Table of Contents. Part I MICROFAS 6. Microfas Foreword 0. Aanmaken... incassobestand Aanmaken... acceptgiro's Verwijderen

Microfas 2005

2

Microfas 2005

Table of Contents Foreword

0

6

Part I MICROFAS

1 Financieel................................................................................................................................... 6 Rekeningschema ......................................................................................................................................................... Grootboekrekeningen .................................................................................................................................................. Verzamelrekeningen .................................................................................................................................................. Kostenplaatsen .................................................................................................................................................. Budgetten .................................................................................................................................................. Afschrijvingen .................................................................................................................................................. Betalingsverkeer ......................................................................................................................................................... Bankrekeningen .................................................................................................................................................. Incasso .................................................................................................................................................. Incasso mutaties ........................................................................................................................................... Aanmaken ........................................................................................................................................... incassobestand Aanmaken ........................................................................................................................................... acceptgiro's Verwijderen........................................................................................................................................... incasso mutaties Betalingen.................................................................................................................................................. Betalings mutaties ........................................................................................................................................... Aanmaken........................................................................................................................................... betalingsbestand Verwijderen ........................................................................................................................................... betalings mutaties Electronisch .................................................................................................................................................. rekeningafschrift Gegevens.................................................................................................................................................. Betalingsverkeer Dagboeken ......................................................................................................................................................... Invoeren .................................................................................................................................................. / wijzigen boekstukken Afdrukken.................................................................................................................................................. boekstukken Verwerken .................................................................................................................................................. boekstukken Wijzigen .................................................................................................................................................. definitieve boekingen Verslaggeving ......................................................................................................................................................... Journaal .................................................................................................................................................. Grootboekkaarten .................................................................................................................................................. Saldibalans .................................................................................................................................................. Btw-afdracht .................................................................................................................................................. Inkoop / verkoop .................................................................................................................................................. resultaat Afsluiten ......................................................................................................................................................... Jaar

6 6 7 7 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 10 10 10 11 11 11 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14

2 Faktuur ................................................................................................................................... 14 Wijzigen faktuurregels ......................................................................................................................................................... Controle ......................................................................................................................................................... Faktuurregels .................................................................................................................................................. Provisie .................................................................................................................................................. Marge .................................................................................................................................................. Afnamekorting .................................................................................................................................................. Verkoopboek .................................................................................................................................................. Afdrukken......................................................................................................................................................... Teksten faktuur .........................................................................................................................................................

14 15 15 15 15 16 16 16 17

3 Orders ................................................................................................................................... 17 Invoeren /......................................................................................................................................................... wijzigen orders Actualiseren ......................................................................................................................................................... orders Corrigeren ......................................................................................................................................................... orders

© 2008 Koerhuis Automatisering B.V., Hollandscheveld

17 21 21

Contents

3

Diversen orders ......................................................................................................................................................... Doorzetten ......................................................................................................................................................... orders Routes ......................................................................................................................................................... Expediteurs ......................................................................................................................................................... Autonummers ......................................................................................................................................................... Chauffeurs ......................................................................................................................................................... Afleverteksten ......................................................................................................................................................... Extra afleveringsinformatie ......................................................................................................................................................... Interne informatie ......................................................................................................................................................... Uitlijsten ......................................................................................................................................................... Orders ..................................................................................................................................................

21 21 22 22 22 22 23 23 23 23 23

4 Afnemers................................................................................................................................... 23 Gegevens......................................................................................................................................................... Onderverdelingen ......................................................................................................................................................... Openstaande ......................................................................................................................................................... posten Ouderdomsanalyse ......................................................................................................................................................... Rekeningoverzichten ......................................................................................................................................................... / aanmaningen Renteberekening ......................................................................................................................................................... Afletteren......................................................................................................................................................... van boekingen Silo’s ......................................................................................................................................................... Prijs- en kortingafspraken ......................................................................................................................................................... Voorverkopen ......................................................................................................................................................... Afnemersgroepen ......................................................................................................................................................... voor algemene korting Relatienummer ......................................................................................................................................................... Statistieken ......................................................................................................................................................... Invoeren .................................................................................................................................................. / wijzigen statistiekregels Uitlijsten rapporten .................................................................................................................................................. Uitlijsten mineralen-overzichten .................................................................................................................................................. Verwijderen .................................................................................................................................................. statistiek-regels

23 28 28 28 28 28 28 29 29 29 29 29 29 29 29 29 29

5 Leveranciers ................................................................................................................................... 29 Gegevens......................................................................................................................................................... Onderverdelingen ......................................................................................................................................................... Openstaande ......................................................................................................................................................... posten Ouderdomsanalyse ......................................................................................................................................................... Afletteren......................................................................................................................................................... van boekingen Relatienummer ......................................................................................................................................................... Statistieken ......................................................................................................................................................... Invoeren .................................................................................................................................................. / wijzigen statistiekregels Uitlijsten rapporten .................................................................................................................................................. Verwijderen .................................................................................................................................................. statistiek-regels

29 31 31 31 31 31 32 32 32 32

6 Artikelen................................................................................................................................... 32 Gegevens......................................................................................................................................................... Artikelgroepen ......................................................................................................................................................... Prijzen ......................................................................................................................................................... Invoeren .................................................................................................................................................. nieuwe prijzen per prijslijst Bekijken /.................................................................................................................................................. corrigeren individuele prijzen Prijslijst koppelen .................................................................................................................................................. Afdrukken.................................................................................................................................................. prijslijst Kortingen......................................................................................................................................................... / toeslagen Vrachttarieven .................................................................................................................................................. Algemene.................................................................................................................................................. kortingen Betalingskortingen .................................................................................................................................................. Bestelkortingen ..................................................................................................................................................


32 35 37 37 38 38 39 40 40 40 40 40

4

Microfas 2005 Afnamekortingen .................................................................................................................................................. Verpakkingen ......................................................................................................................................................... algemeen Verpakkingen ......................................................................................................................................................... per artikel Buitenland ......................................................................................................................................................... Medicijnen ......................................................................................................................................................... Speciaal /......................................................................................................................................................... Medicinaal Dierenartsen ......................................................................................................................................................... Labelinformatie ......................................................................................................................................................... Mineralen......................................................................................................................................................... Diergroepen ......................................................................................................................................................... Minas

40 40 40 40 40 40 40 41 41 41

7 Vaste gegevens ................................................................................................................................... 41 Bedrijfsgegevens ......................................................................................................................................................... Boek-perioden ......................................................................................................................................................... Dagboeken ......................................................................................................................................................... Valuta ......................................................................................................................................................... Landen ......................................................................................................................................................... Btw-codes ......................................................................................................................................................... Vertegenwoordigers ......................................................................................................................................................... Soorten factuur ......................................................................................................................................................... Soorten afleverbon ......................................................................................................................................................... Leveringswijze ......................................................................................................................................................... Bulk / zakgoed ......................................................................................................................................................... Produktievormen ......................................................................................................................................................... Prijs-codes ......................................................................................................................................................... Kortinggroepen ......................................................................................................................................................... algemene korting Grootboekrekeningen ......................................................................................................................................................... kortingen Vaste tekst ......................................................................................................................................................... orders en facturen

41 42 43 43 44 44 44 45 45 45 46 46 46 46 47 47

8 Module ................................................................................................................................... 47 Voorraad ......................................................................................................................................................... Oogstopgave ......................................................................................................................................................... Routeplanning ......................................................................................................................................................... zakgoed Routeplanning ......................................................................................................................................................... bulk Project-administratie ......................................................................................................................................................... Kassa ......................................................................................................................................................... Koppelingen ......................................................................................................................................................... met programma's Produktie......................................................................................................................................................... Planning

9 Extra

47 47 47 47 47 47 48 48

................................................................................................................................... 51

Database ......................................................................................................................................................... Reorganiseren .................................................................................................................................................. hoofd-database Reorganiseren .................................................................................................................................................. print-databases Backup maken .................................................................................................................................................. hoofd-database Backup terugzetten .................................................................................................................................................. hoofd-database Database.................................................................................................................................................. update Kopieren .................................................................................................................................................. administratie Nulstellen.................................................................................................................................................. administratie Leegmaken .................................................................................................................................................. administratie Kopieren .................................................................................................................................................. complete directory Ga naar onze ......................................................................................................................................................... web-site Email-bericht ......................................................................................................................................................... versturen Rekenmachine ......................................................................................................................................................... Gebruikersbeheer ......................................................................................................................................................... Configuratie-bestand ......................................................................................................................................................... Update installeren .........................................................................................................................................................


51 51 51 51 51 51 51 51 52 52 52 52 53 53 53 53

Contents 10 Help

5

................................................................................................................................... 53 Microfas .........................................................................................................................................................

53

11 Werkbalk................................................................................................................................... 53 12 Zoekscherm ................................................................................................................................... 53 13 Mailing/Etiket ................................................................................................................................... 54 14 Info Microfas ................................................................................................................................... 55 15 Opstarten................................................................................................................................... Microfas 59 16 Wisseling................................................................................................................................... boek-periode 62 17 EDI-Factuur ................................................................................................................................... (XML) maken 63 18 PDF-Factuur ................................................................................................................................... maken 65 19 Koppeling ................................................................................................................................... De Heus Voeders B.V. 67 20 Koppeling ................................................................................................................................... Z factuur 69 21 Opheffen................................................................................................................................... Blokkade Code 71

Index


0

6

1

Microfas 2005

MICROFAS Microfas van Koerhuis Automatisering B.V. is een compleet financieel administratie pakket voor de mengvoederbranche. Koerhuis Automatisering B.V. Ritmeesterweg 1 7913 TS Hollandscheveld (0528) 36 15 48 (0528) 36 21 06 http://www.koerhuis.nl/ Laatst bijgewerkt: 25-10-2010, 17:51

1.1

Financieel

1.1.1

Rekeningschema

1.1.1.1

Grootboekrekeningen In dit programma onderdeel kunt u de grootboekrekeningen invoeren. Code Het nummer mag bestaan uit zowel cijfers als letters. De lengte van de code kunt u instellen in de bedrijfsgegevens bij het tab-blad instellingen . Het programma vult links de code aan met nullen vb. 345 wordt 00345 bij lengte 5. Hierdoor kan het programma op de code sorteren. Omschrijving Dit is de naam van de grootboekrekening waarop u deze grootboekrekening in het gehele programma kan opzoeken. Deze naam wordt in de meeste lijsten afgedrukt. Verzamelrekening Een X-aantal grootboekrekeningen kan samen genomen worden voor een totaal-optelling. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij het afdrukken van de saldibalans. Indien u een aantal rekeningen wil verzamelen zult u bij elke grootboekrekening dezelfde verzamelrekening moeten ingeven. Kostenplaats Met kostenplaats kunt u aan een bepaalde kostenrekening nog een kode meegeven voor welk soort of plaats deze kosten zijn gemaakt. U kunt bijvoorbeeld telefoonkosten hebben van vertegenwoordigers of kantoor etc. De grootboekrekening is telefoonkosten en de kostenplaatsen zijn of vertegenwoordigers of kantoor. Bij het afdrukken van grootboekkaarten kan ook een uitdraai gemaakt worden per kostenplaats. De kostenplaats geeft u in bij het kosten dagboek. Indien nu een grootboekrekening altijd dezelfde kostenplaats heeft kunt u dit hier vastleggen. Balans / Verlies & Winstrekening Aangeven of rekening een balans rekening of een verlies & winst-rekening is. Bij het afdrukken van de saldibalans worden eerst alle balansrekeningen afgedrukt en daarna alle verlies & winstrekeningen. Bij het afsluiten van een boekjaar worden alle verlies & winstrekeningen op 0 gesteld. Het saldo van de verlies & winstrekeningen gaat naar de tegenrekening van het dagboek beginbalans. Debet / Credit Hier kunt u aangeven of de grootboekrekening debet of credit op de balans staat. vb voor grootboekrekeningen: Grootboekrekening Balans / Verlies & Winstrekening Debiteuren balans Crediteuren balans

Debet / Credit debet credit


MICROFAS

7

Af te dragen btw balans credit Te vorderen btw balans debet Omzet verlies & winst credit Inkoop verlies & winst debet Kosten verlies & winst debet Aantallen per artikel Indien aangevinkt wordt bij het afsluiten van het jaar een eindsaldo bepaald per artikel. Het moet dan wel zo zijn dat u op artikelniveau op deze grootboekrekening boekt. Subadministratie / Onderverdeling Indien een grootboekrekening een sub-administratie bevat dit hier aangeven. Er mag van de subadministratie afnemers en leveranciers maar 1 grootboekrekening zijn. Btwkode U kunt indien bv een kostenrekening altijd hoog btw heeft dit hier vastleggen. Grootboekrekening Btwkode Indien u wilt dat voor een bepaalde grootboekrekening de btw niet naar de grootboekrekning gaat die u bij Btw-codes hebt aangegeven in de kolom dagboek overig , maar naar een andere rekening dan kunt u dit hier aangeven. Dit is nodig bijvoorbeeld als u een kosten faktuur rechtstreeks betaald in de kas, en deze niet eerst via het kostenboek invoert. Indien Btw-rekening, btw-soort Als een grootboekrekening fungeert als een rekening waarop btw bedragen komen dan kunt u hier aangeven of deze btw moet worden afgedragen of kan worden teruggevorderd. De kode van de btw-soort komt overeen met het belastingformulier voor aangifte van de btw. Verdicht weergeven bij verslaggeving Het programma houdt elke boeking op mutatieniveau bij. Om papier te sparen kunt u hier aangeven dat een rekening voor het afdrukken de grootboekkaarten verdicht per dagboek per periode wordt weergegeven. Vb grootboek afnemers voor verkoopboek verdichten. Indien u nu achteraf toch de mutaties gespecificeerd wilt zien kunt u het hier ook weer uitschakelen. 1.1.1.2

Verzamelrekeningen Een X-aantal grootboekrekeningen kunnen samen genomen worden voor een totaal-optelling (verzamelen). Dit gebeurt bijvoorbeeld bij het afdrukken van de saldibalans. Indien u dit wilt moet u eerst verzamelrekeningen invoeren. Daarna gaat u bij grootboekrekeningen bij de desbetreffende grootboekrekeningen dezelfde verzamelrekening ingeven. Ook kunnen een X-aantal verzamelrekeningen weer worden opgeteld. Dit wordt bereikt door eerst de hoofd verzamelrekening in te voeren. Vervolgens slaat u deze op. Nu kunt bij een aantal verzamelrekeningen bij het veld hoofd verzamelrekening deze hoofd verzamelrekening weer selecteren. Code Het nummer mag bestaan uit zowel cijfers als letters. Omschrijving Dit is de naam van de verzamelrekening

1.1.1.3

Kostenplaatsen Nog geen help.


8 1.1.1.4

Microfas 2005 Budgetten Nog geen help.

1.1.1.5

Afschrijvingen Nog geen help.

1.1.2

Betalingsverkeer

1.1.2.1

Bankrekeningen In dit programma onderdeel kunt u de bankrekeningen van alle afnemers en leveranciers invoeren. Op het moment dat u hier een bankrekening invult wordt deze aktief bij de desbetreffende afnemer of leverancier. Ook kunt u voor grootboekrekeningen een bankrekeningnummer vastleggen. Dit is nodig voor het inlezen van een electronisch rekeningafschrift. Het programma kan dan bepaalde posten op het afschrift relateren aan grootboekrekeningen a.d.h.v. het bankrekeningnummer. Vb zijn belastingen etc. Bankrekening Het nummer van de bank of giro. Het nummer moet altijd 10 cijfers lang zijn. Het nummer moet dus links worden aangevuld met nullen. Voor bankrekeningen betekent dit dat u altijd begint met een 0 en dan het 9-cijferige bankrekeningnummer. Voor postbank-rekeningnummers vult u links met 0-len. Het programma controleert het banknummer met de 11-proef. Vb 123456 wordt dus 0000123456. Soort Aangeven of u voor een afnemer, leverancier of grootboekrekening een nummer wilt invoeren. Grootboekrekening Het nummer van de grootboekrekening. Bij de soorten afnemers of leveranciers wordt hier altijd de sub-administratie grootboekrekening ingevuld. Deze grootboekrekeningen zijn ingevuld bij de bedrijfsgegevens op het tab-blad instellingen . Voor de soort grootboekrekening komt hier nogmaals de grootboekrekening te staan. Afnemer / Leverancier / Grootboekrekening Zoeken en invullen van desbetreffende soort. Code / Naam / Adres / Woonplaats Velden die gebruikt worden voor incasso- en/of betalingsbestanden. Controle Naam De tekst waarop het programma voor het inlezen van het electronsich bankafschrift moet zoeken wanneer het banknummer niet direct gevonden kan worden. Het programma probeert dan via deze tekst alsnog het banknummer te vinden. Indien u hiet met hoofdletters zet NIET VERDICHTEN. Dan worden de posten van deze bankrekening niet verdicht in het bestand, ook al hebt u bij de gegevens aangegeven dat de lijst verdicht moet worden.

1.1.2.2

Incasso

1.1.2.2.1 Incasso mutaties


MICROFAS

9

1.1.2.2.2 Aanmaken incassobestand

In dit programma onderdeel kunt u een automatische incasso-lijst maken en deze in een bestand (CLIEOP03) opslaan. Dit bestand kan vervolgens weer worden ingelezen in uw bankprogramma. Een ander voordeel is dat u in het onderdeel invoeren / wijzigen boekstukken deze incasso-lijst ook weer in het desbetreffende dagboek in 1 keer kunt afboeken. Bankrekening Aangeven op welke bankrekening van u de incasso' s terecht moeten komen. Deze bankrekening voert u in bij gegevens betalingsverkeer. Verwerkingsdatum bank Aangeven op welke datum de bank de gehele incasso-lijst moet verwerken. Standaard is dit de dag van vandaag. De bank zal dan de lijst zo snel mogelijk verwerken. Als u de lijst alvast naar de bank wilt sturen en dat de bank de lijst later moet verwerken dan zet u deze datum verder in de toekomst. Per datum een batch Indien u deze aanvinkt kan het programma per datum een incasso-lijst maken. Alle posten met dezelfde incasso-datum worden op 1 lijst gezet met als verwerkingsdatum de incasso-datum. U kunt dus in 1 keer meerdere incasso-lijsten maken. T/m incasso-datum Bepaalt a.d.h.v. de datum van van de incasso-mutaties welke op de incasso-lijst komen. Lijstnummer Dit nummer wordt elke keer verhoogd met 1 wanneer u een definitieve lijst aanmaakt. Als u handmatig dit nummer verlaagd kunt u van een definitieve incasso-lijst met dat lijstnummer een duplicaat-bestand maken. De knop licht dan op. Het kan wel eens voorkomen dat het definitieve incasso-bestand verdwijnt of wordt beschadigd. Weergave lijst verdicht Het programma kan een incasso-lijst afdrukken per post. Of per bankrekening (=aangevinkt). Het hoeft niet zo te zijn dat het incasso-bestand zelf verdicht is. Dit kunt u aangeven bij gegevens betalingsverkeer. Aanmaken bestand Als u deze aanvinkt kunt u pas een definitieve incasso-lijst maken. De knop licht dan op. Een definitieve lijst wordt altijd naar de printer afgedrukt. 1.1.2.2.3 Aanmaken acceptgiro's

1.1.2.2.4 Verwijderen incasso mutaties

1.1.2.3

Betalingen

1.1.2.3.1 Betalings mutaties


10

Microfas 2005

1.1.2.3.2 Aanmaken betalingsbestand

In dit programma onderdeel kunt u een automatische betalings-lijst maken en deze in een bestand (CLIEOP03) opslaan. Dit bestand kan vervolgens weer worden ingelezen in uw bankprogramma. Een ander voordeel is dat u in het onderdeel invoeren / wijzigen boekstukken deze betalings-lijst ook weer in het desbetreffende dagboek in 1 keer kunt afboeken. Bankrekening Aangeven via welke bankrekening de betalingen moeten worden betaald. Deze bankrekening voert u in bij gegevens betalingsverkeer. Verwerkingsdatum bank Aangeven op welke datum de bank de gehele betalings-lijst moet verwerken. Standaard is dit de dag van vandaag. De bank zal dan de lijst zo snel mogelijk verwerken. Als u de lijst alvast naar de bank wilt sturen en dat de bank de lijst later moet verwerken dan zet u deze datum verder in de toekomst. Per datum een batch Indien u deze aanvinkt kan het programma per datum een betalings-lijst maken. Alle posten met dezelfde betalings-datum worden op 1 lijst gezet met als verwerkingsdatum de betalings-datum. U kunt dus in 1 keer meerdere betalings-lijsten maken. T/m betalings-datum Bepaalt a.d.h.v. de datum van van de betalings-mutaties welke op de betalings-lijst komen. Lijstnummer Dit nummer wordt elke keer verhoogd met 1 wanneer u een definitieve lijst aanmaakt. Als u handmatig dit nummer verlaagd kunt u van een definitieve betalings-lijst met dat lijstnummer een duplicaat-bestand maken. De knop licht dan op. Het kan wel eens voorkomen dat het definitieve betalings-bestand verdwijnt of wordt beschadigd. Weergave lijst verdicht Het programma kan een betalings-lijst afdrukken per post. Of per bankrekening (=aangevinkt). Het hoeft niet zo te zijn dat het betalings-bestand zelf verdicht is. Dit kunt u aangeven bij gegevens betalingsverkeer. Aanmaken bestand Als u deze aanvinkt kunt u pas een definitieve betalings-lijst maken. De knop licht dan op. Een definitieve lijst wordt altijd naar de printer afgedrukt.

