Timetabler Handleiding

Timetabler Handleiding

http://www.scientia.com/nl E-mail: [email protected] Ref.: 3031 © Copyright Scientia Ltd. 1996-2009 Dit document is het exclusieve eigendom van Scientia Ltd. en de inhoud mag niet gekopieerd, gegeven of openbaar gemaakt worden aan ieder willekeurige derde partij zonder voorafgaande toestemming van Scientia Ltd.

Documentversie Versienummer

Datum

Opmerkingen

2

September 2002

Dit document is bijgewerkt om de veranderingen in de software weer te geven die zijn aangebracht in Syllabus Plus versie 3.3.

3

Mei 2003

Dit document is bijgewerkt om de veranderingen in de software weer te geven die zijn aangebracht in Syllabus Plus versie 3.3.2.

4

Maart 2004

Dit document is bijgewerkt om de veranderingen in de software weer te geven die zijn aangebracht in Syllabus Plus versie 3.4.0.

5

Mei 2004

6

Februari 2005

Updates opgenomen voor aanpassing aan versie 3.5.0.

7

April 2007

Updates opgenomen voor aanpassing aan versie 3.6.0.

8

December 2008

Afbeelding 16 en paragraaf 5.3.2 bijgewerkt voor aanpassing aan versie 3.8.0.

9

September 2009

Vertaling van versienummer 8 van Engels naar Nederlands door Into Dutch.

10

Oktober 2009

11

December 2009

Copyrightverklaring toegevoegd.

Stuk herschreven bij Vrije vertalingen/screenshots door RD Nagelezen door LD

Blokken.

Aanpassen

Syllabus Plus Timetabler

Inhoud 1. Inleiding

1

1.1. Regels voor opmaak

1

2. Overzicht van de software

3

2.1. Objecten en kenmerken

3

2.2. Timetabler en gebruik via een netwerk

3

2.3. Extra hulp en support

4

2.4. Compliance met de versie van de documentatie

4

3. Beheer van bestanden

5

4. Timetabler starten

7

5. Opzet van een instituut - Coördinator

11

5.1. Instituut – Meerdere gebruikers (coördinator) & standalone

15

5.2. Beschikbaarheidspatronen, inzet en begintijdpatronen

19

5.3. Tijdsbeperkingen

20

5.3.1. Een Tijdsblok maken

20

5.3.2. Vrije tijdsblokken

20

5.3.3. Maximum aantal uren

22

5.3.4. Max. tijdruimte werk

22

5.3.5. Pauze

23

5.4. Beperkingsprofielen

24

5.5. Uw instituut een naam geven

25

5.6. Beslissingen over data

26

5.7. Afspraken over invoer

26

5.8. Datamodel

27

5.8.1. Syllabus Plus Timetabler: Vereenvoudigd datamodel

27

5.9. Ouder en Kind Activiteiten

28

5.10. Afdelingen die eigenaar zijn

28

5.11. Zones

29

5.12. Reisschema’s

31

5.12.1. Beperkingsprofielen (Reisschema)

32

5.13. Zalen

33

5.14. Docenten

35

5.15. Uitrusting

38

5.16. Nogmaals beperkingen en voorkeuren

38

5.17. Geschiktheden

39

5.18. Verzamelde middelen

40

5.19. Kosten

42

5.20. Studieprogramma’s

45

5.21. Cursussen

46

5.22. Modules

47

5.23. Modules klonen

50

5.24. Automatisch maken van activiteiten en sets

51

5.25. Activiteiten

53

Ref.: 3031

5.25.1. Het tabblad Oplevering

56

5.25.2. Het tabblad Middelen

57

5.25.3. Het tabblad Verzamelde Middelen

58

5.25.4. Het tabblad Beschikbaarheid

59

5.25.5. Het tabblad Volgorde

60

i

Copyright © Scientia Ltd. 2009


5.26. Activiteitstypes

62

5.27. Studentensets

63

5.28. Secties

64

5.29. Studenten

66

5.30. Labels

68

5.31. Groepen

69

5.32. Gebruikerstekst

70

6. Het opbouwen van data

71

6.1. Handmatig maken van sets en activiteiten

72

6.2. Automatisch maken van sets en activiteiten

79

6.3. Activiteiten koppelen aan secties

81

7. Werken met Timetabler

82

7.1. Databestanden opslaan

82

7.1.1. Bestandsopmaak - Image

82

7.1.2. Automatisch opslaan van bestandsopmaak Syllabus Plus

83

7.1.3. Bestandsopmaak - Uitwisseling

83

7.1.4. Bestandsopmaak - Spreadsheet

83

7.1.5. Bestandsopmaak – Syllabus Plus

84

7.1.6. Bestandsopmaak – Scientia Signed SQL (SSS)

85

7.2. Databestanden openen

85

7.2.1. Bestandsopmaak - Image

85

7.2.2. Bestandsopmaak - Uitwisseling

86

7.2.3. Bestandsopmaak - Syllabus Plus

88

7.2.4. Bestandsopmaak - Tekst

88

7.2.5. Patches

88

7.3. Timetabler afsluiten

89

7.4. Bestandsopmaken – een overzicht

89

7.5. Selectie van objecten

89

7.6. De knop Verwijderen

89

7.7. Rechtermuisknop

90

7.8. Nogmaals beslissingen over data

90

7.9. Nogmaals afspraken over invoer

91

7.10. Roosteren

91

7.11. Drag-and-drop

95

7.12. Een oplossing voor niet-geroosterde activiteiten

96

7.13. Opnieuw roosteren

97

7.14. Middelentoewijzingspalet

99

7.15. Beperkingen breken (of activiteiten geforceerd roosteren)

100

7.16. Het roosterproces controleren

102

7.17. Roosterbeperkingen

103

7.18. Gebruikersvoorkeuren

104

7.18.1. Roosteren

104

7.18.2. Programma-opties

104

7.18.3. Rapporteren

104

7.18.4. Opties voor opnieuw roosteren

105

7.19. Unieke sleutelvelden

105

7.20. Roosteren/Ontroosteren speciaal

106

7.21. Probleemmechanisme

106

7.22. Typen problemen

106

7.23. Voorkeuren

111

7.24. Ad hoc boeking van middelen en bevestiging

112

7.24.1. Boekingen wijzigen

113

7.24.2. Boekingen dupliceren

113

7.24.3. Zaalboekingen

114

7.25. Vervanging Ref.: 3031

115 ii



8. Gereedschappen voor gebruikers 8.1. Filter

117

117

8.1.1. Filter op Geen

118

8.1.2. Filter op Week (weken)

119

8.1.3. Filter op Status roostering

120

8.1.4. Filter op Problemen

120

8.1.5. Filter op Groep

120

8.2. Bladeren

121

9. Rapportage

123

9.1. Histogram Inzet

123

9.2. Beschrijven

124

9.3. Toewijzingen

125

10. Appendices

127

10.1. Verklarende woordenlijst

127

10.2. Standaard statistische formules

129

10.3. Toebehoren

130

10.4. Demonstratiebestanden

130

Ref.: 3031

iii



Opzettelijk blanco gelaten

Ref.: 3031

iv



Tabel van afbeeldingen Afbeelding 1

Timetabler – het venster Set-up

7

Afbeelding 2

Het dialoogvenster Scientia Database Server

7

Afbeelding 3

Bevestiging voor opslaan image

8

Afbeelding 4

Het dialoogvenster voor de TT/CP-verbinding met database

8

Afbeelding 5

Het dialoogvenster Scientia Database inloggen

Afbeelding 6

Het dialoogvenster Standalone set-up

11

Afbeelding 7

Het dialoogvenster Wachtwoord instellen

11

Afbeelding 8

Het dialoogvenster Institutionele set-up

12

Afbeelding 9

Het venster Instituut – tabblad ID

14

Afbeelding 10

Het venster Instituut – tabblad Labels

15

Afbeelding 11

Het venster Instituut – tabblad Beschikbaarheid

16

Afbeelding 12

Het venster Instituut – tabblad Inzet

17

Afbeelding 13

Het venster Instituut – tabblad Begint

18

Afbeelding 14

Het venster Beschikbaarheidspatronen

19

Afbeelding 15

Het venster Tijdsblok

20

Afbeelding 16

Het venster Vrije tijdsblokken

21

Afbeelding 17

Het venster Maximum aantal uren

22

Afbeelding 18

Het venster Max. tijdruimte werk

22

Afbeelding 19

Het venster Pauze

23

Afbeelding 20

Het venster Beperkingsprofielen

24

Afbeelding 21


25

Afbeelding 22

Het venster Afdelingen – tabblad ID

28

Afbeelding 23

Het venster Zones – tabblad ID

29

Afbeelding 24

Het venster Reisschema’s

31

Afbeelding 25


32

Afbeelding 26

Het venster Zalen – tabblad ID

33

Afbeelding 27

Het venster Zalen – tabblad Beperkingen

34

Afbeelding 28

Het venster Docenten – tabblad ID

35

Afbeelding 29

Het venster Docenten – tabblad Beschikbaarheid

36

Afbeelding 30


37

Afbeelding 31

Het venster Geschiktheden

39

Afbeelding 32

Het venster Verzamelde middelen

40

Afbeelding 33

Het venster Kostenplaats

42

Afbeelding 34

Het venster Docenten met de Kostenplaats

44

Afbeelding 35

Het venster Zalen met de Kostenplaats

44

Afbeelding 36

Het venster Studieprogramma’s – tabblad ID

45

Afbeelding 37

Het venster Cursussen – tabblad ID

46

Afbeelding 38

Het venster Modules – tabblad ID

47

Afbeelding 39

Het venster Modules – tabblad Relaties

48

Afbeelding 40

Het venster Modules – tabblad Beschikbaarheid

49

Afbeelding 41

Het dialoogvenster Klonen

50

Afbeelding 42


51

Afbeelding 43

Het dialoogvenster Genereer activiteiten/sets voor module

51

Afbeelding 44

Het venster Activiteiten geeft weer dat een geselecteerde activiteit is geroosterd

54

Afbeelding 45

Het venster Activiteiten geeft weer dat een geselecteerde activiteit een probleem heeft

54

Afbeelding 46

Het venster Activiteiten – tabblad Relaties

56

Afbeelding 47

Het dialoogvenster ter waarschuwing van Sjabloon ontkoppelen

56

Afbeelding 48

Het venster Activiteiten – tabblad Middelen

57

Afbeelding 49

Het venster Activiteiten – tabblad Verzamelingen

58

Afbeelding 50

Het venster Activiteiten – tabblad Beschikbaarheid

59

Afbeelding 51

Het venster Activiteiten – tabblad Volgorde

60

Ref.: 3031

v

8



Afbeelding 52

Selectieknoppen voor informatie over tussenruimte

60

Afbeelding 53

Het venster Activiteitstypes

62

Afbeelding 54

Het venster Studentensets – tabblad ID

63

Afbeelding 55

Het venster Studentensets – tabblad Modules

64

Afbeelding 56

Het venster Secties – tabblad ID

65

Afbeelding 57

Het venster Studenten – tabblad ID

66

Afbeelding 58

Het venster Studenten – tabblad Modules

67

Afbeelding 59

Het venster Studenten – tabblad Studentsets

67

Afbeelding 60

Het venster Labels

68

Afbeelding 61

Het venster Activiteiten – Labels toepassen op activiteiten

68

Afbeelding 62

Het venster Docentengroepen

69

Afbeelding 63

Het venster Studieprogramma’s

72

Afbeelding 64


73

Afbeelding 65

Het venster Modules – tabblad Oplevering

74

Afbeelding 66


74

Afbeelding 67

Het venster Studentsets – tabblad ID

75

Afbeelding 68

Het venster Studentsets – tabblad Modules

76

Afbeelding 69

Het venster Modules

79

Afbeelding 70

Het venster Genereer activiteiten/sets voor modules

79

Afbeelding 71

Het venster Activiteiten – tabblad Middel

80

Afbeelding 72

Het venster Activiteiten – Secties koppelen aan Activiteiten

81

Afbeelding 73

Het venster Secties – Secties koppelen aan Activiteiten

81

Afbeelding 74

Het dialoogvenster Bestand opslaan

82

Afbeelding 75

Het dialoogvenster Opslaan als

82

Afbeelding 76


83

Afbeelding 77


83

Afbeelding 78

Het dialoogvenster Bestand opslaan (bestandsopmaak Syllabus Plus)

84

Afbeelding 79

Bestand opslaan (bestandsopmaak Syllabus Plus) – het veld Objecten opslaan

84

Afbeelding 80

Bestand opslaan (bestandsopmaak Syllabus Plus) – het veld Objecten opslaan als

84

Afbeelding 81

Bestand opslaan (bestandsopmaak Syllabus Plus) – het veld Bestandstype

85

Afbeelding 82

Bestandsopmaak Image – dialoogvenster Bestand openen

85

Afbeelding 83

Het dialoogvenster Openen

86

Afbeelding 84


86

Afbeelding 85

Bestandsopmaak Uitwisseling – dialoogvenster Bestand openen

86

Afbeelding 86

Bestandsopmaak Syllabus Plus – dialoogvenster Bestand openen

88

Afbeelding 87

Het dialoogvenster om verwijdering te bevestigen

89

Afbeelding 88

Opties in het menu van de rechtermuisknop

90

Afbeelding 89

Het venster Modules – tabblad Rooster

91

Afbeelding 90

Voortgangsbalk Roosteren

92

Afbeelding 91

De balk Klaar in het venster Instituut

92

Afbeelding 92

Het venster Instituut – tabblad Rooster

93

Afbeelding 93

Het submenu Toon activiteit

93

Afbeelding 94

Het venster Zalen – tabblad Rooster

94

Afbeelding 95

Het dialoogvenster Opmaak rooster

94

Afbeelding 96

Het venster Zalen met weergave van het rooster

95

Afbeelding 97


95

Afbeelding 98


96

Afbeelding 99

Venster voor bevestiging van ontroosteren van alle activiteiten

97

Afbeelding 100

Het venster Activiteiten – tabblad Rooster

Afbeelding 101

Het venster Activiteiten – ID tabblad

Afbeelding 102


100

Afbeelding 103

Het venster Activiteiten met geforceerd roosteren

101

Afbeelding 104

Het venster Docenten – gefilterd op Docenten (Deeltijddocenten)

102

Afbeelding 105

Het venster Activiteiten – tabblad ID

102

Afbeelding 106

Het venster Roosterbeperkingen

103

Afbeelding 107

Het venster Gebruikersvoorkeuren – tabblad Opties voor programma’s

104

Ref.: 3031

98 99

vi



Afbeelding 108

Het venster Institutionele opzet – tabblad Sleutelvelden

105

Afbeelding 109

De teller voor problemen

107

Afbeelding 110

Activiteiten met problemen

108

Afbeelding 111

Lijst van activiteiten met problemen

108

Afbeelding 112

Het venster Problemen – tabblad Samenvatting

108

Afbeelding 113

Het venster Problemen – tabblad Problemen

109

Afbeelding 114

Problemen filteren op afdeling

109

Afbeelding 115

Problemen gefilterd op afdeling(en)

110

Afbeelding 116

Filtering op weeknummer(s)

110

Afbeelding 117

Het venster Sterkte roostervoorkeuren

111

Afbeelding 118

Het venster Boeking

112

Afbeelding 119

Het venster Boeking

113

Afbeelding 120

Het venster Zaalboeking

114

Afbeelding 121

Het venster Vervanging

115

Afbeelding 122

Het venster Filter

117

Afbeelding 123

Het venster Filter met een geselecteerd object

117

Afbeelding 124

Het venster Activiteiten – gefilterd op afdelingen

118

Afbeelding 125

Het venster Filter – voorbeeld van ‘Filter Zalen op Activiteiten = Geen’

118

Afbeelding 126

Het venster Zalen, nadat filtering werd afgerond

119

Afbeelding 127

Filter op Week (weken)

119

Afbeelding 128

Filter activiteiten op ontroosterd

120

Afbeelding 129

Het venster Studieprogramma’s – Normale mode

121

Afbeelding 130

Het venster Studieprogramma’s – mode Bladeren

121

Afbeelding 131

Voorbeeld van een histogram Inzet in het venster Zalen

123

Afbeelding 132

Histogram Inzet

123

Afbeelding 133

Het venster Docenten beschrijven

124

Afbeelding 134


124

Afbeelding 135

Het dialoogvenster Veranderingen opslaan

125

Afbeelding 136

Het venster Toewijzingen

125

Afbeelding 137

Het venster Activiteiten met een geselecteerde toewijzing

126

Afbeelding 138

Dialoogvenster Openen voor demonstratiebestanden

130

Ref.: 3031

vii



Wereldwijde Support Locaties Kijk voor gegevens over uw lokale support op www.scientia.com/nl

SYLLABUS PLUS ® is een geregistreerd handelsmerk van Scientia Ltd. SCIENTIA® is een geregistreerd handelsmerk van Scientia Ltd. SCIENTIA LTD is een ISO 9001:2000 en TickIT gecertificeerd bedrijf.

Ref.: 3031

viii


Inleiding

1. Inleiding

D

eze handleiding is geschreven als een ondersteunende en uitgebreide gids voor het gebruik van Syllabus Plus Timetabler (in deze handleiding Timetabler genoemd). Ze is vooral geschikt voor personeelsleden die de software regelmatig gebruiken, of dat nu voor het maken van academische roosters is of voor het maken van ad hoc boekingen van middelen is. Bepaalde functies en procedures binnen de software worden herhaald in verschillende paragrafen van de handleiding, waardoor het hopelijk een bruikbaar naslagwerk is geworden.

1.1. Regels voor opmaak We hebben regels toegepast op de opmaak van deze handleiding om u te helpen uw weg te vinden in de documentatie en de bijbehorende software. Van woorden die vet gedrukt zijn, staat er een definitie in de Verklarende woordenlijst achter in de handleiding. Commando’s in menu’s staan afgedrukt in KLEIN KAPITAAL met een hoofdletter aan het begin (MENU). Verwijzingen naar titels van paragrafen in de handleiding (en andere verwante documentatie) en onderverdeling binnen een paragraaf zijn onderstreept en cursief afgedrukt. Als het mogelijk of noodzakelijk is om toetsencombinaties te gebruiken, dan wordt de volgende regel toegepast: [CTRL]+[D] – druk de ctrl-toets tegelijk met de toets voor de letter D in In de hele handleiding worden de volgende symbolen gebruikt om speciale elementen of advies aan te geven:

!

Waarschuwing (als dit niet juist wordt opgevolgd, kunnen er onverwachte resultaten ontstaan)

Algemeen advies

Snelkoppeling met de muis

De meeste functies binnen Timetabler kunnen geselecteerd worden met de muis (menubalk, objectvensters, dialoogvensters) of het toetsenbord. Sneltoetsen worden in de software rechts van de menukeuzes weergegeven. De Tab toets geeft een alternatieve methode om door het scherm te navigeren.

Ref.: 3031

1


Inleiding


Ref.: 3031

2


Overzicht van de software

2. Overzicht van de software Timetabler verschaft een reeks functies om efficiënt roosteren van middelen (zalen, docenten, uitrusting, etc.) mogelijk te maken voor een academisch jaar, semester of onderwijsperiode. Standaard uitvoer bestaat onder andere uit grafische en tekstroosters, rapportages op het scherm en databestanden in werkbladen. Om algemene en dagelijkse problemen met middelen op te lossen, worden uitgebreide functies geboden om problemen op te sporen en te verhelpen. Verder kan gedetailleerde informatie over de beschikbaarheid van individuele of een groep middelen opgeslagen en aangepast worden.

2.1. Objecten en kenmerken In Timetabler zijn middelen ‘objecten’ om daarmee het verschil te maken tussen het middel zelf en de kenmerken (of eigenschappen) ervan. Objecten worden gemaakt, aangepast of verwijderd in het menu ORGANISATIE of in de vensters Boeking van het menu ROOSTERING. Als een objectvenster is geopend, staan alle middelen die al in de dataset gedefinieerd zijn, weergegeven in de basislijst die aan de linkerkant van het scherm verschijnt. Door het selecteren van een object in de basislijst kunt u de kenmerken ervan zien (dat wil zeggen, alles wat weergegeven staat in de standaard selectiekleur – de standaard in Windows is blauw- zijn eigenschappen die gekoppeld zijn aan het geselecteerde middel). Als u een of meer niet-geselecteerde punten in een lijst op het scherm ziet (dat wil zeggen, ze zijn niet geselecteerd/gehighlight), dan laat de software u simpelweg weten dat ze geselecteerd kunnen worden als dat nodig is. In de ‘tabbladen’ kunt u de verschillende eigenschappen van een object bekijken (en aanpassen). De basislijst staat nu zoeken op meerdere karakters toe. Bijvoorbeeld: Als u een activiteit hebt die Computerkunde heet en een die Calculus heet, dan brengt het typen van de letter ‘c’, terwijl de basislijst gehighlight is, u naar Calculus. Als u dan een ‘o’ typt, dan komt u bij de activiteit Computerkunde. Door het typen van ieder niet-alfanumeriek karakter wordt het zoeken gestaakt. Omdat het belangrijk is om verschil te maken tussen middelen en processen (of functies) in het systeem worden verschillende technieken toegepast om gebruik van middelen en processen binnen de software te beheren. Als u werkt met middelen als object, dan moet u meestal beslissingen bevestigen door klikken op knoppen, met commando’s in een menu of met sneltoetsen.

2.2. Timetabler en gebruik via een netwerk De meeste universiteiten en hogescholen hebben plannen om Timetabler (misschien samen met de gerelateerde software) via een netwerk te gebruiken. Deze handleiding is geschreven om SDB-compliant te kunnen werken. Hoewel het mogelijk is om het advies en de functies die hier beschreven worden, toe te passen op een standalone implementatie (op één computer) wordt algemeen aangenomen dat veel klanten zullen overstappen op een omgeving met meerdere gebruikers en men moet zich daar vooraf op voorbereiden. Er wordt aangenomen dat u de software gebruikt met meerdere gebruikers (via een netwerk) en waar dat nodig is, wordt er aanvullende informatie gegeven voor gebruikers die de software als standalone gebruiken. In een omgeving met meerdere gebruikers heeft elke gebruiker zijn eigen ‘kijk’ op de wereld van Timetabler met toegang tot eigen middelen, maar ook tot gedeelde, centrale middelen of middelen van een afdeling. Als data op deze manier gedeeld worden, dan ontstaat de kans op een conflict – u probeert misschien dezelfde middelen te boeken als iemand anders. De software heeft verschillende mechanismen om met dit soort problemen om te gaan en dit staat beschreven in een aparte handleiding (zie onder). Er wordt aangenomen dat elke gebruiker een Roostercoördinator heeft, een persoon die het roosterproces beheert, richtlijnen toepast en beslist in geschillen. Als u die verantwoordelijkheid hebt, dan is er aparte documentatie beschikbaar in de Scientia Handleiding voor coördinatoren.

Ref.: 3031

3


Overzicht van de software

2.3. Extra hulp en support Een enkel document kan niet alle problemen behandelen die kunnen ontstaan tijdens het gebruik van een applicatie als Timetabler. Het toewijzen en beheren van academische middelen vindt plaats in een complexe, werkelijke wereld en veel instituten zullen meerdere routes bewandelen om hun doel te bereiken, wat wellicht lange tijd kan duren. Deze handleiding is één component van een uitgebreide serie publicaties van Scientia. Daarnaast biedt Scientia ook andere support: Onze website (www.scientia.com/nl) biedt uitgebreide, actuele informatie over al onze producten en diensten. Vragen kunnen direct gesteld worden via de website, hoewel u de snelste reactie krijgt door direct contact op te nemen met uw lokale supportafdeling. Alle gebruikers van onze software die een onderhoudscontract hebben (of degenen met een goedgekeurde evaluatie) hebben elke werkdag toegang tot onze telefonische support. De meeste klanten wijzen een centrale contactpersoon aan voor dergelijke telefoontjes, u zou de richtlijnen van uw instituut hiervoor moeten raadplegen voor u belt, en hierdoor kan ons supportteam het best passende advies geven.

2.4. Compliance met de versie van de documentatie Als u deze handleiding gebruikt, controleer dan altijd of de versie van uw software dezelfde is als die van de handleiding. Timetabler wordt continu geüpdatet om het aan te passen aan de veranderende behoeften van gebruikers en naar aanleiding van feedback van gebruikers – zorg daarom dat de versie van uw software overeenkomt met de documentatie.

Ref.: 3031

4


Beheer van bestanden

3. Beheer van bestanden Net als bij andere software komen juist beheer en juiste organisatie van bestanden ten goede aan Timetabler. De geschikte procedures voor het opslaan en openen van bestanden staat beschreven in het hoofdstuk Werken met Timetabler van deze handleiding en daar staan ook data over de verschillende bestandsopmaken van bestanden die beschikbaar zijn.

!

!

Ref.: 3031

Bestanden een naam geven: U zou moeten controleren of er in uw instituut een procedure is voor het geven van namen aan bestanden en of u zich houdt aan de betreffende conventies voor het besturingssysteem dat u gebruikt. Als u ook maar enige twijfel hebt, informeer dan bij uw lokale IT-support, manager of de Roostercoördinator voor u het systeem in gebruik neemt.

We adviseren dat u praktische procedures voor back-ups gebruikt om uw databestanden te beschermen en ‘live’ databestanden in een herkenbare, andere directory/map opslaat en niet bij uw trainingsbestanden, ‘wat-als’modellen of andere scenario’s die u testte. Als u ook maar enige twijfel hebt, informeer dan bij uw lokale IT-support, manager of de Roostercoördinator voor u het systeem in gebruik neemt.

5


Beheer van bestanden


Ref.: 3031

6


Timetabler starten

4. Timetabler starten Deze handleiding is geschreven met gebruik van Timetabler 3.8 in Windows XP. Sommige aansturingen van het systeem kunnen er enigszins anders uitzien als u een andere versie van Microsoft Windows gebruikt, maar de functionaliteit van de applicatie zou hetzelfde moeten blijven. Selecteer de optie Syllabus Plus Timetabler door klikken op de knop START en dan op het menu PROGRAMMA’S. In eerste instantie wordt het venster getoond dat hieronder staat weergegeven. Als u niet dit venster krijgt, maar een foutmelding over een ongeldige licentie, neem dan contact op met uw Roostercoördinator.

