Trainingsopgaven Basistraining Evenementen Scouts Online
Inhoudsopgave 1 Voorbereidingsopgaven .............................................................................................................................. 3 1.1 E-mailadres aanpassen ...................................................................................................................... 3 1.2 Testfuncties toevoegen ....................................................................................................................... 3 2 Basisopgaven ............................................................................................................................................. 4 2.1 Nieuw evenement aanmaken ............................................................................................................. 4 2.2 Nieuw formulier aan een evenement toevoegen ................................................................................ 5 2.3 Controleren financiele instellingen voor formulier ............................................................................... 7 2.4 Samenstellen formulier ....................................................................................................................... 8 3 Optionele opgaven .................................................................................................................................... 14 3.1 Gescheiden ouders ............................................................................. Error! Bookmark not defined. 3.2 Terugkerend kaderlid .......................................................................... Error! Bookmark not defined. 3.3 Nestindeling Welpen ........................................................................... Error! Bookmark not defined. 3.4 Overleden oud-lid................................................................................ Error! Bookmark not defined. 3.5 Feestcommissie .................................................................................. Error! Bookmark not defined. 3.6 Bladen retour ...................................................................................... Error! Bookmark not defined. 3.7 Opkomst op een andere locatie .......................................................... Error! Bookmark not defined.
In deze handleiding worden diverse soorten opmaak gebruikt Vette tekst Cursieve tekst Cursief en onderstreepte tekst Rode tekst met zwarte balk [tekst]
Knop of menu tekst waar je op moet klikken Tekst die je op het scherm kunt zien of tabblad naam Keuzewaarde uit een lijstje Extra aanwijzingen of informatie In te vullen tekst
Behorende bij Scouts Online versie 1104/FR20
Opgaven basistraining Scouts Online
2
1 Voorbereidingsopgaven Voer de volgende opgaven uit voordat je verder gaat werken. Je hoeft dit alleen de eerste keer te doen als je in de testomgeving gaat werken of wanneer de gegevens in de test omgeving vernieuwd zijn. 1.1
E-mailadres aanpassen
In de testomgeving worden alle mutatiemails verstuurd naar de gebruiker die de mutaties uitvoert. Wordt een mail dus bijvoorbeeld naar drie personen gestuurd, dan zul je nu zelf deze mail drie keer ontvangen. Onderaan de mail staat duidelijk aangegeven wie in het echt de mail zou ontvangen. Omdat een groot deel van de gegevens in de test omgeving geanomiseerd worden, waaronder je mailadres, zul je dus eerst je eigen mailadres opnieuw in moeten stellen.
Klik op de menu optie Mijn gegevens
Pas je mailadres aan (onder het blok Contactgegevens)
Klik op de knop Wijzigingen opslaan
1.2
Testfuncties toevoegen
Om er voor te zorgen dat je voldoende rechten hebt om alle opdrachten uit te kunnen voeren, kun je in de testomgeving jezelf meer rechten toekennen.
Ga naar Mijn gegevens Mijn instellingen en vervolgens naar het tabblad Testfuncties
Klik daar op de knop Maak testfuncties aan
Je hebt nu voor iedere organisatie waarin je actief bent en de bovenliggende organisaties extra functies gekregen.
Opgaven basistraining Scouts Online
3
2 Basisopgaven 2.1
Nieuw evenement aanmaken
Vereisten: Rol:
Geen Gegevensbeheerder of secretaris van een speleenheid van het soort bestuur of ondersteuningsteam van een organisatie; Evenementbeheerder van een willekeurige speleenheid; Teamleid(st)er of leid(st)er van een speleenheid van het soort Bevers, Welpen, Scouts of Explorers; Het maken van een nieuw evenement
Doel:
Ga naar Mijn speleenheid en kies voor de tab: Evenementen
Klik op de knop Evenement toevoegen
Vul minimaal de volgende velden in:
o
Naam evenement: [naam evenement]
o
Beschrijving: [Beschrijving van evenment]
o
Categorie: Groepsactiviteit
Klik op Gegevens opslaan
Opgaven basistraining Scouts Online
4
2.2
Het evenement wordt aangemaakt, daarna wordt de basis tab van het nieuwe evenement getoond.
