1
BAB I PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG DAN RUMUSAN MASALAH
“Globalization can usefully be conceived as a process (or set of processes) which embodies a transformation in the spatial organization of social relations and transactions, generating transcontinental or interregional flows and networks of activity, interaction and power.”1.
Globalisasi dapat dipahami sebagai sebuah proses (atau serangkaian proses) yang mewujudkan hubungan sosial dan transaksi sosial, kegiatan, kekuasaan yang saling berinteraksi secara lintas benua/ tanpa batas. Era globalisasi ditandai dengan perkembangan teknologi informasi. “Teknologi berasal dari Bahasa Perancis “la teknique” yang dapat diartikan sebagai semua proses yang dilaksanakan dalam upaya mewujudkan sesuatu secara rasional.”2 Sedangkan informasi diartikan sebagai “information is a data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of
1David
Held, et.al., What is the Globalization diakses dari http://www.polity.co.uk/global/whatisglobalization.asp, pada tanggal 17 Oktober 2013 pukul 19:38 2Donni
Juni Priansa dan Agus Garnida, Manajemen Perkantoran Efektifitas, Efiiensi, dan Profesional (Bandung: Alfabeta, 2012) hlm. 243
2
real or perceived value in current or prospective decisions.3 Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai nilai nyata dalam keputusan, baik sekarang maupun yang akan datang. Beberapa puluh tahun yang lalu manusia masih menggunakan surat sebagai alat komunikasi jarak jauh namun saat ini jarak bukanlah halangan untuk berkomunikasi. Contoh alat komunikasi modern adalah telephone cellular yang saat ini seolah-olah menjadi kebutuhan pokok bagi manusia. Fenomena ini dirasakan oleh masyarakat di berbagai tempat di seluruh dunia. Nyaris semua manusia di muka bumi ini dari anak-anak hingga orang tua, baik individu maupun perusahaan bergantung pada teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi informasi berkembang mengikuti kebutuhan manusia sehingga keduanya seperti tidak dapat dipisahkan. Dibalik dampak negatif berupa perubahan perilaku sosial masyarakat yang telah lama menjadi perbincangan, perkembangan teknologi informasi yang kian meroket di era globalisasi kini, tak dapat dipungkiri banyak menyediakan efektifitas dan efisiensi dalam berbagai sisi kehidupan. Teknologi informasi memiliki andil yang besar dalam menentukan kualitas pekerjaan di lingkungan perkantoran. Kegiatan yang sebelumnya
3Gordon
B. Davis, Management Information Systems: Conceptual Foundation,Structure and Development (2nd Edition), (Singapore:McGraw Hill-Book, Co. Inc , 1985)
3
menuntut peralatan rumit dapat digantikan dengan mesin yang sifatnya otomatis dan memunculkan istilah otomasi perkantoran. “Otomatisasi (sic) kantor merupakan sebuah konsep penggabungan teknologi tinggi melalui proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas kerja.”4 Pekerjaan yang sebelumnya mengandalkan tenaga manusia dapat dialihkan dengan tenaga komputer yang memenuhi kebutuhan dalam hal kecepatan memenuhi tugas kantor. Pembuatan surat membutuhkan waktu yang lama jika menggunakan mesin ketik, hingga saat ini ada teknologi baru yang dapat menggantikan peran mesin ketik yaitu komputer. Di era saat ini, komputer sudah menjadi alat yang umum ada membantu menyelesaikan kegiatan kantor terutama dalam pengelolaan arsip. Komputer telah menjadi alat penting bagi sebagian besar bisnis selama beberapa dekade