TESPO RAC spol. s r.o

TESPO RAC spol. s r.o. Na Jarově 2, 130 00 PRAHA 3 tel./fax: 284 861 154 IČO: 44851901, DIČ: CZ44851901 zápis v Obchodním rejstříku Městského soudu v Praze,odd.C, vložka 6673 e - m ai l :i n f o @ te s po r a c. c z , h t tp : / / ww w. te spo r a c . cz č.j. Zpracováno dne: Věc:

VPI 003/2015 30.10.2015 Obecná instrukce pro provádění odečtů spotřeby tepla a vody

Platnost:

na dobu neurčitou

Rozsah platnosti:

pro všechny zaměstnance

Účinnost: Autor: Předpis vydal: Poslední změna:

od 30.10.2015 Chvátal jednatel základní dokument

Tato instrukce popisuje postup při provádění odečtů tepla a vody v objektech jednotlivých objednatelů. Následující postup je závazný pro všechny zaměstnance a externí spolupracovníky. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.3.1. 1.3.2. 1.4. 1.4.1. 1.4.2. 1.4.3. 1.4.4. 1.4.5. 1.4.6.

Přehled funkcí při organizaci odečtů

Vedoucí odečtu - VO Technická a provozní podpora - TPP Logistická služba – LS Příprava a koordinace rozúčtování Příprava a zpracování rozúčtování Odečítač je odpovědný za kontrolu svého obsazení v harmonogramu po jeho zveřejnění je odpovědný za kontrolu obsahu montážních přepravek před zahájením práce. je odpovědný za provedení odečtu podle zadání a řešení nenadálých situací při odečtech je odpovědný za kontrolu zápisů v odečítacích formulářích je odpovědný za kontrolu kompletního vyplnění součtových formulářů je odpovědný za bezodkladné předání montážní přepravky a výsledků sběru dat pracovníkovi logistické služby nebo přímo do firmy, dle konkrétních požadavků na součtovém formuláři. Konkrétní personální obsazení všech funkcí je popsáno v Instrukci pro provádění odečtů spotřeby tepla a vody v příslušném rozúčtovacím období, která bude k dispozici každému odečítači před zahájením odečtů. Samostatnou přílohou této instrukce je Přehled telefonického spojení a e-mailových kontaktů. Telefonní spojení všech účastníků odečtů je povinen mít každý odečítač u sebe (v paměti mobilního telefonu nebo v písemné formě. Instrukce a přehled odečítačů je součástí odečítacích desek. 1. Komunikace Vzhledem k operativnímu řešení problémů je nutná okamžitá vzájemná komunikace mezi TPP a odečítači. 1.1. způsoby komunikace 1.1.1. e-mailová zpráva 1.1.2. SMS 1.1.3. telefonní hovor 1.2. potvrzení o obdržení zpráv 1.2.1. každou zprávu, kterou odečítač obdrží a která je mu určena, obratem potvrdí stejnou cestou, jakou se zpráva k němu dostala 1.3. průběžné sledování internetu 1.3.1. průběžné sledování aktuálních změn na www.tesporac.cz – přístup 1.3.1.1. www.tesporac.cz 1.3.1.2. poklepáním na záložku interní část ve spodní části levé rolety 1.3.1.3. zobrazí se vám stránka pro odečítače 1.3.1.4. vložíte heslo „kdyakde“ (pozor, zadávat bez mezer) a přihlásíte se – pozor! Nutno stisknout tlačítko přihlásit, nikoli jen ENTER 1.3.1.5. v interní sekci pro odečítače budou aktuální harmonogramy pro jednotlivé týdny, instrukce a školení. 1.3.2. průběžné sledování aktuálních změn na vlastní e-mailové adrese 1.3.3. před odchodem na odečet překontrolovat aktuální stav 1.4. telefonní komunikace odečítače s TPP 1.4.1. použije služební telefon, pokud ho má přidělen 1.4.2. prozvoní příslušného pracovníka TPP a vyčká na odezvu – preferuje se volání služebními telefony 1.4.3. v nutném případě použije vlastní telefon