Nieuw formulier aan een evenement toevoegen
Vereisten: Rol:
Opgave 1. Gegevensbeheerder of secretaris van een speleenheid van het soort bestuur of ondersteuningsteam; Evenementbeheerder van een willekeurige speleenheid; Teamleid(st)er of leid(st)er van een speleenheid van het soort Bevers, Welpen, Scouts of Explorers. Een nieuw formulier toevoegen aan een evenement
Doel:
Selecteer het evenement dat je aangemaakt hebt in §2.1 Dat kan via: o
Mijn groep, tab Evenementen;
o
Mijn speleenheid, tab Evenementen;
o
Er is geen actie nodig als je direct na opgave 2.1 verder gaat.
Ga naar tabblad: Formulieren
Klik op de knop Formulier toevoegen
Opgaven basistraining Scouts Online
5
Kies voor Individuele inschrijving, en klik op Volgende
Vul minimaal de volgende velden in: o
Naam formulier: [naam formulier]
o
Soort deelnemers: Personen
o
Mailadres voor (deel)evenement: [eigen email adres]
o
Mail naar organisator bij aanmelding: Ja
o
Naar naar organisator bij wijzing van inschrijving: Ja
o
Mailadres voor vragen over inschrijving: [eigen email adres)
o
Startdatum, begintijd: [Datum in de toekomst]
o
Einddatum, eindtijd: [Datum in de toekomst, na startdatum]
o
Inschrijven vanaf: [Vandaag]
o
Inschrijven tot en met: [+/- 1 week voor startdatum]
Druk op Volgende
Controleer de gevenes op het overzicht, als alles klopt druk op de knop Voltooien
Opgaven basistraining Scouts Online
6
2.3
Controleren financiele instellingen voor formulier
Vereisten: Rol:
Opgave 1. en opgave 2.2. Gegevensbeheerder of secretaris van een speleenheid van het soort bestuur of ondersteuningsteam; Evenementbeheerder van een willekeurige speleenheid; Teamleid(st)er of leid(st)er van een speleenheid van het soort Bevers, Welpen, Scouts of Explorers. Controleren en/of aanpassen financiele gegevens
Doel:
Selecteer het formulier dat je aangemaakt hebt in §2.2 Dat kan via: o
Mijn groep, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren;
o
Mijn speleenheid, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren
o
Er is geen actie nodig als je direct na opgave 2.2 verder gaat.
Ga naar tabblad: Financiën
Maak de volgende aanpassingen:
o
Annuleringstype: Een vast bedrag voor de hele inschrijving: € 25,-
o
Tot en met deze datum kosteloos annuleren: [Datum die past bij keuzes uit §2.2]
o
Datum waarna annuleren met volledige kosten geldt: [Datum die past bij keuzes uit §2.2]
o
Gebruik groepsrekening: Niet toegestaan
o
Gebruik persoonlijke rekening: Ja
o
Betalingstypes: Incasso, factuur
Druk op de knop Wijzigingen opslaan
Opgaven basistraining Scouts Online
7
2.4
Samenstellen formulier
Vereisten: Rol:
Opgave 1. en opgave 2.3. Gegevensbeheerder of secretaris van een speleenheid van het soort bestuur of ondersteuningsteam; Evenementbeheerder van een willekeurige speleenheid; Teamleid(st)er of leid(st)er van een speleenheid van het soort Bevers, Welpen, Scouts of Explorers. Controleren en/of aanpassen financiele gegevens
Doel:
Eerst navigeren we naar het scherm waarop we het formulier kunnen gaan definieren:
Selecteer het formulier dat je aangemaakt hebt in §2.2 Dat kan via: o
Mijn groep, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren;
o
Mijn speleenheid, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren
o
Er is geen actie nodig als je direct na opgave 2.3 verder gaat.
Ga naar tabblad: Samenstellen
Opgaven basistraining Scouts Online
8
We gaan een formulier aanmaken dat er als volgt uit komt te zien:
De volgende velden moeten hiervoor aan het formulier toegevoegd worden: Type
Koptekst
Koptekst nr. 2
Opgave informatie
-
Ja
-
Lijn
-
-
Ja
-
Blanke regel
-
-
Ja
-
Selectievelden
Is aanwezig
Ja
Ja
Zie plaatje voor waarde
Treklijst
Wil graag een t-shirt in de volgende maat
Ja
Ja
Zie plaatje voor waarde
Opgaven basistraining Scouts Online
Verplicht
Zichtbaar
Bijz.