1.1.2.3.3 Verwijderen betalings mutaties

1.1.2.4

Electronisch rekeningafschrift Via dit onderdeel kunt u het afschrift van de bank via een bestand importeren in Microfas. Het bankprogramma moet hiervoor wel een export routine hebben die het bestand kan aanmaken. Het programma kan a.d.h.v. de banknummers afnemers, leveranciers of grootboekrekeningen vinden. Op het moment dat een afnemer of leverancier is gevonden wordt in de openstaande posten gekeken naar eventueel openstaande fakturen die via het afschrift ingelezen zijn. Ook herkent het programma eventuele incasso- en/of betalingslijsten. Het gehele afschrift wordt als een klad-boeking bij de desbetreffende dagboek vastgelegd. U kunt het afschrift daarna nog verder controleren en/of wijzigen.


MICROFAS 1.1.2.5

Gegevens Betalingsverkeer

1.1.3

Dagboeken

1.1.3.1

Invoeren / wijzigen boekstukken

11

In dit onderdeel kunt u de financiele dagboeken invoeren. Per dagboektype kan de layout van het scherm er anders uitzien. Velden en knoppen zijn wel of niet zichtbaar. Boekstuk Het boekstuknummer van het dagboek. Het programma nummert deze automatisch op. Datum Het de datum van het boekstuk. Bij afschrift van bank kan ook in de boekstuk-regels een datum worden ingevoerd. Indien u graarg onderscheid wilt maken in de valuta-data. Omschr. (Omschrijving) Omschrijving van de desbetreffende boekstuk-regel. Dit veld kunt u alleen in de boekstuk-regels veranderen. Lev. (Leverancier) Aangeven van welke leverancier de inkoop- of kostenfaktuur is. Faktnr (Faktuurnummer) Het faktuurnummer van de desbetreffende inkoop- of kostenfaktuur Beginsaldo Dit veld kan gebruikt worden om een boekstuk te controleren. Het beginssaldo kan automatisch gegenereerd worden (Koerhuis Automatisering B.V.) a.d.h.v. de tegenrekening van het dagboek. Ook mag u zelf hier een bedrag invullen zodat u gemakkelijk het eindsaldo kunt controleren. Bedrag Optelling van de kolom bedrag van de boekstuk-regels Btw-bedrag Optelling van de kolom Btw-bedrag van de boekstuk-regels Eindsaldo Optelling van de velden Beginsaldo, bedrag en btw-bedrag. Indien automatsiche betaling (Inkoopboek, kostenboek) Bet. kenmerk (Betalingskenmerk) Bet. datum (Betaaldatum) Bankrekening Boekstuk-regels velden Artikel Ingeven van artikelnummer. De grootboekrekening die bij het artikel is ingevuld komt automatisch te staan in de grootboekrekening. De btwkode komt bij btw te staan. Ook worden er nu statistiekgegevens bijgehouden bij de desbetreffende leverancier. Grootboekrekening Ingeven van desbetreffende grootboekrekening. De btwkode bij de grootboekreking komt bij btw te


12

Microfas 2005 staan Afn/Lev (Afnemer of leverancier) Indien een subadministratie grootboekrekening is ingevuld kunt u hier de debetreffende afnemer of leverancier invullen. Indien er een mester-administratie bijgehouden wordt kunt u hier de mester invullen. Ondnr (Onderverdeling) De onderverdeling van de afnemer. (Koppels) Oms (Omschrijving) Invoeren of wijzigen van de omschrijving. Ook kunt u een keuze maken uit een paar vaste omschrijvingen. Kost.Pl. (Kostenplaats) Ingeven van een kostenplaats. Hierdoor kunt u van een bepaalde vertegenwoordiger het totale kostenplaatje bijhouden. Autokosten, telefoonkosten etc. Aantal Ingeven van aantallen. Prijs Ingeven van prijs. Het bedrag wordt dan uitgerekend a.d.h.v. aantal * prijs / prijskode van artikel Bedrag Het bedrag dat geboekt moet worden. Meestal is dit exclusief btw. Incl (Inclusief) U kunt het programma ook zelf het btwbedrag laten uitrekenen door eerst bij het bedrag het inclusief bedrag in te voeren. Dan bij Inclusief een vinkje zetten, en bij btw de desbetreffdend btwkode aangeven. het programma zal nu zelf het inclusief bedrag verlagen met het btw-bedrag. Btw (Btwkode) Indien van toepassing aangeven welke btwkode. Btw-bedrag Het btw-bedrag dat geboekt moet worden. Het btw-bedrag gaat naar de desbetreffende grootboekrekening die bij de vaste gegevens van de btw-kodes is ingevoerd. Voor de dagboeken inkoop- en kostenboek kunt u apart per btw-kode de grootboekrekeningen invullen. Voor alle andere dagboeken geldt de kolom dagboek overig. In de kolom overig behoort ook het verkoopboek. Indien u in een kas,bank of giro dagboek de btw van een inkoop- of kosten nota wilt terugvorderen. Moet u bij de desbetreffende grootboekrekning bij Grootboekrekening Btw voor kas,bank of giro indien afwijkend, de juiste btw-grootboekrekening invullen. Als u dit niet doet gaat de btw naar een btw-grootboekrekening die bij het verkoopboek gebruikt wordt !!! Korting Indien een afnemer minder betaald, of recht heeft op betalingskorting, dan komt het kortingsbedrag bij korting te staan. Boekwijze korting Hier aangeven wat het programma moet doen indien korting is ingevuld. Niet afboeken betekent open laten staan bij afnemer. Afboeken betekent de faktuur in zijn geheel afboeken en de korting automatisch wegboeken. Datum Indien u per regel de datum wil invoeren. Normaal neemt het programma voor alle regels de datum van het boekstuk. Knoppenbalk rechts Incasso (Bij kasboek, bankboek) Opzoeken incasso-lijst. Op het moment dat u een incasso-lijst hebt gekozen verschijnt naast de


MICROFAS

13

datum het lijstnummer met een knop OK. Als u op de knop Ok drukt verschijnen pas alle incasso-regels. Betaling (Bij kasboek, bankboek) Opzoeken betaal-lijst. Op het moment dat u een betaal-lijst hebt gekozen verschijnt naast de datum het lijstnummer met een knop OK. Als u op de knop Ok drukt verschijnen pas alle betaal-regels. Betaling (Bij inkoopboek,kostenboek) Aan of uitzetten van een automatische betaling. Deze betaling kan op een betaallijst gezet worden. Microkon (Bij inkoopboek) Automatisch programma 'Microkon' opstarten om de inkoopfaktuur te verwerken in het kontrakten-programma. Historie (Bij inkoopboek) Bekijken van de historie van de leverancier. Dagboek/Periode Met deze knop kunt u snel naar een ander dagboek en/of periode gaan. 1.1.3.2

Afdrukken boekstukken

1.1.3.3

Verwerken boekstukken

1.1.3.4

Wijzigen definitieve boekingen U kunt in dit onderdeel bepaalde velden van definitieve boekingen wijzigen, vb datum, faktuurnummer etc. Dit kan handig zijn wanneer het niet lukt om een bepaalde posten af te letteren. Eerst moet u een grootboekrekening selecteren. Indien deze rekening een sub-administratie bevat dan moet u ook het sub-nummer eronder invullen. Hierna kunt op de knop selectie drukken. Het programma selecteert dan alle boekingen van de grootboekrekening en/of sub-nummer. U kunt de selectie verfijnen door bv een bepaald dagboek te kiezen. Als u nu iets wil wijzigen dan drukt u op de knop wijzigen (F5). Hierna kunt u bepaalde velden wijzigen, sommige velden kunt u niet wijzigen maar dienen ter informatie.

1.1.4

Verslaggeving

1.1.4.1

Journaal

1.1.4.2

Grootboekkaarten


14

Microfas 2005

1.1.4.3

Saldibalans

1.1.4.4

Btw-afdracht In dit onderdeel kunt u aan de hand van de grootboekrekeningen btw per periode bepalen, of u btw moet betalen of dat u btw terugkrijgt. De grootboekrekeningen die meedoen met de afdracht zijn de rekeningen waarbij u bij het veld Btw soort : Te vorderen, Af te dragen hebt ingevuld.

1.1.4.5

Inkoop / verkoop resultaat

1.1.5

Afsluiten Jaar De volgende stappen moeten genomen worden om het jaar af te sluiten: · Maak een back-up van de complete directory. Dit kan via extra, database, kopieren complete directory. Dit is belangrijk voor als u later nog gegevens wilt terugzoeken van bepaalde boekingen. · Zorg dat iedereen uit deze administratie blijft. · Zet alle boek perioden van het af te sluiten jaar op status afgesloten periode. · Voor afnemers en leveranciers. Alle afgeletterde boekingen herstellen. Zet een vinkje bij herstellen en een vinkje bij exclusief openen. Druk op <Start> Nu alleen afletteren van 1e periode en laatste periode af te sluiten jaar. Haal vinkje weg bij herstellen, kies 1e en laatste periode af te sluiten jaar, Druk op <Start> Tijdens het afsluiten worden alle afgeletterde boekingen verwijderd. · Daarna jaar afsluiten. Standaard zet het systeem de eind saldo's van alle balans-rekeningen over naar de begin saldo's in periode -00 van het nieuwe jaar. Alle verlies & winst rekening eind saldo's worden niet overgezet maar als totaal gesaldeerd en overgezet naar een algemene reserve rekening in periode -00 van het nieuwe jaar. Standaard is dit rekeningnummer 999999. Dit rekeningnummer kan door Koerhuis Automatisering B.V. op een ander nummer gezet worden.Indien u niet wilt dat de saldo's van de balans-rekeningen worden overgezet moet u het vinkje bij overbrengen eindsaldo etc weghalen. Standaard maakt het programma weer de boekperioden aan voor het volgend jaar. Indien u dit niet wilt moet u bij automatisch aanmaken etc het vinkje weghalen. · Hierna kunt u eventueel de afnemers en leveranciers weer afletteren tot de huidige periode. Indien er een foutmelding optreedt als maximaal aantal vergrendelingen bereikt dan in register ophogen van key MaxLocksPerFile = 200.000 (NT) en bij Novell het aantal locks per connection ophogen

1.2

Faktuur

1.2.1

Wijzigen faktuurregels Dit onderdeel kunt u gebruiken om nog op het laatst, na doorzetten orders, nog een verandering aan te brengen in de desbetreffende orderregel. Hier ziet u alleen de regels die als order status 'Fakturing' hebben. Het is beter om dit onderdeel te mijden. Indien iets niet goed staat moet u bepaalde


MICROFAS

15

basis-gegevens aanpassen en de order opnieuw doorzetten !.

1.2.2

Controle

1.2.2.1

Faktuurregels In dit onderdeel kunt u de orderregels afdrukken op volgorde van losadres of ordernummer. Indien op volgorde van losadres worden alle orders van het desbetreffende losadres bij elkaar gezet. Indien u de status veranderd in bv 'afgedrukt' krijgt u een overzicht van de orders die hiervoor in aanmerking komen. De selectie van afnemers slaat op het losadres.

1.2.2.2

Provisie In dit onderdeel worden alle statistiekregels geselecteerd die in aanmerking komen voor provisie. De selectie van deze regels vindt plaats indien bij de afnemer op het Tabblad Algemeen een Wederverkoper is ingevuld die over dit losadres provisie krijgt. Ook moet bij de afnemer op tabblad Fakturering ingevuld zijn dat de wederverkopen provisie krijgt. De provisie is een bedrag per 100 Kg. Als eerste maakt u een lijst zonder aanmaken orders aan te vinken. Hierdoor krijgt u een overzicht van alle provisie regels per losadres gesorteerd per faktuuradres( = Wederverkoper). Indien u aanmaken orders aanvinkt moet door ons in microfas.ini en in microfas.mdb het artikel voor provisie geactiveerd worden! Indien U de totaal provisie-bedragen van elke wederverkoper automatisch wilt verwerken vinkt u nu aanmaken orders aan. Ook geeft u soort faktuur aan. Hierna drukt u op start. Nu worden van elk losadres een totaalbedrag orderregel gemaakt. De bon is een Diversenbon. Het losadres is faktuuradres (= Wederverkoper). Deze orders kunnen dan daarna weer doorgezet worden.

1.2.2.3

Marge In dit onderdeel worden alle statistiekregels geselecteerd die in aanmerking komen voor provisie. De selectie van deze regels vindt plaats indien bij de afnemer op het Tabblad Algemeen een Wederverkoper is ingevuld die over dit losadres provisie krijgt. Ook moet bij de afnemer op tabblad Fakturering ingevuld zijn dat de wederverkopen provisie krijgt. De provisie is een bedrag per 100 Kg. Als eerste maakt u een lijst zonder aanmaken orders aan te vinken. Hierdoor krijgt u een overzicht van alle provisie regels per losadres gesorteerd per faktuuradres( = Wederverkoper). Indien u aanmaken orders aanvinkt moet door ons in microfas.ini en in microfas.mdb het artikel voor provisie geactiveerd worden! Indien U de totaal provisie-bedragen van elke wederverkoper automatisch wilt verwerken vinkt u nu aanmaken orders aan. Ook geeft u soort faktuur aan. Hierna drukt u op start. Nu worden van elk losadres een totaalbedrag orderregel gemaakt. De bon is een Diversenbon. Het losadres is faktuuradres (= Wederverkoper). Deze orders kunnen dan daarna weer doorgezet worden.


16

Microfas 2005

1.2.2.4

Afnamekorting

1.2.2.5

Verkoopboek

1.2.3

Afdrukken Hier kunt u de orders die de status 'Fakturering' hebben als proef- of als definitieve faktuur afdrukken. Indien u een faktuur wilt afdrukken op scherm kan dit alleen voor 1 afnemer. Op het moment dat u definitief aan het faktureren bent moet u wachten op de mededeling of alles goed gegaan is met afdrukken. Indien u Nee kiest kunt u de definitieve run nog een keer aanvragen. Kiest u Ja dan worden alle fakturen verwerkt. Op het eind van definitieve faktuur run wordt er een controle-lijst afgedrukt van alle gemaakt fakturen. Deze lijst kan worden afgedrukt of worden opgeslagen in een Word-bestand (Koerhuis) Proeffaktuur Bepaalt of er een proef faktuur of een definitieve faktuur wordt gemaakt. Indien u kiest voor definitief dan zal het programma u eraan herinneren of u een backup gemaakt heeft. Afdrukken naar Spreekt voor zich Soort faktuur Geef hier de gewenste soort faktuur aan. Indien u niet selecteert worden alle faktuur soorten afgedrukt. Boekperiode Hier geeft u aan in welke boekperiode de fakturen komen als deze definitief gemaakt worden. Indien de faktuurdatum niet binnen deze periode valt dan zal het programma u hierover berichten. Faktuurdatum Datum van faktuur. Van afnemer, T/m afnemer Selectie van een afnemer (faktuuradres) Minimaal bedrag faktuur Indien aangevinkt wordt er rekening gehouden met het minimale bedrag wat u achter het vinkje ingeeft. Dit moet niet 0 zijn. Indien u bij een afnemer ook een minimaal bedrag faktuur heeft ingegeven, dan gaat deze voor t.o.v. het bedrag wat u hier invult. Afdrukken credit Indien aangevinkt worden ook eventuele credit fakturen afgedrukt. Kopie faktuur Het programma kan van elke definitieve faktuur die gemaakt is, achteraf een kopie maken. Indien aangevinkt wordt er gevraagd om een faktuurnummer. Dit nummer moet bekend zijn in het systeem. Een kopie faktuur kan nooit dubbel in de administratie verschijnen omdat deze altijd als proef faktuur wordt afgedrukt. Indien u ook nog een faktuuradres invult gaat het een stuk sneller. Correctie faktuur Het programma kan van elke definitieve faktuur die gemaakt is, achteraf een correctie-faktuur,


MICROFAS

17

zelfde faktuur met - aantallen, maken. Indien aangevinkt wordt er gevraagd om een faktuurnummer. Dit nummer moet bekend zijn in het systeem. Een correctie faktuur wordt eerst aangeboden als proef-faktuur. Daarna kunt u deze definitief afdrukken. Indien u ook nog een faktuuradres invult gaat het een stuk sneller.

1.2.4

Teksten faktuur Hier kunt u teksten invoeren die bij de afnemers geactiveerd kan worden. Bijvoorbeeld een automatische incasso klant krijgt de tekst. 'Het bedrag wordt automatisch van uw bankrekening afgeschreven.' Er zij 2 woordenkode's die een betekenis hebben deze mag u in een regel verwerken: Op deze plek komt het bank- of girorekeningnummer te staan. Op deze plek komt het aantal dagen van de incassotermijn te staan. De incassotermijn wordt bij de afnemer ingegeven.

1.3

Orders

1.3.1

Invoeren / wijzigen orders Hier kunt u uw orders invoeren / wijzigen per afleveradres. In dit onderdeel kunt u alleen orders 'zien' die de status 'Ingebracht of 'Afgedrukt' hebben. Hieronder de beschrijving van elk veld en knop. Indien u een bepaald veld en /of knop niet ziet is dit voor u zo ingesteld dat u deze niet ziet.( Koerhuis Automatisering B.V.) Order velden Status (Knop ST) De knop ST die aangeeft in welke status de order zich bevindt. Er zijn 4 statussen nl. Ingebracht De order is ingevoerd met bestelde aantallen en is opgeslagen. Afgedrukt De order is ingevoerd met bestelde aantallen en is opgeslagen en is afgedrukt. Geactualiseerd De order is aangepast met de geleverde aantallen en is daarna opgeslagen. Fakturering De order is doorgezet naar de fakturering. Bij invoeren orders ziet u alleen de orders met status ingebracht en afgedrukt. Bij actualiseren orders ziet u alleen de orders met status afgedrukt en geactualiseerd. Bij corrigeren orders ziet u alle orders. Ordernummer Het nummer mag bestaan uit zowel cijfers als letters. De lengte van het nummer wordt bepaald door het vorige ordernummer. Het basisnummer waarmee de orderverwerking begint kunt u ingeven bij de bedrijfsgegevens bij het tab-blad instellingen . Het programma vult links het nummer aan met nullen vb. 345 wordt 00345 bij lengte 5. Hierdoor kan het programma op het ordernummer sorteren. Het ordernummer kan gegenereerd worden door het programma of kan door uzelf worden ingegeven. Besteldatum De besteldatum wordt standaard gevuld met de inlog-datum bij opstarten op het moment als u een nieuwe order aanmaakt. De besteldatum wordt o.a. gebruikt om een bepaalde bestelkorting te


18

Microfas 2005 berekenen. Met de knoppen achter de datum kunt u snel de datum 1 dag ophogen en /of verlagen. De zondag wordt overgeslagen. Afleverdata (van en t/m) De afleverdata wordt standaard gevuld met de eerste werkdag datum na inlog-datum als u een nieuwe order aanmaakt. Met de t/m afleverdatum kunt u aangeven hoelang de bestelling op zich kan laten wachten. De van afleverdatum wordt weggeschreven in statistieken (Minas). Met de knoppen achter de data kunt u snel de datum 1 dag ophogen en /of verlagen. De zondag wordt overgeslagen. Besteltijd Met de knoppen achter de tijd kunt u snel de tijd 1 uur ophogen en /of verlagen. Aflevertijden (van en t/m) Met deze tijden kunt u aangeven wanneer de bestelling op een dag afgeleverd moet worden. Met de knoppen achter de tijd kunt u snel de tijd 1 uur ophogen en /of verlagen. Tijd (Knop Tijd) De knop Tijd kunnen standaard tijden worden aangegeven, zodat u deze niet steeds zelf hoeft in te geven. Code / Naam / Woonp(laats) (Knop) Deze knop geeft aan hoe de afleveradressen zijn gesorteerd op het moment als u een nieuwe order aanmaakt en/of u een andere afleveradres moet selecteren. De knop kan standaard door ons worden ingesteld vb altijd op woonplaats. Zoekknop achter afleveradres (Knop) Hier krijgt u een zoekscherm met alle mogelijke afleveradressen. Indien u een bepaald adres hier niet ziet of wilt zien heeft dit te maken dat u voor dit afleveradres bij de gegevens afnemer op het tab-blad orders het veld Klant niet heeft aangevinkt. Routeplanning Deze velden hebben door ruimtegebrek geen tekst gekregen. Het veld achter de zoekknop is een selectieveld met alle routes. Onder dit veld heeft u een selectieveld waarmee u aangeeft waar de goederen op de vrachtwagen moeten worden geplaatst, zodat deze gemakkelijk van de vrachtwagen gehaald kunnen worden. Links naast dit selectieveld wordt de routevolgnummer van het afleveradres ingegeven. Betalingskorting Dit veld heeft door ruimtegebrek geen tekst gekregen. Hier kunt u aangeven of een klant wel /of geen betalingskorting krijgt op het moment van invoeren van de order. Normaal ligt deze instelling vast bij de prijs- /korting afspraken van de afnemer. Soortbon Aangeven op welke bon de order wordt ingegeven. De soortbon is belangrijk voor bijna alle kortingen. De soortbon bepaalt ook de lay-out van de afdruk van de bon. Leveringswijze Aangeven of de goederen gebracht of gehaald worden. De leveringswijze is belangrijk voor bijna alle kortingen. Expediteur Met dit veld geeft u aan welke vervoerder deze goederen gaat vervoeren. Bij elke expediteur kunt u zijn vrachtauto's vastleggen. Op het moment dat u met expediteurs gaat werken kan ook een dieselaccijns lijst worden uitgeprint bij Afnemers, statistieken, uitlijsten rapporten. Bij de expediteur wordt tevens bepaald of voor deze order vrachttarief gerekend moet worden. Auto kenteken Aangeven welke auto van de expediteur heeft gereden. Chauffeur Aangeven welke chauffeur heeft gereden. Aflevertekst


MICROFAS

19

Een vaste tekst die op de orderbon kan worden afgedrukt ter informatie voor de produktie en /of chauffeur. Extra info Een vaste tekst die op de orderbon kan worden afgedrukt ter informatie voor de produktie en /of chauffeur. Vaste tekst Een variabele tekst die op de orderbon kan worden afgedrukt ter informatie voor de produktie en /of chauffeur.