Afbeelding 1

Timetabler – het venster Set-up

De software staat standaard op de mode Standalone – het gebruik van één bestand/computer om het hele instituut te representeren (of de afdeling als een licentie van een faculteit wordt gebruikt). Als u een standalone-versie gebruikt, klik hier dan op OK en ga verder naar hoofdstuk 5 “Opzet van een instituut Coördinator”, op pagina 11. Voor gebruikers van SDB (inclusief Roostercoördinatoren) : Klik de onderste optie aan (Scientia Database) en klik dan op OK (Merk op dat uitgebreidere instructies voor de opzet worden gegeven in de Handleiding voor coördinatoren).

Afbeelding 2

!

Ref.: 3031

Het dialoogvenster Scientia Database Server

Merk op dat u uw eigen instellingen voor server/service moet invoeren!

7


Timetabler starten

Afbeelding 3

Bevestiging voor opslaan image

Het systeem geeft u de mogelijkheid voor het opslaan van data van de server in een databestand, zodat in de toekomst sneller toegang verkregen wordt. Door op Ja te klikken, opent een dialoogvenster voor Opslaan waarin u een nieuw image kunt maken. Door op Nee te klikken, opent het volgende dialoogvenster:

Afbeelding 4

Het dialoogvenster voor de TT/CP-verbinding met database

Door te klikken op Verbinden opent het dialoogvenster Inloggen:

Afbeelding 5

Het dialoogvenster Scientia Database inloggen

Voer uw data in (uw coördinator zal u een gebruikersnaam en wachtwoord geven) en klik op Verbinden. Timetabler wordt gestart met de optie DATABASE weergegeven op de menubalk en het configuratiescherm onder in het scherm. Ref.: 3031

8


Timetabler starten

In ORGANISATIE/GEBRUIKERS kunt u de huidige instellingen bevestigen.

U kunt op dit punt besluiten om uw wachtwoord te veranderen.

In dit stadium zullen Coördinatoren een Instituut opzetten, waardoor u verder kunt met het opbouwen van data. Op de volgende pagina’s wordt uitgegaan van het volledig handmatig invoeren van data, terwijl in werkelijkheid de meeste organisaties ten minste enige data kunnen downloaden uit een ander computersysteem. Het doel van deze handleiding is om er zeker van te zijn dat alle gebruikers ervaring hebben in het handmatig aanpassen van data in Timetabler.

!

De volgende punten zijn cruciaal voor het succes van een versie van Timetabler met meerdere gebruikers:

¾

Definitie, verzameling en validatie van data zijn belangrijke punten die vroeg in het implementatieproces behandeld moeten worden. De meeste grote instituten vinden een projectplan noodzakelijk om het beheer en de implementatie te ondersteunen, in combinatie met regelmatige herzieningen en verspreiding van resultaten om alle betrokkenen op de hoogte te houden.

¾

De belangrijkste verwachtingen van wat het systeem moet bereiken, moeten zorgvuldig gedefinieerd en in de gaten gehouden worden, zodat met succes een omgeving ontworpen wordt voor meerdere gebruikers en roostercriteria gedefinieerd kunnen worden. Deze zaken moeten waarschijnlijk doorlopend opnieuw bekeken worden.

¾

Voor de officiële implementatie van het product moeten duidelijke richtlijnen en procedures besproken en afgesproken worden – het kan wenselijk zijn om eerst met een proefontwerp te draaien om mogelijke problemen te signaleren die specifiek zijn voor uw instituut.

¾

Alle gebruikers binnen een opzet met meerdere gebruikers moeten dezelfde Institutionele opzet delen (zie ook de volgende paragraaf). Deze kan alleen door de Coördinator veranderd worden, hoewel andere gebruikers wel de instellingen kunnen bekijken.

¾

Afdelingen en de hun toegewezen of gedeelde middelen moeten duidelijk gedefinieerd worden, omdat Timetabler hierdoor de toewijzing van de betreffende middelen aan geroosterde activiteiten kan beheren.

Ref.: 3031

9


Timetabler starten


Ref.: 3031

10


Opzet van een instituut - Coördinator

5. Opzet van een instituut - Coördinator Als u standalone mode selecteerde, dan adviseert Timetabler dat u een wachtwoord kiest:

Afbeelding 6

Het dialoogvenster Standalone set-up

Afbeelding 7

Het dialoogvenster Wachtwoord instellen

We adviseren dat u gepaste beveiliging toepast op uw live databestanden, zodat de veiligheid van persoonlijke data gewaarborgd blijft.

Door klikken op OK of Annuleren verschijnt hetzelfde dialoogvenster:

Ref.: 3031

11



Afbeelding 8

Ref.: 3031

Het dialoogvenster Institutionele set-up

12


Opzet van een instituut - Coördinator Als u data van het instituut invoert in dit dialoogvenster, dan is het goed om te bedenken hoe u verwacht dat Timetabler gebruikt zal worden. Het beperken van de beschikbare dagen en uren kan acceptabel zijn voor de meeste academische activiteiten, maar beperkt waarschijnlijk het beheer en toezicht op activiteiten, zoals het ad hoc boeken van zalen, avondcursussen, studentenverenigingen, externe bezoekers, summerschool, enzovoort. De meeste gebruikers vinden het handiger om in dit stadium een grotere beschikbaarheid van het instituut in te stellen en later beperkingen op de beschikbaarheid van specifieke data of groepen in te stellen.

In de kalender kunt u de startdatum van het instituut selecteren. Van de dag die overeenkomt met de startdatum zal aangenomen worden dat het de eerste dag van de werkweek van het instituut is. Als de werkweek start op maandag, dan moet de startdatum ook ingesteld worden op een maandag, zelfs als de activiteiten in week 1 pas later in de week beginnen.

Begintijd en eindtijd worden weergegeven in uren en minuten. Om de instellingen te veranderen, klikt u op de pijltjes omhoog en omlaag. Zoals hierboven staat uitgelegd, moeten de instellingen alle gebeurtenissen omvatten waarvan u verwacht dat Timetabler ze roostert en vastlegt. Werkdagen worden geselecteerd, of de selectie wordt ongedaan gemaakt, door er wel of geen vinkje bij te zetten.

Door Posten kan Timetabler gekoppeld worden aan andere applicaties van Scientia, waardoor data gedeeld kunnen worden. Docenten kunnen er ook enigszins anders door gedefinieerd worden, bijvoorbeeld doordat ‘deeltijd functies’ bekleed worden binnen verschillende afdelingen.

!

Ref.: 3031

Het is zeer onwaarschijnlijk dat u Posten moet gebruiken, omdat deze optie elders in Timetabler toegepast kan worden. Informeer eerst bij Scientia voor u doorgaat met een opzet die Posten bevat.

13


Opzet van een instituut - Coördinator Door te klikken op OK opent de applicatie en het venster Instituut wordt weergegeven:

Afbeelding 9

Ref.: 3031


14



5.1. Instituut – Meerdere gebruikers (coördinator) & standalone Instituut geeft een globale structuur voor uw rooster – het is het object op het hoogste niveau binnen Timetabler. Alle andere objecten worden beïnvloed door de opzet van het instituut en beperkt door de parameters ervan. Het venster Instituut zal in eerste instantie weinig interessante informatie bevatten, maar het wordt steeds belangrijker naarmate er data geladen worden en u toewerkt naar het produceren van een rooster. Op dit punt kunt u door het selecteren van het tabblad Labels aangepaste labels toepassen (tijdpatronen) die de standaard koptekst van een kolom en de starten eindtijd op rapporten vervangen (of u kunt kiezen om dit later te doen). Het is ook mogelijk de Timetabler weken te vervangen door eigen weeklabels:

Deze voorbeelden zouden een idee moeten geven van de geboden keuze: het gebruik van namen voor perioden binnen het instituut of het toestaan van een accuratere weergave van de indeling van perioden

Afbeelding 10

Ref.: 3031

Het venster Instituut – tabblad Labels

15


Opzet van een instituut - Coördinator Klik dan op het tabblad Beschikbaarheid: Beschikbaarheid is een harde beperking in Timetabler. Terwijl u het instituut de hele dag geopend liet op zaterdag en zondag (tijdens het instellen van het instituut) kunt u nu besluiten om deze dagen nietbeschikbaar te maken terwijl u activiteiten roostert (dit voorkomt dat u per ongeluk docenten en studenten roostert op dagen waarop ze niet aanwezig hoeven te zijn).

Deze instellingen kunnen veranderd worden om maximale flexibiliteit te bereiken.

Op het instituut dat hieronder is weergegeven, zijn vrijdagavonden niet beschikbaar.

Afbeelding 11

Het venster Instituut – tabblad Beschikbaarheid

Deze instellingen worden bereikt door te zorgen dat het onderste deel van de kolom (grijs) geselecteerd is en dan kan met de muis gesleept worden om de gewenste niet-beschikbare tijden en dagen in te stellen. Als een volledige dag of periode als niet-beschikbaar ingesteld moet worden, dan is er een snelkoppeling:

Plaats de cursor van de muis aan de linkerkant van het rooster, klik en sleep naar beneden. Hetzelfde effect kan horizontaal bereikt worden door te klikken en naar rechts te slepen.

Bedenk dat deze instellingen veranderd kunnen worden, maar zolang ze op het niveau van het instituut ingesteld staan, kan er niets in de geselecteerde perioden geroosterd worden.

Ref.: 3031

16


Opzet van een instituut - Coördinator •

Inzet (beschikbaar op het volgende tabblad) is vergelijkbaar met beschikbaarheid – het helpt om de automatische planner te sturen om bepaalde delen van de dag en week te gebruiken. Het verschil is dat het een voorkeur (een zachte beperking) is in tegenstelling tot een absoluut vereiste. Kleuren in de kolom geven uw opties weer:

Afbeelding 12

Het venster Instituut – tabblad Inzet

De bovenkant van de kolom (donkergroen) werd geselecteerd om de planner te stimuleren om dagelijks de periode tussen 8.00 en 15.00 uur te gebruiken. De onderkant van de kolom (donkerrood) werd gebruikt om roostering na 17.00 uur te ontmoedigen. De resterende perioden zijn wit gelaten – er is geen voorkeur aangegeven.

Ref.: 3031

17


Opzet van een instituut - Coördinator In de kolom zijn er variaties (gradaties) in kleur die gebruikt zijn om de sterkte van de voorkeur vast te stellen (hoe donkerder de kleur, hoe sterker de voorkeur). Begintijden is alleen van toepassing als u een tijdstip gekozen hebt waarop het enigszins ambigu is of een activiteit dan zal beginnen – op het hele uur, op het halve uur, enzovoort. De meeste academische instituten laten activiteiten op het hele uur beginnen en hebben daarom het volgende patroon:

Afbeelding 13

Het venster Instituut – tabblad Begint

De kleur groen is gebruikt om de planner te stimuleren, gedurende de dag, op het hele uur te gebruiken als begintijd.

Ref.: 3031

18



5.2. Beschikbaarheidspatronen, inzet en begintijdpatronen Naast de mogelijkheid om beschikbaarheid en voorkeuren te ‘tekenen’, kunnen in Timetabler frequent gebruikte voorkeuren gedefinieerd en benoemd worden. In het menu ORGANISATIE selecteert u BESCHIKBAARHEIDSPATRONEN. Voer een passende naam voor uw patroon in (bijvoorbeeld Semester 1) en teken dan het beschikbaarheidspatroon. Klik op Nieuw en ga dan verder met het volgende patroon.

Afbeelding 14

Het venster Beschikbaarheidspatronen

In dit voorbeeld werd het Onderwijsweekpatroon1 gebruikt om te bepalen welke weken beschikbaar zijn. De standaard kleur van Windows (gewoonlijk blauw) geeft aan welke weken geselecteerd zijn. Weken zonder kleur (wit) zijn niet beschikbaar. Deze functie verschaft een flexibel en efficiënt mechanisme voor de toepassing van patronen binnen een instituut, faculteit of afdeling. Een reeks voorbeelden is opgenomen in de voorbeelddata, maar die is niet volledig – het is waarschijnlijk dat u in de loop van de tijd een uitgebreide reeks patronen maakt.

Het is ook mogelijk om op exact dezelfde manier voorkeuren voor inzet en begintijd te definiëren vanuit het menu ORGANISATIE. Er zijn meerdere voorbeelden opgenomen in de voorbeelddata.

1

We behandelen het ‘Weekpatroon voor beperkingen’ later

Ref.: 3031

19



5.3. Tijdsbeperkingen Tijdsbeperkingen geven u de mogelijkheid om uw eigen beperkingen op middelen te definiëren met gebruik van vier algemene typen beperkingen. Deze zijn: vrije tijdsblokken, maximum aantal uren, max. tijdruimte werk en pauze. Elk van deze beperkingen verwijst naar een of meer tijdsblokken. Een tijdsblok is simpelweg een object dat door de gebruiker gedefinieerd kan worden en dat verwijst naar delen van de week, bijvoorbeeld om aan te geven wat bedoeld wordt met een halve dag of wat een acceptabele tijd is voor de lunch. Daarom moet u voor u uw Tijdsbeperkingen bepaalt uw Tijdsblokken definiëren. Dit is een optie in het menu ORGANISATIE. 5.3.1.

Een Tijdsblok maken

Afbeelding 15

Het venster Tijdsblok

In dit voorbeeld loopt het Tijdsblok ‘maandag’ van 8.00 tot 20.00 uur gedurende alle weken van het jaar. Het maken van een Tijdsblok is vergelijkbaar met het specificeren van niet-beschikbaar zijn, behalve dat de tijdsblokken de selectiekleur (marineblauw) gebruiken en niet de kleur van niet-beschikbaar zijn (grijs). Een ander verschil tussen tijdsblokken en niet-beschikbaar zijn, is dat elk tijdsblok gespecificeerd moet worden als een ononderbroken periode. Dus een tijdsblok kan meerdere dagen omvatten, maar er mag geen gat in de tijd zitten. Daarom moet voor elke dag een tijdsblok voor de lunch gedefinieerd worden en kan een tijdsblok niet de lunchtijd voor alle dagen selecteren. Zodra alle Tijdsblokken gedefinieerd zijn, kunnen ze toegepast worden in Tijdsbeperkingen. De optie Tijdsbeperkingen is beschikbaar via het menu ORGANISATIE. 5.3.2.

Vrije tijdsblokken

Met de beperking vrije tijdsblokken kunt u een of meerdere tijdsblokken selecteren en specificeren hoeveel blokken vrijgehouden moeten worden. Een blok is ‘vrij’ als er geen geroosterde activiteiten plaatsvinden gedurende de geselecteerde tijd. Beperkingen voor vrije tijdsblokken zijn handig om vrije tijd aan te brengen zonder dat een harde beperking van niet-beschikbaar zijn toegepast hoeft te worden. Als u voorheen een docent een onderwijsvrije dag wilde geven, dan moest u een willekeurige beslissing nemen en een dag van de week specificeren als niet-beschikbaar. Door het gebruik van de beperking vrije tijdsblokken is het mogelijk om elk tijdsblok te selecteren dat overeenkomt met een dag van de week en te specificeren dat een van deze tijdsblokken vrijgehouden moet worden.

Ref.: 3031

20



Afbeelding 16

Het venster Vrije tijdsblokken

In dit voorbeeld werd een Vrije Blokken beperking gemaakt – 2 avonden vrij. Deze beperking gebruikt vijf (avond) tijdsblokken en duidt aan dat twee van deze blokken dienen vrijgehouden te worden. Door deze Tijdsbeperking toe te passen op een middel, kan dit middel enkel drie avonden in een week geroosterd worden. Met het vinkje bij ‘Hou rekening met beschikbaarheid’ kunt u specificeren of een tijdsblok dat overlapt met de beschikbaarheid van een middel beschouwd moet worden als in gebruik (als de optie is aangevinkt) of als vrij (als de optie niet is aangevinkt). Bijvoorbeeld: Denk aan een niet-vaste onderzoeksdag voor een parttimer die niet beschikbaar is op vrijdag. Als ‘Hou rekening met beschikbaarheid’ niet is aangevinkt, dan beschouwt het systeem de beperking als voldaan door het feit dat de vrijdag vrij van activiteiten is en daardoor kan de docent aan activiteiten toegewezen worden op alle vier de resterende dagen. Maar als ‘Hou rekening met beschikbaarheid’ is aangevinkt, dan zal het systeem herkennen dat de vrijdag niet bijdraagt aan de vrije onderzoeksdag en dan zorgt het systeem dat de docent op een van de resterende vier dagen vrij is. Met het vinkje bij ‘Elke week dezelfde blokken vrij’ kunt u specificeren of het voldoende is om het vereiste aantal blokken vrij te houden in ieder willekeurige week (niet aangevinkt) of dat dezelfde blokken consistent vrijgehouden worden gedurende alle weken (wel aangevinkt). In het eerste geval wordt aan de beperking voldaan als in sommige weken maandagavond wordt vrijgehouden, terwijl geroosterd wordt op dinsdagmorgen, en in andere weken zal maandagavond geroosterd worden als dinsdagmorgen wordt vrijgehouden. In het tweede geval zal of maandagavond of dinsdagmorgen in alle weken vrijgehouden worden.

Ref.: 3031

21


Opzet van een instituut - Coördinator 5.3.3.

Maximum aantal uren

Met de beperking Maximum aantal uren kunt u een of meerdere tijdsblokken selecteren en de maximale hoeveelheid tijd specificeren dat het middel toegewezen kan worden binnen elk tijdsblok. Toegewezen tijd die buiten de geselecteerde tijdsblokken valt, wordt genegeerd voor de berekening van de beperking.

Afbeelding 17

Het venster Maximum aantal uren

In dit voorbeeld werd een beperking voor Maximum aantal uren gemaakt die ‘FT Docenten Maximum aantal uren’ heet. Dit geeft aan dat in het Tijdsblok ‘Hele week’ een Middel niet langer geroosterd mag worden dan dertig uur. Merk wel op dat dit niet uitsluit dat een middel wordt toegewezen voor vijftien uur per dag gedurende twee dagen. Als u een maximaal aantal uren per dag moet specificeren, kunt u een beperking voor maximum aantal uren maken die verwijst naar een tijdsblok voor elke dag en daardoor wordt op elke dag een maximum aantal uren toegepast. 5.3.4.

Max. tijdruimte werk

Met de beperking Max. tijdruimte werk kunt u een of meerdere tijdsblokken selecteren en de maximale tijdruimte specificeren van de toelaatbare tijd, van het begin van de eerste activiteit tot het eind van de laatste activiteit, binnen elk tijdsblok. Toegewezen tijd die buiten de geselecteerde tijdsblokken valt, wordt genegeerd voor de berekening van de beperking.

Afbeelding 18 Ref.: 3031

Het venster Max. tijdruimte werk 22


Opzet van een instituut - Coördinator In dit voorbeeld is een beperking Max. tijdruimte werk gemaakt die ‘FT Docenten Max. tijdruimte’ heet. Dit geeft aan dat Max. tijdruimte werk in het geselecteerde Tijdsblok acht uur is. Dit voorkomt dat een docent wordt toegewezen aan twee activiteiten die plaatsvinden aan het begin en eind van een dag. 5.3.5.

Pauze

Met de beperking pauze kunt u een of meerdere tijdsblokken selecteren en de minimum hoeveelheid aaneensluitende vrije tijd specificeren die binnen elk tijdsblok vrijgehouden moet worden.

Afbeelding 19

Het venster Pauze

In dit voorbeeld werd een beperking Pauze gemaakt die ‘Lunchpauze’ heet. Dit geeft aan dat in de geselecteerde Tijdsblokken een middel minimaal een uur vrij moet zijn. Merk op dat Pauzes alleen ‘opeenvolgende’ perioden kunnen zijn.

Ref.: 3031

23



5.4. Beperkingsprofielen Om gedefinieerde tijdsbeperkingen en reisbeperkingen aan middelen te koppelen, is het nodig om ze samen in ‘Beperkingsprofielen’ te groeperen. Met Beperkingsprofielen kunnen verschillende groepen van beperkingen gedefinieerd worden, zodat ze bij de condities van contract/toewijzing aansluiten (bijvoorbeeld voltijd/deeltijd). Beperkingsprofielen kunnen ook gebouwd worden op (overgeërfd worden van) andere profielen. In het voorbeeld hieronder zijn de vier beperkingen voor vrije tijdsblokken gegroepeerd in een enkel beperkingsprofiel ‘Lesgeven tijdens ochtend/middag vermijden’, dat wordt overgeërfd door ‘FT Docentenprofiel’.

Afbeelding 20


De dropdown ‘Type beperkingen’ geeft een lijst van alle door de gebruiker gedefinieerde typen beperkingen. U kunt dit veranderen, zodat alleen beperkingen van een bepaald type getoond worden. In dit voorbeeld is de optie ‘Alle beperkingen’ geselecteerd. Door een vinkje te zetten, worden alleen de beperkingen getoond die van toepassing zijn op het getoonde profiel. U kunt beperkingen toevoegen of verwijderen door te dubbelklikken op de corresponderende positie in de tabel. De kolom ‘Overgeërfd?’ haalt informatie uit Overgeërfde profielen – in dit voorbeeld worden alle beperkingen overgeërfd van het profiel ‘DT Studenten’. Overgeërfde beperkingen kunnen verwijderd worden door te dubbelklikken op het vinkje in de kolom ‘Overgeërfd?’. U kunt Overgeërfde profielen verwijderen door de ctrl-toets ingedrukt te houden en met de muis de selectie van het onderdeel in de lijst met profielen ongedaan te maken.

Ref.: 3031

24



5.5. Uw instituut een naam geven U kunt de software aanpassen door de naam van uw instituut vast te leggen:

Afbeelding 21


Typ de naam van uw instituut over ‘Onbenoemd instituut’ (tabblad ID) en druk op de knop ‘VERANDEREN’ onder aan het hoofdvenster.

!

Veranderen (ook beschikbaar via het menu BEWERKEN /VERANDEREN) [CTRL] + [M]

Het commando Veranderen moet elke keer gebruikt worden als u een bestaand data-object wilt aanpassen.

Het veld beschrijving kan gebruikt worden om additionele informatie in het venster Instituut in te voeren (bijvoorbeeld: u kunt afkortingen voor een naam invoeren en een volledige titel als beschrijving). Sommige instituten gebruiken het veld Beschrijving voor een standaardbericht dat men in alle afgedrukte roosters en rapporten wil opnemen.

Ref.: 3031

25



5.6. Beslissingen over data Dit is een goed punt om te overwegen welk type informatie u in de applicatie wilt invoeren en hoe u die wilt gebruiken.

Hoewel de meeste velden in Timetabler relatief lang zijn (er kunnen veel karakters ingevoerd worden), kan de hoeveelheid vereist detail die op uitdraaien weergegeven wordt een beperkende factor worden. Dit betekent dat er praktische beperkingen zijn die invloed hebben op uw invoer, die bepaald wordt door de stijl en het type van de weergave op papier (en uw schermresolutie). Hoewel verschillende lettergroottes de hoeveelheid weergegeven informatie kunnen vergroten, adviseert Scientia om een maximum van 20 karakters in een veld voor naam te gebruiken. Dezelfde overweging geldt voor het veld beschrijving. Overweeg ook wat er in het veld naam komt en of het veld beschrijving überhaupt gebruikt moet worden. Namen worden getoond in de basislijst en kunnen regelmatig gezien worden in andere (gekoppelde) objectvensters en dialoogvensters. U zou daarom namen moeten kiezen die eenvoudig herkenbaar zijn voor uzelf en andere gebruikers van de Timetabler-interface. Beschrijvingen worden getoond in hun betreffende objectvenster, maar niet ergens anders (hoewel ze naar rapporten gezonden kunnen worden en namen op die rapporten kunnen vervangen als dat gewenst is). We zullen dit aspect meer in detail behandelen als we specifieke objecten bespreken, maar het principe moet zorgvuldig overwogen worden.

Hoewel de meeste data over het algemeen automatisch gedownload worden in Timetabler (dat wil zeggen, via andere software aangeleverd worden, zoals via UEF, Software agents of COM2), is de lengte van de inhoud van de velden nog steeds een probleem – hoe eerder u het te berde brengt, hoe beter voorbereid u wellicht zult zijn.

5.7. Afspraken over invoer Hoewel de meeste data waarschijnlijk elektronisch in Timetabler geladen worden, kunnen met het toetsenbord en de muis knoppen en menu’s geactiveerd worden. Standaard technieken van MS Windows worden ondersteund waar ze gepast zijn, inclusief veelvoudige en niet-aaneensluitende selectie van objecten en lijsten; typen vervangt geselecteerde tekst; maken van objecten op basis van het huidig geselecteerde object; snelmenu’s door klikken op de rechtermuisknop en knippen en plakken (maar niet op objectniveau).

We raden aan dat u een consistente methode ontwikkelt voor het uitvoeren van acties die aan een object gerelateerd zijn, vooral als het gaat om maken en veranderen van objecten. Tijdens de training moedigen we u aan om met verschillende technieken te experimenteren, zodat u de techniek kunt kiezen die het beste bij uw behoeften aansluit. Hoe consistenter u kunt zijn in de accuratesse van de invoer, hoe betrouwbaarder uw data (en daardoor uw rooster) zullen zijn.

Syllabus Plus COM is een COM-image, waarmee externe applicaties interactie kunnen hebben met Syllabus Plus via een automatische interface (zie ook de Handleiding voor COM-gebruikers).

2

Ref.: 3031

26



5.8. Datamodel Het volgende diagram geeft een eenvoudig overzicht van objecten van data die in Timetabler opgeslagen zijn en ook van hun basale relaties. Alle objecten die in kleur zijn weergegeven, worden beschouwd als essentieel voor de productie van een volledig rooster (die in niet-gekleurde vakken zijn dus optioneel).

De pijlen in het diagram representeren primaire relaties en geven niet een compleet beeld van alle relaties.

5.8.1.