1.5. Důležité upozornění – každý odečítač se dostaví k výkonu práce s nabitým a zapnutým mobilním telefonem. 1.6. speciální případy komunikace Speciální případy komunikace jsou popsány v následujících odstavcích, např. harmonogram 2. Dohoda o provedení práce a vysvětlení daňových záležitostí 2.1. Studenti, kteří nepodepsali u žádného dalšího zaměstnavatele Prohlášení…, 2.1.1. podepíší dohodu o provedení práce 2.1.2. vyplní formulář Prohlášení…. . 2.1.3. prohlášení lze podepsat i na jednotlivé měsíce 2.1.4. dodají do termínu podepsání smlouvy potvrzení o studiu.Těmto studentům nebudou sráženy žádné daně (při objemu prací, které budou pro TESPO RAC vykonávat a nepřekročí měsíční výdělek 10 000 Kč a 300 hodin ročně). 2.1.5. Prohlášení nesmí být pro stejné období podepsáno u několika zaměstnavatelů. 2.2. Pracovníci, kteří jsou v hlavním pracovním poměru u jiné organizace a nebudou podávat daňové přiznání za všechny příjmy a studenti, kteří podepsali Prohlášení …. u jiné organizace. Těmto pracovníkům bude z celkové částky výdělku odvedena daň ve výši 15%. Daň sražená touto sazbou je konečná, nelze ji s daněmi jiných příjmů sčítat a nelze ji za žádných okolností získat zpět. 2.3. Pracovníci, kteří jsou v hlavním pracovním poměru u jiné organizace a studenti, kteří podepsali Prohlášení …. u jiné organizace a budou podávat daňové přiznání za všechny příjmy ohlásí dopředu, že budou požadovat zálohovou daň. 2.4. Pracovníci, kteří budou vystavovat faktury (mají svůj živnostenský list). Těmto bude vyplácena celá částka, bez srážek. Odvod daní a ostatních dávek provedou živnostníci sami podle platných právních předpisů. 3. Organizace školení 3.1. Elektronická verze instrukce pro provádění odečtů. Elektronická verze této instrukce je zaslána odečítačům v předstihu. Odečítači instrukci prostudují a připraví si případné otázky – lze je zaslat předem e-mailem na adresu [email protected]. V interní sekci jsou soubory školení z minulých let. Pro praktické seznámení s problematikou odečtů je potřeba prostudovat i tyto soubory. Pozor! Pokud se vyskytnou některé odlišnosti, platí ustanovení instrukcí pro rok 2015!!! Jedná se zvláště o použité formuláře 3.2. Podepsání smlouvy o provedení práce Odečítači podepíší smlouvy o provedení práce 3.3. Školení odečítačů Školení odčítačů v sídle firmy bude provedeno ve stanoveném termínu nejpozději 7 dnů před zahájením odečtů. 3.4. Vyhodnocení znalostí Odečítači prokáží své znalosti vyplněním testu a dovednosti praktickou ukázkou. 3.5. Převzetí základních pracovních prostředků Všichni odečítači potvrdí převzetí základních pracovních prostředků 3.5.1.1. náhradní baterie 3.5.1.2. svítilna 3.5.1.3. návleky na boty 3.5.1.4. pověření k odečtům 3.5.1.5. propisovací tužky – 2 ks VŽDY A POUZE MODRÁ 3.6. Během provádění prací budou pracovníci svěřené základní pracovní prostředky: 3.6.1. Využívat při každém odečtu. Zvláště nutné je nošení a pověření k odečtům. Uvedeným pověřením se prokazujte, pokud k tomu budete uživateli bytů vyzváni, spolu s občanským průkazem. 3.6.2. Udržovat návleky v čistotě! Po úplném ukončení odečtů pracovníci neprodleně odevzdají svěřené základní pracovní prostředky čisté a v provozuschopném stavu. Pokud nebudou základní pracovní prostředky odevzdány, bude odečtena jejich hodnota od částky za vykonanou práci. Na základě provedeného testu o ohodnocení praktických dovedností bude proveden výběr vhodných kandidátů na odečítače v jednotlivých termínech. 4. Organizace odečtů 4.1. 4.1.1.

