Ekspansi Jurnal Ekonomi, Keuangan, Perbankan dan Akuntansi Vol. 2, No. 1, Mei 2010, 129 - 146
TINJAUAN PENGEMBANGAN MODEL SISTEM AKUNTANSI BIAYA BERBASIS AKTIVITAS (ACTIVITY-BASED COSTING) PADA PERGURUAN TINGGI NEGERI Rendra Trisyanto Surya Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung
ABSTRAK
Departemen Pendidikan Nasional sejak beberapa tahun yang lalu secara bertahap menganjurkan Perguruan Tinggi Negeri (termasuk Politeknik Negeri Bandung/POLBAN) untuk mengkaji dan menerapkan Sistem Akuntansi Biaya berbasis Aktivitas yang dikenal dengan istilah Activity-Based Costing (ABC), sebagai salah satu instrumen dalam mewujudkan Tata Kelola lembaga pendidikan yang baik (Good Governance). Artikel ini ditujukan untuk (1) membahas apa kelemahan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang elama ini digunakan, (2) bagaimana model Sistem Akuntansi Biaya Activity-Based Costing (ABC) pada Perguruan Tinggi, (3) bagaimana peran Teknologi Informasi mempermudah dan memperjelas model Sistem Akuntansi Berbasis Aktivitas (ABC) dalam proses pengembangan sistem tersebut. Kata Kunci: Good Governance, Sistem Akuntansi Instansi (SAI), Proses Bisnis Perguruan Tinggi, Activity-Based Costing Model, Software Activity-Analyzer
PENDAHULUAN Menurunnya kemampuan pemerintah membiayai (memberi subsidi) terhadap Perguruan Tinggi Negeri (PTN) sampai hampir 40% dari dana operasional semula yang dibutuhkan, mengakibatkan banyak perguruan tinggi dewasa ini (termasuk Politeknik Negeri Bandung/POLBAN), harus mencari berbagai tambahan dana operasional dari berbagai sumber sesuai dengan apa
yang diperbolehkan oleh
Undang-undang dalam bentuk Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) dan lain-lain. Meskipun berbagai upaya pengembangkan program-program kerjasama sudah diupayakan secara maksimal, namun kenyataannya tidak selalu mudah bagi suatu organisasi Perguruan Tinggi untuk mencapai target penerimaan tertentu karena pada akhirnya pencapaian tersebut membutuhkan kemampuan positioning dan differensiasi dari Perguruan Tinggi yang bersangkutan di masyarakat. Hal yang sama juga dialami
129
Ekspansi
Akuntansi oleh Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) sebagai salah satu PTN muda yang sedang tumbuh dan berkembang.
Jika ekspansi keluar yang dilakukan sudah mencapai titik optimal saat ini yang bisa dilakukan (sesuai dengan Positioning dan diferensiasi yang dimiliki), maka alternatif selanjutnya yang perlu dipikirkan yang juga strategis, adalah membenahi sistem keuangan untuk mengontrol sumber daya yang digunakan organisasi/lembaga
pendidikan tinggi tersebut. Sistem Keuangan yang dijalankan oleh Politeknik Negeri
Bandung (POLBAN) sebagai contoh, yang merupakan lembaga pemerintah (sebagai perguruan tinggi negeri) mengacu ke Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007, yang mengatur semua lembaga pemerintah dari berbagai level (pusat dan daerah) untuk mengembangkan dan menggunakan “Sistem Akuntansi dan
Pelaporan Keuangan (SAPK)” yang dibuat berdasarkan prinsip-prinsip Sistem Akuntansi Pemerintah (SAP). Dari hasil evaluasi diri POLBAN sebagai suatu entitas kelembagaan, terungkap keterbatasan-keterbatasan Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan (SAPK) yang selama ini diterapkan : SAPK seharusnya:
Memiliki sumber dana dari pemerintah Memiliki kaidah pengelolaan keuangan yaitu kaidan pengelolaan keuangan negara dan sistem informasi instansi (SAI) Memiliki sistem pelaporan keuangan Memiliki rencana anggaran tahunan
SAPK Polban saat ini: Tidak mandiri secara finansial Belum memiliki sistem akutansi informasi dalam pengelolaan keuangan Sistem audit internal dalam bidang keuangan masih dilakukan dalam taraf belajar Terdapat kesenjangan kemampuan SDM dalam manajemen keuangan
(Sumber: Evaluasi Diri Polban, 2009)
Kelemahan-kelemahan tersebut menyebabkan banyak penggunaan sumber daya organisasi yang tidak terkendali dengan maksimal. Dan disisi lain, dalam rangka membangun lingkungan Tata Kelola (Good Government) yang baik, sebagaimana juga menjadi Kebijakan dan Program Nasional Depdiknas sejak tahun 2009, maka Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) berupaya untuk menguatkan Akuntabilitas, diantaranya dengan menggunakan Critical Success Factors (CSF) sebagai berikut: -
Meningkatkan kapasitas dan kompetensi dalam melakukan perencanaan dan penganggaran (Budgeting)
-
Penataan pengelolaan anggaran sesuai dengan sistem akuntansi pemerintah (Sistem Akuntansi Instansi/SAI)
-
130
Penataan pengelolaan Barang Milik Pemerintah
Rendra T. S
Meningkatkan layanan pendidikan yang efektif, inovatif, efisien dan akuntabel
(peningkata kinerja) (Sumber: Kebijakan dan Program Kerja DIKTI tahun 2009)
Dalam Pasal 7 tentang Pencatatan dan Pelaporan berdasarkan PerMen DIKNAS No 16 tahun 2008 disebutkan, bahwa untuk mewujudkan Tata Kelola lembaga
pendidikan tinggi yang baik (Good Government), maka
menjabarkan SAPK ke dalam bentuk
setiap instansi harus
“Sistem Akuntansi Instansi/SAI”, yaitu
serangkaian kegiatan manual maupun yang terkomputerisasi (mulai dari pengumpulan data, pencatatan, pengikhtisaran sampai dengan pelaporan posisi keuangan dan operasi keuangan) secara terintegrasi pada kantor/satuan kerja yang bersangkutan.
Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang dijalankan oleh suatu Perguruan Tinggi seyogyanya terdiri dari atas sub-sub sistem akuntansi sebagai berikut:
KERANGKA UMUM SAI
SAI
Sistim Akuntansi Keuangan (SAK)
Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi BMN ( SIMAK BMN)
Kedua sub-sistem tersebut (yang terbentuk secara terpadu), adalah pertama, SAK yang bertujuan untuk menghasilkan laporan keuangan sesuai dengan standar Sistem Akuntansi Pemerintah yang memberi pelaporan yang menggambarkan kinerja suatu PTN selama satu periode akuntansi (satu tahun). Dan yang kedua adalah sub-sistem SIA SIMAK BMN yang lebih difokuskan mengolah dokumen sumber dalam rangka menghasilkan informasi penyusunan Neraca dan Laporan BMN (Barang Milik Negara), serta laporan lainnya untuk mengontrol segala bentuk barang/inventaris yang dimiliki tersebut. Keterbatasan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) diatas terutama jika ditinjau dari efektifitas
pengembangan Tata Kelola yang baik (Good Government) adalah
mencakup
Transparansi
Pengelolaan
(Transparency)
sebagai
salah
satu
131
Ekspansi
Akuntansi ukuran/indikator terpenting dari pewujudan Good Government. Transparansi diartikan sebagai keterbukaan suatu organisasi dalam melaksanakan proses pengambilan
keputusan dan keterbukaan dalam mengemukakan informasi materil dan releven mengenai suatu entitas. Dalam konteks Good Government, keterbukaan ini meliputi pengungkapan kinerja perguruan tinggi negeri (PTN), baik dalam hal ketetapan waktu maupun akurasinya seperti keterbukaan dalam proses, pengambilan keputusan,
pengendalian sumber daya, kualitas, efisiensi waktu dan biaya (cost). Hal-hal tersebut ternyata bukan menjadi prioritas dalam Sistem Akuntansi Instansi (SAI), karena tujuan utama SAI adalah menyajikan laporan keuangan entitas secara akuntabel. Sistem Akuntansi Instansi (SAI) tidak dapat digunakan secara optimal untuk melakukan Pengendalian Biaya (Cost Control ) sebagaimana seharusnya. Karena sifat
dari SAI ini yang lebih ditujukan untuk menghasilkan laporan keuangan pertanggung jawaban dalam penggunaan dana anggaran kepada pihak otoritas. Dengan kata lain, kekurangan dana operasional perguruan tinggi tidak dapat dilakukan semata-mata hanya melalui pengembangan dan implementasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang baik saja (sebagaimana prioritas POLBAN selama ini), namun juga harus melalui penerapan Strategi Pengurangan Biaya (Reduction Cost Leaderships Strategy) yang dalam hal ini memerlukan sistem akuntansi lain sebagai pendamping Sistem Akuntansi Instansi (SAI) tersebut. Juan N.Alejandro Jr (2000) dalam penelitiannya menemukan fenomena permasalahan yang hampir sama di berbagai universitas di Amerika Serikat, yaitu: “Rather than increase tuition to address the rising cost of education, numerous colleges and universities have attempted to reduce the costs associated with offering their programs, courses, classes, and other academic activities. Many colleges and universities attempt to control rising costs by reducing and consolidating”
Strategi
Pengurangan
Biaya
sudah
menjadi
alternatif
diberbagai
organisasi
perusahaan, termasuk Perguruan Tinggi di berbagai Negara maju. Strategi ini pada dasarnya adalah melakukan pengendalian terhadap biaya-biaya tidak langsung (Indirect Costs) yang dikonsumsi oleh lebih dari satu kegiatan dalam berbagai proses bisnis suatu perguruan tinggi, seperti biaya penyusutan mesin/gedung/alat, utilitas dan lain-lain yang tidak dapat ditelusuri dan dibebankan secara langsung ke jasa (output) yang dihasilkan. Biaya-biaya tersebut agar efisien dan tidak terdistorsi maka harus dicari keterkaitannya dengan aktivitas yang mengkonsumsi sumber daya tersebut sebelum diagregasikan ke dalam
132
berbagai Pool Cost yang dibentuk sebagai
Rendra T. S akumulasi satuan penyebab biaya (Cost Driver). Sistem Akuntansi pengurang biaya seperti inilah yang disebut dengan Activity-Based Costing (ABC).
