaar om het samengestelde bericht op te slaan. Klik ook altijd op bewaar voordat u het voorbeeld bekijkt. Een SMS bericht kan maximaal 160 karakters bevatten. Als het SMS bericht 160 karakters overschrijdt na de personalisatie zal de ontvanger het alternatieve SMS bericht ontvangen. 9. Stel een alternatief SMS bericht samen. U kunt hier geen gebruik maken van de invoegvelden. Voorbeeld alternatief SMS bericht

10. Klik Bewaar om het SMS bericht op te slaan.

Pagina 90


SMS voorbeeld Via voorbeeld kunt u zien hoe een SMS bericht of een SMS alternatief bericht wordt ontvangen. Als u tijdens het aanmaken van het SMS type tussentijds het voorbeeld wil bekijken klik altijd eerst bewaar.

Stappen 1. klik Voorbeeld in het bewerk SMS scherm. U ziet nu het opgestelde SMS bericht, inclusief de gebruikte contact database velden. Tevens ziet u het alternatieve SMS bericht. 2. Klik Gepersonaliseerd om het SMS bericht welke de ontvanger toegestuurd krijgt te lezen. Er wordt een willekeurig contact uit de database als voorbeeld gekozen. 3. Kies de juiste groep via de Gepersonaliseerd uit groep dropdown. Er wordt nu een contact uit de gekozen groep gekozen als voorbeeld. 4. Klik Vernieuw Contact om verschillende contact voorbeelden te zien .

Pagina 91


5. Klik Bewerk als u veranderingen in het SMS bericht wilt aanbrengen. 6. Klik Bewaar om de veranderingen op te slaan. Na het aanmaken van een SMS bericht kunt u het SMS bericht versturen via de Publishing module.

SMS bericht bewerken Stappen 1. In de Content module klik onder SMS Bericht op Bladeren. 2. Selecteer aan de linkerzijde van het scherm het SMS bericht.

Het Bewerk SMS bericht scherm bestaat uit een Bewerk tab en een Voorbeeld tab. 3. Via de bewerk tab kunt u nu het SMS bericht bewerken. 4. Klik Bewaar om het SMS bericht op te slaan.

Pagina 92


Na dat u het SMS bericht heeft opgeslagen blijft u in het bewerk SMS scherm. Via de voorbeeld tab kunt u zien hoe een SMS bericht of een SMS alternatief bericht wordt ontvangen. Als u tijdens het aanmaken van het SMS type tussentijds het voorbeeld wil bekijken klik altijd eerst op bewaar.

Na het aanmaken van het SMS bericht kunt u het bericht versturen via de Publishing module.

Pagina 93


Nieuwe Direct Email Een Direct email aanmaken gebeurt vanuit de Content Module. Voordat u een direct email kan versturen dient u een direct e-mail type te hebben aangemaakt onder content instellingen. In de Content module dient U aan de linkerzijde van het scherm de juiste workspace te selecteren. Heeft u één workspace dan is deze standaard geselecteerd.

Direct Email details Stappen 1. In de Content module klik onder Direct Email op Nieuw. 2. Selecteer het email type via het dropdown menu. 3. Klik Verder.

U kunt nu de ‘verzend direct email’ details aanmaken. 4. Voer een Label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 5. Voer een Naam in. Een naam wordt als een interne naam gebruikt voor import, API etc. Een naam mag geen vreemde tekens en/of spaties bevatten en dient uniek te zijn. 6. Voer een onderwerp en een omschrijving in.

Pagina 94


7. Header details worden overgenomen van het email type, deze kunt u echter overschrijven. 8. klik Bewaar. De direct email editor wordt opgestart.

Pagina 95


Direct Email Content Nadat u de details van een direct email heeft aangemaakt (in het vorige hoofdstuk beschreven) kunt u een direct e-mail content gaan aanmaken. U heeft hier de volgende opties: Klik altijd eerst Bewaar voordat u naar een van deze tabs navigeert. •

Voorbeeld bekijken U kunt hier een voorbeeld van het opgestelde email bericht bekijken in HTML of Tekst formaat.

Selecteer Gepersonaliseerd om een gepersonaliseerd voorbeeld te zien van de uiting. Selecteer eventueel een groep voor personalisatie. Selecteert u geen groep, dan zal een willekeurig contact uit de database worden getoond. Klik Vernieuw Contact om verschillende gepersonaliseerde voorbeelden te zien. Selecteer Text voor een gepersonaliseerd tekst voorbeeld.

Pagina 96


•

HTML WYSIWYG is een acroniem voor ‘What you see is what you get’ Dit betekent dat je direct op het beeldscherm ziet hoe het resultaat, inclusief opmaak eruit komt te zien. De zogenaamde WYSIWYG editors bieden een interface die gelijkt op de pagina zoals die er uiteindelijk in de webbrowser zal uitzien. WYSIWYG wordt verder beschreven in het WYSIWYG editor hoofdstuk.

•

HTML Bron Klik op HTML bron om de HTML code te bekijken of bewerken.

Pagina 97


•

TXT Naast een HTML versie van uw direct email dient u een tekst versie aan te maken. Een tekst versie wordt getoond wanneer email programma’s geen HTML ondersteunen. Een direct email wordt multi part gestuurd, dus zowel de HTML als de tekst versie wordt verstuurd. Afhankelijk van de instellingen (wel of geen HTML) wordt de HTML of tekst versie getoond.

Heeft u een HTML versie aangemaakt, dan kunt u eenvoudig HTML naar Tekst kopiëren. Klik HTML naar TXT om te converteren. De HTML versie is gekopieerd naar een tekst versie.

U kunt via insert merge field eventueel extra database velden toevoegen. (Zie ook freemarker code) Links zoals “klik hier om…” werken niet in een tekst versie. De verwijzing wordt wel getoond. Pas de tekst versie aan en klik Bewaar.

Pagina 98


•

Opties Onder de opties tab kunt u Direct Email details bewerken..

Pagina 99


Quick Email Quick mail stelt u in staat om gemakkelijk een voorbeeld van uw uiting naar maximaal 5 ontvangers te sturen.

Stappen 1. Klik Quick email, de wizard wordt opgestart. 2. Voer de e-mailadressen in, gescheiden met een ; (punt-komma) 3. Het standaard onderwerp van de nieuwsbrief is reeds ingesteld. U kunt dit eventueel overschrijven. 4. Markeer de checkbox om de email te personaliseren, de mail zal verzonden worden naar de ontvanger(s) met een willekeurig gekozen contact uit de contact database. 5. Selecteer een groep om de email te personaliseren op basis van contacten in de betreffende groep.

6. Klik verder om de test mail te versturen. U ontvangt een bevestiging.

7. Klik Finish om terug te keren naar de content module.

Pagina 100


Importeer content voor Direct mail U kunt voor uw Direct Mail ook uw content inlezen via een live URL of importeren via een lokaal opgeslagen HTML bestand. HTML Content importeren kan uitsluitend voor Direct Mails. De importeer functie vindt u onder de tab HTML bron.

Stappen 1. Klik op Importeer Bestand. 2. Voer de URL in om uw Content op te halen. 3. Klik op Inlezen om uw Content via een live URL op te halen.

4. Of klik op Browse om lokaal opgeslagen HTML Content te importeren. 5. Dubbelklik op het bestand dat u wilt importeren. 6. Klik op Inlezen Bestand. De HTML code wordt gekopieerd in het HTML bron veld. 7. Klik op Bewaar. De HTML Content is opgeslagen. Klik op de tab voorbeeld om een voorbeeld te zien van uw geïmporteerde content

Pagina 101


Direct mail kopiëren U kunt voor uw Direct Mail ook kopiëren.

Stappen 1. Haal de betreffende Direct Email op. 2. Klik op Kopieer Direct Email. 3. Naam en label kunt u eventueel overschrijven.

4. Klik Bewaar. De Direct mail is gekopieerd.

Pagina 102


Publiceer Vanuit de content module kunt u de aangemaakte uiting rechtstreeks publiceren. Deze optie is alleen toegankelijk in de voorbeeld tab.

Stappen 1. Klik op Publiceer. De wizard wordt opgestart.

2. Selecteer de contact groep of smartgroup waar u uw outbound communicatie naar toe wil verzenden. Aangezien u de wizard opstart vanuit een uiting in de content module zijn mailing type en email al voor u geselecteerd. 3. Selecteer eventueel controleer inhoud personalisatie. 4. Klik Verder.

Pagina 103


5. Selecteer het maximale aantal te zenden e-mails per uur. Gebruik een lage snelheid wanneer er veel links naar uw eigen website in de uiting staan en u verwacht dat veel ontvangers zullen klikken waardoor uw eigen web server het verkeer wellicht niet aankan. 6. Selecteer de gewenste verzend mode.

7. Controleer alle URL’s. Als u deze optie selecteert worden alle URL’s voor verzending gecontroleerd. Dit kan enkele minuten in beslag nemen.

Op de volgende pagina vindt u een overzicht van de verschillende verzendmethodes. •

Test verzending

•

Verzending Inplannen

•

Verzend Direct

Pagina 104


Verzendmethode 1: Test verzending Selecteer test verzending en klik verder. Selecteer de testgroep(*) voor de test mailing, of Selecteer een aantal(**) van de personen uit de geselecteerde doelgroep (max. 20) en zend deze naar de test lijst. De personen in de testgroep(*) zullen een evenredig aantal e-mails ontvangen als het aantal(**) geselecteerde personen uit de doelgroep. Elk ontvangen bericht is gepersonaliseerd met de contact gegevens uit de doelgroep. Deze optie is alleen van toepassing voor een gepersonaliseerde uiting. Ontvangers uit de testgroep ontvagen zowel een Tekst als een HTML e-mail versie.

Alvorens u een test verzending kunt versturen dient u een test groep te hebben aangemaakt. Deze test groep moet het groep type Test als kenmerk hebben

Zie: Groepen in Contact Module documentatie

Verzendmethode 2: Verzending Inplannen Selecteer Inplannen en klik verder. Selecteer de tijd en datum waarop deze mailing moet beginnen.

Klik Verder. (zie volgende pagina)

Verzendmethode 3: Verzend Direct Selecteer Verzend Direct en klik verder. (zie volgende pagina)

Pagina 105


De laatste stap voor verzending of het inplannen van een verzending is het controleren van de gemaakte selecties.

•

Afzender naam / Afzender adres worden overgenomen uit het e-mail type welke is aangemaakt onder Content instellingen.

•

Onderwerp, Workspace en Contact database worden overgenomen uit het aangemaakte uiting welke is aangemaakt in de Content module.

