SZÁMÍTÁSTECHNIKA, INFORMATIKA Közbeszerzés az interneten Tárgyszavak: közbeszerzés; internet; honvédelem; e-kereskedelem; korrupció; Tajvan. A tajvani kormány évente nagy összegeket költ új fegyverek és katonai anyagok beszerzésére a véderő fenntartásához. A 2000-es évben például a katonai ellátásra fordított összeg elérte a 2,5 milliárd USD-t. A korrupció elkerülésére a beszerzéseket törvényileg szabályozzák. Ennek ellenére 1993-ban nagy beszerzési botrány robbant ki, amely nemzetközi politikai következményekkel is járt. Ezt követően a tajvani hadseregben számos reformintézkedést hoztak a szállítások átszervezésére és a szabályozás javítására. A közelmúltban az internet és az e-kereskedelem alkalmazása alapjában változtatta meg a vállalati tranzakciós csatornákat, ami a vállalatok többségét érintette. Az ekereskedelem a kommunikációs hálózatot használja fel a vállalati információk megosztására, fenntartja az üzleti kapcsolatokat és irányítja a tranzakciókat, lehetőséget biztosítva a termékek és szolgáltatások minőségének javítására a vevők igényeinek megfelelően.
A hadsereg és az internet Az elektronikus kommunikációval végzett áruforgalmi és szolgáltató tevékenységet tekintik általában e-kereskedelemnek, ami öt területre osztható: – vállalati erőforrás-tervezés (ERP), – globális e-kereskedelmi szerkezet, – ellátási lánc irányítás (SCM), – a csatornák összekapcsolása, – a vevőkapcsolatok irányítása (CRM). Az ellátási lánc az áruforrásokat, a termékinformációk gyűjteményét, a beszerzési folyamat intézését, a szállítás irányítását és a fizetendő számlák ügyintézését foglalja magába. Gazdasági szempontból az információtechnológiát (IT) két értéknövelő tevékenység integrációjára lehet használni: – elektronikus piac, – elektronikus hierarchia.
Az úgynevezett elektronikus piac a vevők és eladók számára az ár- és termékinformációk cseréjére alkalmas szervezett információs rendszert biztosít, így kevésbé van szükség brókerek megbízására és több lehetőség van a partnerek kiválasztására. Az ár- és termékinformációk beszerzésének és továbbításának költségei is csökkennek ezáltal. A katonai szervezetek beszerzésében az e-kereskedelem új utakat nyitott. Tajvanban ez a folyamat gyakran nélkülözte a képzett szakembereket, és az emberi hibák gyakran vezettek korrupcióhoz. Ezen problémák ismeretében szükséges a digitális beszerzési rendszer fejlesztése. Az e-kereskedelem elméletét beépítik a katonai beszerzési műveletekbe, és az e-kereskedelem üzletközi (Business-to-Business, B2B) modelljét használják fel e-beszerzési rendszer kiépítéséhez. A cél a hatékony e-piaci környezet kialakítása, több csatorna biztosítása a beszerzésekhez, hogy a folyamat akadálytalanul, átláthatóan és kisebb költségekkel, a korrupció visszaszorításával mehessen végbe.
A katonai beszerzés szervezeti hierarchiája A Honvédelmi Minisztérium (Ministry of National Defense, MND) beszerzési hivatala felelős a tajvani katonai szállításokért és hét alárendelt katonai szervezetet irányít: – a hadsereget, – a hajózást, – a légierőt, – a logisztikát, – a katonai rendőrséget, – a parti őrséget, – a Chung-Shan Tudományos és Technikai Intézetet. Mindegyik szervezet saját beszerzési részleggel rendelkezik saját ügyeik intézésére. Felelősségük a költségvetéstől függ; az egymillió USD fölötti beszerzéseket a minisztérium beszerzési irodája végzi, az ennél kisebbek az alárendelt szervezetek feladataihoz tartoznak.
