TI, Portfolio Aplikasi

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

PEMBUATAN RENCANA PORTFOLIO SISTEM INFORMASI DI ISG-PT.PERTAMINA(PERSERO) UNIT PEMASARAN V C.Damar Sasongko, Achmad Holil Noor Ali Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya

ABSTRAK Keberadaan Instalasi Surabaya Group sebagai salah satu instalasi yang sampai saat ini dirasakan masih belum di antaranya adalah masalah bertambahnya jumlah keluhan pelanggan tentang sistem, administrasi dan operasional. Salah satu faktor penyebabnya adalah perencanaan portfolio sistem informasi yang masih kurang tepat dalam hal pemanfaatan aplikasi-aplikasi SI/TI yang masih belum optimal meliputi kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi. Sehingga diperlukan suatu perencanaan portfolio aplikasi mendatang yang lebih terstruktur, inovatif, terintegrasi dengan baik dan memberikan kontribusi yang optimal dalam pencapaian strategi bisnis Instalasi Surabaya Group-Pertamina UPms V. Permasalahan yang muncul antara lain bagaimana menginisialisasi, menganalisa dan menginterpretasikan situasi bisnis dan SI/TI yang ada sekarang, apa saja portfolio aplikasi dan prioritas yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis sekarang dan mendatang, dan bagaimana mengatur arsitektur informasi dan sistem di masa mendatang yang sesuai dengan strategi bisnis Instalasi Surabaya Group-Pertamina Upms V. Perencanaan portfolio aplikasi dilakukan dengan memahami kondisi internal maupun eksternal bisnis dan SI/TI yang ada sekarang untuk menginterpretasikan kebutuhan bisnisnya melalui analisis SWOT, Activity Chain, dan Critical Success Factors. Berdasarkan analisis tersebut nantinya akan dihasilkan matriks portfolio McFarlan untuk menentukan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang dan potensial mendatang dengan membaginya dalam empat kuadran yang berbeda yaitu support, key operational, strategic dan high potensial. Hasil akhir dari perencanaan portfolio aplikasi ini berupa daftar aplikasi yang dibutuhkan sekarang, daftar aplikasi yang potensial di masa depan dan pemetaan setiap aplikasi yang diusulkan tersebut berdasarkan setiap fungsi atau bagian organisasi Keywords: Perencanaan Strategis Sistem Informasi, Strategi Bisnis dan SI/TI, Portfolio Aplikasi

PENDAHULUAN Latar Belakang Instalasi Surabaya Group (ISG)-PERTAMINA Unit Pemasaran V (UPms V) merupakan Instalasi yang menangani distribusi dan penyaluran minyak di Surabaya. Untuk mempersiapkan diri menghadapi persaingan memperebutkan pangsa pasar bebas (AFTA) tahun 2010, instalasi ini memerlukan konsep rencana bisnis yang disusun berdasarkan arahan dari Business Plan PERTAMINA UPms V. Di mana rencana bisnis tersebut akan mencakup tentang visi, misi, strategi, sasaran dan program– program yang realistic, achievable, anticipative di ISG-PERTAMINA UPms V. ISBN : 979-99735-1-1 C-12-1


Perumusan Masalah 1. Bagaimana gap kebutuhan bisnis dan SI mendatang dengan kondisi saat ini. 2. SI-SI yang ada dan yang dibutuhkan untuk masa mendatang sehingga diketahui kontribusi secara organisasi dari masing masing aplikasi. 3. Bagaimana menggambarkan hubungan antara aplikasi–aplikasi tersebut terhadap pengguna di dalam organisasi. Tujuan Penelitian Tujuan dari tesis ini untuk merencanakan portfolio SI di ISG-PERTAMINA sampai dengan tahun 2010. Adapun manfaat yang diperoleh dari pembuatan rencana strategis SI di PT .PERTAMINA (Persero) UPms V antara lain sebagai berikut : 1. Membantu manajemen PT. PERTAMINA (Persero) UPms V dalam mengidentifikasi arah pengembangan bisnis perusahaan 2. Membantu manajemen PT. PERTAMINA (Persero) UPms V dalam rencana strategis SI yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan mengikuti arah pengembangan bisnis perusahaan ke arah depan. 3. Membantu manajemen PT.PERTAMINA (Persero) UPms V dalam mengidentifikasi gap atau deviasi antara rencana pengembangan SI yang diinginkan dengan kondisi SI yang ada, yang selanjutnya digunakan sebagai dasar pembuatan rencana implementasi pengembangan SI ke depan. METODOLOGI PENELITIAN Langkah - langkah yang digunakan dalam melaksanakan penelitian. Urutan langkahlangkah tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1. Langkah-langkah Metodologi Penelitian

