1
TEKNIK DASAR
KOMPUTER PERKANTORAN
Materi
Berkas & Dokumen
PELATIHAN PENINGKATAN KAPASITAS APARATUR PEMERINTAHAN DESA
Disusun oleh : SUPRIYANTO © 2016
2
DAFTAR ISI
Halaman depan .................................................................................................................... 1 Daftar isi dan pengantar ................................................................................................... 2 Materi 1 : KOMPUTER ......................................................................................................... Materi 2 : BERKAS ................................................................................................................ Materi 3 : DOKUMEN .......................................................................................................... Materi 4 : SPREAD SHEETS ............................................................................................... Materi 5 : PRESENTASI ....................................................................................................... Materi 6 : PDF ........................................................................................................................ Materi 7 : ARSIP DAN KOMPRESI ................................................................................... Materi 8 : BACKUP ...............................................................................................................
3 6 7 13 23 25 27 29
Kesimpulan ............................................................................................................................ 30
PENGANTAR Agak kurang lazim sih, pengantar sebuah materi pelatihan disatukan dengan halaman daftar isi, tapi rasanya sah-sah saja. Toh, kalau pengantar ga menarik, tinggal skip saja, lanjut baca halaman berikutnya Pengantar ini juga hanya akan saya jadikan ruang penjelasan untuk kemungkinan adanya pertanyaan kritis terkait dengan topik pelatihan ini, dari mereka yang merasa sudah ahli dalam bidang komputer perkantoran.
Kok ga dibahas Installasi OS dan Software? Sengaja. Karena materi ini dirancang untuk peningkatan kapasitas teknis pemanfaataan komputer oleh aparatur pemerintahan desa, dalam waktu singkat. Selain itu, kenyataannya kebanyakan orang Indonesia, menggunakan komputer sudah dalam kondisi siap pakai, sudah ada OS dan bahkan seabrek aplikasi didalamnya.
Kok pakai Windows dan Office? Tidak pakai Open source? Saya ga mau menambah beban pikiran peserta pelatihan dengan pilihan OS dan aplikasi. Pengetahuan soal pilihan OS dan aplikasi juga tetap saya sisipkan dalam materi. Sebagian besar peserta pelatihan ini juga adalah mereka yang belum terlalu mahir memanfaatkan aplikasi Office di OS Windows, sementara jika mereka sudah mahir, maka menggunakan aplikasi perkantoran merek apapun di OS apapun tentu akan lebih mudah. Ini semacam modal dasar pengguna komputer Indonesia dalam level rata-rata paling umum yang saat ini ada. Salam, Penyusun.
3
1. KOMPUTER Komputer pada dasarnya adalah alat perhitungan (compute) yang dapat mengolah semua jenis berkas mulai dari dokumen, presentasi, kompresi, musik, video, gambar dll. Komputer terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Komputer yang digunakan oleh perorangan biasa disebut sebagai Personal Computer (PC). Berikut adalah beberapa rupa komputer yang saat ini bisa kita lihat dan gunakan.
Desktop PC
Laptop / Notebook
Tablet PC
Dalam menjalankan fungsi komputasinya, seluruh komputer berjalan diatas sistem operasi. Sistem operasi yang biasa digunakan di Indonesia antara lain Microsoft Windows, Apple Macintosh (Mac) dan Linux, meskipun diluar itu tentu masih banyak sistem operasi lainnya. Sistem Operasi Windows
Mac
Linux
Jenis
Propietary
Propietary
Opensource
Website
Versi / varian
Windows.com
Windows 10, 8, 7
Apple.com
OS X
distrowatch.com
Terbagi banyak distro - Ubuntu - Linuxmint - ElementaryOS dll
Logo
Dalam pelatihan ini, kita akan menggunakan sistem operasi Ms Windows. Berikut adalah perkembangan beberapa versi dari OS Windows sejak 1985-2012 :
Soal bagaimana kita memilih dan memasang sistem operasi, mungkin disampaikan secara terpisah. Saat ini kita fokus pada pemanfaatan Ms Office pada OS Windows.
4
Dalam pelatihan ini asumsi dasarnya adalah : 1) 2) 3) 4)
Peserta tinggal menggunakan PC, baik bentuk desktop maupun laptop Peserta menggunakan OS Windows, versi 7, 8 atau 10 yang legal Peserta menggunakan Ms Office versi 2007 atau 2010 yang legal Untuk kepentingan tertentu, tersedia koneksi internet, walaupun lambat
Untuk mengetahui informasi keseluruhan tentang komputer kita, maka kita bisa menggunakan Command Run :
Untuk melakukannya, pertama kita tekan tombol WIN (logo windows) + huruf “R” Lalu ketik “dxdiag” dan klik OK atau tekan ENTER.
