TI PADA PROSES PELAYANAN DARAH MENGGUNAKAN SERVICE DESIGN ITIL V3 STUDI KASUS : UNIT DONOR DARAH PMI JAWA TIMUR

5210100099 Yogantara S. Dharmawan @yogantarasd [email protected]

JUDUL :

DESAIN LAYANAN SI/TI PADA PROSES PELAYANAN DARAH MENGGUNAKAN SERVICE DESIGN ITIL V3 STUDI KASUS : UNIT DONOR DARAH PMI JAWA TIMUR

Sidang TA Yogantara 5210100099

Dosen Pembimbing 1 : Tony Dwi Susanto, S.T., M.T., Ph.D. Dosen Pembimbing 2 : Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc.

E-Health Strategy

Layanan dan sistem informasi kesehatan

KEBUTUHAN LAYANAN KESEHATAN TERINTEGRASI

SIK (Sistem Informasi Kesehatan) Nasional • Terintegrasi • Efisien • Ekpektasi masy. terpenuhi

Desain Mengacu pada ITIL Sidang TA Yogantara 5210100099

-

Data Belum Terintegrasi Proses Pelayanan Manual Kurangnya Pemenuhan Stok Darah


Rumusan Masalah Tujuan Batasan Manfaat


Bagaimana hasil implementasi tahapan Service Design ITIL v3 pada Blood Bank Information Sistem sebagai layanan teknologi informasi di Unit Donor Darah PMI Jawa Timur.



Mengimplementasikan tahapan Service Design ITIL v3 untuk mendesain layanan SI/TI pada Blood Bank Information System di Unit Donor Darah PMI Jawa Timur dengan luaran : 1. Dokumen spesifikasi kebutuhan aplikasi Blood Bank Information System dan spesifikasi kebutuhan teknologi informasi sebagai kebutuhan dalam desain layanan SI/TI pada Unit Donor Darah PMI Jawa Timur. 2. Dokumen tata kelola pada proses Service Design ITIL v3 pada Blood Bank Information System sebagai layanan SI/TI Unit Donor Darah PMI Jawa Timur ini



Batasan pada tugas akhir ini hanya pada proses desain layanan SI/TI menggunakan ITIL v3 Service Design mencakup proses Service Catalogue Management, Service Level Management, Capacity Management, Avalability Management, IT Service Continuity, Information Security Management dan Supplier Management.



1. Membantu mempermudah dalam implementasi teknologi informasi sebagai layanan dalam proses pelayanan darah. 2. Membantu dalam meningkatkan proses pelayanan darah dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk dapat memberikan pelayanan darah yang efisien dan sesuai ekspektasi masyarakat.

Konsep Layanan

•Layanan Teknologi Informasi • Manajemen Layanan Teknologi Informasi

Konsep E-Health

•E-health sebagai Layanan Kesehatan •E-health di Indonesia

Palang Merah Indonesia

•Proses Pelayanan Darah •Unit Donor Darah

Blood Bank Information System Desain Layanan SI/TI ITIL v3


Service Management Tools

•Service Design •Service Catalogue, Service Level, Capability, Availability, Service Continuity, Information Security, Supplier Management

• iTop Service Management

Analisis Kondisi Kekinian

Analisis Proses Bisnis dan Layanan SI/TI Terkini

Analisis Kebutuhan Layanan SI/TI

Analisis Strategi TI, Prinsip dan Kebutuhan Layanan SI/TI

Standar dan Kebutuhan Layanan SI/TI


Desain Layanan SI/TI berdasarkan Service Design ITIL v3

Desain layanan Mengacu pada Service Design ITIL v3 yakni pembuatan dokumen SDP (Service Design Packager)

Dokumen SDP : Service Catalogue, Service Level, Capacity Plan dsb

Verifikasi Desain Layanan SI/TI

Verifikasi Proses dan Wawancara Pengguna

Dokumen Checklist Proses Service Design dan Hasil Wawancara


No 1

Proses Bisnis Aktivitas Proses Donor Darah Penarikan Darah dari pendonor

2

Manajemen Kantong Darah

Analisis Kebutuhan Layanan SI/TI 3

Desain Layanan SI/TI berdasarkan Service Design ITIL v3 4

Manajemen Pemesanan dan Pengiriman Darah

Manajemen Data Pendonor

Pencatatan data keluar/ masuknya kantong darah Pelaporan Data Stok Darah - Komputer UDD - Ms. Office Word Excel

dan

Uji Kecocokan dan Uji Komponen Darah Konfirmasi pemesanan darah Pencatatan Pemesanan Darah

