Toolbar van KPN Gebruikershandleiding
Softwareversie: KPN-toolbar_NL_16SP0_10
Inhoudsopgave 1 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.4.1 4.5 4.6 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3 5.3.1 5.3.2 6 6.1 6.2 7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4
Inleiding................................................................................................................. 4 Installatie ............................................................................................................... 5 Systeemvereisten ................................................................................................. 5 Installeren ............................................................................................................. 6 Inloggen .............................................................................................................. 10 Beheerder meldt u aan........................................................................................ 10 Voor het eerst inloggen ....................................................................................... 10 Vervolggebruik .................................................................................................... 12 Instellingen in scherm ‘Opties’ ............................................................................ 13 Algemeen ............................................................................................................ 13 Toegang .............................................................................................................. 13 Bellen .................................................................................................................. 15 Integratie met Outlook ......................................................................................... 16 Contactpersonen................................................................................................. 17 Toolbar van KPN update ..................................................................................... 19 Over Toolbar van KPN ........................................................................................ 19 Instellingen scherm ‘Diensten’ ............................................................................ 20 Inkomende oproepen .......................................................................................... 20 Direct doorschakelen .......................................................................................... 20 Vertraagd doorschakelen .................................................................................... 21 Doorschakelen bij bezet ...................................................................................... 22 Niet storen........................................................................................................... 23 Nummerweergave ............................................................................................... 24 Nummerweergave bij interne gesprekken ........................................................... 25 Gelijktijdig rinkelen .............................................................................................. 26 Uitgaande oproepen ........................................................................................... 27 Toets bij bezet ..................................................................................................... 27 Nummerherkenning blokkeren (anoniem bellen) ................................................ 28 Oproepbeheer ..................................................................................................... 29 Wisselgesprek..................................................................................................... 29 Kantoor op afstand .............................................................................................. 30 Functies Toolbar van KPN .................................................................................. 31 Functionaliteiten op de Toolbar van KPN ............................................................ 31 Gedetailleerde beschrijving van de iconen.......................................................... 32 Gebruik Toolbar van KPN ................................................................................... 36 Een gesprek opzetten ......................................................................................... 36 Kies een nummer ................................................................................................ 36 Een nummer op een webpagina kiezen .............................................................. 36 Nummer kiezen vanuit een e-mailbericht ............................................................ 37 Contactpersoon bellen ........................................................................................ 38
2
7.1.5 7.1.6 7.1.7 7.1.8 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.3 7.3.1 7.3.2 7.4 8 8.1 8.2 8.3
Nummer kiezen vanaf een vCard ........................................................................ 38 Nummer kiezen vanuit de interne telefoongids ................................................... 39 Nummer kiezen vanuit de gesprekkenlijst ........................................................... 40 Nummer kiezen vanuit het zoekveld ................................................................... 40 Gesprekken aannemen ....................................................................................... 42 Oproep beantwoorden ........................................................................................ 42 Oproepmelding ................................................................................................... 42 Doorverbinden zonder aankondiging .................................................................. 43 Doorverbinden met aankondiging ....................................................................... 43 Openen van een URL ......................................................................................... 44 Tijdens het gesprek ............................................................................................. 45 Gesprek in de wacht zetten................................................................................. 45 Driegesprek......................................................................................................... 45 Gesprek beëindigen ............................................................................................ 45 Problemen oplossen ........................................................................................... 46 Toolbar van KPN is niet zichtbaar in Outlook ...................................................... 46 Registreer de Toolbar van KPN in Outlook ......................................................... 47 Toolbar van KPN is niet zichtbaar in Internet Explorer ........................................ 48
3
1
Inleiding
Deze gebruikershandleiding legt stap voor stap uit welke mogelijkheden de Toolbar van KPN biedt en welke instellingen hiervoor nodig zijn. De Toolbar van KPN is onderdeel van de dienst Ondernemerspakket Internet & IP-bellen van KPN. Met behulp van de Toolbar kunt u op een flexibele en efficiënte manier uw communicatie beheren. De Toolbar is een handige toevoeging op Microsoft Internet Explorer en Outlook waarmee u uw instellingen (bijvoorbeeld voor gesprekken) kunt beheren. Wanneer u Internet Explorer of Outlook opent, ziet u de onderstaande Toolbar. De meeste iconen zijn gedeactiveerd totdat u inlogt.
Figuur 1 De Toolbar in Internet Explorer
Figuur 2 De Toolbar in Outlook
In deze handleiding staat informatie over de installatie van de Toolbar van KPN, de wijze van inloggen, de mogelijke instellingen die gemaakt kunnen worden en het gebruik.
4
2
Installatie 2.1
Systeemvereisten
Microsoft Windows 2000 met SP4 (of hoger), Windows XP, Windows Vista en Windows 7 Internet Explorer 8.0 Firefox 3.6 Outlook 2000 SP3, 2002/XP SP2, 2003, 2007 en 2010 32bit
Ondersteuning Belangrijk: Naast de bovenstaande vereisten dient u er voor te zorgen dat u installatierechten binnen Windows heeft om programma’s te instaleren. Indien dit niet het geval is, wordt de installatie afgebroken en krijgt u een foutmelding.
5
2.2
Installeren
Deze procedure kan toegepast worden voor de volgende situaties: Nieuwe installatie Bestaande installatie updaten De bestaande instellingen worden tijdens installatie niet gewijzigd. Om de Toolbar van KPN te installeren, kunt u het installatiebestand downloaden via kpn.com/zakelijk, trefwoord ‘IP Centrex’.
