Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzatának ÁROP-1.A.5-2013-2013-0085. kódszámú szervezetfejlesztési projektje részeként
TÁMOGATÓ INFRASTRUKTÚRA ÉS SZERZŐDÉSES KAPCSOLATOK FELÜLVIZSGÁLATA INTÉZMÉNYIRÁNYÍTÁSI MODELL
Készítette: CONTROLL Holding Tanácsadó Zrt. Közigazgatási Igazgatósága
2014. szeptember 30.
Tartalomjegyzék
1. Bevezetés ................................................................................................................... 3 2. Az intézményirányítási modell ..................................................................................... 4 A Debreceni Intézményműködtető Központ működési rendjét meghatározó dokumentumok: ............................................................................................................... 5 3. Új körzeti irányítási szint .............................................................................................. 6 4. Gyakorlati tapasztalatok ............................................................................................ 11 5. A megvalósulási szakaszok ...................................................................................... 12
1. Bevezetés Debrecen
Megyei
Jogú
Város
Önkormányzatának
1.A.5-2013-2013-0085
azonosítószámú projektje keretében jelen intézményirányítási modell az alábbi témakör dokumentumterméke: „Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata”.
E
dokumentum
középpontjában
Debreceni
Intézményműködtető
Központ
intézményirányítási modellje áll, ezen témakör dokumentumterméke hátterében számos egyeztetés és megbeszélés került lefolytatásra.
3
2. Az intézményirányítási modell A folyamat centralizációja érdekében –ahogy az elégedettségmérés során is előtérbe került - igény merült fel a szervezeti struktúra feltérképezésére és azt követően átstruktúrálására, amely lényege egy új körzeti irányítói szint beépítése az alábbiak szerint:
1.számú ábra : DIM Szervezeti struktúra A
DIM szervezeti struktúrája tagolt,
többlépcsős, hierarchikus
vezetési
szerkezettel bír pl a gazdasági szervezeten belül gazdasági vezető, gazdasági vezető helyettes, pénzügyi részlegvezető stb. A szervezetet pontos feladat- és felelősség megosztás jellemzi. A DIM folyamatos működését a jogszabályok, az állami irányítás egyéb jogi eszközei, az SZMSZ és további belső szabályzatok, valamint a felettes vezető utasításai, a vezetők és a dolgozók (közalkalmazottak) munkaköri leírásai határozzák meg.
4
A Debreceni Intézményműködtető Központ működési rendjét meghatározó dokumentumok: •
Alapító okirat
•
Szervezeti és Működési Szabályzat
•
Szabályzatok
•
Igazgatói utasítás
•
Körlevél
•
Egységvezetői utasítás
A szervezet vezetője az igazgató, aki felel a szervezet hatékony működésért és a Központ feladatait a szervezeti egységek vezetőinek segítségével látja el. A szervezeti egység vezetői: •
Humánerőforrás és vagyongazdálkodási igazgatóhelyettes
•
Műszaki igazgatóhelyettes
•
Gazdasági vezető
•
A szervezet részlegekre tagolódik, amelyek az alábbi részlegvezetők irányítanak:
•
Gazdasági vezető helyettes
•
Pénzügyi részlegvezető
•
Számviteli részlegvezető
•
Analitikai részlegvezető
•
Étkeztetési részlegvezető
•
Személyzeti-munkaügyi részlegvezető
•
Vagyongazdálkodási részlegvezető
•
Beszerzési részlegvezető
•
Üzemeltetési és felújítási részlegvezető
•
