Top20
1
2
3
4
Categorie
1: Strategie
2. Processen
2. Processen
4. Besturing
Subcategorie
Risico
Risicodefinitie
Het risico dat taakstellingen cq ambitieniveaus die Politieke en door het rijk worden gesteld (bijv. met de invoering legislatieve Taakstelling en van de drie decentralisaties in het sociale domein) niet ontwikkelin ambitieniveau rijk door de gemeente gedragen kunnen worden met de gen huidige financiële structuur en middelen.
Kerntaken Grondexploitatie
Kerntaken Decentralisaties
Beleid en Ambitieniveau structuur gemeente
Het risico dat de gemeente kosten maakt ten behoeve van grondexploitatie die niet of onvoldoende (kunnen) worden terugverdiend.
Het risico dat de gemeente in haar bedrijfsvoering niet tijdig en/of onvoldoende voorbereid is op de aankomende decentralisaties.
Het risico dat politieke en/of overige stakeholders vinden dat de gemeente grotere ambities moet nastreven dan haalbaar is (bijv. vanuit financieel en/of personeel oogpunt).
Top Top Top 20 20 Nadere toelichting op risico binnen gemeente Oirschot 20 MT TC's
22
21
20
18
Aanwezige beheersmaatregelen
18
- Naast de drie decentralisaties, komen er steeds meer taakstellingen naar en bezuinigingen op de gemeente Oirschot af (bijv. behalve extramurale AWBZ zorg, ook intramurale zorg in 2014, invoering gemeentelijk toezicht op handhaving drank en horecawetgeving, RUD's); - Door de continue efficiencykortingen, loopt de gemeente Oirschot financiele risico's 39 (exploitatietekorten), organisatorische risico's (als de ambtelijke organisatie niet mee kan), maar ook bestuurlijke risico's indien deze taakstellingen niet goed/onvoldoende (kunnen) worden opgepakt. - Aandachtspunt hierbij is dat de gemeente Oirschot haar creativiteit volledig zal moeten benutten om invulling te kunnen geven aan de bezuinigingstaakstellingen.
- De gemeente Oirschot heeft in de begroting 2012 een bezuiniging van 2,7 mio euro verwerkt en zet in op een volgende bezuinigingsronde van 2 mio euro. In een aanbiedingsbrief aan de Raad stelt zij dan ook om 'fundamenteel taken te schrappen, investeringen te heroverwegen en structureel de uitgaven te verlagen'. Het College stelt daarbij dat de gemeente Oirschot tegen de grenzen van haar mogelijkheden loopt, gelet op de taken die er op de gemeente afkomen. Via toenemende regionale samenwerking probeert de gemeente haar kwetsbaarheid te verkleinen.
17
- Door de tegenvallende economische omstandigheden (o.a. vertraging projecten en tegenvallende verkooop), wordt het steeds belangrijker om de financiele grondexploitatie risico's goed te beheersen (bijv. door periodieke doorlichting van de exploitaties, gekozen uitgangspunten, realisatie verwachte verkoopdoelstellingen, etc); - De financiele buffers (bijv. de risicoreserve binnen de grondexploitatie) worden steeds 38 kleiner om dit risico op te kunnen blijven opvangen; - De gemeente Oirschot was voornemens grondposities te verkopen aan woningcorporatie Laurentius, maar dit vordert niet snel, hetgeen vooral financiele risico's met zich mee brengt. Derhalve, wordt op dit moment onderzocht of deze gronden aan een andere partner kunnen worden verkocht.
- Er vindt op dit moment een grondige doorlichting plaats van de grondexploitatie (o.a. gekozen uitgangspunten, beleid en procesgang). Op basis van de voorlopige resultaten is eind juni een eerste workshop met alle projectleiders ingepland om integraal alle financiele risico's te (her)evalueren.