Anda dapat melihat informasi lengkap tentang komputer Anda dengan klik “Next Page” pada bagian bawah window, lalu klik “Exit” jika sudah selesai.
5
Berikut adalah beberapa perintah Command Run di Windows yang mungkin bisa berguna saat Anda menggunakan Windows. dxdiag hdwwiz.cpl appwiz.cpl bootim sdclt fsquirt calc cmd switch dfrg.msc fontview2 joy iexplore3 ipconfig main.cpl taskkill lpksetup notepad perfmon regedit explorer wmplayer
Melihat Spek Komputer Menambahkan Hardware Wizard Menambahkan / Menghapus Program Masuk Startup Options Backup dan Restore Utility Bluetooth Transfer Wizard Membuka Kalkulator Membuka Command Prompt Menghubungkan ke Projector display Melakukan Defrag Disk Untuk Melihat Font Mengatur Joystick Membuka Internet Explorer Win8 Mengkofigurasi Settingan IP Mengatur Perintah Keyboard main Menutup Aplikasi Yang Berjalan Melihat Paket Bahasa indows Membuka Notepad Mengatur Kinerja Monitor Mengedit Registry Membuka Windows Explorer Membuka Windows Media Player
Kemudian, kita harus memastikan bahwa sudah ada Ms Office di komputer kita - Cek dari Start > All Programs > Ms Office (Windows 7) - Atau search di menu pencarian aplikasi (Windows 8 / 10)
6
2. BERKAS Dalam komputer, kita seharusnya bisa mengelola file (berkas) dengan cerdas agar lebih mudah ditemukan dan dikelola. 1) TIPS KELOLA BERKAS a. Pastikan kita TIDAK menyimpan file yang dibuat di drive sistem, atau biasanya drive “C” sehingga jika terjadi kerusakan pada sistem operasi, data kita akan tetap aman. b. Gunakan folder yang mudah diurutkan, buat folder secara urut, berdasarkan tahun-bulan-tanggal. c. Back Up data secara rutin mingguan atau bulanan, terutama untuk data-data penting. Back Up data bisa dilakukan dengan menyimpan data di komputer lain (offline). Back Up data secara online bisa dilakukan dengan memanfaatkan layanan penyimpanan awan (cloud storage) seperti Google Drive, Drop Box dll. 2) KENALI JENIS BERKAS Jenis berkas Dokumen Spread sheets Presentasi Gambar Audio Video Kompresi Vector grafik
Ekstensi berkas .doc, .docx, .odt .xls, .xlsx, .ods .ppt, .pptx, .odp .jpg, .jpeg, .gif, .png, .ico, .bmp .mp3, .wav, .mp4, .avi, .mov, .3gp, .wmv, .flv .zip, .rar, .tar, .gz, .tar.gz, .7z .svg, .cdr, .psd, .eps, .ai
3) PERINTAH CEPAT Ctrl + N Ctrl + A Ctrl + C Ctrl + X Ctrl + V Ctrl + Z Ctrl + W CTRL + Shift + N F2
= (New) Membuka di halaman baru = (All) Memilih seluruh file = (Copy) Menyalin sebuah file = (Cut) Memindahkan file = (Paste) Menempelkan file yg disalin atau dipindah = (Undo) Membatalkan perintah sebelumnya = (Wrap) Menutup jendela yang sedang kita buka = (New Folder) Untuk membuat folder baru = (Rename) Mengganti nama sebuah file atau folder yg sedang dipilih
7
3. DOKUMEN Ada beberapa aplikasi untuk membuat dokumen dan mengolah teks : Aplikasi Microsof Office – Word Libre Office – Writter Abi Word WPS
Jenis Software Berbayar Opensource Opensource Opensource
Website office.com libreoffice.org abiword.org wps.com
Bisa di OS Windows, Mac Windows, Linux, Mac Windows, Linus, Mac Windows, Linux, Mac, Android
Rekomendasi : - Jika menggunakan OS Windows, maka kita bisa memilih salah satu aplikasi - Jika memiliki anggaran untuk membeli lisensi, bisa memilih Ms Office - Jika ingin memilih aplikasi opensource yang tampilannya mirip dengan Ms Office, bisa menggunakan WPS. a. PERINTAH SINGKAT Dalam pelatihan ini, kita menggunakan aplikasi Ms. Office – Word. Untuk mengolah teks, ada beberapa fungsi perintah singkat yang dapat membantu pekerjaan kita lebih cepat. CTRL + N CTRL + O CTRL + S CTRL + A CTRL + D CTRL + L CTRL + E CTRL + R CTRL + J CTRL + B CTRL + I CTRL + U CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + K CTRL + F CTRL + G CTRL + H CTRL + Z CTRL + P CTRL + W CTRL + Q CTRL + M CTRL + T CTRL + Y
Buat dokumen baru Buka dokumen yang sudah ada Simpan dokumen Pilih semua Melihat jenis, ukuran dan gaya huruf yang sedang digunakan Membuat teks rata kiri Membuat teks rata tengah Membuat teks rata kanan Membuat teks rata kanan dan kiri (justified) Membuat teks tebal Membuat teks miring Membuat teks bergaris bawah Salin (copy) teks Potong (cut) teks untuk dipindah ke tempat lain Tempel (paste) teks Menyisipkan hyperlink Mencari teks tertentu Menuju ke halaman tertentu Mengganti satu atau beberapa teks dengan teks baru Membatalkan perintah terakhir (Undo) Cetak dokumen (print) Tutup dokumen Menggeser batas teks area dan alinea sekaligus satu kali Menggeser batas teks area dan alinea sekaligus beberapa kali Jarang digunakan : menggeser batas alinea Jarang digunakan : tidak berpengaruh
8
b. MEMBUAT DOKUMEN Hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat dokumen di Ms Word adalah mengatur ukuran kertas dan area teks.
