TOPTRANS EU, a.s.
OBSAH 1
Přihlášení do Zákaznického programu .......................................................................................... 3
2
Objednávání přepravy ................................................................................................................. 4 2.1
Menu - Objednávky ......................................................................................................................... 4
2.1.1
Nová objednávka..................................................................................................................... 4
2.1.1.1
Obecné údaje ...................................................................................................................... 4
2.1.1.2
Místo vykládky .................................................................................................................... 6
2.1.1.3
Obsah zásilky ....................................................................................................................... 8
2.1.1.4
Cena přepravy ..................................................................................................................... 9
2.1.2
Nepotvrzené objednávky ...................................................................................................... 10
2.1.3
Vyhledávání zásilek ............................................................................................................... 11
2.1.4
Importy a exporty souboru s daty objednávek ...................................................................... 12
2.1.4.1
Import souboru XML ......................................................................................................... 12
2.1.4.2
Export do souboru XML ..................................................................................................... 12
2.1.4.3 2.1.5
Další volby před odesláním objednávek do systému TOPTRANS ...................................... 12 Tisk / archiv ........................................................................................................................... 14
2.2
Nahlášky přepravy ........................................................................................................................ 15
2.3
Partneři ......................................................................................................................................... 17
2.3.1
Seznam partnerů ................................................................................................................... 17
2.3.2
Přidat partnera ...................................................................................................................... 18
2.4
Další služby.................................................................................................................................... 19
2.4.1
Výpočet ceny přepravného ................................................................................................... 19
2.4.2
Zahraniční poptávka .............................................................................................................. 20
2.4.3
Faktury .................................................................................................................................. 21
2.4.4
Saldo – přehled faktur ........................................................................................................... 21
2.4.5
Zadání reklamace .................................................................................................................. 22
2.4.6
Označení zásilek .................................................................................................................... 23
2.4.7
Objednání štítků .................................................................................................................... 23
2.4.8
Aktuálně ................................................................................................................................ 24
2.5
Nápověda ...................................................................................................................................... 24
2.5.1 3
Uživatelský manuál ............................................................................................................... 24
Reporty ..................................................................................................................................... 25
4
Osobní nastavení....................................................................................................................... 25 4.1 4.2
5
Změna údajů ................................................................................................................................. 25 Nastavení objednávek ................................................................................................................... 26 Kontaktní formulář .................................................................................................................... 27
5.1 5.2
Kontaktování domovského střediska ............................................................................................ 27 Kontaktování programátora – Technický dotaz ............................................................................ 27
6
Vyhledávání informací o odeslané zásilce .................................................................................. 28
7
Seznam středisek systému TOPTRANS ....................................................................................... 29
str. -2-
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
1
Přihlášení do Zákaznického programu
Objednávání svozů zásilek pomocí Zákaznického programu je převážně pro zákazníky, kteří využívají těchto služeb pravidelně. Výhodou tohoto způsobu objednávání je, že si zákazník vytváří sám přehlednou objednávku přepravy, která je po uložení a odeslání ihned přijata do systému TOPTRANS. K objednávce se také přiřadí evidenční číslo tzv. číslo přepravního listu, pomocí kterého si příkazce nebo příjemce může zobrazovat informace o stavu zásilky. Na úvodní stránce naleznete pod hlavním menu druhou ikonu, která vám zobrazí okno pro přihlášení do Zákaznického programu. obrázek 1 – Přistup k Zákaznickému programu
Přístup k Zákaznickému programu na webových stránkách:
www.toptrans.cz
Nejrychlejší způsob zobrazování přihlašovací stránky do Zákaznického programu systému Toptrans je uložení jejího odkazu http://ora-web.toptrans.cz/admin do nabídky Oblíbené položky v prohlížeči Internet Explorer nebo Záložky v prohlížeči Mozilla Firefox atd. obrázek 2 – Přihlášení do Zákaznického programu
Zde se vpisuje přístupové Uživatelské jméno a heslo, které jste obdrželi od vašeho obchodního zástupce.
V případě zapomenutí přístupového hesla, vám touto nabídkou bude zasláno heslo nové, které je automaticky vygenerováno na vaši e-mailovou adresu zadanou v registraci. Toto heslo je možné si ponechat nebo si jej po přihlášení v kartě Osobní nastavení změnit.
www.toptrans.cz
07/2014
str. -3-
TOPTRANS EU, a.s.
2
Objednávání přepravy
Při tvorbě nové objednávky se musí vždy zadat následující informace: datum a místo nakládky, místo vykládky, kontakty, počet kusů, obal, rozměr (do poznámky) a celková hmotnost přepravovaného zboží. Objednávka přepravy se vypisuje BEZ POUŽITÍ DIAKRITIKY! Zde budete upozorněni obchodním oddělením vaší oblasti na Novinky v systému TOPTRANS.
obrázek 3 – Tvorba nové objednávky přepravy Hlavní menu pro výběr nabídek.
Volba pro hlídání úhrad faktur v systému TOPTRANS
Okno pro vpisování dat objednávky
2.1 Menu - Objednávky 2.1.1 2.1.1.1
Nová objednávka Obecné údaje
Datum nakládky: – určení termínu svozu zásilky od odesílatele Označení: – tato volba se dá využít několika způsoby a je zobrazena při fakturaci přepravy: a) Uživatel si označením tvoří svou evidenci např. zde uvádí číslo zakázky, dodacího listu či faktury. b) U zásilky na dobírku se zde převážně uvádí Variabilní symbol, pod kterým je platba převedena na bankovní účet příkazce do 4 pracovních dnů na území ČR a z území SR max. do 10 pracovních dnů. Termín: – výběr dodací lhůty, která začíná plynout v 18 hodin dne převzetí zásilky: - Standard – základní dodací lhůta v ČR je doručení do 24 hodin – základní dodací lhůta v západní SR do 24 hodin, ostatní území do 48 hodin – základní dodací lhůta v HU je doručení do 48 hodin (jiný termín nelze) - Top Time – doručení do 12.00 hodin následujícího pracovního dne tj. „dopoledne“ - Top Privat – večerní doručení od 16.00 – 20.00 hodin - Top Weekend – doručení zásilky v sobotu do 13.00 hodin - Osobní odběr – osobní vyzvednutí zásilky příjemcem na obslužném středisku TOPTRANS - Rozvoz po avizaci – dispečink kontaktuje příjemce – dohodne termín doručení, neplatí 24 hod. Plánované doručení: – tato volba slouží pro zadání jiného termínu doručení než je Standard Plátce: – výběr z možností tj. kdo bude hradit přepravu a jeho fakturační údaje: - Příkazce – adresa příkazce se automaticky použije pro fakturaci přepravy - Příjemce – adresa vykládky příjemce se použije pro fakturaci přepravy - Jiný plátce – tato volba se vybere, pokud přepravu hradí příjemce a jeho fakturační údaje jsou jiné než adresa vykládky nebo plátcem je třetí osoba. Po zvolení této volby, se zde vepíší přesné fakturační údaje. str. -4-
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
Nakládka: - Moje adresa - Jiná adresa
– adresa nakládky se automaticky propojí s registrací v Zákaznickém programu – zde se může uvést jiné místo nakládky, které ovšem spadá do regionu domovského střediska Toptrans
obrázek 4 – Formulář pro tvorbu nové objednávky Datum nakládky zásilky Potvrzení dodacího listu příjemcem při převzetí zboží
Volba dodací lhůty přepravy Výběr plátce přepravy
Volba pro odvoz starého spotřebiče na sběrný dvůr
Vyzvednutí zboží při doručení zásilky u příjemce a následné doručení na adresu odesílatele
Při zásilce na dobírku se zde uvádí variabilní symbol např. číslo faktury, číslo zakázky atd., kdy je dále údaj zobrazen i na faktuře za přepravu zásilky.