A katonai beszerzések műveleti folyamata Tajvanban mind az MND, mind az alárendelt szervezetek három fázisra tagolják a beszerzési megbízást: – a beszerzés tervezése, – az ajánlatok kérése és a szerződések aláírása, – a végrehajtás és jóváhagyás. A tervezés a terv kialakítására és jóváhagyására vonatkozik. Az ajánlatok kérése a terv jóváhagyásától a szerződések aláírásáig terjed, majd a végrehajtás és elfogadás a szerződésektől a szállítások jóváhagyásáig és a tranz-
akció végéig tart. A folyamat során a vásárlók gyakran kerülnek kapcsolatba az eladókkal, ilyenkor fordulhatnak elő korrupciós esetek, főleg az ajánlattevések során (1. ábra). üzleti információkat gyűjtő részleg
az ajánlatokat meghirdető és szerződéseket kötő részleg
gyártók és forgalmazók
katonai pénzügyi szervezetek
az ajánlatokat meghirdető dokumentum előkészítése üzleti infomációk gyűjtése
a korábban történt beszerzések összegyűjtése és osztályozása
az ajánlatkérés közzététele
az ajánlatok begyűjtése
biztosíték szerzése az ajánlatokra a „padlóár” rögzítése
az ajánlatok sikertelensége
az ajánlatok érvényesítése
az ajánlatok felnyitása
az ajánlatok versenyeztetése
az ajánlatokátvizsgálása
az ajánlatok kiértékelése
részvétel az ajánlatokban
szerződések készítése
a szerződések aláírása
1. ábra Az ajánlatok és szerződések kezelése a katonai szervezetben
A műveleti lépések a következők: 1. lépés: az ajánlatok begyűjtéséért és a szerződések aláírásáért felelős szervezet árajánlati dokumentumot készít a jóváhagyott beszerzési terv alapján. 2. lépés: a szervezet az ajánlati feljegyzést közzéteszi az interneten és a kormányzatnak a gyártók és a forgalmazók számára létrehozott közlönyében.
3. lépés: a hirdetés alapján a tenderben részt venni kívánó ügyfelek a beszerzési szervezetekhez fordulhatnak az ajánlattevő nyomtatványokért. 4. lépés: a tender résztvevőinek be kell fizetniük a szükséges díjakat. 5. lépés: a tender résztvevőinek a határidő lejárta előtt be kell nyújtaniuk hivatalos ajánlatukat. 6. lépés: az ajánlatok felnyitásakor az ajánlatokat kérő szerv megvizsgálja a pályázatokat; az ajánlat csak előírt számú pályázat beadása esetén érvényes. 7. lépés: a hirdető szervezet megvizsgálja a dokumentumok tartalmát, hogy meggyőződhessen a pályázók megfelelő minősítéséről. 8. lépés: a vizsgálat befejezése után az elnök és a felügyelők árösszehasonlítást végeznek. Ha két vagy több pályázó érte el a kitűzött árszintet („padlószintet”), a győztes a legalacsonyabb ár kínálója lesz. Ha egyik pályázó sem érte el a kitűzött szintet, a helyszínen végeznek szintmódosítást és a győztes a szintet elsőként elérő és a legalacsonyabb árat kínáló pályázó lesz. Ezt a műveletet háromszor ismétlik meg. A szintet a megelőző beszerzési feljegyzések és piaci adatok alapján állapítják meg. 9. lépés: A győztes ajánlattevő eredményének nyilvánosnak kell lennie, és a szerződés aláírását a törvényesen előírt időn belül kell elvégezni.
A katonai beszerzések szempontjai A katonai beszerzések tételei két fő kategóriába oszthatók: katonai és nem katonai anyagok. Az MND felosztása szerint a katonai anyagokhoz tartoznak az élelmiszerek, az alakulatok másodlagos felszerelése, fűtő- és üzemanyag, építőanyagok, személyi szükségletek, muníció, a fő felszerelések, orvosi anyagok, alkatrészek és egyéb katonai anyagok. A nem katonai anyagokat a 2. ábra részletezi. A fentieken kívül a fontos katonai anyagok, mint például új fegyverek beszerzését a katonai szervezetek speciális egységei végzik.
A katonai szállítás problémái A fent ismertetett eljárásnál gyakran figyeltek fel korrupciós jelenségekre. 1993 és 1998 között hét vádemelési és 18 visszakövetelési esetet jegyeztek fel. Összesen 293 személy ellen indítottak eljárást, akik közül 11-et távolítottak el hivatalából vádemeléssel. Az elkövetett visszaéléseket az 1. táblázat sorolja fel. A katonai beszerzési folyamatok hibáit a 2. táblázat mutatja be. A három fázist összehasonlítva a tervezési fázisban a hibák 35,24%-át, az árajánlatok kérése és a szerződések aláírása során 40,95%-át, a szerződések végrehajtása és elfogadása során 23,81%-át követik el. Látható, hogy az árajánlatok kérése során a legmagasabb a kifogásolható intézkedések aránya.