Order-regels velden Ondnr (Onderverdeling) Indien bij het afleveradres een onderverdeling is aangebracht kunnen deze hier worden gekozen. Onderverdelingen worden gebruikt voor kontraktmesters om aan te geven voor welke stal of koppel dit artikel wordt geleverd. Artikel Ingeven artikel. Door op de kolomnaam te klikken met de muis kan de sortering veranderd worden van code naar naam en andersom. Naam Hier kunt u de naam van het artikel overschrijven. Besteld Ingeven van bestelde aantallen. Indien de verpakking bekend is kunt u ook het aantal zakken ingeven en dan op de pijl naar beneden klikken, het programma vermenigvuldigt nu de aantal zakken met de verpakkingseenheid zodat de totale bestelde hoeveelheid berekend wordt. Geleverd Ingeven van geleverde aantallen. Indien de verpakking bekend is kunt u ook het aantal zakken ingeven en dan op de pijl naar beneden klikken, het programma vermenigvuldigt nu de aantal zakken met de verpakkingseenheid zodat de totale bestelde hoeveelheid berekend wordt. Alleen bij invoeren orders wordt het besteld gewicht overgenomen naar het geleverd op het moment dat het artikel bij bulk/zakg geen bulk is. Silo/Oms Ingeven van silo voor desbetreffend artikel. U kunt bij het afleveradres silo's aanleggen. Deze kunt u dan hier weer selecteren. Als u silo's aanlegt kunt u ook aangeven dat een artikel alleen in die silo geblazen mag worden. Het programma controleert dit. Ingeven van omschrijving voor tekstartikelen. Op het moment dat een artikel een tekstartikel is wordt de omschrijving die u hier neerzet overgenomen en afgedrukt op bon en /of faktuur. Spec/Med Als vb een medicijn door het voer gemengd moet worden dan kunt u dit hier aangeven. Op het moment dat u een medicijn ingeeft wil het programma ook dat u de velden dierenarts, attestnr en kg medicijn vult. Indien u dit niet doet wordt de order niet doorgezet. Verder kan nu ook een produktieformulier geprint worden voor de produktie zodat deze precies kunnen zien wat ze moeten doen. Bulk/Zakg Bepalen wat voor emballage artikel het is. De emballage is belangrijk voor bijna alle kortingen. Verpakking Op het moment dat een artikel bv zakgoed is kan hier de zakgrootte worden aangeven vb 25kg. Het programma kan dan ook het aantal zakken uitrekenen en deze afdrukken op de orderbon. De verpakkingscode heeft niks te maken met de prijscode van het artikel. Afw/Bulkk


20

Microfas 2005 Ingeven van een aantal kgs voor de algemene korting. Deze hoeveelheid gaat voor op de berekende hoeveelheid van de order en op eventueel vaste afspraken voor de algemene korting bij de afnemer. Dierenarts, Attestnr en Kg Medicijn Indien een medicijn is ingevuld bij Spec/Med kunt u hier de extra benodigde gegevens invoeren. Fabrieksnummer In dit veld kan een soort produktienummer van de fabriek worden ingevoerd, zodat deze regel is terug te vinden. (tracking + tracing). Tabblad toevoegingen Vanuit dit tabblad kunnen de toevoegingen die onder een artikel worden toegevoegd selecteren. Bij een artikel kunnen bepaalde toevoegingen met een percentage wel/niet actief zijn. De toevoegingen worden schuin afgedrukt in een andere kleur. Het vinkje prijs betekent of de toevoeging apart moet worden berekend of dat deze in de prijs van het hoofdartikel wordt meegenomen. Tabblad historie Vanuit dit tabblad kunnen heel gemakkelijk artikelen/toevoegingen worden overgenomen van vorige bestellingen. De vet gedrukte regels zijn orders die er op dit moment van dezelfde afnemer in de orderverwerking staan. Via het selectie vinkje kunt u meerdere artikelen/toevoegingen selecteren. Door nu weer op tabblad artikelen te klikken worden de gegevens overgenomen. Door in de filterbalk een bepaalde waarde in te vullen worden er minder regels afgebeeld. Ook kan de sortering worden aangepast door op het hoofd van de kolom te klikken. Knoppenbalk rechts Info Indien u hier opklikt verschijnt een scherm met daarop de telefoonnummers van het afleveradres. Tevens kunt u hier het notitieveld van het afleveradres aanpassen, zodat u dingen kunt vastleggen die moet weten voor een volgende order. Historie Op het moment dat u in het grid staat van de orderregels op een artikel kunt u rechtstreeks een artikel selecteren uit de historie van de desbetreffende afnemer. Ook wordt gelijk het silonummer overgenomen. Hierdoor is de kans op fouten met silonummers minimaal. Spec / Med Op het moment dat u in het grid staat van de orderregels op een artikel kunt u met deze knop direct naar de desbetreffende Speciaal/ Medicinaal gaan. Hier kunt u dan dit bekijken en/of corrigeren. Voorkoop Op het moment dat u in het grid staat van de orderregels op een artikel kunt u met deze knop direct naar de voorverkopen van de afnemer gaan. Hier kunt u dan dit bekijken en/of corrigeren. Doorzetten Bij actualiseren en corrigeren orders kun je elke order ook apart doorzetten met deze knop. Minas / Prijs Op het moment dat u in het grid staat van de orderregels op een artikel kunt u met deze knop de prijs en/of de minas-gegevens ingeven en/of veranderen. Actualiseren Bij actualiseren orders kun je met deze knop direct een order op de status geactualiseerd zetten zonder eerst de order te moeten wijzigen en opslaan.


MICROFAS

21

Factuur Het is mogelijk om van een order die de status fakturering heeft een faktuur uit te draaien. Het programma gaat dan direkt naar afdrukken faktuur. Prijzen artikelen Met deze knop kunt u snel de prijzen opvragen van verschillende artikelen. Ook ziet u hier de staffels voor de algemene kortingen. Kortingen Met deze knop direct naar de kortingen van de afnemer gaan. Hier kunt u dan dit bekijken en/of corrigeren.

1.3.2

Actualiseren orders Hier kunt u uw orders afgeleverde orders actualiseren. Dit betekent het definitieve afgeleverde gewicht per artikel en eventueel chauffeur, expediteur en autonummer. In dit onderdeel kunt u alleen orders 'zien' die de status 'Afgedrukt' of 'Geactualiseerd' hebben. De beschrijving van elk veld en knop kunt u vinden bij Invoeren / wijzigen orders. Indien u een bepaald veld en /of knop niet ziet is dit voor u zo ingesteld dat u deze niet ziet.(Koerhuis)

1.3.3

Corrigeren orders In dit onderdeel kunt u alle orders 'zien' de status maakt hier niet meer uit. Dit onderdeel wordt vooral gebruikt om doorgezette orders te wijzigen en opnieuw door te zetten. De beschrijving van elk veld en knop kunt u vinden bij Invoeren / wijzigen orders. Indien u een bepaald veld en /of knop niet ziet is dit voor u zo ingesteld dat u deze niet ziet.(Koerhuis)

1.3.4

Diversen orders In dit onderdeel kunt u alleen orders 'zien' die als soortbon 'Diversenbon' hebben. Dit onderdeel is speciaal gemaakt voor orders waar rechtstreeks een prijs bij een artikel moet worden ingevoerd. De beschrijving van elk veld en knop kunt u vinden bij Invoeren / wijzigen orders. Indien u een bepaald veld en /of knop niet ziet is dit voor u zo ingesteld dat u deze niet ziet.(Koerhuis)

1.3.5

Doorzetten orders In dit onderdeel worden alle orders doorgezet t/m een bepaalde datum die de status 'Geactualiseerd' hebben. De datum wordt standaard ingesteld op de einddatum van de huidige boekperiode. Het programma gaat tijdens het doorzetten verschillende dingen controleren. Als een order goedgekeurd is krijgt hij de status 'Fakturering'. Dit betekent dat de order gefaktureerd kan worden. Boekdatum Keuzelijst voor boekperiode Doorzetten orders t/m datum De datum die wordt vergeleken met de 1e afleverdatum van de order. Soort bon


22

Microfas 2005 Keuzelijst voor soort bon. Afnemer (afleveradres) Keuze voor 1 afnemer.

1.3.6

Routes Hier kunt u routes ingeven die door uw chauffeurs gereden worden om orders af te leveren. Deze routes kunnen weer als basis dienen om een route-plannning, en palletindeling op te stellen voor desbetreffende route. Code Nummer van de routeode Omschrijving Naam van de route

1.3.7

Expediteurs Hier kunt u de expediteurs invoeren die voor u de orders wegbrengen. Uw bedrijf kunt u ook hier ingeven. Code Nummer van de expediteur Omschrijving Naam van de expediteur Vrachttarief Indien aangevinkt kan over de desbetreffende orders die deze expediteur rijdt vrachttarief berekend worden. Het vrachttarief moet dan wel bij het faktuuradres zijn ingegeven, en het artikel moet ook in aanmerking komen voor vrachttarief. Standaard Indien aangevinkt wordt bij een nieuwe order in de orderverwerking deze expediteur als standaard gekozen.

1.3.8

Autonummers In dit onderdeel kunt de vrachtwagens per expediteur vastleggen. Expediteur Keuzelijst expediteurs. U moet een expediteur kiezen. Code Nummer van de auto Kenteken Kenteken van de auto .

1.3.9

Chauffeurs Hier kunt u de chauffeurs invoeren die voor u de orders wegbrengen. Code Nummer van de chauffeur


MICROFAS

23

Omschrijving Naam van de chauffeur

1.3.10 Afleverteksten In dit onderdeel kunt u teksten invoeren die u regelmatig gebruikt bij een X-aantal afnemers. 1 van deze teksten kunt u bij invoeren orders dan gemakkelijk selecteren zodat u niet steeds dezelfde tekst opnieuw moet invoeren. De tekst kan worden afgedrukt op een orderbon.

1.3.11 Extra afleveringsinformatie In dit onderdeel kunt u teksten invoeren die u regelmatig gebruikt bij een X-aantal afnemers. 1 van deze teksten kunt u bij invoeren orders dan gemakkelijk selecteren zodat u niet steeds dezelfde tekst opnieuw moet invoeren. De tekst kan worden afgedrukt op een orderbon.

1.3.12 Interne informatie In dit onderdeel kunt u teksten invoeren die bij het invoeren van een order als melding bij een desbetreffende afnemer moet verschijnen als geheugen steuntje. Deze tekst moet u bij de orders wegklikken om verder te kunnen. U moet deze tekst dan wel bij deze afnemer activeren. De tekst wordt NOOIT afgedrukt op een orderbon.

1.3.13 Uitlijsten 1.3.13.1 Orders

1.4

Afnemers

1.4.1

Gegevens Hier kunt u uw per afnemer verschillende gegevens invoeren. Er zijn hier 5 tab-bladen. Nl. Algemeen, Financieel, Fakturen, Orders en Overig. De knop Index op code of naam zorgt ervoor dat u door de afnemers kunt lopen op volgorde van code of zoeknaam Algemeen Code Het nummer mag bestaan uit zowel cijfers als letters. De lengte van de code kunt u instellen in de bedrijfsgegevens bij het tab-blad instellingen . Het programma vult links de code aan met nullen vb. 345 wordt 00345 bij lengte 5. Hierdoor kan het programma op de code sorteren. Zoeknaam Dit is de naam waarop u deze afnemer in het gehele programma kan opzoeken. Deze naam wordt in de meeste lijsten afgedrukt. Het is hierbij belangrijk dat u begint met de achternaam. Vb G. ter Beke zo invullen Beke, G. ter. Ter attentie van De complete naam van deze afnemer. Het programma gebruikt dit veld voor bijvoorbeeld op de factuur af te drukken. Vb Dhr. G. ter Beke. Titulatuur/Voorlett/Naam/Aanhef


24

Microfas 2005 Met deze velden kan een ter attentie veld uitgesplitst worden om bijvoorbeeld voor een mailing of factuur over deze aparte onderdelen te kunnen beschikken. Vb. Titulatuur: De heer, Voorlett.: G., Naam: ter Beke, Aanhef: Geachte. Bezoekadres, huisnummer, postcode en woonplaats Het adres waar bijvoorbeeld de artikelen afgeleverd moeten worden. Op het moment als u een nieuwe afnemer invoert zal bij het verlaten van de velden bezoekadres , huisnummer , postcode en woonplaats dezelfde velden bij het postadres automatisch ingevuld worden. Postadres, huisnummer, postcode en woonplaats Het adres waar de factuur naar toegestuurd moet worden. Indien een klant meerderde losadressen heeft. Moet u niet bij elk losadres op de plaatsen van het postadres het adres invullen van het adres waar de faktuur naar toe moet. Het is dan beter om bij het veld Faktuuradres een afnemer aan te geven die geldt als faktuuradres voor alle losadressen. Vb. afnemer 1000 Janssen (faktuuradres en tevens losadres stal 1) Afnemer 1000.1 (losadres stal 2). Faktuuradres afnemer 1000 Afnemer 1000.2 (losadres stal 3). Faktuuradres afnemer 1000 Land Land van afnemer, dit alleen invullen als afnemer in het buitenland zit. A.d.h.v. een land kan een faktuur een andere berekening en lay-out hebben. Ook kan bij artikelen buitenland kan worden aangegeven dat, via het land van de afnemer, de omzet naar een andere grootboekrekening geboekt moet worden. Wederverkoper Wederverkoper die tussen u en de afnemer zit. Als u deze wederverkoper wilt kunnen selecteren bij deze afnemer moet u eerst deze wederverkoper zelf invoeren als afnemer. Op het moment dat een wederverkoper is ingevuld kan het systeem van elke wederverkoper een provisie en/of marge lijst berekenen. Hier staan dan alle leveranties op van elke afnemer die dezelfde wederverkoper hebben. Factuuradres De afnemer waar de factuur financiele gegevens naar toe gaan als dit losadres gefactureerd wordt. Dit zijn bv. de openstaande posten, incasso mutaties etc. De statistieken voor de Minas en andere lijsten worden vastgehouden bij het losadres. Bij de factuur worden de post-adres gegevens overgenomen van het factuuradres. Telefoon 1, Telefoon 2, Mobiele telefoon, Telefax Plaatsen voor telefoonnummers, in orderverwerking kunnen deze snel getoond worden wanneer een order wordt ingevoerd. Email Het emailadres van de afnemer. Als u rechtsboven op email drukt wordt voor u uw emailprogramma geopend met als adres dit emailadres. Verkoper De vertegenwoordiger die bij deze afnemer het kontakt onderhoud. Indien u de vertegenwoordigers invult kunt u bij de statistiek-lijsten ook selecties maken per vertegenwoordiger. Begeleider De persoon de vertegenwoordiger begeleidt kan ook een andere vertegenwoordiger zijn. Indien u de begeleider invult kunt u bij de statistiek-lijsten ook selecties maken per begeleider. Financieel Betaalwijze Op het moment dat u hier kiest voor acceptgiro kunt u bij het aanmaken van een incasso-lijst ook kiezen voor afdrukken acceptgiro's. Dit is alleen nodig als u apart van de fakturen de acceptgiro's wil afdrukken. U moet ook bij de incassotermijn een 1 invoeren. Bankrekening


MICROFAS

25

De bankrekening die gebruikt wordt om bij de automatische incasso of acceptgiro. Het invoeren van de bankrekening gebeurt hier niet maar bij betalingsverkeer Op het moment van invoeren van de bankrekening wordt deze automatisch hier bij de afnemer geactiveerd Betalingstermijn Het aantal dagen die vermeld kunnen worden op factuur als afnemer bijvoorbeeld. binnen 30 dagen moet betalen Incassotermijn Het aantal dagen die tussen de factuurdatum en de incassodatum zit. Op het moment dat de termijn niet 0 is, wordt er bij het aanmaken van een factuur ook automatisch een incasso-mutatie gemaakt. Achter de termijn kan men de valuta-kode worden ingevoerd. Het programma selecteert altijd de incasso-mutaties met dezelfde valuta-kode voor een lijst Kredietlimiet Indien een klant boven een bepaald openstaand saldo komt kan hiervan melding gemaakt worden. Aanmaning Indien dit vak aangevinkt is kan er bij rekeningoverzichten / aanmaningen voor deze afnemer een aanmaning worden gemaakt. Renteoverzicht Indien dit vak aangevinkt is kan er bij renteberekening voor deze afnemer een renteberekening worden gemaakt. Rentevrij Aantal dagen na factuurdatum wanneer rente berekend moet worden Notitie Vrij tekstveld voor dingen die u wilt vastleggen. Dit veld kan ook weer bij de orderverwerking opgevraagd en gewijzigd worden. Fakturen Soort factuur Indeling van klanten in bepaald factuur-run. Denk hierbij aan klanten die u per week of per maand wil facturen. Of een aparte run voor buitenlandse klanten. Per soort factuur kan ook een andere lay-out van de factuur worden ingesteld. Prijslijst De prijslijst die voor deze afnemer genomen wordt tijden het doorzetten van de orders. Geen btw berekenen, Btwnummer Voor buitenlandse klanten die een btwnummer hebben kunt u ervoor zorgen dat alle er geen btw wordt berekend over de omzet. Valuta Aangeven van valuta kode. Met deze kode kan het programma prijzen omrekenen, tijdens het aanmaken van een factuur, met een bepaalde koers naar deze valuta. De koers wordt vastgelegd bij de desbetreffende valuta-kode Minimaal bedrag faktuur Aangeven van hoe groot het minimale inclusief faktuurbedrag moet zijn om als faktuur te worden afgedrukt. Het programma kan dus van bepaalde klanten de orders opsparen totdat deze samen boven een bepaald inclusief bedrag uitkomen. Ook kan bij afdrukken faktuur een algemene minimaal bedrag faktuur worden aangegeven. Deze geldt dan voor alle afnemers tenzij u bij de afnemer zelf een bedrag invult dan gaat deze voor. Tekst factuur Tekst die altijd verschijnt op de factuur bij deze afnemer. Voor het afdrukken van de bankrekening in deze tekst moet u de tekst plaatsen. Op deze positie komt dan de bankrekening van de afnemer. Voor betaaldatum of vervaldatum kunt u de tekst