•

Contacten in groep / niet verzonden contacten / ongeconfirmeerde contacten. Een overzicht wordt getoond van het verwachte aantal contacten in de verzendgroep, ongeconfirmeerde contacten en contacten op de mail black lijst. Het is een verwacht aantal omdat de daadwerkelijke telling plaatsvindt bij het verzenden.

•

URL gecontroleerd, heeft u deze optie in de vorige stap van de Publishing wizard geselecteerd, dan ziet u hier het resultaat.

•

SPF Check geeft aan het een SPF record beschikbaar is voor het domein in het From adres en het Return-path Sender Policy Framework, of kortweg SPF is een type DNS record dat ontworpen is om spam te voorkomen. Anti spam producten bevatten een filter die kijkt naar SPF records, als deze vervalst zijn, blokkeren ze het bericht.

•

Bekijk HTML en Tekst versie, klik op de link bekijk voor een weergave. Klik Stoppen om de verzending af te breken. Klik Vorige om verzendgegevens aan te passen.

8. Selecteer de optie “Hierbij geef ik opdracht de informatie zoals gespecificeerd hierboven te verzenden” 9. Klik Verzenden of Inplannen.

Pagina 106


Nieuwsbrief Een Newsletter aanmaken gebeurt vanuit de Content Module. Voordat u een nieuwsbrief kan versturen dient u een onder andere secties en een nieuwsbrief template te hebben aangemaakt onder content instellingen. (zie ook Content instellingen) In de Content module dient U aan de linkerzijde van het scherm de juiste workspace te selecteren. Heeft U één workspace dan is deze standaard geselecteerd.

Nieuwe Nieuwsbrief Stappen 1. In de Content module klik onder Nieuwsbrief op Nieuw. 2. Selecteer het Nieuwsbrief type via het dropdown menu. 3. Klik Verder.

4. Voer een Label in. Het labelveld wordt getoond aan een gebruiker. 5. Voer een Naam in. Een naam wordt als een interne naam gebruikt voor import, API etc. Een naam mag geen vreemde tekens en/of spaties bevatten en dient uniek te zijn. 6. Het onderwerp wordt overgenomen uit Nieuwsbrief instellingen. Dit kunt u overschrijven. 7. Afzender naam en adres wordt overgenomen uit Nieuwsbrief instellingen. Dit kunt u overschrijven. 8. Klik Bewaar. Pagina 107


De nieuwsbrief editor wordt opgestart.

U kunt nu de nieuwsbrief gaan aanmaken.

Nieuwsbrief artikel aanmaken Een nieuwsbrief aanmaken gebeurt aan de hand van een artikel type te selecteren (bv. header, artikel, footer). Ook behoort u de sectie van het artikel type te bepalen. De sectie vertegenwoordigt de positie van het artikel type in de nieuwsbrief. Vervolgens kunt u de nieuwsbrief gaan samenstellen. U kunt eventueel ook artikelen kopiëren uit het Media Archief. stappen 1. Klik op de Artikelen tab om uw nieuwsbrief aan te maken.

2. Klik op Nieuw Artikel.

Pagina 108


3. Selecteer het Artikel type via het dropdown menu. Artikel types worden aangemaakt onder Content | Instellingen 4. Voer een Label in. 5. Voer een of meerdere Tags in gescheiden door een spatie. Een tag is een sleutelwoord waarmee artikelen of afbeeldingen gegroepeerd kunnen worden. Via dit sleutelwoord kunt in het media archief eenvoudig naar artikelen of afbeeldingen zoeken als u deze aan een uiting wil toevoegen. Artikelen of afbeeldingen worden alleen in het Media Archief opgeslagen als deze zijn voorzien van een tag.

6. Bepaal de Sectie via het dropdown menu. De sectie is aangemaakt onder Content instellingen 7. Bepaal de artikel positie in de Sectie. 8. Klik Verder.

Pagina 109

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding U kunt nu de tekst van het artikel gaan samenstellen. Artikel Kop

Voer eventueel een Artikel titel in

Artikel Tekst Maak uw artikel tekst aan met het gebruik van de WYSIWIG editor en Freemarker code. om een afbeelding uit het Media Archief toe te voegen. Artikel plaatje Klik op (zie ook Media Archief) Artikel Link

Voer eventueel een link in voor een verwijzing naar een webadres.

Klik Bewaar om het artikel op te slaan. Het artikel is opgeslagen onder de Artikelen tab.

U kunt nu een nieuw artikel aanmaken. U kunt ook het aangemaakte artikel bewerken, binnen bewerken kunt u ook voorwaarden aan het artikel hangen.

Pagina 110


Artikel Kopiëren uit Media Archief U kunt artikelen vanuit het Media Archief kopiëren in een nieuwsbrief. Een tag is een sleutelwoord waarmee artikelen of afbeeldingen gegroepeerd kunnen worden. Via dit sleutelwoord kunt in het media archief eenvoudig naar artikelen of afbeeldingen zoeken als u deze aan een uiting wil toevoegen. (zie ook Media Archief)

Stappen 1. Klik onder Content op Nieuwsbrief | Bladeren. 2. Selecteer aan de linkerzijde van het scherm de betreffende nieuwsbrief. 3. De nieuwsbrief wordt geopend in de Voorbeeld tab. 4. Klik Nieuw Artikel onder Artikelen tab.

5. Klik Kopieer artikel vanuit bibliotheek

6. Gebruik het artikel tag dropdown menu om artikelen te tonen welke zijn voorzien van dezelfde tag, of zoek naar een bepaald artikel via zoek artikelen.

Pagina 111


7. Klik op

of dubbel klik op het artikel om deze te kopiëren in het nieuwsbrief artikel.

Het artikel is gekopieerd vanuit het Media Archief naar het nieuwe artikel. Label en tag zijn overgenomen uit het artikel. Deze kunt u overschrijven. 9. Bepaal het Artikel type via artikel type dropdown. 10. Bepaal de Sectie via het dropdown menu. De sectie is aangemaakt onder Content instellingen 11. Bepaal de artikel positie in de Sectie. 12. Klik Verder.

Het artikel is gekopieerd vanuit het Media Archief en toegevoegd aan de betreffende nieuwsbrief

Pagina 112


Artikel toekennen Naast het kopiëren van artikelen uit het Media Archief kunt u ook artikelen toekennen. Het verschil tussen kopiëren en toekennen is dat een kopie een fysieke kopie is welke eenmalig in een nieuwsbrief wordt gebruikt. Als u een artikel toekent en dit artikel bewerkt in het Media Archief, dan worden de veranderingen doorgevoerd in alle nieuwsbrieven waar het artikel in voorkomt. Dit geldt uitsluitend voor nieuwsbrieven die nog niet zijn verzonden. U kunt artikelen toekennen vanuit de Content module of vanuit het Media Archief.

Stappen 1. Klik onder Content op Nieuwsbrief | Bladeren. 2. Selecteer aan de linkerzijde van het scherm de betreffende nieuwsbrief. 3. Klik op de Artikel tab. 4. Klik op Artikel toekennen.

5. Selecteer de sectie waar u het artikel wil plaatsen. 6. Selecteer het artikel uit het Media Archief. 7. Klik Toekennen.

Het betreffende artikel is toegevoegd aan de nieuwsbrief. Bewerkt u dit artikel in het Media Archief dan worden veranderingen automatisch doorgevoerd naar alle nieuwsbrieven waar dit artikel in voorkomt. Dit geldt uitsluitend voor nieuwsbrieven die nog niet zijn verzonden.

Pagina 113

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Artikel bewerken & Artikel voorwaarden Nadat u een artikel heeft aangemaakt kunt u het direct bewerken. Ook kunt u zg voorwaarden aan het artikel hangen. Als u een artikel eerder heeft aangemaakt, dan kunt u dit artikel ook terug vinden in het Media Archief, mits u een of meerdere tags aan het artikel heeft gehangen. Ook kunt u het artikel terugvinden in de betreffende nieuwsbrief. Stappen 1. Klik onder Content op Nieuwsbrief | Bladeren. 2. Selecteer aan de linkerzijde van het scherm de betreffende nieuwsbrief. 3. De nieuwsbrief wordt geopend in de Voorbeeld tab. 4. Klik op Bewerk om de nieuwsbrief inhoudelijk te bewerken of om secties te verschuiven.

5. Klik in een sectie op Bewerk om het artikel te bewerken.

U kunt de secties eenvoudig verplaatsen door middel van de linkermuisknop vast te houden op het artikel (sectie) en zo naar de gewenste positie te slepen.

Pagina 114

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding U heeft hier de volgende opties. •

Artikel eigenschappen

•

Bewerk velden

•

Voorwaarden

•

Artikel eigenschappen

Klik op artikel eigenschappen om Label, Tag, Sectie of Positie in sectie aan te passen.

•

Bewerk velden

Via de Bewerk Velden tab kunt u het artikel inhoudelijk (tekst, afbeelding, artikel link) aanpassen.

Pagina 115

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding •

Voorwaarden

U kunt voorwaarden aan een artikel koppelen. Uitgaande dat uw nieuwsbrief meerdere secties bevat kunt u via voorwaarden instellen aan wie, of juist aan wie niet een artikel in uw nieuwsbrief wordt getoond. Voorwaarden die u instelt worden gekoppeld aan Contact gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld: * een taalvoorwaarde instellen. Laat een artikel zien wanneer een ontvanger (Contact) Nederlands als taal heeft geregistreerd. * Uitsluitend Reclame in uw nieuwsbrief tonen, wanneer een contact heeft aangegeven reclame te willen ontvangen. * Een artikel tonen als contacten wel/of niet in een bepaalde groep voorkomen.

Stappen 1. Klik onder Content op Nieuwsbrief | Bladeren. 2. Selecteer aan de linkerzijde van het scherm de betreffende nieuwsbrief. 3. De nieuwsbrief wordt geopend in de Voorbeeld tab.

4. Klik op Artikelen en dubbelklik vervolgens op het betreffende artikel type. 5. Klik op de tab Voorwaarden.

Pagina 116


U kunt nu de voorwaarden gaan instellen.

6. Selecteer een database veld via het eerste dropdown menu. 7. Bepaal de parameter via het tweede dropdown menu en voer de gewenste voorwaarde in. Bv. geslacht is gelijk aan vrouw. 8. Klik Voeg rij toe voor een volgende voorwaarde of klik Bewaar om de voorwaarde aan het artikel type te koppelen. of 9. Selecteer Contacten en selecteer de betreffende groep van contacten waar het artikel aan getoond mag worden.

