UITLEG RAPPORTAGE PERFORMANCE MATRIX EN TALENTEN- & COMPETENTIEPASPOORT In dit document willen we een korte uitleg geven over twee nieuwe TMA rapportages. Ten eerste geven we informatie over de rapportage performance matrix: wat is het, wat kun je ermee, etc. Ten tweede geven we uitleg over het talenten en competentiepaspoort. Deze compacte rapportage is een goede aanvulling op de standaar TMA rapportages 1. RAPPORTAGE PERFORMANCE MATRIX De rapportage performance matrix is een eenvoudige en krachtige rapportage die de scores van een competentie analyse combineert met scores van de TMA talentenanalyse. Deze rapportage geeft daarmee een helder beeld van het vaardigheidsniveau van een competentie en ook de ontwikkelbaarheid van een competentie. Het wordt helder waar de kracht en vaardigheid van een persoon ligt en welke acties je kunt ontplooien om succesvolle groei in het functioneren van een kandidaat te faciliteren. Waarvoor deze rapportage gebruiken? De rapportage performance matrix is een uitstekende rapportage voor ontwikkelgesprekken tussen leidinggevende en medewerker. De rapportage is beknopt en eenvoudig te lezen en bevat de juiste informatie om te bepalen wat je als kandidaat met je vaardigheden en talenten gaat doen. Het is een rapportage die bedoeld is om in actie te komen. Bekijk met de performance matrix waar de ontwikkelkansen en functioneringsrisico's liggen en bedenk een eenvoudig actieplan: waar zet je ontwikkelenergie op, waar ga je omheen managen en waar moet je risico's beperken. Daarnaast kun je de rapportage goed gebruiken voor het matchen van een kandidaat aan een profiel. Je ziet binnen een oogopslag kansen en risico's en de rapportage biedt objectieve informatie om in gesprek te gaan met de kandidaat. Als je leidinggevenden gebruik laat maken van de rapportage performance matrix is het handig dat je de mensen vooraf instrueert zodat ze de kern van TMA methode snappen en de rapportage goed kunnen lezen en gebruiken. Achtergrondinformatie bij de hand houden Als je de performance matrix in gesprek met mensen gebruikt, is het in veel gevallen handig dat je documenten bij de hand hebt waarmee je meer de diepte in kunt gaan als dat nodig is. Als je bijvoorbeeld het talentenpaspoort en de rapportage competentie analyse bij je hebt, kun je hierin detailinformatie vinden over talentscores en feedbackscores. Wat moet je doen om gebruik te kunnen maken van een performance matrix? Als je een rapportage performance matrix wilt gebruiken voor een kandidaat, moet deze kandidaat minimaal twee dingen gedaan hebben in de portal: • Een afgeronde TMA talentenanalyse. • Een competentie analyse (het maakt niet uit of dit 360/90/0 graden feedback is). Inhoud rapportage performance matrix Iedere rapportage performance matrix bestaat uit de volgende elementen: • Inhoudsopgave • Inleiding (lees deze goed door om de performance matrix goed te begrijpen). • Performance matrix (onderstaand vind je een uitgewerkt voorbeeld). • Overzicht per competentie (overzicht van de scores per competentie). Optioneel kun je de volgende zaken toevoegen aan de rapportage: • Ontwikkelactiviteiten (voorbeelden van activiteiten die de kandidaat kan uitvoeren om een competentie te ontwikkelen). • Coachingadvies (tips voor de leidinggevende en/of coach). Hoe moet je de rapportage performance matrix lezen? Om een performance matrix goed te kunnen begrijpen moet je in ieder geval de onderstaande zaken weten: • De rapportage performance matrix is altijd gekoppeld aan één competentieprofiel en aan één reeds uitgevoerde competentie analyse. Er moet dus altijd minimaal een competentie analyse voor een kandidaat afgerond zijn voordat je een rapportage performane matrix kunt downloaden. • De verticale as van de performance matrix geeft de mate van ontwikkeling aan van een competentie op basis van scores uit een competentie analyse. Let op: je kunt bij het aanmaken van een rapportage performance matrix verschillende soorten scores kiezen vanuit de competentie analyse: o Je kunt bijvoorbeeld de scores van de kandidaat zelf nemen. Je krijgt dan zicht op de mate van ontwikkeling zoals dat wordt gezien door de kandidaat zelf.
