TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI FAKULTA TEXTILNÍ DIPLOMOVÁ PRÁCE

TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI FAKULTA TEXTILNÍ

DIPLOMOVÁ PRÁCE

LIBEREC 2012

Bc. HANA KRYČOVÁ

TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI FAKULTA TEXTILNÍ

Studijní program: N3108 Průmyslový management Studijní obor: PRODUKTOVÝ MANAGEMENT – Strojírenství

Systém EPD pro Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR

System EPD for the The Ministry of Education, Youth and Sports ČR Bc. Hana Kryčová KHT – 131

Vedoucí práce: Ing. Ludmila Fridrichová, Ph.D. Rozsah práce: Počet stran textu .......65 Počet obrázků ..........16 Počet tabulek .............8 Počet příloh…...........10

PROHLÁŠENÍ

Byla jsem seznámena s tím, že na mou diplomovou práci se plně vztahuje zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, zejména § 60 – školní dílo. Beru na vědomí, že Technická univerzita v Liberci (TUL) nezasahuje do mých autorských práv užitím mé diplomové práce pro vnitřní potřebu TUL. Užiji-li diplomovou práci nebo poskytnu-li licenci k jejímu využití, jsem si vědoma povinnosti informovat o této skutečnosti TUL; v tomto případě má TUL právo ode mne požadovat úhradu nákladů, které vynaložila na vytvoření díla, až do jejich skutečné výše. Diplomovou práci jsem vypracovala samostatně s použitím uvedené literatury a na základě konzultací s vedoucím diplomové práce a konzultantem.

V Praze dne 2. ledna 2013

………………………………….. Podpis

PODĚKOVÁNÍ Na tomto místě bych ráda poděkovala své vedoucí diplomové práce Ing. Ludmile Fridrichové Ph.D., za odborné vedení a poskytování rad. Poděkování i patří Ing. Lence Sýkorové a Ing. Marku Fialovi za konzultace a rady týkající se IT odbornosti. Následně děkuji i Mgr. Janě Šimandlové a Mgr. Miluši Noskové za rady v rámci jejich odbornosti.

ANOTACE . Diplomová práce se zabývá informačním systémem Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, který slouží k evidenci pohybu spisů. Práce se věnuje analýze současného systému, jeho zápory a klady. V rámci této práce byl proveden výzkum pro nalezení možných variant zlepšení systému EPD v souladu se zákonem číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a v návaznosti na vyhlášku číslo 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Poznatky a doporučení získané během pořizování a zpracování materiálů jsou shrnuty v závěru práce.

Klíčová slova: EPD informační systém dokument(y) spis

ANOTATION This thesis deals with the information system of the Ministry of Education, Youth and Sports, called EPD, which is used to record the movement of files. The aim was to analyze the current system, its pros and cons. Carry out research to find possible alternatives to improve the system in accordance with Act No. 499/2004 Coll. Archives and Records Service and amending certain Acts, as amended, and following the Decree No. 191/2009 Coll. Details for Record services. The findings and recommendations received during the acquisition and processing of materials are summarized in the conclusion.

Key words: EPD information system document dossier

OBSAH

ÚVOD 1

6 SOUČASNÝ STAV SYSTÉMU EPD

8

1.1

Přihlášení uživatele do EPD

10

1.2

Bližší popis rolí v EPD

12

1.3

Zadání nové písemnosti

12

1.4

Vypravení písemnosti

14

1.5

Spis

15

1.6

Emailové notifikace

18

1.7

Napojení na datové schránky MVČR (ISDS)

19

1.8

Připomínkové řízení

21

1.9

Historie systému EPD a věcí s ním souvisejících

21

2

ANALÝZA ZÁKONA Č. 499/2004 Sb.

23

3

ANALÝZA VYHLÁŠKY Č. 191/2009 Sb.

24

3.1

Příjem dokumentů

24

3.2

Označování dokumentů

25

3.3

Evidence dokumentů

26

3.4

Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů

27

3.5

Tvorba spisu

27

3.6

Rozdělování a oběh dokumentů

28

3.7

Vyřizování dokumentů

28

3.8

Spisový znak a skartační lhůta

28

3.9

Vyhotovování dokumentů

29

3.10

Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek

29

3.11

Odesílání dokumentů

30

3.12

Ukládání dokumentů

30

3.13

Postup při vyřizování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

31

3.14

Spisová rozluka

31

3.15

Výstupní datové formáty

32

3.16

Vedení spisové služby v mimořádných situacích

32

4

CHYBY A NEDOSTATKY V NESOULADU S PRÁVNÍMI PŘEDPISY 34

5

ANALÝZA SPISŮ A JEJICH OBĚHŮ

36

5.1

Dohledání jednotlivých spisů

37

5.2

Doba potřebná na přesuny spisů

38

5.3

Vyplnění datového úložiště

39

5.4

Spotřeba papíru na spisy v analogové podobě

40

5.5

Počet vypravení

41

5.6

Shrnutí výzkumu

41

6

MARKETINGOVÝ VÝZKUM APLIKOVANÝ NA ZAMĚSTNANCÍCH 43 6.1

Marketingové šetření aplikované na zaměstnancích

43

6.2

Opakovaný marketingový výzkum

47

6.3

Vybrané informace z předběžné auditní zprávy týkající se komunikace na

MŠMT

49

6.3.1 Zjištění v rámci auditní zprávy

49

6.3.1 Z Příčiny zjištěných chyb a nedostatků

49

6.4

Shrnutí chyb zjištěných výzkumem aplikovaným na zaměstnancích a

odhalených auditem ministerstva 7

DOPORUČENÍ ZMĚN A JEJICH KALKULACE

8

ZMĚNY, KTERÉ NASTALY PO PŘEDSTAVENÍ PRÁCE

MANAGEMENTU MŠMT

51 53

57

8.1

Pronájem multifunkčních zařízení

57

8.2

Nový vzor referátníku

57

8.3

Audit spisových a skartačních znaků

57

ZÁVĚR

579

SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK A SYMBOLŮ

61

SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY

62

SEZNAM OBRÁZKŮ

63

SEZNAM TABULEK

64

SEZNAM PŘÍLOH

65

Katedra hodnocení textilií

ÚVOD Na základě svých více jak ročních pracovních zkušeností jsem se seznámila s informačním systémem EPD (evidence pohybu dokumentů). Tento systém je určen ke sledování pohybu spisů na MŠMT. S EPD pracuji každý den a jsem si vědoma jeho výhod a nevýhod. Na které jsem chtěla poukázat touto diplomovou prací. První kapitola je věnována popisu současného stavu tohoto systému a jeho funkcím. Druhá kapitola se zabývá analyzováním zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, ve vztahu k informačnímu systému spisové služby. Třetí kapitola se zabývá vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, ve vztahu k EPD a MŠMT. Čtvrté kapitola je shrnutím chyb a nedostatků v nesouladu s právními předpisy, aby mohlo být nalezeny chyby současného systému EPD. Pátá kapitola je věnována analýze spisů a jejich oběhů. V této kapitole byla zkoumána časová náročnost na oběh analogových (papírových) spisů a splnění funkcí EPD ze strany zaměstnanců u jednotlivých spisů, které byly vybrány náhodným výběrem. Šestá kapitola popisuje marketingový výzkum, který byl proveden pohovorem s pěti zaměstnanci, aby se zjistily důvody pochybení při neplnění určitých požadavků v EPD, které byly odhaleny během statistického šetření. Sedmá kapitola je věnována ekonomické části, která se zabývá navrhnutím změn a jejich kalkulací. Osmá kapitola a zároveň poslední kapitola je shrnutím této diplomové práce.

6


Cíle práce Hlavním cílem práce je odhalení nedostatků stávajícího informačního systému a následné navržení možných variant pro zlepšení systému EPD v souladu se zákonem číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláškou číslo 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Dílčím cílem je provedení marketingového šetření se zaměstnanci MŠMT a získání jejich připomínek a poznatků, které nabyli při práci s EPD.

Hypotézy 1. Informační systém pracuje správně, naplňuje požadavky zaměstnanců. 2. Systém EPD splňuje zákonné požadavky stanovené zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a vyhláškou č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby.

.

7


1 SOUČASNÝ STAV SYSTÉMU EPD Tato kapitola se opírá o podklady označené v seznamu literatury jako [5] a [6]. Jsou dostupné z intranetu MŠMT/epd.msmt.cz. Tyto materiály jsou pouze podpůrné, jelikož skutečný manuál k systému EPD neexistuje. Zkratka názvu systému EPD doslovně znamená Evidence Pohybu Dokumentů. Systém EPD je aplikací klient/server (hypertextového typu), slouží k evidenci pohybu dokumentů (spisového materiálu) na MŠMT, a to jak interních pohybů (mezi jednotlivými útvary MŠMT), tak i externích pohybů (např. odeslání listovní zásilky z MŠMT).

V tomto

systému

se

neevidují

utajované

písemnosti,

soukromá

korespondence, noviny a časopisy bez průvodního dopisu, eventuálně další písemnosti, kterým se nepřiřazuje číslo jednací. Je tomu tak, jelikož by se k těmto písemnostem mohli mít přístup i uživatelé, kterých se věc přímo netýká, což je nežádoucí. Tento systém byl na MŠMT poprvé aplikován v únoru roku 2005 pro potřeby spisové služby (z důvodu většího přehledu toků informací), řídí se platným Spisovým řádem č. j. 25153/2005-I/1. EPD naprogramovala a vyvinula společnost, která se jmenuje 5P, s.r.o.1, se sídlem Ruská 74/707, 101 00 Praha 10. Tato pro MŠMT vytvořila ještě další programy (informační systémy), a to napojení na datové schránky, digitalizace dokumentů, ePodatelna, důvěryhodné datové úložiště, archivace, rejstřík veřejných výzkumných institucí, evidence majetku, skladů, vládních usnesení a kontrola úkolů, evidence petice, stížností a žádostí o informace. Funkční objektové jádro aplikace EPD je naprogramováno pomocí jazyka PHP2, který generuje HTML3 , na základě informací získaných z MSSQL4 databáze (pomocí 1

5P, s.r.o. je společnost poskytující služby a řešení v oblasti návrhu, vývoje, implementace a servisu informačních systémů. Své služby poskytujeme jak organizacím státní správy, tak i subjektům napříč celým podnikatelským spektrem. Zaměřuje se na zakázkový vývoj víceuživatelských informačních systémů s důrazem na snadnou obsluhu, přehlednost, dostupnost a bezpečné a konzistentní uložení dat. Našim zákazníkům dlouhodobě poskytujeme smluvně garantované servisní služby. Dostupné z http://www.5p.cz/

2

PHP je všestranný jazyk pro webové aplikace. PHP dokonale zvládá generování obrázků, generování souborů PDF a dokonce vytváření Flash animací generovaných za běhu. Výstupem může být rovněž libovolný text jako třeba XHTML nebo jakýkoli jiný XML soubor. PHP je nejrozšířenějším a nejoblíbenějším skriptovacím jazykem. Je šířen volně. Čerpáno z: Lecky-Thompson, E.; Nowicki, S. D.: PHP Programujeme profesionálně, 1. vyd. Brno: Computer press, 2010. ISBN 978-80-251-3127-5

3

HTML je zkratka Hypertext markup Language (hypertextový značkovací jazyk). HTML je v dnešní době stále nejoblíbenější jazyk pro vytváření jednoduchých www stránek. Je značkovacím jazyk, který

8

Katedra hodnocení textilií optimalizovaných SQL dotazů). HTML stránky využívají kaskádových stylů (CSS5) a šablon (*.tpl). Vytvořené HTML stránky jsou následně předány do internetového prohlížeče na klientské aplikaci k zobrazení. Tato architektura byla při vytváření aplikace zvolena z důvodu nenáročnosti údržby klientské části aplikace (internetový prohlížeč je standardní a pravidelně aktualizovanou součástí všech operačních systémů).

Obr. 1 Vizualice principu EPD [6] Předávání informací na MŠMT probíhá e-mailovou, telefonickou a osobní komunikací, nebo přímo spisem tzv. referátníkem, do kterého jsou informace získané výše jmenovanými způsoby zaznamenávány.

používá definované značky (tagy) k vytváření a formátování dokumentů pro webové stránky. Čerpáno z: Lecky-Thompson, E.; Nowicki, S. D.: PHP Programujeme profesionálně, 1. vyd. Brno: Computer press, 2010. ISBN 978-80-251-3127-5 4

MSSQL doslovně znamená Microsoft Structured Query Language a je spravovanou samoobslužnou platformou, umožňuje zpracování vysoce komplexních toků událostí. Citováno z Microsoft: Microsoft SQL server [online]. © 2012 [cit. 2012-09-30 ] Dostupné z: http://www.microsoft.com/cze/sqlserver2008/produkt/podrobnosti/r2.aspx 5

CSS je zkratka slov Cascading Style Sheets. CSS je kaskádovitý zápis, který určuje vzhled (barvy, dekorační obrázky, rozmístění prvků) HTML dokumentu. Citováno z V3.org: Easy Botton & menu maker [online]. © 2012 [cit. 2012-09-30 ] Dostupné z: http://www.easymenumaker.com/index.php

9


Aplikace EPD mimo evidenci pohybu spisů a jejich čísel jednacích dále umožňuje evidenci vypravení ve vazbě ke spisu prostřednictvím elektronické Výpravny, ukládání a předávání dokumentů spisu v elektronické podobě prostřednictvím Datového úložiště (DÚl), vkládání připomínek do modulu Připomínkového řízení a v neposlední řadě také zadávání a sledování plnění úkolů souvisejících s písemnostmi evidovanými v systému EPD. Každý zaměstnanec na MŠMT má přiřazenou svou funkci v tomto systému, a ta mu určuje jistou pravomoc, to znamená, že všichni zaměstnanci mají k aplikaci přístup. Nejběžnější je role REFERENT, tzv. výchozí role, která je přiřazena bez zásahu administrátora. Dále se vyskytují tzv. vyšší role, jako je např. SEKRETÁŘKA, SEKRETÁŘKA_ZÁSTUP,

PODATELNA

SEKRETARIÁTU,

REFERENT+,

GESTOR, atd. Vyšší role umožňují zaměstnanci využívat vyšší přístupová práva, tzn. větší nabídku funkcionalit. Vedoucí zaměstnanec určí svým podřízeným příslušné role, které jim následně administrátor v EPD přiřadí.

1.1

Přihlášení uživatele do EPD Přihlášení uživatele probíhá přes intranet (externí přihlášení VPN6) nebo

zadáním

odkazu

k

serveru

aplikace

(http://epd.msmt.cz),

jelikož

se

jedná

o hypertextovou aplikaci. Uživatel si po otevření vstupní obrazovky aplikace zadá do příslušných přihlašovacích polí své přihlašovací údaje (jméno a heslo).