Pagina 117


Media Archief

Het media archief is een verzameling van artikelen en afbeeldingen. Alvorens u een afbeelding in een uiting kan gebruiken dient u deze te hebben opgeslagen in het media archief. Artikelen worden automatisch opgeslagen in het media archief. U kunt zowel artikelen als afbeeldingen tags geven. Een tag is een sleutelwoord waarmee artikelen of afbeeldingen gegroepeerd kunnen worden. Via dit sleutelwoord kunt ook eenvoudig naar artikelen of afbeeldingen zoeken als u deze aan een uiting wil toevoegen.

Afbeelding toevoegen Stappen 1. Klik onder Media Archief op Voeg afbeelding toe. 2. Voer een titel voor de afbeelding in. 3. Voer een tag in. U kunt meerdere tags toevoegen. Een tag dient gescheiden te zijn door middel van een spatie. 4. Voer eventueel een omschrijving in van de afbeelding.

Pagina 118


5. Klik browse om de afbeelding te zoeken. Dubbelklik op de afbeelding om deze toe te voegen. 6. Klik bewaar. De afbeelding is opgeslagen in het Media archief en kan worden toegevoegd aan een uiting.

Pagina 119


Artikel toevoegen

Stappen 1. Klik onder Media Archief op Voeg artikel toe.

2. Selecteer het juiste artikel type via het dropdown menu. 3. Voer een label voor het artikel in. 4. Voer een tag in. U kunt meerdere tags toevoegen. Een tag dient gescheiden te zijn door middel van een spatie. 5. Klik Verder. In het volgende veld gaat u het artikel aanmaken. 6. Voer een artikel titel in. 7. Maak het artikel inhoudelijk aan. (Zie vorige hoofdstukken Direct email & Nieuwsbrief. Voor het gebruik van de WYSIWIG editor zie het WYSIWIG document) 8. Klik onder Img: op

om een afbeelding aan het artikel toe te voegen.

9. Klik Bewaar om het artikel in het Media Archief op te slaan.

Pagina 120


Media Archief Bladeren

Via de bladeren functie kunt u in het Media Archief zoeken naar artikelen en afbeeldingen.

Stappen 1. Klik onder Media Archief op Bladeren. 2. Onder de betreffende workspace vindt u een onderverdeling van de tags voor artikelen en afbeeldingen.

Tag

3. Klik op een tag om gegroepeerde afbeeldingen of artikelen te tonen. 4. Klik Bewerk Media Tag om de tag van het Artikel te bewerken. 5. Klik Verwijder Media Tag om de tag van het artikel te verwijderen. 6. Klik op overzicht voor een overzichtsweergave.

7. Klik op een van de regels voor een detail overzicht.

Pagina 121


8. Klik op afbeelding eigenschappen om de eigenschappen van de afbeelding of het artikel aan te passen.

U heeft hier de volgende opties. Klik Verwijder om een afbeelding of artikel te verwijderen. Klik Image editor om de afbeelding te bewerken. (zie volgende sectie) Klik bewaar om eventuele veranderingen op te slaan.

Pagina 122


Image Editor Via de image editor kunt u afbeeldingen bewerken.

Klik op Undo / Redo om bewerkingen ongedaan te maken. Klik op Select all om de afbeelding te selecteren. Klik op Zoom in / Zoom out om de afbeelding te vergroten/verkleinen. Klik op Deselect om de afbeelding te deselecteren. Klik op Crop om de afbeelding uit te snijden. Klik op Resize om de afbeelding groter of kleiner te maken. Klik op Rotate om de afbeelding te roteren. Klik op Colors om de kleur contrasten aan te passen. Klik op Lighten om de afbeelding lichter (brightness) te maken. Klik op Sepia om de afbeelding van een andere kleur te voorzien. Klik op Red Eye om rode ogen te reduceren. Klik op Enhance om Klik op B&W of de afbeelding zwart/wit te maken. Klik op Rounded om de afbeelding een ronde kleur arcering te geven. Klik op Filter om een kleuren filter aan te brengen. Klik op ABC om een tekst in de afbeelding toe te voegen.

Pagina 123


Klik Bewaar om de aanpassingen op te slaan Klik Bewaar als om de afbeelding onder een nieuwe naam op te slaan

Afbeelding rechtstreeks aan uiting toeoegen In direct mails of nieuwsbrieven heeft u de optie afbeeldingen toe te voegen, welke nog niet zijn toegevoegd aan het media archief. Stappen 1. In de betreffende uiting klik op afbeelding toevoegen.

U maakt nu verbinding met het media archief. 2. Klik Voeg afbeelding toe.

Pagina 124

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding 3. Voer een titel voor de afbeelding in. 4. Voer een tag in. U kunt meerdere tags toevoegen. Een tag dient gescheiden te zijn door middel van een spatie. 5. Voer eventueel een omschrijving in van de afbeelding. 6. Klik bladeren om de afbeelding te zoeken. Dubbelklik op de afbeelding om deze toe te voegen. 7. Klik bewaar. 8. Klik op de afbeelding om deze toe te voegen aan de betreffende uiting.

Pagina 125

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Test procedures voor Content uitingen Alvorens u een uiting naar een doelgroep verstuurd (SMS, Direct Mail of Nieuwsbrief) is het van belang te testen of een uiting goed wordt weergegeven. Ook kan HTML ondersteuning per email client verschelen. Het is daarom van belang uw test uiting te sturen naar verschillende email clients, zoals @hotmail, @gmail, @yahoo. Alvorens u een test verzending kunt versturen dient u een test groep te hebben aangemaakt. Deze test groep moet het groep type Test als kenmerk hebben Zie: Groepen in Contact Module.

Zorg ervoor dat in de testgroep ‘test contacten’ voorkomen. Bijvoorbeeld collega’s, of u kunt zelf een aantal test contacten aanmaken met verschillende email clients waar u zelf toegang tot heeft. Er bestaan 3 verschillende soorten test uitingen •

Voorbeeld

•

Quick Email

•

Verzend naar Test groep

Voorbeeld Tijdens het aanmaken van een uiting kunt u tussentijds een voorbeeld bekijken. Ook kunt u een voorbeeld personaliseren. Klik in een uiting op de tab Voorbeeld.

Pagina 126


Bepaal of u een HTML of Tekst voorbeeld wilt bekijken. Als u database velden aan uw uiting heeft toegevoegd, dan kunt u gepersonaliseerd aanvinken om een voorbeeld op Contact niveau te bekijken. U kunt eventueel een groep selecteren om contacten uit de betreffende groep als voorbeeld te gebruiken. Selecteert u geen groep dan zal een willekeurig persoon uit de database worden gekozen.

Klik vernieuw contact om een voorbeeld te zien met een nieuw contact, al dan niet in een geselecteerde groep.

Pagina 127


Quick Email Quick email stelt u in staat om gemakkelijk een voorbeeld van uw uiting naar maximaal 5 ontvangers te sturen.

Stappen 1. Klik Quick email, de wizard wordt opgestart. 2. Voer de e-mailadressen in, gescheiden met een ; (punt-komma) 3. Het standaard onderwerp van de nieuwsbrief is reeds ingesteld. U kunt dit eventueel overschrijven. 4. Markeer de checkbox om de email te personaliseren, de mail zal verzonden worden naar de ontvanger(s) met een willekeurig gekozen contact uit de contact database. 5. Selecteer eventueel een groep om een email te personaliseren op basis van contacten in de betreffende groep.

6. Klik verder om de test mail te versturen. U ontvangt een bevestiging.

7. Klik Finish om terug te keren naar de content module.

Pagina 128


Verzend naar test groep U kunt een uiting versturen naar een testgroep vanuit de publiceer module of rechtstreeks vanuit de content module. In de content module is deze optie alleen toegankelijk in de voorbeeld tab.

Stappen 1. Klik op Publiceer. De wizard wordt opgestart.

2. Selecteer de test contact groep die u wilt gebruiken voor personalisatie. De groep waar u een test verzending wilt sturen selecteert u in de voorlaatste stap. Aangezien u de wizard opstart vanuit een uiting in de content module zijn mailing type, email al voor u geselecteerd. 3. Klik Verder.

Pagina 129


4. Selecteer het maximale aantal te zenden e-mails per uur. Gebruik een lage snelheid wanneer er veel links naar uw eigen website in de uiting staan en u verwacht dat veel ontvangers zullen klikken waardoor uw eigen web server het verkeer wellicht niet aankan. 5. Selecteer de gewenste verzend mode. Aangezien u een test uiting wilt versturen kiest u hier Verzenden test berichten. 6. Controleer alle URL’s. Als u deze optie selecteert worden alle URL’s voor verzending gecontroleerd. Dit kan enkele minuten in beslag nemen. 7. Klik Verder.

8. Selecteer de groep waar u de test uiting naar toe wilt verzenden. 9. Selecteer Zend test bericht naar geselecteerde lijst of Selecteer een deel van de test groep (max 20 personen)

Pagina 130



•


•


•

Groep heeft u in de Publishing wizard geselecteerd, het Aantal Contacten in deze groep wordt getoond.

•

Email het type heeft u in de Publishing wizard geselecteerd.

•


•


•

Bekijk HTML en Tekst versie, klik op de link bekijk voor een weergave.

•

Tijd en Datum tonen wanneer de uiting wordt verzonden. Klik Stoppen om de verzending af te breken. Klik Vorige om verzendgegevens aan te passen.


Pagina 131


Na verzending wordt de Publiceer module geopend waar onder andere de status van uw verzending kan bekijken. (Zie ook: Publiceer)

Contacten waar de test uiting naar toe is verzonden ontvangen zowel de HTML als de Tekst versie

Pagina 132


TRIPOLIS DIALOGUE

WYSIWYG EDITOR

Pagina 133


Inhoudsopgave WYSIWIG

WYSIWIG EDITOR ................................................................................................................. Introductie ..........................................................................................................................135 Wysiwig Iconen ..................................................................................................................135 Werken met de WYSIWYG editor .......................................................................................138 Tabel aanmaken.................................................................................................................138 Cellen samenvoegen ..........................................................................................................139 Database velden invoegen .................................................................................................139 Afbeeldingen invoegen .......................................................................................................140 Tekst invoegen ...................................................................................................................141 Link invoegen .....................................................................................................................142

Pagina 134


Introductie HTML WYSIWYG is een acroniem voor ‘What you see is what you get’ Dit betekent dat je direct op het beeldscherm ziet hoe het resultaat op ‘papier’ eruit komt te zien, inclusief alle opmaak: vet, letterafmeting, etc. WYSIWYG editors bieden een interface die gelijkt op de pagina zoals die er uiteindelijk in de webbrowser zal uitzien. Een WYSIWYG-editor is makkelijk in het gebruik en maakt het mogelijk om zonder kennis van HTML een newsletter of direct email op te stellen.