Možnost doručení v jiném termínu než je Standard Možnost uvedení i jiného místa nakládky spadajícího do regionu svozového střediska TOPTRANS
Avizování příjemce řidičem 1 hodinu před doručením
Možnost převážení zásilky na středisku TOPTRANS
Avizování odesílatele řidičem 1 hodinu před vyzvednutím Automatická avizace příjemce SMS zprávou
Rychlejší vyhledání příjemce ze Seznamu partnerů
Výnos zásilky do 100 kg za asistence příjemce Volba pro přepravu nebezpečných zásilek
Při vepsání textu se zobrazí seznam pro výběr požadovaného města
Zobrazení rozvozového střediska dle objednávky
Automatická avizace příjemce e-mailovou zprávou (zdarma)
Možnost pořizovací zboží
zadání hodnoty
Počet kusů zásilky Nabídka pro určení obsahu zásilky i pro pozdější dohledání Např. výrobní číslo, čerpadlo, dveře, atd.
Výběr obalu zásilky (např. KRT, PAL, SUD, ROLE, SVZ atd.)
Nabídka pro zadání zásilky na dobírku a případně určení typu dobírky na území ČR a SR
Objem zásilky
Uložení vytvořené objednávky do nabídky Nepotvrzené objednávky, kde s ní příkazce může před odesláním pracovat
www.toptrans.cz
Celková hmotnost zásilky
07/2014
Upřesnění podmínek přepravy (např. hydraulické čelo na vykládku, příjemce jen do 15 hod., rozměry zásilky, křehké atd.)
Po zadání všech hodnot se zobrazí výše ceny přepravy
str. -5-
TOPTRANS EU, a.s.
Obousměrná zásilka – při předání zásilky příjemci je automaticky od něj vyzvednuta zásilka, která bude zaslána zpět odesílateli zásilky Tel. avizace příjemce – avizování příjemce řidičem 1 hodinu před doručením Tel. avizace nakládky – avizování odesílatele řidičem 1 hodinu před vyzvednutím (nakládka na jiné adrese) Zpět dodací listy – řidič zajistí potvrzení Dodacího listu příjemcem, který je následně zaslán na adresu příkazce (můžete si zvolit z možností odeslání zpět: fyzicky ; elektronicky+fyzicky ; elektronicky - volby jsou na vyžádání) Sběrný dvůr – volba pro odvoz starého spotřebiče na sběrný dvůr při doručování nového spotřebiče (bílé zboží) SMS avizace – po zadání mobilního telefonního čísla, dostane příjemce automaticky v den rozvozu zásilky SMS zprávu obsahující číslo PL, jméno a telefonní číslo rozvozového řidiče, případně výši dobírkové částky TOP Comfort – při doručení zásilky je řidičem za aktivní asistence příjemce proveden výnos do patra a to zásilky, kdy 1 ks nesmí přesáhnout hmotnost 100 kg TOP Comfort Plus – volba pro výnos zásilky do patra bez asistence příjemce (umožněno pouze ve městech se sídlem depa Toptrans), kdy 1 ks nesmí přesáhnout hmotnost 100 kg. Službou je zajištěno avizování příjemce, rozbalení a úklid obalu, odvezení starého spotřebiče na sběrný dvůr. ADR – tato služba umožňuje přepravu nebezpečných zásilek na území ČR a SR; příkazce zde uvádí UN čísla výrobku, jeho rozdělení do tříd, skupin a jejich hmotnost (volba je na vyžádání) Obrázek 5 - Přeprava nebezpečných zásilek režimu ADR
U přepravy nebezpečných látek je příkazce přepravy pod režimem ADR povinen ze zákona zadat UN čísla výrobků a to u všech kusů spadajících do režimu ADR a tímto informovat o tom přepravce.
Vratný obal
V případě více skupin dané třídy se příkazci nabídne seznam pro rychlejší výběr.
– služba zajistí návrat prázdného obalu zpět k odesílateli např. bedna, kanystr, atyp. paleta (volba je na vyžádání) Popis vratného obalu k vyzvednutí u příjemce
Obrázek 6 – Zadání vratných obalů do objednávky Zde uvedete počet, kolik obalů chcete vrátit na adresu odesílatele
Převážení Celní úřad
2.1.1.2
– v případě, že příkazce neví přesnou hmotnost kusů, může použít volbu Převážit, kdy následně svozové středisko zajistí převážení zásilky. – je umožněn rozvoz zásilky přes celní úřad (volba je na vyžádání)
Místo vykládky
V této části objednávky se zadává přesný název (Jméno) příjemce a adresa vykládky. Veškeré adresy, které jsou zde vepsány, se po uložení a odeslání objednávky automaticky uloží do Seznamu parterů (viz. str.17 ) Objednávka přepravy se vypisuje BEZ POUŽITÍ DIAKRITIKY! Najít / vybrat:
str. -6-
– tato volba se využívá pro rychlejší vepsání již použité a uložené adresy příjemce ve spojitosti s tzv. Seznamem partnerů
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s. obrázek 7 - Vyhledání partnera ze Seznamu partnerů Možnost pro odstranění všech údajů z celé adresy vykládky najednou Pod řádkem Najít/ vybrat se při psaní písmen zobrazuje databáze Seznamu partnerů. Po výběru dané firmy se její uložené údaje vloží do řádků adresy vykládky.
Firma / Název: Tip!
– zde se vepíše název firmy nebo jméno a příjmení soukromé osoby
Při psaní názvů firem, které budete používat častěji se snažte rozlišovat vykládkovou a fakturační adresu jako např.: Vykládkové adresy: Amos – Brno, Amos – Olomouc, Amos – Praha atd. Fakturační adresa: Amos s.r.o. (dle Obchodního rejstříku nebo Živnostenského listu) Důvodem rozlišování názvu adres firem je, že název, který je již jednou obsažen v Seznamu partnerů, se při druhém vepsaní neuloží. Je to z důvodu zamezení zdvojení shodných adres, proto je vhodné pobočky (příjemce) rozlišovat např. městem v názvu nebo číslem. obrázek 8 – Místo vykládky Při vpisování textu se začne pod řádkem Město / obec zobrazovat seznam databáze měst v systému TOPTRANS. Kliknutím na město, se jeho název vloží do řádku a jeho PSČ se automaticky vepíše do vedlejšího pole patřící pro PSČ. V případě špatného výběru musíte opět začít výběrem města. Do řádku PSČ nelze psát.