Analisis Lingkugan Bisnis dan SI/TI saat ini Arsitektur aplikasi yang ada sekarang(eksisting) dapat dilihat pada Gambar 2. Arsitektur aplikasi tersebut dibagi dalam 5 modul yaitu ERP-SAP, SI monitoring,SI Administrasi ,SI kesehatan dan SI perkantoran.

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-2


SISTEM INFORMASI I S G

MODUL SAP

OPBS

OSDS

EMAIL SYSTEM

INRANET

FD 235

APL C.CARE

OFFICE SYSTEM

Gambar 2. Aplikasi Saat Ini Interpretasi dan Formulasi Portfolio Mendatang

Dalam interpretasi dan Formulasi Portfolio Mendatang digunakan dua buah analisis yaitu : Analisis SWOT dan Analisis Value Chain. Analisis Value Chain Dalam analisis ini , akan digunakan kerangka rantai kegiatan (activity value chain) yang menggambarkan keterkaitan suatu kegiatan dengan kegiatan lainnya di ISG.

Gambar 3. Diagram Activity Value Chain di ISG

Analisis SWOT ( Strength , Weakness ,Opportunity dan Threat ) Proses analisis ini merupakan proses identifikasi dan iventarisasi terhadap lingkungan internal ( kekuatan dan kelemahan) dan lingkungan eksternal( peluang dan ancaman) ISG, untuk menetapkan faktor-faktor kunci keberhasilan sehingga dapat memilih dan menerapkan strategi untuk mencapai tujuan, visi dan misi. ISBN : 979-99735-1-1 C-12-3


Tabel 1. Analisis SWOT Kekuatan (Strength)

Kelemahan (Weakness)

1.

Tersedianya kelengkapan Sarana – Fasilitas

1.

Cost per Liter masih cukup tinggi

2.

2.

3.

Armada transportasi yang cukup lengkap Sudah Dilengkapinya Tangki Timbun dengan ATG

3.

Masih terjadi penundaan pekerjaan – Backlog Masih ada proses binis yang belum didukung aplikasi

4.

Sudah dilengkapinya sistem Manajemen LK3

5.

Sudah terbentuk jaringan distribusi ritel

6

Penerapan ISO 9001

7

Dukungan Aplikasi ERP/SAP

1.

Ancaman (Threat) Regulasi yg memungkinkan persaingan semakin tinggi antar pengelola

Kesempatan (Opportunity) 1.

Pangsa pasar bbm yang sangat besar

2.

Harga produk sudah mengikuti harga pasar internasional

2.

Otonomi daerah

3.

Adanya tantangan thd produk yg lebih bermutu

3.

Stabilitas ekonomi yg belum mantap

4.

Konsentasi konsumen di jawa bali

4.

Iklim investasi yg belum stabil

5

Penggunaan Teknologi Maju oleh Pesaing

Semakin bebas

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-4


Kekuatan (Strength)

5.

Tersedianya kelengkapan Sarana – Fasilitas Armada transportasi yang cukup lengkap Sudah Dilengkapinya Tangki Timbun dengan ATG Sudah dilengkapinya sistem Manajemen LK3 Sudah terbentuk jaringan distribusi ritel

6

Penerapan ISO 9001

7

Dukungan Aplikasi ERP/SAP

1. 2.

Strategi SO Mempertahankan Market Leader BBM Melakukan diferensiasi untuk peningkatan

3.

value stakeholder Implementasi program manajemen mutu

1. 2. 3.

Ancaman (Threat)

Kesempatan (Opportunity)

4.

1.

Pangsa pasar bbm yang sangat besar

2.

Harga produk sudah mengikuti harga pasar

3.

internasional Adanya tantangan thd produk yg lebih bermutu

4.

