SZENTENDREI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL JEGYZŐ Előkészítésben közreműködött: Jegyzői kabinetvezető
A határozati javaslat elfogadásához egyszerű többség szükséges!
BESZÁMOLÓ
a hivatali ügyintézésről, a törvényesség helyzetéről, az ügyfélfogadás tapasztalatairól, ügyfélfogadással kapcsolatos új célkitűzésekről (Készült: a Jogi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottság 2014. május 14-i ülésére) Tisztelt Bizottság! Vezetői összefoglaló: Szentendre Város Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló, módosított 27/2008. (IX. 10.) Önk. sz. rendelet 48. §. (2) bekezdése értelmében „A jegyző köteles legalább évenként beszámolni a Képviselő-testületnek a hivatali ügyintézésről, a törvényesség helyzetéről, az ügyfélfogadás tapasztalatairól.” A Képviselő-testület az ügyintézésről, a törvényesség helyzetéről, az ügyfélfogadás tapasztalatairól, ügyfélfogadással kapcsolatos új célkitűzésekről készült beszámoló elfogadását átruházta a Jogi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottságra. Részletes kifejtés: A 2013. évben lefolytatott hatósági ügyintézés törvényességi ellenőrzésének eredményéről, a Hivatalban megvalósuló ügyfélfogadási rend tapasztalatairól, egyéb ellenőrzésekről, valamint a legfontosabb 2014. évre vonatkozó hivatali célkitűzésekről a következő tematika szerinti beszámolót adom: 1. Ügyfélfogadás rendje, ügyiratforgalmi statisztika. 2. Törvényességi, és egyéb ellenőrzések: a) Felügyeleti szerv (Budakörnyéki Főügyészség, Pest Megyei Kormányhivatal) felülvizsgálata során tett törvényességi észrevételek. b) Hivatalon belül lefolytatott eljárásjogi vizsgálat 3. Új és folyamatban lévő projektek előkészítése, megvalósulása: a) b) c) d)
Hivatali struktúra átalakítása, menedzsment szervezet kialakítása Kistérségi települések jegyzőinek jegyzői klubja – egységes jogalkalmazás érdekében Közérdekű adatok közzététele a honlapon 2013. évi kiemelt feladatok koordinálása, végrehajtása
4. Hivatal 2014. évre vonatkozó célkitűzései a) 2014. évi Országgyűlési képviselő választás, Európai Parlamenti képviselő választás, valamint a polgármester és önkormányzati képviselő, nemzetiségi önkormányzati képviselő választás lebonyolítása b) Hivatalon belüli oktatások, jogszabályváltozások figyelemmel kisérése c) Kapcsolattartás a lakossággal, a hivatal tevékenységének kifelé történő kommunikálása, ügyfélbarát hivatal működtetése d) Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal működtetése
1.) Ügyfélfogadás rendje, ügyiratforgalmi statisztika A hivatali ügyintézés, az ügyfélfogadás tapasztalatai: - A tisztségviselők fogadóóráin megjelenő ügyfelek bejelentései az e célra rendszeresített bizonylaton nyilvántartásba vételre kerülnek. A fogadóórán megjelentek bejelentéseit, panaszait a jegyzői kabinet vezetőjének koordinálásával a Hivatal érintett irodája, ügyintézője kezeli, és teszi meg a szükséges lépéseket, melyről az ügyfél – a panasz jellegétől függően - visszajelzést kap. - Több forrásból visszajelzést, információt kaphatunk a lakosság megelégedettségéről, igényeiről, esetleges negatív tapasztalatairól valamint a városban tapasztaltakról az Ügyfélszolgálaton megtalálható „Város-könyv”, az ingyenes „zöld szám” (06-80-204-725) és zöld e-mail bevezetésével (
[email protected]), valamint az „Észrevettem, szólok…” elnevezésű láda kihelyezésével a portán. A zöldszámon tett bejelentéseket naponta meghallgatjuk és rögzítjük (korábban hetente történt az üzenetek rögzítése, azonban a zöldszám bevezetése óta egyetlen alkalommal, 2013. március közepén előfordult, hogy megtelt a rögzítő memóriája, így a 1
hasonló esetek elkerülése érdekében áttértünk a napi rögzítésre), a zöld e-mailen tett bejelentéseket naponta kinyomtatjuk és jegyzői szignálást követően eljuttatjuk az illetékes ügyintézőhöz (távolléte esetén helyetteséhez), szervezethez intézkedésre. Ezáltal biztosítottá válik, hogy az ügyfél levele mindenképpen eljusson az érintetthez, és ne fordulhasson elő, hogy a címzett távolléte, szabadsága miatt levele hosszabb időre megválaszolatlan marad. Az „Észrevettem, szólok…” elnevezésű ládába elhelyezett, a városban észlelt kisebb problémákat jelző bejelentésekre írásban nem válaszolunk, hanem továbbítjuk az Ügyfélszolgálatra, hogy az illetékes szervezet (mely többnyire a VSZN Zrt) vizsgálja meg az elvégezhető intézkedési lehetőségeket, és mielőbbi gyakorlati megoldást igyekezzen találni azok orvoslására. - Gyakran előforduló eset, hogy a városlakók a számukra is