Obr. 2 Přihlášení uživatele do EPD

6

VPN (virtual private network) = virtuální privátní síť

10


Znaky povolené pro heslo do počítačové sítě MŠMT jsou písmena bez diakritiky (háčků a čárek), číslice a znak podtržítko "_". Platnost přihlášení uživatele při práci se systémem není omezená, tzn., pokud uživatel se systémem pracuje, maximální doba, po kterou může v EPD uživatel pracovat není omezena. Jestliže systém EPD nezaznamená po dobu 20 minut žádnou aktivitu uživatele, bude z bezpečnostních důvodů odhlášen a pro další práci v systému se musí přihlásit znovu. Tato skutečnost je ohlášena sdělením: „Systém provedl odhlášení z důvodu Vaší nečinnosti…“. Pokud dojde k automatickému odhlášení při zakládání nebo editaci písemnosti, (bude rozpracována písemnost a do 20 minut se nestiskne tlačítko ULOŽIT) nebude rozpracovaná písemnost uložena. U některých osob (tzv. extrauživatelé), jež jsou určeny k zastupování v jiných útvarech, byla vytvořena ještě další uživatelská konta kromě jejich běžného konta. K těmto extrauživatelským kontům se extrauživatel hlásí dodatečně nadefinovanými jmény a hesly.

Obr. 3 Hlavní menu sytému EPD [6]

11


Po přihlášení uživatele do EPD se mu zobrazí hlavní stránka (viz obr. 3), resp. obrazovka hlavního menu, která zobrazuje ve svém záhlaví (modrý pruh v horní části okna) jméno uživatele a výběr přidělených rolí. Aktuální role je zvýrazněna žlutou barvou. Zobrazení hlavního menu se může lišit v závislosti na aktuální roli/funkci uživatele. Funkce, ke kterým nemá uživatel konta na základě přístupových oprávnění aktuální role umožněn přístup, nebudou zobrazeny. Levá strana hlavního menu je vyhrazena pro často užívané moduly, pravá pak pro méně užívané systémové akce a administrační moduly (viz obr. 3).

1.2

Bližší popis rolí v EPD Každý zaměstnanec má na svém pracovní pozici jisté potřeby pro výkon své

práce. To znamená, že požadavky běžného referenta ve spisové službě jsou dosti odlišné např. od sekretářky odboru. Tzv. role v EPD jsou vlastně přesně nadefinovaná přístupová práva uživatele v rámci spisové služby. Způsob distribuce práv na uživatele, který se za určitých okolností stává jejich vlastníkem prostřednictvím rolí, ilustruje základní princip aplikace k nastavení variabilního přístupu k informacím v EPD, tzv. funkcionalit. Míra možností uživatele je tedy dána funkcionalitami, které určují, jak smí uživatel s daty obsaženými v datovém uložišti jednotlivých spisů v EPD nakládat. Dokumenty se v tomto systému nedají předělávat, popř. upravovat. Vždy se musí vytvořit nový dokument, ve kterém změny nejsou vyznačeny. Tato míra možností ale není jednou provždy jednoznačně svázána s uživatelským jménem osoby, která jej užívá. V průběhu produktivní životnosti uživatelského účtu zaměstnance MŠMT lze role v EPD měnit, a to nejen ve vztahu zaměstnance k organizační struktuře MŠMT, ale i ve vztahu k dalším informačním systémům MŠMT. Podrobný popis jednotlivých pravidel a metod, kterými se tvoří přístupová práva ke všem funkcionalitám aplikace, se dá považovat za khow-how dodavatele, a proto se jimi tato diplomová práce nezabývá.

1.3

Zadání nové písemnosti Nové písemnosti může zakládat každý, kdo na to má příslušné oprávnění

(podatelna, nebo sekretářka). Faxům a vytištěným e-mailům došlým přímo na útvar přiděluje číslo jednací sekretariát útvaru. Každé zadané písemnosti bude automaticky

12


přiděleno jednoznačné číslo jednací (jsou automaticky generována). Zadávací obrazovka je vodorovnými čarami rozdělena na několik oblastí, které obsahují logicky související položky s informacemi o písemnosti. Uživatel s rolí SEKRETÁŘKA musí při zakládání nové písemnosti vyplnit povinné položky: Věc, ČJ odesílatele, Firmu nebo Jméno a Město odesílatele (viz obr. 4). Uživatel s rolí PODATELNA nemusí při zakládání nové písemnosti vyplnit položku Věc, ale pouze položky ČJ odesílatele, Firmu nebo jméno, Město odesílatele a číslo odboru.

Obr. 4 Položky nutné pro vytvoření nové písemnosti

Zadání nové písemnosti se provádí pro vygenerování jednacího čísla. Do 1. ledna 2012 bylo generováno číslo ve tvaru: pořadové číslo/rok – kód zadavatelského útvaru. Pro zadání nové písemnosti je nutno do příslušných polí uvést datum doručení (pokud nebude zadáno, automaticky se vloží datum dne, kdy je číslo generováno), jméno a příjmení odesilatele, adresa, adresátovo číslo jednací; pokud žádné nemá, tak se uvádí 0. Na písemnostech s datem doručení od 1. ledna 2012 je v souladu s vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, upraven formát čísla jednacího. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení jeho organizační jednotky, nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem. To znamená, že čísla jednací MŠMT mají tuto podobu MSMT-vlastní číslo jednací/rok vytvoření spisu- číslo útvaru. Např. MSMT-12345/2012-61 (viz obr. 5 a 6).

13


Obr. 5 Vygenerování čísla jednacího po 1. lednu 2012

Založení i editace písemnosti probíhá pomocí detailu písemnosti. Po prvním uložení písemnosti, kdy automaticky dochází k přidělení čísla jednacího, se zobrazí informační hlášení o nově vytvořeném čísle jednacím a informace o uživatelích, kterým byla písemnost v rámci jejího prvního uložení odeslána. Z tohoto informačního okna je dále možnost přejít do seznamu, zahájit vytváření další nové písemnosti, nebo otevřít písemnost právě založenou.

Obr. 6 Vygenerování čísla jednacího před 1. lednem 2012

1.4

Vypravení písemnosti Při doručení písemnosti na MŠMT je většinou potřeba písemnost zaregistrovat

pod číslem jednacím a založit pro ni spis (písemnosti nejsou v EPD zaevidovány, pokud se jedná o utajované písemnosti, soukromá korespondence, noviny a časopisy bez průvodního dopisu, eventuálně další písemnosti, kterým se nepřiřazuje číslo jednací). Na doručené písemnosti se v dosti velké míře reaguje odpovědí, tzn., že je třeba na doručenou písemnost třeba zaslat odpověď – písemnost vypravit z MŠMT. Toto vypravení může být provedeno elektronickou poštou, datovou schránkou, listovní zásilkou, anebo kurýrem.

14


Pokud je vypravení uskutečněno elektronickou poštou, je nutno do vypravení v EPD zadat vlastní adresu pošty (e-mail) příjemce a listovní zásilku expedovat ze své elektronické pošty, tzn. EPD slouží pouze jako prostředek na zaznamenání vypravení. Vypravení datovou schránkou je systémem EPD nabízeno automaticky, jelikož je zprostředkováno přímo přes něj. Jakmile uživatel uskuteční toto vypravení, podatelna jej „pouze odsouhlasí". Pro toto vypravení musí uživatel znát název datové schránky příjemce písemnosti. Vypravení listovní zásilkou je podobné jako vypravení kurýrem, ale s tím rozdílem, že vypravení listovní zásilkou nabízí více možností (např. běžná listovní zásilka, doporučená zásilka, doporučená zásilka do vlastních rukou, atd.). Pro vypravení těmito způsoby je také nutné zvolit velikost obálky, jelikož na základě této přesné definice písemnosti probíhá vyúčtování pro zaplacení pohledávky vůči společnosti Česká pošta s. p. Po všechna vypravení je možné adresáta nalézt a zadat jej z adresáře EPD. Adresáti jsou v něm řazeni dle názvů abecedně. Pokud je s adresátem častější písemný spis a není v adresáři EPD zadán, je vhodné jej do adresáře přidat. To se provádí přímo z hlavního menu systému EPD v nabídce adresář.

1.5

Spis Spis je zakládán pro oběh dokumentů, je založen elektronicky, ale má i svou

fyzickou podobu. Každý spis má svou spisovou značku, kterou je číslo jednací (jehož generování je popsáno v kapitole 1.3). Obal fyzického, resp. analogového spisu je z bílého papíru formátu A3 a nazývá se referátník (viz příloha č. 6). Každý referent7 si jej tvoří sám v programu MS Word, ale některé útvary, jež mají dostupnost ke staršímu systému, nazvanému Klient PES, sloužícímu k evidenci stížností, jej tvoří přímo v něm. Jeho titulní strana obsahuje název spisu (věci, která se v něm projednává), jméno, příjmení a linku referenta, který spis založil (věc vyřizuje), skartační znak (který určuje, jak dlouho má být dokument zachován, než bude skartován), záznam o vypravení, důvěryhodnost či spěšnost spisu. Dále také referátník obsahuje oběh spisu, tzn. výpis jednotlivých zkratek názvů útvarů, přes které má spis putovat až po jeho vypravení, popř. návrat k referentovi, který spis založil.

7

Referent = zaměstnanec MŠMT, který má na starosti svou vlastí agendu, k níž potřebuje spisový materiál.

15


Na vnitřní straně referátníku je veden záznam (z jakého důvodu byl spis vyhotoven, jaké věci se týká, jak bylo v dané věci postupováno a další důležité informace pro oběh spisu). Dále je tam také uvedeno vyřízení, tzn. sdělení jednotlivých vedoucích útvarů mezi sebou. Pokud se toto sdělení již do referátníku nevejde, tak je do něj vkládáno na volných listech. Referátník nemá dáno, jak jednoznačně má vypadat, proto jich je na MŠMT několik druhů. Ale dá se říct, že se od sebe liší pouze v drobných detailech. Ty jsou dány potřebou a vkusem referenta. V EPD je vlastním referátníkem detail písemnosti, který je možné otevřít z různých míst aplikace a slouží k editaci všech vlastností písemnosti. V horní části obsahuje základní vlastnosti písemnosti, číslo jednací bez možnosti editace a spisovou značku. Je zde i uvedeno datum přijetí vniku písemnosti, forma vniku (např. přijetí e-mailem, datovou schránkou, listovní zásilkou) a čísla jednací související.

Obr. 7 Detail písemnosti – forma přijetí [6]

Dále obsahuje rozlišovací znaky písemnosti pro rychlou orientaci, tzn. věc a poznámku (do poznámky většinou sekretářky zapisují poznámky týkající se předávání spisů).

Obr. 8 Detail písemnosti – rozlišovací znaky [6]

Následně je zde uveden tzv. průvodce spisu, to jsou tyto položky ČJ odesílatele, Firma, Jméno a Město jsou povinné a je třeba je vyplnit. Z položek Firma a Jméno je třeba vyplnit alespoň jednu. Nejsou-li vyplněny povinné položky, nelze písemnost uložit a uživatel je na tuto skutečnost upozorněn zvýrazněním názvu položky. Položka Ze dne není povinná, ale je kontrolována správnost data. Nelze proto např. zadat datum,

16


které ještě nenastalo. Při Př nesprávně zadaném datu je uživatel na tuto skutečnost skute upozorněn zvýrazněním ěním ním názvu položky. Zadat lze pouze data v rozmezí 1. 1. 1970 31. 12. 2036.

Obr. 9 Detail písemnosti – informace o odesilateli [6]

Následují informace o připomínkovém p řízení. ízení. Tyto informace jsou vyplněny vypln pouze v případě,, že se jedná o připomínkové př řízení.

Obr. 10 Detail písemnosti – připomínkové řízení [6]

Pod informace o připomínkovém p řízení ízení následují informace o úkolech přiřazených azených k písemnosti (termín, řešitel, zadání úkolu).

Obr. 11 Detail písemnosti – úkoly [6]

Dále následují informace o vypravení písemnosti (datum vypravení, jméno referenta, který jej vytvořil, vytvořil, název vypravení a následuje informace o počtu po vypravení.

Obr. 12 Detail písemnosti – vypravení [6]

Pod informace jsou uvedeny informace o archivaci, resp. klíčové informace z hlediska iska archivace a skartace písemnosti.

17


Obr. 13 Detail písemnosti – archivace [6]

1.6

Emailové notifikace Funkce emailové notifikace byla vyvinuta pro informování zaměstnanců

o změnách v systému, např., že jim přišel nový spis, jelikož ne každý zaměstnanec je neustále v systému EPD přihlášen, aby sledoval změny. Výše jmenovaná funkce EPD slouží k informování uživatelů o změnách v systému, a to zasíláním automatických zpráv, tzv. emailové notifikace. Tuto funkci si nastavují ve spodní části obrazovky, kde je možné ji aktivovat, popř. deaktivovat. Podmínkou odeslání notifikací je korektní uvedení emailové adresy, na kterou mají být zprávy zasílány (běžně se emailová adresa uživatele se importuje z personálního systému). Notifikace jsou odesílány emailem ve formátu HTML – pro čtení takových zpráv je nutné používat emailového klienta, který umí zprávy ve formátu HTML zobrazit.

Notifikace akcí – požadovaná informace je emailem odeslána v momentě, kdy je uživatelem v EPD provedena nějaká akce. Jedná se o zasílání zpráv při: •

Předání písemnosti – v případě zapnutí této notifikace je uživateli odeslán email

v momentě, kdy mu některý uživatel předá písemnost. Email obsahuje informace o čísle jednacím a věci písemnosti. •

Přidělení úkolu k řešení – v případě zapnutí této notifikace bude uživateli

odeslán email v momentě, kdy některý jiný uživatel vytvoří nový úkol a jej uvede jako jeho řešitele. Email obsahuje informace o čísle jednacím a věci písemnosti, zadavateli, termín a textu úkolu. •

Naplánované notifikace/reporty – požadovaná informace je zaslána emailem

jednou denně, typicky v nočních nebo ranních hodinách. •

Report nesplněných úkolů, jejichž jsem řešitelem – v případě zapnutí této

notifikace bude uživateli jednou denně odeslán email, který obsahuje základní informace o všech nesplněných úkolech evidovaných v EPD, jejichž je řešitelem. Email obsahuje informace o termínu, zadavateli a textu úkolu. •

Report nesplněných úkolů, jejichž je uživatel zadavatelem – v případě zapnutí

této notifikace bude uživateli jednou denně odeslán email, který obsahuje základní

18


informace o všech nesplněných úkolech evidovaných v EPD, jejichž je zadavatelem. Email obsahuje informace o termínu, zadavateli a textu úkolu.

