L
f
B A S I S S C H O L E N E D E N
H E L D E R
/VVEERNVERF
www.meerwerf.nl
Timorlaan 45a, 1782 DK Den Helder T 0223 - 659 300 F 0223.,,- 659 309
[email protected] IBAN: NL75 INGB 0682 1388 51 5EMEENTE DEN HELDER INGEKOMEN
Aan
3 JULI 2015
Gemeenteraad van de gemeente Den Helder Postbus 36 1780 AA DEN HELDER
Datum 2 juli 2015 Onderwerp Accountantsverslag behorende bij jaarverslag 2014 Contactpersoon: H.C. Uri Kenmerk : 575/JAAR-2014 Stuknummer: AI15.04688 Afschrift : AD Bijlage :1
Geachte raad, In de brief van 16 juni 2015 met als kenmerk 534/JAAR-2014 heb ik aangekondigd dat Meerwerf Basisscholen nog niet kon beschikken over het accountantsverslag behorende bij het jaarverslag 2014. Inmiddels hebben wij het accountantsverslag ontvangen. U treft bij deze brief een exemplaar aan. Met het inleveren van dit accountantsverslag behorende bij het jaarverslag 2014 zijn alle gegevens door ons bij u ingediend. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, hcu/ef Met vriendelijke groet, in opdracht van het bestuur van de Stichting Meerwerf Basisscholen
4 H.C. Uri MBA Algemeen directeur
We leggen de lat steeds iets hoger ï
HORLINGS I Accountants
Vertrouwelijk Aan het bestuur en de algemene directie van Stichting Meerwerf Basisscholen Timorlaan 45a 1782 DK DEN HELDER
Jozef Israëlskade 46 NL-1072 SB Amsterdam Postbus 53045 NL-1007 RA Amsterdam T +31 (0)20 570 02 00 F +31 (0)20 676 44 78
[email protected] www.horlings.nJ KvK 37080345 Gevestigd in Amsterdam en Heemstede
Amsterdam, 25 juni 2015 Kenmerk: 17071 (01J/MCEN Cindy van der Veld
Betreft: Managementletter 2014
Geacht bestuur en algemene directie. Ingevolge uw opdracht hebben wij onze controlewerkzaamheden verricht met het doel het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening 2014 van de Stichting Meerwerf Basisscholen te Den Helder. Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden is door ons een aantal zaken geconstateerd die wij graag onder uw aandacht brengen. Hierbij merken wij op dat de beschreven onderdelen geen zelfstandig controle object hebben gevormd maar ons ter kennis zijn gekomen in de uitvoering van de werkzaamheden gericht op het afgeven van een controle verklaring. Deze brief is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de directie, het bestuur en de Gemeenteraad van Den Helder en mag zonder onze schriftelijke toestemming vooraf niet aan derden worden verspreid. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of ter inzage krijgt. De inhoud van deze brief hebben we besproken met de directie. Wij hebben onze brief als volgt ingedeeld: 1. II. III. IV. V. VI. VII.