Syllabus Plus Timetabler: Vereenvoudigd datamodel

INSTITUUT

Afdeling

Lesmiddelen

Zalen

Uitrusting

Docenten

Opleverstructuur

Verz. Middelen

{SP}

{Student}

{Cursus} Geschiktheden/Beperkingensprofielen {Sectie}

Module

Studentset

Activiteit

Opmerking:

{}

Geeft aan dat het object optioneel is Geeft een relatie tussen objecten aan Geeft een optionele relatie tussen objecten aan

Ref.: 3031

27



5.9. Ouder en Kind Activiteiten Merk op dat als gebruikers binnen een instituut werken met Enterprise Timetabler parallel aan Syllabus Plus, dat dit het maken van Ouder Activiteiten tot gevolg kan hebben. Ouder Activiteiten verschillen van gewone activiteiten, omdat ze niet geroosterd kunnen worden. Ze zijn er om koppelingen tussen activiteiten te maken en worden gemaakt in Enterprise Timetabler als model van twee scenario’s. In het eerste geval is een activiteit gesplitst, omdat er verschillende middelen zijn toegewezen of op een verschillende tijd onderwijs wordt gegeven gedurende een subset van weken. Naar elke subset van weken wordt verwezen als een Kind Variant. Een Ouder Activiteit omvat de hele periode van weken en wordt gebruikt voor de toewijzing van studentsets (die niet verschillen tussen de Kinderen), terwijl de Kinderen daadwerkelijk geroosterd zijn en het gebruik van verschillende middelen gedurende verschillende weken representeren. In het tweede geval worden activiteiten van verschillende Modules gelijktijdig onderwezen. Een Ouder Activiteit is verbonden aan elk van de modules die gelijktijdig worden onderwezen en bevat informatie over studentsets, terwijl een enkel Kind de geroosterde activiteit met de middelen representeert. Het is mogelijk dat een dergelijk Kind de Ouder is van Kind Varianten. Voor meer informatie, zie Enterprise Timetabler Handleiding.

5.10.Afdelingen die eigenaar zijn •

Het beheer van de toegang tot data in een netwerkomgeving (SDB) .

•

Geavanceerde rapportage (objectfilters, roosters, overzichten en statistieken).

Zelfs als u het product in standalone-mode gebruikt, zijn er voordelen om afdelingsstructuren op te zetten voor rapportages en u bent dan tevens voorbereid op werken met meerdere gebruikers via een netwerk, als u daar later voor kiest. Afdelingen kunnen eenheden van een lager niveau bevatten – gebruik de dropdown Afdelingen om een koppeling te maken met afdelingen ‘die de eigenaar zijn’:

Afdeling ‘die de eigenaar is’

Afbeelding 22

Ref.: 3031

Het venster Afdelingen – tabblad ID

28



!

Afdelingen moeten niet verplicht eigenaar zijn in Timetabler in standalonemode – de software staat toe dat objecten ‘geen’ eigenaar hebben. In de versie met SDB is het wel verplicht dat afdelingen eigenaar zijn – voor een succesvol rooster moeten afdelingen eigenaar zijn van objecten. Als de SDB gebruikt wordt, moeten afdelingen eigenaar zijn van alle objecten. Als objecten worden gemaakt via de interface van Timetabler of via het laden van data met UEF en er is geen afdeling gespecificeerd, dan wijst Timetabler standaard automatisch de voorkeursafdeling van de gebruiker toe. De voorkeursafdeling kan op elk moment veranderd worden via het dialoogvenster Gebruiker.

In het voorbeeld hierboven (en in de hele handleiding) gebruiken we de afdeling van de coördinator als de standaardafdeling die eigenaar is. In deze voorbeelden wordt ‘eigenaar zijn van’ gebruikt als een term binnen een database, zonder conclusies over wie de eigenaar is in de werkelijke wereld – de meeste universiteiten en hogescholen bekijken objecten vaak in termen van verantwoordelijkheid van afdelingen en niet als middelen die eigendom zijn van een afdeling.

5.11.Zones Er kunnen reisschema’s voor zones gedefinieerd worden om de tijd weer te geven die nodig is om tussen zalen of zones te reizen. Deze reisschema’s zijn van toepassing op alle verplaatsbare middelen (docenten, uitrusting en studentsets). Naast het definiëren van algemene reisschema’s voor elke groep middelen is het mogelijk om reisschema’s voor elk individueel middel te definiëren, zodat extra reistijd toegewezen kan worden aan docenten en studenten in bepaalde groepen. Dit is een optie in het menu ORGANISATIE. Namen van zones worden ingevoerd in het veld Naam. Zones zijn hiërarchisch ingedeeld met Ouder- en Kindzones (zie onder).

Afbeelding 23

Het venster Zones – tabblad ID

In dit voorbeeld hoort de zone (Campus op de Berg) bij de afdeling (Informatica) en hij heeft een kindzone (Talencentrum).

Ref.: 3031

29



Deze structuur kan voortgezet worden – Talencentrum kan een ouder zijn van Academiegebouw, enzovoort. Om tegenstrijdigheden te voorkomen, kan Academiegebouw dan niet de ouder zijn van Talencentrum, omdat dit in strijd is met de structuur van de hiërarchie.

Ref.: 3031

30



5.12.Reisschema’s Dit is een optie in het menu ORGANISATIE. Een Reisschema wordt gemaakt om reistijden tussen Zalen/Zones vast te stellen. Bijvoorbeeld: Het kan 30 minuten duren om van Zone A naar Zone B te reizen of binnen een Zone kan het 15 minuten duren om van het ene eind van een gebouw naar het andere eind te reizen. Als een middel moet reizen tussen Zalen/Zones, dan kan deze reistijd meegewogen worden als er geroosterd wordt.

Afbeelding 24

Het venster Reisschema’s

In dit voorbeeld is het Reisschema Reistijden’ gemaakt. Reistijden worden ingevoerd in het schema door te klikken op de knop Nieuwe rij en door de juiste gegevens in te voeren in de kolommen: ‘Vanaf’ (selecteer Zone/Zaal), ‘Naar’ (selecteer Zone/Zaal) en ‘Tijd’ (ingevoerd in het formaat dagen: uren: minuten). Voor het aanpassen van bestaande informatie: Selecteer de kolom, dubbelklik op de bestaande gegevens en voer nieuwe gegevens in. Klik op Veranderen om de veranderingen op te slaan. Door klikken op de knop Tijden weerspiegelen worden van alle reizen uit het huidige reisschema reizen in de tegenovergestelde richting gemaakt. Bijvoorbeeld: Als de reis van Computercentrum naar Hogere Economische School 15 minuten duurt, dan voegt het systeem, als op de knop Tijden weerspiegelen wordt geklikt terwijl deze reis is geselecteerd, een reis van Hogere Economische School naar Computercentrum in met een duur van 15 minuten. De knop Lussen verwijderen verwijdert alle ingevoerde reizen die een reis van een zaal naar dezelfde zaal weergeven. Bijvoorbeeld: Een reis van Directiekamer 1 naar Directiekamer 1.

Ref.: 3031

31



Beperkingsprofielen (Reisschema)

Reisschema’s zijn een type beperking, dus ze kunnen toegevoegd worden aan een Beperkingsprofiel dat weer verbonden kan worden aan een docent, studentset of uitrusting.

Afbeelding 25


Als een beperking wordt verbroken, ontstaat een probleem (zie ook de paragraaf Mechanisme voor problemen).

Ref.: 3031

32



5.13.Zalen Een zaal is een plaats waar onderwijs gegeven wordt. Die kan een zaal zijn of een andere ruimte, zoals een zwembad, voetbalveld of zelfs een parkeerplaats. Timetabler moet voldoende gegevens hebben over de ruimte, zodat activiteiten aan passende ruimtes worden toegewezen. De volgende informatie is vereist: ¾

Een unieke naam (vaak in de vorm van een code die gegeven wordt door de facilitaire dienst en die een verwijzing naar de locatie, het gebouw, de verdieping en het zaalnummer bevat).

¾

De capaciteit (hoeveel studenten gehuisvest kunnen worden – een harde beperking die het systeem niet kan breken).

U kunt eventueel ook toevoegen: ¾

Een beschrijving (misschien de gebruikelijke naam van een zaal – bijvoorbeeld ‘De Arthur Hancock Collegezaal’). Het heeft weinig zin om een beschrijving te gebruiken als die niet afgedrukt wordt op een rooster of rapport.

¾

De grootte – de gemeten afmeting van een zaal (u moet consistente eenheden gebruiken, zoals vierkante meter) of een interne code die de grootte representeert. Deze heeft geen invloed op roostervoorkeuren.

¾

Een kostenplaats – hoe de zaal in rekening wordt gebracht. Deze heeft geen effect op roosteren.

!

Afbeelding 26

Als u afdelingen gebruikt, dan moet u de verantwoordelijke afdeling (of de afdeling die eigenaar is) invoeren en elke andere afdeling die de zaal deelt. Als u dit niet doet, kan de zaal niet beschikbaar zijn voor activiteiten die u erin wilt roosteren, waardoor de productie van een rooster vertraging oploopt (de optie BEPERKINGEN in het menu ROOSTERING kan de beperkingen voor de planner ‘verzachten’ door het gebruik van minder middelen).

Het venster Zalen – tabblad ID

Voor Contracturen en Maximum aantal uren wordt standaard de beschikbaarheid van het instituut ingesteld.

Ref.: 3031

33



Afbeelding 27

Het venster Zalen – tabblad Beperkingen

Er is nog een commando – Niet gelijktijdig roosteren – dat toegepast kan worden om wijzigingen van zaalgebruik in de werkelijke wereld weer te geven. Het algemene scenario is dat een zaal gevormd kan worden uit meerdere zalen door weghalen van schuifwanden. Bijvoorbeeld:

Door de relatie te definiëren en daarmee samenvallen te vermijden, zal het systeem zorgdragen dat als zaal ‘A’ of ‘B’ gebruikt wordt, dat dan de gecombineerde zaal niet beschikbaar is om te roosteren en vice versa. Meer complexe relaties (zoals bezetting van grote ruimtes of laboratoria door meerdere groepen) kunnen op dezelfde manier bereikt worden. Het is verder mogelijk om meerdere opstellingen voor zitplaatsen te hebben en ook om roosteren van conflicterende activiteiten in naastgelegen zalen te vermijden.

Ref.: 3031

34



5.14.Docenten Docenten zijn gewoonlijk degenen die academische taken uitvoeren, maar kunnen ook managers, analisten, enzovoort zijn. De vereisten zijn vergelijkbaar met die van zalen: een unieke naam (vaak in de vorm van een personeelscode, maar hij kan ook de vorm [achternaam, initialen] of alleen initialen hebben).

¾


Beschrijving:

Een beschrijving die afgedrukt wordt op een rooster of rapport.

¾

Kostenplaats:

Hoe de docent in rekening wordt gebracht.

¾

E-mailadres:

Het e-mailadres van de docent.

!

Afbeelding 28

Als u afdelingen gebruikt, dan moet u de verantwoordelijke afdeling (of de afdeling die eigenaar is) invoeren en elke andere afdeling die de docent deelt. Als u dit niet doet, kan de docent niet beschikbaar zijn voor activiteiten die u wilt roosteren, waardoor de productie van een rooster vertraging oploopt (met de optie BEPERKINGEN in het menu ROOSTERING kan de planner de beperking ‘verzachten’).


Het objectvenster voor docenten is bijna identiek aan het objectvenster voor zaal – het enige wat mist, is capaciteit/grootte. Niet gelijktijdig roosteren kan toegepast worden op docenten, maar het wordt gebruikt voor een iets ander doel – zorgen dat als het afdelingshoofd geroosterd is voor onderwijs, dat dan het waarnemend hoofd niet geroosterd is of om verschil te maken tussen de verschillende contracten en beschikbaarheden die een docent kan hebben. Voor docenten en zalen kunnen tijdsbeperkingen en voorkeuren op dezelfde manier ingesteld worden als op het niveau van Instituut en Zaal. De tabbladen zouden bekend moeten voorkomen uit eerdere voorbeelden:

Ref.: 3031

35



Afbeelding 29

Het venster Docenten – tabblad Beschikbaarheid

Het bovenste weekpatroon bepaalt de volledige wekelijkse beschikbaarheid. In het onderste patroon kunnen per week veranderingen aangebracht worden. Zorg dat deze patronen niet onnodig complex worden, want dan kan het moeilijk worden voor de planner om een oplossing te vinden. Sommige instituten vragen hun docenten of ze voorkeuren hebben voor wanneer ze onderwijs geven, of ze verspreid over de hele week willen werken of dagen geen onderwijs willen geven. Dit zijn beslissingen van het instituut, maar we adviseren graag over verschillende strategieën en hun gevolgen.

Het is belangrijk dat u de verschillen weet tussen de toegepaste termen: ¾

Contract - het aantal perioden in een week dat een docent verwacht wordt te werken. Deze zachte beperking kan handmatig of door het systeem verbroken worden.

¾

Maximum - het aantal perioden (inclusief het contract) in een week dat u bereid bent om een docent te laten werken (dit kan gelijk zijn aan of meer zijn dan het contract). Deze harde beperking kan niet verbroken worden zonder dat ze veranderd wordt.

¾

Niet-onderwijsgebonden – het minimum aantal perioden (in een week) dat gereserveerd zou moeten worden voor niet-onderwijsgebonden taken. Dit kunnen managementtaken, voorbereiding of nakijken zijn. Dit is een niet-vaste, niet-geroosterde periode. Onderzoek kan ingesteld worden als een geroosterde activiteit (zie Activiteitstypes).

!

Ref.: 3031

Merk op dat we zorgvuldig periodes in plaats van uren hebben gespecificeerd – u moet zorgen dat u deze eenheden correct uitdrukt.

36


Opzet van een instituut - Coördinator Veranderingen in beschikbaarheid en uren worden weergegeven in het histogram Inzet onderaan het tabblad ID:

Afbeelding 30

Ref.: 3031


Grijs:

37

niet beschikbaar

Rood:

contracturen

Groen:

niet-onderwijsgebonden

Blauw:

tijd ingezet



5.15.Uitrusting Het object uitrusting wordt gebruikt in Timetabler om te assisteren bij het management en het vastleggen van het gebruik van dure apparaten, zoals materieel en machinerie. Een landbouwuniversiteit gebruikt tractoren en graafmachines voor academische activiteiten. Timetabler kan helpen zorgen dat dergelijke uitrusting beschikbaar is als de activiteit geroosterd staat, er een rooster voor produceren en statistieken voor de inzet genereren. Elk onderdeel van de uitrusting moet individueel geïdentificeerd worden, zodat Timetabler de toewijzing kan beheren.

U kunt ervoor kiezen bij de implementatie van Timetabler in eerste instantie geen uitrusting te gebruiken – uitrusting is niet vereist voor het roosterproces. De vereisten zijn vergelijkbaar met die van zalen: ¾

Een unieke naam (vaak in de vorm van een code, maar hij kan de vorm [naam, nummer] hebben).


Een beschrijving (wellicht in een formaat voor uitdraaien op roosters en rapporten: ‘Tractor met aanhangwagen’). Het heeft weinig zin om een beschrijving te gebruiken als die niet wordt afgedrukt op een rooster of rapport.

¾

Een kostenplaats – hoe de uitrusting in rekening wordt gebracht.

Als u afdelingen gebruikt, dan moet u de verantwoordelijke afdeling (of de afdeling die eigenaar is) invoeren en elke andere afdeling die de uitrusting deelt. Als u dit niet doet, kan de uitrusting niet beschikbaar zijn voor activiteiten die u wilt roosteren, waardoor de productie van een rooster vertraging oploopt (met de optie BEPERKINGEN in het menu ROOSTERING kan de planner de beperking ‘verzachten’). Beschikbaarheid en voorkeuren kunnen op de gebruikelijke manier ingesteld worden.

5.16.Nogmaals beperkingen en voorkeuren Timetabler past alle beperkingen en voorkeuren toe die u instelt, dus gebruik ze selectief en alleen waar nodig. Het heeft weinig zin om dezelfde patronen en opties op meerdere objecttypen toe te passen – kies de meest gepaste objecten en activeer alleen essentiële beperkingen. Dit ondersteunt het roosterproces, vermindert problemen en helpt u bij het oplossen van zeer moeilijke problemen met middelen. Vergeet niet dat tijdsbeperkingen van toepassing zijn op de meeste objecten binnen het systeem, dus u moet goed nadenken welke u activeert en wanneer. Hierdoor waardeert u wellicht waarom we beschikbaarheid niet beperkten op het niveau van het Instituut.

Ref.: 3031

38



5.17.Geschiktheden Rond deze tijd gaan de meeste nieuwe gebruikers nadenken over het definiëren van types voor zaal en docenten. Hoe zeggen we wat voor type laboratorium het is? Hoe kan ik iemand van wiskunde vinden om mee te werken aan een gedeelde module? Timetabler gebruikt objecten die Geschiktheden worden genoemd voor het logisch toewijzen van middelen aan activiteiten. Geschiktheden staan in de lijsten docenten, zaal en uitrusting in het venster Activiteiten, maar ook in de vensters docenten, zaal en uitrusting zelf. Zoals hierboven is aangegeven, geven ze de mogelijkheid om Timetabler te vragen om een geschikt middel – in plaats van te zeggen dat u specifiek LT1 wilt hebben, kunt u vragen om een collegezaal met videoprojector of om wat voor andere middelen de activiteit ook vereist. Bovendien is het mogelijk om meerdere geschiktheden voor een activiteit in te stellen. Bijvoorbeeld: u kunt toegang voor rolstoelen, video, verduistering en 35mm-projectoren aanvragen. Door het gebruik van meerdere geschiktheden kunt u het totaal aantal benodigde geschiktheden verminderen en daardoor het benodigde onderhoud.

Uiteraard kan de software geen faciliteiten of combinaties daarvan lokaliseren of verschaffen als u ze niet gedefinieerd hebt. Daarom moet u er voor zorgen dat de verzameling van data over geschiktheden zorgvuldig wordt beheerd. Geschiktheden worden gedefinieerd als Voorkeur of Overige. Geschiktheden met Voorkeur zijn het meest geschikt. Overige ‘voldoen’ als er geen middel met voorkeur beschikbaar is. U kunt meer dan één object specificeren in elke lijst en u hoeft de lijst ‘andere’ niet te gebruiken als dat niet gepast is. Geschiktheden kunnen voor het hele instituut (brede basis) of voor een afdeling (specifiek) zijn. Ze kunnen op de gebruikelijke manier gedefinieerd worden en u zou moeten zorgen dat hun namen niet ambigu zijn. Het is mogelijk om een naam voor een geschiktheid te verbinden aan docenten, zalen en uitrusting.

Afbeelding 31

Het venster Geschiktheden

Hoe specifieker u een naam voor geschiktheden maakt, hoe accurater de roosteraar zou moeten zijn bij het vinden van geschikte middelen. Geschiktheden kunnen het beste regelmatig opnieuw bekeken worden op het niveau van afdelingen en ook op het niveau van faculteiten.

Ref.: 3031

39



5.18.Verzamelde middelen In tegenstelling tot uitrusting hebben verzamelde middelen vaak een lagere waarde, zijn ze draagbaar en soms van het type dat in voorraad is. Het doel is echter wel vergelijkbaar – beheer en vastlegging van middelen die vereist zijn voor het plaatsvinden van een activiteit. Voorbeelden van verzamelde middelen zijn: tv/videoapparatuur, camera’s, overheadprojectoren, computers, beschermende kleding, microscopen en gereedschap.

Omdat Timetabler toestaat dat een ratio wordt ingesteld voor student ten opzichte van verzamelde middelen (op het niveau van de Activiteit) kan de software gebruikt worden om te zorgen dat een activiteit niet wordt geroosterd als er onvoldoende verzamelde middelen zijn voor de oplevering. Verzamelde middelen vallen niet onder geschiktheden. U kunt ervoor kiezen om bij de implementatie van Timetabler in eerste instantie geen verzamelde middelen te gebruiken – ze zijn niet vereist voor het roosterproces en kunnen later toegevoegd worden. De vereisten zijn vergelijkbaar met die van uitrusting: ¾

Een unieke naam (specificeer het type middel).

¾

Max. verzameld (het aantal van dezelfde/vergelijkbare onderdelen in een verzameling).


Een beschrijving (misschien in een formaat voor uitdraaien op roosters en rapporten: ‘DVD met ShowView’). Het heeft weinig zin om een beschrijving te gebruiken als die niet afgedrukt wordt op een rooster of rapport.

¾

Een kostenplaats – hoe het middel in rekening wordt gebracht.

Als u afdelingen gebruikt, dan moet u de verantwoordelijke afdeling (of de afdeling die eigenaar is) invoeren en elke andere afdeling die de uitrusting deelt. Als u dit niet doet, zijn de Verzamelde middelen niet beschikbaar voor activiteiten die u wilt roosteren, waardoor de productie van een succesvol rooster vertraging oploopt (met de optie BEPERKINGEN in het menu ROOSTERING kan de planner de beperkingen ‘verzachten’).

Afbeelding 32

Ref.: 3031

Het venster Verzamelde middelen

40


Opzet van een instituut - Coördinator Beschikbaarheden en voorkeuren kunnen op de gebruikelijke manier ingesteld worden.

Ref.: 3031

41



5.19.Kosten Tussen de definities van objecten hebben we al verschillende keren verwijzingen naar kostenplaatsen gezien. De huidige software staat kostenplaatsen toe waarmee het gebruik van middelen in rekening kan worden gebracht, intern en/of extern. Deze informatie wordt automatisch berekend en weergegeven op het niveau van activiteiten en modules. Een overzicht van de informatie kan weergegeven worden in andere software (bijvoorbeeld in MS Excel) om kosten te berekenen voor afdelingen, studieprogramma’s, modules, enzovoort.

U kunt ervoor kiezen om in eerste instantie geen kosten te gebruiken als u Timetabler implementeert – kostenplaatsen zijn niet vereist voor het roosterproces.

Kostenplaatsen worden gemaakt via ORGANISATIE/KOSTENPLAATS:

Afbeelding 33

Het venster Kostenplaats

De gebruikelijke criteria voor objecten zijn van toepassing: ¾

een unieke naam (die het type kostenplaats definieert)

¾

de regels en kosten van de afdeling

Het symbool voor valuta ($/£/€) dat verschijnt in het tabblad ID van de vensters Modules en Activiteiten wordt afgeleid van Regionale (of internationale) instellingen in het Configuratiescherm van Windows. De naam van de valuta (Dollar/Pond/Euro) wordt echter afgeleid van het Taalbestand in Timetabler. Controleer of de instellingen in het Configuratiescherm van Windows overeenkomen met de geselecteerde taal in Timetabler. Er kan een ander tarief berekend worden voor gebruik door ‘andere’ afdelingen – dat kunnen externe gebruikers zijn.

Ref.: 3031

42


Opzet van een instituut - Coördinator U kunt eventueel toevoegen: Een beschrijving (wellicht in een formaat voor weergave op roosters en rapporten: ‘effectief tot maart 2012’). Het heeft weinig zin om een beschrijving te gebruiken als die niet wordt afgedrukt op een rooster of rapport.

¾

De volgende regels worden in de volgorde van weergave toegepast om de kosten van een middel van een activiteit te berekenen: ¾

‘Gelijke kosten per uur van Afd.’ wordt altijd gebruikt als de afdeling die eigenaar is van de activiteit ook de eigenaar is van het middel waarvan de kosten berekend worden (onafhankelijk van het feit of er ook specifieke afdelingskosten zijn op de kostenplaats).

¾

‘Afdelingskosten per uur’ wordt gebruikt als een afdeling die eigenaar van de activiteit is niet de eigenaar is van het middel waarvan de kosten berekend worden en er wel specifieke afdelingskosten op de kostenplaats zijn.

¾

‘Afdelingskosten per uur’ wordt gebruikt als de afdeling die eigenaar van de activiteit is niet de eigenaar is van het middel waarvan de kosten berekend worden en er wel specifieke afdelingskosten in de hiërarchie van afdelingen op de kostenplaats zijn.

¾

‘Standaardkosten per uur’ wordt gebruikt als de afdeling die eigenaar van de activiteit is niet de eigenaar is van het middel waarvan de kosten berekend worden en er geen specifieke afdelingskosten op de kostenplaats zijn.

De volgende voorbeelden geven aan hoe deze regels worden toegepast: Twee afdelingen: Natuurwetenschappen en Techniek Een kostenplaats heeft:

Standaardkosten per uur = 50.00 Gelijke kosten per uur van Afd. = 40.00 Kosten afdeling Techniek per uur = 45.00

De afdeling Techniek is de eigenaar van een computerlab dat verbonden is aan een kostenplaats. De afdeling Natuurwetenschappen is eigenaar van een verzameld middel dat verbonden is aan een kostenplaats. De afdeling Natuurwetenschappen leidt de activiteit ‘Moleculair modelleren’. De afdeling Techniek leidt de activiteit ‘Introductie op CAD’. 1.

Als ‘Moleculair modelleren’ wordt gekoppeld aan het verzamelde middel, dan wordt het tarief ‘Gelijke kosten per uur van Afd.’ (40.00) berekend, omdat de afdeling Natuurwetenschappen eigenaar is van de activiteit en het verzamelde middel.

2.

Als ‘Introductie op CAD’ wordt gekoppeld aan het computerlab, dan wordt het tarief ‘Gelijke kosten per uur van Afd.’ (40.00) berekend, omdat de afdeling Techniek eigenaar is van de activiteit en de zaal. Merk op dat de specifieke afdelingskosten van de afdeling Techniek in dit geval niet berekend worden.

3.

Als ‘Moleculair modelleren’ wordt gekoppeld aan het computerlab, dan zal het tarief ‘Standaardkosten per uur’ (50.00) berekend worden, omdat de afdeling Natuurwetenschappen geen eigenaar is van de zaal.

4.

Als ‘Introductie op CAD’ wordt gekoppeld aan het verzamelde middel, dan zal het tarief ‘Kosten afdeling Techniek per uur’ (45.00) berekend worden, omdat de afdeling Techniek niet de eigenaar is van het verzamelde middel en volgens de kostenplaats een apart tarief berekend moet worden.