ismerhető és elérhető jegyzői vagy polgármesteri e-mail címre küldik meg panaszos leveleiket. Ezen problémákat is haladéktalanul továbbítjuk az illetékes ügyintéző felé, és a jegyzői kabinet vezetőjének közreműködésével azonnali visszajelzést küldünk az ügyfélnek panasza illetékes szakreferenshez történő továbbításáról és a probléma kivizsgálásának megkezdéséről. Amennyiben városüzemeltetési jellegű panasz érkezik, azokat a Városi Ügyfélszolgálat felé továbbítjuk, akik a VSZN Zrt-vel történt egyeztetést követően tájékoztatják az ügyfelet panaszának lehetséges megoldásáról, valamint a megtett intézkedésekkel kapcsolatban. A panaszkezelés rendjére vonatkozóan belső szabályozás került kiadásra a Hivatalban, mely összhangban van a VSZN Zrt. Vezérigazgatója által kiadott utasítással biztosítva, hogy az ügyfelek panaszai minél gyorsabban a megfelelő, hatáskörrel rendelkező szervhez, személyhez kerüljenek intézkedésre és válaszadásra. Az ügyiratforgalmi statisztika (melléklet) segítségével átfogó kép nyerhető az ügyiratforgalom nagyságáról, ügytípusonkénti megoszlásról, továbbá az egyes előadók és szervezeti egységek folyamatban lévő, illetve hátralékos ügyeinek számáról. Az elsőfokú hatósági statisztikát – az államigazgatási, illetve önkormányzati hatósági ügyben hozott határozatok – jogszabályi előírások alapján a KSH kéri évenként az önkormányzatoktól és más közintézményektől. Ez a statisztika az ügyekhez tartozó határozatokról tartalmaz információkat. Az önkormányzati struktúrából következik az, hogy az önkormányzati hatósági ügyek címzettje a Képviselő-testület, míg az államigazgatási hatósági ügyek címzettje a feladat és hatáskörrel rendelkező jegyző. A Képviselő-testületnek ez utóbbinál – hatáskör hiányában – nincs kompetenciája. Ebből adódik az, hogy az államigazgatási hatósági ügyekben másodfokon – fő szabály szerint – a Pest Megyei Kormányhivatal jár el, míg önkormányzati hatósági ügyekben, ha első fokon a polgármester, vagy a bizottság hozott döntést, akkor másodfokon a Képviselő-testület fog eljárni. Ha az ügyfélnek a Képviselő-testület által hozott döntés nem felelt meg, akkor jogszabálysértésre hivatkozva a döntést a bíróságnál támadhatta meg.
A Hivatalban iktatott ügyiratok száma 2013. évben 66.478 db volt, amely közel azonos nagyságrendű a korábbi évek iktatott ügyirataival. 2011. évben
2012. évben
2013. évben
Államigazgatási ügyben hozott határozatok - határidőn belül - határidőn kívül - saját hatáskörben módosított vagy visszavont Kormányhivatal – II. fokon járt el, és – helybenhagyta - megváltoztatta - megsemmisítette Dekoncentrált szerv felülvizsgálta, és helybenhagyta Bíróság
38670 38668 2 0 21
28929 28924 5 0 11
21331 21299 32 0 3
6 4 0
3 5 0
6 2 0
0
0
0
Az államigazgatási ügyekben hozott határozatok száma, a korábbi évekhez képest némi csökkenést mutat, melynek egyik oka, hogy jogszabályváltozás következtében számos eljárás lett bejelentés köteles eljárás, ez azonban az elvégzendő feladat mennyisége tekintetében nem jelent kevesebb terhet az ügyintézők számára, mivel csak az eljárás végén történő döntés meghozatalára nem kerül sor, azonban ez így nem jelenik meg a statisztikában az érdemi döntéssel záródó ügyek között. Emellett 2013. január 1-jétől az Okmányiroda, Gyámhivatal és néhány szociális és igazgatási jellegű hatáskör járási hivatalhoz történő átkerülése is okozhatta az ügyiratforgalom kisebb mértékű csökkenését. A 2012-évben több alkalommal végbement szervezeti átalakulás következtében valamint a járási hivatal felállításával a 2013. évben csökkenő létszámmal láttuk el a korábbi évekhez hasonló számú ügyiratforgalmat, amellett, hogy a Pilisszentlászlóval létrehozott közös hivatal kapcsán jelentősen megnövekedett az önkormányzati feladatok száma, melyet a már meglévő hivatali apparátussal láttunk el, hiszen a többletfeladatok ellenére újabb státuszok nem kerültek létrehozásra. 2013. január 1-jén bekövetkezett jogszabályváltozás nyomán az Építéshatósági Iroda a korábbi kistérségi települések tekintetében körzetközponti feladatokat lát el. A kistérségi településeken összesen 28 fő látta el mindazt a feladatmennyiséget, melyet nálunk 13 település tekintetében 18 fő lát el. 2
Korábbi években hozott önkormányzati hatósági ügyek számához képest 2013-ban csökkent a döntések száma. 2011. évben Önkormányzati hatósági ügyben hozott határozatok - határidőn belül - határidőn túl - fellebbezések száma - saját hatáskörben módosított vagy visszavont - képviselő-testület helybenhagyta Bíróság
2.)