Zde se uvádí telefonní číslo bez mezer a BEZ mezinárodního předčíslí např. +420…, +421... Při uvedení mobilního telefonu bude příjemce na zásilku upozorněn v den rozvozu SMS zprávou. (služba je zdarma)
Po výběru města vykládky se zde zobrazí rozvozové středisko systému TOPTRANS. Zde se uvádí IČO a DIČ v případě, že příjemce je plátce přepravy. Pokud je příjemce soukromá osoba IČO a DIČ se nevypisuje.
Ulice: Město / obec: Tip!
- V řádku Město / obec se při psaní písmen začnou postupně zobrazovat města z databáze systému TOPTRANS, které si příkazce kliknutím zvolí. Nezapomeňte, že se město vypisuje bez diakritiky. PSČ: Jméno: Telefon:
Tip!
– zde vepište ulici či areál místa vykládky s popisným a orientačním číslem – zde uvedete město či obec vykládky
– PSČ se NEVYPISUJE, po výběru města se vyplní automaticky dle databáze – jméno přebírající osoby na vykládce – telefonní kontakt na přebírající osobu na vykládce
Pro lepší komunikaci řidiče s příjemcem je vhodné uvádět telefonní číslo v každé objednávce. Tento údaj je povinný při zvolení nabídky Telefonická avizace příjemce. Po uvedení mobilního čísla příjemce, bude použito pro službu SMS avizovaní v den rozvozu (zdarma). IČO: DIČ: E-mail:
www.toptrans.cz
– v případě úhrady přepravy příjemcem se zde uvede číslo jeho IČ – v případě úhrady přepravy příjemcem se zde uvede číslo jeho DIČ – zde se uvede e-mailová adresa příjemce pro jeho avizovaní v den svozu o odeslání zásilky přes systém TOPTRANS
07/2014
str. -7-
TOPTRANS EU, a.s.
Zákaznický program umožňuje automatickou Tip! avizaci příjemce. Podmínkou je zadání e-mailové adresy příjemce do políčka E-mail. V okamžiku naskladnění zásilky do systému TOPTRANS je příjemci odeslán upozorňující e-mail. Zpráva obsahuje informace o odeslané zásilce a odkaz na lokalizaci zásilky, která se on-line aktualizuje na základě pohybu zásilky. Tato služba je zdarma. obrázek 9 - Automatická avizace příjemce pomocí E-mailové zprávy Uvedení názvu příkazce zásilky
Text upozorňující odeslanou zásilku TOPTRANS
příjemce na přes systém
Odkaz pro zobrazení ON-LINE stavu zásilky
Možnost zvolení jiného termínu doručení než je Standard
2.1.1.3
Obsah zásilky
V této části objednávky se zadávají údaje o odesílané zásilce. Zadává se počet kusů, obal, obsah a rozměry přepravovaných kusů. Při přepravě nadrozměrných zásilek je vždy nutno uvést rozměry a to do políčka Poznámka, případně při větším počtu různých rozměrů do Pojmenování obsahu. Kusů: Obal:
Pojmenování obsahu: obrázek 10 – Obsah zásilky
– zde se uvádí počet přepravovaných kusů – určuje druh obalu přepravovaných kusů (např. karton, paleta, svazek, sud, role, kufr, bedna, xobalka atd.) – EPAL - požadavek na návrat palety typu EUR od příjemce (požadavek na paletové hospodářství pro palety EUR, které jsou v pravidelných dohodnutých termínech navráceny odesílateli zásilky) – zde se vypisují podrobnosti o zaslaném zboží např. druh, výrobní číslo, výrobek (např. pračka, lednice, plech, dveře atd. ) Výběr obalu pro přepravované zboží
Do řádku se uvádí počet stejných kusů.
Volba pro zadání pořizovací hodnoty zboží
Pokud je v zásilce více různých kusů např. KRT a PAL, tak se použijí dva řádky.
Pokud se k zásilce přikládají doklady (např. dodací listy, faktury, výdejky atd.) použije se pro ně další řádek a zvolí se XOBALKA (v případě, že nejsou přilepeny na nějakém kusu zásilky nebo uvnitř kartonu)
Hodnota zboží: Poznámka: str. -8-
Podrobnosti k přepravě zásilky např. výrobní číslo nebo druh zboží
Zde uvádějte podrobnosti o přepravě např. rozměr, hydraulické čelo na vykládku či nakládku, křehké, nestohovat, přítomni do max. 14 hodin atd.
– je pořizovací hodnota zásilky (max. hodnota 1.000.000,- Kč na jednu přepravu) – do Poznámky se uvádějí jakékoliv další podrobnosti k přepravě např. rozměr zásilky, provozní doba příjemce, požadavek na hydraulické čelo při vykládce apod. 07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s. Obrázek 11 – Volby pro výběr hotovosti u příjemce Volba pro vepsání jiného čísla účtu pro odeslání hotovosti
Výběr typu dobírky
Dobírka:
– po zvolení této volby, se zobrazí políčko pro zadání částky dobírky na území ČR v Kč nebo na území SR v měně Kč / EUR SR / EUR ČR. Volba výběru hotovosti v EUR na území SR je umožněno pouze po zadání požadavku u obchodního zástupce. Na území ČR a SR máme tyto možnosti dobírek:
Česká republika: - Kč – zadání v Kč, výběr dobírky v Kč a odvedení na korunový účet na území České republiky - C – zadání v Kč, výběr dobírky v Kč a odeslání na adresu příkazce (volba je na vyžádání) Slovenská republika: - Kč – zadání v Kč, výběr v EUR, odvedení v Kč na korunový účet na území České republiky (přepočet vybrané částky se provede na základě aktuálního kurzu VÚB banky www.vub.cz) - EUR SR – zadání v EUR, výběr v EUR, odvedení dobírky v eurech na eurový účet na území Slovenské republiky (volba je na vyžádání) - EUR ČR – zadání v EUR, výběr v EUR, odvedení dobírky v eurech na eurový účet na území České republiky (povinné údaje: název a město banky, IBAN, SWIFT, číslo účtu- volba je na vyžádání) Jiné číslo účtu:
Variabilní symbol:
2.1.1.4
– po zvolení této volby, se zobrazí políčko pro zadání jiného čísla účtu, který bude upřednostněn před účtem v registraci systému TOPTRANS pro odeslání dobírkové částky (volba je na vyžádání) – uvedené číslo se upřednostní, před řádkem Označení, jako VS pro odeslání dobírkové částky na č.ú. příkazce (volba je na vyžádání, po zapnutí se volba zobrazí pod řádkem Označení)
Cena přepravy
Přepravné je vypočteno na základě celkové hmotnosti zásilky a vzdálenosti. Jednotlivým hmotnostem je přidělen kubický rozměr. Tento údaj se nevypisuje, program ho přiřazuje automaticky na základě zadané hmotnosti, pokud není dohodnuto jinak. V případě, že požadujte zobrazovat cenu s DPH, kontaktujte vašeho oblastního obchodního zástupce. obrázek 12 – Cena přepravy a celková hmotnost zásilky Zde se uvádí celková hmotnost zásilky
Tato volba se vypočítá automaticky (zákazník nevypisuje)
Po vepsání všech povinných údajů do formuláře Objednávky, se zde zobrazí cena přepravy bez DPH.