Bestuursaangelegenheden Financiële gezondheid van de stichting Administratieve organisatie Aanbestedingswet Posten van de jaarrekening Automatisering Fraude
t
Bestuursaangelegenheden
•
Corporate goverance
De wet 'goed onderwijs, goed bestuur' is op 1 augustus 2010 van kracht geworden en besturen dienen voor 31 juli 2011 de statuten te wijzigen om te voldoen aan de vereisten van deze wet. Deze wet is gericht op het verbeteren van de onderwijskwaliteit en stelt naast minimale kwaliteitseisen ook een functiescheiding tussen het bestuur en het interne toezicht verplicht. Het bestuur is vrij om te kiezen op welke manier zij deze
HORLINGS functiescheiding realiseert. Mogelijke manieren zijn bijvoorbeeld het creëren van een raad van toezicht of door de toezichthoudende taak neer te leggen bij iemand of een aantal personen uit het bestaande bestuur. Ook zouden de bestuurstaken aan de huidige directie gedelegeerd kunnen worden, waarbij het huidige bestuur een toezichthoudende rol krijgt. De stichting heeft een (algemene) directie en een bestuur. Er is echter nog geen scheiding aangebracht tussen bestuur en intern toezicht. Wij zijn geïnformeerd dat er een statutenwijziging is voorbereid en dat deze wijziging ter goedkeuring is aangeboden bij de Gemeenteraad van Den Helder. Gedurende 2014 was er echter nog geen formele scheiding tussen bestuur en intern toezicht. Wij onderschrijven het belang om spoedig een scheiding aan te brengen tussen bestuur en intern toezicht. •
Continuïteitsparagraaf/meerjarenbegroting Formele aspecten
In het voorjaar van 2014 is een wijziging doorgevoerd in de RJO betreffende een continuïteitsparagraaf. In de RJO is beschreven wat beschreven dient te worden in deze paragraaf. We stellen vast dat het jaarverslag voldoet aan de RJO op dit punt. In aanvulling op de aanpassing van de RJO is ook het accountantsprotocol van het Ministerie van OCW aangepast. Wij dienen vanaf 2014 specifiek vast te stellen dat: •
de meerjarenbegroting is ontleend aan de planning- en controlcyclus en
•
de meerjarenbegroting is goedgekeurd door de raad van toezicht.
De stichting beschikt over een door de Gemeenteraad goedgekeurde meerjarenbegroting en in het jaarverslag is de continuïteitsparagraaf conform de gestelde eisen opgenomen. We kunnen stellen dat de stichting hiermee heeft gehandeld in de geest van de regelgeving. Inhoudelijk De meerjarenbegroting wordt nog niet onderbouwd door een strategisch beleidsplan. Wij zijn geinformeerd dat het bestuur inmiddels het voorgenomen besluit heeft genomen het voorliggende concept vast te stellen. De GRM zal eerst nog instemming moeten geven. De directie heeft aangegeven dat de huidige meerjarenbegroting zal worden aangepast en wordt opgesteld op basis van het nieuwe strategisch beleidsplan. We achten dit een verbetering van de huidige meerjarenbegroting. II.
Financiële gezondheid van de stichting
Vanaf 1 september 2013 heeft de inspectie van het onderwijs de indicatoren voor de jaarlijkse financiële risicoanalyse van de Inspectie uitgebreid en aangescherpt. Met onderstaande indicatoren worden besturen voor een inhoudelijke analyse geselecteerd: Primair onderwijs
Liquiditeit (current ratio) Solvabiliteit 2 Rentabiliteit
<0,30 laatste 3 jaar negatief
Personele lasten/rijksbijdrage
ï 95%
Personele lasten/totale baten
2 90%
Financiële buffer
Opvallend hierin is dat de kapitalisatiefactor en het weerstandsvermogen niet meer terugkomen in de