Konsentasi konsumen di jawa bali

1.

Regulasi yg memungkinkan persaingan semakin tinggi antar pengelola

Kelemahan (Weakness) 1. 2. 3.

Oleh aplikasi

Strategi WO 1.

Menekan cost per liter

2.

Mendistribusikan BBM secara tepat waktu Tepat mutu dan tepat jumlah

3.

Strategi ST Memberikan jaminan keamanan, kelestarian

1.

Semakin bebas

Lingkungan dan keselamatan serta

2.

Otonomi daerah

3.

Stabilitas ekonomi yg belum mantap

Kehandalan aset Meningkatkan jaminan pasokan dan kualitas Dengan penggunaan teknologi GPS dan GIS

4.

Iklim investasi yg belum stabil

5.

Penggunaan Teknologi Maju oleh Pesaing

2.

Tabel 2. Analisis SO,WO,ST,WT

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-5

Cost per Liter masih cukup tinggi Masih terjadi penundaan pekerjaan – Backlog Masih ada proses binis yang belum didukung

Otomatisasi pengukuran Tank ATG

Strategi WT

1.

Meningkatkan customer Satisfaction Index

2

Penerapan GCG dalam setiap proses bisnis

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006 Tabel 3. Pemetaan Fungsi Organisasi dengan Objectives , Measurement,CSF dan Potensi Aplikasi Fungsi Organisasi 1.

Distribusi

Measurements/Key Performance Indicators

Objectives 1.

Mempertahankan Market Leader BBM

a.

Pencapaian Market Share 90 % Pada tahun 2007

CSFs a.

b.

2.

3.

Implementasi program manajemen mutu

Melakukan diferensiasai untuk Meningkatkan value stakeholder

a.

Sertifikasi ISO 9001

b.

Sertifikasi ISO 14001

c.

Penerapan OHSAS 18001

a. b. c.

Implementasi Manajemen Mutu Continuous Improvement Rate Implementasi ISO Integrasi

a.

Mengembangkan dan memperkuat Jaringan pemasaran Meningkatkan after sales service

Penerapan Sistem Manajemen Mutu Pertamina secara konsisten

b.

Implementasi ISO integrasi

a.

Penyederhanaan Prosedur

b.

Penjualan Produk Penggunaan Sistem Informasi Kelas Dunia

4

2

Administr asi

1

Penerapan GCG dalam setiap proses Bisnis

Menekan Cost Per Liter

Keuangan

a.

Jumlah penghematan dengan Menggunakan EAuction

a.

Besarnya Biaya Operasi

b.

Susut Operasi

c.

Product Defect Rate

a. b.

a.

b. c.

2

Mendistribusikan BBM secara tepat waktu , tepat mutu dan tepat jumlah

a.

Tepat waktu

b.

Tepat jumlah

c.

Tepat mutu

a

b.

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-6

Implementasi Etika Bisnis Penerapan Sistem Pelelangan Secara sehat dan transparan Optimaliasasi sarana dan fasilitas Dan penataan pola suplai dan Distributsi BBM Penerapan Bottom Loader Pengkajian dan penataan pola Suplai BBM melalui laut dan darat Perbaikan kontrol kualitas dan Kuantiras BBM dan BBK Penerapan pengukuran isi tangki Dengan ATG

Potensi Aplikasi Informasi untuk monitoring Kegiatan sales Informasi untuk monitoring Stok BBM

Informasi untuk monitoring Pengendalian dokumen Informasi untuk monitoring Flow BBM Inf monitoring Budget &real Informasi untuk mencatat dan Memonitor sales dengan SAP Informasi untuk transaksi H2H Informasi untuk monitoring Fleet management Informasi Negosiasi Lelang Informasi rekanan terdaftar Inf monitoring Budget &real Informasi monitoring kegiatan Sales and Distribution Informasi untuk monitoring Stok BBM Informasi untuk monitoring Budget and Realization Informasi utk monitoring Sales adn Distribution Informasi untuk monitoring Proyek investasi

Aplikasi SAP/SD

SAP/MMH

SISFO MUTU

FD 235 SAP/CO

SAP/MMH HOST TO HOST SAP/FI/CO

E-AUCTION SISFO REKANAN SAP/CO

SAP/SD SAP/MMH

SAP/CO

SAP/SD

SAP/CO


Tabel 3. Pemetaan Fungsi Organisasi dengan Objectives , Measurement,CSF dan Potensi Aplikasi (Lanjutan) Fungsi Organisasi

3.