Szolgáltatási részlegvezető
•
Karbantartási részlegvezető
•
Kertészeti részlegvezető
•
Belső ellenőrzési vezető
5
3. Új körzeti irányítási szint Az új intézményirányítási modell központi eleme az előbbiekben bemutatott hierarchikus vezetési szerkezetbe egy új körzeti irányítási szint, az ún. telephelyi csoportvezetők való betagolása a DIM hatékonyabb feladatellátása és belső kommunikációjának, információáramlásának felgyorsítása, és ezáltal a DIM döntési folyamatainak hatékonyabb előkészítése érdekében. A szolgáltatási részleg 270 fő dolgozót ölel fel, akik közül telephelyi csoportvezetők kerülnek kinevezésre gyakorlatilag 2014. szeptember 01-től, 8 fő, aki a 92 telephelyre vonatkozóan látja el a csoportvezetői feladatokat. Ők elsősorban a korábbi kapcsolattartói körből kerültek ki, gazdasági összekötők illetve üzemeltetési előadók, a projektben a szakértői csapat javaslatot tett az új munkaköri leírások vonatkozásában, melyet a DIM jóváhagyott az alábbiakban bemutatott tartalommal. A telephelyi csoportvezetők feladatai az alábbiakban összegezhetőek:
6
7
MUNKAKÖRI LEÍRÁS
Név: …………………………. Munkakör megnevezése: egyéb ügyintéző Feladat megnevezése: telephelyi csoportvezető Munkáltatói jogkör gyakorlója: a Debreceni Intézményműködtető Központ igazgatója Átruházott munkáltatói jog gyakorlója: a humánerőforrás és vagyongazdálkodási igazgatóhelyettes Közvetlen felettese: a műszaki igazgatóhelyettes Munkáját a műszaki igazgatóhelyettes közvetlen irányítása mellett végzi. A hozzátartozó intézmények: ………………………….. ……………………….. ……………………… Végrehajtási jogkörébe tartozik: A hozzá tartozó telephelyek folyamatos működtetését biztosítja, irányítja a telephelyi ügyintézők, élelmezésszervezők és házgondnok feladatellátását. Munkavégzése során a Központ integrált ügyviteli rendszerét köteles használni. Munkaköri feladatai: ♦ Részt vesz a Szervezeti Egységek Ügyrendjében szabályozott értekezleteken, a hozzá tartozó telephelyek feladatainak elvégzéséről beszámol ♦ A Szervezeti Egységek Ügyrendjében szabályozott módon munkarendi értekezletet tart, ahol a kapott feladatokat a csoport tagjainak kiosztja, a feladatok elvégzésére a csoport tagjainak utasítást ad, a feladatok elvégzéséről beszámoltatja őket, ♦ Felel a csoport jogszabályokban és a Központ szabályzataiban foglaltaknak megfelelő feladatellátásért. ♦ A csoport számára előírt adatszolgáltatások készítését koordinálja, azok pontos és naprakész elkészítéséért felel. ♦ Szervezi és ellátja, valamint ellenőrzi a telephelyi ügyintézőkkel együtt a hozzá tartozó telephely(ek) takarítási feladatait. ♦ Szervezi és ellátja, valamint ellenőrzi a telephelyi ügyintézőkkel együtt a hozzá tartozó telephely(ek) karbantartási feladatait. ♦ Szervezi és ellátja, valamint ellenőrzi a telephelyi ügyintézőkkel együtt a hozzá tartozó telephely(ek) őrzési feladatait. ♦ Közreműködnek a szakhatóságok által végzett ellenőrzésekben. ♦ Gondoskodik a munka-, tűz- és balesetvédelmi, érintésvédelmi előírások betartásáról és betartatásáról. ♦ A bérbeadásokat folyamatos ellenőrzi körzet szinten, különösen dokumentáltság, szerződésszerű teljesítés és teljesítés igazoló lapok vezetése vonatkozásában. ♦ A körzet telephelyein a bérlőkkel egyeztet, a megkereséseket fogadja, egyeztetést követően az adott telephely élelmezésszervezőjéhez irányítja.