1372 1372 0 0 0 0 0
2012. évben
2013. évben 799 799 0 0 0 0 0
702 702 0 1 0 1 0
Törvényességi és egyéb ellenőrzések a Hivatalban:
a) A Pest Megyei Kormányhivatal törvényességi vizsgálatai: 2013. év nyarán a Pest Megyei Kormányhivatal Munkaügyi Központja végzett a Hivatalban ellenőrzést, mely a közmunkaprogram vizsgálatára terjedt ki. Ennek során az ellenőrzést végzők megvizsgálták a szerződéses munkaköri leírás szerinti foglalkoztatás teljesítését valamint az egészségügyi alkalmassági vizsgálatok meglétét. A vizsgálat egy helyszíni ellenőrzésre is kiterjedt, melynek során Pilisszentlászló településen személyesen ellenőrizték a közmunkások szerződés szerinti munkavégzését. A Kormányhivatal az ellenőrzés során hiányosságot nem tapasztalt.
b) A Hivatal kollégáinak lezárt és folyamatban lévő ügyeinek eljárásjogi szempontból történő felülvizsgálata: A korábban alkalmanként előforduló gyakorlatnak megfelelően 2013. október 1. - november 30. között a Hivatalban egy kiválasztott kolléga munkájának felülvizsgálatára, ellenőrzésére került sor a jegyzői kabinet vezetőjének közreműködésével. A vizsgálat a jogszabályi előírásoknak való megfelelésre, a határidő megtartására, az eljárások alkalmával és a döntéshozatal során alkalmazandó eljárásjogi szabályok ellenőrzésére és áttekintésére terjedt ki. A vizsgálat elrendelésének célja a helyes jogalkalmazói gyakorlat, eljárásrend kialakításának segítése volt. A kabinetvezető a közel két hónapos vizsgálat során áttekintette a kijelölt kolléga valamennyi ügyiratát és összefoglaló jelentésében részletes tájékoztatást adott az abban esetlegesen fellelhető hibákkal kapcsolatban. A vizsgálat eredményeként megállapításra került, hogy az eljárási szabályok maradéktalan betartása, követése nem valósult meg minden esetben, azonban a feltárt hiányosságok tisztázása és az ez alapján egyeztetett helyes és alkalmazandó eljárási rend a kolléga pontosabb és hatékonyabb munkavégzésének segítését szolgálta, mert azóta a korábbi pontatlanságokat nem észleltük.
3.
Új és folyamatban lévő projektek előkészítése, megvalósulása:
a) Hivatali struktúra átalakítása, menedzsment szervezet kialakítása A 2012. évben lezajlott reorganizáció folyamatában az önkormányzati intézmények és a hivatali szervezet átalakítását követően hatályba lépett jogszabályváltozások további változást eredményeztek a hivatal korábban kialakított struktúrájában. A 2012. decemberi testületi ülésen döntés született a városi menedzsment szervezet és a Polgármesteri Hivatal átalakítására vonatkozóan. Az átszervezés okai: - járási hivatal felállítása, - közös önkormányzati hivatal létrehozása Pilisszentlászlóval, - a 13 kistérségi település építéshatósági feladatainak változatlan színvonalon történő ellátása, - a főépítész városstratégiai menedzser alá rendelése, - közterületi előadó munkakör Általános alpolgármester alá rendelése közterület-használati koordinátor munkakörként - oktatási intézmények gazdasági feladatainak ellátása.
3
1.) Járási hivatal felállítása A járási hivatal 2013. január 1-i felállításával a Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti struktúrája is megváltozott. A hivatal szervezeti egységei közül a Gyámhivatal és az Okmányiroda feladatait a fenti időponttól a járási hivatal látja el. A Pest Megyei Kormányhivatal és Szentendre Város Önkormányzata között létrejött megállapodás alapján a Hivatal 14 álláshelye került át a járási hivatalhoz.
2.) Közös hivatal létrehozása Pilisszentlászlóval 2013. január 1-től a 2000 fő alatti településeken megszűnt a Polgármesteri Hivatal. Pilisszentlászló szándékát fejezte ki, hogy közös hivatalt szeretne létrehozni Szentendrével, mely kérését a jogszabály alapján kötelesek vagyunk teljesíteni, nem tagadható meg, viszont ezzel kapcsolatos megállapodást kell a feleknek a részletfeltételekről kötniük. A közös önkormányzati hivatal felállításával biztosítani kell az igazgatási munka folyamatos ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket, ügyfélfogadást, valamint a közös önkormányzati hivatal jegyzője vagy aljegyzője illetve megbízottja köteles a képviselő-testület ülésén részt venni és az ott szükséges tájékoztatást megadni. Pilisszentlászló képviselő-testületének valamint szlovák nemzetiségi önkormányzata testületének működésével összefüggő feladatok ellátása érdekében szükség volt 0,5 testületi referens álláshely létrehozására. Az együttműködés értelmében a hivatal látja el Pilisszentlászló község tekintetében az adóhatósági, igazgatási, pénzügyi, személyzeti, szervezési, közterület-felügyelői, anyakönyvvezetői feladatokat, valamint a közös önkormányzati hivatal készíti elő az előterjesztéseket, rendelet-tervezeteket a pilisszentlászlói képviselő-testület és szlovák nemzetiségi önkormányzat képviselő-testület üléseire, valamint intézkedik a határozatok végrehajtásáról. 2013. évben a szentendrei 10 rendes, 11 rendkívüli és 2 közmeghallgatás mellett Pilisszentlászló település önkormányzatának 8 rendes ülés, 6 rendkívüli ülés és 1 közmeghallgatás valamint 6 nemzetiségi önkormányzati ülés előkészítésével és lebonyolításával együtt járó feladatok elvégzéséről kellett gondoskodnia a Hivatal kollégáinak. A megállapodás alapján a közös hivatal kirendeltségén, Pilisszentlászlón hetente egy alkalommal, kedden, 14:00-17:00 óráig az adó-és szociális igazgatás területét képviselő közös hivatali munkatársak ügyfélfogadást tartottak a pilisszentlászlói lakosok számára.