seperti yang dikemukakan oleh Milburn D Smith III berikut ini : Technology not only affecting the tools of records management but shaping records management practices. In fact record management is being redefined by the entri of computers and computers processing into in front of office. Of course computers have been a vital tool for most businesses for several decades. But it is only in the last decade that computer use has become widespread among not only data-processing specialists, but a much boarder community of end users, including managers, professionals, clericals, secretaries, and other support staff-in short, the full range of office workers5 4Donni
Juni Priansa dan Agus Garnida, op. cit., hlm. 246
5Milburn
D. Smith III , Information and Records Management, (USA: Qourum Books, 1986) hlm. 17
4
Teknologi tidak hanya mempengaruhi alat-alat manajemen kearsipan. Bahkan manajemen kearsipan sedang didefinisikan ulang karena masuknya komputer. Komputer telah menjadi alat penting bagi sebagian besar bisnis selama beberapa dekade. Tapi hanya dalam dekade terakhir saja, penggunaan komputer telah menyebar luas di berbagai kalangan. Arsip adalah darah bagi organisasi. Selama seseorang atau organisasi masih melakukan aktivitas maka arsip akan senantiasa tercipta. Bukan sekedar dokumen, arsip merupakan salah satu sumber informasi. Informasi adalah kebutuhan mendasar agar suatu organisasi dapat mendukung proses pencapaian tujuan. Arsip sebagai pusat ingatan yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.6 Arsip yang terus tercipta harus di kelola dengan baik agar keberadaannya benar-benar bisa menunjang kebutuhan organisasi. Jenis arsip beragam tergantung dari tugas dan fungsi organisasi. Sebagian besar arsip yang tercipta berupa lembaran kertas yang sering disebut arsip berbasis kertas atau arsip konvensional. “Arsip berbasis kertas (Conventional Archives/Records) merupakan arsip yang berupa teks atau gambar
6Agus
Sugiarto dan Teguh Wahyono, op. cit., hlm. 10.
5
atau numerik yang tertuang di atas kertas.”7 Jenis arsip tersebut sering kali membuat pimpinan dan staf organisasi kewalahan dalam menyimpan karena terlalu menyita tempat. Bagi organisasi yang mengerti tentang pentingnya suatu arsip, arsip yang tercipta tidak dapat begitu saja dibuang atau dimusnahkan. Sedangkan di sisi lain, arsip harus ditemukan secara cepat untuk memenuhi kebutuhan informasi arsip bagi intansi tersebut. Oleh karena itu, timbulah gagasan tentang sistem otomasi kearsipan. Sistem otomasi kearsipan adalah sistem yang memanfaatkan teknologi informasi (TI) terutama penggunaan komputer untuk melaksanakan kegiatan yang rutin sehari-hari dilakukan di unit kearsipan/lembaga kearsipan secara terpadu.8 Otomasi kearsipan adalah bagian dari otomasi kantor. Keberadaan komputer dimanfaatkan agar dapat memfasilitasi suatu instansi untuk mengelola arsipnya dengan baik. Banyak instansi di berbagai negara mengintegrasikan komputer, software, dan internet menjadi sebuah sistem informasi kearsipan sehingga arsip dapat ditemukan dalam waktu singkat dan cepat. Singapore misalnya, memiliki Electronics Filing System for Singapore Judificial . Sistem ini mengintegrasikan dokumen yang ada di peradilan dengan perusahaan di bidang hukum (law firm) sehingga memudahkan proses7Donni
Juni Priansa dan Agus Garnida, Manajemen Perkantoran Efektifitas, Efiiensi, dan Profesional (Bandung: Alfabeta, 2012) hlm. 160 8B.