1.7

Napojení na datové schránky MVČR (ISDS) Modul byl vytvořen s cílem zpřístupnit uživatelům aplikace obsah datové

schránky (dále jen DS) provozované MVČR (informační systém datových schránek – dále jen ISDS) a zajistit příslušné zpracování na úrovni interní evidence písemností a vypravení. Pomocí rozhraní lze číst a odesílat datové zprávy (dále jen DZ) včetně příloh. V návaznosti na toto byla upravena funkčnost dalších modulů. Rozhraní na datové schránky je realizováno pomocí standardních webových služeb poskytovaných MVČR, NOVELL a Českou poštou. Pro komunikaci je využit protokol SOAP8 verze 1.1.

K připojení k ISDS je využívána síť internet. Komunikace na straně MVČR je chráněna proti neoprávněnému užívání bezpečnostním mechanismem, který ověřuje totožnost protistrany na základě přihlašovacího jména a hesla. Každý uživatel ISDS má možnost přístupové heslo změnit. Pro zvýšení zabezpečení je možné jako bezpečnostní nadstavbu využít možnost přihlášení pomocí certifikátu. V EPD je plně integrována jediná aktuálně dostupná metoda přihlášení k ISDS9, pomocí tzv. BASIC AUTHENTICATION. Dříve se využíval tzv. COOKIE, již dále není podporována jak ze strany MVČR, tak ze strany EPD. BASIC AUTHENTICATION10 je standardní metodou ověřování totožnosti v prostředí internetu.

Pomocí certifikátu se k ISDS lze připojit dvěma způsoby: 1. systémovým certifikátem (pro jednu schránku) - K přihlášení je nutný pouze tento certifikát. Naopak tento certifikát pak tedy nelze použít pro přihlášení k jiné schránce.

8

SOAP = Simple Object Access Protocol. Tvoří základní vrstvu komunikace mezi webovými službami a poskytuje prostředí pro tvorbu složitější komunikace. W3C [online]. © 2012 [cit. 2012-10-19 ]. Dostupné z: http://www.w3.org/TR/soap/ 9

ISDS = Informační systém datových schránek

10

BASIC AUTHENTICATION = ověření přístupu, a to jednoduchým způsobem (zadáním přístupového jména a hesla)

19


2. certifikátem hostované spisové služby a ID schránky - Pro přihlášení je tedy třeba certifikát a ID schránky. K jednomu certifikátu může být přiřazeno více datových schránek. Certifikát musí být tzv. komerční, získaný od některé z certifikačních autorit11. Certifikát je nutné napřed zaregistrovat v ISDS, až po této úspěšně provedené registraci má smysl provádět jeho konfiguraci v EPD. Je nutno upozornit, že i po registraci systémového certifikátu / certifikátu hostované spisové služby je možné se ke schránce přihlásit jménem a heslem. Příjem datových zpráv pro MŠMT probíhá přes podatelnu úřadu. Pro příjem DZ je připraven seznam „Příchozí datové zprávy“ přístupný z hlavního menu vybraným uživatelům, tzn. zaměstnancům podatelny, kteří jsou vlastníky této role. Po vstupu do seznamu je možné pomocí tlačítka „Přijmout“ spustit příjem datových zpráv přijatých do datové schránky. Po stažení datové zprávy jsou tyto zprávy zobrazeny v obsahu seznamu pro další zpracování. Nově doručené datové zprávy jsou v seznamu označeny stavem zpracování „doručena, nepřečtená“. Podle tohoto příznaku lze seznam datových zpráv filtrovat. Ze seznamu lze otevřít detailní zobrazení přijaté zprávy a zjistit tak podrobnější informace. Následně je nutné pro datovou zprávu vytvořit v EPD písemnost. V detailu datových zpráv lze pomocí tlačítka „Vytvořit písemnost“ zajistit vytvoření písemnosti na základě informací, které datová zpráva obsahuje. Současně s vytvořením písemnosti se automaticky do datového úložiště uloží podepsaná kopie datové zprávy v nezměněné podobě a také jednotlivé doručené přílohy datové zprávy. Společně s vytvořením písemnosti lze do interního adresáře EPD uložit informaci o odesílateli datové zprávy pro další využití. Po vytvoření písemnosti tato zpráva podléhá standardnímu způsobu zpracování. Dále jsou předávány datové zprávy k vyřízení na věcně příslušné útvary přes jejich sekretariáty jednotlivým referentům. Aby byly datové zprávy snadno identifikovatelné, jsou v seznamu písemností označeny sytě růžovou barvou.

11

Certifikační autorita = subjekt, který vydává digitální certifikáty (elektronicky podepsané veřejné šifrovací klíče), např. PosttSignum České pošty, s.p.

20


1.8

Připomínkové řízení Tato funkce EPD slouží k vytvoření připomínkového řízení, to je třeba k zadání

připomínek (souhlasných či nesouhlasných

komentářů) zaměstnanců MŠMT,

např. k jednotlivým zákonům a vyhláškám či k vnitřním materiálům MŠMT. Modul byl vytvořen s cílem umožnit uživatelům aplikace evidenci a správu informací týkajících se vnitřního připomínkového řízení úřadu a zajistit příslušné zpracování na úrovni interní evidence písemností. Připomínková řízení jsou pro snadnou přehlednost v seznamu písemností označena světle oranžovou barvou.

1.9

Historie systému EPD a věcí s ním souvisejících Tab. 1 Přehled změn

01. 02. 2005 Systém EPD spuštěn v ostrém provozu 01. 10. 2005 Dle připomínek uživatelů EPD provedeny první změny funkcionalit (update) 08. 02. 2006 Druhá změna funkcionalit systému dle připomínek uživatelů 03. 03. 2008 Upgrade systému EPD 27. 04. 2008 Upgrade HW a SW vybavení aplikačního serveru 24. 06. 2009 Upgrade pro využití modulu Připomínkového řízení. Vznikají dvě nové role: L_GESTOR pro gestory spisových uzlů sekce I/3 a GESTOR pro uživatele, jmenované na tuto roli řídícími pracovníky ostatních spisových uzlů. Tyto role se liší přiřazením práva Infocentrum. Role GESTOR z rozhodnutí garanta spisové služby (vrchního ředitele správy úřadu) toto právo nemá. 01. 11. 2009 Upgrade s rozšířením vazeb spisové služby na informační systém Datových schránek (ISDS) Ministerstva vnitra. 01. 02. 2010 Upgrade s fixací chyb a instalací dalších funkcionalit (vypravení s vazbou na ISDS Ministerstva vnitra). 15. 08. 2010 Upgrade vynuceným změnou ISDS 20. 06. 2011 Upgrade se zahrnutím úprav k zavedení Spisového znaku, modulu Smluv

21


a modulu Státní maturity. 01. 01. 2012 Upravena syntaxe čísel jednacích v EPD v souladu s požadavky § 8 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů 24. 08. 2012 Plošné nasazování síťových multifunkčních zařízení pro tisk v prostorách MŠMT. Dne 28. 08. 2012 proběhlo školení zaměstnanců pro práci s multifunkčními zařízeními 27. 09. 2012 Vytvořen nový vzor referátníku (analogového spisu), pro sjednocení vzhledu, práce při tvorbě a oběhu spisů, jehož účinnost byla stanovena k 01. 10. 2012 09. 10. 2012 Zpřesnění nového vzoru referátníku, u kterého je schvalovatelem ministr školství, mládeže a tělovýchovy

22


2 ANALÝZA ZÁKONA Č. 499/2004 Sb. Tato kapitola se opírá o podklady označené v seznamu literatury jako [1].

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen jako „zákon“), ve znění pozdějších přepisů, upravuje problematiku, která vyplývá již z názvu tohoto zákona. Tento zákon pojednává o výběru archiválií, jejich evidenci a skartačním řízení, upravuje působnost Ministerstva vnitra, jakožto gestora tohoto zákona, pravomoci a povinnosti jiných subjektů. Povinnost MŠMT uschovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií je ustanovena v § 3 odst. 1 písm. a) zákona, jelikož MŠMT patří mezi organizační složky státu. V této práci byl věnován zřetel zejména hlavě III, která pojednává o spisové službě. V návaznosti na toto předchozí ustanovení je i § 63 odst. 1 písm. a) zákona, ze kterého vyplývá pro MŠMT vést spisovou službu. Tato povinnost je blíže specifikována v § 64 – 70 zákona (týká se zejména příjmu, označování, evidence a rozdělování dokumentů, vyřizování a podepisování dokumentů, odesílání dokumentů, ukládání dokumentů a skýtá i zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě). Z § 66 tohoto zákona vyplývá pro MŠMT povinnost vytvořit vlastní spisový řád, jehož součástí má být spisový a skartační plán. Tyto dva plány obsahují seznam typů dokumentů seřazených do věcných skupin s určenými spisovými a skartačními znaky, dále také určuje skartační lhůty. Tento zákon tedy stanoví podrobnosti výkonu spisové služby a Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, který stanoví požadavky na elektronické systémy spisové služby.

23


3 ANALÝZA VYHLÁŠKY Č. 191/2009 Sb. Tato kapitola se opírá o podklady označené v seznamu literatury jako [2]. Vyhláška č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jako „vyhláška“), slouží k tomu, aby adresáti této vyhlášky (povinné subjekty specifikované zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů) prováděli výkon spisové služby za stejných podmínek jednotným způsobem. Dále přesněji upravuje výkon spisové služby, jeho podmínky a prvky, resp. specifikaci spisového systému a jeho prvků.

3.1

Příjem dokumentů Tato problematika je upravena v § 2 až 4 této vyhlášky. Pojednává o povinnosti

dokumenty přijímat přes podatelnu MŠMT, kde jsou dokumenty zaevidovány a označeny podacím razítkem. Pokud dojde k předání mimo podatelnu ministerstva, např. dokument vzniklý z ústního podání, je třeba jej neprodleně předat podatelně. Výjimkou jsou dokumenty stanovené v § 3 odst. 3 vyhlášky. To jsou dokumenty adresované na jméno zaměstnance MŠMT, toto jméno a příjmení musí být umístěno na prvním místě, pod ním adresa MŠMT, popř. název útvaru, kde zaměstnanec pracuje. Takové dokumenty jsou neotevřené předány adresátovi. Pokud zjistí, že se jedná o dokument úředního charakteru, neodkladně zabezpečí jeho dodatečné označení a zaevidování. Tento postup je zvolen, i pokud se jedná o podání doručené v elektronické podobě do elektronické schrány zaměstnance, resp. e-mailu. Dokumenty, které jsou doručeny v analogové podobě, jsou evidovány i s jejich obálkou, která také bývá většinou opatřena otiskem podacího razítka v den doručení. U dokumentů doručených v elektronické podobě, které jsou opatřeny zaručeným elektronickým

podpisem

založeným

na

kvalifikovaném

certifikátu

vydaném

akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem nebo časovým razítkem, jsou zaměstnancem, resp. podatelnou MŠMT ověřeny, a to hlavně jejich platnost. Pokud jsou zjištěny v tomto smyslu nedopatření ze strany odesílatele, je o tom neprodleně informován, aby mohl sjednat nápravu.

24


Dále se u dokumentů v digitální podobě kontroluje, zda neobsahují chybný datový formát nebo počítačový program, např. počítačový virus. Pokud bylo zjištěno, že dokument obsahuje škodlivý kód, ale obsahuje věcnou informaci, která může být bezpečně využita k dalšímu zpracování dokumentu a zaměstnance jej může uložit bezpečně

mimo

elektronickou

podatelnu,

uloží

jej

do

zvláštního

úložiště.

Ostatní dokumenty, u kterých nelze aplikovat postup určený výše, nejsou uloženy, ale jsou odstraněny a považují se za nedoručené. Pokud jde u takovýchto dokumentů zjistit adresu doručovatele, je o zjištění škodlivého kódu, popř. o zničení dokumentu neprodleně vyrozuměn, aby mohl zajistit nové „bezproblémové“ doručení.

3.2

Označování dokumentů Tato problematika je upravena v § 5 vyhlášky. Označování dokumentů

ve spisové službě, na MŠMT v systému EPD, provádí elektronický systém spisové služby. Dokumenty v analogové podobě označuje podatelna, ty pak následně eviduje v EPD. Dokumenty

v digitální

podobě

musí

být

označeny

jednoznačným

identifikátorem, ten obsahuje označení původce, zkratku označení původce, to ve formě číselného nebo alfanumerického, anebo čárového kódu. Např. byl-li předán dokument z Ministerstva vnitra, má svou spisovou značku, resp. číslo jednací udělené Ministerstvem vnitra, tato značka je zaznamenána i v EPD. Pokud byl dokument předán kterémukoli zaměstnanci MŠMT na nosičích dat, např. CD, je neprodleně předán podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv v EPD. Dokumenty

doručené

v analogové

podobě

jsou

zpravidla

převedeny

autorizovanou konverzí do podoby digitální. To znamená, že dokumenty se označí číslem jednacím, popř. čárovým kódem a uloží ve zdigitalizované podobě. Tyto dokumenty jsou shodně označovány s převedeným dokumentem, aby byla zajištěna jejich jednoznačná vazba a popř. jejich zpětné dohledání. Pokud je spisová služba vedena i v listinné podobě, což je i případ MŠMT, tak mají být dokumenty v den doručení označeny otiskem podacího razítka, a to i případně jejich obálka. Následně je takový dokument opatřen číslem jednacím nebo evidenčním číslem. Dokumenty, které jsou v digitální podobě, jsou převedeny do podoby analogové, to se děje např. vytisknutím dokumentu. Následuje vložení do

25


listinné podoby spisu. Problémem MŠMT je, že dokumenty nejsou převáděny do digitální podoby a je spoléháno pouze na dokumenty v analogové podobě.

Otisk podacího razítka, který je aplikován dle pokynů vyjmenovaných výše, obsahuje tyto údaje: a) Název odesilatele, popř. toho, kdo dokument doručil, b) Datum doručení dokumentu, popř. i jeho čas, je-li to vyžadováno jiným právním předpisem, c) Číslo jednací, d) Počet listů dokumentu, e) Počet listinných příloh dokumentu v analogové podobě, u dokumentů v nelistinné podobě jejich počet a druh.

