TEKNOLOGI-TEKNOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI I (E-GOVERNMENT)

TEKNOLOGI-TEKNOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI I (E-GOVERNMENT)

DEFENISI DARI E-GOVERNMENT “E-Government refers to the use by government agencies of information technologies (such as Wide Area Networks, the Internet, and mobile computing) those have the ability to transform relations with citizens, businesses, and other arms of government”.
Secara umum dapat dikatakan bahwa e-government adalah sebuah system dari teknologi informasi yang memberikan kesempatan bagi masyarakat luas agar dapat mengakses segala informasi dan layanan yang dapat diberikan oleh pemerintah dengan cepat dan kesempatan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari segala aspek pelaksanaan pemerintahan.
Pada intinya e-government adalah penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lainnya termasuk terhadap masyarakat, bisnis dan unsur pemerintahan lainnya.
Penggunaan teknologi informasi ini kemudian menghasilkan hubungan bentuk baru seperti: G2C (Government to Citizen), G2B (Government to Business Enterprises), B2G (Business to Government), G2G (interagency relationship) dan G2E (Government to Employees).

2

INTI DARI GOOD GOVERNANCE
Kata-kata good governance mulai mengemuka sejak tahun 1990-an seiring dengan interaksi pemerintah Indonesia dengan negara luar beserta lembaga-lembaga bantuannya yang menyoroti kondisi objektif perkembangan ekonomi dan politik di Indonesia. Mereka memperkenalkan istilah ini sebagai salah satu aspek yang menjadi bahan pertimbangan utama dalam aktifitas pemberian bantuan.
Jika ditelaah lebih mendalam, good governance di sebuah organisasi pemerintahan merupakan implikasi pelaksana yang taat dan tunduk pada ketentuan yang ada dan telah ditetapkan.
Biasanya manusia selalu cenderung untuk mewujudkan segala yang diinginkanya terutama yang menguntungkan dirinya sendiri yang kadangkala sangat merugikan bagi orang lain. Perjuangan individu memperoleh apa yang diinginkan seringkali menimbulkan benturan kepentingan. 3

INTI DARI GOOD GOVERNANCE


Untuk mencegah hal itu maka dibangunlah aturan-aturan untuk dijalankan. Peraturan ini dikalangan pemerintahan dapat berupa undang-undang dan atau peraturan pelaksana di bawahnya.
Governance merupakan tata pemerintahan, sehingga dapat diartikan bahwa good governance merupakan suatu langkah untuk menata pemerintahan dengan baik. 4

INTI DARI GOOD GOVERNANCE
Secara umum ada tiga komponen yang terlibat dalam governance, yaitu pemerintah, dunia usaha dan masyarakat. Hubungan ketiganya harus dalam posisi sejajar dan saling kontrol untuk menghindari penguasaan atau eksploitasi oleh satu komponen terhadap komponen lainnya. Bila salah satu komponen lebih tinggi dari yang lain, maka akan terjadi dominasi kekuasaan atas dua komponen lainnya.
Secara umum ada delapan syarat terwujudkan sebuah good governance tersebut yaitu,
pertama, adanya pengorganisasian semua pihak dan komponen dalam masyarakat secara asosiatif agar semua turut berpartisipasi memberikan pendapat secara terbuka,
kedua, penegakan hukum yang adil atas seluruh unsur yang ada,
ketiga, adanya transparansi atau keterbukaan di semua level dan kekuasaan serta jabatan, baik di pusat dan daerah mulai dari planning organizing, staffing, actuating, budgeting, coordinating dan controlling. Sedangkan yang 5

INTI DARI GOOD GOVERNANCE


keempat, adanya responsiveness terhadap situasi dan kondisi yang sedang berkembang, terutama mengenai tuntutan dan keluhan para stake holders di masyarakat, untuk diakomodasi dan direspons melalui tindakan yang nyata,
kelima, perlu adanya mediasi yang menjembatani dan menyalurkan aspirasi yang beragam dalam masyarakat, supaya tercapai hasil maksimal sebagai kesepakatan,
keenam, perlu diciptakan peluang yang sama dan berimbang antara berbagai kepentingan untuk didengar dan dilayani,
ketujuh, perlu diperhatikan faktor efisiensi dan efektifitas dalam kinerja sehingga dapat dicapai hasil yang maksimal bagi kepentingan semua pihak. Yang terakhir,
kedelapan, perlu adanya rasa tanggungjawab dan pertanggungjawaban yang kokrit pada semua komponen yang ada sebagai pelaku good governance.