15
- Door te late informatie van het Rijk en de daarmee gepaarde onzekerheden, ontstaat er vertraging in de benodigde voorbereidingen binnen de gemeente Oirschot. Het risico hierbij is dat de gemeente Oirschot niet tijdig genoeg voorbereid is op deze 35 taakstellingen; - De decentralisaties en de daarmee gepaarde risico's zorgen ervoor ervoor dat er (tijdig) opgeschaald moet worden. Echter, de formatie is op dit moment niet afdoende om tijdig en voldoende voorbereidingen te kunnen treffen.
- Op dit moment wordt er reeds samengewerkt met de Kempengemeenten om een gemeenschappelijke visie te vormen, om te inventariseren wat er op de gemeenten afkomt en om te bepalen wat er geregeld moet worden (waar nodig wordt hierbij externe expertise ingehuurd); - Er is reeds een voorziening getroffen om het risico m.b.t. de decentralisaties af te dekken.
16
- Vooral de verwachtingen van externe stakeholders (bijv. van zorginstellingen, sportverenigingen (i.h.k.v. privatisering) en het bedrijfsleven) zijn vaak hoger dan organisatorisch/financieel waargemaakt kan worden; - Er kan voldoende worden voldaan aan het ambitieniveau van het College en de gemeenteraad. Indien dit niet het geval is / zal zijn, zal het Management Team voldoende 34 weerstand moeten bieden richting het College; - De gemeente Oirschot bevindt zich in een transitiefase waarin zij steeds meer fundamentele (politieke) keuzes moet gaan maken m.b.t. welke taken zij wel/niet kan uitvoeren. Vooral op het gebied van Ruimtelijke Ordening bestaat hier veel behoefte aan; - De impact van dit risico is vooral politiek van aard.
Top20
5
6
7
8
Categorie
2. Processen
Subcategorie
Risico
Risicodefinitie
Het risico dat er geen goed (totaal) inzicht bestaat in Operationee Projectmanageme de lopende interne (vastgoed) projecten binnen de l overig nt (intern) gemeente en/of dat (vastgoed) projecten niet goed beheerst worden (financieel / organisatorisch).
2. Processen
Het risico dat de gemeente veel of omvangrijke Herstructurering/ herstructureringsopgaven/ vernieuwingsprojecten Kerntaken vernieuwing heeft, maar hiermee onvoldoende rekening houdt in haar bedrijfsvoering.
3. Middelen
Conjuncturele Financieel ontwikkelingen
4. Besturing
Beleid en Sturing structuur management
Het risico dat economische ontwikkelingen leiden to nadelige financiële consequenties voor de gemeente.
Het risico dat de kwaliteit van het bestuur, ambtelijk management en/of raad niet aansluit bij datgene wat de maatschappij, markt en de organisatie vraagt en daardoor geen adequate sturing van de organisatie plaatsvindt.
Top Top Top 20 20 Nadere toelichting op risico binnen gemeente Oirschot 20 MT TC's
19
18
16
18
Aanwezige beheersmaatregelen
15
- De projectmanagement vaardigheden van projectleiders dienen verder te worden ontwikkeld; - Bij meerdere projecten zijn junior projectleiders aangesteld. De beheersing van deze projecten loopt daarmee een risico; 34 - Indien er complexe projecten zijn, wordt er vaak extern ingehuurd omdat de kennis en kunde binnen de organisatie niet voldoende wordt geacht; - Recentelijk is getracht om een inventarisatie te maken van alle lopende projecten. Echter, dit is niet gelukt. Dit onderschrijft dit risico m.b.t. het hebben van goed (totaal) inzicht in de lopende projecten.
14
- Plattelandsvernieuwing is een heel groot en ambitieus programma binnen de gemeente Oirschot. In verband met de bezuinigingen en het grote financiele beslag van dit programma, is het de vraag of er niet meer geinvesteerd zou moeten worden in landgoederen, bedrijventerreinen (bijv. Westfields en de Stad) en/of het buitengebied; - Bij het opstellen van projectplannen en de doorvertaling ervan in afdelingsplannen, 32 wordt er vaak onvoldoende rekening gehouden met de aanwezige capaciteit en beschikbaarheid van medewerkers; - Een ander (klein) voorbeeld is het voorpootrecht: deze kan niet van de burgers worden afgenomen, maar het kost wel veel geld om wegen te repareren indien geplante bomen bijvoorbeeld schade toebrengen aan gemeentelijke gronden.