3.3

Evidence dokumentů Všechny dokumenty doručené na MŠMT a vzniklé z jeho činnosti,

které podléhají evidenci je nutno zaevidovat v evidenci dokumentů. Vzhledem k vyhláškou stanoveným požadavkům na vedení evidence dokumentů nesmí být používány některé druhy evidenčních pomůcek, které jsou v současné době někde používány. Jedná se o tiskopisy, např. kniha došlé pošty a kniha odeslané pošty. Tyto tiskopisy je možné používat pouze k nepovinné evidenci. Pokud je nutné cokoli ve spisovém materiálu upravit, je třeba, aby byla korekce jednoznačně čitelná a bylo patrné kdo, kdy změnu provedl. Pokud se jedná o materiál v listinné podobě, je špatný údaj viditelně přeškrtnut tak, aby byl patrný původní text. Vedle něj je zapsán správný údaj, včetně data změny a identifikace osoby, jež změnu provedla. Dále z této vyhlášky vyplývá pro MŠMT povinnost pečlivé popsat tvorbu spisu ve spisovém řádu MŠMT a určit agendové informační systémy, ve kterých jsou stanoveny dokumenty, které jim podléhají, ale i tyto dokumenty musí být evidovány v elektronickém systému spisové služby. Od 1. července 2012 vznikla pro MŠMT povinnost, při níž musí elektronický systém spisové služby včetně dalších samostatných elektronických evidencí dokumentů (a to i agentových informačních systémů) splňovat požadavky stanovené národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.

26


§ 7 vyhlášky upravuje veškeré náležitosti, které je nutné v podacím deníku nebo v elektronickém systému zaznamenat, jedná se např. o pořadové číslo dokumentu, adresu odesilatele, číslo jednací odesilatele, počet listů dokumentu v analogové podobě, stručný obsah dokumentu (předmět, věc), označení útvaru, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, spisový znak, skartační lhůta, jednoznačný identifikátor v digitální podobě. Dokumenty se evidují pod evidenčními čísly jednacími, která jsou stanoveny v evidenci dokumentů. Číselná řada evidence dokumentů musí vždy začínat pořadovým číslem 1 a dále pokračovat po sobě nepřetržitě jdoucími celými kladnými čísly, tato řada se stanovuje vždy pro určité kalendářní období, většinou to bývá kalendářní rok (od 1. ledna do 31. prosince).

3.4

Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů Čísla jednací mohou být vytvořena různými způsoby, ale vždy musí obsahovat

označení nebo zkratku označení průvodce (v případě Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy je to MSMT), pořadové číslo zápisu dokumentu v evidenci dokumentů a označené časové období. Kromě povinných náležitostí může číslo jednací obsahovat i další znaky, kterými charakterizuje určité skutečnosti související s dokumentem. Tyto znaky jsou stanoveny ve spisovém řádu. Jedná se např. o označení útvaru, kterému byl spis předán k jednání, popř. o zkratku příjmení vyřizujícího zaměstnance. Pokud je očekáváno doručení dalších dokumentů, které se k spisu vztahují, je možné pro ně vytvořit tzv. sběrný arch, ten slouží k přehledné evidenci dokumentů přijímaných či odchozích, a to v jedné záležitosti. Sběrný arch funguje tak, že první příchozí dokument je označen svým číslem jednacím v evidenci dokumentů a za toto číslo se přidá číslo, které stanovuje, v jakém pořadí šly dokumenty za sebou. Takže výsledné číslo jednací vypadá např. takto: MSMT-12345-1/2011-60. Sběrný arch není povinný, je to jen pomůcka pro větší přehlednost.

3.5

Tvorba spisu Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. Vyhláška

upravuje tři způsoby vzniku spisu: •

Spojováním dokumentů: dokumentu se přidělí v centrální podatelně číslo jednací. Jelikož podatelna nemá přehled, jestli dokument náleží k jinému dokumentu,

27


tak se provede spojení s již dříve zaevidovaným dokumentem a poznamenají se vzájemné odkazy. •

Spojováním dokumentů v digitální podobě: postup stanovený u spojování dokumentů je nahrazen křížovým odkazem.

•

Pomocí sběrného archu: tento postup je již popsán v podkapitole Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Způsob uspořádání dokumentů ve spisu uvede původce, v tomto případě MŠMT,

ve spisovém řádu nebo jiném předpisu, pokud nevydává spisový řád. Dokumenty v analogové podobě můžou být ve spisu uspořádány jak vzestupně, tak sestupně.

3.6

Rozdělování a oběh dokumentů Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna dle spisového řádu.

Po zaevidování se dokument předává k vyřízení příslušnému útvaru MŠMT, popř. osobě určené k jeho vyřízení. Způsob předávání dokumentů včetně potvrzení jejich převzetí stanoví spisový řád. Na základě této vyhlášky je MŠMT povinno zajistit oběh dokumentů tak, aby bylo možné sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a to vše s určením času, kdy byly změny provedeny. Elektronický systém spisové služby vedený v elektronické podobě musí mít složku nazvanou „Historie dokumentu“, popř. „Záznam o historii“.

3.7

Vyřizování dokumentů Pro vyřízení dokumentů jsou požadavky stanoveny tak, aby bylo vždy možné

zjistit způsob vyřízení dokumentu a identifikaci subjektu, vůči kterému bylo vyřízení dokumentu provedeno. Toto vyřízení může být provedeno elektronickou, listinnou nebo ústní formou. Dokument vždy vyřizuje fyzická osoba, která je za vyřízení zodpovědná. O vyřízení dokumentu se vede ve spisu záznam. Dokumentům se nejpozději při jejich vyřízení přiděluje spisový a skartační znak, skartační lhůta. Tyto znaky a lhůty jsou upraveny ve spisovém a skartačním plánu.

3.8

Spisový znak a skartační lhůta Jak již bylo výše zmíněno, přehled spisových znaků je stanoven ve spisovém

a skartačním plánu. Spisový a skartační plán je většinou vydáván jako příloha spisového

28


řádu. Spisové znaky v něm uvedené mají většinou podobu číselných znaků uspořádaných do věcných skupin, ale mohou být tvořeny i jiným způsobem. Skartační znak je označení dokumentu, dle kterého se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Tento znak je určen na základě skartačního plánu a obsahu dokumentu. Každý dokument má jeden skartační znak. Touto vyhláškou jsou ustanoveny tři znaky: o A (archiv) – dokument trvalé hodnoty, o S (stoupa) – dokument bez trvalé hodnoty, o V (výběr) – dokument, u kterého bude rozhodnuto až ve skartačním řízení, zda se jedná o archiválii nebo o dokument vhodný ke zničení.

Skartační lhůta je vyjádřena číslem uvedeným za skartačním znakem. Toto číslo označuje počet celých let, za která má byt dokument skartován nebo převeden do archivu.

3.9

Vyhotovování dokumentů V této části vyhlášky je určen vzhled dokumentů určených k odeslání.

Dokument obsahuje záhlaví, v něm je uveden název původce (v tomto případě Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy), číslo jednací dokumentu. Pokud se jedná o odpověď na již doručenou písemnost, je uvedeno v dokumentu i číslo jednací odesílatele. Dále musí písemnost obsahovat tyto náležitosti: datum podpisu dokumentu, počet příloh, počet listů, počet listů příloh, jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem.

3.10 Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek V části vyhlášky věnované problematice podepisování dokumentů a užívání časových razítek je stanoveno, že tato problematiky musí být upravena vnitřním předpisem. V případě MŠMT se jedná o Spisový řád, kde je podrobně popsáno, kdo je oprávněn dokumenty podepisovat a jakým způsobem. Ve spisovém řádu je i upravena evidence úředních razítek, které MŠMT vlastní, a to včetně popisu kdy se jaké razítka používají. Je v něm i uveřejněn postup při ztrátě či poškození razítka.

29


Z této části vyhlášky vyplývají i povinnosti týkající se kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jejichž je MŠMT držitelem a na nichž jsou založeny MŠMT používané uznávané elektronické podpisy. Tato problematika je také podrobněji popsána ve Spisovém řádu a čerstvě od 26. 04. 2012 i Příkazem ministra č. 16/2012. V tomto příkazu je detailně popsáno, kdo ze zaměstnanců MŠMT je povinen elektronický podpis a veškeré náležitosti k němu vlastnit a jak postupovat pro jeho získání.

3.11 Odesílání dokumentů Odesílání dokumentů na MŠMT probíhá převážně přes podatelnu MŠMT, jak je i stanoveno v této části vyhlášky. Z ní vyplývá, že musejí být ze stany MŠMT, stanoveny organizační, věcné a technologické možnosti pro odesílání dokumentů v analogové a digitální podobě. To znamená, že je třeba zabezpečit výpravu dokumentů jak v listovní verzi, tak i elektronické, což je na MŠMT zabezpečeno elektronickou podatelnou, výpravnou pro listovní zásilky, která zabezpečuje i podatelnu pro datové schránky. Výpravna, resp. podatelna, nejen že vypravuje zásilky, ale je i opatřuje náležitostmi důležitými k jejich odeslání a vede evidenci, ve které je zaznamenán datum odeslání.

3.12 Ukládání dokumentů Vyhláška stanovuje, že dokumenty a spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu ve spisovně nebo v elektronickém systému spisové služby. Přesný postup je na MŠMT stanoven ve Skartačním a Spisovém řádu. MŠMT musí v souladu s vyhláškou zabezpečit, že dokumenty které jsou uloženy ve spisovně či archivu zůstanou po celou dobu uložení autentické. Proto je nutné, aby MŠMT stanovilo podrobný způsob jejich správy – režim spisovny. Tato vyhláška stanovuje, že ukládání elektronických spisů, resp. dokumentů může MŠMT využít tzv. Garantovaná úložiště. Vyhláška ani jiné zákonné normy nespecifují, jak přesně mají garantovaná úložiště vypadat a co si pod tímto pojmem představit. Dá se ale očekávat, že se jedná o ukládání na externí média, do jiného systému nebo do vzdáleného úložiště. Ať už se však jedná o jakékoliv užití, vždy je respektováno dodržení základních principů, tj. věrohodnost, neporušitelnost a čitelnost.

30


Vždy před uložením spisů, resp. dokumentů, a to v analogové i digitální podobě, je nutné zkontrolovat jejich úplnost. Tato kontrola by měla proběhnout ještě před předáním do spisovny. Způsob provádění kontroly a úplnosti dokumentů je stanoven ve Spisovém řádu. Dokumenty v analogové podobě jsou považovány za úplné, obsahují-li údaje stanovené v § 5 odst. 4 písm. a) a b) této vyhlášky, čili spisový a skartační znak, skartační lhůtu a u spisů dokumenty, které jsou stanoveny v soupisu dokumentů, které spis obsahuje. Dokumenty v digitální podobě se považují za úplné, jsou-li opatřeny metadaty, která jsou stanovena v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. Pokud tomu tak není, je třeba tyto dokumenty, resp. spisy dokumenty metadaty opatřit, případně je převést do analogové podoby. Ze stany MŠMT vyplývá i povinnost vést evidenci uložených dokumentů a spisů, a to zejména jejich názvy, spisové a skartační znaky, včetně skartačních lhůt. Dále MŠMT musí vést evidenci o zapůjčování a nahlížení do spisů v analogové podobě a u dokumentů v digitální verzi má vést evidenci přístupů, a to v elektronickém systému spisové služby. Tak se ovšem zatím na MŠMT neděje a ani není tato problematika upravena ve Spisovém řádu.

3.13 Postup při vyřizování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Do skartačního řízení se zařazují dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a i úřední razítka, která jsou vyřazena z evidence. Pokud ale nastane situace, kdy dokumentu již skartační lhůta uplynula a je zjištěno, že dokument je stále potřebný, je nutné u něj provést dohodu s příslušným archivem o prodloužení jeho lhůty. Dokumenty, které byly označeny jako utajované a označené ke skartování se skartují bez zrušení stupně utajení. Způsob přípravy a průběh skartačního řízení je na MŠMT stanoven ve spisovém řádu, jak i ostatně požaduje tato vyhláška, a to včetně veškerých podrobností.

3.14 Spisová rozluka Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo reorganizaci původce. U MŠMT k tomuto došlo v roce 2011, kdy byl zrušen Ústav informací ve vzdělávání (dále jen

31


„ÚIV“), jehož část agendy přešla na MŠMT. Součástí této rozluky je i skartační řízení, ve kterém se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty přecházejí nástupci podle předávacích seznamů. V tomto případě přešli z ÚIV na MŠMT. V předávacích seznamech se uvádějí pořadová čísla, spisové znaky, druhy dokumentů, včetně doby jejich vzniku a množství. Dále se v předávacích seznamech uvede jméno a příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky.

3.15 Výstupní datové formáty V této části vyhlášky jsou stanoveny výstupní formáty pro odesílání dokumentů. Jedná se o textové statické, statické obrazové a statické kombinované textové obrazové dokumenty, zvukové a audiovizuální dokumenty. Např. pro statické textové a statické kombinované a obrazové dokumenty se používá dle vyhlášky výstupní datový formát Portable Document Format/Archive (PDF/A, ISO 1900). Společnou vlastností všech formátů povolených v této vyhlášce je jejich veřejný popis, resp. nezávislost na čase a platformě. Pokud je nutné takovéto dokumenty opatřit elektronickým podpisem, učiní se tak přiložením odděleného digitálního podpisu v samostatném souboru.

3.16 Vedení spisové služby v mimořádných situacích V případě živelné pohromy nebo jiných havárií se vede spisová služba náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Podrobnosti výkonu spisové služby za mimořádných situací mají být detailně upraveny ve „Spisovém řádu“, ovšem doposud tomu tak není. V případě živelných pohrom či jiných katastrof a havárií je nutné zabezpečit náhradní označování dokumentů, jejich evidenci, způsob vyřizování, doručování a ukládání. Dále je nutné zabezpečit zpřístupnění dříve vyřízených dokumentů, resp. spisů, a to zejména v digitální podobě. Náhradní evidence je uzavřena neprodleně po ukončení mimořádné situace. Pokud byly dokumenty evidovány náhradním způsobem méně než 48 hodin, jsou přeevidovány z náhradní evidence do řádné evidence. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci déle jak 48 hodin, přeevidují se pouze dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, ostatní

32


dokumenty zůstávají evidovány pouze v náhradní evidenci. Dokumenty vyřízené a evidované v náhradní evidenci se ukládají s ostatními dokumenty ve spisovně.