6

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
Why are we pursuing e-government?
Seperti yang telah digambarkan diatas tentang e-government, egovernment adalah sebuah transformasi perubahan kearah yang lebih baik, sedangkan teknologi hanyalah sebuah alat untuk mendukung tujuan tersebut.
Sehingga dapat dikatakan bahwa e-government bukanlah jalan pintas atau shortcut dari segala keuntungan yang diharapkan dengan pengembangan itu sendiri. Sehingga pengembangan e-government di masing-masing daerah dapat saja berbeda seperti halnya juga antara satu negara dengan negara lainnya.
Karena itu, adapun langkah pertama yang harus dilaksanakan adalah membangun sebuah blue-print dari system pengembangan egovernment baik di tingkat nasional maupun daerah, karena jika system ini dikembangkan hanya secara partial, kemungkinan besar maksud dan tujuan dari pembangunan tersebut tidak akan tercapai dengan baik. 7

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
Do we have a clear vision and priorities for e-government?
Setelah memutuskan untuk memanfaatkan e-government dalam system pemerintahan, adapun langkah selanjutnya ialah penentuan visi dan prioritas pengembangan. Dalam satu Negara, pengembangan egovernment di masing-masing daerah dapat berbeda satu sama lain. Pemerintah pusat hanya perlu membuat sebuah blue-print dari pengembangan e-government dan menyiapkan berbagai perangkat pendukung seperti peraturan-peraturan dan kebijakan yang mendukung bagi pengembangan system tersebut.
Sebaliknya, masing-masing daerah bebas menentukan visi dan prioritas pengembangan yang hendak mereka lakukan berdasarkan blue print tersebut. Misalnya, di daerah yang berpenduduk sangat padat, pengembangan e-government mungkin lebih dititikberatkan ke bidang kependudukan dibanding unsur-unsur lainnya.
Satu hal yang perlu diperhatikan, bahwa penentuan visi dan prioritas ini tidak hanya bersifat jangka pendek, tetapi juga menengah dan panjang. 8

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
What kind of e-government are we ready for?
Karena berbeda daerah tentunya berbeda visi dan prioritas dari pengembangan e-government tersebut, satu hal yang paling penting adalah kesiapan dari pengembangan infrastruktur, kerangka hukum penunjang dan SDM yang akan mengembangkannya serta kestabilan pemerintahan, agar pengembangan tersebut tidak terputus ditengah jalan karena gangguan-gangguan yang ada.
Selain itu pengembangan e-government ini hendaknya mulai disosialisasikan ke masyarakat sejak dini, apalagi nantinya system ini akan melibatkan masyarakat secara langsung, sehingga perlu dilakukan studi kelayakan sebelum pengembangan tersebut dilaksanakan.
Selain itu kesiapan dari para aparat pemerintahan yang nantinya sedikit banyak bertugas sebagai operator dari system yang dibangun. Serta yang terakhir adalah kesiapan dana untuk mengembangan system e-government tersebut. 9

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
Is there enough political will to lead the e-government effort?
Karena pengembangan sebuah e-government nantinya akan membawa perubahan yang sangat signifikan, baik dalam sistem pemerintahan dan kehidupan bermasyarakat, serta biasanya membutuhkan biaya yang sangat besar dan hasilnya belum tentu memberikan perubahan yang secara drastic, karena itu dibutuhkan dukungan dari pemegang kekuasaan tertinggi untuk mendukung secara total dalam pengembangannya.
Selain itu diharapkan, pengembangan yang ada tidak terganggu dengan pergantian kepemimpinan. Karena itu diperlukan dukungan yang total baik dari pemegang kekuasaan dan para pengawas pemerintahan baik dari unsure legislative maupun langsung masyarakat untuk terus memantau pelaksanaan pengembangan ini sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. 10

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
Are we selecting e-government projects in the best way?
Dalam pengembangannya, system ini tidak diperlukan pengembangan yang besar-besaran, pengembangannya dilakukan secara bertahap dan disesuaikan dengan situasi yang ada. Satu hal yang perlu diperhatikan, keberhasilan pengembangan tersebut dalam tahap awal akan membawa angin segar dan energi serta motivasi yang sangat berarti bagi pengembangan selanjutnya.
Untuk memastikan agar pengembangan tersebut berjalan dengan baik, perlu kiranya melakukan perbandingan ke berbagai daerah lainnya yang telah sukses melaksanakan pengembangan seperti yang direncanakan. Tetapi sebagai catatan, pengembangan yang dilakukan bukan menjiplak secara utuh dari yang telah dilaksanakan karena situasi dari masing-masing daerah jelas berbeda.
Selain itu, survey dan studi kelayakan merupakan poin lain yang harus diperhatikan. Diharapkan dengan adanya survey dan studi kelayakan tersebut, pemilihan jenis sasaran awal dari pengembangan e-government tepat memenuhi sasaran yang diinginkan.
Project tersebut dikembangkan untuk tujuan akhir meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan efektifitas serta efisiensi jalannya pemerintahan, bukan sematamata hanya karena kehendak pelaksana pemerintahan. 11

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
How should we plan and manage e-government projects?
Efektifitas dari pelaksanaan pengembangan adalah kunci utama dari suksesnya pengembangan tersebut, pelaksanaan yang tepat waktu, penggunaan anggaran yang tepat serta kordinasi yang baik antara pelaksana dan pengawas dari pengembangan tersebut.
Selain itu jaminan serta dukungan dari pemegang kekuasaan juga sangat diperlukan selain dukungan dari masyarakat yang ada. Karena itu perlu dikembangkan sebuah system perencanaan yang matang agar dalam pengembangannya tidak terjadi hambatan dan halangan dari pihak manapun.

