Berlin • Boston • Budapest Düsseldorf • Munich • Prague Stuttgart • Vienna • Zurich www.ifua.hu dr. Kupás Tibor Budapest, 2007. április 18
Kommunikáció, csoportmunka Projekt zárás, értékelés
Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Kommunikáció, csoportmunka – Tartalom
A kommunikációról általában
Kommunikációs folyamatok a PMBOK-ban z
Kommunikációtervezés
z
Informácóelosztás
z
Teljesítés-jelentéstétel
z
Érintettek kezelés
A csoportmunka jelentősége és jellemzői
Team kiválasztás
Motiváció
2007.04.18.
2
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
A kommunikációról általában Nincs munka kommunikáció nélkül Projektmunka főleg nincs kommunikáció nélkül A kommunikáció a kapcsolatépítés alapvető és elengedhetetlen eszköze „Az számít, ami megérkezik” Függetlenül attól, hogy
z z z z z z
mit szerettünk volna üzenni mit mondtunk, hogy szólt az üzenet milyen külső (tőlünk független) hatások torzították az üzenetet milyen módon befolyásolta a szituáció, a környezet, stb. az üzenetet milyen konverziókat végez a befogadó az értelmezés során …
Ha azt akarjuk, hogy a szándékolt üzenet érkezzen meg, képzeljük magunkat a befogadó helyébe, és tervezzük meg úgy a kommunikációt (tartalmat, formát, körülményeket) Ne feledjük: Emberekkel dolgozunk együtt, és ennek megfelelően kell velük bánnunk. Æ
2007.04.18.
3
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Kommunikációs folyamatok a PMBOK-ban
Kommunikációtervezés
Informácóelosztás
Teljesítés-jelentéstétel
Érintettek kezelése
2007.04.18.
4
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Kommunikációtervezés: Bemenetek – Technikák – Kimenetek
Bemenetek: z z z z
Technikák: z z
Kommunikációs követelmények elemzése (Mi fontos? Hogyan csináljuk?) Kommunikációtechnológia (Mi áll rendelkezésre, Az egyes eszközök jellemzői)
Kimenetek: z
2007.04.18.
5
Vállalat környezeti tényezői Szervezeti tudásvagyon (kommunikációs standardok) Projektterjedelem-leírás Projektmenedzsment-terv – Korlátok (földrajzi elosztás, technológiai háttér, időzóna különbségek) – Feltételezések
Kommunikációmenedzsment-terv – Milyen esetben, Mit, Milyen formátumban, Mikor, Kinek, Hogyan, Ki a felelős – (Kiváltó esemény, Tartalom, Formátum, Gyakoriság, Cél személy, Csatorna, Felelős) Æ – Eszkalációs folyamat (problémák kezelésének szintjei, felelősei)
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Informácóelosztás: Bemenetek – Technikák – Kimenetek
Bemenetek: z
Technikák: z
z z
z
Kommunikációs képességek (személyek képességei: szóban-írásban; belső-külső; formális-informális; vertikálishorizontális; – érdemes fejleszteni) Információgyűjtő és visszakereső rendszerek Információelosztás módszerei (Sokszor döntés kérdése, hogyan csináljuk: szóban-írásban; belső-külső; formálisinformális) Tanulságok feldolgozásának folyamata (Cél: rögzítsük akkor, amikor még megvan az élmény; Dolgozzuk fel, amikor már készen vagyunk rá)
Kimenetek: z z
2007.04.18.
6
Kommunikációmenedzsment-terv
Szervezeti tudásvagyon (frissítés) (Tanulságok, Feljegyzések, Visszajelzések, stb.) Indítványozott változtatások
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Teljesítés-jelentéstétel: Bemenetek – Technikák – Kimenetek
Bemenetek:
Munkajelentés-információ Teljesítménymérések Teljesítési előrejelzés Minőség-előrejelzés eredményei Projektmenedzsment-terv – Teljesítménymérési alapelvek z Jóváhagyott változtatáskérelmek z Leszállítandók z z z z z
Technikák:
Prezentációs eszközök (Nem mindegy, mi miben, hogyan jelenik meg) Teljesítésinformációk összegyűjtse és összeállítása Állapot-felülvizsgálati megbeszélések Időfelhasználás-jelentési rendszerek Költségjelentési rendszerek
z z z z z
Teljesítésjelentések Előrejelzések Indítványozott változtatások Javasolt javító intézkedések Szervezeti tudásvagyon (frissítés)
Kimenetek:
2007.04.18.