33


4 CHYBY A NEDOSTATKY V NESOULADU S PRÁVNÍMI PŘEDPISY Při analyzování zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a vyhlášky č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, jsem nalezla několik nedostatků týkajících se přímo funkce systému EPD nebo vnitřních předpisů, resp. Spisového řádu. Hlavním nedostatkem systému EPD ve vztahu k zákonným předpisům je neexistence vlastní historie dokumentů, resp. spisů, která by určovala, kdo a kdy měl do dokumentů přístup, resp. kdo do nich nahlížel, převáděl je do analogové podoby, vyhotovoval si ze spisů výtisky a prováděl na dokumentech korekce.12 Tato chyba je zásadní a činí ze systému EPD pouhou evidenci spisů a nikoli spisovou službu, která je od 01. 07. 2012 povinná. Dalším problémem je zabezpečení převodu dokumentů z analogové podoby do podoby digitální. V současném stavu nemá MŠMT dostatečné vybavení pro toto převádění. Pro toto převádění jsou možné dvě varianty. Může tak činit podatelna MŠMT, což by bylo i z pohledu vyhlášky a jednotné evidence vhodnější, nebo by podatelna předávala dokumenty na jednotlivé útvary tak, jak je tomu doposud a evidenci by prováděli jednotliví referenti a jejich sekretariáty. K této druhé variantě ale chybí materiální zabezpečení, jelikož ne všechny útvary MŠMT mají k dispozici vybavení, které by umožňovalo převedení dokumentů z analogové podoby do podoby digitální. Od 24. 08. 2012 byly na MŠMT implementovány multifunkční zařízení, která umožňují skenování a kopírování, ale v nedostatečném počtu a v nevhodném rozmístění. Zásadní nesoulady a chyby ve vztahu k zákonným předpisům jmenovaným výše jsou i v interních předpisech, a to převážně ve Spisovém řádu. Hlavními chybami tohoto interního předpisu je, že odkazuje na neplatné zákonné ustanovení, např. na Vládní vyhlášku č. 150/1958 Ú.l., o vyřizování stížností, oznámení a podnětů pracujících a Příkaz ministryně školství, mládeže a tělovýchovy k vyřizování stížností, oznámení a podnětů, k přijímání petic a vyřizování žádostí o poskytnutí informací doručených MŠMT. Dále také odkazuje na zákon č. 71/1967 Sb., o správním řízení (správní řád), 12

Touto korekcí je myšlena zejména úprava detailů písemnosti. V detailech písemnosti je např. veden záznam o předávání spisů jednotlivým referentům, popř. stručný popis situace kolem spisu.

34


který byl nahrazen v roce 2006 zákonem č. 500/2004, správní řád, ve znění pozdějších předpisů. Spisový řád také obsahuje zastaralé názvy jednotlivých útvarů, které již mnohdy neexistují, např. sekce správy úřadu. Další chybou je, že i odkazuje na dokumenty, které se již nenacházejí na místě, které určuje tento Spisový řád. Jedná se tak například u oficiálního hlavičkového dopisu MŠMT, který se má nacházet na sdíleném disku v elektronické podobě ve složce „Šablony“ na adrese //Heru/MSMT (R:), ale ani složka šablony na tomto disku již není. Hlavní chybou Spisového řádu je, že nikterak nereaguje na vedení spisové služby v mimořádných situacích, které jí určuje § 21 vyhlášky č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Tyto mimořádné situace mohou nastat kdykoli, a to nečekaně, proto by bylo vhodné, kdyby MŠMT bylo na tyto případy dostatečně připraveno. Výše uvedené chyby obsahuje Spisový řád, a to i přesto, že byl již dvakrát novelizován dodatky, a to v roce 2010 Příkazem ministra č. 30/2010 a v roce 2011 Příkazem ministra č. 54/2011, proto by bylo vhodné provedení řádné revize spisového řádu pro odhalení veškerých nedostatků a jejich napravení, a to opět dodatkem v některém z Příkazů ministra nebo zrušením stávajícího Spisového řádu jednaného pod č. j. 21764/2009-I/1 a vydáním nového spisového řádu, který by byl zcela v souladu se všemi zákonnými ustanoveními. Dalším problémem spisového řádu je, že nikterak neupravuje povinnost stanovenou k 01. 07. 2012, a to vést spisovou službu v digitalizované podobě, resp. tuto povinnost svým zaměstnancům nijak nenařizuje a ani je s ní neseznamuje. Vzhledem k tomuto se dá tedy očekávat, že zaměstnanci tuto povinnost neplní. Chybám, které má systém EPD a návrhům na jejich odstranění, jsou věnovány následující kapitoly.

35


5 ANALÝZA SPISŮ A JEJICH OBĚHŮ Pro potřebu této diplomové práce bylo nutné zjistit chyby současného systému EPD. Důvodem této analýzy byla nutnost zjistit úspory nákladů za papír a tisk dokumentů. To jsem provedla tak, že za pomocí náhodného výběru jsem vybrala spisy za jedno časové období, u kterých jsem sledována délka oběhů, správnost vyplnění datového úložiště, počet listů v jejich listinné podobě, počet pohybů a počet vypravení. Jako časové období jsem si vybrala rok 2011. V tomto roce bylo vydáno mnoho Příkazů ministra13 ke změnám v organizační struktuře MŠMT, a to mělo za příčinu, že některé organizační útvary zanikly nebo se přejmenovaly či se změnily, a naopak některé nově vzniky. Pro potřebu této práce se při počtu organizačních útvarů vycházelo z posledního Příkazu ministra ke změnám v organizační struktuře v roce 2011, a to z Příkazu ministra č. 50/2011, který udává, že MŠMT mělo 106 organizačních útvarů a v těch bylo zaměstnáno 849 osob. Za rok 2011 bylo na MŠMT vygenerováno v systému EPD celkem 42 740 čísel jednacích. Teoreticky by mělo každé číslo jednací náležet jednomu spisu v listinné podobě, ale např. datovou schránkou může být doručeno sdělení, které náleží již do jiného spisu (zaevidovaného pod dřívějším číslem jednacím) a tudíž není k němu nutné zakládat jeho vlastní spis, pouze se tato skutečnost poznamená do jeho listinné podoby a provede označení v EPD, tzv. „spojením“. Výše uvedená data jsou pro přehlednost uvedeny do tabulky.

Tab. 2 Obecná data přehledně

Σ

Počet spisů za rok 2011

Počet útvarů MŠMT

Počet zaměstnanců v útvarech

42 740

106

849

Průměr spisů na jeden

Průměr spisů na osobu

útvar za rok 2011

(referenta) za rok 2011

403

50

x

13

Příkaz ministra = interní nařízení, které má platnost na půdě konkrétního ministerstva. Toto nařízení musí být v souladu s normativními akty vyšší právní síly, jakou jsou např. Ústava, zákony, zákonná opatření senátu, atd.

36


Pro větší dostupnost spisů byl vybrán jeden odbor, který byl během sepsání diplomové práce změněn Příkazem ministra č. 48/2011 na oddělení. V tomto odboru, resp. oddělení bylo v roce 2011 vygenerováno v EPD 550 čísel jednacích. Mezi tato vygenerovaná čísla jednací náleží i přidělené příchozí datové zprávy. Jelikož se jedná o časově i fyzicky velmi náročné šetření, zvolila jsem si ze vzorku uvedeného výše 10%, což činí 55 spisů. Tyto spisy jsem vyhledala fyzicky (analogové verze) a i v elektronické podobě, abych je mohla podrobně analyzovat. Na statistickém souboru 55 spisů jsem zjišťovala, zda splňují veškeré náležitosti, které obsahovat mají. Tzn., zda dokumenty, které obsahuje papírový spis, jsou obsaženy i v datovém uložišti sytému EPD, zda je v elektronické verzi vyplněna celá adresa podavatele. Následně jsem zjišťovala i doba, po kterou spis v listovní verzi putuje z jednoho útvaru přes podatelnu na „věcně příslušný“ útvar a celková doba spotřebovaná na přesuny spisů z jednotlivých útvarů na druhé. Také jsem se zajímala o počet tištěných listů ve formátech A3 a A4, které spisy obsahují, počet vypravení listovních zásilek v rámci jednotlivých spisů.

5.1

Dohledání jednotlivých spisů Z tohoto výzkumu jsem zjistila, že z 55 spisů se pouze pět spisů nachází

v sytému EPD u referenta, u kterého se i spis nachází fyzicky v analogické (listovní) verzi. Graficky viz obr. 11. Tento fakt se projevil i při dohledávání jednotlivých spisů pro provedení tohoto výzkumu (dohledávání spisů bylo velice složité). Z toho důvodu byl zvolen pouze vzorek 55 spisů. Dohledání většího vzorku by bylo velice časové i fyzicky náročné, mnohdy i fakticky nemožné. Na MŠMT je totiž častým jevem, že spisy které již mají být uloženy do archivu či skartovány ve lhůtě, která je stanovena Skartačním řádem, nejsou. K tomuto faktu dochází i z důvodu, že zaměstnanci, kteří na MŠMT pracovali, své spisy nepředají osobě, na niž přešly jejich povinnosti. Proto na MŠMT přestává být přehled, kde „které“ spisy leží. Na některých útvarech lze dohledat i spisy 10 let staré, jež měly být dávno v archivu. Zaměstnanci tento fakt odůvodňují tím, že v běžné pracovní době nemají čas provést skartační řízení a odevzdání spisů do archivu. Dalším problémem je stěhování jednotlivých agend, resp. změn jejich číselných označení. Pro odevzdání spisů do spisovny je nutné provést jejich „uzavření a převedení“ v systému EPD, ale tak může

37


učinit pouze osoba s rolí v EPD jako je Sekretářka či Sekretářka zástup. Vzhledem k tomu, že čísla útvarů jsou vázána k jednotlivým spisům a také jejich sekretariátům, je později problém spisy převádět do spisovny, pokud byly agendy převáděny do jiných útvarů, jelikož nabyvatelské útvary nemají práva na převedení těchto spisů do spisovny.

5 spis je v EPD u stejné osoby jako v realitě referátník v analogové podobě spis není v EPD u stejné osoby jako v realitěreferátník v analogové podobě 50

Obr. 14 Vizualizace posledního majitele spisu v EPD a v realitě

5.2

Doba potřebná na přesuny spisů Pro předávání spisu na MŠMT je nutné jej nejprve odeslat v systému EPD

a následně spis odnést do podatelny MŠMT. Osoba, která spis odnáší, jej vloží do „police“ označené číslem útvaru, kterému je spis adresován. Spisy většinou odnáší sekretářka útvaru nebo pověřený referent, a to vždy dle potřeby a nikoli v přesných intervalech. Většinou to bývá zhruba 3x denně. Když jsou jednotlivé spisy vloženy do polic jednotlivých útvarů, následuje vyzvednutí korespondence ve vlastní polici útvaru. Zjišťování časů potřebných na přesun spisů z jednoho útvaru přes podatelnu MŠMT na druhý je zaznamená v systému EPD ve složce „seznam pohybů písemností“. Tento seznam pohybů viz obr. 12.

38


Obr. 15 Seznam pohybů spisu

Z tohoto seznamu je patrné, že spis byl založen dne 04. 11. 2011, paní Reslerovou, což je pracovnice podatelny MŠMT. Následně byl z podatelny odeslán na sekretariát odboru 80 na referentku Simonovou, místo ní spis ale přijala referentka odboru 80 Kryčová. Tento pohyb tedy celkem trval po zaokrouhlení 6,75h. Takto jsou spočítány jednotlivé pohyby mezi útvary a následně sečteny, aby byl zjištěn celkový čas, který je potřebný na cestu spisu v analogové podobě. Z výzkumu provedeného pro tuto diplomovou práci bylo zjištěno, že průměrná cesta spisu trvá 158,84 hodin, což je 158 hodin a 50 minut. Průměrný spis za 158 hodin a 50 minut vykoná průměrných 19,5 pohybů., resp. 20. Na základě vypočtených průměrných hodnot byl celkový čas 55 spisů stanoven na 8736 hodin a v tomto čase spisy vykonaly 1705 pohybů. Současný problém MŠMT je, že sekretariáty čekají než k nim „doputuje“ spis v analogové podobě, až potom jej přijmou v EPD. Pokud by spisy byly pouze v elektronické verzi, mohlo by dojít k časové úspoře během „vyřízení“ věci.

5.3

Vyplnění datového úložiště Datové úložiště systému EPD má obsahovat vložené jednotlivé dokumenty,

které obsahuje i spis v analogové podobě. To se provádí tak, že dokumenty se oskenují

39


a vloží do datového úložiště spisu. Pokud je např. vkládán spis doručený elektronickou poštou, tedy e-mailem, je nutné jej nejdříve uložit do PC a následně z PC do datového úložiště. Výzkumem bylo zjišťováno, zda jsou datová úložiště spisů vyplňována zcela, což znamená příchozí a odchozí pošta, nebo jsou vyplněna jen částečně anebo vůbec. Celkem bylo zjištěno, že zcela správně vyplněné datové úložiště má 35 spisů z celkového počtu 55, což činí 8/5. Grafické zobrazení viz obr. 13. Fakt uvedený výše potvrzuje, že MŠMT neplní povinnost stanovenou k 01. 07. 2012, to znamená, že MŠMT porušuje zákonné předpisy, kterým je věnována kapitola 2 a 3 této práce.

9

zcela vyplněné DUL částečně vyplněné DUL

11

nevyplněné DUL 35

Obr. 16 Vyplněné datové úložiště

5.4

Spotřeba papíru na spisy v analogové podobě Na MŠMT jsou stále vedeny veškeré spisy v analogové (listovní) verzi,

a to i přes to, že od 01. 07. 2012 mají být veškeré spisy v digitální verzi. Dalo by se i říci, že větší důraz je kladen na správnost u spisů v analogové podobě, nežli na ty v digitální. Toto i potvrzuje zavedení nových vzorů referátníků v druhé polovině roku 2012. Jelikož snahou této diplomové práce je odhalit nedostatky systému a nalezení úspor, je první patrnou možností pro jejich nalezení odstranění spisů v analogové

40


podobě a jejich vedení pouze v elektronické, resp. digitální verzi. Proto bylo zjišťováno, kolik listů papírů, a to v nejběžnějších formátech A3 a A4, spisy obsahují. Výzkumem bylo zjištěno, že 55 spisů obsahovalo celkem 1947 listů formátu A4 a 56 listů formátu A3.

5.5

Počet vypravení Systém EPD slouží i k vyúčtování vypravení listovních zásilek vůči společnosti

Česká pošta s. p. Bližší popis viz podkapitola 2.4 Vypravení písemnosti. Proto bylo i zkoumáno, kolik listovní zásilek je v průměru vyplňováno v rámci jednoho spisu. V rámci výzkumu provedeného u odboru, resp. oddělení K80, bylo zjištěno, že u 55 bylo vypraveno 18 zásilek, což je 0,33 vypravení na jeden spis. Tento počet je dosti nízký, je to způsobeno tím, že výše jmenované oddělení se zabývá převážně vnějšími připomínkovými řízeními, u kterých není třeba vypravovat žádné listovní zásilky, jelikož jejich výsledky jsou vkládány přímo do vládního systému EKLEP.