c. MENYISIPKAN GAMBAR Kita dapat menyisipkan gambar dengan format file apa saja ke dalam dokumen, namun sebaiknya dengan ukuran file yang tidak terlalu besar.
Pastikan pula gambar tersebut “IN FRONT OF THE TEXT” agar mudah dipindah dan disesuaikan posisinya, berhadapan dengan paragraf.
9
d. MENYISIPKAN TABEL Untuk menyisipkan tabel, dari menu Insert > Table > Pilih Berapa kolom dan baris tabel yang kita butuhkan, dan tabel akan siap digunakan di teks editor kita. Dengan tabel, kita dapat menggunakan fungsi short A-Z atau sebaliknya, sehingga data kita dapat kita rapikan.
Namun demikian, apabila ingin menggunakan rumusrumus perhitungan, sebaiknya kita menyisipkan Tabel Excel Spreadsheet, dimana nantinya kita dapat mengedit tabel di Ms Word dengan menggunakan fungsi-fungsi Ms Excel. Caranya Insert > Table > abaikan kolom-kolom table dan klik Excel Spreadsheet.
e. MENCETAK DOKUMEN Untuk mencetak dokumen, tentu kita membutuhkan alat pencetak (printer). Tentang cara pemasangan printer ke komputer tentu bisa disampaikan dalam kesempatan lain, dalam pelatihan ini diasumsikan kita telah memiliki komputer yang terhubung ke printer dan siap pakai. Untuk mencetak dokumen, bisa dengan perintah singkat : CTRL + P
10
f.
MAIL MERGE
a. Buat sebuah FOLDER khusus untuk menyimpan 2 file, yakni Ms Excel & Word. b. Buat database menggunakan Ms Excel - Berisi tabel berisi nama, jabatan, alamat dll. (misalnya) - Simpan dengan nama file : UNDANGAN.xls (misalnya)
c. Buat dokumen surat
d. Setelah dokumen surat siap, sisipkan dari menu “Mailings” - Start Mail Merge > Step by step Mail Merge Wizard
Pilih menu Step by Step Mail Merge Wizard Lalu akan tampil wizard di sebelah kanan halaman Word
11
-
Step 1, 2 > skip Step 3 > Pilih penerima (use an existing list) Browse > File UNDANGAN.xls
-
Lalu pilih Nama Sheet (sesuai yang sudah kita siapkan) Dimana satu file excel dapat terdiri dari beberapa daftar di beberapa sheet berbeda.
-
Daftar namanya bisa kita lihat, kita urutkan A-Z misalnya, lalu OK.
12
-
Step 4 > Klik more items : untuk menyisipkan item database ke format surat
-
Step 5 > Preview surat
-
Step 6 > complete : selesai, bisa diprint atau di edit lagi.
13
4. SPREAD SHEETS Spreadsheets atau lembar lajur adalah dokumen pengolah data, baik angka maupun teks. Ada beberapa aplikasi untuk membuat dan mengolah spread sheet : Aplikasi Microsof Office – Excel Libre Office – Calculator WPS
Jenis Software Berbayar Opensource Opensource
Website office.com libreoffice.org wps.com
Bisa di OS Windows, Mac Windows, Linux, Mac Windows, Linux, Mac, Android
Dalam pelatihan ini kita menggunakan Ms Office Excel. a. MENGENAL FUNGSI Hal penting yang harus kita kuasai dalam menggunakan Ms Excel adalah memahami beberapa fungsi (biasa disebut rumus) dasar untuk mengolah data. 1) RUMUS MATEMATIKA COUNT COUNTIF COUNTIFS SUM SUMIF COUNTBLANK COUNTA SUMPRODUCT
=count(value1;value2) =countif(range,criteria) =countifs(criteria_range1, criteria1, ...) =sum(value1:value2) =sumif(range, criteria, [sum_range]) =countblank(range) =counta(range) =sumproduct(array1,array2,array3,..)