élelmiszerek az alakulatok másodlagos felszerelése fűtő- és üzemanyag építőanyagok személyi szükségletek katonai anyag
muníció az alakulatok fő felszerelései orvosi anyagok alkatrészek egyéb katonai anyagok
beszerzendő tételek elektronikus és műszaki cikkek építészet újságok és térképek sport és szabadidős tevékenység zene és film vegyi anyagok közös létesítmények nem katonai anyag
hardver és eszközök orvosi ellátmány szállítás szolgáltatások közérdekű épületek számítógépek irodai és oktatási eszközök egyebek
2. ábra A katonai beszerzés tételei
1. táblázat Az 1993 és 1998 közötti katonai beszerzések során elkövetett hibák statisztikája Szempontok
1993
1994
1995
1996
1997
1998
Nem megfelelő projekt
4
11
5
6
17
1
44
Valótlan „padlóár”
1
2
2
1
3
1
10
Szerződések illegális kiadása
1
3
9
2
8
2
25
Nem megfelelő változtatás és pótdíj
6
10
2
8
19
3
48
Kiszivárgás
1
1
1
2
2
7
Vesztegető pénz adása, illetve elfogadása
3
2
2
2
2
11
Törvénytelen előnyök egyes cégek számára
1
1
4
4
2
12
Nem jól működő rendszer
1
2
1
1
3
Átgondolatlan ellenőrzés
8
12
10
5
8
2
45
26
44
36
23
66
15
210
Összesen
Összesen
8
2. táblázat A katonai szervezetek által a beszerzési folyamat során elkövetett hibák statisztikája Hibák az egyes fázisokban
Nem megfelelő projekt
Beszerzési projekt
Az ajánlatok kérése és elkészítése
A szerződések elkészítése és elfogadása
44
Összesen
44
Valótlan „padlóár”
10
10
Szerződések illegális kiadása
25
25
Nem megfelelő változtatás és pótdíj
26
Kiszivárgás
4
18
7
48 7
Vesztegető pénz adása, illetve elfogadása
10
1
11
Törvénytelen előnyök egyes cégek számára
11
1
12
5
3
8
4
14
27
45
74
86
50
210
Nem jól működő rendszer Átgondolatlan ellenőrzés Összesen
Ezért vált szükségessé az üzletközi e-kereskedelem katonai beszerzések folyamatába illesztése. Web alapú rendszert kell kifejleszteni az e-beszerzés kiépítésére, az árajánlatok kérésének és a szerződések aláírásának folyama-
tában. Várható, hogy az e-beszerzési rendszer az e-piaci környezetben a hazai piacoktól a nemzetközi piacok irányába fog terjeszkedni. Ennek hatására a katonai beszerzési folyamatok könnyebbé válnak, az ajánlatkérési műveletek világosabbak lesznek, ezáltal csökkennek a költségek és a korrupciós lehetőségek, továbbá növekszik a beszerzés hatékonysága.
Az elektronikus beszerzési folyamat tervezése A jelenlegi ajánlatkérési és szerződésaláírási gyakorlat alapján (1. ábra) az állami szabályzást figyelembe véve tervezték meg az elektronikus beszerzési műveleti folyamatokat, amelyeket a 3. ábra tüntet fel részletesen. A 3. ábrán a vékony vonalú keretek vonatkoznak a személyesen végrehajtandó műveletekre. A vastag keretek olyan műveleteket jelölnek, amelyeket az ekörnyezet révén lehet beépíteni. A diagramon alkalmazott nyilak a munkafolyamatok tervezett irányát mutatják. Az e-beszerzési folyamatot a következő módon lehet szemléltetni: 1. lépés: az ajánlatkérő szervezet az ajánló szervektől átadott beszerzési projektet elektronikus ajánlatkérő dokumentummá alakítja. 2. lépés: az ajánlatkérő szervezet elküldi az e-ajánlatkérő dokumentumot a gyártóknak és a forgalmazóknak. 2a-2b. lépés: a bizonylatokat kezelő szervezetek által véghezvitt on-line hitelesítésen áthaladva a gyártók és forgalmazók belépnek az e-beszerzési rendszerbe az ajánlatkérés áttekintéséhez. 3. lépés: az ajánlattevésben részt venni kívánó gyártók és forgalmazók letöltenek egy ajánlatkérő űrlapot. 4. lépés: az ajánlattevésben részt venni kívánó gyártók és forgalmazók e-átutalás útján kifizethetik a foglalót. 