D.T Hick (1992) mendefinsikan sistem ABC sebagai berikut: “ABC is a cost accounting concept based on the premise that product require an organization to perform activities and that those activities require an organization to incur costs. In activity-based costing (ABC), systems are designed so that costs that cannot be attributed directly to a product (service) flow into the activities that make them necessary and the cost of each activity then flows the roduct (services) that make the activity necessary, based on their respective consumption of that activity”.
Premis yang dikemukakan dalam sistem akuntansi biaya ABC ini adalah, biaya dari suatu aktivitas dibebankan ke suatu produk atau jasa (servis) berdasarkan metode
pembebanan lebih dari satu penyebab (Multiple Assignment Methods), yang disebut dengan istilah Cost Driver, dan hal ini hanya diakui terjadi (dan bersifat value-added) jika produk atau jasa tersebut memag benar-benar menggunakan kegiatan tersebut. Kegiatan-kegiatan yang tidak ada kaitannya dengan jasa yang dihasilkan tersebut dianggap sebagai kegiatan non-Value added activities, yang harus secara terus menerus diidentifikasi, dikurangi atau kalau memang perlu dihilangkan untuk meningkatkan kinerja organisasi. Bagi suatu lembaga perguruan tinggi seperti POLBAN, model Sistem Akuntansi Biaya ABC akan jauh lebih bermanfaat (dalam mewujudkan Polban menjadi Badan Layanan Umum/BLU)
karena
dapat
mendukung
upaya
mengembangkan
kemandirian
pengelolaan keuangan yang didasarkan kepada asas good government, jika diikuti dengan
pembentukan
sistem
manajemen
Management/ABM) yang dapat mencari dan
“analisis
aktivitas”
(Activity-Based
menganalisis juga kegiatan-kegiatan
dalam berbagai proses bisnis (kegiatan utama) yang dilakukan POLBAN. Sub-sistem ABM ini merupakan counter-part dari Sistem ABC tersebut sehingga memungkinkan (menjadi enabler) pimpinan perguruan tinggi dari berbagai level menejerial agar dengan mudah mencari dan menemukan apa saja akivitas yang memberi nilai tambah (value added activities) bagi konsumen akhir (yaitu mahasiswa sebagai Customer Values), dan kegiatan mana saja yang tidak bernilai tambah (non-value added activities). Peran Sistem Activity-Based Costing/ABC dalam suatu Perguruan Tinggi tidak hanya digunakan untuk menentukan Harga Pokok (Biaya Kuliah Per Mahasiswa) yang efisien, mengontrol penggunaan sumber daya (melalui informasi biaya) yang lebih efektif, namun juga (jika dikombinasikan dengan system ABM) dapat memberikan informasi untuk menentukan proses bisnis mana saja yang harus di tata-ulang (Re-
133
Ekspansi
Akuntansi Business Enginering), termasuk dalam hal ini memperbaiki Standar Operating Procedure (SOP) dari berbagai kegiatan (proses bisnis) utama perguruan tinggi
tersebut. RISET TERDAHULU Berikut beberapa kesimpulan penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan
pengembangan model Sistem Akuntansi Biaya Activity-Based Costing (ABC) di dalam
suatu Perguruan Tinggi:
Penelitian oleh:
Juan N. Alejandro, Jr (2000)
Anbalagan Krishnan (2006)
Hasil Penelitian Numerous obstacles were encountered in demonstrating the model, incuding those caused by the fund accounting system, which is commonly used in higher education. Noted that it is now more important than ever to have access good information in decision-making in the management of service firms. A number of research and studies reveal how the ABC system in the service sectors has effectively kept the operational cost at marginal level and still be able to provide better customer service at the same time.
Noor Azizi Ismail (2003)
The financial management of a university is becoming increasingly complex. Recent cuts in government funding, greater student enrolments, expectations for better outcomes from their education and for programs that are tailored to the market needs, are demanding public universities to become more cost effective. Universities must strive to work on controlling costs while aggressively working to address faculty and administrative productivity.
Higher Education Division of The University of Newcastle, Australia (2001)
As was found during the study, focus upon a single „group‟ of cost objects, such as organisational units, was a more effective approach than utilising a spread of cost objects between organisational units and student types. The model apportioned some central costs, such as power and heating, cleaning, depreciation, insurance and so forth, but not others. There is no allowance within the model for apportioning costs associated with the University Executive (the VC‟s office), or for payroll or HR services. It is arguable therefore whether the costs as identified across activities, with the inclusion of some central costs, are truly reflective of the actual cost. Future studies might need to consider whether these other costs should sit „outside‟ the immediate service area, to be separately costed in a university-wide study, and only then apportioned back, if at all.