Pengiriman Darah Pencatatan Pendonor baru

Pencatatan Jumlah Donor


Layanan TI - Komputer UDD - Database Kantong Darah

- Komputer UDD - Database Kantong Darah

- Komputer UDD - Database Pendonor - Komputer UDD - Database Pendonor





Kebijakan dalam Sistem Informasi Kesehataan No Nasional Standar Layanan

Kebutuhan Layanan IT Standar Layanan 1 Terintegrasi Sistem Informasi Berbasis Web 2 Data real time Penyampaian dan akses data melalui web Visi, Misi dan 3 Mendukung Pengambilan Informasi disampailan melalui web PrinsipKeputusan Pelayanan secara Kebutuhan real time. Layanan dalam 4 Sistem pengumpulan, DBMS (Database Management System) UDD Pemenuhan Standar pengolahan, analisis, terintegrasi untuk pengolahan data penyimpanan dan pemanfaatan data/informasi 5

Bank Data Darah

DBMS (Database Management System) terintegrasi dengan web aplikasi

6

Melibatkan Pemangku Kepentingan

Pengguna / User Sistem Informasi berbasis web untuk PMI, Rumah Sakit, dan Masyarakat


No

Proses Bisnis

Aktivitas

Layanan Teknologi Informasi

1

Proses Donor Darah

Penarikan darah dari pendonor

Database Terintegrasi data kantong darah

2

Manajemen Darah

Kantong Pencatatan Data Kantong Darah Pemantauan Jumlah Stok Darah Pemantauan Kondisi Kantong Darah

-

Database Terintegrasi data kantong darah Web aplikasi penginformasian stok atau jumlah kantong darah

Penghapusan data kantong darah


3

Manajemen Pendonor

Data Pencatatan data pendonor Pencatatan jumlah donor Reminder waktu donor

-

Database Terintegrasi data pendonor Web aplikasi penginformasian jumlah donor

Penghapusan data pendonor


4

Manajemen Pemesanan Darah

Konfirmasi Penerimaan Pemesanan Pemesanan Kantong Darah secara Online darah dari pihak Rumah Sakit Konfirmasi pengiriman darah

Desain Layanan SI/TI dilakukan untuk memenuhi Kebutuhan

Layanan SI/TI dalam Layanan Blood Bank Information System berdasarkan Service Design ITIL v3 Sidang TA Yogantara 5210100099

Service Catalogue Management Service Level Management Capacity Management

- Penentuan Fitur2 layanan berdasarkan Pengguna - Penyusunan Business dan Technical Services - Penyelarasan Unit Bisnis Unit Donor Darah PMI Jawa Timur

Availability Management IT Service Continuity Management IT Security Management

No. Services Business Services M.1 Manajemen Kantong Darah Terintegrasi M.1.1 Update Data Kantong Darah M.1.2 Pemantauan Jumlah Stok Darah

Supplier Management M.1.3 Pemantauan Kondisi Kantong Darah


M.1.4 Delete Data Kantong Darah

Version Date

Category Description

Business Processes Management Processes Bagian Pelayanan Donor

Bagian Penyimpanan Darah dan

Support Processes Bagian Administrasi dan Kepala UDD

Restricted Manajemen Kantong Darah mulai access dari Proses input, monitoring, hingga delete melalui BloobIS Restricted pencatatan data kantong darah Often/Some Use Always Often/Some Use access oleh petugas UDD PMI kedalam database As Pengecekan dan kontrol jumlah X Often/Some Use Rare required kantong darah pada setiap UDD untuk masing - masing golongan darah As Pengecekan kondisi kantong X Always Rare required darah dan kontrol tanggal kantong darah kapan dimasukkan dan kapan tanggal kadaluwarsa dari kantong darah Restricted Penghapusan data kantong darah X Always Rare access yang telah dipakai/dikirim kepada rumah sakit atau telah kadaluwarsa

User Luar UDD

Bagian IT

Bagian Humas

Pengiriman

Pendonor / Masyarakat Rumah Sakit

Rare

Always

Rare

X

Rare

Always

Rare

Often/Some Often/Some Use Use

Rare

Often/Some Use

Rare

Often/Some Use

X

Rare

Always

Rare

X

X

X

X

X


Availability Management IT Service Continuity Management IT Security Management Supplier Management