Ref.: 3031

43


Opzet van een instituut - Coördinator Kostenplaatsen zijn in de bijbehorende objectvensters gekoppeld aan objecten, zoals docenten, zalen, enzovoort:

Afbeelding 34

Het venster Docenten met de Kostenplaats

Afbeelding 35

Het venster Zalen met de Kostenplaats

Ref.: 3031

44



5.20.Studieprogramma’s Timetabler biedt een structuur in vier lagen om academisch onderwijs weer te geven en Studieprogramma’s (POS) vormt de bovenste laag. Termen die vaak gebruikt worden in plaats van POS zijn Programma, Cursus, Studierichting, Studiepad of Kwalificatie. Timetabler kan omgaan met modulaire (studentkeuzes toegestaan) en niet-modulaire (vastgestelde combinatie) programma’s en ook met een reeks van alternatieve structuren. Op dit hoogste niveau van de opleveringsstructuur kan er weinig gedefinieerd worden. We kunnen een naam, een optionele beschrijving en een eigenaar van een afdeling invoegen. Additionele informatie wordt ingevoerd in andere objectvensters.

Afbeelding 36

Het venster Studieprogramma’s – tabblad ID

De gebruikelijke vragen met betrekking tot bruikbaarheid en rapportage komen boven – zou u een code voor de naam van het POS met een tekstuele beschrijving in het veld beschrijving moeten gebruiken? Omdat er een grote variatie is van typen oplevering moet u wellicht verschillende opleveringsstructuren in Timetabler invoeren. Er staat meer advies in het hoofdstuk Opleveringsstructuur en studentsets van de Handleiding voor Coördinatoren en in de Handleiding voor Projectdirecteuren. U wilt misschien ook praten met uw manager of trainer/adviseur. Het is altijd belangrijk om u te concentreren op de kenmerken van objecten in plaats van op hun namen – dit helpt u om exact te bepalen welke elementen u moet gebruiken.

Het object POS is optioneel voor de datastructuur. Het dient als bruikbaar mechanisme voor rapportage van grote groepen activiteiten en legt geen roosterbeperkingen op.

Ref.: 3031

45



5.21.Cursussen Een cursus representeert een vakgebied of studierichting. Een cursus kan een of meer modules bevatten, die het ‘aanbod’ van de cursus representeren. Elke module kan dezelfde of verschillende waarden representeren met betrekking tot credits voor de student, maar elke module kan opgeleverd worden op verschillende tijden van de dag, week, periode of jaar en/of verschillende typen van oplevering representeren. Enkele voorbeelden: Cursus:

Accounting 101

Modules:

Accounting 101 Najaar Accounting 101 Voorjaar Accounting 101 Volledig jaar

Cursus:

Geologie 200

Modules:

Geologie 200 Overdag, MaWoVr Geologie 200 Avond, DiDo Geologie 200 Weekend Geologie 200 Buiten campus

Cursus:

Wiskunde 202

Modules:

Wiskunde 202A (3*1 uur college; 1*3 uur werkgroep) Wiskunde 202B (2*1,5 uur college; 2*1 uur werkgroep) Wiskunde 202Z (1*3 uur college; 1*3 uur werkgroep – beide op zaterdag)

Het object cursus is een optioneel deel van de datastructuur. Als een module slechts één keer per academisch jaar wordt aangeboden, dan is het niet nodig om cursussen te definiëren. Als hij meerdere keren wordt aangeboden, dan kan de cursus gebruikt worden om Syllabus Plus aan te passen aan een systeem voor studentgegevens van een derde partij dat het individuele aanbod niet als aparte objecten beschouwt.

Afbeelding 37

Het venster Cursussen – tabblad ID

Het venster Cursus bevat een standaard tabblad ID met de Naam, Beschrijving, Afdeling, Grootte (gepland of werkelijk), welke Module(s) hij bevat en of er relaties met Programma’s zijn. De activiteiten van gekoppelde modules staan in een lijst, inclusief de dag en tijd dat ze geroosterd staan voor oplevering. In het tabblad Gebruikerstekst zijn velden beschikbaar voor gebruikerstekst en de activiteiten van gekoppelde modules worden weergegeven op het tabblad Rooster. In het venster kunnen de activiteiten van gekoppelde modules geroosterd of ontroosterd worden en de standaardfuncties voor bestandsopmaak en breken van beperkingen zijn beschikbaar. Ref.: 3031

46


Opzet van een instituut - Coördinator Het object Cursus is zichtbaar in de volgende objectvensters: Programma

tabblad Cursus

Module

tabblad ID

Activiteit

tabblad Oplevering

5.22.Modules Er is meer informatie vereist voor het definiëren van een module (soms een cursus, vak of studie-eenheid genoemd). Modules hebben tijdparameters en kunnen een gedefinieerde relatie met een of meer studieprogramma’s hebben: ¾

Verplicht – een voorgeschreven module die een student moet volgen.

¾

Optioneel – een module die door de student, binnen bepaalde richtlijnen, gekozen kan worden.

Merk op dat er een Onderwijsweekpatroon is in de tabbladen ID en Beschikbaarheid. Zodra u een Nieuwe module hebt gemaakt, zou u de wekelijkse beschikbaarheid (semester of periode) en alle andere relevante tijdparameters moeten instellen.

Afbeelding 38


De knop Genereer opent het dialoogvenster Genereer activiteiten/sets, dat gebruikt kan worden om automatisch activiteiten en studentsets te maken. De knop Tijden instellen is een snelkoppeling die de voorgestelde tijd en dag instelt voor elk van de geroosterde activiteiten van de module, naar aanleiding van de huidig geroosterde tijd.

Ref.: 3031

47



Afbeelding 39

Ref.: 3031

Het venster Modules – tabblad Relaties

48



Afbeelding 40

!


Als het juiste weekpatroon voor een module niet wordt gedefinieerd, dan wordt het standaard op 52 weken ingesteld. Beschikbaarheidspatronen en Voorkeuren kunnen gebruikt worden om snelle en consistente instellingen van tijdparameters te garanderen. Bij het maken van een nieuwe module kan Timetabler een lege studentset en een gekoppelde activiteit maken en die aan de module koppelen. Dit kan het gemak en de snelheid van invoer enorm verbeteren. Verdere informatie staat in het hoofdstuk Opleveringsstructuur en studentsets van de Handleiding voor Coördinatoren en de Handleiding voor Projectdirecteuren.

Ref.: 3031

49



5.23.Modules klonen Timetabler geeft de mogelijkheid om modules te klonen. Dit is vooral handig als een additionele module gemaakt moet worden, omdat er te veel inschrijvingen zijn voor de originele module of als modules met een identieke structuur ingevoerd moeten worden. Als een module gekloond wordt, dan worden alle activiteiten en studentsets die aan de originele module gekoppeld zijn, gedupliceerd. Als de originele module is gekoppeld aan een of meer studieprogramma’s, dan zal de gekloonde module ook aan elk van die programma’s gekoppeld worden. Merk wel op dat gekloonde modules niet automatisch geroosterd worden. Voor het klonen van een module: ¾

Selecteer in het venster Modules de module die gekloond moet worden.

¾

Kies BEWERKEN/MODULE KLONEN.

¾

Voer in het dialoogvenster Klonen de naam in voor de nieuwe module en klik op OK.

In het volgende voorbeeld wordt de module ‘IN 201’ gekloond en zo ontstaat een nieuwe module ‘IN 201 (kopieer)’, waarvan de opleveringsstructuur identiek zal zijn aan die van de originele module:

Afbeelding 41

Het dialoogvenster Klonen

Als de namen van activiteiten en studentsets van de originele module de naam van de module bevatten, dan vervangt Timetabler die met de nieuwe naam van de gekloonde module. Als de namen van activiteiten en studentsets verschillend zijn, dan maakt Timetabler nieuwe activiteiten en studentsets met namen die identiek zijn aan de originele naam.

Ref.: 3031

50



5.24.Automatisch maken van activiteiten en sets Het dialoogvenster Genereer activiteiten/sets kan gebruikt worden om automatisch activiteiten en studentsets te maken als er modules gemaakt worden. Dit is handig als u handmatig een aantal modules moet invoeren die direct gekoppeld kunnen worden aan activiteiten en sets. Dit is vooral handig voor beroepscursussen, waarvan het rooster meestal vooraf vaststaat:

Afbeelding 42


Door te klikken op de knop Genereer wordt het dialoogvenster Genereer activiteiten/sets voor modules getoond, dat hieronder staat weergegeven.

Afbeelding 43

Ref.: 3031

Het dialoogvenster Genereer activiteiten/sets voor module

51


Opzet van een instituut - Coördinator Verklaring: ¾

Naam – baseer de naam alleen op de module, op de module en andere objecten of op specifieke tekst

¾

Gepland aantal – het aantal studenten

¾

Koppel aan activiteiten – wijst studentset(s) automatisch toe aan activiteiten

¾

Genereer – genereert activiteiten en studentsets voor de geselecteerde modules

¾

OK – stelt de standaard instellingen in voor automatisch genereren, zonder activiteiten of studentsets te genereren

Merk op dat voor het automatisch genereren van activiteiten de lijsten met middelen leeg blijven (‘geen’) – u moet wel criteria voor docenten, zaal en uitrusting selecteren en dan op de knop Veranderen klikken om de juiste middelen toe te wijzen aan deze activiteiten.

!

Ref.: 3031

Als u een vinkje zet bij de optie ‘Automatisch maken met modules’, dan wordt elke keer dat een nieuwe module wordt gemaakt ook het gespecificeerde aantal activiteiten/studentsets automatisch gemaakt. Vergeet niet de functie uit te schakelen als u modules wilt maken zonder bijbehorende activiteiten en sets.

52



5.25.Activiteiten De planner gebruikt de Activiteit voor de toewijzing van middelen en roosteren en daarom moet de activiteit zorgvuldig gedefinieerd worden. Activiteiten zijn de evenementen die docenten, studenten, zalen, uitrusting en verzamelde middelen samenbrengen voor bijvoorbeeld colleges, werkgroepen, praktijklessen, sessies in laboratoria, congressen, enzovoort. In tegenstelling tot de andere objecten die we tot nu toe gezien hebben, heeft de activiteit geen unieke naam nodig (hoewel de meeste gebruikers de voorkeur geven aan een naam die verwijst naar de module ‘die de eigenaar is’ en ook naar het type activiteit).

Voor studenten is het prettig om te weten wat voor type kleding of uitrusting ze mee moeten brengen, dus minimaal een code voor het type activiteit zou handig zijn.

De gebruikelijke velden moeten gedefinieerd worden (naam, een optionele beschrijving, afdeling als die gebruikt wordt). Verder zijn er nog een aantal andere velden: ¾

Type – Dat staat standaard ingesteld als onderwijs, maar zie ook Activiteitstypes op pagina 62 voor meer informatie.

¾

Onderwijsweekpatroon – Activiteiten kunnen zo aangepast worden dat ze kortere patronen krijgen dan de module ‘die eigenaar is’, maar ze kunnen niet buiten het patroon gaan van de module waaraan ze gekoppeld zijn. Als u geen module koppelt (bijvoorbeeld bij een open dag of docentenvergadering), dan zal er een weekpatroon van 52 of 65 weken zijn (afhankelijk van de instellingen van uw instituut).

¾

Factor – Een heel getal tussen 1 en 500 dat de moeilijkheid van de oplevering van een activiteit kan aangeven. Een college kan bijvoorbeeld een hoger getal krijgen dan een werkgroep. De planner gebruikt hem niet in zijn berekeningen, maar de factor kan weergegeven worden op rapporten om de werkbelasting van docenten te kunnen vergelijken.

¾

Duur - In perioden weergegeven hoelang de activiteit duurt.

¾

Voorgestelde dagen – U kunt een of meer perioden definiëren voor een activiteit door een of meer voorgestelde dagen voor een activiteit te selecteren. Als u meerdere dagen selecteert, dan zal de activiteit plaatsvinden op elk van die dagen. Het herhaald plaatsvinden wordt ‘herhaling binnen een week’ genoemd. Als u een enkele dag selecteert, of geen dagen selecteert, dan zal de activiteit slechts eenmaal plaatsvinden. Een activiteit die herhaald wordt binnen een week vindt elke keer plaats op dezelfde tijd van de dag, heeft dezelfde duur en gebruikt dezelfde middelen. Activiteiten die binnen een week herhaald worden, hebben meerdere dagen en tijden in plaats van een enkele dag en tijd. In de handleidingen voor Printen en rapportage, COM, Agents en UEF kunt u meer informatie vinden over dit onderwerp.

!

¾

Ref.: 3031

Scientia raadt het gebruik van Opeenvolgende activiteiten in samenspel met Herhaling binnen een week NIET aan, omdat dit inaccuraatheid van de weergave van het rooster tot gevolg kan hebben. Omdat de regels voor opeenvolging alleen worden toegepast op de eerste keer dat een activiteit voorkomt, worden ze niet toegepast op andere keren dat een activiteit voorkomt en daardoor geeft het rooster beschikbare perioden weer die in werkelijkheid niet beschikbaar zijn voor roosteren.

Voorgestelde tijd – Selecteer uit de dropdown een voorgestelde dag en tijd voor de activiteit.

53



U kunt nu een ‘periode’ voor een activiteit selecteren – dag en/of tijd – door simpelweg op de knoppen Voorgestelde dagen/begintijd te klikken. Automatisch geroosterde evenementen kunnen vastgelegd worden (bijvoorbeeld als een volgend jaar geroosterd wordt) met de knop Gebruik geroosterde tijd. Kijk in Instellingen en de Handleiding voor Coördinatoren voor meer informatie.

Afbeelding 44

Het venster Activiteiten geeft weer dat een geselecteerde activiteit is geroosterd

Onder in elk tabblad van het venster Activiteiten staat een visueel hulpmiddel dat de roosterstatus van een activiteit aangeeft. Een ‘vinkje’ betekent dat de activiteit is geroosterd en een ‘kruis’ betekent dat ze niet is geroosterd. Als het label ‘Geroosterd?’ niet aanwezig is, geeft dat aan dat de geselecteerde activiteit een Ouder Activiteit is die niet geroosterd kan worden. Als een geroosterde activiteit een probleem heeft, dan wordt er ook een rood vraagteken weergegeven.


Het venster Activiteiten geeft weer dat een geselecteerde activiteit een probleem heeft 54



Dubbelklikken op het vraagteken opent het venster Roosterdokter.

Als er gebruikers binnen het instituut zijn die Enterprise Timetabler als interface voor Syllabus Plus gebruiken, dan kunnen de data Ouder Activiteiten bevatten naast de gewone activiteiten die hier beschreven staan. Ouder Activiteiten worden op twee manieren gebruikt: (i) om de koppeling weer te geven tussen verschillende modules met gelijktijdige activiteiten; (ii) om de originele staat weer te geven van een activiteit die is opgesplitst in weken om zo variatie van middelen toe te staan (docenten, zaal of uitrusting). Het aantal gewone (roosterbare) activiteiten wordt aangegeven in het venster Instituut door een getal tussen haakjes dat volgt op het totaal aantal activiteiten (inclusief Ouder Activiteiten). Ouder Activiteiten bestaan eigenlijk niet en kunnen niet geroosterd worden, dus ze zijn niet opgenomen in het aantal niet-geroosterde activiteiten. Ze komen ook niet voor in de voortgangsbalk die de verhouding tot het totaal aantal geroosterde activiteiten aangeeft. In Syllabus Plus Timetabler kunnen geen Ouder of Kind Activiteiten gemaakt worden, maar ze kunnen in de interface van Timetabler wel bekeken worden. In het geval dat de bekeken activiteit een Ouder, Kind of beide is, kan men de andere activiteiten van deze relatie zien in de velden Ouders en Kinderen die rechtsonder in het tabblad ID staan. Door dubbelklikken op de naam van de Ouder of Kind Activiteit wordt de activiteit geselecteerd uit de basislijst. De tabbladen die hieronder beschreven staan, zullen zich anders gedragen en veel functionaliteit zal uitgeschakeld zijn als de bekeken activiteit een Ouder is. Kijk voor meer informatie over het maken van Gelijktijdige Activiteiten en Varianten van activiteiten in de Enterprise Timetabler Handleiding.

Ref.: 3031

55


Opzet van een instituut - Coördinator 5.25.1. ¾

Het tabblad Oplevering Module – De module ‘die de eigenaar is’. Het weekpatroon van de module wordt gebruikt om het onderwijsweekpatroon van de activiteit te bepalen.

Als een module de eigenaar is van een activiteit, dan kan die activiteit niet met andere modules gedeeld worden. Als u wilt dat een activiteit gerelateerd wordt aan meerdere modules, dan moet u een additionele (gelijktijdige) module maken. In de Handleiding voor Coördinatoren staat een voorbeeld. Voor instituten die de interface Enterprise Timetabler gebruiken, is er een andere mogelijkheid: een mechanisme voor het maken van gelijktijdige activiteiten van meer dan één module. Kijk voor meer informatie in de Enterprise Timetabler Handleiding. ¾

Programma’s – toont het programma (de programma’s) waaraan de module verbonden is

¾

Cursussen – toont de cursus waarbij de module hoort

¾

Studentensets – koppeling met de set die de activiteit zal bijwonen

¾

Gelijktijdige activiteiten – harde beperking die afdwingt dat gekoppelde activiteiten worden geroosterd op dezelfde tijd (dat kan in verschillende weken zijn)

¾

Activiteitssjabloon (het sjabloon waaruit de activiteit gegenereerd werd – kijk voor meer informatie in de Course Planner Handleiding)

Afbeelding 46

Het venster Activiteiten – tabblad Relaties

Door klikken op de knop ‘Sjabloon ontkoppelen’ opent het dialoogvenster dat hieronder staat weergegeven en hiermee kunt u de koppeling met de activiteitssjabloon ontkoppelen.

Afbeelding 47

Ref.: 3031

Het dialoogvenster ter waarschuwing van Sjabloon ontkoppelen

56



Het tabblad Middelen

Docenten, Zalen en Uitrusting hebben additionele parameters – die kunnen gedefinieerd worden als: Vooraf ingesteld – U kiest een of meer van de geselecteerde middelen, die allemaal beschikbaar moeten zijn voor het evenement om te roosteren, tenzij van ROOSTERING/INSTELLINGEN de beginwaarden zijn ingesteld; Geen – Het middel is niet vereist; Joker – Het systeem kiest het middel op basis van de afdeling of geschiktheden. ¾

Grootte – het aantal studenten dat in een enkel evenement onderwijs kan krijgen

¾

Docenten – kan geen, een of meer zijn

¾

Zalen – kan geen, een of meer zijn

¾

Uitrusting – kan geen, een of meer zijn

Afbeelding 48

Ref.: 3031

Het venster Activiteiten – tabblad Middelen

57



Het tabblad Verzamelde Middelen

Het tabblad Verzamelde middelen wordt gebruikt om de vereisten voor verzamelde middelen voor een activiteit te specificeren. ¾

Verzameld middel – Selecteer het vereiste verzamelde middel en gebruik de knoppen W X om het middel toe te voegen aan of te verwijderen uit de tabel met verzamelde middelen van een activiteit.

Afbeelding 49

Het venster Activiteiten – tabblad Verzamelingen

Dubbelklik op het veld relatie en selecteer een optie uit de dropdown om te specificeren hoe het vereiste Aantal van de verzamelde middelen berekend moet worden. Het is belangrijk om op te merken dat het berekende Aantal hoger kan zijn dan de echte grootte van de verzameling. Opties zijn onder andere: ¾

Geen – Er is geen relatie tussen de grootte van de activiteit en het vereiste aantal verzamelde middelen. In dit geval is het gespecificeerde Relatieve aantal gelijk aan het vereiste Aantal, onafhankelijk van de grootte van de activiteit.

¾

1-op-1 – Er is één verzameld middel vereist voor elke student in de activiteit. Het vereiste Aantal wordt berekend als de Grootte van de activiteit. Voor dit type relatie is het niet mogelijk of noodzakelijk om een Relatief aantal in te voeren.

¾

Middelen-per-student – Het ingevoerde Relatieve aantal specificeert hoeveel verzamelde middelen elke student vereist. Het vereiste Aantal wordt berekend door de grootte van de activiteit te vermenigvuldigen met het relatieve aantal.

¾

Studenten-per-middel – Het ingevoerde Relatieve aantal specificeert hoeveel studenten een verzameld middel kunnen delen. Het vereiste Aantal wordt berekend door de grootte van de activiteit te delen door het relatieve aantal en wordt naar boven afgerond.

¾

Direct – Soms is het niet mogelijk om het vereiste aantal verzamelde middelen te specificeren in termen als Middelen-per-student of Studenten-per-middel, omdat het vereiste aantal een breuk is. Bijvoorbeeld: Studenten werken in paren en vereisen drie middelen per paar. In dit geval zal een Directe relatie de ratio tussen Grootte van de activiteit en het ingevoerde Relatieve aantal bepalen.

Ref.: 3031

58



Het tabblad Beschikbaarheid

Als een nieuwe activiteit gedefinieerd wordt, worden de vereisten voor middelen standaard op Geen ingesteld. De meeste instituten stellen, gebaseerd op geschiktheden, zalen in met een joker en ze stellen vooraf de docent in of wijzen toe op basis van geschiktheid (bijvoorbeeld werkgroepen).

Afbeelding 50

Ref.: 3031

Het venster Activiteiten – tabblad Beschikbaarheid

59



Het tabblad Volgorde

Opeenvolging van activiteiten geeft de gebruiker de mogelijkheid om de volgorde te specificeren waarin activiteiten geroosterd worden. Door het tabblad Volgorde te selecteren, wordt het venster waarin opeenvolging ingesteld kan worden aan de gebruiker getoond. Let op de volgende punten: Kandidaten filteren op. Filters kunnen ingesteld worden door het gebruik van een van vijf opties. Deze zijn: Geen, Afdeling, Module, Studieprogramma en Studentenset.

Afbeelding 51

Het venster Activiteiten – tabblad Volgorde

De tabel hieronder definieert de gegevens van activiteiten die worden weergegeven bij elke optie. Filteroptie

Weergegeven activiteiten

Geen

Alle activiteiten.

Afdeling

Alle activiteiten die behoren aan dezelfde afdeling als de activiteit die geselecteerd is in de Basislijst.

Module

Alle activiteiten die gekoppeld zijn aan de Module waaraan de activiteit die geselecteerd is in de Basislijst ook gekoppeld is.

Studieprogramma

Alle activiteiten die gekoppeld zijn aan Modules die weer gekoppeld zijn aan hetzelfde Studieprogramma als de activiteit die geselecteerd is in de Basislijst.

Studentset

Alle activiteiten die gekoppeld zijn aan Modules die weer gekoppeld zijn aan dezelfde Studentset als de activiteit die geselecteerd is in de Basislijst.

Tussenruimte informatie. Informatie over tussenruimte wordt alleen geactiveerd als een activiteit wordt verplaatst van het veld ‘Kandidaten’ naar het veld ‘Opvolgend’.

Afbeelding 52

Selectieknoppen voor informatie over tussenruimte

Informatie over tussenruimte kan ingesteld worden in Tijd (dagen:uren:minuten) of Dagen. ‘Tijd’ wordt gemeten in uren, vanaf het einde van de activiteit die opgevolgd wordt. Instellen van een Ref.: 3031

60


Opzet van een instituut - Coördinator minimum/maximum tijd van één dag betekent dat de start van de volgende activiteit 24 uur na het eind van de voorgaande activiteit geroosterd zal worden. Uren en minuten worden gemeten volgens hetzelfde principe. Daardoor is het mogelijk om exact de periode te specificeren waarna u wilt dat de volgende activiteit geroosterd zal worden. ‘Dagen’ werkt volgens het principe van dagen. Bijvoorbeeld: Een minimum tussenruimte van één dag betekent elk tijdstip van de volgende dag. Evenzo betekent een maximum tussenruimte van vijf dagen elk tijdstip van de dag gedurende de komende vijf dagen. Deze optie geeft Timetabler wat speling wanneer geprobeerd wordt de activiteit te roosteren. Zodra u een activiteit hebt geselecteerd voor opeenvolging geeft het veld ‘Kandidaten’ een lijst weer met activiteiten, die gebaseerd is op de geselecteerde filteropties. Selectie van een activiteit in het veld Kandidaten activeert de knoppen waarmee u de gekozen activiteit naar de velden Voorgaan of Opeenvolgen kunt verplaatsen. Evenzo activeert het selecteren van een activiteit in de velden Voorgaan of Opeenvolgen de knoppen waarmee de activiteit terug naar het veld Kandidaten verplaatst kan worden. Op deze manier kunt u de volgorde specificeren waarin u wilt dat activiteiten geroosterd worden.

!

Ref.: 3031

Scientia raadt het gebruik van Opeenvolgende activiteiten in samenspel met Herhaling binnen een week NIET aan, omdat dit inaccuraatheid van de weergave van het rooster tot gevolg kan hebben. Omdat de regels voor opeenvolging alleen worden toegepast op de eerste keer dat een activiteit voorkomt, worden ze niet toegepast op andere keren dat een activiteit voorkomt en daardoor geeft het rooster beschikbare perioden weer die in werkelijkheid niet beschikbaar zijn voor roosteren.

61



5.26.Activiteitstypes Hiermee kunnen activiteiten, zoals colleges, praktijklessen en werkgroepen, gedefinieerd worden als verschillende types en er kan een kleurcode bepaald worden voor weergave in het roosteroverzicht (zie onder). Het type kan ook weergegeven worden als additionele informatie wanneer roosters en rapporten afgedrukt worden. Types worden gedefinieerd in ORGANISATIE/ACTIVITEITSTYPES:

Afbeelding 53

Het venster Activiteitstypes

De naam moet uniek zijn en de optionele beschrijving, koppeling aan afdeling en kleur kunnen ingesteld worden. Activiteitstypes worden door de gebruiker ingesteld, zodat u ze naar wens kunt aanpassen. Evenementen kunnen gegroepeerd worden in categorieën, zoals colleges, werkgroepen, workshops, onderzoek, excursies, toetsing of zelfstudie. Types kunnen gedefinieerd worden om aan de specifieke behoeften van uw instituut te voldoen en ze kunnen herzien worden. Het is zelfs mogelijk om ze uit te breiden naar niet-academische evenementen, zoals ad hoc zaalboekingen (bijvoorbeeld: voorlopig, bevestigd), maar ook vergaderingen, opzetten van de ruimte en schoonmaken (vooral handig voor faciliteiten als laboratoria en werkplaatsen).

Ref.: 3031

62



5.27.Studentensets Om efficiënt middelen aan activiteiten toe te wijzen, gebruikt Timetabler studentsets om aan de onderwijsvraag van studenten te voldoen.

