SZEGŐFI ANNA
T A P A S Z T A L A T A I M ÉS ÉSZREVÉTELEIM A TANÁCSI I R A T O K SELEJTEZÉSE ÉS RENDEZÉSE K Ö Z B E N
Selejtezzünk, vagy ne selejtezzünk? Sokat és sokszor vitatkoztunk m á r erről a kérdésről, elhangzott számos pro és kontra érv. Mindannyiunknak vannak r é m történetei pótolhatatlan iratpusztulásokról, elhibázott selejtezésekről. Minden m e g y é b e n akad egy-egy teljességgel elpusztított irat-együttes, amely az 50-es évek papírhiányának esett áldozatul. K ö z m o n d á s o s ebben a szakmában a k ö z ponti utasítás alapján végzett árvaszéki selejtezés, amiről ma m á r csak azt mondhatjuk, hogy boldog az a levéltár, ahol nem hajtották végre az utasítást. Mindezek mellett az évek során pusztult el iratanyag a mindig jelen lévő tudatos politikai indíttatású iratmegsemmisítés következtében is. S akkor m é g nem is vettük számításba a katasztrófa helyzeteket: a háborút, az árvizet, a raktárakban kárt okozó előre nem látható csőtöréseket stb. Anélkül, hogy a „selejtezzünk, ne selejtezzünk" elméleti vitába bocsátkoz nék a tanácsi iratok selejtezésének szükségességéhez szeretnék néhány indokot felsorolni. - A levéltárak gyakorlatában - f ő k é n t az előkészítés nélkül, meglehetős veszteségekkel lezárt járási tanácsi megszűnések óta - sokszor előfordult, és az utóbbi 1-2 évben ez m é g gyakoribb lett, hogy selejtezetlenül vet tünk át iratokat, félve az irattárban elvégzett selejtezés szakszerűtlenségé től. Ezek az iratok ügyviteli-levéltári szempontú selejtezésre várnak. - A tanácsok története lezárt korszak lett, lezárult a fond, be kell gyűjte nünk. A z új iratanyag számára helyet kell biztosítani, mindenről, ami az elmúlt évek során mint kétes, vagy kétséges történeti értékű irat felhalmo zódott, döntenünk kell, ki kell üríteni az önkormányzati irattárakat. - Állományvédelmi szakembereink megállapították, hogy a tanácsi irat anyag a papír minősége, és a h a g y o m á n y o s a n rossz irattári körülmények miatt igen gyors pusztulásra van ítélve, menteni kell. A tömeges restaurá lás szóba sem jöhet, nincs sem ember, sem eszköz. így iratmentési lehető ségként nem maradt más, csak a másolás - amilyen gyorsan csak lehet mikrofilmre, vagy más technikával, más eszközökre. A gyors és tömeges másolásnak azonban gátat szab, hogy jelenleg az irattárakban és levéltá rakban egyaránt fellelhető tanácsi iratanyag másolására nincs elegendő pénz, sem személyi, technikai kapacitás. A megoldás magától adódik; op timálisra kell csökkenteni az iratanyag mennyiségét.
-
Ez a kényszerhelyzet eldönti a szakmai vitát - selejtezni muszáj. S ha mu száj, akkor nem szabad tovább vitáznunk, minden energiánkat és szakmai tudásunkat arra kell fordítani, hogy megoldjuk a „mit selejtezzünk" kér dést. A „mit selejtezzünk" nemcsak a m i gondunk, a nemzetközi levéltári gyakor latban is sokat foglalkoznak ezzel a kérdéssel. Sokak által ismert példa a hol landok legutóbbi próbálkozása a P I V O T rendszer. A hollandok elképzelésének lényege - ahogy m i értelmezzük - az, hogy a folyamat eredményeként meg született információt kell menteni, bárhol is rögzítették, nem az iratot. A hollan dok ezt feltehetően meg tudják csinálni, félek, mi nem, nekünk saját adminiszt rációs rendszerünkből kell kiindulni, s ezen az úton megkeresni a legoptimáli sabb megoldást. 1
A selejtezési mintajegyzék Ha a magyar ügyintézés történetét vizsgáljuk, a tanácsi korszak legszembetű nőbb sajátosságának a szovjet típusú centralizált igazgatási és ennek megfelelő iratkezelési rendszer bizonyul. Ezt a sajátosságot kihasználva jutottunk arra a következtetésre, hogy a centralizált rendszert centralizált selejtezési j e g y z é k k e l fedhetjük le. A z elméletet gyakorlattá alakítva született meg a munka segédlete; a selejtezési mintajegyzék. A selejtezési mintajegyzék készítésének és használa tának ellenzői általában azzal érvelnek, hogy a j e g y z é k e k használata nem teszi lehetővé az esetleg szükséges egyéni iratértékelést. A jegyzékek készítésének részletes ismertetésével szeretném eloszlatni ezeket a kételyeket, bebizonyítani, hogy a selejtezési mintajegyzék készítése és használata nem nélkülözi az infor máció tartalmak elvi értékelését. A mintajegyzékek készítésekor j ó l felkészült levéltárosok történészi és szakmai szempontokat is figyelembe véve értékeltek és próbaselejtezést végeztek különböző levéltárakban és különböző tanácsi szin teken. Ezzel a módszerrel készültek el azok a tanácsi selejtezési mintajegyzékek - összesen hat darab - amelyekről részletesen szeretnék beszámolni. A z a tény, hogy a tanácsi iratokhoz nem egyetlen mintajegyzéket készítettünk, m á r jelzi, hogy az egyes korszakok iratainak tartalmi és formai sajátosságait is figyelembe vettük. Külön jegyzéket készítettünk: -
az 1950-1951 között keletkezett iratokhoz, az 1952-1956 között keletkezett iratokhoz,
1996-ban 10 magyar levéltáros volt tanulmányúton Hollandiában. Ekkor ismerkedtek meg a PIVOT programmal. A tanulmányútról beszámoló jelent meg: Blazovics László: Magyar Le véltárosok Hollandiában, Levéltári Szemle, 1997/1. 63-70. A csoport tagja volt kolléganőm Póth Piroska, aki lefordította Robbert Jan B. Hageman: Új holland módszer az irattári anyag ér tékeléséhez című, a rendszerről írt alaptanulmányt. Az érdeklődők ezt a fordítást vehették, és vehetik kézbe kolléganőm szíves jóvoltából.