Teknik

Measurements/Key Performance Indicators

Objectives

1.

Otomatisasi pengukuran Tank ATG

a.

Tepat pengukuran jumlah cairan

CSFs

a. b.

2.

Memberikan jaminan pasokan dan kualitas dengan pengguaan Teknologi GPS & GIS

a.

Ketepatan Lokasi

a.

b.

3.

Meningkatkan customer Satisfaction Index

a.

Peningkatan CSI

a.

b.

4

Lindunga n Lingkung an Dan Kes.Kerja

1

Memberikan jaminan keamanan, kelestarian Lingkungan dan keselamatan serta

a.

Safety Inspection

b.

Number of Inceident

a

Kehandalan aset

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-7

Kehandalan Peraltan ATG Integrasi dengan ERP

Potensi Aplikasi

Aplikasi

Informasi untuk monitoring

SISFO ATG

ATG Informasi untuk monitoring Stok BBM

SAP/MMH

Pemasangan teknologi GPS

Informasi untuk memonitor

SISFO Fleet Management

Pada mobil tangki

GPS Informasi untuk memonitor Lokasi Distribusi

Pemasangan teknologi GIS di ISG Eksternal dan internal customer Satisfaction survey secara kontinu Pembangunan Customer Care Terintegrasi

Informasi untuk monitoring

Monitoring besarnya kecelakaan Kerja dan inspeksi keselamatan Kerja dan lindungan lingkungan

Informasi untuk monitoring Kecelakaan kerja dan inspeksi

Keluhan pelanggan Informasi untuk mencatat Record Pekerja

Keselamatan kerja

CCARE SAP / MMH SAP/HR

SISFO LK3


Matrix Mc Farlan Setelah melalui hasil pemetaan Matrix Mc Farlan, maka akan di dapatkan Tabel Matrix Pemetaan Model Portfolio Aplikasi Mc Farlan terhadap ISG sbb :. Fungsi Organisasi ISG Strategic High Potensial Aplikasi integrasi Host to Host ** Aplikasi yang digunakan untuk pembuatan transaksi dan monitoring *** Aplikasi Gate Barier ** Aplikasi untuk melakukan transaksi melalui Bank persepsi** Key Operational Support Aplikasi untuk transaksi Kegiatan Sales Aplikasi untuk mencatat dan and Distribution di ISG * memonitor aktivitas pengadaan barang dan jasa* Aplikasi untuk memonitor keandalan Aplikasi untuk mencatat dan Sarfas di ISG* memonitor aktivitas keuangan* Aplikasi untuk Memonitor Stok BBM di Aplikasi untuk mencatat dan tangki * memonitor keluhan pelanggan* Aplikasi untuk monitoring aliran BBM Aplikasi untuk mencatat dan (terima & kirim) * memonitor aktivitas kepersonaliaan* Aplikasi yang digunakan untuk Aplikasi Sisfo Mutu* otomatisasi DO di instalasi dalam melakukan proses Goods Issue** Aplikasi untuk mencatat dan memonitor Aplikasi untuk Informasi Daftar stok material* Rekanan* Aplikasi untuk negosiasi lelang* Aplikasi untuk memonitor keselamatan dan kecelakaan kerja** Tabel 4. Pemetaan Model Portfolio Aplikasi Mc. Farlan

Keterangan : * Aplikasi jangka pendek ** Aplikasi jangka menengah *** Aplikasi Jangka panjang Arsitektur Sistem Aplikasi (Target Portfolio Aplikasi) Beradasarkan analisis yang telah dilakukan pada bagian sebelumnya, bagian ini membahas target aplikasi-aplikasi yang akan dikembangkan. Arsitektur aplikasi yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 4

