Prosedur Kualiti CUTI DENGAN KEBENARAN/TANGGUH PENGAJIAN No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).09 2 Julai 2009 01 00 1/9
PROSEDUR
CUTI DENGAN KEBENARAN/ TANGGUH PENGAJIAN PK.UniMAP.(O).09 Disediakan oleh :
Disemak oleh :
PENOLONG PENDAFTAR KANAN
WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
____________________________________________________ (Tn. Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid) Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti CUTI DENGAN KEBENARAN/TANGGUH PENGAJIAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
1.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).09 2 Julai 2009 01 00 2/9
OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan pengurusan cuti dengan kebenaran atau penangguhan pengajian pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Pengurusan Kualiti UniMAP.
2.0
SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pengurusan Akademik, Unit Kemasukan & Rekod Pelajar untuk memastikan pengurusan rekod cuti dengan kebenaran atau penangguhan pengajian dapat dilaksanakan.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti CUTI DENGAN KEBENARAN/TANGGUH PENGAJIAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
3.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).09 2 Julai 2009 01 00 3/9
SINGKATAN BPA-UKR
:
Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
PP BPA-UKR
:
Penolong Pendaftar Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
PELAJAR
:
Pelajar yang ingin membuat penangguhan pengajian
JHEPA
:
Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni
PA
:
Penasihat Akademik
RPS
:
Rakan Pendamping Siswa
PPK
:
Pusat Pengajian Kejuruteraan
DEKAN PA
:
Dekan Pengurusan Akademik
NC
:
Naib Canselor
TNC (A&A)
:
Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
PTO
:
Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)
PTj
:
Pusat Tanggungjawab
HEA
:
Hal Ehwal Akademik
IUS
:
Integrated University System
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti CUTI DENGAN KEBENARAN/TANGGUH PENGAJIAN No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
4.0
DEFINISI Cuti Dengan Kebenaran/ Penangguhan pelajar
5.0
PK.UniMAP.(0).09 2 Julai 2009 01 00 4/9
:
Cuti semester yang diberi kepada pelajar dengan tujuan untuk menangguh pengajian atas alasan kesihatan atau alasan-alasan lain yang munasabah.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil.
Jenis Dokumen
Lokasi
No.Rujukan
5.1
Manual Kualiti
Bilik Dokumen
MK-UniMAP-01
5.2
Buku Panduan Akademik Pelajar UniMAP
BPA-UKR
DS.PK.UniMAP.(O).06-01 Buku Panduan Sidang Akademik (edisi terkini)
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti CUTI DENGAN KEBENARAN/TANGGUH PENGAJIAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
6.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).09 2 Julai 2009 01 00 5/9
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Pelajar
Tindakan 1.
Permohonan cuti dengan kebenaran atau penangguhan pengajian pelajar dikemukakan kepada Dekan JHEPA dengan menggunakan Borang HEA/HEP13 Borang Cuti Dengan Kebenaran/Penangguhan Pengajian. Borang boleh didapati di portal pelajar, BPA-UKR, Pejabat Am Pusat Pengajian atau JHEPA.
2.
Pertimbangan permohonan oleh Dekan JHEPA berdasarkan: a) Sebab/alasan pelajar b) Laporan daripada JHEPA c) Salinan sijil cuti sakit pelajar sekiranya atas sebab kesihatan/perubatan.
3.
Pertimbangan permohonan oleh PA/RPS berdasarkan: a) Sebab/alasan pelajar b) Perwatakan/persembahan pelajar semasa kuliah c) Keputusan peperiksaan pelajar.
4.
Pertimbangan permohonan pelajar berdasarkan ulasan Dekan JHEPA dan laporan PA/RPS.
5.
Permohonan diserahkan kepada kaunselor, sekiranya perlu.
Dekan JHEPA
PA/RPS
Dekan PPK
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti CUTI DENGAN KEBENARAN/TANGGUH PENGAJIAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).09 2 Julai 2009 01 00 6/9
Pertimbangan permohonan pelajar oleh Dekan Pengurusan Akademik berdasarkan ulasan Dekan JHEPA dan Dekan PPK.