- az 1957-1973 között keletkezett iratokhoz, - az 1974-1984 között keletkezett iratokhoz, - az 1984-1990 között keletkezett iratokhoz, - az építési iratokhoz. A kételkedők meggyőzése érdekében részletesen beszámolok a munka fo lyamatáról, bizonyítva a jegyzékek szakszerűségét, a készítők körültekintését. A munka 1989-ben kezdődött, három levéltár: a fővárosi, a hevesi és a nógrádi részvételével. A munkatársak megkezdték az elméleti előkészítést, a selejtezési alapelvek kidolgozásával. A z elvekről egyesületi tanácskozást is tartottunk, o l vashatták a Szemlében." Ezután kezdtük meg a próba-selejtezéseket és a minta j e g y z é k e k elkészítését. Kiinduló pontunk a tanácsi iratok kezelésére készült irattári tervek, illetve selejtezési ügykörjegyzékek voltak. Ezeknek a j e g y z é keknek a hibáit - a kollégák emlékezhetnek rá - m á r a megjelenésüket k ö v e t ő e n felismertük és megpróbáltuk kijavítani. Azért kell megállapítanom, hogy csak próbáltuk, mert sem az 1973-ban elvégzett korrigálásokat, sem az 1984-es j a v í tásokat nem lehetett és lehet visszamenőleg alkalmazni, ez igen fontos szakmai szempont. Nemcsak fontos, de megalapozott is, egy korszak iratainak értékét nem lehet egy másik korszak iratainak alapján elvégzett értékeléssel m é r n i . Gondoljunk a legegyszerűbb példára: a járási tanácsok m ű k ö d é s e idején a v á rosok és községek iratainak értékelési szempontjait nem alkalmazhatjuk a j á r á sok m e g s z ű n é s e utáni időszakra. Ugyanakkor a visszamenőleges alkalmazás t i lalmából következik, hogy ha törvényesen j á r u n k el, akkor például van olyan korszak, amikor van építési irat a levéltárban és van olyan korszak, amikor nincs. A levéltárak ezt a problémát igyekeztek saját hatáskörben elintézni, olyan módon, hogy az irattári tervtől eltérően, nem engedélyeztek olyan selejtezést, ami az egyes irattípusok eltérő selejtezési idejéből származó anomáliákat oko zott. Jó példa erre az említett építési iratok mellett, az ipari és kereskedelmi en gedélyek iratanyaga, melyet selejtezhetősége ellenére általában átvettek a levél tárak. A tanácsi iratok selejtezésével foglalkozó team számára egyetlen megol dás kínálkozott, az azonos irattípusok értékelését - a maradandó érték messze m e n ő figyelembe vételével - egységesíteni kell. 3
A selejtezési elvek meghatározása és a m á r említett széleskörű megvitatása után számítógép segítségével készítettünk egy összevont selejtezési mintajegy zék munkapéldányt, amelyben az irattári tételek ábécé rendjében egymás mellé került az adott tétel értékelése 1960-, 1973-, 1984-ből. A z összevont jegyzékről elsőként azt állapítottuk meg, hogy a napi selejtezési m u n k á h o z terjedelme m i att nem alkalmazható, az iratértékelésekhez, mint segédeszközt lehet használni. 4
2
3
4
Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata. Levéltári Szemle, 1999/3. 13— 28.; Szaniszló Ferenc: Alapelvek a tanácsi iratok levéltári selejtezéséhez. Levéltári Szemle, 1999/3.28-32. A selejtezési időket is meghatározó ügyviteli utasítások időrendben: 1/1960. KE., 8/1973. (TK. 51.)MTTH„ 2/1984. (TK. 28.) MTTH. Az összevont jegyzék számítógépes változata Budapest Főváros Levéltárában hozzáférhető.
Ez az összevont mintajegyzék világosan megmutatta, hogy melyek azok az irat tári tételek, amelyeknek az értékelése nem változott az évek során, és melyek azok a tételek, amelyeknél az egykorú ügyintézők, irattárosok és levéltárosok egyaránt bizonytalankodtak az irat értékének megítélésénél. Az összevont mintajegyzék elemzése alapján arra a megállapításra jutottunk, hogy a legkevesebb eltérés a történeti értékű iratok értékelésénél van, ez megha tározta a további munkamenetet: - A z első fázisban kijelöltük a klasszikus értelemben vett levéltári iratok körét, a hagyományosan nem selejtezhető iratokat, köztük elsősorban a testületek iratait és az éves szintű értékeléseket, valamint a tanács egészét érintő elvi iratokat. A tanács munkáját irányító felügyeleti iratok esetében, a tükröződést szem előtt tartva, az irányító szinten minősítettük nem selejtezhetőnek az iratot. -
M á s o d i k fázisban vizsgáltuk a 10 évnél hosszabb őrzési idejű iratok körét, átértékelve a személyiséghez fűződő jogokat, (tulajdonjog, j o g s é r e l e m , nyugdíjjogosultság) - M i u t á n élő irattári anyag is szerepet kapott a j e g y z é k e k összeállításánál (az önkormányzatok m é g használták az 1984-es tanácsi utasítást) vizsgál tuk a törvényi, ügyviteli előírásokat; mint az adótörvény, a számviteli tör vény, a gyermekvédelmi törvény stb. A fenti munkafázisok végeredményeként állítottuk össze - számítógép segít ségével - az egyes korszakokra érvényes, tanácsi szintekre tagolt mintajegyzék javaslatokat. Ez a mintajegyzék-változat, a korszakra érvényes egykorú utasítás selejtezhetőségi kódját is tartalmazta, és tartalmazta az előkészítő team iratértékelési javaslatát. Ezeknek a m u n k a p é l d á n y o k n a k az alapján kezdtük el, lelkes megyei levéltárosok segítségével, a próbaselejtezéseket. A próbaselejte zések alapján a kollégák véleményt mondtak a munkapéldányon szereplő iratértékelési javaslatról, s ehhez csatolták a próbaselejtezés alapján kialakított értékelésüket. A többféle selejtezési javaslatot összevetve és elemezve készült el a mintajegyzék értékelhető változata. Ez az értékelhető változat még további két szakmai ellenőrzésen ment át, ennek során nagy gyakorlattal rendelkező kollégák m o n d t á k el véleményüket az egyes tételek selejtezhetőségéről. A z utolsó szakmai szűrőt a Levéltári K o l l é g i u m selejtezési munkabizottságának tagjai jelentették. 5
6
A selejtezési mintajegyzék természetesen annyit ér, amennyit a szakma hasznosítani tud ebből a munkából. A hasznosítás alapvető követelménye volt, hogy, megosszuk eredményeinket másokkal is. A selejtezési mintajegyzék k é -
5
6
Természetesen a selejtezhetőségi időt a könnyebb munka érdekében minden esetben és minden munkafázisban a tanácsi selejtezési kódjellel rövidítettük. 1 = 2 év, 2 = 5 év, 3 = 10 év, 4 = 15 év, 5 = 30 év, 6 = 75 év, 0 = nem selejtezhető. Az elkészült mintajegyzékeket a Levéltári Kollégium, mint egy selejtezési Ajánlás javaslatát tűzte napirendjére, tárgyalása jelenleg folyamatban van.