Vervolgens doorloopt u de volgende stappen: Dubbelklik op het Toolbar van KPN installatiebestand. De eerste pagina van de Installatie Wizard verschijnt. Klik op [ Volgende ].
6
Kies in het volgende scherm de locatie voor de installatie. Vervolgens klikt u [ Volgende ].
De derde pagina van de Installatie Wizard verschijnt.
7
U kunt kiezen of u de Toolbar van KPN in alle daarvoor geschikte applicatie wilt installeren. Kies hiervoor de optie ‘Compleet’. Met de optie ‘Aangepast kunt u selecteren in welke daarvoor geschikte applicaties u de Toolbar van KPN wilt installeren. Klik vervolgens op [ Volgende ]. De installatie start..
8
Klik op [ Voltooien ]. De installatie is nu afgerond.
9
3 3.1
Inloggen Beheerder meldt u aan
Alvorens gebruik te kunnen maken van de Toolbar, dient de beheerder via de Beheerdersaccount de rechten voor het gebruik van de Toolbar aan u toe te wijzen. U kunt hierover contact opnemen met de beheerder voor deze dienst in uw bedrijf.
3.2
Voor het eerst inloggen
Door in te loggen, maakt u uzelf bekend aan het Ondernemerspakket Internet & IP-bellen-platform. Dit is noodzakelijk om gesprekken te kunnen voeren, ontvangen en beheren direct vanaf uw computer. Wanneer u voor het eerst inlogt, kan het voorkomen dat u een aantal zaken moet configureren. Dit wordt in de hierna volgende stappen uitgelegd. U hoeft dit proces slechts één keer te doorlopen. U kunt direct inloggen door op de Toolbar op ‘Opties’
te klikken.
De Toolbar opent nu het scherm ‘Toolbar Opties’. 1) Onderstaand scherm verschijnt. Klik vervolgens in het linker menu op [ Toegang ].
10
Om uw accountgegevens te configureren, dient u hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Uw gebruikersnaam en wachtwoord heeft u per e-mail van de support afdeling van KPN ontvangen als onderdeel VoIP-activering. Voorbeeld: Gebruikersnaam:
[email protected] Wachtwoord: w84Z6h47 Zet een vinkje bij de opties ‘Gebruikersnaam opslaan’ en ‘Wachtwoord opslaan’ om te voorkomen dat u deze opnieuw moet invoeren de volgende keer dat u inlogt. Uw wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen. Klik vervolgens op [ OK ]. 2) Klik op [ Verbinding ]
Vul in bij Serveradres: zandvoort1.zipb.kpn.net Zet een vinkje bij ‘Use Secured connectie’ en het serverpoort verandert in 2209. Klik vervolgens op [ OK ].
11
In het scherm [ Algemeen ] kunt u aangeven of u de Toolbar automatisch wilt aanmelden.
Figuur 3 Scherm ‘Opties’ – Algemeen
3) Vink de optie ‘Automatisch aanmelden bij netwerkverbinding’ aan als de wilt dat de Toolbar automatisch opstart zodra uw computer een actieve netwerkverbinding heeft. 4) Klik op [ OK ]. 5) Klik opnieuw op Inloggen om het proces ‘Toolbar updates’ af te ronden. Als uw configuratie en gegevens correct zijn en uw computer verbinding heeft met het netwerk, wordt de Toolbar geactiveerd en kunt u alle functies gebruiken.
Figuur 4 Geactiveerde Toolbar van KPN
3.3
Vervolggebruik
Als u de Toolbar van KPN geconfigureerd heeft, hoeft u in het vervolg uitsluitend op het desbetreffende icoon te klikken om in te loggen. Als het icoon groen gekleurd is , dan bent u (reeds) succesvol ingelogd. Wanneer u succesvol bent ingelogd, worden de iconen op de Toolbar geactiveerd.
12
4
Instellingen in scherm ‘Opties’
In het scherm ‘Opties’ kunt u de instellingen van de Toolbar van KPN configureren. Aan de linkerkant van het scherm wordt een boomstructuur weergegeven met een lijst van alle beschikbare configuratieschermen. Als u in de boomstructuur een configuratiescherm selecteert, wordt dit scherm weergegeven aan de rechterkant, waar u ook eventuele wijzigingen kunt aanbrengen. 1) Klik op [ OK ] om alle wijzigingen op te slaan en het scherm te sluiten. 2) Klik op [ Toepassen ] om alle wijzigingen op te slaan zonder het scherm te sluiten. Klik op [ Annuleren ] om het scherm te sluiten zonder eventuele wijzigingen op te slaan.
4.1
Algemeen
In dit configuratiescherm kunt u de Toolbar-instellingen voor automatisch aanmelden configureren, evenals de integratie van sommige functies.
Figuur 5 Scherm ‘Opties’ – Algemeen
Automatisch aanmelden bij netwerkverbinding Als u deze optie aanvinkt, meldt de Toolbar zich automatisch aan zodra er een actieve netwerkverbinding wordt geconstateerd op uw computer.
Uitschakelen melding oproep Als u deze optie aanvinkt, wordt er geen pop-up bericht (melding) weergegeven bij een binnenkomende oproep of een uitgaand gesprek.