26

Microfas 2005 plaatsen. Het programma berekent de datum als volgt uit: datum = factuurdatum + dagen betalingstermijn. De teksten van facturen vult u in bij Teksten factuur Factureren als factuuradres (verschijnt alleen als factuuradres is ingevuld) De prijslijst, soort faktuur en geen BTW berekenen worden van het factuuradres overgenomen tijdens doorzetten orders. Kortingen factuuradres (verschijnt alleen als factuuradres is ingevuld) De ingestelde kortingen en voorkopen worden van het factuuradres overgenomen tijdens doorzetten orders. Provisie / Marge (verschijnt alleen als een wederverkoperadres is ingevuld) Aangeven of de wederverkoper over deze afnemer een provisiepercentage of een margebedrag per 100 kg krijgt. Indien voor provisie gekozen wordt verschijnt er een veld waar je de provisie kunt invullen. Het margebedrag is het bedrag wat bij de prijslijst van deze wederverkoper als marge t.o.v. de basisprijslijst is ingevuld. De lijsten voor het berekenen van provisie en marge vindt u onder menuopties Controle provisie , en Controle marge Onderverdelingen (Knop) Via deze knop gaat u direct naar de onderverdelingen van deze afnemer. Silo's (Knop) Via deze knop gaat u direct naar de silo's van deze afnemer. Prijsafspraken (Knop) Via deze knop gaat u direct naar de prijs- en korting afspraken van deze afnemer. Voorverkopen (Knop) Via deze knop gaat u direct naar de voorverkopen van deze afnemer. Orders Klant Hier wordt aangegeven of deze afnemer ook daadwerkelijk klant is. Indien deze niet is aangevinkt kan deze afnemer NOOIT bij de orderverwerking geselecteerd worden. Blokkeren orders Dit houdt in dat de afnemer wel geselecteerd kan worden in de orderverwerking maar er kan geen order worden ingevoerd. Dit is gemaakt ter voorkoming dat de order op een andere afnemer met (bijna) dezelfde naam wordt ingevoerd Soort bon Per bon soort kunnen van de velden leveringswijze, expediteur, aflevertekst, extra info en vaste tekst de basisselectie worden vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat u in de orderverwerking minder bewerkingen hoeft te doen. Ook kan worden aangevinkt welke bon als standaard moet worden ingevoerd. Leveringswijze Hoe worden de artikelen afgeleverd bijv. bezorgd of afgehaald Expediteur Wie vervoert de artikelen van de order. Onder elke expediteur kunnen de auto-kentekens worden vastgelegd Aflevertekst Een vaste tekst die op de orderbon kan worden afgedrukt Extra info Een vaste tekst die op de orderbon kan worden afgedrukt Vaste tekst Een variabele tekst die op de orderbon kan worden afgedrukt


MICROFAS

27

Interne info Een vaste tekst die bij deze afnemer verschijnt op het moment dat u een order invoert. Deze tekst komt niet op de orderbon. Het is een soort geheugensteuntje. Route In verband met zakgoed kan hier worden aangegeven in welke route deze afnemer hoort. In de module ROUTEPLANNING kan a.d.h.v. de route, volgnummer en positie lijsten worden afgedrukt die precies aangeven hoeveel artikelen er nodig zijn voor de route en hoe de pallets moet worden opgepakt. Ook komt er een lijst uit die aangeeft hoe de chauffeur de route moet rijden. Volgnummer Volgnummer van klant in de route. De klant met het laagste nummer wordt als eerste gezien in de route. Positie Hier kan worden aangeven aan welke kant van de wagen de artikelen moet worden opgepakt. Historie orders (Knop) Via deze knop gaat u direct naar de historie verkopen zoals deze ook verschijnt bij de orderverwerking van deze afnemer. Overig Minas-overzicht afdrukken Aangeven of klant een minas-overzicht wil. Deze klanten komen ook op de diskette van Bureau Heffingen in Assen, behalve als er geen mestnummer is ingevuld. Mestnummer Mestnummer van afnemer nodig voor minas-overzicht. Indien geen mestnummer dan komt deze klant niet op de diskette van Bureau Heffingen in Assen. Sanitelnummer Mestnummer voor belgische afnemer. UBN nummer Bedrijfsnummer van afnemer. Voor wederverkoper kan hier het registratienummer van het produktschap worden ingevuld. Hierdoor is het mogelijjk om ook voor Uw wederverkopers de minas-overzichten uit te printen op haar naam voor haar klanten. Zie uitlijsten Minasoverzichten. Prognose omzet Omzet bedrag dat gebruikt wordt bij uitlijsten statistieken van lijst 'omzet per vertegenwoordiger (6-perioden)'. Dit bedrag wordt gezien als een bedrag die gedeeld wordt door 12 verslag-perioden. Dus indien u werkt met maandelijkse verslag-perioden moet u hier het jaarbedrag invullen. Relatienummer Ingegeven van relatienummer. Via het relatienummer kunnen afnemers ingedeeld worden in groepen. Afnemers kunnen per relatienummer afgedrukt worden zodat u van afnemers een bepaalde selectie kunt maken. Er zijn 10 vrije soorten. Per soort kunt u 10 items aanmaken. De indeling is te maken bij Relatienummer Kontraktmester Indien u dit aanvinkt kan bij openstaande posten een overzicht worden geprint per onderverdeling (koppel) en kostenplaats. Verder kan het programma ervoor zorgen dat een faktuur met voerleveranties naar de mester toe, automatisch wordt geboekt als inkoop voer kontraktmester vb. Normale boekingsgang faktuur Afnemer (Debet) Omzet (Credit) Btw Omzet (Credit)


28

Microfas 2005

wordt: Afnemer (Debet) Omzet (Credit) Btw Omzet (Credit) Afnemer (Credit) Inkoop (Debet) Btw Omzet (Debet) De openstaande post bij de afnemer, als zowel de omzet-btw worden tegengeboekt. De omzet wordt overgeboekt naar inkoop. Om dit te bereiken moet u in het onderdeel Vaste gegevens Landen een fictief land ingeven nl Mesters. Bij elke mester (zowel losadres als faktuuradres) dit land aangeven. In het onderdeel artikelen buitenland aangeven per artikel die geleverd wordt aan mesters, de verkoop-rekening + btwkode, en kostprijs-rekening . Verder mogen er geen kortingen apart geboekt worden tijdens het faktureren. Dit betekent dat alle kortingen in de netto-omzet moeten zitten. Dit kunt u bereiken door alle mesters geen kortingen te geven of de desbetreffende kortingen niet apart te laten specificeren in het grootboek (koerhuis).

1.4.2

Onderverdelingen

1.4.3

Openstaande posten

1.4.4

Ouderdomsanalyse

1.4.5

Rekeningoverzichten / aanmaningen

1.4.6

Renteberekening

1.4.7

Afletteren van boekingen In dit onderdeel kunt u bepaalde posten die tegen elkaar wegvallen onzichtbaar maken voor het systeem. Het betekent nog niet dat deze mutaties echt worden verwijderd. Pas bij het afsluiten van een jaar worden alle afgeletterde mutaties verwijderd. Indien u toch weer alle mutaties wilt zien kunt u door herstellen afgeletterde mutaties aan te vinken ALLE mutaties van ALLE afnemers weer zichtbaar maken voor het systeem. De selectie van afnemer en periode is hierop niet van toepassing. Dus als u herstellen aanvinkt worden alle afgeletterde mutaties hersteld EN daarna wordt er weer direct afgeletterd a.d.h.v. de selectie van de afnemer en periode. Dit gebeurt dus in 1 handeling. Het herstellen van afgeletterde mutaties is bijvoorbeeld nodig wanneer u een jaar wilt afsluiten


MICROFAS

29

maar ook al in het volgende jaar hebt afgeletterd. Hier krijgt u bij afsluiten jaar een melding van als dit zo is. U moet dan alle afgeletterde mutaties herstellen en dan alleen afletteren t/m eindperiode van het af te sluiten jaar.

1.4.8

Silo’s

1.4.9

Prijs- en kortingafspraken

1.4.10 Voorverkopen

1.4.11 Afnemersgroepen voor algemene korting

1.4.12 Relatienummer Door hier een bepaald nummer te genereren kunt u bepaalde afnemers selecteren voor vb. een mailing. Elke kolom geldt als een categorie, per categorie kunnen verschillende soorten benoemd worden. Hoe u dit gaat indelen hangt af op welke categorieen en soorten u wilt selecteren.

1.4.13 Statistieken 1.4.13.1 Invoeren / wijzigen statistiekregels

1.4.13.2 Uitlijsten rapporten

1.4.13.3 Uitlijsten mineralen-overzichten

1.4.13.4 Verwijderen statistiek-regels Hier kunt u statistiekregels verwijderen.

1.5

Leveranciers

1.5.1

Gegevens Hier kunt u uw per leverancier verschillende gegevens invoeren. Er zijn hier 3 tab-bladen. Nl. Algemeen, Financieel en Overig. De knop Index op code of naam zorgt ervoor dat u door de leveranciers kunt lopen op volgorde van code of zoeknaam


30

Microfas 2005 Algemeen Code Het nummer mag bestaan uit zowel cijfers als letters. De lengte van de code kunt u instellen in de bedrijfsgegevens bij het tab-blad instellingen . Het programma vult links de code aan met nullen vb. 345 wordt 00345 bij lengte 5. Hierdoor kan het programma op de code sorteren. Zoeknaam Dit is de naam waarop u deze leverancier in het gehele programma kan opzoeken. Deze naam wordt in de meeste lijsten afgedrukt. Het is hierbij belangrijk dat u begint met de achternaam. Vb G. ter Beke zo invullen Beke, G. ter. Ter attentie van De complete naam van deze leverancier. Titulatuur/Voorlett/Naam/Aanhef Met deze velden kan een ter attentie veld uitgesplitst worden om bijvoorbeeld voor een mailing of factuur over deze aparte onderdelen te kunnen beschikken. Vb. Titulatuur: De heer, Voorlett.: G., Naam: ter Beke, Aanhef: Geachte. Bezoekadres, huisnummer, postcode en woonplaats Het fysieke adres van het bedrijf Postadres, huisnummer, postcode en woonplaats Het correspondentie-adres Land Land van leverancier, dit alleen invullen als leverancier in het buitenland zit. Ook kan bij artikelen buitenland kan worden aangegeven dat, via het land van de leverancier, de inkoop naar een andere grootboekrekening geboekt moet worden. Telefoon 1, Telefoon 2, Mobiele telefoon, Telefax Plaatsen voor telefoonnummers Email Het emailadres van de leverancier. Als u rechtsboven op email drukt wordt voor u uw emailprogramma geopend met als adres dit emailadres. Notitie Vrij tekstveld voor dingen die u wilt vastleggen. Financieel Betalingswijze nvt Bankrekening De bankrekening die gebruikt wordt om bij de automatische betaling. Het invoeren van de bankrekening gebeurt hier niet maar bij betalingsverkeer. Op het moment van invoeren van de bankrekening wordt deze automatisch hier bij de leverancier geactiveerd Betalingstermijn Het aantal dagen tussen inkopp-faktuur datum en betaaldatum automatische betaling. Als hier geen 0 staat doet deze leverancier mee voor automatische betaling. Betalingskenmerk Hier kunt u uw klantnummer invoeren die bij deze leverancier geldt. vb 12345 / . Indien u nu een inkoop-faktuur boekt staat de betalingskenmerk al als omschrijving. Deze wordt aangevuld met het faktuurnummer. Hierdoor krijgt u een korrekte betalingskenmerk. Kredietlimiet Indien een klant boven een bepaald openstaand saldo komt kan hiervan melding gemaakt worden. Geen btw berekenen, Btwnummer


MICROFAS

31

Voor buitenlandse leveranciers die een btwnummer hebben kunt u ervoor zorgen dat alle er geen btw wordt berekend over de inkoop. Grootboekrekening Standaard grootboekrekening waarmee het programma komt bij inkoop/kosten dagboek als u deze leverancier kiest. Overig Aktief Hiermee kunt u bij afdrukken leveranciers een selectie maken Relatienummer Ingegeven van relatienummer. Via het relatienummer kunnen leveranciers ingedeeld worden in groepen. leveranciers kunnen per relatienummer afgedrukt worden zodat u van leveranciers een bepaalde selectie kunt maken. Er zijn 10 vrije soorten. Per soort kunt u 10 items aanmaken. De indeling is te maken bij Relatienummer

1.5.2

Onderverdelingen

1.5.3

Openstaande posten

1.5.4

Ouderdomsanalyse

1.5.5

Afletteren van boekingen In dit onderdeel kunt u bepaalde posten die tegen elkaar wegvallen onzichtbaar maken voor het systeem. Het betekent nog niet dat deze mutaties echt worden verwijderd. Pas bij het afsluiten van een jaar worden alle afgeletterde mutaties verwijderd. Indien u toch weer alle mutaties wilt zien kunt u door herstellen afgeletterde mutaties aan te vinken ALLE mutaties van ALLE leveranciers weer zichtbaar maken voor het systeem. De selectie van leverancier en periode is hierop niet van toepassing. Dus als u herstellen aanvinkt worden alle afgeletterde mutaties hersteld EN daarna wordt er weer direct afgeletterd a.d.h.v. de selectie van de leverancier en periode. Dit gebeurt dus in 1 handeling. Het herstellen van afgeletterde mutaties is bijvoorbeeld nodig wanneer u een jaar wilt afsluiten maar ook al in het volgende jaar hebt afgeletterd. Hier krijgt u bij afsluiten jaar een melding van als dit zo is. U moet dan alle afgeletterde mutaties herstellen en dan alleen afletteren t/m eindperiode van het af te sluiten jaar.

1.5.6

Relatienummer Door hier een bepaald nummer te genereren kunt u bepaalde leveranciers selecteren voor vb. een mailing. Elke kolom geldt als een categorie, per categorie kunnen verschillende soorten benoemd worden. Hoe u dit gaat indelen hangt af op welke categorieen en soorten u wilt selecteren.


32

Microfas 2005

1.5.7

Statistieken

1.5.7.1

Invoeren / wijzigen statistiekregels

1.5.7.2

Uitlijsten rapporten

1.5.7.3

Verwijderen statistiek-regels Hier kunt u statistiekregels verwijderen.

1.6

Artikelen

1.6.1

Gegevens Hier kunt u uw per artikel verschillende gegevens invoeren. Er zijn hier 3 tab-bladen. Nl. Algemeen , Financieel en Overig. De knop Index op code of naam zorgt ervoor dat u door de artikelen kunt lopen op volgorde van code of zoeknaam Algemeen Code Het nummer mag bestaan uit zowel cijfers als letters. De lengte van de code kunt u instellen in de bedrijfsgegevens bij het tab-blad instellingen . Het programma vult links de code aan met nullen vb. 345 wordt 0345 bij lengte 4. Hierdoor kan het programma op de code sorteren. Zoeknaam Dit is de naam waarop u dit artikel in het gehele programma kan opzoeken. Deze naam wordt in de meeste lijsten afgedrukt. Naam 2 Naam wat gebruikt kan worden voor bv. faktuur of orderbon. Artikelgroep De artikelgroep waaronder dit artikel valt. Veel statistieklijsten kunnen geselecteerd of gesorteerd worden per artikelgroep. Bij het invoeren van een nieuw artikel kunt u door hier een groep te kiezen eenmalig de basisgegevens van de groep zoals btw, grootboekrekeningen etc ophalen. Produktievorm De produktievorm kan gebruikt worden voor koppelingen met fabrieks-systemen of voor op fabrieksbonnen. Prijs kode De eenheid waarmee gerekend wordt voor de prijs in de prijslijst. Bulk / Zakgoed De emballage van het produkt. Speciaal / Medicinaal Hier kunt u vastleggen, dat als er bij dit artikel nog een speciale bewerking moet plaatsvinden dit bij de orderverwerking geprint kan worden. Hierdoor kunt u de mensen in de fabriek via een produktieopdracht laten zien dat er nog iets moet gebeuren voor dit artikel. Vb. Medicijn bijstorten of extra grondstof bijstorten etc. Soort artikel Aantal * prijs


MICROFAS

33

Het totaal bedrag van het artikel voor de faktuur wordt bepaald door aantal * prijs. Alleen prijs Het totaal bedrag is een absoluut bedrag dat bij de prijs van het artikel wordt ingegeven. Alleen tekst Het artikel fungeert als een tekst artikel. Bij de orderverwerking kan men bij dit artikel dan in de kolom omschrijving een tekst invullen. Deze tekst wordt onder het bovenstaande artikel op de orderbon of faktuur afgedrukt. Verder wordt er in de financieel niks met dit artikel gedaan. Diergroep minas Aangeven bij welke diergroep dit artikel hoort voor de Minas. Bij diergroepen minas kunt u zien of deze diergroep wordt afgedrukt en onder welke bijlage deze hoort op het Minas-overzicht. Verpakking De verpakking waarin het produkt zit. Vb indien emballage zakgoed is kan men hier de standaard verpakking ingeven van bijvoorbeeld 25 Kg. Groep Algemene korting Hier kunt u de algemene kortingsgroep instellen als deze moet afwijken van de kortingsgroep die bij het artikelgroep is ingesteld. Normaal wordt bij de artikelgroep, waaronder het artikel valt, de kortingsgroep geregeld. Algemene korting Mag er over dit artikel een algemene korting gegeven worden (aanvinken = Ja). Bestelkorting Mag er over dit artikel een bestelkorting gegeven worden (aanvinken = Ja). Afnamekorting Mag er over dit artikel een afnamekorting gegeven worden (aanvinken = Ja). Betalingskorting Mag er over dit artikel een betalingskorting gegeven worden, en is dit dan een % of een bedrag per prijskode vb ( 0.50 per 100 kg ). Individuele korting Mag er over dit artikel een individuele korting per afnemer gegeven worden (aanvinken = Ja). Speciaal / Medicinaal (bewerkingskosten) Mag er over dit artikel bewerkingskosten berekend worden (aanvinken = Ja). De bewerkingskosten kunnen per speciaal / medicinaal item worden aangeven. Vrachttarief Mag er over dit artikel vrachtkosten berekend worden (aanvinken = Ja). Provisie / Marge Mag er over dit artikel een provisie of marge berekend worden (aanvinken = Ja). Voorverkoop Mag dit artikel in een voorverkoop kontrakt ingevoerd worden (aanvinken = Ja). In voorraad Moet er van dit artikel ook een voorraad-mutatie gemaakt worden tijdens het faktureren (aanvinken = Ja). In statistiek Moet er van dit artikel ook een statistiek-mutatie gemaakt worden tijdens het faktureren (aanvinken = Ja). Indien U nee kiest dan kan Microfas later geen correcte kopie-faktuur maken. omdat deze artikelen dan op deze faktuur zullen ontbreken. Prijs altijd uit order Het programma verwacht dat in de orderverwerking al een prijs wordt ingevoerd. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor een altikel als Blending op maat. De prijs van dit artikel varieert vaak order. Prijs 0 doorzetten


34

Microfas 2005 Het programma verwacht dat er voor elk artikel een prijs is ingevoerd. Als een prijs 0 is wordt dit gemeld em het lukt niet om de order verder te verwerken. Als u nu bv een gratis artikel via de orderverwerking wil laten lopen dan kunt u hier een vinkje zetten. Het programma controleert dan niet meer op de prijs. Actief artikel Kan dit artikel bij de orderverwerking ingegeven worden (aanvinken = Ja). Artikelen die niet meer verkocht worden kunnen zo wel in het systeem blijven voor de statistieken etc maar niet meer per ongeluk ingevoerd worden in de orderverwerking. Financieel Grootboekrekening verkoop Grootboekrekening waar de omzet van het artikel vanuit de fakturering naar toe geboekt moet worden. Btw kode verkoop Aangeven tegen welk btw code (= percentage) het artikel wordt gefaktureerd. Grootboekrekening kostprijs Grootboekrekening waar de inkoop van het artikel vanuit de dagboeken: inkoop goederen geboekt moet worden. Btw kode kostprijs Aangeven tegen welk btw kode ( = percentage) het artikel wordt ingekocht. Indien de btw kode van btw kode verkoop en btw kode kostprijs hetzelfde, hoeft u dit niet hier nog eens in te vullen. Dus btw kode kostprijs gebruikt u alleen als de btw kode kostprijs afwijkend is t.o.v. de btw kode verkoop. Grootboekrekening voorraad ( Alleen van toepassing als u een financiele voorraad wilt bijhouden !!!) Grootboekrekening waar de voorraad naar toe geboekt moet worden. Het berekenen van de voorraad bedragen kan gaan volgens de prijs van de faktuur (zowel inkoop als verkoop) of de voorraad kan gewaardeerd worden via een vaste verreken prijs (Vvp). Indien u dit wilt moet Koerhuis Automatisering B.V. instellen via welke prijs u wilt rekenen. De Vvp's van artikelen kunnen in een aparte prijslijst worden ingevoerd. Grootboekrekening prijsverschil ( Alleen van toepassing als u een financiele voorraad wilt bijhouden !!!) Deze grootboekrekening is nodig in kombinatie met grootboekrekening voorraad tegen Vvp prijzen. Overig Statistiek CBS Statistieknummer van artikel als u dit artikel verkoopt en/of inkoopt naar en/of vanuit het buitenland. Het programma kan via module Koppelingen met programma's lijsten ( ICV, ICL ) uitdraaien die nodig zijn voor de export en/of import naar en/of vanuit het buitenland. In dit onderdeel kan zelfs een export bestand worden aangemaakt die in het programma IRIS kan worden ingelezen. Leverancier Indien een artikel van derden kunt u hier de leverancier aangeven. Opslagkode Aangeven lokatie waar het artikel bij u ligt op voorraad. Deze opslagkode wordt gebruikt bij de module Routeplanning zakgoed en in de module Voorraad Begeleidings bijdrage Wordt nog niet gebruikt. Receptnummer Receptnummer van het optimalisatie-pakket waarmee het artikel in de administratie verbonden is. Dit hoeft niet met voorloopnullen vb receptnummer 0011 is hier 11 en niet 0011.