In het voorbeeld hierboven wonen alle studenten één college bij, maar er passen slechts twee sets in elk van de twee werkgroepen. Er is een minimum van vier sets van tien studenten – hoewel combinaties van andere (kleinere) groottes de voorkeur hebben. Dergelijke besluiten hangen af van de mate van modularisering en studentkeuze en ook van het type POS. Binnen deze benadering kan een student slechts lid zijn van één set en door deze regel heeft elke student gegarandeerd een rooster zonder overlap.

!

Het versoepelen van de regels voor sets betekent dat er problemen kunnen bestaan. Er zijn faciliteiten toegevoegd om u te helpen bij de diagnose en het oplossen van problemen.

U hebt meer controle door het gebruik van Niet gelijktijdig roosteren tussen sets en de versteviging van voorkeurscombinaties in samengevoegde sets (bijvoorbeeld Wiskunde en Natuurwetenschappen). De reeks van beschikbare strategieën wordt behandeld in het hoofdstuk Opleveringsstructuren en studentsets van de Handleiding voor Coördinatoren en de Handleiding voor Projectdirecteuren.


Het venster Studentensets – tabblad ID 63



Afbeelding 55

Het venster Studentensets – tabblad Modules

De software van Course Planner kan gebruikt worden voor het plannen en maken van complexere studentensets en daaraan verbonden activiteiten.

5.28.Secties Een Sectie is een groep van activiteiten die vaak de legitieme routes representeert waarlangs een student zich kan inschrijven voor een module. Een module kan opgeleverd worden door middel van grote, gedeelde colleges en kleine werkgroepen - een sectie kan een combinatie van een college met een werkgroep representeren of ze kan een complexere structuur inclusief laboratoriumwerk of praktisch werk representeren: ACC101/010

ColA MaWoVr/WerkgrA Di

ACC101/020

ColA MaWoVr/WerkgrB Do

BIO400/010

ColA DiDo/WerkgrA Wo

BIO400/011

Lab1

BIO400/012

Lab2

Een sectie kan direct naar een enkele activiteit verwijzen: NAT100/010

Col DiDo (alle studenten)

NAT100/101

Lab1 even (helft studenten)

NAT100/102

Lab2 oneven (helft studenten)

Het object sectie is optioneel voor de datastructuur. Als een module zo opgeleverd wordt dat alle studenten van de module alle activiteiten van de module bijwonen, dan zijn secties niet vereist. Als de oplevering meerdere activiteiten inhoudt en elke student van de module woont slechts sommige daarvan bij, dan kan het object secties u helpen om het rooster te bekijken op een herkenbaardere manier, omdat de weergave wordt beperkt tot een subset van activiteiten van de module, zonder dat meervoudige selecties van activiteiten worden gemaakt. Secties kunnen ook het aanpassen van data in Syllabus Plus aan systemen voor studentgegevens van een derde partij ondersteunen. Het is belangrijk om te onthouden dat secties activiteiten groeperen ten behoeve van de inschrijving van studenten. Het object legt geen roosterbeperkingen op.

Ref.: 3031

64



Afbeelding 56

Het venster Secties – tabblad ID

Het venster Secties bevat een standaard tabblad ID dat Naam, Beschrijving, Afdeling en de Module(s) waaraan de sectie gekoppeld is, weergeeft. Velden voor Gebruikerstekst zijn beschikbaar in het tabblad Gebruikerstekst. In het tabblad Oplevering kunnen Activiteiten aan de Sectie gekoppeld worden. Gekoppelde Activiteiten worden weergegeven in het tabblad Rooster en kunnen in het venster geroosterd of ontroosterd worden. De standaard functies voor Bestandsopmaak en Breken van Beperkingen zijn ook beschikbaar. Het object Sectie wordt weergegeven in de volgende vensters: Module

tabblad Oplevering

Activiteit

tabblad ID

Ref.: 3031

65



5.29.Studenten Als u wilt, kunt u ook gegevens van al uw studenten invoeren, waardoor u de productie van roosters voor individuele studenten mogelijk maakt. Elke student wordt ingevoerd in het tabblad ID van het venster Studenten en optioneel gekoppeld aan een Studieprogramma.

Afbeelding 57

Ref.: 3031

Het venster Studenten – tabblad ID

66


Opzet van een instituut - Coördinator De studentkeuzes voor modules worden ingevoerd in het tabblad Modules. Als de student een Studieprogramma volgt, dan verschijnen de betrokken Verplichte en Optionele modules in de corresponderende kolommen en alle andere modules die in het Instituut beschikbaar zijn, worden in de lijst Facultatieve modules gezet. Selecteer uit de lijst de gewenste optionele en facultatieve modules van de student.

Afbeelding 58

Het venster Studenten – tabblad Modules

Studenten worden toegevoegd aan studentsets in het tabblad Studentsets. Het is in feite deze laatste stap die het mogelijk maakt om individuele roosters voor studenten te maken. Voor het toevoegen van een student aan een studentset dubbelklikt u op het veld studentset in de tabel. Er wordt een dropdown weergegeven met een lijst van alle mogelijke studentsets voor die module. De sets die worden weergegeven in de dropdown zijn gesorteerd. De studentsets die voldoen aan het maximum aantal modules dat door de student gekozen is, staan bovenaan en de studentsets die aan het minste aantal gekozen modules voldoen, staan onderaan. Op deze manier helpt het systeem u om zo min mogelijk studentsets te kiezen.

Afbeelding 59

Het venster Studenten – tabblad Studentsets

Nadat u op de knop Veranderen hebt gedrukt om de toewijzing aan studentsets op te slaan, controleert het systeem of er problemen voortkomen uit de keus voor deze specifieke studentsets. Als dat zo is, dan wordt een rood vraagteken geplaatst in de velden van de modules die het probleem veroorzaken. Ref.: 3031

67



5.30.Labels3 Labels (ORGANISATIE/Labels) zijn een manier om objecten te verbinden en te verzamelen. In tegenstelling tot Groepen (zie onder) zijn labels niet gelimiteerd tot één type object; ze kunnen gekoppeld worden aan meerdere objecttypen. Labels bestaan uit een naam en sleutelveld; ze kunnen optioneel een beschrijving hebben en gekoppeld worden aan een afdeling. Net als bij andere objecten zijn er vijf tekstvelden beschikbaar voor gebruikerstekst in het tabblad Gebruikerstekst & Labels. Labels worden op dezelfde manier gemaakt en onderhouden als elk ander object. Ze kunnen gebruikt worden om gefilterde weergaves van uw data te verschaffen. Er kunnen ook rapporten mee gemaakt worden via het afdruksysteem van Syllabus Plus (terwijl dat bij groepen niet kan).

Afbeelding 60

Het venster Labels

Afbeelding 61

Het venster Activiteiten – Labels toepassen op activiteiten

3

In de meeste Nederlandstalige versies wordt de term Stempels gebruik i.p.v. labels

Ref.: 3031

68


Opzet van een instituut - Coördinator Voorbeelden van andere bruikbare labels kunnen zijn: ¾

Goedgekeurd – toegepast op alle cursussen, modules en activiteiten die formeel goedgekeurd zijn

¾

Hangend – toegepast op cursussen, modules, activiteiten of boekingen die wachten op goedkeuring

¾

Tijdelijk – toegepast op docenten die wachten op goedkeuring van hun contract

¾

Buiten campus – toegepast op alle lessen die buiten de campus plaatsvinden

¾

Geannuleerd – toegepast op activiteiten die gepland stonden, maar die niet doorgaan

¾

Voor verwijdering – toegepast op elk object dat goedkeuring vereist voor het verwijderd kan worden

¾

Coördinator – toegepast op objecten die de coördinator beheert

¾

Erkend – toegepast op activiteiten waarvan problemen (verkeerde tijd, onvoldoende middelen) zijn goedgekeurd

Labels worden ondersteund door de volgende interfaces: OLE DB, COM en UEF.

5.31.Groepen Groepen (ORGANISATIE/Groepen) kunnen gebruikt worden om vergelijkbare objecten samen te categoriseren en te verzamelen wanneer er een institutionele vereiste is voor roosteren of rapporteren van een specifieke set van objecten (bijvoorbeeld: deeltijddocenten, avondstudenten, zalen buiten de campus, enzovoort).

Afbeelding 62

Het venster Docentengroepen

U kunt Groepen maken voor alle voorname objecten in Timetabler. Het voorbeeld hierboven maakt een docentengroep, waarvan de leden voltijdse werkkrachten zijn. U kunt ook een nieuwe groep maken door vooraf de leden van de groep te selecteren in het relevante venster van Timetabler en dan selecteert u ‘Groep maken’ in het menu AANPASSEN. Deze actie opent het venster Groep en wijst automatisch de geselecteerde groepsleden toe. Alles wat vereist is, is dat u de groep een naam geeft en ‘Nieuw’ selecteert.

Ref.: 3031

69



5.32.Gebruikerstekst Alle objecten uit het menu ORGANISATIE hebben een tabblad Gebruikerstekst. Het veld of de velden in dit tabblad kunnen gebruikt worden om tekstuele data aan de objecten te verbinden. Bijvoorbeeld: Dit veld kan gebruikt worden voor objectdata die specifiek voor het Instituut zijn en waar Syllabus Plus geen specifiek veld voor heeft. Alle objecten hebben een veld voor opmerkingen dat Gebruikerstekst 1 heet. In dit veld kunnen tot 1800 karakters aan tekst opgeslagen worden. Alle objecten, behalve tijdsbeperkingen, hebben nog vier velden die Gebruikerstekst 2 – Gebruikerstekst 5 genoemd worden. Deze extra velden kunnen gebruikt worden voor het opslaan van 255 karakters. Als in deze velden meer tekst wordt ingevoerd dan de limiet toestaat, dan zal de overtollige tekst verloren gaan als die opgeslagen wordt in de SDB. Als er speciale karakters, zoals de toetsen Tab of Enter, gebruikt worden in deze velden, dan kan dat problemen opleveren als data worden overgedragen met behulp van UEF of Agents. Men moet opmerken dat het gebruik van velden voor Gebruikerstekst de omvang van de image vergroot.

Voor u de velden voor gebruikerstekst gebruikt, zou u moeten controleren wat de procedure van het instituut is met betrekking to het gebruik. Het zou kunnen dat bepaalde velden voor gebruikerstekst binnen het hele instituut gereserveerd zijn voor specifieke data.

Ref.: 3031

70


Het opbouwen van data

6. Het opbouwen van data Veel informatie in deze handleiding bevat advies over welke objecten u zou moeten definiëren in Timetabler en de verschillende manieren waarop ze beschreven en gekoppeld kunnen worden. In het volgende voorbeeld nemen we aan dat bepaalde informatie al is verzameld en ingevoerd in (of gedownload naar) Timetabler: ¾

Opzet van het Instituut en Tijdsbeperkingen

¾

Beschikbaarheidspatronen/Begintijdpatronen/Inzetpatronen

¾

Afdelingen (niet noodzakelijk voor gebruikers van standalone-mode)

¾

Activiteitstypes

¾

Kostenplaatsen

¾

Zalen

¾

Docenten

¾

Uitrusting (optioneel)

¾

Geschiktheden

¾

Verzamelde middelen (optioneel)

!

Als u na het lezen van deze handleiding nog onzeker bent over welke dataobjecten u moet definiëren en hoe u naar ze moet verwijzen, neem dan alstublieft contact op met uw adviseur van Scientia voor u uw eigen data laadt.

Laad en controleer de voorbeelddata voor u verdergaat – het is altijd handig om de instellingen en objectnamen te bekijken voor u in Timetabler gaat werken. Onthoud dat het bestand in de map Voorbeelden staat en dat het geladen moet worden in een leeg image (splus.img).

Ref.: 3031

71



6.1. Handmatig maken van sets en activiteiten Stap 1 Als u automatisch roosters zonder overlap en rapporten wilt genereren, dan moet u enkele studieprogramma’s (POS) opzetten.

Afbeelding 63

Het venster Studieprogramma’s

U moet de naam van het POS specificeren en ook de afdeling die er eigenaar van is. De beschrijving is optioneel. Vergeet niet op de knop Nieuw te klikken, die onder in het venster Syllabus Plus staat, zodra u uw invoer afgerond hebt. Deze informatie kan elektronisch beschikbaar zijn en als dat zo is, dan kan die gedownload worden met behulp van UEF, Agents, COM of SPDA. Als echte data geladen worden, dan adviseren we dat eerst alle data over het POS ingevoerd worden (voor het instituut of de afdeling), voordat u naar het volgende stadium gaat.

Nadat er een keer op de knop Nieuw gedrukt is, wordt hij vervangen door de knop Dupliceren, die gebruikt kan worden om een kopie van het geselecteerde POS te maken of om een nieuw (aangepast) POS te maken. Om de knop Dupliceren weer te veranderen in de knop Nieuw drukt u op de ctrl-toets op het toetsenbord en dan klikt u op het gehighlighte onderdeel.

Stap 2 Als uw modules op verschillende manieren worden opgeleverd, waarbij een student slechts activiteiten van één manier van oplevering moet bijwonen (de activiteiten van verschillende manieren worden niet samengevoegd), dan kunt u cursussen in uw datamodel opnemen. De cursus kan gebruikt worden om een aantal alternatieve manieren van oplevering met elkaar te verbinden, zodat het mogelijk is om het gecombineerde rooster voor alle opleveringen (modules) te zien. Een cursus kan een onderdeel van meerdere POS zijn en kan verplicht of optioneel zijn in relatie tot een POS. Ref.: 3031

72


Het opbouwen van data Stap 3 De volgende stap houdt het maken van modules in4.

Hoewel het mogelijk is om de objecten POS en Cursus weg te laten in bepaalde structuren van oplevering, moet de module wel gedefinieerd worden om te zorgen dat het systeem voldoende informatie heeft om een rooster te maken.

Voor modules moeten meer gegevens ingevoerd worden, dus het is de moeite waard om na te denken over welke informatie u nodig hebt en in welke volgorde u die wilt invoeren. Elk tabblad in het venster Modules bevat velden die gebruikt kunnen worden om de module te beschrijven. De velden Naam en Afdeling moeten ingevuld worden, terwijl het veld Beschrijving optioneel is.

Afbeelding 64


4 De knop Genereer kan in dit stadium gebruikt worden voor het automatisch genereren en koppelen van activiteiten en studentsets – zie ook Automatisch maken van sets en activiteiten.

Ref.: 3031

73


Het opbouwen van data Als u Studieprogramma’s (POS) gebruikt, dan kan de module toegewezen worden aan een POS. Dit wordt gedaan door het POS te selecteren in lijsten met Verplichte of Optionele programma’s. Een module kan toegewezen worden aan meer dan één programma en verplicht of optioneel zijn in ieder programma.

Afbeelding 65

Het venster Modules – tabblad Oplevering

Definieer voorkeuren voor beschikbaarheid, inzet en begintijd door te klikken op de knop Veranderen na het aanbrengen van veranderingen.

Afbeelding 66


Maak meerdere modules voor elk POS (als u besloten hebt om het object POS te gebruiken). Maak anders ongeveer twaalf modules. Als u cursussen gebruikt, dan kan een module verbonden worden aan een cursus met gebruik van de dropdown in het tabblad ID van het venster Modules. De koppeling kan ook gemaakt worden door de lijst modules in het tabblad ID van het venster Cursus te gebruiken.

Ref.: 3031

74


Het opbouwen van data Stap 4 Hoewel activiteiten het volgende niveau vormen van de opleveringsstructuur, is het gewenst om eerst de invoer van studentsets in overweging te nemen. Het hoofdstuk Opleveringsstructuur en studentsets in de Handleiding voor Coördinatoren en de Handleiding voor Projectdirecteuren biedt een reeks voorbeelden over hoe u om moet gaan met studentsets binnen verschillende academische modellen. Binnen conventionele universitaire programma’s worden meerdere sets gebruikt om het gebruik van ruimte te helpen optimaliseren en het aantal vereiste activiteiten te minimaliseren. Een student wordt geregistreerd in een (gewoonlijk kleine) set en de leden van de set delen een identiek rooster. Waar dat noodzakelijk is, worden sets gezamenlijk toegewezen aan een activiteit (zoals een college). Sets kunnen niet gesplitst worden. Hoewel een reeks modellen beschikbaar is, demonstreren de volgende voorbeelden de basale opties: Studenten in enkele sets Er worden kleine sets gemaakt die grote activiteiten delen, maar die als enkele set kleinere evenementen bijwonen. Sets zijn gebaseerd op een POS:

Afbeelding 67

Het venster Studentsets – tabblad ID

In dit voorbeeld zijn vier sets gemaakt (1,2,3,4), elk met tien studenten. Alle sets wonen een groot college bij, naar elke werkgroep gaan twee sets (misschien op dezelfde tijd, maar met andere docenten in andere zalen) en elke set woont individueel een sessie zelfstudie bij (elke sessie zelfstudie kan plaatsvinden op een andere tijd). Elk lid van een set deelt een identiek rooster met de rest van die set.

Ref.: 3031

75



Afbeelding 68

Het venster Studentsets – tabblad Modules

Een student die op deze manier geregistreerd staat in een enkele set zal waarschijnlijk een POS (Design) volgen dat een aantal modules bevat, waarvan sommige of allemaal verplicht kunnen zijn. Als we veronderstellen dat elk van de modules van het POS een vergelijkbare activiteitsstructuur heeft als het diagram hierboven, dan moeten alle sets verbonden worden aan elk van de verplichte modules van het POS (en sets kunnen optioneel gekoppeld worden aan een reeks optionele modules).

Als een van de modules erg afwijkt wat betreft de opleveringsstructuur, dan kan het noodzakelijk zijn om de sets aan te passen (meestal door kleinere sets te maken om berekend te zijn op erg kleine activiteiten).

Ref.: 3031

76


Het opbouwen van data Studenten in meerdere sets Een student kan lid zijn van meer dan één set – ze registreren zich voor een module (of een groep modules). Een module kan verbonden zijn aan meer dan één set:

Een andere strategie is het maken van individuele sets voor modules – Fotografie sets FA en FB, Compositie sets CA en CB, enz. Om zeker te zijn dat studenten de activiteiten van beide modules kunnen bijwonen, moet FA niet samenvallen met CA of CB (en FB niet met CA of CB).

In dit voorbeeld zijn er acht studentsets (van vijf studenten) die verbonden zijn aan de hoofdactiviteiten, zoals hierboven staat aangegeven, en er zijn nog vier studentsets (van tien studenten) voor de optionele modules. Een student schrijft zich in voor een van de studentsets ‘A&D Hoofd’ en een van de studentsets ‘A&D Optie’. Voorbeelden van dit model zijn moeilijker te illustreren met schermvoorbeelden, vanwege het aantal keuzes dat beschikbaar is voor koppelingen tussen studentsets en modules. Kijk in de voorbeelddata om voorbeeldscenario’s te bestuderen.

!

Ref.: 3031

Het is uiteraard belangrijk om over de strategie te beslissen voor u uw data begint op te bouwen, omdat u anders het risico loopt dat u veel tijd verspilt. Er wordt meer advies gegeven in de Handleiding voor Projectdirecteuren.

77


Het opbouwen van data Stap 5 De laatste component van het opbouwen van data is de activiteit. U zou al moeten beseffen dat Timetabler uw data niet zonder dit object kan roosteren (gebruikers van Course Planner kunnen activiteiten maken met behulp van activiteitssjablonen).

!

De activiteit brengt alle middelen samen die nodig zijn voor het plaatsvinden van een academisch evenement en moet daarom zorgvuldig gedefinieerd worden.

De essentiële componenten voor een academische activiteit zijn: ¾

Naam

¾

Afdeling

¾

Module

¾

Tijdsbeperkingen (automatisch overgeërfd van de module)

¾

Type

¾

Duur

¾

Grootte

U hebt waarschijnlijk ook enige van de volgende nodig: ¾

Dag

¾

Tijd

¾

Studentset(s)5

¾

Gelijktijdige activiteit(en)

¾

Docenten

¾

Zaal

¾

Uitrusting

¾

Verzamelde middelen

¾

Opeenvolgen

¾

Beschikbaarheid

¾

Begintijden & voorkeuren

Deze componenten staan verdeeld over een aantal tabbladen in het venster Activiteiten. Onjuiste selectie van een optie kan kritieke gevolgen hebben op de roosterbaarheid van een activiteit, dus u moet zorgen dat u de gevolgen begrijpt van de keuzes die u maakt. Additionele informatie is opgenomen in de paragraaf Uw data definiëren in deze handleiding, maar hieronder staat samengevat wat verwarrend kan zijn:

5

¾

Beschikbare tijden van de activiteit moeten overeenkomen met die van de vereiste middelen – studenten en docenten die alleen op maandag aanwezig zijn, kunnen niet geroosterd worden voor activiteiten op vrijdag.

¾

De duur moet binnen de beschikbare tijd passen.

¾

Als de functie ‘Vooraf ingesteld’ op grote schaal gebruikt wordt, kan dat resulteren in een slechte verdeling van de werkbelasting.

¾

Zodra een verzameling middelen is gebruikt in een bepaalde periode, kan er op dezelfde tijd niet nog een activiteit geroosterd worden die een dergelijk middel vereist.

¾

De enige middelen die beschikbaar zijn voor een activiteit, zijn de middelen die gedeeld worden met de afdeling of waarvan de afdeling eigenaar is.

¾

De capaciteit van een zaal is een harde beperking – Timetabler filtert automatisch zalen weg die te klein zijn voor het plaatsvinden van een activiteit.

Deze worden automatisch gekoppeld aan een activiteit die automatisch gegenereerd werd vanuit een module.

Ref.: 3031

78


Het opbouwen van data ¾

Als Roosterbeperkingen verzacht zijn om roosteren toe te staan, dan moet er naar Problemen gekeken worden om zeker te zijn dat het rooster integriteit behoudt.

6.2. Automatisch maken van sets en activiteiten Het is mogelijk om in Timetabler een aantal van de voorgaande stappen over te slaan door de knop Genereren te gebruiken om automatisch activiteiten en studentsets te maken. Dit is vooral voordelig bij beroepscursussen, waarvan het rooster meestal vooraf bepaald is:

Afbeelding 69

Het venster Modules

Afbeelding 70

Het venster Genereer activiteiten/sets voor modules

Dit zijn de opties die u beschikbaar hebt: ¾

Naam – baseer de naam op alleen de module, of op een combinatie met andere instellingen, of op een andere, gespecificeerde tekst

¾

Gepland aantal – het verwachte aantal studenten

¾

Koppel aan activiteiten – wijs studentsets automatisch toe aan activiteiten

¾

Genereer – genereert activiteiten en studentsets met de overeenkomstige koppelingen voor de

Ref.: 3031

79


Het opbouwen van data geselecteerde modules OK – stelt de standaard opties in voor automatisch genereren, zonder activiteiten of studentsets te genereren

¾

Als een activiteit automatisch gegenereerd wordt, laat Timetabler de vereisten voor middelen blanco.

Afbeelding 71

Het venster Activiteiten – tabblad Middel

Merk op dat de lijst middelen leeg is gelaten (‘geen’) – u moet onthouden dat u nog criteria voor docenten, zaal en uitrusting moet selecteren en op de knop Veranderen moet klikken.

!

Ref.: 3031

Als u de optie ‘Automatisch maken met modules’ hebt geselecteerd, dan wordt het gespecificeerde aantal activiteiten en studentsets automatisch gegenereerd met elke nieuw aangemaakte module. Vergeet niet de functie uit te zetten als u modules wilt maken zonder eraan verbonden activiteiten en sets.

80



6.3. Activiteiten koppelen aan secties Als u het object secties gebruikt om activiteiten te groeperen, dan kunt u een koppeling tussen activiteiten en secties maken in het tabblad ID van het venster Activiteit (waarin u de sectie(s) kunt selecteren waartoe de activiteit behoort)…

Afbeelding 72

Het venster Activiteiten – Secties koppelen aan Activiteiten

… of in het tabblad Oplevering van het venster Secties (waarin u de activiteiten kunt selecteren die aan een sectie toebehoren).

Afbeelding 73

Ref.: 3031

Het venster Secties – Secties koppelen aan Activiteiten

81


Werken met Timetabler

7. Werken met Timetabler 7.1. Databestanden opslaan Uw data kunnen in Timetabler in een aantal bestandsopmaken opgeslagen worden (kijk ook naar Bestandsopmaken – een overzicht verderop in dit hoofdstuk). Sommige bestandsopmaken zijn beter voor backups en andere zijn beter voor het overdragen van data. De standaard opmaak die gebruikt wordt als een bestand wordt opgeslagen, is de opmaak Image. Gebruikers die in standalone werken, zouden het imagebestand minstens dagelijks moeten opslaan, maar het wordt aanbevolen om het vaker op te slaan. Voor het opslaan van uw data kiest u BESTAND/OPSLAAN of BESTAND/OPSLAAN ALS. Afhankelijk van de bestandsopmaak die gekozen wordt, kan Timetabler een iets ander dialoogvenster weergeven voor BESTAND OPSLAAN. 7.1.1.

Bestandsopmaak - Image

Afbeelding 74


Selecteer de bestandsopmaak. Timetabler onthoudt de laatste bestandsnaam van elke bestandsopmaak die werd opgeslagen van de image. Als dit een nieuw bestand is, klik dan op Bladeren… om een bestandsnaam te specificeren.

Afbeelding 75


Typ uw bestandsnaam in en klik op Opslaan…

Ref.: 3031

82



Afbeelding 76


…en dan weer op Opslaan.

!

7.1.2.

Imagebestanden zijn specifiek voor de versie van Timetabler waarin ze gemaakt zijn en kunnen niet gelezen worden door een andere versie van de software. Als Timetabler geüpgraded wordt, dan moeten imagebestanden opgeslagen worden in de bestandsopmaak SPF en daarna geïmporteerd worden in de nieuwe, blanco image (splus.img) die bijgeleverd wordt.

Automatisch opslaan van bestandsopmaak Syllabus Plus

De bestandsopmaak Automatisch opslaan Syllabus Plus geeft de mogelijkheid om met gespecificeerde tussenpozen uw data automatisch op te slaan in de bestandsopmaak SPF.

Afbeelding 77


Om het automatisch opslaan van uw data mogelijk te maken: Selecteer de bestandsopmaak Automatisch opslaan Syllabus Plus, specificeer een bestandsnaam, zet een vinkje bij Automatisch opslaan elke en specificeer een tijdsinterval. 7.1.3.