8
♦ Az intézményi, a működtetéssel összefüggő panaszokat kezeli. ♦ A hozzá tartozó telephely(ek) folyamatos anyag-és eszköz ellátottsága érdekében a telephely(ek) igényléseit összeállítja, és azt a beszerzési ügyintézők részére árajánlatkérésre átadja. ♦ A telephelyi ügyintéző távolléte esetén gondoskodik arról, hogy a napi hiányzás jelentés megtörténjen (binexen) ♦ A hozzá tartozó telephely(ek)en munkát végző alkalmazottak jelenléti íveinek vezetését ellenőrzi. A jelenléti ívek valóságtartalmát aláírásukkal igazolja és havonta a Központba beküldi. ♦ Gondoskodik a szabadságos kartonok Központba történő havonkénti beküldéséről rögzítésre, aláírásra. ♦ Folyamatosan kapcsolatot tart, egyeztett a Központ felelős munkatársaival ♦ Kapcsolatot tart a közműszolgáltatókkal, az üzemeltetésben résztvevő külső cégekkel, és gondoskodik a szerződés szerinti munkavégzésükről, annak ellenőrzéséről. ♦ Meghatározott időszakonként műszaki ügyeleti feladatot lát el. ♦ Az ügyelet időszaka alatt (munkaidőben, v. azon kívül) az ügyeleti telefonvonalon beérkező meghibásodások kijavításáról az ügyrendben meghatározott módon intézkedik ♦ A munkakörével összefüggő számítógépes feldolgozáshoz kapcsolódó program módosításait követi, kinyomtatja az előírt információkat, és elvégzi a mentéssel kapcsolatos feladatokat. ♦ A munkaköréhez tartozó jogszabályok, helyi rendeletek változásait figyelemmel kíséri, változás esetén kezdeményezi azok szabályzatokon történő átvezetését. ♦ A munkaköréhez tartozó bizonylatokat köteles gyűjteni, rendszerezni, megőrizni, irattározni, részt vesz továbbá a csoport iratainak irattározásában. ♦ Munkája során a Bizonylati Szabályzatban szabályozott nyomtatványokat köteles használni. ♦ Adatokat szolgátat a vezetés, a belső ellenőrzés, a revízió részére. ♦ Az éves leltárt, selejtezést előkészíti. ♦ Köteles továbbá minden olyan feladatot ellátni, amellyel a műszaki igazgatóhelyettes megbízza, és amely feladatok lényegében munkaköri feladatai lehetnek. ♦ Speciális munkaköri feladatai: takarítás szakmai irányítása vegyszer-gazdálkodási feladatok, felhasználás figyelése technológiai leírások, utasítások készítése minőségbiztosítási feladatok, takarítással kapcsolatos oktatás-ellenőrzés Hetenkénti egyeztetési feladatai: ♦ A heti feladatok egyeztetési a körzete telephelyeinek szakmai vezetésével, a 3.sz.mellékletet beküldi a Központba ♦ Részt vesz a munkarendi értekezleten Havonkénti egyeztetési feladatai: ♦ A havi tisztítószer felhasználást egyezteti a Beszerzési Csoporttal, valamint a telephelyi ügyintézőkkel. ♦ A havi szinten a körzet telephelyein dolgozó munkatársak munkaidőbeosztását egyezteti és elkészíti a telephelyi ügyintézővel együtt
9
Munkavégzése során együttműködik: A telephelyeken működő intézmények vezetőivel, a Központ valamennyi dolgozójával. Helyettesítés: Távolléte esetén intézményei vonatkozásában ………..helyettesíti, ő pedig ……….helyettese. Munkakörrel szemben támasztott követelmény: Rendelkezik a munkaköre betöltéséhez szükséges iskolai végzettséggel. Munkája során köteles betartani a Debreceni Intézményműködtető Központ szabályzatait és utasításait. Ellenőrzési feladatai: Folyamatosan ellenőrzi a tisztítószerek takarékos felhasználását, a takarítás minőségét valamennyi telephely vonatkozásában. Ellenőrzi a hozzá tartozó telephelyeken dolgozók munkáját, munkaidő kihasználtságát, munkavégzését. Rendszeres önellenőrzés mellett köteles munkáját végezni. Amennyiben hibát észlel, azonnal javítja, illetve javíttatja azt. Szabálytalanságok felfedezése esetén köteles a műszaki igazgatóhelyettes felé jelezni azt annak megszüntetése érdekében. A munkakör ellátásával kapcsolatos felelősség: ♦ Köteles a munkakörébe tartozó feladatokat a határidők betartásával és betartatásával, pontos adatszolgáltatással, teljes felelősséggel ellátni. ♦ Köteles a Debreceni Intézményműködtető Központ titkát megőrizni, ezen túlmenően nem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, információt, amely munkaköre betöltése során jutott tudomására, és amely közlése a Központra vagy a vele jogviszonyban álló félre hátrányos következménnyel járna. ♦ A feladataihoz kapcsolódó egyeztetéseket, ellenőrzéseket a határidő pontos betartásával köteles elvégezni. Debrecen, 2014……………………… átruházott munkáltatói jogok gyakorlója Záradék: Köteles betartani a Debreceni Intézményműködtető Központ vagyon-, tűz- és munkavédelmi előírásait. Alulírott a jelen munkaköri leírásban foglaltakat – mint alkalmazási okiratom szerves részét – megértettem és tudomásul veszem. A munkakörömet az itt rögzített előírások szerint gyakorlom, és tudomásul veszem, hogy az abban foglaltak betartásáért felelősséggel tartozom.