16
- Bijvoorbeeld op het gebied van tegenvallende OZB-opbrengsten, korting op de Algemene Middelen, toename in het aantal bijstandsuitkeringen en het aantal mensen in 32 de schuldhulpverlening, de EU ontwikkelingen (Griekenland), schatkistbankieren (i.p.v. overbodige financiele middelen weg te zetten bij banken, zullen deze bij het Ministerie van Financien ondergebracht moeten gaan worden tegen een lagere rente).
- In de begroting 2012 is een verhoging van 5% opgenomen voor zowel de OZB, toeristenbelasting en forensenbelasting. Deze maatregelen zijn getroffen om de tekorten over de jaren 2012-2015 op te kunnen vangen.
14
- De gemeente Oirschot heeft voor de ambtelijke organisatie het organisatieontwikkeltraject ingezet om dit risico beter te kunnen beheersen. Dit traject doelt vooral op de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie en niet op het College en de Raad; - Het kwalitatieve niveau van het zittende College en de Raad is hoger dan die van haar voorgangers; 32 - Door het College en de Raad wordt voldoende aandacht gegeven aan de veranderende marktomstandigheden en hierop aangesloten. De aansluiting op de markt is derhalve voldoende aanwezig. Echter, de aandacht van het College voor de bedrijfsvoering is echter nog relatief beperkt (bijv. met betrekking tot de adequate sturing, het maken van (politieke) keuzes en het temperen van politieke ambities in plaats van steeds verdergaande formatiereductie); - De (pro-actieve) sturing van het Management Team dient te worden versterkt.
- Het in gang zetten van het organisatieontwikkeltraject voor de ambtelijke organisatie.
- Er bestaat een handboek projectmanagement.
Top20
9
Categorie
1: Strategie
10 3. Middelen
11 2. Processen
Subcategorie
Risico
Politieke en legislatieve Landelijke politiek ontwikkelin gen
Kwaliteit Personeel personeel
Operationee Kennisdeling l overig
Risicodefinitie
Het risico dat het beleid van de landelijke overheid zodanig van invloed is op de gemeente dat het haar functioneren en behalen van doelstellingen nadelig beïnvloedt.
Top Top Top 20 20 Nadere toelichting op risico binnen gemeente Oirschot 20 MT TC's
18
Het risico dat de medewerkers niet beschikken over de benodigde kennis, vaardigheden, competenties (bijv. aanpassingsvermogen) en/of ervaring (ook in relatie 18 tot de veranderde maatschappelijke- en marktomstandigheden).
Het risico dat binnen de gemeente geen systematische vastlegging en/of onvoldoende kennisdeling plaatsvindt.
14
13
- Doordat de overheid steeds meer kerntaken 'over de schutting gooit' van gemeenten in combinatie met steeds verdergaande bezuinigingstaakstellingen, ontstaat er binnen de gemeente Oirschot (dat relatief klein is) gelijk veel druk op de ambtelijke organisatie en 32 het kunnen blijven realiseren van de politieke ambities. Daarnaast komen onverwachte taken er soms ineens bij zoals de verplichte registratie van woonruimtes via de BAG en de I-nup wetgeving.