Provádění odečtů spotřeby tepla a vody

Odečty spotřeby tepla a vody (respektive indikátorů topných nákladů /ITN/ a vodoměrů) se provádějí na základě smlouvy o dílo s příslušným majitelem objektu. (Zajišťuje administrativa TESPO RAC) 4.1.2. Odečty se provádějí v řádných, náhradních a individuálních termínech. 4.1.2.1 Odečet v řádném termínu provádějí odečítači podle harmonogramu. Termín odečtů je uživatelům všech bytů sdělen formou písemného upozornění, které je doručeno do každé poštovní schránky a na viditelné místo v domě nejméně 7 dnů před termínem odečtu. (Zajišťuje administrativa TPP a vybraní odečítači) 4.1.2.2 Náhradní termín je určen pro uživatele bytů, kteří se nezúčastnili řádných termínů, a je pro ně bezplatný. O termínu náhradního odečtu informuje uživatele bytů odečítač předepsaným formulářem po ukončení řádného odečtu - vložením do schránky. Zároveň vyvěšuje na nástěnku v objektu seznam uživatelů bytů, kteří nezpřístupnili byt v řádném termínu. 4.1.2.3 Individuální termín je určen pro uživatele bytů, kteří nevyužili předchozích termínu. O této možnosti informuje uživatele bytu odečítač při náhradním termínu příslušným oznámením do schránky. Odečet v tomto termínu je placený.

4.2.

Harmonogram

4.2.1.

Do definitivního harmonogramu se každý odečítač hlásí na výzvu vedoucího odečtů SMS nebo emailem. 4.2.2. Přihláška slouží k sestavování definitivního dvoutýdenního harmonogramu. O obsazení pracovníka rozhoduje vedoucí odečtů. 4.2.3. Definitivní harmonogram odečtů je zveřejněn na stránkách pro odečítače. 4.2.4. Harmonogram obsahuje termín odečtu, čísla objektů, resp. jejich částí, specifikaci činností, příjmení a telefony odečítačů, způsob dopravy, způsob předání a odevzdání podkladů, místo srazu, číslo zastávky obslužného automobilu, počet objektů, počet indikátorů a počet vodoměrů. 4.2.5. Součástí harmonogramu je také stanovení náhradníků pro daný termín. Pro náhradníky je termín stejně závazný, jako pro odečítače uvedené v harmonogramu. Pohotovost náhradníka končí v 16.45 hod. daného termínu. 4.2.6. Po seznámení s definitivním harmonogramem potvrdí svoji účast všichni v něm uvedení odečítači, popř. ihned informují vedoucího odečtu o případné chybě v harmonogramu (forma SMS, email, tel.) 4.2.7. Účast na odečtech stanovených definitivním harmonogramem je závazná a odhlášení lze provést pouze ze závažných důvodů. 4.2.8. Pokud se odečítač chce odhlásit, je povinen za sebe najít mezi proškolenými odečítači (kteří nejsou na daný termín zařazeni) kvalifikovanou náhradu a tuto změnu neprodleně nahlásit vedoucímu odečtů. 4.2.9. Opravy harmonogramu jsou vyvěšeny na webových stránkách a jsou rozesílány na e-mailové adresy všech odčítačů. 4.2.10. Protože občas dojde k více změnám v obsazení v průběhu jediného dne, je nutné příslušnou verzi harmonogramu zhlédnout pokud možno těsně před odchodem na odečty. 4.2.11. Harmonogram je označen např. L4 150115.15 – jedná se o harmonogram na 4. lednový týden a byl vydán 15.01.2014 v 15.00 hod. 4.2.12. Účast v závazně přihlášeném termínu potvrdí KAŽDÝ odečítač bez vyzvání od 8.00 hod. do 12.00 hod. příslušného termínu SMS zprávou na číslo 603 715 242 ve znění „Potvrzuji účast na dnešním termínu odečtů – příjmení.“ 5. Vstup do jednotlivých objektů a bytů 5.1.

5.2. 5.3.

5.4.

5.5.

5.6. 5.7.

6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

6.5.