MICROFAS

35

Fabrieksnummer Nummer die nodig is om bijvoorbeeld een koppeling te leggen met artikelen in een fabrieks-syteem. Ook kan hier een letter staan die een bepaalde betekenis heeft: B Blending. In orderverwerking verschijnt dan automatisch het Mineralen formulier nadat je besteld en/of geleverd hebt ingevoerd. N,X Niet opnemen in verzendbestand. Dit betekent dat het desbetreffende artikel niet opgenomen wordt in een Asci-bestand naar een fabrieksysteem. bij teruglezen wordt bij N het geleverd gewicht overgenomen van besteld, bij X wordt niks gedaan B,H,M,D,C wordt gebruikt in communicatie Saweco (=Soort toevoegingen) , B is eigenlijk dubbel ! S Saldo. In orderverwerking verschijnt dan automatisch het saldo van het artikel bij de desbetreffende afnemer (statistieken). V Vooraad. In orderverwerking verschijnt dan automatisch het saldo van het artikel bij alle afnemer (statistieken + orderverwerking). U Uit voorraad. In orderverwerking verschijnt dan automatisch het saldo van de voorraad van het artikel bij alle afnemer (voorraad + orderverwerking). P Prijs. Dan wordt bij het doorzetten van de prijzen vanuit Micromix geen administratie prijzen doorgezet. De VVP en historie prijs worden wel altijd doorgezet. K Korting. Dan wordt bij de kassa-module niet gevraagd of dit de bruto of netto prijs is, indien de prijs tijdens het invoeren wordt gewijzigd. E Melkmonitor. Indien er een E staat wordt in EDI_factuur.xml een "1" geplaatst in tag Producentid T

1.6.2

Toevoeging. In orderverwerking worden deze anders afgebeeld etc.

Artikelgroepen Hier kunt u de artikelgroepen invoeren. Met artikelgroepen kunt u in de statistieken bepaalde artikelen samennemen. Verder bepaalt de artikelgroep in welke staffel voor de algemene korting wordt gekeken. Per groep kunt u standaardinstellingen invoeren. Deze worden weer gebruikt bij artikelen Gegevens wanneer u een nieuw artikel invoert. Het invoeren van een groep gaat als volgt u gaat op een groep staan waaronder u een groep wil aanmaken. U drukt dan op nieuw (F4) er verschijnt dan een groep onder deze groep. U kunt maximaal een boomstructuur krijgen met een diepte van 3. Hoofdgroep, subgroep en artikelgroep. Code Het nummer mag bestaan uit zowel cijfers als letters. De lengte heeft als basis 4 tekens. Naam Dit is de naam van de artikelgroep Basisinstellingen Diergroep minas Aangeven bij welke diergroep een artikel hoort voor de Minas. Bij diergroepen minas kunt u zien of deze diergroep wordt afgedrukt en onder welke bijlage deze hoort op het Minas-overzicht. Prijskode De eenheid waarmee gerekend wordt voor de prijs van een artikel in de prijslijst.


36

Microfas 2005 Produktievorm De produktievorm kan gebruikt worden voor koppelingen met fabrieks-systemen of voor op fabrieksbonnen. Bulk / Zakgoed De emballage van een artikel. Speciaal / Medicinaal Hier kunt u vastleggen, dat als er bij een artikel nog een speciale bewerking moet plaatsvinden dit bij de orderverwerking geprint kan worden. Hierdoor kunt u de mensen in de fabriek via een produktieopdracht laten zien dat er nog iets moet gebeuren voor dit artikel. Vb. Medicijn bijstorten of extra grondstof bijstorten etc. Verpakking De verpakking waarin een artikel zit. Vb indien emballage zakgoed is kan men hier de standaard verpakking ingeven van bijvoorbeeld 25 Kg. Grootboekrekening verkoop Grootboekrekening waar de omzet van een artikel vanuit de fakturering naar toe geboekt moet worden. Btw kode verkoop Aangeven tegen welk btw code (= percentage) een artikel wordt gefaktureerd. Grootboekrekening kostprijs Grootboekrekening waar de inkoop van een artikel vanuit de dagboeken: inkoop goederen geboekt moet worden. Btw kode kostprijs Aangeven tegen welk btw kode ( = percentage) een artikel wordt ingekocht. Indien de btw kode van btw kode verkoop en btw kode kostprijs hetzelfde, hoeft u dit niet hier nog eens in te vullen. Dus btw kode kostprijs gebruikt u alleen als de btw kode kostprijs afwijkend is t.o.v. de btw kode verkoop. Grootboekrekening voorraad ( Alleen van toepassing als u een financiele voorraad wilt bijhouden !!!) Grootboekrekening waar de voorraad naar toe geboekt moet worden. Het berekenen van de voorraad bedragen kan gaan volgens de prijs van de faktuur (zowel inkoop als verkoop) of de voorraad kan gewaardeerd worden via een vaste verreken prijs (Vvp). Indien u dit wilt moet Koerhuis Automatisering B.V. instellen via welke prijs u wilt rekenen. De Vvp's van artikelen kunnen in een aparte prijslijst worden ingevoerd. Grootboekrekening prijsverschil ( Alleen van toepassing als u een financiele voorraad wilt bijhouden !!!) Deze grootboekrekening is nodig in kombinatie met grootboekrekening voorraad tegen Vvp prijzen. Groep Algemene korting Hier bepaalt u in welke kortinggroep gekeken moet worden voor de algemen korting. Algemene korting Mag er over een artikel een algemene korting gegeven worden (aanvinken = Ja). Bestelkorting Mag er over een artikel een bestelkorting gegeven worden (aanvinken = Ja). Afnamekorting Mag er over een artikel een afnamekorting gegeven worden (aanvinken = Ja). Betalingskorting Mag er over een artikel een betalingskorting gegeven worden, en is dit dan een % of een bedrag per prijskode vb ( 0.50 per 100 kg ).


MICROFAS

37

Individuele korting Mag er over een artikel een individuele korting per afnemer gegeven worden (aanvinken = Ja). Speciaal / Medicinaal (bewerkingskosten) Mag er over een artikel bewerkingskosten berekend worden (aanvinken = Ja). De bewerkingskosten kunnen per speciaal / medicinaal item worden aangeven. Vrachttarief Mag er over een artikel vrachtkosten berekend worden (aanvinken = Ja). Provisie / Marge Mag er over een artikel een provisie of marge berekend worden (aanvinken = Ja). Voorverkoop Mag een artikel in een voorverkoop kontrakt ingevoerd worden (aanvinken = Ja). Fondsheffing Alle artikelen in deze groep komen in aanamerking voor fondsheffing (aanvinken = Ja).

1.6.3

Prijzen

1.6.3.1

Invoeren nieuwe prijzen per prijslijst Dit onderdeel wordt gebruikt voor het volgende: Aanmaken van een nieuwe prijslijst die als basis kan dienen voor een gekoppelde prijslijst. Toevoegen van artikelen aan een bestaande prijslijst. Invoeren van prijzen die op een nieuwe ingangsdatum gaan gelden. Het programma heeft standaard al drie prijslijsten aangemaakt Nl.: VVP, HISTORIE en TOESLAG. Deze worden door het programma gebruikt. U mag deze prijslijsten NIET verwijderen of de kode wijzigen. Als u voor de eerste keer prijzen gaat invoeren zal het programma u de keuze geven om eenmalig alle artikelen in de prijslijst te plaatsen. Het is dus belangrijk dat u eerst alle artikelen heeft aangemaakt in het programma Naam Naam van de prijslijst Kode Kode van de prijslijst Ingangsdatum Datum die aangeeft wanneer de ingevoerde prijzen gaan gelden Einddatum Datum die aangeeft tot wanneer de prijzen in de prijslijst geldig zijn. Bij het doorzetten van de orders wordt gecontroleerd of de 1e afleverdatum niet voorbij deze datum is. Totaal verschil Hierin staat het totaal van de Verschil kolom. U kunt dit gebruiken om na bv 20 prijzen een controle uit te voeren. Artikel Invoeren van artikel, het programma controleert of het artikel al niet in de prijslijst staat. Datum oud, Prijs oud Op het moment dat er al een prijs bekend is van een artikel zal hier aangeven worden wanneer de prijs is ingevoerd en wat de prijs is. Het programma pakt de laatste (datum) prijs van het artikel. Deze velden kunt u overigens niet aanpassen Prijs nieuw


38

Microfas 2005 Hier kunt u de nieuwe prijs invoeren voor de desbetreffende ingangsdatum. Het programma rekent voor u het verschil uit met de oude prijs en plaats dit in de kolom verschil. Verschil Hier kunt u het verschil met de oude prijs invoeren voor de desbetreffende ingangsdatum. Het programma rekent voor u de nieuwe prijs uit en plaats dit in de kolom Prijs Nieuw. Het programma maakt a.d.h.v. een instelling (Koerhuis) alleen nieuwe prijzen aan van artikelen waar de verschil kolom een bepaalde waarde bevat, of het programma maakt voor elk artikel een nieuwe prijs aan voor de desbetreffende ingangsdatum dus ook als de prijs niet is gewijzigd. Indien van 1 artikel 1 prijs wilt veranderen omdat u per ongeluk een fout gemaakt heeft doet u dit niet hier maar in het onderdeel bekijken / corrigeren individuele prijzen

1.6.3.2

Bekijken / corrigeren individuele prijzen Dit onderdeel wordt gebruikt voor het volgende: · Prijzen wijzigen die via invoeren nieuwe prijzen per prijslijst zijn ingevoerd. · Een selectie van prijzen bekijken door middel van de de selectieknop · Verwijderen van alle of een selectie van prijzen.

.

Prijslijst De prijslijst waarin de prijzen staan. De prijslijsten die u hier op kunt roepen zijn alleen de basis-prijslijsten en niet de gekoppelde prijslijsten. Van datum, T/m datum Een keuze van een bepaalde periode, het programma laat standaard alle prijzen zien. Nadat u een periode hebt ingevoerd moet u op de selectieknop drukken om de selectie te activeren Van artikel, T/m artikel Een keuze van een bepaalde range van artikelen, het programma laat standaard alle prijzen zien. Nadat u een range van artikelen hebt ingevoerd moet u op de selectieknop drukken om de selectie te activeren. 1.6.3.3

Prijslijst koppelen Door het onderhoud van prijslijsten zo beperkt mogelijk te houden kunt hier een gekoppelde prijslijst aanmaken die gerelateerd is aan een basis-prijslijst. De prijsopbouw van een prijs in deze prijslijst is als volgt: Prijs uit basis-prijslijst + Marge (in geld of % van prijs uit basis-prijslijst) + Opslag (in geld of % van prijs uit basisprijslijst + Marge ) = Prijs gekoppelde prijslijst. Voorbeeld 1 Prijs basisprijslijst = 10,Marge = 2,Opslag = 0,Prijs Gekoppelde prijs = 10 + 2 + 0 = 12 Voorbeeld 2 Prijs basisprijslijst = 10,Marge = 20% Opslag = 10% Prijs Gekoppelde prijs = 10 + 2 + 1.20 (10% van 12) = 13.20 De bedragen of percentages die u bovenaan ingeeft gelden dan voor ALLE artikelen in de basis-prijslijst. Als u nu voor een X-aantal artikelen een andere marge en /of opslag wilt gebruiken kunt u die artikelen onderaan in de tabel ingeven. Hierdoor legt u voor elk artikel een relatie vast met de artikelen in de basis-prijslijst. Het voordeel hiervan is dat u als u een prijs invoert met een nieuwe ingangsdatum in de basis-prijslijst ook direct de prijs voor de gekoppelde prijslijst bekend


MICROFAS

39

is. Naam Naam van de prijslijst Kode Kode van de prijslijst Basisprijslijst De prijslijst die als basis fungeert voor deze prijslijst Marge Bedrag of percentage dat bovenop de prijs uit de basisprijslijst komt. Dit geldt voor alle artikelen in de basis-prijslijst Opslag Bedrag of percentage dat bovenop de prijs uit de basisprijslijst en marge komt. Dit geldt voor alle artikelen in de basis-prijslijst Artikelen De artikelen die een andere marge en /of opslag hebben dan de algemene marge en opslag bovenaan. Overnemen (Knop) U kunt de instellingen overnemen van een andere gekoppelde prijslijst. Het voordeel hiervan is dat u als basis een andere gekoppelde prijslijst kunt kiezen en dan nog voor een X-aantal artikelen een andere marge en /of opslag kunt invoeren.

1.6.3.4

Afdrukken prijslijst Alle prijslijsten dus zowel basis als gekoppelde prijslijsten kunnen hier afgedrukt worden. Afdrukken naar Scherm of printer. Prijslijst De prijslijst die afgedrukt moet worden Van artikel, T/m Artikel Selectie van een range van artikelen. Peildatum De datum vanaf wanneer het programma terugkijkt in de tijd. De eerste datum vanaf de peildatum van een prijs van een artikel dat het programma tegenkomt wordt afgedrukt. Let op de peildatum zelf doet dus niet mee. Indien u bijvoorbeeld prijzen hebt ingevoerd op 31-05-JJ en op 30-06-JJ dan moet u de peildatum op 01-07-JJ zetten als u de prijzen van 30-06-JJ wilt afdrukken. Voert u als peildatum 30-06-JJ in dan zullen de prijzen van 31-05-JJ worden afgedrukt. Historie vanaf datum Indien u hier geen datum invoert (standaard) wordt per artikel maar 1 prijs afgedrukt. Indien u hier wel een datum invoert gaat het programma van elk artikel alle prijzen afdrukken die tussen de peildatum en deze datum zitten. Hierdoor krijgt u een overzicht van het verloop van de prijzen in de tijd per artikel. Prijs inclusief Btw Indien aangevinkt worden de inclusief Btw prijzen afgedrukt, standaard is dit exclusief. Alleen uitgezonderde artikelen Dit geldt alleen voor een gekoppelde prijslijst Indien u dit aanvinkt wordt er een andere lay-out van de prijslijst gehanteerd. Het programma selecteert hiervoor alleen de artikelen die u in de tabel van artikelen bij de gekoppelde prijslijst hebt ingevoerd. Hierdoor kunt u snel een eigen prijslijst samenstellen met een X-aantal artikelen


40

Microfas 2005 (vb Mengvoeders), die u kunt gebruiken om te versturen naar uw klanten.

1.6.4

Kortingen / toeslagen

1.6.4.1

Vrachttarieven

1.6.4.2

Algemene kortingen

1.6.4.3

Betalingskortingen

1.6.4.4

Bestelkortingen

1.6.4.5

Afnamekortingen

1.6.5

Verpakkingen algemeen

1.6.6

Verpakkingen per artikel

1.6.7

Buitenland

1.6.8

Medicijnen

1.6.9

Speciaal / Medicinaal

1.6.10 Dierenartsen


MICROFAS

41

1.6.11 Labelinformatie

1.6.12 Mineralen

1.6.13 Diergroepen Minas

1.7

Vaste gegevens

1.7.1

Bedrijfsgegevens Hier kunt u uw bedrijfsgegevens invoeren waarvoor deze administratie is bestemd. Er zijn hier 2 tab-bladen. Nl. Bedrijf, Instellingen. Bedrijf De meeste velden spreken voor zich, enkele velden worden hier nog beschreven. Valuta Indien u met valuta gaat wereken ook de valuta invullen, zoadat het programma terugrekent naar deze valuta. Produktschap Dit is het registratienummer dat u krijgt van Bureau heffingen in Assen. Dit nummer komt op de minasoverzichten en wordt meegestuurd met de minas-diskette. Contactpersoon Op de Minas-diskette kan ook nog een naam meegestuur worden van de contactpersoon binnen uw bedrijf die over de Minas gaat. Instellingen Grootboekrekening afnemers De gehele administratie kan maar 1 grootboekrekening afnemers hebben, achter deze grootboekrekening hangt de sub-administratie van de afnemers. Grootboekrekening leveranciers De gehele administratie kan maar 1 grootboekrekening leveranciers hebben, achter deze grootboekrekening hangt de sub-administratie van de leveranciers. Standaard dagboek inkoop Wordt gebruikt voor 'Inkman' fakturen die via de module koppeling met programma's ingelezen worden. Standaard dagboek verkoop Het dagboek waar de fakturen in geboekt worden. Standaard dagboek afschrijving Nog geen functie. Prijslijst indien via afnemer prijslijst geen prijs wordt gevonden Indien u hier een prijslijst invoert zal het programma, in geval dat via de prijslijst die bij de afnemer is ingevuld voor een artikel geen prijs wordt gevonden, in deze prijslijst gaan zoeken voor een prijs. Ordernummer Ordernummer waar mee genummerd wordt. Het nummer wordt vanuit de orders steeds verder opgehoogd. Indien u hier met 00000 begint dan blijft het ordernummer ook een cijfer van 5 posities. Dus altijd uitgelijnd met nullen tot 5 posities Vb 00123. Voorkoopnummer


42

Microfas 2005 Voorverkoopkontrakt-nummer waar mee genummerd wordt. Het nummer wordt vanuit Afnemers, voorverkopen steeds verder opgehoogd. Indien u hier met 00000 begint dan blijft het voorkoopnummer ook een cijfer van 5 posities. Dus altijd uitgelijnd met nullen tot 5 posities Vb 00123. Lengte artikel code Hier kunt u aangeven hoe lang de code van het artikel moet zijn. Het programma vult links de code aan met nullen vb. 345 wordt 00345 bij lengte 5. Hierdoor kan het programma op deze code sorteren. Lengte lev/afn code Hier kunt u aangeven hoe lang de code van een leverancier of afnemers moet zijn. Het programma vult links de code aan met nullen vb. 345 wordt 00345 bij lengte 5. Hierdoor kan het programma op deze code sorteren. Lengte grootboekrekening code Hier kunt u aangeven hoe lang de code van een grootboekrekning moet zijn. Het programma vult links de code aan met nullen vb. 345 wordt 00345 bij lengte 5. Hierdoor kan het programma op deze code sorteren.

1.7.2

Boek-perioden De financiele administratie kan bijgehouden worden over verschillende boekperioden. Het aantal perioden per jaar kunnen onbeperkt ingevoerd worden, en wel op deze wijze (jjjj-pp). De velden omschrijving en begin-en einddatum spreken voor zich. Verslagperiode De verslagperiode is een periode waarin u meerdere BOEK-PERIODEN kunt samennemen. Deze verslagperioden worden gebruikt in verschillende statistiek-lijsten. U kunt dan bijvoorbeeld 3 maanden samennemen in 1 verslag-periode (kwartaal). M.a.w. periode jjjj-01,jjjj-02 en jjjj-03 krijgen allemaal verslagperiode jjjj-01. Status De status van elke periode geeft aan: Actief De perioden met deze status kunnen bij het dagboekprogramma en fakturering geselecteerd worden. Huidig De periode die actief is en die op dit moment de huidige is. Standaard komt het programma bij verschillende onderdelen in het programma met deze periode. Bij elke periode-wissel kunt u handmatig de oude periode weer op actief zetten en de volgende periode op huidig. Er kan dus maar 1 periode de huidige zijn. Afgesloten periode Indien u wilt hebben dat u niet meer een bepaalde periode kunt selecteren bij het dagboekprogramma of fakturering moet u die periode op deze status periode zetten. Voor het afsluiten van een bepaald boek-jaar moeten alle af te sluiten periode op deze status gezet worden, anders denkt het programma dat er nog geen boek-jaar is om af te sluiten. Afgesloten jaar Als een bepaald boek-jaar is afgesloten krijgen alle perioden in dat jaar deze status. De periode blijft wel actief voor bijvoorbeeld statistieken etc. VERWIJDER DAAROM NOOIT ZOMAAR EEN PERIODE OMDAT U DENKT IK GEBRUIK HEM TOCH NIET MEER!