5. lépés: a gyártók és forgalmazók az interneten keresztül küldik el az elektronikus ajánlatkérő dokumentumot az ajánlatkérő művelet befejezésének határideje előtt. 6. lépés: az ajánlatok felbontása során az ajánlatokat bekérő szervezetek a meghatározó információkat a gyártók és forgalmazók adatbázisából töltik le és megvizsgálják az ajánlattevőket. Ha nincs kellő számú ajánlattevő, a pályázat érvénytelen. Ha elérték a kellő számú jelentkezőt, megvizsgálják az ajánlatokat. 7. lépés: az ajánlatkérő és egyéb ide tartozó szervezetek letöltik a gyártók és forgalmazók által küldött elektronikus ajánlatkérő dokumentumokat és megvizsgálják, hogy tartalmuk megfelel-e az eredeti ajánlatkérő dokumentumnak, amely a részvétel alapja. 8. lépés: az ajánlatkérő vezető személyek és felügyelők az árösszehasonlítás céljából megvizsgálják az érvényes ajánlattévő lapokat és azokat, amelyek a „padlóárat” adják meg. Ha két vagy több gyártó és forgal-
mazó éri el a kitűzött szintet, az fog nyerni, amelyik a legalacsonyabb árat kínálja. On-line ajánlattevő versenyre akkor kerül sor, ha valamelyik nyitó ár nem éri el a „padlóárat”, az árverseny elve hasonló az eredeti folyamatéhoz. A „padlóár” eldöntésére vonatkozó üzleti információkhoz és a korábbi beszerzési adatokhoz az e-beszerzési rendszeren át lehet hozzájutni. 9. lépés: az ajánlat elnyerése után az eredményeket nyilvánosságra kell hozni és a szerződés aláírását a törvényesen előírt időtartamon belül el kell végezni. üzleti információt gyűjtő részleg
az ajánlatokat meghirdető és szerződéseket kötő részleg
a bizonylatokat intéző szervezet
gyártók és forgalmazók
katonai pénzügyi szervezetek
az ajánlatokat meghirdető dokumentum előkészítése
üzleti információk gyűjtése
a korábban történt beszerzések összegyűjtése és osztályozása
a „padlóár” rögzítése
az ajánlatkérés közzététele
a bizonylatok hitelesítése
az ajánlatok felnyitása
az ajánlatok sikertelensége
az ajánlatok érvénytelenítése
a céginformációk megvizsgálása
az ajánlatok begyűjtése
az ajánlatok versenyeztetése
az ajánlatok átvizsgálása
az ajánlatok kiértékelése
részvétel az ajánlattevésben
szerződések készítése
a szerződések aláírása
3. ábra Az elektronikus beszerzési folyamat
biztosíték szerzése ajánlatokra
Az e-beszerzési folyamat előnyei Az 1. és 3. ábrákat összehasonlítva az új e-beszerzési folyamat hat előnye a következő: 1. Az új folyamat papírok használata helyett e-beszerzési műveletek útján megy végbe. 2. Az e-beszerzési művelet alkalmazásánál a részletes beszerzési adatokat a korábbival szemben on-line módon „postázzák” a gyártóknak és forgalmazóknak, amelyet rögtön megtárgyalhatnak, illetve letölthetnek, így a folyamat egyszerűsödik. 3. Az e-beszerzési műveletnél nem a pályázóknak kell elkészíteniük minősítő dokumentumaikat, hanem egy új bizonylatkiadó szervezetet hoznak létre a gyártók és forgalmazók minősítésére. Az ajánlatokat kérő szervezetek ekkor a minősítő szervezetek adatbázisa alapján vizsgálják meg a pályázók minősítését; ezek a szervezetek egyenértékű harmadik partnerként működnek a viták elkerülésére. 4. Az előlegek befizetését személyes befizetés helyett átutalással lehet végrehajtani. 5. Az e-beszerzési művelet során a megfelelő dokumentumokat postázás helyett az interneten lehet a szervezőknek beküldeni. 6. Az e-beszerzési művelet során virtuális piac jön létre a gyártók és forgalmazók részére, helyszínhez kötött árverseny helyett on-line árversenyt lehet folytatni.