Volba uložit přesune vytvořenou objednávku do nabídky Nepotvrzené objednávky. Zde v případě potřeby příkazce může s objednávkou opět pracovat.
Při druhém objednávce se zobrazí volba Potvrdit a odeslat objednávky. Při tvorbě dávky není vhodné tuto volbu používat.
Volba pro okamžité odeslání vytvořené objednávky na dispečink bez možnosti pozdější opravy.
www.toptrans.cz
07/2014
str. -9-
TOPTRANS EU, a.s.
2.1.2
Nepotvrzené objednávky
Po dokončení objednávky a jejím uložení, se objednávka přesune do nabídky Nepotvrzené objednávky. Zde je ji možné upravit, smazat (stornovat) nebo Potvrdit a odeslat do systému TOPTRANS. K uložené objednávce je přiřazeno číslo Přepravního listu, pod kterým se zásilka v systému TOPTRANS přepravuje tzv. číslo „PL“. obrázek 13 – Přesun vytvořené objednávky do nabídky Nepotvrzené objednávky Počet uložených objednávek
Volba pro odstranění jen některých uložených objednávek
Nabídky pro úpravu nebo odstranění objednávky před odesláním
Přiřazené číslo přepravního listu
1
Volba pro odeslání objednávky do systému TOPTRANS.
2 obrázek 14 – Po odeslání objednávky se zobrazí ruční výběr pozice štítku, bez kterého se odeslání objednávky nedokončí
Po volbě Potvrdit a odeslat objednávky se zobrazí nabídka pro ruční výběr pozice prvního štítku pro tisk, kdy na základě tohoto výběru se budou dané štítky od tohoto místa tisknout v menu Tisk / Archiv. Po dokončení odeslání objednávky výběrem pozice štítku, je uživateli na jeho zaregistrovanou e-mailovou adresu odeslána kopie Zasilatelského příkazu, soupisky a štítků, případně soupisky ADR, které slouží pro zpětnou kontrolu a také současně dojde k jejich uložení do nabídky Tisk/archiv pro jejich pozdější prohlížení a tisk.
str. -10-
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
2.1.3
Vyhledávání zásilek
Tato nabídka slouží k vyhledávání zpracovaných zásilek v systému TOPTRANS. Vyhledávání je umožněno pomocí různých dotazů dle požadavku uživatele. Tato volba slouží k vyhledávání objednávek, které byly vytvořeny pouze daným příkazcem, tzn. objednávky, které jsou uloženy v jeho sekci Archiv. obrázek 15 – Vyhledávání z již objednaných přeprav Zde můžeme uvést číslo přepravního listu
Zde se uvede datumové rozpětí: od kdy do kdy
Můžeme uvést stav objednávky
i
Vyhledání dle názvu příjemce
Zde můžete uvést vaše číslo označení, tj. zakázky, faktury, variabilního symbolu apod.
Možnosti seřazení vyhledaných dat
Tlačítko pro potvrzení vyhledání přepravy
obrázek 16 – Vyhledání zásilky dle zadaných dotazů Zde najdete potvrzeného DL
sken
Tisk celkového přehledu o doručené zásilce
Zobrazení detailů doručení zásilky např. obsah zásilky, vykládka, číslo a jméno rozvozového řidiče, datum doručení, jméno příjemce atd.
Grafické znázornění potvrzení převzetí zásilky tzv. SCAN. Tento SCAN je typ souboru .JPG a lze jej vytisknout či odeslat e-mailem.
Grafické znázornění převzetí zásilky tzv. SCAN obsahuje tyto údaje: -
www.toptrans.cz
07/2014
jméno přebírající osoby datum a čas převzetí podpis a razítko
str. -11-
TOPTRANS EU, a.s.
2.1.4
Importy a exporty souboru s daty objednávek
Zákaznický program umožňuje uživatelům nejen vpisování objednávek ručním způsobem, ale i možnost importů a exportu dat v souborech typu XML. Tyto údaje musí splňovat podmínky pro přenos dat, které jsou dány strukturou tohoto programu. Po těchto vstupech jsou dávky uloženy do Nepotvrzených objednávek, kdy je příkazce jen Potvrdí a odešle do systému TOPTRANS.
2.1.4.1
Import souboru XML
Nabídka slouží pro importování objednávek z různých programů, které umožňují export dat. Možnosti vašeho programu prodiskutujte s vašim IT programátorem. Vstupní soubor musí být ve tvaru XML, kdy struktura pro import musí být dodržena dle našich požadavků. Pokud při importování dojde k chybnému přenosu, může zde následně příkazce dávku v nabídce Nepotvrzené objednávky upravit. Obrázek 17 Příklad struktury importu pro XML
Příklad struktury souboru XML pro import dat do Zákaznického programu
Pro nastavení možnosti importu dat souborem XML kontaktujte vašeho oblastního obchodního zástupce.
2.1.4.2
Export do souboru XML
V případě, že příkazce zpracované informace požaduje archivovat ve svém programu, dokáže Zákaznický program exportovat data do souboru XML. Obsahem tohoto souboru jsou údaje objednávky s číslem přepravního listu, ale i údaji o doručení zásilky (jméno a čas převzetí zásilky). Pro možnost exportu dat do souboru XLM kontaktujte vašeho oblastního obchodního zástupce.
2.1.4.3
Další volby před odesláním objednávek do systému TOPTRANS
Před odesláním objednávek existují další možnosti, které Zákaznický program nabízí: Stáhnout / Vytisknout štítky:
Označíte objednávky, u kterých chce štítky vytisknout, a následně zvolíte tuto volbu. Štítky se zobrazí v souboru PDF, odkud je vytisknete a polepíte kusy zásilky ještě před odesláním dávky do systému TOPTRANS (při změně kusů nezapomeňte data obnovit a kusy přelepit). Štítky v CSV: Označíte objednávky a zvolíte tuto volbu. Data těchto objednávek se exportují do souboru CSV, který slouží pro tisk dat na speciálních tiskárnách, které tuto funkci podporují. Stáhnout / Vytisknout Zasilatelský příkaz: Označíte objednávky, u kterých chcete vytisknout Zasilatelský příkaz a následně zvolíte tuto volbu. Stáhnout / Vytisknout Soupisku: Označíte objednávky, u kterých chcete vytisknout Soupisku a následně zvolíte tuto volbu. Odeslat vybrané objednávky: Tato volba umožňuje odesílat jen některé z připravených objednávek z dávky do systému TOPTRANS (nezapomeňte, že ostatní objednávky v dávce zůstanou a nejsou objednány). Při požadavku na využívání některé z těchto voleb, kontaktujte vašeho oblastního obchodního zástupce. str. -12-
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s. Obrázek 18 – Možnosti zpracování objednávek
Různé možnosti před odesláním objednávky
Možnost odeslat jen některé objednávky
Obrázek 19 – Volba pro odeslání upřesnění ke svozu zásilek
Objednávka svozu zásilky: Další funkci, kterou Zákaznický program nabízí, je možnost odeslání informačního emailu ohledně svozů zásilek ještě před vytvořením konkrétních objednávek. Jedná se o upozorňující email na větší množství zásilek než je obvyklé. Tato funkce nenahrazuje objednávky do systému Toptrans, které příkazce přesto vždy musí následně vytvořit. (volba je na vyžádání)
Propojené údaje z registrace příkazce.