9
Type
Koptekst
Keuzevelden met toeslag
Avondmaaltijd
Lijn
-
Deelnamekosten
Deelnamekosten
Koptekst nr. 2
Verplicht
Zichtbaar
Bijz.
Ja
Ja
Zie plaatje voor waarde
-
Ja
-
Ja
Ja
Zie plaatje voor waarde
Inzet
-
Nee
-
Lijn
-
-
Nee
-
Blanke regel
-
-
Nee
-
Toelichtende tekst
-
-
Nee
Zie plaatje voor waarde
Tekstveld
Inzet bij
Nee
Nee
Zie plaatje voor waarde
Een veld kunnen we op de volgende manier toevoegen aan een formulier:
Selecteer het formulier dat je aangemaakt hebt in §2.2 Dat kan via: o
Mijn groep, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren;
o
Mijn speleenheid, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren
o
Er is geen actie nodig als je direct na opgave 2.3 verder gaat.
Ga naar tabblad: Samenstellen
Selecteer uit de treklijst bovenaan de pagina het type veld dat je wil toevoegen
Vul de juiste waarde in (exacte mogelijkheden afhankelijk van gekozen type) o
Locatie van het Veld: Geef aan na welk voorgaand veld dit veld moeten komen te staan.
o
Zichtbaar voor gebruiker: Kan de deelnemer de inhoud van dit veld zien?
o
Koptekst: De tekst die voor of boven het veld wordt gezet (titel)
o
Verplicht veld: Is dit een verplicht veld? Oftwel moet de deelnemer iets invullen?
o
Helptekst: De tekst die getoond wordt als de gebruiker boven
o
Veldspecifieke eigenschappen: Deze verschillen per veld...
Druk op wijzigingen opslaan
Herhaal nu bovenstaande stappen
Je kan tussentijds een keer op de tab Voorbeeld formulier drukken om te zien hoe het formulier er voor de deelnemer uitziet. Let op, velden die niet zichtbaar zijn voor de deelnemer staan ook niet in het voorbeeld formulier.
Toelichting Deelname kosten: Als de deelnemer het veld 'Deelnamekosten' invult, worden na het verzenden van het formulier vorderingen aangemaakt. Voor personen onder de 18 jaar wordt een extra veld toegevoegd waarin de deelnemer moet aangeven dat hij/zij toestemming heeft van de ouders/verzorgers. Voor deelnemers onder de 18 jaar gaat er na inschrijving ook een mail naar de ouders/ verzorgers mits het email adres van de ouders/ verzorgers is ingevuld. De aangemaakte vorderingen kunnen door de penningmeester worden verwerkt tot facturen en/ of incasso vorderingen.
Opgaven basistraining Scouts Online
10
2.5
Instellen doelgroep
Vereisten: Rol:
Opgave 1. en opgave 2.4. Gegevensbeheerder of secretaris van een speleenheid van het soort bestuur of ondersteuningsteam; Evenementbeheerder van een willekeurige speleenheid; Teamleid(st)er of leid(st)er van een speleenheid van het soort Bevers, Welpen, Scouts of Explorers. Instellen van de doelgroep zodat formulier zichtbaar wordt voor deelnemers onder menu “Inschrijven activiteiten”
Doel:
Selecteer het formulier dat je aangemaakt hebt in §2.2 Dat kan via: o
Mijn groep, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren;
o
Mijn speleenheid, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren
o
Er is geen actie nodig als je direct na opgave 2.4 verder gaat.
Klik op de tab Doelgroep
Vul nu de volgende velden in:
o
Titel: Vul hier een herkenbare naam in voor de deelnemers
o
Omschrijving: Geef hier een korte maar wel duidelijke omschrijving van de activiteit
o
Tonen vanaf/ tot: Geef aan hoelang het evenement zichtbaar moet zijn
o
Tonen aan: Geef aan of het formulier zichtbaar is voor iedereen of alleen voor leden
o
Criteria: Hier kan je aangeven welke leden het formulier kunnen zien.