K provádění odečtů se dostavte upravení a vybaveni pomůckami, prokazujícími příslušnost k firmě TESPO RAC spol. s r.o. . Pokud si budete nechávat své věci (tašky, kabáty atd.) v autě nebo u některého uživatele bytu, zásadně si s sebou berte osobní doklady a doklady od případně svěřených služebních automobilů, nikdy je nenechávejte mimo osobní dohled. Zkušení odečítači preferují pro pohyb v objektu boty Kroxy. Před vstupem do bytu si je vyzují a v bytě se pohybují ve starých ponožkách. Pozor, nenechávat boty na chodbě! Při vstupu do bytu pozdravte, sdělte účel návštěvy a na případné vyzvání uživatele bytu se prokažte pověřením a OP. Respektujte soukromí uživatelů bytů. Do jednotlivých místností bytu vstupujte pouze v doprovodu uživatele nebo s jeho svolením, pracujete-li ve dvojici, nepohybujte se v bytě samostatně bez souhlasu uživatele. Nerozbíhejte se po bytě. Dovolte se, zda můžete jít do jednotlivých místností. Nechte překontrolovat odečty raději ihned, pokud uživatel projeví zájem. Odečtené ampule z ITN zavěšujte postupně tak, aby bylo možno odečet v daném bytě následně ukázat. Mějte na paměti, že Vaše práce je důležitým dokladem pro výpočet nákladů za spotřebu tepla a vody. Protože se jedná o vysoké finanční částky, klademe důraz na velmi pečlivou práci. Vyplňujte veškeré údaje dle instrukcí, kontrolujte výrobní čísla a funkčnost měřidel. Zapisujte čísla správně a čitelně, dbejte na desetinnou čárku, vyvarujte se řádových chyb. Při pochybnostech o údajích v kartě (např. o správnosti pořadí místností a umístění indikátorů) zapište údaje dle svého zjištění a doplňte veškeré zjistitelné údaje (rozměry a typ radiátoru). Chybný zápis nepřepisujte, ale přeškrtněte a napište vedle správný; nepoužívejte šipky ! Nezapomeňte na podpisy a datum včetně letopočtu. Vaším úkolem je provést odečet a kontrolu měřidel. K této činnosti jste řádně vyškoleni a k jiným úkonům nemáte oprávnění. Nenechte se zbytečně zdržovat uživateli bytů. Pokud budou mít konkrétní otázky na způsob rozúčtování nákladů, omluvte se a odkažte je v krajním případě na stálé zaměstnance firmy (v tom případě sdělujte uživatelům pevnou telefonní linku do firmy či e-mailovou adresu, ne číslo mobilního telefonu). Případné námitky týkající se odečtů umožněte uživateli zapsat do karty nebo je zapište sami a nechte si je zvlášť podepsat (u příslušné poznámky). Uživatelé bytů mají za povinnost zpřístupnit předem všechny přístroje. Neprovádějte proto žádné odtahování nábytku a demontáž krytů radiátorů nebo dvířek stoupaček - hrozí způsobení škody na majetku nebo na vašem zdraví. Vyzvěte uživatele k nápravě v náhradním termínu odečtu a poznamenejte v kartě a zapište do součtového formuláře mezi neuskutečněné odečty (9,2,5). Praktické připomínky Zdržte se jakéhokoli hodnocení naměřených hodnot a vysvětlování, případně slibování čehokoli. Soustřeďte se výhradně na svoji práci. Dotazy, které nesměřují konkrétně k vaší práci, s omluvou odmítněte, nejste oprávněni se k nim vyjadřovat. Nekomentujte hlasitě, pokud se Vám něco nepodaří, napravte vše v klidu. Není-li odečet ampule vyjmuté z ITN zcela jednoznačný (například při odhadování půl dílku), zapište spotřebu o půl dílku nižší. Jestliže způsobíte nějakou škodu, omluvte se a proveďte o škodě krátký zápis do odečítacího formuláře nebo na list papíru, který podepíšete a necháte si jej podepsat od uživatele bytu. Důležité je vypsat rozsah škod. Pokud možno okamžitě informujte kompetentní osoby na mobilní telefon – čísla jsou uvedena v každých deskách. Objevíte-li nějakou nesrovnalost, nekomentujte to před zákazníkem hlasitými výkřiky, ani jiným způsobem. Chovejte se profesionálně tak, aby uživatel bytu nebyl na pochybách o Vaší i naší kompetentnosti. Důvodem změny mohou být i různé úpravy během rozúčtovacího období, které

7.

nemusí být ve fázi odečtu ještě zpracovány. Stručně zapište, co jste zjistili, doplňte údaje o tělesech apod.. Poznámky k provádění odečtů

7.1. 7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.3.1. 7.1.4.

Druhy odečtů: odečet spotřeby studené vody odečet spotřeby teplé užitkové vody – TUV odečet spotřeby tepla – odpařovací indikátory odpařovací indikátory METRA RTN 02 odečet spotřeby tepla – elektronické indikátory Siemens WHE30, Qundis Caloric5, Metra EITN a Rapp Kundo. Přehled používaných elektronických indikátorů je uveden v příloze. 7.1.5. odečet spotřeby tepla – měřiče tepla 7.1.6. odečty s průpisem, který se odevzdává každému uživateli bytz S jednotlivými druhy odečtů budete seznámeni při školení v sídle firmy. V současné době se budou provádět především odečty elektronických indikátorů topných nákladů a vodoměrů. 7.2. 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 7.2.4. 7.2.5. 7.2.6. 7.2.7. 7.2.8. 7.2.9. 7.2.10. 7.2.11. 7.2.12.