Rendszerfolyamat A 4. ábrán bemutatott rendszerfolyamat a web alapú adatbázisszerkezeten alapul, felhasználóit két csoportra oszthatjuk: az egyikbe a katonai beszerzési szervezetek tartoznak, a másikba a tenderen részt venni kívánó gyártók és forgalmazók. Egy jelszó-ellenőrzési mechanizmus segítségével a különböző helyzetű felhasználók különböző hozzáférhetőséggel rendelkeznek. A beszerző szervezetek index segítségével áttekinthetik a hasonló korábbi eseteket. Hozzáférhetők továbbá a piacon szereplő hasonló termékek és beszerzési dokumentumminták is. Ezek segítségével alakítható ki a valós igényeknek megfelelő új beszerzési folyamat. Az új beszerzés kiírásakor a gyártók és forgalmazók részt vehetnek az ajánlattevő tenderben, ez új információkat hoz létre és a felhasználóknak a korábbiaktól eltérő véleménye is kialakulhat. A beszerzési folyamat végén a kiíró szervezet ezt esettanulmánynak fogja tekinteni, amelyet az adatbázisban fognak tárolni. A gyártók és forgalmazók pedig legújabb termékinformációikkal lehetővé teszik a rendszeradatbázis folyamatos bővítését.
korábbi adatok keresése
a beszerző szervezet
gyártók és forgalmazók
az azonosítás hitelesítése
az azonosítás hitelesítése
a termékre vonatkozó adatok keresése
a dokumentumminta keresése
az ajánlatok versenyeztetése
termékinformációk
és/vagy
a beszerzési projekt létrejötte
beszerzési információk
a felhasználók véleménye
a szakértők elemzése
az eset kimenetele
a beszerzés adatbázisa
4. ábra Az elektronikus beszerzés folyamata
A rendszer felépítése Adatbázis Az elektronikus beszerzési rendszerfolyamat alapján (4. ábra) a rendszer felépítését az 5. ábra szerint kivitelezték. A rendszer adatbázisa a következő négy alárendelt adatbázisból épül fel. 1. Felhasználók adatbázisa, amely olyan alapvető információkat tartalmaz a beszerző szervezetekről, a gyártókról és a forgalmazókról, mint például a név, cím, vezető, elérhetőség, telefonszám, számlaszám, szolgáltatások stb. Ezeken túl megtalálhatók a rendszerirányítási információk, amelyek a könyvelési számot, a jelszót és az elérhetőséget foglalják magukba.
beszerző intézmény
a felhasználó információinak adatbázisa
gyártók és forgalmazók
HTTP-szerver („böngésző”)
dokumentumkészítés a termék adatbázisa
a termékadatok információi
HTML-profilú adatbázis
beszerzés és megrendelés
a beszerzés előzményei
az eredmények felülvizsgálata és a felhasználók véleménye
a beszerzés adatbázisa
5. ábra Az elektronikus beszerzési rendszer felépítése 2. A termék adatbázisa: terméknevek, típusok, számok és specifikációk. A termékek a 2. ábrának megfelelően két csoportba oszthatók: a katonai anyagok 10, illetve a nem katonai anyagok 15 kategóriájába. 3. HTML-formátumú adatbázis, amelyben különböző beszerzési dokumentumminták találhatók, mint például felhívások, tenderajánlatok, szerződések, pénzügyi szerződések, szolgáltatási szerződések, ajánlatkérő útmutatások, árképző listák az ajánlatok kérésére, az ajánlatok felbontásakor készített feljegyzések stb.