4.2
Toegang
Met behulp van het configuratiescherm [ Toegang ] kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoeren en opslaan ten behoeve van het automatisch aanmelden (zie tevens paragraaf 3.1).
13
Figuur 6 Scherm ‘Opties’ – Toegang
Gebruikersnaam opslaan Als u deze optie aanvinkt, slaat de Toolbar de door u ingestelde gebruikersnaam op. Telkens wanneer u het programma opstart, gebruikt de Toolbar dan de ingevoerde gebruikersnaam om in te loggen op de dienst.
Wachtwoord opslaan Als u deze optie aanvinkt, slaat de Toolbar het door u ingestelde wachtwoord op. Telkens wanneer u het programma opstart, gebruikt de Toolbar dan het ingevoerde wachtwoord om in te loggen op de dienst.
Voor de veiligheid zal de Toolbar uw wachtwoord versleutelen.
14
4.3
Bellen
In het configuratiescherm ‘Bellen’ kunt u instellen welk(e) cijfer(s) eerst moet worden gekozen om een buitenlijn te bellen.
Figuur 7 Scherm ‘Opties’ – Bellen
Als u hier een of meerdere cijfers invoert, dan zal (zullen) dit (deze) cijfer(s) bij alle uitgaande gesprekken naar nummers langer dan zes cijfers worden toegevoegd vóór het nummer. U kunt maximaal vijf cijfers van 0 tot 9 invullen, evenals het plusteken. Als u een plusteken invoert, dan moet dit het eerste cijfer zijn.
15
4.4
Integratie met Outlook
In het configuratiescherm ‘Integratie met Outlook’ kunt u aangeven of u de Toolbar al dan niet met Microsoft Outlook wilt integreren. Alvorens de onderstaande stappen voor Outlook configuratie te doorlopen, dient in MijnKPN (telefonieinstellingen) gecontroleerd te worden of de telefonie-instellingen goed zijn geconfigureerd. Zie hiervoor de Gebruikershandleiding Telefooninstellingen in MijnKPN, onder Service, Handleidingen. In de Snelconfiguratie (zie onderstaand scherm) dient de Outlook integratie functionaliteit aangevinkt te zijn als u de Outlook integratie wilt toepassen.
Vanuit Outlook 2007 is het helaas nog niet mogelijk om een contactpersoon te bellen met behulp van de rechtermuisknop (wel kunt u via de Toolbar van KPN in samenwerking met Outlook een contactpersoon aanklikken en op de Toolbar op contactpersoon bellen klikken om de oproep te plaatsen, zie paragraaf 7.1.4).
16
Figuur 8 Scherm ‘Opties’ – Integratie met Outlook
4.4.1 Contactpersonen In het configuratiescherm ‘Contactpersonen’ kunt u instellen hoe de Toolbar gebruikmaakt van uw contactpersonen in Outlook.
17
Figuur 9 Scherm ‘Opties’ – Contactpersonen
Als u de optie ‘Alleen contactpersonen gebruiken uit de standaardmap’ selecteert, zoekt de Toolbar alleen in de standaardmap van Outlook naar contactgegevens.
Als u de optie ‘Alle contactpersonen gebruiken’ selecteert, zoekt de Toolbar in alle Outlookmappen naar contactgegevens.
Als u de optie ‘Outlook contactpersonen gebruiken om uw inkomende oproepen te identificeren’ selecteert, gebruikt de Toolbar de informatie uit uw lijst met contactpersonen in Outlook om de gegevens van de beller weer te geven.
18
4.5
Toolbar van KPN update
De Toolbar van KPN wordt niet geüpdatet via Internet. U kunt zien of er een nieuwe software versie beschikbaar is op kpn.com/zakelijk, trefwoord , trefwoord ‘Toolbar van KPN’. U kunt ook via de Toolbar, optie ‘Diensten’, naar kpn.com/zakelijk om daar de nieuwe versie van de Toolbar van KPN te downloaden.
4.6
Over Toolbar van KPN
In dit scherm kunt u zien welke versie van de Toolbar van KPN u gebruikt, evenals de vereiste auteursrechtvermelding die bij het programma hoort.
Figuur 10 Scherm ‘Opties’ – Over Toolbar van KPN
19
5
Instellingen scherm ‘Diensten’
In het scherm ‘Diensten’ kunt u een aantal instellingen definiëren die betrekking heeft op de functionaliteit van de Toolbar. Aan de linkerkant van het scherm wordt een boomstructuur weergegeven met alle pagina’s met configuratieopties. Zodra u een pagina selecteert verschijnen de configuratieopties aan de rechterkant van het scherm.
5.1
Klik op [ OK ] om alle wijzigingen op te slaan en het scherm te sluiten.
Klik op [ Toepassen ] om alle wijzigingen op te slaan zonder het scherm te sluiten.
Klik op [ Annuleren ] om het scherm te sluiten zonder eventuele wijzigingen op te slaan.
Inkomende oproepen
In het onderdeel ‘Inkomende oproepen’ kunt u de instellingen voor inkomende gesprekken definiëren en wijzigen.
5.1.1 Direct doorschakelen Met de functie ‘Direct doorschakelen’ kunt u alle oproepen naar uw bedrijf direct doorschakelen naar een andere locatie of naar uw mobiele telefoon. Om deze optie te activeren klikt u op [ Direct doorschakelen ] in de Toolbar of in het menu. Hierna verschijnt een scherm waarin u de optie kunt aan- of uitzetten en een doorschakelnummer kunt invoeren.