7
z z z z z
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Érintettek kezelése: Bemenetek – Technikák – Kimenetek
Bemenetek: z z
Technikák: z z
Kommunikációs módszerek Megoldásra váró ügyek listája (Ezek nincsenek benne a hálótervben)
Kimenetek: z z z z z
2007.04.18.
8
Kommunikációmenedzsment-terv Szervezeti tudásvagyon
Megoldott ügyek Jóváhagyott változtatási kérelmek Jóváhagyott javító intézkedések Szervezeti tudásvagyon (frissítés) Projektmenedzsment-terv (frissítés)
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
A csoportmunka jelentősége és jellemzői
Muszáj megtanulni közösen dolgozni z
Csoportmunka jellemzői
2007.04.18.
9
Nyugati – keleti kultúra
z
Közös eredmény
z
Szerepek vannak, és annak megfelelően kell viselkedni, tevékenykedni
z
Meg kell találni a saját helyünket, szerepünket a csoportban
z
A közös munka hatékonyságára, eredményességére kell optimalizálni
z
Alkalmazkodni kell
z
…
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Team kiválasztás
Sokszor a lehetőségek erősen meghatározzák z
Kikből lehet válogatni
z
Milyen szakértőkre van szükség
z
…
Érdemes „Fan klub”-ot létrehozni a team tagok körében is z
A projekt közben is van lehetőség cserére, de a mindenképpen veszteségekkel jár
2007.04.18.
10
Azaz gyűjteni azokat, akik szívesen dolgoznak velem, mint projektvezetővel
z
Betanulási idő
z
…
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Motiváció
A team motiválása a projektvezető feladata
A projektvezetőnek gondoskodnia kell róla, hogy legyenek motivációs eszközei
Érdemes a motivációs elméleteknek utánanézni z
Maslow
z
McGregor
z
Herzberg
tudás és megértés iránti vágy tisztelet, elismerés iránti igény szeretet- és közösséghez tartozás igény biztonsági szükségletek
A pénz is motivál,de csak bizonyos korlátok között
A motiváció abszolút egyedi, személyes dolog Æ mindenkire rá kell szabni z
2007.04.18.
11
IFUA MBO=Management By Objectives rendszere; Példa: Æ
fiziológiai szükségletek
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Projekt zárás, értékelés – Tartalom
A zárás a projekt folyamatában
Bemenetek - Technikák - Kimenetek
Szakmai értékelés
Archivált projekt dokumentáció
Az értékelés módszerei, technikái
Workshop
z
Értékelő lapok
z
Buli
z
Visszacsatolás a főnököknek (mentoroknak)
Egy javaslat projekt zárási, értékelési módszerre
2007.04.18.
12
z
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Projekt zárás, értékelés folyamat elem
Szakmai termékek
Projekt menedzsment
2007.04.18.
13
Inputok:
Tevékenységek:
• Átadott/átvett végtermék
• Követő feladatok meghatározása és végrehajtása
Inputok:
Tevékenységek:
• Aktualizált projekt dokumentáció • Változtatási igények dokumentálása • Döntések követése • Státuszriportok
• Tapasztalatok rögzítése • Projekttagok reintegrációja • Tájékoztatás • Buli
Output: • Termékkövetés, karbantartás
Output: • Archivált projekt dokumentáció • Projekt záró jelentés • Záró üzenetek • Értékelés
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Adminisztratív projekt zárás és szerződéslezárás (PMBOK foly.)
Bemenetek: z z z z z z
Technikák: z z z
Projektmenedzsment módszertan Projektmenedzsment információs rendszer Szakértői vélemény
Kimenetek: z z z z
2007.04.18.