3.) A 13 kistérségi település építéshatósági feladatainak ellátása Az építésügyi és az építés-felügyeleti hatóságok kijelöléséről és működési feltételeiről szóló kormányrendelet módosításának alapján 2013. január 1-től az építéshatósági jogkörök szétválasztásra kerültek. A kiemelt építésügyi hatósági ügyekben első fokú kiemelt hatóságként egyes járási hivatalok szakigazgatási szerveként működő járási építésügyi hivatal jár el, az egyéb, nem kiemelt ügyekben első fokú építésügyi hatósági jogkörben pedig a járásszékhely települési önkormányzat jegyzője illetékes. A rendelet módosítás értelmében 2013. január 1-től Szentendre látja el mind a 13 kistérségi/ járási település vonatkozásában az építésügyi hatósági feladatokat. A 11 fővel működő és Szentendre mellett Pilisszentlászló, Csobánka, Pilisszentkereszt építéshatósági feladatai ellátó Építéshatósági Iroda létszámát így szükséges volt bővíteni 7 álláshely létrehozásával, azonban a létszámbővítés ellenére is kevesebb, azaz 18 fővel kell gondoskodni a korábban a kistérségben 28 fő által ellátott feladatmennyiség elvégzéséről. A feladat ellátásához szükséges irodai eszközöket (bútor, számítógépek) a települések megállapodás alapján rendelkezésünkre bocsátották. 2013. január 1-től bekövetkező jogszabályváltozások eredményeként az engedélyezési eljárás határideje 60 napról 15 napra csökkent, emellett bevezetésre került az elektronikus ügyintézési rendszer (ÉTDR), melynek használata során felmerülő rendszerhibák kezdetben jelentősen megnehezítették a kollégák eredményes ügyintézését. Emellett egy másik rendszer, az elektronikus országos építésügyi nyilvántartási rendszer működésével is meg kellett ismerkedniük az ügyintézőknek, mely az építésügyi bírságokat, elektronikus építési naplót, statisztikai nyilvántartásokat kezeli. A kollégák a hatósági feladatok ellátása mellett ügyfélszolgálati tevékenységet is végeznek, és az ÉTDR bevezetésével a beérkező kérelmek rendszerbe történő feltöltéséről is nekik kell gondoskodniuk, mely jelentős többletterhet eredményez számukra.
4.) Főépítész városstratégiai menedzser alá rendelése A városi főépítész 2012. évben a Vagyongazdálkodási Iroda szervezeti egysége alá tartozott, és osztott munkakört látott el. A településképi véleményezési eljárásról szóló rendelet több olyan városstratégai szempontból kiemelt jelentőségű feladatot delegált a főépítészhez, amelyet osztott munkakörben nem lehet ellátni, illetve amely feladatkör szorosan kapcsolódik a Polgármesterhez, ezért szükséges volt a főépítészi feladatokat tartalmazó munkakör Városstratégiai menedzser alá rendelése. A településképi véleményezési és bejelentési eljárások bevezetésével szükség volt egy a főépítész munkáját segítő munkakör felállítására, így 2013. március hónapban a Képviselő-testület döntött a főépítészi asszisztensi álláshely létrehozásáról, akinek feladata a településképi véleményezési és bejelentési eljárásokkal kapcsolatos szakvélemények előkészítése, valamint egyéb adminisztratív feladatok ellátása. A munkakör 2013. szeptember hónapban főépítészi koordinátor elnevezéssel a Polgármester alá tartozó szervezeti egységben került feltüntetésre. 4
5.) Közterületi előadó munkakör Általános alpolgármester alá rendelése közterület-használati koordinátor munkakörként A korábban Közigazgatási és Népjóléti Iroda szervezeti egységéhez tartozó közterületi előadó munkakör általános alpolgármester irányítása alá történő átszervezését az indokolta, hogy az általános alpolgármester feladatkörébe tartozik a civil szervezetekkel és vállalkozókkal való kapcsolattartás, és a közterület-használati és behajtási engedélyekkel kapcsolatos eljárások leginkább ezt a réteget érintik. A módosítással a közterületekkel kapcsolatos feladatok ellátásának szakmai és operatív irányítási feladatai a Jegyzőtől az Általános alpolgármesterhez kerültek át.
6.) Oktatási intézmények gazdasági ügyintézőinek továbbfoglalkoztatása 2013. január 1-jétől a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ állományába kerültek az iskolák pedagógusai, valamint a nevelő- és oktatómunkát közvetlenül segítő közalkalmazottak. A Képviselő-testület a 365/2012. (XI. 29.) Kt. sz. határozatában úgy döntött, hogy a technikai dolgozók az önkormányzat, illetve a VSZ Zrt. állományába kerülnek. A határozat értelmében a Közös Önkormányzati Hivatal Közgazdasági Irodájának szervezeti egységében kerültek továbbfoglalkoztatásra az iskolák gazdasági ügyintézői, ezt követően 2013. szeptember 15-től a VSZ Zrt. állományába kerültek.