2) RUMUS LOGIKA IF AND OR
=if(logical_test, value_if_true, value_if_false) =and(logical1, logical2,...) =or(logical1, logical2,...)
Berikut contoh penggunaan fungsi IF, dalam tabel Body Mass Index (BMI)
14
Fungsi IF biasanya dilengkapi dengan AND dan OR. Berikut contoh menggunakan fungsi IF dan AND :
Sedangkan berikut adalah contoh penggunaan fungsi IF dan OR :
3) RUMUS TANGGAL DAN JAM DAY MONTH YEAR DATE SECOND MINUTE HOUR TIME DATEDIF WEEKDAY WEEKNUM NETWORKDAYS WORKDAY
=day(serial_number) =month(serial_number) =year(serial_number) =date(year, montoh, day) =second(serial_number) =minute(serial_number) =hour(serial_number) =time(second, minute, hour) =dateif(start_date, end_date_unit) =weekday(seial_number, return_type) =weeknum(serial_num, return_type) =networkdays(start_date, end_date, holidays) =workday(start_date, days, holidays)
Fungsi “DAY” digunakan untuk mencari hari dari data type DATE, demikian pula dengan fungsi “MONTH” digunakan untuk mencari bulan dari data type DATE :
15
Dengan fungsi “DATE” bisa dihitung misalnya : tanggal berapakah 4 tahun, 3 bulan, 12 hari setelah tanggal 3 Februari 1977?
Dengan fungsi “TIME” bisa dihitung jam berpakah 1 jam, 30 menit dan 1 detik setelah jam 12:05:59 ?
4) RUMUS TEKS CONCATENATE LEFT RIGHT MID LEN FIND SUBSTITUTE TRIM EXACT LOWER UPPER PROPER
=concatenate(text1, text2,... ) =left(text, num_chars) =right(text, num_chars) =mid(text,start_num,num_chars) =len(text) =find(find_text, within_text, start_num) =subtitute(text, old_text, new_text, instance_num) =trim(text) =exact(text1, text2) =lower(text) =upper(text) =proper(text)
Contoh penggunaan fungsi LEFT, RIGHT dan MID
16
Contoh penggunaan fungsi PROPER, LOWER, UPPER
Contoh penggunaan fungsi Subtitute
5) RUMUS LOOK UP VLOOKUP HLOOKUP
=vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) =hlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Catatan : - Lookup_value adalah kolom kategori yang ada di data penjualan - Table_array adalah range yang berisikan data master - Col_index adalah informasi margin tiap-tiap kategori di data master - Range_lookup isi dengan false karena data kategori harus benar-benar sama Contoh penggunaan Vlookup dan Hlookup
17
6) RUMUS FINANSIAL PMT RATE NPER PV FV
=pmt(rate,nper,pv,fv,type) =rate(nper,pmt,pv,fv,type) =nper(rate, pmt, pv, fv, type) =pv(rate, nper, pmt, fv, type) =fv(rate, nper, pmt, pv, type)
Catatan : - Rate adalah suku bunga pinjaman / return investasi - Nper adalah jumlah periode pinjaman / investasi - Pv adalah present value atau nilai saat ini - Fv adalah future value atau nilai yang akan datang - Type bernilai 0 atau 1 yang menentukan kapan pembayaran jatuh tempo, 0 untuk jatuh tempo diakhir periode dan 1 untuk jatuh tempo diawal periode.
Contoh fungsi PMT
Contoh fungsi RATE
Contoh fungsi NPER
Contoh fungsi PV
Contoh fungsi FV
18
7) RUMUS STATISTIK AVERAGE AVERAGEIF MEDIAN MODE
=average(number1, number2,...) =averageif(range,criteria, average_range) =median(number1, number2,...) =mode(number1, number2,..)