V systému TOPTRANS je stále možnost kontaktovat domovské středisko Toptrans přímo emailovou zprávou. Možnost odeslání CSV souboru:
Po odeslání dávky s objednávkami, se následně odesílá soubor typu CSV na zadanou emailovou adresu. Tento soubor obsahuje čísla všech objednávek a jejich označení. (volba je na vyžádání).
API rozhraní pro E-shopy:
Pro zjištění ceny přepravy, je možné použít API rozhraní, které je možné implementovat do zákaznických systémů, popis rozhraní je uveden na adrese: http://ora-web.toptrans.cz/admin/popis_api_cena.html
Pořadí objednávek:
Základní řazení vytvořených objednávek v dávce je dle přidání. Pokud požadujete pro lepší přehlednost jiné je možné si vybrat z následujících variant : (volba je na vyžádání)
www.toptrans.cz
07/2014
str. -13-
TOPTRANS EU, a.s.
2.1.5
Tisk / archiv
Všechny vytvořené a odeslané objednávky se automaticky přesunují do nabídky Tisk / archiv. V této nabídce se dají objednávky prohlížet nebo tisknout v souborech .PDF. K tisku se použije nabídka prohlížeče, ve kterém Zákaznický program ovládáte. Při tisku štítků je nutné mít zadané Měřítko stránky „Žádné“. V přehledu je archivován Zasilatelský příkaz, soupiska a štítky, případně soupiska ADR (služba je na vyžádání). obrázek 20 – Tisk / archiv již odeslaných objednávek Při odeslání více dávek v jednom dni má každá z nich svou evidenci času odeslání
Zasilatelský příkaz, kde je zobrazen souhrn objednávky
Štítek pro polepení kusu zásilky, obsahující potřebné údaje pro přepravu
Při zásilkách ADR je v archivu přesný přehled dle zadání
obrázek 21 – Zasilatelský příkaz obsahující údaje objednávky
Příkazce přepravy
Příjemce zásilky
Rozvozové středisko
Detaily poznámky
Místo nakládky
Plátce přepravy Číslo přepravního listu
str. -14-
Cena přepravy
07/2014
Zvolené příplatkové služby
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
2.2 Nahlášky přepravy V Zákaznickém programu je možné vytvářet objednávky přepravy s požadavkem nakládky z jiné oblasti než obsluhuje domovské středisko TOPTRANSU příkazce a to v rámci celé ČR. Tyto objednávky se nazývají NAHLÁŠKY. Postupy pro objednání nahlášky, její následné uložení i archivování jsou stejné jako při tvorbě objednávky přepravy. Ke každé nahlášce, po jejím uložení, se přiřadí podací číslo začínající písmenem K. Za lomítkem tohoto podacího čísla je vždy číslo svozového střediska např. K0000324/700 (700 – je středisko Olomouc, 610 – Uherské Hradiště, 750 – Ostrava, 001 – Praha atd. ) Tip!
Garance vyzvednutí zásilky z jiné oblasti ČR, v ten samý den, je pouze při objednání přepravy do 10 hodin a ve městech se sídlem středisek Toptrans do 12 hodin. Doporučujeme vám po objednání přepravy si emailovou zprávou ověřit, zda dané středisko svoz realizuje. (seznam středisek naleznete na str. 29-30) obrázek 22 – Objednání přepravy z jiného místa v České republice
Slouží pro vytvoření Nové nahlášky na svoz zásilky z kterékoliv části České republiky. Podmínky svozu zásilky ze Slovenské republiky řešte s domovským střediskem systému TOPTRANS.
Objednávky se svozem zásilek z území Slovenské republiky lze tímto způsobem také objednat. Pro tyto přepravy si ovšem přesný postup dohodněte s obchodním zástupcem domovského střediska systému TOPTRANS. Jen ten vám zaručí zachování stejných fakturačních podmínek. Při tvorbě Nahlášky se postupuje stejně jako při tvorbě objednávky. Ve formuláři pro Novou nahlášku jsou automaticky zobrazeny řádky pro vepsání adresy nakládky, vykládky a plátce přepravy. Dále i zde příkazce může využít rychlejší volby pro vložení adres partnerů a to pomocí řádku Najít / vybrat. Nová nahláška: Nepotvrzené nahlášky: Vyhledávání nahlášek: Tisk / archiv:
– slouží pro vytvoření nové přepravy tj. nahlášky z kterékoliv části ČR – slouží k úpravě a odeslání vytvořené nahlášky do svozového střediska TOPTRANS – slouží k prohledání archivu odeslaných nahlášek a zobrazení jejich podrobností – slouží k tisku či prohlížení odeslaných nahlášek
Pro možnost importu či exportu dat do souboru XML kontaktujte vašeho oblastního obchodního zástupce.
www.toptrans.cz
07/2014
str. -15-
TOPTRANS EU, a.s. obrázek 23 – Tvorba Nové nahlášky svozu z jiného střediska na území České republiky
Potvrzení dodacího listu příjemcem při převzetí zboží
Datum pro nakládku zásilky Volba dodací přepravy
Při zásilce na dobírku se zde uvádí variabilní symbol např. číslo faktury, číslo zakázky atd.
lhůty Možnost převážení zásilky na středisku TOPTRANS
Vyzvednutí zboží při doručení zásilky u příjemce a následné doručení na adresu odesílatele
Výnos zásilky do 100 kg za asistence příjemce Avizování příjemce řidičem 1 hodinu před doručením
Zadání přepravy v režimu ADR
Automatická avizace příjemce SMS zprávou
Volba pro odvoz starého spotřebiče na sběrný dvůr
Rychlejší vyhledání příjemce ze Seznamu partnerů
Zobrazení rozvozového střediska dle objednávky
Při vepsání textu se zobrazí seznam pro výběr požadovaného města
Automatická avizace příjemce e-mailovou zprávou
Údaje o plátci přepravy
Možnost zadání pořizovací hodnoty zboží
Počet kusů zásilky Výběr obalu zásilky (např. KRT, PAL, SUD, ROLE, SVZ )
Nabídka pro upřesnění obsahu zásilky např. pračka, čerpadlo, dveře, výrobní číslo atd.
Upřesnění podmínek přepravy (např. hydraulické čelo na vykládku, příjemce jen do 15 hod, rozměry zásilky atd.)