13
- Op dit moment wordt er in beperkte mate geinvesteerd in de ontwikkeling van het personeel (bijv. opleiding, coaching, eventuele omscholing) en wordt er niet gewerkt met een opleidingsplan; - Er wordt nog niet voldoende tijd en energie in het ouderenbeleid gestoken om de gestelde ambities waar te kunnen maken. Bijv. het bespreekbaar maken van versneld afbouwen voor leidinggevenden die bijna de pensioen-gerechtigde leeftijd bereiken; - Bij dit risico gaat het ook om de discussie m.b.t. het ambitieniveau. Met welke kwaliteit van medewerkers neemt de gemeente Oirschot genoegen? Wat kan de organisatie aan? 31 Hoeveel wil gemeente Oirschot investeren in het instandhouden / verhogen van het kwaliteitsniveau? In hoeverre zijn de ambities van het College verenigbaar met de kwaliteit die aanwezig is binnen de ambtelijke organisatie? - Dit risico wordt als een structureel risico ervaren binnen gemeenteland; - Het huidige personeelsbeleid is van onvoldoende niveau en niet voldoende kenbaar. Bijv. er bestaat nog geen visie met betrekking tot het personeelsbeleid en de ontwikkeling van het personeel binnen de gemeente Oirschot. Derhalve bestaat de wens om de HRM cyclus te optimaliseren.
16
- Op dit moment wordt de kennisdeling en overdracht binnen de gemeente Oirschot onvoldoende gewaarborgd. Bijv. het overdragen van opgedane kennis door projectleiders en externe medewerkers aan interne medewerkers; - Er bestaan veel eenmansfuncties in de organisatie en er wordt veel gewerkt met tijdelijke medewerkers die hun opgedane kennis vaak weer meenemen als ze vertrekken 30 (omvat ook het risico 24; 'weglopen van kennis' = het risico dat (interne / externe) medewerkers de gemeente verlaten en kennis niet voldoende overgedragen en/of geborgd is); - Processen en werkinstructies zijn veelal niet beschreven of voorhanden. Veel kennis zit 'in de hoofden' van medewerkers en is niet vastgelegd. Nieuwe medewerkers kunnen hierdoor niet snel kennis nemen van de gemeentelijke processen.
Aanwezige beheersmaatregelen
- De gemeente Oirschot is onlangs begonnen met het houden van START gesprekken met iedere individuele medewerker; - Het opleidingsbudget is verhoogd naar 2% van de personeelskosten; - Het pakket e-HRM zal worden gaan ingevoerd.
Top20
Categorie
12 3. Middelen
13 1: Strategie
14 1: Strategie
15 3. Middelen
Subcategorie
Financieel
Risico
Programma en apparaatkosten
Sociaal maatschapp elijke Budgetcultuur ontwikkelin gen
Demogr. ecol. techn. Krapte op de & econ. arbeidsmarkt ontwikkelin gen
Kwaliteit Personeel managers / bestuurders
Risicodefinitie
Het risico dat als gevolg van een ineffectieve of inefficiënte uitvoering, de apparaatkosten en/of programmakosten hoger uitvallen dan begroot.
Top Top Top 20 20 Nadere toelichting op risico binnen gemeente Oirschot 20 MT TC's
17
Het risico dat de bestaande cultuur en/of de bestaande budgetkaders een belemmering vormen om flexibel om te gaan met veranderende 17 maatschappelijke omstandigheden en daarmee de kwaliteit van dienstverlening in gevaar brengen.
Het risico dat niet de juiste gekwalificeerde medewerkers voor een functie bij de gemeente kunnen worden aangetrokken.
Het risico dat managers en bestuur van de gemeente niet beschikken over de benodigde kennis (bijvoorbeeld financieel), vaardigheden, competenties en/of ervaring (ook in relatie tot de veranderende maatschappelijke- en marktomstandigheden).
18
12
10
- Budgetten worden te vaak overschreden of onderschreden (zie ook risico 13). De vraag die hierbij gesteld kan worden is of dit komt doordat de budgetten niet goed tot stand zijn gekomen of dat de processen ineffectief/inefficient zijn uitgevoerd; - De mate van budgetbeheersing dient versterkt te worden; 27 - Doordat er vaak grote budgetoverschrijdingen plaatsvinden, ontstaan er regelmatig grote (onverwachte) jaarrekeningresultaten; - Voorbeeld van ineffectiviteit: het vertrekken van een medewerker en het vervolgens langdurig inhuren van externen.