12

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
How will we overcome resistance from within the government?
Pola kerja para pelaksana pemerintahan itu sendiri kadangkala menjadi hambatan bagi pengembangan system tersebut. Banyak pelaksana pemerintahan merasa bahwa pengaplikasian system e-government tersebut seperti akan menelanjangi seluruh aktifitas yang mereka lakukan selama ini.
Dua hambatan terbesar yang biasanya terjadi adalah bahwa banyak pelaksana pemerintahan beranggapan sistem tersebut akan mengurangi kesempatan mereka untuk ‘bermain’ yang selama ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan jabatan yang ada, sehingga kesempatan untuk melakukan korupsi disegala bidang semakin kecil serta pengembangan system ini akan membawa dampak baru bagi mereka, karena harus belajar kembali dan memulai sistem baru yang kadangkala hal ini sangat memberatkan.
Untuk itu diperlukan kemampuan pemegang keputusan untuk mengantisipasi hal-hal tersebut diatas, agar tidak menjadi batu sandungan dalam pengembangan sistem ini. Pengawasan dari pihak luar, pemberian training dan workshop yang berkesinambungan serta pemberian penghargaan bagi para staf yang berprestasi merupakan beberapa hal yang dapat mengurangi kemungkinan hambatan yang ada. 13

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing?
Diperlukannya sebuah parameter dan standarisasi untuk memastikan pelaksanaan pengembangan tersebut. Adapun standarisasi tersebut dimulai dari standarisasi kemampuan pemerintah beradaptasi dengan sistem tersebut, seberapa banyak pelayanan yang dapat meningkat serta standarisasi dampak dari pengembangan sistem tersebut, seperti apakah sistem tersebut dapat mengurangi anggaran yang ada, apakah pekerjaan semakin efisien dan sebagainya.
Selain itu diperlukan dibuat sistem pengawasan yang berkesinambungan sejak sistem itu dikembangkan hingga waktu pelaksanaan dan pemeliharaannya untuk memastikan apakah tujuan sistem tersebut telah tercapai.
Pengawasan ini dapat dilakukan secara resmi oleh pihak legislatif yang berwenang sebagai pengawas pemerintahan juga oleh masyarakat yang diwakili oleh lembaga-lembaga swadaya masyarakat yang berkompeten. 14

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
What should our relationship be with the private sector?
Dalam pengembangannya pemerintah tentu membutuhkan dukungan dari para ahli dan pihak-pihak yang telah berpengalaman, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan hingga pemeliharaan.
Peran pihak ketiga bukan hanya sebagai bagian dari ‘outsourcing’ tetapi partner kerja yang saling menguntungkan. Pemilihan kerjasama dengan pihak ketiga dapat dilakukan baik dengan para pemain lokal, nasional ataupun multinasional.
Semua itu sesuai dengan besar beban pekerjaan yang ada. Satu hal yang patut dicatat, dengan adanya pengembangan e-government ini, pemerintah sebaiknya dapat mengeluarkan kebijakan yang menguntungkan bagi pihak lokal, sehingga alih generasi dari para praktisi multinasional dapat dengan cepat dilaksanakan, selain itu pemerintah harus memperhatikan seluruh data dan informasi sebagai hasil dari pengembangan system e-government tersebut tidak jatuh dan dimanfaatkan oleh pihak ketiga untuk kepentingan mereka. 15

SEPULUH FAKTOR ANALISA PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
How can e-government improve citizen participation in public affairs?
Partisipasi dari masyarakat umum adalah hal yang utama dalam pengembangan e-government, karena pengembangan tersebut dilaksanakan dengan tujuan akhir, meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
Partisipasi masyarakat dapat berupa sebagai pengawas jalannya pengembangan, pemberian informasi dan saran bagi pengembangan serta memanfaatkan dan memelihara dengan baik dari system egovernment yang telah berjalan. Cara kerja dari partisipasi tersebut dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti membentuk komunitas pengawasan, melalui tulisan dan diskusi-diskusi bersama seperti seminar, pertemuan antara masyarakat dan pemerintah.
Pengembangan e-government yang memberikan dampak langsung kepada masyarakat, sudah seharusnya mengikuti kemampuan daya serap masyarakat tersebut. Sosialisasi dengan berbagai cara adalah langkah-langkah yang tidak boleh dilupakan, baik sejak implementasi tersebut hingga tahap pemeliharaan.

16

PENERAPAN KONSEP BUSINESS PROCESS REENGINEERING PADA PEMERINTAHAN


Dikembangkan pertama kali oleh Michael Hammer dan Jamses Champy awal tahun 1990-an, awalnya untuk perusahaan.
Merupakan sebuah batu loncatan efektif dalam membantu pemerintah dalam mengimplementasikan konsep e-gov 17

PENERAPAN KONSEP BUSINESS PROCESS REENGINEERING PADA PEMERINTAHAN
Klasifikasi dari perubahan  Continous improvement – perubahan yang dilakukan secara perlahan-lahan dan berkelanjutan  Leapfrogging – perubahan yang dilakukan secara bertahap dengan mengikuti periode tertentu, dimana dihasilkan perbaikan kinerja yang cukup signifikan  Reengineering – perubahan yang dilakukan sesekali namun sanggup menghasilkan sebuah perbaikan kinerja yang sangat signifikan


Karakteristik dari BPR:  Hasil perubahan yang diharapkan bersifat daramatis  Paradigma perubahan dihasilkan dari pemikiran yang bersifat fundamental  Perancangan lingkungan yang baru dihasilkan melalui ideide radikal  Fokus perubahan yang diarahkan pada perbaikan proses 18