2013. január 1-től a Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal 107,25 fővel látja el feladatait. A létszámcsökkenés mellett az ügyiratforgalomban jelentős csökkenés nem tapasztalható, azonban a szervezeti átalakítások, az önkormányzatra háruló jelentős feladatmennyiség ellenére mindent elkövetünk annak érdekében, hogy az ügyfelek a lehető legkevesebb negatívumot érzékeljék.
b) Kistérségi települések jegyzőinek jegyzői klubja – egységes jogalkalmazás érdekében 2006. második felében abból az indíttatásból és elgondolásból, hogy a kistérségi települések folyamatosan kapcsolatban legyenek, és együtt tudjanak működni egyes területek egyeztetése, esetlegesen felmerülő problémák megoldása érdekében, létrejött egy un. „Jegyzői Klub”. A jegyzői klub jelenleg minden, kistérséget érintő kérdés megvitatása és a szakmai tapasztalatcserék érdekében havi rendszerességgel összeül. Célkitűzései között szerepel, hogy minden olyan jogszabályi változást átgondoljanak, mely a hivatalok feladatellátását, hatósági ügyintézést érinthet. A közös „gondolkodás” eredményeként a módosítások gyakorlatban történő végrehajtására keressük a törvény keretei között a legmegfelelőbb, és leghatékonyabb megoldást, egyes területeken a jogalkalmazás egységesítésére törekedünk. A 2014. évi országgyűlési képviselő választáshoz kapcsolódóan az országgyűlési egyéni választókerülethez a kistérségi/járási településeken túl további négy település (Pilisborosjenő, Pilisszántó, Pilisvörösvár, Üröm) is csatlakozott, így a 2013. évben már ezen települések jegyzőinek részvételével került sor a jegyzői értekezletek megtartására. Ezen települések egy része jelezte, hogy a választási feladatok megszűnése után is szeretne csatlakozni a közös munkához, mivel szakmai téren nagyon hasznos a Jegyzői Klubban folyó munka. A jegyzői klub keretén belül megvitatásra került témák pl: - 2014. évi választásokkal kapcsolatos teendők, eljárási szabályok egyeztetése - jogszabályváltozások figyelemmel kísérése, - hatósági eljáráshoz, önkormányzati rendeletek megalkotásához, módosításához kapcsolódó kormányhivatali állásfoglalások, - járási hivatal felállításával kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése.
c) Közérdekű adatok közzététele a honlapon Az elektronikus információszabadságról szóló törvény előírásai szerint a Hivatal a feladatkörébe tartozó ügyekben köteles elősegíteni a közvélemény pontos és gyors tájékoztatásának. A tájékoztatási kötelezettség többek között az önkormányzat hatáskörére, illetékességére, szervezeti felépítésére, szakmai tevékenységére, működésére vonatkozó jogszabályokra, költségvetésére, vagyonának kezelésére, a közpénzek felhasználására és erre kötött szerződésekre terjed ki. Ennek a feladatunknak eleget téve gondoskodunk a honlapra kerülő hivatalos adatok, jegyzőkönyvek folyamatos szolgáltatásáról, a közzétételi listákon szereplő adatok, dokumentumok frissítéséről, helyesbítéséről.
5
A honlap bővítése, felülvizsgálata folyamatos, a lakosság pontos és gyors tájékoztatás érdekében eleget tettünk az elektronikus információszabadságáról szóló törvény közérdekű és közérdekből nyilvános adatok közzétételére vonatkozó előírásának, és az adatokat folyamatosan pontosítjuk, aktualizáljuk.
d) 2013-ban több jelentős feladat végrehajtása, koordinálása is kihívást jelentett a Polgármesteri Hivatal számára: - járási kormányhivatal létrejötte - közös önkormányzati hivatal megalakulása - időközi önkormányzati képviselő választás lebonyolítása - Hivatalon belüli oktatások, jogszabályváltozások figyelemmel kísérése - felkészülés a 2014. évi országgyűlési képviselő választásra, EP képviselő választásra, valamint a polgármester és önkormányzati képviselő, nemzetiségi önkormányzati képviselő választásra.
1.) Járási Hivatal létrejötte 2013. január 1-jével felállításra kerültek a járási kormányhivatalok. A járások és járási (fővárosi körzeti) hivatalok a fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti egységeiként, kirendeltségeiként jöttek létre. Legfontosabb feladatuk a megyei szintnél alacsonyabb szinten intézendő államigazgatási feladatok ellátása. Ennek alapján a járási hivatalokhoz került az okmányirodai, a gyámhivatali, a jegyzői gyámügyi igazgatási, a hivatásos gondnoki feladatok ellátása, illetve egyes szociális és igazgatási ügyek. A járási Hivatal a HEMO épületében került kialakításra. A Polgármesteri Hivatalból 16 fő köztisztviselő továbbfoglalkoztatására került sor a járási kormányhivatalban. Egyes átadás-átvételi folyamatok a kezdeti nehézségek miatt áthúzódtak 2013 elejére is. A Járási Hivatallal nagyon konstruktív az együttműködés, bármely kérdésben rugalmasan és hatékonyan tudunk együttműködni.