szítését támogató kuratórium szerencsénkre megértette a problémát és támogatta postaköltséggel a terjesztést. A pályázati pénz segítségével valamennyi önkor mányzati levéltárnak papíralapon cs flopy lemezen is megküldtük a j e g y z é k e ket, rövid használati utasítások kíséretében, szabad felhasználásra. Használhat j á k a kollégák bárhol és bármikor, egy feltétellel: ezek a j e g y z é k e k nem megfel lebbezhetetlen ítéletet hordoznak, csak a levéltáros munkáját segítő mintaként szolgálnak. 7
A selejtezés gyakorlata A selejtezés a levéltárosi munka legnehezebb része, miközben egyre inkább központi feladattá kellene válnia. M á r a szakmai oktatásban is kiütközik a b i zonytalanságunk, ahogy erről m e g g y ő z ő d t e m saját tanulmányaim során és az oktatói gyakorlatomban is. Be kell vallanunk, hogy félünk selejtezni, hiszen is merjük a végeredményt, a visszafordíthatatlan iratmegsemmisítést. Mindennek ellenére a „selejtezni k e l l " kényszere nagy úr, ezért vagyok annak a híve, hogy ha kidolgozzuk a helyes munka módszert, a veszélyt elkerülhetjük. N e m szeret nék teoretikus lenni, de vázolnám röviden ezt a munkafolyamatot, ahogy azt mi képzeljük. A mi alatt ez esetben a Levéltári Kollégium selejtezési munkabizott ságának tagjait és a tanácsi mintajegyzék készítésében résztvevő kollégákat ér tem. A szakmai követelményrendszer - szakmai zsargonban az „új L Ü S Z " 3 1 . §.-ában foglakozik a levéltári selejtezéssel. Egyértelműen kimondja, hogy „selejtezést csak előzetesen kidolgozott selejtezési terv alapján szabad végezni". M i a terv lényege? „Tartalmaznia kell a fondképzőnek a levéltári anyagban visszatükröződő ügyköreit, illetőleg az ügykörökön belül kialakult egyes sajátos anyagtípusokat, s utalnia kell ezek selejtezhetőségére." A következő b e k e z d é s fontos kérdést tisztáz: „Ha a fondhoz korabeli selejtezési ügykörjegyzék vagy irattári terv kapcsolódik, a selejtezési tervet e dokumentumok alapján célszerű készíteni." A z érintett 3 1 . §. szövegét elemezve megállapíthatjuk, hogy a taná csi iratokhoz készített mintajegyzék mindenben megfelel a selejtezési terv krité riumainak. A z „új L Ü S Z " szerint ezt a tervet a szakfelügyelet útján a miniszté rium illetékes szervezeti egységéhez kell felterjeszteni jóváhagyásra. Ugyancsak ezen az ú t o n kell felterjeszteni a selejtezési terv alapján előkészített selejtezésről készült jegyzőkönyvet engedélyezésre. A valamennyi kollégám által j ó l ismert selejtezési eljárás tehát semmiben nem változott, s feltételezhetően az e n g e d é 8
7
8
A jegyzékek számítógépes változata Budapest Főváros Levéltárában hozzáférhető, másolatot kérésre bármikor szívesen küldünk. A nemzeti kulturális örökség miniszterének 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelete a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. Ma gyar Közlöny, 2002/47. 3282-3297.