10
4. Gyakorlati tapasztalatok A DIM szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendjének, formájának egyik módja a vezetői értekezletek tartása, amelyeken az igazgató a hatékony és a magas színvonalú szakmai munka, a racionális gazdálkodás követelményét figyelembe véve rendszeresen tájékozódik és tájékoztatást ad az általa biztosított fórumokon.
Az értekezletek formái eddig az alábbiak voltak:
• vezetői értekezlet, • részlegértekezlet, csoportértekezlet • dolgozói munkaértekezlet. Az új intézményirányítási modellnek köszönhetően az értekezletek további fajtája az ún. telephelyi csoportértekezlet, azaz a telephelyi csoportvezetők hetente egyszer munkarendi értekezletet tartanak. A telephelyi csoportvezetői értekezleten részt vesznek a telephelyi csoportvezetők és a
hozzá tartozó telephelyek ügyintézők. A
telephelyi csoportvezetői értekezlet feladata:
• a következő heti feladatok meghatározása a telephelyeken • a felmerült aktuális és konkrét ügyek, észrevételek, problémák áttekintése. Az első telephelyi csoportvezető értekezlet megtartására 2014. szeptember 28.-án került sor, amely keretében a szervezetfejlesztési szakértői team közreműködésével front office tanácsadás, a munkaköri leírásban foglalt feladatok napi illetve heti ütemezésének áttekintése is megvalósult. Már az első telephelyi csoportvezetői értekezleten felvett jegyzőkönyvben foglaltak alapján összegezhető, hogy az eddigi tapasztalatok alapján: -
egyrészt, hogy a feladatok újragondolását követően a kiemelkedő jelentőségű feladatok, így például a bérlőkkel való hatékonyabb kapcsolattartás is a telephelyi csoportvezetők feladatává vált - azaz kikerült az élelmezésszervezői feladatkörből-
a bérlői igénybejelentések, kapcsolódó ügyintézések és a
fizetések hatékonyabb kezelhetősége érdekében, amely halaszthatatlanná vált,
11
-
másrészt a DIM által nyújtott szolgáltatásokról történő visszacsatolások centralizáltabb kezelése szükséges az esetleges problémák feltáráshoz, a hatékonyabb feladatellátáshoz, azaz gyorsabb információáramlás szükséges az intézményen belül. Így például a DIM vezetőség az összes intézmény vonatkozásában már az első alkalommal megtartott csoportvezetői értekezleten, a 8 telephelyi csoportvezető visszajelzése alapján teljes képet kaphatott az összes intézmény vonatkozásában azon selejtezési problémairól, hogy : o az épületenként tervezett 20 perc ráfordítási időt a selejtezés jelentősen túllépte, és jelentős számban fordult elő hiányos eszközlista o illetve, hogy vannak hasznosítható eszközök, azonban a selejtezési bizottság viszont nem tudja végezni a feladatát, mert ténylegesen több helyen nem valósult meg az átadás, o ahol megtörtént az átadás,ott viszont tárolási problémák vannak.
Ilyen jellegű problémáról eddig még nem kapott soha visszacsatolást a DIM vezetőség, korábban ez élelmezésszervezői feladat volt, ami alátámasztja, hogy egy középvezetői szint beépítése által a feladatok újraelosztása, az ilyen és további problémák gyorsabb feltárása és centralizált kezelése szükségessé vált.
5. A megvalósulási szakaszok Az intézményirányítási modell megvalósulásának alábbi szakaszai különíthetőek el:
• Az új intézményirányítási modell első lépésként a szervezet Szervezeti és Működési Szabályzatában került átvezetésre,
• ezt követően a telephelyi csoportvezetők vonatkozásában a projektben a szakértői csapat javaslatot tett az új munkaköri leírásokra,
•
a DIM jóváhagyta munkaköri leírás mintát a továbbiakban bemutatott tartalommal ,
• majd legvégül a szervezet Ügyrendjében is a módosításokat átvezetni javasolt. Mindezeket követően lesz összegezhető, hogy jelen tanulmány tárgyát képező intézményirányítási rendszer bevezetése maradéktalanul megvalósul.
12