Vybavení pro odečty (kromě základních pomůcek): Desky s dokumenty: Upozornění na řádný termín odečtů Požadavky uživatelů bytů Součtový formulář Odečítací formuláře Upozornění na náhradní termín odečtů – pro uživatele bytů + samolepky POST IT Upozornění na náhradní termín odečtů – pro vyvěšení do objektu Základní pokyny pro odečty a montáže Instrukce pro provádění odečtů Kontakty na ostatní odečítače a do firmy Náhradní odečítací formuláře Montážní přepravka pro odečty odpařovacích indikátorů topných nákladů:

1

10.

3, 4

7, 8, 9, 11

2

položka 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 7.3. 7.3.1. 7.3.2. 7.3.3. 7.4. 7.4.1. 7.4.2. 7.4.3. 7.4.4. 7.4.5. 7.4.6. 7.4.7. 7.4.8. 7.4.9. 7.5.

5,6

Popis měřící ampule - nové Plomby Dloubáky šroubováky (1 křížový a 1 plochý) šrouby různé velikosti Příchytky náhradní kryty na RTN základové desky na RTN hadr náhradní krabice na použité ampule svinovací metr

počet ks 150 ks 150 2 2 10 3 5 5 1 1 1

balení krabice násypná přihrádka nebo krabice volně v přihrádce volně v přihrádce

krabice - v igelitu krabice

Podle druhu odečtů bude jejich provádění organizováno následně: odečet odpařovacích indikátorů (většinou kombinováno s odečtem vodoměrů - centrální rozvoz a svoz pomůcek a dokumentů – podle harmonogramu se odečítači dostaví v určenou hodinu na určené místo, kde jim budou pomůcky a dokumenty předány odečet odpařovacích indikátorů (většinou kombinováno s odečtem vodoměrů – v některých případech budou dle harmonogramu pomůcky a dokumenty předány předem. samostatný odečet vodoměrů, resp. elektronických indikátorů spotřeby tepla, resp. měřičů tepla – předání podkladů podle harmonogramu, buď na místě samém, nebo předem ve firmě, případně při předchozím odečtu. Podklady pro odečty. Součtový formulář – viz příloha. Pokyny pro uskutečnění odečtů dle mimořádných požadavků zákazníků. Odečtové formuláře. Obecná instrukce pro provádění odečtů spotřeby tepla a vody. Instrukce pro provádění odečtů spotřeby tepla a vody v příslušném rozúčtovacím období. Oznámení náhradního termínu pro objekt . Upozornění na možnost sjednání individuálního termínu odečtu (pouze při náhradních termínech. Oznámení – samolepky post-it – umístěny na zadní straně desek Základní instrukce pro odečty odpařovacích indikátorů a montáž indikátorů jsou zalaminované a nalepené v deskách. Než začnete s odečtem, věnujte velkou pozornost dokumentům, které Vám předložili zaměstnanci TPP. Na prvních stranách jsou důležité připomínky k postupu prací v konkrétní lokalitě, tabulka se

7.6. 7.7.

7.8. 7.9.

7.10.

7.11. 7.12. 7.13. 7.14. 7.15. 7.16.

8.2. 8.3. 8.4.

8.5.

8.6. 8.7.