lyezési idő hosszúsága sem. Egyetlen egyszerűsítési módszer áll rendelkezé sünkre; amennyiben Ajánlásként elfogadtatjuk a mintajegyzékeket a Levéltári Kollégiummal, selejtezési terv készítésére nem lesz szükség. Fentebb már emlí tettem, hogy a szükséges intézkedés ebben a kérdésben megtörtént. A selejtezési gyakorlati munka következő állomása a selejtezésre előkészített iratokról j e g y z ő k ö n y v készítése. A szakmai követelményrendszer említett 3 1 . §.-a részletesen leírja a selejtezési jegyzőkönyv adatait, látszólag nincs gon dunk az elkészítésével. Szeretném ennek ellenére felhívni a kollégák figyelmét két, a kötelező adatok közül kimaradt információ fontosságára: az egyik a kise lejtezésre javasolt iratok keletkezési éve, vagy évköre, amelynek hiánya a jegy zőkönyv alapján készülő nyilvántartásaink (csökkenési napló, fondjegyzék, fonddosszié) hiánya is lesz, a másik a tanácsi iratoknál elengedhetetlen irattári j e l feltüntetése. Saját érdekünkben a jegyzőkönyvekbe, a követelményrendszer től függetlenül, tüntessük fel ezeket az adatokat. A levéltári selejtezési munka befejező állomása a többször ellenőrzött és en gedélyezett tételekbe tartozó iratok megsemmisítése. A megsemmisítés szabá lyairól a követelményrendszer nem tesz említést, de célszerű a személyiségi j o g v é d e l e m érdekében a zártrendszerű megsemmisítés, m é g akkor is, ha ez több utánajárásba és esetleg pénzbe is kerül. A fentiekben ismertetett módszerrel tanácsi iratot selejtezhetünk a levéltár ban és irattárban is. Valamennyi tanácsi irattal foglalkozó levéltáros egyetért abban, hogy az ideális állapot az lenne, ha m á r az irattárban levéltáros végezné az ügyviteli-levéltári szempontokat is szem előtt tartva a selejtezést. Erre jelen leg törvényes és kivitelezhető lehetőség nincs. A z irattárakban végzett selejtezé sek szakszerűtlensége annál is inkább gondot okoz, mert az önkormányzatoknál előtérbe került a tanácsi korszakból származó irattárak selejtezése. Ellenőrzése ink során azt tapasztaltuk, hogy ennek több oka is van. Egyik közülük az a tény, hogy az önkormányzatok - különösen a kezdeti években volt ez igaz - nem ér tékelték a tanácsi korszakban keletkezett iratokat s csak lassan tudatosodott, tu datosodik a használati, esetleg anyagi értékük. 1-2 elvesztett polgári per után értik meg a vezetők, hogy a tanácsi korszakban keletkezett iratok is a hatósági munkájuk részei. A másik, és igen fontos meghatározó tényező, hogy a levéltá rak zsúfoltsága kihat az irattárak zsúfoltságára is, s így megteltek az önkor mányzati irattárak. A telítettséghez hozzájárult a modern irattározási technikák térhódítása is; a dobozos tárolás, a mobil állvány, a számítógép az irattárban. Ezt a változást természetesen minden levéltár ö r ö m m e l veszi, ahogyan azt is, hogy a nedves pincékből megkezdték az iratok átszállítását az újonnan épült, vagy felújított önkormányzati székházakba. Végezetül említenék m é g egy tényezőt, amivel talán m é g kevés kollégánk találkozott, ez az ISO minősítés. Röviden összefoglalva az ISO minősítés lé nyege, hogy a hatósági ügyintézés minőségét optimális folyamat vezérlési le írással és annak következetes betartásával és betartatásával biztosítsa. A hatósá gi ügyintézés természetesen nem nélkülözheti annak adminisztrálását, így kerül
az iratkezelési folyamat optimalizálása az ISO látókörébe. A z elképzelés nemes és támogatásra méltó, ha az iratkezelési folyamat optimalizálásáról van s z ó , de a levéltári szakmai kontroll már a minősítési szempontoknál is elmaradt, jelenleg sincs a minősítő munkába beleszólásunk, így félő, hogy az optimalizálás nem abban az irányban indult el, ami a m a r a d a n d ó értékű iratok védelmét szolgálná. N é h á n y - véletlenül - tudomásomra jutott fővárosi, kerületi példával szeretném a problémát érzékeltetni. Az ISO előírások szerint optimális esetben egy ügyin tézőnél csak 8, azaz nyolc elintézetlen akta lehet, s ennek egyik kerületünkben egyetlen iratkezelési megoldását ismerték el, ha az összes többi akta határidőbe kerül. Ugyanez az előírás azt is kimondja, hogy határidős irat nem lehet az ügy intézőknél, csak az irattárban. A végeredmény, hogy határidős raktárrá változott a központi irattár, s az iratkezelés legfontosabb teendője a határidő nyilvántar tás, a határidős iratok kiemelése és ügyintézőhöz történő továbbítása lett. A m á sik történetet egyik megyei levéltárunkban hallottam; tanulságos és figyelmez tető. A z iratkezelési folyamat optimalizálóinak látókörébe került egy nagy m e n n y i s é g ű iratanyag, amelyet m á r elintéztek, irattári elhelyezésre várt, de em ber és idő hiányában az iktatókönyvi kivezetése, és az irattári elhelyezése m é g nem történt meg. A z ISO minősítés érdekében a legegyszerűbb megoldást vá lasztották, a kérdéses iratokat mint zavaró tényezőt megsemmisítették. Mindez arra figyelmeztet, hogy az önkormányzati irattárak rendjére, selejtezettségére, rendezettségére oda kell figyelnünk, s ha szükséges, kompromiszszumokat is kell kötnünk az iratanyag érdekében. Ilyen kompromisszum lehet, hogy az önkormányzatok selejtezésénél a levéltári selejtezéshez készült minta j e g y z é k e k használatát engedélyezzük, sőt szorgalmazzuk, s ezzel segítünk he lyet felszabadítani az irattárakban. Ez természetesen a selejtezés ideje alatt, és a selejtezés végeredményének ellenőrzésekor nagyobb odafigyelést, többletmun kát igényel, de megéri. Ha a levéltáros nem választja el az irattári és levéltári selejtezést gondolatban mereven, akkor segít az irattárakban, s ha segít, m a g á n is segít. M i k ö z b e n az irattározási követelmények javításán fáradozik, menti a m a r a d a n d ó értéket, és m i tagadás, munkát takarít meg. A z ügyviteli selejtezések színvonalának emelésére a teljes irattári anyag levéltárba szállítása, s levéltári szakemberekkel történő selejteztetcse - azaz az átmeneti levéltár - lenne a m á sik m e g o l d á s . Sajnos az „új L Ü S Z " sem adott erre választ, sőt egyáltalában nem foglalkozik a levéltárakban végrehajtott ügyviteli selejtezések kérdésével, így fennmarad az eddigi, levéltáranként eltérő gyakorlat.