PENERAPAN KONSEP BUSINESS PROCESS REENGINEERING PADA PEMERINTAHAN
Teknik memulai perubahan, mengidentifikasikan kustomer dari organisasi pemerintahan:  Masyarakat  Pelaku bisnis  Organisasi  Institusi pemerintah lainnya


Pemetaan dan pengkajian proses, tujuannya:  Mendapatkan gambaran secara keseluruhan bagaimana beragam proses didalam organisasi saling terkait dan berjalan selama ini  Memudahkan penemuan dan pengkajian terhadap sejumlah sub-proses yang dianggap memiliki kinerja rendah untuk kemudian dicari akar penyebabnya  Membantu mencari jalan keluar dalam proses perubahan desain proses agar menghasilkan suatu kinerja perubahan yang signifikan 19

PENERAPAN KONSEP BUSINESS PROCESS REENGINEERING PADA PEMERINTAHAN


Perancangan proses baru, untuk itu perlu dilakukan: Eliminasi, penghilangan proses yang tidak perlu Simplifikasi, penyederhanaan rangkaian proses Integrasi, penggabungan beberapa proses Otomatisasi, pengalihan proses dari yang biasa dikerjakan oleh manusia menjadi kegiatan yang dapat dijalankan oleh teknologi Ada dua jenis pendekatan dalam perancangan proses baru; Mengkaji peta proses yang dikerjakan Melakukan perbandingan terhadap apa yang telah dilakukan oleh pemerintah negara lain dalam proses yang serupa

20

PENERAPAN KONSEP BUSINESS PROCESS REENGINEERING PADA PEMERINTAHAN


Perubahan paradigma, perubahan paradigma birokrat menjadi e-government: Orientasi, menghasilkan produk atau pelayanan yang hemat biaya dan berorientasi pada kepuasan kustomer serta fleksibel Process organization, merombak ulang struktur organisasi yang ada dari organisasi birokrat Management principle, merubah management by mandate and rule atau seseorang akan bergerak jika mendapatkan mandat dari atasannya menjadi fleksibel dan dapat beradaptasi dengan berbagai perubahan kebutuhan para pelanggan, kunci suksesnya terletak pada kemampuan para birokrat bekerja secara rutin 21

PENERAPAN KONSEP BUSINESS PROCESS REENGINEERING PADA PEMERINTAHAN Leadership type, di birokrasi dikenal command and control, agar organisasi berjalan secara efektif sesuai dengan tupoksi yang ada, kelemahannya kurangnya potensi kreativitas pada masing-masing SDM. Diganti menjadi profesional dan the best idea. Internal communication, pada birokrasi dikenal topdown approach diganti menjadi bebas dan intensif antara masing-masing individu maupun di dalam format kelompok. External communication, dalam birokrasi dilakukan secara formal dengan mengikuti prosedur-prosedur baku, baik korespondensi maupun protokoler yang berlaku. Dalam e-gov diperkenalkan sistem lintas sektoral yang cepat. 22

PENERAPAN KONSEP BUSINESS PROCESS REENGINEERING PADA PEMERINTAHAN Mode of service delivery, karena banyak berhubungan dengan hal-hal berbau administratif, maka model pelayanan yang biasa diberikan oleh pemerintah pasti melibatkan sejumlah dokumen penting, selain memakan biaya juga memakan waktu. Sedangkan di e-gov diterapkan paperless/sriptless. Principles of service delivery, pada birokrasi, semua jenis pelanggan diperlakukan sama di mata pemerintah, sehingga disusunlah berbagai standar aturan baku yang harus dipatuhi oleh semua khalayak. Pada e-gov, pemerintah harus memperlakukan masing-masing pelanggannya sebagai sebuah entitas unik, yang mana masingmasing memiliki kebutuhan yang spesifik sehingga pelyanan yang diberikan harus dapat di-tailor-made sesuai kebutuhan unik masing-masing pelanggan. 23

REKOMENDASI UNTUK PENERAPAN E-GOVERNMENT
PERENCANAAN STRATEGIS SECARA KESELURUHAN
HARUS ADA STRUKTUR TANGGUNGJAWAB YANG JELAS UNTUK MENJAMIN PELAKSANAAN DAN IMPLEMENTASI SESUAI RENCANA
BANGUN RENCANA AKSI JANGKA PANJANG
PERBANDINGAN PELAKSANAAN E-GOV SECARA INTERNASIONAL
STANDARISASI DALAM BERBAGAI HAL
ORIENTASI PADA PENGGUNA
INTEGRASI DAN KETERLIBATAN PENUH DARI STAF DAN SELURUH PEGAWAI
KERJASAMA DENGAN BERBAGAI PIHAK, BAIK PEMERINTAH MAUPUN SWASTA 24

IMPLEMENTASI YANG DAPAT DILAKUKAN


Secara umum implementasi dari egovernment dapat digambarkan dalam ‘Proses Transformasi Deloitte’ yang menggambarkan enam fase dari pengembangan e-government di aktifitas pemerintahan, fase ini diambil dari sebuah riset yang dilakukan oleh Deloitte dan Touche (2000).
Dalam proses transformasi tersebut dijabarkan bahwa implementasi egovernment dalam pemerintahan terbagi menjadi enam tahapan yaitu: 25