Figuur 11 Scherm ‘Diensten’ – Direct doorschakelen
20
5.1.2 Vertraagd doorschakelen Met deze functionaliteit kunt u alle oproepen naar een bepaald nummer doorschakelen als de telefoon niet beantwoord wordt nadat deze een vooraf ingesteld aantal keren is overgegaan.
Figuur 12 Scherm ‘Diensten’ – Vertraagd doorschakelen
Om deze functie te activeren klikt u op [Vertraagd doorschakelen ] op de Toolbar. Het icoon licht op wanneer de functie is ingeschakeld. In het veld ‘Naar telefoonnummer’ kunt u aangeven naar welk nummer inkomende oproepen moeten worden doorgeschakeld. Bij ‘Na aantal keren overgaan’ kunt u aangeven na hoeveel keren overgaan de oproep moet worden doorgeschakeld.
21
5.1.3 Doorschakelen bij bezet Met de functie ‘Doorschakelen bij bezet’ kunt u alle oproepen naar een bepaald nummer doorschakelen als dat nummer bezet is. Om deze functie te activeren klikt u op de [ Doorschakelen bij bezet ] op de Toolbar. Het icoon licht op wanneer de functie is ingeschakeld.
Figuur 13 Scherm ‘Diensten’ – Doorschakelen bij bezet
22
5.1.4 Niet storen De functie ‘Niet storen’ schakelt alle inkomende oproepen door naar uw VoiceMail. Als u geen VoiceMail heeft, hoort de beller een ingesprektoon.
Figuur 14 Scherm ‘Diensten’ – Niet storen
Om deze functie te activeren klikt u op [ Niet storen ] op de Toolbar. Het icoon licht op wanneer de dienst is ingeschakeld. Als u de optie ‘Rinkelen bij doorschakelen’ aanvinkt, laat de telefoon een signaal horen telkens wanneer een oproep wordt doorgeschakeld.
23
5.1.5 Nummerweergave Deze functie zorgt ervoor dat u het telefoonnummer van degene die u belt kunt zien voordat u opneemt. Hiervoor heeft u wel een geschikt telefoontoestel nodig.
Figuur 15 Scherm ‘Diensten’ – Nummerweergave
24
5.1.6 Nummerweergave bij interne gesprekken De functie ‘Nummerweergave bij interne gesprekken’ maakt het mogelijk om de interne telefoonnummers weer te geven bij oproepen binnen de onderneming.
Figuur 16 Scherm ‘Diensten’ – Nummerweergave bij interne gesprekken
25
5.1.7 Gelijktijdig rinkelen Met de functie ‘Gelijktijdig rinkelen’ kunt u een lijst met nummers samenstellen die bij een inkomende oproep op hetzelfde tijdstip rinkelen als uw zakelijke telefoon. De telefoon die als eerste opneemt kan het gesprek voeren.
Figuur 17 Scherm ‘Diensten’ – Gelijktijdig rinkelen
De optie ‘Gelijktijdig rinkelen uitschakelen bij bezet’ voorkomt dat de functie nogmaals geactiveerd wordt als u bezet bent. De optie ‘Gelijktijdig rinkelen inschakelen voor alle oproepen’ zorgt ervoor dat de daaronder weergegeven lijst met nummers altijd gebeld wordt, ook als u bezet bent. In het veld ‘Voer nummer in’ kunt u zelf een lijst met nummers definiëren voor deze functie.
26
5.2
Uitgaande oproepen
In het onderdeel ‘Uitgaande oproepen’ kunt u de instellingen voor uitgaande oproepen definiëren en wijzigen.
5.2.1 Toets bij bezet De functie ‘Toets bij bezet’ geeft de gebruiker de mogelijkheid om na het horen van de bezettoon een code in te toetsen die ervoor zorgt dat er opnieuw een gesprek wordt opgebouwd wanneer de bezette partij weer beschikbaar is.
Figuur 18 Scherm ‘Diensten’ – Toets bij bezet
27
5.2.2 Nummerherkenning blokkeren (anoniem bellen) U kunt de functie ‘Nummerherkenning blokkeren’ gebruiken als u de weergave van uw nummer wilt blokkeren bij externe oproepen, zodat de ontvangende partij uw nummer niet kan zien. Bij interne gesprekken blijft het nummer zichtbaar.
Figuur 19 Scherm ‘Diensten’ – Nummerherkenning blokkeren (anoniem bellen)
28
5.3
Oproepbeheer
In het menu onderdeel ‘Oproepbeheer’ kunt u een aantal instellingen wijzigen.
5.3.1 Wisselgesprek Met de functie ‘Wisselgesprek’ kan er nog een tweede oproep worden aangenomen wanneer de gebruiker in gesprek is. De gebruiker kan dan kiezen of hij het eerste gesprek in de wacht zet en de tweede oproep gaat beantwoorden. In dit scherm kunt u aangeven of u van deze functie gebruik wilt maken.
Figuur 20 Scherm ‘Diensten’ – Wisselgesprek
29
5.3.2 Kantoor op afstand Met de functie ‘Kantoor op afstand’ kunt u gesprekken omleiden naar elk gewenst nummer binnen of buiten uw bedrijf. Het omleiden vindt plaats via de gebruikersinterface of via de Toolbar. Als u van buiten uw kantoor belt, kunt u uzelf eerst op laten bellen door op eigen telefoonnummer, pas daarna wordt de uitgaande oproep opgezet, waardoor het net lijkt alsof u vanaf kantoor belt. In het veld ‘Voer het telefoonnummer in’ kunt u aangeven welk nummer u hiervoor wilt gebruiken.