Po zadání všech hodnot se zobrazí výše ceny přepravy
Objem zásilky Uložení vytvořené nahlášky do nabídky Nepotvrzené nahlášky, kde lze před odesláním ji upravit
str. -16-
Nabídka pro zadání dobírky na území ČR 07/2014
výše
Celková váha zásilky
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
2.3 Partneři 2.3.1
Seznam partnerů
Nabídka Partneři slouží pro evidenci adres příjemců. Ty se zde automaticky ukládají při odeslání objednávky nebo je uživatel zadává vyplněním nabídky Přidat partnera. Uloženou adresu je možné změnit pomocí nabídky Upravit, případně odstranit pomocí tlačítka smazat. obrázek 24 – Evidence adres v Seznamu partnerů
Nabídka pro rychlejší vyhledání partnera
Zrušení zapnutého filtru
Zde je možné uloženou adresu opravit
Volba pro rychlejší označení více adres např. u odstranění
Nabídka pro rychlejší vkládání adres pomocí číselné řady nebo textu
Zde se adresa odstraňuje ze seznamu
Rychlejší vyhledávání uložené adresy je možné pomocí Filtru. Do řádku se uvedou počáteční písmena hledaného partnera a zvolí se tlačítko Nastavit. Tato volba vyhledá adresy, které splňují zadaný dotaz. Tip!
Použití již uložené adresy je vepsáním jejich prvních písmen do řádku Najít / vybrat v objednávce, kde se postupně zobrazí seznam již uložených partnerů dle daného zadání. Kliknutím myší na požadovaného partnera se jeho údaje vloží do objednávky. Další možností vložení již uložené adresy do objednávky je pomocí nabídky ALIAS (zkratka). Je to nabídka, pomocí které si příkazce může adresy příjemců rozlišovat textovou zkratkou nebo pomocí čísla. Celkový počet adres na jedné straně je max. 100. Adresy jsou seřazeny podle abecedy vzestupně.
Tip!
Vložení adresy partnera pomocí Aliasu je podobné jako podle názvu. Do řádku Najít / vybrat v objednávce vepište textovou zkratku nebo číslo partnera, pomocí kterého se vám postupně zobrazí seznam již uložených adres dle vámi zadané podmínky. Kliknutím myší na požadovaného partnera se jeho údaje vloží do objednávky.
www.toptrans.cz
07/2014
str. -17-
TOPTRANS EU, a.s. obrázek 25 - Vložení adresy partnera pomocí Aliasu
Seznam nabídnutých partnerů dle zadané podmínky a to č. 1
2.3.2
Přidat partnera
Tato nabídka slouží k uložení nové adresy partnera, aniž by se vytvářela z objednávky přepravy. Po vyplnění údajů zvolíme tlačítko Uložit. Zadané údaje se budou zobrazovat po vložení partnera do objednávky včetně nabídek obalů, pojmenování obsahu, SMS avizace atd. obrázek 26 – Nabídka pro uložení nové adresy partnera s nastavením výchozích voleb Zde se vpisuje číselná řada v případě, že je příkazce zvyklý si vkládat partnery pod evidenčními čísly. Např. 10, 126, 10506 nebo textové zkratky
Údaje potřebné v případě plátce přepravy.
Volba automatického upozornění příjemce pomocí e-mailové zprávy o odeslání zásilky tzv. Email info.
Nabídka pro automatické zobrazení zadaného označení vždy v Nové objednávce přepravy.
U nově ukládaných partnerů je možné nastavovat i výchozí požadavky, které se budou zobrazovat zvolené vždy po vložení partnera do nové objednávky. Jako např. : - Obousměrná zásilka - Avizovat příjemce 1 hodinu před doručením - Zpět dodací listy potvrzené příjemcem - SMS avizace příjemce v den rozvozu zásilky
Zde se nastavuje výchozí typ obalu – např. KARTON, PALETA, ROLE, SUD, KUFR, XOBALKA apod.
Volba pro uložení nového partnera
str. -18-
Pojmenování obsahu přepravované zásilky (např. čerpadlo, motor, pračka, dveře, okno, tyč atd.)
07/2014
Poznámky např. rozměr zásilky, příjemce do max. 15 hodin, vykládka s hydraulickou plošinou, křehké, nestohovat, apod.
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
2.4 Další služby Tato nabídka obsahuje další doplňkové služby týkající se vytvořených či budoucích objednávek, reklamací či provozních záležitostí.
2.4.1
Výpočet ceny přepravného
Pro výpočet ceny přepravného je nutné zadat místo nakládky, místo vykládky a celkovou hmotnost zásilky. Výběr obce se potvrzuje klikem tlačítka myši tj. musí se načíst PSČ. Při zvolení nadstandardních služeb se budou k ceně přepravy připočítávat příplatky za tyto služby. obrázek 27 – Nabídka pro zjištění ceny přepravného pro objednavatele Zvolení telefonické avizace příjemce 1 hodinu před doručením zásilky
Výběr dodací lhůty pro přepravu zásilky
Zvolení odvozu starého spotřebiče na sběrný dvůr
Zvolení služby výnosu s asistencí příjemce
zásilky
Zvolení vrácení palet typu EUR zpět odesílateli
Zvolení služby zpět potvrzený dodací list
Zvolení přepravy na dobírku Vepsání města pro svoz zásilky.
Po zvolení města se zobrazí obslužné středisko systému TOPTRANS
Okno se vypisuje bez diakritiky!
Možnost výpočtu v měně Kč pro ČR. Měna EUR je pouze pro přepravy na území Slovenské republiky
Celková hmotnost zásilky
Tlačítko pro Nový výpočet
Kubatura zásilky se vyplní automaticky
Tip
Po zvolení údajů se zde zobrazí cena přepravy.
Po vepsání prvních písmen názvu se zobrazuje seznam se shodnými znaky z nichž příkazce může, po kontrole PSČ, vybrat správné město pro nakládku či vykládku. I zde se vpisují data bez diakritiky. Cena přepravy, ze Slovenské republiky do České republiky, se zobrazuje v měně Kč bez DPH. Tato částka je již převedena dle kurzovního lístku měny EUR k danému datu výpočtu. Každý den je kurzovní lístek v tomto výpočtu obnovován dle ČNB/NBS. Plátcem přepravy ze SR je vždy partner se sídlem v České republice, kterému bude následně přeprava ze SR vyfakturována a to se zachováním fakturačních podmínek, které má dohodnuty s oblastním střediskem. Pro uvolnění této možnosti a dohodnutí podmínek kontaktujte oblastního obchodního zástupce. www.toptrans.cz
07/2014
str. -19-
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.2
Zahraniční poptávka
Tato nabídka slouží pro poptávku do jakéhokoliv státu zahraničí. Systém TOPTRANS nabízí širokou škálu možností exportu/importu zásilek do/ze zahraničí. Poptávku může příkazce poptat např. emailem, faxem ale také pomocí Zákaznického programu. K tomu slouží formulář Zahraniční poptávky (volba je na vyžádání). Obrázek 28 - Nabídka pro poptávku zahraniční přepravy
Tučně zabarvené řádky jsou pro poptávky přepravy povinné
Řádky pro vyplnění poptávky do zahraničí. Po odeslání vám dispečink obratem zašle cenu přepravy na vaši emailovou adresu z registrace Zákaznického programu
Každý kus zásilky musí mít uvedený svůj rozměr
Volba pro odeslání poptávky na e-mail domovského dispečinku tj.:
[email protected]
Při zahraničních poptávkách/objednávkách v systému TOPTRANS máte také možnost kontaktovat domovské středisko Toptrans emailovou zprávou. Do emailu uvádějte tyto povinné údaje: - nakládka: - vykládka: - počet kusů: - rozměr každého kusu: - hmotnost každého kusu: - obal každého kusu: - druh (popis) přepravovaného zboží: - hodnota zboží:
město, PSČ, stát město, PSČ, stát (při objednávce i telefonní kontakt na příjemce) (celkový počet) (d x š x v cm) (kg) (např. karton, paleta, bedna, pneu, atd.) (lékařské zařízení, lednička, síta apod.) uvádějte vždy pouze v měně Kč (neuvádějte v EUR, USD atd.)