134
Rendra T. S PERBEDAAN SISTEM AKUNTANSI INSTANSI (SAI) DAN SISTEM ABC Metode pengendalian biaya yang disebut dengan Activity-Based Costing (ABC) ini
sudah lama dikenal dalam komunitas perusahaan skala besar, sebagai salah satu alat bantu manejemen untuk menerapkan dan menjalankan strategi Cost Leaderships. Banyak definisi yang telah dikemukakan oleh para pakar dalam bidang ini, diantaranya adalah Edward J Blocher, Chen dan Lin (2000) yang mengatakan bahwa ABC
merupakan pendekatan penentuan biaya produk yang membebankan biaya ke produk atau jasa berdasarkan konsumsi sumber daya yang disebabkan oleh aktivitas. Dasar pemikiran pendekatan penentuan biaya ini adalah, bahwa produk atau jasa perusahaan dilakukan oleh aktivitas, dan aktivitas yang dibutuhkan tersebut menggunakan sumber daya yang menyebabkan timbulnya biaya. Sumber biaya
dibebankan ke aktivitas, kemudian aktivitas dibebankan ke objek biaya berdasarkan penggunananya. Sistem ABC fokusnya adalah memperkenalkan hubungan sebab akibat antara ’cost driver’ dengan aktivitas, yang membedakan Sistem ini dengan Sistem Akuntansi yang lain. Berikut perbedaan Sistem akuntansi ABC dan Sistem Akuntansi Instansi (SAI): . Sistem Akuntansi Biaya Activity-Based Costing (ABC): - Fokus: Internal
-
-
-
-
Sistem Akuntansi Instansi (SAI):
Fokus: Eksternal (memenuhi kewajiban pengelolaan subsidi Umum APBN, Subsidi Khusus dari Pemda/APBD, Penerimaan Negara Bukan Pajak/PNBP, Hibah, Pinjaman Luar Negeri) Tidak mengikuti aturan baku - Mengikuti aturan yg ditentukan Departemen (fleksibel) Keuangan dan prinsip-prinsip SAP. Informasi yang dihasilkan: - Hanya informasi keuangan seperti Laporan informasi keuangan dan nonRealisasi Anggaran (LRA) dan Laporan Neraca SAI keuangan (informasi yang tidak mengukur efektivitas pengendalian biaya operasional) yang sesungguhnya terjadi. Penekanan pada masa yang - Orientasi informasi: historis (yang telah terjadi/telah akan datang (future) dilakukan) sebagaimana laporan-laporan LRA da Neraca SAI. Evaluasi internal dan - Informasi (laporan keuangan ) yang dihasilkan keputusan didasarkan atas menggambarkan organisasi secara keseluruhan, informasi yang sangat rinci khususnya bentuk pertanggung jawaban ke departemen keuangan dan departemen pendidikan. Cakupan sangat luas dan - Lebih spesifik ke pelaporan keuangan saja (kinerja multidisiplin organisasi sebagai suatu entitas, tidak detail ke pengendalian biaya) (Diadaptasi dari Hansen/Mowen, 1999; dan Peraturan Menkeu RI 2007)
Dengan demikian, menjadi jelas mengapa Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang dijalankan
di Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) tidak terfokus ke pengelolaan
135
Ekspansi
Akuntansi overhead cost yang menggunakan lebih dari satu penyebab (cost driver) tersebut. Karena dalam Sistem Akuntansi Instnsi (SAI), metode alokasi biaya tidak langsung
hanya dilakukan dalam bentuk satu tahap saja (one-step process). METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM ABC Sebagaimana halnya suatu sistem informasi, maka Sistem Akuntansi Biaya ABC
dibangun dan dikembangkan
dalam suatu Perguruan Tinggi harus menggunakan
metodologi tertentu yang terdiri dari metode, alat bantu dan tahap-tahap kegiatan
perancangan tertentu. Tahap-tahap kegiatan pengembangan Sistem Informasi ABC tersebut adalah sebagai berikut: 1. Tahap Pembentukan tim dan Pemahaman Proses Bisnis Agar sistem yang dirancang sukses, maka harus dibentuk tim perancang yang
terdiri dari berbagai staf administrsi, dosen dan pejabat strukural Perguruan Tinggi lintas jurusan dan Fakultas (Cross-functional). Project Manager yang dintujuk akan bertanggung jawab ke pimpina tertinggi perguruan tinggi seperti Rektor atau Direktur Politeknik. Hal ini diperlukan karena sistem ABC akan mengubah banyak hal yang mungkin menghadapi tantangan (resistensi) dari pihak-pihak terkait. Kemauan pihak top management menjadi salah satu kunci sukses pengembangan sistem ABC tersebut. Setelah stuktur organisasi, pembagian kerja dan job description tim projek dibentuk maka
masing-masing pihak mempelajari dan memahami berbagai kegiatan
(berbagai proses bisnis) dalam Perguruan Tinggi tersebut, termasuk mempelajari sistem akuntansi lama yang digunakan (Sistem Akuntansi Instansi/SAI). 2. Tahap Pengumpulan Data Biaya Model Sistem Akuntansi Biaya ABC dibangun menggunakan data-data akuntansi dari sistem lama (Sistem Akuntansi Instansi kalau di PTN). Data dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI) ini kemudian diklasifikasikan kedalam berbagai
kegiatan (aktivitas) berdasarkan kriteria didalam sistem akuntansi
Activity-Based Costing (ABC) sebagai berikut: -
Data dalam bentuk aktivitas Level Unit (Unit-Level Activities) Aktivitas Level Unit adalah aktivitas yang dilakukan terhadap satu kesatuan unit untuk setiap aktivitasnya. Kegiatan konseling dan pembimbingan Tugas Akhir oleh dosen adalah contoh aktivitas (biaya) level unit ini.