Je kunt bijvoorbeeld ook de scores van de leidinggevende nemen en dan laat performance matrix de mate van vaardigheid zien zoals dat door de leidinggevende waargenomen wordt. De horizontale as van de performance matrix geeft de mate van aanleg en ontwikkelbaarheid aan van een competentie. De mate van aanleg en ontwikkelbaarheid van een competentie is gebaseerd op de scores van drijfveren/talenten uit de talentenanalyse. Achter iedere competentie zitten namelijk één of meer drijfveren/talenten. Bijvoorbeeld achter de competentie 'vasthoudendheid' zit de drijfveer/talent 'volharding'. Indien iemand in hoge mate wordt gedreven door volharding (de mate waarin de een persoon wil doorzetten en vasthouden) dan kan hij de competentie vasthoudendheid makkelijker leren en hij vindt het hoogstwaarschijnlijk ook leuk om te leren. Als je meer wilt weten over de koppeling tussen competenties en drijfveren, verwijs ik je naar het TMA notebook. o
•
Inrichting legenda van de performance matrix In de rapportage performance matrix zie je dat de verticale as is verdeeld in vier vlakken: zwak tot onvoldoende ontwikkeld, matig ontwikkeld, voldoende ontwikkeld, goed ontwikkeld. Dit is de standaardindeling van iedere portal. Onderstaand zie je de scorerange die bij de verdeling hoort. Goed ontwikkeld Voldoende ontwikkeld Matig ontwikkeld Zwak tot onvoldoende ontwikkeld
4,50 - 5,00 3,75 - 4,49 2,75 - 3,74 1,00 - 2,74
N.B. Indien je voor jouw portal aanpassingen wilt aan de standaardverdeling en de benamingen van de vier vlakken, dan kun je dit verzoek bij je accountmanager kenbaar maken. Hij zal in overleg een aanpassing kunnen uitvoeren. Ten tweede zie je in de rapportage performance matrix dat de horizontale as is verdeeld in drie vlakken: weinig aanleg / moeilijk ontwikkelbaar, enige aanleg /redelijk ontwikkelbaar en veel aanleg / makkelijk ontwikkelbaar. Dit is de standaardindeling van iedere portal. Onderstaand zie je de scorerange die bij de verdeling hoort. Deze standaardindeling kan niet worden aangepast. Weinig aanleg / moeilijk ontwikkelbaar Enige aanleg / redelijk ontwikkelbaar Veel aanleg / makkelijk ontwikkelbaar
1,00 - 3,99 4,00 - 6,99 7,00 - hoger
Voorbeeld van een performance matrix Om de kracht van de performance matrix te zien, is onderstaand een voorbeeld uitgewerkt. Figuur 1
!
! !
!
Competentie 'Vasthoudendheid': mate van ontwikkeling Als je naar figuur 1 kijkt, dan zie je bovenaan dat de mate van ontwikkeling is gebaseerd op de feedback van 'anderen'. Dit betekent dat de mate van ontwikkeling gebaseerd is op de gemiddelde feedbackscore van alle mensen (exclusief de centrale persoon) die in de competentie analyse d.d. 1703-2009 feedback hebben gegeven. Kijk je in figuur 1 naar de competentie 'Vasthoudendheid', dan zie je dat deze competentie matig ontwikkeld is. De feedbackgevers (anderen) geven aan dat zij de vaardigheid 'vasthoudendheid' matig zien in de praktijk. Er is bij de kandidaat dus nog veel ontwikkelruimte voor deze competentie. Competentie 'Vasthoudendheid': mate van aanleg en ontwikkelbaarheid Op de horizontale as van de performance matrix zie je dat de kandidaat niet veel aanleg heeft voor de competentie 'Vasthoudendheid'. Hij kan deze competentie moeilijker ontwikkelen. Dit wil overigens niet zeggen dat een kandidaat deze competentie niet kan aanleren. De scores in de performance matrix laat enkel zien dat een kandidaat zich sneller (onbewust) afkeert van het gedrag dat bij deze competentie hoort omdat hij (onbewust) kiest voor gedrag dat past bij zijn drijfveren/talenten. Echter als de kandidaat wilskracht gebruikt en tijd investeert om de genoemde competentie te ontwikkelen, heeft de ontwikkeling van de competentie tot een kritisch minimum een kans van slagen (al zijn de bovengenoemde risico's aanwezig). Competentie 'Vasthoudendheid': betekenis en advies op basis van de gecombineerde scores Als je de mate van ontwikkeling en ontwikkelbaarheid combineert, is het TMA advies dat je beter om de competentie vasthoudendheid heen kunt managen. Als het voor de functie noodzakelijk is om deze competentie toch te ontwikkelen tot een kritisch minimum, dan is dat zoals gezegd mogelijk. Verwacht echter wel dat dit niet zonder slag of stoot gaat of wellicht niet zal slagen. !