Každý záznam pro jednotlivý byt musí byt schopen samostatné existence. Pište vždy celé datum, včetně letopočtu. Je to velmi důležité pro archivaci a vyřizování stížností. Vyplňování formulářů musí být prováděno čitelně modrou propisovací tužkou. Každý záznam má svoji informační hodnotu. Pokud není spotřebitelská jednotka zpřístupněna, zásadně se nevyplňují následující údaje: termín odečtu a podpis zpracovatele. Nelze tedy tyto údaje vyplňovat před vstupem do jednotlivých spotřebitelských jednotek. Všechny Vaše poznámky musí být jednoznačné. Je například rozdíl, jestli topné těleso v místnosti chybí nebo není-li na tělese ITN. Pokud není ITN přístupný k odečtu je nutno poznamenat „nepřístupný ITN“. Je-li to možné, chybějící ITN nainstalujte. U nové montáže poznamenejte „nová montáž“ s uvedením typu a velikosti radiátoru dle návodu na deskách. Všechny tyto poznámky jsou důležité pro správnost výpočtu. Překontrolujte, případně zapište, příjmení a jméno uživatele nebo vlastníka bytu, včetně titulů, háčků a čárek. Pozor na cizojazyčná jména a příjmení. Nepište jména případných nájemníků a neopisujte příjmení z vizitek na dveřích a zvoncích. Vždy se zeptejte uživatele, na jaké jméno je byt zapsán u majitele nebo správce objektu. Vypište i případnou výměnu bytu s udáním data změny. Překontrolujte nebo zapište (pokud není vytisknut) název ulice a označení objektu. Překontrolujte pořadí bytů. Pořadí bytů v poschodí je vždy zleva doprava. Výchozí pozice pro určení pořadí bytů je domovní vchod s popisným číslem. Pokud se vyskytnou jakékoliv anomálie, nakreslete raději náčrt objektu. Označení 1,1 znamená 1. byt v 1. nadzemním podlaží, 2,1 znamená 1. byt v 2. nadzemním podlaží. Tyto byty musí být vždy nad sebou. V případě, že vstupní podlaží má jinou dispozici, určuje se pořadí podle typického podlaží. Pořadí jednotlivých místností v bytě je opět zleva doprava od vstupu do bytu (pouze pro místnosti, které mají otopná tělesa). Označení pater by mělo být podle označení ve výtahu. Pokud tomu tak není je potřeba provést opravu. Označení pater je velmi důležité pro náhradní termíny odečtů.

1.3.

1.2.

1.1.

1.4.

1.5.

chodba

8.1.

Vyplňování formulářů

1.6.

chod ba

8.

jmény a telefony uživatelů bytů, kteří nahlásili požadavky odečtu v určitém čase. Je proto nutné, abyste úvodní stránky pečlivě četli a přesně podle nich prováděli odečty!!!!! Dávejte si dobrý pozor na plomby odpařovacích indikátorů topných nákladů (ITN). Všechny použité části původních plomb ukládejte do montážní přepravky. Dbejte na to, abyste nikde nenechali nové plomby. Při odečtech odpařovacích ITN je zakázáno skladovat plomby jinde, než na určeném místě v montážní přepravce - tj. v krabici pro odkládání použitých ampulí. Zkušení odečítači preferují pro lepší manipulaci odebrání jedné nové ampule před zahájením výměny. Na její místo dosadí první použitou ampuli a následně odeberou první novou ampuli a vloží ji do indikátoru topných nákladů. Nové i použité ampule musí být vždy ve svislé poloze a opatřené zátkou. Obsah montážních přepravek bude odevzdán ve stejné dispozici (stejném uspořádání), jako při jejich předání. Použité plomby budou ukládány do papírových krabic, nikoli na dno montážních přepravek. Pokud nebudou přepravky odevzdány v pořádku, je povinností vedoucího skupiny před dalším odečtem dát montážní přepravku do původního stavu. Pokud budou odevzdané přepravky nadměrně znečištěné, např. velké množství použitých plombiček na jejich dně, rozlité trubičky atd., je povinností odečítače uvést je na výzvu vedoucího odečtů do provozuschopného stavu. Za takto odevzdané přepravky se platí pokuta. Pokud některé údaje chybí nebo nelze provést některé činnosti, vždy tyto skutečnosti zapište. (Např. „Nelze odečíst vodoměr, protože stoupačka je zazděná“ nebo „Před radiátorem stojí skříň“). Důležité jsou i poznámky o barvě kapaliny. Pokud najdete v některém ITN kapalinu jiné barvy, než je v lokalitě obvyklé, zapište tuto skutečnost vedle údaje o odečtu, aniž byste to jakkoli komentovali - zpravidla jde o měřidla nepřístupná v předchozích obdobích! Kapalinu z ampulí, kterou náhodně vylijete, okamžitě utřete. Pokud takto znehodnotíte novou ampuli, vložte ji mezi použité ampule a nainstalujte jinou. Pokud jste kapalinu vylili před odečtem, zapište to včetně hodnoty po vylití. (Např: "Vylil jsem - po vylití 8,5") Je-li ampule vylitá, poznamenejte, jak k chybě došlo, zda jste ji vylili vy nebo byla vylitá již před odečtem. Zapište i hodnotu po vylití, popřípadě odečet dle zákazníka, je-li k dispozici. Pro zpracovatele odečtů jsou všechny tyto poznámky jediným zdrojem informací při nejasnostech. Montážní přepravky, trubičky atd. nikdy nedávejte v bytě na místa, kde hrozí znečištění, např. postel, světlý koberec apod. Vyplňujte všechny požadované údaje podle pokynů, které jste obdrželi před započetím práce. V různých lokalitách a objektech se mohou požadavky správců velmi lišit, např. odečítat pouze ITN. Poznamenávejte pečlivě jakoukoli zjištěnou manipulaci s metrologickým zajištěním přístrojů (ulomená nebo chybějící plomba, magnet na vodoměru apod.) vždy k příslušnému přístroji.