Contoh penggunaan fungsi
STDEV MIN MAX LARGE SMALL RANK
RAND RANDBETWEEN PERCENTILE
QUARTILE
=stdev(number1, number2,...) =min(number1, number2,...) =max(number1, number2,...) =large(array, k) Array = kumpulan data K = rangking nilai terbesar yang dicari =small (array, k) Array = kumpulan data K = rangking nilai terkecil yang dicari =rank(number, ref, order) Number = angka yang dicari di posisi rangkingnya Ref = range yang berisi kumpulan data Order = jika 0 diurutkan descending, jika bukan 0 data diurutkan seara ascending =rand() menghasilkan angka acak antara 0 dan 1 =randbetween (bottom, top) Bottom = nilai terkecil yg mungkin dihasilkan Top = nilai terbesar yang mungkin dihasilkan =percentile(array, k) Mencari nilai ke-x (secara prosentase) Array = kumpulan data, k = nilai prosentase yang dicari =quartile(array,quart) Sama dengan fungsi PERCENTILE tetapi Langsung membagi area jadi 4 bagian
19
b. FUNGSI “TERBILANG” Untuk mengaktifkan fungsi terbilang, kita harus menambahkan Add-ins “terbilang.xlam” 1) Unduh add-in Terbilang s.id/terbilang 2) Cara menambahkan add-in Terbilang - Excel option
-
Trust center > Trust center setting > Macro Setting > Enable all macros
-
Add-ins > Go > browse > terbilang.xlam (double click) > OK
Cari file terbilang.xlam yang tadi diunduh, double click
20
lalu pastikan tercentang dan klik OK.
Catatan : Panduan ini digu nakan untuk setting tambah add-ins Ms Excel Office 2007, untuk Office 2010 dan yang terbaru, bisa menyesuaikan di awal, search saja Trust Centre Settings. 3) Cara menggunakan fungsi Terbilang Rumus dasar Ditambah “Rupiah” Agar proporsional Agar kapital semua
: =terbilang(cell) : =terbilang(cell)&” Rupiah” : =p roper(terbilang(cell)&” Rupiah”) : =uppter(terbilang(cell)&” Rupiah”)
Contoh penggunaan :
21
c. PERINTAH SINGKAT 1) UMUM CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + Shift + V CTRL + Y CTRL + Z Shift + F10 Alt + F4 F1 F2 Shift + F2 Shift + F10 + M CTRL + ; CTRL + Shift + ; CTRL + D CTRL + R CTRL + „ CTRL + Shift + „
Copy (salin) data Cut (potong) data Paste (tempel) data yang dicopy atau dicut Paste special Redo, mengulang perintah Undo, membatalkan perintah Sama dengan klik kanan Menutup Excel Membuka bantuan Excel Mengedit cell yang aktif Tambah / edit Komentar Menghapus Komentar Memasukkan tanggal sekarang Memasukkan jam sekarang Menyalin isi cell diatasnya Menyalin isi cell disebelah kiri Menyalin formula dari cell diatasnya Menyalin nilai dari cell diatasnya
2) WORKBOOK / WORKSHEET CTRL + O Membuka workbook CTRL + W Menutup workbook CTRL + N Membuat workbook baru CTRL + S Menyimpan workbook (save) F12 Menyimpan dengan nama lain (save as) Shift + F11 Menambah worksheet baru CTRL + P Mencetak dokumen CTRL + F2 Menampilkan print preview CTRL + Shift + = Menambah baris / kolom CTRL + Menghapus baris / kolom CTRL + F3 Menampilkan dialog Name manager CTRL + Shift + 9 Memunculkan baris CTRL + 0 Menyembunyikan kolom CTRL + Shift + 0 Memunculkan kolom CTRL + Shift + L Mengaktifkan / menonaktifkan Auto Filter Alt + Menampilkan pilihan filter pada kolom aktif 3) NAVIGASI CTRL + F CTRL + G CTRL + H CTRL + Anak panah CTRL + Page Down CTRL + Page Up CTRL + F6 CTRL + Shift + F6 Page Down
Menampilkan dialog Find Menampilkan dialog Go To Menampilkan dialog Replace Pindah ke data terakhir dalam satu region Pindah ke worksheet berikutnya Pindah ke worksheet sebelumnya Pindah ke workbook berikutnya Pindah ke workbook sebelumnya Pindah satu layar ke bawah
22
Page Up Alt + Page Down Alt + Page Up CTRL + Home CTRL + End CTRL + CTRL + CTRL + CTRL +
Pindah satu layar ke atas Pindah satu layar ke kanan Pindah satu layar ke kiri Pindah ke cell pertama dalam worksheet Pindah ke cell terakhir dalam worksheet Pindah ke ujung kanan dalam satu region Pindah ke ujung kiri dalam satu region Pindah ke ujung atas dalam satu region Pindah ke ujung bawah dalam satu region
4) DATA SELECTION CTRL + A CTRL + Space Shift + Space Shift + Anak Panah Shift + Click CTRL + Click CTRL + Backspace CTRL + . Enter Shift + Enter Tab Shift + Tab Shift + Shift + Shift + Shift + CTRL + Shift + CTRL + Shift + CTRL + Shift + CTRL + Shift +