Penerapan Service Catalogue pada iTop Service Management Tools


Availability Management

- Penyusunan Service Level Requirement (SLR) - Penyusunan Service Level Agreement Dokumen SLR (SLA) - Penyusunan OLA - Pengelolaan Risiko - Pembuatan Service Improvement Plan

IT Service Continuity Management

SIP  Level Target

IT Security Management Supplier Management


Dokumen SLA

Dokumen OLA




Penerapan Service Level pada iTop Service Management Tools

Service Catalogue Management Service Level Management

- Kebutuhan Kapasitas - Penyusunan Capacity Plan Tipe Kapasitas Area Cakupan Layanan Business Jumlah Pengguna Capacity

Capacity Management


Kebutuhan Kapasitas Area wilayah implementasi se- Jawa Timur Pengguna Unit Donor Darah PMI

: 37 Kantor Unit Donor Darah

: +- 126 Rumah Sakit Kebutuhan Kapasitas didasarkan Pengguna Pendonor / Masyarakat : +- 300.000 Pendonor Aktif pada SLR dan review kapasitas saat/ 1 Hari Jumlah Transaksi Pemesanan Darah : 1000 Pemesanan Pemesanan DATA, : VOLUME 1000 Pelayanan / 1 Hari ini terkait Konformasi kapasitas Update data : 50.000 update data / 1 bulan AKSES, danLogin JUMLAH PENGGUNA Ke Sistem : 150 pengguna bersamaan @ Peak Time Pengguna Rumah Sakit

Service Capacity

IT Service Continuity Management

Service Desk

Jumlah Service Desk

1 per UDD : 37 + 1 Service Desk Pusat se Jawa Timur

IT Security Management

Component Capacity

Perangkat

Keras

/ Server

Komponen

: Server Aplikasi : 80 Gb RAM : 4 GB Server Aplikasi : 1 Tb Aplikasi Win Server 2008

Supplier Management

PC

: @ UDD : 2 : @Rumah Sakit : 1

Infrastruktur Internet


: Router, Modem, LAN, Etc. Network Speed : Min. 256 Kbps. Browser : Firefox 4, IE 8, Chrome.

Jumlah Pegawai

Staff Operational

@ UDD : 4 Orang, 1 Service Desk @ RS : 1 Orang


Availability Management IT Service Continuity Management

- Penghitungan Service Availability - Penyusunan Availability Plan Aktivitas No Reaktif

Layanan

MTBSI

MTBSI

Availability

Role / Responsibilities : : 8760 jam MTBSF + 2920 1 Web Aplikasi MTBSF / BloobIS / 3 = 2920 jam MTTR = Blood Area Layanan : Layanan web aplikasi 2981 Bank = 2981 Hours Information System Agreed Service 98Service % MTTR : (0.5 * MTBSF Aktivitas Bisnis : Time (AST) Availability 365) / 3 = 61 hours Pengelolaan pengawasan dan pengukuran kinerja layanan terhadap target layanan

Proactive

2 Manajemen MTBSF : 2496 / 3 893 Hours 832 / 893 Presentase dalam Pengelolaan insiden danlayanan kegagalan sistem Activity Pemesanan Darah = 832 = 90 % memenuhi target ( P ) MTTR MTTR : (0.5 * ………. Target Dilanggar P ≤ 90% 365) / 3 = 61 hours Aktivitas Teknis : 90% > P > 98% Target Terancam Reactive -TargetPenjadwalan perawatan pengawasan layanan 3 Data Stok MTBSF : 8760 jam 2921 Hours Tercapai P ≥ 98%Lihatdan 2920 /

IT Security Management Supplier Management


-

Darah dan Jumlah / 3 = 2920 jam Activity 2981= 98 Mengelola tes ketersediaan Donor layanan terjadwal sebagai bagian dari perawatan % layanan MTTR : (0.5 *

-

…………………………..

365) / 3 = 61 hours

Service Level Management

- Analisis Dampak Bisnis - Pembuatan Emergency Response Plan

Capacity Management

Form Penilaian Dampak dan Kerusakan

Service Catalogue Management

RISIKO



LAYANAN / PROSES BISNIS YANG TERPENGARUH

KETERGANTUNGAN

ESTIMASI WAKTU PEMULIHAN KE KONDISI NORMAL

Mitigasi Dampak Kerusakan Critical Risk Service Down Perencanaan Prosedur Keadaan Darurat Server Overload Layanan Blood Pemulihan Bank Sangat Tergantung Information System

PemesananPenanganan Darah PendelegasianProses Petugas Keadaan Darurat Online Proses Update Stok Darah Cek Jumlah Donor PENILAIAN DAMPAK BISNIS: Ketika server overload, mengakibatkan layanan tidak dapat diakses karena kapasitas penyimpanan data telah penuh. Diperlukan layanan dan akses alternative untuk risiko tersebut.