Bestandsopmaak - Uitwisseling

UEF-bestanden bevatten data en koppelingen in een gestructureerde, gecodeerde bestandsopmaak. Deze bestanden worden gebruikt voor import naar en export vanuit Timetabler. Wanneer dat mogelijk is, geven sommige gebruikers er de voorkeur aan dat lokaal IT-personeel zich bezighoudt met het proces van de aanmaak van bestanden. Het dialoogvenster BESTAND OPSLAAN is identiek aan het weergegeven venster voor het opslaan van een imagebestand. 7.1.4.

Bestandsopmaak - Spreadsheet

Door de optie voor de bestandsopmaak Spreadsheet kunnen de geselecteerde data opgeslagen worden in een apart bestand van het type kommagescheiden, dat verdere analyse en rapportage mogelijk maakt. Meer informatie over de bestandsopmaak Spreadsheet kunt u vinden in de paragraaf De spreadsheeteditor.

Ref.: 3031

83


Werken met Timetabler 7.1.5.

Bestandsopmaak – Syllabus Plus

In tegenstelling tot imagebestanden bevatten bestanden met de bestandsopmaak Syllabus Plus (SPF) alleen data en koppelingen in een gecomprimeerde bestandsopmaak. Het resultaat is dat bestanden klein zijn en daardoor ideaal zijn voor back-ups. Deze bestandsopmaak verschaft ook het mechanisme voor upgraden van een versie van de software naar een andere versie.

Afbeelding 78

Het dialoogvenster Bestand opslaan (bestandsopmaak Syllabus Plus)

Als u een SPF-bestand opslaat, dan wordt aangeraden dat u alle standaard instellingen laat staan en alleen een bestandsnaam specificeert.

Hieronder staan de opties uit het dialoogvenster van Afbeelding 78 (bestandsopmaak Syllabus Plus) van pagina 84 uitgelegd.

Afbeelding 79


Bestand opslaan (bestandsopmaak Syllabus Plus) – het veld Objecten opslaan

In Objecten opslaan kunt u specificeren welke informatie opgeslagen wordt. Standaard wordt alles opgeslagen, maar het is mogelijk om alleen de Toewijzingen van het rooster, de Roostervoorkeuren of kerndata van Instituut+Afd.+Zones op te slaan.

Afbeelding 80

Bestand opslaan (bestandsopmaak Syllabus Plus) – het veld Objecten opslaan als

Met Objecten opslaan als kunt u specificeren hoe elk object in Timetabler geïdentificeerd moet worden in het resulterende opgeslagen bestand. Standaard worden alle objecten opgeslagen als Object ID, wat een intern kenmerk is dat door Timetabler wordt gemaakt en dat wereldwijd uniek is. Objecten kunnen ook opgeslagen worden op Naam of Sleutelveld, maar deze velden worden door de gebruiker gedefinieerd en kunnen wel of niet uniek zijn.

Ref.: 3031

84



Afbeelding 81

Bestand opslaan (bestandsopmaak Syllabus Plus) – het veld Bestandstype

In Bestandstype kunt u de mate van comprimeren specificeren die toegepast moet worden op de data die opgeslagen worden in het SPF-bestand. Het standaard bestandstype is Compact, dat resulteert in een erg klein bestand dat onleesbaar is. Een andere mogelijkheid is het opslaan van data en koppelingen in Timetabler in de typen Leesbaar of Breedvoerig, wat resulteert in een groter bestand dan wanneer opgeslagen wordt in het type Compact, maar een kleiner bestand dan het type Image. Al deze types van het SPF-bestand kunnen gelezen worden met behulp van een tekstverwerker.

! 7.1.6.

Probeer een SPF-bestand dat is opgeslagen als Leesbaar of Breedvoerig niet te Veranderen en opnieuw te laden. Dat is een goede manier om uw data corrupt te maken. Neem contact op met uw adviseur van Scientia als u data moet wijzigen buiten de interface van Timetabler.

Bestandsopmaak – Scientia Signed SQL (SSS)

Deze bestandsopmaak kan alleen gebruikt worden in standalone-mode. Een sss-bestand kan gebruikt worden als alternatieve methode om data in een database te laden (in plaats van een spf-bestand in een blanco image in te lezen en terug te schrijven naar de database). Voor grote datasets zal de sss-methode sneller zijn.

7.2. Databestanden openen Data van Timetabler kunnen geopend worden in een aantal bestandsopmaken (zie ook Bestandsopmaken – een overzicht verderop in dit hoofdstuk). De standaard bestandsopmaak die gebruikt wordt om bestanden te openen, is de bestandsopmaak Syllabus Plus (SPF). Om een databestand te openen, kiest u BESTAND/OPENEN. Afhankelijk van de gekozen bestandsopmaak kan Timetabler een iets ander dialoogvenster voor BESTAND OPENEN weergeven. 7.2.1.

Bestandsopmaak - Image

Afbeelding 82


Selecteer de bestandsopmaak en klik op Bladeren… om de bestandsnaam te specificeren.

Ref.: 3031

85



Afbeelding 83

Het dialoogvenster Openen

Voer een bestandsnaam in (of klik op een bestaande naam in het dialoogvenster) en klik op Openen…

Afbeelding 84


…en klik dan weer op Openen. Het bestand wordt nu geladen. Als een imagebestand wordt geopend terwijl er al een openstaat, dan zal het tweede bestand het eerste vervangen. 7.2.2.

Bestandsopmaak - Uitwisseling

UEF-bestanden bevatten data in een gestructureerde, gecodeerde opmaak. Deze bestanden worden gebruikt voor import naar en export vanuit Timetabler. Er kunnen meerdere UEF-bestanden na elkaar geopend worden. Als een object waarnaar verwezen wordt in een UEF-bestand al bestaat in de huidige image, dan wijzigt Timetabler de bestaande objecten. Objecten die niet bestaan, worden aan de huidige image toegevoegd.

!

Afbeelding 85

Voor een UEF-bestand wordt geladen, moet u zeker weten dat de Institutionele opzet in de image overeenkomt met de Institutionele opzet waarnaar verwezen wordt in het UEF-bestand. Als dat niet zo is, dan zal Timetabler de data uit het bestand onjuist interpreteren.

Bestandsopmaak Uitwisseling – dialoogvenster Bestand openen

Als er een vinkje staat bij Fouten melden, dan zal Timetabler elke fout melden die zich voordoet tijdens het laden. Als er een vinkje staat bij Objecten maken zonder declaratie vooraf, dan vereist Timetabler geen aparte objectdeclaratie aan het begin van het UEF-bestand. In plaats daarvan vat Timetabler de eerste verwijzing

Ref.: 3031

86


Werken met Timetabler naar een object op als een declaratie.

Ref.: 3031

87



Bestandsopmaak - Syllabus Plus

Deze bestandsopmaak verschaft de meest compacte en bruikbare methode voor back-ups en herstel. Het is ook een mechanisme voor het upgraden van een versie van de software naar een andere versie. Er kunnen ook meerdere SPF-bestanden na elkaar geladen worden.

Afbeelding 86

Bestandsopmaak Syllabus Plus – dialoogvenster Bestand openen

De optie Data vervangen is alleen geactiveerd als een SPF-bestand wordt geladen in een blanco image. De optie Samenvoegen per afdeling laadt alleen objecten waarvan de gebruiker die het SPF-bestand laadt de eigenaar is. De optie Onvoorwaardelijk samenvoegen laadt alle objecten in het bestand.

Objecten in een SPF-bestand worden geïdentificeerd volgens de instellingen die gebruikt worden in het dialoogvenster BESTAND OPSLAAN (Bestand opslaan als). Als een SPF-bestand wordt geladen, gebruikt Timetabler dezelfde instellingen om te bepalen of elk object dat geladen wordt al bestaat in de huidige image of dat het een nieuw object is.

Een vinkje bij Toewijzingen herstellen specificeert of informatie uit een databestand dat geladen wordt, geladen moet worden met de geroosterde informatie intact of geladen moet worden als basale data en niet geroosterd moet worden. Als er een vinkje staat bij Vreemd object ID, dan zal Timetabler elk object in het databestand beschouwen als uniek, ondanks dat ze dezelfde object ID, sleutelveld of naam kunnen hebben. Als hier een vinkje staat, zullen data in de huidige image niet overschreven worden door de inkomende data. 7.2.4.

Bestandsopmaak - Tekst

Deze optie staat toe dat een tekstbestand geopend wordt, zodat het in een venster in Timetabler bekeken kan worden. 7.2.5.

Patches

Deze bestandsopmaak zal af en toe door Scientia gebruikt worden voor het verspreiden van dringende oplossingen voor Syllabus Plus, die niet kunnen wachten op een volledig nieuwe versie van de software. Als dit voorkomt, dan zullen de teams van Scientia’s Klantenservice een of meer patches verspreiden met volledige instructies over de installatie van de patch. Openen van het dialoogvenster Help/Over Timetabler geeft informatie over de patches die geladen zijn, als die er al zijn. Door de technieken voor softwareconstructie die Scientia gebruikt, is het momenteel niet mogelijk om een patch uit te geven voor alle softwareproblemen. Sommige dringende oplossingen vereisen nog steeds een volledig herbouwen van Syllabus Plus.

Ref.: 3031

88



7.3. Timetabler afsluiten BESTAND/AFSLUITEN zal uw huidige sessie afsluiten – het systeem zal u vragen of u wilt opslaan, als u dat nog niet gedaan hebt (of terugschrijven als u verbonden bent met de SDB).

7.4. Bestandsopmaken – een overzicht Imagebestanden bevatten data, koppelingen en softwarecode. Ze worden opgeslagen in het RAM van het systeem en daardoor kunnen ze de snelste manier van werken verschaffen, maar ze zijn groot. SPF-bestanden bevatten alleen data en koppelingen in een gecomprimeerde opmaak – ze zijn klein en daarom ideaal voor back-ups. Ze zijn tevens het mechanisme voor upgraden tussen verschillende versies van de software. UEF-bestanden (Uitwisseling) bevatten data en koppelingen in een gestructureerde, gecodeerde bestandsopmaak. Ze worden gebruikt voor import naar en export vanuit Timetabler. SSS-bestanden bevatten data die opgeslagen zijn als image in standalone-mode en worden gebruikt als alternatieve methode om data in een nieuwe database te importeren. Spreadsheet (Gescheiden tekst) Het is mogelijk om sjablonen voor afdrukken en werkbladen op te slaan – zie Rapportage.

7.5. Selectie van objecten Gebruikers moeten beseffen dat in Timetabler objecten geselecteerd moeten zijn (of gehighlight) om hun parameters en instellingen weer te kunnen geven en te Veranderen. Selectie wordt bereikt door op het object in de basislijst te klikken. Als een item niet geselecteerd is (dat wil zeggen, niet weergegeven wordt in de standaard selectiekleur – gewoonlijk blauw), dan is het inactief/niet-gekoppeld.

7.6. De knop Verwijderen Deze knop verwijdert het huidig geselecteerde object in de basislijst of een karakter of woord in een tekstveld. Als u de gevolgen overweegt van het verwijderen van bijvoorbeeld een afdeling (met alle koppelingen naar andere objecten), dan kunt u zich misschien voorstellen wat er kan gebeuren – veel eraan verbonden data kunnen ‘verloren’ gaan.

Afbeelding 87

Ref.: 3031

Het dialoogvenster om verwijdering te bevestigen

89



7.7. Rechtermuisknop Klikken op de rechtermuisknop in het gedeelte van het bureaublad geeft snel toegang tot het menu ORGANISATIE; er zijn ook verschillende functies in het roosteroverzicht en afdrukroutines.

Afbeelding 88

Opties in het menu van de rechtermuisknop

7.8. Nogmaals beslissingen over data Nu we het gebruik van veel objectvensters in Timetabler uitgelegd hebben, is dit een goed punt om te overwegen welk type informatie u in de applicatie wilt invoeren en hoe u die wilt gebruiken. Hoewel de meeste velden in Timetabler relatief lang zijn (er kunnen veel karakters ingevoerd worden), kan de hoeveelheid vereist detail die op uitdraaien weergegeven wordt een beperkende factor worden. Dit betekent dat er praktische beperkingen zijn die invloed hebben op uw invoer, die bepaald wordt door de stijl en het type van de weergave op papier. Hoewel verschillende lettergroottes de hoeveelheid weergegeven informatie kunnen vergroten, adviseert Scientia om een maximum van 20 karakters in een veld voor naam te gebruiken. Dezelfde overweging geldt voor het veld beschrijving. Overweeg ook wat er in het veld naam komt en of het veld beschrijving überhaupt gebruikt moet worden. Namen worden getoond in de basislijst en kunnen regelmatig bekeken worden in andere (gekoppelde) objectvensters en dialoogvensters. U zou daarom namen moeten kiezen die eenvoudig herkenbaar zijn voor uzelf en andere gebruikers van de Timetabler-interface. Beschrijvingen worden getoond in hun betreffende objectvenster, maar niet ergens anders (hoewel ze in rapporten gebruikt kunnen worden en namen op die rapporten kunnen vervangen als dat gewenst is). We hebben dit aspect meer in detail behandeld voor specifieke objecten, maar het principe moet zorgvuldig overwogen worden met betrekking tot de behoeften van uw eigen instituut. Hoewel de meeste data over het algemeen automatisch gedownload worden naar Timetabler (dat wil zeggen, via andere software aangeleverd worden, zoals via UEF, Software agents, COM of SPDA), is de lengte van de inhoud van de velden nog steeds een probleem – hoe eerder u dit te berde brengt, hoe beter voorbereid u wellicht zult zijn.

Ref.: 3031

90



7.9. Nogmaals afspraken over invoer Hoewel de meeste data waarschijnlijk elektronisch in Timetabler geladen worden, kunnen met het toetsenbord en de muis knoppen en menu’s geactiveerd worden. Standaard technieken van MS Windows worden ondersteund waar ze gepast zijn, inclusief veelvoudige en niet-aaneensluitende selectie van objecten en lijsten; typen vervangt geselecteerde tekst; maken van objecten op basis van het huidig geselecteerde object; snelmenu’s door klikken op de rechtermuisknop en knippen en plakken (maar niet op objectniveau). We raden aan dat u een consistente methode ontwikkelt voor het uitvoeren van acties die aan een object gerelateerd zijn, vooral als het gaat om maken en wijzigen van objecten. Tijdens de training moedigen we u aan om met verschillende technieken te experimenteren, zodat u de techniek kunt kiezen die het beste bij uw behoeften aansluit. Hoe consistenter u kunt zijn in de accuratesse van de invoer, hoe betrouwbaarder uw data (en daardoor uw rooster) zullen zijn.

!

Merk op dat als u een nieuw object maakt op basis van een bestaand object, dat het systeem dan alle kenmerken van het bestaande (geselecteerde) object kopieert naar het nieuwe object. Dit is een handige functie voor het handmatig invoeren van vergelijkbare objecten, maar ze kan vervelend zijn als objecten zoals geschiktheden gemaakt worden (een geschiktheid heeft zeer waarschijnlijk geen koppeling of verbinding met een andere geschiktheid).

7.10.Roosteren Het menu ROOSTERING geeft toegang tot een reeks roosteropties voor automatisch en handmatig roosteren. Timetabler is ontworpen om het roosterproces te automatiseren, wat erg handig is als u wilt bekijken of u voldoende middelen hebt om aan de vraag te voldoen (of uw succes probeert te testen op het gebied van invoer van data na het laden!). Vanuit veel objectvensters hebt u toegang tot een roosteroverzicht – selecteer een object en klik op het tabblad Rooster:

Afbeelding 89

Ref.: 3031

Het venster Modules – tabblad Rooster

91


Werken met Timetabler Om het instituut automatisch te roosteren, opent u het objectvenster Instituut (ORGANISATIE/INSTITUUT) en dan selecteert u ROOSTERING/ROOSTER. Tijdens het roosteren probeert Timetabler alle activiteiten te roosteren die momenteel niet-geroosterd zijn:

Afbeelding 90

Voortgangsbalk Roosteren

De balk Klaar (die zichtbaar is in het venster Instituut, tabblad ID) geeft een indicatie van het succes van het proces:

Afbeelding 91

De balk Klaar in het venster Instituut

Het getoonde aantal activiteiten wordt gevolgd door een aantal tussen haakjes. Als sommige gebruikers van het instituut Enterprise Timetabler gebruiken, dan kunnen ze ‘Ouder Activiteiten’ maken. Deze activiteiten kunnen niet geroosterd worden en zijn niet opgenomen in het aantal tussen haakjes. Om het deel van het roosteren dat compleet is te berekenen, wordt het aantal geroosterde activiteiten vergeleken met het aantal tussen haakjes.

Ref.: 3031

92


Werken met Timetabler Om het gemaakte rooster te bekijken, dit kan per week, klikt u op het tabblad Rooster in het venster Instituut (of selecteert u een passend object uit het menu ORGANISATIE):

Afbeelding 92


Afbeelding 93

Het submenu Toon activiteit

Ref.: 3031

93


Werken met Timetabler Het karakter ‘+’ in de linkerbovenhoek van een activiteit in het tabblad Rooster geeft aan dat er meerdere activiteiten geroosterd zijn op hetzelfde tijdstip in dat rooster. Bijvoorbeeld: Instituut/POS/Module. Voor het bekijken van de activiteiten klikt u met de rechtermuisknop op de ‘+’ om de optie Toon activiteit weer te geven en dan selecteert u de relevante activiteit.

Afbeelding 94


De geselecteerde activiteit staat weergegeven in het rooster. De geselecteerde activiteit kan verplaatst worden naar een plek waar een blauwe diamant verschijnt. De gele diamant geeft de ‘beste’ plaats aan met betrekking tot uw beperkingen en voorkeuren. De knop Opmaak helpt bij het verschaffen van additionele informatie over beperkingen:

Afbeelding 95

Ref.: 3031

Het dialoogvenster Opmaak rooster

94



Afbeelding 96

Het venster Zalen met weergave van het rooster

7.11.Drag-and-drop Het roosteroverzicht ondersteunt drag-and-drop. Als de activiteit die u wilt verplaatsen is geselecteerd, klikt u er met de linkermuisknop op en dan sleept u de activiteit naar een nieuwe zaal:

Afbeelding 97

!


Onthoud dat een diamant een beschikbare periode aangeeft. Door de activiteit te verplaatsen, hebt u misschien de docent, student, zaal, uitrusting, verzameld middel, module en roosters van afdelingen veranderd. Elk willekeurig middel met een joker wordt opnieuw toegewezen.

Tot nu toe hebben we ons gericht op succesvol geroosterde evenementen, maar wat gebeurt er als een activiteit niet geroosterd kan worden?

Ref.: 3031

95



7.12.Een oplossing voor niet-geroosterde activiteiten Timetabler verschaft een reeks opties die u helpen bij het oplossen van roosterproblemen. In het geval hieronder moeten we ontdekken waarom een activiteit niet geroosterd kan worden.

Afbeelding 98


Door de activiteit te selecteren, wordt getoond dat er de hele week beperkingen zijn (grijze lijnen in elke cel van het rooster – hoe dikker de lijn, hoe groter de beperking). Als u dan een periode selecteert, waarin u de activiteit zou willen roosteren, dan krijgt u een verklaring voor het niet kunnen roosteren.

Ref.: 3031

96



7.13.Opnieuw roosteren Voor het instituut betekent ‘roosteren’ een poging doen om alle niet-geroosterde activiteiten te roosteren. Dit geeft een uitgebreid overzicht van de accuratesse van uw data en ook een indicatie voor de druk die uw rooster legt op middelen – hebt u voldoende docenten, zalen, uitrusting, enzovoort om aan de vraag te voldoen?

Een lage mate van ‘succes’ – dat wil zeggen, weinig verschuiving op de balk Compleet – geeft waarschijnlijk aan dat er een of meer logische fouten in uw data zitten, zoals missende koppelingen of incomplete verwijzingen naar eigenaar.

Het rooster dat gemaakt is, is gebaseerd op uw beperkingen en voorkeuren die zijn toegepast volgens een specifieke set institutionele factoren (in Timetabler Sterkte van voorkeuren genoemd). Dit institutionele standpunt is uiteraard belangrijk, maar soms is het gewenst om te roosteren op type of groepen van middelen. Afhankelijk van hoe een object is geselecteerd, kunt u roosteren (of ontroosteren) op verschillende manieren.

ROOSTEREN/ONTROOSTEREN heeft effect op de activiteiten die verbonden zijn aan het geselecteerde object. Bijvoorbeeld: Als een docent geselecteerd is, dan verwijdert ROOSTEREN/ONTROOSTEREN de toewijzingen van die docent; evenzo verwijdert hetzelfde commando, wanneer een zaal is geselecteerd, de toewijzingen van die zaal. Dit betekent dat het proces van roosteren (of ontroosteren) gestuurd kan worden door de coördinator of de roostermaker van de faculteit – groepen middelen kunnen gelijktijdig of apart geroosterd worden, eenvoudigweg door selectie van een blok of een enkele selectie. Additionele informatie over roosterstrategieën is opgenomen in de Handleiding voor Coördinatoren.

Als geprobeerd wordt het Instituut te ontroosteren, dan verschijnt de volgende waarschuwing:

Afbeelding 99

Venster voor bevestiging van ontroosteren van alle activiteiten

Timetabler waarschuwt u dat u op het punt staat om het hele instituut te ontroosteren – dat zijn alle activiteiten. Als u op Ja klikt, komt u terug bij het beginpunt en kunt u de planner in een nieuwe richting leiden om een andere uitkomst te krijgen. ROOSTEREN/ROOSTER zal een nieuw rooster maken.

Merk op dat het mogelijk is om de codering van geroosterde activiteiten te veranderen van handmatig naar automatisch (en vice versa) in het menu ROOSTERING (AUTOMATISCH/HANDMATIG). Dit kan nuttig zijn als u een deel van het rooster wilt ontroosteren met gebruik van ROOSTERING/ONTROOSTER AUTOMATISCH. Timetabler codeert alles wat automatisch geroosterd wordt en alles wat handmatig opnieuw geroosterd (verplaatst) wordt – dus als u een automatisch geroosterde activiteit ‘handmatig’ maakt, dan wordt hij beschermd tegen ontroosteren als u ONTROOSTER AUTOMATISCH gebruikt.

Ref.: 3031

97


Werken met Timetabler Tijdens het roosteren kan het advies gegeven worden dat bepaalde dagen of perioden acceptabel zijn:

Afbeelding 100

Ref.: 3031


98



7.14.Middelentoewijzingspalet In deze mode kan een gebruiker niet alleen zien waar een activiteit geroosterd kan worden, maar ook welke middelen gekozen zouden worden door de automatische planner. De gebruiker kan handmatig de selectie van middelen sturen zonder opnieuw te roosteren; of de selectie van de middelen sturen en tegelijkertijd opnieuw roosteren; of het systeem de beste middelen laten kiezen op basis van de zachte beperkingen die ingesteld waren voor voorkeuren. Deze optie kan bekeken worden door te klikken op de knop onder de basislijst in het venster Activiteiten. Dan wordt het venster Activiteiten getoond, zoals hieronder staat weergegeven.

Afbeelding 101

Het venster Activiteiten – ID tabblad

Let op de volgende punten: 1.

De beschikbare middelen worden weergegeven in volgorde van zachte beperkingen, dus de middelen die volgens de automatische planner het meest geschikt zijn, staan bovenaan in de lijst.

2.

Selecteren van een Activiteit in de basislijst en daarna het toewijzingspalet openen zal niet automatisch de geselecteerde Activiteit in beeld houden.

3.

U kunt een ander middel selecteren dan het middel dat het systeem selecteerde (als de toewijzing van middelen niet staat ingesteld op Vooraf ingesteld) door te klikken op het gewenste middel en dan te klikken op Toewijzen.

Ref.: 3031

99



7.15.Beperkingen breken (of activiteiten geforceerd roosteren) Timetabler geeft de gebruiker de mogelijkheid om een beperking te breken en een Activiteit geforceerd te roosteren. In de meeste gevallen wordt er een probleem gegenereerd en vaak is dat gerelateerd aan een middel en niet aan een activiteit. Deze functie is beschikbaar in elk venster dat een roosteroverzicht bevat. Om een Activiteit geforceerd te roosteren, haalt u het vinkje weg bij Beperkingen in het tabblad Rooster. Nu kunt u een activiteit roosteren, zelfs als daardoor een probleem wordt gegenereerd.

Als u de beperkingen deactiveert om een bepaalde activiteit geforceerd in een gewenste periode te roosteren, zorg dan dat u ze daarna weer activeert om te vermijden dat u per ongeluk andere activiteiten roostert op tijden die beperkingen breken.

Afbeelding 102


In het voorbeeld hierboven kunt u zien dat de activiteit niet roosterbaar is om 14.00 uur op dinsdag, omdat de geselecteerde docent de activiteit op dat tijdstip beperkt. Door Beperkingen breken kunt u echter de activiteit geforceerd roosteren om 14.00 uur op dinsdag, zoals u kunt zien op de volgende pagina.

Ref.: 3031

100



Afbeelding 103

Het venster Activiteiten met geforceerd roosteren

Besef wel dat wanneer u roostert door gebruik van de knop Opnieuw toewijzen in het venster middelentoewijzingspalet dat u dan niet het type probleem krijgt dat u verwacht. Dit komt doordat de functie Opnieuw toewijzen de beschikbare middelen op het geselecteerde tijdstip gebruikt om te roosteren en als u opnieuw roostert, dan genereert u waarschijnlijk het type probleem van een verkeerde combinatie van middelen en niet van een type dat u verwachtte.

Ref.: 3031

101



7.16.Het roosterproces controleren Tot nu toe hebben we het gehad over vrij eenvoudige scenario’s op het institutionele of individuele objectniveau. Zoals werd uitgelegd in Groepen kan het gewenst zijn om meer controle te nemen over het roosterproces door bepaalde sets objecten (bijvoorbeeld deeltijdstudenten of hoofddocenten) eerst toe te wijzen, voordat u andere toewijst. Dit kan door de juiste groep te selecteren en dan ROOSTERING/ROOSTER (Filters staan uitgelegd in Hoofdstuk 8.1 van dit document).