5.6

Shrnutí výzkumu U 55 spisů bylo zjištěno, že spis obsahuje v průměru 35 listů formátu A4 a 1 list

formátu A3. V roce 2011 bylo celkem na MŠMT vygenerováno 42 740 spisů. Na základě hodnot zjištěných u 55 spisů jsem odhadla spotřebu papíru u celkového počtu spisů vytvořených v roce 2011 na 1 495 900 listů formátu A4. Při auditu provedeném v roce 2010 bylo zjištěno, že průměrné náklady na tištěnou stránku formátu A4 jsou náklady 1,21 Kč, což činí dle mého předpokladu finanční náklady 1 810 039 Kč u 42 740 spisů. V rámci finančních prostředků vynaložených tisk na spisů jsem počítala pouze náklady vynaloženými na jednostranný tisk. V případě, že by byl započítán i tisk oboustranný, výsledná částky by byla ještě vyšší. Obal spisů tvoří tzv. referátník, který je tvořen listem papíru o formátu A3. Tento list papíru je potištěn z vnější i vnitřní strany (titulní strana a záznam vně referátníku). To činní náklady 103 430,8 Kč na spotřebu papíru formátu A3 při oboustranném tisku. Pokud by od 01. 07. 2012 MŠMT splnilo zákonné požadavky a systém EPD byl plně funkční, mohlo by dojít k úspoře těchto nákladů. Tzn., že by mohlo být uspořeno

41


1 913 469,8 Kč za rok. Ovšem tendence počtu spisů rok od roku narůstá, takže by tato očekávaná úspora mohla být mnohem větší. Samozřejmě jsem si vědoma, že zaměstnancům nelze zabránit v tisku veškerých dokumentů, proto jsem nezkoumala skutečnou spotřebu kancelářského papíru na MŠMT během jednoho roku, čili roku 2011, která je mnohem vyšší, nežli jen 1 495 900 listů formátu A4 a 42 740 listů formátu A3. Jelikož jsem si svou domněnku týkající se spotřeby papíru na MŠM chtěla ověřit, vznesla jsem vůči MŠM dotaz na základě příslušných ustanovení zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů. V rámci této žádosti o informace jsem zjistila, že spotřeba na tisk dokumentů v roce 2011 činila přibližně 25 069 080 listů formátu A4 a 1 886 920 listů formátu A3. .

42


6 MARKETINGOVÝ VÝZKUM APLIKOVANÝ NA ZAMĚSTNANCÍCH S ohledem na předchozí kapitoly byly dále zkoumány názory zaměstnanců, resp. uživatelů na EPD. Mnoho uživatelů nevyužívá veškeré funkce EPD, v některých případech je to dáno jejich neznalostí, ale mnohdy nechutí s tímto systémem pracovat, jelikož tento sytém klade na zaměstnance příliš mnoho povinností, který nerozumí nebo s nimi nejsou obeznámeny. Tudíž jim práci nikterak neusnadňuje. Z důvodů uvedených výše bylo za pomocí metod kvalitativního marketingového výzkumu zkoumáno, proč zaměstnanci nevyužívají veškeré funkce systému EPD, s čím jsou nespokojeni a co si myslí o navrhovaných změnách v rámci této diplomové práce v souladu se zákonnými požadavky.

6.1

Marketingové šetření aplikované na zaměstnancích Pro potřebu této diplomové práce byla zvolena metoda kvalitativního

marketingového výzkumu nazvaná „Psychologická explorace“, tento pojem definovala ve své knize M. Příbová. Jedná se o zcela volný rozhovor uskutečňovaný na základě exploračního schématu, který vychází z podrobné znalosti zkoumané problematiky a cílů výzkumu. Jde o metodu dotazování, která je vedena formou volného rozhovoru, ale předem tematicky vymezeného. [4] Tato metoda byla aplikována na 5 zaměstnancích MŠMT, kteří pracují na různých pozicích, a to záměrně, jelikož mají různá přístupová práva v systému EPD, resp. role. Vybraní zaměstnanci měli přístupová práva jako referent, sekretářka odboru, sekretářka zástup, vedoucí odboru a vrchní ředitel. Z tohoto výzkumu bylo zjištěno, že se systémem EPD pracují neradi, jelikož místo, aby jim práci usnadňoval, spíše jim ji znesnadňuje, a tudíž ani nemají chuť a motivaci jednotlivé úkoly plnit. Někdy se jim i běžné úkony díky EPD dublují, viz vyplňování adresy v elektronickém systému EPD, a pak následně v referátníku, či vkládání dokumentů do datového úložiště. Zaměstnanci mnohdy ani netuší, jaké veškeré funkce EPD nabízí, a to např. emailovou notifikaci (bližší popis této funkce viz podkapitola označené jako 1.6), která by byla velice užitečná při plně funkčním digitalizovaném systému, jelikož zaměstnanci

43


pracují převážně s elektronickou poštou (e-mailem) a méně se systémem EPD. Proto by bylo vhodné, aby jim chodily e-mailové zprávy při doručení spisu v systému EPD. Dále bylo zjišťováno, proč nevkládají veškeré materiály, které jsou ve spisu v analogové formě, i do elektronického, resp. digitálního spisu v EPD. Všichni zaměstnanci nezávisle na sobě se shodli, že je to z důvodu časové náročnosti, jelikož materiály v analogové podobě je nutné nejdříve oskenovat, pak uložit v PC, následně v datovém úložišti vytvořit složku, pojmenovat ji a až pak je možné vložit materiál. Pokud je těchto materiálů více, je nutné je vkládat jednotlivě. Tento proces je celkově časově náročný. Toto se projevuje např. u vnějších připomínkových řízení, kdy je nutné nejprve z vládního sytému EKLEP14 stáhnout do PC materiály pro jednotlivá připomínková řízení a následně je jednotlivě vkládat do datového úložiště EPD. Těchto příloh bývá minimálně 6. Někteří zaměstnanci i konstatovali, že mají složitější přístup k multifunkčnímu zařízení, které by umožňovalo dokumenty skenovat, a to je dalším důvodem, proč tak nečiní. Dále bylo zjištěno, že ne vždy vyplňují celou adresu odesilatele a mnohdy zadají jakou adresu odesilatele vnitřní automatickou adresu MŠMT, jelikož bez zadání adresy není možné písemnost do EPD pro vygenerování čísla jednacího zadat. Takto činí z důvodu časových úspor, jelikož pak ještě jednou musejí zadat adresu v souboru MS Word, ve kterém je vytvořena předloha referátníku. Tato předloha je uložena na externím disku R: a je dostupná všem zaměstnancům MŠMT z jejich stolního PC připojeného k místní síti MŠMT. Tudíž kromě práce v systému EPD musejí dále spolupracovat s jinými programy, aby mohl vzniknout řádný spis. Následně bylo u zaměstnanců v souvislosti s předchozím ověřováno, zda by pro ně bylo vhodnější, kdyby si mohli po zadání informací nutných k vygenerování čísla jednacího rovnou vytvořit obal spisu, neboli referátníku, přímo v systému EPD. Tento návrh se zalíbil všem dotazovaným v rámci marketingového výzkumu. Ovšem, aby tato skutečnost byla možná, bylo by nutné systém EPD upravit, a to tak, aby měl místo pro

14

EKLEP = elektronická knihovna legislativního procesu. Elektronická knihovna EKLEP slouží k výměně dokumentů v rámci připomínkového řízení. Obsahuje vládní dokumenty zaslané do meziresortního připomínkového řízení, připomínky, vypořádání připomínek, materiál předkládaný na jednání vlády a konečný materiál se zapracovanými připomínkami z jednání vlády. Elektronickou knihovnu lze také využít pro meziresortní připomínkové řízení materiálů, které nejsou určeny pro jednání vlády. Převzato z: Vláda České republiky: EKLEP [online]. © 2012 [cit. 2012-09-30 ] Dostupné z: http://www.vlada.cz/cz/jednani-vlady/odok/odok-obsah-uvodni-stranky-22349/

44

Katedra hodnocení textilií zapsání záznamu k jednané věci a místa pro zadání oběhových míst15, na které by měl referátník dojít a následně umožnit ze zadaných informací vygenerování referátníku. Pohovorem bylo také zjišťováno, proč zaměstnanci nevkládají dokumenty do datového úložiště. Bylo zjištěno, že dokumenty do datového úložiště nevkládají, jelikož je to časově náročné, protože pokud je dokumentů víc, musejí je vkládat jednotlivě. Tudíž by bylo vhodné, kdyby je mohli do datového úložiště vložit všechny najednou. Dále bylo zjištěno, že na MŠMT existují povinnosti vyplývající z interních předpisů pro jednotlivé agendy vést duplicitně evidenci jejich agendy, přitom by stačilo vytvořit „třízení“ (resp. rozlišení) a vedení této agendy v systému EPD. Jedná se tak např. u evidence stížností v zastaralém off-line systému Klient PES16. Zaměstnanci byli i dotazováni, zda vědí o zákonné povinnosti vedení spisů v digitální podobě, a to od 01. 07. 2012. Z šetření vyplynulo, že o tom věděl pouze jeden dotázaný, což je velice zarážející, jelikož již v době sepsání této diplomové práce mělo být MŠMT na účinnost vyhlášky č. 191/2009, o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, připravené, ale není tomu tak a ani nic nenasvědčuje tomu, že by tak hodlalo učinit. V souladu s výše uvedeným byli zaměstnanci dotazováni, co si myslí o plně digitalizovaném systému EPD, to by znamenalo, že by papírové spisy již neexistovaly. Někteří z nich přiznali, že by to pro ně byla komplikace, jelikož dávají přednost dokumentům v tištěné podobě a museli by si je pravděpodobně vytisknout pro přečtení. V návaznosti na toto sdělení byli dotazováni, zda by si museli tisknout veškeré dokumenty, které by elektronický (resp. digitální) spis v systém obsahoval. Na to odpověděli, že by si vytiskli jen to nejnutnější, ale určitě ne veškeré dokumenty, tudíž by záměr této diplomové práce byl dodržen a mohlo by dojít k materiálním a finančním úsporám ve tvorbě analogových spisů. Dále dotazovaní zaměstnanci projevili jisté obavy ohledně převádění veškeré příchozí analogové korespondence do digitální podoby z hlediska personálních rezerv. Nebylo jim známo, kdo by toto převádění prováděl a co by se následně dělo s analogovou verzí. 15

Oběhová místa = místa, kterými musí spis projít a být podepsán (schválen) jejich vedoucím.

16

Klient PES je sytém, který byl na MŠMT zaveden ještě před systémem EPD pro evidenci došlých stížností, peticí a žádostí o informace. Přístup do tohoto systému mají pouze zaměstnanci, jednoho útvaru, kteří mají tento systém nainstalovány ve svých počítačích. Vývoj systému Klient PES nebyl dokončen, jelikož byl na MŠMT naveden systém EPD.

45


Tab. 3 Odpovědi na uzavřené otázky 1. Pracujete se systémem EPD rád/a? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ne

Ne

2. Znáte veškeré funkce EPD? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ano

Ne

Ne

Ne

3. Znáte funci e-mailová notifikace, resp. k čemu slouží? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ano

Ne

Ne

Ne

4. Vkládáte veškerý spisový materiál do DÚl? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ano

Ne

5. Vyplňujete vždy adresu odesilatele, spisový znak, lhůty pro vyřízení, atd.? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ano

Ano

6. Připadá Vám práce v EPD duplicitní v rámci Vaší agendy? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ano

Ano

Ano

Ano

Ano

7. Znáte zákonné předpisy, které se vztahují k informačnímu systému spisové služby?

Ne

Ano

Ne

Ne

Ne

8. Víte, že MŠMT má povinnost vést veškerý spisový materiál od 01. 07. 2012 v elektronické podobě, resp. v EPD? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ano

Ne

Ne

Ne

9. Myslíte si, že MŠMT a jeho zaměstnanci jsou připravené povinnost k 01. 07. 2012 splnit? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ne

Ne

* resp. = respondent

46


6.2

Opakovaný marketingový výzkum Následující marketingový výzkum byl proveden s odstupem jednoho roku, aby

bylo ověřeno, zda se situace kolem systému EPD z pohledu zaměstnanců nějak změnila. Tab. 4 Odpovědi na uzavřené otázky v roce 2012 1. Zaznamenal/a jste nějaké změny při práci se systémem EPD oproti roku 2011 roku? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ano

Ano

Ano

Ano

Ano

2. Byl/a jste proškolena během posledních 12 měsíců? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ne

Ne

3. Naučila jste se v posledním roce používat nějakou novou funkci v EPD? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ne

Ne

4. Vkládáte veškerý spisový materiál do DÚl? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ne

Ne

5. Vyplňujete vždy adresu odesilatele, spisový znak, lhůty pro vyřízení, atd.? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ne

Ano

6. Pracuje se Vám se systémem EPD lépe nežli v roce 2011? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ne

Ne

7. Myslíte si, že systém EPD je již nyní v souladu se zákonnými předpisy?

Ne

Ne

Ne

Ne

Nevím

8. Byl/a jste proškolena na práci s novým multifunkčním zařízením? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ano

Ne

Ano

Ano

9. Vyhovuje Vám nový vzor referátníku? resp. 1

resp. 2

resp. 3

resp. 4

resp. 5

Ne

Ne

Ne

Ne

Ne

47


Všichni zaměstnanci si uvědomují jedinou změnu v systému EPD. Touto změnou je změna syntaxe čísla jednacího. Ovšem tato změna nemá podstatný vliv na jejich práci, jelikož práci jim nijak neusnadňuje, v podstatě je jen formalitou. Dotazovaní zaměstnanci v posledním roce neabsolvovali žádné školení týkající se systému EPD. Nenaučili se žádnou z nových funkcí, a to ani z vlastního zájmu, jelikož k tomuto nejsou dostatečně motivováni. Jako důvod uvádějí, že nemají čas studovat funkce EPD a ani neví, kde by našli uživatelský manuál, ze kterého by informace mohli čerpat. Tímto opakovaným výzkumem bylo zjištěno, že zaměstnanci stále nevyplňují veškeré údaje o písemnosti v systému EPD, jako je např. přesná adresa odesilatele, skartační znak, lhůta pro vyřízení, atd. Zaměstnanci stále nevkládají písemnosti do DÚl, a to i přes to, že mají lepší přístup k multifunkčním zařízením17. Je zajímavé, že oproti minulému roku přestali zaměstnanci, kteří uvedli v roce 2011, že vyplňují informace o písemnosti a vkládají písemnosti do DÚl, toto plnit. Jako důvod uvedli nedostatek času. Z výše uvedených důvodů byli zaměstnanci dotazováni, jak jsou s těmito zařízeními spokojení. Zaměstnancům vadí, že k multifunkčním zařízením musí docházet na chodbu (nemají multifunkční zařízení přímo v kanceláři), ale vyhovuje jim, že mají lepší přístup k barevnému tisku a scaneru, který byl dříve jen v sekretariátech útvarů. Dva zaměstnanci uvedli, že nemají multifunkční zařízení volně přístupná na jejich pracovním podlaží vůbec. Dále zaměstnanci uvedli, že další změnou, která se nepřímo systému EPD týká je změna vzhledu referátníku (nový referátník viz příloha č. 11). Zaměstnanci konstatovali, že s tímto obalem spisu spokojeni nejsou. Není jim zcela jasné jak přesně obal spisu vyplnit (do které kolonky co patří). Obal spisu neurčuje co se se spisem děje po ukončení oběhu, např. pokud má dále být předán na vědomí jinému útvaru. Zaměstnancům připadá, že tento spis je vhodný pouze pro připomínková řízení, ale nikoli pro celý úřad a všechny agendy. Dotazovaní zaměstnanci se domnívají, že se tomuto dalo předejít, pokud by byl spis předán do vnitřního připomínkového řízení, ve kterém se mohly nedostatky odstranit.