2.) Közös önkormányzati hivatal megalakulása Az Mötv. adta lehetőséggel élve Pilisszentlászló, mint Szentendrével határos 2000 fő alatti lakosságszámú település, városunkkal kívánta a megállapodást megkötni a közös önkormányzati hivatal működtetésére. Sok egyeztetés eredményeképpen mindkét képviselő-testület által elfogadott megállapodásban foglaltak alapján kezdődött meg az iratátadás és a technikai feltételek megteremtése 2012. év végén, (pl. pecsétek cseréje, iktatórendszer átállítása, fejléces papírok megszerkesztése, stb) hogy 2013. január 2-ától a pilisszentlászlói lakosok részére is megfelelő színvonalú szolgáltatást tudjuk biztosítani, illetve az ügyintézésben ne okozzon nehézséget az átállás. A fentiekben említettek szerint a Hivatal munkatársai a szentendrei önkormányzat működésével összefüggésben ellátandó feladatok mellett, azzal párhuzamosan a pilisszentlászlói feladatok ellátásáról is gondoskodnak. A 2013. évben a szentendrei 10 rendes ülés, 11 rendkívüli ülés és 2 közmeghallgatás mellett Pilisszentlászlón további 8 rendes ülés, 6 rendkívüli ülés és 1 közmeghallgatás megszervezését kellett lebonyolítania a kollégáknak, majd kellett gondoskodni az előterjesztések, határozatok és jegyzőkönyvek elkészítéséről, valamint a szentendrei öt nemzetiségi önkormányzat mellett további egy nemzetiség munkájának segítését is biztosítani kellett. A pilisszentlászlói testületi ülések tekintetében ez közel 80 darab előterjesztés előkészítését majd az azokhoz kapcsolódó határozatok megírását jelentette. A közös hivatal kirendeltségén, Pilisszentlászlón hetente egy alkalommal, kedden, 14:00-17:00 óráig az adó-és szociális igazgatás területét képviselő közös hivatali munkatársak ügyfélfogadást tartottak a pilisszentlászlói lakosok részére, ahol az adófizetési időszakban jelentősen megnövekedett az adózással kapcsolatos ügyfelek száma, az év további részében elsősorban szociális kérdésekkel, problémákkal keresték fel a pilisszentlászlói lakosok a kirendeltségen megjelenő munkatársakat. A közös önkormányzati hivatal létrejöttével kapcsolatos többlet feladatokat Hivatalunk változatlan létszámmal látja el.
3) Időközi önkormányzati képviselő választás lebonyolítása 2013. évben Kiss Károly képviselő halála miatt került sor időközi önkormányzati képviselő választásra a 4. számú választókerületben. A korábbi választásokhoz hasonlóan ebben az évben is szerveztünk oktatásokat a választásban résztvevő hivatali kollégák és szavazatszámláló bizottság tagjai számára. A választás zökkenőmentesen zajlott le, a Helyi Választási Bizottsághoz sem választási plakát megrongálásával, sem kampánycsend megsértésével kapcsolatban nem érkezett kifogás.
6
4) Hivatalon belüli oktatások, jogszabályváltozások figyelemmel kisérése: Az elmúlt években mindig nagy hangsúlyt fordítottunk a hivatali dolgozók képzésére. A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX.28.) Korm. rendelet alapján köztisztviselőknek kötelező továbbképzésen kell részt venniük. Ezen kötelezettségnek kétféleképpen lehet eleget tenni, az intézmény belső továbbképzést tart a dolgozóinak vagy felsőoktatási intézmény által biztosított képzésen való részvételt biztosítja. Hivatalunkban belső oktatás keretében teszünk eleget a képzési kötelezettségnek. A 2013. évben az alábbi témakörökben tartottunk továbbképzést: - önkormányzati adóigazgatás A képzés célja, hogy elősegítse, fejlessze a helyi adókkal kapcsolatos települési feladatokat. A képzés példák útján segítséget nyújt a helyi adók jogszabálynak megfelelő települési szabályozásához, a helyi adók bevallási nyomtatványainak elkészítéséhez, az adóigazgatási feladatok jogszerű ellátásához, a helyi adók és egyéb köztartozások hatékony végrehajtásához - esélyegyenlőség és a közigazgatás Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselők elméleti és gyakorlati feladatok beiktatásával megismerjék az esélyegyenlőség fogalmát, az Európai Unió szabályozásában megjelenő fogalmi elemeket, megismerhetik az esélyegyenlőség nemzetközi és hazai szabályozás főbb elemeit, az általános szabályokat, emellett az egyenlő bánásmódra vonatkozó magyar szabályozás az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról szóló törvény rendelkezéseit és az Egyenlő Bánásmód Hatóság működésének rendjét, az általa lefolytatható eljárások hatását az esélyegyenlőség érvényesülésére. - konfliktus és stresszkezelés a közigazgatásban Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselő képes legyen a napi munkája során felmerülő konfliktusok és a stresszhelyzetek megfelelő kezelésére; megismerve a probléma keletkezésének okait, a probléma megoldás folyamatát, attitűdök, előítéletek jelentőségét a problémák kialakulásában, képessé váljanak az asszertív kommunikáció alkalmazására és a helyes odafigyelési technika alkalmazására, a nemet mondás képessége, az aktív hallgatás alkalmazásának jelentőségének felismerésére, mely az ügyintézés során felmerülő problémák kezelését segítheti. A belső képzéseken lehetőség nyílt a környező települések köztisztviselőinek részvételére is, melyre Dunabogdány és Pilisszentkereszt településekről is érkeztek kollégák. A belső képzési programjainkat (összesen hét témában) a Nemzeti Közszolgálati Egyetem megfelelő szakmai színvonalúnak találta és felvette a kormánytisztviselők és köztisztviselők által választható képzések közé, így várhatóan 2014-ben az ország több részéről is érkeznek közszolgálatban dolgozók a szentendrei hivatal által biztosított képzésekre.