Rendezés A z „új L Ü S Z " megjelenése nem változtatott azon az évtizedek óta bevált rende zési munkafolyamaton, hogy a rendezés első lépése a fond meghatározása. A tanácsi iratokat illetően éveken át tartó szakmai vita bontakozott k i , ami „egy tanács, egy fond" elveként vonult bc a köztudatba. Ennek az ismertetésnek a ke-
retein belül nem kívánok vitába bocsátkozni, csak leszögezem, hogy ellene va gyok az egy tanács, egy fond rendszernek. Legfontosabbnak azt tartom, hogy a kutató számára megőrizzük és leképezzük a rendszerben az eredeti struktúrát, s ezt a feladatot nem tölti be az összevonás. A kutató számára átláthatatlan raktár j e g y z é k képződik, amihez hozzá kell számítani az irattárakból előkerült, szám nélküli külön csomókat. M o n d h a t n á n k , hogy majd a számítógép nyilvántartja az összefüggéseket, de úgy gondolom, hogy egyelőre m é g fontos a fizikai megje lenítés, mert a levéltárost lehet számítógépre szoktatni, vagy kényszeríteni, de a kutatót nem, sok évig marad m é g elsődleges a kutatótermi papíralapú jegyzék. A következő rendezési kérdés, hogy milyen legyen a rendezés szintje. A z új követelményrendszer alap-, közép-, és darabszintű rendezést határoz meg, k i emelve a középszintű rendezettség elsődlegességét. Ennek ellenére a tanácsi ira tok esetében szeretnék érvelni a darabszint mellett. Visszautalnék arra, hogy a tanácsi iratokkal kapcsolatban a levéltáraknak igen fontos iratvédelmi feladatuk is van, amit csak selejtezett és darabszinten rendezett iratokkal lehet elvégezni. B á r az „új L Ü S Z " a darabszintíi rendezésnél nem mondja k i a kötelező paginálást, a mikrofilmezés illetve bármilyen technikával történő másolat készí tése e nélkül elképzelhetetlen. A mikrofilmezésre történő előkészítésről igen j ó munkautasítás van, használjuk azt már a rendezésnél, s ezzel időt takarítunk meg. A rendezés szintjétől függetlenül alapvető szempontunk mindig az egykorú irattári rend helyreállítása volt, és az jelenleg is. A levéltári szakmai felfogás szerint ezt az elvet azért tekintjük elsődlegesnek, mert az irattári rendhez készül tek a segédletek. A fővárosban akkor is helyreállítjuk a rendet, ha a segédletek nem kerültek a levéltárba, vagy valamilyen oknál fogva nem használhatók. A z egykorú irattári rendet mi az információ értéke miatt állítjuk helyre, az ügyinté zésről ugyanis a kutató csak az iratkezeléssel szerves egységben kap kielégítő információt. Természetesen m i is ismerjük, és megfelelő esetekben alkalmazzuk is az át rendezést. Egy gyakran előforduló példát érdemes megemlíteni. Valamennyi korszakban előfordulnak olyan iratcsoportok, amelyek valamely személyhez kötődnek, de az egykorú iratkezelésben a sorszámon belüli rendjük alapja nem a legegyszerűbben visszakereshető ábécé-rend. Ilyen esetekben mesterségesen felállítjuk az ábécé-rendet. Ezt a módszert a kárpótlási korszak alatt kezdtük al kalmazni, s m á r a m á r bevett gyakorlattá vált. így rendeztük az 1956 előtti ipar engedélyeket és iparmegszüntetéseket, valamint a telephely ügyeket.
Kényszerűségből is alkalmazzuk a tárgyi átrendezést, amikor az iratanyaggal szerves egységben megjelennek a számnélküli külön c s o m ó k . A számnélküli külön csomók jelentőségére az egyik fővárosi kerület irattárát említeném példa ként, ahol az iratátvételt megelőző ellenőrzés során az egyik eldugott zugban találtuk az alábbi számnélküli dobozolatlan csomókat: - j e g y z ő k ö n y v e k előterjesztésekkel együtt, mérlegek, tervek, beszámolók, disszidens ügyek, a helyi sajtó példányai az 50-es évekből, tanácsi vállalatok vizsgálati anyagai, tagosítási iratok, persze volt közötte szabálysértés 1950-től napjainkig szépen sorba szedve. A felsorolásból világosan megállapítható, hogy ezeknél az iratoknál - azon nali levéltári beszállításuk után - a jól bevált szakmai gyakorlatot követtük; a fondon belül az iktatószámos iratsorozatot követi a számnélküli iratok tárgyi és időrendi alapon rendezett sorozata. Sorra véve az egyes iratkezelési korszakok rendezésének módszereit, érde mes néhány sajátosságot kiemelni. 9
1950-1951. A röviden csak „Botárnak" nevezett rendszer mai levéltáros szemmel nézve, igen j ó gondolat volt, csak kivitelezhetetlen. Ha elfogulatlanul vizsgáljuk, fel ismerhetjük benne az irattári j e l ősét. A Botár-korszak iratainak rendezését ma a levéltárakban kétféle gyakorlat alapján végzik el. Az egyik m ó d s z e r a Botár rendszer eredeti tagolását veszi alapul s az l-es rendszám után a 11 l-es és az 111 l-es számokat rendezik be, így biztosítva a tárgyi összetartozást. A másik módszer szerint a rendszámot sorszámonként értelmezve az l-es után a 2-3-4 következik, s a 111 csak a sorszám szerinti helyére kerül, felborítva ezzel a rendszer tárgyi alapját. Magam részéről az első módszer híve vagyok, s ezt ta nítják a Magyar Országos Levéltár szaktanfolyamain is. A sorszámos rendszer mellett egyetlen érv szólhat; ha hiányoznak a segédletek, a sorszámot k ö n n y e b ben értelmezhetjük. Ez azonban hamis érv, hiszen a rendszám tárgyi rendet ta-
9
Budapest Főváros Levéltárában a raktári állványok mobilizálásával kerületenként maximum 50 ifm irat beszállítására nyílt lehetőségünk az 1964-1984 közötti időszakból. Ez a korszak két se lejtezési ügykörjegyzék hatálya alá esik: 1964-1974 között darabszinten kell selejtezni az 1/1960 KE. számú utasítás alapján, és 1974-1984 között tételszinten a 8/1973. MTTH. számú utasítás alapján. Abban a kényszerhelyzetben voltunk, hogy a nem selejtezhető tételeket nem mind tudtuk átvenni, ezért készítettünk egy átvételi minimum jegyzéket. A jegyzék összeállítá sánál az önkormányzati irattári terv határidő nélküli jelzéseit vettük alapul, hogy az ügyvitelben még szükséges és használatos iratok továbbra is az irattárban maradjanak. így maradt például továbbra is az irattárakban az anyakönyvi, a gyámügyi, az iparügyi és az építési iratanyag. A minimum jegyzék alapján történő átvétel az irattárak csomónkénti és kötetenkénti átnézésével volt csak megvalósítható, így a felmérésünk nem tekinthető szokványos irattár ellenőrzésnek.