Memilih semua cell Memilih kolom yang aktif Memilih baris yang aktif Memilih cell yang diinginkan Memilih cell terakhir untuk membentuk range Memilih cell yang tidak bersebelahan/berjauhan Menampilkan cell yang aktif Memindah cell aktif ke pojok-pojok dari range yg dipilih Pindah cell aktif ke bawah dari range yang dipilih Pindah cell aktif keatas dari range yang dipilih Pindah cell aktif ke kanan dari range yang dipilih Pindah cell aktif ke kiri dari range yang dipilih Menambah range yang dipilih satu cell ke kanan Menambah range yang dipilih satu cell ke kiri Menambah range yang dipilih satu cell ke atas Menambah range yang dipilih satu cell ke bawah Menambah range sampai cell terakhir ke kanan Menambah range sampai cell terakhir ke kiri Menambah range sampai cell terakhir ke atas Menambah range sampai cell terakhir ke bawah
5) FORMATING CTRL + 1 CTRL + Shift + F CTRL + B CTRL + I CTRL + U F4 CTRL + 5 CTRL + Shift + „ CTRL + Shift + 1 CTRL + Shift + 2 CTRL + Shift + 3 CTRL + Shift + 4 CTRL + Shift + 5 CTRL + Shift + 6 CTRL + Shift + 7 CTRL + Shift + -
Menampilkan dialog format cell – number Menampilkan dialog format cell – font Menebalkan/tidak tebal huruf/angka Memiringkan/tidak miring huruf/angka Membuat garis bawah/tidak berbaris bawah huruf/angka Mengulah perintah yang terakhir Membuat/menghilangkan strikethrough General format Number format Time Format Date format Currency format Percentage format Scientific format Menambah gari stepi luar (outline) Menghapus garis tepi
23
5. PRESENTASI Untuk kepentingan presentasi, kita dapat menggunakan aplikasi pengolah presentasi : Aplikasi Ms Office – Power Point LibreOffice – Presentation
Jenis Software Berbayar Opensource
Website office.com libreoffice.org
WPS
Opensource
wps.com
Bisa di OS Windows, iOS Windows, Linux, iOS Windows, Linux, iOS, Android
Dalam pelatihan ini, kita menggunakan Ms. Office – Power point. a. MENYIAPKAN MATERI SLIDE Untuk membuat materi slide presentasi yang menarik, ada setidaknya tiga hal penting yang harus kita lakukan, agar presentasi tidak hanya membaca materi, tapi juga bisa menyampaikan tujuan dan menarik perhatian. 1) BUAT SENDIRI Semua proses persiapan materi, editing slide hingga ujicoba presentasi sebaiknya dilakukan sendiri. Artinya secara tidak langsung kita sudah berlatih menguasai materi sekaligus siap jika sewaktu-waktu ada yang bertanya tentang isi presentasi kita. Jika perlu bantuan teman, mintalah bantuan pada saat proses persiapan materi dan editing slide saja. Selebihnya, kita lah yang akan presentasi, jadi harus menguasai. 2) INGAT DURASI & FOKUS PADA TUJUAN Karena hampir semua presentasi terbatas waktu, maka pastikan kita tahu jadwal dan durasi kita presentasi, misalnya 1 jam, 2 jam atau hanya 30 menit, 20 atau bahkan 10 menit. Untuk itu, tidak perlu membuat materi presentasi terlalu banyak, fokus saja pada tujuan kita presentasi untuk apa, bisa untuk laporan, bisa untuk promosi atau untuk sosialisasi program tertentu? Durasi presentasi dan tujuan utama itu harus sudah dirumuskan, sehingga tidak perlu membuat presentasi yang terlalu banyak dan berbelit. 3) SESUAIKAN DENGAN AUDIENS Hal yang terpenting dalam sebuah presentasi, bukan sang presentator maupun materi presentasi, melainkan adalah pemirsanya. Mereka yang mendengarkan, yang menyimak presentasi kita, merekalah yang paling penting untuk dipahamkan, sesuai tujuan presentasi kita diatas. Karena itu, materi presentasi, tidak boleh jauh dari cara dan sudut pandang audiens. Jika audiens adalah petani, perbanyak gambar dan istilah pertanian, jika audiens pelajar SMP perbanyak ilustrasi remaja, dan sebagainya. Kita yang harus adaptasi agar sukses dalam setiap presentasi. Dimanapun dan kapanpun.
24
b. MEMBUAT SLIDE MENARIK 1) Ganti bullet point dengan gambar dan kata kunci
2) Ringkas dan sederhanakan teks dalam slide presentasi
3) Ubah teks dengan gambar dan angka
4) Posisikan gambar dengan tepat
25
6. PDF PDF singkatan dari Portable Document Format. Sebuah format dokumen yang populer digunakan baik di windows, linux maupun iOS, dimana semua jenis file dokumen dan image dapat dijadikan PDF. a. MEMBUAT PDF 1) PDF Dari Ms Office Semua dokumen Ms Office dapat diexport ke file PDF dengan fasilitas Save As PDF. Untuk Ms Office 2007, dibutuhkan plugin tambahan, sedangkan untuk Ms Office 2010 dan 2013 simpan sebagai PDF langsung dari Ms Office.