HORLINGS indicatoren, maar hiervoor in de plaats de financiële buffer is terug gekomen. Veel onderwijsinstellingen hebben in de afgelopen jaren hun vraagstekens gezet bij het gebruik van de kapitalisatiefactor. Nu de inspectie meer aandacht krijgt voor instellingen met een slechte financiële situatie heeft ook de inspectie haar indicatoren aangepast. De noodzakelijke omvang van een financiële buffer kan uitsluitend worden bepaald aan de hand van de specifieke situatie van de betreffende instelling. Naast het toezicht op financiële buffers houdt de inspectie ook in algemene zin toezicht op de doelmatigheid van de besteding van rijksbekostiging. Als de inspectie signalen krijgt dat een bestuur zijn bekostiging niet doelmatig besteedt, kan dat aanleiding zijn om contact te leggen met een bestuur of een onderzoek in te stellen. Volgens het rapport van de commissie Don bestaat de financiële buffer uit overliquiditeit en kredietfaciliteiten die direct beschikbaar zijn voor de instelling. Er worden tevens handvatten geboden om de benodigde financiële buffer te bepalen. Kort samengevat is de omvang van de buffer afhankelijk van risico's en stelt de commissie dat de financiële buffer van een grote PO instelling circa 5% van de totale baten zou moeten bedragen, voor een kleine instelling geldt 10%. Meerwerf 2012
Meerwerf 2013
Meerwerf 2014
Norm waarden
Liquiditeit (current ratio)
2,94
2,31
1,68
> 1
Solvabiliteit 2
0,72
0,63
0,55
2 0,30
Rentabiliteit
-8%
-7%
-8 %
laatste 3 jaar negatief
Personele lasten/rijksbijdrage
96%
92%
94%
< 95%
Personele lasten/totale baten
89%
88%
88%
£90%
Financiële buffer
35%
23%
15%
S5%
De bovenstaande kengetallen onderschrijven dat de stichting nog steeds een goede financiële positie heeft. Deze positie vermindert echter wel, doordat de rentabiliteit negatief is. De stichting heeft de afgelopen jaren negatieve resultaten behaald. De overige ratio's blijven onder de normwaarden van de inspectie. De rentabiliteit is negatief vanwege met name de relatief hoge personele lasten. Als percentage van de rijksbijdrage, bedragen de personeelslasten 94%. Vergelijkbare instellingen besteden circa 85% van de rijksbijdrage aan personeelkosten. Door deze hoge personeelskosten heeft de stichting ingeteerd op het vermogen. Voor 2015 is een negatief resultaat ad € 200.000 begroot. Dat is ruim €400.000 minder negatief dan over de afgelopen 3 jaar. Wij zijn geinformeerd dat vanaf 1 augustus 2015 de formatie wordt verkleind, waarvoor in het voorjaar van 2015 maatregelen zijn genomen. Met het oog op de financiële gezondheid van de stichting achten wij dit een verstandige beslissing. Overigens, de personele ratio's van 2014 zijn het best te vergelijken met 2012. De stichting heeft in 2013 door het herfstakkoord en het Nationaal onderwijsakkoord € 206 meer per leerling ontvangen. Deze extra bijdragen zijn verantwoord in het boekjaar 2013 en 2014 voor resp. € 287.000 en € 82.000. Hierdoor geven de ratio's over 2013 een vertekend beeld. Het negatieve resultaat over 2013 was ongeveer even hoog als in 2014, terwijl er circa € 200.000 minder extra baten worden verantwoord in 2014. Gesteld kan dus worden dat in 2014 er een bezuiniging heeft plaatsgevonden van circa € 200.000. De financiële buffer is afgenomen van 23% naar 15%. De financiële buffer wordt berekend door de transactie (21%) -en financieringsfunctie (15%) in mindering te brengen op de kapitalisatiefactor (50%). De buffer geeft een indicatie in hoeverre een onderwijsinstelling middelen heeft voor het opvangen van onvoorziene risico's. Ook geeft de buffer een indicatie in hoeverre er middelen beschikbaar zijn die mogelijk ten goede kunnen komen aan
HORLINGS het onderwijs of indien er sprake is van een financieel zwakke school. De afname ten opzichte van 2013 wordt verklaard door het negatieve resultaat waardoor het balanstotaal is gedaald en de kapitalisatiefactor is afgenomen. De financiële buffer zal nog verder afnemen vanwege de begrote negatieve resultaten over 2015. De directie verwacht dat er nog wel boven de indicatiewaarden van de Inspectie wordt gebleven. III.