Afbeelding 104

Het venster Docenten – gefilterd op Docenten (Deeltijddocenten)

Het kan mogelijk zijn om perioden in te stellen voor bepaalde activiteiten – dat wil zeggen, de dag/tijd vast te leggen dat ze plaatsvinden – dit kan gedaan worden via de tabbladen ORGANISATIE/ACTIVITEIT/ID of ORGANISATIE/MODULES/ID:

Afbeelding 105

Het venster Activiteiten – tabblad ID

Er is verdere controle over het roosterproces mogelijk, zoals staat uitgelegd in Roosterbeperkingen op de volgende pagina.

Ref.: 3031

102



7.17.Roosterbeperkingen Door middel van de functie BEPERKINGEN in het menu ROOSTERING opent het volgende dialoogvenster:

Afbeelding 106

Het venster Roosterbeperkingen

De volgende typen controle op roosteren zijn beschikbaar: ¾

Dubbele boeking - Heft de harde beperking op die voorkomt dat middelen tegelijkertijd gebruikt worden. Tijdens het roosteren kan ‘overallocatie’ van middelen plaatsvinden. Een voorbeeld hiervan is: een activiteit die een semester duurt, kan niet geroosterd worden, omdat een zaal of docent gedurende een week niet beschikbaar is. Verder kan meer dan één activiteit geroosterd worden in dezelfde zaal of een docent kan toegewezen worden aan twee activiteiten die tegelijkertijd plaatsvinden. De software geeft aan dat deze zaken problemen zijn en laat het aan de gebruiker over of een oplossing is vereist (u kunt bereid zijn om sommige typen dubbele boeking goed te keuren).

¾

Te weinig middelen – Staat de planner toe activiteiten te roosteren waarvoor niet alle middelen beschikbaar zijn (bijvoorbeeld docent, zalen). Dit werkt op een vergelijkbare manier als dubbele boeking – het is aan de gebruiker om te bepalen op welk punt dit werkelijk een probleem wordt in het rooster.

¾

Middelentoewijzing uitgestellen – Staat toe dat een rooster gemaakt wordt zonder dat bepaalde klassen objecten worden toegewezen – bijvoorbeeld: het uitsluiten van tijdelijke docenten als een conceptrooster wordt gemaakt.

¾

Altijd voorgestelde tijden aanhouden – Als een activiteit geroosterd wordt, dan staat het systeem alleen toe dat ze geroosterd wordt op de voorgestelde dag en tijd.

¾

Altijd houden aan de volgorderegels – Als een activiteit gedefinieerd is met opeenvolging, dan zal het systeem de activiteit alleen roosteren als aan al de vereisten voor opeenvolging is voldaan.

¾

Niet-roosterbare activiteiten overslaan – Als tijdens het roosteren van een blok activiteiten het systeem een activiteit aantreft die niet geroosterd kan worden, dan slaat het systeem deze activiteit over en gaat het door met de volgende.

¾

Backtrack – Als deze functie is ingesteld, zoekt Syllabus Plus (oneindig) naar een rooster. Tijdens dit proces zal het aantal geroosterde activiteiten afnemen en toenemen. Het aantal geroosterde activiteiten neemt af als Syllabus Plus een activiteit aantreft die niet geroosterd kan worden. Als dit voorkomt, dan zal Syllabus Plus een eerder geroosterde activiteit ontroosteren (dat staat bekend als backtrack) en proberen die op een andere tijd of met gebruik van een andere set middelen opnieuw te roosteren. Als er geen alternatieve tijden of middelen zijn, dan zal Syllabus Plus verder ‘backtracken’ tot geen enkele activiteit opnieuw geroosterd kan worden op een ander tijdstip of met gebruik van andere middelen en op dat punt stopt Syllabus Plus, omdat de dataset onuitvoerbaar is. Tijdens Backtrack zal Syllabus Plus alleen activiteiten ontroosteren die eerder in het roosterproces automatisch geroosterd werden. Backtrack ontroostert geen activiteiten die handmatig geroosterd werden of automatisch geroosterd werden tijdens een eerder gebruik van de automatische planner.

Ref.: 3031

103


Werken met Timetabler Instellingen voor beperkingen kunnen geactiveerd worden voor klassen van objecten – u kunt bereid zijn om dubbele boeking voor zalen toe te staan, maar niet voor docenten of vice versa.

Het roosterproces moet wellicht zorgvuldig overwogen worden om te zorgen dat succesvol aan de vereisten van uw eigen instituut voldaan wordt.

7.18.Gebruikersvoorkeuren

Afbeelding 107

7.18.1.

Het venster Gebruikersvoorkeuren – tabblad Opties voor programma’s

Roosteren

Deze functie staat u toe om te controleren of er problemen zijn geweest tijdens het roosterproces. Een vinkje zetten bij Problemen controleren? zorgt er voor dat Timetabler constant problemen in de gaten houdt; het vinkje weghalen, schakelt de controle op problemen uit tot Nu controleren wordt geactiveerd. Als een activiteit niet geroosterd kan worden, dan staat de reden (redenen) daarvoor in het onderste deel van elk venster Rooster (zie 7.12). Aantal redenen tonen geeft de gebruiker de mogelijkheid om te bepalen hoeveel redenen gerapporteerd worden (het beschikbare aantal is 1-100). 7.18.2.

Programma-opties

Deze optie laat u specificeren hoe Timetabler moet berekenen welke activiteiten in een rooster van een POS opgenomen moeten worden. ¾

Als het rooster van het POS berekend moet worden met gekoppelde Modules, dan zal Timetabler alle activiteiten opnemen van de (optionele of verplichte) modules van het POS. Als uw dataset cursussen bevat, dan zal deze functie ook de activiteiten van modules van cursussen opnemen die gekoppeld zijn aan het POS.

¾

Als het rooster van het POS berekend moet worden met gekoppelde Modules die bijgewoond worden door POS-studenten, dan zal Timetabler van alle activiteiten van de modules van het POS (dat zijn verplichte of optionele modules) alle activiteiten opnemen die bijgewoond worden door studenten die het POS volgen.

¾

Als het rooster van het POS berekend moet worden met gekoppelde Studentsets, dan zal Timetabler alle activiteiten opnemen die verbonden zijn aan de studentsets van het POS.

7.18.3.

Rapporteren

Dit tabblad geeft u de mogelijkheid om te selecteren of HTML-labels toegestaan zijn in sjablonen of niet.

Ref.: 3031

104



Opties voor opnieuw roosteren

Als een activiteit al geroosterd is en een vooraf ingesteld middel heeft, dan zal het veranderen van het vooraf ingestelde middel een probleem genereren, omdat het toegewezen middel niet langer past bij het vereiste middel. Het genereren van dergelijke problemen kan vermeden worden door selectie van de passende optie voor opnieuw roosteren. In dat geval zal het veranderen van het vooraf ingestelde middel automatisch de toewijzing veranderen zonder de noodzaak van opnieuw roosteren, zolang het nieuw geselecteerde middel beschikbaar is.

7.19.Unieke sleutelvelden Het Sleutelveld van een object kan gebruikt worden voor de interface van andere applicaties, zoals systemen voor studentgegevens, personeelszaken of registratie; het kan de code vastleggen waarmee personeelszaken een werknemer identificeert of hoe de gebouwendatabase naar een zaal verwijst. Bij het beheer van de overdracht van data tussen systemen moeten we zorgen dat de integriteit van data behouden blijft; om betrouwbare overdracht van data tussen systemen te ondersteunen, kan de gebruiker Timetabler instellen op uniciteit (alle sleutelvelden moeten uniek zijn) of duplicaten toestaan. De mogelijkheid om identieke sleutelvelden toe te staan, wordt ondersteund om flexibiliteit te verschaffen in de koppeling met andere applicaties (die niet-unieke sleutelvelden kunnen toestaan). Standaard staat ingesteld dat uniciteit toegepast wordt op ALLE data-objecten van het hele instituut (zie onder); als een gebruiker probeert een duplicaat sleutelveld in te voeren, genereert Timetabler zijn eigen unieke sleutelveld dat voorafgegaan wordt door #SPLUS; als een gebruiker probeert om een bestaand, uniek sleutelveld te veranderen in een duplicaat, dan zal de verandering falen.

Afbeelding 108

Het venster Institutionele opzet – tabblad Sleutelvelden

Uniciteit van sleutelvelden wordt ingesteld op het niveau van het instituut en zou alleen met voorzichtigheid verbroken moeten worden. Voor gebruikers van de SDB raden we aan dat uitsluitend de coördinator de controle over deze optie zou moeten hebben. Raadpleeg uw systeemmanager of Scientia Support als u twijfels hebt over de gevolgen van het aanbrengen van een verandering in deze instellingen.

Ref.: 3031

105



7.20.Roosteren/Ontroosteren speciaal Wanneer Uitgestelde middelen zijn geactiveerd, staat ROOSTERING/ROOSTEREN SPECIAAL het naderhand toewijzen van middel (of middelen) aan een object toe. De toewijzing van middelen kan op vergelijkbare wijze verwijderd worden met behulp van ROOSTERING/ONTROOSTEREN SPECIAAL.

7.21.Probleemmechanisme Het probleemmechanisme is ontworpen om te waarschuwen wanneer beperkingen overtreden worden. Dit kan voorkomen als resultaat van veranderingen die na het roosteren in de data worden aangebracht (door middel van de gebruikersinterface of een systeem van een 3e partij) of doordat de gebruiker opties toepaste om breken van beperkingen toe te staan. Bijvoorbeeld: Een activiteit met een grootte van 25 kan geroosterd worden in een zaal met een capaciteit van 25, die later af kan nemen tot 20; Of een activiteit kan geroosterd worden op een donderdag met een docent die later niet meer beschikbaar is op donderdag.

7.22.Typen problemen Er zijn nu zeventien typen problemen in Timetabler. Als een beperking wordt toegevoegd aan een geroosterde activiteit of een geroosterd middel, dan detecteert het systeem automatisch overtredingen en maakt het corresponderende problemen die later erkend en opgelost kunnen worden. Uitbreiding van de categorieën problemen zodat elke harde beperking wordt ingedeeld, verschaft grotere flexibiliteit binnen het systeem en voorkomt neveneffecten tijdens roosteren of te weinig middelen toewijzen aan activiteiten. Als de omstandigheden die een overtreding van een beperking veroorzaken, worden verwijderd, dan detecteert het systeem dit en verwijdert het de verbonden problemen. Hieronder staat een tabel met de typen problemen in Timetabler en een lijst van mogelijke oorzaken.

Type probleem

Mogelijke oorzaak

1.

Activiteit/Zaalgrootte

De toegewezen zaal is te klein voor de activiteit. Dit probleem kan ontstaan als de omvang van de activiteit groter geworden is dan de toegewezen zaal of als de capaciteit van de zaal is afgenomen. Dit probleem gaat altijd samen met het overeenkomstige probleem Probleem met onverenigbare middelen.

2.

Probleem met uitgestelde middelentoewijzing

De activiteit werd geroosterd met de optie Uitgestelde middelen, ingesteld in ROOSTERING/BEPERKINGEN of vanuit de optie ROOSTERING/ROOSTEREN SPECIAAL. Het probleem Vermijd uitgestelde middelen wordt gemaakt voor elke categorie middelen, bijvoorbeeld docenten/studentensets/zalen, die niet zijn toegewezen aan de activiteit.

3.

Probleem met dubbele boekingen

De optie Dubbele boeking werd bij het roosteren geactiveerd in het dialoogvenster ROOSTERING/BEPERKINGEN.

4.

Probleem met onverenigbare middelen

Het toegewezen middel past niet bij de vereisten voor het gespecificeerde middel van de activiteit. Dit probleem komt voor als: •

Te weinig middelen zijn toegewezen

•

Te veel middelen zijn toegewezen

•

Een niet-passend middel is toegewezen (bijvoorbeeld, te klein of een niet-gedeeld middel)

5.

Probleem met volgorderegels

De activiteit is geroosterd op een tijdstip na een of meer activiteiten, terwijl dat voor die activiteiten zou moeten zijn. Dit probleem wordt veroorzaakt door de voorgaande activiteit.

6.

Niet gelijktijdig roosteren met

De middelen zijn toegewezen aan activiteiten die op hetzelfde tijdstip plaatsvinden.

Ref.: 3031

106


Werken met Timetabler 7.

Vrij tijdsblok

Het specifieke middel is zo toegewezen aan activiteiten dat er niet voldoende vrije tijdsblokken zonder activiteiten zijn. Kenmerkende voorbeelden van Vrije tijdsblokken zijn nietvaste onderzoeksdagen of het vermijden van laat einde/vroege start.

8.

Maximum aantal uren

Het specifieke middel is toegewezen aan activiteiten binnen een tijdsblok, waarbij de totale duur het maximum aantal toegestane uren overschrijdt. Bijvoorbeeld: iemand kan niet meer dan zes uur per dag lesgeven. Het probleem Maximum aantal uren ontstaat voor elk tijdsblok waarmee een middel het maximum overschrijdt.

9.

Maximale tijdspanne werk

Het specifieke middel is toegewezen aan activiteiten binnen een tijdsblok, waarin de tijdspanne van de start van de eerste activiteit tot het eind van de laatste activiteit de maximum toegestane tijdspanne overschrijdt. Bijvoorbeeld: iemand kan niet ’s avonds lesgeven als lesgegeven wordt in de ochtend van dezelfde dag. Het probleem Maximale tijdspanne werk ontstaat voor elk tijdsblok waarmee een middel het maximum overschrijdt.

10. Maximum aantal uren per week

Het totaal aantal uren dat binnen een week is toegewezen aan het specifieke middel overschrijdt het Maximum aantal uren dat is gespecificeerd in het tabblad ID.

11. Beperking niet-onderwijsgebonden tijd

De totale hoeveelheid niet-onderwijsgebonden tijd van een specifiek middel in een week is minder dan de hoeveelheid die is gespecificeerd in het tabblad Beschikbaarheid.

12. Pauze

Het specifieke middel heeft niet voldoende opeenvolgende tijd vrij binnen een van de gekoppelde tijdsblokken. Een probleem Vrij tijdsblok ontstaat voor elk tijdsblok van het middel waarin een overtreding voorkomt, bijvoorbeeld lunch maandag en lunch dinsdag.

13. Probleem met gelijktijdige activiteiten

De specifieke activiteit is geroosterd op een andere tijd dan een van de benoemde gelijktijdige activiteiten.

14. Gemeenschappelijk met afdeling

De specifieke activiteit is geroosterd met een middel dat niet gedeeld wordt met de afdeling van de activiteit. Dit probleem gaat altijd samen met een corresponderend probleem Probleem met onverenigbare middelen van de activiteit.

15. Probleem met voorgestelde tijden

De specifieke activiteit is geroosterd op een tijd die verschilt van de gespecificeerde Voorgestelde dagen/tijd.

16. Reisschema

Het specifieke middel heeft volgens het benoemde reisschema onvoldoende tijd om te reizen tussen de vermelde activiteiten. Een probleem Reisschema ontstaat voor elke onmogelijke reis die een middel moet maken.

17. Niet beschikbaar

De specifieke activiteit is geroosterd op een tijdstip dat niet beschikbaar zou moeten zijn.

Aangeven van problemen De gebruiker wordt geïnformeerd over problemen door een teller die op de knoppenbalk onder in het scherm staat. De indicator is geel als de software het aantal problemen aan het berekenen is en rood als de software klaar is met het berekenen van het aantal problemen.

Afbeelding 109

De teller voor problemen

De gebruiker wordt geïnformeerd over een probleem met een geselecteerde activiteit of middel in de ‘Basislijst’ door een rood vraagteken onder de Basislijst.

Ref.: 3031

107



Afbeelding 110

Activiteiten met problemen

Als een middel geselecteerd is in de ‘Basislijst’ en het tabblad ‘ID’ is geselecteerd, dan wordt een lijst getoond met de activiteiten waaraan dat middel toegewezen is. Als er een probleem is, dan ziet u naast de activiteit een rood vraagteken.

Afbeelding 111

Lijst van activiteiten met problemen

Problemen oplossen Problemen kunnen op verschillende manieren opgelost worden. Door dubbelklikken op een rood vraagteken opent de ‘Roosterdokter’ en kunt u uw problemen met die methode oplossen. Het is ook mogelijk om te dubbelklikken op de indicator die het aantal problemen weergeeft en daardoor opent het venster Problemen. Het tabblad Samenvatting in het venster Problemen geeft problemen weer per type en toont ook het totaal aantal problemen.

Afbeelding 112

Ref.: 3031

Het venster Problemen – tabblad Samenvatting

108


Werken met Timetabler Selectie van het tabblad Problemen toont de gebruiker details van het geselecteerde type probleem:

Afbeelding 113

Het venster Problemen – tabblad Problemen

U kunt het type probleem selecteren door te klikken op het type in het venster Samenvatting en dan het tabblad Problemen te selecteren of door het selecteren van het tabblad Problemen en daarna het type probleem in de dropdown te selecteren. Om de identificatie en oplossing van problemen te vereenvoudigen, kunnen ze gefilterd worden in het venster Problemen (menu Roostering: Problemen/Problemen). Eerst moet het type probleem geselecteerd worden (bijvoorbeeld: Vermijd slechte combinatie van middelen) en dan moet het filter toegepast worden (Beeld/Filter op …). Naast filteren op middelen, docenten, enzovoort, is het ook mogelijk om te filteren op afdeling en weekpatroon.

Afbeelding 114

Problemen filteren op afdeling

Filteren op afdeling reduceert het aantal getoonde problemen tot een of meerdere afdelingen die geselecteerd zijn. Roostermakers van verschillende faculteiten/afdelingen kunnen zich nu richten op hun eigen problemen en hoeven niet door de problemen van andere roostermakers te navigeren.

Ref.: 3031

109



Afbeelding 115

Problemen gefilterd op afdeling(en)

Filteren op week (weken) verwijdert alle objecten waarvan het weekpatroon niet overlapt met de geselecteerde week (weken). Dit betekent dat roostermakers zich kunnen concentreren op het oplossen van problemen die vallen in een bepaalde periode (bijvoorbeeld het begin van een semester, examens, enzovoort).

Afbeelding 116

Filtering op weeknummer(s)

De gefilterde lijst met problemen kan ook op alfabet gesorteerd worden (~ Alfa: problemen die effect hebben op hetzelfde middel(en) bijeenhouden); of chronologisch (~ Chrono: start met het eerste probleem dat voorkomt). Het tabblad Problemen verschaft details over elk specifiek probleem van het gespecificeerde type. Dubbelklikken op de activiteit die aan het probleem verbonden is, opent een nieuw venster Activiteiten. U zult opmerken dat het venster Activiteiten gefilterd is, zodat alleen de activiteiten getoond worden die verbonden zijn aan het probleem. Op dit punt kunt u kiezen om het probleem te accepteren zonder het op te lossen of u kunt het oplossen door de activiteit opnieuw te roosteren. Als een probleem verbonden is aan een middel, dan wilt u misschien controleren of er alternatieve middelen beschikbaar zijn. Dit kan eenvoudig bereikt worden door te klikken op de knop onder de Basislijst met activiteiten, waardoor het middelentoewijzingspalet voor selectie van middelen wordt getoond. Middelen die getoond worden in de lijsten met docenten, zaal en uitrusting zijn beschikbaar op de geroosterde of geselecteerde tijd en kunnen gebruikt worden om het probleem op te lossen, terwijl de geroosterde dag en tijd van de activiteit gehandhaafd blijven. Voor het toewijzen van deze middelen selecteert u de nieuwe middelen die toegewezen moeten worden, u klikt op de knop Toewijzen en dan is het probleem opgelost.

Ref.: 3031

110



7.23.Voorkeuren Als u de manier wilt aanpassen waarop de planner middelen toewijst (voor strategische of tactische doelen), dan biedt het menu ROOSTERING de mogelijkheid voor VOORKEUREN:

Afbeelding 117

Het venster Sterkte roostervoorkeuren

Er zijn tabbladen voor elk van de belangrijke systeemobjecten. Opties zijn standaard niet geactiveerd: ¾

Overwerk vermijden - probeert docenten en zalen binnen de contracturen te houden.

¾

Vermijden problemen – minimaliseert het breken van roosterbeperkingen.

¾

Best passend – zaalcapaciteit wordt aangepast aan bezetting door studenten.

¾

Minst specialisatie - voldoet aan minimale geschiktheidscriteria. Dit vermijdt meer gespecialiseerde (en dure) zalen.

¾

Evenwichtige belasting - verdeelt gebruik van middelen (onder alle beschikbare middelen).

¾

Reistijd minimaal - reduceert de hoeveelheid reistijd van een verplaatsbaar middel. Als deze functie geactiveerd is, zal ze een verplaatsbaar middel selecteren met de minste reistijd of de zaal/uitrusting selecteren die zich het dichtst bij het toegewezen, verplaatsbare object bevindt.

¾

Voorkeurbegintijden - stelt de invloed van de zachte beperkingen voor begintijden van activiteiten in.

¾

Voorkeursinzet - mate van invloed van zachte beperkingen voor de inzet van middelen.

¾

Eerste geschiktheid – gebruikt middelen met ‘voorkeur’ geschiktheid in plaats van ‘andere’ geschiktheid.

¾

Voorgestelde tijd – als ‘Altijd voorgestelde tijden aanhouden’ (ROOSTERING/BEPERKINGEN) niet is aangevinkt, dan bepaalt deze functie in welke mate het systeem zou moeten proberen om de voorgestelde tijd aan te houden.

¾

Inzet gespreid - verspreidt inzet van toegewezen middelen over de hele week.

¾

Groeperen – tegenovergesteld aan de functie ‘Inzet spreiden’.

!

Ref.: 3031

Veranderingen aan de instellingen moeten ingesteld worden met de knop Veranderen.

111



7.24.Ad hoc boeking van middelen en bevestiging Timetabler verschaft een mogelijkheid voor het boeken van middelen (uitrusting, zalen, docenten en studentensets) met behulp van het venster Boeking in het menu ROOSTERING. In het venster Boeking kunnen vanuit één venster meerdere middelen geboekt worden voor een boeking of activiteit. In het rooster kunnen boekingen opnieuw geroosterd worden door middel van drag-and-drop en het geeft duidelijk voor de hele week de geroosterde activiteiten van een geselecteerd middel weer. De activiteiten in de basislijst kunnen gefilterd worden door een vinkje bij Alleen boekingen, waardoor alleen boekingen of alle activiteiten getoond worden. Door de weergave van alle activiteiten kan het venster Boeking gebruikt worden voor het boeken van middelen voor activiteiten met te weinig middelen of voor activiteiten die zijn geroosterd met Uitgestelde middelen. Selecteer eenvoudigweg de activiteit, het type middel en het onderdeel dat u wilt boeken en klik op Boeken. De vereiste dag voor een boeking kan gespecificeerd worden als een datum of door een combinatie van een weeknummer en een dag in het rooster. Voor boekingen die plaatsvinden gedurende een aantal weken selecteert u met de functie voor weekselectie eenvoudigweg meerdere weken. Om een boeking te maken voor meerdere weken of binnen een periode die gedefinieerd is door een beschikbaarheidspatroon selecteert u het passende beschikbaarheidspatroon uit de dropdown die onder de selectie voor datum staat. Voor meer informatie over het definiëren van beschikbaarheidspatronen kunt u kijken in paragraaf 5.2 ‘Beschikbaarheidspatronen, inzet en ’ op pagina 19.

Afbeelding 118

Het venster Boeking

In dit voorbeeld wordt een nieuwe boeking voor een zaal gemaakt voor de afdeling Informatica. De grootte, duur en eventueel het weekpatroon worden ingevoerd en de zaal wordt geselecteerd uit een lijst met beschikbare zalen. Als de zaal TPZ 05 is geselecteerd, wordt het rooster bijgewerkt, waardoor de andere geroosterde activiteiten worden getoond die al zijn geboekt. Op woensdag wordt 12.00 uur geselecteerd en daarna wordt de knop Boeken geselecteerd.

Ref.: 3031

112



Boekingen wijzigen

Boekingen kunnen gewijzigd worden in het venster Boeking. De functie Boeking wijzigen kan geselecteerd worden en de boeking kan opnieuw geroosterd worden in het rooster door middel van drag-and-drop. Er kunnen ook extra vereisten voor middelen van de boeking toegevoegd of gewijzigd worden.

Afbeelding 119

Het venster Boeking

Dit voorbeeld breidt een eerdere boeking uit, die gemaakt werd voor de zaal TPZ 05, door de docenten toe te voegen die vereist zijn voor de bijeenkomst. Ieder willekeurige volgorde kan toegepast worden als u boekingen op deze manier opbouwt. Meestal wordt het moeilijkste middel eerst geboekt en daarna kunnen andere middelen toegevoegd worden. Als het moeilijker is om de vereiste docenten bijeen te krijgen op dezelfde tijd, dan zal een nieuwe boeking in eerste instantie gemaakt worden voor de docenten. 7.24.2.

Boekingen dupliceren

Boekingen kunnen gedupliceerd worden in het venster Boeking door de functie Boeking dupliceren te selecteren, die een extra boeking maakt op basis van de gegevens van de bestaande boeking. Merk op dat voor boekingen met meerdere middelen de functie Dupliceren alleen een duplicaat boeking maakt voor het type middel dat op dat moment geselecteerd is. Als een boeking een zaal en docenten bevat, dan zal het dupliceren van de boeking terwijl de functie voor docenten geselecteerd is, resulteren in een nieuwe boeking voor de betreffende docenten en niet voor de zaal.

Ref.: 3031

113



Zaalboekingen

Als het alleen nodig is om zalen te boeken, dan is er een apart venster beschikbaar dat uitsluitend voor boekingen van zalen is. Er kan toegang verkregen worden tot dit venster door middel van het menu ROOSTERING en dan Zaalboeking (een andere mogelijkheid is de sneltoets [CTRL] + [R]). Dit venster komt erg overeen met het venster Boeking, met de volgende uitzonderingen: ¾

Items die worden getoond in de basislijst worden altijd gefilterd op Boekingen.

¾

Het is niet mogelijk om meerdere middelen te boeken door selectie van verschillende typen Middelen.