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-8


S IS T E M IN F O R M A S I M A N A J E M E N IN S T A L A S I S U R A B A Y A G R O U P

FLEET M ANAG EM ENT

S is te m In fo G P S

S IS F O

ATG

MODUL SAP/ MMNH F . T e k n ik

O to m a s i G a te B r ie r

S is f o O S D S

M o d u l S A P /M M H F . D is t r ib u s i

MODUL SAP / FI

M O D U L S A P /C O

S IS F O H O S T T O HOST

M o d u l S A P /S D F . A d m .K e u

MODUL S A P /H R

S I S F O C .C A R E

S IS F O R E K A N A N

E -m a il s y s te m F . S e k u r it i

IN T R A N E T

S IS F O M UTU

E -A U C T IO N

S is f o L K 3 F. LK3

= s is te m in fo r m a s i y a n g s u d a h a d a

= s is t e m in f o r m a s i y a n g b e lu m a d a

Gambar 4. Arsitektur Aplikasi di ISG KESIMPULAN Sebagai bagian akhir dari tesis ini, dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut : 1. Dari analisis SWOT dan dilanjutkan dengan strategi SO, WO, ST dan WT, dapat ditentukan obyektif untuk masing masing isu strategi. Terdapat 10 obyektif yang berhasil diidentifikasi, yakni mempertahankan Market Leader BBM, melakukan diferensiasi untuk peningkatan value stakeholder dengan melakukan pengukuran dari banyaknya layanan elektronik, implementasi Program Manajemen Mutu, mendistribusikan BBM secara tepat waktu, tepat mutu dan tepat jumlah, menekan cost per liter, meningkatkan customer satisfaction index, penerapan GCG dalam setiap proses bisnis, melengkapi proses bisnis dengan aplikasi yang terintegrasi, otomatisasi pengukuran tank ATG, memberikan jaminan keamanan, kelestarian lingkungan dan keselamatan serta kehandalan aset, serta meningkatkan jaminan pasokan dan kualitas dengan penggunaan teknologi GPS dan GIS. 2. Dari hasil analisis value chain, dapat diidentifikasi 3 aktifitas utama dan 3 aktifitas pendukung. Aktifitas utama terdiri dari Penerimaan dan Penimbunan (P/P) BBM, Layanan Jual Sistem SAP / OPBS, serta Pemeliharaan Sarana dan Fasilitas. Aktifitas pendukung terdiri dari Administrasi Keuangan (Adm/Keu), Pengukuran Kepuasan Pelanggan dan Pembuatan Laporan Distribusi. 3. Dari hasil analisis CSF, dapat diidentifikasi informasi yang dibutuhkan sesuai dengan masing – masing obyektif. Informasi – informasi tersebut yang dipakai sebagai dasar penentuan kebutuhan aplikasi, sebagaimana yang dipetakan pada Tabel 3. ISBN : 979-99735-1-1 C-12-9


4. Dari hasil analisis pemahaman saat ini, melalui pemetaan arsitektur aplikasi saat ini, tampak ada kesenjangan dengan kebutuhan bisnis SI di masa mendatang. Berdasarkan analisis Model Portfolio Aplikasi McFarlan pada Tabel 4, dapat disimpulkan bahwa aplikasi-aplikasi yang direncanakan akan sangat potensial untuk masa mendatang di ISG pada umumnya terletak pada kuadran High Potential dan hanya beberapa saja yang berada di kuadran Strategic, sementara aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang cenderung berada di kuadran Key Operational dan beberapa ada di kuadran Strategic. Hal menunjukkan bahwa peranan aplikasi yang dibutuhkan saat untuk aktifitas bisnis sangat besar dan menentukan keberhasilan pencapaian tujuan bisnis DAFTAR PUSTAKA Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon (2004) Management Information Systems Managing the Digital Firm. 8th Edition. Pearson Prentice Hall. O’Brian James A. (1994) Management Information System. 6th Edition. McGraw Hill. Turban (1999) Information Technology for Management. 4th Edition. Prentice Hall. Tozer, E. Edwin (1996) Strategic IS/IT Planning. Butterworth Heinemann. Ward, John and Pat Griffiths (2002) Strategic Planning for Information System. 2nd Edition . John Wiley & Sons Ltd, West Sussex.

ISBN : 979-99735-1-1 C-12-10

TI, Portfolio Aplikasi

Recommend Documents