1.7.

vchod

8.8. 8.9.

Překontrolujte nebo zapište číslo bytu, které je uvedeno na dveřích. Překontrolujte nebo zapište výrobní čísla na vodoměrech SV a TUV. Pozor na prohození odečtů vodoměrů na TUV a studenou vodu. Při kontrole funkčnosti vodoměru pustíte kohoutky postupně, aby bylo potvrzeno, který vodoměr měří TUV a který SV. 8.10. Překontrolujte, je-li údaj aktuální spotřeby větší než údaj původní. Pokud není, proveďte ještě jednou kontrolu odečtu, hodnotu odečtu zakroužkujte a zapište „kontrola“. 8.11. Nový údaj o stavu vodoměru by měl být větší než původní, pokud není proveďte dle bodu Pokud nesouhlasí výrobní číslo, uveďte všechny údaje do volných polí. Pokud je vodoměr namontován obráceně, což zjistíte kontrolou otáčení počitadla, uveďte přesně odečtený stav (může být např. 99985) a poznamenejte, že se vodoměr točí obráceně. Poproste uživatele o jeho telefonní číslo, abychom ho mohli kontaktovat kvůli otočení vodoměru. Pokud je směr otáčení počitadla vodoměru správný, ale jeho stav je např. 99985, zapište své zjištění - závada mohla být již opravena. 8.12. Překontrolujte nebo zapište označení místností. 8.13. Pořadí jednotlivých místností v bytě je opět z leva. V tomto pořadí také provádějte odečty! 8.14. Údaje o radiátoru zapisujte pouze v případě změny radiátoru, montáže ITN, při pochybnostech o údajích v kartě (např. správnosti pořadí místností a umístění ITN nebo pokud bude vydán před odečtem pokyn k tomuto zápisu. Např. K0/22/580/160/60 – typ, počet článků, celková výška, hloubka a rozteč žeber dle návodu na deskách. 8.15. Překontrolujte nebo zapište výrobní čísla ITN, jsou uvedena v dolní části krytu. 8.16. Zapište údaj odečtu ITN : 8.16.1. – ampule odpařovacího indikátoru. Odečítá se vždy nejnižší bod zakřivené hladiny s přesností na 0,5 dílku. 8.16.2. – displej elektronického indikátoru: Zapisuje se hodnota k ukládacímu datu „M“, aktuální stav (Siemens WHE 30, WHE 30Z) a odečet ke dni (pozor! Neznamená den odečtu, ale ukládací datum). Pokud by byly prováděny odečty na jiných typech indikátorů, postupuje se dle předaných instrukcí. Zkontrolujte ukládací datum každého EITN a souhrnně je zapište do příslušné kolonky. Pokud se u některého přístroje liší, zapište poznámku k příslušnému přístroji a uveďte do závad spolu s kontaktem na uživatele 8.17. Zaškrtněte nebo případně zapište barvu kapaliny ampule, kterou instalujete (v případě, že není předtištěno v kartě). Přesvědčte se vždy o správné barvě instalované náplně a zkontrolujte, zda je správně naplněna. Pozor na instalaci starých náplní! 8.18. Zapište v každém záznamu datum odečtu včetně letopočtu. 8.19. V každém záznamu musí být podpis osoby, která odečet zapisuje! 8.20. V každém záznamu musí být podpis uživatele bytu nebo zmocněné osoby, která Vám zpřístupnila byt! 8.21. Před odchodem z bytu překontrolujte, zda je proveden zápis všech požadovaných údajů a hlavně podpisy uživatelů! 8.22. U bytů, které nebyly zpřístupněny, zapište časový údaj na minuty, kdy nebyl uživatel zastižen. Na dveře nalepte jedno z OZNÁMENÍ, které máte připraveny na post-it kartách. Tyto byty navštivte znovu před opuštěním objektu. OZNÁMENÍ po tomto opakovaném pokusu odstraňte!!! Pokud ani při druhé návštěvě nebude byt zpřístupněn, postupujte dle níže uvedených bodů 9.1.2, 9.1.3 a 9.2.3. 8.23. Pokud zjistíte závadu kteréhokoli přístroje, zapište poznámku k příslušnému výrobnímu číslu a vyžádejte si kontakt od uživatele. Proveďte zápis dle 9.2.7. 9.