MICROFAS

1.7.3

43

Dagboeken Het aantal dagboeken zijn onbeperkt. Kode en omschrijving spreken voor zich. Tegenrekening dagboek De grootboekrekening waarop de tegenboekingen van elke boeking worden gezet. Type Per dagboek kan aangeven wat voor een soort dagboek het is, hieronder even kort de beschrijvingen. Normaal Vb Memoriaal. Fakturering Er mag maar 1 dagboek van dit type zijn. Dit dagboek wordt gebruikt voor de fakturering. Inkoop goederen In dit dagboek kunt u gemakkelijk de inkoop-fakturen boeken die u op artikelniveau wilt invoeren. Indien u op artikelniveau inboekt kan het programma ook statistiekregels aanmaken van de desbetreffende leverancier. De aantallen, prijzen en bedragen kunt u voor een normale inkoop-faktuur gewoon positief ingeven. Inkoop kosten Zelfde als dagboek inkoop goederen behalve dat u niet op artikelniveau kunt inboeken maar rechtstreeks op de grootboekrekening. Er wordt dus geen statistiek-regel aangemaakt. Kas / bank / giro Alle banken krijgen dit type. De bedragen worden ingeboekt a.d.h.v. het banksaldo. Bedragen die ontvangen worden moeten positief ingegeven worden. Bedragen die betaald worden negatief ingeven. Het programma regelt zelf wel of het debet en credit op de desbetreffende grootboekrekening geboekt wordt. Beginbalans Er mag maar 1 dagboek van dit type zijn. Via dit dagboek kunt u de beginbalans saldi invoeren. Afschrijvingen Hiermee kunt periodieke boekingen automatisch laten verwerken in het grootboek. Produktie Via dit dagboek kunt gebruikte grondstoffen boeken a.d.h.v. een recept van een produkt dat u zelf produceert Voorraadverschillen Afboeken en verwerken van eindvoorraad aantallen in het grootboek.

1.7.4

Valuta Let op indien u alleen maar 1 valuta gebruikt in uw administratie hoeft u hier niks in te vullen. Valuta wordt gebruikt om vanuit de basis-valuta van de administratie via een koers bv een faktuur in dollars te genereren. Ook kunt u van een dagboek die niet de basis-valuta heeft de boekstukken verwerken met het automatisch berekenen van koersverschillen. Munteenheid De kode van de valuta. Koers De koers die het programma moet gebruiken. De berekening van het valutabedrag gaat altijd via de formule valuta bedrag = basisvaluta bedrag / koers


44

1.7.5

Microfas 2005

Landen Om bij afnemers en/of leveranciers aan te kunnen geven in welk land ze wonen kunt u deze hier invoeren. Het programma kan a.d.h.v. het land van een afnemer zijn omzet, per artikel, naar verschillende grootboekrekeningen laten lopen. Hierdoor kunt uw binnenlandse omzet scheiden van uw buitenlandse.omzet. Het programma bekijkt per artikel of er bij Artikelen Buitenland een grootboekrekening is aangegeven. Ook kan indien dit gewenst is (Koerhuis Automatisering B.V.) per land een faktuurnummer genereren. Kode De internationale kode van het land. Land De naam van het land EEG Indien land binnen EEG valt dit aanvinken. Valuta De valuta die gebruikt wordt in het land. Faktuurnummer Het laatste faktuurnummer van de fakturering.

1.7.6

Btw-codes Hier kunt u alle btw-codes invullen. U hoeft voor in- en verkoop maar 1 btw-kode in te voeren. Vb Btw L Het programma kijkt a.d.h.v. het dagboek type wel naar welke grootboekrekening het btw-bedrag moet. Bij dagboek inkoop goederen vult u de btw-grootboekrekeningen in die als btw-soort te vorderen zijn. Dit geldt tevens voor de bij dagboek inkoop kosten. Bij dagboek overig vullt u de btw-grootboekrekeningen in die als btw-soort af te dragen binnenland zijn. U moet ook een Btw kode voor 0% btw aanmaken, en de daarbij behorende btw-grootboekrkeningen. Kode De kode van de btw. vb Btw L Type Aangeven soort btw.

1.7.7

Vertegenwoordigers Hier kunt u alle vertegenwoordigers invullen. Deze kunnen bij de afnemers weer worden gebruikt Kode Nummer Naam De naam van de vertegenwoordiger. Email Email adres vertegenwoordiger


MICROFAS

1.7.8

45

Soorten factuur kunt u alle soorten facturen invullen. Indien u bijvoorbeeld fakturen per week op per maand uitdraait kunt u dit hier aangeven. Het programma kan door dit onderscheid verschillende 'runs' fakturen aanmaken. Ook kan per soort een andere layout van een faktuur gelden. Indien u dit wilt kan Koerhuis Automatisering B.V. ook een faktuur uit altijd dezelfde printer laten komen. Kode Nummer. Omschrijving De naam van de faktuur Layout De layout van de faktuur in te stellen door koerhuis.

1.7.9

Soorten afleverbon De soort afleverbon is bepalend voor de print-layout van een bon. Ook de algemene korting (bulk/zakgoed staffels) worden hierdoor juist gekozen.Koerhuis Automatisering B.V. kan er ook voor zorgen dat een bepaalde bon altijd uit een bepaalde printer komt. Kode Nummer. Omschrijving De naam van de bon. Vaak Bulkbon, zakgoedbon en diversenbon Layout De layout van de bon in te stellen door koerhuis. Standaard Indien aangevinkt wordt bij een nieuwe order in de orderverwerking deze bon als standaard gekozen. Er mag dus maar 1 bon standaard zijn. Emballage In de orderverwerking wordt bij de artikelen die in hun stamgegevens bij bulk/zakgoed hebben staan deze emballage kode ingevuld.

1.7.10 Leveringswijze Onderscheid in bezorgen of afhalen. Dit heeft vooral te maken met de algemene korting (bulk/zakgoed staffels) Kode Nummer. Omschrijving De leveringswijze Standaard Indien aangevinkt wordt bij een nieuwe order in de orderverwerking deze leveringswijze als standaard gekozen.


46

Microfas 2005

1.7.11 Bulk / zakgoed Aangeven welke emballage soorten u gebruikt. Voorbeeld bulk, zakgoed, bigbags en diversen. Kode Nummer. Omschrijving De naam van de emballage

1.7.12 Produktievormen Hier kunt u onderscheid aangeven in hoe de artikelen gefabriceerd kunnen worden vb Meel, korrel, kruimel etc. Vaak zit dit ook al in de naam van het artikel Kode Nummer. Omschrijving De naam van de produktievorm

1.7.13 Prijs-codes In dit onderdeel kunt u de prijs-codes aangeven. Hiermee wordt bedoeld de prijseenheid van het artikel in de prijslijsten. U kunt dit onderdeel zien als artikeleenheden in het DOS- programma. Kode Nummer. Factor Het cijfer waar de prijs door gedeeld moet worden alvorens vermenigvuldigt wordt met het aantal. Omschrijving De naam van de prijs-code

1.7.14 Kortinggroepen algemene korting Onder de kortinggroepen kunnen algemene staffelkortingen worden aangemaakt. Kortinggroepen moeten worden ingegeven indien er algemene kortingen zijn. Op het moment dat er een zelfde soort staffel gemaakt moet worden voor verschillende produktgroepen. VB Er is een orderbon/bulk/bezorgd staffel voor mengvoeders en een orderbon/bulk/bezorgd voor kunstmest. Omdat de selectie voorwaarden hetzelfde zijn van de twee staffels wordt nu de kortinggroep bepalend voor het programma in welke staffel het moet 'kijken'. De kortinggroep kunt u ingeven bij de artikelgroepen, en bij een artikel geeft u weer aan in welke artikelgroep deze zit. Door deze link artikel -> artikelgroep -> kortinggroep wordt bepaald in welke algemene kortinggroep het artikel valt. Kode Nummer. Omschrijving De naam van de emballage Samentellen Standaard wordt elke kortingsgroep apart opgeteld qua kg. Indien u van deze kode een 1 maakt kunt u bv groep mengvoeders (=1) en grondstoffen (=1) samentellen qua kg. Ook moet er door Koerhuis Automatisering B.V. een instelling worden aangepast in het


MICROFAS

47

configuratiebestand.

1.7.15 Grootboekrekeningen kortingen In dit onderdeel kunt u voor de fakturen aangeven welke kortingen en/of kosten u apart in het journaal wilt zien. Indien u voor een bepaalde korting een grootboekrekening aangeeft wordt per faktuur in het journaal dit bedrag apart geboekt. Vaak wordt bv de betalingskorting apart geboekt per btw-kode. Afn/Lev Kies hier altijd afnemer. Btw-kode Aangeven woord elke btw-code Kortingen (5) kosten (2) Ingeven grootboekrekening.

1.7.16 Vaste tekst orders en facturen Hier kunt u teksten invoeren die altijd op een orderbon en/of faktuur komen. Vb een reclameboodschap

1.8

Module

1.8.1

Voorraad

1.8.2

Oogstopgave

1.8.3

Routeplanning zakgoed

1.8.4

Routeplanning bulk

1.8.5

Project-administratie

1.8.6

Kassa Volledig geintegreerd kassa-programma in Microfas. Het programma kan gebruik maken van een Barcode-scanner, geldlade, display en/of bonprinter. Doordat het programma gekoppeld is met Microfas kan een winkel verkoop zowel contant, per pin of op rekening worden verwerkt


48

Microfas 2005

1.8.7

Koppelingen met programma's

1.8.8

Produktie Planning Algemeen Om controle te houden over de orders welke in verschillende fabrieken worden gemaakt.

Knoppen linksboven Knop wijzigen (F5) Indien u hierop drukt kunt u bepaalde wijzigen doorvoeren. Het programma controleert eerst of u als enige iets wil wijzigen. Indien akkoord dan wordt de letters donker, Opslaan (F6) en Annuleren (F7) worden aktief. Op dat moment worden de regels geblokkeerd voor andere fabrieken en/of planners ! Ook kan het zijn dat u een melding krijgt dat een andere gebruiker op dat moment de regels aan het wijzigen is Deze gebruiker zal eerst moeten Opslaan (F6) of Annuleren (F7) voordat u verder kunt Knop opslaan (F6) Gegevens worden opgeslagen Knop annuleren (F7) Gegevens worden niet opgeslagen.

Knoppen rechtsboven Knop [Ververs data] Met deze knop haalt u de laatste opgeslagen gegevens op. Dit is van belang als een planner een extra order heeft gepland onder de fabriek Op het moment dat de planner opslaat is deze nog niet zichtbaar op het scherm van de fabriek. Ook orders die naderhand worden ingevoerd zijn nog niet zichtbaar op scherm. Door nu regelmatig op deze knop te drukken krijgt u een actueel overzicht, dan ziet u deze orders dus wel ! Knop [Order afdruk/fabriek] Met deze knop kunt u één order printen en/of zenden naar een fabriek. U gaat op een order staan met de muis en klikt deze aan. Als u nu op deze knop drukt vraagt het programma om de order bon af te drukken en eventueel ook te versturen naar een fabriek-systeem Na het afdrukken krijgt u de vraag of het printen gelukt is. Indien u nu Ja antwoordt wordt in de kolom Afdruk een vinkje gezet. Knop [Orders afdruk/fabriek] Met deze knop kunt u meerdere orders printen en/of zenden naar een fabriek. U gaat op een order staan met de muis en klikt deze aan. Als u nu op deze knop drukt vraagt het programma om de order bonnen af te drukken en eventueel ook te versturen naar een fabriek-systeem Na het afdrukken krijgt u de vraag of het printen gelukt is. Indien u nu Ja antwoordt wordt in de


MICROFAS

49

kolom Afdruk een vinkje gezet.

Kolommen Order/Rgl Ordernummer + volgnummer regel in order Afl.Van Gewenste van aflever datum afnemer Afl.Tm Gewenste tot en met aflever datum afnemer Tijd Gewenste aflever tijd van-tot in uren vb 07-12 betekent s'morgens Artikel Artikel besteld Vorm Produktievorm bv korrel kruimel etc Kg Aantal besteld Afnemer Afleveradres afnemer Opmerking Hierin staan de opmerkingen die bij de orderverwerking zijn ingevoerd. Indien u op het knopje drukt in de kolom dan ziet u de gehele order op scherm. Persnr Pers nummer, hier staat het pers nummer waarin het artikel gemaakt wordt Indien 9 betekent meel, dit gaat niet via de pers. Indien 0 artikel op voorraad. Vrij, Pers1, Pers2, Pers3, Meel9 Indien u hier op het knopje drukt in de kolom worden de kg in deze 'kolom' overgenomen. Ook verandert dan de kolom persnr Volgnr Hier kunt u het volgnummer van produceren invullen. Dus wat wordt het eerste gemaakt op pers 1 etc. Gereed Hier kunt u de uren invullen wanneer het artikel gereed is bv 14 (=14 uur) Status Hier kunt u de status veranderen. of Orderregel staat gepland maar kan eventueel naar een andere fabriek/orderverwerking verplaatst worden


50

Microfas 2005 Orderregel wordt op dit moment gemaakt. Bij gereed geeft u aan wanneer het ongeveer klaar is. Orderregel verschijnt nu ook op het tab-blad transport. De orderregel kan nu niet meer verplaatst worden. Orderregel is gemaakt. Nu kan transport zien dat deze klaar staat. (Alleen zichtbaar voor tab-blad transport) Als orderregel deze status krijgt dan verdwijnt hij als regel bij de fabriek naar de achtergrond (Alleen zichtbaar voor tab-blad transport) Order is onderweg/afgeleverd. Orderregel verdwijnt nu naar achtergrond. Blijft wel bewaard ! Afdruk Hier staat een vinkje als de bon is afgedrukt in de desbetreffende fabriek. Deze is niet te wijzigen

Werking programma Verplaatsen gehele order Door orders met de linker muis-knop aan te klikken en vast te houden, kunnen deze worden verplaatst naar andere fabriek of terug naar orders. Verplaatsen deel van order Indien u op de allereerste grijze selectie kolom klikt met de linker muis-knop wordt de order blauw. Indien u nu ook nog de knop vasthoudt en andere regels klikt worden er meerdere regels geselecteerd. Nu worden alleen deze regels verplaatst. Let op u moet nu zelf ook de toevoegingen selecteren ! Indien orderregel geel oplicht dan is de afl.tm datum gelijk of ouder dan de datum van vandaag. Indien een orderregel schuin is afgebeeld dan is het een toevoeging op het hoofdartikel. Indien een orderregel de status of heeft dan is deze regel nog te verplaatsen.

Fabriek Instellen met aanroep /Kode=F0X (X=fabriek nummer) U komt op het tab-blad van de desbetreffende fabriek U ziet rechtsboven meerdere knoppen, voor uitleg zie hierboven

Planner/Transport Instellen met aanroep /Kode=P0X (X=planner nummer) U ziet rechtsboven meerdere knoppen, voor uitleg zie hierboven


MICROFAS

1.9

Extra

1.9.1

Database

1.9.1.1

Reorganiseren hoofd-database

51

Indien u , om welke reden dan ook, een storing heeft gehad en u niet meer in de administratie kunt komen. Kunt u met dit onderdeel hoogst waarschijnlijk de administratie-database repareren. Als het programma ook hier niet vlekkeloos doorheen komt MOET u met Koerhuis Automatisering B.V. contact opnemen. 1.9.1.2

Reorganiseren print-databases Indien u , om welke reden dan ook, een storing heeft gehad en u niet meer in de administratie kunt komen of het printen van lijsten niet meer gaat. Kunt u met dit onderdeel hoogst waarschijnlijk de print-databases per gebruiker repareren. Als het programma ook hier niet vlekkeloos doorheen komt MOET u met Koerhuis Automatisering B.V. contact opnemen.

1.9.1.3

Backup maken hoofd-database In Microfas kunt hier zeer gemakkelijk een backup maken van uw huidige administratie. Microfas maakt in de directory waar het programma staat een bestand aan met de extensie bak. (vb Microfas.mdb wordt Microfas.bak). Het is altijd goed om regelmatig backups te maken op de server en op andere backup-media.

1.9.1.4

Backup terugzetten hoofd-database In Microfas kunt hier zeer gemakkelijk een backup terugzetten van uw huidige administratie. Let op. U moet wel zeker zijn dat u een goede en recente backup gemaakt hebt. Bij twijfel kontakt opnemen met Koerhuis Automatisering B.V.

1.9.1.5

Database update Met dit onderdeel kunt u de huidige administratie-database updaten. Dit wordt u door dan Koerhuis Automatisering B.V. medegedeeld.

1.9.1.6

Kopieren administratie Hier kunt u een kopie maken van uw huidige administratie. Handig als u bijvoorbeeld kopie van uw administratie wilt maken om in te testen.

1.9.1.7

Nulstellen administratie Indien u het jaar wil afsluiten moet u naar Afsluiten jaar Met dit onderdeel kunt de administratie nulstellen. U gebruikt dit onderdeel als u voor het beginnen van een administratie er zeker van wilt zijn dat er geen mutaties meer in de administratie zitten. Dit houdt in dat bv alle grootboek, journaal, order, statistiek-mutaties etc. worden verwijderd. Alle vaste gegevens blijven bewaard zoals afnemer, artikelen, leveranciers etc.


52

Microfas 2005

Nadat u dit gedaan hebt moet u de volgende gegevens nog even nalopen en eventueel wijzigen. Vaste gegevens, Bedrijfsgegevens Ordernummer. Vaste gegevens, Boekperioden 1 periode op status huidig zetten. Vaste gegevens, Dagboeken Boekstuknummers. Vaste gegevens, Landen Faktuurnummer. Financieel, Betalingsverkeer, Gegevens Betalingsverkeer Per rekening , Knop eigenschappen bankrekening Incasso, Volgnummer lijst Betalingen, Volgnummer lijst

1.9.1.8

Leegmaken administratie Indien u het jaar wil afsluiten moet u naar Afsluiten jaar Met dit onderdeel kunt de administratie leegmaken. U gebruikt dit onderdeel als u helemaal opnieuw wilt beginnen met het inrichten van de administratie. Dit houdt in dat alles wordt verwijderd !

1.9.1.9

Kopieren complete directory Met dit onderdeel kunt u de complete directory Microfas kopieren naar een directory met de naam MicrofasJJJJMMDD Deze directory bevindt zich in dezelfde directory waar de directory Microfas staat. (Vaak \koerhuis).

1.9.2

Ga naar onze web-site Snelkoppeling naar www.koerhuis.nl

1.9.3

Email-bericht versturen Email-berichtje versturen naar [email protected]


MICROFAS

1.9.4

53

Rekenmachine Start windows Rekenmachine

1.9.5

Gebruikersbeheer Met dit onderdeel kunt u gebruikers aanleggen voor het gebruik van Microfas . Elke gebruiker moet zijn eigen printdatabase krijgen. Deze print database begint altijd met een $ -teken en heeft de extensie mdb Vb $super.mdb. Verder kunt u bepalen in welke onderdelen de gebruiker kan komen. Uiteraard heeft de supervisor alleen toegang tot het menu-onderdeel gebruikersbeheer.

1.9.6

Configuratie-bestand Hier kunt u het configuratie bestand van de administratie veranderen. Let op dit alleen doen in overleg of samen met Koerhuis Automatisering B.V. !

1.9.7

Update installeren

1.10

Help

1.10.1 Microfas

1.11

Werkbalk Werkbalk Klik op de knoppen voor omschrijving van functie en sneltoets.

1.12

Zoekscherm In het gehele programma kunt u via de knop zoeken. De kolom waarop gezocht wordt tijdens het invoeren van een zoektekst is in het rood aangegeven. Indien u op een andere kolom wilt zoeken moet u op het hoofd van de kolom klikken of op toets drukken. Nu wordt deze rood. Er wordt altijd eerst gesorteerd op 0-Z. Indien u op een wilt sorteren op Z-0 dan klikt u nog een keer of u drukt op toets .


54

Microfas 2005 Als u wil zoeken van een tekst maar deze staat niet aan het begin van een kolom. Begin de zoektekst met een * bv *pont. Het programma gaat dan zoeken in de kolom naar deze tekst. In onderstaande vb springt het programma dan naar Berghouzerpont

Op het moment dat u het item gevonden hebt kunt op Ok klikken of de <Enter> toets gebruiken.