Save As PDF di Ms Office 2007
Save As PDF di Ms Office 2010
Catatan : Plugin Save As PDF or XPS untuk Ms Office 2007 dapat diundu dari :
http://s.id/savepdf
2) PDF Creator Ada beberapa jenis PDF kreator yang bisa digunakan, tetapi penggunaanya tentu tidak semudah kita menggunakan Ms Office, sehingga membutuhkan waktu untuk mempelajari proses pembuatan PDF menggunakan aplikasi PDF Creator. Berikut adalah beberapa PDF creator : Aplikasi Jenis Software Berbayar, Adobe Acrobat Creator Free Trial PDF Xchange Creator Free & Pro Berbayar, Foxit Reader Free Trial
Website https://acrobat.adobe.com/us/en/acrobat/pdfcreator-create-pdf-files.html tracker-software.com/product/downloads foxitsoftware.com/pd-editor/
26
b. MEMBACA PDF Untuk membaca file PDF, kita dapat menggunakan aplikasi pembaca PDF (PDF Reader). Berikut adalah beberapa aplikasi PDF reader yang biasa digunakan : Aplikasi Jenis Software Website Adobe Acrobat Reader Free get.adobe.com/reader PDF Xchange Lite
Free (limited feature)
trackersoftware.com/product/downloads
Foxit Reader Sumatra PDF
Free Free Opensource
foxitsoftware.com/downloads/
sumatrapdfreader.org
Besar File 86,7 MB 23 MB 41,2 MB 4,9 MB
Kesimpulan : Aplikasi pembaca PDF yang paling ringan dan mudah digunakan di Windows, sebaiknya menggunakan SumatraPDF reader. Tips : Untuk membaca PDF dan menampilkannya di layar penuh (fullscreen) seperti untuk presentasi, tekan tombol CTRL dan L . Kemudian, untuk keluar dari mode fullscreen, tekan tombol ESC. c. MENGOLAH PDF – ONLINE
Kini, dengan website smallpdf.com, kita dapat mengolah PDF secara lebih mudah, mulai dari mengecilkan ukuran PDF, memisahkan halaman PDF, menggabungkan beberapa PDF, konversi file jpg, doc, xls, ppt dll ke PDF hingga unlock PDF dan sebagainya. Sekedar catatan saja, bahwa kecepatan upload, proses dan download dokumen di smallpdf.com tergantung jenis koneksi internet kita. Selain diunduh langsung, file hasil olahan smallpadf.com dapat langsung disimpan di Google drive atau dropbox.
27
7. ARSIP & KOMPRESI Pada bagian yang lalu, telah kita ketahui bahwa ada banyak jenis file yang bisa disimpan dalam satu atau beberapa folder. Untuk menampung beberapa file atau folder, kita dapat menggunakan aplikasi kompresi, dan menghasilkan satu file arsip yang lebih ringkas. Berikut adalah perbandingan 3 kompresor file populer : Kompresor
Jenis Software
Website
WIN ZIP
Berbayar, Free Winzip.com trial
WIN RAR
Berbayar, Free Winrar.com trial
7-ZIP
Open Source
7-zip.org
Bisa Dekompresi ZIP, RAR, 7Z, TGZ, GZ, TAR, CAB, ISO, IMG, BZ2, ZIPX RAR, ZIP, CAB, ARJ, LZH, ACE, TAR, GZip, UUE, ISO, BZIP2, Z and 7-Zip RAR, ZIP, 7z, XZ, BZIP2, GZIP, TAR, ZIP, WIM, AR, ARJ, CAB, CHM, CPIO, CramFS, DMG, EXT, FAT, GPT, HFS, IHEX, ISO, LZH, LZMA, MBR, MSI, NSIS, NTFS, QCOW2, RAR, RPM, SquashFS, UDF, UEFI, VDI, VHD, VMDK, WIM, XAR, Z
Kompresi 1,50 GB 1,20 GB 1,16 GB
1,11 GB
Kesimpulan : 7-zip lebih efektif dan efisien untuk menjadi kompresor data. a. CARA MENGKOMPRESI BERKAS Untuk mengkompresi berkas-berkas cukup diblok / dipilih berkas dokumen atau folder mana saja yang akan dikompresi, lalu klik kanan > pilih menu sesuai aplikasi kompresi yang dipakai (zip, rar atau 7z).