IMPLEMENTASI YANG DAPAT DILAKUKAN
Tahap pertama, information publishing/dissemination,
merupakan tahapan pertama dari e-government dimana masing-masing instansi di pemerintahan seperti dinas dan badan pelaksana atau minimal pemerintahan daerah tersebut memiliki sebuah website yang berisikan informasi dan pusat data pemerintahan seperti perkembangan perekonomian, perdagangan, pendidikan, data-data umum tentang daerah tersebut, situasi sosial budaya serta laporan aktifitas pemerintahan dalam jangka waktu tertentu yang dapat diakses sepanjang waktu dan terus di up to date.
Dalam tahapan ini pemerintah dapat membantu masyarakat, investor dan siapa saja yang membutuhkan informasi tentang pemerintahan dan daerah tersebut serta membuka peran serta masyarakat untuk dapat terus memantau segala aktifitas yang dilakukan oleh pemerintaha. Bukti nyata yang dapat dikurangi dalam tahap ini seperti mengurangi interaksi antara pencari informasi dengan pemberi informasi di kantor-kantor pemerintahan yang saat ini masih selalu menimbulkan tindakan sogokan atas setiap informasi yang diberikan, mengurangi biaya dan waktu pencari informasi jika si pencari membutuhkan informasi lintas instansi, karena pencari informasi hanya perlu mengkases website-website tersebut dalam satu tempat, mengurangi penggunaan kertaskertas karena tidak diperlukannya lagi brosur-brosur atau tulisan dalam bentuk print-an, semuanya dapat di download dan didapatkan dari masing-masing website yang ada. 26

IMPLEMENTASI YANG DAPAT DILAKUKAN
Tahap kedua, “official” two-way transaction,
dalam tahapan ini dimana website yang sebelumnya hanya berupa sarana informasi atau pusat data dari masing-masing instansi, sekarang melibatkan masyarakat dengan beberapa aktifitas interaktif yang sederhana dan standard. Dalam tahapan ini masyarakat dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pemerintah secara online, seperti pengisian form-form kependudukan, aktifitas bisnis, survey-survey dan sebagainya, dimana masing-masing website dari instansi yang ada memanfaatkan website yang mereka miliki untuk mendapatkan informasi atau data-data yang diperlukan dari masyarakat. Selain itu beberapa transaksi sederhana telah dapat dilaksanakan, sehingga masyarakat tidak perlu lagi datang kesuatu tempat hanya untuk membayar halhal yang rutin dan tidak terlalu besar seperti retribusi kebersihan, listrik, air dan sebagainya.
Adapun keuntungan yang dapat dirasakan adalah pengurangan kontak langsung dengan masyarakat yang kadangkala dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, mengurangi form-form dalam bentuk print-an, mengurangi jumlah aktifitas pelayanan di kantor karena masyarakat dapat langsung mengaksesnya dimana saja ketika mereka melakukan aktifitas yang lain dan efek lainnya yang mungkin tidak terduga sebelumnya seperti mengurangi keramaian di perkantoran pemerintah, mengurangi jumlah aparat pelaksana sehingga dapat dialihkan ke kegiatan pemerintahan lainnya, mengurangi pengutipan yang tidak diperlukan, hingga efek yang tidak disangka mengurangi jumlah pengguna lalulintas karena dapat melakukan semua itu di rumah atau kantor dan akhirnya dapat mengurangi penggunaan BBM dan polusi. Bayangkan!....

27

IMPLEMENTASI YANG DAPAT DILAKUKAN
Tahap ketiga, multipurpose portals,
dalam tahapan ini seluruh website yang di miliki oleh berbagai instansi disatukan dalam sebuah portal sesuai dengan klasifikasinya, misalnya portal dari sebuah pemerintahan daerah propinsi atau kabupaten/kotamadya. Pada saat ini dibutuhkan sebuah kordinasi yang jelas agar seluruh aktifitas yang ada sebelumnya di berbagai website dari masing-masing instansi dapat disatukan dalam sebuah portal sehingga masyarakat hanya membutuhkan sebuah alamat untuk mengakses segalanya.
Dalam pengembangannya dapat dilaksanakan secara bertahap, tahap pertama hanya membangun portal yang berisikan link-link ke masing-masing instansi yang ada, sehingga portal tersebut mirip seperti sampul dari sebuah buku.
Tahap kedua membangun sebuah portal yang telah terintegrasi sehingga misalnya hanya dengan mengisi sebuah form atau beberapa form telah memberikan informasi ke beberapa instansi terkait. Keuntungan dari portal ini adalah memberikan akses yang gampang bagi masyarakat yang membutuhkannya hanya dengan mengingat dan menggunakan satu alamat saja.

28

IMPLEMENTASI YANG DAPAT DILAKUKAN
Tahap keempat, portal personalization,
tahapan ini merupakan pengembangan dari tahapan ketiga. Jika pada tahapan ketiga masyarakat telah dapat mengakses segala sesuatu yang berhubungan dengan aktifitas pemerintahan dalam sebuah portal pada tahap keempat ini masyarakat telah memiliki akses sendiri berupa login dan password sesuai dengan ketentuan yang ada sehingga masyarakat dapat terlayani lebih ‘customized’.
Masing-masing masyarakat memiliki account sendiri sesuai dengan keperluan dan kepentingannya masing-masing. Selain lebih mempersingkat akses yang ada, masyarakat dapat dengan cepat memasukkan atau mendapatkan informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan pemerintahan, membayar transaksi-transaksi yang menjadi kewajibannya, selain itu pemerintah dapat mengirimkan informasi ke account tersebut dengan cepat.
Salah satu syarat terpenting dari terlaksananya aktifitas ini jika sebagian besar masyarakat telah ‘friendly’ atas teknologi ini dan akses serta prasarana yang ada telah sangat mendukung bagi terlaksananya system ini dengan baik.