Emergency Response Plan

Kebijakan

11

Manajemen Restricted Akses

kontrol aplikasi, akses Hanya Prosedur orang – orang Manajemen Pendonor NamaaksesPendonor pada email, tertentu dan yang dapat Kantong Darah password serta penggunaan anti-virus mengakses Donor Reaktif (kantong Manajemen Kantong Darah Melihat Event / Berita Donor

V

Update Data Event / Berita Donor

V

Merubah Akun Pengguna

2 3 4

Super administrator Administrator Rumah Sakit Pendonor / Masyarakat

Menambah akun pengguna

1

Mengelola Data Rumah Sakit

For Everyone

Mengelola Data UDD

3

Melihat Jumlah Donor


Manajemen Asset

Update Data Pendonor

Supplier Management

As required

2

Prosedur

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V V V

Informasi Event dan Berita VDonor Darah V V V V Informasi kontak V dan alamat Unit Donor Darah

Konfirmasi

2

Lokasi

Informasi

Melakukan Darah

IT Service Continuity Management Information Security Management

Permintaan

Deskripsi

No

Klasifikasi Informasi

Melakukan Permintaan Darah


No

Melihat Jumlah Kantong Darah

Capacity Management

Memperbarui Status Kantong Darah

Service Level Management

- Klasifikasi Informasi - Hak Akses Pengguna Aplikasi - Kebijakan dan Prosedur keamanan Informasi No Pengguna

Update Data Kantong Darah

Service Catalogue Management

darah terjangkit virus dsb)

Beberapa orang dapat Jumlah Donor Akun Pendonor Prosedur penggunaan dan pengamanan aset mengakses dengan suatu syarat (login) informasi Pemesanan dan Pengiriman Manajemen Pemesanan dan teknologi Pengiriman Darah Darah Semua orang mengakses

V V

dapat

V

Jumlah Kantong Darah

Halaman Utama BloobIS Halaman Utama BloobIS

V V

V

V V Halaman Utama BloobIS V

Service Catalogue Management Service Level Management

- Kategorisasi Supplier - Pembuatan Dokumen Underpinning contract

Capacity Management



No 1 2 3 4

Kebutuhan Layanan Server Hardware Layanan Internet Anti - Virus

Pemasok Layanan Server Pemasok kebutuhan Hardware Infrastruktur Internet Pemasok Layanan Internet Pemasok Anti-Virus

Penyedia Server Provider

e.g

PC,

UC / Kontrak penyediaan layanan server / penyimpanan data Badan Usaha UC / Kontrak penyediaan hardware Penyedia Hardware (PC, Printer, Modem, Switch dsb) Internet Service UC / Kontrak penyediaan layanan Provider internet sesuai kebutuhan bandwith Anti – Virus software UC / Kontrak pembelian / company langganan anti - virus

Printer,

- Checklist Aktivitas Service Design - Wawancara Service catalogue Management • Analisis Kondisi dan Kebutuhan Layanan • Pembuatan Katalog Layanan • Penyelarasan dengan Unit Bisnis • Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Aplikasi

Service Level Management • SLR • SLA • OLA • SIP


Capacity Management

• Pengukuran AST, MTBSF dll • Service Availability • Availability Plan

• Kebutuhan Kapasitas • Capacity Plan

IT Service Continuity • Analisis Dampak Bisnis • Emergency Response Plan

Pertanyaan 1.

Kebutuhan Layanan Database Terintegrasi telah sesuai dengan kondisi terkini Unit Donor Darah PMI Jawa Timur?

Jawab : Berdasarkan kebutuhan saat ini memang integrasi data dan sistem menjadi kebutuhan untuk dapat memenuhi kecepatan permintaan darah dan update data. Permasalahan seperti lamanya pelaporan data dari daerah, permintaan darah dsb

1.

Desain layanan Blood Bank Information System telah sesuai dengan kebutuhan layanan teknologi informasi di Unit Donor Darah PMI Jawa Timur?