Wysiwig Iconen

Bewerken van tekst Font family: voor het letter type Font size: voor letter type grote Bold: voor het vetgedrukt maken van tekst Italic: voor het schuin zetten van tekst. Underline: voor het onderstrepen van tekst. Striketrough: voor het doorstrepen van tekst. Select text color: voor tekst kleur. Background color: voor achtergrond kleur. Cut: voor het knippen van tekst. Copy: voor kopiëren van tekst. Paste: voor het plakken van tekst. Paste as plain text: voor kopiëren van tekst zonder opmaak. Paste from Word: voor het kopiëren van tekst uit Word.

Pagina 135


Uitlijnen van tekst Align left: voor het links uitlijnen van tekst. Align center: voor het centreren van tekst. Align right: voor het rechts uitlijnen van tekst. Align full: voor het uitlijnen van tekst in een blok. Unordered list: voor een ongenummerde lijst maken. Ordered list: voor een genummerde lijst maken Blok tekst bewerken Outdent: voor een volledige blok tekst een Tab op te schuiven naar rechts. Indent: voor een volledige blok tekst een Tab op te schuiven naar links. Undo: ongedaan maken van tekst Redo: ongedaan maken van tekst ongedaan maken HTML bewerken/invoegen Insert link: maakt een link naar een andere pagina. Unlinkl: verwijdert een link. Insert/edit Anchor: voegt een link toe in dezelfde pagina. Insert image: voegt een plaatje toe in je document. Preview: laat de pagina zien in de standaard browser. Find and replace: vindt en vervangt tekst. Insert Date: voegt een datum toe. Insert time: voegt de actuele tijd toe. Insert horizontal ruler: maakt een horizontale lijn over de gehele breedte. Remove formating: verwijdert de opmaak Toggle guidelines/invisible elements: laat alle hulplijnen en onzichtbare elementen zien/niet zien. Subscript: maakt kleine tekst mogelijk aan de onderkant van de vorige tekst. Superscript: maakt kleine tekst mogelijk aan de bovenkant van de vorige tekst.

Pagina 136


Vervolg HTML bewerken/invoegen Insert custom character: voegt speciale tekens toe. Insert new table: voegt een nieuwe tabel in. Table row properties: bewerkt rijen in een tabel. Table cel properties: bewerkt cellen in een tabel. Insert row before: plaatst een rij voor de geselecteerde rijen. Insert row after: plaatst een rij achter de geselecteerde rijen. Delete row: neemt de geselecteerde rij weg. Insert column before: plaatst een kolom voor de geselecteerde kolommen. Insert column after: plaatst een kolom achter de geselecteerde kolommen. Delete column: haalt de geselecteerde kolom weg. Split table cells: deelt cellen in apparte cellen Merge table cells: voegt cellen samen tot 1 cel

Pagina 137


Werken met de WYSIWYG editor Tabel aanmaken Hoewel het niet noodzakelijk is wordt aangeraden altijd vanuit een tabel uw design aan te maken. Een tabel houdt het ontwerp samen en is zodoende zeer overzichtelijk. Zo kan bv de breedte van de email ingesteld worden. Stappen 1. Maak een nieuwe tabel aan. Binnen een tabel wordt het design aangemaakt. 2.

Klik Insert a new table.

3. Voer de gewenste specificaties in en klik update.

U heeft nu een tabel aangemaakt, waarbinnen u een ontwerp kan gaan maken. De tabel is opgebouwd uit 3 kolommen en 7 rijen en heeft in totaal 21 cellen.

Rij

kolom

cel

Pagina 138


Cellen samenvoegen Stappen 1. Selecteer de cellen die u wilt samenvoegen.

2. Klik Merge table cells. 3. De cellen zijn samengevoegd.

Database velden invoegen Stappen 1. Klik in de cel om een database veld in te voegen. 2. Type eventueel eerst een tekst, bv. ‘Beste’ 3. Selecteer via de merge field dropdown het gewenste database veld.

Pagina 139


U kunt meerdere database velden achter elkaar invoegen. Zie ook: Freemarker code

Beste ${contact.voornaam!} ${contact.achternaam!} wordt na personalisatie bv. Beste Jan Smit

Afbeeldingen invoegen Alvorens u een afbeelding kan invoegen dient u de afbeelding te hebben opgeslagen in het media archief. (zie ook media archief) Stappen 1. Klik in de cel waar een afbeelding dient te worden ingevoegd. 2. Klik choose an image and insert this.

Het media archief wordt geopend. 3. Dubbel klik op de betreffende afbeelding om deze in te voegen. 4. Klik met de rechtermuis op de afbeelding en kies image properties. 5. Klik onder appearance om de dimensions in te stellen. (formaat afbeelding) 6. Klik onder General om een description (omschrijving) in te voeren. Een omschrijving wordt getoond wanneer een afbeelding om welke reden ook niet getoond kan worden. Pagina 140

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding . 7. klik update om terug te keren naar de editor. De afbeelding is toegevoegd.

Tekst invoegen Stappen 1. Klik in de cel waar u een tekst wilt invoeren. 2. Bepaal het lettertype, lettergrootte en letterkleur. 3. Voer de gewenste tekst in en klik bewaar

Pagina 141


Link invoegen Stappen 1. Klik in de cel waar u een link wil invoeren. Een link wordt geplaatst op een tekst. 2. Selecteer de tekst en klik insert/edit link.

3. Voer de gewenste URL link in en klik Insert.

De link is toegevoegd.

Pagina 142


Voorbeeld direct email

Pagina 143


Pagina 144


TRIPOLIS DIALOGUE

PUBLISHING MODULE

Pagina 145


Inhoudsopgave Publishing

Introductie ..........................................................................................................................147 Process Flow......................................................................................................................148 E-mail versturen .................................................................................................................149 SMS bericht versturen ........................................................................................................153 Overzicht verzendingen ......................................................................................................155 Bekijk geplande, verzonden of test E-mails & SMS berichten .............................................156

Pagina 146


Introductie Publishing maakt het mogelijk om zowel SMS als Email berichten te publiceren (verzenden). In de Publishing module kan een groep of zelfs een persoon geselecteerd worden die de berichten ontvangt. Door middel van de wizard kunt u communicatie uitingen gemakkelijk plannen Alle deze uitingen zijn in uw organisatie per gebruiker te volgen. U kunt uitingen kopiëren, klonen of reeds verstuurde uitingen aanpassen. Alvorens u een uiting kan versturen dient u deze te hebben aangemaakt in de Content module.

Pagina 147

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Process Flow Publishing Instellingen

Mail Instellingen

Blacklist on client level

Nieuwe Direct Email

Content Module

Publishing Module

Rapportage Module

Pagina 148

SMS versturen

Email versturen

Publishing Module

Test Verzending

Nieuw SMS bericht

Nieuwe Nieuwsbrief

Versturen naar test groep

Email of SMS

Quick Email Content module

Gepersonaliseerd voorbeeld

Verzending Plannen

Direct verzenden

Statistieken

Verzonden


E-mail versturen Via de Publishing Module bent u in staat uitingen per e-mail en SMS te versturen. In het geval van e-mail kunt u een direct e-mail of een newsletter versturen. Ongeacht direct e-mail of newsletter wordt de zelfde functionaliteit aangehouden voor het versturen van een uiting. In de onderstaande stappen is gekozen voor het versturen van een direct e-mail als voorbeeld. Stappen 1. Klik onder E-mail op Nieuw om een email te versturen. De wizard wordt opgestart.

2. Selecteer de contact groep of smartgroup waar u uw outbound communicatie naar toe wil verzenden. 3. Selecteer het Mailing type. Mailing type email - Selecteer het direct email type - Selecteer de te versturen email

Mailing type Newsletter - Selecteer het type nieuwsbrief - Selecteer de te versturen nieuwsbrief

4. Selecteer eventueel controleer inhoud personalisatie 5. Klik Verder.

Pagina 149


6. Selecteer het maximale aantal te zenden e-mails per uur. Gebruik een lage snelheid wanneer er veel links naar uw eigen website in de uiting staan en u verwacht dat veel ontvangers zullen klikken waardoor uw eigen web server het verkeer wellicht niet aankan. 7. Selecteer de gewenste verzend mode.

8. Controleer alle URL’s. Als u deze optie selecteert worden alle URL’s voor verzending gecontroleerd. Dit kan enkele minuten in beslag nemen.

Op de volgende pagina vindt u een overzicht van de verschillende verzendmethodes. •

Test verzending

•

Verzending Inplannen

•

Verzend Direct

Pagina 150


Verzendmethode 1: Test verzending Selecteer test verzending en klik verder. Selecteer de testgroep(*) voor de test mailing, of Selecteer een aantal(**) van de personen uit de geselecteerde doelgroep (max. 20) en zend deze naar de test lijst. De personen in de testgroep(*) zullen een evenredig aantal e-mails ontvangen als het aantal(**) geselecteerde personen uit de doelgroep. Elk ontvangen bericht is gepersonaliseerd met de contact gegevens uit de doelgroep. Deze optie is alleen van toepassing voor een gepersonaliseerde uiting. Ontvangers uit de testgroep ontvagen zowel een Tekst als een HTML e-mail versie.

Alvorens u een test verzending kunt versturen dient u een test groep te hebben aangemaakt. Deze test groep moet het groep type Test als kenmerk hebben

Zie: Groepen in Contact Module documentatie

Verzendmethode 2: Verzending Inplannen Selecteer Inplannen en klik verder. Selecteer de tijd en datum waarop deze mailing moet beginnen.

Klik Verder. (zie volgende pagina)

Verzendmethode 3: Verzend Direct Selecteer Verzend Direct en klik verder. (zie volgende pagina)

Pagina 151



•


•


•

Contacten in groep / niet verzonden contacten / ongeconfirmeerde contacten. Een overzicht wordt getoond van het verwachte aantal contacten in de verzendgroep, ongeconfirmeerde contacten en contacten op de mail black lijst. Het is een verwacht aantal omdat de daadwerkelijke telling plaatsvindt bij het verzenden.

•


•


•

Bekijk HTML en Tekst versie, klik op de link bekijk voor een weergave. Klik Stoppen om de verzending af te breken. Klik Vorige om verzendgegevens aan te passen.


Pagina 152


SMS bericht versturen Via de Publishing Module bent u in staat uitingen per e-mail en SMS te versturen. In het geval van SMS dient u een SMS bericht type te hebben aangemaakt onder Content Instellingen en u dient ook een SMS bericht te hebben aangemaakt in de Content module. Stappen 1. Klik onder SMS op Nieuw om een SMS te versturen. De wizard wordt opgestart.

2. Kies de contactgroep waarnaar u uw outbound communicatie (uiting) wil zenden. 3. Selecteer vervolgens het SMS bericht type. 4. Selecteer het SMS bericht. 5. Klik Verder

6. Selecteer de gewenste verzend methode. (Inplannen of verzend direct) 7. Klik Verder

Pagina 153



•

Workspace / Contact database worden overgenomen uit Tripolis Dialogue.