29

IMPLEMENTASI YANG DAPAT DILAKUKAN
Tahap kelima, clustering of common services,
tahapan ini merupakan pengembangan dari tahapan ketiga dan keempat, jika pada tahapan ketiga semua website dari berbagai instansi dapat diakses dalam sebuah portal kemudian dalam tahapan keempat, masyarakat telah memiliki account tersendiri sehingga pelayanan dapat lebih ‘customized’ pada tahapan kelima ini seluruh pelayanan tersebut telah terpadu tanpa dipisah per-instansi yang ada, dalam tahapan ini pengelompokkan lebih diberatkan ke bagian-bagian yang mempunyai maksud dan tujuan yang sama, tidak lagi dibagi-bagi untuk masing-masing instansi sehingga file-file dapat lebih sederhana dan sedikit walaupun lebih kompleks dan mulai dikuranginya pengulangan informasi yang kadangkala dapat terjadi.
Form-form yang diisi telah berubah menjadi sebuah form yang kompleks tapi efektif, sehingga ketika mengisi sebuah form, data-data tersebut dapat digunakan oleh berbagai instansi yang ada, tampilan dari masing-masing account tidak terpisah dengan berbagai aktifitas dari masing-masing instansi tapi telah menyatu dalam sebuah data kompleks yang dibutuhkan oleh berbagai instansi. 30

IMPLEMENTASI YANG DAPAT DILAKUKAN
Tahap keenam, full integration and enterprise transformation,
tahap demi tahap yang dilalui telah merubah system kerja dari e-government yang sebelumnya hanya berupa profile website menjadi sebuah portal yang full integrasi dan telah bertransformasi menjadi sebuah pusat data bagi para pengaksesnya.
Dalam tahapan ini, seluruh data-data, hasil transaksi dan pembayaran atau informasi yang telah masuk dan berasal dari berbagai pihak, baik masyarakat, pebisnis dan lainnya dapat langsung diolah dan diakses kembali dalam bentuk yang lain oleh masingmasing jenis pengakses. 31

BEBERAPA KENDALA DALAM PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
Peraturan-peraturan yang ada belum mendukung bagi penggunaan teknologi informasi sepenuhnya. Kebanyakan peraturan dan kebijakan yang ada sekarang belum dipersiapkan untuk pengembangan e-government yang mulai didengungkan.
Walaupun banyak instansi pemerintahan telah mengklaim sudah mengimplementasikan e-government dilingkungannya, tetapi kadangkala menimbulkan benturan kepentingan dengan instansi lainya. Padahal seharusnya sistem ini dapat berintegrasi dengan instansi-instansi lainnya.
Pemahaman para praktisi e-government yang sebagian besar berlatar belakang telekomunikasi dan teknologi informasi terhadap tata laksana organisasi pemerintahan sangatlah rendah. Sehingga kebanyakan pendekatan e-government hanya sebagai aplikasi telematika untuk pemerintahan.

32

BEBERAPA KENDALA DALAM PENGEMBANGAN EGOVERNMENT
Kurangnya kemauan dari para penggunanya khususnya para pelaksanaan pemerintahan. Kadangkala teknologi ini dianggap penghalang bagi aktifitas mereka selama ini karena akan mengurangi aktifitas pelanggaran seperti korupsi waktu, uang dan tenaga. Selain itu, sistem rotasi jabatan yang telah berlangsung di pemerintahan sangat berpengaruh besar bagi jalannya dan perkembangan teknologi ini. Karena penempatan orang yang salah dalam penggunaan teknologi ini akan mengurangi teknologi yang ada.
Kultur yang ada sekarang ini masih sangat jauh dari manfaat penggunaan teknologi tersebut. Misalnya kultur untuk sharing atau berbagi informasi dan mempermudah urusan belum berkembang di Indonesia. Selain itu, bangsa Indonesia belum terbiasa untuk mendokumentasikan seluruh aktifitas yang ada yang merupakan salah satu fungsi dari pengaplikasian teknologi tersebut. 33

KEGIATAN OUTSOURCING
Outsourcing menjadi popular karena dapat mengefektifkan biaya operasi dari perusahaan dibanding membangun sebuah pusat teknologi informasi, pusat operasi komputer dan menerima staf khusus.
Selain itu, pelaksana dari outsourcing atau di dalam artikel ini kita sebut kontraktor, dapat menarik keuntungan dari pelayanan system informasi yang mereka berikan.
Mereka tidak saja menawarkan teknologi tetapi sekaligus teknisi yang mempunyai kemampuan akan hal itu.
Outsourcing membantu sebuah perusahaan untuk memaksimalkan sekaligus mengefisienkan pelaksanaan sistem informasi yang mereka butuhkan.
Adapun beberapa keuntungan dari implementasi outsourcing adalah:

34

KEGIATAN OUTSOURCING
Kemampuan penggunaan teknologi yang tepat dan spesifik
Kontraktor penyedia outsourcing tentu memiliki teknologi dan kemampuan spesifik yang dapat mendukung operasi dari sistem teknologi informasi yang perusahaan inginkan dibanding jika perusahaan harus membangun sendiri sistem tersebut.
Kontraktor juga memiliki tenaga ahli yang dapat menjalankan dan membuat teknologi tersebut berjalan dengan efisien dan maksimal. Dengan menggunakan jasa dari kontraktor, perusahaan tidak perlu memikirkan perkembangan teknologi informasi detik per detik dan membangun sebuah tim atau departemen untuk mengatasi semua problem yang berhubungan dengan hal tersebut.