4. A beszerzési adatbázis, amely egyedi eseteken alapul. A fenti adatokat (esetszám, az ügy adatai, a beszerzés neve és a specifikáció) tartalmazó index javasolt használata lerövidíti a kereséshez szükséges időt, egyszerűsíti a hozzáférést az egyedi esetekhez. A felhasználók funkciói A rendszer felhasználói két csoportra oszthatók: az egyik a katonai beszerzéssel foglalkozó egységeket, a másik a gyártókat és a forgalmazókat foglalja magába. A két csoport a rendszer HTTP szerveréhez kapcsolható az internet útján és képes az adatbázisban tárolt információk közötti keresésre. A felhasználó hozzáférési jogát könyvelési száma és az adatbázisban tárolt jelszava alapján lehet eldönteni. Ha a beszerzést végző egység akar egy esetet végigvinni, akkor a felhasználó csatlakozásának segítségével tud a rendszerrel kommunikálni oly módon, hogy hasonló eseteket keres a beszerzési adatbázisban. A szükséges ismeretek megszerzéséhez a rendszerindex megtalálja a megelőző esetadatokat a felhasználók számára, majd a megvásárlandó termékeket ki lehet választani a termékek adatbázisából; végül megfelelő dokumentummintákhoz lehet hozzájutni a HTML dokumentum-adatbázisból. A vásárlók ebből a három részből új beszerzési esetet generálhatnak a pillanatnyi szükségletnek megfelelően. A beszerzési ügy hivatalosan akkor lép életbe, amikor az új beszerzési esetet átviszik az adatbázisba; a rendszer ekkor önműködően beépíti a beszerzési ügyet. A beszerzési ügy létrejöttét követően a vásárlók a felhasználó csatlakozásával felnyithatják, megvizsgálhatják és értékelhetik az ajánlatokat és aláírhatják a szerződéseket, egyidejűleg a rendszer aktualizálja és beépíti a legutóbbi vásárlási adatokat. Időközben a gyártók és felhasználók a felhasználói csatlakozással beléphetnek a rendszerbe az ajánlatokra felhívó hirdetmények átnézésére, az ajánlattevő nyomtatványok letöltésére és az ajánlattevéshez. A felügyelő és az auditáló szervezetek is beléphetnek a rendszerbe, hogy a beszerzési ügy teljes állapotáról képet alkossanak. Ha lezárult a beszerzési ügy, megtörtént az elfogadás és a felhasználók a katonai szervezetekben már alkalmazzák a katonai anyagot, a vásárlók és a felhasználók átvizsgálják a teljes tranzakciót. A felhasználók véleményét az adatbázisban tárolják és azoknak a szolgáltatásoknak és termékeknek minőségi felbecsülésére használják, amelyeket a pályázatot elnyerő gyártók és forgalmazók biztosítottak. A pályázatot elnyerő gyártók és forgalmazók ismeretei és tapasztalatai a cégekre vonatkozó információk révén segítik az egyéb beszerzéssel foglalkozó szervezeteket is és növelik a beszerzési adatbázisban felhalmozott ismeret és tapasztalat mennyiségét.
A rendszer alkalmazása A rendszer adatbázisának tervezése Az adatbázis összefüggő, amelyet az elektronikus beszerzési rendszer felépítésén alapulva (5. ábra) a beszerző szervezetek hat adattáblájára lehet felosztani: – cégek, – terméktípusok, – elektronikus katalógus, – a beszerzés követelményei, – a beszerzés „host-fájlja”, – a beszerzés részletei. A felhasználó adatbázisa mind a beszerző szervezet, mind a cégek adattábláit tartalmazza. A termék adatbázisát a terméktípus és az elektronikus katalógus adattábláiból készítik. A beszerzés adatbázisa a beszerzés követelményeire, a beszerzés „host-fájljára” és a beszerzés részleteit tartalmazó adatlapokra vonatkozó adattáblákból áll. A HTML dokumentum-adatbázis a tenderfelhívásoknak, szerződéseknek, pénzügyi szerződéseknek, szolgáltatási szerződéseknek, tenderrel kapcsolatos instrukcióknak, a tenderárlapoknak és tenderbontási feljegyzéseknek csak hat dokumentummintáját tartalmazza. A prototípus rendszere A prototípusrendszer az e-beszerzési rendszerfolyamat lépésein alapul (4. ábra). A weboldal címének billentyűzése után a felhasználó beléphet a rendszer honlapjára. A rendszer a felhasználókat két fő csoportra osztja: „beszerző szervezetek” és „gyártók és forgalmazók”. Az első teszi lehetővé, hogy a beszerző szervezetek véghezvigyék ajánlatkérő és szerződés-aláírási feladataikat, az utóbbi a cégeknek nyújt segítséget az elektronikus katalógusok és tenderajánlatok elkészítésében, valamint az ajánlattevésben. • Beszerző szervezetek A katonai beszerzésekkel foglalkozó szervezetek a jelszókezelés weboldalához csatlakozhatnak. A felhasználók csak akkor léphetnek be a beszerző szervezetek frontoldalára, ha elfogadható szervezetmegjelöléssel és jelszavakkal rendelkeznek. A korábbi adatok kikeresése. Ez a weboldal a felhasználók részére az információk kikeresését öt index használatával teszi lehetővé, ezek: – a beszerzés ügyszáma, – a beszerzett termék neve,
– specifikációk, – modelladatok, – beszerzési adatok. Üzleti információk keresése. Ez a weboldal nyújtja a felhasználóknak a megfelelő információkat, amelyek 10 katonai és 15 nem katonai anyagnak megfelelően vannak felosztva. Dokumentumminta. Ezen az oldalon találhatók a tenderfelhívásoknak, szerződéseknek, pénzügyi szerződéseknek, szolgáltatási szerződéseknek, tenderrel kapcsolatos instrukcióknak, a tenderárlapoknak és tenderbontási feljegyzéseknek a dokumentummintái. A felhasználók kereshetnek ezen a weboldalon és letölthetik a kívánt dokumentummintát. Ajánlatkérési művelet. A vásárlók egy új beszerzési ügyre vonatkozó üzeneteket vihetnek be erre a weboldalra és feltölthetnek egy részletes ajánlatkérő dokumentumot. A megfelelő információkat az adatbázis azonnal tárolja és a beszerzési ügyet közzéteszik a „beszerzési információs hirdetések” területén, befejezve az elektronikus ajánlatkérő folyamatot. Ajánlatértékelő művelet. Ez az oldal két funkciót kínál. Az első „az ajánlattevő űrlapok letöltése cégeknek”, amivel a beszerző szervezetek megnyithatják a beszerzési ügyekre szánt elektronikus postafiókjukat az ajánlattevők idevonatkozó információinak letöltéséhez, hogy megtudják a pályázatok elbírálásának jelenlegi állását. Ha az ajánlatok nem érik el a „padlóárat”, sor kerül a második funkcióra, az „on-line árversenyre”, amely látszólagos beszélgetést tesz lehetővé a résztvevő ajánlattevők között, míg tartják magukat az állami beszerzési szabályokhoz. A lezárt ügy adatainak bevitele az adatbázisba. Ez a beszerző szervezeteket látja el olyan adatbázissal, amelyben a beszerzésre vonatkozó információk tárolhatók. • Gyártók és forgalmazók A felhasználók csak akkor tudnak belépni a gyártók és forgalmazók területére, ha megfelelő megjelölésekkel és jelszavakkal rendelkeznek. A gyártók és forgalmazók területének funkciói a következők: Az elektronikus katalógus kiegészítése és módosítása. A megfelelő gomb megnyomásával beléphetnek az ezeket a műveleteket kínáló weboldalra. A beszerzési információk közzététele. Ez a weboldal a három index szerinti beszerzési ügyszámot, típust és a beszerzés dátumát tartalmazza, úgy hogy a felhasználó érdeklődhet az ajánlatok kihirdetésének adatai után. Ha a felhasználók részt kívánnak venni a pályázaton, beléphetnek a megfelelő weboldalra, hogy további információkat kapjanak. Ajánlatkérő műveletek. A rendszernek ez a területe a felhasználóktól annak a beszerzésnek az ügyszámát kérdezi, amelyben részt akarnak venni. Ha bebillentyűzték a megfelelő ügyszámot, a rendszer csatlakozik az erre a célra
szánt elektronikus postafiókhoz és az ajánlattevők e-maileket küldhetnek csatolt fájlokkal az ajánlatkérő művelet lebonyolításához. On-line részvétel az ajánlatokon: a résztvevők licitálhatnak a többi céggel a rendszer virtuális „tárgyalótermében”.