Figuur 21 Scherm ‘Diensten’ – Kantoor op afstand
30
6 6.1
Functies Toolbar van KPN Functionaliteiten op de Toolbar van KPN
Figuur 22 De verschillende iconen op de Toolbar
De onderstaande legenda geeft aan welke functie bij welk icoon hoort. Legenda: 1. Inloggen
12.
Zoeken
2. Opties
13.
KPN diensten
3. Diensten
14.
Nummer kiezen
4. Kantoor op afstand
15.
Oproep beantwoorden
5. Gelijktijdig rinkelen
16.
Wachtstand
6. Direct doorschakelen
17.
Doorverbinden naar VoiceMail
7. Vertraagd doorschakelen
18.
Doorverbinden
8. Doorschakelen bij bezet
19.
Driegesprek
9. Niet storen
20.
Gesprek beëindigen
10. Gesprekkenlijst
21.
Gespreksstatus
11. Interne telefoongids
31
6.2
Gedetailleerde beschrijving van de iconen
1. [ Inloggen ] Zo kunt u de Toolbar in- of uitschakelen. De kleur van het icoon geeft de status weer. Een groen icoon geeft aan dat u bent ingelogd. Een grijs icoon geeft aan dat u niet bent ingelogd. Een rood icoon geeft aan dat u uitgelogd bent, of uw vorige poging om in te loggen is mislukt
Figuur 23 Inlog
2. [ Opties ] Hiermee opent u het scherm ‘Opties’, waar u de verschillende opties kunt instellen (zie hoofdstuk 6). Het icoon licht op zolang het scherm open is.
Figuur 24 Opties
3. [ Diensten ] In het scherm ‘Diensten’ kunt u verschillende opties instellen voor de functies van de Toolbar van KPN.
Figuur 25 Diensten
4. [ Kantoor op afstand ] Wanneer deze optie geactiveerd is, kunt u uw gesprekken omleiden naar elk gewenst nummer binnen of buiten uw bedrijf. Als Kantoor op afstand nog niet geconfigureerd is wanneer u op het icoon klikt, opent de Toolbar een scherm waarin u Kantoor op afstand kunt configureren.
Figuur 26 ‘Kantoor op afstand’
5. [ Gelijktijdig rinkelen ] Met deze functie kunt u ervoor zorgen dat er meerdere toestellen (intern en extern) tegelijkertijd overgaan bij een oproep. De telefoon die als eerste wordt opgenomen kan het gesprek voeren. Het icoon blijft oplichten zolang deze functie geactiveerd is. Als Gelijktijdig rinkelen nog niet geconfigureerd is wanneer u op het icoon klikt, zal de Toolbar een scherm openen waarin u Gelijktijdig rinkelen kunt configureren.
Figuur 27 ‘Gelijktijdig rinkelen’
6. [ Direct doorschakelen ] Met deze functionaliteit kunt u alle oproepen naar uw nummer direct doorschakelen naar een andere locatie of naar uw mobiele telefoon. Het icoon blijft oplichten zolang deze functie geactiveerd is.
32
Als Direct doorschakelen nog niet geconfigureerd is wanneer u op het icoon klikt, zal de Toolbar een scherm openen waarin u Direct doorschakelen kunt configureren.
Figuur 28 ‘Direct doorschakelen’
7. [ Vertraagd doorschakelen ] Hiermee kunt u alle oproepen naar een bepaald nummer doorschakelen als de telefoon niet beantwoord wordt nadat deze een vooraf ingesteld aantal keren is overgegaan. Het icoon blijft oplichten zolang deze functie geactiveerd is.
Figuur 29 ‘Vertraagd doorschakelen’
8. [ Doorschakelen bij bezet ] Met deze functie kunt u alle oproepen naar een bepaald nummer doorschakelen als het nummer bezet is. Het icoon blijft oplichten zolang deze functie geactiveerd is. Als Doorschakelen bij bezet nog niet geconfigureerd is wanneer u op het icoon klikt, zal de Toolbar een scherm openen waarin u Doorschakelen bij bezet kunt configureren.
Figuur 30 ‘Doorschakelen bij bezet’
9. [ Niet storen ] De functie ‘Niet storen’ schakelt alle inkomende gesprekken door naar uw VoiceMail. Als u geen VoiceMail heeft, hoort de beller een bezettoon. Het icoon blijft oplichten zolang deze functie geactiveerd is.
Figuur 31 ‘Niet storen’
10. [ Gesprekkenlijst ] Hiermee opent u het overzicht van recent ontvangen, gemiste en uitgaande gesprekken.
Figuur 32 ‘Gesprekkenlijst’
11. [ Interne telefoongids ] Zo opent u de interne telefoonlijst van uw bedrijf.
Figuur 33 Knop ‘Interne telefoongids’
12. [ Zoeken ] Met deze functie kunt u contacten opzoeken in de interne telefoongids en/of in Outlook.
