Modul 5
Použití databází
Tiskové sestavy Tiskové sestavy se v aplikaci Access používají na finální tisk informací z databáze. Tisknout se dají všechny objekty, které jsme si vytvořili, ale tiskové sestavy slouží k tisku záznamů z tabulek a dotazu. Nejčastěji se pravě tisknou výsledky dotazu. V aplikaci Access lze vytvářet různé sestavy, od jednoduchých po složité. Nejprve si promyslíme zdroj záznamů sestavy. Ať je sestava jednoduchý seznam záznamů nebo seskupený souhrn, je třeba nejprve určit pole, která obsahují data určená k zobrazení v sestavě, a tabulky nebo dotazy, v nichž se vyskytují. Po zvolení zdroje záznamů je obvykle nejjednodušší vytvořit sestavu pomocí Průvodce sestavou. Průvodce sestavou je funkce v aplikaci Access, která uživatele provede řadou otázek a na základě odpovědí vygeneruje sestavu.
Zdroj záznamu pro tiskovou sestavu Tabulky nebo dotazy, které poskytují podkladová data, se rovněž nazývají zdroj záznamů sestavy. Pokud všechna pole, která mají být zahrnuta, existují v jediné tabulce, použijte tuto tabulku jako zdroj záznamů. Jestliže jsou pole obsažena ve více tabulkách, bude třeba použít jako zdroj záznamů jeden nebo více dotazů. Tyto dotazy již pravděpodobně existují v databázi, možná ale bude nutné vytvořit nové dotazy tak, aby vyhovovaly potřebám sestavy.
Průvodce sestavou Podobně jako tomu bylo u formulářů, i v případe sestavy je dobřé začít s návrhem sestavy přes nástroj Průvodce sestavou. Tento průvodce nám vytvoří základní sestavu a tu potom můžeme v návrhovém zobrazení dále upravovat tak aby vyhovovala našim požadavkům. 1. V navigačním podokně klepněte na tabulku nebo dotaz, na kterém má být založena sestava. 2. Na kartě Vytvořit klikněte ve skupině Sestavy na položku Sestava.
3. Aplikace Access sestavu vytvoří a zobrazí v zobrazení rozložení. 73
Modul 5
Použití databází
Uložení a pojmenování sestavy Název naši tiskové sestavy bude Seznam návštěv. Máme více možností: 1) Klikněte na tlačítko Office a potom klikněte na příkaz Uložit 2) Stiskněte kombinaci kláves CTRL+S 3) Klepněte pravým tlačítkem myši na kartu dokumentu dané tiskové sestavy a v místní nabídce klepněte na příkaz Uložit. 4) Klepněte na tlačítko Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup.
Ukládáte-li tiskovou sestavu poprvé, zadejte název sestavy a klepněte na tlačítko OK.
Následné otevření tiskové sestavy je stejné jako u tabulky, tedy v levé častí okna v Navigačním podoknu otevřeme tiskovou sestavu poklepáním. Tisková sestava má specifickou ikonku.
74
Modul 5
Použití databází
Úprava tiskové sestavy Tak jako formuláře i tiskové sestavy se dají upravovat. Ne jen vzhled a například uspořádaní polí, ale můžeme také do tiskové sestavy přidávat i další prvky, jako je například zobrazit součty, minima, maxima, průměry, počty výskytů v souhrnné sestavě seskupené podle vybraných polí.