kar, így eredeti rendje bizonyos szinten önmutatós lesz, visszakeresése segédlet hiányában is egyszerűbb, mint a sorszámos rendszerben. 1952-1956. A korszak csoportszámos rendszere a rendezési munka szempontjából ha sonló gondokat jelent, b á r az iratkezelési rendszer más elvekre épült. Ez esetben is az eredeti rendszer visszaállítását tartjuk szem előtt, az egykorú segédletek hiánya ellenére is. 1957-1973. 1957 után az elődeink úgy érezhették, hogy nyugvópontra jutott az iktatás, minden szinten tért hódított - némi központi utasítással megerősítve - a sor számos és alszámos iktatás, az ügyirat kialakítására törekvés. A rendezési mun ka ebben a korszakban egyszerű, a rendszer világos, könnyen visszakereshető - ha van segédlete - de ha nincs, ennek az iratanyagnak a visszakeresése min den levéltáros rémálma. A rendezésünk gyakorlata az évek, iktatószámok, alszámok sorrendet követi. A középszinten általában az ügyiratot jelentő iktató számnál, darabszinten az alszámnál és a mellékletek idő-, vagy tárgyi rendjénél húzzuk meg a rendezési szint határát. 1974-1990. A tanácsi iratok történetében és rendezésében a következő állomás 1973, amikor a sorszámos és alszámos iktatószám mellé rendeltek egy irattári tétel számot is, az irattári jelet. Ennek az iratcsoportnak a rendezésénél ismét két tá borra szakadt a levéltáros társadalom. A kérdés az, hogy az iktatószám rendet, vagy az irattári rendet tekintjük-e a rendezés alapjául. Mindkét módszernek vannak j ó és rossz oldalai is. A szakmai vitákat - mint a selejtezés e s e t é b e n sürgősen le kellene zárnunk, mivel a tanácsi iratok lezárt fondként végleg levél tárba kerülnek, s azzal minden levéltáros egyetért, hogy a rendezés és átrende zés kérdésében a teljes tanácsi korszakra egységes elveket célszerű és kell k i alakítani. Ehhez a döntéshez először is számba kell v e n n ü n k mindkét módszer előnyeit és hátrányait, s nem utolsó sorban a rendezés v é g e r e d m é n y é n e k kutat hatóságát. A szakmai vitához Budapest Főváros Levéltárának gyakorlata alap j á n néhány megjegyzést szeretnék hozzáfűzni. - A napi levéltári m u n k á b a n a keresést a mutatókönyvek segítségével kezd j ü k . A mutatókönyvekben a tételszámok feljegyzése csak esetleges, miu tán az erre vonatkozó utasítás kimaradt az iratkezelési szabályzatból és csak a levéltárosok kezdték el helyszíni ellenőrzéseik során szorgalmazni. A z irattári j e l mutatókönyvi hiánya azonban nem eldöntő érv, mivel a mu tatókönyv használata ö n m a g á b a n nem elegendő a kiemeléshez, szüksé günk van az iktatókönyvek kezelési feljegyzések rovatára is, a csatolások miatt. A z iktatókönyv használatával eljutunk az ott feljegyzett irattári j e l -
-
-
hez, s ennek segítségével már k i tudjuk emelni az iratot, legyen bár irattá ri j e l szerint, vagy iktatószám rendben. Ugyanakkor a segédletek gyakori hiánya arra ösztönöz, hogy használjuk az irattári jelek rendszerét, amely tárgyi eligazítást ad a sorszámok sema tikus időrendjével ellentétben, s lehetővé teszi a visszakeresés szűkítését egy irattári jelbe sorolt iratokra. A döntéshez m é g egy szempontot tanácsos figyelembe venni. A tanácsi korszak m é g önkormányzati kezelésben lévő iratainak egy része elektro nikus iktató kíséretében érkezik a levéltárba, olyan programokkal, ame lyek magukon hordozzák a számítógép alkalmazásának minden gyermek betegségét és a legritkább esetben készültek levéltáros szakmai elvek f i gyelembe vételével. Ez azt jelenti a levéltárak számára a gyakorlatban, hogy segédlet nélküli iratokat veszünk át. S ha ez így van, a rendezési gyakorlatunkat a napi munka szempontjai határozzák meg, azaz a rende zésünk alapja a tárgyi csoportosítást tükröző irattári j e l lesz.