1.13

Mailing/Etiket Beschrijving volgens Microsoft office 97 Als voorbeeld is genomen afnemers. Hetzelfde kan ook met leveranciers en artikelen. Het gegevensbestand voor leveranciers heet : sel_lev.xls Het gegevensbestand voor artikelen heet : sel_art.xls Microfas · Menu afnemers, gegevens · Afdrukken (F10) · Afdrukken naar scherm · Exportbestand aanvinken · Eventueel selectie maken · Op knop Start drukken Microfas drukt een lijst af op het scherm, direct daarna worden de afnemers geexporteerd naar een bestand nl: sel_afn.xls. Dit bestand staat in de directory waar het programma Microfas ook staat. · Afsluiten Microfas Microsoft Word · Openen nieuw document · Menu Extra, Afdruk samenvoegen... · 1 Hoofddocument · Knop <Maken> kiezen. · standaardbrieven... of adresetiketten.... kiezen. · Knop kiezen. · 2 Gegevensbestand


MICROFAS

55

Knop kiezen. Gegevensbestand koppelen... kiezen. Je komt nu in een soort windows verkenner.Zet bestandstype op MS Excel-werkbladen. Ga nu via zoeken in naar de directory waar het programma Microfas staat. Selecteer het bestand sel_afn.xls. Het kan zijn dat u .xls niet ziet. Knop kiezen. U kunt nu wat tussenschermen verwachten. Druk telkens op de Knop · Indien u voor adresetiketten heeft gekozen bij 1 Hoofddocument · Knop kiezen. U moet u nu het formaat van het etiket opgegeven. · Etiket instellen, en dan knop kiezen. · U ziet in word een knop <Samenvoegveld invoegen>. Indien u hier op drukt ziet u alle velden die u in het etiket kunt invoegen. Op de plek waar de cursor staat wordt een bepaald veld ingevoegd. De samenvoegvelden spreken voor zich. Alle velden beginnend met B staat voor bezoekadres. Alle velden beginnend met P staat voor postadres. · Indien u klaar bent met het neerzetten van de samnevoegvelden, knop kiezen. · Indien u voor standaardbrieven heeft gekozen bij 1 Hoofddocument · Knop kiezen. · U ziet in word een samenvoeg werkbalk met de knop <Samenvoegveld invoegen>. Indien u hier op drukt ziet u alle velden die u in het document kunt invoegen. Op de plek waar de cursor staat wordt een bepaald veld ingevoegd. De samenvoegvelden spreken voor zich. Alle velden beginnend met B staan voor bezoekadres. Alle velden beginnend met P staan voor postadres. · Indien u op de samenvoeg werkbalk op de knop < << >> ABC > drukt wordt direct de data erachter weergegeven. · Indien u klaar bent met neerzetten van samenvoegvelden gaat u naar Menu Extra, Afdruk samenvoegen. · 3 Samenvoegen · Knop <Samenvoegen> kiezen. · Het programma maakt een nieuw document aan. Deze kunt u afdrukken. · · · · · · ·

1.14

Info Microfas Algemeen Het Microfas programma is een compleet multi-user administratief pakket voor de mengvoederbranche. Het programma is geschikt voor Pc's met daarop als besturingssysteem Windows 95/ 98/ NT/ 2000/ XP/ VISTA. De database is in Acces 97/2000 (DAO 3.61) vervaardigd. Hierdoor beschikt u over een database die door verschillende andere programma's weer kan worden ingelezen, uitgelezen en/of aangepast. De lijsten die het programma genereert naar respectievelijk de printer of het scherm zijn vervaardigd in Seagate Crystal Reports V8 . Crystal Reports is een algemeen rapportage-programma waarmee u zelf lijsten kunt maken en/of bestaande lijsten kunt aanpassen. Verder kan vanuit Microfas elke lijst worden geëxporteerd naar verschillende formaten zoals Word, Excel, Html enz.. Deze lijsten kunnen dan vervolgens in die programma's weer verder bewerkt worden. Met Microfas kunnen meerdere administraties bijgehouden worden. Per administratie wordt een compleet nieuwe database geïnitieerd. De gegevens van de artikelen, afnemers, leveranciers en grootboekrekeningen kunnen hierbij worden gekopieerd vanuit een al bestaande administratie.


56

Microfas 2005 De lengte van de artikelcode, afnemercode, leveranciercode en grootboekrekeningcode is zelf in te stellen tot maximaal 10 karakters (cijfers en/of letters). Microfas beschikt over een compleet intern back-up programma, zodat u snel een back-up kunt maken en/of terugzetten. De 'Supervisor' kan per gebruiker de toegangsselecties inzake de menu's en menu-opties vastleggen.

Microfas bevat zeer veel onderdelen. Hieronder bespreken we de naar onze mening belangrijkste. Financieel Het aantal boekperiodes en de lengte van elke periode is ongelimiteerd . U kunt uw administratie in bijv. weken, maanden of kwartalen bijhouden. U bent ook niet verplicht om eerst het jaar af te sluiten om pas daarna weer met het volgende jaar verder te kunnen. Het dagboekprogramma ondersteunt diverse soorten dagboeken zoals: Kas/Bank, Inkoopkostenboek, Inkoopgoederenboek, Produktieboek, Memoriaal en Beginbalans. Het aantal dagboeken is ongelimiteerd . Volledig geïntegreerde betalingen incasso- lijsten die in het Clieop-03/DOM80 formaat door Microfas aangeleverd kunnen worden aan uw bankprogramma en vervolgens na de verwerking in dit bankprogramma geheel automatisch kunnen worden afgehandeld in het dagboek van de desbetreffende bank Buitenlandse betalings-opdrachten aangeleverd in BTL91 formaat. Op dit moment worden de volgende banken ondersteunt: Rabobank, Abn-Amro en Fortis-bank. Automatische verwerking van uw bankafschriften (optioneel). Op dit moment worden de volgende banken ondersteunt: Rabobank, Abn-Amro, Postbank, ING-bank, Frieslandbank en Fortis-bank. U kunt in de dagboeken uw kostenplaatsen aangeven, zodat u vervolgens onder 1 kostenplaats verschillende kosten-grootboekrekeningen kunt uitlijsten Het Inkoop- en verkoopresultaat per artikel is gebaseerd op de verkochte aantallen in een bepaalde periode. De vaste verrekenprijs, de productiekosten en de kostprijs-grondstoffen kunnen in aparte prijslijsten ingevoerd worden.

Afnemers Microfas kan aan verschillende losadressen 1 factuur-adres koppelen. M.a.w. de statistieken komen bij het losadres en de faktuurgegevens bij het factuuradres. Bij elk losadres kan ook een wederverkoper worden ingevoerd, voor wie dan de provisie of de marge inzake 'zijn' leveranties wordt bijgehouden. Van elke afnemer kunt u inzake de orderverwerking bijna alle 'steeds weer terugkomende gegevens' vastleggen. U kunt hierbij bijv. denken aan zaken als afleverteksten, bezorgd/afgehaald, de expediteur, het routenummer enz. Van elke buitenlandse afnemer kunt u, indien gewenst, een ander soort factuur met zijn valuta aanmaken. Microfas kan een bestand aanmaken met statistiekgegevens per artikel. Aangezien dit bestand kan worden ingelezen door het IRIS -programma van het CBS kunt u dit bestand gebruiken voor uw ICL-Opgave. Het aanmaken van een exportbestand met de meest gangbare algemene gegevens zoals de naam, het adres enz. om mailingen te kunnen maken in bijv. Word.

Leveranciers Van elke buitenlandse leverancier kunt u d.m.v. het inkoop- en/of kostenboek de


MICROFAS

57

statistiekgegevens per artikel bijhouden Ook inzake uw leveranciers kan Microfas een bestand aanmaken met statistiekgegevens per artikel. Aangezien dit bestand kan worden ingelezen door het IRIS -programma van het CBS, kunt u dit bestand gebruiken voor uw ICV-Opgave.

Artikelen Prijzen In microfas kunt prijslijsten koppelen met een basisprijslijst. Indien in de basisprijslijst de prijs verandert, verandert de prijs in de gekoppelde prijslijst automatisch mee. Minas Het bijhouden van Minas-gegevens per datum/per artikel. Deze gegevens kunnen ook nog achteraf worden ingevoerd. A.d.h.v. deze gegevens worden de Minas-overzichten en de ' diskette Bureau Heffingen' geproduceerd. Speciale en/of medicinale voeders kunt u per artikel en/of afnemer ingeven . Dit betekent, dat u voor al uw afnemers en van al uw basisartikelen speciale maatmengsels kunt bijhouden. Dit kan ook een speciale bewerking zijn, zoals bijv. het toevoegen van medicijnen en tevens kunt u dan nog aangeven of dit aan de afnemer moet worden doorberekend. Van deze speciale en/of medicinale voeders kunt u in de orderverwerking voor uw productiemedewerkers een zgn. productieformulier uitlijsten. Indien het medicijnen betreft, kan Microfas voor de K.I.D. een lijst genereren met daarop de aantallen en de soorten medicijnen per order en per periode. Artikelen zijn in artikelgroepen onder te verdelen. Deze artikelgroepen kennen drie gradaties. Bijv. Mengvoeders (hoofdartikelgroep) – Rundvee (sub-artikelgroep) – Melkvee (artikelgroep). Statistieklijsten van artikelen kunnen hierdoor gegroepeerd worden weergegeven. Kortingen en prijsafspraken Per artikel en/of afnemer kunt u aangeven welke soorten kortingen actief mogen zijn. Tevens kunt u voor elk van deze kortingen aangeven of deze verrekend moeten worden 'in de artikelprijs' of dat deze op de factuur verrekend moeten worden of dat deze alleen maar vermeld moeten worden. Betalingskorting in procenten of in euros per 100 kg Bestelkorting in euros per 100 kg. Het betreft hier de korting voor afnemers die bijv. altijd 2 dagen van tevoren hun bestelling doorgeven. Algemene korting in euros per 100 kg. U kunt hier verschillende staffels aanmaken voor bulk, zakgoed enz. Bij elke afnemer kunt u ook een vaste afspraak invoeren. Bijv. altijd de 15 tons bulkkorting van 0,25 per 100 kg ongeacht de bestelde hoeveelheid. De kortingen worden berekend a.d.h.v. de bestelde of afgeleverde gewichten per order per losadres. Microfas kan ook de gewichten samenvoegen als het er om gaat de juiste korting te bepalen inzake de orders van verschillende losadressen op dezelfde afleverdag. Afnamekorting in euros per 100 kg. Het betreft hier de korting die tijdens of achteraf berekend kan worden over de totale afgenomen hoeveelheid. Vrachtkosten in euros per 100 kg. Het betreft hier de vrachtkosten, die u aan uw afnemers doorberekent. Individuele prijsafspraken of kortingen per afnemer U kunt per artikel een vaste prijsafspraak over een bepaalde periode invoeren. Ook kan dit bijv. per artikelgroep een bepaalde korting of toeslag in euros per 100 kg zijn. Het aantal artikelen en/of artikelgroepen is ongelimiteerd.


58

Microfas 2005 Voorverkopen Voorverkoopkontrakten invoeren van afnemers met daaronder de artikelen met de voorverkoop prijs/en of dagprijs.

Orderverwerking Microfas beschikt over een zeer complete orderregistratie, waarin u bijv. tijdens het invoeren, de historie van een afnemer kunt bekijken. Indien het een nieuwe order betreft, kunt u uit deze historie de desbetreffende artikelen selecteren en overnemen . Ook toevoegingen op een artikel kunnen worden vastgelegd. Productielijst van de te produceren artikelen. Indien het een speciaal en/of medicinaal voeder betreft wordt deze order met een speciale opmaak afgedrukt. Koppeling met de weegbrug om de gewogen gewichten geheel automatisch (weer terug) over te nemen in de desbetreffende orderregel. (optioneel)

Facturering Een compleet overzicht van de te factureren orders, waardoor eventuele fouten gemakkelijk te traceren zijn. Een ongelimiteerd aantal factuur lay-outs . Voor uw buitenlandse afnemers kunnen de bedragen worden omgerekend naar de desbetreffende valuta. De facturering is altijd zonder verdere consequenties opnieuw te starten indien er tijdens het uitlijsten van de facturen 'iets fout gaat'

Koppelingen met programma's van derden via bestanden Importeren artikelen, afnemers, leveranciers en grootboekrekeningen. vanuit de Microfas-Dos-versie. Importeren openstaande posten afnemers en leveranciers. vanuit de Microfas-Dos-versie. Importeren statistieken (Minas) van afnemers. vanuit de Microfas-Dos-versie. Importeren statistieken leveranciers vanuit de Microfas-Dos-versie. Importeren prijzen artikelen vanuit de Microfas-Dos-versie. Importeren Minas-gegevens en labelinformatie vanuit de Micromix-2000-Windows. Importeren afnemers vanuit het VIS (Verkoop Informatie Systeem) Importeren Minas-gegevens en prijzen per recept vanuit Bestmix (Adifo). Exporteren voor CBS-Iris. Zie hierboven Exporteren van artikelen, afnemers voor het Winkas-2000. (Kassasysteem) Importeren factuurregels vanuit het Newway (Kassasysteem) Exporteren leveranties naar BMS (Kalveradministratie) Importeren factuurregels vanuit Opera (Kassasysteem) Exporteren leveranties via XML-bestand naar Hendrix Meat Groep/VION (Welfare) Koppeling met Microkon-Windows.

Koppelingen met weeg/fabriekssystemen Weegbrug van Precia-Molen . Fabriekssysteem KSE (Promas, Promas ST) Fabriekssysteem IMTECH Noord en Zuid Fabriekssyteem LOGICACMG Fabriekssyteem SOMMEN Fabriekssyteem DATELL Fabriekssyteem IACT Fabriekssyteem ARGES Fabriekssyteem GEURTS

Extra Module die naadloos geintegreerd kunnen worden in microfas Voorraad (Optioneel)


MICROFAS

59

Tijdens het factureren, het boeken van inkoop goederen en het boeken in het productieboek wordt er een voorraadmutatie aangemaakt die in dit onderdeel weer gebruikt kan worden om Uw voorraad te bepalen en/of de kostprijzen te berekenen van de ingekochte goederen . Kassa (Optioneel) Een volledig geintergeerd kassa-systeem. Deze module kan alle kontante verkopen rechtstreeks verwerken in de fakturering. Ook kunnen klanten op rekening iets meenemen uit de winkel. Deze worden dan als order geplaatst in de orderverwerking. Het programma kan aangesloten worden op een barkode scanner, kassabon printer, kassa-lade en kassa display. U moet deze hardware zelf aanschaffen. Hierbij kunnen wij u wel adviseren. Oogstopgave (Optioneel) Verwerken van de graan-oogst via weegbonnen waarop verschillende kentallen zoals vocht%, Hectolitergewicht, Ruw Eiwit, Volgerts etc kan worden ingevuld. Het programma genereert inkoop-fakturen en kan deze automatisch oversturen naar de leveranciers in microfas. Routeplanning Zakgoed (Optioneel) Module die voor uw alle zakgoed-orders bij elkaar zoekt in een bepaalde route die u wilt gaan wegbrengen. U krijgt een artikel-totaal lijst, een 'hoe pak ik de pallets op'- lijst en een route-lijst voor de chauffeur. U kunt aangeven hoeveel kg er op een pallet past en hoeveel pallets op een vrachtwagen. Routeplanning Bulk (Optioneel) Module die voor uw alle bulk-orders bij elkaar zoekt in een bepaalde route die u wilt gaan wegbrengen. U krijgt een overzicht welke vrachtauto welke orders rijdt. Bestellingen via Internet (Optioneel) Afnemers kunnen via uw website een bestelling plaatsen. Deze wordt automatisch opgenomen in uw orderverwerking. De klant krijgt een bevestiging via email met daarin het ordernummer terug. Minas-overzicht en Omzet overzicht per afnemer via Internet (Optioneel) Klanten kunnen via uw website een minas-overzicht of omzet-overzicht afdrukken. Koppeling wederverkoper met De Heus Voeders B.V. (Optioneel) Electronisch bestel-systeem voor wederverkopers van De Heus. Orders worden automatisch opgenomen in administratie-systeem van De Heus Afgeleverde gewichten + minas gegevens worden terugontvangen XML-Facturen aanmaken en via Koerhuis internet server/of eigen server beschikbaar stellen aan afnemer (Optioneel) Afnemers kunnen via website de desbetreffende factuur opvragen. Ook kunnen de XML-Facturen worden ingelezen door bv Agrovision/EDI-Circle. PDF-Facturen aanmaken en via Koerhuis internet server/of eigen server beschikbaar stellen aan afnemer (Optioneel) Afnemers kunnen via website de desbetreffende factuur opvragen

1.15

Opstarten Microfas De volgende onderdelen moet u in deze volgorde gaan invoeren, bepaalde gegevens zijn als basis weer nodig voor andere onderdelen: Importeren gegevens Dit wordt eenmalig gedaan door Koerhuis Automatisering B.V.. Hierna moet u zowel in het huidige administratie-pakket als in Microfas relevante gegevens, zoals afnemers etc., dubbel bijhouden. Wanneer u definitief bent overgestapt op Microfas dan kunt u hiermee stoppen. Verwijderen gegevens Verwijderen van afnemers, leveranciers,artikelen en grootboekrekeningen die niet meer gebruikt


60

Microfas 2005 worden. Let op indien u nog gegevens wil importeren zoals openstaande posten en/of statistieken dan geen gegevens verwijderen! Vaste gegevens Invoeren bedrijfsgegevens, bedrijf Invoeren boekperioden. Invoeren dagboeken. Alleen kode, omschrijving, type en boekstuknummer. Invoeren valuta. Invoeren landen. Invoeren btw-codes. Alleen kode, type, percentage en notatie. Invoeren vertegenwoordigers. Invoeren soorten faktuur. Alleen kode en omschrijving. Invoeren soorten afleverbon. Alleen kode en omschrijving. Invoeren leveringswijze. Invoeren bulk / zakgoed. Invoeren produktievormen. Invoeren prijs-codes. Invoeren kortinggroepen algemene korting. Soorten staffels vaak Mengvoeders en Kunstmest. Faktuur Invoeren teksten faktuur. Let op kode en . Orders Invoeren afleverteksten. Invoeren extra afleveringsinformatie. Invoeren interne informatie. Invoeren expediteurs. Invoeren autonummers. Invoeren routes. Invoeren chauffeurs. Artikelen Invoeren nieuwe prijslijst per prijslijst zonder artikelen. Invoeren gekoppelde prijslijsten. Afnemers Invoeren basis gegevens relatienummer. Invoeren gegevens afnemers. Tabblad Algemeen Land, wordt gekoppeld aan artikel-land voor omzet en btw. Losadres, faktuuradres en handelaarsadres. Email, kan gebruikt worden om minas kwartaal-overzichten te versturen via e-mail. Verkoper, de vertegenwoordiger die bij deze klant komt. Tabblad Financieel Betalingswijze, indien u apart acceptgiro's wil afdrukken moet u hier acceptgiro aangeven en de incassotermijn op 1 zetten. Betalingstermijn, wordt gebruikt voor bv betalen na 14 dagen. Dit kan ook opgelost worden via teksten faktuur. Incassotermijn, > 0 is bepalend voor automatisch aanmaken incasso-mutatie. Bankrekening, wordt in een ander onderdeel nl Financieel, Betalingsverkeer, Bankrekeningen ingevuld. Tabblad Facturen Soort faktuur, onderscheid in maand en/of week fakturen. Prijslijst, prijslijst van klant. Geen BTW Berekenen, voor klanten in buitenland met BTW-nummer. Hierdoor wordt alles tegen 0% Btw gefaktureerd.


MICROFAS

61

Valuta, wordt gebruikt om eventueel om te rekenen naar andere valuta bij faktuur. BTW-Nummer, BTW-nummer van klant. Tekst factuur, Aangeven tekst voor op factuur. Tabblad Orders Klant aanvinken indien klant bij orders aktief moet zijn. Tabblad Overig Minas overzicht/diskette aanvinken bij Minas-klanten. Mestnummer minas. UBN-Nummer. UBN-Nummer van klant. Relatienummer wordt gebruikt om van bepaalde afnemers een selectie te maken voor een mailing. Financieel, Rekeningschema Invoeren verzamelrekeningen Invoeren kostenplaatsen Invoeren grootboekrekeningen. Aangeven subadministratie bij grootboekrekening debiteuren (=afnemers) en crediteuren (=leveranciers). Aangeven verzamelrekening Bij kosten,inkoop en omzet rekeningen de btw-kode aangeven indien deze vastligt. Bij Btw-rekeningen aangeven Btw-soort voor afdracht Btw. Verdicht weergeven bij verslaggeving Leveranciers Invoeren leveranciers. Tabblad Algemeen De meeste velden proberen te vullen. Tabblad Financieel Betalingstermijn, > 0 is bepalend voor automatisch aanmaken betalingsmutatie. Betalingskenmerk, hier invullen klantnummer bij leverancier vb 12345 /. Achter / komt dan straks nog het faktuurnummer van faktuur. Vb 12345 / 45673. Dit wordt meegestuurd als omschrijving naar de bank. Bankrekening, wordt in een ander onderdeel nl Financieel, Betalingsverkeer, Bankrekeningen ingevuld. Grootboekrekening. Hier vult u de grootboekrekening in waarop geboekt wordt als u van de ze leverancier een faktuur ontvangt. Vaste gegevens Verder invoeren van bedrijfsgegevens, instellingen Verder invoeren van dagboeken Invoeren grootboekrekeningen kortingen. Alleen voor afnemers Btw 0, Btw Laag en Btw Hoog. Financieel, Betalingsverkeer Invoeren bankrekeningen afnemers, leveranciers Artikelen Invoeren verpakkingen algemeen Invoeren artikelgroepen en de standaardinstellingen van de desbetreffende groep ! Invoeren gegevens artikelen Tabblad Algemeen Artikelgroep, indien u een groep kiest wordt u gevraagd om de standaardinstellingen van deze groep over te nemen. Verpakking, inhoudsmaat voor artikel Tabblad Overig Receptnummer, ingeven receptnummer van Optimalisatie-programma. Indien voor buitenland naar aparte omzet en/of btw of andere benaming. Dit via button buitenland


62

Microfas 2005 regelen. Invoeren prijzen in basis-prijslijsten Invoeren gekoppelde prijslijsten Invoeren kortingen bij artikelen Algemene korting (Staffelkortingen bulk en/of zakgoed) Betalingskorting Bestelkorting Afnamekorting (Bonus korting) Vrachttarief Afnemers Invoeren prijs/korting afspraken afnemers. Aangeven welke kortingen en/of toeslagen afnemer krijgt Vaste algemene korting (vb .altijd 10-tons bulk-korting) Afspraken op artikel en/of groepsniveau (vb vaste prijs artikel) Orderverwerking, Invoeren faktuurregels (schaduw draaien a.d.h.v. bestaande fakturen) Invoeren, actualiseren en corrigeren orders. Afdrukken controle lijst faktuur-regels Faktuur, afdrukken Afdrukken van fakturen, zowel proef als definitief. Financieel, Betalingsverkeer, Incasso, Aanmaken incassobestand Aanmaken van incasso-bestand. Financieel, Dagboeken Invoeren van boekstukken voor kas/bank en giro-dagboeken Afboeken van incasso-lijst Invoeren van boekstukken voor inkoopboek en/of kostenboek Aanmaken van betalingsmutatie Verwerken en/of afdrukken van boekstukken Financieel, Betalingsverkeer, Betalingen, Aanmaken betalingsbestand Aanmaken van betalings-bestand Artikelen minas en etiket Ophalen recept-gegevens micromix a.d.h.v. het receptnummer bij de artikelen Invoeren van minas-gegevens van artikelen die niet automatisch vanuit micromix kunnen worden opgehaald. (Van derden)

1.16

Wisseling boek-periode Fakturering Faktureren tot en met einddatum periode. Dagboeken Financieel, dagboeken, invoeren / wijzigen boekstukken. Invoeren boekstukken per dagboek tot en met einddatum periode. Financieel, dagboeken, verwerken boekstukken. Verwerken boekstukken per dagboek per periode. Let op per dagboek doen.