17

V létě tohoto roku bylo na MŠMT nainstalováno nové multifunkční zařízení, které je umístěno ve společných prostorách a kancelářích. Tyto zařízení jsou zaměstnancům přístupné přes systém Safe Q (přihlášení k tisku na multifunkčním zařízení přes kartu zaměstnance či pin kód). Postupně jsou zaměstnancům odebírány stolní tiskárny, na kterých je tisk dokumentů mnohem dražší.

48


Zaměstnancům také vadí, že byla zavedena „novinka“, neboli dokument nazvaný interní sdělení, kterým se dokument předává bez referátníku, tudíž tak není v analogové podobě zcela jasné, co se se spisem dělo během jeho cesty. Proto byli zaměstnanci dotázáni, zda nestačí záznam v EPD, kde je uvedena cesta spisu. Sami zaměstnanci uznávají, že na záznam v EPD se mnohdy spolehnout nedá, jelikož cesta spisu v EPD zcela neodpovídá jeho cestě v analogové podobě. V rámci tohoto šetření bylo zjištěno, že v roce 2012 byla měněna trafostanice. Při této výměně a i po ní došlo několikrát k výpadku elektřiny na MŠMT. Zaměstnanci k tomuto uvedli, že po opětovném připojení k elektrickému proudu bylo těžké zprovoznit pracovní verzi EPD. Místo ní zaměstnanci pracovali pouze v tréninkové verzi, která nereflektuje skutečnost. Po spuštění pracovní (ostré) verze systému EPD není možné provést migraci dat z testovací verze do verze pracovní. Na závěr tohoto šetření bylo ověřováno, zda se zaměstnanci domnívají, že by systém EPD byl již v souladu se zákonnými předpisy. K tomuto téměř všichni zaměstnanci uvedli, že ne. Jeden zaměstnanec si již nepamatoval, co by měla spisová služba dle vyhlášky plnit (jak by měla vypadat).

6.3

Vybrané informace z předběžné auditní zprávy týkající se komunikace na MŠMT Dále jsou v tomto výzkumu využity i informace z předběžné zprávy z interního

auditu, který byl zaměřen na „Proces komunikace a dokumentačních toků při řízení úkolů přesahujícího kompetence a odpovědnost jedné skupiny/sekce“.

6.3.1 Zjištění v rámci auditní zprávy Tato podkapitola se opírá o materiál označený jako [7].

V rámci této předběžné auditní zprávy bylo zjištěno, že: •

Do datového úložiště EPD nejsou vkládány konkrétní dokumenty. Ze 128 prověřovaných případů byly pouze ve 14 případech vloženy dokumenty do datového úložiště EPD, což není v souladu s článkem 17 Spisového řádu.

49


U těchto spisů nelze zjistit obsah spisu v analogové podobě, tj. obsah záznamu a vyřízení dokumentu, které je obsaženo v analogové verzi spisu. •

Na obalech spisu, resp. referátnících nejsou uváděny lhůty k vyřízení dokumentů. Toto zjištění není v souladu s článkem 11 Spisového řádu. Ze 128 prověřených spisů byla kromě 56 případů, týkajících se finančních záležitostí, které se řídí kromě Spisového řádu i jinými příslušnými vnitřními předpisy, pouze ve 4 případech uvedena na obalu spisu lhůta k vyřízení dokumentu.

•

Ve dvou případech (č. j. 7031/2011-25 a č.j. 130003/2011-25) není v EPD zaznamenán celý pohyb

•

V několika případech byly vyřízené dokumenty přijímaný příslušnými referenty až po 10 i 20 pracovních dnech, některé dokumenty dokonce ještě čekaly na přijetí, a to i přes to, že jsou zadány k přijetí od 15. 10. 2010. Dále bylo zjištěno, že u některých spisů neprobíhalo vyřízení analogového spisu současně s jeho elektronickou verzí v EPD.

•

Data na spisech v analogové podobě neodpovídala záznamu oběhu automaticky zapsanému v systému EPD. Dále bylo během auditu zjištěno, že zaměstnanci nevyužívají v plném rozsahu

všechny funkce, které systém EPD poskytuje.

6.3.2 Příčiny zjištěných chyb a nedostatků Příčiny stanovené v předběžné auditní zprávě: •

Vnitřní předpisy nestanoví časové termíny pro práci v systému EPD.

•

Nedostatečná znalost předpisů stanovených k postupům při vyřizování dokumentů (např. Spisový řád), ze strany zaměstnanců MŠMT.

•

Nedůsledné provádění průběžných řídících kontrol vedoucími zaměstnanci jednotlivých útvarů MŠMT. [7]

50


6.4

Shrnutí

chyb

zjištěných

výzkumem

aplikovaným

na

zaměstnancích a odhalených auditem ministerstva Jelikož v rámci marketingového výzkumu bylo zjištěno mnoho chyb, některé z nich odhalila i auditní zpráva, proto jsem se rozhodla roztřídit tyto chyby na lehce a hůře odstranitelné a navrhnout k nim možné řešení.

Tab. 5 Lehce odstranitelné chyby č.

Chyby

Navrhované řešení

1.

Absence školení zaměstnanců

Pravidelné školení zaměstnanců

2.

Zaměstnanecká neznalost f-cí v EPD

Pravidelné školení zaměstnanců

3.

Nevkládání materiálů do DÚl

Nový Příkaz ministra, který stanoví nový spisový řád (v souladu s vyhláškou)

4.

5.

6

Nejednotná analogová podoba

Sjednocení podoby referátníku, nebo jeho

referátníku

zrušení a používání pouze elektrické verze

Neznalost zákonných předpisů

Poučení zaměstnanců o předpisech,

vztahujících se ke spisové službě ze

stanovení nového Příkazu ministra-spisový

strany zaměstnanců

řád + školení

Vnitřní předpisy nestanoví časové

Nový Příkaz ministra, který stanoví nový

termíny pro práci v EPD

spisový řád (v souladu s vyhláškou)

51


Tab. 6 Hůře odstranitelné chyby č.

Chyby

Navrhované řešení

1.

Nechuť zaměstnanců se systémem

Motivace zaměstnanců ze strany

pracovat

managementu, poučení k čemu systém slouží a jak jim může práci usnadnit

2.

Systém EPD nemá redundantní zdroj Zakoupení tohoto zdroje

3.

Dublování úkolů, které zaměstnanci

Sjednocení postupu práce v EPD, upgrade

musí v EPD plnit

systému

Systém není skutečným

Upgrade systému v souladu se standardem

informačním systémem spisové

národní spisové služby (vyhláškou)

4.

služby, informace se do něj pouze vkládají 5.

Nevyplnění všech funkcionalit

Motivace zaměstnanců ze strany

(adresy, lhůt, skartačního znaku,

managementu a jejich kontrola

atd.) ze strany zaměstnanců 6.

Pohyb dokumentů je jiný


v analogové a elektronické verzi,

národní spisové služby (vyhláškou)

systému EPD chybí historie spisu 7.

Data na analogových spisech


neodpovídají záznamu oběhu v EPD národní spisové služby (vyhláškou), odstranění analogové verze spisu, stanovení jednoznačné povinnosti používat elektronické podpisy.

52


7 DOPORUČENÍ ZMĚN A JEJICH KALKULACE V rámci této diplomové práce bylo zjištěno mnoho chyb a nedostatků systému EPD a vnitřních předpisů s ním spojených. Systém EPD mnohdy zaměstnanců práci znesnadňuje, jelikož jednoduché úkony tvoří příliš složitě a neusnadňuje jim jejich každodenní práci. Hlavními chybami je, že ani systém EPD ani zaměstnanci MŠMT nejsou připraveni na digitalizaci systému. Systém neplní veškeré zákonné požadavky, např. historii spisu, a zaměstnanci nejsou dostatečně proškoleni a motivováni pro používání EPD. Tím, že MŠMT nenaplnilo podmínky digitalizace spisového systému do 01. 07. 2012, porušilo tak závažném způsobem zákonné předpisy. MŠMT se tímto vystavuje vysoké pokutě ze strany Nejvyššího kontrolního úřadu (dále jen „NKÚ“). Tato pokuta je stanovena zákonem a může být výši 500 000 Kč a více. Proto, aby mohl systém splňovat požadavky zákonných předpisů, je nutné dovytvořit záznam historie spisů, který by vypovídal o tom, co se se spisem dělo během jeho existence (např. kdo a kdy si z něj vytvořil analogovou verzi, popř. uložil dokument z datového úložiště do PC, kdo nahlížel do datového úložiště, atd.). Dále je nutné v systému EPD vytvořit umístění pro o záznam do spisu a návrh oběhu, aby nebylo třeba vytvářet referátník jako takový (jelikož vytváření v dokumentu MS Word je zbytečně složité, zdlouhavé a duplicitní vůči EPD) a následně jej vkládat do datového úložiště. Velkým problémem u digitalizace systému spisové služby bude i to, že zaměstnanci neplní veškeré funkce v informačním systému, které jsou nutné k jeho chodu. Je to tím, že nejsou v pořádku veškeré interní předpisy, které upravují pravidla pro práci se spisovou službou a dokumenty na MŠMT. Proto by bylo vhodné provést audit těchto předpisů, opravit jejich chyby, případně zrušit jejich platnost a vytvořit nové, které by byly v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhláškou č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů a ostatními zákonnými předpisy upravujícími výkon spisové služby. V návaznosti na nové interní předpisy řádně proškolit zaměstnance MŠMT a dbát na to, aby si tyto předpisy trvale osvojili. Dále je nutné zabezpečit digitalizování dokumentů. V rámci této práce je navrhováno, aby příchozí dokumenty byly digitalizovány rovnou v podatelně MŠMT

53


a vkládány do systému EPD, kde by jim bylo přiřazeno číslo jednací. Originál v analogové podobě by byl označen tímtéž číslem jednacím, příslušným skartačním a spisovým znakem, následně založen ve složce došlé pošty, která by byla v určitých termínech uschovávána v archivu. Dokumenty vzniklé na jednotlivých útvarech, které by bylo nutné převádět z analogové verze do digitální, by prováděli jednotliví referenti. Proto, aby mohla nastat plná digitalizace MŠMT, je nutné zabezpečit, aby bylo na podatelně MŠMT dostatečné personální zastoupení. V nynější době obsluhují podatelnu, která obstarává příjem a odesílání listovních zásilek a datových schránek, tři osoby a elektronickou (e-mailovou) podatelnu jedna osoba. Dle hrubého odhadu by byly třeba další dvě až tři osoby pro převádění dokumentů do digitální verze a úkony s tím spojenými. Další odlehčení by bylo, kdyby příchozí elektronické zprávy rovnou „padaly“, resp. byly automaticky vkládány do EPD, nemusely by se tak tisknout, a pak vkládat do datového úložiště v EPD. Následně by tyto zprávy převedené z elektronické pošty byly rozesílány pracovnicí mající na starosti elektronickou podatelnu. Zaměstnanci obstarávající zadávání písemností do EPD, vytváření analogových spisů (vyplnění referátníku), odnášení analogových verzí spisů do podatelny a vytváření listovních zásilek, by již neměli tuto práci, jelikož vše by bylo plně elektronické. Tudíž by mohli být tito zaměstnanci přesunuti do podatelny na převádění analogových dokumentů do jejich digitálních podob a úkonů s tímto spojených. Nevznikly by tak další finanční náklady spojené s personálním zabezpečením. Náklady by vznikly pouze na uvedení systému EPD do plné funkčnosti v souladu se zákonnými předpisy. Toto by dle sdělení vedoucího oddělení informačních a komunikačních technologií stálo 1 500 000,- Kč. Přičemž zakoupení nového informačního systému, který by byl zcela v souladu se zákonnými předpisy, by stálo 660 000,- Kč. Toto cenu odhadlo oddělení informačních technologii v březnu roku 2012. Pokud by se přistoupilo na zakoupení nového systému, je ale třeba počítat s náklady na zaškolení personálu. Jelikož, mi tyto náklady během tvorby této diplomové práce nebyly sděleny, bude při výpočtech brán zřetel pouze na uvedení systému EPD do plné funkčnosti. V

této

diplomové

práci

bylo

navrhováno

zakoupení

či

pronajmutí

multifunkčních zařízení, která by umožňovala volné (bezproblémově přístupné) skenování a tisk všem zaměstnancům MŠMT. Dostupnost by byla zabezpečena tak, že by na chodbách v budovách MŠMT v blízkosti jednotlivých útvarů, resp. jejich sekretariátů stála multifunkční zařízení umožňující skenování a tisk dokumentů ve

54


formátech A3 a A4. Přístup k těmto zařízením by byl umožněn pomocí služebních průkazů, které obsahují čip. Jde o tiskové řešení na základě prinserveru Safe Q18. Oddělení informačních a komunikačních technologií provedlo již analýzu, zdali je vhodnější nákup nového zařízení či jeho pronájem. V obou případech by došlo k odstranění zastaralého zařízení, a to převážně malých stolních tiskáren. V tomto výzkumu zjistili, že náklady na tisk dokumentů v roce 2011 činily 8 679 386 Kč (kalkulováno na základě výzkumu spisů a cen uvedených v podkladech, které jsou vloženy v přílohové části pod čísly 7. a 8.). Tyto náklady zahrnují cenu papíru, servis zařízení a cenu spojenou se spotřebou tonerů. Náklady vyjmenované výše by vznikaly i kdyby se zakoupila nová zařízení, jen byly by o něco nižší, jelikož se předpokládá, že nová zařízení nebude potřeba tak často servisovat, ale byly by vysoké počáteční finanční náklady. Pokud by došlo k pronájmu multifunkčních zařízení, byly by potřebné náklady ve výši 3 041 024 Kč, což je značná finanční úspora, a proto bylo rozhodnuto, že je pro MŠMT vhodnější zařízení pronajmout.