A z irattári j e l szerinti rendezés melletti döntés nem oldott meg minden prob lémát, gondot okoznak m é g a jeleket alkalmazó előadók, iratkezelők meghatá rozásainak bizonytalanságai, hiányosságai, és a természetes emberi tévedés le hetősége. Ezeket a rendet zavaró tényezőket nehezen tudjuk kiküszöbölni, csak csökkenteni tudjuk azzal, hogy az irattári j e l összetevőiből rendezési alapként a legoptimálisabbat választjuk k i . Elsőként kiiktathatjuk a rendezési elvek sorából a selejtezési kódjelet, ugyanis - elméletileg - valamennyi levéltárba került irat anyagunk 0-s. Ezek után arról kell döntenünk, hogy az ágazati betűjel, vagy az ügykörszám legyen az elsődleges meghatározó a rendezésben. A tanácsi ellen őrzést végző levéltárosok tapasztalatból tudják, hogy az ágazati betűjel alkalma zása nem egy letisztult, következetes rendszer szerint történt, meghatározó ren dezési elvként így nem célszerű alkalmazni. A községi tanácsok például minden iratra egységesen alkalmazták a titkársági „ U " betűjelet. A z ágazati betűjellel ellentétben az ügykör száma az ügyirat tényleges tárgya szerint lett meghatároz va, egy központilag használt utasítás alapján, így kevesebb egyéni változóval találkozunk. A legoptimálisabb rend a fentieknek megfelelően; évenként, ezen belül az ügykörszámok n ö v e k v ő rendjében, ezen belül az iktatószámok rendjé ben. A z irattári j e l szerinti rendezésnek van m é g egy sarkalatos problémája, neve zetesen, hogy a központi utasítás hiányait a tanácsok új irattári j e l kreálásával küszöbölték k i , ehhez sokszor a 20-as vegyes ügykört használták. Az így kelet kezett vegyes ügykör problémája nem megoldhatatlan, hiszen ezeket a pótlóla gos irattári jeleket sokszor éveken át, következetesen használták, így tárgyuk rögzítése a raktárjegyzékekben megoldja a gondot.
Segédletkészítés A tanácsi iratok segédleteltsége az ideális állapot szerint az egykorú iktató és mutatókönyvek mellett a levéltárban készült raktárjegyzékeket, esetleg áttekintő raktárjegyzékeket, repertóriumokat jelenti. Ideális állapotban ez elegendő is, az iktató és mutatókönyv az ügyirat rendszerbeli helyét határozza meg számunkra, s ennek raktári helyét a raktárjegyzék rögzíti a doboz és a kötet, mint a legki sebb raktári egység szintjén. Megszoktuk már, hogy a tanácsi iratok dobozain évszámot és -tói -ig iktatószámot tartunk nyilván, s a kötetek egyéni azonosítói nak meghatározása sem okoz gondot senkinek. A z ideális állapot azonban nem mindig jellemző, s ezekben az esetekben is gondoskodnunk kell a kutathatóság ról segédletek pótlásával vagy új segédletek készítésével. Az elsősorban használható, irattárból beszállított, egykorú iktató és mutató könyvekkel is van gondunk, kezdve azzal, hogy a fizikai állapotuk helyreállítá sa pénz és időigényes, s a kötetek nagy része, mivel készen vásárolták, üresen foglalja az értékes raktári helyet. A tartalommal is akadnak problémák. A régi időkben olyan ellenőrzési hatalmunk volt, hogy a segédkönyvek karbantartását el tudtuk érni, piros ceruzás bejegyzések utaltak darabszinten a levéltári átadás ra. Nem hiszem, hogy ez m é g ma is végrehajtható gyakorlat. Ennek hiányában álságos segédletekkel dolgozunk, amelyek nem rögzítik sem a selejtezést, sem a levéltári anyagot. A másik p r o b l é m a 1973 után, hogy az iktatókönyvekben ben ne vannak az általunk át nem vett 5-6 kódjelű iratok, így a két őrző intézmény az irattár és levéltár - közül az egyik segédlet nélkül marad. A fővárosi kerületi átvételeknél nem sikerült m e g n y u g t a t ó a n megoldani ezt a problémát. A beszál lításkor elhoztuk a segédkönyveket, ennek eredményeként a levéltárban kellett az előzményeket keresnünk, az iktatók telefonon érkező kérésére. Ennek a tart hatatlan állapotnak a megoldására jelenleg másoltatjuk a segédkönyveket. T u d o m á s o m van olyan megyei levéltárról, ahová ennek a p r o b l é m á n a k a megoldá sára beszállították az 5-ös, 6-os kódjelű iratokat, v é l e m é n y e m szerint ez az út nem járható, ellenkezik a levéltári törvénnyel. Nehéz szakmai elméleti és gya korlati munka vár ránk, hogy a következő átvételig kidolgozzuk a mindkét fél számára kielégítő eljárást. T o v á b b nehezíti a helyzetet, hogy a következő be szállításkor megérkeznek a levéltárakba az első elektronikus iktatókönyvek is. Legalapvetőbb gondunk a fentiek ellenére az egykorú iktató és mutatóköny vek hiánya. Ezek pótlása, mióta tanácsi irat keletkezik, azóta foglalkoztatja a szakmai közvéleményt. Sajnos az „új L Ü S Z " ezzel a kérdéssel egyáltalában nem foglalkozik. A levéltárakban elsőként a mutatók pótlását, mint legegysze rűbb műveletet kezdtük el, s az iktatók pótlására nem is gondoltunk (talán m é g ma sem gondolunk). A mutatók pótlása igen fáradtságos, de e r e d m é n y e s munka volt és maradt mind a mai napig, bár tömeges készítésükre - időigényes volta miatt - nemigen gondolhatunk. A mutatók pótlása mellett nagyon elterjedt az iratjegyzék készítése, főként olyan esetekben, amikor a segédlet hiánya csak részleges volt; egy-egy évet, vagy osztályt érintett. Ezek a pótlólagos iratjegy-