MICROFAS

63

Verslaggeving Financieel, verslaggeving, journaal. Periode kiezen. Start drukken. Financieel, verslaggeving, grootboekkaarten Periode kiezen. Start drukken. Financieel, verslaggeving, proefsaldibalans Periode kiezen. Start drukken. Financieel, verslaggeving, btw-afdracht. Periode kiezen. Start drukken. Afnemers Openstaande posten. Periode kiezen. Afgeletterde mutaties aanvinken. Start drukken. Afletteren van boekingen Afletteren drukken. Leveranciers Openstaande posten. Periode kiezen. Afgeletterde mutaties aanvinken. Start drukken. Afletteren van boekingen Afletteren drukken. Periode Vaste gegevens, boekperioden. Huidige periode status op actief zetten. Nieuwe periode status op huidig zetten.

1.17

EDI-Factuur (XML) maken Algemeen Koerhuis Automatisering B.V. heeft voor het uitwisselen van EDI-bestanden een internet-server ingericht. Deze is door iedereen via internet te bereiken.De internet-server is te bereiken op: http://support.koerhuis.nl. Voor het inloggen heeft u een Gebruikersnaam en Wachtwoord nodig. Deze wordt door Koerhuis Automatisering B.V. verstrekt. Microfas In Microfas kunnen de gegevens van afnemers verstuurt worden naar Koerhuis Automatisering B.V. internet-server. Ook kan van bestaande fakturen een EDI-Factuur bestand gemaakt worden en automatisch op de internet-server gezet worden.Deze EDI-Factuur bestanden kunnen weer gebruikt worden voor uitwisseling met andere software-programma's van derden. vb Agrovision, EDI_Circle en


64

Microfas 2005 ZFactuur. Bij Afnemer Gegevens zijn er 6 velden van belang nl: deze staan allemaal op het tabblad overig Wachtw. bestellen / koerhuis server Zelf een wachtwoord kiezen. Bij een gebruiker die niet supervisor is verschijnen er alleen maar sterretjes Dit wachtwoord dient de afnemer weer te gebruiken om in te loggen op de internet-server. De Gebruikersnaam is als volgt: Van ons krijgt u een 4 cijferig bedrijfsnummer XXXX. Het bedrijfsnummer en de kode van de afnemer erachter wordt de gebruikersnaam. vb bedrijfsnummer = 0999, Kode afnemer = 01005. Dan wordt Gebruikersnaam 099901005 Koerhuis server, Actief Als u hier een vinkje zet kunnen de gegevens (Naw) en EDI-Facturen van de afnemer overgestuurd worden naar de internet-server. Op de internet-server wordt er een soort postbus aangemaakt, waarin de EDI-Facturen terechtkomen. Koerhuis server, Email Als er een email-adres is ingevuld stuurt de internet-server de afnemer een email met daarin als bijlage de EDI-Factuur. Koerhuis server, EDI-Factuur doorsturen naar EDI-Circle Indien hier een vinkje staat worden van deze afnemer de EDI-facturen doorgestuurd naar EDI-Circle. Bij EDI-Circle moet dan wel een machtiging zijn. Koerhuis server, Geen emailbericht ontvangen bestanden Indien hier een vinkje staat wordt er geen e-mail naar de afnemer verzonden. EDI-Factuur aanmaken Indien hier een vinkje staat worden van deze afnemer de EDI-facturen aangemaakt. U kunt deze eventueel dan opsturen naar de internet-server. Let op er moet dan ook een vinkje staan bij EDI-Gegegvens

Opsturen van afnemer gegevens naar de internet-server. Ga naar Module, Koppelingen met programma's Kies hier bij selectie: Exporteren (O1) via XML van afnemer-gegevens etc. Druk dan op de knop Start. Indien u een melding krijgt van Soaplib30 niet geinstalleerd. Dit bestand kunt u ophalen van http://support.koerhuis.nl onder koerhuis bestanden U moet dan soapsdk.exe ophalen en installeren op elke pc waarmee u gegevens wilt opsturen. Het programma zoekt nu kontakt met de internet-server en stuurt de afnemer-gegevens over.

Voor alle nieuwe afnemers die nog niet bekend zijn op de internet-server wordt ruimte gecreerd. Dit neemt ongeveer 1 uur in beslag. Dus pas na 1 uur kunt u ook daadwerkelijk beginnen met EDI-facturen over te sturen.


MICROFAS

65

Opsturen van EDI-Factuur bestanden naar de internet-server. Ga naar Module, Koppelingen met programma's Kies hier bij selectie: Exporteren (O2) van EDI-facturen (EDI-Factuur XML V2.2) naar Koerhuis internet-server. Data invullen Bestand: Hier kunt u aangeven in welke directory de EDI-factuurbestanden geplaatst moeten worden. (vb \koerhuis\microfas\doc) Druk dan op de knop Start. Het programma maakt als eerste de EDI-Factuur bestanden aan. U krijgt daarna de vraag om de bestanden te versturen naar de internet-server. Indien u nee kiest gebeurt er niks. De bestanden blijven in de desbetreffende lokale directory bestaan. Deze kunt u dan lokaal gebruiken. Kiest u Ja dan worden de bestanden verstuurt naar de internet-server. Als dit lukt worden de bestanden lokaal verwijderd. De afnemer krijgt nu automatisch een email bericht, indien email-adres bekend is, dat er EDI-factuur bestanden klaar staan op de internet-server.

1.18

PDF-Factuur maken Werkwijze voor Koerhuis Automatisering B.V. Micfakt.exe compileren met afnemer-nummer. Eventueel Microfas update Faktuur aanpassen met logo van bedrijf. fak_kon3.rpt in \reports Instellen in ini-file [Fakturering] FakturenInPdf=J Algemeen Koerhuis Automatisering B.V. heeft voor het uitwisselen van PDF-bestanden een internet-server ingericht. Deze is door iedereen via internet te bereiken.De internet-server is te bereiken op: http://support.koerhuis.nl. Voor het inloggen heeft u een Gebruikersnaam en Wachtwoord nodig. Deze wordt door Koerhuis Automatisering B.V. verstrekt. Microfas In Microfas kunnen de gegevens van afnemers verstuurt worden naar Koerhuis Automatisering B.V. internet-server. Ook kan van bestaande fakturen een PDF-Factuur bestand gemaakt worden en automatisch op de internet-server gezet worden.Deze PDF-Factuur bestanden kunnen weer gebruikt worden voor uitwisseling met andere software-programma's van derden. vb ZFactuur. Bij Afnemer Gegevens zijn er 5 velden van belang nl Email Als er een email-adres is ingevuld stuurt de internet-server de afnemer een email met daarin als bijlage de PDF-Factuur. Wachtwoord Internet Zelf een wachtwoord kiezen. Bij een gebruiker die niet supervisor is verschijnen er alleen maar sterretjes Dit wachtwoord dient de afnemer weer te gebruiken om in te loggen op de


66

Microfas 2005 internet-server. De Gebruikersnaam is als volgt: Van ons krijgt u een 4 cijferig bedrijfsnummer XXXX. Het bedrijfsnummer en de kode van de afnemer erachter wordt de gebruikersnaam. vb bedrijfsnummer = 0999, Kode afnemer = 01005. Dan wordt Gebruikersnaam 099901005 EDI-Gegevens Als u hier een vinkje zet kunnen de gegevens (Naw) en de PDF-facturen van de afnemer overgestuurd worden naar de internet-server. Op de internet-server wordt er een soort postbus aangemaakt, waarin de PDF-Facturen terechtkomen. PDF-Factuur Indien hier een vinkje staat worden van deze afnemer de PDF-facturen verstuurd naar de internet-server. Let op er moet ook een vinkje staan bij EDI-Gegegvens Geen Email bericht Indien hier een vinkje staat wordt er geen e-mail naar de afnemer verzonden.

Afdrukken fakturen. U kunt bij het afdrukken onderscheid maken welke afnemers u wilt uitdraaien. Indien u bij Alleen PDF-Facturen een vinkje zet worden alleen deze afnemers uitgedraaid. Hierdoor krijgt u een stapel met facturen die u niet hoeft te versturen Als u klaar bent met afdrukken kunt u de volgende run doen met het vinkje uit. Nu worden alle andere afnemers uitgedraaid.

Opsturen van afnemer gegevens naar de internet-server. Ga naar Koppelingen met programma's Kies hier bij selectie: Exporteren (O1) via XML van afnemer-gegevens etc. Druk dan op de knop Start. Indien u een melding krijgt van Soaplib30 niet geinstalleerd. Dit bestand kunt u ophalen van http://support.koerhuis.nl onder koerhuis bestanden U moet dan soapsdk.exe ophalen en installeren op elke pc waarmee u gegevens wilt opsturen. Het programma zoekt nu kontakt met de internet-server en stuurt de afnemer-gegevens over.

Voor alle nieuwe afnemers die nog niet bekend zijn op de internet-server wordt ruimte gecreerd. Dit neemt ongeveer 1 uur in beslag. Dus pas na 1 uur kunt u ook daadwerkelijk beginnen met PDF-facturen over te sturen. Opsturen van PDF-Factuur bestanden naar de internet-server. Ga naar Koppelingen met programma's Kies hier bij selectie: Exporteren (O3) van PDF-facturen naar Koerhuis internet-server. Data invullen Druk dan op de knop Start. Het programma zet eerst de PDF-Factuur bestanden klaar. U krijgt daarna de vraag om de bestanden te versturen naar de internet-server. Kiest u Ja dan worden de bestanden verstuurt naar de internet-server.


MICROFAS

67

De afnemer krijgt, indien email-adres bekend is, automatisch een email bericht.

1.19

Koppeling De Heus Voeders B.V. Werkwijze voor Koerhuis Automatisering B.V. DeHeus.exe + evt microfas update Instellen in INI-file KoppelingDeHeus = J Hierdoor komt er een menu item bij module. DeHeus.exe 1 keer opstarten via module , hierdoor krijg je basis ini-instellingen. Instellen in INI-file Voor ftp KlantNummer=XXXXXX00 FtpServerIPAdres=194.151.65.60 FtpGebruiker=XXXXXX FtpWachtwoord= Directory voor de bestanden Directory_Gegevens= LogGevoeligheid=0 Voor eventueel prijzen inlezen DHV PrijslijstKode=? Mag klantnummer losadres doorgegeven worden naar DHV LosAdresNummerDoorgeven=N Instellen in Microfas Vaste gegevens, Soort afleverbon bij combinaties DEHEUS (=standaard zenden op Ja) of DEHEUSN (=standaard zenden op Nee) neerzetten Eventueel ALG_Koppeling vullen met gegevens uit ART_Mineralen_Vertaaltabel ID_Soort = 200, ID_Sub = ID van Leverancier De Heus

Werkwijze voor wederverkoper Module, koppelingen derden vertaaltabel 100 Leverancier DHV als leverancier invullen bij leverancier DHV invullen, met kode derde: DEHEUSORD Onderdeel gebruiken als artikel en/of afnemer nummers niet overeenkomen met DHV


68

Microfas 2005

200 Leverancier, artikelen altijd bij leverancier DHV kiezen Artikelnummers met lengte 6 vb Kode derde: 005020 (Euro rood) 201 Leverancier, afnemer altijd bij leverancier DHV invullen Afnemers met lengte 6 vb Kode derde: 001H65

Orderverwerking Alleen orders met status ingebracht of afgedrukt kunnen worden klaargezet Ze worden dus klaargezet en nog niet verstuurd ! Module, Koppelingen De Heus Voeders B.V. A Versturen orders A kiezen en op start drukken Als alles correct verloopt wordt er binnen 5 minuten een email teruggestuurd door DHV. Hierin staan de bestellingen B Ontvangen orders B kiezen en op start drukken Alle orders die worden ontvangen worden de afgeleverde gewichten teruggelezen ook wordt de status van de order op geactualiseerd gezet C Aanvragen orderlijst van bestelde orders C kiezen en op start drukken Er wordt binnen 5 minuten een email gestuurd door DHV met daarin alle bestelde orders D Ophalen van minas-gegevens van afgeleverde orders D kiezen en op start drukken Deze worden door DHV klaargezet na het facturen Programma probeert bij de desbetreffende statistiek-regels de minas terug schrijven Indien dit niet lukt wordt de gehalte in de mineralen-tabel opgenomen

te

E Ophalen en inlezen prijzen E kiezen en op start drukken Programma leest de prijzen van DHV in de aangegeven prijslijst (INI) De datum wordt bepaald door DHV ALLE ARTIKELEN worden ingelezen behalve bij artikelen waarin het veld Fabrieksnummer een P staat ! F Verzenden van EDI-Xml facturen voor Dairy Compass (Optioneel)


MICROFAS

69

F kiezen Periode kiezen van de factuurdatum. Alle afnemers die bij overig, EDI-Factuur een vinkje hebben staan worden verzonden De artikelen die mee doen met Dairy Compass van DHV worden via het artikel-bestand (PDAAAAAA_RRRRRRRR.txt) van DHV bepaald. (Deze artikel-bestanden worden, voordat de EDI-Xml facturen worden gemaakt, opgehaald.) Start drukken Let op: De gehele factuur wordt verzonden dus ook de artikelen die niet meedoen met Dairy Compass of niet van DHV zijn ! Standaard doen alleen de artikelen van DHV mee met Dairy Compass. Ook kunnen eigen artikelen (= Niet DHV artikelen) meedoen met Dairy Compass. U moet dan in het veld Fabrieksnummer een E invullen. Ook moet U met DHV overleggen welk artikelnummer in de vertaaltabel moet worden ingevuld. M.a.w. u MOET eerst van DHV een artikelnummer krijgen.

1.20

Koppeling Z factuur Werkwijze voor Koerhuis Automatisering B.V. Setup van NetkhZfactuur.exe + microfas update fak_kon4.rpt in \reports Instellen in ini-file [Algemeen] KoppelingZfactuur=J [Fakturering] NaFakturerenDirectNaarEdiFaktuur=J [Zfactuur] basisurl=https://mijnfacturen.zfactuur.nl gebruikersnaam=? wachtwoord=? modus=T of P T=Test, P=Produktie pakketcode=0 of 1 0=Alleen Xml, 1=Xml + Pdf Met pakketcode = 0 Alleen Xml wordt bedoeld: Z-factuur heeft alleen de xml-bestand nodig en maakt zelf een factuur. Met pakketcode = 1 Xml + Pdf wordt bedoeld: Z factuur heeft beide bestanden nodig. Layout wordt bepaald door Microfas. Met modus=T Test wordt bedoeld: Van alle Z factuur deelnemers worden de facturen verzonden naar Z factuur, deze worden nog NIET digitaal afgeleverd bij de afnemer. Met modus=P Produktie wordt bedoeld: Van alle Z factuur deelnemers worden de facturen verzonden naar Z factuur, en afgeleverd bij afnemer zelf.


70

Microfas 2005

Werkwijze facturering Module, Koppeling Z factuur Gegevens, Afnemer Aangeven van welke afnemers de facturen verstuurd mogen worden. Deze afnemers op de status verzenden zetten. Als een afnemer ook een Z factuur deelnemer is wordt de status Z factuur deelnemer en wordt de AgroSwitchID gevuld. Met de knop <Match afnemers> kan vooraf al gekeken worden welke afnemers Z factuur deelnemer zijn. Als een afnemer Z-factuur deelnemer is dan wordt automatisch bij de afnemer EDI-Facturen en PDF-Facturen aangevinkt. Vanaf dat moment wordt er van deze afnemer dus een PDF en een XML gemaakt. Deze zijn nodig bij het verzenden. Ook kan het zijn dat de afnemer niet direct wordt gezien als Z-factuur deelnemer. Dan komt er in de logging bij deze afnemer te staan : EVALUATING Z factuur heeft a.d.h.v. de verstrekte gegevens meer tijd nodig om te kijken of deze afnemer Z-factuur deelnemer is. Een afnemer met de status NOMATCH is een afgekeurde afnemer. Z factuur gebruikt meerdere gegevens van afnemer om een afnemer te matchen. Dit zijn: Bedrijfsnaam Postadres Postcode + Huisnummer Bankrekening AgroSwitchID BTW-nummer UBN-nummer Afdrukken facturen Bij afdrukken ziet u het veld Z factuur deelnemers: Als u deze aan vinkt worden alleen de facturen afgedrukt die Z factuur deelnemer zijn. Hierdoor krijgt u een stapel facturen die u misschien niet meer per post hoeft te versturen, omdat deze digitaal worden aangeleverd aan Z factuur deelnemers. Module, Koppeling met programma's Kies hier bij selectie: Exporteren (O2) van EDI-facturen (EDI-Factuur XML V2.2) naar Koerhuis internet-server. Module, Koppeling Z factuur Gegevens, Factureren, Verzenden


MICROFAS

71

Met dit onderdeel worden de facturen verstuurd naar Z factuur Aangeven van welk jaar en vanaf welk factuurnummer. Programma haalt laatste factuurnummer op. Op start drukken. Op scherm kunt u de voortgang volgen, en eventueel meldingen zien waarom iets niet goed gaat. Als een factuur wordt afgekeurd kunt u deze terugvinden in het bestand ..\microfas\doc\zfactuur_fout.log Als een factuur wordt afgekeurd kunt u deze terugvinden in het bestand ..\microfas\doc\zfactuur_ok.log Ook wordt er een algemene log aangemaakt. Deze kunt u terugvinden in ..\microfas\doc\zfactuuryyyyMMddhhmmss.log Gegevens, Factureren, Status Met dit onderdeel kunt u kijken of een bepaalde factuur is verzonden naar Z factuur. De factuur wordt alleen opgenomen als de modus = P (productie) is.

1.21

Opheffen Blokkade Code Het kan voor komen dat u in uw huidige Microfas een blokkade krijgt dat uw licentie is verlopen. U heeft dan een maand de tijd vanaf de 1e melding om Koerhuis Automatisering B.V. hierover te bellen. U krijgt van ons dan een nieuwe code. Voor de berekening van de code hebben we de oude code nodig die in de melding staat vermeld. De nieuwe code die u van Koerhuis Automatisering B.V. krijgt is een dag geldig. Ook kan het zijn dat u een blokkade krijgt in Microfas die in een andere directory staat. Vaak zijn dit kopieen van afgesloten jaren. Als nu uw huidige Microfas geen blokkade heeft kunt u zelf de blokkade opheffen ! U sluit eerst alle Microfas af. U start uw huidige Microfas op. Ga naar Vaste gegevens, bedrijfsgegevens. Hier laat u het scherm op staan. Start nu Microfas op met de blokkade. U krijgt de licentie melding Druk nu in uw huidige Microfas op de knop (rechts boven). Als het goed is krijgt u een melding dat de blokkade is opgeheven.


Table of Contents. Part I MICROFAS 6. Microfas Foreword 0. Aanmaken... incassobestand Aanmaken... acceptgiro's Verwijderen

Recommend Documents