136
Rendra T. S
Aktivitas Level Kelompok (Batch-Level Activities)
Aktivitas ini dilakukan terhadap satu kelompok unit (lebih dari satu unit
individual). Contoh dalam kegiatan perguruan tinggi adalah aktivitas mengajar dosen di suatu kelas yang terdiri dari banyak mahasiswa, kegiatan
seminar/workshop yang diadakan suatu perguruan tinggi, kegiatan penelitian mahasiswa maupun dosen yang dilakukan secara berkelompok.
-
Aktivitas Level Produk (Product Supporting Activities)
Aktivitas ini dilakukan agar terjada kontinuitas/keberlangsungan berbagai aktivitas produk atau cost object tertentu. Contohnya, aktivitas pemeliharaan yang dilakukan oleh bagian Pemeliharaan dan Pengadaan suatu perguruan
tinggi, kegiatan perbaikan oleh teknisi laboratorium dsbnya.
-
Aktivitas Dukungan Fasilitas (Facility Supporting Activities) Aktivitas yang terjadi untuk menjaga dan menjamin berjalannya berbagai fasilitas dan sarana dalam melakukan beberapa proses bisnis utama. Aktivitasaktivitas ini dapat berupa aktivitas penyusutan gedung Rektorat, pemakaian mobil operasional (Biaya depresiasi), pengelolaan fasilitas umum kampus seperti Air, listrik,energi dsbnya.
-
Aktivitas Layanan Konsumen (Customer Supporting Activities) Aktivitas yang ditujukan untuk menjamin keberlangsungan seluruh kegiatan di POLBAN
sebagai satu
kesatuan ntitas, seperti penggunaan
internet,
perpustakaan dsbnya.
3. Tahap Perancangan Model Tahap paling penting dari semua tahap pengembangan sistem ABC adalah, apa yang dinamakan dengan tahap perancangan model ABC. Model ABC ini terdiri dari komponen-komponen seperti Sumber Daya (Resources), Resources Driver, Aktivitas Pokok Perusahaan (Activity Center/Proses Bisnis), Aktivitas lain, Penyebab Aktivitas (Activity Drivers), Elemen Biaya (Cost Elements) dan Objek Biaya (Cost Object). Model ini menggambarkan peran dan fungsi komponenkomponen tersebut dan menunjukkan ruang lingkup Sistem ABC yang akan dibangun berdasarkan proses bisnis (kegiatan utama) perguruan tinggi. Fungsi pembuatn pemodelan ini mengurangi kompleksitas, sehingga mudah diobservasi
137
Ekspansi
Akuntansi dan diperbaiki serta didiskusikan (Compton et al, 1996). Alat bantu seperti Flowchart dan software Activity Analyzer (software khusus untuk cost
management) akan sangat membantu menggambarkan secara visual sistem
akuntansi biaya ABC ini. Elemen-elemen Sistem Informasi Activity-Based Costing
Langkah-1
Unit Level
Product Supporting
Batch Level
Facility Supporting
Sumber daya perguruan tinggi yg digunakan (biaya)
Customer Supporting
Resource Drivers
Aktivitas Utama (proses bisnis perhguruan tinggi)
Aktivitas Utama (Pool Cost)
Aktivitas-1, Aktivitas-2, Aktivitas-3….dst
Aktivitas-1, Aktivitas-2, Aktivitas-3...dst
Activity Center
Activity Drivers
Langkah-2
MAHASISWA/Dosen/Penelitian
Satuan Jasa yg dihslkan perguruan tinggi
(dirancang penulis berdasarkan konsep ABC) 4. Tahap Implementasi Model Sistem ABC Setelah model sistem
dirancang dan disempurnakan dengan
kebutuhan
(berdasarkan proses iterasi maksimal) untuk mendapatkan model terbaik, maka langkah selanjutnya adalah: a) Penentuan Cost Driver Level Pertama (First-Stage Cost Driver) b) Cost Driver Level Kedua (Second-Stage Cost Driver)
5. Tahap Penyajian Informasi Biaya Laporan ini menyajikan informasi tidak saja informasi biaya yang bersifat kuantitatif, namun juga informasi non-kuangan yang bersifat kualitatif. Laporan Biaya penggunaan konsumsi sumber daya Perguruan Tinggi yang digunakan
138
Rendra T. S dalam melakukan kegiatan utamanya (proses bisnis) maka laporan kuantitatif terdiri dari Biaya Bahan (habis pakai di lab), Tenaga Kerja Langsung (gaji dosen),
Rekayasa produk/sof hasil riset, Utilitas, Penanganan material, pemeliharaan, depresiasi , dan lain-lain yang relevan. Selain itu, sistem ABC juga dapat mengindentifikasi biaya kualitas proses yang dibebankan secara langsung ke jasa yang dihasilkan. Dengan demikian, laporan rata-rata biaya aktual yang disajikan
tidak hanya menyajikan Total Biaya kualitas proses produksi namun juga yang justru lebih penting, apa yang menyebabkan biaya tersebut muncul.
BISNIS PROSES DALAM PERGURUAN TINGGI
Dalam kaitannya dengan Perguruan Tinggi, kegiatan pengembangan model Sistem Akuntansi ABC harus mempertimbangkan hal-hal berikut sebagai Critical Succes Factors (CSF) , yaitu: ”-
Departemental mission statements/program goals, which are consistent with the overall mission statement and goals of the college and university.