•

Groep heeft u in de Publishing wizard geselecteerd, het Aantal Contacten in deze groep wordt getoond.

•

Tijd en Datum tonen wanneer de uiting wordt verzonden.


Een verzonden SMS wordt in de Publishing module onder de betreffende workspace opgeslagen. Een Direct verzonden SMS wordt opgeslagen onder Verzonden Een Geplande Verzending wordt opgeslagen onder Gepland, totdat deze is verstuurd. Onder Alle staan zowel Verzonden als Geplande SMS uitingen.

Pagina 154


Overzicht verzendingen De wizard wordt afgesloten en het overzicht scherm van verzendingen wordt getoond.

Het overzicht voorziet in de volgende gegevens. •

Status. Gepland (oranje) of Verzonden (groen).

•

Groep. De groep die de uiting ontvangt.

•

Verzend type. Het type uiting.

•

Onderwerp van de uiting.

•

Eigenaar. De naam van de gebruiker die de uiting publiceert.

•

Gemaakt op en Geëindigd op. Datum en tijd verzending.

•

Verwachting verzonden / Verwerkt /overgeslagen Verwachting verzonden, het aantal in de te verzenden groep Verwerkt, het aantal verzonden Overgeslagen, het aantal niet verzonden

•

Test. Test mailing J/N.

U heeft hier de volgende opties

Klik verwijder verzending om de geselecteerde verzendingen te verwijderen. Klik bewerk verzending om een geplande verzending te bewerken. De wizard wordt vervolgens opgestart, zodat u de verzending kan bewerken Klik Kopieer verzending om de verzending identiek te kopiëren. De wizard wordt vervolgens opgestart. Klik Republiceer verzending om de verzending te kopiëren waarbij de content wordt geüpdate met eventuele aanpassingen. U kunt een verzending ook eventueel Pauzeren en Hervatten.

Pagina 155


Bekijk geplande, verzonden of test E-mails & SMS berichten In de Publishing module klik onder Email of SMS op Blader.

Aan de linkerzijde van het scherm vindt U onder de geselecteerde workspace de volgende opties.

Alle Onder alle vindt u zowel geplande als verzonden berichten. Dubbelklik op een bericht om de verzenddetails te openen. Gepland Hier vindt u alle ingeplande verzendingen. Dubbelklik op een bericht om de verzenddetails te openen. Beëindigd Hier vindt u alle verzonden verzendingen. Dubbelklik op een bericht om de verzenddetails te openen. Test (alleen voor e-mails) Hier vindt u alle test verzendingen. Dubbelklik op een bericht om de verzenddetails te openen.

Dubbelklik op een van de verzendingen om de verzenddetails te bekijken

Pagina 156


TRIPOLIS DIALOGUE

PROCESSEN

Pagina 157


Processen De Processen tab is de verzameling van alle lopende processen die enige tijd in beslag nemen en de verzameling van processen die zijn afgerond. Draait een proces, dan hoeft u niet te wachten tot dit proces is afgerond. U kunt ondertussen andere acties in Dialogue uitvoeren. Is het proces eenmaal afgerond, dan kunt u in de Processen tab de status bekijken. Betreft het proces een export opdracht, dan kunt in via de Processen tab het export bestand downloaden binnen 24 uur na het afronden van de opdracht. Ook heeft u de mogelijkheid een e-mail te ontvangen als een proces is afgerond.

Aan de linkerzijde van het scherm vindt u de verschillende processen onderverdeeld in Import, Groepen en Export. Lijst van processen. Import. Voeg toe of update contacten aan/in groep. Voeg toe of update contacten aan/in groep en synchroniseer Sluit contacten uit van groep. Voeg nieuwe contacten toe aan een groep. Voeg toe of update contacten aan/in database. Voeg contacten toe aan database. Update contacten in database. Groep. Uitsluiten. Verplaats. Samenvoegen. Splitsen. Meervoudig splitsen. Vul contact velden. Export. Exporteer ontvangers. Contacten die hebben geopend. Contacten die niet hebben geopend. Contacten die hebben geklikt. Contacten die niet hebben geklikt. Contacten wiens mail niet afgeleverd is. Contacten wiens mail is afgeleverd. Contacten wiens mail is gebounced. Contacten in groep. Contacten in smartgroep. Contacten in contact database. Contacten op de blacklist.

Pagina 158

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding De functionaliteit van de Processen tab is in alle gevallen hetzelfde. Hieronder treft u enkele voorbeelden. Stappen 1. Stel het betreffende proces in en bepaal of u een notificatie per email wenst te ontvangen. 2. Start vervolgens het proces.

3. Het proces wordt ingepland. 4. Klik op View Details, of klik op de Processen tab.

Pagina 159

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Is het proces afgerond en heeft u de optie notificatie per e-mail aangevinkt dan ontvangt u een bevestiging per e-mail.

Bestanden Exporteren

Betreft het proces een export vanuit de contact- of rapportage module, dan kunt u in de processen tab het betreffende export bestand downloaden.

Stappen 1. Klik in de processen tab op Export aan de linkerzijde van het scherm om alle export opdrachten te bekijken, of klik op de + om het menu te openen en klik op het betreffende export proces.

Pagina 160

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding 2. Klik op de export regel.

De proces details worden getoond. Het bovenste deel vertegenwoordigd De proces resultaat, zoals Proces type, Proces status Start datum, Eind datum en Gebruiker. Het onderste deel vertegenwoordigd de gebruikte parameters. Contact database, Export Formaat, Notificatie mail en geëxporteerde Velden.

Klik Haal Exportbestand om het bestand te downloaden. Kies bestand opslaan of openen.

U kunt het export bestand binnen 24 uur downloaden na het afronden van de opdracht. Na 24 uur, m.u.v. weekenddagen wordt het export bestand verwijderd.

Pagina 161


Pagina 162


TRIPOLIS DIALOGUE

RAPPORTAGES

Pagina 163


Inhoudsopgave Rapportages

RAPPORTAGES ................................................................................................................163 Introductie ..........................................................................................................................165 Contacten Rapportage .......................................................................................................166 Bounce Rapportage ...........................................................................................................168 Publishing Rapportages .....................................................................................................170 Publishing Rapportage tabs ...............................................................................................171 Mailings vergelijken ............................................................................................................181

Pagina 164


Introductie Tripolis Rapportage module bevat alle Dialogue data en geeft een grafische weergave gebaseerd op alle ontvangen data van alle outbound uitgaven per kanaal. In de module Tripolis Rapportages is het mogelijk om uitgebreide en diepgaande rapportages van alle publishing acties en mutaties in contactgroepen op te vragen.

•

Response rapportage per kanaal

•

Grafische presentatie van de clicks in email (TXT/HTML)

•

Grafische conversie waterval voor email

•

Subscribe/Unsubscribe rapportage

•

Geavanceerde bounce informatie en rapportage

Pagina 165


Contacten Rapportage Via Contacten rapportage kunt u inschrijvingen en bounce overzichten genereren Inschrijving rapportages kunt u uitsluitend genereren voor groepen van het type subscription. De rapportage over toename en afname van het aantal contacten wordt niet realtime gegenereerd, In plaats van realtime worden ’s nachts deze gegevens geaggregeerd, zodoende gebruikers snel over deze gegevens kunnen beschikken.

Stappen 1. Klik onder rapportages Contacten| Bekijk. 2. Selecteer via het dropdown menu een contact groep. 3. Selecteer een vooraf gedefinieerde periode. - Periode: afgelopen 7 dagen, maand, kwartaal of jaar. - Interval: dag, week of per maand.

4. Of selecteer een Exacte periode. 5. Selecteer een begin- en een einddatum. Maak eventueel gebruik van de kalender

6. Klik Toon om de rapportage te genereren.

Pagina 166


Rapportage voorbeeld. Instellingen: Contactgroep Abonnees aan- of afgemeld in de maand juli 2007.

•

Het aantal abonnees ingeschreven per dag

•

Het aantal abonnees uitgeschreven per dag

•

Trend staat voor het totaal aantal abonnees

Pagina 167


Bounce Rapportage ‘Bounced’ rapportage geeft een overzicht van zowel de soft- als hardbounces. Deze gegevens kunt u ook exporteren.

Stappen 1. Klik onder rapportages Contacten| Bekijk. 2. Klik op Bounced. 3. Selecteer een vooraf gedefinieerde periode. - Periode: afgelopen 7 dagen, maand, kwartaal, dit jaar of afgelopen jaar.

4. Of selecteer een Exacte periode. 5. Selecteer een begin- en einddatum. Maak eventueel gebruik van de kalender

7. Klik Toon om de rapportage te genereren.

Pagina 168


De Bounced reportage geeft een overzicht van zowel soft als hardbounces, onder description treft u de reden van de bounce. Ook worden datum van de bounce, e-mailadres en contact getoond.

Het aantal bounces in de weergave kunt u via de dropdown aan de rechterkant op 15, 50 of 100 instellen.

Klik Exporteer om de gegevens uit het rapport te exporteren.

Pagina 169


Publishing Rapportages Via Rapportages | Publishing bent u in staat om verzendingen te analyseren.

Stappen 1. Klik onder rapportages Publishing|Bekijk. 2. Selecteer aan de linkerzijde van het scherm het type verzending waar u op wilt rapporteren. 3. Selecteer een verzending. Via een van de tabs. Alle, Verzonden of Test verzending.

4. Selecteer een verzending middels de vinkoptie aan de linkerzijde. 5. Klik Rapportages. De rapportage wordt gegenereerd.

Pagina 170


Publishing Rapportage tabs Samenvatting: Het samenvatting rapport geeft u een globaal overzicht van de belangrijkste resultaten en reacties van de geselecteerde verzending. Door de tabbladen bovenaan te gebruiken kunt u navigeren naar gedetailleerde bezorg, kliks, opens en conversie rapportages.

Ontvangers Het aantal ontvangers is het actuele aantal e-mailadressen aanwezig in een groep of inschrijving op het moment van plannen. In de wacht Het aantal nog te versturen emails. Overgeslagen Verzameling van contacten op mail blacklist en uitschrijvers. Hard bounce Een hard bounce is een email bericht welke teruggekomt naar de zender omdat het email adres van de ontvanger ongeldig is. Een hard bounce kan voorkomen omdat de domeinnaam niet bestaat of omdat de ontvanger onbekend is. Soft bounce Een Soft bounce is een email bericht welke tot de mailserver van de ontvanger reikt maar terugkomt bij de afzender voordat de ontvanger het bericht heeft kunnen inzien. Een soft bounce kan voorkomen wanneer de inbox van de ontvanger vol is. Een soft bounce bericht kan op een later tijdstip alsnog afgeleverd worden, tevens is het mogelijk dat het bericht wordt doorgezonden door de netwerk administrator. Afgeleverd Het aantal Afgeleverde berichten is het aantal emailadressen die succesvol afgeleverd zijn in de mailserver van de ontvanger.