10
- Binnen de gemeente Oirschot zijn er relatief veel (45) budgethouders en zijn er talloze kleine (deel)budgetten; - Mede door deze grote hoeveelheid aan budgethouders en de hoeveelheid (deel)budgetten, wordt er teveel verkokerd omgegaan met het budgetbeheer (individueel kijken naar het 'eigen' budget, in plaats van de 'overall' doelstellingen van bepaalde 27 uitgaven); - Vooral binnen de afdeling Openbare Ruimte wordt veel last ervaren van de complexiteit en 'starheid' van het budgetbeheer; - De wens bestaat om budgettair te gaan 'ontschotten' en om het budgetbeheer sterk te vereenvoudigen.
9
- De Personeelsafdeling heeft in het verleden een personeels-analyse gemaakt, maar deze analyse is inmiddels achterhaald; - Met name binnen de afdeling Ruimtelijke Ordening en op het gebied van vergunningen (technisch personeel), is dit risico en de bijbehorende zorg het grootste; - Enerzijds, zorgt het 'negatieve' imago van gemeenten ervoor dat het lastig is om jong talent aan te trekken. Anderzijds, zoeken mensen zekerheid in de huidige economische en 27 onzekere tijden. Door de groeiende werkloosheid, wordt de krapte op de arbeidsmarkt steeds minder, waardoor het makkelijker wordt om nieuwe mensen aan te trekken; - Op dit moment vindt er een formatiereductie plaats en zullen er komend jaar weinig nieuwe medewerkers worden aangetrokken. Derhalve wordt dit risico door de TC's relatief laag gescoord. De huidige kwaliteit van zittende medewerkers kan echter wel verbeterd worden (zie ook risico 10).
14
- Er is behoefte aan een Management Team, dat pro-actief stuurt, een eenheid vormt, de koers en visie bepaalt (bijv. op basis van ontvangen vragen), dit als team uitstraalt zonder te directief te zijn. Op dit moment is dit nog niet altijd het geval vooral m.b.t. de (pro26 actieve) sturing en het vormen van een eenheid; - Dit risico omvat ook risico 24: 'Leiderschapsstijl management' (vaardigheden m.b.t. de sturing die medewerkers nodig hebben om optimaal en gemotiveerd te functioneren).
Aanwezige beheersmaatregelen
- Alle Management Team leden en Team Coordinatoren zijn gevraagd om deel te nemen aan een ontwikkel assessment, om te kijken welke management vaardigheden verder kunnen worden ontwikkeld; - Het in gang zetten van het organisatieontwikkeltraject voor de ambtelijke organisatie.
Top20
Categorie
Subcategorie
Risico
Risicodefinitie
Het risico dat er te weinig aandacht wordt besteed aan het identificeren, onderkennen en managen van risico's waardoor het zicht ontbreekt op de belangrijkste risico's die het realiseren van de doelstellingen in de weg staan.
16 4. Besturing
Risicohouding Beleid en management / structuur college B&W
17 2. Processen
Het risico dat er geen goed (totaal) inzicht bestaat in Projectontwikkelin de lopende vastgoedprojecten binnen de gemeente Kerntaken g vastgoed en/of dat vastgoedprojecten niet goed worden beheerst (financieel / organisatorisch).
18 4. Besturing
19 4. Besturing
Planning & Integrale Control administratie
Cultuur
Interne communicatie en samenwerking
Het risico dat vastlegging van informatie structureel niet juist, tijdig en/of volledig is waardoor verantwoordingsproblemen over de geleverde prestatie kunnen ontstaan.
Het risico dat communicatiekanalen binnen de gemeente ineffectief zijn en dat samenwerking in onvoldoende mate plaatsvindt.
Top Top Top 20 20 Nadere toelichting op risico binnen gemeente Oirschot 20 MT TC's
14
12
- Gemeente Oirschot onderkent het belang van risicomanagement en zet daarom nu stappen om risicomanagement verder vorm te gaan geven binnen de organisatie (zoals de gehouden workshops met MT leden en TC's om de top-20 belangrijkste risico's te bepalen). Echter, de borging van risicomanagement in de reguliere planning & control 25 cyclus, het monitoren van de risicobeheersing en hierover verantwoording afleggen vormen hierbij nog wel belangrijke aandachtspunten. - De gemeente moet regie gaan voeren. In dat kader wordt risicomanagement en de borging ervan in de planning & control cyclus onmisbaar.