V případě neuvedení těchto údajů, není možné Vaši poptávku/objednávku zpracovat. Poptávky na leteckou, námořní či kamionovou dopravu, můžete odeslat Toptrans Spedici na emailovou Tip adresu:
[email protected] nebo kontaktováním na telefonním čísle +420 267 101 302.
str. -20-
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.3
Faktury
V tomto menu jsou evidovány faktury, kterou jsou odeslány příkazci pomocí elektronické fakturace. V evidenci naleznete nejen faktury, ale také přílohy s detaily přepravy a to v souborech .PDF a .CSV. Faktury a přílohy lze zobrazit, uložit na disk nebo vytisknout (volba je na vyžádání). Obrázek 29 – Menu faktury
Zobrazení faktur za určité období
Zobrazení detailu fakturace přeprav
2.4.4
Saldo – přehled faktur
V této nabídce se nachází evidence nezaplacených faktur příkazce v systému TOPTRANS. Zobrazují se zde faktury, které jsou po splatnosti nebo před splatností. Pokud je nenaleznete ve vašem účetnictví, můžete si kopie vyžádat u domovského střediska nebo při využívání elektronické fakturace vytisknout v menu FAKTURY. Nezaplacené faktury seřazeny vzestupně.
jsou
Obrázek 30 – Menu SALDO – přehled nezaplacených faktur příkazce
V případě evidence faktur po splatnosti se v horní části zobrazí hláška upozorňující na danou situaci. www.toptrans.cz
07/2014
str. -21-
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.5
Zadání reklamace
Pro snadné uplatnění reklamace je v Zákaznickém programu vytvořen formulář, který je po vyplnění zaslán na e-mailovou adresu domovského střediska Toptransu. Toto středisko zajistí veškeré kroky potřebné pro reklamaci a příkazce přepravy bude informovat o průběhu dané reklamace. obrázek 31 – Formulář pro zaslání údajů k uplatnění zjištěné reklamace
Údaje o příkazci přepravy jsou zde zobrazeny již dle registrace v systému TOPTRANS.
Název příjemce zásilky
Údaje o zásilce a její poškození
Možnosti zásilky
poškození
Zde je možné přiložit fotografickou dokumentaci poškození zásilky. Tyto soubory se ukládají do formuláře pomocí tlačítka Procházet
Tlačítko pro tisk vyplněného formuláře před jeho odesláním
Tlačítko pro potvrzení odeslání vypsaného formuláře na domovské středisko TOPTRANS
Reklamaci je nutné uplatnit bez zbytečného odkladu, nejpozději však ve lhůtě do 6 měsíců ode dne převzetí zásilky k přepravě. K reklamaci musí být připojen zápis o škodě a další doklady, ze kterých musí být zřejmý rozsah a finanční vyčíslení škody. Pokud při doručení zásilky tato vykazuje zjevné poškození, je příkazce povinen zajistit, aby tato skutečnost byla zapsána při doručení do přepravního dokladu (přepravního listu). Za zjevné poškození se rovněž považuje neúplnost zásilky. Pokud zásilka vykazuje skryté poškození, je příkazce povinen tuto skutečnost oznámit ve vnitrostátní přepravě ve lhůtě do tří pracovních dnů ode dne, kdy byla zásilka doručena a v případě přepravy do SR ve lhůtě do sedmi pracovních dnů ode dne doručení zásilky (více viz. Zasilatelské podmínky Toptrans na adrese www.toptrans.cz v menu Ke stažení). str. -22-
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.6
Označení zásilek
Nejen do objednávky přepravy příkazce vpisuje jak se má se zásilkou manipulovat, ale také by jí měl správně označit. Systém TOPTRANS nabízí možnost využití manipulačních značek na štítky, které jsou příkazci doručovány zdarma. Obrázek 32 – Možnosti označování kusů zásilky
Po zvolení příslušného označení se soubor .PDF otevře a příkazce může na stránku A4 štítky vytisknout a polepit jimi kusy zásilky
2.4.7
Objednání štítků
Volba Objednání štítků slouží k upozornění domovského střediska TOPTRANS, že vám docházejí samolepící štítky k označování zásilek. Po odeslání této objednávky Vám budou nové štítky doručeny řidičem následující den. obrázek 33 – Formulář pro objednání nových štítků
Tlačítko pro odeslání požadavku objednání štítků na oblastní středisko TOPTRANS. Po zvolení této volby se zobrazí v horní části obrazovky potvrzující věta tohoto požadavku.
Domovské středisko obdrží toto upozornění a nové štítky vám budou doručeny v co nejkratším termínu
www.toptrans.cz
07/2014
str. -23-
TOPTRANS EU, a.s.
2.4.8
Aktuálně
Jedná se o nabídku pro informování zákazníků o novinkách systému Toptrans. Nabídka Aktuálně se nachází vždy žlutě podbarvená ve formuláři Nová objednávka a Nová nahláška v horní části. Tato novinka obsahuje vždy poslední aktuální informaci, kterou zde zadalo obchodní oddělení domovského střediska. obrázek 34 - Nabídka Aktuálně
Novinka obsahuje podrobnosti v souboru
Volba informující příkazce o novinkách v systému TOPTRANS
Volba pro uzavření Novinky
Zde si zobrazíte celou novinku
Tyto novinky jsou archivovány pro případ, že si je příkazce bude chtít později zobrazit. Uloženy jsou zde do doby, než je obchodní oddělení odstraní. obrázek 35 - nabídka Aktuálně – je archiv novinek systému Toptrans
Obchodní zástupce dané oblasti TOPTRANS může využívat volbu Aktuálně jako informační kanál pro své partnery a uvádět zde nové informace o systému TOPTRANS.