Figuur 34 ‘Zoeken’
13. [ KPN-diensten ] Deze optie biedt snelkoppelingen naar de verschillende KPN-diensten. 33
Figuur 35 Toolbar-uitvouwmenu voor toegang tot KPN-diensten
14. [ Nummer kiezen ] Door in dit veld een nummer in te voeren kunt u snel en eenvoudig het betreffende nummer bellen.
Figuur 36 Veld ‘Nummer kiezen’
15. [ Oproep beantwoorden ] Zo kunt u een oproep beantwoorden.
Figuur 37 ‘Oproep beantwoorden’
16. [ Wachtstand ] Met deze functionaliteit kunt u het huidige gesprek in de wachtstand zetten.
Figuur 38 ‘Wachtstand’
17. [Doorverbinden naar VoiceMail ] Hiermee stuurt u het op dat moment binnenkomende gesprek door naar uw VoiceMail.
Figuur 39 ‘Doorverbinden naar VoiceMail’
18. [ Doorverbinden ] Met deze knop kunt u een gesprek doorverbinden naar een ander nummer.
Figuur 40 ‘Doorverbinden’
34
19. [ Driegesprek ] Hiermee kunt u een zogeheten ‘driegesprek’ beginnen. Deze knop wordt alleen zichtbaar als u op dat moment met twee mensen verbonden bent.
Figuur 41 ‘Driegesprek’
20. [ Gesprek beëindigen ] Zo kunt u het gesprek beëindigen.
Figuur 42‘Gesprek beëindigen’
21. [ Gespreksstatus ] Dit veld geeft aan met welke nummers u een verbinding heeft openstaan.
Figuur 43 Veld ‘Gespreksstatus’
35
7
Gebruik Toolbar van KPN
7.1
Een gesprek opzetten
7.1.1 Kies een nummer Om een nieuw nummer te kiezen:
Typ het nummer in het veld ‘Nummer kiezen’.
Druk op ‘Enter’ om het gesprek op te zetten.
Klik op [ Gesprek beëindigen ] om het gesprek te beëindigen.
Figuur 44 Veld ‘Nummer kiezen’
Om een nummer opnieuw te kiezen:
Selecteer een nummer door op het pijltje aan de rechterkant van het veld ‘Nummer kiezen’ te klikken. Hierna verschijnt er een lijst met de tien vorige gekozen nummers om uit te selecteren.
Klik op een nummer uit de lijst.
Druk op ‘Enter’ om het gesprek op te zetten.
Klik op [ Gesprek beëindigen ] om het gesprek te beëindigen.
Figuur 45 Opnieuw kiezen van een nummer
7.1.2 Een nummer op een webpagina kiezen Om een nummer op een webpagina te kiezen:
Markeer het telefoonnummer dat u wilt kiezen met uw muis.
Klik op uw rechtermuisknop en selecteer de optie ‘Kiezen’ (Dial).
36
Figuur 46 Een nummer kiezen vanaf een webpagina
7.1.3 Nummer kiezen vanuit een e-mailbericht Opmerking: Deze functie is momenteel alleen beschikbaar in Outlook 2002 en Outlook 2003 vanwege specifieke beperkingen in Outlook 2000 en Outlook 2007.
Om een nummer te kunnen kiezen vanuit een e-mailbericht moet de desbetreffende e-mail in HTML zijn opgemaakt. Om een nummer te kiezen moet u de volgende stappen uitvoeren:
Open het e-mailbericht waarin het nummer staat dat u wilt kiezen. Dit kan eventueel ook in het standaard leesvenster.
Gebruik uw muis om het telefoonnummer te markeren dat u wilt kiezen.
Klik met de rechtermuisknop op het gemarkeerde nummer. Er verschijnt nu een menu. Klik in dit menu op [ Kiezen ] om het gesprek op te zetten.
Figuur 47 Uitvouwmenu om een nummer vanuit een e-mailbericht te kiezen
37
7.1.4 Contactpersoon bellen Met de Toolbar kunt u rechtstreeks vanuit Outlook zakelijke, mobiele en privénummers bellen.
Klik op [ Contactpersonen ] in Outlook.
Selecteer de contactpersoon die u wilt bellen.
Klik op het pijltje aan de rechterkant van het icoon [ Contactpersoon bellen ] op de Toolbar in Outlook.
Selecteer welk nummer u wilt bellen (zakelijk, thuis of mobiel).
Figuur 48 Contactpersoon bellen
7.1.5 Nummer kiezen vanaf een vCard Contactpersoon bellen vanaf een vCard in Outlook 2000/2002/2003:
Klik op [ Contactpersonen ] in Outlook.
Dubbelklik op de contactpersoon die u wilt bellen. Outlook opent nu de vCard van deze contactpersoon.
Klik op het pijltje aan de rechterkant van het icoon [ Contactpersoon bellen ] op de Toolbar in Outlook.
Selecteer welk nummer u wilt bellen (zakelijk, thuis of mobiel).
Figuur 49 Bellen vanaf een vCard
Contactpersoon bellen vanaf een vCard in Outlook 2007:
Klik op [ Contactpersonen ] in Outlook.
Dubbelklik op de contactpersoon die u wilt bellen. Outlook opent nu de vCard van deze contactpersoon.
Klik op het menuonderdeel [ Werkbalk telefoon] .
Selecteer welk nummer u wilt bellen (zakelijk, thuis of mobiel).