28
File hasil kompresi juga dapat dilipih dari proses ini, misalnya ingin mengompresi menjadi .zip, .rar, .7z, .tar, .tar.gz dll. b. CARA MEMBACA BERKAS YANG TERKOMPRESI Apabila kita menggunakan salah satu aplikasi kompresi, seperti WinRar atau 7zip maka kita juga dapat langsung membuka dan membaca file dalam keadaan terkompresi. Caranya cukup : klik kanan > open : pilih open with WinRar atau pada 7zip : Buka Arsip
c. CARA DEKOMPRESI Untuk mengeluarkan / extract berkas-berkas dari file kompresi, dengan cara : klik kanan > extract : bisa pilih extract ke folder mana, extract langsung di folder yang saat itu digunakan atau extract ke folder baru dengan nama sama dengan file kompresi.
29
8. BACK UP Hal penting yang harus tetap diingat dalam setiap pengelolaan dokumen di komputer kita adalah backup data. Ada dua jenis backup yang biasanya dilakukan, yakni offline dan online. Sebaiknya backup dilakukan rutin setiap pekan, bulan atau beberapa hari sekali. a. OFFLINE Caranya adalah dengan menyalin dokumen-dokumen penting ke penyimpanan (harddisk) komputer lain atau pada penyimpanan bergerak (harddisk portable)
b. ONLINE Caranya adalah : 1) Memanfaatkan aplikasi Google Drive (dengan akun @gmail.com)
-
Aplikasi Google Drive dapat diunduh dari drive.google.com Untuk sinkronisasi data memubutuhkan koneksi internet
2) Memanfaatkan aplikasi One Drive (dengan akun @outlook.com)
-
Aplikasi OneDrive tersedia di Windows 10 dan versi lebih baru Untuk pengguna Windows 7 dapat mengunduh dari windows.com Sinkronisasi data ketika ada koneksi internet.
30
KESIMPULAN 1) Untuk melayani publik dengan lebih baik, cepat dan menghasilkan data yang mudah dikelola, aparatur pemerintahan desa harus menguasai minimal 3 pengetahuan dasar : a. Pembuatan dokumen (doc, spreadsheet, presentasi) b. Penyimpanan dokumen (manajemen berkas di folder-folder tersusun rapi) c. Kompresi (arsip) dan pengamanan dokumen dengan dijadikan PDF. 2) Seharusnya kita menggunakan komputer dengan sistem operasi dan software aplikasi yang legal semuanya. a. Jika karena alasan harga mahal belum mampu, sebaiknya gunakan operasi dan aplikasi berlisensi open source yang rata-rata berharga sangat murah bahkan bebas untuk digunakan tanpa harus membayar lisensi. b. Penggunaan sistem operasi dan aplikasi yang tidak legal beresiko pada keamanan data, paling minimal adalah ancaman berbagai jenis virus. 3) Secara umum tidak ada perbedaan mencolok antara aplikasi perkantoran produk propietary (tertutup dan berbayar) dengan opensource a. Beberapa alternatif aplikasi perkantoran opensource = WPS, Libre Offire, AbiWord b. Perbedaan yang terasa paling hanya di user interface, itu pun terbantahkan jika kita menggunakan WPS, karena tampilannya persis sekali dengan Ms Office. 4) Gunakan Ms Office Word untuk mengolah dokumen berbasis teks dan gambar. Apabila terdapat banyak tabel, sebaiknya gunakan Ms Office Excel. Jika terpaksa harus membuat file dokumen format Word, dengan tabel yang sangat banyak, Anda bisa menyisipkan Tabel Excel Spreadsheet di Ms Word dengan semua fungsi Excel jalan di Ms Word. 5) Untuk presentasi, sebaiknya kita paham betul berapa lama waktu yang diberikan dan siapa yang akan jadi audiens sehingga kita membuat slide presentasi yang fokus pada tujuan presentasi, dengan 4 langkah mudah membuat presentasi baik dan menarik. 6) Untuk mengamankan semua jenis dokumen office, sebaiknya kita simpan dalam format PDF. Apabila Anda pengguna Ms Office 2007 plugin SaveAsPDF dapat diunduh dari http://s.id/savepdf, sementara untuk Ms Office 2010 atau terbaru, dapat langsung menyimpan sebagai PDF. 7) Untuk mengolah PDF, baik konversi, kompresi maupun split-merge, secara online, kita dapat memanfaatkan situs smallpdf.com 8) Untuk mengolah arsip berkas terkompresi, kita dapat menggunakan 7zip, aplikasi opensource, ringan dan lengkap fungsinya, mencakup semua fungsi WinZip & WinRar. 9) Backup data rutin bulanan, bisa dilakukan secara offline antar harddisk atau di harddisk portable, secara online, kita dapat memanfaatkan Google Drive atau OneDrive dll.
Semoga bermanfaat dan membantu. Terimakasih atas perhatian Anda. © 2016 Supriyanto |
[email protected] | +6285220220633 | @so3p