2.5 Nápověda 2.5.1
Uživatelský manuál
Tato nabídka obsahuje informace k obsluze aplikace TOP-WEB tj. Zákaznický program. Naleznete zde informace o objednání přepravy, objednání štítků i o programech které jsou testované pro správnou funkci Zákaznického programu. Dále jsou zde umístěny důležité formuláře systému TOPTRANS.
str. -24-
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s. obrázek 36 – Manuál k ovládání Zákaznického programu systému TOPTRANS
Možnost zobrazení a uložení Zasilatelských podmínek platných pro přepravu zásilek v systému TOPTRANS
Zobrazení Uživatelského manuálu a možnost následného uložení do PC v souboru .PDF
3
Reporty
Nabídka umí zobrazit dle požadavků příkazce údaje přeprav. V přehledu je možné zadat jakékoliv data z objednávky. Tento report je možné exportovat do souboru typu CSV. Tato nabídka se ve standardním přihlášení nezobrazuje (volba je na vyžádání). Obrázek 37 - Reporty zásilek
Po zapnutí volby Reportů se zobrazí karta REPORTY na druhém místě.
volba pro export dat
Do přehledu se zvolí údaje dle požadavků příkazce. V případě zájmu kontaktujte oblastního obchodního zástupce systému TOPTRANS.
4
Osobní nastavení
4.1 Změna údajů Tato nabídka slouží pro změnu údajů registrovaného příkazce. Zde se mohou měnit adresa - ulice, heslo, IČO, DIČ, e-mailová adresa na zasílání potvrzení objednávky, jméno referenta nebo telefonní kontakt referenta. Jediné co zde příkazce nemůže změnit je město sídla společnosti a název. Tento údaj může změnit jen obchodní zástupce zřizující tuto registraci, kterého by jste měli také informovat o případných zde prováděných změnách e-mailem na jeho adresu.
www.toptrans.cz
07/2014
str. -25-
TOPTRANS EU, a.s. obrázek 38 - Osobní nastavení
Druhá karta Osobní nastavení slouží pro změnu dat příkazce
Volba pro změnu přístupných registračních údajů příkazce.
Možnost pro nastavení doby automatického odhlášení při nečinnosti v programu
4.2 Nastavení objednávek Zde si příkazce nastavuje výchozí text pro všechny objednávky, které následně vytvoří. Nastavuje se zde výchozí obal zásilky (karton, paleta, kus atd.), pojmenování obsahu (čerpadlo, dveře, atd.), poznámky (hydraulické čelo na nakládku či vykládku, rozměr 120x80 cm, vykládka do 14 hod. atd.). V této nabídce se také nastavuje výchozí adresa plátce, nakládky či vykládky. Tyto adresy jsou zobrazeny automaticky v každé objednávce, kdy jejich adresa je vložena ze Seznamu partnerů. Obrázek 39 - Nastavení možností Objednávky
Nabídka pro nastavení výchozího obalu v prvním řádku v každé objednávce.
Nabídka pro nastavení výchozího pojmenování obsahu v prvním řádku v každé objednávce.
Nabídka Ruční výběr pozice pro první štítek je volba možnosti výběru pozice prvního štítku pro tisk při odeslání vytvořené objednávky. Automaticky je zde zvolena volba ANO. Následně se štítky tisknou v nabídce Tisk / archiv.
Při požadavku vždy zpět potvrzený DL se zde tato volba zapne automaticky v každé objednávce
str. -26-
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
5
Kontaktní formulář
Kontaktní formulář slouží pro rychlejší způsob upozornění domovského střediska na problém v odeslané objednávce. Zde si můžete vybrat ze dvou možností:
5.1 Kontaktování domovského střediska Pomocí této volby můžete kontaktovat domovské středisko a sdělit mu jakýkoliv problém ve vámi odeslané objednávce, aniž by jste vpisovali adresu střediska. Jedná se o různé situace např. změna dobírkové částky, změna místa vykládky, změna dodací lhůty, změna času nakládky, změna počtu kusů, doplnění telefonního čísla atd.. Při této komunikaci vždy uvádějte číslo přepravního listu, které se vám po odeslání objednávky vytvořilo. Klasický způsob upozornění domovského střediska na změny v objednávce e-mailovou zprávou samozřejmě zůstává jako další možnost. Třetí karta je nabídka pro kontaktování ze Zákaznického programu
obrázek 40 - Kontaktní formulář Zde jsou uvedeny registrační údaje příkazce a jeho e-mailová adresa, na kterou mu bude zaslána odpověď.
Výběr z možností kontaktování: - oblastní středisko TOPTRANS - IT oddělení pro technický dotaz
Zde se vpisuje text vzniklého problému
Zde můžete přiložit kopii objednávky nebo textový soubor s uvedenými změnami
Volba pro odeslání formuláře
5.2 Kontaktování programátora – Technický dotaz Tato nabídka slouží pro kontaktování programátora systému TOPTRANS při komplikacích s funkčností Zákaznického programu u vaší společnosti. Po odeslání budete kontaktováni a váš problém vám programátor pomůže vyřešit.
www.toptrans.cz
07/2014
str. -27-
TOPTRANS EU, a.s.
6
Vyhledávání informací o odeslané zásilce
Nabídka Vyhledání zásilky slouží pro vyhledání informací o přepravované zásilce. V den svozu/rozvozu zásilky se zde zobrazí telefonní číslo řidiče, po doručení zásilky je zde uvedeno jméno příjemce, datum a čas převzetí zásilky. Dále po doručení zásilky zde následující den naleznete datum odeslání dobírkové částky na účet příkazce. Vyhledání je umožněno dle čísla přepravního listu, čísla kusu či označení příkazce. obrázek 41 – Nabídka pro vyhledání informací o přepravované zásilce
Nabídka pro vyhledání přepravované a nebo již doručené zásilky
Při vyhledání zásilky podle čísla přepravního listu zde vpisujete údaj ve formátu : např. 7xxxxxxx/xxx, Kxxxxxxx/xxx Přepravní listy v systému TOPTRANS mohou začínat znaky: - Objednávky - číslem - Nahlášky - písmenem K nebo N.
Možnosti pro vyhledání: - číslo přepravního listu - číslo kusu - označení příkazce
obrázek 42 – Vyhledané informace o přepravované zásilce a jejím doručení Číslo přepravního listu (objednávky)
Datum svozu (nakládky) zásilky
Svozové středisko a jeho telefonní číslo
V den nakládky je zde svozový řidič a jeho telefonní číslo
Údaje objednávky počet a čísla kusů a jejich hmotnost, označení a poznámka. Hmotnost zásilky je aktualizována po převážení na reálnou hmotnost zásilky.
Rozvozové středisko a jeho telefonní číslo
V den vykládky je zde rozvozový řidič a jeho telefonní číslo
Po doručení zásilky je zde uveden datum a čas převzetí a jméno přebírající osoby
str. -28-
07/2014
www.toptrans.cz
TOPTRANS EU, a.s.
7
www.toptrans.cz
Seznam středisek systému TOPTRANS
07/2014
str. -29-
TOPTRANS EU, a.s.
str. -30-
07/2014
www.toptrans.cz