Pagina 171

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Vervolg samenvatting tab

Opens Het totaal aantal unieke opens en totaal aantal opens. Klachten verzameling van aantal ontvangers die de verzonden uiting heeft gekenmerkt als SPAM. Kliks Het unieke aantal kliks en het totaal aantal kliks CTR CTR delivered = Unieke clicks : delivered CTR Opened = Unieke clicks : total unieke opens

Klik Export Summary om de rapportage te exporteren naar Excel. Klik Exporteer om de contacten te exporteren. Klik Print om de rapportage te printen.

Pagina 172


Aflevering tab

Ontvangers Het aantal ontvangers is het actuele aantal e-mailadressen aanwezig in een groep of inschrijving op het moment van plannen. In de wacht Het aantal nog te versturen emails. Overgeslagen Verzameling van contacten op mail blacklist en uitschrijvers. Hard bounce Een hard bounce is een email bericht welke teruggekomt naar de zender omdat het email adres van de ontvanger ongeldig is. Een hard bounce kan voorkomen omdat de domeinnaam niet bestaat of omdat de ontvanger onbekend is. Soft bounce Een Soft bounce is een email bericht welke tot de mailserver van de ontvanger reikt maar terugkomt bij de afzender voordat de ontvanger het bericht heeft kunnen inzien. Een soft bounce kan voorkomen wanneer de inbox van de ontvanger vol is. Een soft bounce bericht kan op een later tijdstip alsnog afgeleverd worden, tevens is het mogelijk dat het bericht wordt doorgezonden door de netwerk administrator. Afgeleverd Het aantal Afgeleverde berichten is het aantal emailadressen die succesvol afgeleverd zijn in de mailserver van de ontvanger.

Pagina 173

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Vervolg aflever tab

Overgeslagen Uitwerking van overgeslagen redenen. Bounced Uitwerking van het aantal bounces, verdeelt hard en soft bounces.

Klik Exporteer niet verstuurd Exporteert het aantal overgeslagen, inclusief redenen. Klik op Export Bounced of op Export Delivered om de data naar Excel te exporteren.

Pagina 174

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Open Graph tab De Open Graph tab laat een grafische presentatie zien van het aantal mensen die daadwerkelijk de mail hebben geopend. •

Grafiek 1: Presenteert de aantal opens per dag in een periode van 14 dagen.

•

Grafiek 2: Presenteert he totaal aantal van opens voor elk uur van de dag.

Opens worden geteld op basis van een onzichtbaar plaatje in de e-mail en wordt tevens getriggered als de ontvanger de e-mail bekijkt in de preview modi. Een meer accurate presentatie is het aantal van unieke opens gemeten door kliks in de e-mail.

Klik Open data om te zien welk contact de mail heeft geopend, of welke contact de mail niet heeft geopend.

U kunt zowel de opens als niet geopend bewaren in een Group

Pagina 175

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Vervolg Open Graph tab

Klik Opens per OS om aantal opens per Email client / Browser Totaal Uniek te zien.

Kliks Tab

De Click tab laat een grafische presentatie zien van het aantal mensen die daadwerkelijk op een link hebben geklikt. Grafiek 1: Presenteert de aantal kliks per dag in een periode van 14 dagen. Grafiek 2: Presenteert het totaal aantal van kliks voor elk uur van de dag Als er meerdere jobs geselecteerd zijn worden alleen de unieke kliks getoond voor iedere job

Pagina 176

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Vervolg kliks tab

Toont voor de speciale links Titel, Type, Totaal Kliks, %, Unieke kliks per link, Rating (Aflever) en Rating (Open)

Klik Clicks per link om klik statistieken per link te zien.

Selecteer een link en klik betreffende link hebben geklikt.

om te zien wie er wel of juist niet op de

U kunt zowel de kliks als niet kliks bewaren in een Group of exporteren.

Klik Toon clicks in HTML nieuwsletter, of TXT nieuwsbrief om het aantal clicks in de nieuwsbrief te zien.

Pagina 177

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Vervolg kliks tab

Klik Clicks per artikel categorie om per artikel categorie Artikel Tag, Totaal, Uniek, Rating (Aflever) en Rating (Open) te bekijken.

Pagina 178

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Conversie tab De conversie tab toont in real-time het aantal emailadressen voor elke fase (planning, zending, bounces, reactie en conversie). Het aantal emailadressen per KPI wordt getoond in een absoluut en een percentage figuur.

Tell a Friend tab

Overzicht van contacten die Tell a Friend functie hebben gebruikt

Pagina 179

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Inhoud tab Overzicht van de verstuurde uiting

Pagina 180

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Mailings vergelijken In de lijst van jobs kunt u meerdere jobs selecteren om op te rapporteren.

De samenvatting tab is een verzameling van alle geselecteerde jobs.

Lijst van Jobs

Klik op een van de jobs om de rapportage afzonderlijk te bekijken. Klik Exporteer vergelijkingslijst voor een vergelijking van Mailing naam, Ontvangers, Afgeleverd, Afgeleverd %, Overgeslagen, Overgeslagen %, Bounced hard, Bounced hard %, Bounced soft, Bounced soft %, Totaal Opens, Totaal Opens %, Verschillende Opens, Verschillende Opens %,Totaal Kliks, Unieke Kliks.

Pagina 181

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Open tab

Toont het aantal unieke clicks voor alle geselecteerde jobs.

De overige tabs van de rapportages zijn identiek aan het draaien van een rapportage voor 1 job. Zie hiervoor begin hoofdstuk rapportages.

Pagina 182


Pagina 183


TRIPOLIS DIALOGUE

CAMPAGNES

Pagina 184


Inhoudsopgave Campagnes

CAMPAGNES ....................................................................................................................184 Introductie ..........................................................................................................................186 Campagne Events ..............................................................................................................187 FTP Account ......................................................................................................................188 Nieuwe Campagne .............................................................................................................189 Design Grid ........................................................................................................................190 Campagne Acties: ..............................................................................................................191 Campagne actie instellingen: Time .....................................................................................192 Campagne actie instellingen: Operation tabs .....................................................................193 Een Campagne actie aanbrengen ......................................................................................199 Campagne acties verbinden ...............................................................................................200 Campagne functies ............................................................................................................202 Test & Test Runs................................................................................................................203 Campagne activeren ..........................................................................................................206 Campagne deactiveren ......................................................................................................207 Campagne verwijderen.......................................................................................................207 Campagne kopiëren ...........................................................................................................208 Toepassingen .....................................................................................................................209 Exporteer Contacten, Mailblacklists, Bounces, Kliks of Opens ...........................................209 Importeer Contacten ...........................................................................................................211 Campagne op basis van clicks ...........................................................................................213 Multiple step Campagne .....................................................................................................214

Pagina 185


Introductie De campagne manager is een breed inzetbaar onderdeel van Tripolis Dialogue. Niet alleen de marketeer kan bediend worden met behulp van dit gereedschap ook de listmanager of andere gebruikers kunnen veel gemak hiervan hebben. Met behulp van de campagne manager worden processen geautomatiseerd. De toepassingen zijn legio. Van het automatisch verwerken van import en export bestanden tot het dagelijks uitvoeren van een nieuwsbrief. Met behulp van de campagne manager kunnen zowel email- als sms berichten verstuurd worden.

Kenmerken en voordelen •

Simpele gebruikers interface voor cross-platform campagnes (drag/drop)

•

Simpele segmentatie en doelen bepalen

•

Per kanaal content personalisatie

•

Velden updaten

•

Automatische FTP import/export voor Excel en CSV bestanden

•

Uitgebreide mogelijkheden voor scheduling

Pagina 186


Campagne Events De campagne manager is event-driven van opzet. Dit houdt in dat vooraf gedefinieerde processen of onderdelen daarvan geheel automatisch opgestart worden als er een bepaalde gebeurtenis binnen het systeem plaatsvindt. De campagne manager kent een aantal type events. •

Timed-events

•

Database-events

•

Step-events

•

Online-events

•

Handmatige events.

Een timed-event is een gebeurtenis waaraan een timer of kalender is gekoppeld. Bijvoorbeeld: ‘Iedere maandag ochtend om 10.00 uur’ maar ook ‘Dagelijks elke 2 uur, maar niet in het weekend’. Een timed-event kan ook een wacht-stap zijn. Stuur een mail en wacht vervolgens 2 dagen om vervolgens een reminder te sturen. Een database-event kan worden gebruikt voor bepaalde automatische wijzigingen in de database. Bijvoorbeeld een profiel van een persoon verandert of iemand verhuisd en krijgt een nieuw adres. Ook is type event van toepassing als een nieuw persoon wordt ingevoerd. Hierdoor is het mogelijk om iemand die een nieuwe klant wordt automatisch een welkomsmail te sturen of een bevestiging van een order. Een step-event kan worden gebruikt als een huidige stap binnen de campagne flow moet worden uitgevoerd als de vorige is afgelopen. Hiermee wordt het mogelijk een keten van taken achtereenvolgens uit te voeren. Uiteraard kunnen flows aan de hand van filters worden gesplitst. Online-events zijn direct gekoppeld aan het verzenden van email. Tripolis Dialogue bevat een mail ontvangt, leest en click monitor. In het geval dat een mail bounced kan er een mail aan een ander bekend email adres worden gestuurd. Of als een mail niet wordt geopend kan een reminder worden gestuurd. handmatige-events zijn soms wenselijk om bepaalde taken niet automatisch uit te voeren. Alvorens een grote export wordt aangemaakt zal er eerst door een gebruiker toestemming moeten worden gegeven.

Pagina 187

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Alvorens u met de campagne manager gaat werken dient u een database en een workspace te hebben aangemaakt. Ook dient u een FTP/ SFTP Account te hebben gedefinieerd.

FTP / SFTP Account Stappen 1. Klik Instellingen. 2. Selecteer via het dropdown menu Applicatie. 3. Klik op FTP Accounts - Nieuw. 4. Voer de volgende gegevens in •

Label, Host

•

Protocol

•

Gebruikersnaam

•

Wachtwoord

•

Remote Folder

•

Passieve Modus (J/N)

5. Klik Bewaar

Klik Test Connectie om de connectie testen.