5) Felkészülés a 2014. évi országgyűlési képviselő választásra, EP képviselő választásra, valamint a polgármester és önkormányzati képviselő, nemzetiségi önkormányzati képviselő választásra 2014-ben 4 választás megtartására kerül sor, mellyel kapcsolatos előkészítő feladatok intenzíven már 2013 utolsó negyedévében megkezdődtek. Mivel változott az OEVK területe, így a korábbi 13 település mellett további négy település (Pilisborosjenő, Pilisszántó, Pilisvörösvár, Üröm) tekintetében kellett mind a koordináció, mind az adatszolgáltatás terén megkezdeni a felkészülést, továbbá a jelenlegi körzetadatok pontosítására is meg kellett tenni az előkészítő lépéseket. Emellett folyamatosan gondoskodtunk a választópolgárok médián, újságcikkben, a város honlapján közzétett közleményeken keresztül történő tájékoztatásáról a választási eljárással-, a megváltozott szabályokkal-, a nyitva álló határidőkkel kapcsolatban. A választás sikeres, problémamentes lebonyolítása azt igazolta, hogy a folyamatos tájékoztatás segítette a választópolgárokat az új, megváltozott szabályok megismerésében és alkalmazásában.
4.
Hivatal 2014. évre vonatkozó célkitűzései a) 2014. évi országgyűlési képviselő választás, EP képviselő választás, valamint a polgármester és önkormányzati képviselő, nemzetiségi önkormányzati képviselő választás lebonyolítása
2014. április 6-án nyugodt hangulatban és eredményesen lezajlott az országgyűlési képviselők választása. A Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal, mint a Pest megye 03. sz. Országgyűlési Egyéni Választókerület székhelye 17 település tekintetében látta el a választás lebonyolításával kapcsolatos feladatokat (ajánlóívek ellenőrzése, jelöltek nyilvántartásba vétele, szavazólap imprimálása, szavazás napjának teljes körű lebonyolítása, választási eredmények rögzítése, szavazóköri jegyzőkönyvek ellenőrzése stb.) az Országgyűlési Egyéni Választókerületi Választási Bizottság közreműködésével. Az országgyűlési képviselő választás eredményének jogerőre emelkedését követően intézkedtünk a Pest megye 03. sz. OEVK országgyűlési képviselője részére történő megbízólevél ünnepélyes átadásának megszervezéséről. 7
Emellett folyamatosan készülünk a még 2014. évben ránk váró választásokra, 2014. május 25-i EP képviselő választásra, és a várhatóan ősszel sorra kerülő polgármester és önkormányzati képviselő, nemzetiségi önkormányzati képviselő választásra.
b) Hivatalon belüli oktatások, jogszabályváltozások figyelemmel kisérése: A tavalyi évhez hasonlóan 2014. évben is kiemelt jelentőséget tulajdonítunk a hivatali dolgozók továbbképzési lehetőségeinek. A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX.28.) Korm. rendelet alapján az idén is meghirdetésre kerülnek belső továbbképzéseink, melyeket a 2013. évben a Nemzeti Közszolgálati Egyetem oly mértékben teljes körűnek és megfelelő, magas fokú szakmai színvonalúnak ítélte meg, hogy azokat a kormánytisztviselők és köztisztviselők által választható képzések közé beillesztette. Ezen belső képzéseken való részvételi szándékát már több település (a kistérségi településeken kívül pl. Tiszafüred, Sopron, Kelebia stb.) is jelezte felénk. Hivatalunkban belső oktatás keretében teszünk eleget a képzési kötelezettségnek. Az alábbi 7 témakörben tervezünk továbbképzést: - önkormányzati adóigazgatás A képzés célja, hogy elősegítse, fejlessze a helyi adókkal kapcsolatos települési feladatokat. A képzés példák útján segítséget nyújt a helyi adók jogszabálynak megfelelő települési szabályozásához, a helyi adók bevallási nyomtatványainak elkészítéséhez, az adóigazgatási feladatok jogszerű ellátásához, a helyi adók és egyéb köztartozások hatékony végrehajtásához - esélyegyenlőség és a közigazgatás Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselők elméleti és gyakorlati feladatok beiktatásával megismerjék az esélyegyenlőség fogalmát, az Európai Unió szabályozásában megjelenő fogalmi elemeket, megismerhetik az esélyegyenlőség nemzetközi és hazai szabályozás főbb elemeit, az általános szabályokat, emellett az egyenlő bánásmódra vonatkozó magyar szabályozás az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról szóló törvény rendelkezéseit és az Egyenlő Bánásmód Hatóság működésének rendjét, az általa lefolytatható eljárások hatását az esélyegyenlőség érvényesülésére. - kommunikációs technikák és tárgyalástechnika Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselő megismerjék a kommunikáció általános modelljét, fajtáit, a non-verbális kommunikáció jelentőségét a munkavégzés során, valamint a mindennapokban alkalmazható tárgyalástechnikák sajátosságait; a köztisztviselők tudatában legyenek a személyes kommunikációjukat befolyásoló tényezőknek, képesek egyértelműen, hatékonyan kommunikálni, alkalmazzák a mindennapi munkavégzés során az alapvető tárgyalástechnikákat. - konfliktus és stresszkezelés a közigazgatásban Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselő képes legyen a napi munkája során felmerülő konfliktusok és a stresszhelyzetek megfelelő kezelésére; megismerve a probléma keletkezésének okait, a probléma megoldás folyamatát, attitűdök, előítéletek jelentőségét a problémák kialakulásában, képessé váljanak az asszertív kommunikáció alkalmazására és a helyes odafigyelési technika alkalmazására, a nemet mondás képessége, az aktív hallgatás alkalmazásának