Úprava datových polí a záhlaví 1) Otevřeme tiskovou sestavu Seznam pacientů poklepáním v navigačním panelu 2) Přepneme se do návrhového zobrazení
Režimy zobrazení jsou pro tiskovou sestavu 4: 1) Zobrazení sestavy – slouží pro zobrazení sestavy v aplikaci Access. Zde není možné upravovat tiskovou sestavu, jen ji prohlížet 2) Náhled – je zobrazení sestavy těsně před tiskem. Tisková sestava je rozdělena na stránky a jsou vidět všechny záhlaví a zápatí stránek tak jako při finálním tisku na tiskárně. 3) Zobrazení rozložení - představuje nejvíce intuitivní zobrazení, které lze použít ke změnám sestavy, a je možné jej použít k provedení téměř všech zamýšlených změn sestavy. V zobrazení rozložení je sestava skutečně spuštěna, takže data vidíte ve stejné podobě jako po vytisknutí. V tomto zobrazení je však možné provádět změny také v návrhu sestavy. Vzhledem k tomu, že jsou během změn sestavy zobrazena data, je toto zobrazení vhodné pro nastavení šířky sloupců, přidání úrovní seskupování nebo pro téměř všechny další úkoly ovlivňující vizuální podobu a čitelnost sestavy. Změna šířky sloupce nebo pole Změna výšky řádku nebo pole Změna vzhledu stránky 4) Návrhové zobrazení - poskytuje podrobnější zobrazení struktury sestavy. Vidíte pruhy záhlaví a zápatí sestavy, stránky a skupin. V tomto zobrazení se sestava ve skutečnosti nespustí, takže při práci nevidíte podkladová data. Některé úkoly však lze provést snadněji v návrhovém zobrazení než v zobrazení rozložení Můžete do sestavy přidat více druhů ovládacích prvků, například popisky, obrázky, čáry a obdélníky. Můžete upravovat zdroje ovládacích prvků textové pole v samotných textových polích bez použití seznamu vlastností. Můžete změnit určité vlastnosti, které nejsou k dispozici v zobrazení rozložení.
75
Modul 5
Použití databází
Principy úprav sestavy v zobrazení rozložení Velikosti jednotlivých objektů: 1) Klepněme na položku/objekt, který chceme upravit. 2) Kolem položky/objektu se vykreslí ohraničení, které označuje, že pole je vybrané. 3) Přetažením okrajů ohraničení nastavíme požadovanou velikost objektu.
Změna vzhledu stránky Chceme-li změnit velikost, orientaci, okraje atd., použijte skupinu Rozložení stránky na kartě Vzhled stránky. 1) Klepněme na kartu Vzhled stránky. 2) Chceme-li zvolit jinou velikost papíru, klepněme ve skupině Rozložení stránky na tlačítko Velikost 3) Chceme-li změnit orientaci papíru, klepněme na možnost Na výšku
nebo Na šířku
4) Chceme-li upravit okraje sestavy, klepněme na tlačítko Okraje
Změna formátování pole 1) Vyberme pole, které chceme formátovat. 2) Chceme-li použít požadované formátování, na kartě Formátování použijeme nástroje ve skupině Písmo.
Principy sekcí sestavy v návrhovém zobrazení Návrh sestavy je rozdělen do sekcí. Chcete-li zobrazit sekce sestavy, můžete ji zobrazit v návrhovém zobrazení. Chcete-li vytvářet užitečné sestavy, musíte vědět, jak jednotlivé sekce fungují. Například sekce, do které umístíte vypočítaný ovládací prvek, určí způsob výpočtu výsledků. Následující seznam je souhrnem typů sekcí a jejich použití. 1) Záhlaví sestavy Tato sekce je vytištěna pouze jednou na začátku sestavy. Záhlaví sestavy se používá pro informace, které by se mohly běžně vyskytovat na titulní stránce, jako např. logo, nadpis nebo datum. Umístíte-li vypočítaný ovládací prvek, který používá agregační funkci Sum, do záhlaví sestavy, vypočítaný součet bude příslušet celé sestavě. Záhlaví sestavy je vytištěno před záhlavím stránky. 2) Záhlaví stránky Tato sekce je vytištěna v horní části každé stránky. Záhlaví stránky lze použít například k uvedení názvu sestavy na každé stránce.