Competentie 'Klantgerichtheid': mate van ontwikkeling Kijk je in figuur 1 naar de competentie 'Klantgerichtheid', dan zie je dat deze competentie voldoende ontwikkeld is. De feedbackgevers (anderen) geven aan dat zij de vaardigheid 'vasthoudendheid' in voldoende mate zien in de praktijk. De kandidaat voldoet al in voldoende mate aan het verwachte niveau bij deze competentie en daarbij is er zeker nog enige ontwikkelruimte voor deze competentie. Competentie 'Klantgerichtheid': mate van aanleg en ontwikkelbaarheid In figuur 1 zie je dat de kandidaat veel aanleg heeft voor de competentie 'Klantgerichtheid'. De kandidaat kan deze competentie op basis van zijn drijfveren/talenten makkelijk ontwikkelen. Competentie 'Klantgerichtheid': betekenis en advies gecombineerd scores Als je de mate van ontwikkeling en ontwikkelbaarheid combineert, is het TMA advies dat je de competentie vasthoudendheid kunt benutten en versterken. Het is zeer zinvol om ontwikkelactiviteiten te ontplooien voor deze competentie. De kandidaat vindt dit hoogstwaarschijnlijk leuk om te doen en hij heeft er talent voor, wat betekent dat hij het makkelijker kan leren Uitgebreide uitleg kwadranten van de performance matrix Hieronder zie je een uitleg van alle kwadranten van de performance matrix. Je kunt hierdoor nog beter inschatten wat logische acties zijn bij de verschillende scores. Kwadrant omheen managen (competentie is minder ontwikkeld en er is weinig aanleg voor) De ontwikkeling van een competentie in dit kwadrant zal meestal relatief moeilijk en minder succesvol verlopen, ook al worden daartoe stimulansen geboden. We adviseren in dit geval om de betreffende competentie heen te managen. Concreet betekent dit dat de kandidaat deze competentie zo min mogelijk hoeft te gebruiken. Hier kan voor worden gezorgd door taken te geven waarbij deze competentie niet nodig is of iemand naast deze kandidaat te zetten die de betreffende taken (voor een deel) overneemt. Wanneer de kandidaat voor de functie veel competenties moet (gaan) gebruiken die in dit kwadrant liggen is het waarschijnlijk beter hem deze functie niet te laten uitvoeren of, indien hij de functie al heeft, op een andere functie voor te bereiden. Kwadrant risico’s beheersen (competentie is beter ontwikkeld maar er is weinig aanleg voor) Ook al worden de competenties in dit kwadrant beheerst, vanuit de aanleg is er minder affiniteit mee en is de kans groter dat de competentie met minder plezier en enthousiasme wordt ingezet. Het kost als het ware energie. We adviseren in dit kader de risico’s (bijv. vertrek, ziekte, burn-out of demotivatie) te beheersen die voortvloeien uit het gebruiken van deze competentie. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat de kandidaat andere taken krijgt waar competenties voor nodig zijn waarvoor wel aanleg voor is. Ook kan gekozen worden de taken waarvoor deze competenties nodig zijn selectief en terughoudend in te zetten. Een andere mogelijkheid is iemand naast de kandidaat te zetten die de betreffende taken (voor een deel) van hem overneemt. Het takenpakket aanvullen met werkzaamheden waar competenties voor zijn die wel bij de aanleg passen behoort ook tot de opties.