Jawab : Sistem BloobIS ini jika diterapkan dapat meningkatkan kecepatan layanan darah. Jika menilik pada prinsip layanan kami terkait menunjang update data dan kecepatan juga dilihat dari anjuran dari pusat untuk integrasi sistem sebagai bagian dari Sistem Informasi Kesehatan Nasional 1.

Apa saja Saran dan rekomendasi untuk kelanjutan penerapan dari Desain layanan Blood Bank Information System ini?

Jawab : Untuk kedepan lebih kepada analisis infrastruktur serta persiapan implementasi karena tidak sesuai Unit Donor Darah sudah siap


tersedia fasilitas seperti internet, komputer dsb terutama di UDD daerah-daerah yang notabene jauh dari Surabaya

Information Security Management • Klasifikasi Informasi • Kebijakand dan Prosedur Pengamanan Informasi

Supplier Management • Kategorisasi supplier dan Contract

Kesimpulan Saran

Penelitianiniinimencakup mencakuppada tahapan Service Design, untuk implementasi layanan 1. 1. Penelitian tahapan Service Design pada ITIL v3 yang SI/TI bisa dikembangkan penelitian selanjutnya menggunakan tahapan telah dilakukan yakni prosesuntuk Service Catalogue Management, Service Level selanjutnya Capacity dari ITILManagement, v3 yakni Service Transition, Service Operation Management, Availability Management, IT Service dan Service Continual Improvement sehingga hasil layanan dapat berjalan Continuity Management, Security Management, dandesain Supplier Management. dan desain dinikmati dengan baikberupa oleh pengguna. 2. Hasil layanan SI/TI dokumen Service Design Package untuk 2. layanan Untuk sistem mempermudah pengelolaan layanan kedepan, penggunaan service informasi berbasis web Blood Bank Information System yang management iTOPSpesifikasi dapat dilakukan secara menyeluruh dengan analisis didasarkan padatools dokumen kebutuhan aplikasi. dari awal sehingga mempermudah proses Service 3. Dokumen Service Design Package yaknipada dokumen tataselanjutnya kelola dalampada tahapan Transition dan Service Operation. itu juga dilakukan proses Level pelatihan Service Design ITIL v3 meliputi Selain Service Catalogue, Service untuk pihak terkait penggunaan service managementLevel tools Agreement, lebih efektif . Requirement, Serviceagar Level Agreement, Operational 3. Service UsulanImprovement terkait Validasi hasil Availability desain jugaPlan, dengan pihak top Plan, dokumen Capacity Plan, Emergency management Unit Donor PMI Jawa Timur menggunakan metode Response Plan,dari Kebijakan danDarah Prosedur pengamanan informasi serta sosialisasi secarasupplier. menyeluruh kepada semua stakeholder terkait. Dokumen kontrak


Farenden, P. (2011). ITIL For Dummies. John Wiley & Sons, Ltd. Fieldman, E. J. (2007). The Eight Essential Elements of an IT Service Lifecycle. ITSMWatch.

Gartner. (2012). Magic Quadrant for IT Service Support Management Tools. Gartner Media Publisher. Hunnebeck, L. (2011). ITIL Service Design. The Stationery Office. ITIL (Registered). (2008). ITIL Glossaries. Retrieved 10 07, 2012, from Itil-officialsite.com Office of Goverment Commerce. (2009). ITIL v3 : Service Design. Buckinghamshire: apm group.

O'Neill, P. (2006). Topic Overview : IT service management. Forrester Research. Palang Merah Indonesia. (n.d.). Sejarah PMI. Retrieved from Palang Merah Indonesia: http://www.pmi.or.id Republika. (2013, 11 21). Republika online : Berita Nasional. Retrieved from Republika online: http://www.republika.co.id/ Surabaya, K. U. (2012, 4 18). Proses Bisnis Pelayanan Darah. (I. Nurkasanah, Interviewer) Surabaya, K. U. (2012). Proses Bisnis Unit Donor Darah PMI. Tohmatsu, T. (2008). National E-Health and Information Principal Committee. Adelaide. WebFinance, Inc. (n.d.). www.businessdictionary.com. Retrieved 2 10, 2014, from http://www.businessdictionary.com/definition/services.html World Health Organization & International Telecommunication Union. (2009). National E-Health Strategy Toolkit. Geneva: WHO & ITU.


TERIMA KASIH


TI PADA PROSES PELAYANAN DARAH MENGGUNAKAN SERVICE DESIGN ITIL V3 STUDI KASUS : UNIT DONOR DARAH PMI JAWA TIMUR

Recommend Documents