jelentőségének felismerésére, mely az ügyintézés során felmerülő problémák kezelését segítheti. - stratégiaalkotás és megvalósítás Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselők megismerjék stratégiai tervezés és stratégiai menedzsment alapjait, a stratégia végrehajtás alapvető ismereteit; a köztisztviselők beépítik a mindennapi munkájukba a stratégiai tervezés módszereit, képesek lesznek a stratégiai célokat operatív szintre, akciótervekre és akciókra lebontani a gyakorlatban - személyes hatékonyság, időgazdálkodás és beszámoló készítési technikák Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselők megismerjék a személyes munkavégzési hatékonyságot növelő technikákat, a megfelelő időgazdálkodás és a jól felhasználható informatív beszámoló készítés alapjait; a köztisztviselők így gyorsabban, magasabb hatékonysággal látják el mindennapi feladataikat, beszámolóik, jelentéseik áttekinthetők, jól kezelhetőek lesznek. - ügyfélkapcsolati képességek fejlesztése a közigazgatásban Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselők, akik munkavégzésük során ügyfelekkel kerülnek kapcsolatba képesek legyenek a helyzetfüggő kommunikációs technikák alkalmazásával a szituációk megfelelő kezelésére; az egyes helyzetekben alkalmazható magatartási szabályok segíthetik a közigazgatás pozitív megítélését a lakosság körében történő egyre nagyobb fokú elfogadást. Bízom abban, hogy a képzések hatékonyan segíthetik a kollégák szakmai és kompetencia-fejlődését. 8
A 2014. évben folyamatosan zajlanak a választási oktatások is. Az országgyűlési képviselő választás zökkenőmentes lebonyolítása, az új jogszabályok megismerése és megfelelő alkalmazása érdekében OEVK szinten több alkalommal is sor került a helyi választási irodák vezetőinek oktatására, valamint a 17 település 85 szavazókörének szavazatszámláló bizottsága tagjainak oktatására, melyekre meghatározott időpontban, települések alkotta csoportokban összesen hét alkalommal került sor. Az EP választás és helyi választás fennakadásoktól mentes lebonyolítása érdekében a választási oktatások és felkészítések a továbbiakban is folytatódnak.
c) Kapcsolattartás a lakossággal, a hivatal tevékenységének kifelé történő kommunikálása, ügyfélbarát hivatal működtetése 2012. nyarán felállítására került a Városi Ügyfélszolgálati Iroda a Duna-korzó 18. sz. alatt. Előző évekhez hasonlóan a 2013. év egyik kiemelt feladata volt a Hivatal és a lakosság közötti kommunikáció javítása, mindenekelőtt a lakossági bejelentések, levelek 30 napon belül történő megválaszolása. Emellett fontos a Hivatal által ellátott sokrétű tevékenységének kifelé történő kommunikálásának erősítése is. Néha úgy érezzük, hogy a lakosság nem ismeri eléggé a hivatali munkát, a bürokratizmust látja a Hivatalban. A kifelé irányuló kommunikáció feladata kell, hogy legyen a lakosságot érintő problémák, változások minél szélesebb körben történő megjelentetése, a hivatali szervezet által végzett munka megismertetése. Az elmúlt időszakban nagy hangsúlyt fektettünk és folyamatosan javítani kívántuk a hivatal és a lakosság közötti kommunikációt. A város honlapján a hivatal működéséről, eljárások rendjéről nagyon sok hasznos tanács megtalálható. Továbbra is kiemelt célunk a lakosságbarát hivatal működtetése, folyamatosan figyelembe véve a lakosság igényeit, a jogszabályváltozásokhoz a leggyorsabban és leghatékonyabban alkalmazkodva törekszünk az ügyfelek kiszolgálására. A lehetőségeink figyelembe vételével igyekszünk minél több nyomtatványt elektronikusan hozzáférhetővé tenni.
d) Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal működtetése A Pilisszentlászlóval kötött megállapodás alapján 2013. január 1-jén megkezdett működés értelmében folytatja munkáját a Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal. Az együttműködés értelmében a hivatal látja továbbra is Pilisszentlászló község tekintetében az adóhatósági, igazgatási, pénzügyi, személyzeti, szervezési, közterület-felügyelői, anyakönyvvezetői feladatokat. Pilisszentlászlón hetente egy alkalommal, kedden, 14:00-17:00 óráig az adó-és szociális igazgatás területét képviselő közös hivatali munkatársak ügyfélfogadást tartanak, ahol készséggel állnak a lakosok rendelkezésére. Az ügyfélfogadás biztosítása mellett továbbra is a közös önkormányzati hivatal készíti elő az előterjesztéseket, rendelettervezeteket a pilisszentlászlói képviselő-testület és szlovák nemzetiségi önkormányzat képviselő-testület üléseire, valamint intézkedik a határozatok végrehajtásáról.
Kérem a Tisztelt Bizottságot, hogy a Dumtsa Jenő Városfejlesztési Stratégiával összhangban a beszámolót tárgyalja meg és a határozati javaslatot fogadja el.
Határozati javaslat Szentendre Város Önkormányzat Képviselő-testületének Jogi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottsága Szentendre Város Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 27/2008. (IX.10.) Önk. sz. rendelet 2/a sz. mellékletének a bizottságra átruházott hatáskörök 6. pontja alapján a hivatali ügyintézésről, a törvényesség helyzetéről, az ügyfélfogadás tapasztalatairól, valamint az ügyfélfogadással kapcsolatos új célkitűzésekről szóló beszámolót elfogadja. Felelős: Határidő:
Jegyző azonnal
Szentendre, 2014. április 28. dr. Molnár Ildikó címzetes főjegyző Előkészítette: Budai Mónika jegyzői kabinetvezető
9