17
9
25
11
- De tijdigheid van informatieverstrekking vormt het grootste risico. Bijv. de tijdigheid van informatieverstrekking richting het College en de Raad. Het risico m.b.t. de juistheid en betrouwbaarheid van de informatieverstrekking is minder groot; - Het ontbreken van een contractenregister zorgt ervoor dat een belangrijke basis voor de informatieverstrekking in onvoldoende mate geborgd is (zie ook risico 26: '(contractuele) verplichtingen')). Op korte termijn wordt dit daarom opgepakt binnen de gemeente Oirschot; 25 - Op dit moment wordt er onvoldoende gebruik gemaakt van Corsa ten behoeve van de vastlegging van correspondentie (m.b.t. de besluitvorming tot en met de uitvoering); - Uit de legal audit is naar voren gekomen dat archivering binnen de gemeente Oirschot onvoldoende is geborgd; - Dit risico is ook verbonden met risico 58: 'tijdigheid' (= het risico dat medewerkers van de gemeente niet tijdig beschikken over benodigde informatie) en vormt hier onderdeel van.
14
- Met name het risico m.b.t. de communicatie is het grootste; - Er wordt onvoldoende gestuurd op gemaakte afspraken en medewerkers worden nauwelijks aangesproken op het niet nakomen ervan (soms door 'hectiek van de dag'). Zie 24 ook risico 18: 'Naleving interne beleid en procedures + borging'; - De notulen van MT vergaderingen zijn op dit moment zeer moeilijk leesbaar (bijv. Wat is er besloten? Hoe is dat besluit tot stand gekomen? etc.).
14
11
Aanwezige beheersmaatregelen
- Op dit moment wordt een slag gemaakt m.b.t. het risicomanagement. In dat kader, vinden workshops plaats met de Management Team leden en de Team Coordinatoren om de top-20 belangrijkste strategische/tactische risico's te onderkennen. Daarnaast zal het weerstandsvermogen worden bepaald. Op basis van de resultaten, wordt een Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen opgesteld + een geactualiseerde paragraaf Weerstandsvermogen.
- Dit risico is opgenomen als onderdeel van risico 5: 'projectmanagement (intern)' en is derhalve uit de top-20 gehaald.
- In de zomer zal een slag gemaakt worden met het in beeld brengen van alle lopende contracten en verplichtingen. De belangrijkste contractparameters zullen hierbij vastgelegd worden (in Excel). Daarna zal overwogen moeten worden of een systeem hierbij verder ondersteuning kan bieden.
Top20
Categorie
20 3. Middelen
Subcategorie
Risico
Risicodefinitie
Het risico dat de gemeente niet / oneigenlijk voldoet Niet / oneigenlijk aan de subsidievoorwaarden die door de voldoen aan Financieel subsidieverstrekker zijn gesteld, waardoor subsidievoorwaard subsidietegoeden (deels) terugbetaald moeten en worden of niet kunnen worden ontvangen.
Top Top Top 20 20 Nadere toelichting op risico binnen gemeente Oirschot 20 MT TC's
14
10
Aanwezige beheersmaatregelen
- Op dit moment zijn er gesprekken gaande met Trias, om het door hun gemaakte subsidie-volgsysteem te gaan uitrollen - Het komt regelmatig voor dat er op het laatste moment nog binnen de gemeente Oirschot. Hierdoor kunnnen de subsidie24 verantwoordingsrapportages moeten worden opgesteld en/of dat er veel 'reparatiewerk' aanvragen, toekenningen, op te stellen moet worden gedaan om alsnog te kunnen voldoen aan de gestelde subsidievereisten. verantwoordingsrapportages etc. digitaal gemonitoord en beter beheerst worden.