Tab. 7 Finanční zhodnocení současný stav

navrhované řešení

8 679 386 Kč

3 041 024 Kč

1 913 469,8 Kč 0 Kč

0 Kč 1 500 000 Kč

0 Kč

0 Kč

Náklady vyjádřené sumačně

8 679 386 Kč

4 541 024 Kč

Možná pokuta od NKÚ Náklady celkem

500 000 Kč 9 179 386 Kč

0 Kč 4 541 024 Kč

Celkové náklady na tisk za rok Náklady na tisk spisů Investice do informačního sytému Zvýšení nákladů na personální zabezpečení

Z tabulky uvedené výše jednoznačně vyplývá, že pokud MŠMT dostojí svým zákonným povinnostem (které mělo plnit již od 01. 07. 2012) tím, že bude jeho spisová služba se stane plně funkční (což znamená, že spisy budou pouze v elektronické verzi,

18

Printserver Safe Q = každý zaměstnanec má svůj účet na který jsou odsílány tiskové úlohy z jeho počítače a ke kterému se na multifunkčním zařízení přihlásí pomocí zaměstnanecké karty či číselného pinu. Pokud na multifunkčním zařízení skenuje, systém umí dohledat díky přihlášení k jeho účtu jeho e-mailovou schránku, do které sken odešle.

55


nikoliv analogické), bude muset investovat značné finanční prostředky do systému spisové služby, ale ušetří 4 138 361 Kč, oproti stávajícímu stavu. Pokud započítáme, resp. připustíme i nejnižší možnou pokutu za nedodržení zákonných předpisů, kterou by mohl udělit NKÚ, jedná se o možnou úsporu 4 638 362 Kč, než kdyby zůstal systém EPD ve stavu, v jakém je nyní. Značnou výhodou je i urychlení oběhů spisů, jelikož se nebude muset čekat, až „doputuje“ spis v analogové verzi k jednotlivým referentům.

56


8 ZMĚNY,

KTERÉ

NASTALY

PO

PŘEDSTAVENÍ

PRÁCE MANAGEMENTU MŠMT V květnu roku 2012 byla tato práce představena vrchnímu řediteli kabinetu ministra. Od této doby bylo provedeno několik změn, které jsou navrhovány v této práci, ale stále ze systému EPD nečiní spisovou službu, která by plnila zákonné předpisy (viz kapitola 2 a 3 této práce).

8.1 Pronájem multifunkčních zařízení Jednou ze zásadních změn je pronajmutí multifunkčních zařízení, která umožňují tiskové řešení na základě printserveru Safe Q. Smlouva byla uzavřena mezi MŠMT a sdružením OFFICE-CENTRUM s.r. o. dne 25. 05. 2012. Dle této smlouvy činí měsíční nájemné multifunkčních zařízení, a to včetně bezplatného servisu těchto zařízení a jejich pojištění, 160 382,40,- Kč včetně DPH. V rámci této smlouvy bylo i sjednáno monitorování těchto tiskových zařízení, a to za cenu 94 464,- Kč. Tímto MŠMT získalo přehled o tisku a skenování svých zaměstnanců, tudíž bude později možné vyhodnotit kolik kancelářského papíru se spotřebuje na jednotlivé úkoly. Ve smlouvě je stanoveno, že MŠMT jsou multifunkční zařízení pronajata i četně dodávky kancelářského papíru, a to za ceny uvedené v tabulce č. 8.

Tab. 8 Cena tisku včetně papíru* Barevný tisk

Černobílý tisk

A4 jednostranný tisk

0,97 Kč

0,25 Kč

A4 oboustranný tisk A3 jednostranný tisk A3 oboustranný tisk

1,83 Kč 1,94 Kč 3,66 Kč

0,39 Kč 0,50 Kč 0,78 Kč

*cena je uvedena za kus. 8.2

Nový vzor referátníku Dne 27. 09. 2012 byl s účinností od 01. 10. 2012 zaveden nový vzor referátníku

na MŠMT. Tento vzor zavedl vrchní ředitel kabinetu ministra svým e-mailem, nikoli změnou spisového řádu. Touto změnou došlo ke sjednocení vzhledu spisů, které se

57


pohybují po MŠMT v analogové podobě, ale ne elektronické verze spisů. Kromě zavedení nového vzhledu referátníku došlo i k zavedení dopisu, který se nazývá Interní sdělení a má v některých případech nahrazovat referátník. Dříve se referátník tvořil vždy, pokud se spisový materiál „pohyboval“ po MŠMT. Dnes se interní pohyby uskutečňují v rámci interního sdělení. Referátník se tvoří pouze, pokud je třeba spisový materiál schvalovat, nebo pokud dochází k expedici externí (mimo MŠMT). Chybou zavedení nových vzorů referátníků a interního sdělení je, že nikterak nereflektují povinnost stanovenou k 01. 07. 2012 (plná elektronická verze dle zákonných předpisů) a není jednoznačně určen jejich účel (kdy se má použít interní sdělení a kdy referátník), proto si každý útvar vykládá jejich užívání po svém. Další chybou těchto „novinek“ je i to, že nebyly projednány ve vnitřním připomínkovém řízení MŠMT, tudíž nevyhovují veškerým agendám. Referátník je určen spíše pro vnější připomínková řízení, kdy je potřeba spis schválit několika osobami. Interní sdělení ani referátník nereflektují vše co se spisovým materiálem dělo a co se s ním má dít např. po expedici. Dále není jasné, co autor myslel některými pojmy např. expirace. Pojem expirace se užívá jakožto datum spotřeby, např. u léků, u spisového materiálu by se mělo ovšem spíše jednat o datum expedice, které zaznamenává podatelna úřadu, pokud je část spisového matriálu expedována „ven z úřadu“ listovní zásilkou. Z výše uvedeného lze tedy očekávat, že se u tohoto příkladu jedná o překlep.

8.3

Audit spisových a skartačních znaků V červenci roku 2012 proběhl na MŠMT audit spisových a skartačních znaků.

Zjišťováno bylo, které znaky jsou dle skartačního a spisového řádu používány na jednotlivé agendy. V rámci této diplomové práce bylo zorňováno, že spisy se nenacházejí u referentů, u kterých se mají nacházet dle systému EPD a spisy, které mají být uloženy ve spisovně tam, nejsou uloženy, ale stále leží uloženy u jednotlivých referentů. Audit uvedený výše sloužil ke zjištění, zda jsou si referenti vědomi, které spisové a skartační znaky mají využívat v rámci svých agend. Na

základě

tohoto

auditu

ale

nebyly

nikterak

vyřešeny

problémy

s nerespektováním skartačního plánu a ukládáním spisů do spisovny, potažmo do archivu.

58


ZÁVĚR Tato práce se věnovala problematice systému EPD, popisuje funkce systému a analyzuje jeho soulad se zákonnými předpisy, které musí systém respektovat a plnit. Dále bylo zkoumáno vnímání systému zaměstnanci. Poslední část práce je věnována návrhu změn a jejich kalkulaci. Cílem práce bylo odhalit nedostatky systému. Tento cíl byl naplněn. Bylo zjištěno, že systém neplní zákonné požadavky a největším problémem je, že informační systém EPD není připraven na plnou digitalizaci povinnou od 01. 07. 2012 a zatím ani nečiní kroky k ní potřebné. Tím se vystavuje udělení finančních sankcí ze strany Nejvyššího kontrolního úřadu za porušování zákonných předpisů vyplývajících z vyhlášky č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů a zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Pokud by byla aplikována varianta navrhovaná v rámci této diplomové práce, došlo by k finančním úsporám ze strany MŠMT až ve výši 4 638 362 Kč, oproti stávajícím nákladům. Tyto náklady by bylo možné ještě snížit, resp. zvýšit úspory, pokud by se zakoupil levnější systém od jiného dodavatele, to by ovšem mohlo znamenat zvýšení počátečních nákladů na proškolení personálu. Dále je nutné ze strany MŠMT, aby upravilo interní předpisy, které určují práci s dokumenty, resp. spisovým materiálem, a to v souladu se zákonnými předpisy. Velkým problémem je, že MŠMT nikterak nereaguje na vedení spisové služby v mimořádných situacích, které jí určuje § 21 vyhlášky č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Je také velice důležité, aby byli zaměstnanci řádně seznámeni povinnostmi spojenými s vyhláškou č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů a zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Následně je také nutné vzít v potaz, že zaměstnanci neradi pracují se systémem EPD, jelikož jim jejich práci neusnadňuje. Proto by bylo vhodné práci se systémem usnadnit, a to za pomocí analyzování jednotlivých agend MŠMT, zjištěním jejich potřeb, které by se aplikovaly jednoduchou formou do spisového systému. V tomto smyslu je možné na tuto práci navázat a dále ji rozvést.

59


Podstatné je neopomenout, že je nutné zaměstnance na práci se systémem spisové služby pravidelně školit a motivovat. Uvedení systému do podoby, která by plnila zákonné požadavky, by vyžadovalo finanční náklady ve výši 4 541 024 Kč. V této stanovené výši jsou započítány i náklady na materiální zabezpečení. Hypotéza označena jako č. 1 byla zamítnuta, jelikož se nepotvrdilo, že by systém pracoval správně a plnil požadavky zaměstnanců. Tento fakt je potvrzen v kapitolách 5. a 6. Hypotéza č. 2 byla zamítnuta, jelikož systém neplní zákonné požadavky, a to v zásadních bodech. Např. nemá historii spisu, nepočítá s možnou živelnou pohromou. Toto je dokázáno v kapitole č. 4. Stojí také vzít v úvahu, že tuto diplomovou práci je možné rozvinout v jiné diplomové práci a zaměřit ji na další dokumenty, které se na MŠMT tisknou zbytečně a tím zvýšit finanční úspory. Například, jak zaměstnance přimět, aby neplýtvali kancelářským papírem na tisk. Případně je možné vycházet z některých variant navrhovaných v této diplomové práci a aplikovat je i na školy a školská zařízení. Školský systém jako takový je zbytečně zatížen přílišnou administrativou spojenou s vedením dokumentů v analogové (listovní) verzi. Pokud by se veškeré dokumenty vedly pouze v elektronické podobě, mohlo by dojít k obrovským úsporám. Jedná se např. o dokumenty, jakou jsou třídní knihy, žákovské knížky, třídní výkazy, atd. Další možností jak tuto práci rozvinout je analyzovat systémy spisové služby na jiných ministerstvech České republiky a porovnat jejich spisové služby mezi sebou.

60


SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK A SYMBOLŮ obr. – obrázek tab. – tabulka tzv. – takzvaný tj. – to jest tzn. – to znamená viz – (videre licet) – lze vidět resp. – respektive MŠMT – Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy EPD – název informačního sytému (evidence pohybu spisů) PC – počítač DÚl – datové úložiště Σ – suma

x – průměr s – směrodatná odchylka min – minimum max – maximum f-ce(cí) – funce DÚl – datové úložiště NKÚ – Nejvyšší kontrolní úřad

61


SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY [1] Zákon číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změnách některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

[2] Vyhláška číslo 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

[3] Basl, R.: Podnikové informační systémy. Praha: GradaPublishing, spol. s.r.o, 2002. ISBN 80-247-0214-2

[4] Příbová, M.: Marketingový výzkum v praxi, 1. vyd. Praha: GradaPublishing, spol. s.r.o, 1996. ISBN 80-7169-229-9

[5] Sýkorová, L.: Uživatelský manuál k systému EPD [online]. ©2010 [cit. 2011-12-16]. Dostupné z:intranet MŠMT/uživatelský manuál k EPD

[6] EPD: Nápověda k systému EPD [online]. ©2012 [cit. 2012-03-15]. Dostupné z:intranet MŠMT/epd.msmt.cz

[7] Interní audit MŠMT: Předběžná zpráva z interního auditu evid. č. 8/2011 „Proces komunikace a dokumentačních toků při řízení úkolů přesahujících kompetence a odpovědnost jedné skupiny/sekce“[interní materiál MŠMT]. ©2012 [cit. 2012-04-27]

[8] Řežánková, H.: Analýza dat z dotazníkových šetření. Praha: Professional Publishing, 2010. ISBN 8074310191

62


SEZNAM OBRÁZKŮ Obr. 1 Vizualice principu EPD [6] ................................................................................... 9 Obr. 2 Přihlášení uživatele do EPD ................................................................................ 10 Obr. 3 Hlavní menu sytému EPD [6] .............................................................................. 11 Obr. 4 Položky nutné pro vytvoření nové písemnosti .................................................... 13 Obr. 5 Vygenerování čísla jednacího po 1. lednu 2012 .................................................. 14 Obr. 6 Vygenerování čísla jednacího před 1. lednem 2012 ............................................ 14 Obr. 7 Detail písemnosti – forma přijetí [6] ................................................................... 16 Obr. 8 Detail písemnosti – rozlišovací znaky [6] ........................................................... 16 Obr. 9 Detail písemnosti – informace o odesilateli [6] ................................................... 17 Obr. 10 Detail písemnosti – připomínkové řízení [6] ..................................................... 17 Obr. 11 Detail písemnosti – úkoly [6] ............................................................................ 17 Obr. 12 Detail písemnosti – vypravení [6] ..................................................................... 17 Obr. 13 Detail písemnosti – archivace [6] ...................................................................... 18 Obr. 14 Vizualizace posledního majitele spisu v EPD a v realitě .................................. 38 Obr. 15 Seznam pohybů spisu ........................................................................................ 39 Obr. 16 Vyplněné datové úložiště................................................................................... 40

63


SEZNAM TABULEK Tab. 1 Přehled změn ....................................................................................................... 21 Tab. 2 Obecná data přehledně......................................................................................... 36 Tab. 3 Odpovědi na uzavřené otázky.............................................................................. 46 Tab. 4 Odpovědi na uzavřené otázky v roce 2012 .......................................................... 47 Tab. 5 Lehce odstranitelné chyby ................................................................................... 51 Tab. 6 Hůře odstranitelné chyby ..................................................................................... 52 Tab. 7 Finanční zhodnocení ............................................................................................ 55 Tab. 8 Cena tisku včetně papíru*.................................................................................... 57

64


SEZNAM PŘÍLOH

65

TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI FAKULTA TEXTILNÍ DIPLOMOVÁ PRÁCE

Recommend Documents