38
Figuur 50 Bellen vanaf een vCard in Outlook 2007
7.1.6 Nummer kiezen vanuit de interne telefoongids U kunt ook direct een nummer kiezen vanuit de interne telefoongids. Deze nummers worden automatisch toegevoegd door KPN.
Klik op [ Interne telefoongids ] in de Toolbar.
Gebruikers van Microsoft Windows XP Service Pack 2 kunnen een waarschuwing krijgen wanneer ze de Interne telefoongids openen. Voor meer informatie, zie hoofdstuk 8 ‘Problemen oplossen’.
Klik op de gewenste kolom om de groepslijst te sorteren. De kolom is nu gesorteerd in aflopende volgorde.
Om de sorteervolgorde te wijzigen van aflopend naar oplopend klikt u nogmaals op de kolom.
Om een nummer uit de lijst te kiezen hoeft u alleen maar het nummer aan te klikken.
Figuur 51 Interne telefoongids
39
7.1.7 Nummer kiezen vanuit de gesprekkenlijst De gesprekkenlijst is het overzicht van recent ontvangen, gemiste en uitgaande gesprekken. De gesprekken worden in omgekeerde chronologische volgorde weergegeven (d.w.z. de meest recente gesprekken staan bovenaan in de lijst).
Klik op het icoon [ Gesprekkenlijst ] in de Toolbar om de gesprekkenlijst te openen.
Om een nummer uit de lijst te kiezen hoeft u alleen maar het nummer aan te klikken. De Toolbar maakt automatisch de verbinding.
Figuur 52 Gesprekkenlijst
7.1.8 Nummer kiezen vanuit het zoekveld U kunt het zoekveld gebruiken om een medegebruiker of contactpersoon op te zoeken. Uw zoekopdracht komt terug met resultaten waarin de ingevoerde zoekstring voorkomt, ongeacht in welk veld. Als u bijvoorbeeld ‘sa’ invoert als zoekstring, laten de zoekresultaten alle gebruikers zien met een voornaam als ‘Sandra’ of een achternaam als ‘Sambeek’, aangezien beiden ‘sa’ bevatten. U kunt ook gebruikers opzoeken aan de hand van hun telefoonnummer. Om een gebruiker op te zoeken:
Typ uw zoekopdracht in het zoekveld.
Druk op ‘Enter’ om de zoekopdracht uit te voeren. De Toolbar geeft nu het resultaat van uw zoekopdracht weer.
Klik op het telefoonnummer dat u wilt kiezen.
Klik op [ Gesprek beëindigen ] om het gesprek te beëindigen.
40
Figuur 53 Zoekveld
Opnieuw uitvoeren van een eerdere zoekopdracht:
Klik op het pijltje aan de rechterkant van het zoekveld om een eerder uitgevoerde zoekopdracht te selecteren. Er verschijnt nu een lijst met eerder uitgevoerde zoekopdrachten.
Selecteer een van de eerdere zoekopdrachten. De Toolbar laat nu het resultaat van uw zoekopdracht zien.
Klik op het telefoonnummer dat u wilt kiezen.
Klik op [ Gesprek beëindigen ] om het gesprek te beëindigen.
Figuur 54 Zoekgeschiedenis
41
7.2
Gesprekken aannemen
7.2.1 Oproep beantwoorden Wanneer u een oproep ontvangt, toont de Toolbar een pop-up bericht vlak boven de systeembalk. U kunt nu de oproep beantwoorden door uw telefoon op te nemen, via de Toolbar of door op het pop-up bericht te klikken.
Klik op het icoon [ Oproep beantwoorden ] om de oproep vanuit de Toolbar te beantwoorden.
Klik op het pop-up bericht om de oproep via het pop-up bericht te beantwoorden.
Wanneer u de Toolbar gebruikt in combinatie met Outlook zal de Toolbar het binnenkomende nummer vergelijken met uw Outlook-contactpersonen en de bijbehorende naam weergeven als deze voorkomt in de lijst van uw contactpersonen. U kunt een beller ook doorverbinden naar VoiceMail, een vCard over de beller opslaan, of het gesprek direct weigeren vanuit de oproepmelding.
7.2.2 Oproepmelding Wanneer u een oproep ontvangt toont de Toolbar een pop-up bericht vlak boven de systeembalk. U kunt nu de oproep beantwoorden door uw telefoon op te nemen, via de Toolbar of door op het pop-up bericht te klikken. Het scherm blijft open zolang de telefoon nog niet beantwoord is. Mocht u een volgend gesprek ontvangen of zelf een uitgaand gesprek voeren, dan zal een tweede pop-up bericht geopend worden boven het vorige scherm.
Figuur 55 Oproepmelding
42
7.2.3 Doorverbinden zonder aankondiging U kunt een gesprek op twee manieren doorverbinden: rechtstreeks (zonder aankondiging) of met aankondiging. Gesprekken kunnen zonder aankondiging worden doorverbonden als ze actief zijn, als ze in de wacht staan of terwijl uw telefoon overgaat. In het laatste geval wordt het gesprek al doorverbonden voordat het beantwoord is.
Selecteer een tweede nummer met behulp van een van de methodes die in paragraaf 1.5 worden beschreven.
Kies het desbetreffende nummer. Hierdoor wordt het eerste gesprek automatisch in de wachtstand gezet (als het al niet in de wachtstand stond).
Klik op [ Doorverbinden ] om het gesprek door te verbinden.