35

KEGIATAN OUTSOURCING
Efisiensi waktu dan biaya
Implementasi outsourcing akan membawa perusahaan untuk lebih memfokuskan sumbersumber dayanya untuk mengembangkan atau bertahan dalam kompetisi di lingkungan bisnisnya, perusahaan tidak perlu memikirkan problem-problem yang timbul diluar lingkar utama bisnisnya, mereka dapat menggunakan kontraktor teknologi informasi untuk mengatasi problem-problem di sekitar teknologi informasi yang merupakan problem-problem diluar lingkar bisnis utama mereka untuk tetap mendukung aktifitas di bisnis utama mereka. 36

KEGIATAN OUTSOURCING
Kualitas pelayaan dan kemampuan yang maksimal dari tenaga ahli
Kontraktor teknologi informasi adalah ahli di dalam menjalankan sistem teknologi informasi. Mereka dapat menyediakan pelayanan yang professional, efektif dan efisien.
Tenaga ahli dilingkungan perusahaan sendiri atau tenaga professional information sistem internal akan dibebaskan dari pengurusan operasi setiap hari dan dapat lebih difokuskan untuk perencanaan dan pengembangan sistem teknologi informasi yang akan mendukung bagi aktifitas utama dari perusahaan. 37

KEGIATAN OUTSOURCING
Fleksibel
Kemampuan dan pengalaman teknologi informasi dari kontraktor yang sudah biasa menangani permasalahan di bidang teknologi informasi akan membantu perusahaan untuk dapat selalu mengup to date teknologinya tanpa mengeluarkan biaya yang besar.
penggunaan teknologi informasi bagi penunjang aktifitas perusahaan dapat berjalan se-fleksibel mungkin, karena kontraktor dapat dengan cepat mengantisipasi perkembangan teknologi informasi.

38

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM KEGIATAN OUTSOURCING
Ketergantungan
Jika perusahaan tidak memperhatikan fungsi dan kerja dari kontraktor, khususnya dalam kontrak kerja yang diputuskan, perusahaan akan tergantung banyak dengan kontraktor, sehingga ketika terjadi sesuatu hal seperti kesalahan prosedur, perusahaan akan mengambil waktu yang lama untuk memperbaikinya karena harus berhubungan dengan pihak luar.
Oleh karena itu, dalam kontrak kerja, perusahaan harus memperhatikan fungsi dan tugas dari kontraktor tersebut dengan deatil, agar hal-hal yang tidak diinginkan seperti diatas tidak terjadi. 39

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM KEGIATAN OUTSOURCING


Peningkatan biaya




Dari beberapa kasus yang terjadi, perusahaan hanya membuat kontrak untuk jangka waktu yang pendek. Banyak perusahaan terjebak dengan model kontrak sedemikian rupa sehingga untuk dua tahun pertama dari kontrak outsourcing, perusahaan hanya mengeluarkan biaya yang kecil tetapi setelah itu biaya akan meningkat sedemikian rupa. Beberapa penyebabnya adalah:  Kontraktor biasanya tidak mencantumkan pendapatan tambahan dalam kontrak yang membolehkan tambahan biaya untuk peningkatan kapasitas diluar dari batas dasar yang telah ditentukan.  Kontaktor outsourcing mungkin mengabaikan biaya untuk peningkatan peralatan atau penambahan kapasitas komputer.




Jika pelayanan yang direncanakan berubah, biasanya kontraktor akan menambahkan biaya pelayanan baru atau biaya peningkatan pelayanan. Biasanya kontraktor tidak mencantumkan ketentuan ini didalam kontrak secara detail.




Untuk menghindari peningkatan biaya atau biaya tak terduga di dalam kontrak, kontrak harus menjabarkan semua pelanyanan dan aktifitas yang dilakukan dan selain itu kontrak harus menunjukkan sebuah ringkasan dari semua klausul kontak yang berhubungan dengan pembatasan kontraktor untuk menambah biaya untuk penambahan pelayanan. Dengan kata lain, kontrak harus berisikan bagian-bagian yang berhubungan dengan pembaharuan setelah dua tahun pertama dari kontrak.

40

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM KEGIATAN OUTSOURCING
Kemampuan mengatasi situasi darurat
Dalam keadaan darurat, respon dari kontraktor mungkin tidak secepat dari departemen atau tim internal yang tersedia di perusahaan.
Biasanya kontraktor akan bekerja seefisien mungkin untuk meningkatkan keuntungan. Kadangkala kontraktor mengkombinasikan kerja dari para kliennya kedalam satu fasilitas atau tim yang dapat beroperasi dengan sedikit peralatan dan staf. Kadangkala situasi ini akan menyebabkan kontraktor tidak dapat mengantisipasi keadaan-keadaan darurat yang tidak terduga karena keterbatasan staf dan peralatan.
Sebagai solusi, perusahaan harus memastikan bahwa kontrak yang dilakukan sepenuhnya untuk kegiatan perusahaan tersebut. Kontraktor tidak boleh menyatukan aktifitas yang dikerjakan dengan proyek lainnya.