-
Activity Code Definitions
-
Faculty evaluation system, which will be significantly different for each departement because of their mission and goals” (Kelline S Cox cs, 2001)
Sasaran dan misi yang akan dicapai setiap jurusan pada dasarnya merupakan keseluruhan dari misi Perguruan Tinggi tersebut. Dimana misi dan sasaran tersebut hanya mungkin dicapai melalui empat kegiatan utama yang disebut dengan Proses Bisnis. Berikut proses bisnis dalam suatu Perguruan Tinggi, yaitu Pengajaran (teaching), Penelitian (Research) , pelayanan kepada masyarakat (Public Services), dan Administrasi (Support Function). Dimana setiap Proses Bisnis tersebut terdiri dari berbagai aktivitas dan sub-aktivitas rinci yang mungkin berbeda pada setiap jurusan dan program studi sesuai dengan bidang, runag lingkup dan tujuan masing-masing. Berikut merupakan model hubungan antara biaya (sumber daya) , aktivitas utama (proses bisnis) dan Cost Object yang dihasilkan dalam suatu Perguruan Tinggi:
139
Ekspansi
Akuntansi Sumber Daya
Aktivitas
Cost Ovject
Mahasiswa
Aktivitas Pengajaran
Aktivitas Penelitian
Teaching Mata Kuliah (Kurikulum)
Akrtivitas Administrasi dan perpustakaan (support function)
Penelitian
Aktivitas Pengadian Masyarakat (UPPM)
Pelayanan Masyarakat
Sumber daya perguruan tinggi (Biaya)
(Disesuaikan oleh Penulis dari F.Reich/Abraham, 2006 berdasarkan situasi di Indonesia)
Aktivitas Pengajaran (Teaching) ditujukan untuk mengajarkan mata kuliah (subjek) sesuai dengan kurikulum yang telah ditetapkan disetiap program studi yang dengan demikian diserap oleh cost object “Kurikulum”, demikian juga halnya dengan cost object “Mahasiswa” yang
menyerap kegiatan pengajaran tersebut.
Sedangkan
kegiatan-kegiatan penelitian hanya diserap oleh cost object Penelitian. Yang lebih rumit proses pembebanannya adalah kegiatan administratif sebagai fungsi pendukung (support) yang dibutuhkan oleh beberpa cost object, sehingga banyak menimbulkan masalah keakurasian pembebanan biaya (allocation cost). Dalam kaitannya dengan Perguruan Tinggi, Robertson cs (1998) mengemukakan bahwa terdapat empat tahap pengembangan dan implementasi model sistem ActivityBased Costing (ABC). Tahap
pertama
adalah mengidentifikasi tujuan projek
pengembangan model ABC, termasuk ruang lingkup dan objektif yang akan dicapai serta tipe keputusan menejemen yang diharapkan akan dibuat berdasarkan output sistem ABC yang dirancang. Misalnya Polban akan menghitung biaya pertahun setiap jurusan, setiap kegiatan pelatihan
terprogram yang akan diadakan,
bahkan juga
setiap mata kuliah yang diajarkan, termasuk tipe mahasiswa (kelas regulaer, D4 atau kerma) dan kegiatan komersial yang dilakukan (kerjasama) dan pelayanan pengabdian masyarakat. Kegiatan Costing merupakan tahap kedua, yang difokuskan pada penetapan kegiatan dalam kampus seperti pengajaran, pembimbingan, pendanaan
140
Rendra T. S riset, kegiatan akademik pendukung, kegiatan dukungan penelitian dan administrasi, humas, promosi dan kegiatan unit kemahasiwaan.
Tahap ketiga adalah, melakukan analisis cost object dan pengumpulan
informasi
activity driver, seperti jumlah mahasiswa dalam setiap program studi yang kemudian dihubungkan ke biaya kegiatan yang akan dibebankan ke cost object. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam pengembangan sistem ABC dalam tahap
pertama, kedua dan ketiga yang umumnya dilakukan di Perguruan Tinggi adalah
survey, wawancara dan workshop. Tahap keempat adalah pelaporan atau penyajian informasi biaya dari kegiatan (activity cost report), laporan biaya aktivitas per unit, laporan biaya program studi, dan laporan biaya per mahasiswa. Akhirnya untuk mentransformasikan model diatas kertas
tersebut ke model yang siap dipergunakan secara visual agar memudahkan, maka Perguruan Tinggi tersebut dianjurkan menggunakan software khusus akuntansi manajemen (ABC) seperti Activty Analyzer dan lain-lain yang relevan. Software khusus tersebut dilengkapi dengan fitur-fitur yang dapat mengimpor file data dari file buku besar
di
sistem
komputerisasi
akuntansi
keuangan
tradisional
(SAI)
untuk
mengefisienkan waktu. Fitur lain yang juga penting bagi peningkatan kinerja pihak manajemen adalah, software tersebut dapat membantu kegiatan analisis aktivitas (Activity-Based Management/ABM) yang sangat diperlukan oleh pihak menejemen perguruan tinggi dari berbagai level menejerial dalam sistem informasi manajemen (SIM) yang disebut dengan “Online Analytical Processing (OLAP)”. Fasilitas OLAP ini memungkinkan pimpinan Perguruan Tinggi menganalisis data biaya dan kinerja lain menggunakan alat bantu statistik dan pemodelan. CONTOH MODEL ABC PROSES BISNIS KEMAHASISWAAN Hampir mirip dengan perusahaan manufaktur, dimana setiap aktivitas dalam organisasi jasa di dalam suatu lembaga pendidikan tinggi menurut konsep Activity-Based Costing (ABC) dibagi menjadi empat kategori biaya, yaitu Unit Activities, Batch Activities, Product Activities, dan Facility/Organizational Activities. Jika konsep atau model sistem akuntansi biaya ABC tersebut diterjemahkan ke dalam Proses Bisnis suatu perguruan tinggi, maka tampak seperti diagram di bawah ini. Diagram ini merupakan contoh model sistem akuntansi biaya ABC yang cost objet-nya adalah Mahasiswa (Student).