Pagina 188


Nieuwe Campagne

Stappen 1. In de Campagne module klik onder campagnes op Nieuw. 2. Voer een label in. Het label veld wordt getoond aan een gebruiker. 3. Voer eventueel een campagne omschrijving in. 4. Klik Bewaar. De campagne manager wordt opgestart in ontwerpweergave.

Campagne functies

Campagne acties Ontwerp Grid

U kunt nu uw campagne gaan aanmaken.

Pagina 189


Design Grid Een grid vormt het werkblad van de Campagne definitie.

In een grid worden acties ‘gedropped’, instellingen van de acties opgezet en acties & instellingen worden hier met elkaar verbonden. In het Design Grid worden meerdere acties geplaatst en aan elkaar gekoppeld via de pijlen. Iedere actie heeft een ‘Timing element’ waarmee wordt aangegeven wanneer een specifieke actie wordt uitgevoerd. Iedere actie heeft actie-specifieke instellingen die behoren te worden geconfigureerd voor een juiste uitvoering. De acties worden door middel van pijlen logisch en/of volg-tijdelijk aan elkaar gekoppeld. De pijlen kunnen tevens condities of events representeren. In onderstaand voorbeeld wordt bijvoorbeeld op Bounce en Open events gereageerd.

Pagina 190


Campagne Acties:

•

Doelgroep: Selecteert een verzameling contacten die starten in de campagne.

•

Import: Voegt contacten toe aan de campagne groep vanuit een importbestand (csv via ftp).

•

Email: Verzendt een newsletter of direct email.

•

Notificatie: Stuurt een notificatie per mail n.a.v. een campagne actie.

•

SMS: Verzendt een sms bericht.

•

Naar groep: Voegt contacten toe aan een statische groep.

•

Export: Schrijft (geselecteerde) contacten naar een csv bestand.

•

Update velden: Bewerkt data- of profielvelden bij contacten.

•

Timer: Creëert een wachtstand en trigger vervolgstappen gebaseerd op responses.

•

Einde: Beëindigt campagne.

•

Connect modus, verbind de diverse acties logisch en volg-tijdelijk met elkaar, kan ook door de Alt-toets ingedrukt te houden.

Op de volgende pagina’s vindt u een uitgewerkt overzicht van de verschillende campagne acties.

Pagina 191


Campagne actie instellingen: Time Bij het plaatsen van een actie op een grid wordt een instellingen scherm getoond. Dit scherm bestaat uit 2 tabs, Operation en Time.

Operation instellingen zijn per campagne actie verschillend. De tijd instellingen zijn voor iedere actie gelijk.

Stappen 1. Voer een omschrijving in voor de actie 2. Bepaal of de actie Handmatig, volgens een Vaste Datum of na voltooing van een vorige actie moet plaatsvinden. 3. Bepaal de actie frequentie. U kunt de hierbij de volgende instellengen kiezen. •

Eenmalig

•

Na x aantal minuten.

•

Elke x dag van de week op een bepaalde tijd.

•

Elke x dag van de maand op een bepaalde tijd.

•

Elke x aantal minuten

•

Via een Cron Expressie

Pagina 192


Campagne actie instellingen: Operation tabs

Doelgroep •

Selecteer via het dropdown menu de doelgroep.

•

Selecteer via het 2e dropdown menu de testgroep.

Wanneer u de campagne in test modus opstart zal automatisch de testgroep worden toegewezen.

Import •

Selecteer via het dropdown menu een FTP account.

•

Voer een bestandnaam in van het te importeren bestand

•

Bepaal het bestandsformaat

•

Selecteer de gewenste Importeer module voor de campagne groep.

•

Selecteer onder foutmelding of u foutieve mailadressen als een bestand op de FTP server wilt bewaren.

•

Email Het adres waar bevestigingen en notificaties naar toe worden gestuurd.

Pagina 193


Email •

Selecteer het type; Nieuwsbrief of Direct Email.

•

Selecteer via het dropdown menu de betreffende Nieuwsbrief of Direct Email type.

•

Selecteer via het dropdown menu de betreffende editie.

•

Bepaal het maximaal aantal te verzenden emails per uur.

Gebruik een lage snelheid wanneer er veel links naar uw eigen website in de uiting staan en u verwacht dat veel ontvangers zullen klikken waardoor uw eigen web server het verkeer wellicht niet aankan.

Notificatie •

Selecteer het e-mail adres waar de notificatie naar toe gezonden moet worden.

•

Via Voeg toe kunt u meerdere e-mail adressen selecteren.

•

Voer een onderwerp en bericht in.

Pagina 194


SMS •

Selecteer via het dropdown menu het type SMS.

•

Selecteer via het dropdown menu het SMS bericht.

Naar Groep •

Selecteer via het dropdown menu de groepsnaam.

•

Selecteer via het dropdown menu de testgroep.

Wanneer u de campagne in test modus opstart zal automatisch de testgroep worden toegewezen.

Pagina 195


Exporteer •

Selecteer via het dropdown menu wat u wenst te exporteren

•

Selecteer via het 2e dropdown menu een FTP account.

•

Voer een export bestandsnaam in en selecteer eventueel om een datum/tijd aan een bestandsnaam mee te geven.

•

Selecteer of het bestand mag worden overschreven of hernoemt moet worden.

•

Bepaal het export formaat.

•

Selecteer de database velden die u wenst te exporteren.

•

Klik op Add om eventueel een 2e e-mailadres toe te voegen.

Pagina 196


Update Velden •

Selecteer via het dropdown menu een database veld om te updaten.

•

In het geval van datum of tijd kunt u via het 2e dropdown menu een + of - waarde selecteren. Dit is de ophoogwaarde van de waarde in het 3e veld.

•

Selecteer delete als u een veld wenst leeg te maken.

•

Voer de waarde in om het database veld mee te updaten.

•

Klik Add Row om eventueel een nieuwe rij toe te voegen.

Iedere campagne heeft altijd een eigen virtuele groep van contacten. (Niet te verwarren niet met andere contactgroepen uit de Contact Management module) Alle contacten die starten binnen de campagne groep moeten altijd in een ‘Einde’ actie eindigen, anders ontstaan mogelijk ongewenste loops!

Pagina 197


Campagne acties worden door middel van pijlen (connectors) logisch en/of volg-tijdelijk aan elkaar gekoppeld. Deze pijlen kunnen tevens condities of events representeren. Heeft u campagne acties naar het grid gesleept en de actie en tijd instellingen geconfigureerd, dan kunt u de verschillende campagne acties met elkaar verbinden door middel van pijlen van een actie naar een andere actie te trekken.

Pagina 198


Een Campagne actie aanbrengen

Stappen 1. Bepaal het type campagne actie 2. Sleep met de linker muis de campagne actie naar het grid. 3. Configureer de Campagne actie instellingen (Operation en Tijd) 4. Klik OK.

U kunt de campagne actie op het grid eventueel verslepen naar de gewenste positie 5. Selecteer de volgende campagne actie volgens bovenstaande stappen om zo uw campagne in te richten.

Pagina 199


Campagne acties verbinden Heeft u meerdere campagne acties naar het grid gesleept en de instellingen van deze acties geconfigureerd dan kunt u deze acties met elkaar verbinden door middel van zg. connectors.

Stappen 1. Klik op het connector icoon 2. Verbind de onderlinge campagne acties met elkaar door met de linker muis een pijl te trekken van de ene actie naar de andere actie.

Door middel van dubbel te klikken op de verbindingslijn kunt u prioriteit, condities en filters aanbrengen. 3. Dubbelklik op een pijl om condities aan te brengen. 4. Bepaal de prioriteit. Als uit een actie meerdere vervolgacties ontstaan, dan bepaalt de prioriteit de volgorde waarin de condities worden getoetst. Een hogere prioriteit (bijv. 9) wordt daarbij eerder uitgevoerd dan een lagere (bijv. 1).

Pagina 200


5. Filter Afhankelijk van de campagne acties zijn de volgende filteropties van toepassing. Na een email actie

Na een SMS actie

Na alle overige acties

Pagina 201


Campagne functies

•

Eigenschappen: Toont de eigenschappen van de Campagne definitie.

•

Log: Overzicht van de uitgevoerde campagne stappen inclusief het resultaat.

•

Trigger Log: Overzicht van fouten die zijn onttaan tijdens het uitvoeren van een geplande campagne

•

Test Runs: Toont of verbergt de Test Jobs van een Campagne definitie.

•

Kopieer: kopieert de Campagne Definitie.

•

Print: Print de Campagne definitie.

•

Save: Bewaart de (wijzigingen in) de Campagne definitie.

•

Test: Creëert een Test Job op basis van de Campagne definitie.

•

Activate: Creëert een Campagne Job op basis van de Campagne definitie.

•

Volledig scherm: vergroot het werkblad in de browser.

Pagina 202


Test & Test Runs Alvorens u een campagne activeert is het aan te raden de campagne eerst te testen. Wanneer u een test uitvoert zal de test groep gekozen worden welke u heeft geselecteerd tijdens het plaatsen van een campagne actie op het grid. Een testgroep wordt gebruikt i.p.v. de daadwerkelijke groep wanneer de campagne in testmodus wordt opgestart.

Stappen 1. Klik onder campagne functies op Test. Het activeren van een test kan enige tijd in beslag nemen. 2. Selecteer een van de campagnes actie waar u een test op wilt draaien.

3. Klik Start. De campagne test wordt uitgevoerd.

Pagina 203


Nadat de test is uitgevoerd ziet u op het campagne grid het aantal contacten die een van de campagne acties hebben doorlopen. In onderstaand voorbeeld betrof het om 1 contact in de testgroep.

Klik op Test Runs om een overzicht te zien van de test jobs. Klik nogmaals op Test Runs om het overzicht te verbergen.

Pagina 204


Klik op Log om een overzicht te bekijken van de test stappen per ‘State’ (campagne actie) In het log bestand wordt aangegeven wanneer er wat gebeurde in welke stage en wat het resultaat is van het doorlopen van deze stappen.

Pagina 205


Campagne activeren

Stappen 1. Klik op Activate om een campagne te activeren. 2. Voer een campagne titel in. 3. Voer eventueel een omschrijving in. 4. Selecteer de tijd en datum waarop deze campagne moet beginnen. 5. Selecteer de tijd en datum waarop deze campagne moet eindigen.

6. Klik Finish. De campagne is geactiveerd. Aanpassingen zijn niet meer mogelijk. Om de campagne aan te passen moet u de campagne eerst deactiveren.

Als u campagne acties inpland (via de time tab van een campagne actie) kan het voorkomen dat op het moment dat de campagne wordt geactiveerd er een probleem is ontstaan. Via de Trigger Log kunt u een overzicht opvragen van de fouten die zijn ontstaan.

Pagina 206


Campagne deactiveren U kunt een campagne of een campagne test deactiveren.