41

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM KEGIATAN OUTSOURCING
Pemulihan dari situasi berbahaya
outsourcing mungkin dibuat lebih susah oleh kontraktor untuk menyeimbangkan kebutuhan klien dan perkiraan mereka akan keuntungan. Untuk memastikan permulaan outsourcing dapat berjalan dengan baik, kita harus memastikan bahwa kontraktor mempunyai kesanggupan untuk melaksanaan outsourcing tersebut dan proyek itu telah dicoba beberapa kali dalam masingmasing tahun dalam bentuk simulasi atau prototype.
Hal ini adalah satu cara untuk memastikan bahwa situasi yang berbahaya pada kontraktor tidak memberikan dampak yang berbahaya juga terhadap perusahaan kelak.
Misalnya, ketika ditengah jalan ternyata kontraktor tidak dapat melanjutkan proyek tersebut, jika hal ini terjadi selain akan menghabiskan waktu dan uang bagi perusahaan, kadangkala malah akan memberikan dampak yang sangat buruk bagi kelangsungan aktifitas bisnis perusahaan. 42

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM KEGIATAN OUTSOURCING
Keamanan informasi
Penggunaan outsourcing pada aplikasi teknologi informasi kadangkala dapat menyebabkan kurangnya kontrol dari fungsi kritis organisasi. Sejak kontraktor dapat mengontrol operasi teknologi informasi perusahaan, kontraktor dapat memiliki akses dari strategi informasi perusahaan.
Kadangkala perusahaan dalam kontraknya menemukan bahwa data mereka dan beberapa hal-hal penting, tidak dapat diserahkan kepada kontraktor. Kontrak harus menjelaskan secara jelas tentang kepemilikan data, prosedur dan program yang perusahaan gunakan yang berhubungan dengan kontrak ini.
Perusahaan harus memastikan didalam klausul kontrak yang menjelaskan tentang hal ini. Karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa backup dari data dan program disediakan dalam satu tempat pada fasilitas perusahaan.
Kontrak juga harus menjelaskan tentang batasan-batasan kerahasiaan informasi yang perusahaan berikan ke kontraktor. Kerusakan atau penggunaan secara illegal oleh kontraktor dan akibat serta penyelesaiannya harus dijelaskan dengan rinci dalam kontrak. 43

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM KEGIATAN OUTSOURCING
Perubahan teknologi
Kontraktor biasanya tidak akan berhenti untuk mengadopsi teknologi baru jika hal itu akan meningkatkan keuntungan mereka, tetapi kadangkala kontraktor mungkin enggan untuk mengadopsi teknologi baru jika itu tidak meningkatkan profit bagi mereka, salah satu alasan lain, jika kontraktor tidak memiliki keahlian yang memadai akan teknologi tersebut.
Jika perusahaan mempunyai komitmen untuk mengikuti perkembangan teknologi, perusahaan harus berhati-hati memasukkan hal ini kedalam kontrak. Karena penggunaan teknologi baru kemungkinan besar akan meningkatkan biaya di dalam pelaksanaannya.
Satu hal yang patut perusahaan perhatikan, hendaknya perusahaan dapat mengerti dengan jelas, apakah teknologi tersebut sangat mendukung bagi aktifitas perusahaan atau hanya sekedar produk baru yang dikeluarkan oleh produsen tanpa mempunyai kelebihan yang berarti dibanding produk sebelumnya. Salah satu fungsi tim internal perusahaan adalah memantau aktifitas tersebut diatas.

44

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM KEGIATAN OUTSOURCING
Manajemen pelaksanaan
Walaupun mustahil untuk mengharapkan semua kemungkinan situasi yang mungkin timbul di dalam sebuah kerjasama outsourcing, intisari dari sebuah kontrak outsourcing harus jelas dan detail.
Oleh karena itu, kontrak antara perusahaan dan kontraktor harus secara tepat menjelaskan sebanyak-banyaknya kemungkinan, baik kemungkinan pelaksanaan secara umum, kemungkinankemungkinan khusus yang bakal terjadi dan bagaimana itu akan diselesaikan dan dipertimbangkan.
Oleh karena itu, manajemen pelaksanaan dari outsourcing haruslah seefisien dan seefektif mungkin. Kontrak tidak hanya memuat garis besar pelaksanaan tetapi mencantumkan secara detail seluruh aspek aktifitas yang akan dilakukan.

45


http://www.depkominfo.go.id/portal/applic ation/portalweb/uploads/files/down_08022 6131449_blue_print_e-gov_pusat.pdf
http://www.depkominfo.go.id/portal/applic ation/portalweb/uploads/files/down_08022 6131212_blue_print_e-gov_pemda.pdf
http://www.depkominfo.go.id/portal/applic ation/portalweb/uploads/files/down_08022 6134748_panduan_penyusunan_rencana_i nduk.pdf 46