Afbeelding 120

Ref.: 3031

Het venster Zaalboeking

114



7.25.Vervanging Het is ook mogelijk om een middel ‘te vervangen’ – bijvoorbeeld in het geval dat een zaal of docent niet meer beschikbaar is. Om de functie te activeren, moet u een activiteit selecteren en selecteer dan Vervanging in het menu ROOSTERING. Dan wordt het venster getoond dat hieronder staat weergegeven:

Afbeelding 121

Het venster Vervanging

Volg deze stappen: ¾

Selecteer de week (weken) waarin de vervanging vereist is.

¾

Selecteer het middel dat ‘vervangen’ moet worden.

¾

Selecteer een geschikte plaatsvervanger uit een lijst van beschikbare middelen.

U kunt eventueel de naam van de nieuwe activiteit wijzigen om de oorzaak aan te geven. Klikken op Vervang genereert een nieuwe activiteit.

Auto zal automatisch een plaatsvervangend middel toewijzen standaard wordt het weekpatroon van de originele activiteit ingesteld.

Ref.: 3031

115

en




Ref.: 3031

116


Gereedschappen voor gebruikers

8. Gereedschappen voor gebruikers Timetabler verschaft verschillende gereedschappen om het gebruiksgemak te verhogen. Ze zijn beschikbaar via het menu BEELD:

8.1. Filter

Afbeelding 122

Het venster Filter

Toont objecten die voldoen aan criteria die gedefinieerd zijn in relatie tot andere objecten of die niet gebruikt worden:

Afbeelding 123

Ref.: 3031

Het venster Filter met een geselecteerd object

117


Gereedschappen voor gebruikers Dit voorbeeld filtert activiteiten op afdeling:

Afbeelding 124

8.1.1.

Het venster Activiteiten – gefilterd op afdelingen

Filter op Geen

Het is mogelijk om objecten te filteren op de afwezigheid van een koppeling met een ander object. Deze functie heet ‘Filter op Geen’. Deze functie is erg handig voor het controleren van data voor het roosteren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te filteren op Docenten zonder Geschiktheden, op Studenten zonder keuze voor Module of op Zalen zonder Activiteiten.

Afbeelding 125

Het venster Filter – voorbeeld van ‘Filter Zalen op Activiteiten = Geen’

Om te Filteren op Geen: ¾

Open het venster van het object waarop u wilt filteren en open het venster Filter via het menu BEELD. Open bijvoorbeeld het venster Zaal.

¾

Selecteer het type object waarop u wilt filteren, bijvoorbeeld Activiteit.

¾

Timetabler toont alle specifieke objecten in de lijst ‘Objecten’ en alle groepen in de lijst ‘Groepen’.

¾

Klik op de optie Geen. Daardoor zijn objecten en groepen niet meer te selecteren, wat aangegeven wordt met de grijze weergave van ‘Objecten’ en ‘Groepen’.

¾

Klik als laatste op de knop Filter.

Ref.: 3031

118


Gereedschappen voor gebruikers Dit is een voorbeeld van een gefilterd venster:

Afbeelding 126

8.1.2.

Het venster Zalen, nadat filtering werd afgerond


In filter op weken kunt u specificeren in welke week (weken) u geïnteresseerd bent, bijvoorbeeld in activiteiten die plaatsvinden in weken 16 tot 21:

Afbeelding 127

Ref.: 3031


119


Gereedschappen voor gebruikers 8.1.3.

Filter op Status roostering

Het tabblad ID van Instituut geeft een berekening van het totaal aantal activiteiten en hoeveel daarvan wel of niet geroosterd zijn. In het dialoogvenster Filter kan men zien welke activiteiten zijn geroosterd en welke niet:

Afbeelding 128

Filter activiteiten op ontroosterd

Het filter geeft een lijst van alle activiteiten (in dit geval, activiteiten die zijn ontroosterd) die voldoen aan de criteria, waardoor de roostermaker zich kan concentreren op het oplossen van roosterproblemen. Gedeeltelijk geroosterd kan gebruikt worden voor studieprogramma, cursussen, modules en secties om elk object aan te wijzen dat een incompleet schema heeft (bijvoorbeeld, het rapporteert elk programma waarvan de activiteiten in gekoppelde modules niet allemaal geroosterd zijn). 8.1.4.

Filter op Problemen

Door Filter op Problemen kunt u alle objecten bekijken die een probleem hebben. Bijvoorbeeld: Activiteiten die problemen hebben met een slechte combinatie van middelen of Zalen die dubbel geboekt zijn. Om te filteren op problemen kunt u eenvoudigweg het objectvenster selecteren dat u wilt filteren. Selecteer dan BEELD/FILTER in het menu. Selecteer dan Probleem in de dropdown bij Filter object op, waarbij het object het objectvenster is dat u wilt filteren; dat wil zeggen: als u het venster Activiteiten wilt filteren, dan zal het venster Filter weergeven ‘Filter Activiteiten op’. 8.1.5.

Filter op Groep

Groepen zijn beschikbaar voor de meeste objecten in Timetabler. Door dit filter kunt u alle objecten bekijken die feitelijk leden zijn van een specifieke groep of die verbonden zijn aan leden van een specifieke groep. Als er geen directe koppeling is tussen het object dat gefilterd wordt en de groep, dan wordt de filtering uitgevoerd via de activiteit. Bijvoorbeeld: Als Module wordt gefilterd op een groep Studieprogramma, geeft dit als resultaat alle modules die gekoppeld zijn aan een van de studieprogramma’s in de groep. Maar als Module wordt gefilterd op een groep Zaal, dan worden modules gefilterd op die Activiteiten die geroosterd zijn in een van de zalen die behoren tot de groep Zaal.

Ref.: 3031

120



8.2. Bladeren De functie bladeren limiteert de getoonde lijsten tot objecten die daadwerkelijk gekoppeld zijn, waardoor u zo veel mogelijk van die gekoppelde objecten ziet:

De lijst Verplichte modules is te lang om in het venster te tonen.

Afbeelding 129

Het venster Studieprogramma’s – Normale mode

Door selectie van BEELD/BLADEREN of het typen van de sneltoets [CTRL] + [B] gaat het venster over in de mode ‘bladeren’, zoals hieronder weergegeven wordt.

Door Bladeren worden alleen de gekoppelde objecten getoond, waardoor het makkelijker leesbaar wordt.

Afbeelding 130

Het venster Studieprogramma’s – mode Bladeren

Als u in de mode Bladeren bent, kunt u geen data wijzigen.

Ref.: 3031

121




Ref.: 3031

122


Rapportage

9. Rapportage 9.1. Histogram Inzet De eenvoudigste vorm van rapportage in Timetabler is het histogram Inzet. Klik simpelweg op een object in de basislijst (ORGANISATIE/ZALEN…).

Afbeelding 131

Voorbeeld van een histogram Inzet in het venster Zalen

In dit voorbeeld worden constant zalen ingezet, wat aangegeven wordt door blauwe blokken die in de weken van het jaar zijn ingetekend. De hoeveelheid van de inzet in elke week wordt aangegeven op de verticale as. Selectie van een docent levert een heel ander plaatje op. De betreffende persoon wordt voor een deel van het jaar ingezet, maar bepaalde tijden zijn onbeschikbaar (grijs), er is niet-onderwijsgebonden tijd (groene balk aan de onderkant) en een beschikbaarheid volgens het contract (rode lijn).

Afbeelding 132

Histogram Inzet

Merk op dat alle data geroosterd moeten zijn om het volledige plaatje weer te geven.

Ref.: 3031

123


Rapportage

9.2. Beschrijven Door selectie van een object in de lijst aan de linkerkant en dan van BEELD/BESCHRIJVEN…

Afbeelding 133

Het venster Docenten beschrijven

… wordt een rapport met tekst gegenereerd. Omdat MS Windows een reeks additionele functies biedt, kan deze informatie gekopieerd en geplakt worden in een andere applicatie van Windows. Docent Plant, N.B. om 11:22:52 op 23 nov 2009 Totaal aantal gewerkte uren: 285,00 15% Minimum aantal uren per week:

0,00 0%

Maximum aantal uren per week: 11,00 31% Gemiddeld aantal uren per week:

5,48 15%

Het venster Beschrijven kan ook opgeslagen worden in een bestand (BESTAND/OPSLAAN ALS…)…

Afbeelding 134

Ref.: 3031


124


Rapportage …of eenvoudigweg genegeerd worden bij het sluiten.

Afbeelding 135

Het dialoogvenster Veranderingen opslaan

9.3. Toewijzingen Er is ook een functie om alle geroosterde activiteiten in een lijst te zetten en tegelijkertijd criteria voor sorteren toe te passen (ROOSTERING/TOEWIJZINGEN):

Afbeelding 136

Het venster Toewijzingen

De criteria voor sorteren houden in: ¾

geroosterd – de tijd dat roosteren plaatsvond

¾

naam – op alfabet gesorteerde lijst van alle namen van activiteiten

¾

tijd – wanneer de activiteit volgens roostering zal plaatsvinden

Ref.: 3031

125


Rapportage Dubbelklikken op een geselecteerde Activiteit, in de lijst met toewijzingen hierboven, activeert het venster Activiteiten:

Afbeelding 137

Ref.: 3031

Het venster Activiteiten met een geselecteerde toewijzing

126


Appendices

10. Appendices 10.1.Verklarende woordenlijst Aanvinken

kan in het vakje

Activiteit

geroosterd evenement – college, werkgroep, enzovoort

Afdeling

academische of managementeenheid

Andere

geschiktheid – niet eerste keus

Automatisch

roosteren, met weergegeven melding

Balk compleet

roosterstatus

Basislijst

lijst aan de linkerkant met gemaakte objecten

Begintijd

tijd dat instituut opent

Beperkingen

limitaties op beschikbaarheid

Bestandsopmaak

knop (roosteroverzicht) – verandert vensteroverzicht

Bevestiging

afgedrukt bewijs

Bladeren

1) zoeken naar bestand (menu Bestand) 2) weergave zonder niet-gekoppelde objecten

Blauwe diamant

legitieme periode voor roosteren

Blok

reeks objecten of namen

Boeking

activiteitstype – ad hoc middel

Capaciteit

aantal studenten dat in een zaal kan

Configuratiescherm

geeft toegang tot functies van de SDB

Contract

wekelijkse beschikbaarheid, uitgedrukt in perioden

Coördinator

persoon die verantwoordelijk is voor centraal roostermanagement

Course Planner

software voor het beheren van studentkeuzes

Delen

middel is beschikbaar voor meerdere afdelingen

Dialoogvenster

venster met bericht, bevat knoppen

Docenten

onderwijspersoneel

Drag-and-drop

muistechniek – klikken en slepen

Dropdown

set van standaardfuncties

Eindtijd

dagelijkse sluitingstijd

Facultatief

een niet-gerelateerde module die de student wil volgen – alle modules staan nu standaard als facultatief ingesteld

Filter

gereduceerde subset, gebaseerd op selectie van gebruiker

Functie

1) object dat betrekking heeft op de gevestigde positie van een docent 2) in meerdere overzichten, geactiveerd door knop ~

Gele diamant

beste periode voor een activiteit

Geschiktheden

kenmerken gerelateerd aan docenten en zalen

Groep

set van gerelateerde objecten van een middel

Grootte

aantal studenten in activiteit

Handmatig

door de gebruiker ingestelde toewijzing

Harde beperking

opgelegde voorwaarde – software kan die niet breken

Hulp

online ondersteuning met betrekking tot het product (menu)

Highlight

selectie van object/lijst (meestal in blauwe kleur)

Histogram Inzet

grafische weergave van inzet van een middel

Img

standaard bestandsopmaak – groot maar snel

Inloggen

toegangsprocedure, meestal beveiligd met een wachtwoord

Instellingen

in menu Roostering – u kunt een proces stoppen

Instituut

hele organisatie – alle objecten

Ref.: 3031

127


Appendices Kern

verplichte module voor een POS

Lengte periode

standaardperiode in een rooster – kan niet gesplitst worden

Lijst

lijst in een venster

Maximum

limiet aan toegewezen tijd (perioden per week)

Meerdere gebruikers

1) gelijktijdig gebruik van Timetabler door meerdere gebruikers 2) Timetabler via een netwerk – gedeelde data – SDB

Module

tweede laag van academische opleveringsstructuur

Naam

hoofdveld – kenmerk van een object

Niet-aaneensluitend

geselecteerde objecten in een lijst, gescheiden door niet-geselecteerde objecten

Niet-beschikbaar

beperking van middel, kan systeem niet breken

Niet-onderwijsgebonden

tijd dat een middel aanwezig is, maar niet te boeken is

Nieuw

definieer een nieuw object voor een middel

Objecten

docenten, zaal, afdeling, enzovoort

Objectvenster

venster met docenten, zaal, afdeling, enzovoort

Beschrijving

optionele tekstinvoer voor een object

Onderwijs

activiteitstype – normale, academische evenementen

Ontroosteren

een toewijzing ongedaan maken

Openen

begin te werken met een databestand

Opnieuw roosteren

verplaats van toegewezen periode naar een andere periode

Opslaan

data bewaren in een bestand/op een disk

Optioneel

student kan module selecteren

POS

studieprogramma – bovenste laag van opleveringsstructuur

Rooster

1) knop in objectvenster Activiteit – opent overzicht 2) weekoverzicht

Samenvallen vermijden

gebruik niet op dezelfde tijd

Scheduling Database

versie van Timetabler voor meerdere gebruikers (oude naam)

Scientia Database

versie van Timetabler voor meerdere gebruikers (nieuwe naam)

SDB

versie van Timetabler voor meerdere gebruikers (nieuwe naam)

Selecteer

klik op object (highlight)

Selectie ongedaan maken

selectie (highlight) ongedaan maken

SPF

bestandsopmaak Syllabus Plus – gecomprimeerd databestand

Splus.Img

blanco bestand voor instituut

Standaard

standaardinstelling

Standalone

één pc waarop Timetabler draait

Student

iemand die een cursus volgt

Studentenset

studenten die hetzelfde rooster delen

Tijdsbeperkingen

beperkingen op beschikbaarheid

Toepassen

registreer beslissing (dialoogvenster Tijdsbeperkingen)

Type

beschrijving van activiteit – onderwijs, boeking, vervanging

Uef

universal exchange format (bestandsopmaak Uitwisseling) – bestandstype Gescheiden

Veld

component van een object (bijvoorbeeld naam)

Venster

objectvenster

Verbinden

toegang krijgen tot de SDB

Verplicht

verplichte module van een POS

Vervanging

vervang het tijdelijk absente, toegewezen middel

Verversen

ongedaan maken tot aan laatste toepassing

Verwijderen

toets – verwijdert object (en gekoppelde objecten)

Via netwerk

meerdere gebruikers – gedeelde data – SDB

Vooraf ingesteld

door de gebruiker bepaald middel om te gebruiken

Ref.: 3031

128


Appendices Voorkeur

1) door de gebruiker ingestelde gewenste voorwaarde 2) beste middel (en)

Voorkeurbegintijden

gewenste begintijd van een activiteit – uur, halfuur, enzovoort

Voorkeurinzet

gewenste dagelijkse/periodieke beschikbaarheid

Werkdagen

dagelijkse beschikbaarheid

Wijzigen

veranderingen aan een object

Joker

software kan een middel kiezen

Zaal

ruimte waar onderwijs plaatsvindt

Zachte beperking

instelling die de software kan breken

Zones

geografische ruimte

10.2.Standaard statistische formules Inzet Zaal

Zaalfrequentie

Bezette zitplaatsen

Inzet Docenten

Inzet Functies

Ref.: 3031

studentperioden capaciteit * beschikbare perioden onderwijsperioden beschikbare perioden studentperioden capaciteit * onderwijsperioden onderwijsperioden beschikbare perioden onderwijsperioden beschikbare perioden

129


Appendices

10.3.Toebehoren De kenmerken van elk object in Syllabus Plus kunnen opgenomen worden in een sjabloon voor werkblad of een sjabloon voor afdrukken. Deze kenmerken, samen met additionele, berekende informatie over het gebruik van objecten in het rooster, worden toebehoren genoemd. Voor een gedetailleerde beschrijving verwijzen we naar de Handleiding voor Afdrukken.

10.4.Demonstratiebestanden Op de installatiedisks staat een set voorbeeldbestanden met betrekking tot verschillende typen instituten en verschillende modellen voor gebruik (map Voorbeelden):

Afbeelding 138

Ref.: 3031

Dialoogvenster Openen voor demonstratiebestanden

130


Index

INDEX

A Aanvinken (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Activiteit ................................................... 53, 58, 78, 95 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Factor ..................................................................... 53 Gelijktijdige activiteiten ......................................... 56 Sjabloon ................................................................. 56 Type ....................................................................... 53 Verzameld middel .................................................. 58 Voorgestelde begintijd .......................................... 53 Activiteitssjabloon ...................................................... 56 Activiteitstype ...................................................... 53, 62 Ad hoc boeken van middelen ................................... 112 Afdeling ................................................. 7, 28, 29, 33, 35 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Agents .................................................................. 26, 90 Andere (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Automatisch ............................................................... 97 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127

B Back‐upprocedures ...................................................... 5 Balk compleet (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Basislijst ...................................................... 3, 26, 89, 90 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Begint ......................................................................... 18 Begintijd ............................................................... 13, 18 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Beperkingen ........................................ 26, 38, 90, 94, 96 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Beperkingsprofielen .................................................. 24 Reisschema’s ......................................................... 32 Beschikbaarheid ................................................... 16, 47 Beschikbaarheidspatronen .................................. 19, 49 Best passend ............................................................ 111 Bestand openen Image .................................................................... 85 SPF ......................................................................... 88 Tekst ...................................................................... 88 Uitwisseling ........................................................... 86 Bestand opslaan ......................................................... 89 Automatisch opslaan Syllabus Plus ...................... 83 Image ..................................................................... 82 SPF ......................................................................... 84 SSS ......................................................................... 85 Uitwisseling ........................................................... 83 Werkblad ............................................................... 83 Bestandsopmaak (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Image ..................................................................... 89 Ref.: 3031

131

SPF ......................................................................... 89 SSS ......................................................................... 89 UEF ........................................................................ 89 Bevestiging (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Bezette zitplaatsen ‐ formule .................................. 129 Bladeren ................................................................... 121 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Blauwe ruit ........................................................... 94, 95 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Blok (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Boeking (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Boeking dupliceren .............................................. 113 Boeking wijzigen .................................................. 113 Oplossing voor activiteiten met te weinig middelen ........................................................................ 112 Zaalboeking ......................................................... 114

C Capaciteit ........................................................... 33, 111 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Configuratiescherm ..................................................... 8 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Contracturen ................................................ 33, 36, 111 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Coördinator ..................................................... 3, 7, 9, 11 Course Planner ........................................................... 64 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Cursussen ................................................................... 56

D Data ‐ beslissingen .................................................... 26 Data opbouwen ......................................................... 71 Datamodel ................................................................. 27 Delen ........................................................... 9, 33, 35, 38 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Dialoogvenster (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Docenten .................................................... 35, 111, 127 Drag‐and‐drop ........................................................... 95 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127

E Eindtijd ....................................................................... 13 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Evenwichtige werkbelasting .................................... 111


Index

F Factor ......................................................................... 53 Facultatieve Module ................................................ 127 Filter ......................................................................... 117 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 op Geen ............................................................... 118 op Groep .............................................................. 120 op Problemen ...................................................... 120 Functie (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Functies ...................................................................... 13

G Geen ........................................................................... 57 Gele ruit ..................................................................... 94 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Gelijktijdige activiteiten ............................................. 56 Genereer ........................................................ 47, 51, 79 Geschiktheden ..................................................... 39, 91 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Andere ........................................................... 39, 111 Geen ...................................................................... 57 Meerdere ............................................................... 39 Vooraf ingesteld .................................................... 57 Voorkeur ............................................................... 39 Wildcard ................................................................ 57 Groep (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Groeperen ................................................................ 111 Grootte ....................................................................... 33 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127

H Handmatig .................................................................. 97 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Harde beperking .................................................. 16, 33 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Highlight (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Histogram Inzet .................................................. 37, 123 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Hulp.............................................................................. 4 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127

I Img (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Inleiding ....................................................................... 1 Inloggen ....................................................................... 8 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Instellingen ................................................... 7, 9, 13, 16 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Instituut ........................................................ 7, 9, 15, 16 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 127 Invoer ‐ afspraken ...................................................... 26 Inzet ........................................................................... 17 Inzet docenten ‐ formule ......................................... 129 Ref: 3031

132

Inzet functies ‐ formule ........................................... 129 Inzet spreiden .......................................................... 111 Inzet zaal ‐ formule ................................................. 129

K Kernmodule (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Kosten ........................................................................ 42 Kostenplaats ....................................... 33, 35, 38, 40, 42 Afdelingskosten per uur ........................................ 43 Gelijke kosten per uur van Afd. ............................. 43 Standaardkosten per uur ....................................... 43 Valutasymbool ....................................................... 42

L Lengte periode (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Lijst (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128

M Maken .......................................................................... 8 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Max. tijdruimte werk ................................................ 22 Max. verzameld ......................................................... 40 Maximum aantal uren ................................... 22, 33, 36 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Meerdere gebruikers ............................................... 3, 9 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Meerdere geschiktheden ........................................... 39 Menu Bekijk ............................................................. 117 Bladeren .............................................................. 121 Filter ............................................................ Zie Filter Omschrijven ........................................................ 124 Minimaliseer reistijd ................................................ 111 Minst gespecialiseerd .............................................. 111 Module ................................................................ 47, 73 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Facultatief (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ......... 127 Genereer .................................................... 47, 51, 79 Klonen ................................................................... 50 Optioneel ............................................................... 47 Tijden instellen ...................................................... 47 Verplicht ........................................................ 47, 128 Module klonen ........................................................... 50

N Naam ......................................................................... 26 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Naamgeving instituut ................................................. 25 Netwerk ................................................................. 3, 28 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Niet‐beschikbaar (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Niet‐onderwijsgebonden ........................................... 36 Copyright © Scientia Ltd 2009

Index

O Objecten ....................................................................... 3 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Objectvenster ............................................................... 3 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Omschrijven ............................................................. 124 Omschrijving .............................................................. 25 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Onderwijs ................................................................... 33 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Onderwijsweekpatroon ................................. 19, 47, 53 Ontroosteren ............................................................. 97 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Ontroosteren speciaal ......................................... 106 Openen (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Opnieuw roosteren .............................................. 95, 97 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Opslaan ........................................................................ 8 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Optionele module ...................................................... 47 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Overlap Geen overlap ......................................................... 63 Overwerk vermijden ................................................ 111 Overzicht ...................................................................... 3

P Pauze ......................................................................... 23 POS ................................................................. 45, 56, 72 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Probleem ........................................................ 54, 79, 96 Oplossen activiteiten met te weinig middelen .... 112 Problemen Filter op ....................................................... Zie Filter Problemen vermijden .............................................. 111

R Rapportage Histogram Inzet ................................................... 123 Omschrijven ......................................................... 124 Toewijzingen ........................................................ 125 Reisschema’s .............................................................. 31 Rood vraagteken ........................................................ 54 Rooster ........................................................... 15, 16, 38 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Blauwe ruit .............................................. 94, 95, 127 Drag‐and‐drop ............................................... 95, 127 Gele ruit ......................................................... 94, 127 Opmaak ................................................................. 94 Toon activiteit ........................................................ 94 Roosterbeperkingen ........................................... 79, 103 Dubbele boeking .................................................. 103 Te weinig middelen ..................................... 103, 112 Uitgestelde middelen .......................................... 103 Roosterdokter ............................................................ 55 Roosteren ........................................................... 91, 102 Automatisch .......................................................... 97 Handmatig ............................................................. 97 Ref: 3031

133

Instituut ................................................................. 92 Ontroosteren ......................................................... 97 Ontroosteren speciaal ......................................... 106 Opnieuw roosteren ......................................... 95, 97 Problemen oplossen ............................. Zie Probleem Rooster .................................................................. 91 Roosteren speciaal .............................................. 106 Toewijzingen ....................................................... 125 Voorkeuren .................................................... 97, 111 Roostervoorkeuren ............................................ 97, 111

S Samenvallen vermijden ....................................... 34, 35 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Scientia Database (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 SDB .................................................................. 28, 89, 91 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Selecteer (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Selectie ongedaan maken ................................... 128 Selecteren .................................................................. 89 Selectie ongedaan maken ..................................... 89 Selectie ongedaan maken (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 SPF ............................................................................. 84 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Splus.img (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 SSS.............................................................................. 89 Standaard ..................................................................... 3 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Standalone .................................................. 3, 7, 11, 128 Student ...................................................................... 66 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Toewijzing aan studentsets ................................... 67 Studentset ...................................................... 63, 75, 77 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Samenvallen vermijden ................................... 63, 77 Studieprogramma ........................................... 45, 56, 72

T Tijden instellen................................................... 47, 102 Tijdpatronen .............................................................. 15 Tijdsbeperkingen ................................................. 20, 38 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Tijdsblok maken ........................................................ 20 Toepassen (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Toewijzingen ............................................................ 125 Type (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128

U UEF ............................................................ 26, 29, 89, 90 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Uitrusting ................................................................... 38 Copyright © Scientia Ltd 2009

Index

V Valutasymbool ........................................................... 42 Veld (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Venster (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Verbinden .................................................................... 8 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Verplichte module ...................................................... 47 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Vervanging ............................................................... 115 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Verversen (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Verwijderen ............................................................... 89 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Verzameld middel ................................................ 40, 58 1‐op‐1 .................................................................... 58 Direct ..................................................................... 58 Middelen‐per‐student ........................................... 58 Studenten‐per‐middel ........................................... 58 Vooraf ingesteld ......................................................... 57 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 128 Voorgestelde tijd .................................. 47, 53, 102, 111 Voorkeur .............................................................. 17, 38 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 129

Ref: 3031

134

Voorkeurbegintijden .......................................... 18, 111 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 129 Voorkeurinzet .................................................... 17, 111 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 129 Vrije tijdsblokken....................................................... 20

W Werkdagen ................................................................ 13 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 129 Wijzigen ..................................................................... 25 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 129 Wildcard ..................................................................... 57 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 129

Z Zaal ............................................................................ 33 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 129 Zaalfrequentie ‐ formule ......................................... 129 Zachte beperking ....................................................... 17 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 129 Zones ......................................................................... 29 (‐‐> zie in de verklarende woordenlijst) ............. 129

Copyright © Scientia Ltd 2009

Timetabler Handleiding

Recommend Documents