76
Modul 5
Použití databází
3) Záhlaví skupiny Tato sekce je vytištěna na začátku každé nové skupiny záznamů. Záhlaví skupiny lze použít k tisku názvu skupiny. V sestavě, která je seskupena podle produktů, můžete záhlaví skupiny použít například k tisku názvu produktu. Pokud do záhlaví skupiny umístíte ovládací prvek, který používá agregační funkci Sum, vztahuje se součet na aktuální skupinu. 4) Podrobnosti Tato sekce je vytištěna jednou pro každý řádek ve zdroji záznamů. Sem je třeba umístit ovládací prvky, které tvoří hlavní část sestavy. 5) Zápatí skupiny Je vytištěno na konci každé stránky. Zápatí stránky lze použít k tisku čísel stránek nebo informací zobrazovaných na každé stránce. 6) Zápatí stránky Tato sekce je vytištěna na konci každé stránky. Zápatí stránky slouží k tisku čísel stránek nebo informací určených pro každou stránku. 7) Zápatí sestavy Tato sekce je vytištěna jednou na konci sestavy. Zápatí sestavy lze použít k tisku celkových součtů sestavy nebo jiných souhrnných informací za celou sestavu.
Poznámka: V návrhovém zobrazení je zápatí sestavy uvedeno pod zápatím stránky. Při tisku sestavy nebo zobrazení jejího náhledu se však zápatí sestavy zobrazí nad zápatím stránky bezprostředně za zápatím poslední skupiny nebo řádku podrobností na poslední stránce. Principy přesunu a změn velikosti jednotlivých ovládacích prvků je stejný jako v případě režimu Zobrazení rozložení.
Úprava záhlaví a zápatí sestavy Pro úpravu záhlaví si podobně jako u formuláře ukážeme jak změnit nadpis celé sestavy a zarovnáme ho doprava. Jak je z předchozích řádků patrné, název sestavy bude umístněn v záhlaví sestavy. Princip změny názvu formuláře jsme již absolvovali, takže změna názvu tiskové sestavy již bude pro nás hračka. 1) Otevřeme tiskovou sestavu 2) Přepneme se do zobrazení rozložení, které bude na náš úkol dostačovat, ale podobný princip uplatníme i v návrhovém zobrazení 3) Záhlaví sestavy bude vypadat následovně
4) Oranžovými rámečky jsou zvýrazněny hranice textových polí jednotlivých prvků, které budeme upravovat. 77
Modul 5
Použití databází
5) Zmenšíme šířku Data a času
Stačí přesunout levý okraj rámečku směrem doprava, tak aby šířka měla požadovanou velikost. 6) Přesuneme datum a čas na levou stranu a zároveň přesuneme název sestavy doleva
7) Přepíšeme název sestavy na Seznam návštěv pacientů
Klikneme na název sestavy tak, aby byl rámečkem zvýrazněný. Opětovným klepnutím umístníme do textu textový kurzor a můžeme text přepsat. Pravděpodobně bude ještě potřebné přesunout textové pole tak, aby nevyčnívalo ze sestavy. 8) Celou sestavu uložíme a prohlídneme si výsledek v Náhledu.
Přidání celkového součtu, nebo jiného souhrnu v zobrazení rozložení stránky Zobrazení rozložení stránky umožňuje nejrychlejší způsob přidání celkových součtů, průměrů a jiných souhrnů do sestavy. 1) V navigačním podokně otevřeme sestavu 2) Přepneme se do zobrazení Rozložení stránky 3) Klepneme na pole, které chceme sumarizovat. Chceme-li například přidat celkový součet do 78
Modul 5
Použití databází
sloupce čísel, klepněte na jedno z čísel ve sloupci. 4) Na kartě Formát klikněme ve skupině Skupiny a souhrny na položku Souhrn. 5) Klepněme na typ souhrnu, který chcete pro pole přidat. V následující tabulce jsou popsány typy agregačních funkcí, které můžeme do sestavy přidat: Výpočet Součet Průměr Počet Maximum Minimum Směrodatná odchylka Rozptyl
Popis Součet všech čísel ve sloupci Průměrná hodnota všech čísel ve sloupci Počet položek ve sloupci Nejvyšší číselná hodnota nebo hodnota v abecedě ve sloupci Nejnižší číselná nebo abecední hodnota ve sloupci Odhad směrodatné odchylky v sadě hodnot ve sloupci Odhad rozptylu v sadě hodnot ve sloupci
Funkce Sum() Avg() Count() Max() Min() StDev() Var()
Aplikace Access přidá do sekce Zápatí sestavy textové pole a nastaví jeho vlastnost Zdroj ovládacího prvku na výraz, který provede požadovaný výpočet.
79