Administratieve organisatie
Administratiekantoor De stichting had gedurende 2014 zowel de financiële als de personele administratie uitbesteed aan het administratiekantoor OSG. Omdat de administratieve organisatie (AO) met name bij OSG ligt en het controleprotocol van het Ministerie van OCW dit toelaat hebben wij ons met name gericht op de AO van het administratiekantoor. Financieel & administratief Het administratiekantoor OSG is zelfstandig bevoegd tot het doen van betalingen voor de stichting. Wij hebben vastgesteld dat er binnen het betalingsverkeer functiescheiding is aangebracht. Voor de juistheid en financiële rechtmatigheid van de verantwoorde kosten, hebben wij ons tijdens de controle 2014 met name gericht op de juiste verwerking van kosten in de administratie van de stichting. Door organisatorische veranderingen binnen OSG was het niet mogelijk de werkzaamheden uit te voeren op het niveau van het administratiekantoor. Om deze reden hebben we aanvullende werkzaamheden gedaan op de administratie van de stichting. Hieruit komen geen bevindingen. Personeel De personeelsdossiers van de stichting bevinden zich bij OSG. Wij hebben een deelwaarneming uitgevoerd ten aanzien van de in en uit dienst mutaties gedurende 2014. Onze controle is er op gericht vast te stellen dat aan deze mutaties de benodigde stukken ten grondslag liggen, zoals geautoriseerde aktes, verklaringen otntrent het gedrag, identiteitsbewijzen, ontslagbrieven etc. Wij hebben vastgesteld dat alle stukken van de door ons geselecteerde dossiers aanwezig zijn en juist verwerkt zijn in de salarisadministratie van de stichting. IV.
Aanbestedingswet
Per 1 april 2013 is de aanbestedingswet van kracht geworden. Belangrijkste veranderingen voor de stichting zijn: •
De wet bevat een deel dat betrekking heeft op alle opdrachten die worden aanbesteed, dus ook de opdrachten die niet Europees aanbesteed hoeven te worden, omdat ze qua omvang onder de drempelbedragen blijven. Hierdoor moet de stichting bij elke opdracht schriftelijk kunnen motiveren welk type aanbestedingsprocedure er wordt gebruikt en wie wordt toegelaten;
•
Het is lastiger geworden o m opdrachten samen te voegen. Uitgangspunt van de nieuwe wet is dat geclusterde opdrachten in beginsel in percelen verdeeld moeten worden. Voor schoonmaak van de gebouwen geldt bijvoorbeeld dat deze niet meer als één opdracht in de markt mag worden gezet, om dat kleine schoonmaakbedrijven dan geen kans meer maken. Wel mag er één geclusterde aanbesteding worden georganiseerd, welke is verdeeld in verschillende percelen waardoor er meer aanbieders gelegenheid hebben om mee te kunnen doen.
We hebben de directie geadviseerd de huidige inkoopprocedure te evalueren en te bezien in hoeverre deze procedure uit hoofde van deze nieuwe wet aanpassing behoeft. We hebben werkzaamheden uitgevoerd en vastgesteld dat contracten zijn aangegaan (waar nodig) door een Europese aanbesteding. We stellen vast dat de kosten van gas & de administratie boven de Europese aanbestedingsgrenzen uitkomen. De contracten die ten grondslag liggen aan deze kosten hadden mogelijk Europees aanbesteed moeten worden. De directie en de voormalige accountant heeft ons geïnformeerd dat er geen Europese aanbesteding heeft
HORLINGS I plaatsgevonden. Volgens het accountantsprotocol dient de accountant dit gegeven te melden aan de Inspectie in het jaar waarin het contract is aangegaan. Omdat de contracten reeds vele jaren eerder dan het huidige boekjaar zijn afgesloten, hebben wij geen melding gemaakt aan de Inspectie. De directie heeft aangegeven in 2015 te bezien in hoeverre deze contracten moeten worden beëindigd en middels een Europese aanbesteding dienen te worden vernieuwd. V.