Figuur 56 ‘Doorverbinden’
7.2.4 Doorverbinden met aankondiging Gesprekken kunnen met aankondiging worden doorverbonden als ze actief zijn, als ze in de wacht staan of terwijl uw telefoon overgaat. In het laatste geval wordt het gesprek al doorverbonden voordat het beantwoord is.
Selecteer een tweede nummer met behulp van een van de methodes die in paragraaf 7.1 worden beschreven.
Kies het desbetreffende nummer. Hierdoor wordt het eerste gesprek automatisch in de wachtstand gezet (als het al niet in de wachtstand stond).
Wacht totdat de tweede partij uw gesprek beantwoord en kondig daarna het gesprek aan.
Klik op [ Doorverbinden ] om het gesprek door te verbinden.
43
7.2.5 Openen van een URL Wanneer u een oproep ontvangt, zal de Toolbar een pop-up bericht weergeven. U kunt op verschillende manieren op het pop-up bericht reageren, onder meer door een URL te openen. Om een URL te openen in uw browser klikt u op de optie ‘Web URL’ in het pop-up bericht. Hierdoor wordt een pagina met informatie over de beller geopend in uw browser.
Figuur 57 Een URL openen vanuit een pop-up bericht
U kunt een beller ook doorverbinden naar VoiceMail, een vCard over de beller opslaan, of het gesprek direct weigeren vanuit de oproepmelding.
44
7.3
Tijdens het gesprek
7.3.1 Gesprek in de wacht zetten 1) Om een gesprek in de wacht te zetten klikt u op [ Wachtstand ] in de Toolbar. Het icoon wordt dan grijs gearceerd om aan te geven dat het gesprek in de wachtstand staat. 2) Klik u op [ Oproep beantwoorden ] in de Toolbar om een gesprek uit de wachtstand te halen. Het gesprek wordt dan weer geactiveerd, en het icoon [ Wachtstand ] wordt niet meer grijs gearceerd.
Figuur 58 ‘Wachtstand’
7.3.2 Driegesprek Opmerking: Deze functie werkt alleen als deze aan u is toegekend.
U kunt een ‘driegesprek’ starten met twee andere partijen direct vanuit de Toolbar. Eerst bouwt u twee gesprekken op. Er verschijnen dan ook twee vermeldingen in het veld ‘Gespreksstatus’. Deze gesprekken kunnen zowel inkomend als uitgaand zijn.
7.4
Klik op [ Driegesprek ] in de Toolbar om het driegesprek te starten.
Om een van de twee gesprekken te beëindigen selecteert u het gesprek dat u wilt beëindigen in het veld ‘Gespreksstatus’ en klikt u op [ Gesprek beëindigen ].
Gesprek beëindigen
U kunt zowel inkomende als uitgaande gesprekken beëindigen via de Toolbar of via het pop-up scherm.
Klik op [ Gesprek beëindigen ] in de Toolbar om een gesprek te beëindigen.
Klik op het symbool [ Gesprek beëindigen ] om een gesprek te beëindigen via het pop-up scherm.
Figuur 59 Een gesprek beëindigen vanuit een pop-up scherm
45
8
Problemen oplossen
In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u enkele veelvoorkomende problemen met de Toolbar kunt oplossen. Als uw probleem hier niet wordt beschreven kunt u altijd contact opnemen met de Business Servicedesk van KPN via het telefoonnummer 0800-0403 (gratis). Onze medewerkers zijn op werkdagen bereikbaar van 08.00 tot 20.00 uur en op zaterdag van 10.00 tot 17.00 uur.
8.1
Toolbar van KPN is niet zichtbaar in Outlook
Als de Toolbar niet zichtbaar is in Outlook, kunt u de volgende stap doorlopen. Klik met de rechtermuistoets op een leeg gebied in de Outlook-menubalk. Er verschijnt een menu met alle beschikbare werkbalken. Controleer of beide werkbalken (‘Werkbalk telefoon oproepbeheer’ en ‘Werkbalk telefoon diensten’) vermeld staan en zijn aangevinkt zoals aangegeven in onderstaande figuur.
Figuur 60 Outlook-werkbalken
Als beide werkbalken niet vermeld staan en aangevinkt zijn, ga dan verder met de volgende paragrafen. In outlook 2010 64bits op Windows 7 64bit is toolbar niet zichtbaar.
46
8.2
Registreer de Toolbar van KPN in Outlook
Klik op [ Help ] of [ Over Microsoft Office Outlook ].
Figuur 61 Helpmenu – Disabled Items
Selecteer de optie [ Disabled Items ]. Als de desbetreffende werkbalk(en) op de lijst staan, klik dan op [ Enable ], en start Outlook opnieuw op.
Figuur 62 Disabled Items
47
8.3
Toolbar van KPN is niet zichtbaar in Internet Explorer
Als de Toolbar niet zichtbaar is in Microsoft Internet Explorer, doorloop dan de volgende stappen:
Klik met de rechtermuistoets op een leeg gebied in de Explorer-menubalk. Er verschijnt een menu met alle beschikbare werkbalken.
Controleer of beide werkbalken (‘Werkbalk telefoon oproepbeheer’ en ‘Werkbalk telefoon diensten’) vermeld staan en zijn aangevinkt zoals aangegeven in onderstaande figuur.
Figuur 63 Werkbalkopties in Internet Explorer
Als het probleem hierdoor niet wordt opgelost, kijkt u dan op kpn.com voor meer informatie.
48