141
Ekspansi
Akuntansi
(Sumber: Anbalagan Krishnan, 2006)
Student Services Department, atau Kantor Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan merupakan Resource Centre karena disinilah kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan kemahasiswaan dimulai dan direncanakan. Rencana kerja Student Services Department tersebut membutuhkan sumber daya organisasi (Perguruan Tinggi) agar dapat dilaksanakan. Resource Driver level pertama dan kedua digunakan untuk mengaitkan secara logis antara aktivitas yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dibutuhkan. Berbagai aktivitas Kemahasiswaan yang dilaksanakan tersebut kemudian dikumpulkan (berdasarkan metode tertentu) ke dalam Activity Centre (proses bisnis) seperti Student Affair Divison, Housing Division (Asrama Mahasiswa) dan sebagainya untuk membentuk Activity Cost Pool berdasarkan Cost Driver yang sesuai. Kemudian Activity Cost Pool tersebut dibebankan ke Cost Object (yang dalam hal ini adalah Uang Kuliah Mahasiswa, atau biaya perguruan tinggi per satuan mahasiswa). PERAN TEKNOLOGI INFORMASI Data yang diperoleh dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan melalui angket serta wawancara, setelah diklasifikasikan berdasarkan kategorisasi biaya Activity-Based Costing (ABC) kemudian dijadikan dasar pembuatan model Sistem Akuntansi Biaya ABC. Melalui Software Activity Analyzer pemodelan tersebut relative mudah dibangun. Perangkat lunak ini merupakan perangkat lunak yang telah memenuhi
142
Rendra T. S standar internasional CAM-I (Consortium for Advanced Manufacturing – International) yang selama ini lazim digunakan diberbagai perusahaan besar diberbagai negara maju
sebagai alat pengumpulan data, pemodelan sistem akuntansi biaya ABC, perhitungan, pembebanan dan pengalokasian biaya berdasarkan konsep ABC, pengukuran kinerja, pembuatan anggaran berbasis aktivitas, bahkan sebagai sarana (alat) untuk melakukan analisis What-If buat pihak manajemen.
Perangkat Lunak ini juga dapat digunakan untuk menelusuri Cost item dan resources
dari berbagai aktivitas dan proses bisnis suatu Perguruan Tinggi untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk menganalisis tingkat pendapatan (kas) dari setiap mahasiswa, dan produk/ jasa (Cost Object) yang dihasilkan. Informasi disajikan dalam bentuk laporan, grafik dan diagram yang dibuat untuk memudahkan pihak manajemen
menganalisis lebih lanjut keluaran dari sistem ABC berdasarkan metode Activity-Based Management (ABM). Didalam software Activity Analyzer, data-data akuntansi dan biaya yang dihasilkan oleh Sistem Akuntansi Instansi (SAI) tersebut (setelah diklasifikasikan) kemudian diinputkan ke komputer berdasarkan langkah-langkah sebagai berikut:
Read "Getting Started" Section of Manual
Steps To Data Processing in Activity Analyzer software
Identify Processes and Build Process Master (BPM)
Import or Enter Employee & Expense Resources (EMP) & (EXP)
Correct Assignments Based Upon Reports
Assign Employee & Expense Resources to Activities & Processes (ARE) & (BPR)
Run Activity Costing & Process Costing Functions Again if Changes Were Made
Identify Activities Within Processes and build Activity Master File (ACM)
Run Activity Costing & Process Costing Functions
Make Sure Activity & Process Totals Reconcile With Each Other & Tie Back to Resources
Import or Enter Location/Cost Centers (LOC)
Run Where Used and Utilization Reports for Employees & Expenses
Continued On Next Page
143
Ekspansi
Akuntansi Continued From Previous Page
Make Sure Activity & Process Totals Reconcile With Each Other & Tie Back to Resources
Tag all Activities which will drive cost to Cost Objects with Cost Drivers
Import or Enter Cost Objects (ITM) or (PRM)
Identify & Enter Cost Categories (BOT)
Identify & Enter Bills of Activity & Attach Activities to Each Bill (BOA) & (BAD)
Attach Bills of Activity to Cost Objects (ITO) or (PRO)
Run "Generate Cost Driver" Function to Build a List of Requested Cost Drivers (ITD) or (PRD)
Gather Cost Driver Data by Cost Object
Continued From Previous Page
Run Costing Function to Driver Cost From Activities to Cost Objects
Run Activity Cost Reconciliation Function to Add Up Cost Object/ Cost Driver Quantities By Activity
Run Activity Costing Functions Again To Develop Activity Rates
Import or Enter Bill of Material or Sales / Distribution History (IST) or (PTP)
If Cost Driver Quantities Seem Reasonable, Apply Assigned Quantities to Activity Master
Run Activity Cost Reconciliation Function to Add Up Assigned Activity Costs By Activity
Run "Cost Roll-Up Program