Posten in de Jaarrekening
Wijziging CAO PO Met de nieuwe CAO afspraken - Duurzame inzetbaarheid (waaronder werktijdvermindering senioren) en Levensfasebewust personeelsbeleid - is de BAPO -regeling komen te vervallen. De nieuwe CAO biedt in een beperkt aantal gevallen de mogelijkheid om een spaartegoed op te bouwen dat later t o t opname van (doorbetaald) verlof dan wel t o t uitbetaling zal leiden. In dat geval is het daartoe inrichten van een voorziening voor duurzame inzetbaarheid dan wel het opnemen van een schuld noodzakelijk, binnen de bepalingen van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. Voor zover en voor zolang de vigerende afspraken in het kader van BAPO gelden, blijven ook de huidige verantwoordingsvoorschriften op dat punt ongewijzigd van kracht. Dit betekent dat reeds gespaarde verlofuren in het kader van BAPO als periodelast worden opgenomen in het jaar van uitbetaling. Wij hebben vastgesteld dat er geen voorziening nodig is ultimo 2014. Wij hebben de directie in overweging gegeven procedures op te zetten om deze regeling op een adequate wijze in te voeren. Voorziening groot
onderhoud
Binnenonderhoud De school is verantwoordelijk voor het binnenonderhoud van de scholen. In beginsel kunnen onderhoudskosten volgens drie methoden worden verwerkt in de jaarrekening: via een voorziening voor groot onderhoud; in de boekwaarde van het actief (componenten methode) of; direct in de staat van baten en lasten. Voor alle kosten van groot onderhoud moet dezelfde methode gehanteerd worden. De stichting heeft gekozen voor het vormen van een voorziening voor de kosten van het groot binnen onderhoud. De voorziening groot onderhoud betreft een zogenaamde egalisatierekening. Het doel van een voorziening is om grote uitgaven evenredig te verdelen over de staat van baten en lasten over de jaren. De toevoegingen aan de voorziening dienen te worden bepaald op basis van het geschatte bedrag van het groot onderhoud opgenomen in onderhoudsplannen, waarin de uitgaven aan onderhoud over een bepaalde periode wordt geraamd. Belangrijk daarbij is dat er intern een goede aansluiting wordt gemaakt tussen de werkelijke kosten en de plannen. We stellen vast dat er goede onderhoudsplannen zijn en dat het onderhoud van de scholen goed wordt beheerst. Buitenonderhoud Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. Deze doordecentralisatie wordt ingevoerd per 1 januari 2015. De stichting heeft echter een onderhoudsconvenant met de Gemeente in 2014 (met een doorloop in 2015). Om deze reden hoeft er geen hogere dotatie in 2014 en 2015 plaats te vinden aan de voorziening voor grootonderhoud. Vanaf 2016 zal dit wel het geval zijn.
HORLINGS
VI.
Automatisering
Binnen de stichting wordt gebruik gemaakt van geautomatiseerde systemen, waaronder de leerlingenadministratie. Het controleprotocol van het ministerie van OCW vereist niet dat wij aandacht besteden aan de automatisering of privacy wetgeving. Dit hebben wij dan ook niet gedaan. Wij adviseren u om aandacht te besteden aan beveiliging van de IT systemen, logische toegangsbeveiliging van de servers/applicaties en Back-up en recovery procedures. Daarnaast is er veel aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens. De Wet Bescherming Persoonsgegevens eist van iedere organisatie dat die persoonsgegevens beschermd worden. Niet voldoen aan de wet kan leiden tot hoge boetes en reputatieschade, en als gegevens op straat komen te liggen kan dat funest zijn voor een organisatie. Met Prinsjesdag 2014 heeft het kabinet aangekondigd dat zij wetgeving voorbereidt die organisaties een meldplicht oplegt wanneer persoonsgegevens (mogelijk) gelekt zijn door bijvoorbeeld een cyberinbraak. Zij moeten zowel aan betrokkenen als aan de toezichthouder melden. Tevens bereidt het kabinet wetgeving voor om de toezichthouder uit te rusten met boetebevoegdheid. Omdat er zwaarder op IT zal worden gesteund, hebben wij de directie geadviseerd een onderzoek te laten uitvoeren in hoeverre er wordt voldaan aan de wet. VII.
Fraude
Het bestuur en de directie van de stichting is verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden. Het is onze verantwoordelijkheid om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Als onderdeel van onze controle hebben wij een beoordeling gemaakt van de opzet van de administratieve organisatie en de maatregelen van interne controle die zijn getroffen met het doel deze risico's zoveel te mogelijk te beperken. Wij achten deze maatregelen adequaat. Wij vertrouwen u van dienst te zijn geweest en zijn uiteraard graag bereid tot het geven van een nadere toelichting.
Hoogachtend, Horlings Accountants & Belastingadviseurs B.V. ;
•
Charles Rabe Registeraccountant