Selecteer de betreffende campagne of de campagne test en klik Deactivate. Het deactiveren van een campagne kan enige tijd in beslag nemen.

Campagne verwijderen Alvorens u een campagne of een campagne test kan verwijderen dient u de betreffende campagne te deactiveren. Wilt u een campagne test verwijderen, selecteer dan de betreffende campagne test en klik op Verwijder.

Wilt u een campagne in het geheel verwijderen, klik dan op campaign definities om een overzicht te krijgen van al uw opgezette campagnes. Selecteer de betreffende campagne en klik Verwijder.

Pagina 207


Campagne kopiëren Klik op Campaign definities om een overzicht te krijgen van al uw opgezette campagnes. Selecteer de betreffende campagne welke u wenst te kopiëren en klik Kopieer.

Voer eventueel een nieuw label en omschrijving in een klik bewaar.

De campagne is gekopieerd. Dubbelklik op de gekopieerde campagne om het campagne grid op te starten en eventueel aan te passen.

Pagina 208


Toepassingen Hieronder vindt u enkele toepassingen voor de campagne module. De functionaliteit van de campagne module wordt hierbij beknopt weergegeven. In de bovenstaande hoofdstukken vindt u een uitgebreide omschrijving van de functionaliteiten. Aan het einde van iedere toepassing vindt u genummerd een Campagne voorbeeld.

Exporteer Contacten, Mailblacklists, Bounces, Kliks of Opens Voor het importeren of exporteren van contacten heeft u een FTP account nodig. Maak in het FTP account een folder aan voor zowel voor het importeren als voor het exporteren van contacten. Stappen 1. Plaats een doelgroep campagne actie op het design grid. 2. Definieer de doelgroep en testgroep. 3. Configureer eventueel de Time tab.

4. Plaats een Export campagne actie op het design grid. 5. Configureer de Operation tab. 6. Configureer eventueel de Time tab.

Pagina 209


7. Plaats een Einde actie op het design grid. 8. Verbindt de verschillende acties met elkaar. 4, 5 & 6

7

1, 2 & 3

8 9. Klik Test om een campagne test uit te voeren. 10. Klik Activate om de campagne te activeren.

Na voltooiing van de campagne ontvangt u een bevestigingsemail.

Pagina 210


Importeer Contacten

Voor het importeren of exporteren van contacten heeft u een FTP account nodig. Maak in het FTP account een folder aan voor zowel voor het importeren als voor het exporteren van contacten. Stappen 1. Plaats een Import campagne actie op het design grid. 2. Configureer de Operation tab. 3. Configureer eventueel de Time tab.

4. Plaats een naar groep op het design grid. 5. Definieer de groep en testgroep. 6. Configureer eventueel de Time tab.

Pagina 211


7. Plaats een Einde actie op het design grid. 8. Verbindt de verschillende acties met elkaar. 4, 5 & 6 7 1, 2 & 3 8 9. Klik Test om een campagne test uit te voeren. 10. Klik Activate om de campagne te activeren. Na voltooiing van de campagne ontvangt u een bevestigingsemail.

Pagina 212


Campagne op basis van clicks Stappen 1. Plaats een Doelgroep campagne actie op het design grid. 2. Configureer de Operation tab. 3. Configureer eventueel de Time tab. 4. Plaats een email campagne actie op het design grid. 5. Configureer de Operation tab. 6. Configureer eventueel de Time tab. 7. Plaats een vervolg campagne actie. bv SMS campagne actie. 8. Plaats een Einde actie op het design grid. 9. Verbindt de verschillende acties met elkaar. 10. Dubbelklik op de verbindingslijn tussen de campagne acties Email en SMS. •

bepaal de prioriteit.

•

Filter op klik.

•

Selecteer de links waar een vervolgactie op plaats moet vinden. (in dit geval versturen van een SMS)

U kunt eventueel een Time campagne actie op het design grid plaatsen als u wenst een campagne actie op basis van tijd instellingen te herhalen.

8

Pagina 213

10

4, 5 & 6

1, 2 & 3

9

7


Multiple step Campagne 1

2

3

4

Pagina 214


Stap 1 Klanten die een proef abonnement nemen krijgen de start datum van het abonnement toegewezen d.m.v. veldwaardes in de database te updaten. Via de campagne manager wordt een CSV bestand met nieuwe abonnees in de database geladen. Via smartgroep instellingen komen nieuwe abonnees in de abonnee smartgroep. Stappen 1. Plaats een Import campagne actie op het design grid. 2. Configureer de Operation tab. 3. Configureer eventueel de Time tab.

4. Plaats een Update velden campagne actie op het design grid. 5. Configureer de Operation tab. 6. Configureer eventueel de Time tab.

7. Plaats een Einde actie op het design grid. 8. Verbindt de verschillende acties met elkaar.

Pagina 215


Voorbeeld stap 1

4, 5 & 6

7

1, 2 & 3

8

Stap 2 Klanten die een proef abonnement nemen krijgen via de campagne manager een bevestiging per email. In de vorige stap zijn nieuwe proef abonnees via de campagne manager aan de database toegevoegd en daarbij ook toegevoegd aan de betreffende smartgroup. Deze smartgroup wordt gebruikt als doelgroep. Bouncers worden geëxporteerd. Stappen 1. Plaats een doelgroep campagne actie op het design grid. 2. Definieer de doelgroep en testgroep. 3. Configureer eventueel de Time tab.

Time:

Pagina 216


4. plaats een email campagne actie op het design grid. 5. Configureer de Operation tab. 6. Configureer eventueel de Time tab.

7. Plaats een Export campagne actie op het design grid. 8. Configureer de Operation tab 9. Configureer eventueel de Time tab

Time:

Pagina 217


10. Plaats een Einde actie op het design grid. 11. Verbindt de verschillende acties met elkaar. Voorbeeld stap 2 4, 5 & 6

7, 8 & 9 10

1, 2 & 3 11

Stap 3 Stuur proef abonnees een welkomst mail op de dag dat het abonnement ingaat. 2 uur na het versturen van de welkomst mail wordt er ook een welkomst SMS verstuurd. Bouncers krijgen ook een SMS met daarin een nieuwe aanmeld procedure. Database Veldwaarden van de bouncers moeten worden geüpdate met abonnement = Nee en einddatum = vandaag. Exporteer daarnaast de bouncers in CSV naar de FTP account.

Stappen 1. Plaats een doelgroep campagne actie op het design grid. 2. Definieer de doelgroep en testgroep. 3. Configureer eventueel de Time tab.

Time:

Pagina 218


4. Plaats een email campagne actie op het design grid. 5. Configureer de Operation tab. 6. Configureer eventueel de Time tab.

7. Plaats een Time actie op het design grid 8. Configureer de Time actie.

9. plaats een SMS campagne actie op het design grid. 10. Configureer de Operation tab. 11. Configureer eventueel de Time tab.

12. Plaats een 2e SMS campagne actie op het design grid. 13. Configureer de Operation tab. 14. Configureer eventueel de Time tab.

Pagina 219


15. Plaats een Update velden campagne actie op het design grid. 16. Configureer de Operation tab. 17. Configureer eventueel de Time tab.

18. Plaats een Export campagne actie op het design grid. 19. Configureer de Operation tab. 20. Configureer eventueel de Time tab.

21. Plaats een Einde actie op het design grid. 22. Verbindt de verschillende acties met elkaar.

Pagina 220


23. Dubbelklik op de verbindingslijn tussen de timer en welkomst sms actie. •

Selecteer filter via het dropdown menu.

•

Definieer de filter velden. (in dit geval alle abonnees zonder eind datum proef abonnement)

24. Dubbelklik op de verbindingslijn tussen de timer en bounce sms actie. •

Selecteer filter via het dropdown menu.

•

Definieer de filter velden. (In dit geval alle abonnees zonder eind datum van het proef abonnement)

•

Selecteer via het dropdown menu de betreffende email.

Pagina 221

Tripolis Solutions / Academy Dialogue Handleiding Voorbeeld stap 3 1, 2 & 3

4, 5 & 6

7&8

9, 10 & 11

21

18, 19 & 20

15, 16 & 17

22 & 23

12, 13 & 14 24 & 25

Pagina 222


Stap 4 Na het aflopen van het abonnement wordt via de campagne manager een mail gestuurd om het proefabonnement om te zetten naar een vast abonnement. Zo ja, dan worden via de campagne manager database velden geüpdate met datum einde proefabonnement = Ja en abonnement = Ja. Nieuwe abonnees ontvangen daarnaast een welkomst SMS. Zo nee, dan worden via de campagne manager database velden geüpdate met datum einde proefabonnement = Ja en abonnement = Nee Wordt er niet gereageerd op de email, dan worden via de campagne manager database velden geüpdate met datum einde proefabonnement = Ja en abonnement = Nee.

Stappen 1. Plaats een Doelgroep campagne actie op het design grid. 2. Configureer de Operation tab. 3. Configureer eventueel de Time tab.

4. Plaats een Email campagne actie op het design grid. 5. Configureer de Operation tab. 6. Configureer eventueel de Time tab.

Pagina 223


7.

Plaats een Update velden campagne actie op het design grid.

8.

Configureer de Operation tab.

9.

Configureer eventueel de Time tab.

10.

Plaats een SMS campagne actie op het design grid.

11.


12.


13.

Plaats een Update velden campagne actie op het design grid.

14.


15.


Pagina 224


16.

Plaats nogmaals Update velden campagne actie op het design grid.

17.


18.


19.

Plaats Einde acties op het design grid.

20.

Plaats een Timer campagne actie op het design grid tussen de email campagne actie en de 3 Update velden campagne acties.

21.

Verbindt de verschillende acties met elkaar.

22.

Dubbelklik op de verbindingslijn tussen de timer actie en Update veld 1 • Selecteer klik via het dropdown menu. •

23.

Selecteer de links waar een vervolgactie op plaats moet vinden. (in dit geval abonnement = Ja) Dubbelklik op de verbindingslijn tussen de timer actie en Update veld 2

• Selecteer klik via het dropdown menu. •

24.

Selecteer de links waar een vervolgactie op plaats moet vinden. (in dit geval abonnement = Nee) Dubbelklik op de verbindingslijn tussen de timer actie en Update veld 3

• Selecteer klik via het dropdown menu. •

Pagina 225

Selecteer de links waar een vervolgactie op plaats moet vinden. (in dit geval abonnement = Nee, Expired)


Voorbeeld stap 4 22 7, 8 & 9

10, 11 & 12

21 4, 5 & 6

19 13, 14 & 15

20

23

19

21 24 1, 2 & 3

Pagina 226

16, 17 & 18

TRIPOLIS DIALOGUE Gebruikers Handleiding

Recommend Documents