Continued On Next Page
If Assigned Cost Object Cost Driver Quantities = Activity Cost Driver Quantities and Assigned Activity Cost = Activity Master Cost, the Model Reconciled
Print Cost Object Cost Reports
Finished
(Sumber: Activity Analyzer‟s Software Reference Guide, 2008
KESIMPULAN Sistem Akuntansi Biaya Berbasis Aktivitas (Activity-Based Costing/ABC) pada awalnya memang ditujukan pada perusahaan manufaktur untuk mencari keunggulan kompetitif melalui perhitungan dan pembebanan komponen biaya produksi ke Harga Pokok
144
Rendra T. S (Product Cost) yang akurat. Namun sering dengan perkembangannya, Sistem Akuntansi Biaya Activity-Based Costing ini juga mulai populer digunakan pada
perusahaan jasa, termasuk pada lembaga pendidikan seperti Perguruan Tinggi (Universitas). Kemampuan konsep dan metode sistem ini mengaitkan aktivitas dalam suatu organisasi ke penggunaan sumber daya secara logis dan akurat (bukan berdasarkan
perkiraan/arbitrase), terutama untuk biaya tidak langsung (overhead cost) yang
mengkonsumsi sumber daya yang sama, menyebabkan sistem ABC menjadi alternatif untuk membangun kemampuan bersaingnya melalui pengelolaan Cost Leaderships Strategy. Teknologi Informasi melalui software khusus Akuntansi Manajemen yang diantaranya cukup populer yaitu Activity Anlyzer mampu mengurangi kompleksitas
pengembangan sistem akuntansi biaya ABC sebagaimana halnya sering dihadapi akuntan pada beberapa dekade sebelumnya. Kemampuan perhitungan yang akurat dan otomatis, serta kemampuan me-visualisasikan model sistem secara lebih jelas menyebabkan sistem ABC bukan suatu keniscayaan untuk dikembangkan di suatu Perguruan Tinggi. Hal ini sudah banyak dilakukan diberbagai universitas ternama diberbagai negara maju. Artikel ini masih bersifat kajian teoritis, namun diharapkan dapat membuka
wawasan dan wacana baru mengenai pengembangan dan
implementasi sistem akuntansi biaya sebagai salah satu instrumen bagi Perguruan Tinggi dalam mewujudkan kemampuan pengurangan biaya secara strategik dan mewujudkan good governance.
DAFTAR PUSTAKA Alejandro., N. Juan, “Utilizing an Activity-Based Approach for estimating the costs of college and Univ academic programs” (Unpublished Ph.d Dissertation), Baylor University, Waco, Texas, 2000 Blocher, J Edward, Kung H Chen and Thomas W.Lin, “Cost Management: a strategic emphasis”, McGraw-Hill Co, 2000 Cokins, G., “Activity-Based Management making It Work”, Irwin Professional Publishing, 1996 Compton, T.R., “Implementing Activity-Based Costing”, The CPA Journal, March 1996 Cox., S. Kelli., and Ronald G Douney Cs., “ABC and Higher Education – Can it work?” at www.K-state.edu/Pa/researchinfo/papers/depchair.pdf (diakses 14 des 2009) Higher Education Division, , “Activity Based Costing: A Study to develop a costing methodology for Library and Information Technology Activities for the Australian Higher Education Sector”, The University of Newcastle, Australia, 2001
145
Ekspansi
Akuntansi
D.T., Hicks., “Activity-Based Costing for small and middlesized business: an implementation Guide”, John Wiley and son inc., New York, 1992
Ismail., Noor Azizi., “Activity-Based Management in Higher Education: Can it work?”, Faculty of Accounting, Universiti Utara Malaysia, 2003 Kebijakan dan Program Pendidikan Tinggi Tahun 2009. Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional, Jakarta, 2009
Krishnan., Anbalagan., “An Application of ABC in Higher Learning Institution: A Local Case Study”, Curtin University of Technology, Contemporary Management Research Journal, pages 75-90, Vol.2, No.2, sept 2006 Norkiewicz, A., “Nine Steps to Implementing ABC”, Mgt Accounting Journal, April 1994 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 tentang “Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat”, Jakarta, 2007 Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 16 Tahun 2008 tentang “Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional”, Jakarta, 2008 Reference Guide Activity Analyzer Version 8.0, Lead Software Inc, 2008 Reich., F., and A . Abraham., “ABC and Activity Data Collection: A Case study in the higher education sector”, University of Wollongong, 2008 Robertson and Applebee G cs ., “Costing Methodology for use within Australian Higher Education Institution”, Ernst and Young, 1998 Activity Analyzer,, 144 Activity-Based Costing, 129, 133, 134, 135, 137, 138, 141, 142, 143, 146, 147 Critical Success Factors, 130
146
Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan, 130, 147 Sistem Akuntansi Instansi, 129, 131, 132, 135, 136, 137, 143, 144
Rendra T. S
147