Mustafa, “Sistem Otomasi Informasi Kearsipan Dinamis dan Statis”, Materi Seminar Nasional & Workshop “Konsep & Strategi Perguruan Tinggi dalam Pengelolaan Arsip Universitas” Bandung 23-24 Januari 2014, hlm. 9
6
proses peradilan yang terjadi dan bertujuan pada terciptanya paperless court system (sistem peradilan tanpa kertas)9
Setiap instansi dituntut menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman. Sehingga bukan hanya Singapore Judificial, instansi di berbagai negara menerapkan otomasi kearsipan tidak terkecuali di Indonesia. Salah satu instansi yang telah menerapkan otomasi kearsipan adalah PT. Angkasa Pura. PT. Angkasa Pura merupakan salah satu perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bersifat komersial/profit oriented sektor perhubungan yang bergerak di bidang pelayanan jasa kebandarudaraan di Indonesia. Setiap organisasi yang masih melakukan kegiatan tentu akan menghasilkan arsip atau dalam lingkungan perusahaan diistilahkan sebagai dokumen perusahaan. Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1997
Tentang
Dokumen Perusahaan menyebutkan bahwa :
Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.10
9Donni
Juni Priansa dan Agus Garnida,op.cit, hlm. 155
10Undang
-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan, Pasal 1
7
Sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bernaung dibawah pemerintah Republik Indonesia, tentunya PT. Angkasa Pura wajib mengikuti peraturan yang berlaku termasuk pengelolaan arsip dinamis seperti yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan: Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi: a. lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan BUMD; b. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan APBN, APBD, dan/atau bantuan luar negeri; dan c. pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja. 11
Seiring perkembangan teknologi informasi dan kompleksitas arsip yang dihasilkan, PT. Angkasa Pura tentu memiliki strategi tertentu untuk mengelola arsip . Oleh karena itu, penulis memilih salah satu anak cabang dari PT Angkasa Pura yaitu PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta sebagai objek penelitian. Otomasi yang dibahas pada penelitian ini adalah penggunaan Microsoft Excel untuk mengolah data arsip aktif di legal office dan penggunaa aplikasi
11Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 30
8
ReCIS untuk mengolah data arsip inaktif di legal office. Sehingga Penulis merumuskan masalah yang akan diteliti sebagai berikut : 1. Bagaimana penerapan otomasi kearsipan di legal office di PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta? 2. Sarana dan prasarana apa yang digunakan dalam rangka otomasi kearsipan di legal office di PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta? 3. Kendala apa yang dihadapi dalam otomasi kearsipan di legal office di PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta?
B.
TUJUAN PENELITIAN Tujuan Penelitian adalah : 1. Untuk mengetahui proses penerapan otomasi kearsipan di legal office di PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta. 2. Untuk mengetahui sarana dan yang digunakan dalam rangka otomasi kearsipan di legal office di PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta. 3. Untuk mengetahui kendala penerapan otomasi kearsipan di legal office di PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta.
9
C.
TINJAUAN PUSTAKA Buku Manajemen Kearsipan Modern : Dari Konvensional ke Basis Komputer oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. Buku ini terbit pertama kali pada tahun 2005 di terbitkan oleh Gava Media di Yogyakarta. Secara garis besar buku ini memaparkan tentang sistem kearsipan dari konvensional sampai pada basis komputer. Buku ini memiliki korelasi dengan tema penelitian terutama pada pembahasan tentang penggunaan komputer dalam sistem kearsipan. Ada pula beberapa bab yang membahas tentang konsep dasar kearsipan elektronik berbasis komputer kemudahan dalam pengelolaan arsip dan perangkat yang digunakan. Contoh perangkat lunak kearsipan yang berkembang antara lain Cabinet NG, Electronics Filing System for Singapore Judificial, dan Paper Master Pro. Selain itu, adapula bab yang membahas tentang Pengendalian Sistem Berbasis Komputer. Buku Manajemen Perkantoran : Efektif, Efisien,dan Profesional oleh Donni Juni Priansa & Agus Garnida terbit pertama kali pada tahun 2013 di terbitkan oleh Penerbit Alfabeta di Bandung. Secara garis besar, membahas tentang manajemen perkantoran modern berkenaan dengan penyelenggaraan semua kegiatan kantor yang dilaksanakan secara modern dan otomatis. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia pada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis. Era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan
10
peralatan komputer untuk keperluan perkantoran. Buku ini memuat tentang manajemen arsip dan teknologi di lingkungan perkantoran yang tentunnya memiliki korelasi dengan judul penelitian. Buku Manajemen Kearsipan oleh Zulkifli Alamsyah terbit pada tahun 2005, teori pemberkasan dalam buku ini dapat menjadi perbandingan dengan hasil observasi di PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta. Selain sebagai perbandingan, buku ini memiliki korelasi dengan judul penelitian pada BAB XIII yang membahas tentang kebutuhan komputerisasi arsip di era globalisasi. Buku oleh Milburn D. Smith berjudul Information And Records Management diterbitkan di USA oleh penerbit Qourum Books pada tahun 1986. Buku ini memaparkan fungsi yang saling terkait antara informasi dan manajemen arsip dinamis. Bagian-bagian pada buku ini memiliki keterkaitan judul penelitian yang sebagian besar membahas tentang peran perkembangan teknologi terhadap manajemen informasi dan kearsipan serta otomasi kantor.