Ukončení odečtů a předání výsledků

9.1. 9.1.1. 9.1.2.

Každý odečet je v rámci přiděleného objektu ukončen: Odečtením a vyplněním všech hodnot do odečtového formuláře ve všech přístupných bytech. Vyplněním Upozornění na termín náhradního odečtu pro byty, jejichž uživatelé se nezúčastnili řádného termínu odečtu a jejich vhozením do poštovní schránky a 1 výtiskem (žlutý formulář) s uvedením všech čísel nezpřístupněných bytů i na nástěnku v domě. 9.1.3. Vyplněním příslušných záznamů v Odečtovém formuláři pro byty, jejichž uživatelé se nezúčastnili řádného termínu odečtu – hodiny a minuty pokusu o vstup do bytu a zaškrtnuté políčko „předáno do schránky“ 9.2. V Součtovém formuláři budou vyplněny všechny potřebné údaje 9.2.1. příjmení odečítačů 9.2.2. číslo montážní přepravky!!!! (pouze v případě odečtů odpařovacích indikátorů topných nákladů) 9.2.3. adresa objektu 9.2.4. počet odečtených ITN a vodoměrů 9.2.5. neuskutečněné odečty včetně jednotlivých měřidel v jinak přístupných bytech 9.2.6. letopočet úředního ověření vodoměrů !!!!! 9.2.7. zjištěné závady přístrojů, vyžadující opravu – stačí odkaz na čísla bytů 9.2.8. Výsledky předá vedoucí lokality, resp. vedoucí skupiny nebo odečítač při samostatném odečtu vedoucímu technické a provozní podpory okamžitě po ukončení odečtů nebo v nejbližším možném dohodnutém termínu. 9.2.9. Odečítači, kteří mají klíče od „trubičkárny“, předají výsledky odečtů doručením na předem určené místo nebo přímo pracovníků TPP nebo LS. Odečty lze také odevzdat do otvoru dveří v sídle firmy. 9.2.10. Pokud se v dané lokalitě provádějí pouze odečty vodoměrů nebo elektronických indikátorů topných nákladů a odečítač si dokumentaci provedených odečtů ponechává např. do dalšího termínu odečtu je povinen nejpozději do 9.00 hod. druhého dne nahlásit čísla bytů, které nebyly v řádném termínu zpřístupněny, nahlásit na adresu [email protected].

10. 10.1. 10.2. 10.2.1. 10.2.2. 10.2.3. 10.2.4. 10.2.5. 10.2.6.

Odměna za vykonanou práci Odměna za perfektně vykonanou práci bude vyplácena k 20. dni následujícího měsíce po kontrole zpracovatelem databáze. Odměna bude snížena za následující nedostatky: Pozdní příchod na odečty – 150,- Kč Nekompletní vyplnění součtového listu – 150,- Kč Jedna konkrétní hrubá chyba v odečtech a zápisech – 400,- Kč Špatně čitelné zápisy – 150,- Kč/ jeden zápis Předání montážní přepravky v nevyhovujícím stavu – 200,- Kč V případě hrubého porušení povinností odečítače poškozujících dobré jméno firmy (nástup do práce pod vlivem návykových látek či podvodné jednání bude účtována pokuta 2000,- Kč a zároveň s ním bude okamžitě ukončena dohoda o provedení práce.

11. Použité formuláře 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5.

Odečtový formulář Součtový formulář – viz příloha Upozornění na řádný termín odečtů (distribuci zajišťuje administrativa TESPO RAC) Upozornění na náhradní termín odečtů +samolepky POST IT Upozornění na individuální termín odečtů Za TESPO RAC spol. s r.o. Lubomír Chvátal – jednatel