DPA
6.
TNC (A & A)
7.
Kelulusan permohonan pelajar dibuat oleh TNC (A & A) dan diserahkan kepada PP BPA-UKR.
PP BPA-UKR
8.
Sediakan surat kelulusan/penolakan permohonan dan dapatkan tandatangan Pendaftar untuk dihantar kepada pelajar dan sesalinan ke PTj berkaitan.
PTO
9.
Rekod pelajar dikemaskini di dalam IUS bagi setiap permohonan yang diluluskan.
PP BPA-UKR
10.
Senarai pelajar yang bercuti dengan kebenaran/menangguh pengajian dikemukakan kepada Senat Universiti sebagai makluman.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti CUTI DENGAN KEBENARAN/TANGGUH PENGAJIAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
7.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
REKOD KUALITI Bil
Jenis Rekod
Lokasi
Tempoh Simpanan
RK.UniMAP.(O).09-01 / Borang HEA/HEP 13 Borang Permohonan Cuti Dengan Kebenaran/ Penangguhan Pengajian
BPAUKR
7 Tahun
7.2 Surat kelulusan / penolakan permohonan pelajar
RK.UniMAP.(O).09-02 / UNIMAP/107/1/2/v
BPAUKR
7 Tahun
7.3 Senarai Pelajar Bercuti Dengan Kebenaran/ Menangguh Pengajian
RK.UniMAP.(O).09-03 / UNIMAP/107/1/2/v
BPAUKR
7 Tahun
7.1 Borang HEA/HEP 13, Borang Cuti Dengan Kebenaran/ Penangguhan Pengajian
8.0
PK.UniMAP.(0).09 2 Julai 2009 01 00 7/9
Rujukan
LAMPIRAN No. Lampiran Lampiran 1 –
Tajuk Carta Alir Prosedur Cuti Dengan Kebenaran/Penangguhan Pengajian
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti CUTI DENGAN KEBENARAN/TANGGUH PENGAJIAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).09 2 Julai 2009 01 00 8/9
LAMPIRAN 1 Carta Alir Prosedur Cuti Dengan Kebenaran/Penangguhan Pengajian Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mula
Pelajar
Dekan
1.
Permohonan penangguhan pengajian pelajar dikemukakan kepada Dekan JHEPA. Borang boleh didapati di portal pelajar, BPAUKR, Pejabat Am Pusat Pengajian atau JHEPA.
2.
Komen/ulasan diberikan oleh Dekan JHEPA.
3.
Komen/ulasan diberikan oleh PA/RPS berasaskan kepada dan kriteria pelajar.
4.
Komen/ulasan diberikan oleh Dekan PPK.
5.
Permohonan diserahkan kepada kaunselor sekiranya perlu.
6.
Permohonan pelajar dipertimbangkan oleh Dekan PA.
JHEPA PA/RPS
`
Dekan PPK Kaunselor
Dekan PA
Perlu Kaunselor Tak Perlu Kaunselor
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Borang HEA/HEP13
Prosedur Kualiti CUTI DENGAN KEBENARAN/TANGGUH PENGAJIAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
TNC
PK.UniMAP.(0).09 2 Julai 2009 01 00 9/9
7.
Permohonan pelajar mendapat kelulusan TNC (A & A).
8.
Surat kelulusan/penolakan permohonan dikeluarkan kepada pelajar dan sesalinan ke PTj berkaitan.
(A & A) PP BPA-UKR
Surat tolak kpd. pelajar
Tolak Lulus
PTO PP BPA-UKR
9. Surat lulus kpd pelajar
Rekod pelajar dikemaskini di dalam IUS bagi setiap permohonan yang diluluskan.
10. Senarai pelajar yang bercuti dengan kebenaran/menangguh pengajian dikemukakan kepada Senat Universiti sebagai makluman. Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIMAP/107/ 1/2/v