D.
METODE PENGUMPULAN DATA Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah : 1. Metode Studi Pustaka Studi kepustakaan adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-
11
catatan, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan.12
Studi kepustakaan merupakan suatu kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari penelitian. Teori-teori yang mendasari masalah otomasi kearsipan dan pengelolaan arsip di suatu perusahaan harus lebih digali melalui studi kepustakaan. Selain itu diperlukan pula informasi tentang penelitian yang ada kaitannya dengan otomasi kearsipan sehingga studi pustaka sangat diperlukan. 2. Metode Observasi Partisipasi “Observasi adalah bagian dalam pengumpulan data. Observasi berarti mengumpulkan data langsung dari lapangan.”13 Penulis melakukan observasi/pengamatan selama 2 bulan tentang otomasi kearsipan di PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta. Penulis ikut berpatisipasi dalam mengolah arsip dengan menerapkan otomasi kearsipan. Observasi partisipasi dilakukan untuk dapat memahami proses pengolahan arsip dengan memanfaatkan teknologi informasi di instansi tersebut.
12M. Nazir,
13J.R
Metode Penelitian (Jakarta:Ghalia Indonesia, 2003) hlm. 27.
Raco, Metode Penelitian Kualitatif : Jenis Karakteristik dan Keunggulannya (Jakarta:Grasindo, 2009) hlm. 112
12
3.
Metode Wawancara Metode wawancara/interview adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewancara dengan responden/orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara.14
Wawancara dengan petugas arsip dan staf di instansi perlu dilakukan untuk memahami implementasi pengolahan arsip hukum sebelum dan sesudah menerapkan otomasi kearsipan di PT. Angkasa Pura I Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta.
E.
SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika penulisan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara keseluruhan dalam penulisan tugas akhir. Adapun sistematika penulisan adalah sebagai berikut : Bab I adalah Pendahuluan, terdiri atas latar belakang dan rumusan masalah, tujuan penelitian, tinjauan pustaka, metode penelitian dan sistematika penulisan. Bab II merupakan Gambaran Umum PT. Angkasa Pura I Cabang Bandara Adisutjipto yang
menguraikan tentang sejarah singkat
bandara
Adisutjipto, sejarah PT. Angkasa Pura, tugas pokok dan fungsi, dan bidang usaha perusahaan, serta pengorganisasian kearsipan di perusahaan tersebut. 14Burhan
Bungin, Metodologi Penelitian Sosial (Surabaya : Airlangga University Press, 2001) hlm.133
13
Bab III Otomasi Kearsipan di PT. Angkasa Pura I (Persero) Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta. Bab ini berisi hasil penelitian dan pembahasan yang berisikan pendataan arsip produk hukum, sumber daya manusia yang terlibat,
tahapan pengolahan arsip bagian hukum yang
memanfaatkan otomasi. Serta penggunaan aplikasi berbasis internet dalam pengolahan arsip inaktif untuk arsip bagian hukum. Bab IV merupakan Penutup yang berisikan kesimpulan dan saran yang dianggap perlu dalam pembahasan tugas akhir ini. Kesimpulan adalah hasil yang didapatkan setelah melakukan penelitian.Berdasarkan kesimpulan tersebut, didapatkan juga saran untuk penelitian-penelitian selanjutnya.