Een minder duurzame oplossing is extra waarderen (aandacht/complimenten) of belonen (bonus/privileges). Wanneer de kandidaat voor de functie veel competenties moet (gaan) gebruiken die in dit kwadrant liggen is het waarschijnlijk beter hem deze functie niet te laten uitvoeren of, indien hij de functie al heeft, op een andere functie voor te bereiden. Kwadrant investeren en ontwikkelen (competentie is minder ontwikkeld maar er is aanleg voor) De competenties in dit kwadrant zijn gemakkelijk ontwikkelbaar. We adviseren in dit kader om de betreffende competenties zoveel mogelijk te ontwikkelen en erin te investeren. Concreet betekent dit dat de kandidaat zoveel mogelijk uitgedaagd moet worden om taken uit te voeren waarbij hij deze competentie kan inzetten. Hier kan voor worden gezorgd door hem taken te geven waarbij deze competenties nodig zijn en eventueel een ervaren persoon hem te begeleiden. Andere investeringsmogelijkheden zijn training en (externe) coaching om de competentie tot wasdom te laten komen. De investering in deze competenties zal relatief veel rendement opleveren omdat de kandidaat aanleg heeft voor de competenties die in dit kwadrant liggen. De overgang van de competenties die in dit kwadrant liggen naar het volgende uitgewerkte kwadrant zal meestal dan ook relatief soepel en succesvol verlopen als de juiste stimulansen worden geboden. Kwadrant benutten en versterken (competentie is beter ontwikkeld en er is aanleg voor) De ideale situatie is als de kandidaat veel taken moet uitvoeren waarbij de competenties nodig zijn die in dit kwadrant vallen. Benut daarom ten volle de competenties die in dit kwadrant vallen. Het gebruik van deze competenties geven de kandidaat als het ware energie. Het levert het meeste rendement op voor zowel de kandidaat als de organisatie. Vergeet echter niet deze competenties verder te versterken door middel van persoonlijke ontwikkeling zoals ruimte voor reflectie en zelfstudie, extra training en (externe) coaching. Het streven is dan ook om de kandidaat een functie te laten bekleden waarbij het merendeel van de tijd besteed wordt aan taken waarbij de competenties gebruikt worden die in dit kwadrant liggen. De kandidaat heeft dan de grootste kans om goed te presteren en gemotiveerd te blijven.
2. TALENTEN- EN COMPETENTIEPASPOORT Het talenten- en competentiepaspoort is een rapportage die gebaseerd is op een TMA talentenanalyse. Het is een rapportage die de talenten van een kandidaat kort en bondig inzichtelijk maakt. Daarnaast koppelt het talenten- en competentiepaspoort de persoonlijke talenten aan alle TMA competenties en geeft daarmee een indicatie over de energiebalans en ontwikkelbaarheid van competenties. Inhoud talenten- en competentiepaspoort Ieder talenten- en competentiepaspoort bestaat uit de volgende elementen: • Inhoudsopgave en inleiding. • Overzicht talenten per TMA dimensie: overzicht van talenten zonder cijfermatige scores. Je kunt op één pagina zien waar de kracht en energiebalans van kandidaten liggen. • Competentie energiebalans: een overzicht van competenties waarbij je indicatief kunt zien hoe de energiebalans van de kandidaat is in relatie met de TMA competenties. Optioneel kun je de volgende zaken toevoegen aan de rapportage: • Competentiepotentieel: een overzicht van alle TMA competenties waarbij de drijfveren/talenten gekoppeld zijn aan de competenties. Je ziet hier alle scores van de drijfveren/talenten. • Radar TMA dimensies: een kort grafisch overzicht van scores op de drijfveren. • Conclusie: in dit gedeelte kan een TMA professial naar eigen inzicht tekst toevoegen om het talentpaspoort te nuanceren. Als een professional al een conclusie heeft gemaakt in de kandidaatrapportage, kan deze tekst automatisch worden overgenomen. Hoe kun je talenten- en competentiepaspoort gebruiken? Het talenten- en competentiepaspoort is uitermate geschikt als startpunt voor een terugkoppelgesprek met een kandidaat: je laat de kandidaat voorafgaand aan het terugkoppelgesprek het hoofdstuk 'overzicht talenten per TMA dimensie' lezen. Daarbij vraag je of de kandidaat wil noteren waar hij zich goed en minder goed in herkent. Deze rapportage is ook goed te gebruiken als een werkdocument voor gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers. De praktijk leert dat leidinggevenden in veel gevallen met een korte en bondige rapportage willen werken. Het talenten- en competentiepaspoort biedt een eenvoudig document dat in de praktijk van alle dag gebruikt kan worden bij (ontwikkel)gesprekken tussen manager en medewerker. Als je leidinggevenden gebruik laat maken van het talenten- en competentiepaspoort, is het handig dat je de mensen vooraf instrueert zodat ze de kern van TMA methode snappen en de rapportage goed kunnen lezen en gebruiken. N.B. Let op dat je kandidaten altijd de mogelijkheid biedt om een rapportage vanuit een TMA talentenanalyse te bespreken met een gecertificeerde TMA professional. Tot slot is het talenten- en competentiepaspoort voor kandidaten als een echt paspoort te gebruiken, bijvoorbeeld als toevoeging bij een curriculum vitae. Het persoonlijke paspoort geeft in een zeer compact format weer wat iemand drijft en waar zijn talenten liggen.!
!