Druk op Toevoegen
In de basistab staat de directe link naar het formulier. Deze link kan je verspreiden onder je leden zodat ze zich in kunnen schrijven zonder dat ze via “Inschrijven activiteiten” naar het formulier moeten zoeken. Als je de link verspreid kan je er ook voor kiezen om de doelgroep leeg te laten.
Opgaven basistraining Scouts Online
11
2.6
Instellen Emailberichten
Vereisten: Rol:
Opgave 1. en opgave 2.4. Gegevensbeheerder of secretaris van een speleenheid van het soort bestuur of ondersteuningsteam; Evenementbeheerder van een willekeurige speleenheid; Teamleid(st)er of leid(st)er van een speleenheid van het soort Bevers, Welpen, Scouts of Explorers. Instellen van de email berichten die door het systeem verzonden worden.
Doel:
Selecteer het formulier dat je aangemaakt hebt in §2.2 Dat kan via: o
Mijn groep, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren;
o
Mijn speleenheid, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren
o
Er is geen actie nodig als je direct na opgave 2.4 verder gaat.
Klik op de tab Aanpassen mails
Selecteer het email bericht dat je aan wil passen in de treklijst
Klik op de radio button Gebruik aangepast bericht
Je kan nu zelf een bericht schrijven in het tekstvak onder het kopje “Aangepastbericht”.
Je kan ook de tekst uit het standaard bericht selecteren en kopieren. Selecteer met de muis alle tekst in het standaard bericht, toets
. Ga vervolgens in het tekst vak “Aangepast bericht” staan en toets
Maak bij het aanpassen van het bericht gebruik van de personalisatie codes. Je kan deze letterlijk overnemen in de mail tekst. Op het moment dat het mail bericht wordt aangemaakt zal de code dan vervangen worden door de juiste tekst (afhankelijk van de geadresseerde).
Door op de knop “Preview” te drukken wordt een voorbeeld van het mail bericht getoond in het tekstvak rechtsonder. In dit voorbeeld worden de personalisatie codes vervangen door tekst gebaseerd op de huidige gebruiker.
Druk op de kop Wijzigingen opslaan Als het bericht klopt
Nu kunnen bovenstaande stappen herhaald worden voor een volgend bericht.
!! Let op, het aangepaste bericht wordt alleen opgeslagen nadat je op de knop Wijzigingen opslaan drukt. Pas daarna ken je in de treklijst een nieuw bericht selecteren om aan te passen. Doe je dit in een andere volgorde dan loop je de kans om je aanpassingen kwijt te raken.
Opgaven basistraining Scouts Online
12
2.7
Activeren formulier
Vereisten: Rol:
Opgave 1. en opgave 2.6. Gegevensbeheerder of secretaris van een speleenheid van het soort bestuur of ondersteuningsteam; Evenementbeheerder van een willekeurige speleenheid; Teamleid(st)er of leid(st)er van een speleenheid van het soort Bevers, Welpen, Scouts of Explorers. Het formulier activeren zodat deelnemers zich in kunnen gaan schrijven.
Doel:
Selecteer het formulier dat je aangemaakt hebt in §2.2 Dat kan via: o
Mijn groep, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren;
o
Mijn speleenheid, tab Evenementen, selecteer Evenement, tab: Formulieren
o
Er is geen actie nodig als je direct na opgave 2.4 verder gaat.
Klik op de tab Basis
Klik achter het kopje Formulier actief op ja
Klik op de knop Wijzigingen opslaan
Opgaven basistraining Scouts Online
13
3 Optionele opgaven De optionele opgaven zijn een verdieping van de basisstof zoals behandeld in hoofdstuk 2. Deze opgaven zijn verder niet uitgewerkt. Met de kennis uit de presentatie en uit de eerdere hoofdstukken zul je de opgaves meestal wel kunnen oplossen. Je kunt natuurlijk altijd de trainers om hulp vragen. 3.1
Groepsformulier
Ontwerp een formulier voor een regioactiviteit dat slechts eenmaal per groep ingevuld kan worden.
Opgaven basistraining Scouts Online
14