zékek az esetek egy részében nem is a levéltárban készültek, hanem az átadás előkészítésekor az irattárakban. A lehetőség ellenére csak korlátozottan hasz náltuk az iratjegyzéket, mivel benne a kutatás korántsem olyan egyszerű, mint a mutatóban; a teljes j e g y z é k átolvasása az egyetlen keresési lehetőség. A muta tók és iratjegyzékek elterjedésének új irányt adott a számítógép, amelynek k i használásával szakmai, elméleti szinten bővebben is kellene foglalkoznunk. A szakmai, elméleti vita azért is szükséges lenne, mert a próbaselejtezéseink során megállapítottuk, hogy a raktárainkban felhalmozott egykorú iratkezelési segéd letek legjobb esetben is csak 50 %-ban képviselnek történeti értéket, tárolási szempontból és állományvédelmileg problémásak, kiváltásuk és ezzel kiselejte zésük a helyhiány enyhítése miatt indokolt lenne." Mindehhez természetesen hozzátartozik, hogy az egykorú segédletek pótlása, vagy kiváltása darabszintü rendezési és segédletkészítési munkát jelent, idő és szakember igényét senkinek sem kell számokkal bizonyítani. 10
A z egykorú iratkezelési segédletek hiányának pótlása érdekében kezdtük el a darabszintű segédlet funkcióját - vagy inkább egyes funkcióit - a középszintű nek minősülő raktárjegyzékek bővítésével pótolni. A feladat egyszerű volt, a raktárjegyzékben rögzítjük azokat az információkat, amelyek az irattári segédle tekben megtalálhatók lennének, és amelyeket ezeknek a segédleteknek a hiá n y á b a n is fel tudunk tárni. A megoldás gyakorlata korszakonként változó: - 1950-195l-ben a doboz szintű raktárjegyzékben felsoroljuk valamennyi rendszámot és hozzárendeljük a szöveges tárgyát. A Botár-féle meghatá rozást összevetjük az iratanyaggal és a tényleges tárgyat rögzítjük. - 1952-1956 között hasonlóan j á r u n k el a csoportszámmal. A csoportszám meghatározásánál nagyobb volt a tanácsok választási szabadsága, ezért itt a tárgymeghatározásnál nagyon gondosan kell eljárni. - 1957-1973 között a sorszámos iktatás semmiféle pontosítást nem tesz le hetővé, legfeljebb az ügyintéző szervezeti egység meghatározását keret számos iktatás esetén. - 1974-1990 között visszatérünk a rendszámnál és csoportszámnál j ó l be vált módszerhez és felsoroljuk valamennyi előtalált ügykört, a tárgymeg határozással együtt. A segédletek sorában külön kiemelten kell foglalkoznunk a j e g y z ő k ö n y v e k segédletelésével. A tanácsi iratokban folytatott selejtezési vizsgálatok során nyilvánvalóvá vált, hogy az intézmény legfontosabb és legalapvetőbb forrása a A jegyzék készítésének elrendelése törvény adta jogunk lett azáltal, hogy a levéltári törvény az iratok segédletekkel együtt történő beszállítását írja elő. Érdemes lenne megfontolni, hogy szakmailag megfelelő iktató programok segítségével újra nyilvántartásba vegyük a levéltárba került maradandó értékű iratokat. Ezzel számítógépes le véltári darabszintü segédletet készítenénk, amely a segédlet hagyományos levéltári feladatai mellett megoldaná az iratkezelési programok kompatibilitásának, jogtisztaságának - jelenleg megoldhatatlannak látszó - kérdéseit is.
jegyzőkönyv, így ezek selejtezésének, rendezésének és segédleteinek tisztázása lett az elsődleges feladat. A j e g y z ő k ö n y v e k kiemelt begyűjtésének és rendezé sének munkamódszerét - azaz a kötelező rendezési tervet - a következőképpen alakítottuk k i : - valamennyi fellelhető példányt beszállítottuk a levéltárba, beleértve a fő városnál fellelt másod, sőt harmadpéldányokat is, - darabszintü rendezést végeztünk olyan módon, hogy a példányokat össze hasonlítva létrehoztuk a teljes jegyzőkönyvet, beleértve az előterjesztése ket és az egykorú mellékleteket, - a rendezést követően fennmaradó fölös példányokat kiselejteztük, - a darabszinten rendezett iratanyagot mikrofilmezésre előkészítettük; ülé senként pagináltuk, s a mikrofilmezéshez szükséges előzéklapot készítet tünk, - hagyományosan értelmezett név-, hely-, és tárgymutatót készítettünk, m i vel az ülések tárgysorozata kutatási célra nem bizonyult elegendőnek. A munka nem könnyű, de nagyon hasznos. A fővárosban a levéltári őrizet ben lévő jegyzőkönyveknél, mintegy 60 %-os rendezettséget értünk el, a lema radás sajnos a segédlet készítésnél jelentkezik. Természetesen a j e g y z ő k ö n y v e k mutatózását számítógépes adatbázis készítésével terveztük, s ennek feltöltése időigényesebb, mint maga a rendezés. A iratrendezés, selejtezés és segédletkészítés látszólag belső levéltári szak mai ügy, de csak látszólag, mert a munkánk tematikája kihat a végeredményre, a kutató elé kerülő iratanyagra. A selejtezési, rendezési, segédletkészítési mun kánk középpontjában mindig a kutathatóság, a kutatók érdeke áll. A tanácsi ira tokban végzett iratértékelési, selejtezési, rendezési és segédletkészítési mun kánkból a kutatók számára is leszűrhető néhány megjegyzésre méltó gondolat: - a tanácsrendszer egészét átfogó központi nyilvántartások, statisztikák, j ó l használhatók, elsődleges forrásnak minősülnek, - a levéltárakban alapvető selejtezési szempont, hogy a legteljesebb infor mációt tartalmazó iratokat őrizzük, azaz a kutatást a legmagasabb szintű hivatal irataiban kell kezdeni, - a tanács erősen centralizált hivatal volt a végrehajtó bizottság irányításá val, így legfontosabb forrása a végrehajtó bizottsági j e g y z ő k ö n y v , - a kutatónak soha nem szabad megfeledkeznie a korszak történelmi meg határozójáról: a mindenütt és minden szinten jelen lévő pártirányításról, s az ezt tükröző pártiratokról. A felsorolt módszerekről, legyen szó bár selejtezésről, rendezésről és segéd letkészítésről - ha m á s k o r nem, 2005-ben - döntenünk kell, akkor érkezik a le véltárakba az utolsó tanácsi iratanyag, a fond lezárul. A d d i g is cseréljük k i gon dolatainkat, vitatkozzunk, hogy megtalálhassuk az ideális megoldást!