Értékelés A rendszer hatékonyságának elemzése és összehasonlítása (1) A bizonylatokat intéző szervezetek. Mind a vevőknek, mind a eladóknak on-line módon kell tranzakcióikat intézni, így egy harmadik résztvevőt bíznak meg azzal, hogy a felhasználók azonosító hitelesítését elvégezze. Így az elektronikus folyamatban a cégeknek csak egyszer kell ezekhez a szervezetekhez fordulniuk. A virtuális elektronikus hitelesítés növeli a cég előkvalifikálásának hatékonyságát az ajánlatkérési és szerződéskötési folyamatok között, valamint korlátozza a nem megfelelő jogokkal rendelkező cégek jelentkezését. (2) Szorosan kapcsolódó munkafolyamatok. Az elektronikus beszerzési folyamat egyszerűsíti az üzenetátviteli folyamatot, ami a jelenlegi módszerrel még papíron megy végbe. (3) A beszerzési adatok kezelése. A katonai beszerzés anyagainak bonyolultsága és nagy mennyisége a vásárlótól teljes körű ismereteket és tapasztalatot, a különböző problémákhoz pedig különböző szakembereket igényel. Az eredeti beszerzési folyamatban a régi adatokat papíron rögzítették, ami megnehezítette a szükséges információk kikeresését. Az elektronikus munkafolyamatot használva azonban az adatbázis alapján módszeresen érhetők el és ellenőrizhetők a pályázathoz szükséges ismeretek. A jövőben a katonai beszerzéssel foglalkozó szervezetek nagyobb adatraktárt hozhatnak létre, hogy hatékonyabban tudják kezelni a növekvő számú, különböző alakú beszerzési formátumokat. Az ismertetett e-piac lehetővé teszi a gyártók és forgalmazók részére, hogy forrásaikat az interneten keresztül kiterjesszék. Így gyorsul az üzleti információk forgása és fokozódik a verseny, ami csökkenti a költségeket. Az átláthatóság révén csökken a spekuláció lehetősége is. A rendszer előnyeinek és a katonai beszerzés hibáinak elemzése és összehasonlítása (1) Nem valós „padlóár”. A régi módszerrel szemben az elektronikusan kezelt termék- és beszerzési adatbázisok, a régi információk és a legutóbbi termékre vonatkozó adatok gyorsabban és pontosabban kezelhetők.
(2) Nincs elég változtatási lehetőség. A szerződés és az ajánlattévő fázis közötti esetleges ellentmondások az elektronikus adatátvitel esetében könynyen javíthatók, mivel egy dokumentumot tárolnak az adatbázisban. (3) Nem megfelelő eljárások a szerződések kiadásánál, az információk kiszivárgása, ami egyes cégeket vesztegetési lehetőségekhez és jogtalan előnyökhöz juttat. A vásárlók gyakran szabálytalan műveleteket alkalmaznak, hogy egyes cégeknek hasznot hajtsanak, vagy egyes cégeknek előre elárulják a „padlóárat”. Az elektronikus eljárásnál az összes ajánlatot szabályozott és rögzített elektronikus műveletek alapján kell kezelni, ami csökkenti az ajánlati műveletre gyakorolt emberi hatást. Csökken az információk kiszivárgásának lehetősége és becsületes versenyhelyzet jöhet létre a résztvevő cégek között. (4) Gondatlan felügyelet. Az e-beszerzési eljárás során a beszerzési ügyeket megtárgyalhatják és áttekinthetik, valamint auditálás céljára benyújthatják a felügyelő hatóságoknak, amelyek az adatbázis segítségével könnyen meghatározhatják a lehetséges hibákat a hasonló beszerzési ügyek ismeretében. Így elejét vehetik a problémák kialakulásának. (5) A források szétosztása. Minden katonai beszerzés a nemzeti védelmi források szétosztását jeleni. Ez a rendszer nemcsak az e-piaci tranzakciók funkcióit és feljegyzéseit foglalja össze az adatbázisban, hanem a nemzeti védelmi költségvetés beszerzésekre vonatkozó auditáló funkcióit, a nemzeti védelmi források megosztását, elrendezését és tervezését is. A megfelelően megtervezett e-kereskedelem tehát a katonai beszerzések akadálytalan lebonyolításának, átláthatóvá tételének, költségcsökkentésének és a korrupció visszaszorításának fontos eszköze lehet. (Dr. Bidló Gáborné) Shu-Hsien Liao; Ching-Hsue Cheng; Wei-Bang Liao, I-Liang Chen: A web-based architecture for implementing electronic procurement in military organisations. = Technovation, 23. k. 2003. p. 521–532. Presutti, W. D.: Supply management and e-procurement: creating value added in the supply chain. = Industrial Marketing Management, 32. k. 3. sz. 2003. ápr. p. 219–226. Davila, A.; Gupta, M.; Palmer, R.: Moving procurement systems to the internet: the adoption and use of e-procurement technology models. = European Management Journal, 21. k. 1. sz. 2003. febr. p. 11–23. Carabello, L.: E-procurement can reduce expenses. = Healthcare Financial Management, 55. k. 12. sz. 2001. p. 82–83. Ward, S.: E-procurement. Technology to fit the bill. = The Health Service Journal, 110. k. 5728. sz. 2000. okt. 26. p. 15–16.