14
Projektmenedzsmentterv Szerződésdokumentáció Vállalat környezeti tényezői Szervezeti tudásvagyon Munkateljesítés-információ Leszállítandók
Adminisztratív befejezési eljárás Szerződéslezárási eljárás Végső termék, szolgáltatás vagy eredmény Szervezeti tudásvagyon (frissítés)
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Projekt zárás: Szakmai értékelés
Projekt termék értékelése Eredeti elvárások, igények
z
Ö Végleges elvárások, igények
z
Ö Projekt termék
A szakmai munka értékelése
2007.04.18.
15
z
z
Szakmai munka minősége
z
Módszerek
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Archivált projekt dokumentáció
Céljai: z
Információk biztosítása a projekt (mint szervezet, intézmény) megszűnése utáni időszakra
z
Az egyéni és szervezeti tanulás támogatása
Milyen legyen: z
Teljeskörű
z
Strukturált
z
Kereshető
Kapcsolata más rendszerekkel z
Vállalati tudáskezelési rendszer
z
Vállalati CRM rendszer
Követő projektek
A működő rendszer dokumentációja
2007.04.18.
16
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Az értékelés módszerei, technikái
Workshop Æ
Értékelő lapok Æ
Buli Æ
Visszacsatolás a főnököknek (mentoroknak) Æ
...
2007.04.18.
17
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Workshop
Őszinte légkör kell hozzá
Együttes, csoportos értékelés
+ Tematikusan irányítható, lefedheti a fontos területeket + Meg lehet vitatni témákat, az eltérő vélemények előjöhetnek – Az indulatok elszabadulhatnak – A nyilvánosság miatt egyéb hatások is működnek (pl. ezredes hatás, csoport nyomás, stb.) + ... – ... Ezért: Ö Általános, mindenkire vonatkozó témák Ö Csak kisebb csoportokban 2007.04.18.
18
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Értékelő lapok
Tematikusan irányítható (kérdőív)
Különböző területeken alkalmazható (pl. szakmai munka, együttműködés, stb.)
+ Jól elemezhetők az eredményei + Kitöltéskor van idő átgondolni a tartalmát (indulatok nem szabadulnak el) – Írásos nyom Ö nem biztos, hogy őszinte – Csak azt tartalmazza, amire az értékelő lap rákérdez – Nem interaktív Ezért: Ö Személyes véleményekre Ö „Elmélyülős”, egyedül átgondolandó témákra Ö Jól előkészítve Ö Strukturált, előkészített elemzéssel 2007.04.18.
19
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Buli
Szabad, laza, strukturálatlan
Jó hangulat
+ Sokminden előjöhet – Nem lehet vele lefedni minden témát + Kibeszélhetik magukat az emberek + Érzelmileg is rendbe tehet dolgokat Ezért: Ö Lazán Ö Semleges területen Ö Kötetlenül Ö Tartalmi - tematikai megvezetés nélkül (ne keverjük a formális értékelésekkel) Ö Levezetésként 2007.04.18.
20
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Értékelés a team tagokról a főnöküknek
Szakmai és projekt munka területén z
Szakmai vezető (a team tagok véleményének fegyelembe vételével)
z
Projektvezető (a team tagok véleményének fegyelembe vételével)
A projekt munka egyik eredménye (ezért motivációs eszköz is), mert ez marad meg a projektből, ha véget ér
Egyeztetni a team taggal is (!?!)
Írásos formában (Példák: PV-Team tag Æ
2007.04.18.
21
Team tag-PV Æ)
Dr. Kupás Tibor: Tőkekihelyezés és projektkövetés informatikája
Egy javaslat projekt zárási, értékelési módszerre 1. Adminisztratív zárás előkészítése (formális elfogadás, dokumentáció, stb.) 2. Megbeszélés a projekt zárás módszeréről („Hogyan csináljuk?”, javaslatok, menetrend Ö Mindenki tudja, mi fog történni.) 3. Workshop(ok) meghatározott témá(k)ra (Feldobott témák, vélemények, Interaktív Ö közös eredmények, kritikus pontok listája) 4. Értékelő lapok (Személyes értékelés különböző viszonyokban) 5. Összefoglalás a projekt értékelésről (csak a formalizált értékelésekről, írásban és/vagy szóban, minden érintettnek) 6.-7. Értékelés a team tagokról a főnöküknek (projektvezető és szakmai vezető készíti) 6.-7. Buli
2007.04.18.
22
